png» alt=»Отдаем журнал бесплатно!»> «Секретарь-референт» №8 2022 / Делопроизводство

Вопрос ознакомления сотрудников с содержанием локальных нормативных актов (далее – ЛНА) далеко не праздный.

Если при производственном конфликте или серьезной ошибке руководству не удастся подтвердить и доказать, что работник был ознакомлен с ЛНА, то и требовать выполнения директив документа, о котором идет речь, неправомерно.

Посоветуем, как нужно знакомить работников с ЛНА, чтобы иметь право требовать исполнения документа и контролировать результаты.

Ознакомление – одно из трех «К» работающего ЛНА 

Работа по созданию ЛНА не ограничивается разработкой текста, оформлением, согласованием и утверждением.

ЛНА организации – это документы, содержащие нормы, правила, указания, касающиеся различных аспектов деятельности компании. К ЛНА относятся как распорядительные (приказы, распоряжения), так и руководящие документы (далее – РД), а именно положения, регламенты, инструкции, правила и т.п.

• Вводя в действие тот или иной ЛНА, администрация предприятия подразумевает его неукоснительное и повсеместное исполнение всеми работниками организации, вовлеченными в рабочий процесс.
• Для качественного, своевременного и точного исполнения ЛНА важны три «К», или качества:
• 1) качество подготовки ЛНА;
• 2) качество ознакомления с ЛНА;
• 3) качество контроля исполнения ЛНА.

Качеству подготовки ЛНА в целом и РД в частности мы на страницах нашего журнала уделяем довольно много внимания, и неотвратимо, хотя и асимптотически, приближаемся к абсолютному идеалу. Качество контроля исполнения также не оставлено без нашего внимания.

А вот как обстоит дело с ознакомлением? Вопрос, как показывает практика, далеко не праздный.

Иногда в процессе расследования причин того или иного инцидента встает вопрос: «А был ли работник ознакомлен с определенными ЛНА? И если был, то когда и каким образом?» Если не удастся подтвердить и доказать, что работник был ознакомлен с ЛНА, то и требовать выполнения директив документа, о котором идет речь, неправомерно. Следовательно, наложить на работника взыскание или еще каким-либо образом привлечь к ответственности за невыполнение или ненадлежащее выполнение ЛНА будет невозможно.

Таким образом, ознакомление работника с ЛНА нужно для того, чтобы:

• упорядочить организационные и производственные процессы организации;
• исполнить требования законодательства.

Порядок ознакомления работников с ЛНА дан в Алгоритме 1.

Отметка об ознакомлении

Кадровые вопросы: ознакомление работников с локальными актами и иными документами, связанными с трудовой деятельностью

На основе анализа поступающих вопросов на линию консультаций «Правовое обеспечение», в данной публикации будут рассмотрены вопросы, связанные с ознакомлением работников с документами, которыми регулируются трудовые отношения.

Трудовой Кодекс Российской Федерации даёт прямые однозначные ответы в части ознакомления работников с локальными актами организации. В ст. 22 «Основные права и обязанности работодателя» зафиксировано, что работодатель имеет право:

• вести коллективные переговоры и заключать коллективные договоры;
• принимать локальные нормативные акты (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями).

Работодатель обязан:

• соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров;
• знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

?

В обязанности работодателя входит, в частности, ознакомление работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Как отмечают суды, ознакомление работника с содержанием правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, коллективного договора, положения о системе оплаты, премирования и стимулирования труда является обязанностью работодателя. При этом данные действия работодатель должен производить при принятии работника на работу (Определение Свердловского областного суда от 10.04.2012 по делу № 33–3790/2012).

Согласно части первой статьи 62 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

В соответствии с нормами статьи 84.1 Кодекса в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 Кодекса) у данного работодателя.

По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

В связи с тем, что работники чаще всего обращаются с исковыми заявлениями в суд по вопросам заработной платы, то настоятельно рекомендуем знакомить работников под подпись с локальными актами, связанными в первую очередь с заработной платой (отдельного внимания заслуживают выплаты стимулирующего характера, премии). В ст. 135 ТК РФ «Установление заработной платы» сказано, что заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда.

Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений ежегодно до внесения в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации проекта федерального закона о федеральном бюджете на очередной финансовый год и плановый период разрабатывает единые рекомендации по установлению на федеральном, региональном и местном уровнях систем оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений. Указанные рекомендации учитываются Правительством Российской Федерации, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления при определении объемов финансового обеспечения деятельности государственных и муниципальных учреждений, в том числе в сфере здравоохранения, образования, науки, культуры. Если стороны Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений не достигли соглашения, указанные рекомендации утверждаются Правительством Российской Федерации, а мнение сторон Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений доводится до субъектов Российской Федерации Правительством Российской Федерации.

?

Локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

Условия оплаты труда, определенные трудовым договором, не могут быть ухудшены по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.Условия оплаты труда, определенные коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, не могут быть ухудшены по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

https://www.youtube.com/watch?v=digcRCqggb0\u0026pp=ygWeBdCS0L_RgNCw0LLQtSDQu9C4INGA0LDQsdC-0YLQvtC00LDRgtC10LvRjCDQv9GA0Lgg0L7Qt9C90LDQutC-0LzQu9C10L3QuNC4INGA0LDQsdC-0YLQvdC40LrQsCDRgSDQtNC-0LvQttC90L7RgdGC0L3QvtC5INC40L3RgdGC0YDRg9C60YbQuNC10LksINC_0YDQsNCy0LjQu9Cw0LzQuCDQstC90YPRgtGA0LXQvdC90LXQs9C-INGC0YDRg9C00L7QstC-0LPQviDRgNCw0YHQv9C-0YDRj9C00LrQsCwg0L_RgNC40LrQsNC30LDQvNC4ICjQuNC80LXRjtGJ0LjQvNC4INC-0YLQvdC-0YjQtdC90LjQtSDQuiDRgNC10LPRg9C70LjRgNC-0LLQsNC90LjRjiDQtNC10Y_RgtC10LvRjNC90L7RgdGC0LgpINGA0LDQsdC-0YLQvdC40LrQsCDQvtGB0YPRidC10YHRgtCy0LvRj9GC0Ywg0LLQuNC00LXQvtC30LDQv9C40YHRjCDQvNC-0LzQtdC90YLQsCDQvtC30L3QsNC60L7QvNC70LXQvdC40Y8g0YDQsNCx0L7RgtC90LjQutCwINGBINC00L7QutGD0LzQtdC90YLQvtC8LCDQsiDRgtC-0Lwg0YfQuNGB0LvQtSDRhNCw0LrRgiDQtdCz0L4g0L_RgNC-0YfRgtC10L3QuNGPINCy0YHQu9GD0YUg0Lgg0L_QvtC00YLQstC10YDQttC00LXQvdC40LUg0YLQvtCz0L4sINGH0YLQviDRgdC80YvRgdC7INC00L7QutGD0LzQtdC90YLQsCDRgNCw0LHQvtGC0L3QuNC60YMg0L_QvtC90Y_RgtC10L0_wqA%3D

Основываясь на анализе судебной практики, обзоров правоприменительной практики Роструда, настоятельно рекомендуем знакомить всех работников организации с локальными актами, регулирующими вопросы оплаты труда, лично под подпись. Обращаем внимание, что законодательство не предусматривает возможности ознакомления работников с документами путём отправления их на рабочую и (или) личную почту работников — только под подпись!

Ответ недели: Ознакомление с должностной инструкцией

• В какой срок нужно ознакомить работников с должностной инструкцией при приеме на работу или изменении должностной инструкции?
• Сообщаю Вам следующее:
• При приеме на работу работника необходимо ознакомить с должностной инструкцией до подписания трудового договора.
• При изменении  должностной инструкции в процессе работы, например при переводе на другую должность, при изменении трудовой функции, ознакомьте работника с должностной инструкцией до подписания соглашения.

При отсутствии изменений существенных условий трудового договора в новой должностной инструкции согласие работника не требуется. Например, текстом инструкции уточняются, детализируются трудовые обязанности, квалификационные требования, фиксируются фактически выполнявшиеся функции. В таком случае должностная инструкция должна лишь быть доведена до сведения сотрудника под роспись в порядке ознакомления с локальными актами работодателя. С локальными актами, принимаемыми работодателем в процессе трудовой деятельности работников, обязывает знакомить ст. 22 ТК РФ. Однако какого-либо конкретного общего срока ознакомления законом не установлено.

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

Документ 1

…Необходимо ознакомить будущего работника с документами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Такими, в частности, являются:

1. — правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
2. — коллективный договор (если он есть);
3. — положения об оплате труда, о премировании, о хранении и использовании персональных данных работников, о государственной тайне (если работник будет с ней работать), об аттестации, о командировках (если характер работы предусматривает командировки);
4. — должностная инструкция (если должностные обязанности не установлены трудовым договором);
5. — правила и инструкции по охране труда.

Факт ознакомления с документами подтвердите подписью работника. Каким способом — законодательством не установлено. На практике применяются следующие:

— к локальному акту подшивают лист ознакомления;

— оформляют «Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами».

…Факт ознакомления можно зафиксировать в трудовом договоре, включив в него фразу о том, что до подписания трудового договора работник был ознакомлен с локальными нормативными актами, с перечислением этих актов. Конкретный порядок ознакомления с локальными актами можно установить, например, в ПВТР.

Запомнить всю информацию, с которой его ознакомили, работник, скорее всего, не сможет, поэтому на этапе ознакомления обратите внимание на основные моменты: режим рабочего времени, размер заработной платы, должностные обязанности, условия труда и т.п. Если в дальнейшем работник захочет еще раз ознакомиться с тем или иным локальным актом, предоставьте ему эту возможность.

• …ПЕРЕВОД НА ДРУГУЮ ДОЛЖНОСТЬ
• Шаг 2. Ознакомление с должностной инструкцией
• Если работник согласен на перевод, до подписания соглашения ознакомьте работника с должностной инструкцией по новой должности и иными локальными нормативными правовыми актами, непосредственно связанными с его новой трудовой деятельностью.

Порядок ознакомления с локальными нормативными актами работодателя может быть закреплен в одном из них. Каким способом это можно сделать — см. в разд. 2.1.2 книги.

«От приема до увольнения. Что нужно знать кадровику — 2020» (под общ. ред. д. э. н. Ю.А. Васильева) («БиТуБи», 2020) {КонсультантПлюс}

1. Документ 2
2. Каков порядок внесения изменений в должностную инструкцию?
3. Если изменения в должностную инструкцию влекут изменение обязательных условий трудового договора с работником, то их следует вносить в соответствии с порядком изменений условий трудового договора.
4. Если в связи с изменениями в должностную инструкцию условия трудового договора с работником не меняются, то изменения вносятся работодателем в соответствии с ЛНА.

Понятие «должностная инструкция» в ТК РФ не закреплено. Должностная инструкция по своей правовой природе является внутренним организационно-распорядительным документом, содержащим конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности.

При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников (п. 4 раздела «Общие положения» Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37).

Способы ознакомления работника с локальными нормативными актами организации

Николай Демидов

к.ю.н., доцент Зап.-Сибирского филиала Российского гос. университета правосудия (Томск), НИ Томского политехнического университета

E-mail: [email protected]

Отношения по разработке и принятию локальных нормативных правовых актов урегулированы достаточно подробно. В то же время существуют аспекты этого института, оставленные законодателем без внимания и восполняемые судебной практикой. Таковы, например, отношения по ознакомлению работника с локальными нормативными правовыми актами организации.

Факт доведения до сведения работника локального акта способен порождать критически важные последствия. В ряде случаев возможность применения к работнику локальной нормы, применения мер ответственности за несоблюдение этой нормы напрямую связываются с наличием расписки об ознакомлении с документом.

Суды учитывают наличие подписи работника в журналах или листах ознакомления по спорам об установлении фактических трудовых отношений.

При этом законодателем не урегулирован перечень обязательных для ознакомления локальных актов, порядок действий работодателя, не установлены механизмы защиты прав и законных интересов сторон трудового договора.

Так, ст. 22 ТК РФ вменяет в обязанность работодателю «знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью».

Статья 68 ТК РФ требует ознакомить работника «под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, коллективным договором».

Вновь повторяется неформализованный, лишенный критериев признак «непосредственной» связи с трудовой деятельностью.

Что входит в этот перечень, как работодателю самостоятельно определить круг таких локальных актов, чем обосновать свой выбор при возникновении конфликта и спора – однозначно сказать трудно. Неопределенность усиливается и другими нормами ТК РФ: например, ст. 103 ТК РФ требует ознакомления работника с графиками сменности, но не указывает способов и форм такого ознакомления.

Попыткой восполнить имеющиеся пробелы и недочеты в регулировании ознакомления работника с локальными актами стала судебная практика, из материалов которой можно сделать ряд выводов и рекомендаций.

Основными правомерными способами подтверждения ознакомления работника с локальным нормативным актом признаются судами следующие:

1. Проставление подписи работника непосредственно на листах локального нормативного акта

Как ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка

С правилами внутреннего трудового распорядка работодатель обязан знакомить под роспись всех своих сотрудников. Каким законом это предусмотрено? Как работодателю подтвердить исполнение этой обязанности? На что обратить внимание, чтобы избежать ошибок? Ответы — в нашем материале.

Какой закон обязывает знакомить работников с ПВТР под роспись

Знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, — обязанность работодателя, прописанная в ст. 22 ТК РФ.

Напомним, что правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — это локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения, время труда и отдыха, сроки выплаты зарплаты (ч. 4 ст. 189, ч. 2 ст.

190 ТК РФ).

Для работодателя крайне важной является документальная фиксация факта ознакомления работников с локальными актами, в том числе с ПВТР.

Если такая фиксация отсутствует, работодатель не сможет предъявлять требования своим работникам за неисполнение тех или иных законных требований, отраженных в локальных актах.

А в случае возникновения трудового спора не сможет доказать, что работник должным образом осведомлен о предъявляемых к нему требованиях.

Как зафиксировать факт ознакомления с ПВТР

В трудовом законодательстве не прописано, каким способом работодателю зафиксировать факт ознакомления работников с ПВТР. На практике встречаются следующие варианты:

• Лист ознакомления — работники ставят личные подписи в общем листе ознакомления, который является неотъемлемой частью ПВТР, или расписываются в индивидуальных листах ознакомления, заводимых на каждого сотрудника с целью фиксации фактов их ознакомления с разными локальными актами работодателя.
• Журнал ознакомления — в зависимости от численности работающих в компании и специфики ее документооборота, можно вести сразу несколько журналов ознакомления отдельно по каждому виду документов, по подразделениям или в ином порядке.
• Специальная фраза в трудовом договоре, заверенная личной подписью сотрудника: «С правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными приказом от ___ № ___, ознакомлен».
• Электронное подтверждение — при ознакомлении работников с ПВТР путем обмена электронными документами (подробнее расскажем далее).

Полезная информация от КонсультантПлюс

Смотрите образец заполнения листа ознакомления работников с правилами внутреннего трудового распорядка.

Как ознакомить с ПВТР дистанционных сотрудников

Обязанность работодателя знакомить с ПВТР работников не отменяется и в ситуации с дистанционными работниками.

Чтобы выполнить эту «ознакомительную» обязанность, работодателю необходимо отправить удаленному работнику текст ПВТР в виде электронного файла (скан- или фотодокумента), подписанного УКЭП.

В ответ работник должен направить в адрес работодателя подтверждение в получении электронного документа (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).

Работник знакомится с полученным текстом ПВТР и отправляет в адрес работодателя подписанный УКЭП текстовый файл, в котором указывает, что ознакомился с документом. Законодательство не запрещает и другой вариант, когда работник распечатывает лист ознакомления, заверяет его личной подписью, переводит в электронный формат и отправляет работодателю, подписав УКЭП.

Работодатель направляет работнику подтверждение в ответ на полученный от работника электронный файл.

Что учесть работодателю при ознакомлении работников с ПВТР

Избежать ошибок в процедуре документальной фиксации факта ознакомления работников с ПВТР помогут следующие рекомендации:

• Назначьте ответственное лицо для контроля за процедурой ознакомления с ПВТР, а в приказе об утверждении этого документа установите предельный срок, отводимый для ознакомления. Это поможет охватить процедурой ознакомления всех сотрудников, включая отсутствовавших на работе в периоде ознакомления (находящихся в командировке, отпуске, на больничном, в декретном отпуске или в отпуске по уходу за ребенком).
• Если текст ПВТР умещается на двух страницах, распечатайте его на лицевой и оборотной сторонах одного листа. В таком случае работодателя нельзя будет обвинить в том, что он ознакомил работника только со второй страницей документа, не показав первую. Если же текст ПВТР многостраничный, прошейте его перед тем, как ознакомить с ним сотрудников. Желательно, чтобы работники поставили свою личную подпись об ознакомлении в ПВТР на той странице, на обороте которой есть сшив и заверяющая его подпись ответственного лица.
• Если в компании оформляются индивидуальные листы ознакомления с локальными актами, указывайте в них реквизиты каждого локального акта (полное название, дату утверждения и номер приказа). При таком способе ознакомления текст ПВТР существует отдельно от листа ознакомления и без указания реквизитов документа работодатель не сможет подтвердить, что работник ознакомлен с конкретным локальным актом (ее актуальной редакцией).
• Если при ознакомлении с ПВТР работники проставляют подписи в общем листе ознакомления, не печатайте фамилии и должности сотрудников. Пусть они проставят собственноручно не только подпись, но и остальную информацию (ФИО, должность, подразделение, дату ознакомления). Так вы снизите риск оспаривания работниками собственной подписи и, как следствие, факт ознакомления с ПВТР.

Как организовать с нуля кадровый документооборот, узнайте в этой статье.

Подводим итоги

• Знакомить работников с ПВТР под роспись требует трудовое законодательство (ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
• Работодатель самостоятельно определяет способ фиксации факта ознакомления работников с ПВТР — проставлением личной подписи в листе или журнале ознакомления, записью в трудовом договоре, путем обмена подписанными УКЭП электронными документами.
• Отсутствие документально зафиксированного факта ознакомления с ПВТР может создать работодателю проблемы — он не сможет предъявлять требования своим работникам за неисполнение тех или иных законных требований, а в случае возникновения трудового спора не сможет доказать, что работник должным образом осведомлен о предъявляемых к нему требованиях.

Порядок ознакомления работника с должностной инструкцией и подчиненность работника при исполнении должностных обязанностей

Как правило, все работники в первый рабочий день знакомятся с рядом локальных актов компании, учитывая, что данное правило закреплено нормами закона.

https://www.youtube.com/watch?v=digcRCqggb0\u0026pp=YAHIAQE%3D

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

• 8 (800) 700 95 53
• ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
• Это быстро и БЕСПЛАТНО!

  I. Оценка укомплектованности штатов и квалификации кадров.

При этом многие к сему процессу относятся формально, забывая, что полученные сведения помогут им в дальнейшем трудовом процессе, а подпись докажет их право на то же исполнение обязанностей определенных, к примеру, только рамками должностной инструкции, о важности которой почти никто и не задумывается.

Нормы ТК РФ

К сожалению, трудовое законодательство РФ не содержит разъяснений по применению одного из важнейших документов, таких как должностная инструкция. Ведь в рамках ст.57 ТК РФ круг обязанностей теперь можно закрепить и в соглашении о сотрудничестве.

Однако многие работодатели, помня советские времена, по-прежнему оформляют инструкции, используя их в качестве приложения уже к договору, таким образом придавая им законную силу.

Кстати, на основании Письма Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0 должностная инструкция может быть издана и в качестве самостоятельного документа, порядок ознакомления с которым определяется уже компанией.

При этом стоит отметить, что несмотря на то, что создание ДИ не является обязательным и, соответственно, за ее отсутствие каких-либо санкций не последует, негативные последствия возможны.

В частности:

• недопонимание сторон о пределах своих полномочий;
• принятие решений, нарушающих права работника, учитывая, что подробного перечня своих обязанностей без ДИ он может и не знать;
• возможность судебного разбирательства ввиду отказа в трудоустройстве на основании отсутствия соответствующей квалификации, которая в инструкции, кстати, оговорена.

То есть посредством должностной инструкции как труженик, так и работодатель обезопасят себя не только от межличностных проблем, но и неисполнения необходимого объема работы, который именно в ДИ и будет закреплен, не говоря уже о других аспектах будущего сотрудничества.

Как правильно оформить должностную инструкцию? Подробности — в статье. Форма приказа об изменении должностных инструкций — тут.

Ознакомление с должностной инструкцией работников в 2020 году

В письме Роструда №4412-6 сказано, что поскольку законом процесс оформления и введения в действие должностной инструкции не определен, работодатель волен сам установить правила ее внедрения в трудовой процесс, включая и процедуру ознакомления с упомянутым документом.

А так как изобретать новую процедуру отдельно для ДИ нет смысла, учитывая предыдущие наработки, во многих компаниям используют аналогичные процессы.

Порядок и правила

Как правило, для того чтобы подтвердить факт получения любой информации работником на должном уровне, требуется его подпись, которая свидетельствует о том, что он ознакомлен, к примеру, с инструкцией и получил свой экземпляр на руки.

При этом для оформления ознакомления с должностной инструкцией предприятие может использовать три способа:

• проставление подписи непосредственно на самой инструкции;
• создание листка ознакомления;
• ведение журнала ознакомления.

Пример журнала:

Пример листа ознакомления:

Где работнику ставить подпись – в инструкции, на листе или в журнале?

Как правило, должностная инструкция разрабатывается на каждую должность в соответствии со штатным расписанием, однако в отдельных случаях, к примеру, при расширении зон обслуживания, могут оформляться и именные ДИ.

Также в рамках Письма Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 инструкция может быть издана в качестве отдельно акта либо же в виде приложения к трудовому договору, что естественно влияет на порядок не только ознакомления, но и дальнейшего оформления.

В частности:

• если инструкция является именной, то есть созданной под отдельно взятого сотрудника, более того она соотносится с договором в виде приложения, подпись проставляется на инструкции;
• если же ДИ оформлена только под должность, которую периодически занимают разные сотрудники, ознакомление осуществляется посредством проставления подписи в соответствующем приложении, а именно, листке ознакомления.

Также в указанном случае можно использовать и журнал, что позволит зафиксировать информацию в более расширенном виде. В формуляр вносятся данные и обо всех изменениях в ДИ на протяжении ее периода действия с указанием пунктов и даты нововведений, не говоря уже о подписи сотрудников, которые одновременно еще и получают свой экземпляр на руки.

Сроки и периодичность

Естественно, инструкция не может оставаться актуальной на протяжении десятков лет, учитывая, что информационный прогресс затрагивает не только общественную жизнь, но и трудовую, усовершенствуя механизм исполнения тех или иных заданий.

https://www.youtube.com/watch?v=jpC1d82vAiw\u0026pp=ygWeBdCS0L_RgNCw0LLQtSDQu9C4INGA0LDQsdC-0YLQvtC00LDRgtC10LvRjCDQv9GA0Lgg0L7Qt9C90LDQutC-0LzQu9C10L3QuNC4INGA0LDQsdC-0YLQvdC40LrQsCDRgSDQtNC-0LvQttC90L7RgdGC0L3QvtC5INC40L3RgdGC0YDRg9C60YbQuNC10LksINC_0YDQsNCy0LjQu9Cw0LzQuCDQstC90YPRgtGA0LXQvdC90LXQs9C-INGC0YDRg9C00L7QstC-0LPQviDRgNCw0YHQv9C-0YDRj9C00LrQsCwg0L_RgNC40LrQsNC30LDQvNC4ICjQuNC80LXRjtGJ0LjQvNC4INC-0YLQvdC-0YjQtdC90LjQtSDQuiDRgNC10LPRg9C70LjRgNC-0LLQsNC90LjRjiDQtNC10Y_RgtC10LvRjNC90L7RgdGC0LgpINGA0LDQsdC-0YLQvdC40LrQsCDQvtGB0YPRidC10YHRgtCy0LvRj9GC0Ywg0LLQuNC00LXQvtC30LDQv9C40YHRjCDQvNC-0LzQtdC90YLQsCDQvtC30L3QsNC60L7QvNC70LXQvdC40Y8g0YDQsNCx0L7RgtC90LjQutCwINGBINC00L7QutGD0LzQtdC90YLQvtC8LCDQsiDRgtC-0Lwg0YfQuNGB0LvQtSDRhNCw0LrRgiDQtdCz0L4g0L_RgNC-0YfRgtC10L3QuNGPINCy0YHQu9GD0YUg0Lgg0L_QvtC00YLQstC10YDQttC00LXQvdC40LUg0YLQvtCz0L4sINGH0YLQviDRgdC80YvRgdC7INC00L7QutGD0LzQtdC90YLQsCDRgNCw0LHQvtGC0L3QuNC60YMg0L_QvtC90Y_RgtC10L0_wqA%3D

При этом, постоянно подтверждать ознакомление с должностной инструкцией не нужно, особенно если она остается в прежней редакции.

То есть подпись сотрудника в очередной раз требуется только в двух случаях:

• при приеме на работу и первом прочтении;
• при внесении изменений либо же издании новой редакции.

До или после приема на работу?

Подавляющее большинство претендентов на вакантные должности интересуются не только размером заработной платы, но и обязанностями, которые им предстоит исполнять каждый день.

Поэтому естественно предположить, что при собеседовании с будущим кругом обязанностей они знакомятся.

То есть кадровый работник может как устно огласить перечень будущих заданий, так и предоставить инструкцию для прочтения, и не более.

Ведь пока нет приказа о приеме и договора о сотрудничестве, подпись сотрудника на инструкции не имеет ни смысла, ни юридического значения. Именно поэтому прочитать инструкцию можно и до трудоустройства, а вот расписаться в связи с ее ознакомлением необходимо будет только после приема на работу.

Нужно ли издавать приказ об ознакомлении?

Закон не содержит разъяснений в отношении порядка ознакомления с должностной инструкцией, ввиду чего разработано три самых оптимальных способа, описанных выше.

При этом отягощать их созданием дополнительных распорядительных актов, которые всего лишь будут дублировать информацию и не нести какого-либо смысла нет необходимости.

Порядок ознакомления работника с его должностной инструкцией

Можно ли подписи работников фиксировать в журнале ознакомления с локальными нормативными актами, или обязательно нужно ставить подпись в должностной инструкции?

Несмотря на то, что в Трудовом кодексе РФ не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Как отмечается в письме Роструда от 31.10.

2007 N 4412-6, должностная инструкция может быть разработана в виде локального нормативного акта, а может действовать в качестве приложения к трудовому договору, заключаемому с конкретным работником. В последнем случае такая должностная инструкция действует только в отношении конкретного работника, с которым заключен такой трудовой договор (смотрите также письмо Роструда от 30.11.

2009 N 3520-6-1).

Должностная инструкция, как локальный нормативный акт

Право принимать локальные акты принадлежит работодателю (часть первая ст. 8 ТК РФ). Порядок, сроки разработки и утверждения такого документа, а также порядок внесения изменений в локальный нормативный акт трудовым законодательством не урегулированы.

Должностная инструкция, как локальный нормативный акт, распространяется на всех работников, принятых на соответствующую должность. Согласно части третьей ст. 68 ТК РФ с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, работодатель обязан ознакомить работника под роспись еще до подписания трудового договора.

Сроков ознакомления уже работающих сотрудников с принятыми работодателем локальными нормативными актами ТК РФ не устанавливает. В ст.

22 ТК РФ сказано лишь, что работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Следовательно, ознакомление вновь принятого сотрудника с должностной инструкцией, утвержденной работодателем уже после приема его на работу, может быть произведено и спустя 2-3 дня со дня заключения трудового договора.

Если же должностная инструкция уже действует на момент приема работника на работу, ознакомление с ней должно осуществляться до подписания трудового договора. Несоблюдение этого требования будет являться нарушением трудового законодательства.

https://www.youtube.com/watch?v=jpC1d82vAiw\u0026pp=YAHIAQE%3D

Порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами работодателя ТК РФ не установлен. В указанных выше нормах сказано лишь, что ознакомление осуществляется под роспись.

Следовательно, работодатель может избрать любой способ, при котором у него останется бумажный носитель (возможно, в том числе и журнал) с подписью работника, свидетельствующий о том, что расписавшийся знаком с текстом локального нормативного акта.

Необходимо учитывать, что если подпись ставится не на самой инструкции, а в соответствующих журналах, листах ознакомления и т.п., в них должны быть полностью указаны реквизиты данной должностной инструкции.

Должностная инструкция, как приложение к трудовому договору

Трудовой Кодекс РФ не упоминает об оформлении приложений к трудовому договору и не регламентирует статус этих документов.

Полагаем, что должностная инструкция, если она является приложением к трудовому договору, является неотъемлемой частью трудового договора, следовательно, правила о порядке заключения и внесении изменений в трудовой договор в полной мере распространяются и на его приложения. Согласно ст.

67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой — хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Таким образом, в случае, когда стороны в трудовом договоре указывают на то, что должностная инструкция является приложением к трудовому договору, следует говорить не об ознакомлении работника с должностной инструкцией, а о подписании работником и работодателем двух экземпляров должностной инструкции, являющихся частью трудового договора, и передаче одного из них на руки работнику, вместе с экземпляром трудового договора.

Поскольку в трудовом законодательстве не упоминается о приложениях к трудовому договору, нормативного обоснования необходимости подписания должностной инструкции в виде приложения к трудовому договору в день заключения трудового договора мы не найдем.

Мы полагаем, что, если в тексте трудового договора содержится упоминание о том, что должностная инструкция является приложением к трудовому договору, являющимся его неотъемлемой частью, такая должностная инструкция должна быть подписана обеими сторонами одновременно с трудовым договором.

Однако, чтобы сделать должностную инструкцию частью трудового договора уже после его заключения, стороны должны подписать соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору в порядке, установленном ст. 72 ТК РФ. Минимальные и максимальные сроки для заключения такого дополнительного соглашения законом не установлены.

Нюансы

Как узнать, ознакомлен ли сотрудник с документом?

Сам факт ознакомления заключается не только в прочтении должностной инструкции, но и в проставлении подписи, а также даты.

Соответственно для того чтобы узнать, был ли сотрудник ознакомлен с указанным документом должным образом, достаточно проверить, если ли его роспись в журнале либо же листке, а в ряде вышеописанных случаев, и на самой инструкции.

Про внесение изменений в должностную инструкцию — читайте в нашей статье. Как регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору? Смотрите здесь.

Какими чернилами заполнять больничный лист работодателю? Узнайте тут.

Можно ли оформить для нескольких работников сразу?

Безусловно, ознакомление под роспись работников предприятия с инструкциями обязательна, но вот обязанности у них будут разные, что предопределяет не только разные документы, но и несколько листков.

Хотя если фиксация ознакомления ведется посредством журнала, роспись всех сотрудников будет присутствовать в одном документе – журнале ознакомления.

Как правильно сделать при переводе?

Как правило, перевод подразумевает смену должности, обязанности по которой существенно отличаются от прежних заданий.

Именно поэтому если труженик переходит на иную вакансию, ему для ознакомления вручается уже новая инструкция, которую он не только подробно изучает, но и ставит подпись в журнале либо на специальном листке.

Какое время дается работнику на изучение документа?

1. Законом определенный период для ознакомления с должностной инструкцией не предусмотрен, и, тем не менее, в большинстве компаний оговоренный процесс занимает всего несколько часов.

2. Ведь для того чтобы прочитать всего три-четыре листа, а также принять окончательное решение больше и не требуется.

3. При этом стоит отметить, что инструкция всегда издается в нескольких экземплярах, один из которых вручается сотруднику для того чтобы он обладал информацией не только о круге своих обязанностей, но и пределе полномочий, не говоря уже о правах.

Как быть кадровику, если от сотрудника получен отказ?

В большинстве случаев, должностная инструкция содержит перечень обязанностей, которые соответствуют трудовой функции по должности, учитывая, что ДИ изначально создается на основании квалификационных требований.

При этом, если работодатель меняется часть обязанностей, которые уже не согласуются с трудовым предназначением сотрудника, требуется его согласие, так как придется вносить изменения и в договор о сотрудничестве в порядке, определенном ст.72 ТК РФ.

Если же кардинальных изменений не предвидится, но труженик все равно не согласен с нововведением, остается только два выхода:

• договариваться полюбовно;
• работать в прежнем режиме на основании должностной инструкции в первоначальном виде.

Внимание!

  6-НДФЛ за 9 месяцев: частые ошибки и пример заполнения

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Должностные инструкции

Несколько советов по составлению должностных инструкций (в приложении — инструкция главбуха)

Экономическая эффективность бизнеса во многом зависит от эффективности использования имеющихся ресурсов.

Большое значение для нормального функционирования организации играют человеческие ресурсы. Этот факт трудно переоценить. А значит, необходимость эффективного использования человеческих ресурсов так же не вызывает сомнений. Так какие же инструменты необходимо задействовать для эффективного использования человеческих ресурсов?

• Одним из основных документов, влияющих на успешное взаимодействие работодателя и его сотрудников, является должностная инструкция.
• Итак, должностная инструкция – это внутренний документ организации, необходимый для эффективного управления персоналом вне зависимости от размеров компании.
• Должностные инструкции определяют:

• должностные обязанности сотрудников,
• их права,
• обязанности,
• уровень ответственности,
• порядок взаимодействия с руководством и коллегами.

Несмотря на то, что обязанность по составлению должностных инструкций предусмотрена только для государственных учреждений, коммерческим компаниям они способны оказать значительную поддержку при регулировании трудовых отношений с сотрудниками, а так же в случаях возникновения трудовых споров.