Работодателю

Согласно железнодорожным билетам работник выехал в командировку вечером первого числа месяца, а вернулся третьего числа этого же месяца. Как рассчитать, за сколько дней работнику необходимо выплатить суточные?

Онлайн-калькулятор расчета командировочных — сервис, который поможет определить сумму суточных и средней заработной платы, начисляемых сотруднику за работу в командировке.

Согласно железнодорожным билетам работник выехал в командировку вечером первого числа месяца, а вернулся третьего числа этого же месяца. Как рассчитать, за сколько дней работнику необходимо выплатить суточные?

Часто пользуетесь калькулятором?
Добавьте в избранное, чтобы не потерять!

Нажмите
Ctrl+D

Понятие «командировочные» раскрывается в статье 167 ТК РФ. Порядок компенсации затрат в коммерческих организациях определяется колдоговором или локальным нормативным актом (ЛНА) с учетом действующего законодательства.

Для работников федеральных государственных учреждений имеется особый документ — постановление правительства РФ от 12.10.2013 № 916.

Для работников региональных органов власти, сотрудников муниципальных и государственных учреждений действуют аналогичные нормативно-правовые акты органов местного самоуправления.

Отправляя работника в поездку, ему надо выдать аванс на оплату проезда, аренду жилья и иные затраты.

Кроме того, пока работник выполняет обязанности в другой местности, за ним сохраняется средняя заработная плата. Все вместе — это расходы на поездку.

Чтобы рассчитать нужную сумму, используйте онлайн-калькулятор расчета командировочных в 2022 году — бесплатный сервис, которым легко пользоваться.

Как работает калькулятор

Разберем пошагово на примере, как посчитать суточные при командировке на калькуляторе для условного менеджера по продажам Пэпэтэшина Петра Петровича, которого направляют выполнять обязанности в другую местность на 3 дня.

Шаг 1

Вводим в верхнюю строку калькулятора величину заработка за год, который предшествует командировке. Учтите, что в расчет берется не предыдущий календарный год, а именно период в 12 месяцев, предшествующий поездке. Казалось бы, проще всего умножить заработную плату сотрудника на 12.

Но надо помнить важный нюанс. Если работнику выплачивалось пособие по временной нетрудоспособности, он получит меньшую заработную плату. Или за счет премий в какой-либо месяц заработает больше.

Потому надо вводить в калькулятор суточных и командировочных расходов точную сумму заработка с учетом подобных моментов.

Предположим, зарплата Пэпэтэшина составляет 20 000 руб. в месяц (премии не предусмотрены), но за счет того, что он болел, он получил вместо 20 000 × 12 = 240 000 руб. только 228 000. Для расчета введем эту величину в верхнюю строку калькулятора.

Согласно железнодорожным билетам работник выехал в командировку вечером первого числа месяца, а вернулся третьего числа этого же месяца. Как рассчитать, за сколько дней работнику необходимо выплатить суточные?

Шаг 2

Во вторую строку калькулятора вводим число дней, которые за этот год отработал сотрудник. Допустим, из-за больничного он отработал 228 дней в течение 12 месяцев, предшествующих поездке.

Согласно железнодорожным билетам работник выехал в командировку вечером первого числа месяца, а вернулся третьего числа этого же месяца. Как рассчитать, за сколько дней работнику необходимо выплатить суточные?

Шаг 3

Указываем в третьей строке калькулятора количество дней командировки. У нас это 3 дня.

Согласно железнодорожным билетам работник выехал в командировку вечером первого числа месяца, а вернулся третьего числа этого же месяца. Как рассчитать, за сколько дней работнику необходимо выплатить суточные?

Шаг 4

В четвертую строку, чтобы рассчитать командировочные на онлайн-калькуляторе в 2022 году, заносим размер суточных, установленный локальным нормативным актом вашей организации. Предположим, это 700 руб., поскольку с суммы, превышающий этот предел, надо удерживать НДФЛ и перечислять страховые взносы.

Согласно железнодорожным билетам работник выехал в командировку вечером первого числа месяца, а вернулся третьего числа этого же месяца. Как рассчитать, за сколько дней работнику необходимо выплатить суточные?

Итог

Калькулятор мгновенно выдает результат:

  • величину суточных к выдаче;
  • средний дневной заработок;
  • размер командировочных, которые вы должны выдать сотруднику перед поездкой.

Согласно железнодорожным билетам работник выехал в командировку вечером первого числа месяца, а вернулся третьего числа этого же месяца. Как рассчитать, за сколько дней работнику необходимо выплатить суточные?

Формула, по которой производится расчет командировочных в 2022 году на калькуляторе онлайн, несложная и выглядит следующим образом:

Согласно железнодорожным билетам работник выехал в командировку вечером первого числа месяца, а вернулся третьего числа этого же месяца. Как рассчитать, за сколько дней работнику необходимо выплатить суточные?Согласно железнодорожным билетам работник выехал в командировку вечером первого числа месяца, а вернулся третьего числа этого же месяца. Как рассчитать, за сколько дней работнику необходимо выплатить суточные?

Как правильно рассчитать командировочные вручную (без калькулятора)

Мы рекомендуем использовать калькулятор расчета среднего заработка для командировки онлайн и в качестве основного инструмента, и в качестве дополнительного — для самопроверки. Чтобы посчитать вручную, сколько надо выплатить сотруднику, придется:

  • уточнить размер суточных;
  • определить средний заработок для дальнейшего расчета командировочных;
  • сложить полученные цифры.

Начнем с простого — определяем суточные. Работодатели вправе определять их размер на свое усмотрение, закон это не ограничивает. Общая сумма суточных — произведение количества дней командировки на указанный в ЛНА размер компенсации.

Суточные свыше 700 рублей в день на поездку по РФ и 2500 рублей — на заграничную поездку облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Следующий этап — подсчет средней заработной платы командированного по нормам статьи 139 ТК РФ и постановления правительства от 24.12.2007 № 922. Наш бесплатный онлайн-калькулятор для расчета зарплаты при командировке делает это самостоятельно, а чтобы рассчитать нужную сумму вручную, следует:

  1. Определить количество фактически отработанных сотрудником дней без учета больничных, отпускных и подобных дней за год до командировки либо за тот срок, в течение которого сотрудник числится в штате.
  2. Подсчитать сумму, которую работник фактически получил за отработанное время, тоже без учета гарантийных выплат и компенсаций.
  3. Рассчитать средний дневной заработок путем деления дохода на количество отработанных дней.
  4. Перемножить количество дней в командировке на среднедневной заработок, не беря в расчет выходные и праздники, если в это время человек отдыхал. Если в эти дни он трудился, оплата производится в двойном размере (исходя из оклада, тарифной ставки, сдельных расценок), когда эти часы сверхнормативные, и в одинарном — если на выходные и праздники приходится время в пути (статья 153 ТК РФ и п. 9 постановления правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Рассмотрим конкретный пример. Допустим, наш сотрудник Пэпэтэшин отправляется в Муромскую область 1 сентября на 3 дня. Размер суточных в этом случае составит 3 дня × 700 = 2100 руб.

Командировочные 2023: размер, оплата, учет | Изменения командировочных расходов (суточных) в 2023 году — Контур.Бухгалтерия

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в статье 168 ТК РФ. Суточные — денежные средства, направленные на возмещение дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.

Согласно п. 11 положения о служебных командировках суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути

На практике сотрудник получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома.

В том же положении о командировках говорится, что при направлении в местность, откуда работник может ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, суточные не выплачиваются.

Если работодатель решится выплачивать суточные за однодневные командировки, могут возникнуть риски, связанные с налогообложением — такие выплаты не считаются суточными и должны облагаться взносами и НДФЛ в полной сумме.

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив его во внутренних документах.

Малые предприятия часто ограничивают суточные для командировок по России 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок необлагаемый лимит суточных — 2 500 рублей. 

С 1 января 2022 года актами Президента РФ или Правительства могут быть установлены повышенные суточные для командированных на территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры (ч. 7, 11 ст. 14 Федерального закона от 21.11.2022 N 443-ФЗ).

Суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно, если это не предусмотрено в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 × 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Согласно железнодорожным билетам работник выехал в командировку вечером первого числа месяца, а вернулся третьего числа этого же месяца. Как рассчитать, за сколько дней работнику необходимо выплатить суточные?

Согласно НК РФ, рассчитывать НДФЛ с суточных нужно в последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке.

 Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть.

Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал). Удержать НДФЛ следует с ближайшей выплаты дохода, например, зарплаты или премии.

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Срок уплаты НДФЛ с суточных зависит от даты удержания:

  • удержан с 1 по 22 января — уплатить не позднее 28 января;
  • удержан с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего — уплатить не позднее 28 числа текущего месяца;
  • удержан с 23 по 31 декабря — уплатить не позднее последнего рабочего дня календарного года.

Напомним, что с 2023 года НДФЛ перечисляется в качестве единого налогового платежа.

Страховые взносы с части суточных, превышающей лимит, уплатить необходимо до 28 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г.  № 243-ФЗ). Все взносы, кроме травматизма, также уплачиваются в составе единого платежа.

Принять к учету командировочные расходы можно при условии, что подтверждена деловая цель поездки. Компания вправе самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки.

Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Читайте также:  Работник повышает квалификацию с частичным отрывом от производства, то есть работает и учится по 4 часа. Как оформить данное повышение квалификации, как отразить в табеле и оплатить?

Вернувшись из командировки, работник должен представить работодателю авансовый отчет. В соответствии с положением о служебных командировках он должен быть сдан в течение трех рабочих дней, однако согласно абз. 2 пп.

 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У срок оформления и сдачи этого документа определяет руководитель компании. Рекомендуем все же установить его равным трем рабочим дням, чтобы не нарушать правила.

Авансовый отчет составляется в свободной форме: можно разработать свою или использовать унифицированную форму АО-1,  утвержденную Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расходы.

  • расходы на проезд: железнодорожный или авиабилет, чек об оплате такси, документ об оплате оформления проездного документа и т.п.
  • расходы на проживание: кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности;
  • иные расходы: счета, чеки, бланки строгой отчетности и прочие документы, подтверждающие любые расходы в командировке, связанные с деловой целью поездки и произведенные с разрешения работодателя

Если подтверждающего документа нет, бухгалтерия в праве отказать в компенсации соответствующего расхода.

Пример. Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ему отказала в выплате, так как  на руках у сотрудника не было документа, подтверждающего перелет. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы, подтверждающие расходы на билет.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т.п.

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить сумму, потраченную на получение визы, кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение правил перевозки.

Если в самой командировке случился форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т.п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить проживание.

При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда.

Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине, может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании. Это касается и других типов расходов, подтверждающие документы по которым не соответствуют форме.

Официальная позиция Минфина, высказанная в письмах, состоит в том, что затраты на командировочные расходы не могут быть включены в расходы компании, если авансовые отчеты составлены с нарушением унифицированной формы. Однако есть судебные акты, согласно которым нарушение унифицированной формы первичного документа не опровергает факта совершения сделки.

Кроме того, документы, составленные не по унифицированной форме, могут подтверждать произведенные расходы, если содержат все необходимые реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Попробовать бесплатно 14 дней

Расчет суточных в командировке 2021

Когда работника направляют в командировку, до начала командировки он должен получить командировочные. В состав командировочных расходов входят в том числе суточные. И тут у бухгалтера возникает вопрос, как правильно рассчитать суточные в командировке. В данной статье говорим о расчете суточных.

Также смотрите:

Срок командировки

Срок командировки – это временной интервал, который начинается в день выезда работника в командировку и заканчивается в день возвращения обратно. На данный момент ограничения по продолжительности командирования не существует. Срок определяет работодатель с учетом времени на дорогу, сложности задания, режима работы принимающей стороны и т. д.

Однако бессрочной командировка быть не может, т. к. в соответствии со ст. 166 ТК РФ – это служебная поездка на определенный срок.

Поэтому, направляя работника в такую поездку, указывайте в приказе дату ее окончания и делайте расчет суточных при командировке. В этом случае работник не останется без денег в чужом городе или стране. А в случае продления командировки внесите в приказ изменения.

Далее рассмотрим, как определить суточные путём расчета.

Порядок расчета суточных

Для того, чтобы правильно сделать расчет суточных при командировках, для начала определите день выезда работника и день его возвращения к месту постоянной работы.

Напомним, что датой выезда в служебную командировку считают дату отправления пассажирского автобуса, ж/д поезда, самолета или другого транспортного средства. А днем приезда – соответственно дату прибытия транспортного средства. Однако здесь есть особенности.

При расчете суточных при загранкомандировках и командировках на территории России необходимо учитывать время, которое работник должен потратить на проезд до аэропорта или вокзала. Рассмотрим этот вопрос подробнее.

Расчет суточных с учетом времени на проезд

Допустим, работник направлен в командировку. Самолет вылетает в 00-30 ночи. Весь следующий день работник находится в командировке и в 22-30 вылетает обратно. Самолет приземляется в 23-30. Как считать дни для суточных?

Очевидно, для того, чтобы добраться до аэропорта, расположенного за чертой населенного пункта, сотрудник должен выехать заранее, т. к. регистрация на самолет заканчивается в основном за 1 час до вылета. Поэтому день накануне вылета входит в дни командировки.

Аналогично – по времени прилета. Несмотря на то, что самолет приземляется в 23-30, некоторое время самолет завершает руление, а дальше пассажиры проходят контроль и получают багаж. Таким образом, глубоко за полночь работник доберется до дома. В данном случае речь об однодневной командировке идти не может. Суточные будут рассчитаны за 3 дня.

Справка-расчет

Конечно, возникает вопрос: где и как рассчитать суточные?

Суточные удобнее считать в справке-расчете. В некоторых компаниях внутренним нормативным документом закреплено, что работник сам делает расчет командировочных расходов, в т. ч. суточных.

Такой расчет согласовывает его непосредственный начальник.

Однако в большинстве компаний расчет суточных делает бухгалтер: эти суточные он потом перечисляет или выдает из кассы работнику.

Подробнее о проводках, которые бухгалтер должен сделать в учете вы можете узнать в публикации «Какие делать проводки с суточными при командировках».

Для вашего удобства приводим  образец справки-расчета суточных , который можно бесплатно скачать.

РАСЧЕТ СУТОЧНЫХ ПРИ КОМАНДИРОВКАХ: СПРАВКА (ОБРАЗЕЦ)

Расчет суточных при командировке за границу

Согласно абз. 1 п. 18 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», есть особенности расчета суточных при пересечении границы РФ:

Разберем на примере как посчитать суточные при командировке за границу:

ПРИМЕР

Допустим, сотрудник направлен в командировку из Москвы в Киев. Самолет вылетает из Москвы 2 марта в 19-30 и пребывает в Киев в 21-30 того же дня. Обратно он едет 5 марта с вылетом из Киева в 18-00 ч. Как рассчитать суточные в данной командировке?

Суточные за 2-4 марта должны быть выплачены сотруднику в иностранной валюте по норме, установленной актом компании для загранкомандировок. А вот суточные за 5 марта сотрудник получит уже в рублях по внутрироссийским нормам.

Ознакомьтесь также с тем, как считать суточные в командировке в несколько государств:

Итоги

Как определяют суточные в командировке, зависит:

  • от того, когда отбывает и прибывает транспортное средство, на котором едет работник;
  • времени, на то, чтобы добраться до точки отправления;
  • от того, перемещается ли командированный по России или выезжает в другую страну (страны).

Нормы суточных в командировке в 2023 году

Направляя сотрудника в командировку, организация
гарантирует ему сохранение должности и среднего заработка.
Кроме того, она должна компенсировать расходы, связанные
с деловой поездкой: эта норма регулируется ст.
167 ТК РФ.

Разберемся в терминах:

  • Командировочные предназначены для оплаты базовых потребностей:
    проживания и проезда. За эти расходы работник должен
    отчитаться и подтвердить их документально (подойдут
    квитанции из отеля и чеки об оплате транспорта).
  • Суточные нужны, чтобы компенсировать дополнительные траты: сюда
    относятся любые платежи, не согласованные с работодателем
    заранее. Сотрудник может распоряжаться суточными по своему
    усмотрению — сдавать по ним бухгалтерские отчеты
    не нужно.

Законом установлено, что возмещение расходов должно
производиться авансом. На это прямо указывает
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 №749.

И хотя
единых правил о сроках выплаты не существует, компания
может установить их самостоятельно и закрепить
во внутренних актах.

Например, в положении
о командировках допустимо указать не только период,
но и конкретный способ зачисления аванса: наличными или
переводом на банковскую карту.

Читайте также:  Работник, находясь на больничном, выходил на работу и выполнял трудовые обязанности, но периодически отсутствовал на месте без согласования с работодателем. Работодатель уволил за прогул. Законно ли увольнение?

Командировка во время мобилизации: что стоит учесть
 

Важно помнить, что суточные положены сотруднику за каждый
день пребывания в деловой поездке — включая праздники
и выходные дни.

Если работник живет недалеко от города командирования
и имеет возможность ежедневно возвращаться домой, выплата
суточных не предусмотрена. Целесообразность такого возвращения
определяется работодателем в индивидуальном порядке
и может зависеть от транспортных условий и характера
работы.

Согласно
п. 3 ст. 217 НКРФ, суточные расходы
не требуют документального подтверждения — в отличие
от командировочных. Соответственно, работник вообще
не должен аргументировать второстепенные траты, который
совершил во время деловой поездки.

Однако суточные придется включить в авансовый
отчёт — это понадобится, чтобы обосновать затраты
на командировку в налоговом и бухгалтерском
учётах.

Электронный кадровый документооборот и
командировки 

Законом размер суточных не ограничен (исключение —
служащие госучреждений). Руководители частных компаний определяют
этот параметр самостоятельно. Установленную величину необходимо
зафиксировать во внутренних нормативных документах —
например, в коллективном договоре.

Рекомендуем учитывать, что
п. 1 ст. 217 НК РФ предусматривает
максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ.
А именно:

  • до 700 ₽ за каждый день командировки
    на территории России
  • до 2500 ₽ за каждый день командировки
    в других странах

Также приводим статьи расходов, которые организация обязана
возместить в случае зарубежной командировки:

  • оформление виз и загранпаспорта
  • консульские и аэропортовые сборы
  • оплата въезда или транзита для автотранспорта
  • оформление страхового медицинского полиса
  • другие обязательные платежи

Как было сказано выше, коммерческая структура вправе сама
нормировать суточные и определять сумму, начисляемую
работникам.

Единый порядок для федеральных учреждений назначен
Правительством (постановление
от 02.10.2002 №729) и составляет 100 ₽
за каждый день пребывания в командировке. Суточные
в увеличенном объеме положены руководителю только в том
случае, когда деятельность компании определена как приносящая
доход, либо за счет экономии средств из бюджета.

Согласно
абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ,
работодатель компенсирует расходы за каждый из следующих
периодов:

  • за все будние дни в командировке
  • за выходные и государственные праздники
  • за дни, на которые целиком или частично выпала дорога
    к месту командирования и обратно, сюда же относятся
    периоды вынужденных остановок

Предположим, сотрудник отправился в деловую поездку
в воскресенье, а вернулся в следующую субботу.
В этом случае ему положены суточные за семь дней — пять
будних и два выходных.

На сегодняшний день процедура расчета суточных остается без
изменений по сравнению с прошлым годом.

Однако стоит отметить, что недавно было введено новое понятие:
курортный сбор. Теперь работникам, которые в соответствии
со своими должностными обязанностями находятся
на территории «курортных» регионов РФ более суток,
выплачивается дополнительная компенсация.

Считают сбор по следующей формуле:

Количество дней проживания,
за исключением дня заезда
×размер курортного сбора

Порядок возмещения командированному этой суммы разъясняется в
Письме
Минфина России от 16.07.2018 N 23-01-06/49454.

* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

  • Еще можно почитать
  • Командировка в
    выходные дни
  • Компенсация
    транспортных расходов в командировке
  • Командировка
    во время пандемии
  • Оформление
    командировки: пошаговая инструкция
  • Как
    оформить отмену командировки в связи
    с коронавирусом
  • Каршеринг
    в командировке

Статья

Приведем примеры расчета суточных для самых разных ситуаций: для российских и заграничных командировок, за дни у принимающей стороны и за время в дороге. А также расскажем про расчет НДФЛ с суточных.

Как рассчитать суточные: нормы выплат

Отправляя сотрудника в служебную поездку компания вправе выплатить любую сумму суточных, которую она утвердит в положении о командировках.

Вам предстоит выплатить суточные за все дни командировки, в том числе за выходные и праздники.

Такой порядок предусмотрен в пункте 11 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Причем дни, когда работник находился в пути, тоже оплатите.

Чтобы понять, в какой день командировка начнется и когда закончится, ориентируйтесь на даты проездных билетов. Обычно первый день поездки — тот, когда работник улетает на самолете или отправляется на поезде. Соответственно, последний день определяют на основании обратных билетов.

Но в некоторых случаях поездка может начаться на день раньше или завершиться на день позже. Речь идет о случае, когда работник живет далеко от аэропорта или вокзала. В этом случае может так получиться, что сотруднику придется выезжать из дома накануне.

Или он вернется на следующий день после прилета (приезда на вокзал). Иными словами, командировка может начаться, когда работник выехал из дома. А завершится, когда работник приедет домой.

Определять таким образом дни командировки прямо позволяет пункт 4 Положения о командировках.

Сотрудника, который хочет получить дополнительные суточные с учетом длительной дороги до аэропорта или вокзала, попросите написать заявление. На практике у проверяющих не возникает нареканий к тому, что длительность командировки определили с учетом дороги до вокзала, аэропорта, пристани.

Далее рассмотрим примеры расчета суточных для самых разных ситуаций.

Пример 1 Расчет суточных, если дорога в аэропорт длительная
ООО «Вита» находится в г. Москве. Смирнов А.А., менеджер компании, вернулся из командировки в г. Краснодар. По данным авиабилетов, работник улетел в другой город 5 сентября в 00.20. Смирнов проживает в г.

Красногорске Московской области. По словам сотрудника, чтобы добраться до аэропорта, ему потребовалось два часа. Более того, в аэропорт требуется приехать заранее. А значит, фактически командировка началась 4 сентября. Именно тогда, когда работник отправится из дома в аэропорт.

Обратно Смирнов прилетел 7 сентября в 10.30. В тот же день работник добрался до дома. Таким образом, командировка длилась с 4 по 7 сентября (4 дня). Чтобы подтвердить расчет суточных за эти дни, бухгалтер попросил Смирнова написать заявление с просьбой учесть время, потраченное на дорогу до аэропорта.

Сколько суточных выдать за дни, проведенные у принимающей стороны

Чтобы определить размер суточных за то время, когда работник находился в другой компании, возьмите дневную норму, утвержденную директором компании во внутреннем положении о командировках. Эту сумму умножьте на дни, проведенные у принимающей стороны.

С российскими командировками сложностей не будет. Количество дней вы с легкостью определите по проездным билетам. Если командировки на автомобиле — с помощью служебной записки.

А как узнать, сколько времени командированный работник провел в гостях во время зарубежной поездки? Если командировка была в стране СНГ, на границе с которой не ставят отметок в паспорте, то надо смотреть даты проездных билетов.

Если же работник ездил в другую зарубежную страну, то проверьте отметки в паспорте, сделанные на границе. Кстати, в этом случае попросите сотрудника приложить копии страниц паспорта к авансовому отчету. А авансовый отчет работнику придется сдать в бухгалтерию в течение трех дней после выхода на работу.

Кроме того, загляните в распоряжение директора о командировке. Этот документ поможет определить, сколько дней работник провел у принимающей стороны.

Нормы расчета суточных за время, проведенное в дороге

Редко когда работник отправляется к принимающей стороне сразу же с поезда или самолета. Зачастую это происходит на следующий день. Точно так же бывает, когда командировка заканчивается. Сотрудник заканчивает работу в другой компании и только на следующий день уезжает домой. Проще говоря, работники зачастую проводят часть командировки в пути.

Расчет суточных здесь будет следующий. Время, проведенное в дороге, при российских командировках оплачивайте в обычном порядке. То есть исходя из норм, которые директор утвердил для поездок по нашей стране.

В ситуации же, когда работник отправляется за границу (в том числе в страны СНГ), проведенные в пути дни оплачивайте следующим образом. Время, когда работник передвигался по территории России, компенсируйте по отечественным нормам. А сутки, когда командированный пересек границу, оплатите по нормам заграничной поездки.

Время, потраченное на дорогу обратно, оплачивайте так. Дни, пока работник ехал по территории иностранного государства, оплатите по заграничным нормам. А вот те сутки, когда работник пересек российскую границу на обратном пути, — по отечественным правилам.

Пример 2 Расчет суточных за время в пути
Петров А. В., инженер ООО «Пирамида», собирается в загранкомандировку на Украину. Согласно распоряжению директора поездка продлится с 13 по 17 июня (5 календарных дней).

В компании суточные при загранкомандировках оплачивают исходя из нормы 50 евро в день. А корпоративная норма по российским командировкам — 1000 руб. в день. Бухгалтерия выдала Петрову аванс в счет суточных в размере 5000 руб.

Вернувшись из командировки, Петров представил 20 июня в бухгалтерию авансовый отчет. Из подтверждающих документов, которые сотрудник сдал вместе с отчетом, следует, что Петров уехал на Украину на поезде 13 июня. Границу по пути в командировку сотрудник пересек 14 июня.

Читайте также:  Возможен ли перевод работника с одного срочного трудового договора, заключенного на период отсутствия основного работника, на другую работу также временно, на период отсутствия уже другого основного работника?

А когда работник возвращался, он пересек границу 16 июня. Поезд прибыл 17 июня. Таким образом, суточные за 14, 15 и 16 июня необходимо оплатить по нормам ООО «Пирамида», установленным для загранкомандировок. То есть по 50 евро в день.

А 13 и 17 июня оплатите по российским нормам — 1000 руб. в сутки.

Бывает еще, что работник по дороге в командировку пересекает несколько иностранных государств. Предположим, он едет за границу на поезде или летит на самолете с пересадкой в другой стране.

Если внутренними документами вашей компании предусмотрены для каждой страны свои нормы суточных, действуйте в такой последовательности. За те дни, когда сотрудник пересекает границу между иностранными государствами, оплачивайте по нормам страны, куда он следует.

Такое правило предусмотрено пунктом 18 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Пример 3 Расчет суточных при перелете с пересадками
Иванов А. В., секретарь ООО «Прибой», вернулся из загранкомандировки в Германию. Поездка длилась с 20 по 24 июня (5 календарных дней). Работник летел в командировку на самолете. Причем согласно купленным авиабилетам Иванов по пути в командировку сделал пересадку на Украине. Обратно Иванов вернулся прямым рейсом.

Иванов представил 27 июня в бухгалтерию авансовый отчет вместе с билетами и другими подтверждающими документами. Из них следует, что работник вылетел в командировку 20 июня в 18.30. В этот день, соответственно, прилетел на Украину. Вылетел оттуда 21 июня в 05.30. И в тот же день добрался до Германии.

Что касается обратной дороги, то сотрудник вылетел из Германии 24 июня в 10.30. И в этот же день был дома. У принимающей стороны согласно распоряжению директора Иванов должен был провести два дня (21 и 22 июня).

В компании суточные при загранкомандировках на Украину оплачивают исходя из нормы 50 евро в день. Поездку в Германию — по норме 80 евро в день. А норма по российским командировкам — 1000 руб. в день.

Так, суточные за 20 июня компания оплатила исходя из нормы, утвержденной для Украины (50 евро). 21, 22 и 23 июня — по норме для командировок по Германии, то есть 80 евро в день, а всего 240 евро.

А вот суточные за 24 июня составят 1000 руб. (норма по российским поездкам). Предположим, курс евро на дату авансового отчета равен 70 руб. Тогда итоговый расчет суточных составит 21 300 руб.

((50 евро + 240 евро) × 70 руб. + 1000 руб.).

Когда удерживать НДФЛ с суточных

Как мы уже отметили, суточные вы будете рассчитывать исходя из норм, которые утвердил директор компании. Причем до командировки вам предстоит выплатить работнику аванс (п.

10 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Это означает, что сначала вы рассчитаете предварительную сумму суточных.

А после возвращения работника из поездки, если в этом есть необходимость, суточные придется пересчитать. А далее доплатить деньги или удержать лишнее.

Прежде чем выплатить суточные, не забудьте проверить, надо ли с них удерживать НДФЛ. Нормы есть в главе 23 Налогового кодекса РФ. По российским командировкам они составляют 700 руб. в сутки. А по заграничным — 2500 руб. в сутки. Таким образом, если в вашей компании нормы суточных превышают налоговые, то с разницы придется удержать НДФЛ.

Признайте доход на последний день месяца, когда утвержден авансовый отчет. А при ближайшей выплате сотруднику денег удержите НДФЛ. Аналогичный вывод — в письме Минфина России от 9 февраля 2016 г. № 03-04-06/6531.

Из таблицы ниже вы узнаете, суточные в каком размере не облагают НДФЛ, и как оплачивать дни командировки и время, потраченное работником на дорогу.

По каким лимитам рассчитать суточные и удержать НДФЛ

Страна, куда едет работник Чем подтвердить время приезда к принимающей стороне и время выезда от нее Как оплатить время, проведенное у принимающей стороны Как оплатить время в пути Какие суммы не облагаются НДФЛ
Россия Проездные билеты, приказ по командровке По российским нормам По российским нормам 700 руб. в день
Страна СНГ, на границе с которой не ставят отметок в паспорте Проездные билеты (служебная записка), приказ по командровке По заграничным нормам Дни проезда по России — по отечественным нормам. Дорога в командировку в дни пересечения границы — по заграничным нормам. Дни проезда по иностранному государству — по зарубежным нормам, а даты пересечения границы по пути обратно — по российским нормам 700 руб. в сутки, которые оплачиваются по российским нормам. А в остальные дни — 2500 руб. в сутки 
Другие зарубежные страны Отметки пограничников в паспорте, проездные билеты (служебная записка), приказ по командровке По заграничным нормам Дни проезда по России — по отечественным нормам. Дорога в командировку в дни пересечения границы — по заграничным нормам. Дни проезда по иностранному государству — по зарубежным нормам, а даты пересечения границы по пути обратно — по российским нормам 700 руб. в сутки, которые оплачиваются по российским нормам. А в остальные дни — 2500 руб. в сутки

Когда выплатить суточные и какие записи сделать в бухучете

До командировки вам придется выплатить работнику аванс. А после того, как сотрудник отчитается по итогам поездки, вы определите окончательную сумму суточных. В учете вы сделаете следующие записи:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— выплачен работнику до командировки аванс;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
— включены суточные в расходы на дату авансового отчета.

Если речь идет о заграничной командировке, то учтите следующее: норму определяют в иностранной валюте. И тут вы можете выдать работнику деньги как в валюте, так и в рублях. Это подтверждает письмо Банка России от 30 июля 2007 г. № 36-3/1381.

Но все-таки чаще компании выплачивают суточные в рублях. Пересчитать суточные, выданные авансом, по курсу на дату отчета не требуется. Это следует из пункта 10 ПБУ 3/2006.

Пример 4 Как отразить в учете суточные по загранкомандировке
Иванов К. И., менеджер ООО «Вега», собирается в командировку в Германию с 6 по 10 июня (5 календарных дней). В корпоративном положении о командировках предусмотрено: суточные за период загранкомандировок работники получают в размере 100 евро в сутки.

До командировки бухгалтер ООО «Вега» рассчитал суточные за 5 дней по курсу на 3 июня 70 руб. за евро (условно). В итоге суточные составили 35 000 руб. (100 евро × 5 дн. × 70 руб.). В учете бухгалтер сделал такую запись:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— 35 000 руб. — выдан аванс в виде суточных за пять дней.

Вернувшись из командировки, Иванов представил 13 июня в бухгалтерию авансовый отчет. На дату утверждения этого документа пересчитывать суточные вам не придется. Поэтому бухгалтер отразил суточные в составе расходов вот такой записью:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71
— 35 000 руб. — включены суточные в расходы.

Далее бухгалтер определил НДФЛ с суммы, превышающей налоговые нормы. Причем при расчете налога бухгалтер взял курс на дату выдачи аванса. То есть НДФЛ определили с фактически выплаченных доходов — с 35 000 руб., уменьшенных на норму.

Сверхнормативные суточные за пять дней составили 22 500 руб. (35 000 руб. – 2500 руб. × 5 дн.). С них надо удержать НДФЛ в размере 2925 руб. Эту сумму бухгалтер удержал с сотрудника из ближайшей зарплаты.

При этом бухгалтер сделал такую запись:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 2925 руб. — удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных.

Подробнее: http://www.glavbukh.ru/art/21303-qqqm11y16-primery-rascheta-sutochnyh-dlya-samyh-raznyh-situatsiy#ixzz4QLCn76Wz