Прочее

Заполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника — Ответ Бухгалтера

I. I.

Номер приказа может включать буквенный индекс, например «л/с» (приказ по личному составу) или «к» (кадровый приказ) — в организации с небольшим кадровым документооборотом; либо «п» (приказ о приеме) или «пр» (то же) — в крупной компании с большим объемом кадрового документооборота:

1.2. Дата составления приказа (она же дата его подписания и дата издания) может по-разному соотноситься с датой приема работника на работу:
1) приказ может быть издан в день начала работником работы. Таким образом, обе даты совпадут:

Заполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника - Ответ БухгалтераЗаполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника - Ответ Бухгалтера
3) наконец, в тех случаях, когда работник был фактически допущен к работе без оформления трудового договора в письменной форме, приказ издается после подписания трудового договора и на его основании (ст. 68 ТК РФ), следовательно, приказ имеет обратную силу и дата его составления будет более поздней, чем дата начала работы:Заполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника - Ответ Бухгалтера
1.3. Строка (графа) «Фамилия, имя, отчество». В этой строке (форма Т-1) или графе (форма Т-1а) имя, отчество и фамилия принимаемого работника должны быть написаны полностью в винительном или именительном падеже. Сокращение имени и отчества до инициалов недопустимо: в подстрочнике формы Т-1 и в названии графы формы Т-1а содержится подсказка об этом.
Неправильно:Заполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника - Ответ БухгалтераЗаполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника - Ответ Бухгалтера
1.4. Строка (графа) «Структурное подразделение». В тексте приказов о приеме на работу должно быть указано, в какое структурное подразделение принимается на работу работник. Эта строка заполняется в соответствии с трудовым договором, в котором структурное подразделение указывается согласно штатному расписанию организации.
В небольших фирмах, где нет структурных подразделений, эта строка, разумеется, не заполняется:Заполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника - Ответ БухгалтераЗаполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника - Ответ Бухгалтера
В крупных компаниях, где существует разветвленная организационная структура, возможна довольно большая иерархическая лестница подразделений, которые по «принципу матрешки» входят одно в другое. В этом случае в строке «Структурное подразделение» могут быть указаны все «матрешки», т.е. подразделения, которые зафиксированы в трудовом договоре. На каком уровне оргструктуры следует остановиться, указывая в трудовом договоре подразделения, решается в каждой конкретной организации в зависимости от ситуации. Основной критерий — обеспечение возможности перемещений работников без их согласия.

Согласно новой редакции ТК РФ наименование структурного подразделения уже не является условием, обязательным для включения в трудовой договор*. Теперь условие об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте признается законодателем дополнительным (ст. 57 ТК РФ).

Однако в случае, если работник принимается на работу в филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение, расположенное в другой местности, в трудовом договоре, а следовательно, и в приказе о приеме на работу должно быть указано наименование этого структурного подразделения и его местонахождения, например:

Заполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника - Ответ Бухгалтера
Если же, тем не менее, в трудовом договоре было указано внутреннее, не обособленное структурное подразделение, входящее в структуру более крупного подразделения, то в приказе также должна быть эта информация в точном соответствии с трудовым договором. Это можно делать, начиная с самого крупного и заканчивая самым мелким подразделением либо наоборот.
Так, на заводе каждый цех может быть разбит на участки, а на каждом участке созданы бригады, причем бригады могут состоять из звеньев. Допустим, мы оформляем прием работника одного из звеньев. В приказе это может выглядеть следующим образом:Заполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника - Ответ БухгалтераЗаполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника - Ответ Бухгалтера
Учитывая необходимость переноса этой записи в трудовую книжку работника в точном соответствии с приказом, предпочтителен второй вариант как самый компактный.
1.5. Строка (графа) «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации».
1.5.1. Принимая на работу служащих, в приказе указывается должность, а при наличии разряда или категории — и квалификация. Каждый кадровик решает самостоятельно, писать ли при этом слово «должность», которое уже имеется в подстрочнике (в названии графы):
1.5.2. При приеме на работу рабочих указываются их профессия (в творительном или именительном падеже) и (при наличии) квалификационный разряд, например:
1.6. Строка «Условия приема на работу, характер работы».
1.6.1. В Указаниях по заполнению унифицированных форм Т-1 и Т- 1а содержится требование указывать в приказах при оформлении работника на работу:
. условия приема на работу;
. характер предстоящей работы.
Таким образом, в рассматриваемой строке необходимо делать запись о том, что работник принимается на работу на следующих условиях:
. с полной материальной ответственностью:
на режим неполного рабочего времени (с указанием о пропорциональной оплате труда работника):
на работу с сокращенной продолжительностью рабочего времени (с указанием размера оплаты в соответствии с трудовым законодательством):

    . на работу по совместительству. При этом указывается, на какую долю ставки (но не более 50%), принимается работник, так как согласно ст. 284 ТК РФ продолжительность рабочего времени совместителя не может превышать 4 ч в день. Таким образом, в отличие от прежней редакции Трудового кодекса, согласно которой максимум рабочего времени совместителя составлял 0,4 ставки, новая редакция ТК РФ позволяет работодателю принимать совместителя в пределах до 0,5 ставки, что и должно быть указано в приказе**:
    . а также указываются основания (причины) приема на временную работу в соответствии со ст. 59 ТК РФ, например:
    и другие причины, предусмотренные ст. 59 ТК РФ.
    1.6.2. Несомненно, читатели обратили внимание, что в примерах приводится фрагмент только формы Т-1 (приказ о приеме одного работника на работу). В форме приказа для оформления приема нескольких работников (Т- 1а) отсутствует графа, аналогичная строке «Условия приема на работу, характер работы». Это не означает, что формой Т-1а из-за ее недоработанности нельзя пользоваться.

    Дело в том, что при приеме работника на работу со стандартными, наиболее удобными для человека условиями труда — основная работа, трудовой договор заключен на неопределенный срок, режим труда и отдыха нормальный (40-часовая рабочая неделя при 8-часовом рабочем дне с двумя выходными в субботу и воскресенье), отсутствие полной материальной ответственности и т.п.

    — записи об этих условиях в приказе не делаются, т.е. не пишется, что работа является основной, постоянной и т.д., это подразумевается «по умолчанию».

    Поэтому, когда оформляется одновременный прием на работу нескольких работников со стандартными условиями работы, отсутствие графы «Условия приема на работу, характер работы» в унифицированной форме Т-la не создает никаких неудобств.

    Если же мы хотим оформить часть принимаемых работников или их всех на особых условиях, мы вправе:
    . либо дописать особые условия приема на работу и/или характер работы в графу «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации», например:
    . либо ввести соответствующую графу в форму Т-la, уменьшив для этого левое и правое поля и несколько «поджав» остальные графы*;
    . воспользоваться формой Т-1 и сделать несколько приказов о приеме на каждого работника с одной и той же датой (но, разумеется, с разными номерами).
    1.7. Строки «С тарифной ставкой (окладом)», «Надбавкой»; графа «Тарифная ставка (оклад), надбавка».
    Работникам с повременной системой оплаты труда устанавливается месячный оклад (должностной оклад) заработной платы, сдельщикам — тарифная ставка.
    1.7.1. Размер заработной платы ни в коем случае не может быть меньше того, который указан в штатном расписании организации. Весьма распространенная практика, когда на период испытания работнику устанавливается заработная плата меньшего по сравнению со штатным расписанием размера, является незаконной и, следовательно, порочной. Статьей 132 ТК РФ запрещена какая-либо дискриминация при установлении размеров заработной платы. Поэтому в период испытания работник должен получать ту зарплату, которая установлена по его должности или профессии штатным расписанием.
    В штатном расписании некоторых организаций до сих пор сохраняется «вилка» окладов. В этом случае, чтобы избежать дискриминации, работодателю необходимо разработать положение об оплате труда, в котором должны быть прописаны четкие, ясные и недвусмысленные критерии установления того или иного размера оклада. На практике таким критерием чаше всего становится стаж работы в организации.
    Например, при вилке окладов 10 000—12 000 руб. в Положении об оплате труда может быть указано, что при приеме на работу новому работнику устанавливается заработная плата в размере 10 000 руб., через 3 месяца его оклад будет повышен до 11 000 руб. и т.д. Но ни в коем случае нельзя привязывать повышение оклада к сроку испытания («по окончании испытания заработная плата работника устанавливается в размере 11 000 руб.»)! Тем самым будет ясно показано, что на период испытания была установлена пониженная, т.е. дискриминационная, заработная плата.
    Если повышение оклада или тарифной ставки зависит только от стажа работы в организации, то оно распространяется на всех работников, в том числе принятых и без испытания, а значит, на первое время каждому новому работнику будет установлен оклад «по нижней вилке», который со временем будет «расти» у всех одинаково, что полностью исключает дискриминацию.
    Отработаны на практике и другие законные способы увеличения заработной платы работникам, выдержавшим испытание и продолжающим успешно трудиться в компании, в частности установление надбавок по различным основаниям.

    Читайте также:  Порядок регистрации ООО - Ответ Юриста

    1.7.2. В приказе о приеме на работу (как и в трудовом договоре) при указании размера заработной платы ни в коем случае не должна быть просто сделана ссылка на штатное расписание. В ст.

    57 ТК РФ четко указано, что одним из обязательных для включения в трудовой договор условий является размер тарифной ставки или должностного оклада работника, а также размер доплат, надбавок и поощрительных выплат.

    В унифицированных формах приказов о приеме на работу, приведенных в соответствие с ТК РФ, требование указывать точный размер заработной платы подчеркнуто в оформлении соответствующего реквизита.

      С приказом о приеме на работу (как и с другими кадровыми приказами) работника необходимо ознакомить под расписку. Знакомясь с приказом, работник должен иметь возможность убедиться в том, что его заработная плата соответствует условиям трудового договора.

      Доводы руководителей ряда компаний о том, что заработная плата является коммерческой тайной организации и поэтому в приказах нельзя указывать ее точный размер, не выдерживают критики.

      Во-первых, при нормально организованной работе с персоналом кадровые приказы, кроме директора, видят только сотрудники кадровой службы (которые и готовят проекты этих приказов), работники бухгалтерии (рассчитывающие зарплату) и сами работники, в отношении которых издается приказ (получающие эту зарплату).

      Во-вторых, и это главное, еще постановлением Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. № 35 было установлено, что коммерческую тайну предприятия и предпринимателя не могут составлять, в частности, сведения о заработной плате работающих.

      Это положение получило закрепление в Федеральном законе «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ, в п. 9 ст. 5 которого перечислены сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну, в частности это сведения об оплате труда работников.

      Таким образом, в приказах о приеме на работу необходимо указывать конкретный размер заработной платы работников.
      1.7.3. Порой сотрудники кадровой службы, составляющие проект приказа, совершают другую ошибку: стараясь как можно полнее дать информацию о заработной плате работника, указывают ее размер прописью либо цифрами и прописью. Этого делать не нужно, так как в самой унифицированной форме Т-1 содержится подсказка: размер тарифной ставки, оклада и надбавок следует указывать только цифрами:
      Если работнику устанавливается только оклад или тарифная ставка без надбавок, строка «надбавкой» может быть оставлена пустой либо здесь может быть поставлен прочерк:
      1.7.4. В унифицированной форме Т-1а (приказ о приеме нескольких работников) для информации о заработной плате и надбавках отведена всего одна графа, что весьма неудобно в случаях, когда работнику уже при приеме на работу устанавливается надбавка: приходится указывать оклад и надбавку через запятую, либо через точку с запятой, либо через косую черту. Например:
      Либо, помня о том, что в унифицированные формы можно вносить дополнительные реквизиты, некоторые кадровики в случае необходимости разбивают эту графу на две, вводя еще одну графу с номером «5а»:
      1.8. СТРОКА (ГРАФА) «С ИСПЫТАНИЕМ НА СРОК, МЕСЯЦЕВ» — правила заполнения
      1.8.1. Продолжительность срока испытания может быть записана как прописью, так и цифрами (см. примеры ниже).
      1.8.2. В приказах о приеме на работу работников, которым не установлено испытание, эта строка или графа не заполняется либо в ней ставится прочерк:
      Если же работнику по взаимному согласию сторон трудового договора установлено испытание, его продолжительность может быть оговорена не только в месяцах, но и в днях или неделях, поскольку минимальный срок испытания в законодательстве не установлен. Однако длительность испытания, по общему правилу, не может быть более трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций — шести месяцев (ст. 70 ТК РФ):

      Не редкость, когда бухгалтер, выплачивая ту или иную сумму работнику, задается вопросом: а облагается ли эта выплата НДФЛ и страховыми взносами? А учитывается ли она для целей налогообложения?

      Единые формы первичного учета в сфере учета и оплаты труда были разработаны в связи с положениями Трудового кодекса РФ , согласованы с Министерством труда и социального развития РФ, Министерством финансов РФ, а также Министерством экономического развития и торговли РФ и утверждены Государственным комитетом РФ по статистике (Постановление Госкомстата РФ № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004). С 1 января 2013 года унифицированная форма Т-1 учета кадров не является обязательной, однако ее применение значительно стандартизирует и упорядочивает работу в данной сфере.

      https://www.youtube.com/watch?v=jOEluRH_9GQ\u0026pp=ygV-0JfQsNC_0L7Qu9C90LXQvdC40LUg0JXQpNCh4oCRMSDQv9GA0LjCoNC_0YDQuNC10LzQtSDQvdCwwqDRgNCw0LHQvtGC0YMg0YHQvtGC0YDRg9C00L3QuNC60LAgLSDQntGC0LLQtdGCINCR0YPRhdCz0LDQu9GC0LXRgNCw

      Бланк унифицированной формы Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» используется для приема и оформления новых сотрудников.

      Приказ оформляется после подписания трудового договора с сотрудником и подписывается руководителем организации.

      Составление приказа входит в обязанности сотрудника отдела кадров, в перечень служебных обязанностей которого входит оформление новых работников.

      Бланк унифицированной формы Т-1

      В верхнем правом углу форма содержит два кода — код по ОКУД, который всегда заполнен значением «0301001», и код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), который необходимо указать вместе с полным официальным наименованием организации.

      В тексте приказа прописывается срок, на который работник принимается на работу, в формате «с…по…», при этом если договор найма является бессрочным, то в графе «по» дата не указывается. Далее полностью указываются фамилия, имя и отчество нанимаемого работника, а также присваиваемый ему табельный номер. Табельный номер должен содержать не более шести цифр.

      Необходимо также указать условия приема на работу, например, в связи с переводом из другого подразделения, в результате реорганизации, по совместительству, для проектной работы, для замещения сотрудника в декрете и т.д.

      Приказ также должен содержать информацию о тарифных ставках в случае сдельной оплаты труда или размере оклада, существующих надбавках.

      Далее указывается основание для приема на работу сотрудника, которым является трудовой договор. Необходимо указать дату его подписания и номер договора.

      В случае если основной договор был подписан на определенный срок с возможностью автоматической пролонгации, например на год, и в последующие периоды с работником подписывается дополнительное соглашение, то приказ по данной форме выпускается только один раз при первичном приеме сотрудника и не дублируется вместе с дополнительным соглашением.

      Нюансы заполнения ЕФС-1 (вместо СЗВ-ТД)

      • Как заполняется ЕФС-1 подраздел 1.1
      • РКС / МКС в ЕФС-1 подраздел 1.1
      • Трудовая функция в ЕФС-1 подраздел 1.1
      • Разряд должности в ЕФС-1 подраздел 1.1
      • Код ОКЗ в ЕФС-1 подраздел 1.1
      • Причина увольнения в ЕФС-1 подраздел 1.1
      • Основание (реквизиты кадрового документа) в ЕФС-1

      Как заполняется ЕФС-1 подраздел 1.1

      Заполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника - Ответ Бухгалтера

      Какие мероприятия отражаются

      Заполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника - Ответ Бухгалтера

      Заполнение по текущим кадровым мероприятиям в 1С

      Для заполнения СЗВ-ТД анализируется 2 регистра:

      • Мероприятия трудовой деятельности:
        • Записи вносятся документами учета движения кадров и договоров ГПХ с установленным флажком Отразить в трудовой книжке, а также специализированным документом Регистрация трудовой деятельности.
        • Каждому мероприятию присваивается уникальный UUID.
      • Мероприятия трудовой деятельности переданные:
        • Записи вносятся документом СЗВ-ТД при проведении.
        • Фиксируется UUID переданного мероприятия.

      При автозаполнении в СЗВ-ТД включаются мероприятия:

      • которые были зарегистрированы, но еще не передавались в ПФР.

      Ркс / мкс в ефс-1 подраздел 1.1 Заполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника - Ответ Бухгалтера

      Правила заполнения

      • В графе «Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера» указывается один из следующих кодов:
      • Заполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника - Ответ Бухгалтера
      • Заполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника - Ответ Бухгалтера

      Реализация в 1С

      Заполняется код территориальных условий из справочника Организации / Подразделения / Территории

      Заполнение территориальных условий в СЗВ-ТД

      Возможность заполнения территориальных условий в СЗВ-ТД из справочника Территории.

      Заполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника - Ответ Бухгалтера

      Приказ о приёме на работу. Форма Т-1. Образец и бланк 2023 года

      Как только новый сотрудник на предприятии прошёл всевозможные тесты профпригодности и все должностные обязанности с работодателем согласованы, наступает черёд официального трудоустройства.

      Читайте также:  Актив и пассив бухгалтерского баланса - Ответ Бухгалтера

      Одним из документов, служащих для оформления сотрудника на вакантную должность, является Приказ о приёме на работу по Форме Т-1.

      Если принимается на работу сразу группа лиц, приказ составляется по форме Т-1а.

      Образец и бланк приказа о приёме на работу по форме Т-1

      ФАЙЛЫ
      Приказ о приёме на работу по форме Т-1. Бланк .docПриказ о приёме сотрудника на работу по форме Т-1. Образец .doc

      Приказ о приёме на работу может быть составлен сотрудником кадровой службы, либо самим работодателем, если предприятие небольшое. Документ подписывается соответствующим должностным лицом (или руководителем), и только после этого предоставляется новому сотруднику для подписи.

      Запись в трудовой книжке (или оформление, если сотрудник впервые её получает) производится уже после составления и подписания формы Т-1.

      Подписанный обеими сторонами приказ о приёме на работу уходит в архив предприятия и хранится там на протяжении всего срока присутствия работника на той или иной должности.

      Порой возникает ситуация, когда сотруднику может понадобиться этот приказ, в этом случае он делает запрос в бухгалтерию, и та выдаёт ему заверенную копию документа.

      На копии обязательно должна присутствовать печать предприятия.

      Этапы заполнения приказа о приёме на работу по форме Т-1

      Приступая к заполнению, помните: никаких ошибок, описок и исправлений в документе быть не должно. Поправить написанное можно, при этом необходимо поставить печать предприятия и написать “исправленному верить”, а также расписаться должностному лицу, ответственному за кадры, или руководителю. Но проще, если совершена ошибка, приказ уничтожить и создать новый.

      То, что вам необходимо заполнить в приказе о приёме сотрудника на работу ниже в изображениях выделено жёлтым маркером. Остальные поля по умолчанию присутствуют в образце приказа и в корректировке не нуждаются.

      Заполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника - Ответ Бухгалтера

      Итак, первым делом вписывается наименование организации, в нашем случае — ООО “Великий лес”.
      Далее — номер документа и его дата.

      Нумеровать данные документы можно произвольным образом, но, разумеется, любая кадровая служба делает это по порядку.
      В нашем случае приказ составлен 14 февраля 2017 года, номер документа 24.

      Графа “принять на работу” содержит два поля для ввода. Причем первое поле должно быть заполнено в любом случае. Это дата, с которой сотрудник приступит к своим должностным обязанностям.

      Второе поле чаще всего оказывается пустым, поскольку предприятие по умолчанию принимает работников бессрочно.

      Однако, если конечный срок присутствия работника на должности установлен трудовым договором, он обязательно должен быть отражен в этой графе.

      Далее штатно заполняем ФИО сотрудника в именительном падеже, структурное подразделение (если оно у вашего предприятия присутствует), должность и непосредственно условия работы на этой должности.

      Внимание! Заполнение всех полей приказа о приёме сотрудника на работу должны соответствовать заключенному ранее трудовому договору между сотрудником и работодателем.

      Заполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника - Ответ Бухгалтера

      Заполняем поле “оклад” и “премия”. Если премии не предусмотрено (как в нашем примере), последнее поле оставляем пустым.

      Также если в трудовом договоре содержится условие испытательного срока, то это должно быть отражено в приказе. В бланке по умолчанию указано “месяц(ев)”, вы же можете исправить на “недели”, если вам необходим срок короче. В примере как раз мы так и поступили.

      Поле “основание” — это составная часть приказа, где должны содержаться дата и номер документа, на основании которого составлен данный приказ. В нашем случае — трудовой договор.

      После составления приказа, должностное лицо, либо руководитель ставит свою подпись, её расшифровку, вписывает свою должность.

      Затем даёт приказ на ознакомлении сотрудника, который должен удостовериться, что все сведения в приказе соответствуют ранее заключенному трудовому договору.

      Если никаких расхождений не замечено, сотрудник смело ставит свою подпись и с назначенной даты может приступать к обязанностям.

      Скачать документна сайте Ассистентус

      Как заполнить отчет ЕФС-1 при приёме сотрудника на работу, образец для скачивания

      • 23 мая 2023
      • 954
      • Автор статьи: Regberry.ru

      Заполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника - Ответ Бухгалтера

      В 2023 году из-за объединения ПФР и ФСС в единый Социальный Фонд России изменились отчётные формы работодателей. Вместо нескольких старых бланков заполняется новый отчёт ЕФС-1.

      Однако сокращение количества отчётных форм не означает, что отчётность по работникам стала проще. Ведь ЕФС-1 включает в себя несколько подразделов, которые сдаются по разным основаниям.

      Стандартный срок сдачи – 25-ое число после отчётного периода, то есть 25 апреля, 25 июля, 25 октября, 25 января. Но для кадровых событий установлены дополнительные сроки подачи:

      • при приёме на работу, переводе, увольнении, заключении договора ГПХ – не позже следующего рабочего дня;
      • при выборе способа ведения трудовой книжки – не позже 25-го числа следующего месяца.

      В этой статье мы разберёмся, как заполнить ЕФС-1 при приёме на работу. Это довольно просто, потому что в этом случае заполняется всего две страницы отчётной формы.

      Коды для ЕФС-1

      Перед тем, как рассмотреть конкретный образец заполнения ЕФС-1 при приёме на работу, разберёмся в кодах, которые используются в этой форме.

      https://www.youtube.com/watch?v=jOEluRH_9GQ\u0026pp=YAHIAQE%3D

      Коды ЗЛ (зарегистрированного лица) есть в пункте 3.6 постановления Правления ПФР № 245п от 31.10.2022. Приводим их в таблице.

      Статус зарегистрированного лицаКод
      Граждане Российской Федерации ГРФ
      Иностранцы и лица без гражданства, постоянно проживающие в РФ ПЖИГ
      Иностранцы и лица без гражданства, временно проживающие в РФ ВЖИГ
      Иностранцы и лица без гражданства, временно пребывающие в РФ ВПИГ
      Иностранцы и лица без гражданства – высококвалифицированные специалисты ВКС

      Кроме того, для заполнения отчёта нужны коды ОКЗ из общероссийского классификатора занятий (справочник ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Этот же классификатор использовался при заполнении прежней формы СЗВ-ТД. В подробностях о том, как выбрать нужный код ОКЗ, мы рассказали здесь.

      Обратите внимание: в приложении к постановлению № 245п приводится Классификатор параметров, в котором есть множество других кодов, необходимых для заполнения ЕФС-1. Однако при оформлении приёма на работу эти коды не используются, достаточно только кодов ЗЛ и ОКЗ.

      Как заполнить ЕФС-1 при приёме на работу

      Переходим к заполнению отчётной формы ЕФС-1. Полный бланк состоит из шести страниц, но если работодатель отчитывается только о приёме сотрудника, заполнить надо всего две страницы.

      Скачать бланк ЕФС-1 для заполнения

      Титульная страница заполняется во всех случаях, здесь указывают основные данные страхователя:

      • регистрационный номер;
      • полное наименование или ФИО индивидуального предпринимателя;
      • коды ИНН/КПП;
      • телефон и электронный ящик.

      Обратите внимание: в большинстве случаев заполняется только первый блок, то есть «Сведения о страхователе». Блок «Сведения о страхователя, за которого представляются сведения» предназначен для правопреемников страхователя, снятого с учёта.

      Внизу титульную страницу подписывает руководитель или представитель страхователя. Рядом указывается дата подачи.

      Переходим в Раздел 1. Сначала заполняем подраздел 1, где вписывают данные работника:

      • номера СНИЛС и ИНН;
      • полное имя;
      • дату рождения;
      • код статуса зарегистрированного лица;
      • код страны гражданства (из постановления Госстандарта от 14.12.2001 N 529-ст).

      Теперь вносим данные в подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности». Заполнить надо:

      • графу 2 – дата приёма на работу;
      • графу 3 – код «ПРИЁМ»;
      • графу 5 – название должности, на которую принят работник;
      • графу 6 – код должности по ОКЗ;
      • графы 8,9,10 – название документа, которым оформлен приём на работу (обычно приказ), его дата и номер.

      Графа 4 предназначена только для работников Крайнего Севера (код РКС) или местностей, приравненных к районам Крайнего Севера (код МКС). Подразделы 1.2 и 1.3 при приёме на работу не заполняются. Если в один день на работу принято несколько работников, то по каждому из них оформляется отдельная страница.

      ✐ Пример ▼

      ООО «Компас» приняло на работу бухгалтера. Код этой позиции по ОКЗ – «2411». Приказ о приёме на работу оформлен 24 апреля 2023 года под № 12. Форму ЕФС-1 с данными нового работника ООО «Компас» подаёт в тот же день, но можно это сделать и 25 апреля.

      Образец ЕФС-1 (приём на работу)

      Куда отправлять заполненный отчёт ЕФС-1? Раньше сведения о застрахованном лице при приёме на работу подавали в ПФР, сейчас отчитываться надо в своё отделение нового Социального фонда (СФР).

      Последний вопрос – как подать отчёт? Сейчас большинство отчётных форм сдаётся в электронном виде. Многие работодатели используют только этот способ, потому что у них есть ЭЦП для сдачи всей отчётности. Но ЕФС-1 можно сдать и на бумаге, при условии, что численность работников не превышает 10 человек.

      Если СФР выявит в отчёте ошибки, он направит протокол с кодом. Так, код «20» означает, что найденные неточности не считаются критическими, исправлять ничего не надо. Коды «30» и «50» указывают на ошибки, которые надо исправить в течение пяти рабочих дней.

      Выводы

      • С 2023 года работодатели сдают новую отчётность по работникам. Прежние отчётные формы, такие как СЗВ и 4-ФСС, заменены единой формой ЕФС-1.
      • ЕФС-1 сдаётся по разным основаниям, в частности, при наступлении кадровых событий. Одно из таких событий – приём на работу.
      • Подать ЕФС-1 при приёме на работу надо не позже следующего рабочего дня. Форма бланка – бумажная, если численность работников не превышает 10 человек. Если работников больше, отчитаться можно только в электронном виде.
      • За неподанный отчёт, опоздание со сроками или неисправленные ошибки на должностное лицо может быть наложен штраф в размере от 300 до 500 рублей.
      Читайте также:  Восстановление СНИЛС - Ответ Юриста

      Расчёт зарплаты и кадровый учёт

      Ваша заявка успешно отправлена. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

      Сведения о трудовой деятельности в ЕФС‑1: порядок заполнения и сдачи

      1. Главная →
      2. Журнал →
      3. Сотрудники →
      4. Отчетность

      13 декабря 2022 134 656 118

      С 2023 года ПФР и ФСС объединяются в Социальный фонд России. Правила работы со взносами тоже поменялись, а вслед за ними и отчетность. В этой статье рассмотрим особенности заполнения и представления сведений о трудовой деятельности — подраздела 1.1 Раздела 1 формы ЕФС-1. Раньше этот отчет назывался СЗВ-ТД.

      Узнайте больше о заполнении других отчетов, которые входят в состав формы ЕФС-1

      Читать →

      Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подавайте в территориальный орган Социального фонда России (СФР) по месту учета.

      Отчитаться обязаны все работодатели, у которых есть наемные работники, включая совместителей и дистанционных сотрудников, с которыми заключены или прекращены трудовые отношения в соответствии с ТК РФ и иными ФЗ, или в отношении которых произошли другие кадровые изменения.

      Также подраздел 1.1 подавайте на застрахованных лиц, заключивших с вами договоры ГПХ, на вознаграждение по которым начисляются страховые взносы:

      • договоры о выполнении работ (оказании услуг);
      • договоры авторского заказа;
      • договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
      • издательские лицензионные договоры;
      • лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе.

      Подать отчет в электронном виде должны работодатели, у которых численность застрахованных лиц, включая исполнителей на ГПД, превышает 10 человек. Остальные имеют право сами решать, как отчитываться: по ТКС или на бумаге.

      Отправьте ЕФС-1 с заполненным подразделом 1.1 не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления соответствующего документа-основания. Это касается кадровых мероприятий:

      • прием на работу;
      • увольнение;
      • приостановление или возобновление действия трудового договора;
      • заключение или прекращение договора ГПХ.

      Не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ (распоряжение) либо подано соответствующее заявление, подраздел 1.1 подается в следующих случаях:

      • перевод на другую постоянную работу;
      • установление новой профессии (квалификации);
      • переименование работодателя;
      • запрет занимать должность;
      • подача заявления о продолжении ведения трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности.

      Если срок сдачи совпадает с выходным или праздником, отчитаться можно в ближайший следующий рабочий день.

      Важно! СЗВ-ТД по кадровым мероприятиям декабря 2022 года подается по прежней форме в срок не позднее 16 января 2023 года.

      При сдаче сведений о трудовой деятельности в форме ЕФС-1 нужно заполнить:

      • титульный лист, 
      • подраздел 1 раздела 1,
      • подраздел 1.1 раздела 1. 

      Остальные разделы можно не подавать одновременно с ними.

      Подраздел 1. Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица

      Заполните анкетные данные работника в Подразделе 1. Кроме уже привычных для персонифицированных сведений ФИО, СНИЛС, ИНН и даты рождения, нужно указать статус зарегистрированного лица и гражданство в соответствии с классификаторами.

      Статус зарегистрированного лица может принимать одно из значений:

      • ГРФ — граждане РФ;
      • ПЖИГ — постоянно проживающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства;
      • ВЖИГ — временно проживающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства, а также временно пребывающие на территории РФ лица, которым предоставлено временное убежище;
      • ВПИГ — временно пребывающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов);
      • ВКС — высококвалифицированные специалисты, временно пребывающие на территории РФ.

      В поле «Гражданство» указывайте цифровой код страны в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. Например, код 643 — для граждан России.

      Для лиц без гражданства указывается код «000» (п. 3.7 Порядка). Обратите внимание, при заполнении раздела 3 в РСВ в аналогичной ситуации указывается код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность.

      Подраздел 1.1. Сведения о трудовой (иной) деятельности

      Этот подраздел — аналог формы СЗВ-ТД. При его заполнении преимущественно применяется тот же порядок, но есть и отличия. Разберем заполнение подраздела по графам.

      Заявление по трудовой книжке. При подаче работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности укажите в соответствующей строке дату подачи заявления.

      Если надо исправить дату подачи заявления в уже принятых сведениях, то представьте подраздел 1.1, где укажите новую дату подачи заявления.

      А если надо отменить ранее представленные сведения о подаче заявления, проставьте ранее указанную дату и в поле «Признак отмены» поставьте знак «X».

      Графа 1 — номер записи. Номера присваиваются каждому мероприятию, указывайте их в порядке возрастания без пропусков и повторений.

      Графа 2 — дата кадрового мероприятия. Для договоров ГПХ указывайте дату начала договора, если иное не предусмотрено текстом договора, дату окончания работ по договору ГПХ либо дату расторжения договора (если один из участников договора не выполнил свои обязательства).

      Графа 3 — вид мероприятия из классификатора. В связи с тем, что введена обязанность сообщать Фонду о заключении и прекращении договоров ГПХ, перечень мероприятий дополнен новыми позициями:

      Код Наименование мероприятия Полное наименование мероприятия
      1 ПРИЕМ Прием на работу (службу)
      2 ПЕРЕВОД Перевод на другую работу
      3 ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ Изменение наименования работодателя
      4 УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации
      5 УВОЛЬНЕНИЕ Увольнение с работы
      6 ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) Лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью
      7 ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ Приостановление действия заключенного трудового договора, при котором за работником сохраняется рабочее место
      8 ВОЗОБНОВЛЕНИЕ Возобновление действия ранее заключенного трудового договора, при котором за работником сохранялось рабочее место
      9 НАЧАЛО ДОГОВОРА  ГПХ Начало периода работы по договору гражданско-правового характера
      10 ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ Окончание периода работы по договору гражданско-правового характера

      Графа 4 — код территориальных условий работы. Выберите один из двух:

      • РКС — работа в районах Крайнего Севера, в том числе по договорам ГПХ;
      • МКС — работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.
      • Если сотрудник не работает в таких локациях, графу не заполняйте.
      • Графа 5 — наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор) в соответствии со штатным расписанием. 
      • Здесь же укажите, что работа выполняется по совместительству, если работник является совместителем.
      • Для государственных и муниципальных служащих указывайте ещё и код должности по соответствующему реестру должностей.

      Для мероприятия «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)» новую должность, профессию или квалификацию указывайте с разрядами, классами или иными категориями этой профессии, специальности или уровня квалификации (ранг, классный чин и т.п.).

      Если организация сменила название, то представляются сведения с мероприятием «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», где в графе 5 указывается, с какого числа старое наименование изменено на новое.

      В случае заключения договора ГПХ графа 5 не заполняется.

      Графа 6 — код выполняемой функции. Код по ОКЗ состоит из пяти цифровых знаков в формате «XXXX.X», где:

      • первые четыре знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08);
      • пятый знак — контрольное число.

      А для договоров ГПХ выбирайте еще и один из ниже приведенных кодов:

      Код Вид договора
      ДГПХ договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг)
      ДАВТ договор авторского заказа
      ДОИП договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства
      ИЗЛД издательский лицензионный договор
      ЛДПИ лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключенный с организацией по управлению правами на коллективной основе

      Графу 6 «Код выполняемой функции» обязательно заполнять, если вид мероприятия принимает значение «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ» (п. 4.7 Порядка).

      Графа 7 — причина увольнения. Укажите код из классификатора, прилагаемого к Порядку заполнения. В классификаторе приведены все возможные причины увольнения из ТК РФ и Федеральных законов.

      Например,

      • увольнение по инициативе работника (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) — код причины п3ч1с77тк.
      • расторжение договора из-за применения административного наказания в виде дисквалификации в соответствии п. 4 ч. 1 ст. 19 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ -—  код причины п4ч1с19фз25.

      Если не нашли в классификаторе нужный код, укажите вместо кода «иное», и обязательно введите реквизиты нормативного правового акта, а также пункт, часть статьи, статью, являющиеся основанием для увольнения.

      Причину прекращения трудового договора указывайте в соответствии с положениями ТК РФ или иного федерального закона без каких-либо сокращений.

      Для мероприятия «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ» графа 7 не заполняется.

      Графы 8–10 — реквизиты документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений, перевода, приостановления, возобновления и так далее:

      • В графе 8 — наименование документа работодателя (приказ, распоряжение, решение, протокол и прочее) или наименование договора ГПХ.
      • В графе 9 — дату документа, подтверждающего кадровое мероприятие, дату заключения договора ГПХ, дату окончания договора ГПХ.
      • В графе 10 — номер приказа (распоряжения), иного документа или номер договора ГПХ. Номер указывайте без знака «№». 

      С временно пребывающим в РФ гражданином Узбекистана 10 января 2023 года заключен договор ГПХ о возмездном оказании услуг по охране частной территории. Не позднее 11.01.23 в СФР надо представить форму ЕФС-1 с подразделом 1.1, заполненным по образцу:

      Если после приема Фондом сведений о трудовой деятельности требуется отменить запись о мероприятии по работнику, то надо представить форму ЕФС-1 с подразделом 1.1, заполненным в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, и в графе 11 «Признак отмены записи» проставить знак «X».

      Когда требуется скорректировать (исправить) ранее представленные сведения, заполняйте две строки:

      1. отмена ранее представленных сведений, как описано выше;
      2. скорректированные (исправленные) сведения.