Бухгалтерия — это неотъемлемая часть любого бизнеса: нужно учитывать доходы и расходы, сводить баланс, сдавать налоговую отчётность и платить налоги. Конечно, можно нанять бухгалтера в штат или на аутсорс. Но для малого и среднего бизнеса оплата бухгалтерских услуг зачастую является существенными затратами. Выходом станут облачные решения.

Open Academy рассказывает, кто может самостоятельно вести бухгалтерию в электронном формате и почему это выгодно.

 

Электронная бухгалтерия — это сервис для самостоятельного ведения бухгалтерского и налогового учёта через интернет.  Вести учёт самостоятельно может руководитель юридического лица любой организационно-правовой формы: АО, ООО, НКО, товарищества.

Главное, чтобы компания относилась к субъектам малого и среднего бизнеса (МСБ) — не больше 250 сотрудников в штате и не более 2 млрд рублей годовой выручки.  Индивидуальные предприниматели не обязаны вести бухучёт, но они могут им заниматься, чтобы иметь полное представление о своём бизнесе.

  Вид деятельности субъектов МСБ может быть любым, кроме законодательно установленных исключений: бизнес с участием государственного или иностранного капитала, а также компании, подлежащие обязательному аудиту.

Строгих ограничений по налоговому режиму не предусмотрено.

 

Плата за подключение к Пакету услуг «Первый шаг» — 0 руб. Открытие и обслуживание первого счета в рублях РФ — 0 руб. Внутрибанковские переводы на счета юридических лиц и ИП — 0 руб. 3 (Три) платежа в другие банки на счета юридических лиц и ИП — 0 руб.

К Пакету услуг «Первый шаг» могут быть подключены только новые клиенты, не имеющие открытых расчетных счетов в Банке «Открытие». Обязательными условиями подключения и обслуживания в рамках Пакета услуг являются выпуск корпоративной карты и подключение к системе ДБО Банка.

Обслуживание корпоративных карт «Бизнес карта»: первые 6 мес. — бесплатно, с момента совершения первой транзакции по карте, далее 149 руб. — ежемесячно. Категория карт может быть изменена. Услуги, не включенные в Пакет услуг, предоставляются в соответствии с условиями Сборника тарифов.

Полные условия обслуживания, оформления и использования карт указаны в сборнике тарифов.

 

Облачная бухгалтерия имеет немало плюсов, в сравнении с громоздким и дорогостоящим софтом или штатным бухгалтером:

 

• Низкая стоимость. В зависимости от выбранного тарифа сервис обойдется примерно в 650-2 500+ рублей в месяц.
• Отсутствие привязки к рабочему месту. Нет необходимости устанавливать специальное программное обеспечение на офисный компьютер. Можно вести бухгалтерию с любого устройства и в любом месте, где есть доступ к интернету.
• Сохранность документов. Нет необходимости хранить отчёты и иные документы на компьютере. Всё автоматически сохраняется на удалённых серверах.
• Регулярное обновление используемых форм. В сервисах все отчётные формы обновляются автоматически.
• Возможность самостоятельного расчёта налогов и взносов. В сервисах присутствуют подсказки, как и что считать.
• Возможность быстрой отправки отчётности в контролирующие органы. Даже не имея специальных знаний, можно сформировать нужные отчёты.

 

Сейчас на рынке представлено достаточно много онлайн-сервисов для самостоятельного ведения бухгалтерии. Мы рассмотрим несколько популярных сервисов.

  

Поддерживаемые системы налогообложения: ИП и ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ОСНО. Налоговый учёт: присутствует.  Тестовый период: есть (3 дня). Стоимость: от 833 ₽/месяц. Сервис предлагает три пакета услуг с разным перечнем функций.

Все варианты предусматривают консультацию бухгалтера, обмен данными с банками, расчёт налогов и зарплаты, формирование и отправку отчётности, возможность интеграции со сторонними сервисами. Дополнительно можно подключить онлайн-кассы и проверку контрагентов.

  Также у сервиса есть комплексные решения: для розничной и оптовой торговли и для онлайн-магазинов.

При необходимости можно отдать бухгалтерию на аутсорс онлайн-команде сервиса. В этом случае цена рассчитывается по совокупности факторов.

  

Поддерживаемые системы налогообложения: ИП и ООО на УСН, ОСНО, ЕНВД. Налоговый учёт: присутствует.  Тестовый период: есть (14 дней). Стоимость: от 650 ₽/месяц.

В сервисе можно одновременно вести бухгалтерский и налоговый учёт, но можно использовать бухгалтерию и отчётность по отдельности.

Можно вести книгу доходов и расходов или кассовую книгу, рассчитывать зарплату и налоги, формировать отчёты, работать с контрагентами и клиент-банком, выставлять акты и выписывать счета. 

Предлагает сервис и комплексные решения, включающие выпуск электронной подписи, сверку с ФНС, безлимитную сдачу отчётности и прочее. Стоимость пакета зависит от правовой формы, наличия сотрудников и региона ведения бизнеса.

  

Поддерживаемые системы налогообложения: ИП и ООО на УСН, ЕНВД, ПСН. Налоговый учёт: присутствует. Тестовый период: есть (30 дней). Стоимость: от 1 900 ₽/квартал.

Сервис предоставляет практически все необходимые для бизнеса функции учёта: подготовку и подачу отчётности, расчёт налогов и взносов, учёт доходов и расходов, подготовку документов для сделок, создание договоров, работу с контрагентами и прочее. Можно интегрировать бухгалтерию с онлайн-кассами и интернет-банком.

Электронную подпись выпускает СКБ Контур, что гарантирует её действие на всё время использования сервиса. 

Для ИП, зарегистрированных не более 3 месяцев назад, сервис предлагает год бесплатного обслуживания на тарифе «Премиум».

  

Большинство электронных сервисов предполагает техническую поддержку: вы можете обратиться за консультацией к специалистам, если вдруг возникнут сложности с расчётами. Даже если вы не слишком разбираетесь в бухгалтерии, с помощью сервисов электронной бухгалтерии можно вести полноценный учёт.

Электронный документооборот в бухгалтерии

Электронный документооборот упрощает работу бизнеса, исключая необходимость хранить бумажные копии и предоставляя способ передачи подписанных документов без личного контакта.

Бухгалтерия, с точки зрения данного сервиса, находится «на передовой»: данная методология позволяет сдавать отчеты, передавать первичные документы, а также выполнять другие операции онлайн, то есть экономит рядовому бухгалтеру массу времени и сил.

По сути, ЭДО – это способ обмена данными через электронные средства связи, в первую очередь, через интернет. Документ подписывается с помощью ЭП и передается контрагенту или государственному органу. Подписанный ЭП-файл будет полностью соответствовать бумажному аналогу

Плюсы и минусы ЭДО

Использование электронного документооборота имеет ряд преимуществ:

• Существенно снижаются затраты, в первую очередь, за счет расходных материалов. Фирме не нужно приобретать и обслуживать копировальную технику, дополнительную канцелярию. Особенно это заметно, если требуется сдавать большое количество отчетности, а также постоянно заключать договоры с контрагентами. ИП на УСН с использованием патента вряд ли заметят существенное снижение трат, особенно, если работают с населением, а не с бизнесом.
• Экономится время. Не приходится направлять или вручать бумаги контрагентам и госорганам. Это актуально, когда фирма работает с клиентами из разных частей страны или иностранными лицами. Кроме того, искать нужный файл проще, чем бумажную версию в архиве (если сразу оформлять все правильно).
• Эффективность работы увеличивается, в первую очередь, за счет экономии времени и возможности иметь удаленный доступ к необходимой информации. При этом рабочий процесс должен быть организован должным образом, исключая доступ сторонних лиц к подобной информации.
• Исключение несанкционированного доступа к файлам при использовании должных методов защиты. ЭП считается надежным средством, взломать которое практически невозможно. По сути, проще подделать собственноручную подпись, чем ЭП.
• Не нужно содержать архив, поскольку все документы можно хранить на собственном или арендуемом сервере и на иных носителях информации.
• В рамках бухгалтерского учета электронный документооборот имеет большие преимущества. Например, не нужно беспокоиться, что ФНС не примет файл, подписанный через ЭП, как некоторые контрагенты. Первичная документация, отчеты – все может быть передано удаленно.

Рис.1 ЭДО в бухгалтерии

Но электронный документооборот имеет и некоторые недостатки:

• Не все контрагенты могут быть согласны на ведение документооборота таким способом. В этом случае придется с одним использовать классический вариант, а с другими подписывать все через ЭП. Это создает путаницу и противоречия. В итоге фирма тратится как на ЭДО, так и на бумажный документооборот.
• Сотрудникам требуется дополнительное обучение, а может быть и мотивация, поскольку не все умеют и хотят работать новыми способами. Это может вызвать дополнительные расходы на обучение или мотивационные компенсации.
• Единовременные расходы в период приобретения специального ПО, оформления подписей, обучения сотрудников. Впоследствии расходы окупаются, но разовые траты могут быть существенными. Расходы реально оправданы, когда организация ведет активную деятельность, имеет множество клиентов и заказчиков, ведет сложную бухгалтерию.
• Настройка роуминга между операторами контрагентов может занять время и потребовать оформления отдельной документации.

Как подключиться к ЭДО

Чтобы наладить в организации электронный документооборот, Необходимо провести подготовительную работу и выполнить ряд действий:

• Обратиться в удостоверяющий центр и получить ЭП. Будет предложено три варианта подписей, лучше всего использовать усиленную квалифицированную.
• Подключиться к оператору, который будет обслуживать все операции, предоставив поддержку.
• Приобрести сертификат и специальное программное обеспечение, установить его на компьютере, с которого будет осуществляться работа.
• Обратиться к оператору для подключения контрагентов, если такая необходимость имеется. Операторы обеспечивают всестороннюю информационную поддержку своим клиентам. Если возникают технические трудности, рекомендуется обращаться к ним.
• Бухгалтеру также потребуется использование ряда специальных программ, с помощью которых можно передавать в ФНС, а также в иные органы установленную законом отчетность. Например, это может быть 1С:Бухгалтерия с подключенным сервисом 1С-ЭДО, что позволит максимально автоматизировать процесс.

Электронная подпись

Электронную подпись можно приобрести только через удостоверяющий центр. Для этого организации необходимо направить своего представителя, который должен иметь с собой следующие документы:

• Паспорт или иной документ, который подтвердит его личность;
• Документ, подтверждающий полномочия (приказ о назначении директора, доверенность);
• Устав фирмы;
• Выписка из ЕГРЮЛ;
• Регистрационные документы.

Важно! Если подпись оформляет ИП, ему нужен будет только паспорт и выписка из ЕГРИП.

В удостоверяющем центре будет предложено оформить три варианта подписи:

• Простая. Используется для получения большей части госуслуг. Может подтвердить подпись документа конкретным лицом, то есть она лишь подтверждает факт подписи, но никак не защищает документ от подделки.
• Усиленная неквалифицированная. Применяется в государственных торгах и при заключении соглашений, если стороны заключат отдельное соглашение. Позволяет определить лицо, подписавшее документ, а также дает возможность отследить факт внесения изменений в него после подписания.
• Усиленная квалифицированная. Может использоваться всегда, даже если отсутствует отдельное соглашение. В бухгалтерии наиболее приемлемым вариантом считается применение именно такого типа ЭП. Это самый надежный вариант с наиболее высокой степенью защиты.

ЭДО в обязательном порядке требует наличия ЭП. В идеале, чтобы обеспечить должную работу бухгалтерии, требуется оформлять усиленную квалифицированную подпись.

Благодаря этому бухгалтер сможет подавать все необходимые отчеты, закрывающие документы, а также любые другие файлы, которые требуются ФНС и контрагентам, удаленно.

Например, действующим законодательством прямо предусмотрена необходимость использовать подпись такого вида в при сдаче:

• Годовой отчетности;
• Формы РСВ-1 ПФР;
• Деклараций в ФНС.

Это не полный перечень ситуаций, когда требуется использование усиленной квалифицированной ЭП.

Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!

Первичные документы

ФЗ «О бухгалтерском учете» содержит перечень документации, которая считается первичной. Как правило, она интересует налоговую службу при оформлении деклараций и отчетов, а также при проведении проверок.

Важно! Срок хранения первичных документов составляет 4 года. Они могут быть запрошены налоговой службой для проверки организации и ее контрагентов.

Рис.2 Хранение первичных документов

Первичные документы подтверждают сделку или иную хозяйственную операцию. К ним относят:

• Договор;
• Счет на оплату;
• Выписка из расчетного счета;
• Чек или квитанция;
• Накладная;
• Акт выполненных работ или оказанных услуг.

Первичные документы, используемые в бухгалтерском учете, могут оформляться только в электронном виде. Соответственно, их хранение осуществляется в течение такого же срока. Организация должна сама позаботиться о сохранности.

Передача первичной документации в рамках бухгалтерского учета также может осуществляться в электронном виде. Перезаключать договор или переоформлять иной документ на бумаге не нужно. Соответственно, электронный документооборот при правильном оформлении позволяет обеспечить быструю передачу первичной документации в контролирующий орган, а также хранение таких файлов.

Электронный документооборот может существенно упростить работу бухгалтера и сэкономить средства организации. Он позволяет хранить документы на сервере или компьютере, не распечатывая их, а также быстро передавать их контрагентам или государственным органам. Он экономит время, увеличивает эффективность и гарантирует безопасность на должном уровне.

Электронная бухгалтерия. Что это такое в 2020 году?

Бумажные процессы в компаниях давно заменяют цифровыми, бухгалтерия становится полностью электронной. Что это значит сегодня и какие бухгалтерские программы сейчас в тренде, читайте далее.

Бумажные процессы в компаниях давно заменяют цифровыми, бухгалтерия становится полностью электронной. Что это значит сегодня и какие бухгалтерские программы сейчас в тренде, читайте далее.

Горы бухгалтерских документов на столе – теперь лишь кадры из кино

Электронная бухгалтерия: определение и что к ней относится

Под электронной бухгалтерией, как правило, подразумевают набор специализированных сервисов. Вместе с технологическими новшествами рука об руку идут и новые принципы работы – отказ от бумаги, согласование и подписание документов в цифровом виде, возможность удалённого ведения дел и бухгалтерия онлайн.

Как бы ни рекламировали бухгалтерию без бухгалтера, пока это невозможно. Хотя перечень доступных программ впечатляет – учётные системы, сервисы юридического значимого обмена с контрагентами и сервисы сдачи отчётности, банк-клиенты. Малый и средний бизнес предпочитает комплексные продукты для управления бухгалтерией и отдаёт предпочтение приложениям из серии «Бухгалтерия онлайн».

Электронная бухгалтерия в идеале должна быть синонимом эффективности:

• единая учётная система помогает в структурированном хранении и накоплении данных бухгалтерского и налогового учёта;
• система управления цифровыми процессами и документооборотом, внедрённая на уровне компании, обеспечивает быстрое регламентированное согласование регистров бухгалтерского учета и первичных документов;
• юридически значимый обмен электронными документами с контрагентами через сервисы ЭДО исключает их утрату и задержку в ходе доставки;
• возможности для формирования отчётов со статистикой и быстрая выгрузка комплектов документов экономят время на подготовку к проверкам, в том числе ФНС;
• банк-клиент даёт возможность напрямую без промедлений отправлять платежные документы в банк и получать выписки.

Тренды 2020 – полностью электронная бухгалтерия и интеллект

Уверенное движение в сторону цифровизации поддерживается не только поставщиками решений и компаниями-заказчиками, но и государством. Развитие законодательства, утверждение форм и форматов электронных документов позволяют отказаться от бумаги.

Так, важнейший тренд последних лет – безбумажная, то есть в полном смысле электронная бухгалтерия. Счета-фактуры, УПД, авансовые отчёты, товарные накладные – ФНС утвердило форматы многих электронных документов.

Прописаны рекомендации по работе с ними, а технологии доступны любой компании.

Цифровые помощники в бухгалтерии и интеллектуальная обработка документов – тренд, характерный для всего рынка ИТ. Такие программы-помощники имеют в основе, как правило, интеллектуальные механизмы, которые берут на себя рутинные операции.

Например, уже сегодня интеллектуальные сервисы предлагают ряд полезных функций: распределяют поток учётных документов, которые заносятся в систему со сканера, сервиса ЭДО или почты; проверяют наличие обязательных реквизитов и их корректность, соответствие сумм в документах учета движения ТМЦ, сопоставляют номенклатуры и распределяют по заказам; позволяют без участия человека выполнять проводку в учётной системе, а по итогам оприходования документа автоматически подбирают ТХО, счёт и статью затрат; обрабатывают платёжные поручения и определяют типовую операцию, статью БДДС, вид расчётов, в том числе на основании назначения платежа.

И наконец, третий тренд, который нельзя оставить без внимания, – долговременное юридически значимое хранение электронных документов. Как и бумажные, цифровые подлинники нужно хранить на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Для этого существуют специализированные системы, которые поддерживают соблюдение архивных процедур, регулируют доступ пользователей к данным и, самое главное, обеспечивают применение ЭП формата CAdES-A и своевременную перештамповку с нанесением меток доверенного времени.

Чтобы прочитать эту статью до конца, авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Регистры бухгалтерского учета: составление и хранение в электронном виде

С 1 января 2013 года вступил в силу новый Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ), который внес существенные изменения в требования к ведению бухгалтерского учета в России.

В частности, изменены принципы и субъекты регулирования бухгалтерского учета, понятие объектов бухгалтерского учета, отменена обязанность применения унифицированных форм первичных документов, установлен новый состав бухгалтерской (финансовой) отчетности и порядок ее представления, введено понятие электронного первичного документа и т. д.

Кроме того, Закон № 402-ФЗ внес поправки, касающиеся регистров бухгалтерского учета — основы для формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности*.

Примечание: *  Подробнее о положениях Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, устанавливающего новые требования к первичным документам и регистрам бухгалтерского учета читайте в № 11 (ноябрь) за 2012 год.

Согласно статье 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

В соответствии с частью 1 статьи 10 Закона № 402-ФЗ данные, которые содержатся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. Формы указанных регистров утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).

• Порядок ведения регистров бухгалтерского учета определен в статье 10 Закона № 402-ФЗ.
• Обязательными реквизитами регистров бухгалтерского учета согласно части 4 статьи 10 Закона № 402-ФЗ являются (рис. 1):
• 1) наименование регистра;
• 2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;
• 3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
• 4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
• 5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
• 6) наименование должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
• 7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Согласно части 6   статьи 10 Закона № 402-ФЗ регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ЭП).

В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра.

Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 8 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).

Как организован ЭДО для бухгалтерии

Электронный документооборот всё больше внедряется в нашу жизнь. Взаимодействие с банковскими учреждениями, налоговой инспекцией, внебюджетными фондами, поставщиками — всё это может быть организовано в цифровом формате, без необходимости распечатки документов на бумаге.

Законодательная основа для перевода первичной документации и счетов-фактур в онлайн была разработана несколько лет назад. Постепенно делопроизводство переходит в цифровой формат. Электронные документы вытесняют привычные бумажные.

Само слово «бухгалтерия» у многих ассоциируется с бесчисленными рядами папок и бумаг. Однако развитие информтехнологий сумело изменить и консервативную сферу бухучёта. Последние годы почти никто не заполняет учётную документацию от руки.

Вся первичка формируется в компьютерных программах. Однако для передачи документной информации контрагентам или в соседний отдел часто приходится распечатывать её.

Проблема решается путём перехода на новый формат обмена сведениями, без применения бумажных носителей.

Как решить проблемы документооборота

Изучая практики компаний различных отраслей, можно выделить следующие проблемы бумажного документооборота:

• низкая скорость поиска материалов;
• проблемы отслеживания движения бумаг на всех стадиях жизненного цикла;
• трудности с организацией контроля исполнения реалии;
• продолжительное время формирования и последующего согласования бумаг;
• появление многочисленных дубликатов.

Распространённой проблемой становится несоответствие названия материалов их содержанию. Недостатки регламентации, несогласованность сроков формирования и передачи информации — всё это также относится к числу трудностей.

Указанные минусы нивелируются путём введения систем электронного документооборота (СЭД), в том числе и в сфере бухгалтерского учёта на предприятии.

Электронный документооборот бухгалтерских документов позволяет сократить жизненный цикл материалов, способствуя росту эффективности и оперативности. Исключается риск потери бумаг. Поиск значительно упрощается и ускоряется, для этого достаточно знать хотя бы приблизительное содержание материала. При этом растут показатели надёжности и качества осуществляемого документооборота.

Электронный документооборот в бухгалтерии означает уход от бумажной волокиты и дублирования функций работников компании. Вся работа организована в онлайн-формате.

Этапы внедрения ЭДО

Для начала нужно отметить, какая существует нормативно-правовая база электронного документооборота в бухгалтерии. Важно строго соблюдать законодательство. Основным законом считается ФЗ № 149. Согласно пункту 4 статьи 11, обмен цифровыми сообщениями приравнивается к бумажному.

Но есть одно важное условие — наличие электронной подписи для документооборота в бухгалтерском учёте. Порядок удостоверения материалов с помощью ЭП оговорён нормативным актом ФЗ № 63. Электронный документооборот в бухгалтерии базируется на положениях пункта 5 статьи 9 ФЗ № 402.

Порядок действий для организации документооборота в бухгалтерском учёте в электронном формате следующий:

1. Нужно подключиться к оператору ЭДО. Можно выбрать любую подходящую компанию.
2. Далее необходимо оформить сертификат ЭП. Сделать это несложно: нужно подать заявку в удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязи РФ, затем оплатить услугу и получить ключ. При наличии подписи потребуется просто зарегистрировать её в системе.
3. Понадобится установить специальное ПО, с которого планируется вести работу. Этот шаг можно пропустить, если речь идёт о мобильном устройстве и варианте с «Астрал.ЭДО». Бухгалтер может воспользоваться и «1С-ЭДО». Программные продукты позволяют передавать отчётность в налоговую инспекцию и иные органы. При этом процесс становится максимально автоматизированным.
4. Дальнейший этап — информирование контрагентов о переходе на ЭДО в бухгалтерии.

Чтобы вести бухгалтерский ЭДО, все материалы нужно заверять ЭП. Это понятие включает закодированные данные, необходимые для идентификации самого документа и подписавшего его лица — автора. Согласно ФЗ № 63 ЭП бывает трёх уровней:

• простая;
• усиленная неквалифицированная;
• усиленная квалифицированная.

Последний вариант даёт максимальную степень защиты информации. Для неё характерны:

• возможность идентификации автора документа;
• возможность отследить наличие корректировок в содержании;
• размещение проверочного ключа в специальном сертификате.

Материалы, оформленные и подписанные в цифровом формате с применением ЭП, имеют полную юридическую силу в бухгалтерском электронном документообороте.

Наличие электронной подписи позволит бухгалтеру дистанционно совершать все необходимые действия — подавать отчётность, закрывающие документы, иные файлы, которые нужны контрагентам либо налоговой службе. Существующее законодательство чётко оговаривает необходимость применения как раз усиленной квалифицированной подписи при сдаче годовых отчётов, формы РСВ-1 и налоговых деклараций.

Электронный документооборот в бухгалтерии обеспечит оперативную передачу первички в контролирующий орган и хранение таких файлов. В итоге это значительно упростит работу бухгалтера и сэкономит деньги компании.

Выгоды автоматизации документооборота

ЭДО бухгалтерских документов в рамках компании позволяет эффективно решить широкий спектр задач:

• Снижение расходов на печать. Сама бумага, обслуживание офисной техники, почтовые услуги — в итоге это складывается в немалую сумму. В особенности когда счёт материалов идёт на десятки тысяч рублей каждый месяц. Постоянное подписание договоров с контрагентами и большое количество отчётов влечёт за собой немалые расходы на канцелярию и копировальную технику. Перевод документооборота в цифровой формат позволяет уменьшить затраты на покупку бумаги и заправку принтеров на 80%.
• Экономия времени. Реализация всех процессов происходит быстрее. Высвобождается и время сотрудников, которые были заняты распечаткой и подготовкой к хранению множества бумаг. Не понадобится тратить время при отправке бумаг в другой конец страны или за её пределы.
• Удобство. Теперь доступ к документации можно получить с любого компьютера. Ещё один момент — цифровым материалам не требуется много места, ведь все они хранятся на удалённом сервере.
• Безопасность. Проявляется в виде защиты от несанкционированного доступа к материалам. Конфиденциальность гарантирована — сторонние лица не завладеют данными. Взломать ЭП практически невозможно. Дополнительно нет риска потерять важные материалы, даже если будет утрачена бумажная копия.
• Минимизация проблем с отчётами. Контролирующие инстанции положительно относятся к цифровым документам. Значительно упрощается взаимодействие с ФНС и другими ведомствами в онлайн-формате. При этом минимизируется риск ошибок, влекущих за собой штрафы.
• Не нужно содержать архив. Все сведения хранятся на собственном или взятом в аренду сервере и других носителях информации.

Переход на электронный документооборот в бухгалтерии вполне оправдан.

Какие документы можно передавать через ЭДО

Все виды взаимоотношений в бизнес-сфере начинаются с договора. При реализации сделки появляется бухгалтерская первичная отчётность. Положения пункта 5 статьи 9 ФЗ № 402 оговаривают, что компания может перевести в цифровой формат любой первичный документ.

Результаты деятельности фирмы отражаются в сдаваемой отчётности. Порядок обмена сведениями с контрагентами компания может выбрать самостоятельно. А вот в случае с отчётностью всё строго — её необходимо подавать в цифровом виде.

Плательщикам НДС нужно отправлять декларацию по указанному налогу лишь в электронном варианте, что оговорено в пункте 5 статьи 174 Налогового кодекса РФ. Все прочие налоговые отчёты потребуется оформить и сдать онлайн, если численность персонала организации превышает отметку 100 человек.

Этот момент зафиксирован в пункте 3 статьи 80 Налогового кодекса РФ.

Бухгалтерская отчётность подразумевала возможность выбора для бизнесменов, действовавшую до 2018 года. Однако теперь регламентирован порядок сдачи баланса и иных форм финансовых отчётов — лишь в онлайн-формате. Исключений мало: под них подпадают лишь малые компании. В скором времени и им придётся обязательно перейти на электронный документооборот в бухгалтерии.

Принципы ЭДО в бухгалтерии

Единый механизм электронного документооборота в бухгалтерском учёте организован на базе следующих принципов:

• Однократно выполняемая регистрация материала. За счёт этого можно гарантировать его однозначную идентификацию и оперативность исполнения.
• Непрерывность движения материалов.
• Единая база информации, за счёт чего исключается риск создания дубликатов.
• Эффективная организация поисковой системы даже при минимуме информации о документных материалах.
• Развитая система отчётности по статусам документной информации и её атрибутам.

Во многих ситуациях электронный документооборот в бухгалтерии упрощает работу с документными данными. Компании самостоятельно принимают решение о переходе на обмен сведениями с контрагентами в цифровом формате.

Астрал iКЭДО

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов

Онлайн-бухгалтерия: преимущества для бизнеса | Деловая среда

???? Сервис для быстрого старта бизнеса

Зарегистрируйте бизнес без визита в налоговую и госпошлины — через сервис от Деловой среды

Подать заявку онлайн

Что такое онлайн-бухгалтерия

ИП или бухгалтер компании регулярно вносят данные по доходам,
расходам, работникам в базу онлайн-бухгалтерии.
Затем на основе этих данных в ней можно автоматически сформировать и отправить отчеты в налоговую, ПФР и ФСС, рассчитать
налоги и взносы.

https://www.youtube.com/watch?v=3Yjwkggy5HA\u0026pp=ygVP0K3Qu9C10LrRgtGA0L7QvdC90LDRjyDQsdGD0YXQs9Cw0LvRgtC10YDQuNGPIC0g0J7RgtCy0LXRgiDQkdGD0YXQs9Cw0LvRgtC10YDQsA%3D%3D

Кроме сдачи отчетности, в сервисе можно проводить аналитику,
например отслеживать объемы продаж, выручки, графики работы сотрудников, рассчитывать отпускные, больничные и
прочее.

Работа в онлайн-программе ведется через личный кабинет компании или ИП. Чтобы в него попасть,
требуются логин и пароль. Вести учет можно с любого компьютера. Многие
операторы онлайн-бухгалтерии предлагают
для пользователей мобильные версии.

У облачного решения есть ряд преимуществ.

Не нужно устанавливать на компьютер специальные программы, настраивать и обновлять их.
Бланки деклараций, формулы расчетов, информация о новых сроках сдачи
актуализируются в онлайн-бухгалтерии
автоматически.

Всегда под рукой. Часто в небольшом бизнесе
операции теряются, потому что бывает неудобно каждый раз ездить в офис, чтобы
внести приход-расход в рабочий компьютер.

???? Пример
ИП сам занимается доставкой своей продукции — интерьерных украшений. На
заправке часто расплачивается наличными. Учет ведет на компьютере в таблицах
Excel и вносит данные раз в три дня. В итоге информация забывается, документы
теряются, что приводит к занижению расходов и увеличению налога.

При работе с онлайн-бухгалтерией
внести данные, просмотреть отчет или рассчитать предварительный налог можно где
угодно, например стоя в пробке, со смартфона с выходом в интернет.

Интеграция с расчетным
счетом и учетными программами. Такая функция необходима, чтобы
данные по движению денег, остаткам материалов автоматически поступали в онлайн-бухгалтерию.

Общий доступ. Войти в личный кабинет может любой сотрудник, у которого есть
логин и пароль. Вносить данные, контролировать показатели выручки, затрат,
представление отчетности могут
несколько руководителей.

Онлайн-поддержка. В дополнение к сервису операторы предлагают помощь бухгалтеров,
юристов, консультантов по налогам, кадровому учету, валютному контролю и
круглосуточную техподдержку.

Цена. Обычно онлайн-сервис
стоит дешевле, чем полноценная бухгалтерская программа или услуги бухгалтера, а
бухгалтерия от банков чаще бывает бесплатной.

Автоматическое формирование
и проверка отчетности. Декларации формируются на
основании введенных данных. Не нужно ничего заполнять вручную. Кроме того, при
отправке отчетов производится их автоматическая проверка.

???? Расчетный счет + бонусы

Откройте расчетный счет в Сбербанке и активируйте бонусы для бизнеса

Подать заявку онлайн

Минусы онлайн-бухгалтерии

У решения — два существенных недостатка:

1.  Необходимо самостоятельно
   вносить все данные по доходам, расходам, сотрудникам; регулярно формировать и
   отправлять отчетность в налоговую и фонды, проводить сверки с бюджетом. Для
   этого требуется разобраться с особенностями учета на своей системе
   налогообложения.

2. Технические сбои.Они могут возникать как на стороне оператора, если, скажем, будут неполадки в работе сервера, так и на стороне клиента, когда у него, например, отключат интернет. Без доступа в сеть внести данные, сформировать или отправить отчетность не получится.

3. Угроза утечки данных. Если сервис взломают злоумышленники, они получат доступ ко всем данным и отчетам компании, хранящимся в онлайн-бухгалтерии.  

Какому бизнесу не подойдет онлайн-бухгалтерия

Ограничений по применению онлайн-бухгалтерии
нет. Однако для некоторых ИП и организаций это не всегда удобно и выгодно. В
целом облачные сервисы подходят для малого и среднего бизнеса с однотипными
операциями.

Невыгодно пользоваться онлайн-бухгалтерией небольшим предпринимателям без работников на ПСН или
УСН «Доходы». На этих системах не нужно вести учет расходов, отчетности на
патенте нет, а на упрощенной системе декларация сдается раз в год. В этом
случае достаточно вести учет самостоятельно и не платить за облачный сервис.

Неудобно вести учет в облачных сервисах крупным компаниям, у которых
несколько обособленных подразделениями, большой штат с разными системами оплаты
труда, нужно вести раздельный учет.

https://www.youtube.com/watch?v=3Yjwkggy5HA\u0026pp=YAHIAQE%3D

Сервис не сможет в таком случае заменить полноценную
бухгалтерскую службу, в которую должны входить специалисты по первичной
документации, кадровому учету, НДС, дебиторской задолженности и другие.

Запрещено. Некоторые организации обязаны в целях безопасности хранить
данные о своей деятельности, работниках, контрагентах только на внутренних
серверах, чтобы киберпреступники не могли взломать базы и воспользоваться
информацией оттуда.

Ведение учета онлайн
доступно в двух вариантах:

• с использованием специальных
  бухгалтерских онлайн-сервисов,
• с помощью банковских программ, которые привязаны к расчетному счету.

Сравним некоторые популярные ресурсы.

Оператор	Функционал, кроме бухучета и отчетности	Поддержка специалистов	Цена в месяц	Тестовый период
Мое дело	Электронный документооборот с партнерами, сверки с ФНС.Интеграция с 50+ банками и сервисами. Можно подключить товароучетные программы, CRM-системы, кассу, Яндекс.Деньги.Более 2000 шаблонов документов (акты, накладные, приказы и прочие).	Налоговые и бухгалтерские консультации без ограничений на тарифах «Базовый» и «Премиум». Время ответа — в течение суток.	«Эконом» от 833 рублей. Для ИП на УСН и патенте без работников.«Базовый» от 1450 рублей. ИП на любой системе и ООО на УСН с работниками до 20 человек.«Премиум» от 2900 рублей. ИП на любой системе и ООО на УСН с работниками до 100 человек.	Полная версия на 3 дня.
Контур Бухгалтерия	Распознавание сканов накладных, автоматическое начисление зарплаты, предварительный расчет НДС. Отчеты по остаткам товара, оплат по контрагентам, предстоящим расходам и прочие. Интеграция с 17 банками и база с нормативными документами по бухгалтерскому и налоговому учету.	Консультации по бухучету и налогам в тарифные планы не входят.	«Зарплата» от 675 рублей. Только для учета и отчетности по сотрудникам. «Оптимальный» от 1418 рублей. Для ИП и ООО на любой системе налогообложения, с работниками и электронным документооборотом до 300 документов в год, с входящими сканами накладных для распознавания до 1500 документов.«Максимальный» от 1890 рублей. Для ИП и ООО на любой налоговой системе без ограничений по обороту документов и работникам.	Демо-версия на 14 дней.
Эльба	Управленческие отчеты по контрагентам, проектам и сотрудникам.Все возможности системы предоставляются бесплатно клиентам на УСН, если не было дохода. Мобильная версия и интеграция со всеми банками.	Консультации бухгалтера на тарифе «Премиум» — не больше 15 в месяц, на тарифе «Супер Премиум» — без ограничений.	«Эконом» от 409 рублей. Для ИП и ООО на любой системе, кроме ОСНО, только учет доходов-расходов и отчетность.«Бизнес» от 1159 рублей. Для ИП и ООО на любой системе, кроме ОСНО, без сотрудников. Учет и отчетность, электронный документооборот, проверка контрагентов.«Премиум» от 1659 рублей. Для ИП и ООО на любой системе, кроме ОСНО, с сотрудниками до 20 человек. Возможности тарифа «Бизнес» плюс отчетность за работников и бухгалтерские консультации.«Супер Премиум» от 2492 рублей. Для ИП и ООО на любой системе, кроме ОСНО, с сотрудниками, без ограничений.	Тариф «Премиум» на 30 дней.
Бухсофт	Электронный документооборот с партнерами до 1000 исходящих документов в год бесплатно, сверки с налоговой, ПФР и ФСС.Интеграция с онлайн-кассами и расчетным счетом в Сбербанке. Распознавание сканов первичных документов, встроенная учетная программа «Бухгалтерия и склад», мобильное приложение.	Консультации по налогам и бухучету на любом тарифе.	«Бухгалтерия + Зарплата и кадры + Отчетность» от 1924 рублей.Для ИП и ООО на любой системе, кроме ОСНО, с неограниченным числом сотрудников.«Зарплата и кадры + Отчетность» от 1064 рублей. Для ИП и ООО на любой системе, кроме ОСНО, с неограниченным числом сотрудников. Без документооборота с партнерами, складского учета, интеграции с кассами и расчетным счетом. «Бухгалтерия + Отчетность» от 1064 рублей. Для ИП и ООО на любой системе, кроме ОСНО, без сотрудников и интеграции с кассами и расчетным счетом.	Демо-версия на 15 дней.
Небо	Интеграция с расчетным счетом любого банка, сверки с ФНС и фондами. Интеграция с расчетным счетом любого банка, сверки с ФНС и фондами. Можно на одном тарифе вести бухгалтерию нескольких компаний и ИП — количество неограниченно.В стоимость входит электронная цифровая подпись.	Нет	«ООО на УСН/ОСНО» с сотрудниками от 992 рублей.«ИП с сотрудниками» от 908 рублей. «ИП без сотрудников» от 742 рублей.	Полный функционал на 14 дней.

Бухгалтерия от банков

Сервисы банков привязаны к определенному расчетному счету,
поэтому пользоваться ими могут только клиенты этих банков.

Банковская программа, как правило, имеет меньший функционал по
сравнению с облачной бухгалтерией и
подходит совсем небольшим ИП. Например, в некоторых банках ведение учета
доступно только ИП на УСН «Доходы», без счетов в валюте, сотрудников и кассы.

???? Откройте счет и получите бонусы

Откройте расчетный счет в Сбербанке и получите бонусы на развитие бизнеса

Открыть расчетный счет

Стоимость онлайн-бухгалтерии

Она зависит от набора функций: чем их больше, тем выше цена.
Обычно у каждого оператора есть несколько тарифов, чтобы клиенты могли выбрать
подходящий под специфику бизнеса.

Есть возможность подключать к тарифу дополнительные опции и
платить только за те, что используются. Так, не всем нужна отчетность по НДС,
учет валютных операций, управленческие отчеты.

Операторы нередко предлагают скидки, в среднем 10–15%, при
оплате на год или сразу на два.

Банковские программы для учета и подготовки отчетности часто
бывают бесплатными для владельцев расчетных счетов.

Как выбрать онлайн-бухгалтерию
для бизнеса

Обычно цена не решающий фактор при выборе онлайн-бухгалтерии. В первую очередь стоит
определить, какие функции могут понадобиться для работы:

1.  Для начинающих ИП важной
   допуслугой могут стать консультации бухгалтеров и налоговых консультантов. В
   этом случае выгодно подключиться к сервису, где они оказываются без ограничений
   и включены в тариф.

2. Если деятельность уже ведется, удобнее работать с той онлайн-бухгалтерией, которую можно подключить к расчетному счету, кассе и учетным программам, чтобы не переносить данные вручную.

3. При большом объеме документации важными в онлайн-бухгалтерии будут функции распознавания документов и электронный документооборот с партнерами.

Желательно, чтобы сервис предоставлял тестовый период. Им не
стоит пренебрегать — триал позволяет познакомиться с интерфейсом и не платить
за кота в мешке.

При выборе онлайн-бухгалтерии
можно воспользоваться нашим чек-листом.

Юлия Пак бухгалтер,
налоговый консультант

???? Сервис для быстрого старта бизнеса

Зарегистрируйте ИП или ООО удаленно и бесплатно — через сервис от Деловой среды

Подать заявку онлайн