Прочее

Ввод первичных документов — Ответ Бухгалтера

Поскольку первичные документы и правильная организация их – основа здоровой хозяйственной жизни любой фирмы (см. ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г.

№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон о бухучете), то вполне объяснимы постоянно задаваемые вопросы о том, как осуществлять ввод первичных документов в «1С 8.

3 Бухгалтерия», как наладить обмен первичкой? На эти и многие другие темы поговорим прямо сейчас.

Первичные документы — в «1С Бухгалтерия», — это, в частности, чек, накладная, бухгалтерская справка, РКО, ПКО, авансовый отчет – в общем, любые документы, которые являются основой для осуществления проводки в бухучете или основанием для признания дохода (расхода) в налоговом учете.

В зависимости от того, что указано в учетной политике, используются унифицированные или самостоятельно разработанных формы первичной учетной документации. На обязательность применения формы унифицированного первичного документа должно быть указано в нормативно-правовом акте.

В частности, обязательны для применения формы кассовых, банковских документов и транспортной накладной (см. письмо Минфина от 25 января 2017 г. № 03-01-15/3482). Формы самостоятельно разработанных первичных документов должны быть приложены к учетной политике организации (см.

информацию Минфина № ПЗ-10/2012).

На иллюстрации отмечены семь обязательных реквизитов первичного учетного документа на примере конкретной формы.

Ввод первичных документов - Ответ Бухгалтера

Правом подписывать первичку наделяют, в частности:

  • руководителя;
  • главбуха;
  • кассиров (иных работников, в чью зону ответственности входит та или иная операция). Право подписи передается приказом, или доверенностью (в последнем случае рядом с подписью должны быть указаны этой доверенности). Вот как может выглядеть формулировка приказа о предоставлении права подписи:

«Предоставить бухгалтеру Романовой Екатерине Федоровне право подписывать за главного бухгалтера следующие документы:

  1. Счет.
  2. Товарная накладная.
  3. Товарно-транспортная накладная.
  4. Счет-фактура.
  5. Универсальный передаточный документ»

Обязательный подпись генерального директора, и сведения об ознакомлении, в данном случае ознакомлены должны быть бухгалтер Е.Ф. Романова и главный бухгалтер.

Подписи должны быть собственноручными, использовать факсимиле на первичке запрещено (на это указывал, в частности, Минфин в письме от 13 апреля 2015 г.

№ 03-03-06/20808), если речь не идет о цифровом документе, когда применяется электронная подпись (ЭП).

Товары, как правило, приобретаются для последующей реализации (перепродажи), материалы – для покрытия собственных нужд. Приобретая товар у поставщика, покупатель несет дополнительные расходы (в т.ч. на тарирование и упаковку, на доставку транспортом, командировочные сотрудникам и т.п.). Все операции, связанные с приобретением товарно-материальных ценностей (ТМЦ), отражаются в учете.

Ввод первичных документов в «1С 8.3 Бухгалтерия» делается так. Сначала отражаем поступление, открыв в панели разделов «Покупки» и нажав «Поступление (акты, накладные, УПД)». Создаем новое поступление: «Поступление» — «Товары, услуги, комиссия», — формируя первичный документ на основании счета-фактуры и накладной (оригиналов).

Ввод первичных документов - Ответ Бухгалтера

Указываем номер и дату, выбираем подходящий склад (розничный или оптовый). Заполняем данные по хозяйствующему субъекту — поставщику. Поступившие товары отражаем в табличной части. Если данные уже присутствуют в справочнике номенклатуры, то внесение упрощается, используем кнопку «Подбор», новые данные вносятся посредством кнопки «Добавить».

Дополнительные расходы – если таковые были понесены, — отражаются в соответствующих вкладках:

  • «Услуги»;
  • «Агентские услуги»;
  • «Возвратная тара»;
  • «Дополнительно».

Наполняя данные по накладным, УПД, вводим дату предъявленного документа, номер. Не забываем:

  • нажать на кнопку «Зарегистрировать»;
  • нажать на кнопку «Зарегистрировать»;
  • обязательно сверить поступивший объем товаров и итоговые суммы.

По последнему моменту: вообще работнику необходимо проводить каждый раз сверку поступившего количества товара и итоговых сумм с оригиналами, и, при выявлении расхождений и разногласий выяснить и устранить причины. Оригиналы подшиваем в установленном порядке, формируем в папки, обеспечиваем хранение в течение минимум пяти лет (ст. 29 закона о бухучете).

Ввод первичных документов в «1С 8.3 Бухгалтерия» при оплате поставщику производится следующим образом: выделяем созданную накладную по поступлению, подлежащую оплате, нажимаем «Создать на основании» — далее «Платежное поручение».

Ввод первичных документов - Ответ Бухгалтера

Заполняем документ, устанавливаем назначение платежа как: «Оплата за поставленный товар по Счету-фактуре № … от … », нажимаем «Провести и закрыть».

Платежка отправляется в банк, по итогам оплаты кредитная организации отправляет выписку о снятии средств со счета (оригинал), на основании которого создается один документ, подтверждающий факт списания средств.

Он создается автоматически на основании платежки, т.е. выделяем документ и жмем «Создать на основании», а далее — «Списание с расчетного счета».

Ввод первичных документов - Ответ Бухгалтера

Не забываем по заполнении провести, закрыть и подшить бумажные оригиналы для хранения. «1С Бухгалтерия» позволяет в любой момент посмотреть движение документа по регистрам.

Отражение бухгалтерского учета оптовой торговли предполагает:

  • выписку счета оптовому покупателю;
  • отражение факта реализации, перехода права собственности;
  • регистрацию оплаты, т.е. зачисления денег на расчетный счет.

Чтобы выставить счет, идем в раздел «Продажи», вкладка «Счета покупателям» — «Создать». Открывается форма нужного документа.

Ввод первичных документов - Ответ Бухгалтера

Указываем дату, заполняем «шапку» (верхняя часть). Табличную часть заполняем с помощью кнопок «Подбор» или «Добавить», если есть возможность выбрать уже внесенные товары, из справочника. Выставляем нужное количество. Обязательно следует проверять оптовые цены. Проводим и закрываем (одноименная кнопка), при необходимости выводим оригинал на печать (соответствующая кнопка «Печать»).

Реализация товара (отгрузка)

Порядок формирования документа отгрузки следующий. Он обычно создается на основании документации по оплате. Выделяем ранее созданный счет на оплату и нажимаем «Создать на основании» — «Реализация (Товары, услуги, комиссия)».

Ввод первичных документов - Ответ Бухгалтера

Заполнив все поля (дата, поставщик, склад отгрузки) выписываем (нажав одноименную кнопку). Затем провести, сохранить, убедиться в отсутствии расхождений.

Поступила оплата от покупателя – оформляем документально и этот факт, либо на основании уже созданного счета на оплату, или основываясь на документах реализации. Ориентируемся на способ оплаты. При оплате по безналу создаем документ «Поступление на расчетный счет».

Ввод первичных документов - Ответ Бухгалтера

При оплате наличными создается документ «Поступление наличных».

Ввод первичных документов - Ответ Бухгалтера

Заполняем все поля, указывая в том числе дату поступления средств, реквизиты платежки. Назначение платежа: «Оплата за товары от покупателя». Далее действуем аналогично вышеизложенному.

Ввод первичных документов в 1С 8.3 при возвратах от покупателя

Вернуть товар покупатель может как в случае выявления ненадлежащего качества, так и тогда, когда товар не подошел (зависит от условий сделки, договора). Следовательно, в учете надо отразить прием своего товара и возврат денег покупателю. Возврат выполняется на основании представленных покупателем оригиналов. Входим в ИБ, раздел

«Продажи», вкладка «Возвраты о покупателей».

Создадим новый документ на возврат (одноименная кнопка). Если покупатель произвел оплату товара, то выбираем операцию «Товары», если товары отгружены заранее, еще до того, как счет был выписан покупателю, то следует выбрать «Товары отгруженные».

Ввод первичных документов - Ответ Бухгалтера

Заполняем все поля документа (обязательны дата, наименование покупателя, склад, реквизиты договора), указанию подлежат реквизиты документа на реализацию, на основании которой была произведена отгрузка.

Для заполнения табличной части автоматически достаточно щелкнуть по кнопке «Заполнить», и тогда надо будет подправить данные по возвращаемому товару, указать правильные сумму и количество. Не забываем провести, закрыть, сохранить оригиналы.

Первичные документы в «1С Бухгалтерия» на возврат покупателю денег создаются на основании документа на возврат, который создается просто: найти нужный документ, выделить, щелкнуть «Создать на основании» — «Платежное поручение».

Ввод первичных документов - Ответ Бухгалтера

После заполнения реквизитов, проходим по гиперссылке «Ввести документ списания с расчетного счета» — как правило, это оригинал банковской выписки, которая подтверждает, что средства перечислены на счет, указанный покупателем. Проверяем корректность, отражаем, закрываем.

Осталось провести и закрыть.

Складские первичные документы в программе 1С Бухгалтерия

В рамках одной статьи мы не сможем рассмотреть все нюансы и типичные ситуации, но обрисовать работу по отражению товародвижения в целом вполне возможно.

Первичные документы в «1С Бухгалтерия», отражая реальные перемещения товаров, позволяют отследить из потоки внутри склада, с одного на другой, а также отразить итоги такой процедуры, как инвентаризация (проверка фактического количества товаров для обеспечения сохранности и контроля)

Чтобы отразить перемещение товара, отправляемся в раздел «Склад», нажимаем на ссылку «Перемещение товаров», выбираем отправителя (скажем, «Оптовый склад») и получателя (например, «Розничный склад»). Теперь, нажав на кнопку «Подбор», указываем название и количество нужных товаров, нажимаем «Провести и закрыть».

Чтобы выполнить ввод первичных документов в «1С 8.3 Бухгалтерия» на инвентаризацию переходим по ссылке «Инвентаризация товаров» — «Создать».

Здесь заполняются данные по датам проведения, проверяемому объекту, указываются ответственные лица. Автоматическое заполнение осуществляется нажатием кнопки «Заполнить» — тогда в таблице отразятся остатки по всем складам. По итогам можно распечатать готовую инвентаризационную опись. По итогам инвентаризации могут быть выявлены как недостачи, так и излишки.

Оформление списания недостачи делается в документе на инвентаризацию, где щелчком по кнопке «Создать на основании» открываем форму «Списание товаров, материалов». Осталось указать дату, нажать «Провести и закрыть».

Оприходование излишков не представляет труда, также достаточно из формы документа на списание создать новый документ «Оприходование товаров», заполнить поля, указать дату, сформировать табличную часть, провести и закрыть.

Учет основных средств. Ввод первичных документов в 1С 8.3 Бухгалтерия

Основные средства – это материально-вещественное имущество хозяйствующего субъекта, используемое как средство труда при выполнении работ, оказании услуг, производства продукции. Срок использования ОС – более года.

Не могут быть ОС:

  • инвентарь, стоимость которого менее лимитов, установленных для целей бухучета и налогового учета;
  • сырье, материалы, которые используются однократно;
  • товары, готовая продукция для продажи.

Основные критерии ОС:

  • срок полезного использования превышает год;
  • первоначальная стоимость превышает лимиты: 100 тыс. руб. – для налогового учета, любая величина, установленная в учетной политики – для целей бухучета.
Читайте также:  Налог на импорт - Ответ Бухгалтера

Для учета движения ОС используют счет 01 (дебет — поступление, кредит – списание), амортизация и обесценение отражают по кредиту 02 (п. 39 ФСБУ 6/2020).

Чтобы отразить в учете приобретение объекта ОС, идем в раздел «Покупки» — закладка «Поступление (акт, накладная)» — «Оборудование». Заполняем открывшуюся форму учеными данными, в т.ч. указывается наименование ОС, количество и стоимость. Ввод – на основании оригинала накладной.

Чтобы отразить ввод в эксплуатацию ОС, надо после его оприходования пройти в раздел меню «ОС и НМА» — «Принятие к учету ОС».

Указываем:

  • дату создания первичного документа;
  • место, где будет использоваться ОС;
  • во вкладке «Событие» — «Принятие к учету с вводом в эксплуатацию».

Для корректного начисления амортизации (износа) необходимо включить ОС в правильную амортизационную группу, для чего в закладке «Основные средства» зайти в «Группа учета ОС» и, ориентируясь на наименование, присвоить номер группы амортизации.

Вкладка «Бухгалтерский учет» предназначена для того, чтобы определить способ поступления ОС (приобретен, получен безвозмездно). Нажимаем «Порядок учета» чтобы выбрать «Начисление амортизации» (как правило, это «Линейный способ»).

Осталось провести и закрыть.

При продаже ОС ввод первичных документов в «1С 8.3 Бухгалтерия» осуществляется по адресу: раздел «ОС и НМА» — кнопка «Передача ОС». Далее заполнить дату, реквизиты, сформировать табличную часть (указав наименование ОС, стоимость, количество), по гиперссылке создаем счет-фактуру, проводим и закрываем.

Следует сказать несколько слов о возможностях передавать цифровые первичные документы в «1С Бухгалтерия». Напомним, что, согласно Закону о бухучете (ст. 9), допускается использовать не только бумажную первичку, но и электронную, цифровую, подписанную электронной подписью. Бумажная первичка – традиционные вариант, но не лишенный недостатков, в частности, документы:

  • теряются;
  • поступают с опозданием;
  • вообще не поступают;
  • теряют читабельность (выцветают и т.п.).

Бумажная первичка нередко оформляется ненадлежащим образом или вообще представляется в сканах (особенно документы от поставщиков). Игнорировать эти недостатки нельзя (под угрозой штрафов, снятия расходов и т.п.) в итоге приходится их изыскивать, затрачивая время.

ЭДО в «1С» позволяет наладить эффективный, быстрый, безошибочный обмен электронными документами, сокращая время информационного обмена с контрагентами. К тому же отказ от ручного труда по вводу данных сокращает (а то и вовсе исключает) ошибки, вызванные человеческим фактором: ввод первичных документов в «1С 8.

3 Бухгалтерия» строго формализирован, многие документы создаются на основании, автоматически на основе входящих. Отметим также:

  • временную экономию на ввод первички в ИС, на подготовку и представление документов по требованиям ИФНС;
  • экономию на бумаге, картриджах папках и т.п.;
  • формирование удобного архива (достаточно простого бэкапа);
  • удобный контроль статусов – с помощью фильтров можно быстро получить корректную информацию о том, на какой стадии тот или иной документ.

Руководителю более не надо подписывать документы от руки: используя ЭП, можно подписать сразу группу нужных документов.

Для того, чтобы начать обмен электронными документами, достаточно отправить приглашение (как это сделать – см. тут) и получить подтверждение.

Подробнее о преимуществах и условиях использования ЭДО можно почитать здесь.

Если контрагент не желает пока работать на ЭДО (или, что совсем уже невероятно, но все еще возможно, не имеет ЭП), то можно воспользоваться продуктом «1С:Бизнес-сеть», который позволяет отправлять и получать документы в программах «1С» без настройки обмена, криптографии и даже ЭП.

Достаточно лишь интернет-доступа. В любом случае обмен первичными документами упрощается (хотя это не полноценные документы, они не имеют одинаковой силы с бумажными оригиналами).

Подробнее об условиях использования сервиса ЭДО без электронной подписи для участников 1С:Бизнес-сеть

Если необходима помощь в настройке, доработке, обновлению, обслуживанию, сопровождению программ «1С» то обращайтесь к нашим специалистам!

Порядок оформления первичной бухгалтерской документации

Первичная документация — это документы, подтверждающие совершение фактов хозяйственной жизни. Необходимость их составления возникает из того, что каждая операция в деятельности хозяйствующего субъекта должна быть не только экономически обоснована, но и документально подтверждена.

Ввод первичных документов - Ответ Бухгалтера

Для отражения каждого факта хозяйственной жизни предназначена первичная документация в организации (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете 402-ФЗ). Документы должны быть правильно оформлены, содержать все обязательные реквизиты. Не допускается документирование мнимых и притворных сделок, фактов хозяйственной жизни, которых не было.

Какие использовать формы

Бланки, по которым будет составляться первоначальная документация, устанавливаются каждой организацией самостоятельно (п. 4 ст. 9 402-ФЗ). Утвердить их следует в учетной политике.

Компания может сама разработать форму каждого документа. Также можно использовать бланки, разработанные Госкомстатом. Если применяете унифицированные формы, просто укажите их перечень в учетной политике.

Если используете собственные бланки, их нужно сделать приложением.

Это правило действует не всегда. Если законодательный акт уполномоченного органа строго обязывает использовать определенный бланк, вносить в него изменения коммерческая организация не вправе. Такими обязательными к использованию документами являются:

Обязательные реквизиты

Отвечая на вопрос, что такое первичная документация в бухгалтерии, нужно учесть, что это не только документ, используемый для ввода информации в учетные регистры. Это, в первую очередь, подтверждение операции. И должен он быть оформлен так, чтобы не вызвать претензий контролирующих органов.

Каждый первичный документ должен содержать семь обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 402-ФЗ):

  1. Наименование документа.
  2. Дата составления.
  3. Наименование субъекта (организации или ИП), составившего документ.
  4. Описание факта хозяйственной жизни.
  5. Натуральный и(или) денежный измеритель факта хозяйственной жизни, его единица измерения.
  6. Должность лица, совершившего сделку и ответственного за ее оформление.
  7. Подписи ответственных лиц с указанием Ф.И.О.

Правила оформления первички

Документация составляется в момент совершения операции или сразу после ее завершения. Она должна своевременно передаваться ответственным лицом в бухгалтерию. Бухгалтерия, в свою очередь, обязана своевременно отражать их в учетных регистрах.

В настоящее время заполнение первичной документации допускается как в бумажном виде, так и в электронной форме. При использовании электронных регистров должна быть обеспечена возможность в любой момент изготовить бумажную копию.

Перечень унифицированных форм

В таблице приведены перечень первичной документации, наиболее часто применяемой в деятельности коммерческой организации, и реквизиты бланков, утвержденных Госкомстатом. Организация может сама решить, использовать именно этот бланк, доработать его, включив только те данные, которые необходимы, или разработать собственный.

Учетные регистры

Информация, которая содержится в первичных документах, отражается в учетных регистрах бухгалтерского и налогового учета. Учетные регистры предназначены для накопления и систематизации информации. На их основе составляется отчетность компании.

Порядок и формы, по которым осуществляется ведение учетной документации, прописываются в учетной политике. Бланки учетных регистров разрабатываются каждой организацией самостоятельно.

Что мешает бухгалтеру автоматизировать ввод первички?

Бухгалтерия по-прежнему остается одним из самых загруженных отделов организации, а бухгалтеры – людьми, которые дольше всех задерживаются на работе, особенно в периоды сдачи отчетности. При этом львиную долю энергозатратных и «нелюбимых» ими процессов составляет рутина и не несущие интеллектуальной нагрузки действия, такие как, например, внесение первичных документов в 1С.

Тем не менее, как и в любой другой отрасли, есть технологии, которые могут во многом облегчить работу бухгалтера. Это электронный документооборот (ЭДО) и виртуальные подписи, сдача налоговой отчетности в электронном виде, «облачная бухгалтерия» и сервисы по автоматическому вводу первички в 1С.

  • Но если для полного перехода на ЭДО необходимо, чтобы и все контрагенты на него перешли, что в нашей стране займет еще долгие годы, то для автоматизации загрузки документов в 1С достаточно лишь желания бухгалтера облегчить свой труд, доверив часть работы программе.
  • Специальные сервисы по автоматическому вводу первички созданы для ускорения загрузки документов в 1С или другую учетную систему и, соответственно, экономии бухгалтерского времени и сил.
  • Например, с помощью сервиса Entera, лидирующего по положительным отзывам в сети, можно за минуты перенести данные из УПД, счетов-фактур, товарных накладных, актов, счетов на оплату, кассовых и товарных чеков в 1С.

Для этого достаточно просто отсканировать или сфотографировать документы. Причем, удобнее всего загрузить в сканер сразу пачку.

И пока бухгалтер пьет кофе, программа распознает данные с бумаг, соотнесет номенклатуру с существующими справочниками или создаст новые элементы, сверит реквизиты с ЕГРЮЛ и с помощью дополнительной обработки в 1С создаст поступление или реализацию. Останется только проверить работу и, если потребуется, внести несколько мелких правок.

Сервис можно условно сравнить с появлением посудомоечной машины в хозяйстве, которая позволила больше не мыть каждую тарелку руками, а загрузить сразу много посуды и получить на выходе «чистый» результат, сэкономив время.

Но несмотря на очевидные преимущества автоввода первички в 1С, далеко не все бухгалтеры спешат воспользоваться специальными сервисами. Что же или кто вставляет палки в колеса бухгалтерского прогресса?

Во-первых, это непосредственно сам бухгалтер, который не уверен в целесообразности и качестве подобных услуг. Тут опять можно провести аналогию с посудомоечной машиной. До сих пор есть люди, которые считают, что машина «Так, как я, не помоет», «Все равно надо загружать посуду самому», «Дорого стоит», «Некуда ставить»…

Так и со скан — загрузкой документов в 1С у бухгалтеров возникают сомнения, сможет ли программа так же точно, как человек, разобрать написанное на документах? Тем более, что часто попадается нечеткая и «сложная» первичка.

Этот вопрос мы задали специалисту сервиса Entera Никите Крутикову.

– Разумеется, машинам и программам пока не под силу полностью заменить людей. Да это и не нужно. Наш сервис не исключает работы профессионального бухгалтера, но он ее значительно облегчает, помогая внести первичку в 1С в 5-10 раз быстрее.

Можно продолжать пользоваться счётами и бухгалтерскими книгами, но ведь большинство выбирает программы для учета, доверяя им расчеты и хранение всей информации. Так и с автоматической загрузкой документов в 1С. Мы предлагаем другой, новый путь облегчения рутинной работы. Когда к нему привыкаешь, осознаешь, насколько это проще привычного ввода первичных документов вручную.

Что касается достоверности распознавания данных, то здесь Entera предлагает самое высокое на рынке качество, 98% точности извлечения данных. То есть мы «обучили» программу считывать то, что может прочесть в документе человек.

Читайте также:  Внесение изменений в учетную политику - Ответ Бухгалтера

Сервис универсален и работает даже с нечеткими, нестандартными документами, форматом Excel, Word, первичкой на нескольких страницах. К сожалению, некоторые бухгалтеры, попробовавшие сервисы первого поколения несколько лет назад столкнулись с неточностями и ошибками в распознавании документов.

Разработчики наиболее современного из подобных сервисов Entera учли этот опыт и сделали упор именно на точность переноса данных и удобстве работы пользователей.

Использование программы минимизирует ошибки человеческого фактора. Программное обеспечение не устаёт, у него не бывает плохого настроения, не «замыливается глаз» и не теряется концентрация ближе к вечеру. И даже на больничный оно не уйдет. Но важно понимать, что интеллектуальные инструменты – это инструменты ДЛЯ бухгалтера, а НЕ ВМЕСТО.

Некоторых бухгалтеров смущает, что «все равно нужно сканировать». Увы, даже используя магию информационных технологий, этого не избежать. Однако при наличии потокового сканера (даже самого недорогого) задача упрощается до 2 действий: загрузили пачку первички в лоток, через некоторое время проверили данные, выгруженные в 1С. Готово!

  1. Консервативность руководства

Чаще всего сам бухгалтер осознает целесообразность автоматизации. Но консервативный руководитель не хочет тратить средства организации на оптимизацию рабочих процессов, ведь «и так все как-то справлялись, отчеты сдавали в срок».

– Здесь очень важно обосновать начальству экономическую выгоду использования сервисов по автовводу первички, – рассказывает Никита Крутиков, – на крупных предприятиях с большим документооборотом эта выгода практически очевидна.

На ввод первички обычно выделено несколько штатных единиц, а иногда даже нанимаются дополнительные сотрудники на «горячий» период сдачи отчетности. Использование сервиса позволяет освободить время бухгалтеров и переориентировать их для решения более важных задач.

Даже при обработке 250 документов в месяц экономится до 1 месяца рабочего времени бухгалтера в год!

Но и для небольших компаний или даже ИП, где бухгалтерию ведет руководитель, есть весомое основание использования авто ввода первички – возможность посвятить время той работе, которую искусственный интеллект точно не сделает.

Кроме того, стоит подумать не только о выигрыше в быстроте совершения одной операции, но и об оптимизации рабочего процесса в целом. Автообработка первички, кроме всего прочего, создает для вас электронный архив всех документов, и вы с легкостью сможете найти любые данные в любой момент.

Существует статистика, подтверждающая, что отрасли использующие искусственный интеллект, растут в среднем в 3-4 раза быстрее.

Еще один вопрос, который смущает многих бухгалтеров – это конфиденциальность предоставляемой сервису информации. Ведь по сути, счета, акты и другие документы попадают на удаленный сервер, к которому имеют доступ сотрудники сторонней компании.

Мы попросили специалиста сервиса Entera прояснить этот момент.

– Обработка действительно идет на удаленном сервере, и сделано это для того, чтобы пользователю не приходилось приобретать и настраивать дорогостоящий программный продукт за несколько сотен тысяч рублей и размещать его на своих серверах, которые также надо приобретать и обслуживать. Это недоступно большинству малых и средних компаний.

Мы все доверяем Интернету море личной информации, паспортные данные, банковские платежи, данные о собственности и т.д. Главное – делать это, убедившись в надежности адресата и канала связи.

В Entera используются самые современные способы защиты информации, все данные шифруются с помощью надежных протоколов безопасности, и мы несем полную ответственность перед всеми пользователями, в том числе юридическую, ведь в нашем стандартном договоре есть обязательные пункты о неразглашении информации.

Мы понимаем всю степень ответственности перед нашими пользователями, поэтому постоянно поддерживаем уровень информационной безопасности по самым высоким международным стандартам и имеем сертификат соответствия ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001-2005 (ISO/IEC 27001:2005) «Система менеджмента информационной безопасности при осуществлении деятельности по разработке программного обеспечения.»

***

Всегда непросто предлагать рынку принципиально новую технологию, меняя привычный уклад и сложившиеся делопроизводственные процессы. Сразу вспоминается реклама: «Вы еще кипятите?..

Тогда мы идем к вам!» Человек, программа или сервис, который «идет к вам» может восприниматься враждебно, с недоверием и сомнениями.

И только включив здравый смысл, проанализировав предложение и, в конце концов, ПОПРОБОВАВ продукт или услугу, можно сделать истинный вывод о целесообразности ею воспользоваться.

Автоматизация бухгалтерской работы – лишь вопрос времени. Но решать о темпах изменений могут и должны сами бухгалтеры. Поделитесь в х, автоматизирован ли ввод первички у вас и что мешает вам это сделать?

Смотрите видео-обзор сервиса:

Что мешает бухгалтеру автоматизировать ввод первички?

Фсбу 27/2021 — документы и документооборот | «правовест аудит»

Правила, установленные ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», должны исполнять экономические субъекты, включая кредитные и некредитные финансовые компании, деятельность которых регулирует ЦБ РФ.

На организации бюджетной сферы ФСБУ 27/2021 не распространяется (п. 1 ФСБУ 27/2021).

Для целей ФСБУ 27/2021 документы — это первичная учетная документация и регистры бухгалтерского учета, а документооборот — движение документов с момента их составления экономическим субъектом до завершения исполнения (то есть до момента, когда они будут использованы для формирования бухгалтерской отчетности, а затем переданы в архив).

На документы по-прежнему распространяются требования Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», но теперь для них стали обязательными и правила ФСБУ 27/2021.

Документ бухгалтерского учета должен быть составлен на русском языке, если документ составлен на иностранном языке, то к нему должен быть приложен построчный перевод на русский язык ( п. 5 ФСБУ 27/2021).

Составление первичных документов на иностранном языке допустимо, если место деятельности находится за пределами РФ и по законодательству (правилам) этой страны документы бухгалтерского учета составляются на языке этой страны (абз.1 п. 6 ФСБУ 27/2021).

Такой подход не применим к регистрам бухгалтерского учета (абз. 2 п. 6 ФСБУ 27/2021). Они должны быть построчно переведены на русский язык.

К обязательным реквизитам первичного учетного документа относятся все те, что перечислены в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Требования распространяются как на «внешние» документы, то есть полученные от контрагентов (торговый товарный счет и пр.), так и на «внутренние» — составленные внутри экономического субъекта (авансовый отчет и пр.).

При этом ФСБУ 27/2021 конкретизирует, что дата составления первичного учетного документа — это дата подписания первичного учетного документа лицом, совершившим операцию и ответственным за ее оформление, или лицом, ответственным за оформление совершившегося факта деятельности. Если дата составления документа отличается от даты совершения хозяйственной операции, то дата совершения хозяйственной операции также подлежит отражению в первичном документе.

К сведению! К обязательным реквизитам документа, указанным в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, можно добавить дополнительные реквизиты (п. 12 ФСБУ 27/2021)

Если экономический субъект включает обязательные реквизиты в первичный документ на основании другого документа, где фиксируются данные о событии, произошедшем в хозяйственной деятельности, то есть на основании оправдательного документа, то указываются также и реквизиты такого оправдательного документа.

При подготовке первичной учетной документации допускается оформление одним документом:

  • несколько связанных событий хозяйственной деятельности
  • ряд сделок, заключенных участником биржевых торгов, по договорам с разными контрагентами

К сведению! Все записи в документах должны быть произведены средствами, обеспечивающими их сохранность. К ним не относится простой карандаш (п. 13 ФСБУ 27/2021)

Экономический субъект вправе самостоятельно определять периодичность формирования документации в отношении:

  • длящихся событий хозяйственной деятельности (амортизация объектов и др.)
  • повторяющихся событий хозяйственной деятельности (поставка товаров партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и др.)

Периодичность составления документов может быть любая: сутки, неделя, месяц, квартал. При принятии решения необходимо исходить из существа события и требования рациональности и, конечно, документы должны обязательно быть сформированы на отчетную дату.

Достоверность сведений, указанных в первичных учетных документах, подтверждают лица, составившие такие документы и подписавшие их (п. 30 ФСБУ 27/2021). Аналогичный порядок действует в отношении лиц, поставивших свою подпись в регистрах. Такие лица отвечают за правильность отражения объектов в бухгалтерском учете (п. 11 ФСБУ 27/2021).

К сведению! Перечень лиц, уполномоченных ставить подпись устанавливается руководителем экономического субъекта (п. 16 ФСБУ 27/2021)

Если требование об использовании конкретного вида электронной подписи не предусмотрено федеральными законами или принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, то экономический субъект самостоятельно выбирает вид электронной подписи из числа предусмотренных Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (п. 17 ФСБУ 27/2021).

К сведению! Виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением экономического субъекта с данными участниками электронного взаимодействия (п. 17 ФСБУ 27/2021). Следовательно, если другую сторону не устраивает простая электронная подпись, то письменно может быть оговорено использование наиболее защищенного варианта — усиленной квалифицированной электронной подписи.

По мнению ФНС России, при оформлении первичных учетных документов экономический субъект вправе организовать электронный документооборот, применяя простую электронную подпись, при выполнении требований, установленных в статье 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. К таким документам не будет претензий для целей налогового учета (Письмо ФНС России от 21.06.2021 № ЕА-3-26/4451@ согласовано с Минфином России).

В регистрах бухгалтерского учета указывается величина денежного измерения объектов. Она едина и это — рубль. При этом не важно, где и в какой валюте совершалась хозяйственная операция экономическим субъектом.

Однако, есть нюансы: регистр бухгалтерского учета может содержать одновременно два денежных измерителя (иностранная валюта и рубль), если это не противоречит иным ФСБУ, принятым в России, а также Федеральному закону от 06.12.

2011 № 402-ФЗ.

Помимо этого, ФСБУ 27/2021 требует, чтобы система регистров бухгалтерского учета обеспечивала:

  • полноту предоставляемых сведений (то есть достаточность информации, важной для всех заинтересованных пользователей)
  • отражение сведений о хозяйственной деятельности экономического объекта как на синтетических счетах, так и на аналитических
  • отражение в учете всех объектов в хронологической последовательности, а также постоянное обновление сведений о них на счетах
  • обоснованность записей в бухгалтерском учете и их достоверность (соответствие первичным документам и точность отражения объектов)
  • системность и своевременность информации (взаимосвязь записей и отчетности, соответствие периоду, когда информация необходима пользователям)
  • юридическую значимость записей, произведенных в учете (то есть записи должны подтверждать факт, который имел место быть в хозяйственной деятельности экономического субъекта)
Читайте также:  Самые распространенные штрафы для ИП в 2023 году - Ответ Бухгалтера

При исправлении документов организация (экономический субъект) самостоятельно выбирает способ из приведенных в ФСБУ 27, за исключением тех случаев, когда законодательством РФ или принятыми в соответствии с ним правилами внесение исправлений в документы бухгалтерского учета запрещено. В частности, подобные ограничения установлены для кассовых документов (п. 4.7 Указания Банка России 11.03.2014 N 3210-У).

Экономический субъект обязан исправить документ так, чтобы было понятно, где ошибка, а где корректные данные. В записи об исправлении должны содержаться:

  • дата исправления документа
  • подписи лиц, внесших исправление, должности, ФИО либо иные сведения, позволяющие идентифицировать таких лиц (внести коррективы может не каждый, а только лицо, составившее документ, или ответственное за ведение регистра, если ошибка обнаружена в регистре бухгалтерского учета)
  • подписи лиц, ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра бухгалтерского учета)

ФСБУ 27/2021 также допускает исправление документа, сформированного в электронном виде. Так, при обнаружении неточностей можно составить новый (исправленный) документ (п. 20 ФСБУ 27/2021). В новом (исправленном) бланке должны быть:

  • сведения о том, что он подготовлен взамен первоначального электронного документа
  • дата внесения правок
  • электронные подписи лиц, исправивших документ, а также их должности, ФИО или прочие данные, позволяющие их идентифицировать
  • доступ к новому бланку должен быть построен таким образом, чтобы новый (исправленный) документ не мог рассматриваться и использоваться как отдельный, а только лишь в совокупности с первичным документом

ФСБУ 27/2021 не устанавливает каких-либо существенных нововведений в порядке исправления документов, а также регистров.

Как и было ранее, в документе, составленном на бумажном носителе, неверные данные (это может быть и текст, и сумма) зачеркиваются, а правильные сведения вносятся над зачеркнутым. При этом должно быть читаемо то, что перечеркнуто.

Надпись «Исправлено» по-прежнему актуальна (абз. 3 п. 21 ФСБУ 27/2021). Использование корректирующей жидкости, стирание, замазывание запрещено.

Для исправления в регистрах бухучета предусмотрены два варианта (п. 22 ФСБУ 27/2021):

  • метод «Красное сторно» (запись сторнируется, иными словами, обнуляется за счет проводки с теми же счетами, но с суммой со знаком минус)
  • метод «Дополнительная запись» (проводка дублируется, сумма дополняется до той, что является верной)

Подлинники документов бухгалтерского учета, независимо от того, как они составлены (на бумажном носителе или в электронном виде) подлежат обязательному хранению на территории РФ. Сроки установлены законодательством РФ, в частности, Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Обратите внимание! Документы должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод «бумажных» бухгалтерских документов в электронный формат с целью дальнейшего хранения не допускается (п. 24 ФСБУ 27/2021).

При составлении документов бухгалтерского учета в электронном виде экономический субъект должен обеспечить возможность изготовления копий таких документов на бумажном носителе (п. 14 ФСБУ 27/2021).

Если законодательство или нормы иного государства, где осуществляется деятельность экономического субъекта, обязывают его хранить документы на территории данного государства, то такое хранение не запрещено. Об этом прямо указано в п. 25 ФСБУ 27/2021.

Порядок доступа к первичным учетным документам, принятым к бухгалтерскому учету, а также к регистрам бухгалтерского учета организация (экономический субъект) устанавливает самостоятельно.

При этом обязательным является информирование об этом главного бухгалтера или иного должностного лица экономического субъекта, которое ответственно за ведение бухгалтерского учета.

Проинформировать придется и лиц, с которыми заключен договор на оказание бухгалтерских услуг (п. 26 ФСБУ 27/2021).

При утрате документов или в случае их порчи, делающей невозможным использование сведений, отраженных в таких документах, экономический субъект обязан предпринять все возможные меры для того, чтобы восстановить документы (п. 27 ФСБУ27/2021).

НЕ ДАЙТЕ ПОВОДА ДЛЯ ВЫЕЗДНОЙ ПРОВЕРКИ Получите максимум пользы от аудита: проверьте отчетность, устраните риски и найдите финансовые резервыЗаказать аудит

Организация документооборота — ответственность руководителя экономического субъекта. Именно он должен организовать документооборот так, чтобы:

  • ответственные лица могли своевременно принимать объекты к бухгалтерскому учету, передавать данные для внесения записей в регистры, а также составлять достоверную отчетность
  • избежать несанкционированного доступа к документам бухгалтерского учета

Как уже говорилось, ФСБУ 27/2021 обязателен с 1 января 2022 года, но решение о его применении можно принять и раньше (п. 2 Приказа Минфина России от 16.04.2021 № 62н).

Рекомендуем заблаговременно ознакомиться с обновленными правилами в отношении составления, исправления, хранения первичных документов, регистров бухучета, при необходимости привести учетную политику и систему внутреннего контроля в соответствие с ФСБУ 27/2021.

При проведении системного комплексного аудита применять новые ФСБУ будет легко. В рамках договора на аудит эксперты, аудиторы и налоговые юристы оперативно ответят на вопросы по применению изменений в бухгалтерском и налоговом учете.

Процесс занесения первичной документации в бухгалтерской фирме. – Блог компании «Бухгалтер.рф»

Документирование хозяйственных операций является довольно специфическим процессом. Бухгалтеру при решении актуальных задач так или иначе приходится сталкиваться с рядом проблем. Одной из главных является точность, оперативность внесения данных в бухгалтерскую программу.

Специалист обрабатывает множество первичных документов: товарные накладные, счета-фактуры, бланки технической документации, акты и т.п. Все они должны быть отражены в учете. Причем отразить первичку нужно строго в соответствии с нормативными требованиями и учетом специфики конкретной учетной системы.

В штатных бухгалтериях и в случае с внештатниками документирование осуществляется вручную. Метод широко распространен, но не идеален. Главный его недостаток – всецелая зависимость от человеческого фактора. При ручном вводе данных нередки неточности, опечатки, ошибки, дублирование данных. Все это отражается потом в отчетности.

Проблема оперативности, точности документирования хозяйственных операций решается эффективно и рационально с помощью аутсорсинга. Компания-исполнитель, во-первых, располагает штатом профильных специалистов, выполняющих функции внесения первички в базы, во-вторых, применяет IT-технологии автоматизации процессов.

Как осуществляется внесение первички в базу?

В аутсорсинговой компании бизнес-процессы могут быть организованы по-разному. Вот несколько распространенных схем:

  •          Клиента обслуживает конкретный специалист. Соответственно, бухгалтер, что называется, в одни руки выполняет все необходимые операции, от документирования хозяйственных операций (внесения данных первички в базу) до составления финансовой, налоговой, бухгалтерской отчетности.
  •          Клиент сопровождается командой специалистов. В этом случае обязанности бухгалтеров распределены. Часть сотрудников осуществляет ввод, загрузку первички в учетную систему. Отдельные бухгалтеры отвечают за контроль корректности и достоверности данных. Куратор проекта выполняет функции главного бухгалтера.

Выбор применяемой схемы определяется возможностями аутсорсинговой компании и форматом сотрудничества с конкретным клиентом. Также имеет значение фактический объем обрабатываемой первички.

Если документируется небольшое количество хозяйственных операций, вполне достаточно одного специалиста.

Компании с большими объемами документов и учитываемых данных, как правило, обслуживают команды бухгалтеров.

Экстренный ввод данных в системы

Специалистам бухгалтерских фирм нередко приходится решать нестандартные, сложные задачи. Одной из таковых является необходимость экстренного ввода в систему больших объемов данных. Когда это актуально для компании-заказчика услуг?

Большие объемы данных приходится обрабатывать в следующих случаях:

    •          Текущая база данных компании повреждена или утрачена.
    •          Компания переходит на другую учетную систему (не важно, в рамках одного IT продукта или нет).
    • Количество хозяйственных операций в компании резко увеличилось (открыты новые направления деятельности, создана филиальная сеть, бизнес вышел            на новый уровень и т.п.).
    • Бухгалтерский учет какое-то время не велся вовсе или велся некорректно, с перерывами.

При экстренном вводе больших объемов данных в систему особое внимание уделяется контролю достоверности и корректности информации. Опытные специалисты аутсорсинговой компании не допускают дублирования данных, технических и расчетных ошибок. Исполнитель несет ответственность за качество бухгалтерских услуг.

Выполнять функции оперативно, эффективно и с минимальными рисками возникновения ошибок аутсорсеру позволяет соответствующее оснащение бухгалтерии. Программные, технические средства обеспечивают возможность решения сложных задач. Квалификация персонала также имеет огромное значение.

Услуги внесения первички в базу

Документирование хозяйственных операций с внесением соответствующих данных в учетную базу может быть разовой услугой и частью пакета бухгалтерского сопровождения. В первом случае клиент передает аутсорсинговой компании первичку, касающуюся конкретных сделок или отчетного периода. Специалисты оперативно обрабатывают входящие документы, безошибочно вводят данные в учетную систему.

Постоянная услуга предусматривает сотрудничество заказчика и исполнителя в долгосрочной перспективе. Согласно условиям договора, клиент регулярно передает первичку аутсорсеру для обработки, проверки и внесения в учетную базу.

Ответственность за качество данных в базе лежит полностью на исполнителе. То есть за возможные ошибки, обнаруженные в базе и просочившиеся в отчетные документы, платит не заказчик услуг, а исполнитель.

Аутсорсинг ввода первички в бухгалтерскую программу позволяет (в определенном смысле) минимизировать риск возникновения непредвиденных расходов.

Преимущества сотрудничества с бухгалтерской фирмой

Выгоды аутсорсинга фактической экономией средств не ограничиваются. Сотрудничество с компанией, имеющей хорошую деловую репутацию, передовое оснащение и качественные кадровые ресурсы, позволяет обеспечить безопасность бухгалтерской информации, минимизировать риск утечки и потери данных.

Профильные аутсорсеры применяют передовые технические решения для организации бизнес-процессов. Такие решения позволяют:

    •          Снизить воздействие человеческого фактора. Соответственно, уменьшить количество возможных ошибок, опечаток, дубляжей и т.п.
    •          Уменьшить среднюю стоимость обработки первичных документов. Благодаря этому клиенты не переплачивают за бухгалтерские услуги.
    •          Масштабировать процессы и обеспечить круглосуточный доступ к учетной системе. Клиент в любое время может проконтролировать учетные процессы.
    •          Устранить риск потери данных. Современные средства защиты информации прекрасно показали себя на практике.
    •          Увеличить производительность труда специалистов. Технические решения позволяют бухгалтерам намного быстрее и эффективнее обрабатывать входящую первичку без риска допущения типичных ошибок.

Хотите, чтобы первичная документация обрабатывалась оперативно и максимально качественно? Доверяйте процесс внесения данных в учетную систему опытным, проверенным специалистам.

Сотрудничайте с надежным аутсорсером.

Это позволит оптимизировать затраты на организацию и администрирование учетных процессов, исключить перерасход ресурсов и минимизировать риск возникновения проблем при формировании отчетности.