Татьяна Ирметова, эксперт по трудовому праву. Автор фото — Юлия Бородина

Итак, решено: ваш бизнес нуждается в работниках, и вы скоро впервые станете работодателем. Вы написали текст вакансии и разместили ее на hh.ru или ищете подходящих кандидатов по базе резюме. Пора узнать о подробностях процедуры приема работу.

Конечно, кадровый учет можно поручить подрядчику на аутсорсинге (так же, как и бухгалтерию), но ответственным за соблюдение всех процедур все равно останетесь вы. А значит, как минимум стоит знать хотя бы в общих чертах, как это должно быть. К тому же запрашивать у работника необходимые для оформления документы все равно придется вам.

Продумайте, где будет находиться рабочее место вашего сотрудника и что ему понадобится для работы: техника, спецсредства, спецодежда, специальное программное обеспечение, канцелярские принадлежности и так далее. Обеспечить его всем необходимым — ваша обязанность.

Вы должны позаботиться о безопасности рабочего места и условий труда (ст. 212 ТК РФ). Ориентируйтесь на отраслевые инструкции по охране труда.

Возможно, вы что-то слышали про обязательную спецоценку условий труда — да, она нужна, но не сразу, а в течение года после принятия первого сотрудника на работу (п. 1 ч. 1, ч. 2 ст.

17 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

Как работодателю вам нужно пройти специальное обучение по охране труда (ст. 225 ТК РФ). Это можно сделать в любом удобном вам аккредитованном учебном центре.

Пройти такое обучение надо в течение месяца после приема первого работника. Но, если вы сделаете это заранее, вам проще будет организовать у себя всё, что требуется для охраны труда. А еще только в таком случае у вас будет право самостоятельно обучить правилам охраны труда своего сотрудника. Об этом — ниже.

Если бухучетом и отчетностью у вас занимается бухгалтер на аутсорсинге, предупредите его, что у вас теперь будет сотрудник. Это означает дополнительную отчетность, расчеты НДФЛ и взносов на обязательное страхование. Если ведете бухучет самостоятельно, изучите вопрос.

Поинтересуйтесь у кандидата, на котором остановили свой выбор:

1. Есть ли у него трудовая книжка?

Если ваш будущий сотрудник устраивается на работу впервые — по крайней мере, впервые оформляется официально, — то трудовую книжку ему должны будете завести вы. Если трудовая книжка у него утеряна или сильно повреждена, вам нужно будет завести ему новую.

2. А медицинская книжка у него есть?

Она обязательно нужна, например, для продавцов, работников общепита и тех, кто работает с детьми, оказывает бытовые услуги населению (ст. 69, 213 ТК РФ, ст. 36 Федерального закона «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).

Отсутствие медкнижки — не повод отказать кандидату в приеме на работу, но и допустить его до фактической работы без этого документа вы не имеете права, это грозит вам штрафами.

Поэтому вам нужно предупредить работника о необходимости пройти обязательный медосмотр и оформить медкнижку. Обеспечить необходимые для прохождения медосмотра условия и оплатить его по закону должен работодатель, то есть позаботиться об этом нужно вам (ст.

213 ТК РФ, п. 3 ст. 34 Федерального закона «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).

3. Не был ли он госслужащим в последние два года?

Если есть возможность посмотреть трудовую книжку, вы и так это увидите. А если нет — лучше спросите. Принимая на работу бывшего госслужащего, нужно сообщить об этом по его последнему месту службы.

Но есть категории госслужащих, которым для устройства на следующую работу надо сначала получить согласие соответствующей комиссии (ст. 64.1 ТК РФ). В таком случае вам для оформления сотрудника на работу потребуется этот документ.

То же самое касается бывших муниципальных служащих.

https://www.youtube.com/watch?v=-NdkFuP_SVg\u0026pp=ygWVAtCe0LHRj9C30LDQvSDQu9C4INGA0LDQsdC-0YLQvdC40Log0L_RgNC4INC_0L7RgdGC0YPQv9C70LXQvdC40Lgg0L3QsCDRgNCw0LHQvtGC0YMg0YPQstC10LTQvtC80LvRj9GC0Ywg0YDQsNCx0L7RgtC-0LTQsNGC0LXQu9GPINC-INGC0L7QvCwg0YfRgtC-INGP0LLQu9GP0LXRgtGB0Y8g0YPRh9GA0LXQtNC40YLQtdC70LXQvCDQtNGA0YPQs9C-0Lkg0L7RgNCz0LDQvdC40LfQsNGG0LjQuCwg0L3QviDQv9GA0Lgg0Y3RgtC-0Lwg0LIg0L3QtdC5INC90LUg0YDQsNCx0L7RgtCw0LXRgj8%3D

Если вы примете на работу экс-госслужащего, нарушив эти правила, есть риск существенного штрафа: с ИП — от 20 000 до 50 000 рублей, с юридического лица — от 100 000 до 500 000 рублей (ст. 19.29 КоАП РФ).

4. Нет ли у сотрудника инвалидности?

Если есть, попросите его принести для оформления на работу справку об инвалидности и индивидуальную программу реабилитации (ИПР). Вам нужно будет установить в трудовом договоре режим работы, основываясь на этой программе.

Например, инвалидам I и II группы полагается сокращенная продолжительность рабочего времени с сохранением полной оплаты труда, всем инвалидам нужно предоставлять удлиненный ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней.

Передайте будущему сотруднику перечень документов, которые он должен принести вам в день выхода на работу (ст. 65 ТК РФ). Вот он:

Важно: это перечень для случаев, когда вы принимаете на работу гражданина России. Оформление на работу иностранных граждан — особый случай.

Требовать другие документы сверх этого списка запрещено законом. Но в ряде случаев работники могут предоставить дополнительные документы. Например, тому, кто хочет при расчете НДФЛ с зарплаты получать налоговые вычеты на детей, нужно принести свидетельства об их рождении.

У вас остается только трудовая книжка, а также медкнижка и справки (когда они обязательны), копия ИПР инвалида, если работник с инвалидностью, копия согласия специальной комиссии (для бывшего госслужащего, когда этот документ обязателен).

Остальное — данные паспорта, СНИЛС, документа об образовании, воинского учета — надо записать в личную карточку (об этом ниже). Но вот хранить у себя ксерокопии этих документов нежелательно. С точки зрения работы с персональными данными это считается «избыточной информацией» — в случае проверки контролирующие органы могут расценить как нарушение.

По закону трудовой договор не обязательно заключать в первый же день работы нового сотрудника. Главное — сделать это не позднее трех рабочих дней после того, как его фактически допустили к работе (ст. 67 ТК РФ).

Но лучше оформить договор сразу. Это позволит вам:

1. заключить срочный трудовой договор, если для этого есть основания (например, срочный характер работы или у вас статус субъекта малого предпринимательства, с малой численностью работников — подробнее в конце этой статьи);
2. установить испытательный срок.

И о том, и о другом можно договориться только «на берегу» — пока не допустили сотрудника к работе (ч. 3 ст. 58, ч. 2 ст. 70 ТК РФ). Иначе трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок и без испытания.

Ознакомить сотрудника с локальными актами. В частности, с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и другими, которые относятся к его работе. По закону это нужно сделать до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Важно: микропредприятия могут не утверждать у себя локальные нормативные акты. К микропредприятиям относятся ИП и юридические лица с численностью до 15 человек и годовым доходом не более 120 миллионов рублей, внесенные в специальный реестр.

Если у вас статус микропредприятия и нет локальных нормативных актов, достаточно трудового договора.

Еще один совет. Работодатели обычно просят нового сотрудника написать в свободной форме заявление о том, что он в последние два года не был госслужащим. Это не обязательная, но полезная практика.

Если сотрудник забыл предупредить вас о том, что работал на госслужбе, а трудовую книжку, в которой вы сами могли бы это увидеть, например, потерял, то ваша просьба напомнит ему об этом факте.

В любом случае этот документ будет в вашу пользу, если потом окажется, что опыт госслужбы у сотрудника все-таки был, а вы, не зная об этом, не уведомили его бывшего работодателя о приеме экс-госслужащего.

Где взять образец трудового договора.

Как принять на работу бывшего госслужащего, чтобы не получить штраф

Обычно госслужащий при увольнении подписывает специальную форму и знает, входит ли его должность в перечень или нет.

Можно узнать у него, но лучше перестраховаться, чтобы не ходить по судам и избежать вопросов из прокуратуры.

Если кандидат за предыдущие два года работал в какой-нибудь государственной или муниципальной структуре, стоит на всякий случай уведомить его бывшего работодателя.

https://www.youtube.com/watch?v=-NdkFuP_SVg\u0026pp=YAHIAQE%3D

Если его должности в перечне не было, а вы отправили уведомление — ничего страшного, нарушением закона это не будет. А вот если понадеялись, что должность не попадает в перечень, и не отправили уведомление в госорган, а на самом деле она в перечне есть, то получите штраф.

Обстоятельства, при которых нужно уведомлять бывшего работодателя, указаны в статье 12 закона № 273-ФЗ.

Эта статья гласит, что при заключении трудового договора должны одновременно выполняться такие условия:

• после увольнения с госслужбы прошло менее двух лет;
• должность служащего входит в специальный перечень.

Размер зарплаты может быть любым, хоть 10 тыс. рублей в месяц. Если условия выше выполняются, нужно направлять уведомление.

Например, строительная фирма принимает монтажника, который в прошлом году уволился с должности начальника патрульной службы ГИБДД. Должность входит в перечень из указа Президента № 557, с момента увольнения прошло менее двух лет — значит, новый работодатель обязан уведомить предыдущего о трудоустройстве госслужащего.

При заключении договора ГПХ должны одновременно выполняться такие условия:

• после увольнения прошло менее двух лет;
• должность служащего входит в специальный перечень;
• размер вознаграждения больше 100 тыс. рублей в месяц (даже если договор заключен на срок меньше месяца).

• К договорам ГПХ относятся договоры подряда, хранения, поручения, перевозки и другие.
• Месяц считается с момента заключения договора: если договор заключен, например, 10 сентября, то месяц считается до 10 октября.

Например, компания заказала дизайн у фрилансера, который год назад работал специалистом в пенсионном фонде. Он выполнит работу за месяц и получит за нее 110 тыс. рублей. Об этом нужно уведомить бывшего работодателя.

Другой пример. Компания заключила договор ГПХ с электриком на ремонт оборудования, по которому он будет получать 20 тыс. рублей в месяц. Электрик полгода назад уволился из МЧС, его должность входит в перечень. Но одно из условий не выполняется: вознаграждение по ГПХ меньше 100 тыс. рублей в месяц. Значит, уведомлять прошлого работодателя не нужно.

После того как новый работодатель направил уведомление, Комиссия по урегулированию конфликта интересов рассматривает его и решает, можно ли ему сотрудничать с конкретным бывшим госслужащим. Такая комиссия есть в каждом госоргане. В ее состав входит заместитель руководителя и другие служащие. Основная задача комиссии — предотвращение коррупции.

Ждать решения комиссии необязательно, но, если придет отказ, придется разорвать договор (п. 11 статья 77 ТК РФ).

Если в прежние обязанности госслужащего входили функции госконтроля за организацией, то перед трудоустройством в частную фирму он должен был сам дополнительно получить разрешение от Комиссии. Например, когда налоговый инспектор устраивается бухгалтером или сотрудник антимонопольной службы устраивается в отдел снабжения.

Но новый работодатель все равно должен отправить уведомление, даже если у госслужащего есть это разрешение (письмо Минтруда РФ от 11.05.2017 № 18-4/10/П-2943).

Ответственность за прием на работу бывшего госслужащего без ведома прошлого работодателя

Сообщать о приеме на работу бывшего госслужащего должны как организации, индивидуальные предприниматели, так и физлица — адвокаты и нотариусы, которые занимаются частной практикой (Постановление Пленума Верховного Суда № 46). Про самозанятых и обычных физлиц в законе не сказано.

Например, компания наняла юриста, который недавно работал следователем в полиции. Уведомить предыдущего работодателя в данном случае обязан генеральный директор.

Или предприниматель заключил договор ГПХ на разработку приложения с фрилансером, который год назад уволился из Роспотребнадзора. Уведомить бывшего работодателя должен предприниматель как заказчик услуг.

Работодателя или заказчика услуг, который наймет бывшего госслужащего и не уведомит об этом госорган, могут оштрафовать по статье 19.29 КоАП.

Штрафы немалые: для должностных лиц — 20–50 тыс. рублей, для юрлиц — 100–500 тысяч.

Пример № 1: Таганрогский городской суд, дело № 12-135/2020

Организация с уставным капиталом 10 тыс. рублей приняла на работу бывшего госслужащего и не уведомила об этом его предыдущего работодателя. Прокуратура возбудила административное дело. В суде представитель директора просил снизить штраф, ссылаясь на сложное финансовое положение.

Городской суд согласился с мировым и оштрафовал организацию на 100 тыс. рублей.

Пример № 2: Самарский районный суд, дело № 12-218/2020

Охранная фирма приняла на работу бывшего судебного пристава. Директор решил не уведомлять предыдущего работодателя, так как через неделю работник уже уволился. Такие доводы судью не убедили, и директора оштрафовали на 20 тыс. рублей.

Пример № 3: Воскресенский городской суд Московской области, дело № 12-211/2019

Организация приняла человека на должность слесаря, который ранее работал в полиции. При заключении трудового договора уведомление не направила. Итог: штраф 50 тыс. рублей.

Максимум, что грозит госслужащему, который не сообщил новому работодателю о своем месте службы, — это увольнение или расторжение договора ГПХ (ст. 12 закона № 273-ФЗ). Других санкций законом не предусмотрено.

Как узнать, что человек работал на госслужбе

Некоторые госслужащие могут случайно или намеренно скрыть свое прошлое при приеме на работу или заключении договора. Им за это ничего не будет, а новый работодатель получит штраф, когда все вскроется.

https://www.youtube.com/watch?v=P8BlIyZgLCs\u0026pp=ygWVAtCe0LHRj9C30LDQvSDQu9C4INGA0LDQsdC-0YLQvdC40Log0L_RgNC4INC_0L7RgdGC0YPQv9C70LXQvdC40Lgg0L3QsCDRgNCw0LHQvtGC0YMg0YPQstC10LTQvtC80LvRj9GC0Ywg0YDQsNCx0L7RgtC-0LTQsNGC0LXQu9GPINC-INGC0L7QvCwg0YfRgtC-INGP0LLQu9GP0LXRgtGB0Y8g0YPRh9GA0LXQtNC40YLQtdC70LXQvCDQtNGA0YPQs9C-0Lkg0L7RgNCz0LDQvdC40LfQsNGG0LjQuCwg0L3QviDQv9GA0Lgg0Y3RgtC-0Lwg0LIg0L3QtdC5INC90LUg0YDQsNCx0L7RgtCw0LXRgj8%3D

Задача работодателя сделать все возможное, чтобы устно или письменно получить у самого кандидата ответ, работал ли он в госорганах за последние два года.

Самый простой способ узнать это — изучить записи в трудовой книжке.

Если за два последних года есть упоминания о каких-либо государственных или муниципальных структурах и должность входит в специальный перечень, нужно направлять уведомление.

Но трудовую книжку предъявляют не всегда. Например, она не нужна при заключении договора ГПХ или оформлении работника по совместительству.

В таком случае можно попросить человека заполнить анкету, где отдельным вопросом попросить указать, состоял ли он ранее на государственной или муниципальной службе.

Кроме того, можно попросить его написать заявление о том, что за два предшествующих года он не работал на госслужбе.

Все эти документы помогут оспорить штраф в суде.

Если кандидат на должность не сообщит в анкете о том, что он является бывшим госслужащим, при этом в его трудовой книжке, военном билете не будет упоминаний о госструктурах, компанию не оштрафуют (п. 12 Постановления Пленума Верховного Суда № 46).

Пример из судебной практики: Московский районный суд Санкт-Петербурга, дело № 12-1049/2019.

Компания приняла на работу по совместительству бывшего госслужащего — начальника воинской части. При трудоустройстве он умолчал о своей прошлой деятельности и не показал трудовую книжку. Компания узнала, что приняла бывшего госслужащего, только после того, как получила письмо из военной прокуратуры.

Мировой суд оштрафовал компанию на 100 тыс. рублей.

Компания пыталась оспорить решение и привела в суд работника. Он подтвердил, что не сообщал о госслужбе и не показывал трудовую книжку. Районный суд встал на сторону нового работодателя и отменил штраф.

Как составить уведомление для бывшего работодателя

Уведомление составляется письменно в произвольной форме. Установленного бланка нет.

В уведомлении нужно указать (Постановление Правительства № 29):

• паспортные данные бывшего госслужащего;
• должность государственной или муниципальной службы, которую он занимал. Заполняется по данным из трудовой книжки, кандидат подтверждает их устно;
• наименование организации;
• дату заключения трудового договора или договора ГПХ;
• название должности и основные обязанности;
• размер вознаграждения и описание работы (для договора ГПХ).

Уведомление нужно направить в отдел кадров органа, где работал госслужащий. На это закон дает 10 календарных дней со дня подписания трудового договора, договора ГПХ или фактического начала трудовой деятельности. Иначе — штраф.

Отнести уведомление можно лично или отправить почтой заказным письмом с уведомлением о вручении.

Уведомление о приеме на работу бывшего государственного или муниципального служащего. Бланк с сайта «КонсультантПлюс»

1. При приеме на работу бывшего государственного или муниципального служащего нужно уведомлять предыдущего работодателя. Но для этого должны одновременно выполняться некоторые условия.

При заключении трудового договора:

• с момента увольнения с госслужбы прошло менее двух лет;
• должность входит в специальный перечень;
• размер зарплаты на новом месте не важен.

При заключении договора ГПХ:

• с момента увольнения с госслужбы прошло менее двух лет;
• должность входит в специальный перечень;
• размер вознаграждения по договору больше 100 тыс. рублей (даже если договор заключен на срок менее месяца).

2. Понять, входит ли должность госслужащего в специальный перечень или нет, довольно сложно. Поэтому, если человек работал в какой-нибудь госструктуре и выполняются другие условия, лучше перестраховаться и уведомить прошлого работодателя на всякий случай.

3. Бывший служащий может не сообщить сам о прошлом месте службы. Попросите кандидата заполнить анкету или написать отдельное заявление, где он подтвердит, что не работал на государственной или муниципальной службе последние два года. Эти документы помогут избежать штрафа.

4. Направить уведомление нужно не позднее 10 календарных дней с момента заключения трудового договора, договора ГПХ или фактического начала работы.

5. Все уведомления проходят через Комиссию по урегулированию конфликта интересов. Если она выдаст отказ, придется разорвать договор с бывшим госслужащим.

6. Госслужащие, которые выполняли функции госконтроля, могли перед трудоустройством заранее получить разрешение. Но новый работодатель все равно должен направить уведомление.

7. Если работодатель вовремя не сообщит о том, что принял на работу бывшего госслужащего, или заказчик услуг — что заключил с ним договор ГПХ, то их оштрафуют. Самому госслужащему максимум грозит расторжение договора.

Как перейти из одной компании в другую?

Работодатель планирует сменить юрлицо и постепенно перевести туда весь штат. Говорят, все это будет происходить путем увольнения по собственному желанию из текущей компании и приема в новую с испытательным сроком. Кажется, такая схема несет риски для работников.

https://www.youtube.com/watch?v=P8BlIyZgLCs\u0026pp=YAHIAQE%3D

Как правильно перейти из одного юрлица в другое и не потерять работу?

Схема, которую вы описали, удобна для компании. Но у работников действительно есть риски. Они ничего не теряют, только если их сразу примут на работу в новую компанию и не уволят в период испытания.

Риски такие:

1. Нет гарантии трудоустройства. Работодатель может пообещать, а после увольнения не принять сотрудника на работу в новую компанию.
2. Могут измениться условия трудового договора, в том числе зарплата.
3. Новый работодатель может установить испытание — а значит, уволить сотрудника, который его не пройдет. Выходное пособие при таком увольнении не положено.
4. При увольнении работники теряют весь заработанный стаж для ежегодного отпуска. В новой компании отпуск придется зарабатывать снова, и пойти в него по общему правилу получится только через полгода работы.
5. При увольнении по собственному желанию не положено выходное пособие. А при сокращении или ликвидации компании есть дополнительные выплаты.

Расскажу, как по закону должен действовать работодатель и как сотрудникам защитить свои права, если компания использует другую схему.

Курс для тех, кто много работает и устает. Цена открыта — назначаете ее сами Начать учиться

Из вашего вопроса непонятно, что происходит с компанией. Поэтому рассмотрим два варианта смены юрлица.

Работникам сообщают о смене юрлица, если:

1. компания прошла процедуру реорганизации или сменила наименование. Юридически это заканчивается внесением изменений в запись о компании в Едином государственном реестре юридических лиц — ЕГРЮЛ;
2. компанию ликвидируют и создают новую. Юридически это оформляют через процедуру ликвидации, и организацию исключают из ЕГРЮЛ. После этого в реестр вносят новую компанию.

В тонкостях этих процедур должны разбираться юристы, кадровики и бухгалтеры компании. Работникам желательно знать, по какому варианту меняется юрлицо, поскольку от этого зависит то, как должны развиваться трудовые отношения и могут ли они прекратиться.

Работникам достаточно понимать, что в этих случаях организация не ликвидируется — с ней происходят какие-то изменения, но она продолжает действовать. Именно поэтому, когда реорганизуют или переименовывают юрлицо, трудовые отношения с работниками не прекращаются.

В дополнительном соглашении работодатель указывает:

1. Новые реквизиты, в том числе новое наименование.
2. Основания для заключения допсоглашения. Например, в связи с изменением наименования работодателя или реорганизацией в форме присоединения.
3. Дату вступления соглашения в силу.

Работодатели, которые не разобрались в процедуре реорганизации, увольняют работников из старой компании и принимают в новую. Это ошибка. Действия работодателя можно обжаловать в суде. Увольнение из реорганизованной компании признают незаконным, даже если работника сразу приняли на работу к правопреемнику.

Минимум за два месяца до предстоящего увольнения работодатель должен уведомить об этом всех работников — персонально, письменно и под подпись.

С письменного согласия работника его могут уволить досрочно. Компания дополнительно выплатит средний заработок за дни, которые оставались до истечения двухмесячного срока предупреждения об увольнении.

При ликвидации компании работник может уволиться по собственному желанию или соглашению сторон. Тогда процедуру увольнения по ликвидации не используют. Но это невыгодно работнику, так как он не получит выходное пособие и за ним не будут сохранять средний заработок на период трудоустройства. А это, при определенных условиях, еще два средних заработка.

Ситуации бывают разными. Порой собственники делят бизнес, в том числе и работников. Иногда бизнес в текущем виде не складывается, поэтому компанию решают ликвидировать, а потом создать новую, сохранив штат.

Схема с увольнением по собственному желанию из одной компании и приемом в новую организацию кажется безопасной, но истинные намерения работодателя неизвестны. Нельзя исключать, что при этом от части работников захотят избавиться.

Обычно весь персонал увольняют одним днем, а на следующий принимают на работу. Увольнение по собственному желанию подходит лучше всего, но сотрудники должны на него согласиться.

Уволить в связи с переводом в другую компанию работника тоже можно только с его согласия. Последствия принуждения те же. Увольнение можно обжаловать.

В вашей ситуации возможность сохранить работу с прежними условиями зависит от позиции и намерений работодателя.

Есть несколько вариантов:

1. отказаться увольняться по собственному желанию, но в этом случае вас, скорее всего, не примут на работу в новую компанию;
2. требовать, чтобы с вами продолжали трудовые отношения, если была реорганизация или переименование компании, и внесли в трудовую книжку соответствующую запись. Но нарушение процедуры придется доказывать в суде, а в случае успеха после конфликта работать будет сложно;
3. требовать, чтобы вас увольняли по процедуре ликвидации со всеми выплатами, если компанию ликвидируют и создают новую. В этом случае вас опять же вряд ли примут на работу в новую компанию;
4. согласиться уволиться по собственному желанию и настаивать, чтобы при заключении трудового договора вам сохранили все прежние условия. В этом случае с вами могут вовсе не заключить трудовой договор.

Вот что вы можете предложить работодателю:

1. Оформить увольнение не по собственному желанию, а в порядке перевода с вашего согласия в другую компанию.
2. Заранее заключить трудовой договор, в котором предусмотреть или прежние условия труда, или другие, но на которые вы согласитесь.
3. Не устанавливать вам испытание при приеме на работу.
4. Дать возможность использовать отпуск на новом месте работы раньше того, как отработаете полгода, если это потребуется.

Надеюсь, что ваши переговоры пройдут успешно и вы останетесь на работе на своих условиях, какую бы схему ни использовал работодатель.

Что делать?Читатели спрашивают — эксперты отвечают

Задать свой вопрос

Как принять на работу сотрудника в ООО: заключение договора, оформление приема на работу

Ни одна организация не может обойтись без наёмных работников. Даже маленькому предприятию нужен хотя бы один сотрудник — его руководитель.

Зачастую небольшие предприятия пренебрегают оформлением трудовых отношений и сдают нулевую отчётность в фонды. Первое время это может проходить незамеченным, но с ростом доходов такое положение вещей, скорее всего, привлечет внимание контролирующих органов, и они потребуют объяснений.

Фирма не может функционировать сама по себе, каждое действие — общение с контрагентами, уплата налогов, сдача отчётности — совершает конкретный человек, отношения с которым нужно официально оформить.

Поэтому все организации по умолчанию сдают отчетность по сотрудникам в ПФР, ФНС и ФСС. Контролирующие органы могут негативно воспринять нулевые показатели в отчётах и попросить объяснить причины этого.

Итак, вы решили оформить отношения с работниками. Прежде всего, предстоит выбрать тип договора.

Какой заключить договор

Договор между работником и организацией может быть двух типов:

• Трудовой договор?
• Гражданско-правовой договор (договор ГПХ).

В чём отличия, и какой из договоров лучше заключить в вашем случае, поможет понять таблица ниже.

Что сравнивается Трудовой договор Гражданский договор

В каких случаях заключают	Работник систематически выполняет работу по определенной должности. Например, продает товар (продавец), охраняет склад (сторож), водит машину (шофёр), ведет учёт (бухгалтер) – на эти виды работ нужно оформить трудовой договор.	Работника нанимают для выполнения конкретной, ограниченной по времени, разовой задачи. Например, для проведения рекламной акции, ремонта офиса, разработки веб-сайта и т.д.
Организация работы	Сотрудник выполняет распоряжения руководства по мере их поступления, соблюдает правила внутреннего трудового распорядка и график работы. Он лично выполняет свои рабочие задачи.	Важен результат, а не процесс. Заказчик не вмешивается в работу исполнителя, но может проверять промежуточные и итоговые результаты. Работник может трудиться в любое удобное для него время, если это не влияет на достижение конечного результата. Исполнитель вправе привлекать третьих лиц для выполнения работы.
Какими законами регулируется	Трудовым кодексом	Гражданским кодексом
Запись в трудовой книжке	Да	Нет
Какие страховые взносы платить	Взносы в ПФР на пенсионное страхование Взносы в ФОМС на медицинское страхование Взносы в ФСС на нетрудоспособность и на травматизм	Взносы в ПФР на пенсионное страхование Взносы в ФОМС на медицинское страхование Взносы в ФСС на на травматизм в том случае, если это прописано в договоре
Какие гарантии предоставлять	Регулярная выплата заработной платы Месячная зарплата не ниже МРОТ Предоставление оплачиваемых отпусков Выплата больничных и пособий Компенсации при увольнении Обеспечение условий работы	Только те, о которых договорились с работником при заключении договора.
Какие документы оформлять	Личное заявление сотрудника Приказ о приёме	Договор

Не спешите в попытке сэкономить взносы и сократить обязательства перед работником заключать договор ГПХ. Если по всем параметрам ваши отношения с ним относятся к трудовым, такая «подмена» договоров может привести к неприятным последствиям. Например, контролирующие органы или сам работник обратятся в суд, где признают гражданско-правовой договор трудовым.

Это приведёт к доначислению взносов, уплате штрафов, выполнению требований трудового законодательства (зарплата, отпуска и т.д.). Поэтому сначала чётко определите роль работника в вашей организации: какие у него обязанности, надо ли ему регулярно присутствовать в офисе и соблюдать график, можете ли вы назвать конечный результат его работы и т.д.

Учитывая это, вы сможете правильно выбрать тип договора.

Всё, что мы сказали про подмену трудового договора касается и самозанятых. Если вы договорились с самозанятым, что он будет работать примерно, как обычный сотрудник — значит он сотрудник. А если вы уволили сотрудника и стали работать с ним как с самозанятым — так нельзя в любом случае, это запрещено законом о налоге на профессиональную деятельность. 

Как оформить сотрудника по трудовому договору

1. • Получить от работника необходимые документы:
   • — паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; — трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р — выписку из электронной трудовой книжки, её можно получить у бывшего работодателя или на портале государственных услуг); — страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) или форму АДИ-РЕГ, которую выдают вместо СНИЛС с 1 апреля 2019 года; — документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
   • — документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или подготовки.

   Если для сотрудника ваша фирма — первое место работы, и у него ещё нет страхового свидетельства, то вам предстоит его оформить. Для этого подайте анкету в местное отделение ПФР.

2. Получить заявление от работника (шаблон заявления о приеме на работу).

3. Оформить и подписать трудовой договор. При составлении договора опирайтесь на статью 57 Трудового кодекса. Оформите договор в двух экземплярах: один останется у работника, а второй он подпишет и вернёт вам. В конце трудового договора желательно сделать запись: «Экземпляр трудового договора получил/подпись, расшифровка».

4. Ознакомить работника под роспись с внутренними актами организации, если такие есть (должностные инструкции, положение об охране труда, коммерческой тайне и т.д.).

5. Оформить приказ о приёме на работу по форме Т-1. Дата приказа не может быть раньше даты трудового договора. Работник обязательно расписывается в приказе.

   Шаблон приказа о приёме

6. Отправить отчёт СЗВ-ТД в ПФР — не позже чем на следующий день после издания приказа о приёме. Если сотрудник у прошлого работодателя решил оставить бумажную трудовую книжку, внести в неё запись в течение недели со дня приёма на работу. Если работник устраивается впервые, заводить бумажную трудовую книжку не нужно.

7. Оформить личную карточку работника по форме Т-2. Её лучше распечатывать на тонком картоне или плотной бумаге.

   Шаблон карточки

Курс молодого работодателя

Начните работать с сотрудниками за 11 уроков

Не забывайте платить налоги и взносы с зарплаты и сдавать отчёты 

Вы оформили сотрудника к себе на работу. Теперь вам нужно вести учёт отработанных дней, платить зарплату, рассчитывать налоги и взносы и помнить о сроках сдачи отчётов. Например, отчёт СЗВ-ТД нужно сдавать не позже, чем на следующий рабочий день после приёма и увольнения сотрудника. 

Статья актуальна на  24.01.2022

Как принять на работу сотрудников новому ООО — Контур.Бухгалтерия

Начисляйте зарплату, взаимодействуйте с налоговой и фондами через Контур.Бухгалтерию! Учет, отчетность, налоги и взносы.

Попробовать бесплатно

Часто начинающие компании пренебрегают обязанностью оформлять сотрудников и сдают нулевые отчеты в фонды, но это недолго остается незамеченным, и контролирующие органы требуют объяснений. За нарушение норм трудоустройства компания, директор и бухгалтер могут получить серьезные штрафы, так что лучше сразу разобраться в процедуре и оформить документы по закону.

С директором, даже если он единственный учредитель и участник ООО, возникают трудовые отношения просто по факту избрания его на должность (ст. 16 ТК РФ). С другими сотрудниками можно выбирать: заключать трудовой договор или договор гражданско-правового характера (подряда, услуг). А может быть, вообще привлекать к работе самозанятых. В таблице — главные отличия между этими типами договоров.

Что сравниваем Трудовой договор Договор ГПХ

Когда заключают	Работник регулярно выполняет одни и те же обязанности по какой-то должности: бариста, бухгалтер, курьер.	Работнику дают заказ на выполнение конкретной задачи. Заказы тоже бывают регулярными.
Как и где работает сотрудник	Работник выполняет правила трудового распорядка в организации, работает по графику, лично выполняет задачи.	Работник может работать, когда и как ему удобно, он может даже перепоручить заказ другому лицу. Главное — результат.
Какой закон регулирует отношения	Трудовой кодекс	Гражданский кодекс
Ведется ли трудовая книжка	Да	Нет
Какие страховые взносы платятся	на пенсионное страхование в ПФР на медицинское страхование в ФФОМС «несчастные» взносы в ФСС	на пенсионное страхование в ПФР на медицинское страхование в ФФОМС «несчастные» взносы в ФСС — только если это прописано в договоре
Что гарантирует работодатель сотруднику	зарплата не реже двух раз в месяц месячные выплаты не ниже МРОТ оплачиваемый отпуск больничные и пособия компенсация при увольнении условия для работы	только те гарантии, о которых договорились заказчик и исполнитель и прописали их в договоре
Какие документы оформляются	заявление сотрудника о приеме приказ руководителя о приеме трудовой договор

При работе с самозанятыми выгода для работодателя еще больше: не придется платить страховые взносы, ведь самозанятые сами платят за себя налог и решают вопрос со взносами. Поэтому желание сэкономить часто приводит компанию к такой ситуации, когда в ней работают люди, по сути, на условиях трудовых отношений, но оформлены они по договору ГПХ или договору услуг с самозанятым.

Контролирующие органы не любят такие истории, и легко переквалифицируют договоры ГПХ в трудовые с доначислением взносов, штрафами и требованием выполнить обязательства по отпускам, пособиям и другим гарантиям.

О положении в вашей компании Трудовая инспекция может узнать во время плановой проверки или из жалобы сотрудника.

Поэтому если вы нанимаете людей, чтобы они трудились примерно как обычные работники в штате — с ними надо заключать трудовой договор и оформлять их по правилам.

Расчет отпускных в несколько кликов в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия! Кадровые документы и отчеты по сотрудникам онлайн.

Попробовать бесплатно

Документы, которые нужно оформить при приеме гражданина страны, иностранца или беженца, отличаются, так что расскажем обо всем по порядку.

Шаг 1. Получить от нового сотрудника документы. Список документов приводится в ст. 65 ТК РФ:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• страховое свидетельство (СНИЛС) или форму, которую теперь выдают вместо этой небольшой зеленой карточки — АДИ-РЕГ; если человек впервые устраивается на работу и у него еще нет индивидуального номера в системе страхования, работодатель сам получает на него этот номер через ПФР;
• документы воинского учета — для военнообязанных;
• документ об образовании — если сотрудник поступает на работу, где образование и подтверждение квалификации необходимы.

При приеме на некоторые должности (учитель, воспитатель) понадобится справка об отсутствии судимости. А еще работник может сразу принести свидетельства о рождении детей для оформления налоговых вычетов на них.

Шаг 2. Получить от новичка заявление о приеме на работу. Шаблон скачайте по ссылке.

Шаг 3. Ознакомить сотрудника с внутренними документами компании. Прежде всего это положение об оплате труда, о премировании, о командировках, о коммерческой тайне, должностные инструкции, коллективный договор и другие документы, которые касаются персонала. Знакомят с документами под роспись.

Шаг 4. Заключить трудовой договор. Сотрудника сначала знакомят с текстом трудового договора, указывают на важные пункты, затем стороны подписывают два экземпляра документа.

Шаг 5. Издать приказ о приеме на работу сотрудника. Вместо приказа по форме Т-1 может быть распоряжение в другой форме. Работника знакомят с приказом под роспись. Приказ датируют днем не ранее подписания трудового договора. Шаблон приказа скачайте по ссылке.

Шаг 6. Внести запись в трудовую книжку (если есть бумажная) и отправьте форму СЗВ-ТД о кадровом мероприятии не позднее одного рабочего дня с даты приказа о приеме на работу.

Шаг 7. Оформить личную карточку сотрудника в бумажном или электронном виде — например, в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Вместо унифицированного бланка Т-2 можно утвердить свою форму.

Простой и удобный расчет страховых взносов в Контур.Бухгалтерии! Учет, налоги, зарплата, отчетность в одном сервисе.

Попробовать бесплатно

Для мигрантов процедура трудоустройства отличается. Нужно не только запросить дополнительные бумаги, но и подать в МВД уведомление о приеме на работу иностранца. А еще понадобятся разрешения от госорганов, да и страховые взносы по сотруднику придется начислять по отдельным тарифам.

Шаг 1. Проверить статус мигранта. Статусы влияют на трудовые права и обязанности мигрантов в России (Федеральный закон от 25.07.02 № 115-ФЗ).

• Постоянно проживающие — имеют вид на жительство и могут работать в России без дополнительных бумаг.
• Временно проживающие — в их паспорте стоит отметка о разрешении временного проживания или они получают бумагу с таким же разрешением. Они могут трудоустраиваться только в том регионе, где им разрешено проживание, для этого не нужны дополнительные бумаги.
• Временно пребывающие — иностранцы с открытой визой из стран, у которых с Россией действует визовый режим — им понадобится разрешение на работу, а работодателю — разрешение о приеме такого сотрудника. Также это иностранцы из стран, у которых с Россией безвизовый режим, у такого мигранта есть открытая миграционная карта — и тогда работодателю не нужно разрешение на найм этого сотрудника, а самому иностранцу понадобится специальный патент, он оформляется в МВД (исключение — сотрудники из Беларуси, Казахстана, Армении, Киргизии, которым патент не нужен). А еще такому кандидату нужен полис добровольного медстрахования или договор с медорганизацией об оказании платных услуг, который заключает работодатель.

С высококвалифицированными специалистами дело обстоит немного иначе. Даже если такой работник прибыл из страны, с которой у РФ визовый режим, работодателю не нужно разрешение на его найм.

А вот сам работник должен получить разрешение на работу в стране, а работодатель предоставит ему некоторые документы, которые нужны для выдачи разрешения (п. 6 ст. 13.2 Закона № 115-ФЗ).

Пункт о полисе ДМС или договоре о платных медуслугах здесь тоже действует.

Шаг 2. Получить документы от иностранца. Помимо бумаг, подтверждающих статус иностранца, у него нужно запросить:

• паспорт;
• страховое свидетельство (СНИЛС) или форму, которую теперь выдают вместо этой небольшой зеленой карточки — АДИ-РЕГ; если человек впервые устраивается на работу и у него еще нет индивидуального номера в системе страхования, работодатель сам получает на него этот номер через ПФР;
• документы об образовании, если этого требует должность (если они составлены на иностранном языке, нужен официальный перевод);
• трудовая книжка, если есть (это российская книжка, если мигрант уже работал, или иностранная книжка советского образца), а если мигрант перешел на электронную трудовую книжку, он предоставляет сведения по форме СТД-Р или СТД-ПФР; если иностранец нанимается на работу впервые, заводить бумажную книжку на него не нужно;
• справку об отсутствии судимости, если мигрант нанимается на должность, для которой это важно.

Справки о доходах и другие документы в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис сам заполнит справку и выведет на печать.

Попробовать

Шаг 3. Получить от иностранца заявление о приеме на работу.

Шаг 4. Ознакомить с внутренними документами компании. Ознакомьте нового сотрудника под роспись с должностными инструкциями, положениями об оплате труда, премирования и другими документами, которые касаются персонала.

Шаг 5. Подписать трудовой договор. Он составляется на русском языке, но если нужно, делается перевод для иностранца. В договор включают те же пункты и условия, как и для россиян. Но дополнительно вносят сведения о необходимости иметь документы, подтверждающие статус иностранца в РФ и дающие право на работу. 

Еще пара нюансов. Должность или профессию в договоре прописывают точно так же, как и в разрешении на работу, чтобы работника не привлекли к ответственности (ст. 18.10 и ст. 18.15 КоАП РФ).

Также в договор с временно пребывающими включают пункт о предоставлении сотруднику медпомощи на весь срок действия договора: указывают реквизиты его полиса ДМС или реквизиты договора о платных медуслугах, который работодатель заключил с клиникой.

Важно! Если для получения разрешения на работу мигранту сначала требуется трудовой договор, его можно подписать без разрешительных документов. Но вступит в силу он только после того, как иностранец это разрешение получит. Для верности можно подписать допсоглашение к договору (ч. 3 ст. 57 ТК РФ).

Шаг 6. Издать приказ о приеме на работу иностранца. Работника знакомят с приказом под роспись. Приказ датируют днем не ранее подписания трудового договора. Шаблон приказа скачайте по ссылке.

Шаг 7. Внести запись в трудовую книжку (если есть бумажная) и отправьте форму СЗВ-ТД о кадровом мероприятии не позднее одного рабочего дня с даты приказа о приеме на работу.

Шаг 8. Оформить личную карточку сотрудника в бумажном или электронном виде — например, в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Вместо унифицированного бланка Т-2 можно утвердить свою форму.

Шаг 9. Подать уведомление о приеме на работу иностранца. Работодатель должен уведомить об этом территориальный орган МВД по вопросам миграции (форма уведомления утверждена приказом МВД от 30.07.20 № 536). Это делают в течение трех рабочих дней после подписания трудового договора. Шаблон уведомления скачайте по ссылке.

Уведомлять нужно о каждом иностранце отдельно, исключение делают только для граждан Беларуси (постановление Верховного суда РФ от 30.05.17 № 78-АД17-19).

Работодатели стали чаще принимать на работу граждан Украины, ДНР, ЛНР, которые имеют статус беженца, получили временное убежище в стране или трудоустраиваются с украинским паспортом. Набор документов для их приема зависит от статуса будущего сотрудника. Основной пакет документов остается прежним, отличаются, в основном, документы, удостоверяющие личность и подтверждающие статус.

• Граждане Украины или другого государства с паспортом своей страны трудоустраиваются как безвизовые иностранцы (письмо МИД № 19261/кд от 27.04.2012, ст. 11 Договора между РФ и ЛНР от 21.02.2022, ст. 11 Договора между РФ и ДНР от 21.02.2022). Им нужно получить патент в МВД и предоставить работодателю копию миграционной карты, помимо остального набора документов. 
• Беженцы получают удостоверение беженца, они и члены их семьи могут работать и вести бизнес в России наравне с гражданами. Им не нужно разрешение на работу, работодателю они показывают удостоверение беженца.
• Люди, получившие временное убежище в РФ, отличаются от беженцев, они получают свидетельство о временном убежище, которое заменяет удостоверение личности, а паспорт у них временно изымается и хранится в УМВД. Работодателю они предъявляют свидетельство о временном убежище и копию миграционной карты.

3 месяца работы в Контур.Бухгалтерии с отправкой отчетности для новых ООО!

Попробовать бесплатно