Оформление трудоустройства – не всегда быстрая процедура. Иногда требуется выполнить ряд согласований трудового договора как со стороны администрации, так и со стороны работника. При этом последний уже начинает свою трудовую деятельность. Формальным стартом работы является подписанный руководителем компании (уполномоченным лицом) приказ о приеме на работу.

Предлагаем разобрать, как должна происходить процедура оформления письменного трудового договора, какая ответственность ожидает тех, кто пытается заключить договор задним числом и можно ли это сделать.

Правила заключения трудового договора

Основные правила заключения трудового договора

По общему правилу заключения договоров, предусмотренному гражданским кодексом, допускается распространять условия такого соглашения на фактически начавшиеся условия его выполнения до момента подписания документа. Что касается трудовых договоров, то здесь присутствуют определённые особенности. В процессе оформления трудовой деятельности нового сотрудника работодатель обязан:

• подготовить два экземпляра трудового договора в письменном виде;
• подписать такой документ со своей стороны и обеспечить подписание его работником;
• оформление письменного договора должно состояться не позднее третьего рабочего дня начиная с дня, когда работник фактически начал трудовую деятельность;
• в случае необходимости обеспечить согласование текста трудового договора с уполномоченными государством структурами.

Важно отметить, что подписанию трудового договора может предшествовать процедура кадрового оформления сотрудника. Она включает в себя такую последовательность действий:

1. Потенциальный кандидат проходит собеседование со специалистами кадрового подразделения и профильного участка будущей работы. Если его навыки оказываются подходящими и сам потенциальный соискатель заинтересован в такой работе, его представляют работодателю (уполномоченному подписывать документы о приеме на работу).
2. После собеседования с работодателем (обычно это формальная процедура), соискатель пишет заявление о приеме на работу, которое подписывается руководителем и отдается в кадровое подразделение для оформления соответствующего трудового договора и приказа.
3. Оптимально, если одновременно с проектом приказа на подпись руководителю предоставляют проект трудового договора с новым сотрудником. В таком случае после подписания со стороны администрации эти документы передаются на ознакомление (с приказом) и подписание (трудового договора) сотруднику. Чаще сразу подписывается только приказ, на основании которого сотрудник начинает выполнять свои трудовые функции.

Если работник фактически начал трудиться, но трудовой договор еще не подписал, работодатель обязан на протяжении трех рабочих дней обеспечить согласование и подписание такого документа.

Помните, трудовым законодательством не предусматривается выполнение трудовых функций работником без наличия письменного трудового договора. Отсутствие такого документа может стать поводом для привлечения работодателя к административной ответственности.

Законно ли оформление договоров задним числом

Оформление договора задним числом: законно ли

Учитывая, что ситуации просрочки оформления договоров случаются достаточно часто, изначально целесообразно уточнить для себя ключевые моменты относительно самого договора. Сегодня отношения между администрацией и гражданином, нанятым выполнять определённые действия или работу, могут регулироваться:

• трудовым договором;
• гражданско-правовым соглашением.

  Что представляет собой срочный контракт на госслужбе

Законность распространения договора на действия, которые начались до момента его подписания напрямую зависит от типа договора, по которому выполняется работа.

В случае если между сторонами подписано соглашение гражданско-правового характера, регулирующее выполнение определённого типа действий или оказания услуг, можно просто в сам текст договора вписать норму, что его условия распространяются на все действия, начавшиеся до его подписания и связанные с условиями этого договора. В таком случае отпадает необходимость кого-то обманывать и оформлять документ задним числом.

Сложнее, когда между сторожами должен заключаться трудовой договор. Законодатель четко ограничил администрацию трехдневным сроком с момента начала работником трудовой деятельности. На практике же трудовые договоры в письменной форме не заключаются годами.

https://www.youtube.com/watch?v=5TmZmB1o3js\u0026pp=ygWuA9CY0LzQtdC10YIg0LvQuCDQv9GA0LDQstC-INGA0LDQsdC-0YLQvtC00LDRgtC10LvRjCDQv9GA0LXQtNGB0YLQsNCy0LvRj9GC0Ywg0LTQvtCz0L7QstC-0YAg0Lgg0L_RgNC40LrQsNC3INC-INC_0YDQuNC10LzQtSDQvdCwINGA0LDQsdC-0YLRgyDQvdCwINC_0L7QtNC_0LjRgdGMINGC0L7Qu9GM0LrQviDRh9C10YDQtdC3INC_0L7Qu9GC0L7RgNCwINC80LXRgdGP0YbQsCDQt9Cw0LTQvdC40Lwg0YfQuNGB0LvQvtC8LCDQsCDQvdC1INCyINGC0LXRh9C10L3QuNC4INGC0YDRkdGFINC00L3QtdC5INGBINC80L7QvNC10L3RgtCwINGE0LDQutGC0LjRh9C10YHQutC-0LPQviDQvdCw0YfQsNC70LAg0YDQsNCx0L7RgtC90LjQutC-0Lwg0YDQsNCx0L7RgtGLPyDQmtCw0LrRg9GOINC00LDRgtGDINGB0LvQtdC00YPQtdGCINC_0L7RgdGC0LDQstC40YLRjD8%3D

По сути, Трудовой кодекс содержит норму, которая гласит, что в случае фактического начала трудовых отношений при отсутствии письменного договора он считается заключенным. Оптимально, если в компании для данной категории сотрудников предусмотрены типовые формы трудовых договоров.

В этом случае всегда можно сослаться на нормативный документ, которым утверждена такая форма договора, а все причитающиеся для работника привилегии черпать из типового текста соглашения. От ответственности за несвоевременное подписание документа это не избавит, но если возникнут спорные вопросы, поможет их урегулировать.

Сложнее, если сотруднику предоставляются индивидуальные условия труда и его оплаты. Чтобы не попасть под «санкции» со стороны контролирующих организаций в процессе составления документа «задним числом» необходимо учесть такие моменты:

• дата трудового договора должна быть не позднее третьего рабочего дня после подписания соответствующего приказа (по закону трудовой договор и вовсе должен подписываться первым);
• подписант договора и подписант приказа о приеме сотрудника на работу должен быть одним и тем же лицом;
• оригинал подписанного двумя сторонами трудового договора должен «попасть» в личное дело;
• условия договора (обычно это касается уровня оплаты труда, стимулирующих и компенсационных выплат), должны соответствовать периоду, когда его должны были подписать. Если за период его действия что-то менялось, необходимо также составить и подписать соответствующие дополнительные соглашения;
• денежные выплаты, что фактически прошли через бухгалтерию, должны по датам соответствовать условиям трудового договора.

Помните, оформление финансовых документов задним числом приравнивается к служебному подлогу. Поэтому, учитывая современные реалии, если пошли на такой шаг, постарайтесь не допускать грубых ошибок и несостыковок, чтобы в дальнейшем не иметь проблем с законом. А лучше сразу подготовить шаблон типового договора и подписывать его одновременно с подписанием приказа о трудоустройстве.

Риски и последствия подписания (неподписания) договора

Подписание договора задним числом: риски

Чтобы в полной мере осознать, чем чревато несвоевременное оформление письменных трудовых соглашений и дальнейшее их подписание «задним числом», предлагаем рассмотреть возможные последствия таких действий.

По административному законодательству несвоевременно подписанный трудовой договор может стать причиной наложения на администрацию (уполномоченное на подписание таких договоров лицо) штрафа в размере от одной до пяти тысяч рублей. Если же будет доказана вина юридического лица, а не конкретного работника, штраф может составить до 50 тысяч рублей либо же вплоть до приостановления хозяйственной деятельности на три месяца.

Если же нарушение письменного оформления трудовых отношений выявляется повторно – должностное лицо может ожидать штраф в размере до 20 тысяч рублей либо же дисквалификация на срок до трех лет. Уровень штрафа для юридических лиц возрастает до 75 тысяч рублей.

В случае сознательного игнорирования законодательства по части заключения письменных трудовых соглашений должностное лицо ожидает штраф до 20 тысяч рублей, а юридическое лицо вполне может уплатить в государственную казну сумму до 100 тысяч рублей.

Если будет доказано, что условия трудового договора являются фиктивными и заключались «задним числом» (обычно это выявляется в случаях отклонения от фактических выплат и тех, которые пишутся в документе, в сторону необходимости их увеличения), установлен факт служебного подлога, к должностному лицу может применяться уголовная ответственность.

https://www.youtube.com/watch?v=5TmZmB1o3js\u0026pp=YAHIAQE%3D

Признание имеющегося письменного текста трудового договора недействительным влечет за собой пересмотр всех юридически значимых действий, ранее выполненных по такому документу (обычно это касается денежной выплаты заработной платы и ее составляющих). Если выплаты отличаются от тех, что должны были выплачиваться по действующим в компании нормативным документам – разница подлежит возврату либо же взысканию с виновного лица.

Помните, нормами административного, уголовного, а также гражданского законодательства предусмотрены меры воздействия на работодателей и администрацию (в зависимости от тяжести совершенного проступка) в случае нарушения обозначенных в трудовом законодательстве условий подписания трудовых договоров с сотрудниками.

Учитывайте, уровень ответственности за незаключенный своевременно в письменной форме трудовой договор будет намного ниже, чем если должностное лицо уличат в служебном подлоге, которым является оформление документов задним числом.

Как оформить необходимые записи по предписанию проверяющих

Устранение нарушений по итогам проверки

Ситуации, когда проверкой компетентного органа выявляется нарушение в сфере оформления трудовых отношений (в частности, отсутствие письменного трудового договора), встречаются часто. Как правило, по итогам такой проверки руководитель компании либо отвечающее за кадровое делопроизводство должностное лицо привлекается к ответственности и выдается предписание на устранение недостатков.

И вот здесь возникает небольшая дилемма, ведь официально оформлять документ задним числом противозаконно, а вот устранить последствия проверки необходимо в кратчайшие сроки. Чтобы разрешить эту ситуацию потребуется выполнить несколько простых действий:

1. По итогам проверки составить письменный трудовой договор с конкретным работающим сотрудником. Условия договора должны соответствовать сегодняшнему дню.
2. Одним из пунктов договора должно значится срок вступления его в силу. Здесь целесообразно вписывать дату фактического начала работы сотрудником.
3. Если же за время отсутствия договора его первичные условия (в частности, уровень оплаты труда) неоднократно менялись, можно обозначить в таком договоре первичный уровень заработной платы, а дальше просто прописать механизм, как в дальнейшем этот показатель будет меняться.
4. Подписывается такой договор действующим руководителем. Дата договора должна соответствовать дате его составления и подписания.

Помните, в трудовом законодательстве нет запрета распространять действие трудового договора на прошлые периоды. В то же время по аналогии права такая норма действует в гражданских договорах. Поэтому, если вам указали на недостаток, оптимальным способом его решить будет распространение действия трудового договора, составленного по результатам проверки, на прошлые периоды.

Допускается ли оформление трудовой книжки, приказа задним числом

Записи в трудовой книжке задним числом

Неотъемлемой частью начала трудовой деятельности гражданина в компании является оформление соответствующего приказа о трудоустройстве и осуществление записи в трудовую книжку. Ведение этих документов определяется правилами делопроизводства, а также номенклатурой дел каждой компании.

Важно отметить, что все приказы по кадрам регистрируются в порядке очередности с записью в специальную книгу приказов. Касательно трудовых книжек, то их ведение определено нормативными документами и также предусматривает выполнение всех полагающихся записей о трудоустройстве, повышении квалификации, переводе, и дальнейшем увольнении в порядке очереди.

Из всего этого нетрудно сделать вывод, что оформить «незаметно» задним числом приказ о трудоустройстве, ровно как внести запись в трудовую книжку, особенно если после этого там уже присутствуют другие записи, невозможно. Такой служебный подлог будет сразу заметен. А это уже возможность привлечения руководителя к уголовной ответственности.

https://www.youtube.com/watch?v=f7fbAigZZew\u0026pp=ygWuA9CY0LzQtdC10YIg0LvQuCDQv9GA0LDQstC-INGA0LDQsdC-0YLQvtC00LDRgtC10LvRjCDQv9GA0LXQtNGB0YLQsNCy0LvRj9GC0Ywg0LTQvtCz0L7QstC-0YAg0Lgg0L_RgNC40LrQsNC3INC-INC_0YDQuNC10LzQtSDQvdCwINGA0LDQsdC-0YLRgyDQvdCwINC_0L7QtNC_0LjRgdGMINGC0L7Qu9GM0LrQviDRh9C10YDQtdC3INC_0L7Qu9GC0L7RgNCwINC80LXRgdGP0YbQsCDQt9Cw0LTQvdC40Lwg0YfQuNGB0LvQvtC8LCDQsCDQvdC1INCyINGC0LXRh9C10L3QuNC4INGC0YDRkdGFINC00L3QtdC5INGBINC80L7QvNC10L3RgtCwINGE0LDQutGC0LjRh9C10YHQutC-0LPQviDQvdCw0YfQsNC70LAg0YDQsNCx0L7RgtC90LjQutC-0Lwg0YDQsNCx0L7RgtGLPyDQmtCw0LrRg9GOINC00LDRgtGDINGB0LvQtdC00YPQtdGCINC_0L7RgdGC0LDQstC40YLRjD8%3D

Вместе с этим, если по решению суда компанию обязывают восстановить определённые данные в личном деле, а также трудовой книжке сотрудника за прошлые периоды, работодатель обязан выполнить такое решение. Для этого не нужно переписывать всю годовую книгу приказов либо же менять имеющуюся у работника трудовую книжку. Все делается в такой последовательности:

1. Запись (либо записи, если их несколько) о событии в трудовую книжку вносится следующим порядковым номером, указываются ранее пропущенные данные (например, о трудоустройстве и последующем увольнении), а также основание, послужившее для внесения такой информации. В дальнейшем все будет вестись обычным порядком.

Можно ли при приеме сотрудника указать дату начала работы, отличную от даты приема, и оплачивать ли эти дни?

Ю. И. Удаловаавтор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам

Вопрос

Можно ли принять работника 29 числа и указать в трудовом договоре, что он приступил к работе 01 числа следующего месяца? Соответственно, за три дня (с 29 по 31) начисления зарплаты нет, а будет только с 1 числа следующего месяца. Соответствует ли такое оформление нормам ТК?

Ответ

Да, можно. Трудовой кодекс РФ не запрещает устанавливать в трудовом договоре дату начала работы (01 число следующего месяца), отличную от даты его заключения (29 число текущего месяца).

Приказ о приеме на работу может быть издан датой заключения трудового договора (29 числа). Срок сдачи формы ЕФС-1 подраздел 1.1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу (в случае его издания) или оформления трудового договора  (т.е. 29 или 30 число).

Начисление заработной платы с первого рабочего дня (01 числа) в рассматриваемом случае соответствует нормам ТК РФ.

Обоснование

Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ч. 1 ст. 16 ТК РФ).

В трудовом договоре указывается дата его заключения, а также одним из обязательных условий является дата начала работы. Дата заключения трудового договора и дата начала работы могут отличаться (ст. 57 ТК РФ).

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем либо со дня фактического допущения работника к работе.

Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором.

Если в трудовом договоре не определен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу (ст. 61 ТК РФ). 

Согласно ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Из вышеперечисленных норм следует, что основанием для издания приказа о приеме на работу является заключение трудового договора. Основным документом в данном случае является трудовой договор. Следовательно, приказ о приеме на работу должен быть издан не ранее даты заключения трудового договора.

Срок сдачи подраздела 1.1 формы ЕФС-1 (ст. 11 Закона N 27-ФЗ): при приеме на работу — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), иного документа, принятия решения, которые подтверждают оформление, приостановление, возобновление или прекращение трудовых отношений.

Заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты). Это определение предусмотрено ч. 1 ст. 129 ТК РФ.

Оформление кадровых документов задним числом: почему это опасно

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Отчитаться

Дата — необходимый реквизит кадрового документа: приказа, заявления, трудового договора, акта. Она подтверждает юридически значимые факты, например:

• начало трудовых отношений — в трудовом договоре;
• ознакомление работника с локальным нормативным актом;
• уведомление сотрудника о сокращении;
• намерение работника уволиться по собственному желанию.

Для кадровых процедур в трудовом законодательстве установлены определенные сроки. Например, работник имеет право отозвать свое заявление об увольнении по собственному желанию в любое время до истечения двухнедельного периода отработки (ст. 80 ТК РФ).

Или сотрудника по общему правилу можно привлечь к работе в выходной день только с его письменного согласия и на основании письменного распоряжения работодателя (ст. 113 ТК РФ).

Оформлены такие документы должны быть до факта выхода на рабочее место в субботу или воскресенье.

Часто приказы или заявления «задним числом» прямо нарушают права работника. Тот может обратиться в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд за защитой, и тогда работодателя привлекут к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. А это предупреждение или штраф для компании от 30 000 рублей.

Второй момент, почему опасно оформлять документы «задним числом», связан с использованием их в качестве доказательства.

Например, работодатель представит в суд заявление работника об увольнении, в котором дата была поставлена позже написания самого документа.

Если экспертиза докажет, что документ сфальсифицирован, то должностному лицу будет грозить уголовная ответственность (ст. 292, ст. 303 УК РФ).

Тем не менее работодатели часто прибегают к исправлению дат в приказах и заявлениях.

Не каждый работник будет защищать свои права в суде, и часто трудно доказать личную заинтересованность и корысть должностного лица.

Поэтому недобросовестные руководители и кадровики избегают административной или уголовной ответственности за фальсифицированные приказы или акты. Но могут быть другие неприятные последствия.

Документ, оформленный «задним числом» — подложный. Дата в нем не подтверждает реальную ситуацию, поэтому его нельзя принимать для учета. Расходы по фальсифицированным документам не будут считаться экономически обоснованными, и налоговая может их не принять. Например, работодатель рискует не обосновать оплату труда в выходные дни, если согласие работника и приказ сфальсифицированы.

Рассмотрим частые ситуации, когда в делопроизводстве ставится неверная дата, и как это можно обнаружить.

Трудовой договор

Вопрос с сайта «Онлайнинспекция.рф». При приеме сотрудника на работу директора не было на рабочем месте. Трудовой договор был подписан «задним числом». Правильно ли это?

Если сотрудник фактически приступил к работе и выполняет трудовую функцию, трудовой договор с ним нужно подписать в течение трех рабочих дней (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). И неважно, принят сотрудник на испытательный срок или без него. Условие об испытании при приеме на работу — тоже часть соглашения с работником (ст. 70 ТК РФ).

Один подписанный экземпляр трудового договора выдается на руки сотруднику, и это подтверждается его подписью на экземпляре договора, который остается у работодателя. Это сделано, в том числе для защиты от подмены листов в заключенном соглашении.

Уклонение от подписания трудового договора — нарушение закона. На компанию могут наложить штраф от 50 до 100 тыс. рублей (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

На практике бывает, что работники трудятся без письменного оформления и без своего экземпляра трудового договора. А перед надзорной проверкой или при жалобе кого-то из сотрудников в трудовую инспекцию работодатель решает их легализовать «задним числом». Обнаружить подлог в такой ситуации легко, например, по таким данным:

• у работника нет на руках экземпляра трудового договора;
• прием на работу не отражен в отчетности.

В этой ситуации нарушения прав работника не будет, если трудовой договор с неверной датой содержит те условия, о которых работник и договаривался с руководителем.

Но неприятные последствия все равно возникнут. Претензии может предъявить Социальный фонд, если компания вовремя не подала сведения в систему индивидуального персонифицированного учета о приеме нового сотрудника (ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). Кадровик или иное должностное лицо заплатят штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст. 17 Закона № 27-ФЗ, ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Ситуация будет хуже, если оформленный «задним числом» трудовой договор не учитывался при расчете страховых взносов. Налоговая инспекция начислит неуплаченную сумму и взыщет штраф до 30 % от нее, но не менее 1 000 рублей (ст. 119 НК РФ).

И совсем плохо, если трудовой договор содержит не те условия, на которых трудится работник. Это уже нарушение прав сотрудника. Если оно будет доказано, работодателя ждут более серьезные финансовые санкции.

Должностная инструкция

Этот документ разрабатывается по решению работодателя — в ТК РФ нет обязанности составлять его для сотрудника. Первичен все-таки трудовой договор.

И поэтому довольно часто кадровики не видят ничего страшного в том, чтобы сделать должностную инструкцию «задним числом» или «дописать» в нее работнику трудовые функции, о которых тот не знает.

Как правило, такие ситуации случаются при подготовке к проверке со стороны вышестоящей организации или ГИТ.

Это тоже нарушение трудового законодательства. Должностная инструкция — это локальный нормативный акт. Он вступает в силу после утверждения работодателем и применяется к отношениям, возникшим с даты введения его в действие (ст. 12 ТК РФ). Кроме того, локальные нормативные акты принимаются с учетом мотивированного мнения профсоюза (ст. 8 ТК РФ).

«Дописывание» в должностную инструкцию дополнительных функциональных обязанностей без письменного согласия работника нарушает его права (ст. 72 ТК РФ). Сотрудник сам оспорит такой документ с помощью трудовой инспекции или прокуратуры, если будет не согласен с его содержанием.

За доказанные нарушения трудового законодательства работодатель заплатит штраф от 30 до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Сдавайте ЕФС-1 через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Попробовать

Протокол проверки знаний

Пример из практики автора. В энергосистеме произошел несчастный случай со смертельным исходом. Пострадавший — электромонтер ОВБ с функциями рабочего люльки.

Работодатель оформил протокол проверки знаний комиссией предприятия на погибшего «задним числом».

Комиссия по расследованию несчастного случая не приняла документ как доказательство, поскольку не было свидетельств предварительного обучения пострадавшего в учебном центре.

Для допуска к самостоятельной работе работник должен пройти обучение по охране труда (ст. 214 ТК РФ). Кому-то из сотрудников достаточно вводного инструктажа и периодических инструктажей на рабочем месте. Для допуска к работам повышенной опасности, например, на высоте, нужно обучение по специальным программам и аттестация в комиссии по проверке знаний.

Невыполнение работодателем обязанности по подготовке сотрудников в области охраны труда — нарушение требований охраны труда. В этом случае штраф для юрлица составит от 110 до 130 тыс. рублей за каждого необученного сотрудника (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Выполнение работ повышенной опасности без обучения угрожает не только жизни и здоровью работника, но и безопасности окружающих лиц. Надзорные органы трактуют это как нарушения с тяжелыми последствиями.

Факт того, что работник был допущен к работе без подготовки, часто всплывает при расследовании аварий или несчастных случаев. Скрыть его трудно, поскольку выяснением всех обстоятельств занимается специальная комиссия.

К расследованию несчастных случаев со смертельным исходом или причинением тяжкого вреда здоровью подключаются следственные органы. Выдача им протоколов о проверке знаний, оформленных «задним числом», грозит уголовной ответственностью для руководителя (ст. 303, ст. 292 УК РФ, п. 35 Постановления Пленума ВС РФ от 09.07.2013 № 24).

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Отчитаться

Подведем краткий итог. Кадровый документ, подписанный «задним числом», не имеет юридической силы. Ответственность за его изготовление может различаться в зависимости от того, в каких целях он издан и где будет использоваться.

Если кадровый документ не нарушает права работника, не угрожает безопасности окружающих или не отражается на финансовых результатах компании, работодатель, скорее всего, избежит ответственности. Могут наказать кадровика или бухгалтера, как за несданную вовремя отчетность.

Подложный кадровый документ, нарушающий права работника, может быть оспорен. Работодателю вынесут предупреждение или назначат административный штраф.

Если фиктивный документ представлен как доказательство в гражданском или административном деле, то его не примут, а виновное должностное лицо могут привлечь к уголовной ответственности по ст. 303 УК РФ за фальсификацию доказательств:

• штраф от 100 до 300 тыс. рублей или в размере заработной платы за период от 1 года до 2 лет;
• либо обязательные работы до 480 часов;
• либо исправительные работы на срок до двух лет;
• либо арест до четырех месяцев.

Фальсификация доказательств по уголовному делу, повлекшая тяжкие последствия, наказывается лишением свободы на срок до 7 лет с дисквалификацией на срок до 3 лет. Тяжкие последствия — это когда, например, из-за подделки осудили невиновного.

Служебный подлог или внесение ложных сведений в официальный документ, например, протокол проверки знаний, в корыстных целях или из личной заинтересованности наказывается по ст. 292 УК РФ. В том числе лишением свободы на срок до двух лет.

Таким образом риск, связанный с оформлением кадровых документов «задним числом», есть всегда. И часто он не оправдан.

Оформили кадровый документ «задним числом»? Узнайте, какие могут быть последствия

Очевидно, чтобы облегчить ведение учета, обезопасить себя в случае проверок и сотрудничать на удобных для бизнеса (но не сотрудника) условиях.

К примеру, зачастую при приеме на работу директор просит новичка «на всякий случай» написать заявление об увольнении с подписью и открытой датой.

Если случится конфликт – компании будет легко уволить человека, ведь заявление уже у них на руках.

Отметим, что документы с неверной датой не имеют никакой юридической силы. Тем не менее, сам факт их создания может стать причиной проверки бизнеса со стороны трудовой инспекции. Если удастся установить факт наличия таких документов, то бизнес будут ожидать штрафы, административная и даже уголовная ответственность.

Почему дата имеет такое большое значение

Дата, проставленная в кадровом документе, – это не просто набор цифр, а один из важных реквизитов. Только благодаря ней мы можем узнать, в какой день сотрудник был принят на работу, переведен в другой отдел, уволен и т. д.

https://www.youtube.com/watch?v=f7fbAigZZew\u0026pp=YAHIAQE%3D

Законодательством также установлены четкие сроки для проведения кадровых процедур.

Приведем несколько примеров для наглядности.

• Компания, планируя сокращение, должна уведомить об этом работника минимум за два месяца (ч. 2 ст. 180 Трудового кодекса). В ином случае права сотрудника будут нарушены, поэтому он может обратиться в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд.
• Еще один случай: допустим, сотрудник недобросовестно выполнял свои служебные обязанности, поэтому директор решил применить к нему дисциплинарное взыскание. Приказ о нем работник должен получить в течение трех рабочих дней после его создания. Промедление станет нарушением его прав.

Какая ответственность ждет компанию

При выявлении таких случаев работодателя ждет предупреждение, либо административный штраф (ст. 5.27 КоАП). Если в ходе судебного разбирательства была доказана фальсификация документов, то директора и других сотрудников могут привлечь к уголовной ответственности по статьям 292 и 303 УК.

Разумеется, далеко не все работники готовы куда-то обращаться, разбираться в ситуации и участвовать в заседаниях суда. По этой причине большая часть нарушений просто остается вне глаз госорганов.

Особенно часто компании «любят» менять даты в определенных видах кадровых документов. Как раз о них и поговорим далее.

Рассмотрим три случая

Исправление трудового договора

Трудовой договор должен быть оформлен и подписан не позднее трех дней после того, как сотрудник приступил к работе (ч. 2 ст. 67 ТК). Один экземпляр хранится у работника, второй – у организации.

Зачастую компании медлят с заключением ТД, либо совсем его не заключают, и оформляют документы только уже когда нагрянула проверка. Инспекция может изучить отчетность и быстро поймет, что информация в договоре не соответствует действительности. Отсутствие экземпляра договора у работника также укажет на то, что дата в документе указана не верно.

Если условия, прописанные в договоре, соответствуют действительности – компания избежит проблем. Однако её все равно могут ожидать последствия:

• Штраф от 300 до 500 руб. со стороны Социального фонда, если компания вовремя не подала сведения о приеме на работу нового сотрудника.
• Если договор не был учтен при расчете страховых взносов и налогов: ФНС может начислить неуплаченную сумму и попросит оплатить штраф в размере 30% с этой суммы.

Коррективы в должностной инструкции

Должностная инструкция не является обязательным документом при приеме на работу. Создавать её или нет – каждая компания решает самостоятельно. К сожалению, это часто является причиной того, что инструкция оформляется гораздо позже заключения договора.

Сотрудник может сильно удивиться, когда узнает, что такой документ существует. Еще более неприятно будет ознакомиться с ним и найти обязанности, о которых он не знал. Работника нужно обязательно уведомить как о создании такого документа, так и о внесении в него изменений.

Последствия:

• Штраф в размере 30-50 тыс. рублей будет ожидать компанию, если факт фальсификации будет доказан.

Неверная дата в протоколе проверки знаний по охране труда

Компании часто не уделяют должного внимания обучению по охране труда, хотя этот пункт является обязательным условием для допуска человека к работе (ст. 214 ТК). Если такое случится в организации с высоким классом профессионального риска – последствия могут быть самые плачевные.

Как правило, отсутствие нужной подготовки по охране труда вскрывается уже после происшествия: получения серьезной травмы, гибели на производстве. Для изучения такого случая будет создана специальная комиссия.

Работодатель вряд ли сможет скрыть отсутствие подписанного протокола проверки знаний по охране труда. Конечно, он может попробовать оформить этот документ «задним числом», но должен помнить о возможных последствиях:

• Штраф в размере 110-300 тыс. рублей за каждого сотрудника, который не прошел обучение по охране труда.
• Уголовная ответственность может наступить в том случае, если документ с неверной датой станет одним из доказательств в судебном расследовании.

Резюмируем

Скорее всего, компания не столкнется с большими проблемами и сможет отделаться небольшим штрафом за создание документов «задним числом». Однако более серьезные последствия наступят, если будет доказано, что фальсификация документов нарушает права сотрудника или когда документ представлен в качестве доказательства в суде.

В 2023 году бухгалтерская отчетность претерпела множество изменений. Вызваны они, в первую очередь, образованием Социального фонда и введением ЕНП. В этой статье дали краткий обзор всех нововведений.

Оформляйте документы своевременно, и тогда никаких проблем точно не возникнет! Не забудьте поставить лайк статье и поделитесь информацией со всеми, кому это важно. До скорых встреч!

Реклама: ООО «Е-Офис 24», ИНН 6672281995, erid: LjN8KCnw5

Фактическое допущение к работе

Трудовой кодекс имеет целью упорядочивание взаимоотношений между трудовыми сторонами, поэтому закрепленные в нем позиции имеют правовые последствия. Это относится и к основаниям возникновения этих отношений, одно из которых – фактическое допущение к работе.

Проанализируем, как это может проявляться на практике, что несет работнику и работодателям и чем может оказаться чревато в случае недобросовестного выполнения своих законных обязанностей.

Что значит «допущен к работе по факту»

Закон требует от работодателя должным образом оформить возникающие с работником отношения, то есть подписать трудовой договор.

Не все наниматели щепетильны в законодательных требованиях: многие предпочитают пользоваться трудом работников, не обременяя себя письменно зафиксированными обязанностями.

В таких случаях соглашение о работе заключается устно и сотрудник по поручению руководителя или его представителя начинает выполнять доверенную ему работу. Это и означает, что он фактически к ней допущен.

ВАЖНО! С точки зрения Трудового кодекса такое оформление трудовых отношений – ненадлежащее.

Приступая к работе без оформления документа о взаимных обязательствах, работник не знакомится и не подписывает ряд другой обязательной документации:

• правила внутреннего распорядка;
• приказ о трудоустройстве;
• коллективный договор;
• должностную инструкцию;
• требования техники безопасности и др.

Не знающий своих прав работник может подумать, что другая сторона полностью властна над его рабочим временем, зарплатой и условиями труда. Трудовой кодекс РФ защищает более слабую сторону трудовых отношений и юридически приравнивает фактический допуск к работе к полноправному заключению трудового договора, даже не оформленного как следует.

Строки из ТК РФ

Уравнение в правах фактического допущения к работе и трудового договора действовали еще в советском законодательстве о труде (ст . 18 КЗоТ РСФСР). В Трудовом кодексе РФ правовое регулирование этой проблемы существенно расширено:

• в ст. 16 говорится о том, что не имеет значения надлежащее и своевременное оформление трудового договора: если сотрудник приступил к работе, значит, он вступил в трудовые отношения со всеми правовыми последствиями;
• ст. 20 дает определение работнику как физлицу, вступившему в трудовые отношения с другой стороной;
• ст. 61 уточняет момент вступления трудовых отношений в силу – это и есть день подписания трудового договора или фактическое допущение к работе, которое санкционировал представитель работодателя или просто знал о нем;
• ст. 67 требует от работодателя в трехдневный срок должным образом оформить письменный трудовой договор с приступившим к работе сотрудником, а сотруднику дает возможность этого обоснованно требовать;
• ст. 91 указывает условия оплаты труда, в частности, что трудовое вознаграждение начисляется с первого дня работы, то есть фактического допуска к ней.

Трудовой договор = фактический допуск

Юридическое равенство этих двух способов начала трудовых отношений – в их правовых последствиях. Считается, что приступивший к работе сотрудник уже заключил трудовой договор в устной форме, а письменное его оформление не может быть отложено на срок, превышающий три рабочих дня.

Будет ли как-то отличаться трудовой договор, оформленный с такой задержкой, от стандартного? Различия:

1. Разница в датах. Договор не подписывается «задним числом», следовательно, на нем будет стоять более поздняя дата, чем та, когда сотрудник действительно приступил к работе (день начала работы отдельно указывается в тексте договора).
2. Нюанс вступления в силу. Данный договор вступит в силу со дня допуска к работе, а не момента заключения, как это происходит в обычном порядке.

Таким образом, фактический допуск к работе – это не освобождение от оформления трудового договора, а только небольшая отсрочка, допустимое исключение из общего правила трудоустройства, когда сначала подписывается договор, а затем уже сотрудник приступает к работе.

Оформление фактического допуска к работе

Лицо, с которым был заключен трудовой договор, и лицо, которое было фактически допущено к работе, равны в трудовых правах.

Равенство это выражается в том, что, несмотря на отсутствие письменного трудового договора, фактически допущенный работодателем к работе работник имеет такой трудовой договор без соблюдения требования о его письменной форме. В этом случае работодатель обязан оформить с работником уже в письменной форме трудовой договор после фактического допуска к работе. И сделать он это должен не позднее трех рабочих дней.

Отличиями такого договора от договора, заключаемого в установленном порядке, будут:

• дата заключения сторонами договора, которая будет более поздняя по сравнению с датой начала работы;
• особый порядок вступления договора в силу — со дня фактического допущения работника к работе (а не с момента его подписания сторонами).

Указанные выводы следуют из положений части 1 статьи 61, части 2 статьи 67 Трудового кодекса РФ.

Надо отметить, что Трудовой кодекс РФ более никак не регламентирует процедуру оформления фактического допуска к работе. Поэтому работодатель может описать дальнейший порядок оформления в приказе или ином внутреннем локальном акте либо оформить фактический допуск через заявление работника и служебную записку о выявлении факта фактического допуска работника к работе.

Вне зависимости от способа оформления фактического допуска к работе итогом должен быть подписанный с работником трудовой договор, один экземпляр которого передается работнику на руки под роспись, а второй должен храниться у работодателя.

Если описанная выше процедура оформления не соблюдается и трудовой договор не был заключен в письменной форме по истечении трехдневного срока, то работодатель рискует быть привлеченным к административной ответственности, предусмотренной частью 4 статьи 5.27 КоАП РФ, в виде административного штрафа на юридических лиц в размере от 50 000 до 100 000 рублей; должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 рублей; на индивидуальных предпринимателей в размере от 5 000 до 10 000 рублей.

Дата начала работы

Оформляя трудовой договор, необходимо зафиксировать дату начала работы. С указанной даты работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей (часть 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ).

Если договор не содержит такой даты, то по общему правилу начать исполнять свои обязанности работник должен уже на следующий день после заключения трудового договора и вступления его в законную силу.

При фактическом допуске к работе дата начала работы наступает ранее, чем оформляется между работником и работодателем трудовой договор. Это означает, что трудовой договор оформляется в соответствии с текущей датой, а в пункте договора о дате начала работы указывается дата фактического начала работником работы (т. е. более ранняя дата).

Как оформляется фактический допуск к работе

Закон не дает регламента, согласно которому работодатель закрепляет право сотрудника приступить к работе по его поручению и с его ведома. Этот порядок может быть прописан во внутренних нормативных актах организации. Это может быть:

• устная договоренность;
• написание работником заявления о допуске к работе;
• распоряжение или приказ о допуске;
• служебная (докладная) записка, фиксирующая факт начала работы на новом рабочем месте.

Принципиальное значение имеет то, что допускать к работе может только наделенный этими полномочиями представитель работодателя. Данные полномочия должны быть указаны в локальных актах или учредительных документах организации.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! На практике работники, приступая к труду, не могут проверить, есть ли такие полномочия у лица, допустившего их. Поэтому принято правило, согласно которому в судах подобные сомнения трактуются в пользу работника, если работодатель не докажет, что целенаправленно ознакомил претендента с полномочиями или их отсутствием.

Доказательства фактического допуска к работе

Если работодатель никак не зафиксировал момент допуска нового работника, как это можно доказать в случае необходимости защиты своих прав?

Во-первых, по истечении трех дней следует потребовать письменного оформления документа о трудовых отношениях. Если работодатель этого не сделает, он попадает под административную ответственность.

Доказательствами трудовых отношений в суде могут служить:

• пропуск на территорию организации;
• предоставление сотруднику рабочего места;
• акты о получении им канцтоваров, материалов, спецодежды и т.п.;
• документ о прохождении медицинского осмотра;
• фамилия работника в планах, программах, списках и т.п.;
• аудио- или видеозаписи, где представитель работодателя дает работнику поручения, а сотрудник выполняет работу;
• показания свидетелей;
• договор о материальной ответственности (иногда заключается «в обход» трудового, там где идет взаимодействие с определенными ценностями);
• иные доказательства.

Фактический допуск и испытательный срок

Может ли идти речь о вступительных испытаниях, если приступить к работе требуется так срочно, что не получается предварительно оформить трудовой договор, где и прописываются обычно все условия испытательного срока? Обычно нет. Фактический допуск к работе как бы по умолчанию фиксирует пригодность к ней принимаемого таким образом сотрудника.

Однако по соглашению сторон вступительные испытания могут быть оформлены и до заключения трудового договора. Для этого придется потратить время и усилия на подписание отдельного соглашения по этому вопросу, как того требует ч. 2 ст. 70 ТК РФ. Только в этом случае его можно будет перенести в трудовой договор. Оно должно быть оформлено в 2 экземплярах – для каждой стороны.

Если такое соглашение оформлено не было, работодатель не имеет права устанавливать испытательный срок при последующем оформлении трудового договора.

Последствия допуска к работе по факту

Если в предусмотренный законом трехдневный период работодатель должным образом оформил возникшие трудовые отношения, никаких дополнительных правовых последствий не возникает. Просто в его штате появился новый работник, еще один представитель персонала. Последствия наступают, если права работника нарушены ненадлежащим исполнением обязанностей работодателя:

1. Если допуск к работе был получен от лица, не имевшего таких полномочий, и принимать на работу в должном порядке работодатель отказывается, он обязан выплатить несостоявшемуся сотруднику вознаграждение за выполненный труд пропорционально фактически отработанному времени. Виновный сотрудник, превысивший свои полномочия, подвергается дисциплинарной ответственности. Если вследствие этого допуска имел место реальный ущерб, его взыщут с работника, но материальная ответственность ляжет и на неуполномоченного представителя (ст. 39 ТК РФ).
2. Если в установленный законом трехдневный срок работодатель не оформил письменный трудовой договор, работник вправе этого потребовать. В случае отказа работодателя можно добиваться прав через суд или инспекцию по труду. За нарушение закона работодателю грозит серьезный штраф, размеры которого могут быть различными, в зависимости от вида нарушения:
   • уклонение от оформления;
   • несвоевременное оформление;
   • ненадлежащее оформление;
   • подмена трудового договора гражданско-правовым.
3. На трудовом договоре отсутствует подпись работника. Такой договор считается оформленным ненадлежащим образом, за что несет ответственность работодатель. Это не освобождает его от трудовых отношений, которые все равно считаются заключенными по факту допуска к работе.

Комментарий к СТ 67.1 ТК РФ

1. Комментируемая статья устанавливает правовые последствия, которые могут наступить как для работодателя, так и работников в случае, когда лицо фактически было допущено к работе не уполномоченным на это работником и работодатель или его уполномоченный на это представитель отказывается признать возникшие отношения трудовыми отношениями и заключить с этим лицом трудовой договор.

Следует иметь в виду, что уполномоченным представителем работодателя в указанном случае является лицо, которое в соответствии с законом, иными нормативными правовыми актами, учредительными документами юридического лица (организации) либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено полномочиями по найму работников, поскольку именно в этом случае при фактическом допущении работника к работе с ведома или по поручению такого лица возникают трудовые отношения (ст. 16 ТК РФ) и на работодателя может быть возложена обязанность оформить трудовой договор с этим работником надлежащим образом (п. 12 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2).

2. На работодателя, в интересах которого была выполнена работа лицом, фактически допущенным к работе, ч. 1 комментируемой статьи возлагает обязанность оплатить этому лицу фактически отработанное им время или выполненную работу.

Возлагая такую обязанность на работодателя, закон не определяет, в каком размере должна производиться оплата выполненной работы.

Очевидно, размер оплаты выполненной работы в таком случае может быть определен либо исходя из расценок, установленных в организации для данного рода работ, либо по соглашению сторон.

3. В соответствии с ч. 2 комментируемой статьи работник, фактически допустивший к работе лицо, не будучи уполномоченным на это работодателем, привлекается к ответственности, в т.ч. материальной, в порядке, установленном ТК и иными федеральными законами.

В соответствии с ТК за указанное правонарушение работник может быть привлечен, прежде всего, к дисциплинарной ответственности, но только при наличии предусмотренных ТК условий наступления дисциплинарной ответственности (см. коммент. к ст. ст. 192, 193).

Что касается материальной ответственности, то она может наступить только при наличии действительного (реального) материального ущерба.

В связи с этим для привлечения к материальной ответственности работника, неправомерно осуществившего прием на работу, работодатель должен доказать, что этим неправомерным действием работодателю был причинен действительный материальный ущерб и при этом отсутствовали обстоятельства, исключающие материальную ответственность работника (см. коммент. к ст. ст. 233, 238, 239).