Советы Работнику

Работник направляется в командировку. Какие документы работник может представить для документального подтверждения расходов по проживанию, питанию, проезду, оплачиваемому в безналичном порядке? В какие сроки должны выплачиваться суточные при направлении работника в командировку и сдаваться авансовые отчеты?

Командировочные расходы — это затраты работодателя на поездку работника в другой населенный пункт для выполнения там служебного задания. Сколько денег должна выдать компания, какие траты надо обязательно согласовывать с руководством, и как по ним отчитываться, читайте в материале.

Работник направляется в командировку. Какие документы работник может представить для документального подтверждения расходов по проживанию, питанию, проезду, оплачиваемому в безналичном порядке? В какие сроки должны выплачиваться суточные при направлении работника в командировку и сдаваться авансовые отчеты?

Отправляя сотрудника выполнять трудовые функции в другом населенном пункте России, за счет компании необходимо:

  • приобрести проездные билеты, причем независимо от вида транспорта. Исключение составляет только такси — поездку в нем, как правило, не компенсируют;
  • оплатить жилье — это может быть гостиничный номер или аренда жилья, при условии, что имеются документы, доказывающие соответствующие траты;
  • выдать суточные — они рассчитываются за каждый день командировки, в том числе каждый день, когда сотрудник был в пути в другой населенный пункт и обратно. Исключение составляют однодневные поездки — если утром работник отправился в другой населенный пункт, чтобы выполнить полученное служебное задание, а вечером (до 12 часов ночи) вернулся. За них суточные не выплачивают;
  • иные траты, по договоренности с руководством. Например, во внутренних документах организации может быть предусмотрена компенсация представительских расходов, затрат на аренду автомобиля и(или) личного водителя, на услуги VIP-залов в аэропортах, услуги связи, прочие моменты.

Что касается заграничных поездок, то на работодателя ложится обязанность заплатить еще консульские сборы, выдать деньги на оформление визы, оплатить страховку, расплатиться по иным обязательным при пересечении границы платежам.

Помимо этого, работодатель обязан сохранить за командированным сотрудником заработную плату, поскольку фактически человек выполняет свои трудовые обязанности за пределами организации. Зарплата в данном случае выплачивается за каждый день командировки, включая дни, когда работник находился в пути.

По общим правилам, если представлены документы, подтверждающие траты во время поездки, то их в полной мере можно учесть при расчете налога на прибыль либо налога на УСН.

Сколько возмещают работнику

Часто бывает, что покупкой билетов и бронированием гостиничного номера занимается непосредственно администрация компании, а значит, сотрудник не получает на это деньги. И с ними вопросов не возникает. Но если деньги на командировочные расходы выдаются на руки человеку, то надо понимать, по каким нормам их возмещать.

По закону, командировочные расходы позволяют работнику добраться до места назначения, купить себе еду, заплатить за проживание, позволить иные вещи, предварительно согласованные с руководителем компании.

И поскольку человек поехал для выполнения служебного задания, то ему должны компенсировать все понесенные и согласованные с начальством траты, а не рассматривать выданную сумму как доход. То есть с них не удерживается ни подоходный налог, ни страховые взносы.

Но это при условии, что в компании утвержден нормативный документ (положение о служебных командировках), который предусматривает нормативы возмещения, а также порядок этой процедуры.

Единственная статья расходов, которая нормирована на законодательном уровне, — это размер суточных. В частности, в НК РФ заявлено, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, выданные в следующих размерах:

  • 700 рублей — за день поездки по стране;
  • 2500 рублей — за день заграничной командировки.

Это не означает, что работодатель не может выплатить больше. Может. Но в таком случае с суммы превышения компания должна будет удержать подоходный налог и страховые взносы.

https://www.youtube.com/watch?v=Mi5hZYt2Gfs\u0026pp=ygW_BNCg0LDQsdC-0YLQvdC40Log0L3QsNC_0YDQsNCy0LvRj9C10YLRgdGPINCyINC60L7QvNCw0L3QtNC40YDQvtCy0LrRgy4g0JrQsNC60LjQtSDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGC0Ysg0YDQsNCx0L7RgtC90LjQuiDQvNC-0LbQtdGCINC_0YDQtdC00YHRgtCw0LLQuNGC0Ywg0LTQu9GPINC00L7QutGD0LzQtdC90YLQsNC70YzQvdC-0LPQviDQv9C-0LTRgtCy0LXRgNC20LTQtdC90LjRjyDRgNCw0YHRhdC-0LTQvtCyINC_0L4g0L_RgNC-0LbQuNCy0LDQvdC40Y4sINC_0LjRgtCw0L3QuNGOLCDQv9GA0L7QtdC30LTRgywg0L7Qv9C70LDRh9C40LLQsNC10LzQvtC80YMg0LIg0LHQtdC30L3QsNC70LjRh9C90L7QvCDQv9C-0YDRj9C00LrQtT8g0JIg0LrQsNC60LjQtSDRgdGA0L7QutC4INC00L7Qu9C20L3RiyDQstGL0L_Qu9Cw0YfQuNCy0LDRgtGM0YHRjyDRgdGD0YLQvtGH0L3Ri9C1INC_0YDQuCDQvdCw0L_RgNCw0LLQu9C10L3QuNC4INGA0LDQsdC-0YLQvdC40LrQsCDQsiDQutC-0LzQsNC90LTQuNGA0L7QstC60YMg0Lgg0YHQtNCw0LLQsNGC0YzRgdGPINCw0LLQsNC90YHQvtCy0YvQtSDQvtGC0YfQtdGC0Ys_

Также отметим, что подчиненный не обязан отчитываться, на что потратил суточные и потратил ли их вообще. Это та статья командировочных расходов, которая учитывается при налогообложении прибыли компании без документов, подтверждающих, что деньги потрачены.

Суточные за границу и по России: размеры

Поскольку практически все командировочные расходы за границу и по стране могут быть учтены при налогообложении прибыли компании в полном размере, подробнее остановимся только на суточных, для которых введен не облагаемый НДФЛ лимит.

Из командировки в отпуск, оплата проезда

Консультация эксперта

Многим работодателям приходится направлять сотрудников в командировку. Ситуаций, которые возникают в связи с этим и требуют отдельного рассмотрения, множество. Вот одна из них: работник был направлен в командировку, а сразу же после командировки ему предоставили отпуск. О том, как правильно всё оформить, рассказал наш эксперт Виктор Бочеев.

*** 

Рассмотрим ситуацию, когда работник был направлен в командировку, а сразу же после ему предоставили ежегодный оплачиваемый отпуск или отпуск без сохранения заработной платы. Один из важных вопросов, который возникает: в каком порядке работодатель обязан возместить работнику командировочные расходы на проезд?

Работник направляется в командировку. Какие документы работник может представить для документального подтверждения расходов по проживанию, питанию, проезду, оплачиваемому в безналичном порядке? В какие сроки должны выплачиваться суточные при направлении работника в командировку и сдаваться авансовые отчеты?

Согласно трудовому законодательству работодатель обязан возместить командированному работнику расходы на проезд туда и обратно при наличии документов, подтверждающих эти расходы. Это одна из гарантий Трудового кодекса.

В случае, когда сотрудник уходит в отпуск после командировки, расходы на проезд у работника всё равно возникают. Бесспорно, в первую очередь это расходы на проезд туда, то есть к месту командирования.

Если этот расход документально подтверждён, работодатель обязан возместить его работнику. При этом никакого дохода у работника не возникает, НДФЛ работодатель с этого возмещения не удерживает.

И здесь не имеет значения, последует ли после командировки отпуск или нет.

Если же после командировки следует отпуск, то также не имеет значения, где работник будет его проводить. Сотрудник может остаться проводить отпуск как в местности командирования, так и отправиться отдыхать в другую местность. Таким образом, расходы на проезд туда, то есть к месту командирования, работодатель возмещает сотруднику в общем порядке.

Основной же вопрос, который возникает в ситуации, когда сразу же после командировки сотрудник уходит в отпуск: обязан ли работодатель возмещать работнику стоимость обратного проезда, то есть расходы на проезд по окончании командировки.

При этом за командировкой может следовать как запланированный ежегодный оплачиваемый отпуск, так и незапланированный, а также отпуск без сохранения заработной платы.

К тому же сотрудник может как остаться проводить отпуск в местности командирования, так и отправиться проводить отпуск в иную местность.

Ранее мы рассказывали, как правильно определить срок командировки, если сотрудник приезжает на место раньше дня начала работы или, напротив, уезжает позже.

В вышеперечисленных ситуациях у нашего работника не возникает командировочных расходов на проезд обратно по окончании командировки, так как он остался проводить отпуск в месте командирования и, возвращаясь назад, у него возникают расходы на проезд из места проведения отпуска, а не из командировки. Законодательство не обязывает оплачивать обратные билеты работнику, который проводит отпуск в месте командировки. Ведь он возвращается из отпуска, а не из командировки. Работодатели также не обязаны оплачивать работнику расходы на проезд из места командирования к месту проведения отпуска.

Оформление командировки в 2023 году: пошаговая инструкция

Командировка — это поездка по делам компании,
в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение.
Командировка проходит вдалеке от обычного места работы,
а её срок оговаривается работодателем. Не считается
командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно ст. 167 ТК РФ, на время
командировки за работником сохраняется место (его нельзя
уволить) и средний заработок. Ст. 168 Кодекса обязывает работодателя
компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также
оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому
законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий
процесс командирования сотрудников. В нём указывают:

  • что может быть целью рабочей поездки;
  • кого могут отправлять в командировку;
  • каков размер суточных для командировочных по России
    и за границей;
  • какие виды расходов покрывает фирма, в том числе
    дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер,
    такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением
о командировках в компании, чтобы точно знать, какие
расходы возместят, а какие нет.

Командировка во время мобилизации 

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет
свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны
для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники
обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять
в служебные поездки беременных, даже если они не против
(статья 259 ТК РФ). Командировать
сотрудника с ограниченными физическими возможностями
допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям
условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников Исключения Ссылка
на законодательство
Беременные Исключений нет ст. 259 ТК РФ
Несовершеннолетние Можно, если речь идёт
о спортсменах и творческих работниках
ст. 268 ТК РФ
Сотрудники, работающие
по ученическому договору
Можно, только если командировка
связана с ученичеством
ст. 203 ТК РФ
Сотрудники с ограниченными
физическими возможностями
Можно, если командировка
не противоречит индивидуальной программе реабилитации
ст. 23 Федерального закона №181‑ФЗ

Также есть ограничения при направлении в командировку
следующих категорий сотрудников:

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей
    до 14 лет;
  • родители детей с ограниченными физическими
    возможностями;
  • родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает
    вахтовым методом;
  • многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока
    младшему не исполнится 14 лет;
  • сотрудники на больничном по уходу за членами семьи;
  • кандидаты в депутаты в период выборов. 
Читайте также:  Работодатель внес неверную запись об увольнении в трудовую книжку. В записи имеется ссылка на КЗоТ вместо ТК РФ. Можно ли в судебном порядке потребовать изменить запись?

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только
с письменного согласия. Об этом говорится в статьях
259 и 264 ТК РФ, а также статье 41 №67-ФЗ. 

Особенности направления в командировку работников, имеющих
детей 

Есть нюансы и при направлении в
командировку иностранных работников. Кроме того, сотрудника
не могут послать в командировку, пока он находится
в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника
с отдыха, понадобится заручиться его согласием
в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся
от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание
вплоть до увольнения.

Электронный кадровый документооборот и
командировки 

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку
и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку
начальству — обычно это делает руководитель командированного.
В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО
и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно.
Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён
и автоматизирован — сотрудник создает заявку
в корпоративной системе, после чего задача на оформление
документов переходит на ответственных сотрудников:
в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник
должен подписать. Документ составляется в свободной форме,
принятой в компании, или по унифицированной официальной
форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных).

Раньше
требовалось оформлять служебное задание и командировочное
удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014
№ 1595 сделало применение этих документов необязательным.

Хотя некоторые компании используют их и по сей день,
это не запрещено.

В приказе пишут:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность,
    подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки).
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для .
Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным
схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами
командированные из перечисленного аванса, а где-то —
уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела
кадров. Многим организациям удобнее заключить договор
с определённым сервисом и покупать билеты
с корпоративного счёта.

Некоторые компании разрешают ехать не общественным
транспортом, а на собственном или служебном автомобиле.
В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой
лист. Каждая компания  разрабатывает форму путевого листа
самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные
перечисляют заранее, за несколько дней до командировки.
Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов,
связанных с командировкой, например питания. Отчитываться
за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных
организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении
о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты
в командировках по России и за границей
различается. Согласно ст.

217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ
и страховые взносы удерживаются с суточных в том
случае, если их размер составляет 700 рублей в день при
командировках по России и 2500 рублей —
в поездках за рубежом. Большинство работодателей
используют эти суммы как максимальный размер суточных.

Но есть
и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит
от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства
работника и он каждый день возвращается домой,
то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты
куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно
отправляться в командировку.

Служебная поездка, как правило,
начинается с дороги в день командировки,
но в каждой компании этот вопрос решают на своё
усмотрение.

В некоторых организациях в день командировки
на работе можно не появляться, хоть и самолёт
в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть
даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные
талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время
командировки: на жильё, транспорт и другие служебные
цели.

8. Отчёт о командировочных расходах

После поездки командированного остаётся только отчитаться
о потраченных средствах. Для этого нужно:

  • собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные
    талоны);
  • заполнить авансовый
    отчёт;
  • если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон
    на самолет, то ему нужно составить служебную записку
    на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено
на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток
или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы
и сверят траты с выданным авансом, будет произведён
перерасчёт.

Если командированный получил больше, чем потратил,
придётся вернуть лишние средства.

Если наоборот, трат было больше,
чем выдано денег (и это не противоречит положению
о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт
командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести
в бухгалтерию в течение 3 дней после
возвращения.

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно
предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также
чек об оплате или счёт-фактуру. Отчётные
документы за проживание в гостинице

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить
к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее
уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И
не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой
отчётный документ. Где можно жить
в командировке кроме отеля

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус
онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета
на Туту.ру на электронную почту придут два чека —
на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо
приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный
билет. 

Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную
квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это
документы строгой отчётности.

Электронный посадочный талон
в командировке 

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек
на трансфер или такси, если положение о командировках
предусматривает компенсацию этих расходов.

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением
о командировках в компании. Например, некоторые
организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов.
В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

  • Еще можно почитать
  • Суточные в командировке: нормы 
  • Командировочное
    удостоверение
  • Каршеринг
    в командировке
  • Командировка
    во время коронавируса
  • Компенсация
    транспортных расходов в командировке
  • Как
    оформить отмену командировки в связи
    с коронавирусом

Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой

Расскажем, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой.

Налоговый инспектор предъявит претензии, если работодатель неправильно рассчитал налог на прибыль, не удержал НДФЛ и не начислил взносы, когда это требовалось.

Налоги и взносы доначислят, а еще придется платить пени и штрафы. Размер этих выплат зависит от того, какую сумму командировочных расходов не примет налоговая, а компания не сможет защитить. Приведем пример по налогу на прибыль с общей ставкой 20%.

Компания оплатила пользование VIP-залом в аэропорту и билеты бизнес-класса двум сотрудникам не из руководящего состава. Сумма, на которую компания, по мнению налоговой, завысила командировочные траты, — 100 000 руб. Сумма доначисленного налога составит 20 000 руб. (100 000 х 20%). Сумма пеней и штрафов будет зависеть от периода, который бюджет не получал налоги.

Расходы на оплату труда, к которым относятся командировочные расходы, — одна из больших статей расходов, на которые компании уменьшают свои доходы. Поэтому налоговики пристально следят за тем, как вы формируете эти расходы, и насколько можете их оправдать.

Работодатель должен выплатить работнику средний заработок и суточные за период командировки, а также возместить (ст. 168 ТК):

  • затраты на проезд;
  • цену проживания;
  • расходы, которые предусмотрели в локальном нормативном акте.

Командировочные траты, которые работник обосновал и подтвердил документами, получится списать на расходы при исчислении налога на прибыль. Работодатель не удерживает с этих сумм НДФЛ и не начисляет взносы.

Непредусмотренные и необоснованные траты списать на расходы нельзя. К тому же они считаются доходом работника. Работодатель должен:

  • возместить расходы из чистой прибыли;
  • удержать НДФЛ с выплат работнику;
  • начислить на эти суммы взносы.

Если этого не сделать, компания получит претензии налоговой, должна будет перечислить в бюджет доначисленные налоги, взносы, пени и штрафы. Избежать этого можно с правильными документами.

Не сможете обойтись только без приказа о направлении работника в командировку (постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Но есть документы, которые по закону не требуются, но помогают объяснить длительность командировки и оправдать командировочные расходы. Расскажем, когда могут быть полезны служебные задания и командировочные удостоверения, и чем их можно заменить. 

Приказ о командировке. В приказе следует указать место и даты командировки, а также цель поездки, если не оформляете отдельно служебное задание.

Приказ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, например заместитель руководителя. С приказом ознакомьте под подпись командированного работника и других заинтересованных сотрудников.

Тимофеев работает в Москве наладчиком оборудования. Его направляют в командировку в Екатеринбург с 17 по 19 мая. В приказе указали: город командировки и компанию, даты, когда Тимофеев будет выполнять служебное задание, а также подробно описали цель поездки и результат его работы. С приказом о командировке под подпись ознакомили Тимофеева, его непосредственного руководителя и бухгалтера.

Сопоставьте даты в приказе и в билете. Компания не сможет признать расходы на проезд в командировку, если дата выезда по приказу позже, чем выезд по билету.

Например, 1 апреля работника предупредили о том, что 5 апреля он поедет в командировку в Волгоград. Работник захотел провести в Волгограде выходные и 1 апреля взял билет с вылетом вечером 2 апреля. Приказ о командировке издали только 5 апреля и указали в нем эту же дату начала командировки.

Читайте также:  Вправе ли работодатель по заявлению гражданина Узбекистана, привлеченного к работе в порядке организованного набора, производить выплату заработной платы один раз в месяц?

Дата покупки билета значения не имеет, но важно, в какой день работник уехал. В нашем примере это случилось раньше даты выезда, которую указали в приказе. 

Командировка сотрудника: документы, суточные, компенсация расходов

Отправляя сотрудника в командировку, работодатель должен помнить сразу о нескольких вещах: оформлении документов, выплате суточных и учёте расходов. В статье рассказываем, как сделать всё правильно и ничего не забыть.

На кого не распространяются правила из статьи:

  • на беременных женщин и сотрудников до 18 лет — закон запрещает отправлять их в командировку. За это могут оштрафовать: ИП от 1 000 до 5 000 рублей, ООО от 30 000 до 50 000 рублей;
  • на работников по договору подряда — если они отправляются в рабочие поездки, не нужно оформлять кадровые документы и выплачивать суточные. Компенсацию затрат на поездку можете включить в оплату по договору;
  • на самого ИП — о рабочих поездках ИП читайте в статье Командировочные расходы ИП на УСН.

Вот пять шагов для оформления командировки.

Шаг 1: оформите приказ о командировке

Оформление командировки начинается с приказа. В нём укажите название вашего ООО или ФИО ИП, ФИО и должность работника, место, срок и цель командировки. Для удобства используйте стандартную форму приказа.

Если работник задерживается в командировке, издайте второй приказ в свободной форме с указанием причины продления командировки и нового срока её завершения.

Форма приказа о направлении в командировку

Шаг 2: оплатите командировку

Суточные

Суточные возмещают неудобства жизни вне дома. Они выплачиваются за каждый календарный день командировки, начиная со дня посадки в самолёт и заканчивая днём возвращения в город. Тратить суточные можно куда угодно — на музеи, кино или пару коктейлей в баре.

Выдайте суточные до отъезда работника. Их размер определите самостоятельно — закон не устанавливает минимальных и максимальных границ. Но суточные свыше 700 рублей в день для командировок по России и 2 500 рублей в день для заграничных командировок облагаются НДФЛ 13%.

Например, сотрудник едет на неделю в Москву. Вы платите суточные 1 000 рублей в день. Это больше лимита, поэтому 300 рублей в день облагаются НДФЛ. За 7 дней командировки из 7 000 суточных, нужно удержать и перечислить в налоговую 273 рубля НДФЛ. Удержите его из ближайшей зарплаты после возвращения сотрудника из командировки и утверждения авансового отчёта — подробности о нём будут дальше.

Компенсация расходов на жильё и проезд

Если сотрудник сам покупает билеты и бронирует отель, компенсируйте ему затраты до отъезда в командировку. На своё усмотрение можете компенсировать дополнительные гостиничные услуги — стоимость питания, интернета, прачечной, химчистки, аренды сейфа и т.д. Предупредите, чтобы он сохранил билеты, а из отеля взял чек или квитанцию. Это понадобится для подтверждения расходов.

По согласованию с работником можете компенсировать и другие расходы: например, на визу или загранпаспорт.

Зарплата

Зарплата выдаётся только за рабочие дни командировки в обычные сроки, но рассчитывается по среднему дневному заработку. Чтобы посчитать средний дневной заработок, разделите зарплату сотрудника за предыдущие 12 месяцев на количество отработанных за этот период дней.

Шаг 3: заполните табель учёта рабочего времени

В табеле учитывается рабочее время всех сотрудников. Дни командировки отметьте буквой «К» или цифрами «06».

Форма табеля учёта рабочего времени

Шаг 4: попросите у сотрудника авансовый отчёт

В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах.

Для этого он заполняет авансовый отчёт, к которому прикладывает подтверждающие расходы документы — билеты, чеки, квитанции и т.д.

Неподтверждённые расходы можете не возмещать, но если решите их компенсировать, удержите НДФЛ 13%. Не нужно подтверждать документами израсходованные суточные, но включите их в авансовый отчёт отдельной строкой. 

Бывают ситуации, когда работник не уложился в аванс и потратил больше. Например, ему пришлось задержаться на пару дней и из своего кармана оплатить проживание в отеле. Компенсируйте эти расходы и доплатите суточные за 2 дня.

  • Если он, наоборот, потратил не все деньги, то возвращает их.
  • Форма авансового отчёта

Курс молодого работодателя

Начните работать с сотрудниками за 11 уроков

Шаг 5: учтите командировочные расходы при расчёте налога УСН

При расчёте налога УСН «Доходы минус расходы» учитывайте затраты, подтверждённые документами:

  • на проезд: билеты на самолёт, поезд, автобус, квитанции из такси;
  • на оформление визы, загранпаспорта — квитанция об оплате госпошлины, консульского сбора, копии визы или загранпаспорта;
  • на жильё, кроме расходов на питание в отеле: квитанции из отеля, а если арендована квартира у частника — договор найма и расписка о получении денег;
  • суточные: билеты туда и обратно подтверждают период командировки, за который выплачены суточные.

Учитывайте расходы в день утверждения авансового отчёта. А те расходы, которые возместили после, спишите на дату выдачи денег.

Статья актуальна на  25.05.2022

Командировочные расходы в 2023 году

Рассказываем, что входит в командировочные расходы, по каким правилам их платить и как учитывать в налогах. В статье — примеры расчетов

  • расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобиля;
  • комиссия за обмен валюты;
  • расходы на обязательную медстраховку.

Также работодатель может возмещать сотрудникам расходы на услуги связи в командировке — это опционально.

https://www.youtube.com/watch?v=Mi5hZYt2Gfs\u0026pp=YAHIAQE%3D

Какие дополнительные расходы возмещать и по каким правилам, работодатель устанавливает сам в локальном нормативном акте — как правило, это положение о командировках.

Шаблон положения о командировках

В налоговом кодексе установлены лимиты суточных, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами: 700 ₽ для командировок по России и 2500 ₽ для загранкомандировок. Можно давать больше денег, но придется платить налоги и взносы.

Что не облагается налогом

ООО «Лютик» работает на УСН «Доходы минус расходы». В марте 2023 года компания отправила сотрудника в командировку в Новосибирск на три дня. Вот какие расходы она понесла:

  • билет на самолет за 16 000 ₽, в том числе НДС 10% — 1463,64 ₽;
  • такси от аэропорта до отеля и обратно за 2000 ₽;
  • номер в гостинице за 6000 ₽;
  • суточные за три дня по 700 ₽ в день — 2100 ₽.

Итого на командировку сотруднику выделили 16 000 + 2000 + 6000 + 2100 = 26 100 ₽. Суточные не превысили лимиты, поэтому налоги и взносы с них считать не надо.

Зато если затраты на командировку подтверждены документами — обычно чеками и билетами, — их можно в полном объеме включить в расходы при расчете налога на прибыль и налога при УСН или АУСН «Доходы минус расходы». Это можно сделать, когда будет утвержден авансовый отчет работника.

Шаблон авансового отчета

Авансовый отчет о командировке утвержден главным бухгалтером ООО «Лютик» 24 марта.

При расчете авансового платежа по УСН за 1‑й квартал компания может включить все 26 100 ₽ в расходы, тем самым уменьшив налоговую базу.

А если бы ООО «Лютик» работало на ОСН, оно могло бы принять к вычету НДС, выделенный в авиабилете, — 1463,64 ₽. То есть уменьшить общую сумму НДС за 1‑й квартал на 1463,64 ₽.

Дальше — подробнее про учет каждого вида командировочных расходов.

Чаще всего сотрудники добираются до места командировки таким способом:

  • на автомобиле каршеринга;

Учет расходов будет отличаться в зависимости от вида транспорта. Рассказываем про каждый.

Поезд и самолет. В расходах можно учесть стоимость билета и сервисный сбор.

Траты на проезд учитываются на основании распечатки электронного билета, перелет должен быть дополнительно подтвержден посадочным талоном. НДС, выделенный в электронном билете, принимается к вычету без счета-фактуры.

О вычете НДС по электронному авиабилету

Если посадочный талон утерян, для подтверждения перелета можно использовать справку авиакомпании — ее выдают на стойке в аэропорту — или документы, косвенно подтверждающие перелет, например отметку в загранпаспорте.

Чем еще можно подтвердить перелет

Сервисный сбор за оформление билетов можно учесть в расходах, а НДС принимается к вычету, только если есть счет-фактура.

О сервисном сборе

Каршеринг. Оплату можно возместить работнику и учесть в расходах на основании договора и чека.

Личный автомобиль. Для учета расходов и возмещения нужны путевой лист, чеки на бензин, служебная записка.

Шаблон путевого листа

А работнику, который остался в месте командировки, чтобы провести там отпуск, надо компенсировать обратный проезд, если это установлено законом, коллективным договором или положением о командировках. Например, согласно ст. 325 ТК РФ, работодатель из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей обязан раз в два года оплатить работнику проезд по России к месту отпуска и обратно.

О возмещении расходов на проезд из командировки

Если такая компенсация предусмотрена только коллективным договором или положением о командировках, ее нельзя включить в расходы, а вот НДФЛ и взносы с нее придется начислить.

Учет расходов будет отличаться в зависимости от того, где жил сотрудник: в отеле или в арендованной квартире.

Отель. Расходы на гостиницу подтверждаются счетом на оплату, чеком или другим платежным документом. Нельзя учесть в расходах стоимость дополнительных услуг, которые оказывает гостиница, а именно:

подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ

  • обслуживание сотрудника в барах и ресторанах;
  • дополнительное обслуживание в номере, например мини-бар;
  • пользование оздоровительными объектами, например бассейном, тренажерным залом.

Если работодатель возместил работнику стоимость завтрака и другого питания, оплаченного по отдельному чеку или выделенного в счете гостиницы, эти затраты не учитываются в налоговых расходах, потому что не считаются расходами на проживание. Также их нужно обложить НДФЛ и взносами.

НДС к вычету принять нельзя, даже если есть счет-фактура.

О расходах на питание по отдельному чеку

Допустим, работодатель оплатил командированному работнику только проживание в отеле на 3 дня. На месте работник отдельно купил себе завтраки в гостинице за 600 ₽ в день, всего 1800 ₽.

По возвращении из командировки работодатель на основании чека из отеля возместил работнику эту сумму, удержав НДФЛ 13%. На руки работник получил 1800 ₽ − 13% = 1566 ₽.

Также с 1800 ₽ работодатель начислил и уплатил в бюджет страховые взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ по тарифу 30%: 1800 ₽ × 0,3 = 540 ₽.

В налоговых расходах стоимость оплаченных гостиничных завтраков в сумме 1800 ₽ работодатель учесть не сможет.

Арендованная квартира. Если командированный работник проживал в арендованной квартире, то оплата аренды учитывается в расходах на основании договора и платежных документов, а НДФЛ и взносы на сумму возмещения таких расходов не начисляются.

https://www.youtube.com/watch?v=iCzlus1EMSg\u0026pp=ygW_BNCg0LDQsdC-0YLQvdC40Log0L3QsNC_0YDQsNCy0LvRj9C10YLRgdGPINCyINC60L7QvNCw0L3QtNC40YDQvtCy0LrRgy4g0JrQsNC60LjQtSDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGC0Ysg0YDQsNCx0L7RgtC90LjQuiDQvNC-0LbQtdGCINC_0YDQtdC00YHRgtCw0LLQuNGC0Ywg0LTQu9GPINC00L7QutGD0LzQtdC90YLQsNC70YzQvdC-0LPQviDQv9C-0LTRgtCy0LXRgNC20LTQtdC90LjRjyDRgNCw0YHRhdC-0LTQvtCyINC_0L4g0L_RgNC-0LbQuNCy0LDQvdC40Y4sINC_0LjRgtCw0L3QuNGOLCDQv9GA0L7QtdC30LTRgywg0L7Qv9C70LDRh9C40LLQsNC10LzQvtC80YMg0LIg0LHQtdC30L3QsNC70LjRh9C90L7QvCDQv9C-0YDRj9C00LrQtT8g0JIg0LrQsNC60LjQtSDRgdGA0L7QutC4INC00L7Qu9C20L3RiyDQstGL0L_Qu9Cw0YfQuNCy0LDRgtGM0YHRjyDRgdGD0YLQvtGH0L3Ri9C1INC_0YDQuCDQvdCw0L_RgNCw0LLQu9C10L3QuNC4INGA0LDQsdC-0YLQvdC40LrQsCDQsiDQutC-0LzQsNC90LTQuNGA0L7QstC60YMg0Lgg0YHQtNCw0LLQsNGC0YzRgdGPINCw0LLQsNC90YHQvtCy0YvQtSDQvtGC0YfQtdGC0Ys_

О затратах на аренду квартиры для командировок

Страховые взносы придется начислить на всю сумму, а НДФЛ — только на часть, которая превышает «норму» в день — это 700 ₽ при командировке по РФ и 2500 ₽ при загранкомандировке.

Предположим, сотрудник жил 3 дня в командировке в Туле в арендованной квартире, за проживание расплатился собственными наличными. Стоимость составила 3000 ₽. Но арендодатель никаких подтверждающих документов ему не выдал.

Работодатель решил возместить работнику эти деньги. На руки он выдаст не все 3000 ₽, а сумму после вычета НДФЛ 13%.

Необлагаемая сумма за 3 дня — 700 ₽ × 3 дня = 2100 ₽. Значит, удержать НДФЛ нужно с 3000 ₽ − 2100 ₽ = 900 ₽. Удержанный налог составит 900 ₽ × 13% = 117 ₽. Итого работнику возместят 3000 ₽ − 2100 ₽ = 2883 ₽.

Кроме того, придется начислить и уплатить страховые взносы — 3000 ₽ × 30% = 900 ₽.

Если подтверждающих документов нет, учесть оплату проживания в налоговых расходах нельзя.

С помощью суточных командированному работнику возмещают дополнительные расходы, связанные с проживанием вне дома. Как правило, это питание. Суточные надо платить за каждый рабочий и выходной день командировки, включая день отъезда и возвращения.

Читайте также:  После прохождения медицинского осмотра работнику установили инвалидность II группы, связи с чем он не может выполнять свои прежние должностные обязанности. С работником было заключено дополнительное соглашение о дистанционной работе, предусматривающее уменьшение объема работы. Обязан ли работодатель сохранять за данным работником средний заработок?

пп. 11, 20 положения о служебных командировках

Размер суточных для командировок по России и за границу работодатель прописывает в положении о командировках.

На сумму сверх лимита, прописанного в НК РФ — 700 ₽ для командировок по России и 2500 ₽ для загранкомандировок, — надо начислить НДФЛ и взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ. Взносы на травматизм на суточные не начисляются. В налоговых расходах суточные учитываются без ограничений.

п. 2 ст. 20.2 закона о взносах на травматизм

Работник выехал в командировку 10 апреля поездом в 23:15, а вернулся 13 апреля в 06:40. Суточные надо выплатить за 4 дня с 10.04.2023 по 13.04.2023.

В компании установлена норма суточных при командировках по России — 900 ₽ в день. Выходит, нужно заплатить 900 ₽ × 4 дня = 3600 ₽.

Вся сумма суточных учитывается в налоговых расходах. НДФЛ и страховые взносы ОПС, ОМС и ВНиМ надо начислить на 800 ₽ = (900 ₽/день − 700 ₽/день) × 4 дня. Взносы на травматизм начислять не нужно.

При однодневной командировке по России суточные платить не нужно, а при загранкомандировке выплачивается 50% от нормы, установленной в положении о командировках.

При оплате заграничных командировок есть один нюанс — выплата суточных за дни, проведенные в дороге. За день выезда из России надо платить суточные по нормам для загранкомандировок, а за день въезда — по нормам для России.

Их можно выплатить как в рублях, так и в валюте. Вот пример расчета суточных при загранкомандировке.

Работник пересек границу и вылетел в командировку в Стамбул 1 февраля, вернулся в Россию 4 февраля.

По локальному акту компании, норма суточных для зарубежных поездок — 40 евро в день, суточные выплачиваются в рублях по курсу ЦБ на дату выплаты. Суточные по России — 800 ₽ в день. Суточные выплачены 27 января при курсе евро в 62,4680 ₽.

Суточные за 1, 2 и 3 февраля считаем по ставке для зарубежных поездок — 40 евро × 3 дня = 120 евро. Это 7496,16 ₽.

Суточные за 4 февраля выплачиваем по ставке для поездок по России, так как это день возвращения — платим 800 ₽.

Итого к выплате 7496,16 ₽ + 800 ₽ = 8296,16 ₽.

При загранкомандировках НДФЛ и взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ начисляются на сумму суточных, которая превысила 2500 ₽ в день. Взносов на травматизм нет.

Валютные расходы для налога на прибыль надо пересчитать по курсу обмена в справке о покупке валюты или банковской выписке. Если документа нет, возьмите курс ЦБ на дату выдачи аванса, а в части, не покрытой авансом, — курс на дату утверждения авансового отчета.

Чем подтвердить курс конвертации рублей в валюту

Если аванс на загранкомандировку выдан в валюте, расходы в авансовом отчете указывайте в валюте. Если аванс в рублях, строку 1а, графы 6 и 8 не заполняйте. Оплаченные валютой расходы отразите в рублях по тому же курсу, что и для учета налоговых расходов.

Подтверждающие документы на иностранном языке нужно перевести на русский. Сделать это может и сам работник.

Эксперты Тинькофф отвечают на вопросы читателей по налогообложению, законам, трудовым спорам и другим проблемам в бизнесе. Чтобы мы разобрали вашу ситуацию, пишите на [email protected].

Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

Юридическая энциклопедия МИП онлайн — задать вопрос юристу » Трудовые споры » Социальное партнерство » Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

Нормативные акты, регламентирующие условия и требования к поездкам сотрудника в другой регион, содержат ряд гарантий.

Содержание

Некоторые профессии предусматривают направление сотрудника в командировки с целью выполнения им трудовых функций.

Организации, прежде чем направлять работника в служебную командировку, необходимо знать и принимать в учет требования действующего трудового закона.

Нормативные акты, регламентирующие условия и требования к поездкам сотрудника в другой регион, содержат ряд гарантий для защиты работника.

Командировки сопряжены с переездами, перелетами, сотрудник должен разместиться в комфортных условиях и нормально питаться. Как в организациях регламентируются и оплачиваются расходы на командировку? Каков порядок возмещения сотруднику расходов? Рассмотрим эти вопросы подробно.

Понятие служебной командировки

Под служебной командировкой понимается направление сотрудника, по распоряжению его руководства, на конкретный срок, в другую местность, с целью выполнения работником профессионального задания.

Служебными командировками признаются только поездки лиц, состоящих с работодателем в официально оформленных трудовых отношениях.

Все иные правоотношения по поводу выполнения работ имеют свой механизм регламентирования перемещений и направления сотрудников в другую местность для выполнения работы, и не входят в понятие «служебная командировка».

Закон содержит требование об обязательности командировки для сотрудника, отказ от поездки без веских оснований признается нарушением трудовой дисциплины и влечет ответственность.

Однако, некоторые категории сотрудников освобождены от поездок в командировки или могут быть направлены в командировки только выразив свое письменное согласие. Такие ограничения действуют в отношении сотрудников в период их беременности, воспитания детей, или связаны с возрастом работника.

Поездки работников, суть работы которых состоит в разъездах, не признаются служебными командировками и оплачиваются по другим нормативам.

Виды расходов, связанных с командировкой

Поездка сотрудника по указанию работодателя, связанная с исполнением возложенного служебного поручения, предусматривает такие виды расходов:

  • на жилое помещение. Имеется ввиду наем той жилплощади, в которой работник будет проживать во время командировки. Работник может снять комнату, квартиру, или номер в гостинице. Такой вид расходов не предусмотрен, если между работником и организацией заключен договор о предоставлении бесплатного жилья на время командировки.
  • На проезд к месту исполнения поручения и обратно. Трудовое законодательство устанавливает возможность работника добираться до места исполнения поручения железной дорогой, водным транспортом, автомобильным транспортом, авиатранспортом. В рассматриваемый вид расходов включается размер стоимости и оформления проездных билетов.
  • На выплату суточных. Сюда относятся расходы, связанные с проживанием работника в командировке, не относящиеся к расходам на проезд и найм жилого помещения. Размер суточных определяется соглашением между работником и организацией. Налоговое законодательство допускает выплату суточных в размере 700 рублей в пределах РФ, не облагая их налогом, если суточные больше указанной суммы, она облагается НДФЛ.

В случае направления сотрудника в заграничную командировку, работодатель, кроме рассмотренных видов расходов, оплачивает подготовку документов работника, разрешающих выезд в другую страну, страхование для выезда в иностранное государство, провоз работником багажа, телефонные переговоры.

Порядок возмещения расходов

Организация, перед направлением работника в поездку, издает специальный приказ, на основании которого выделяется аванс в определенной сумме.

Она может быть переведена на банковский счет работника, или выдана наличными средствами.

После возвращения из поездки работник обязан отчитаться перед работодателем и предоставить информацию о тратах, с полным пакетом подтверждающих расходы документов.

Работодатель внутренними нормативными актами устанавливает порядок возмещения сотруднику расходов, связанных с командировкой. Организация может устанавливать особые требования к порядку возмещения расходов, если это не ухудшает положение работника. По общему правилу возмещение происходит в таком порядке:

  • расходы на жилье возмещаются работнику в полном размере, если работник предоставит документы, подтверждающие расходы.
  • Расходы на проезд возмещаются полностью, при условии подтверждения трат документами. При этом закон предусматривает проезд в купе поезда, в эконом-классе самолета, в каюте пятого класса на морском судне и второго на речном, в автотранспорте общего вида.
  • Суточные начисляются и выплачиваются за каждый день нахождения в служебной командировке. Выходные и праздничные дни тоже учитываются и оплачиваются. Работодатель обязан оплатить дни, которые работник проводит в пути к месту командировки и обратно. Если работник вынужденно делает остановку в пути, оплачиваются и дни остановки.

При однодневной командировке, связанной с перемещением на территории РФ суточные выплаты не предусмотрены, однако, работодателю не запрещено назначить их по своему усмотрению. Если выезд осуществлялся за пределы РФ, работнику полагается выплата половины суммы, действующей в отношении заграничных командировок.

Размеры возмещения расходов

Для работников государственных организаций Постановлением Правительства о возмещении расходов, связанных со служебными командировками, предусмотрены такие суммы возмещения:

  • расходы, связанные с наймом жилья – в размере потраченной суммы, но не больше 550 рублей, при условии подтверждения трат документами, если работник не предоставил подтверждающую документацию, ему начисляется 12 рублей.
  • Расходы, связанные с проездом – в размере фактически потраченной суммы, но не больше, чем стоят проездные документы. Если работник не может предоставить документы, связанные с транспортными расходами, ему оплачивается минимальная стоимость проезда в плацкарте, или в каюте десятого типа на морском транспорте и третьего на речном, или в общественном автобусе.
  • Суточные расходы выплачиваются в размере 100 рублей каждый день командировки.

В организации, не относящейся к государственной, размер суточных выплат устанавливается местными нормативными актами.

Какие расходы не подлежат возмещению

Приведенный список расходов, по мнению Министерства Финансов РФ, является закрытым. Исходя из этого любые расходы работника, не связанные со съемом жилья, проездом до места командировки и обратно, и превышающие установленную соглашением сумму суточных выплат, не возмещаются.

Например, работодатель не обязан оплачивать поездки работника на такси, или другом транспорте в месте командирования, посещение работником развлекательных заведений, телефонные переговоры, не связанные с рабочей деятельностью. Тем не менее, работодателю закон не возбраняет оплачивать любые расходы работника, находящегося в командировке, если об этом заключено соглашение.

Кузнецов Федор Николаевич

Опыт работы в юридической сфере более 15 лет; Специализация — разрешение семейных споров, наследство, сделки с имуществом, споры о правах потребителей, уголовные дела, арбитражные процессы.