У работодателя есть несколько способов сохранить ценного сотрудника. Выбор зависит от того, на какие затраты и риски готова пойти компания.

Вариант 1. Дать работнику отпуск, если он уехал временно

Продолжительность отпуска без сохранения зарплаты ничем не ограничена и определяется соглашением между работником и работодателем (ст. 128 ТК РФ). Ежегодный оплачиваемый отпуск нельзя выдавать «авансом». При этом его максимальная продолжительность, с учетом дополнительных дней от работодателя, также не ограничена (ст. 120 ТК РФ). 

Компания может на время нахождения сотрудника за рубежом оформить ему отпуск, а фактически выполненную работу оплатить затем премиями или материальной помощью.

Этот вариант используется некоторыми работодателями, но он противоречит одному из основных принципов трудового законодательства: обеспечение права каждого работника на своевременную и в полном размере выплату справедливой заработной платы (ст. 2 ТК РФ).

Компанию могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства, со штрафом до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Вариант 2. Оформить длительную зарубежную командировку

Сроки служебной поездки работодатель определяет самостоятельно (ст. 166 ТК РФ). 

Он может оформить работнику длительную зарубежную командировку, пока тот не решит вернуться на постоянное место работы. Вопрос в том, во сколько это обойдется компании.

По Положению об особенностях направления работников в служебные командировки от 13.10.2008 № 749 (п. 12, 23) сотруднику в иностранной командировке возмещаются:

• расходы на проезд и проживание;
• затраты на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
• консульские и аэродромные сборы;
• сборы на право въезда и транзита автомобильного транспорта;
• медицинская страховка для визы;
• суточные;
• иные обязательные платежи и сборы.

На время командировки за работником сохраняются место работы и средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

И есть один нюанс. Если командированный сотрудник подлежит мобилизации, то при получении повестки на компанию командировку придется досрочно завершить. Поскольку ее сроки напрямую зависят от работодателя, а он обязан обеспечивать явку работающих призывников (ст. 9 Федерального закона от 26.02.97 № 31-ФЗ).

Вариант 3. Перевести работника на «дистанционку»

Это вариант законен, если у сотрудника сохраняется постоянная регистрация в России, и в самом трудовом договоре не будет сделан акцент на том, что работа будет выполняться из другой страны. Например, будет указано «Место выполнения трудовой функции работник определяет самостоятельно».

Минтруд считает, что принять на работу кандидата, проживающего за рубежом, нельзя (письмо Минтруда РФ от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755).

Нормы трудового законодательства действуют только на территории РФ, если иное не установлено в самом законе или международном договоре (ст. 10, 13 ТК РФ).

А несоблюдение юрисдикции — это тоже нарушение трудового законодательства, за которое работодатель может получить штраф до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Двусторонних трудовых соглашений, которые разрешают принимать жителя другой страны на работу в российскую компанию по российскому праву, единицы. Например, такой договор есть с Республикой Польша. Но в большинстве случаев действует право страны проживания. 

Нам неизвестно про случаи привлечения работодателя к ответственности за дистанционные договоры с жителями другой страны, хотя практика может поменяться. И Минфин не считает «дистанционку» из другой страны нарушением, обращая внимание только на особенности налогообложения (письмо Минфина РФ от 18.07.2019 № 03-04-06/53227).

Так что вариант с удаленной работой из-за рубежа вполне жизнеспособен.

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!

Попробовать

Работодатель заключает с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору об удаленном характере работы. Его можно подписать через электронный документооборот, но понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись для компании и усиленная неквалифицированная подпись для работника (ст. 312.3 ТК РФ).

Также работодателю придется разработать локальный нормативный акт (ЛНА) с описанием особенностей дистанционной работы:

• порядок взаимодействия работника и компании (ст. 312.3 ТК РФ);
• режим труда и отдыха, предоставление отпусков (ст. 312.4 ТК РФ);
• включение времени взаимодействия с работодателем в рабочее время (ст. 312.4 ТК РФ);
• порядок определения размера и выплаты компенсации за использование личного имущества сотрудника для выполнения трудовой функции (ст. 312.6 ТК РФ);
• гарантии в командировках (ст. 312.6 ТК РФ);
• проведение инструктажей по охране труда, если компания выдала работнику оборудование для работы, например, ноутбук (ст. 312.7 ТК РФ).

Работодатель может не разрабатывать ЛНА, а включить все перечисленные нюансы в трудовой договор сотрудника. Но если удаленщиков несколько, то лучше принять один внутренний документ.

Компания может проверить, все ли требования к дистанционной работе она выполнила, по чек-листу Роструда (приложение 25 к Приказу Роструда от 01.02.2022 № 20).

Работодатель должен обеспечить сотрудника всем необходимым для работы: компьютером, программным обеспечением, канцтоварами, интернетом, связью. Если компания не имеет возможности это сделать, то она компенсирует работнику его личные расходы, которые он несет при выполнении трудовой функции (ст. 312.6 ТК РФ).

Работодатель самостоятельно определяет:

• перечень затрат, которые он компенсирует «дистанционщику», в том числе спецификацию оборудования, объем интернет-трафика, услуг связи, амортизацию имущества;
• размеры возмещения и методику расчета;
• перечень документов, подтверждающих расходы работника;
• порядок и сроки выплаты компенсации.

Размер возмещения должен быть экономически обоснованным (письмо Минфина России от 06.11.2020 №03-04-06/96913). Нужно документами подтвердить не только размер расходов, но и то, что их понес именно работник для выполнения трудовой функции. То есть доказать, что удаленщик использует личный ноутбук, заключил договор с оператором связи и тому подобное. 

При переводе действующего работника на дистанционную работу размер его зарплаты не должен измениться (ст. 312.5 ТК РФ). Если был установлен районный коэффициент (РК), то при указания места работы в другой стране или «по месту фактического пребывания» он становится равным 0 %. То есть зарплата будет меньше.

В этом случае работодатель устанавливает надбавку, нивелирующую разницу из-за потери РК. Итоговый доход сотрудника остается прежним, и это не нарушает трудовое законодательство.

Работник самостоятельно определяет, в какую кредитную организацию перечислять его средства. В трудовом договоре можно даже предусмотреть условие, что зарплата выдается не самому сотруднику, а, например, его родственнику (ст. 136 ТК РФ).

Если есть проблемы с перечислением денег в банк другой страны, то можно договориться с работником о выплате на карту российского банка. Единственное условие — сотрудник должен письменно предупредить работодателя о смене кредитной организации за 15 дней до ближайшей зарплаты.

Рассчитываются с «дистанционщиком» в рублях. Платить зарплату в валюте можно только представителям компании или сотрудникам представительств компании за рубежом (ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ). 

Если указать в трудовом договоре удаленного сотрудника место проживания и выполнения трудовой функции другую страну, то будет считаться, что тот получает доход за пределами РФ (пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ).

Работодатель не начисляет и не удерживает НДФЛ с его зарплаты.

Если указывать «место работник выбирает самостоятельно», то компания продолжит удерживать и уплачивать подоходный налог, поскольку не получила от работника документов о смене места проживания.

Текущее законодательство не обязывает работодателя передавать в ФНС данные о фактическом проживании сотрудника. 

Пока работник является налоговым резидентом РФ, подоходный налог он уплачивает самостоятельно.

Как только он становится нерезидентом, то есть будет проживать за рубежом 183 дня и более в течение 12 месяцев подряд (ст. 207 НК РФ), он уже не будет платить НДФЛ с зарплаты в российской компании.

И это одна из причин, почему ФНС с особым вниманием относится к договорам на дистанционную работу из другой страны.

Здесь стоит отметить, что смена резидентства не происходит автоматически. Для этого работник должен:

• заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием страны проживания;
• подать заявление о статусе налогового нерезидента, приложив к нему копию загранпаспорта с читаемыми отметками о пересечении границы.
• Точно также не будет автоматической смены резидентства при возвращении работника в Россию. Работник опять же должен уведомить работодателя.

Минфин России анонсировал поправки в НК РФ (разъяснения от 27.07.2022). Он предлагает считать дистанционную работу из-за границы на российскую компанию доходом от источника в РФ. В этом случае компания будет начислять и удерживать НДФЛ с резидентов по ставке 13-15 %, с нерезидентов — 30 %. Но в октябре 2022 года поправки еще не приняты.

Большинство обязанностей работодателя по обеспечению безопасных условий на рабочих местах (ст. 214 ТК РФ) на дистанционную работу не распространяется, кроме трех пунктов:

• страхование удаленного сотрудника от «травматизма» (ст. 5 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ);
• расследование несчастных случаев, микротравм и профессиональных заболеваний;
• выполнение предписаний Роструда и других уполномоченных надзорных органов, рассмотрение представлений профсоюза.

Также работодателю придется проводить работнику инструктажи по безопасному использованию оборудования, если он предоставил его вместо компенсации (ст. 312.7 ТК РФ).

И вот здесь кроется одна из причин, по которой Минтруд отрицательно относится к дистанционным договорам с жителями другой страны. Он считает, что работодатель не сможет выполнять требования охраны труда. Например, провести расследование несчастного случая в другом государстве. Исключение — территория ЕАЭС: Казахстан, Беларусь, Армения, Киргизия.

Несчастные случаи с работником на территории стран — участниц ЕАЭС расследуются в соответствии с Соглашением от 31 мая 2013 года (Федеральный закон от 04.11.2014 № 321-ФЗ).

Дистанционный работник подлежит обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (Федеральный закон от 16.07.99 № 165-ФЗ). Но для получения выплат по больничному или декрету иностранные медицинские документы придется заменить на российский листок нетрудоспособности, оформленный по требованиям Приказа Минздрава РФ от 23.11.2021 № 1089н.

• Больничный от зарубежной клиники нужно будет легализовать, перевести на русский язык с нотариальным заверением перевода и представить на рассмотрение врачебной комиссии российской лицензированной медорганизации. 
• Смотрите разъяснения ФСС о замене иностранного листка нетрудоспособности.
• Дистанционного работника нужно предупредить, что от него потребуется при заболевании или травме для получения выплат.

При переводе на дистанционную работу сотрудник не увольняется. Если он переехал в другую страну, то снять его с воинского учета можно только после получения им статуса «постоянно проживающего за пределами РФ» (ст. 8 Федерального закона 28.03.98 № 53-ФЗ).

Статус «постоянно проживающего за пределами РФ» означает, что гражданин снялся с регистрационного учета в России и получил в иностранном государстве разрешение на постоянное проживание, например, вид на жительство.

Если у работника изменилось только место пребывания, то об этом нужно сообщить в военкомат, где работник стоял на учете. Порядок определен в приложении 13 к Методическим рекомендациям по воинскому учету от 11.07.2017:

1. Заполнить и передать работнику любым доступным способом листок сообщения об изменении сведений о гражданах, состоящих на воинском учете. Предполагается, что сотрудник должен сам отнести его в военкомат.
2. Внести изменения в личную карточку по форме № 10 (п. 29 МР).
3. В течение двух недель направить в военкомат сведения об изменениях. Форма приведена в приложении 13 к МР. Если листок сообщения вручить работнику не удалось, то в сведениях указывают причину.

Воинский учет на «дистанционщика» ведется так же, как на любого штатного сотрудника. Единственный нюанс: работодатель не сможет вручать под личную подпись повестки в военкомат. При получении на адрес организации нужно отправить их обратно с сопроводительным письмом. В письме в военкомат указать, что повестку вручить лично работнику невозможно из-за дистанционного характера работы.

Что делать, если работник не выполнил задание в командировке

Основная цель и назначение командировки — выполнение служебного поручения, данного работнику работодателем. Но что делать, если работник не выполнил порученное ему задание? Стоит ли выплачивать ему суточные и средний заработок? Может ли работодатель наказать сотрудника за срыв командировки? Эти и другие вопросы мы рассмотрим в данной статье.

Командировочные расходы и гарантии работника

За сотрудником, направляемым в командировку, работодатель обязан сохранить рабочее место и средний заработок, а также компенсировать затраты на саму поездку. Такие гарантии предусмотрены не только для штатных сотрудников, но и для совместителей.

Состав командировочных расходов включает в себя обязательные расходы, предусмотренные ТК РФ и дополнительные, установленные внутренними локальными актами работодателя.

В состав обязательных командировочных расходов включается:

• Оплата проезда к месту командировки и обратно.
• Компенсация затрат на наем жилого помещения на время командировки.
• Суточные.
• Средний заработок.

Возможные причины срыва командировки

Особенности возмещения командировочных расходов напрямую зависят от того, по чьей вине произошел срыв командировки. Причин невыполнения служебного задания может быть несколько:

• По вине работника.
• По вине работодателя.
• По обстоятельствам, независящим от сторон.

Не по вине работника

В случае срыва командировки по вине работодателя или по обстоятельствам, независящим от сторон, к работнику не могут быть применены меры дисциплинарного взыскания. Суточные, а также иные обязательные расходы, включая средний заработок, подлежат выплате в общем порядке.

По вине работника

Если в срыве командировки виноват непосредственно сотрудник, то работодатель может:

• Не оплачивать ему средний заработок за время пребывания в служебной поездке.

Невыполнение служебного задания относится к простою и, если в нем виноват сотрудник, зарплата за время командировки ему не выплачивается (абз. 3 ст. 157 ТК РФ).

Иные расходы — такие как суточные, оплата проезда и затраты на наем жилья, компенсируются сотруднику в любом случае, даже если он сам сорвал командировку. Связано это с тем, что указанные выплаты не относятся к оплате труда, а являются компенсацией расходов. Аналогичная позиция изложена в письме Роструда от 30.04.2008 № 1024-6.

• Назначить дисциплинарное взыскание.

Срыв командировки по вине работника может быть отнесен работодателем к дисциплинарному проступку, за который сотруднику может быть назначено взыскание.

Напомним, что согласно ст. 192 ТК РФ под дисциплинарным проступком понимается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине, возложенных на него обязанностей. Под это определение попадает в том числе и срыв командировки по вине сотрудника.

Дисциплинарное взыскание за срыв командировки

• За невыполнение служебного задания по вине сотрудника, работодатель вправе назначить работнику следующие виды взыскания:
• Самое мягкое дисциплинарное взыскание.
• Второе по значимости взыскание после замечания.
• Самое серьезное дисциплинарное взыскание, назначаемое в крайних случаях.

Сотруднику можно назначить только одно дисциплинарное взыскание, но ничто не мешает привлечь его к административной, уголовной или материальной ответственности при наличии на то оснований.

Для привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности работодатель должен соблюсти определенный порядок действий, предусмотренный ст. 193 ТК РФ.

Вначале получите документальное подтверждение факта нарушения работником трудовой дисциплины в командировке. После этого от сотрудника потребуйте объяснительную записку с объяснением причин срыва командировки. Если сотрудник отказывается это сделать или по истечении 2 дней объяснительная не представлена, составьте соответствующий акт.

И последний этап — издание приказа о назначении дисциплинарного взыскания.

Наказание на сотрудника может быть возложено в срок, не превышающий месяца с даты совершения проступка.

Подводим итоги

• В случае невыполнения сотрудником по его вине служебного задания ему в обязательном порядке возмещаются расходы в виде суточных, а также затраты на оплату проезда и проживания.
• Средний заработок при срыве сотрудником командировки не выплачивается, за исключением случаев, когда срыв произошел не по вине работника.
• За невыполнение служебного задания по вине работника работодатель вправе применять к сотруднику меры дисциплинарного взыскания, такие как замечание, выговор и увольнение.

Заграничные командировки и споры по расходам

С учётом деятельности компании, в целях заключения договоров или проведения переговоров, отстаивания позиции в судах иностранных государств, российские компании направляют своих сотрудников в зарубежные командировки.

Понятия «зарубежная» или «заграничная» командировка законодательство РФ не содержит, а значит, на них распространяются общие правила ст. 166-168 ТК РФ, с особенностью для такой деятельности за пределами страны.

Итак, заграничная служебная командировка ― поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, за пределами Российской Федерации.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Это относится и к любым командировкам.

Поскольку командировка предполагает расходы компании, направление сотрудника должно быть правильно отражено в кадровой документации и бухгалтерском учёте. Учёт командированных работников (как убывших, так и прибывших в командировку), ведётся в специальном журнале.

Командировка должна быть оформлена первичными документами: служебным заданием, в котором указывается цель командировки; приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку.

Командировочное удостоверение при направлении работника в командировку за границу оформлять не нужно, фактическое время нахождения за границей возможно отследить на основании отметок, сделанных пограничными органами о пересечении государственной границы.

Казалось бы, всё не так сложно, однако заграничные командировки предполагают ряд нюансов, и здесь часто возникают споры, которые часто заканчиваются в суде или на различных «согласительных» комиссиях при работодателе. Рассмотрим наиболее частые из них относительно предмета спора.

1. Споры по отчёту и фактическому расходу

По возвращении из командировки работник обязан предоставить работодателю в течение трёх рабочих дней: авансовый отчёт с приложением документов о расходах и отчёт о работе, выполненной в командировке.

Если документы, подтверждающие командировочные расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский язык. Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации (Письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

Не все и не всегда делают такие переводы, а значит, учесть командировку в бухгалтерском учёте в составе расходов не получится. Позиция по этому вопросу ФНС однозначная: раз не ясен смысл документа, значит, он не может подтвердить понесённые расходы.

При выписке авиабилетов и иных перевозочных документов на иностранном языке в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов для целей налогообложения прибыли: Ф.И.О.

пассажира, направление, номер рейса, дата вылета, стоимость билета (Письмо Минфина России от 24.03.2010 № 03-03-07/6). ФНС России в Письме от 26.04.2010 № ШС-37-3/656@ уточнила, в каких случаях нет необходимости переводить на русский язык электронный билет.

1. Споры о выдаче денежных средств на командировочные расходы

При направлении работника в командировку выдается денежный аванс. Сумму аванса организация определяет самостоятельно исходя из срока командировки, норм суточных расходов, норм расходов на наём жилого помещения, стоимости проезда к месту командировки и обратно.

Выдача наличных денежных средств оформляется расходным кассовым ордером.

Организация может выдать ему денежные средства посредством предоставления банковской корпоративной карты, а работник может осуществлять необходимые расходы либо с использованием банковской карты в безналичном порядке, либо наличными, снятыми со счёта карты.

Часто возникает вопрос о возможности перечисления денежных средств на зарплатную карту. Минфин России не запрещает перечисление денежных средств на зарплатные карты (Письмо от 29.12.2011 № 14-01-07/1396-1966).

Он рекомендует минимизировать наличное денежное обращение путём введения безналичных расчётов с подотчётными лицами с применением банковских карт работников (Письмо от 05.10.2012 № 14-03-03/728). Казначейство РФ в Письме от 26.07.2011 № 42-7.4-05/5.

2-500 пояснило, что нет правовых оснований для отказа в перечислении командировочных расходов на банковские счета работников, открытые для совершения операций с использованием зарплатных карт.

Организация вправе выдавать денежные средства на командировочные расходы как в рублях, так и в валюте. Если денежные средства на командировочные расходы выдаются в рублях, то работник сам приобретает на них валюту.

При этом расходы организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на покупку валюты по курсу обмена. Курс определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты (Письмо Минфина России от 15.06.2011 № 03-03-06/1/347).

Если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа, следует применять курс Банка России, действовавший на дату утверждения авансового отчёта (Письма Минфина России от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193, ФНС России от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408).

Если денежные средства выдаются в иностранной валюте, это не нарушение валютного законодательства.

Поскольку валютная операция, совершаемая при выдаче юридическим лицом — резидентом сотруднику, направляемому в служебную командировку за пределы России, наличных денежных средств в иностранной валюте на командировочные расходы, разрешена ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» и не ограничена требованиями об использовании специального счёта и о резервировании, она не может быть отнесена к категории незаконных валютных операций. Данные выводы сделаны в Постановлении Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 № 10840/07.

1. Выплата среднего заработка

Расчёт среднего заработка сотрудника, находящегося в командировке, производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за расчётный период, под которым понимаются 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. Порядок расчёта установлен ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.

Если работник по распоряжению работодателя выехал в командировку в нерабочий день (выходной или праздничный), то работодатель обязан оплатить ему этот день не менее чем в двойном размере среднего заработка или по желанию работника в одинарном размере, но с обязательным предоставлением ему другого дня отдыха. Данное правило распространяется, если работник в командировке был привлечён к работе в праздничный день и вернулся из неё в один из таких дней (Письмо Минтруда России от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).

К аналогичному выводу пришёл Московский городской суд (Апелляционное определение от 28.08.2012 по делу № 11-14545/2012), указав, что дни отъезда, приезда, а также дни нахождения в пути в период командировки, приходящиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, подлежат оплате согласно ст.

 153 ТК РФ в не менее чем двойном размере, ненадлежащее же оформление командировочных документов не может являться единственным надлежащим и достаточным основанием для лишения работника гарантированной Конституцией РФ и нормами трудового законодательства платы за труд. (Апелляционное определение от 18.04.

2012 № 33-1500/2012).

Суточные возмещаются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути (в том числе за время вынужденной остановки). Выплата суточных при направлении работника в командировку за пределы территории нашей страны имеет свои особенности.

В отличие от командировок по территории России, при однодневных командировках за рубеж суточные выплачиваются в размере 50 % от нормы суточных, установленной работодателем для загранкомандировок.

Для целей обложения НДФЛ размер суточных, не облагаемых НДФЛ, составляет за каждый день нахождения в заграничной командировке 2 500 руб.

При направлении сотрудника в загранкомандировку следует учитывать, что, когда сотрудник пересекает границу в день направления в служебную командировку, суточные за этот день, выплаченные в размере, не превышающем 2 500 руб., не облагаются НДФЛ. Для последнего дня командировки из-под налогообложения будут выводиться суточные в размере только 700 руб.

Дело в том, что, когда сотрудник убывает с территории России, дата пересечения государственной границы засчитывается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. При возвращении на территорию России дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. (Письмо Минфина России от 25.06.2010 № 03-04-06/6-135).

Минфин России в Письме от 07.10.2013 № 03-03-06/1/41508 подчеркнул: в целях исчисления НДФЛ суточные не требуют документального подтверждения. Денежные средства, выплачиваемые работникам при однодневных командировках взамен суточных, могут в соответствии с Постановлением Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12 освобождаться от налогообложения в пределах 2 500 руб.

и при нахождении в заграничной командировке.

Фактически произведённые и документально подтверждённые целевые расходы на проезд до места назначения и обратно признаются компенсационными выплатами и не подлежат обложению НДФЛ. Проездные билеты для поездки работника в командировку часто оформляются в электронном виде. Согласно Приказу Минтранса России от 08.11.

2006 № 134 в гражданской авиации маршрут-квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции является документом строгой отчётности.

Если к месту командировки и обратно работник добирается авиатранспортом, произведённые расходы подтверждаются маршрут-квитанцией электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и посадочным талоном (Письма Минфина России от 29.08.2013 № 03-03-07/35554, от 07.06.2013 № 03-03-07/21188 и др.).

Для электронного пассажирского билета установлен перечень обязательных реквизитов. Маршрут-квитанция, не содержащая хотя бы один реквизит, не может являться основанием для признания расходов (Письмо Минфина России от 26.09.2012 № 03-07-11/398).

Если работник добирался до аэропорта на такси, такие расходы на проезд могут учитываться при расчёте налога на прибыль лишь при условии их экономической обоснованности. Они должны быть документально подтверждены, оформлены в соответствии с требованиями действующего законодательства (Письма Минфина России от 11.07.

2012 № 03-03-07/33, от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621). Если имели место поездки на такси не в аэропорт (до вокзала), а по городу, то в случае, если понесённые при этом расходы экономически обоснованы, они также могут быть приняты в целях уменьшения базы по налогу на прибыль (Письмо УФНС России по г. Москве от 11.11.

2011 № 16-15/109748@).

Обоснованность расходов, учитываемых при расчёте налоговой базы, должна оцениваться с учётом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности.

Если командировочному лицу по каким-либо причинам необходимо было передвигаться по городу на такси, например перевозя тяжелый или ценный груз, такие расходы можно признать экономически обоснованными и включить в расходы в целях исчисления налога на прибыль.

При этом необходимо, чтобы работник разъяснил производственную необходимость этих расходов в служебной записке.

ФАС Московского округа указал, что, если расходы на такси произведены не на проезд до аэропорта (из него), а по городу, они не могут быть освобождены от НДФЛ (Постановление от 04.04.2013 по делу № А40-51503/12-90-279).

Также суды разъяснили позицию, признавая обоснованными расходы на аренду автомобиля сотрудником, находящимся в командировке, если он переезжает из одного города в другой. (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 22.09.2010 по делу № А32-49229/2009).

Кроме того, поскольку расходы на аренду автомобиля относятся к компенсационным выплатам, связанным с исполнением гражданами трудовых обязанностей, они не облагаются НДФЛ (Письмо Минфина России от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742, Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 22.09.

2010 № А32-49229/2009, ФАС Уральского округа от 03.09.2007 № Ф09-7059/07-С2). Однако имеются и судебные решения, вынесенные не в пользу налогоплательщиков.

Так, ФАС Московского округа счёл, что расходы командированного работника по прокату машин не относятся к расходам, не подлежащим обложению НДФЛ (Постановление от 04.04.2013 по делу № А40-51503/12-90-279).

Согласно ст. 264 НК РФ наём жилого помещения организация может признать в качестве командировочных расходов. Однако в случае, если в счёте от зарубежной гостиницы выделен НДС, его также нужно включить в расходы.

Минфин России разъяснил, что расходы работника на проживание в гостинице, включая НДС, уплаченный за границей, можно учитывать в качестве расходов на командировку (Письмо от 30.01.2012 № 03-03-06/1/37).

Если работник проживал в номере класса люкс, то контролирующие органы могут счесть такие расходы экономически необоснованными. В этом случае организация может сослаться на то, что НК РФ не предусмотрены ограничения расходов на проживание в гостинице по классу номеров. Главное ― наличие оправдательного документа.

Такими документами могут служить: счёт (инвойс) гостиницы и ваучер, подтверждающий расходы на онлайн-бронирование. В счете гостиницы должны быть указаны время проживания командированного, стоимость проживания в день и за весь период, также должна стоять отметка об оплате услуг гостиницы.

Счёт должен быть подписан уполномоченными лицами и заверен печатью. В счетах, выставляемых гостиницами, довольно часто указывается не только стоимость услуг по проживанию, но и дополнительных услуг (Интернет, телефоном и т. п.).

Стоимость дополнительных услуг, оказываемых гостиницами, включается в состав расходов по найму жилого помещения в месте командирования, поэтому такие дополнительные услуги отелей могут учитываться в составе командировочных расходов. Расходы на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание в номере, пользование бассейнами, саунами и т. п. учесть в составе расходов по найму жилья нельзя.

На это прямо указано в ст. 264 НК РФ. Нельзя учесть в составе расходов по найму жилья стоимость завтраков, подаваемых в номер, т. к. стоимость питания в командировке покрывается за счёт суточных. Если командировка работника носит производственный характер, то стоимость брони может быть учтена для целей налогообложения. (Письма от 18.10.2011 № 03-03-06/1/672, от 10.03.2011 № 03-03-06/1/131).

Затронутая тема обширна, а практика по ней сложилась и устоялась. Главное, что нужно помнить: все расходы в заграничной командировке должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы.

Задание по командировке не выполнено: последствия

Сотрудник направлен в служебную командировку, но задание не выполнено. Как рассчитаться с ним за поездку? Оплатить ли суточные, проезд и проживание, средний заработок? Правильный ответ – в материале.

Гарантии для командированных

По умолчанию работнику, уезжающему в командировку компания должна возместить:

• оплату проезда;
• затраты на аренду (наем) жилья;
• суточные;
• другие расходы, согласованные с руководством.

Помимо этого за все дни нахождения в служебной поездке, в том числе, за дни нахождения в пути, работнику выплачивается средний заработок. Таковы гарантии для командированных, установленные трудовым законодательством (ст. 168 ТК РФ).

Вина работника

На практике может сложиться ситуация, когда задание, ради которого организована командировка, не выполнено. Иными словами, работник не выполнил задание в командировке. Нужно ли платить за такую работу и компенсировать понесенные им расходы?

В такой ситуации сотруднику нужно компенсировать расходы на служебную поездку. То есть оплатить:

• проезд;
• проживание;
• суточные.

Ведь это не вознаграждение за труд, а компенсация, установленная действующим законодательством. Расходы на командировку нужно возместить вне зависимости от того, выполнено данное ему задание, или нет (ст. 129, 168, ч. 3 ст. 157 ТК РФ, письмо Роструда от 30.04.2008 № 1024-6).

Под простоем понимается временная приостановка работы по причинам экономического, технологического или организационного характера. Простой может возникать по вине работника, работодателя или по причинам не зависящим от них (ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ).

Что касается оплаты труда в командировке – среднего заработка, то за время невыполнения служебных обязанностей по вине работника зарплату выплачивать не нужно. Такая ситуация классифицируется как простой, возникший по вине сотрудника.

Вины нет

В том, что задание в командировке не выполнено, вины работника может не быть. Например, простой возник по вине принимающей стороны или по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. В такой ситуации дни простоя оплачиваются работнику исходя из среднего заработка по общему правилу для командированных.

То, что в эти дни работник не исполнял свою трудовую функцию, значения не имеет. Ведь за работником, отбывшим в командировку, сохраняется место работы (должность) и средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

Обратим внимание, что обычно средний заработок за время простоя по вине работодателя или по независящим от сторон причинам оплачивается в размере 2/3 оклада.

Однако законодательство не предусматривает возможности оплачивать время пребывания в командировке ниже среднего заработка сотрудника.

Значит, среднюю зарплату работнику нужно выплатить в полном размере за все дни нахождения в командировке, включая день отъезда и день прибытия.