Работодателю

Действительно ли сейчас не нужно оформлять приказ о приеме на работу, а достаточно трудового договора, который и является основанием для внесения записей в трудовую книжку?

Договор найма на работу без трудовой книжки — это контракт, который может быть оформлен без внесения соответствующей записи. Насколько законны такие действия работодателя? Разберемся, в каких случаях работника могут принять в штат без записи в трудовой книжке, а когда это является нарушением законодательства.

Действительно ли сейчас не нужно оформлять приказ о приеме на работу, а достаточно трудового договора, который и является основанием для внесения записей в трудовую книжку?

Трудовая книжка является основным документом работника, в котором есть сведения о стаже, компаниях, в которых работал гражданин, должностях, наградах и так далее. При оформлении работника заключается соответствующее соглашение, регулирующее правоотношения, возникшие между сотрудником и работодателем.

Несмотря на обязательность ведения этих документов, в существующем законодательстве предусмотрены некоторые исключения. Основным является возможность выполнять работу не по трудовому, а по договору гражданско-правового характера. Но есть и случаи, когда можно заключить трудовой договор без записи в книжку.

Отличия трудового договора от договора ГПХ

И трудовой контракт, и ГПХ заключаются в целях оформления отношений по выполнению гражданином для предприятия какой-либо работы, однако в первом случае возникают особые рабочие взаимоотношения, которые не регулируются Гражданским кодексом. Отличия двух видов соглашений состоят в следующем:

  • по ГПХ выполняется определенная работа, задание, тогда как по трудовому сотрудник осуществляет трудовую функцию, занимает должность в компании;
  • в трудовых взаимоотношениях гражданин обязан выполнять правила внутреннего распорядка, иные локальные нормативные акты, а также приказы и распоряжения руководства. При заключении договора ГПХ действует принцип равенства сторон;
  • работодатель имеет определенные обязательства в трудовых взаимоотношениях: выплата заработной платы работнику не реже чем два раза в месяц, уплата взносов, организация труда и безопасности, аттестация рабочих мест и т. д. Отношения сторон в ГПХ-соглашении регулируются только соглашением сторон и законом, внутренние правовые документы на них не распространяются, выплата вознаграждения может осуществляться в любом, не противоречащем закону порядке, о котором договорились стороны; взносы на страхование не производятся.

Договор ГПХ надо отличать от срочного трудового контракта.

Чаще всего рабочие отношения оформляются на бессрочной основе, срочный контракт заключается только в том случае, если нельзя заключить бессрочный.

Отличие срочных контрактов от ГПХ производится по признаку постоянства возложенных на сотрудника функций: соглашение ГПХ заключается не просто на определенный срок, а для выполнения конкретной задачи.

Приведем таблицу предпочтительных формулировок.

Трудовой договор
Договор ГПХ
Названия сторон: работник — работодатель Названия сторон: заказчик — исполнитель
Указание должностей по штатному расписанию, указание функции, например юрисконсульт Указание на конкретную работу, например оформление искового заявления
Указание на постоянный характер, например ссылка на должностные инструкции Указание количественных показателей, например составление двух исковых заявлений
Ссылка на ПВТР, обязательные для соблюдения Отсутствие ссылки на правила или иные локальные нормативные акты
Указание на местонахождение рабочего места Рабочее место гражданину не предоставляется
Материально-техническое обеспечение, СИЗ предоставляются работодателем Используются собственные материалы, техника, СИЗ
Выплата заработной платы не реже чем 2 раза в месяц Выплата вознаграждения осуществляется в соответствии с договоренностью сторон в контракте (желательно, чтобы график не совпадал по датам с графиком выплаты зарплаты на предприятии)
Допускается привлечение в сверхурочным работам или направление в командировку Фразы о сверхурочных работах и командировках недопустимы, это элемент трудовых взаимоотношений

Образец договора ГПХ

Действительно ли сейчас не нужно оформлять приказ о приеме на работу, а достаточно трудового договора, который и является основанием для внесения записей в трудовую книжку?

Работа по трудовому договору без трудовой книжки

Минусов работы без книжки гораздо больше, чем плюсов. Однозначным плюсом для работодателя можно считать практически полное отсутствие формальностей и бюрократических сложностей.

Гражданин получает относительную свободу при исполнении задания, в том числе отсутствие включения в иерархическую систему предприятия.

При оформлении соглашения ГПХ гораздо проще прекратить взаимоотношения, что можно отнести и к плюсам, и к минусам, в зависимости от ситуации (хотя и тут нужно соблюдать осторожность и выполнять требования ст. 310 ГК РФ).

Минусы отсутствия трудовой книжки по договору ГПХ:

  • не оплачиваются отпуска и больничные, отпуск вообще не предусмотрен, это элемент трудовых взаимоотношений;
  • взносы на страхование не отчисляются, вследствие чего гарантии работника снижаются;
  • отсутствие поощрительных и компенсационных выплат, в том числе премий;
  • отсутствие ответственности работодателя при получении производственных травм (если вред не причинен по вине заказчика).

Некоторые специалисты ошибочно рассматривают различные виды договоров гражданско-правового характера как работу по трудовому контракту без записи в трудовой книжке. Это некорректно, поскольку соглашения такого типа имеют сугубо гражданско-правовой характер. Соответственно, работодатель не должен оформлять книжку. Например, это относится к договорам на оказание услуг или авторского заказа.

https://www.youtube.com/watch?v=hEp71bcZ6tw\u0026pp=ygW9AtCU0LXQudGB0YLQstC40YLQtdC70YzQvdC-INC70Lgg0YHQtdC50YfQsNGBINC90LUg0L3Rg9C20L3QviDQvtGE0L7RgNC80LvRj9GC0Ywg0L_RgNC40LrQsNC3INC-INC_0YDQuNC10LzQtSDQvdCwINGA0LDQsdC-0YLRgywg0LAg0LTQvtGB0YLQsNGC0L7Rh9C90L4g0YLRgNGD0LTQvtCy0L7Qs9C-INC00L7Qs9C-0LLQvtGA0LAsINC60L7RgtC-0YDRi9C5INC4INGP0LLQu9GP0LXRgtGB0Y8g0L7RgdC90L7QstCw0L3QuNC10Lwg0LTQu9GPINCy0L3QtdGB0LXQvdC40Y8g0LfQsNC_0LjRgdC10Lkg0LIg0YLRgNGD0LTQvtCy0YPRjiDQutC90LjQttC60YM_

Тем не менее, в ТК РФ предусмотрено три случая заключения трудового контракта без записи в трудовую книжку:

  • оформление совместительства;
  • дистанционная занятость;
  • работодатель является физическим лицом.

Работа по совместительству

В соответствии с пунктом 5 статьи 66 ТК РФ (ч. 5 ст. 66 ТК РФ), при принятии на работу в организацию гражданина, который будет выполнять обязанности по совместительству, сведения об этом вносятся в книжку по его желанию.

При этом информацию можно указывать по основному месту занятости. Для этого необходимо предоставить документ, подтверждающий факт совместительства.

Например, заверенная копия приказа о приеме на работу или справка со второго места трудоустройства с указанием реквизитов и других необходимых данных.

Образец договора по совместительству

Действительно ли сейчас не нужно оформлять приказ о приеме на работу, а достаточно трудового договора, который и является основанием для внесения записей в трудовую книжку?

Дистанционная занятость

Работа по договору без трудовой книжки, в соответствии с частью 6 статьи 312.2 ТК РФ, возможна при дистанционной занятости, при условии, что сотрудник трудоустраивается впервые (с работодателя снимается обязанность оформить книжку).

Чтобы работодатель мог реализовать эту возможность, подписывается соответствующее соглашение сторон. Оно может быть закреплено на бумаге путем добавления в документ фразы, подтверждающей эту договоренность.

Либо работник составляет заявление с просьбой не заносить сведения о дистанционной работе в документ.

Действительно ли сейчас не нужно оформлять приказ о приеме на работу, а достаточно трудового договора, который и является основанием для внесения записей в трудовую книжку?

В таком случае, в соответствии с частью 6 статьи 312.2 ТК РФ, основным документом, подтверждающим стаж работника, будет его экземпляр соглашения.

Дополнительным подтверждением могут быть копии приказов о приеме на дистанционную работу и об увольнении, оформленные работодателем. Такой вывод можно сделать из анализа положений ч. 5 ст. 312.1, ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ.

Учет и хранение таких документов работник организует самостоятельно.

Работодатель — физическое лицо

В соответствии с пунктом 3 статьи 66 ТК РФ, физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в книжках работников и оформлять их лицам, нанимаемым впервые. Документом, подтверждающим период занятости у такого работодателя, является договор найма, заключенный в письменной форме (абз. 2 ст. 309 ТК РФ).

Индивидуальные предприниматели не освобождаются от обязанности вносить записи в этот документ в отношении каждого работника. Этот факт подтверждает абзац 1 статьи 309 ТК РФ.

Работодатели — физические лица без статуса индивидуальных предпринимателей также могут заключать трудовые контракты. Такой работодатель не вправе вносить записи в трудовую книжку, а также выдавать новую. Таким образом, доказательством деятельности гражданина в этом случае является только его экземпляр контракта.

При этом работодатель — физическое лицо также обязан производить отчисления в фонды, оформлять страховое свидетельство, если для сотрудника такая работа является первой. Договор может быть заключен как на определенный срок, так и носить бессрочный характер. Такой работодатель обязан, в соответствии со ст.

303 ТК РФ, уведомить органы местного самоуправления и зарегистрировать договор (по месту своего жительства).

Образец договора: работодатель — физлицо

Действительно ли сейчас не нужно оформлять приказ о приеме на работу, а достаточно трудового договора, который и является основанием для внесения записей в трудовую книжку?

Как оформляются трудовые отношения

В трудовом договоре должны быть отражены следующие сведения в отношении сотрудника и работодателя:

  • полное имя и место жительства гражданина;
  • реквизиты документа, удостоверяющего его личность;
  • реквизиты банковского счета для производства оплаты;
  • наименование юрлица, Ф.И.О. ИП или гражданина — работодателя;
  • имя лица, уполномоченного представлять интересы работодателя;
  • адрес работодателя;
  • его банковские реквизиты.

Полный перечень можно найти в ст. 57 ТК РФ. Это обычные реквизиты договора, но в этом случае их заполнению надо уделить особое внимание.

Переквалификация договора ГПХ в трудовой в судебном порядке

Нередко по обращению граждан происходит переквалификация договоров. При этом суд, принимая решение о сути договорных отношений, исходя из практики, оценивает следующие условия:

  • характер выполняемой работы (разовые задания или определенные должностные обязанности);
  • условия труда (наличие или отсутствие рабочего места, обеспечение оборудованием и материалами, соблюдение охраны труда);
  • порядок выплаты вознаграждения (даты и периодичность);
  • формулировки обязанностей (по Правилам трудового распорядка или нет);
  • наличие или отсутствие соцгарантий сотруднику (оплата больничного листа и т. д.).

Ответственность работодателя за трудовой договор без трудовой книжки

В статье перечислены три случая, когда законодательно закреплена возможность заключить договор найма на работу без книжки. В остальных случаях работодатель должен обеспечить наличие записи в книжке.

Уклонение от этой обязанности преследуется законом и грозит вполне определенными последствиями для работодателя. Этот тезис закреплен в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В связи с этим статья 5.

27 КоАП РФ предусматривает штрафы за такое правонарушение в размере от 1000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение может повлечь штраф в размере от 10 000 до 70 000 рублей, а также дисквалификацию руководителя.

Причем выплата штрафа не освобождает от гражданско-правовой ответственности перед работником: обязательства по надлежащему оформлению отношений, выплата различных компенсаций за период взаимоотношений и т. д.

https://www.youtube.com/watch?v=hEp71bcZ6tw\u0026pp=YAHIAQE%3D

Нередко наниматели скрывают под соглашениями гражданско-правового характера отношения, подпадающие под действие ТК РФ. Например, заключая договоры авторского заказа или на выполнение каких-либо услуг. Такие нарушения могут быть выявлены посредством проверки или вследствие жалобы, полученной от сотрудников. Проверяющие ориентируются на суть сложившихся правоотношений.

Читайте также:  После получения уведомления о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата, работник выразил желание досрочно расторгнуть трудовой договор. Должен ли работодатель в такой ситуации предлагать работнику имеющиеся вакантные должности?

Часто подобные дела доходят до суда и решаются не в пользу нанимателя. Такой вариант исхода типичен, когда проверяющие приходят к выводу, что сложившиеся правоотношения между заказчиком и физическим лицом имеют постоянный характер и подпадают под действие ТК РФ.

Поскольку при осуществлении работы по соглашению ГПХ сотрудник считается социально не защищенным, суд становится на его сторону. В частности, сотрудник не имеет права на оплачиваемый отпуск и больничный.

У нанимателя отсутствует ответственность за возмещение ущерба при получении производственной травмы, а беременным не оплачивается декретный отпуск. Кроме того, контракт может быть расторгнут в любое время. При этом сотрудник не получает уведомление об этом заранее.

Поэтому следует заранее позаботиться о правильном оформлении сотрудников, чтобы избежать административной ответственности и ущемления прав трудящихся.

Статья подготовлена совместно с Объединенной Консалтинговой Группой.

Какие кадровые приказы стали необязательны

Рассказываем о приказах о приеме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска: почему их можно не издавать; что нужно взвесить и на что обратить внимание, чтобы понять, как лучше действовать вашей организации – продолжить их оформлять или отказаться. Аналогично рассматриваем и ряд других кадровых документов.

За последнее время в трудовом законодательстве появилось много новых требований, которые адресованы работодателям. Но некоторые процессы, хотя и немного, упростились – в основном это касается рядовых кадровых процедур.

Приказ о приеме на работу

Фрагмент документа

Статья 68 «Оформление приема на работу» Трудового кодекса РФ

Прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Таким образом, приказ о приеме на работу составлять больше не обязательно, но компания имеет право продолжить это делать, если так выстроен документооборот и удобно его вести.

По сути, приказ – это формальность в рамках процесса, по которому многие просто привыкли работать. И мы рекомендуем клиентам отказываться от него (достаточно тщательнее формулировать трудовой договор). И вот почему:

  • Во-первых, это упростит документооборот и избавит вас от лишних бумаг, которых и так немало. Если в компании в год принимается 100 и более сотрудников, представьте, сколько это сэкономит времени – руководителю и специалисту по кадрам.
  • Во-вторых, этого документа нет в числе истребуемых при проверках, в частности, в чек-листах Государственной инспекции труда (ГИТ). Несмотря на мораторий на плановые проверки, ориентироваться с точки зрения рисков мы рекомендуем именно на чек-листы. Другими словами, рисков от отсутствия приказа у работодателей нет. Более того, если до 2021 г. в судебной практике встречались дела, где в числе доказательств трудовых отношений требовали и договор, и приказ, то начиная с 2022 г. мы не встречали ни одного спора, где роль играл именно приказ о приеме на работу. Работодатель / сотрудник (истец / ответчик) может предъявить его в суде, но он не будет играть роли при принятии решения.
  • Наконец, мы рекомендуем не оформлять приказы и по следующей причине: чтобы между трудовым договором и приказом не было противоречий (например, в дате приема на работу). Если такое случится, то при конфликте у работника появляется весомый аргумент.

Обратите внимание: приказ об увольнении по-прежнему является обязательным для оформления, там указывается основание и дата увольнения, работник должен быть ознакомлен с ним под подпись.

Приказ о переводе

Несмотря на разные толкования на сей счет, приказ о переводе на другую работу никогда не значился в ТК РФ в числе обязательных1. Также его нет и в числе обязательных в проверочных листах ГИТ.

Поэтому издавать его или нет – работодатель определяет самостоятельно. Интересно, кстати, что Роструд в декабре 2021 г. подтвердил, что приказ не является обязательным, но все же порекомендовал его издавать, а в 2023 г.

на сайте «Онлайнинспекция» вновь озвучил необязательность документа.

https://www.youtube.com/watch?v=1zKd2mJgU7w\u0026pp=ygW9AtCU0LXQudGB0YLQstC40YLQtdC70YzQvdC-INC70Lgg0YHQtdC50YfQsNGBINC90LUg0L3Rg9C20L3QviDQvtGE0L7RgNC80LvRj9GC0Ywg0L_RgNC40LrQsNC3INC-INC_0YDQuNC10LzQtSDQvdCwINGA0LDQsdC-0YLRgywg0LAg0LTQvtGB0YLQsNGC0L7Rh9C90L4g0YLRgNGD0LTQvtCy0L7Qs9C-INC00L7Qs9C-0LLQvtGA0LAsINC60L7RgtC-0YDRi9C5INC4INGP0LLQu9GP0LXRgtGB0Y8g0L7RgdC90L7QstCw0L3QuNC10Lwg0LTQu9GPINCy0L3QtdGB0LXQvdC40Y8g0LfQsNC_0LjRgdC10Lkg0LIg0YLRgNGD0LTQvtCy0YPRjiDQutC90LjQttC60YM_

Однако есть нюанс:

  • Да, ст. 72 ТК РФ ссылается на письменное соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора при переводе сотрудника на другую должность, в другое структурное подразделение. И этого документа будет вполне достаточно, если подписать его.
  • Но ст. 72.1, 72.2 ТК РФ говорят о ситуациях (см. «!» далее), когда перевод возможен в одностороннем порядке – по инициативе работодателя (например, ремонтные работы при аварии, при простое). Этот перевод в любом случае надо оформлять, а значит, нужен будет приказ о переводе на другую работу (изменение трудовой функции и/или структурного подразделения).

Таким образом, для базовых случаев перевода приказ не нужен, а для экстренных ситуаций он может стать единственным доказательством.

Фрагмент документа

Статья 72 «Изменение определенных сторонами условий трудового договора» Трудового кодекса РФ

Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Фрагмент документа

Статья 72.1 «Перевод на другую работу» Трудового кодекса РФ

Действительно ли сейчас не нужно оформлять приказ о приеме на работу, а достаточно трудового договора, который и является основанием для внесения записей в трудовую книжку?

Фрагмент документа

Статья 72.2 «Временный перевод на другую работу» Трудового кодекса РФ

Действительно ли сейчас не нужно оформлять приказ о приеме на работу, а достаточно трудового договора, который и является основанием для внесения записей в трудовую книжку?

В этой связи можно согласиться с аргументом Роструда о том, что приказ нужен для упорядочивания документов. Если компании удобно издавать такие приказы, особенно если случаются ситуации с односторонним временным переводом, то приказы лучше продолжить издавать.

Но если вы ратуете за уменьшение документооборота – от них можно и отказаться. Рисков работодатель также не несет.

Просто в этом случае уделите больше внимания составлению соглашения о переводе с сотрудником – чтобы там были и новые обязанности (и/или подразделение), и дата перевода.

Здесь может возникнуть еще один вопрос – на какой документ-основание ссылаться в трудовой книжке в записи о переводе, если приказ не издается? Ведь именно на него прямо указывает порядок ведения трудовых книжек, утвержденный Минтрудом России. Ответ на этот вопрос уже дали на портале Роструда:

Фрагмент документа

Консультация на портале Роструда онлайнинспекция.рф (https://онлайнинспекция.рф/questions/view/160156)

  • Ответ:
  • Если работодатель не издал приказ о переводе работника на другую работу, то в трудовой книжке, по нашему мнению, следует указать дополнительное соглашение к трудовому договору и его реквизиты.
  • Правовое обоснование:

Согласно п. 9 Приложения № 2 к приказу Минтруда России от 19.05.

2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, о награждениях, предусмотренных настоящим Порядком, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а об увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Другие способы упростить документооборот

Об отмене обязательности других кадровых документов буквально в законодательстве не говорится. Но косвенно «под нож» могут пойти ряд других документов в связи с отменой необходимости применения госкомстатовских унифицированных форм первичных документов по учету кадров и некоторых кадровых процессов. В числе основных можно выделить:

  • личная карточка работника (форма № Т-2) и тому подобные документы;
  • служебное задание, отчет о выполненной в командировке работе и командировочное удостоверение (формы № Т-10, Т-10а)2;
  • приказ о предоставлении отпуска работнику(ам) (формы № Т-6, Т-6а).

Относительно приказа на отпуск уточним, что без него можно работать, только если полностью соблюдаются правила ТК РФ: наличие графика отпусков на год, уведомления об отпуске, оформление разделения отпуска на части. И если все работает по отлаженной схеме, приказы можно не издавать3. Иначе же отсутствие приказа можно будет расценить как непредоставление отпуска сотруднику, а это серьезное нарушение, влекущее санкции.

https://www.youtube.com/watch?v=1zKd2mJgU7w\u0026pp=YAHIAQE%3D

И если тот или иной кадровый документ, который не признается трудовым законодательством в качестве обязательного, в компании не издается, но его условия прописаны в другом, с этим «можно жить».

При этом издавать отдельные локальные нормативные акты (ЛНА) по каждой из кадровых процедур тоже не обязательно.

Например, вместо принятия отдельных Положений о служебных командировках и оплате труда (если система оплаты простая) можно внести соответствующие по содержанию разделы в Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).

Но мы не рекомендуем это делать – каждый кадровый процесс в компании лучше регулировать отдельным ЛНА. В случае изменений вам будет проще их внести, утвердить и ознакомить сотрудников.

Что касается оптимизации документооборота в целом, то мы рекомендуем подойти к вопросу с двух сторон:

  • Первая – спросить, зачем нужен документ и какая норма закона его регулирует. Если цель неявная и закон об этом не говорит, возможно его не стоит создавать.
  • Вторая – риски. Посмотрите проверочные листы ГИТ, которые являются базовым фактором при возможных штрафах, и оцените, на что может пожаловаться сотрудник при отсутствии документа. И помните, что всегда важен баланс. Для работодателя документальный фонд – основная линия защиты при получении претензий со стороны проверяющих или трудовом споре с работником. Если документ необязательный, но составлен грамотно, полностью коррелируется с ЛНА и иными организационно-распорядительными документами компании, он может стать важным элементом защиты. Поэтому надо задать еще один вопрос – не несет ли отсутствие документа новых рисков для организации.
Читайте также:  На предприятии выделили материальную помощь в связи с болезнью ребенка. При увольнении эти деньги с меня удержали. Имело ли предприятие на это право?

В какой момент соискатель становится сотрудником?

Обратите внимание на дату публикации материала: информация могла устареть из-за изменений в законодательстве или правоприменительной практике.

Скан трудового договора он направил работодателю по электронной почте, но оригинал пока не привез. Считается ли человек оформленным в штат?

Действительно ли сейчас не нужно оформлять приказ о приеме на работу, а достаточно трудового договора, который и является основанием для внесения записей в трудовую книжку?

В ноябре 2021 г. в Трудовой кодекс внесли поправки об электронном документообороте. Мы рассказывали об этом в материале «Вводим ЭДО в компании – теперь по новым правилам». Сейчас все сотрудники, не только дистанционные, могут подписывать документы удаленно, используя электронную подпись. Это правило распространяется и на трудовой договор.

Пример из практики: соискателям, которые поступают на работу, компания направляет трудовой договор и другие документы по электронной почте. Они отправляют обратно подписанные сканы, а позже привозят оригиналы.

Но какой у них статус между двумя этими действиями? И кто несет ответственность за них в этот период? Это особенно важно, если речь идет, например, о строительных объектах и новоиспеченные работники приезжают сразу туда.

При наличии электронной подписи все понятно: подписал документ – и автоматически становишься работником. Скан же с подписью человека – это совсем другое дело.

Причем надо учитывать, что юридическая значимость трудового договора сейчас возросла. А все потому, что поправки в Трудовой кодекс отменили приказ о приеме на работу, который раньше фиксировал факт оформления в штат.

Поэтому к договору надо относиться еще внимательнее.

Схему с отправкой документов по электронной почте и возвратом отсканированных файлов использовать можно. Главное – получить потом от работника оригиналы документов. Иначе компании будет грозить штраф – до 50 тыс. руб.

и до 100 тыс. руб. (ч. 1 и 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Если работник явился на место работы, но оригиналы не привез, надо оформить и подписать два экземпляра договора. И не забудьте ознакомить его с локальными актами под роспись.

Пока оригиналы документов не подписаны, статус человека определяется в зависимости от конкретной ситуации. Суды исходят из того, что, если он едет на работу или на задание по поручению работодателя либо уже находится на рабочем месте – значит, его допустили к работе, и он считается сотрудником со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Нередко новичок приходит в офис, работает и только на второй день подписывает трудовой договор. Подлежит ли отработанное время оплате? А может получиться так: кандидат не направил сканы подписанных документов по электронной почте и оригиналы не привез, сразу отправился на объект по договоренности с работодателем. Считать ли его работником?

Здесь будет иметь значение фактический допуск к работе. При отсутствии подписанных договора и инструкции таким допуском будут являться доступ к рабочему месту и исполнение трудовых обязанностей. В судебной практике считается, что работник знает, чем он должен заниматься, так как прочитал договор, хотя еще и не подписал его.

Для работодателей подобная ситуация крайне невыгодна. Без подписанных документов компания не сможет привлечь работника к дисциплинарной и материальной ответственности в случае необходимости.

Статьи 22 и 57 ТК РФ требуют, чтобы с документами его ознакомили под роспись.

То есть работник не несет ответственности в рамках своих обязанностей, но имеет права, так как трудовые отношения уже возникли.

По общему правилу трудовые отношения возникают на основании трудового договора (ч. 1 ст. 16 ТК РФ).

Но если его не оформили должным образом, а человек приступил к исполнению обязанностей с ведома работодателя, трудовые отношения возникают на основании допуска к работе (ч. 3 ст. 16 ТК РФ).

Договор считается заключенным со дня начала выполнения работы. Соответственно, с этого дня компания и несет перед работником все те обязанности, что предусмотрены законом.

В случае если кандидата допустил к работе тот, у кого нет на это полномочий, компания имеет право не заключать с ним договор. Оформленный неуполномоченным сотрудником договор можно считать незаключенным. Но отработанное время оплатить надо – этого требует ч. 1 ст. 67.1 ТК РФ.

Ну а если до оформления договора произошел несчастный случай, что тогда? Суд, вероятно, будет исходить из того, что если человек допущен к работе, то он является сотрудником, и компания несет за него ответственность. Кстати, несчастный случай придется расследовать, даже если он произошел при следовании на работу или с работы на служебном транспорте.

При передвижении на личном транспорте расследование проводится, только если использование автомобиля закреплено соглашением сторон или распоряжением компании (ч. 3 ст. 227 ТК РФ). В других случаях происшествия в пути к месту работы как несчастные случаи, связанные с производством, не расследуются. Соответственно, и выплаты при таких ЧП остаются на усмотрение компании.

Законодательство этот вопрос не регулирует.

У соискателя нет бумажной трудовой – как оформить на работу

С начала 2021 года не надо оформлять бумажные трудовые книжки сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Также часть работников в 2020 году решила отказаться от бумажного документа. Как таких ситуациях оформлять прием на работу? Рассмотрим в статье основные вопросы, которые возникают на практике.

Работник трудоустраивается впервые

Если сотрудник впервые поступает на работу в 2021 году, оформлять ему бумажную трудовую книжку не требуется (п.8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

В такой ситуации процесс оформления приёма на работу будет выглядеть следующим образом:

С работником заключается трудовой договор.

На основании трудового договора издаётся приказ о приёме на работу. С приказом работника нужно ознакомить под подпись.

Не позднее следующего рабочего дня с даты издания приказа, надо представить в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-ТД с кодом ПРИЁМ.

На работника по общим правилам оформляется личная карточка.

Бумажная трудовая книжка из процесса документального оформления приёма на работу исключена. На лиц, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2021 года, информация о трудовой деятельности ведётся только в электронном виде. Таким образом, у работника нет возможности выбора бумажной или электронной трудовой книжки.

Данные о трудовой деятельности работника формируются на лицевом счетё в Пенсионном фонде. ПФР для отражения информации на лицевом счетё получает от работодателей сведения по форме СЗВ-ТД, то есть сведения о трудовой деятельности работника поступают напрямую в ПФР.

Отметим, что в трудовой договор запись о том, что бумажная трудовая книжка работнику не оформляется, делать не надо. Это не условие, которое согласовывают стороны договора, а требование закона.

Что касается страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС). Еще с 2019 года такие свидетельства ПФР не оформляет. Сейчас при приёме на работу соискатель должен предъявить документ, подтверждающий факт регистрации в системе персонифицированного учёта (ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

И если у работника имеется свидетельство СНИЛС, он предъявляет этот документ. Если сотрудник начал трудовую деятельность уже после того, как ПФР перестал оформлять такие свидетельства, потребуется документ по форме АДИ-РЕГ (форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 13.06.2019 № 335п).

Если же сотрудник трудоустраивается впервые, и он не состоит на персонифицированном учете в ПФР, работодатель должен будет также зарегистрировать работника в системе индивидуального учёта. 

Работник по прежнему месту работы отказался от бумажной трудовой книжки

Подавляющее большинство работников, у которых был выбор, приняли решение о сохранении бумажного формата трудовой книжки. Но все же часть сотрудников перешли на электронное ведение сведений о трудовой деятельности. В этом случае прежний работодатель внес в трудовую книжку так называемую закрывающую запись и выдал её на руки работнику.

Внимание!

Нюансы трудовых отношений | Деловое обозрение

Проблемы применения трудового законодательства волнуют любого работодателя и предпринимателя. Рассмотрим наиболее актуальные вопросы.

Трудовой договор — первичен

Любого работника принимают на работу в соответствии с трудовым договором, который должен содержать все существенные условия, определенные ст. 57 Трудового кодекса. К таким условиям относятся место работы, трудовая функция, условия оплаты труда, условие об обязательном социальном страховании работника и др. Перечень условий является открытым. Работодатель и работник могут включить в трудовой договор условия, которые они считают существенными в конкретном случае. Главное — чтобы это не противоречило законодательству. На основании трудового договора оформляется приказ руководителя о приеме сотрудника на работу и личная карточка. Форма этих бланков утверждена постановлением Госкомстата России от 5.01.04 г. №1. Приказ должен полностью содержать условия договора. Если в приказе допущена какая-то ошибка (которая противоречит договору), то действуют условия договора.

Не допустите ошибку! Именно на основании трудового договора издается приказ о приеме на работу, а не наоборот.

Каждого работника должны ознакомить с приказом, в подтверждение чего он ставит подпись и дату в приказе о приеме на работу и в личной карточке. Договор составляют в двух экземплярах.

Работник и работодатель должны подписать все страницы трудового договора. Заключенный договор регистрируют в журнале регистрации трудовых договоров.

Читайте также:  Работник за две недели до расторжения трудового договора подал заявление об увольнении. Однако через два дня работник заболел (больничный лист представлен работодателю) и вышел на работу за день до истечения двухнедельного срока. Работодатель требует отработать дни болезни. Правомерно ли это?

ПАМЯТКА: Должность работника должна соответствовать штатному расписанию. На предприятии следует определить «пошаговую» процедуру оформления нового сотрудника на работу и зафиксировать это документально за подписью генерального директора.

Писать ли заявление о приеме на работу

Трудовой кодекс РФ не содержит такого требования. Трудовой договор — это соглашение сторон. В нем выражена воля и работодателя, и работника. Но если на предприятии по старинке при приеме на работу пишутся заявления, то отдел кадров должен отслеживать и их. Порой эти заявления могут противоречить договору и (или) приказу.

ПАМЯТКА: Условия договора не могут ухудшать положение сотрудника. Договор должен соответствовать нормам трудового законодательства, локальным нормативным актам организации, а также условиям коллективного соглашения. Если меняется один из документов, то и договор необходимо привести в нужное соответствие.

Содержание договора не соответствует требованиям Трудового кодекса

Такое несоответствие, как правило, выявляется при проведении проверки инспекцией по труду. Перезаключать договоры с сотрудниками или оформить дополнительные соглашения к старым трудовым договорам? Согласно законодательству трудовой договор заключается один раз — при приеме сотрудника на работу. В данной ситуации достаточно будет заключить с работниками дополнительные соглашения, в которых и прописать все изменения (основание: ст. 57 ТК РФ).

Обратите внимание! Задним числом оформлять эти соглашения не нужно. В качестве основания укажите следующую формулировку: «Несоответствие имеющихся договоров Трудовому кодексу РФ».

Трудового договора нет, а отношения есть

По общему правилу трудовые отношения возникают только на основании трудового договора. Но в ст. 16 Трудового кодекса указано несколько исключений. Например, работника избрали на должность либо фактически допустили к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Последний случай не редкость в практике работы многих компаний. Однако и работодатели, и работники здесь «загоняют себя в ловушку». Когда стороны начинают составлять договор, который бы фиксировал уже сложившиеся отношения, то, как правило, не могут договориться. Работник отказывается ставить подпись на договоре, потому что условия не совпадают с теми, что были обещаны (например, о размере зарплаты). Трудовой кодекс не регламентирует подобные ситуации. Поэтому наиболее оптимальным будет допустить нового сотрудника до работы только после письменного заключения с ним трудового договора.

Не допустите ошибку! Встречаются ситуации, когда полномочия по найму на работу оформлены по доверенности.

Но в этом случае отношения между начальником и тем, кому он передал такое полномочие, не будут трудовыми.

Следовательно, работодатель не имеет права привлечь такого работника к дисциплинарной ответственности, если тот нарушил правила приема. Всю ответственность руководитель будет нести самостоятельно.

ПАМЯТКА: Представитель — это человек, наделенный полномочиями законом, учредительными документами фирмы или трудовым договором. Эксперты советуют руководителю издать приказ о том, что он наделяет своего заместителя (начальника отдела кадров или любого другого сотрудника) полномочиями по найму сотрудников. А к трудовому договору этого работника необходимо сделать письменное дополнение о том, что он имеет такие функции. Только после этого сотрудник имеет право принимать на работу новых людей.

Неотъемлемая часть трудового договора

Если в договоре указано, что должностная инструкция и правила внутреннего трудового распорядка являются «неотъемлемой частью договора», то работодатель обязан все эти документы предоставить работнику вместе с договором. Лучше написать в договоре, что «работник обязан выполнять свои трудовые обязанности в соответствии с должностной инструкцией». В этом случае сотруднику достаточно будет ознакомиться с инструкцией и поставить свою подпись.

Очень важно! Если в организации отсутствуют должностные инструкции на работников, то в этом случае в минусе будет работодатель. Потому что он лишает себя возможности оценить соответствие работника занимаемой должности.

Испытательный срок

Условие об испытательном сроке обязательно должно быть включено в трудовой договор. Если условие об испытании отсутствует или указано только в приказе, значит, испытательный срок не установлен, и работник принят на работу без него (основание: ст. 70 ТК РФ). По общим правилам испытательный срок не может превышать трех месяцев. Исключение сделано лишь для руководителей организаций, главных бухгалтеров и их заместителей — испытание может длиться до шести месяцев.

Будьте внимательны! Ст. 70 ТК РФ устанавливает круг лиц, которым работодатель не вправе предлагать испытательный срок при приеме на работу.

Это беременные женщины, подростки, не достигшие 18 лет, сотрудники, приглашенные на работу в порядке перевода от другого работодателя, и молодые специалисты, впервые поступающие на работу по специальности.

Условие об испытательном сроке является недействительным, если оно установлено в устной форме.

Не допустите ошибку! После того, как работник фактически приступил к выполнению работы, ему не может быть установлен испытательный срок. Продлить испытательный срок нельзя. По его окончании сотрудника нужно или принять на постоянную работу, или уволить. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя «как не выдержавшего срок испытания» в приказе об увольнении и в трудовой книжке необходимо ссылаться на ст. 71 ТК РФ. Ряд работодателей на период испытательного срока значительно «урезает» работнику зарплату, и это условие оговаривает в трудовом договоре. Такая практика противоречит ст. 135 ТК РФ. Из текста этой статьи следует, что условия оплаты труда, определенные трудовым договором, не могут быть ухудшены по сравнению с действующим законодательством. В законе не сказано, что на период испытательного срока оплата труда работника имеет какую-либо специфику. Следовательно, такая ситуация является нарушением трудового законодательства. Это серьезный риск. Зарплата выплачивается сотрудникам в соответствии со штатным расписанием, которое является локальным нормативным актом. Вернуть недоплаченные суммы в судебном порядке работнику ничего не стоит, а для организации это ненужное разбирательство. Есть ли выход? Есть. В штатном расписании надо предусмотреть несколько категорий, в соответствии с которыми указывается и заработная плата. Надо написать условия, при которых оплата повышается (например, после прохождения испытательного срока). Тогда возможно платить новым сотрудникам меньше, не нарушая закон.

Дисциплинарные взыскания

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание (ст. 192 ТК РФ). До того как применить дисциплинарное взыскание, работодатель должен затребовать от работника объяснение в письменной форме. В случае отказа нарушителя дать объяснение составляют соответствующий акт. Отказ дать объяснение не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Очень важно! Взыскание можно применить не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка. В этот срок не входит время болезни работника, пребывания его в отпуске (все виды отпусков — ст. 193 ТК РФ). По истечении шести месяцев со дня совершения проступка дисциплинарное взыскание применять нельзя.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляют работнику под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. Если работник отказался подписать приказ, об этом составляют акт.

Не допустите ошибку! Вычитать «определенную сумму» из заработной платы (например, за опоздания) нельзя. Риск столкнуться с разбирательством с работником в суде велик. Последствия такого разбирательства для фирмы: выплата зарплаты сотруднику за вынужденный прогул, возмещение морального ущерба плюс штрафы.

Есть ли выход? Работника можно полностью или частично лишить премии (если такие санкции предусмотрены положением о премировании) или наложить дисциплинарное взыскание: сделать замечание, объявить выговор или уволить по соответствующим основаниям.

Особенности ведения трудовых книжек

В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней. Причем такие записи нужно делать, только если работа в этой организации является основной. Строку «Профессия, специальность» на титульном листе необходимо заполнять на основании подлинника документа об образовании. В трудовых книжках недопустимы сокращения, запрещается что-либо зачеркивать (кроме титульного листа), подчищать, подправлять. Для внесения исправления в книжку надо внести две дополнительных записи. Сначала написать, что запись за номером таким-то недействительна. А потом сделать правильную запись (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Печать следует ставить так, чтобы она была максимально видна. Часто работники просят кадровиков внести в трудовую книжку запись о периоде работы по гражданско-правовому договору. Ст. 11 ТК РФ сказано, что нормы трудового права, содержащиеся в кодексе, законах не распространяются на работающих по договорам гражданско-правового характера. Это значит, что вносить в трудовую книжку запись о работе на основании гражданско-правового договора нельзя. В строгом соответствии с квалификационными справочниками наименование должностей в трудовых книжках надо указывать только в тех случаях, когда выполнение работы по этой должности связано с предоставлением каких-либо льгот или с наличием каких-либо ограничений. В остальных случаях должности указываются в соответствии со штатным расписанием, которое предприятие разрабатывает самостоятельно (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Очень важно! Запись в трудовой книжке об увольнении, в которой нет ссылки на ту или иную статью Трудового кодекса, сделана с нарушением Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.03 г. №69. Эту запись следует исправить. Исправление может сделать работник кадровой службы. Причем как по старому, так и по новому месту работы сотрудника.

ПАМЯТКА: