Не во всех организациях работа строится по стандартному графику. Некоторые специалисты могут позволить себе сами определять начало и окончание рабочего дня. Конечно же, для этого нужна договоренность с работодателем, но только лишь ее недостаточно. В соответствии с Трудовым кодексом, гибкий график должен быть прописан в договоре. А чтобы правильно производить оплату, нужно фиксировать фактически отработанное время.

Что значит работа по гибкому графику

Кто не мечтает работать в свободном временном режиме? Причем в понедельник он может быть один, во вторник — немного другой и так далее. Такое вполне возможно, если работодатель пойдет навстречу. И это может быть вполне оправдано, ведь если сотрудник будет работать в комфортных условиях, его эффективность повысится.

В общем смысле под графиком работы понимают соотношение рабочего и нерабочего времени за определенный промежуток, чаще за неделю.

Когда говорят о гибком графике, то вкладывают в это понятие еще и возможность изменять это соотношение. Причем это изменение производит сам работник, предварительно согласовав эту возможность с работодателем.

Одновременно с этим можно предусмотреть индивидуальную продолжительность смены и иные моменты, связанные с режимом работы.

Гибкий график довольно часто применяют при сокращенном рабочем времени, ведь 8 полноценных часов работы трудно куда-либо сдвинуть. Тем не менее такой вариант вполне возможен и при полном рабочем времени.

Трудовой договор

В трудовом договоре в обязательном порядке следует прописывать режим работы и отдыха. Поэтому все договоренности между сторонами должны быть включены в договор.

Если руководитель на словах разрешил являться на работу к обеду и сидеть до закрытия офисного центра, это еще ничего не значит.

Если не прописать такое условие в договоре, работник рискует получить взыскание.

Например, в его договоре зафиксировано, что рабочий день начинается в 9:00. Это значит, что именно в 9:00 ему следует быть на рабочем месте. Если работника нет, это может быть расценено как опоздание. Предположим, основываясь на устных договоренностях, сотрудник явился к 14:00. То есть отсутствовал на работе более 4 часов, а это уже прогул.

Итак, первое что нужно сделать при желании работать по гибкому графику — отразить это в трудовом договоре. Сотрудник должен написать заявление о перемене режима работы, а работодатель — его согласовать. На основании заявления составляется дополнительное соглашение к договору, в котором фиксируются новые условия работы.

В раздел договора, где описывается режим работы, целесообразно включить следующие пункты:

1. Об общем количестве рабочего времени в учетный период. Например: «Работнику устанавливается режим гибкого рабочего времени, который определяется по 40-часовой рабочей неделе с перерывом на обед 1 час, выходные дни — суббота и воскресенье». Из этой формулировки понятно, что сотрудник должен отработать 40 часов в неделю, причем в рабочие дни.
2. Временной промежуток, в который сотрудник гарантированно должен быть на рабочем месте. Например, это день и час, когда обычно проводятся совещания, планируется работа, подводятся итоги, сдаются внутренние отчеты и так далее. Это может быть один день в неделю или определенное время каждый рабочий день. В договоре можно написать: «Работнику устанавливается фиксированное рабочее время с 11 до 13 часов ежедневно (обязательное присутствие на рабочем месте)».
3. Периоды времени, когда он может по своему усмотрению приходить на работу и покидать ее. В договор это может выглядеть так: «Работнику устанавливается гибкое рабочее время с 9 до 11 часов и с 13 до 21 часа. Необходимость находиться на рабочем месте в эти периоды определяется соглашением сторон».
4. О том, что отработанное сотрудником время должно учитываться суммировано. Это обязан обеспечить работодатель. В договоре можно написать: «Работодатель ведет суммированный учет рабочего времени работника, учетный период — один месяц (неделя, день)».

Учет рабочего времени

В соответствии с Трудовым кодексом, гибкий график является вариантом особого режима труда. Отработанное время при этом должно суммироваться. Чтобы производить суммирование рабочего времени, работодатель должен прежде определиться с периодом.

Это может быть каждый день, неделя или месяц. Обеспечивается учет рабочего времени, как правило, при помощи фиксации моментов, когда сотрудник приходит на рабочее место и покидает его.

Это всевозможные системы электронных пропусков, безопасности и прочие современные варианты классических «вертушек» на проходных предприятий.

График может быть установлен для одного или нескольких сотрудников, но можно предусмотреть его и для целого отдела. Если гибкий график водится для всего подразделения, то должны быть внесены изменения в договор с каждым сотрудником, в правила внутреннего распорядка и в прочие нормативные акты, в которых описывается режим труда.

Для кого подходит

Безусловно, свободный рабочий график подходит не для всех. Однако такой режим пользуются успехом в IT-сфере, а также у разного рода специалистов творческих профессий — художников, дизайнеров и многих других. Плюс в том, что работник может трудиться именно тогда, когда наиболее ориентирован на это. К примеру, у одних пик работоспособности наступает ранним утром, тогда как у других — во второй половине дня. К тому же зачастую переход на гибкий график связан с жизненными обстоятельствами человека. Если работодатель пойдет ему навстречу, то обе стороны от этого только выиграют.

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем | РБК Тренды

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять.

По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией.

Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией.

Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3].

При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение.

Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас.

Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать.

Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования».

Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8].

Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить.

Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так ( bakunin.com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям.

По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели.

Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

• Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
• Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
• Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
• Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
• Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Что такое режим гибкого рабочего времени и как он устанавливается?

Гибкий режим рабочего времени набирает популярность во многих организациях. При таком режиме начало, окончание, а также продолжительность рабочего дня не фиксированы, а определяются по соглашению сторон (ст. 102 ТК РФ).

Цели введения такого режима – рациональное использование рабочего времени, повышение эффективности труда, улучшение социально-психологической обстановки в коллективе и, соответственно, повышение лояльности работников. Многие сотрудники предпочтут работодателя, который предлагает им удобный график, позволяющий продуктивно работать и успевать решать свои личные вопросы.

Для установления такого режима в отношении всех или отдельных сотрудников необходимо соблюсти ряд кадровых процедур. Обо всех нюансах гибкого режима работы рассказывает эксперт «ЧТОДЕЛАТЬКОНСАЛТ» в своей статье.

Что такое гибкий режим рабочего времени?

Режим гибкого рабочего времени ‒ это режим работы, при котором начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня определяются по соглашению сторон трудового договора, при этом работодатель должен обеспечить отработку сотрудником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующих учётных периодов: рабочего дня, недели, месяца и других (ст. 102 ТК РФ).

Конкретные условия работы в данном режиме законом не определены. Стороны трудового договора могут согласовать:

• гибкое начало и окончание рабочего времени (например, работник приходит на работу во временном промежутке с 8 до 10 часов и время его работы заканчивается с 17 до 19 часов);
• гибкая продолжительность рабочего дня (например, один день работник трудится 7 часов, а другой 9 часов).

Гибкий режим может применяться как при пятидневной рабочей неделе, так и при других режимах работы (например, при неполном рабочем времени).

Не знаете, как лучше разрешить ситуацию? Аналитические материалы помогут разобраться.

Кому можно установить гибкий режим рабочего времени?

В трудовом законодательстве нет ограничений по категориям работников, которым может быть установлен гибкий график. Такой режим может быть установлен как для всех сотрудников, так и для одного конкретного работника, на должность или на отдел.

На практике такой режим чаще всего устанавливается сотрудникам, чья работа не требует постоянного присутствия на рабочем месте (например, творческим работникам, спортсменам или агентам по недвижимости).

Также гибкий режим могут установить тем сотрудникам, кому по личным причинам сложно начинать или заканчивать работу каждый день в одно и то же время (например, студентам, совмещающим работу с обучением).

Как установить гибкий режим рабочего времени?

Режим гибкого рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка в соответствии с ч. 1 ст. 100 ТК РФ, а если он устанавливается конкретному сотруднику и отличается от общего режима, действующего в организации ‒ трудовым договором с данным работником.

Гибкий режим может быть установлен как при приёме на работу, так и уже работающему сотруднику. Если такой режим устанавливается действующему работнику организации, то необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Устанавливая гибкий режим работы сотруднику, в документах необходимо отразить следующие условия:

1. Время работы, которое может быть гибким: начало, окончание или общая длительность рабочего дня. Роструд отметил, что гибкое время работы сотрудника должно определяться в соответствии в фактической возможностью работодателя вести учёт рабочего времени (Доклад Роструда за III квартал 2021 года).
2. Фиксированное время обязательного присутствия на работе (Доклад Роструда за III квартал 2021 года).
3. Перерыв для питания и отдыха, который не включается в рабочее время и не может быть менее 30 минут и более 2 часов (ч. 1 ст. 108 ТК РФ). Обеденный перерыв может быть как фиксированным, так и плавающим. Роструд отметил, что перерыв должен разделять время работы на две примерно равные части (Доклад за III квартал 2021 года).
4. Учётный период – календарное время, в течение которого сотрудник должен отработать установленную для него норму часов. Он может быть от одного рабочего дня до года (ч. 2 ст. 102, ч. 1 ст. 104 ТК РФ). Для ряда сотрудников предусмотрены исключения. Например, работники с вредными и (или) опасными условиями труда. Учётный период у них, как правило, не должен быть больше трёх месяцев (ч. 1, 2 ст. 104 ТК РФ).
5. Условия работы ночью (с 22 часов до 6 часов) либо запрет на неё. Работа в ночное время оплачивается в повышенном размере (ч. 1 ст. 96, ст. ст. 149, 154 ТК РФ). Это относится и к сотрудникам с гибким графиком. Если специфика организации не предусматривает работу в ночное время, то рекомендуем закрепить данное условие в трудовом договоре. Если гибкий график включает ночную работу, то в документах необходимо уточнить все нюансы в соответствии с ТК РФ.
6. Срок, на который устанавливается такой режим. Трудовое законодательство не содержит ограничений по сроку: он может быть установлен как на определённый период, так и бессрочно.

• Формы и образцы заполнения документов для установления гибкого режима работы вы можете найти в справочно-правовой системе КонсультантПлюс.
• Форма: Трудовой договор с условием о гибком графике работы (образец заполнения) (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}
• Форма: Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении режима работы на режим гибкого рабочего времени (образец заполнения) (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}
• Ориентируйтесь в законодательстве и отслеживайте изменения.

Как вести учёт рабочего времени?

Работодатель обязан вести учёт фактически отработанного каждым работником времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Отработанное время отражают в табеле. В зависимости от действующих у работодателя правил ведения учёта рабочего времени табель может быть оформлен либо по унифицированной форме № Т-12 или № Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), либо по форме, разработанной работодателем.

Учёт сверхурочной работы при гибком графике ведётся суммарно по отношению к установленному учётному периоду.

Распространено мнение, что при введении данного режима работы сотрудникам необходимо применять суммированный учёт рабочего времени, но такая необходимость у работодателя появляется не во всех случаях.

В соответствии со ст. 104 ТК ТФ суммированный учёт вводится, если работодателем не может быть соблюдена ежедневная и (или) еженедельная продолжительность рабочего времени, установленная для определённой категории сотрудников.

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ).

Соответственно, если работодатель соблюдает нормы продолжительности рабочего дня или рабочей недели, то суммированный учёт вводить не нужно. Это возможно в следующих случаях:

• время начала и окончания рабочего дня отличаются, но при этом сотрудник отрабатывает 8 часов;
• работник каждый день трудится разное время, но суммарно 40 часов в неделю.

Обратите внимание, для некоторых категорий работников предусмотрена сокращённая продолжительность рабочего времени (ст. 92 ТК РФ). Соответственно, время ежедневной и еженедельной работы учитывается в зависимости от категории сотрудника.

Если учёт рабочего времени ведётся по общим правилам, то рекомендуем закрепить в трудовом договоре время ежедневной или еженедельной работы.

Три дня в офисе, два – дистанционно: допустим ли смешанный способ организации труда?

Вопрос о возможности применения дистанционно-офисного, или, иными словами, комбинированного, способа организации труда назревал уже давно.

Многие работодатели размышляли о том, можно ли работникам трудиться, например, 3 дня в офисе, а 2 дня удаленно (дистанционно) или 4 часа в день в офисе, а 4 удаленно и иным подобным образом.

Пандемия новой коронавирусной инфекции и связанные с ней ограничительные меры властей увеличили количество работодателей, интересующихся этим вопросом.

Выясним, как это регулируется действующим трудовым законодательством, какие планы у Правительства РФ по модернизации существующих норм, что думают о таком спорном вопросе Роструд и Минтруд России. А также расскажем, как снизить риски при переводе сотрудников на смешанный режим работы уже сейчас, пока нововведения в ТК РФ не приняты.

При этом сейчас, в период снятия «антивирусных» ограничений, у многих возникает вопрос, а можно ли оставить такую дистанционно-офисную форму работы и применять ее в дальнейшем? Ведь во многих организациях были сделаны выводы о том, что смешанный тип работы имеет целый ряд преимуществ:

• работники не тратят время на дорогу до офиса, за исключением дней, когда требуется их присутствие;
• освобождается «офисное пространство», что позволяет в дальнейшем рассматривать вопрос о сокращении расходов на аренду и иные платежи;
• работники в ряде случаев более мотивированы продолжать эффективно трудиться у данного работодателя, поскольку считают дистанционную или дистанционно-офисную работу более удобным для себя форматом, и т.д.

Но вместе с пониманием преимуществ комбинированной работы у многих возникают и вопросы. Допустим ли такой способ организации труда с точки зрения законодательства? Какие риски возникают при его применении, как эти риски полностью исключить или хотя бы снизить? Как оформить переход на смешанный режим работы? Давайте разбираться.

Что говорит ТК РФ

Из положений ст. 312.1 ТК РФ можно сделать вывод, что трудовой договор о дистанционной работе – это отдельный вид трудового договора. Поэтому заключить можно либо обычный трудовой договор, либо трудовой договор о дистанционной работе. И если руководствоваться такой логикой, то смешанный трудовой договор, предусматривающий дистанционно-офисную работу, невозможен.

Есть и другие сложности. Например, в трудовом договоре о дистанционной работе можно предусмотреть дополнительные основания для его прекращения. Но что делать, если трудовой договор смешанный?

Помимо этого, при дистанционной работе работодатель выполняет лишь некоторые из общего перечня обязанностей, связанных с охраной труда, что немыслимо в случае полноценной офисной работы (ст. 312.3 ТК РФ). И как нужно разрешать вопрос с обязанностями при дистанционно-офисной работе, также остается непонятным.

Все эти моменты (и сложности) могут расцениваться как подтверждение того, что прописывая соответствующие нормы ТК РФ, законодатель не предусматривал возможности работать в рамках одного трудового договора и дистанционно, и «стационарно».

Такая позиция, безусловно, имеет право на существование и не может однозначно отвергаться как несостоятельная.

Но, на наш взгляд, она хотя и имеет под собой почву, но не соответствует сегодняшним реалиям, современным способам организации труда, развитию технологий, исключающих необходимость постоянного присутствия на рабочем месте в офисе.

Понимает это и законодатель, поэтому на сегодняшний день разработано несколько законопроектов1, прямо предусматривающих возможность применения дистанционно-офисного способа организации труда.

Законопроект о «комбинированном» режиме работы

На наш взгляд, наиболее высокие шансы стать федеральным законом имеет законопроект № 973264-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной и удаленной работы»2. Не будем останавливаться на подробном его анализе. Коротко отметим лишь то, что он имеет как плюсы, так и минусы.

Главное, на что обратим внимание в русле рассматриваемой нами темы, – в ТК РФ предлагается прямо закрепить возможность установить комбинированный режим работы, предполагающий, что одни периоды работник будет трудиться дистанционно (удаленно), а в другие периоды – на стационарном рабочем месте (ст. 312.

9 ТК РФ в предлагаемой законопроектом редакции).

Как только законопроект будет принят, мы подробно его проанализируем в окончательной редакции и дадим подробные рекомендации по организации труда согласно нововведениям

Конечно, если этот законопроект примут, то будут сняты все вопросы относительно возможности использования дистанционно-офисной работы, или, как это поименовано в указанном законопроекте, – «комбинированного режима».

На момент подготовки статьи в печать3 законопроект еще не принят, а для многих работодателей вопрос о переходе на такой режим не терпит отлагательств. Поэтому, если организация уже сейчас хочет определить риски и алгоритм перехода на него, то стоит оценить вероятность негативных последствий, исходя из текущей правоприменительной практики.

Что говорит суд?

К сожалению, судебная практика по вопросу о том, допускается ли в рамках одного трудового договора дистанционная и «стационарная» работа, в достаточном для анализа количестве отсутствует.

Другими словами, на сегодняшний день нет какого-либо существенного количества судебных решений, из которых можно было бы сделать вывод, что суды считают комбинированную работу допустимой или запрещенной.

Мнение представителей Минтруда, Роструда и инспекционная практика

Вместе с тем на сегодняшний день нами не выявлено и случаев привлечения работодателей к ответственности за применение дистанционно-офисного способа организации труда, фактов признания его неправомерным.

1) законодательство прямо дистанционно-офисную работу не запрещает;

2) широкой практики привлечения к ответственности за использование такого способа организации труда нет;

3) на стадии рассмотрения находятся законопроекты, прямо предусматривающие возможность такой комбинированной работы.

Конечно, говорить о полном отсутствии рисков при использовании дистанционно-офисного способа организации труда нельзя. По крайней мере, пока указанный выше законопроект не станет законом.

Но если организация сильно заинтересована в том, чтобы работники уже сейчас (до принятия соответствующих изменений в ТК РФ) имели возможность в определенные дни (или часы) работать дистанционно, а в другие дни (часы) – в офисе, то, учитывая крайне невысокий риск возникновения претензий со стороны контролирующих органов, мы полагаем, что организация может применить такой способ организации труда.

Как перевести работника на дистанционно-офисную работу и снизить риски

То есть для перехода на такой режим работы необходимо подписать соответствующее соглашение к трудовому договору.

В данном документе стоит отразить ряд условий, которые позволят снизить некоторые из имеющихся рисков, в частности, связанных с охраной труда, учетом рабочего времени, оплатой труда и др. Итак, рассмотрим такие нюансы:

1. В какие дни работник будет исполнять свои трудовые обязанности дистанционно, а в какие дни – в офисе.

Пример 1. Возможная формулировка в допсоглашении к трудовому договору о месте выполнения сотрудником дистанционной работы

Местом выполнения дистанционной работы может быть любой адрес, определяемый Работником по своему усмотрению на территории г. Москвы и Московской области.

Кстати, в законопроекте, о котором мы говорили, прямо указано, что в трудовом договоре о дистанционной работе условие о рабочем месте может не указываться.

4. Режим рабочего времени работника и времени отдыха работника (если работодателю важно, чтобы работник работал в определенном режиме).

Ведь если это не будет прописано в соглашении о дистанционной работе, то согласно ч. 1 ст. 312.

4 ТК РФ режим будет определяться сотрудником по своему усмотрению, что может негативно отразиться на производственных процессах, эффективности труда и будет затруднять ведение учета рабочего времени и его оплату.

5. Обеспечивается ли работник оборудованием и программным обеспечением (ПО), необходимым для исполнения своих обязанностей, какое оборудование и программное обеспечение он может использовать и с учетом каких требований. В каком размере работнику выплачивается компенсация за использование своего оборудования (если оно используется).

Эти условия могут быть прописаны так, как показано в образце из Примера 2.

Пример 2. Возможная формулировка в допсоглашении к трудовому договору об оборудовании и ПО на удаленной работе

Работник самостоятельно обеспечивает себя средствами выполнения дистанционной работы, в том числе компьютером, средствами доступа к сети Интернет, телефоном и иными.

Работник обязан при выполнении дистанционной работы использовать оборудование, программно-технические средства, иные средства, в том числе средства защиты информации, рекомендованные или предоставленные Работодателем, перечень которых определяется соответствующим организационно-распорядительным документом Работодателя.

• При выполнении дистанционной работы Работник обязан соблюдать требования к оборудованию и информационной безопасности, установленные локальными нормативными актами Работодателя, настоящим соглашением.
• При выполнении дистанционной работы работник обязан использовать лицензионные программно-технические средства, необходимые для выполнения дистанционной работы.
• Работник уведомлен и согласен, что компенсация за использование Работником принадлежащих ему либо арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации, оплату услуг интернет-провайдера, оплату услуг электроэнергии и иные расходы, связанные с выполнением дистанционной работы, включена в его заработную плату.

Отметим, что последний абзац является на практике спорным с точки зрения его правомерности и сформулирован исходя из того, что работодатель не намерен рассчитывать и оплачивать компенсацию отдельно. Если же работодатель готов на выплату отдельной компенсации, то в соглашении лучше определить механизм ее расчета и выплаты.

Кстати в упомянутом законопроекте есть нормы о возмещении сотруднику расходов на оплату электроэнергии, используемое ПО (включая антивирусную защиту) и пр.

6. Обязанность работника соблюдать требования охраны труда и перечень требований в части охраны труда, которые выполняются работодателем при исполнении работником своих обязанностей дистанционно. Эти положения могут быть сформулированы, как показано в образце из Примера 3.

Пример 3. Возможная формулировка в допсоглашении к трудовому договору о соблюдении требований охраны труда при выполнении дистанционной работы

Работник обязан соблюдать требования по охране труда при работе с использованием оборудования, которое предназначено для выполнения дистанционной работы.

В целях обеспечения безопасных условий и охраны труда при выполнении дистанционной работы Работодатель исполняет обязанности, предусмотренные абзацами 17, 20 и 21 части 2 статьи 212 Трудового кодекса Российской Федерации.

7. Если существует вероятность того, что впоследствии работодатель решит «вернуть» работника к исключительно офисной работе, то в соглашении о дистанционно-офисной работе может быть прописан порядок, в котором работодатель может прекратить действие данного соглашения.

Вопрос о правомерности таких условий также является в настоящее время спорным.

Однако, учитывая отсутствие выявленных нами фактов признания контролирующими органами и судами подобных условий противоречащими законодательству, полагаем, что они все же могут включаться в текст соглашения с работниками, если это отвечает интересам организации.

Помимо перечисленного в соглашение с работником с учетом интересов работодателя, специфики деятельности и внутренних процессов организации могут включаться и иные условия.

Подведем итог

Дистанционно-офисная работа в рамках одного трудового договора на сегодняшний день прямо не разрешена и прямо не запрещена. Широкой практики признания контролирующими органами и судами такой комбинированной работы незаконной нет.

Поэтому если организация заинтересована в том, чтобы работники совмещали дистанционную и офисную работу, то это может быть реализовано с некоторыми рисками.

Снизить их можно путем грамотного составления соглашений к трудовым договорам с работниками, включения в них условий, позволяющих не допустить нарушения в сфере охраны труда, учета рабочего времени, его оплаты и т.д.

Однако окончательно говорить о законности применения смешанного способа организации труда и отсутствии рисков можно будет только после принятия соответствующих изменений в ТК РФ.

По нашим оценкам, эти изменения будут реализованы в ближайшей перспективе.

Поэтому для многих работодателей, для которых вопрос о переходе на комбинированный режим не стоит очень остро, оптимальным решением будет дождаться вступления в силу соответствующих поправок в ТК РФ.

В следующем номере расскажем еще про один актуальный вопрос работодателей, который встал во время пандемии новой коронавирусной инфекции, – как разделить трудовой день на части.

Как установить режим гибкого рабочего времени: разъяснения Роструда

Работа в режиме гибкого рабочего времени на данный момент регулируется ст. 102 ТК РФ, которая содержит лишь общие положения:

• При работе в режиме гибкого рабочего времени начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяется по соглашению сторон.
• Работодатель обеспечивает отработку работником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующих учетных периодов (рабочего дня, недели, месяца и других).

Каким именно должен быть режим гибкого рабочего времени в статье не говорится. А при возникновении спорных ситуаций суды часто руководствовались определениями советского законодательства 80-х годов.

Некоторые положения старых рекомендаций взял за основу Роструд и представил их в докладе с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за III квартал 2021 года. При установке режима гибкого рабочего времени нужно учесть ряд тезисов.

Для кого и когда можно установить режим гибкого рабочего времени

Гибкий режим работы можно установить как для новых, так и для уже работающих в организации сотрудников. В первом случае условия можно прописать в трудовом договоре. Во втором — зафиксировать в дополнительном соглашении

Гибкий график может действовать при любых установленных режимах: пятидневной или шестидневной рабочих неделях, неполном, ненормированном рабочем дне и т.д.

4 элемента режима гибкого времени

1) В пределах переменного рабочего времени, когда определена только общая продолжительность рабочего дня (смены), работник вправе начинать и заканчивать работу по своему усмотрению с сохранением за работодателем фактической возможности вести учёт рабочего времени.

2) Фиксированное время — время, в течение которого сотрудник обязательно должен присутствовать на работе. По значимости и продолжительности данное время является основной частью рабочего времени.

3) Перерыв для питания и отдыха — разделяет фиксированное время на две примерно равные части. Фактическая продолжительность перерыва для отдыха и питания в рабочее время не включается и не может быть менее 30 минут и более 2 часов (ч. 1 ст. 108 ТК РФ).

4) Продолжительность (тип) учетного периода — определяет календарное время, в течение которого работник должен отработать установленную для него норму часов. Продолжительность учетного периода может быть от одного рабочего дня до года. Сотрудник в любом случае должен полностью отработать суммарное количество рабочих часов за конкретный учетный период.

Если работа сотрудников связана с вредными или опасными условиями труда, учётный период не может превышать трёх месяцев.

По причинам сезонного и (или) технологического характера учетный период может быть увеличен до одного года. Но возможность такого увеличения следует предусмотреть в отраслевым (межотраслевым) соглашении и коллективном договоре (ст. 104 ТК РФ).

Как учитывать сверхурочные работы при режиме гибкого рабочего времени

Сверхурочные работы в данном случае учитываются суммарно по отношению к установленному учётному периоду. Сверхурочными считаются часы, которые сотрудник отработал за пределами продолжительности рабочего времени, установленной нормы выработки, обслуживания и т.п.

• Переработку в условиях гибкого рабочего времени, сопряжённого с ненормированным рабочим днём, следует учитывать суммарно и компенсировать дополнительным отпуском.
• Конкретная продолжительность составных элементов гибкого режима устанавливается по соглашению между работником и работодателем.
• Узнайте больше об особенностях регулирования режимов труда и отдыха работников, типах графиков работы (виды сменных, гибких графиков) на семинаре: «Особенности суммированного учета рабочего времени».

12 советов по управлению временем в продажах

За рабочий день можно много все успеть, если не отвлекаться. Но работа в продажах автоматически подразумевает работу в условиях быстро меняющихся правил игры и ситуациях, которые требуют решительных действий прямо сейчас. И мы уверены, что найдутся те, кто скажет: «Невозможно планировать то, что от тебя не зависит.

» Формально эти люди будут правы: сложно управлять тем, на что вы напрямую не влияете. Однако тут есть небольшое лукавство. Продажи – это далеко не черный ящик.

И если вы уже утром знаете, что скорее всего сегодня днем вам будут звонить клиенты и просить выставить им счет, отправить им документы на отгрузку, высказать претензию, то почему бы к этому не подготовиться заранее и не спланировать свою работу?

Наш опыт показывает, что менеджеры, которые планируют свое время и задачи, продают больше своих коллег, «плывущих по потоку» задач. Науке управления временем уже много лет. И за это время человечество разработало набор принципов и подходов к планированию и управлению потоком рабочих задач. В этой статье мы примерим эти принципы на такую деятельность, как продажи и работа с клиентами.

Временем так или иначе управляют все. Просто кто-то успевает выполнить намеченное и заработать, а кто-то – нет. Если разобраться, почему менеджеры продаж не управляют своим временем, не расставляют приоритеты или даже нарушают свои собственные планы, то может выясниться, что никто их этому не учил. Давайте начнем исправлять это упущение.

1. Одна из ключевых компетенций любого менеджера продаж – это планирование своей работы. Если вы не умеете расставлять приоритеты, ставить планы и выполнять намеченное, а ваша работа постоянно выполняется в авральном режиме, то вы, вероятно, профнепригодны. Выберите себе другую работу или повышайте квалификацию.
2. Тайм-менеджмент – это прежде всего система управления поступающей информацией. Любая система управления временем в продажах – лучше, чем отсутствие таковой. И задача по приобретению навыков управления временем в продажах сводится к тому, чтобы выбрать или создать для себя систему управления информацией о клиентах, сделках, проектах, событиях, задачах и начать ей пользоваться. В этом вам помогут некоторые инструменты. Минимум инструментов, которые должны быть у менеджера продаж – CRM-система, календарь, список задач. Но эти инструменты будут помогать вам лишь в одном случае – если вы заносите туда информацию и проводите регулярный обзор. Об этом ниже.
3. Заранее планируйте важные дела и ставьте их в календарь. К таковым относятся все привязанные ко времени дела. Например, встречи. Также сюда относятся те задачи, которые вы должны выполнить к определенному сроку и которые требуют значительных вложений времени (полчаса, час).
4. Запланированное имеет приоритет перед неожиданным. Если у вас появляется важная и срочная задача, но на это время у вас уже запланирована привязана ко времени активность, не переносите эту активность. Постарайтесь перенести задачу и выполните ее сразу после этой активности. Знаете, это вполне нормально, что вы предлагаете клиенту перезвонить после того, как вы закончите совещание. Даже если, на самом деле, у вас нет никакого совещания, и вы готовите коммерческое предложение для другого клиента. Но вот прямо сейчас вы наполнены вдохновением, сверяя остатки на складе с новым прайс-листом. Просто если вы отвлечетесь сейчас, то вы потеряете время на переключениях между задачами. Уточните у клиента – не срочный ли у него вопрос и попросите подождать полчаса до вашего звонка.
5. Группируйте задачи по типам. Так вы сократите время на переключения. Например, если у вас есть 2 часа и вам надо подготовить 3 предложения и повторно позвонить пятерым клиентам, то сгруппируйте эти задачи. Сначала всем клиентам, затем – все предложения. Или наоборот. Но не перемешивайте задачи – потеряете около 20% времени на переключениях и отвлечениях.
6. Не планируйте жестко более 30-40% времени. Обязательно оставьте время «про запас», на другие незапланированные дела, которые обязательно появятся. Если появляется свободное время – проводите обзор своего списка задач.
7. Делегируйте неприоритетные задачи тем исполнителям, которые с ними справятся. Во многих отделах продаж есть ассистенты, которые забирают на себя всю бумажную работу или ее часть. Постройте такие отношения с ассистентами, чтобы ваши документы они обрабатывали первыми. Шоколадка или бутылка коньяка – это весьма выгодная цена за ваше время.
8. Всегда наполняйте свою воронку продаж. Если на неделе вы не добавили в нее минимального количества клиентов, то через какое-то время (равному циклу сделки) вы получите провал в объеме продаж. Наполнение воронки – один из приоритетов любого менеджера продаж!
9. Ведите список всех задач дел в одном месте, в точке сбора. Как только пришла задача – сразу же «выкидывайте» ее из головы в точку сбора. Это может быть смартфон или блокнот, который всегда под рукой. Но мы все же рекомендуем смартфон – он позволяет синхронизировать все ваши записи с другими вашими компьютерами. Кроме того, смартфон всегда под рукой.
10. Регулярно проводите обзор задач. Несколько раз в день в свободное время. Что-то переносите в календарь, что-то переносите в список задач на сегодня.
11. Автоматизируйте свою работу. Разгружайте голову и снижайте риски потери важной информации – используйте CRM-систему. Если в вашей компании не внедрен софт для продаж, то создайте для себя удобную систему планирования действий по клиентам и напоминаний. Самая трудоемкая часть — это начать работать по системе. Но как только вы привыкнете, то система начнет работать на вас.
12. Запланируйте прочтение книг по тайм-менеджменту. Или пройдите тренинг тайм-менеджмента в продажах. Там может быть много интересного для вас, просто поверьте!

И последний совет: начните применять эти рекомендации в работе! Прямо сегодня распечатайте их и повесьте на своем рабочем месте. Это станет хорошим первым шагом.

Михаил ГрафскийГенеральный директор Clientbridge