В организации ведутся личные дела сотрудников. При приеме на работу специалист по кадрам снимает копии с документов и вкладывает их в личное дело. Правомерно ли это с учетом закона о защите персональных данных? Рассмотрим, как нужно поступать с документами и личной информацией сотрудников, чтобы не получить штраф от Роскомнадзора.

О ведении личных дел

Работодатель обязан вести личные дела сотрудников, если это прямо предписано нормативными актами. Например, такое требование установлено для органов исполнительной власти.

У тех компаний, кто не попадает под действие таких актов, обязанности вести личные дела сотрудников нет. Однако иногда работодатели начинают их формировать по своей инициативе. В таком случае они сами составляют перечень документов, которые нужно включить в личное дело.

Но при этом важно соблюдать закон о конфиденциальности персональных данных.

Итак, по той или иной причине в компании решено формировать личные дела работников. Прежде всего нужно составить локальный нормативный акт, который определит важные моменты и правила. Это может быть стандарт или положение. В нем целесообразно отразить все нормы оформления личных дели и состав документов.

Главное правило: не стоит собирать лишнюю информацию о сотруднике про запас — только то, что действительно важно. Иначе будут нарушены принципы работы с персональными данными.

Защита личных сведений

О работнике можно собирать только ту информацию, которая отвечает определенным целям обработки персональных данных. Иначе организация может быть оштрафована по статье 13.11 КоАП на сумму от 30 до 50 тыс. рублей. Должностное лицо получить штраф в размере 5-10 тыс. рублей, а гражданин — в сумме 1-3 тыс. рублей.

Как же правильно поступать с документами сотрудника? Обратимся к статье 65 Трудового кодекса. В ней сказано, что документы предъявляются физическим лицом при приеме на работу.

Иначе говоря, документы должны быть предъявлены работодателю, после чего они возвращаются сотруднику. При этом в ТК РФ не говорится о том, что специалист работодателя вправе снимать с них копии.

Итак, без согласия работника кадровый специалист может сделать лишь следующее: взять документы сотрудника и внести информацию из них в его личную карточку Т-2.

На практике работодатели часто любят собирать разную информацию о своих сотрудниках и хранить копии их дипломов, СНИЛС, паспортов. Однако все это все эти документы содержат персональные данные работников, которые защищаются законом. Собирать личную информацию, которая соответствует законной цели.

Причем цель должна быть вполне конкретной. Например, нельзя хранить персональные данные сотрудника на тот случай, если вдруг их запросит прокуратура или Служба судебных приставов. Пока такого запроса нет, эта информация работодателю не нужна.

Соответственно, если он заранее ее собрал и хранит, тем самым он нарушает закон о защите персональных данных.

Важно! Обработка персональных данных гражданина допустима, если это необходимо, чтобы исполнить договор, стороной которого он является. Это сказано в части 1 статьи 6 закона о персональных данных от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ.

Если работник дал согласие

Казалось бы, проблема решается просто — можно взять с работника документ о том, что он разрешает обработку своей информации. Но на самом деле этого недостаточно. Даже если сотрудник согласился, это не значит, что появилась законная конкретная цель для обработки данных.

Важно! Работодателям нужно запомнить простое правило: если нет цели, то нет и права хранить копии личных документов сотрудника.

В упомянутом законе определены принципы защиты персональных данных. Суть в следующем:

1. Должны стоять конкретные, заранее определенные цели, в соответствии с которыми собираются личные данные человека. Как только эти цели достигнуты, обработка его персональных данных должна прекращаться.
2. Нельзя собирать информацию, которая не соответствует упомянутым выше целям.
3. Обработке подлежат только те сведения, которые соответствуют указанным целям.
4. Содержание и объем обрабатываемых данных должен соответствовать цели обработки.

О согласии на обработку персональных данных сказано в статье 9 закона. Оно должно содержать опять же цель обработки, а также перечень действий, которые с этими данными могут быть совершены.

Вывод: хранить копии документов сотрудников в кадровом делопроизводстве можно только в том случае, если это нужно для конкретных целей.

Например, личные сведения могут быть собраны для размещения на сайте работодателя (в разделе «Наши сотрудники») или для оформления полиса добровольного медицинского страхования. Пример избыточной цели — хранение личных данных на случай поступления запроса из государственных органов.

О копии паспорта

В копии паспорта есть не только имя, дата рождения и прочая информация — она может являться источником биометрических персональных данных.

В частности, на фото можно заметить особенности внешности человека. Такая информация охраняется законом.

Соответственно, хранить копии паспортов работников нужно, во-первых, при наличии адекватных целей а, во-вторых, взяв с них согласие на это.

Подведем итоги

Итак, если работодатель планирует вести личные дела своих сотрудников, то просто приложить к ним копии документов неправомерно. Для этого необходимо, чтобы:

• было законное основание (правовой акт или внутренний документ);
• была определенная, законная и адекватная цель обработки информации;
• было письменное согласие работника на обработку его персональных данных;
• в согласии была указана цель обработки.

Эти выводы подтверждаются судебной практикой.

Какие документы может запросить работник

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя в течение трех рабочих дней выдавать работнику документы, связанные с работой, если работник письменно об этом попросил. Казалось бы, все просто. Но на практике работодатели сталкиваются с множеством вопросов, ответы на которые закон не дает.

Опираясь на судебные решения, постараемся ответить на эти вопросы.

Как запрашивать документы

Только письменный запрос (заявление работника) является основанием для выдачи документов, связанных с работой. И это заявление играет огромную роль.

Во-первых, от даты получения заявления начнется отсчет трех рабочих дней, в течение которых нужно выдать документ. Во-вторых, только из заявления мы узнаем, какие именно документы просит работник.

В-третьих, опираясь на заявление, можно дать мотивированный отказ в выдаче документов, которые не относятся непосредственно к работе.

Если письменного запроса не было, а была только устная просьба работника, работодатель может ее проигнорировать. Суды не считают это нарушением[1].

Работник пишет заявление в свободной форме на имя руководителя организации (пример 1). Обязательно указывает, какие именно документы он просит выдать. Если сам прийти за документами в нужный срок работник не сможет, в заявлении он может указать, по какому адресу их можно отправить по почте.

Заявление желательно зарегистрировать. Это позволяет зафиксировать именно дату получения, ведь на деле дата написания заявления не всегда совпадает с датой получения этого заявления работодателем.

Запросить документы, связанные с работой, может не только действующий или увольняющийся работник, но и бывший. При этом не играет никакой роли, как давно он был уволен[2].

Какие документы не вправе требовать работник

Статья 62 ТК РФ дает работнику право требовать не любые документы организации, а только те, которые связаны конкретно с ним, с его трудовой деятельностью.

В качестве примера в данной статье перечислим некоторые виды справок и приказов по личному составу. Но этот список открытый, законодатели оставили возможность запрашивать и другие документы.

И эта неопределенность часто приводит к конфликтам.

Например, некоторые работники запрашивают копии штатных расписаний, локальных нормативных актов, инструкций, протоколов. Нужно ли их выдавать? По какому критерию определять, связан ли данный документ с работой конкретного работника? Ответа в законе нет, поэтому работодателям приходится решать это самостоятельно, на свой страх и риск.

Локальные нормативные акты

По мнению судей, локальные нормативные акты не относятся к документам, связанным с работой конкретного работника. Суды подтверждают, что работодатель не обязан выдавать копии локальных актов, с которыми работник должным образом был ознакомлен в период работы[3].

Штатное расписание, должностные инструкции

Суды считают, что по смыслу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставлять только те документы, которые содержат персональные данные работника, сделавшего запрос[4].

Соответственно, если документ такие данные не содержит и не описывает конкретную трудовую функцию работника, то и выдавать его по запросу работника не обязательно.

Приказы для подразделения, нормативные акты министерств

Письменные распоряжения организации, касающиеся структурных подразделений в целом, работодатель также не обязан выдавать по запросу работника. К такому выводу пришли сразу несколько судов[5].

Также работодатель не обязан знакомить работников с нормативными документами министерств и ведомств и предоставлять их копии. Даже если на основании нормативного акта работодатель разрабатывает систему оплаты труда работников, в копии документа можно правомерно отказать, ведь его составляла не компания[6].

Формы первичных учетных бухгалтерских документов также не являются документами, связанными с работой[7].

Документы с конфиденциальной информацией

Если у работника нет доступа к конфиденциальной информации, то в выдаче копий документов, содержащих эти сведения, можно отказать[8].

Ставропольский краевой суд[9] попробовал обобщить законные причины не выдавать работникам копии документов.

Так, основанием для отказа выдать копию может служить наличие в документе информации, которая относится к государственной, коммерческой или служебной тайне, или наличие сведений конфиденциального характера о третьих лицах, в том числе о других работниках. К таким документам суд отнес копии материалов инвентаризации, договоров о полной коллективной материальной ответственности.

Графики отпусков, табели учета рабочего времени также содержат информацию о других работниках организации. Поэтому работодатель вправе отказать работнику в выдаче копий этих документов[10].

Как оформляются справки

Работникам могут понадобиться различные справки. Некоторые из них имеют установленную форму, другие составляются произвольно. Расскажем о самых распространенных.

Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ)

Форма этой справки утверждена Приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. С февраля 2018 г. в нее внесены некоторые изменения[11], главные из которых:

• • из раздела 2 исчезло поле, где нужно было указывать адрес физического лица, которое получило доход;
• • из раздела 4 удалены инвестиционные вычеты;
• • для реорганизованных организаций добавлены дополнительные поля (форма реорганизации (ликвидации), ИНН/КПП реорганизованной организации).
• Эту правку готовит бухгалтер, так как в ней указываются сведения об источнике дохода, заработной плате и удержанных налогах.

Справка о занимаемой должности и зарплате

1. Эту справку запрашивают для оформления визы, получения субсидии, оформления опекунства или усыновления.
2. Нужна она и для военкомата при первоначальной постановке на воинский учет.

3. Справка не имеет жесткой формы, но конкретные требования к содержанию и форме документа может установить орган, для которого данная справка запрашивается (пример 2).

Оформляют справку обычно на фирменном бланке. Чтобы она имела юридическую силу, ее должен подписать руководитель организации или уполномоченный работник. Если справка содержит информацию о заработной плате либо иные сведения финансового характера, то нужна также подпись главного бухгалтера. Подписи должностных лиц заверяют печатью организации (при ее наличии).

Полномочия подписывать справки должны быть указаны либо в приказе о распределении обязанностей, либо в доверенности (ст. 8, 57 ТК РФ, ст. 185 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ)). В спорных ситуациях может потребоваться документ, дающий право подписи лицу, подписавшему справку вместо руководителя организации.

Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы

Эту справку может затребовать уволенный работник, который хочет встать на учет в центр занятости.

Кадровые документы. Что не в праве требовать работник?

Работодатель обязан предоставлять сотруднику документы и копии, связанные с деятельностью специалиста в компании — по статье 62 ТК.

Закон не содержит закрытый перечень таких сведений, поэтому на практике возникают трудовые споры. Организация не обязана выдавать все документы, которые просит сотрудник.

Рассмотрим, какие копии и выписки не может требовать работник, а какие обязаны выдать по закону.

Какие документы может запросить сотрудник?

По письменной просьбе работника организация выдает:

• трудовую книжку;
• выписки из трудовой книжки;
• копию приказа об увольнении;
• копию приказа о приеме на работу или о переводе;
• справку о доходах, о начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование.

Список неполный, поэтому нужно знать, какие документы может запрашивать сотрудник помимо указанных в законе. Нередко в организации возникают споры, доходящие до судов.

Например, компания не желает делать выписку из табеля учета рабочего времени, аргументируя отказ тем, что в документе содержится информация о других сотрудниках. Такой отказ могут посчитать незаконным, так как специалист имеет право получать сведения, касающиеся его работы. Поэтому кадровый отдел может оформить выписку, указав в документе только информацию о конкретном сотруднике.

Также суды нередко встают на сторону работника, который получил отказ при запросе выписки из штатного расписания, графика отпусков, из личной карточки (Т-2).

Какие документы не вправе требовать работник?

Работодатель может не предоставлять сведения, которые не относятся к деятельности сотрудника компании.

Докладные и служебные записки

Организация не обязана выдавать по просьбе работника документы, которые связаны с расследованием дисциплинарных проступков — объяснительные, докладные, протоколы заседаний дисциплинарных комиссий и так далее. Такие документы не связаны напрямую с работой специалиста и необходимы только для служебного пользования.

Локальные нормативные акты

Речь о документах, с которыми сотрудника знакомят в период деятельности, в том числе под роспись. В некоторых организациях специалисту по запросу выдают копии таких актов. Решение мотивируется тем, что предоставляемая информация связана с работой сотрудника. К тому же специалист может ориентироваться на документы, в которых закреплены требования к его работе.

Однако суды зачастую встают на сторону работодателя, который отказывает выдавать копию локального акта. Ведь документы не содержат персональную информацию о сотруднике, к тому же работник уже был ознакомлен с содержанием акта и поставил подпись.

Документы, содержащие конфиденциальные сведения

Если сотрудник не допущен к конфиденциальной информации, выдавать ему соответствующую документацию не обязаны. Документы, содержащие государственную, коммерческую, служебную тайну, а также личные данные третьих лиц, работник требовать не может.

Нормативные акты министерств и приказы для организации

Работодатель имеет право не выдавать кадровые документы, которые касаются отдельных подразделений компании. То же самое касается нормативных документов, разработанных ведомствами и министерствами. Отказ мотивируется тем, что эти документы составлялись не компанией.

Должностные инструкции других сотрудников

Если копии документов не касаются самого работника, кадровый отдел не обязан их выдавать. К примеру, работник попросил должностные инструкции всех специалистов отдела или начальника.

Как часто работник может запрашивать документы?

Периодичность обращения сотрудников в отдел кадров за копиями и выписками не регулируется в законе. Нередко работники здоупотребляют правом и просят докуметы о работе слишком часто.

Организация обязана выдать сотруднику запрашиваемые сведения о работе в течение 3 дней. При несоблюдении норм трудового законодательства работодателю грозит штраф до 50 тысяч рублей — по статье 5.27 КоАП.

Однако, если сотрудник часто запрашивает документы, которые ему недавно предоставили, подготовьте ответ в течение 3 дней. Сообщите, что вы отказываете в выдаче сведений, так как ранее уже информацию предоставили. Важно, чтобы была отметка о получении документов сотрудником — в специальном журнале или в виде расписки.

Запрашивать документы может и бывший работник организации. При этом не имеет значения, в какой срок после увольнения специалист обратился за сведениями.

Повышение квалификации

Кадровое делопроизводство

Повышение квалификации

Делопроизводство и документооборот в организации

Источник: https://rostbk.com/o-kompanii/stati/kadrovye-dokumenty-chto-ne-v-prave-trebo/

Как работать с персональными данными работников в 2023 году

Казалось бы, есть всего один закон 152-ФЗ о персональных данных. Но в нем все так описано, что тонут даже юристы. Не всегда понятно, может ли работодатель не уведомлять Роскомнадзор, когда нужно согласие работника на обработку персональных данных, а когда можно работать без него. Нужно ли согласие на обработку от соискателя.

Персональные данные — это ФИО работника, ИНН, СНИЛС, телефон, размер зарплаты и даты рождения его детей. Это любая информация, прямо или косвенно относящаяся к сотруднику, как указано в ст. 3 закона о персональных данных 152-ФЗ. Даже просто ФИО «Иванов Иван Иванович» без даты рождения или номера телефона Роскомнадзор считает персональными данными.

Кадровик сталкивается с персональными данными, когда получает резюме соискателя, сообщает охраннику данные кандидата для оформления пропуска, заполняет трудовой договор или отправляет СЗВ-ТД в Пенсионный фонд.

Любые действия кадровика с персданными работника называются обработкой персональных данных. По п. 3 ст. 3 закона о персданных обработка персданных включает в себя сбор, запись, систематизацию, использование, распространение, удаление данных.

Как только работодатель приступил к обработке персданных, он обязан их защищать, хранить и обрабатывать по правилам закона о персональных данных, гл. 14 Трудового кодекса. Иначе Роскомнадзор оштрафует по жалобе работника или при проверке. За грубейшие нарушения возможна уголовная ответственность.

Вот популярные нарушения работодателей в работе с персданными.

Нарушение № 1. Не получают согласие работника на обработку данных, когда это нужно

Компания публикует фотографии работников на сайте компании. Это распространение информации неограниченному кругу лиц. Нужно оформить согласие работника на распространение.

Еще пример. Работодатель перечисляет зарплату работника на счет его супруги. Реквизиты счета прописаны в допсоглашении к трудовому договору с работником. Это обработка данных супруги без ее согласия. Если согласия супруги не предоставить, Роскомнадзор оштрафует при проверке.

Штраф за нарушение — до 150 тыс. рублей компании, до 40 тыс. рублей руководителю по ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ.

Нарушение № 2. Обрабатывают данные в непредусмотренных законом случаях

Магазин собирает и хранит справки работников об отсутствии судимости. Это обработка не предусмотренной законом информации, за которую Роскомнадзор может оштрафовать.

А вот школа имеет право запрашивать у работников такие справки и хранить их, поскольку это ее обязанность по ст. 65 ТК РФ.

Штраф за нарушение до 100 тыс. рублей компании, до 20 тыс. рублей руководителю по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ.

Нарушение № 3. Получают данные для одной цели, а используют для другой

Работодатель взял копию диплома, чтобы оформить прием. А потом опубликовал его на сайте компании, чтобы подтвердить экспертность своих сотрудников. Его оштрафуют, потому что цель обработки достигнута — прием оформлен, а документ не уничтожен.

Штраф за нарушение до 100 тыс. рублей компании, до 20 тыс. рублей руководителю по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ.

Нарушение № 4. Не публикуют политику обработки персональных данных

Политика обработки персданных нужна обязательно, и у работников должен быть к ней свободный доступ. Кто-то вывешивает политику на доске при входе в офис, кто-то публикует ее на сайте. Политика обязательно должна быть на сайте, если там выложены вакансии с возможностью откликнуться на них через сайт.

Штраф за нарушение до 60 тыс. рублей компании, до 12 тыс. рублей руководителю по ч. 3 ст. 13.11 КоАП РФ.

Нарушение № 5. Не вовремя реагируют на запрос гражданина о его персональных данных

Работодатель должен ознакомить работника с обрабатываемыми пересданными в день обращение или в течение 30 дней с даты получения запроса работника. Иначе оштрафуют.

Для защиты компании работодатели прописывают в политике обработки адрес для таких запросов. Это помогает избежать ситуации, когда гражданин пишет запрос на электронку отдела продаж и его запрос долго передают ответственному за обработку персданных.

Штраф за нарушение до 80 тыс. рублей компании, до 12 тыс. рублей руководителю по ч. 4 ст. 13.11 КоАП РФ.

Нарушение № 6. Не уничтожают персональные данные работника по его требованию

Гражданин и Роскомнадзор вправе письменно потребовать уточнить, заблокировать или уничтожить персональные данные, если они являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки.

Так, одна компания размещала на сайте информацию о своих сотрудниках-специалистах. После увольнения работник потребовал удалить информацию. А компания отказалась и получила максимальный на тот момент штраф 25 тыс. рублей. С 21 марта 2021 штрафы увеличили. См. Постановление 2 КСОЮ от 30.11.2021 № 16-9529/21.

Штраф за нарушение до 90 тыс. рублей компании, до 20 тыс. рублей руководителю по ч. 5 ст. 13.11 КоАП РФ.

Нарушение № 7. Хранят данные в базах данных, находящихся не в России

Работник просит в кадрах или бухгалтерии копии документов – выдавать или нет и в каком виде | Компания права Респект

Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате.

Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы.

Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

Первая норма, к которой мы обратимся, – ст. 62 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой:

• копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;
• выписки из трудовой книжки;
• справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;
• трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.

1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой.

Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152?ФЗ «О персональных данных».

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?

Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст.

62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы.

Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору.

Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33?4430/2015

Какие данные о работнике важно вовремя передать бухгалтеру

Из-за устаревших сведений о сотруднике бухгалтеры допускают ошибки при расчете НДФЛ, сдают отчетность в ПФР, которую потом приходится исправлять. Когда в работе кадровика и бухгалтера случается разлад, последний не получает вовремя данные о смене персональных данных работников, копии важных документов.

Из статьи вы узнаете, какие события в жизни работников важны для бухгалтеров. Как организовать взаимодействие двух отделов и быстро получать от сотрудников все важные документы. Могут ли компанию оштрафовать, если сотрудник не сообщил об изменении персональных данных.

Проблема № 1. Не получили от сотрудника документы о вступлении в брак

Обо всех значимых событиях своей жизни работник должен информировать отдел кадров. Если сотрудник создал семью, нужно уведомить кадровика и принести в отдел кадров паспорт и копию свидетельства о регистрации брака.

Что важно для бухгалтерии. У некоторых сотрудников, вступивших в брак, бухгалтер скорректирует вычеты по НДФЛ. Это потребуется сделать, если вышла замуж сотрудница, которая была матерью-одиночкой.

Дело в том, что единственным родителям полагается вычет по НДФЛ за каждого ребенка в двойном размере (абз. 13 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК). А замужняя женщина уже не единственный родитель в целях расчета НДФЛ.

И с месяца, следующего за месяцем регистрации брака, ей полагаются обычные вычеты (письмо Минфина от 20.05.2013 № 03-04-05/17775).

• Если супруга вашего сотрудника проживает со своим сыном или дочерью от предыдущего брака, сотруднику полагается вычет на ребенка жены. Чтобы получить вычет, сотрудник пишет заявление в бухгалтерию и прикладывает к нему документы:
• – копию свидетельства о рождении ребенка жены;
• – копию свидетельства о браке;
• – справку жилищно-коммунальной службы о совместном проживании сотрудника с ребенком супруги;

– заявление родителя ребенка об участии вашего сотрудника – супруга в обеспечении ребенка (письма Минфина от 23.06.2014 № 03-04-05/29908и от 21.02.2012 № 03-04-05/8-209). Таким образом, бухгалтер на основании этих бумаг начнет предоставлять сотруднику вычет по НДФЛ. В связи с чем налог с заработка получится меньше, а сумма на руки – больше.

Если об измениях бухгалтер узнает с опозданием, он будет неправильно удерживать НДФЛ – либо переплачить, либо недоплачивать в бюджет. Из-за чего компанию могут оштрафовать за неисполнение обязанностей налогового агента (ст. 123 НК). Чтобы этого избежать, сразу информируйте бухгалтерию об изменении в семейном положении сотрудников.

Как действует кадровик. Первым делом возьмите копию свидетельства о браке и отнесите ее бухгалтерам. Они сориентируются, нужно ли что менять в отношении вычетов по НДФЛ.

Данные о составе семьи запишите в личную карточку сотрудника. В унифицированной форме № Т-2 предусмотрены поля, куда вписывают, состоит ли работник в браке, и указывают состав его семьи. Сообщите сотруднику, вступившему в брак, что он может взять неоплачиваемый отпуск до пяти календарных дней (ст. 128 ТК).

Как обезопасить себя от проблем с работниками и бухгалтерией

Чтобы сотрудники вовремя подавали документы, содержащие персональные данные, пропишите требование об этом в ПВТР. Не лишним будет продублировать требование и в трудовом договоре с каждым работником.

Установите срок, например, 5 рабочих дней, в течение которых сотрудник должен сообщить о смене Ф. И. О., заключении брака, перемене места постоянной регистрации и т. п. Более длительный срок прописывать не рекомендуем.

Чем раньше вы и бухгалтерия узнаете о смене персональных данных, тем лучше.

С локальным актом работника нужно ознакомить под подпись (ст. 21, ч. 3 ст. 68 ТК). Если сотрудник не предоставит информацию в срок, то он не исполнит требования локального акта. За нарушение работодатель вправе привлечь работника к дисциплинарной ответственности – объявить замечание или выговор (ст. 192 ТК).

Проблема № 2. Не узнали, что сотрудник изменил фамилию

Люди меняют фамилию, а порой и имя с отчеством, когда вступают в брак, разводятся, а иногда просто по своему желанию. При смене фамилии получают новый паспорт.

Копию нового паспорта и свидетельства о перемене фамилии сотрудник должен принести в кадровую службу.

Кадровику важно не только внести изменения в программу учета, но и вовремя сообщить бухгалтеру о том, что сотрудник поменял Ф. И. О.

Что важно для бухгалтерии. Бухгалтеру информация о новых Ф. И. О. нужна, чтобы без ошибок заполнить отчетность по НДФЛ и страховым взносам.

Бухгалтер закажет новое страховое пенсионное свидетельство на работницу. Если сотрудница поменяла фамилию, на нее нужно получить новое пенсионное свидетельство с номером СНИЛС. Сам номер не поменяется, но свидетельство ПФР оформит другое, на новую фамилию. Чтобы не затягивать с заменой, сообщите в бухгалтерию о смене фамилии в тот же день, когда получите от сотрудника документы.

Пока Пенсионный фонд не получил заявку на новое свидетельство, у него нет информации, что фамилия сотрудника изменилась. Поэтому фонд будет принимать ежемесячные отчеты СЗВ-М с прежней фамилией и не обнаружит ошибки.

Как только ПФР выдаст новое свидетельство СНИЛС, бухгалтеру нужно вписывать в отчетность измененные данные. Однако, если с заменой свидетельства затягивать, ПФР может узнать о смене фамилии сотрудника из других источников – например, из налоговой инспекции.

Тогда фонд оштрафует за сдачу недостоверных сведений на 500 руб. (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

А вот новое свидетельство об ИНН при смене фамилии заказывать не нужно. Так как ИНН физлица при этом не меняется (п. 16 приказа ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/435@).

Бухгалтер напомнит, что нужно сменить банковскую карточку. Если заработную плату в вашей компании перечисляют на карту работника, при смене фамилии эту карту следует поменять. Ведь карточка со старой фамилией недействительна.

При перечислении денег на карту работодатель подает в банк платежное поручение на общую сумму и представляет реестр получателей (п. 1.17 Положения, утвержденного ЦБ от 19.06.2012 № 383-П). В этом реестре он указывает Ф. И. О. работников, суммы и реквизиты карточных счетов.

Если в реестре и банковской карте будут разные фамилии, банк не сможет зачислить деньги. Соответственно карту надо сменить.

Обычно сотрудник обращается в банк за новой картой самостоятельно. Однако бухгалтер может помочь ему заполнить нужные для смены карты документы. Пока банк не выпустит для работника новую карту, заработную плату придется выплачивать наличными.

Как действует кадровик. В тот же день, когда получите документы от сотрудника о смене фамилии, передайте информацию в бухгалтерию. Если персональные данные работника изменились и он принес документы, попросите его написать заявление.

На основании этого заявления вы поменяете информацию о сотруднике в кадровых документах, а бухгалтер сможет отразить изменения в своей отчетности.

Внесите изменения во внутренние кадровые документы: личную карточку сотрудника, график отпусков, табель учета рабочего времени и пр.

Чтобы подкорректировать сведения, издайте приказ о внесении изменений в документы и компьютерную программу, содержащие данные работника. Кроме того, на тех документах, которые оформлены на бумаге, надо будет зачеркнуть старую фамилию и записать новую. И заверить эту запись подписью кадровика.

В трудовую книжку исправительные записи вносите в следующем порядке (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

На титульном листе зачеркните одной чертой прежнюю фамилию и рядом запишите новую. На внутренней стороне обложки трудовой книжки укажите реквизиты свидетельства о браке, на основании которого изменена фамилия, или реквизиты паспорта.

Поставьте свою подпись и печать организации (образец ниже).

1. Проблема № 3. Не отразили факт смены места жительства
2. Если работник официально поменял место жительства, то есть зарегистрировался по новому адресу и эта информация зафиксирована в паспорте, он представляет копию такого паспорта работодателю.
3. Если сотрудник сменил место жительства неофициально, то есть без регистрации в паспорте, то уведомлять бухгалтера и кадровика об этом не нужно.

Что важно для бухгалтерии. Адрес налогоплательщика до 2018 года записывали в справку 2-НДФЛ. Поэтому при смене места жительства сотрудника бухгалтер вносил исправления в компьютерную базу, где считается зарплата и формируются отчеты по НДФЛ.

С 2018 года действует новая форма справки 2-НДФЛ, в ней адрес налогоплательщика не указывают (приказ ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@). Поэтому бухгалтеру сейчас адрес для отчетности не нужен. Но информацию о сотруднике все равно лучше исправить, чтобы все данные учета были достоверными.

Как действует кадровик. Данные о месте жительства отражают в личной карточке. Поэтому, если они изменились, информацию в карточке надо подкорректировать. Зачеркните в карточке старый адрес, рядом напишите новый и поставьте свою подпись. Если в трудовом договоре ваша компания указывала адрес, его тоже нужно исправить.

Важные выводы

1. Даже если сотрудник не менял фамилию, но заключил брак, у него могут появиться дополнительные вычеты по НДФЛ.

2. Из-за смены фамилии работодатель заказывает сотруднику новую карточку СНИЛС. Но сам номер не меняется.

3. Пропишите в ПВТР обязанность сотрудников сообщать о смене персональных данных. И установите крайний срок. Тогда за нарушение сможете привлекать их к дисциплинарной ответственности.

Работник запросил копии документов – выдавать или нет?

17.10.2017

Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате.

Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы.

Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

Первая норма, к которой мы обратимся, – ст. 62 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой:

• копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;
• выписки из трудовой книжки;
• справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;
• трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.

1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой.

Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных».

Вопрос:

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?

Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы.

Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору.

Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см.

, например, апелляционные определения ВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33‑4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33‑888/2015).

Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным.

Так, Приморский краевой суд, рассматривая жалобу работника на решение суда первой инстанции, которым отказано в удовлетворении требований о выдаче работнику копий документов, связанных с установлением материального стимулирования работников, системы оплаты труда и пр.

, указал, что работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему не только документы, названные в ст. 62 ТК РФ, но и другие документы, связанные с его работой, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав.

Поскольку работник требовал документы с целью установления правомерности и обоснованности порядка начисления зарплаты, отказ суда первой инстанции в удовлетворении требований работника был признан незаконным (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 27.06.2017 по делу № 33‑6331/2017).

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.

Закон РФ от 19.04.1991 № 1032‑1 «О занятости населения в Российской Федерации»	Справка о среднем заработке за последние три месяца
Федеральный закон от 29.12.2006 № 255‑ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»	Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой
Статья 230 НК РФ	Справка о доходах физического лица по форме 2‑НДФЛ
Федеральный закон от 30.04.2008 № 56‑ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»	Сведения об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц
Федеральный закон от 01.04.1996 № 27‑ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»	Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже*

*    Работникам, подавшим заявления о выходе на трудовую пенсию, работодатель обязан выдать сведения в течение десяти календарных дней со дня подачи заявлений. Всем остальным работникам – в день увольнения.

Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, – документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.

В какие сроки и кому выдаются документы, связанные с работой?

В основном – или в течение трех рабочих дней со дня обращения за документом либо подачи заявления (копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, справка о доходах физического лица, копии любой записи, содержащей персональные данные работника, и т. д.), или в день обращения (приказ об увольнении).

Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.

Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой. Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день.

Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ, в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда.

Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу № 33‑3912/2016).

Вопрос:

Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?

В КоАП РФ есть ст. 5.39, согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1 000 до 3 000 руб. Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.

Так, сотрудник обратился к работодателю с письменным заявлением о выдаче документов, связанных с его работой, которое было зарегистрировано в журнале входящей корреспонденции предприятия. Однако в установленный ст. 62 ТК РФ срок документы предоставлены не были.

Работник обратился в суд и просил признать незаконным бездействие работодателя, обязать выдать надлежащим образом заверенные копии документов.

Отказывая в удовлетворении требований, суд первой инстанции пришел к выводу об отсутствии подтверждения того факта, что работник в течение трех дней с момента подачи заявления явился к работодателю за копиями испрашиваемых документов. Апелляционный суд счел такое решение незаконным и отменил его.

Доводы о том, что работник уклонялся от получения документов, не могут быть приняты во внимание, поскольку он ежедневно был на работе и каких‑либо причин, препятствующих вручению работодателем работнику испрашиваемых документов в установленный срок, не имелось (Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 11.05.2016 по делу № 33‑3359/2016).

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.

Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека – супруга, ребенка, мать и т. п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:

• заявление, написанное работником;
• свой паспорт;
• доверенность.

Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.

Директору ООО «Ромашка»

И. И. Зеленову

от менеджера Т. Д. Красновой

• Заявление
• о выдаче документов, связанных с работой
• На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:
• – копию приказа о переводе на должность менеджера;
• – копию трудового договора.

Краснова, 24.08.2017

Как правильно заверить копии документов для работника?

В оригинале выдаются работнику лишь трудовая книжка и некоторые виды справок. Например, справка о среднем заработке оформляется на бланке организации за подписью руководителя и с печатью организации. Остальные документы выдаются в копиях, которые должны быть надлежащим образом заверены.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8‑2013[1] копией является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Копии документов выдаются на бланках организаций.

Порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.

1983 № 9779‑X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779‑X).

В соответствии с данным порядком организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).

ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[2] регламентирует оформление записи на копии. Согласно п. 3.26 данного стандарта при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

• заверительную надпись «Верно»;
• должность лица, заверившего копию;
• личную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
• дату заверения.

Приведем пример.

Верно.

Инспектор службы кадров           Левченко              Т. С. Левченко

24.08.2017