Получить справку о смене фамилии из ЗАГСа через Госуслуги проще всего. Иногда нужно личное обращение в организацию. Подтверждение новых сведений необходимо для переоформления других документов.

В каких случаях требуется справка об изменении фамилии

Ситуаций, при которых люди меняют персональные сведения, довольно много. К ним относятся:

• создание семьи;
• расторжение брачных отношений;
• усыновление или удочерение ребенка.

• Иногда поводом исправить информацию, указанную в паспорте, являются личные мотивы человека.
• После получения новых документов, удостоверяющих личность, иногда возникают ситуации, при которых необходимо подтвердить информацию о предыдущей фамилии.
• Получить справку о смене фамилии из загса через Госуслуги требуется в следующих случаях:

• Подтвердить, что ранее заявитель не получал судимость.
• При устройстве на работу. Особенно тщательно проверяют данные в госучреждениях.
• Для получения наследства.
• Во время совершения сделок с недвижимостью.

Подобные сведения запрашивают также для выдачи нового пенсионного удостоверения, замены СНИЛС.

Смену фамилии подтверждают официальные бумаги. При вступлении в брак или разрыве отношений выдают документ о регистрации или расторжении семейного союза, при усыновлении – свидетельство о рождении ребенка.

Как получить справку из загса о смене фамилии

Справку о смене фамилии заказывают в ЗАГСе. Существует несколько способов подтвердить сведения.

Через Единый портал

Чтобы получить справку о смене фамилии из ЗАГСа через Госуслуги, сначала зарегистрируйте личную страницу. Электронный метод оформления документов занимает 5-10 минут. Для подачи запроса не нужно даже выходить из дома.

У документа нет единого образца. Форма выписки зависит от обстоятельств корректировки сведений. Часто требуется взять справку о смене фамилии при вступлении в брак. Супруги получают свидетельство, в котором указаны первоначальные данные и сведения, внесенные в документ после регистрации. Заявление подают через Портал или непосредственно в ЗАГСе.

Подтвердить девичью фамилию после развода требуется реже. Алгоритм действий:

1. Зайдите на сайт Госуслуг.
2. Найдите вкладку о расторжении семейного союза.
3. Заполните заявление и оплатите услугу.
4. После указанного срока получите справку.

Разрыв отношений не всегда сопровождается сменой фамилии. Бывает, что персональные сведения остаются прежними.

Алгоритм действий, чтобы получить справку из загса о смене фамилии через Госуслуги по личным мотивам:

1. Выберите опцию по замене данных.
2. Отсканируйте и загрузите необходимые бумаги из перечня.
3. Заполните все пункты заявления.
4. Укажите адрес организации, в которую поступит ходатайство.
5. Отправьте запрос.
6. Оплатите пошлину. Статус узнайте в личном кабинете.
7. Получите документ.

В случае утраты оригиналов можно заказать на сайте Госуслуг и дубликаты справок. Для этого:

1. Выберите в меню Портала соответствующую услугу.
2. Заполните предложенную форму.
3. Загрузите фото или сканы подтверждающих бумаг.
4. Определите место получения справки.
5. Внесите удобным способом оплату за данную процедуру.

После проверки указанной информации запрос отправьте в подразделение ЗАГСа. Получите бланк непосредственно в органах регистрации актов. Архивный документ через сайт заказать нельзя. Сегодня на Портале просто узнают последовательность действий данной услуги.

Через МФЦ

Процедуру удобно пройти в МФЦ. Для этого:

1. Выберите многофункциональный центр, в который удобно обратиться за получением услуги.
2. Запишитесь на прием заранее или возьмите талон для вызова по электронной очереди.
3. Соберите пакет документов.
4. Передайте оригиналы и копии справок сотруднику Центра для изучения.
5. Заполните заявление.

Дети до 14 лет к заявлению прикладывают справку от органов опеки и письменное подтверждение от родителей.

После обработки данных и оплаты госпошлины новые сведения внесут в паспорт или другие документы. Обычно процедура занимает не больше 10 дней. Если заявление подано в МФЦ другого города или района, сроки получения бумаг растягиваются до 2 месяцев.

В Центрах удобно решать все вопросы, связанные с переоформлением финансовых документов из-за смены фамилии. В МФЦ реализованы возможности, которые отсутствуют в других учреждениях.

В некоторых ситуациях заявитель получает отказ на обновление данных:

• Заявление не примут от несовершеннолетних без согласия родителей или законных опекунов.
• Иногда разрешение не выдают при отсутствии обоснования.

Ответ составляют в письменном виде с перечислением аргументов. Заявитель может обжаловать решение в суде.

Многофункциональные центры являются только посредниками в получении услуги. ЗАГС – это единственная организация, в чьей компетенции находятся вопросы по изменению личных сведений.

Обратиться в ЗАГС

Изменение инициалов ведет к внесению поправок в разные документы. Доказательство законности корректировки запрашивают органы страхования, полиция, Госавтоинспекция, Пенсионный фонд и другие организации.

Взять справку о смене фамилии при вступлении в брак или разводе можно, подав заявление в отдел записи актов. Такой документ нужен, если утерян оригинал, полученный на руки. Посторонние лица не могут потребовать данные. Информацию о семейных отношениях заказывают:

• Семейная пара или отдельно каждый партнер.
• Если один из супругов скончался, право на запрос имеют ближайшие родственники.

Готовый документ вручают после предъявления удостоверения личности и квитанции об оплате госпошлины. Другие лица получают бумаги только по нотариально зарегистрированному разрешению. Справку на имя подростков забирают родители или опекуны. Такой же порядок действует и для выдачи бумаг недееспособным лицам.

Размер госпошлины за выдачу справки

За изготовление документов взимается денежный сбор, установленный законодательно. Госпошлина за справку из ЗАГСа о смене фамилии:

• 1,6 тысячи рублей оплачивают граждане, которые хотят сразу получить документ, где отображены откорректированные сведения.
• Сумма для внесения изменений в информацию ЗАГСа составит 600 рублей.
• 200 рублей стоит получение архивных справок.

Внести средства можно в банке. Для этого возьмите в загсе квитанцию с указанными реквизитами. Доступны и безналичные формы перечисления денег, включая оплату через Портал госуслуг с получением 30% скидки.

У справки нет ограничений по сроку действия. При указании госоргана, для которого потребовался документ, бланк останется в этом учреждении. Для других случаев подтверждения статуса заказывают новые бумаги.

Если получить справку о смене фамилии необходимо после развода или церемонии вступления в брак, юристы советуют заказать повторное свидетельство. В разные инстанции отправляют отсканированную копию. Дубликат остается в личном архиве заявителя. Госпошлина за услугу составляет 350 рублей.

В какое отделение загс можно обращаться

Для получения архивного документа обратитесь в ЗАГС, в котором оформлена корректировка персональных данных. В других подразделениях такой информации нет.

Если невозможно посетить учреждение лично, вышлите запрос почтовым отправлением. К заявлению прикрепите оплаченную квитанцию на получение услуги. Ответ придет по адресу организации, указанному гражданином. Заявитель обычно просит выслать бумаги в ближайшее учреждение. Домой официальные документы не отправляют.

Как составить заявление на выдачу справки

Документ на получение справки нужно заполнять по образцу, предоставленному в ЗАГСе. В заявлении подробно опишите причину, по которой необходимо получить бумагу, подтверждающую новые данные, и название организации, куда поступят сведения. Укажите следующую информацию:

• Дата и место рождения заявителя.
• Фактический адрес, по которому проживает человек, заполняющий документ.
• Номер телефона, по которому сотрудник ЗАГСа сможет уточнить данные в случае необходимости.

В нижней части проставьте дату и завизируйте документ личной подписью. Проверьте правильность заполнения сведений и возможные грамматические ошибки.

Доказательством нового статуса служат паспорт, бумаги о регистрации или разрыве брачных уз. Документы можно заказать любым удобным способом – в электронном виде или при посещении МФЦ или ЗАГСа. Архивная справка об изменении фамилии из ЗАГСа через Госуслуги сейчас недоступна. Заявление нужно подавать лично в многофункциональных центрах или по месту оформления семейных отношений.

Смена фамилии

Максим Иванов Автор статьи Практикующий юрист с 1990 года

Наиболее частым случаем является смена фамилии женщиной после вступления в брак.

Однако причин на самом деле значительно больше. Развод, усыновление, неблагозвучие, простое желание перемен могут заставить любого решиться на эту процедуру. Нужно сказать, что в целом ее нельзя назвать трудоемкой, однако придется потратить время и силы на хождение по инстанциям.

Изменением фамилии занимаются органы ЗАГСа. Следует пройти установленную процедуру:

• обратиться в орган ЗАГСа за консультацией;
• получить список бумаг, необходимых для подачи заявления, и реквизиты, по которым нужно уплатить государственную пошлину;
• вернуться в орган ЗАГС с пакетом требуемых бумаг, написать заявление и сдать его вместе с квитанцией об уплате госпошлины.

Обратите внимание!

Размер государственного платежа при различных причинах смены фамилии разный. В процессе консультаций уточните, сколько вам нужно заплатить.

Зависит порядок действий и от основания, по которому вы меняете фамилию. Если это происходит по причине неблагозвучия или из-за желания приобрести более яркую, запоминающуюся фамилию, следует готовиться к трудностям.

Взять себе фамилию известной личности, поменять ее на наименование известных брендов или название географических объектов очень сложно

Работники ЗАГСа будут отговаривать вас от подобного решения, требовать подтверждения родства с известными личностями, предъявлять массу других требований и, возможно, откажут вам в исполнении просьбы. Формально законодательство не устанавливает каких-либо ограничений, и если ваше желание непреклонно, вы сможете решить эту проблему через суд. Именно этот способ является самым дорогим.

Самым простым и дешевым вариантом является изменение паспортных данных при вступлении в брак. Обычно женщины берут фамилию мужа, но и тут никаких законодательных ограничений нет. То есть после бракосочетания муж может принять фамилию жены и на основании свидетельства о браке поменять паспорт. Это разрешено.

Еще один вариант — это смена паспортных данных ребенка расставшейся пары. Дети чаще всего остаются с матерью, которая впоследствии может выйти замуж и пожелать объединить новую семью общей фамилией. Обычно это происходит через усыновление ребенка новым мужем.

Согласие несовершеннолетнего требуется в этом случае, только если он достиг 10 лет. Необходимо согласие на эту процедуру биологического отца. Он может не давать согласия на усыновление, но согласиться на смену фамилии.

Одно из этих разрешений обязательно потребуется в ЗАГСе.

Дети в возрасте от 14 до 18 лет меняют фамилию по собственному заявлению, но необходимо согласие родителей

С 10 до 14 лет это возможно по заявлению родителей, но требуется согласие ребенка. Если несовершеннолетнему менее 10 лет, нужно только заявление родителей.

Необходимые документы

Для того, чтобы добиться своей цели, вам придется собрать и представить в органы ЗАГСа следующий пакет бумаг:

• заполненный и подписанный бланк заявления;
• фотографии;
• документ, удостоверяющий личность, его ксерокопия;
• свидетельство о рождении (при изменении данных ребенка);
• автобиография. Кроме всего остального в ней необходимо указать свою регистрацию и описать причины, побудившие принять решение о смене фамилии;
• документы о браке или разводе;
• свидетельства о рождении несовершеннолетних детей заявителя. В них необходимо внести изменения;
• свидетельство об усыновлении;
• разрешение биологического отца на внесение изменений;
• любые иные документы, обосновывающие просьбу заявителя.

Если предъявляемый вами в государственные органы документ не содержит перевода на русский язык, потребуется его нотариально заверенный перевод

Оформление заявления о смене фамилии

Для этого типа заявлений имеется стандартный бланк формы №15. Он заполняется заявителем. В нем сообщаются побудительные мотивы принятого решения и отражаются следующие сведения:

• ФИО, регион, в котором гражданин родился, место, где он зарегистрирован;
• принадлежность к гражданству;
• семейное положение заявителя;
• ФИО всех детей заявителя, не достигших совершеннолетия;
• данные о решении органов ЗАГСа, позволяющем смену фамилии. Например, номер свидетельства о браке;
• новая и старая фамилия;
• перечень документов, подаваемых с заявлением.

Следует указать дату его заполнения и поставить подпись с расшифровкой.

Во сколько обойдется смена фамилии?

Основным платежом является государственная пошлина, размер которой зависит от обстоятельств. Дешевле всего обойдется смена паспортных данных при вступлении в брак, госпошлина составит 300 руб. Изменение фамилии несовершеннолетнему ребенку обойдется дороже — в 400 руб.

Обратите внимание!

Самый дорогой вариант смена фамилии — просто по собственному желанию. Госпошлина в этом случае составляет 1600 руб.

К этому обязательному платежу следует добавить расходы на фотографирование, изготовление копий, перевод документов и прочие траты.

Сколько времени займет процедура?

С момента подачи заявления и пакета документов в ЗАГС закон определяет срок в 30 суток на принятие решения. Однако работники ЗАГСа имеют право удлинить этот период до 60 суток, если существуют определенные обстоятельства.

Впрочем, такие документы оформляются достаточно быстро, часто в течение 2 недель. В кратчайшие сроки принимается решение при обращении в органы ЗАГСа по месту жительства (постоянной прописке).

Теоретически при смене фамилии подлежат замене все личные документы. Однако на практике необходимо поменять паспорта, внутренний и заграничный, ИНН, пенсионное свидетельство, медицинский полис. В военный билет и трудовую книжку обычно вносят изменения.

Поменять документы об образовании чрезвычайно сложно. Почти так же сложно изменить правоустанавливающие бумаги на различную собственность. Обычно предъявляют бумаги на старую фамилию и документ о смене ее на новую.

Резюме

Смена фамилии — законное право каждого российского гражданина. Если вы приняли такое решение, сама процедура отнимет не слишком много времени и сил. Гораздо больше усилий придется затратить на внесение изменений в другие ваши документы. Если работники ЗАГСа вам по какой-то причине отказали, вы можете оспорить это решение в суде.

Людмила Разумова Редактор Практикующий юрист с 2006 года

Как поменять имя в России

В 2018 году я поменяла фамилию, имя и отчество, а затем и некоторые документы.

У меня на руках были не все бумаги, и в итоге траты на смену имени составили почти 11 тысяч рублей. С тех пор список документов и размер госпошлин не изменились. Расскажу, что требуют российские госорганы для смены имени и с какими хлопотами мне пришлось столкнуться.

Мне никогда не нравилось мое имя, на это были личные причины. Еще в школе я пробовала представляться другим именем. Когда в 17 лет переехала в Москву и обзавелась новыми знакомствами, я стала представляться Алисой, как Алиса в Стране чудес. Но в университете от паспортного имени отказаться по-прежнему не удавалось.

Проблемы повторялись на первой и последующих работах, в аспирантуре, во втором университете: в таких местах тебя представляют именем и фамилией из паспорта до того, как успеваешь хотя бы подумать о том, чтобы представиться иначе.

Море полезных статей о финансахВ вашей почте дважды в неделю. Рассказываем только о том, что касается вас и ваших денег

Я решилась на смену имени в конце 2017 года. Теперь в моем паспорте написано: Линделл Дада Владиленовна. Отказаться от отчества мне не удалось — по закону это практически невозможно — поэтому я поменяла каждую часть имени.

Сначала я думала, что легко поменяю имя с помощью портала госуслуг и нескольких цифровых заявлений. В результате все оказалось сложнее: у меня не было свидетельства о рождении, а впоследствии выяснилось, что в нем указано не то имя, что в паспорте.

Тем, у кого есть супруг или супруга, или тем, кто уже в разводе, также нужно предоставить свидетельство о заключении или расторжении брака. Тем, у кого есть дети, понадобятся их свидетельства о рождении. Несовершеннолетним нужно письменное согласие родителей.

С документами необходимо лично обратиться в загс: подать заявление удаленно через госуслуги или МФЦ нельзя. Принимать решение о смене имени загс может до месяца.

Если на руках есть все документы, этот шаг можно пропустить. Если каких-то документов нет, например, потерялось свидетельство о рождении или свидетельство о заключении или расторжении брака, вам пригодится мой опыт.

Получить дубликат свидетельства о рождении можно лично — тогда это занимает около часа — или по почте. Присылают документ не на личный почтовый адрес, а в выбранный загс.

Чтобы получить дубликат, я заполнила форму на сайте госуслуг Ставропольского края. Логин и пароль были такими же, как на общем сайте госуслуг, хотя это, судя по всему, отдельная система. После мне перезвонили из загса, уточнили все данные и сказали ждать. В заявлении я указала, что хочу получить свидетельство в Черемушкинском загсе в Москве.

Описание услуги на сайте госуслуг Ставропольского края. Такой есть у любого региона. Чтобы найти сайт вашего, нужно вбить в поиск «госуслуги %регион%». Не могу ручаться, что набор предоставляемых услуг везде одинаковый

Оказалось, что в паспорте и свидетельстве о рождении у меня по-разному записано имя: в паспорте через букву «ё», а в свидетельстве — через «е». Это означало, что заявление о перемене имени у меня не примут: два государственных документа были выданы на разные имена и не удостоверяют одну и ту же личность.

Паспорт мне выдали только через месяц, потому что я не зарегистрирована в Москве. В это время сотрудники полиции отправляли запрос по месту моей постоянной прописки, чтобы удостовериться, что я действительно там зарегистрирована.

Паспорт выдают, как только получают ответ. Информация о готовности приходит в личный кабинет на госуслугах.

Когда я меняла паспорт, оформление услуги занимало 10 дней, а сейчас всего 5

Когда у меня на руках оказались свидетельство о рождении и паспорт на одно и то же имя, я смогла обратиться в загс для смены имени.

Скидку на пошлины для загса получить нельзя, и смена имени, кажется, самая дорогая госуслуга в российском загсе. Объяснить, почему так, сотрудники загса не смогли. Оплачивать госпошлину необходимо от старого имени.

В заявлении нужно написать причину, по которой меняешь имя, причем она должна показаться объективной начальнику загса. В России к заявлению не надо прикладывать какие-то сопроводительные документы и доказательства, скажем, использования псевдонима (в отличие, к примеру, от Беларуси). Достаточно того, что вы напишете в заявлении.

Причину замены имени, в принципе, можно выдумать любую. Но я советую не описывать слишком экстравагантный повод, даже если это правда. Я не стала указывать реальную причину и указала нейтральную. Написала, что я журналистка и именем, которое хочу взять, подписываю материалы. Этого оказалось достаточно.

Например, житель Екатеринбурга хотел взять отчество по имени своей матери — Полинович. Загс отказал ему, и мужчина обратился в суд, который встал на его сторону. Другому мужчине удалось сменить отчество на Веро-Викторович.

На рассмотрение заявления о перемене имени загсу дается месяц. В отличие от госуслуг загс никак не оповестит, что заявление рассмотрено. Поэтому через пару недель после подачи заявления я начала звонить в Мещанский загс и спрашивать, принято ли решение.

Когда мне сообщили, что заявление рассмотрели, я пришла в загс, и прямо при мне распечатали свидетельство о перемене имени на гербовой бумаге. С той минуты все мои документы и договоры на старое имя стали недействительны: того человека для государства больше не существовало.

Так выглядит документ о перемене имени. С ним мне предстояло поменять все старые документы

Со свидетельством о перемене имени и паспортом я снова пошла в московское отделение МВД. Сайт госуслуг в нужный мне день не работал, воспользоваться скидкой на пошлину во второй раз не удалось — пришлось заплатить не 210 Р, а все триста.

Второй паспорт мне выдали гораздо быстрее, чем первый. Он был готов за неделю, потому что раньше сотрудники полиции уже получили от коллег из региона актуальную информацию о моей постоянной регистрации. После этого я могла менять все остальные документы.

Так теперь выглядит мой паспорт

Если вы ездите за рубеж, понадобится новый заграничный паспорт. Выезды за границу регистрирует ФСБ, а информация о том, что паспорт на старое имя недействителен, находится в МВД — эти базы якобы не пересекаются.

Сейчас пошлина на загранпаспорт нового образца составляет 5000 Р, если подавать заявление через сайт госуслуг. Я успела подать заявление в 2018 году по старому тарифу, со скидкой он составлял 2450 Р.

Паспорт мне выдали примерно за две недели в том же отделении МВД, где я получала российские паспорта. Я думала, что это займет гораздо больше времени: без прописки по месту фактического проживания загранпаспорт могут делать до четырех месяцев.

Визы. В старом паспорте у меня стояла шенгенская виза, которая действовала еще полтора года. Я обратилась в визовый центр с вопросом, могут ли ее переставить в новый паспорт. Мне сообщили, что это невозможно, — нужно получать новую.

Письмо, которое мне прислал визовый центр в ответ на вопрос, можно ли переставить визу из старого заграна в новый

Мою пятилетнюю шенгенскую визу аннулировали, когда я подала в консульство документы о том, что теперь у меня другое имя

Новая виза обошлась в 5385 рублей. Радует, что она снова пятилетняя

По американской визе можно въехать в страну, предъявив старый паспорт с визой и новый паспорт, а также оригинал документа о смене имени с нотариально заверенным переводом на английский язык.

Эту информацию я нашла на официальном сайте визовой службы посольства США, однако не проверяла: американскую визу я получила уже после смены документов.

Какие документы менять при смене фамилии: в каких случаях, куда обращаться

Вместе с фамилией неизбежно придется заменить 8–10 основных документов. В противном случае можно получить множество штрафов, лишиться возможности выезда за рубеж и столкнуться с бюрократическими проблемами.

Оформить новые бумаги можно в профильных ведомствах и компаниях, а также зачастую через МФЦ или сайт Госуслуг. В ряде случаев потребуется оплатить пошлину или услугу перевыпуска.

• Хотите разобраться, но нет времени читать статью? Юристы помогут
• Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажете
• С этим вопросом могут помочь 140 юристов на RTIGER.com

Решить вопрос >

В каких случаях может измениться фамилия?

Любой гражданин России может сменить имя, фамилию и отчество по достижении 14 лет. Такое право дает статья 58 Федерального закона № 143. Чаще всего причин здесь две — замужество и развод. Также сотрудники органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) могут пойти навстречу и разрешить смену фамилии, если она:

• неблагозвучна или записана с ошибкой;
• трудно произносится или записывается на слух;
• не совпадает с фамилией других членов семьи;
• не соответствует религиозным и другим убеждениям носителя.

С согласия обоих родителей (за некоторыми исключениями) можно сменить и фамилию ребенка в возрасте до 14 лет.

Какие документы нужно менять при смене фамилии?

В эту категорию попадают почти все основные документы, которыми человек пользуется в гражданской жизни. Для каждого из них определен собственный порядок замены.

Паспорт

Заменяется в первую очередь. Сделать это можно в территориальном органе внутренних дел, а при возможности — в многофункциональном центре или через сайт Госуслуг. Пункт 15 Положения о паспорте отводит на это не более 30 дней, иначе вам грозит штраф. Размер пошлины составляет 300 рублей. Оплатить ее можно в Сбербанке или через интернет.

После замены паспорта гражданина Российской федерации вам потребуется как можно быстрее заменить остальные документы. Многие из них будут недействительны даже при предъявлении свидетельства о регистрации перемены имени.

СНИЛС

Страховой номер индивидуального лицевого счета (зеленая ламинированная карточка) не имеет установленного срока замены. Однако если этого не сделать, возможны проблемы с начислением пенсионных взносов. Да и воспользоваться им как документом, например, в банке вы не сможете. Сама замена проходит в отделении Пенсионного фонда и бесплатна.

Также заменить документ можно через:

• вашего работодателя;
• МФЦ;
• ЗАГС (не во всех случаях).

Дополнительно на этом этапе стоит попросить работодателя сделать отметку о смене фамилии в вашей трудовой книжке.

Заграничный паспорт

Его нужно будет поменять, чтобы попасть за пределы страны. Оформляется в федеральной миграционной службе МВД, в МФЦ или через все те же Госуслуги. Пошлина за документ старого образца составляет 2000 рублей, нового — 5000.

Действующие визы также потребуется обновить в консульствах или визовых центрах, если они есть в вашем регионе.

Полис ОМС

Без действительного полиса обязательного медицинского страхования вам могут просто отказать в лечении. Часть 2 статьи 16 Федерального закона № 326 отводит на его замену месяц. Чтобы сделать это, нужно найти офис своей страховой компании на сайте ОМС и обратиться туда. Также контакты страховщика могут быть указаны в самом полисе. Замена бесплатна.

Банковские карты

Все карты придется перевыпустить на новое имя, а в базу необходимо будет внести ваши новые паспортные данные. Стоимость услуг определяет конкретный банк.

Если карта зарплатная — перевыпустить ее должен ваш работодатель.

ИНН

Сам идентификационный номер налогоплательщика не изменяется, вам просто выдадут новое свидетельство с новой фамилией. Процедуру регулирует приказ Министерства финансов № 114н от 05.11.2009. Получить документ можно в МФЦ или вашем территориальном подразделении налоговой службы.

Справка об инвалидности

Восстановление «погибших» документов. Проблемы практики

В первой части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы рассказали, как восстановить утерянные свидетельства о постановке на учет в фондах, как получить копию устава и дубликат свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ и др.

Не секрет, что в деятельности организации достаточно часто возникает ситуация, когда тот или иной документ оказывается испорчен или утрачен.

Причины этого могут быть самыми различными – от безалаберности исполнителей до протечек труб и стихийных бедствий. Последствия могут оказаться очень серьезными.

Мы постараемся дать несколько советов, как коммерческой организации с наименьшими потерями выйти из данной ситуации.

В любой организации существует множество видов документов. Будучи юристом, условно разделю их на три больших блока. При этом отмечу, что Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, разработанный Росархивом1, содержит 12 разделов, но подобное деление также достаточно условно и разработано прежде всего с учетом потребностей архивных учреждений.

В первый из трех блоков входят так называемые «документы по общей или производственной деятельности»; к ним прежде всего относятся учредительные документы, локальные нормативные акты организации, протоколы, решения и приказы органов управления и т.п.

Во второй входит документация, связанная с трудовыми правоотношениями в организации. К нему относятся личные карточки работников, трудовые договоры, приказы по личному составу, должностные инструкции и т.п.

Третий по счету, но не по значимости блок – это бухгалтерская документация. К ней относятся первичные бухгалтерские документы, данные регистров бухгалтерского учета, бухгалтерская и налоговая отчетность и т.п.

Стоит отметить, что подобное деление очень условно и отдельные документы могут одновременно являться первичными бухгалтерскими, регулировать трудовые отношения и производственную деятельность организации. Рассмотрим последствия утраты и способы восстановления документов из каждого блока в отдельности. В этом номере журнала разберемся с документами по «общей деятельности».

Документы по «общей деятельности»

Легального определения «документация по общей деятельности» в действующем законодательстве нет. По сути, все, что не является первичной бухгалтерской документацией и документацией, связанной с трудовыми отношениями, можно отнести именно к ним.

Из большого блока данных документов выделяются прежде всего учредительные документы организации. Действующее законодательство понимает данный термин достаточно узко:

Фрагмент документа

П. 1 ст. 52 Гражданского кодекса РФ

«Учредительные документы юридического лица»

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида.

В деловой повседневной практике этот термин обычно толкуется более широко.

К «учредительным документам» часто причисляют решения (протоколы) о создании организации, об утверждении устава или учредительного договора, свидетельства о внесении записей в Единый государственный реестр юридических лиц (свидетельства налоговой), а также извещения (свидетельства) о постановке на учет в фондах (ПФР, ФСС, ФОМС), договор с ФОМС. То есть тот набор документов, без которых функционирование организации невозможно. Действительно, не имея на руках протоколов, устава и свидетельств налоговой, невозможно ни открыть расчетный счет в банке, ни заключить договор с внимательным и серьезным контрагентом. На фоне обострения борьбы налоговых органов с фирмами-«однодневками» просьба к партнеру предоставить копии свидетельств налоговой и устава практически стала правилом делового оборота. А отсутствие свидетельств о постановке на учет в фондах серьезно затрудняет сдачу отчетности организации и может привести к ощутимым штрафам.

Поэтому утрата данных документов может существенно осложнить повседневную работу организации. Вместе с тем процесс восстановления данных документов достаточно прост и полностью отработан.

Проще всего получить дубликаты свидетельств о постановке на учет в фондах. Они выдаются по письменному запросу организации любому ее сотруднику при предъявлении доверенности (см. Примеры 1 и 2).

Ниже мы продемонстрируем несколько запросов на изготовление разных документов из разных госорганов, к каждому из них нужно будет составлять аналогичную доверенность на право получения конкретным человеком готового документа для вашей организации.

Хотя при массовом восстановлении документов можно одной доверенностью поручить представителю (или сразу нескольким доверенным лицам) представлять интересы организации и получать документы в нескольких госорганах (именно такую доверенность мы демонстрируем в Примере 2).

Представитель не обязательно должен быть должностным лицом вашей организации (если это так, то перед именем человека пишется «гражданин» или «гражданка», возможно использование сокращения «гр.

», например, «гр. Ивановой Ольге Михайловне»).

Если же представитель организации является ее должностным лицом, то данная должность в доверенности может быть указана, но может и отсутствовать, здесь нет жестких требований.

Указание паспортных данных генерального директора не является обязательным реквизитом доверенности, однако в ряде регионов это требуется при представлении интересов организации в налоговой инспекции. Так, данное требование неоднократно озвучивалось автору в ИФНС № 46 г. Москвы.

Немного сложнее обстоят дела с получением копий устава и дубликатов свидетельств о внесении записей в единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ).

Необходимо заметить, что в настоящее время восторжествовала точка зрения, что оригинал устава организации существует только один и этот оригинал хранится в регистрирующих органах. Мы не будем здесь останавливаться на правовой оценке данного утверждения.

Просто констатируем факт, что налоговая инспекция2 при первичной регистрации юридического лица выдает на руки заявителю документ, на котором стоит штамп «копия» либо «копия верна», а на обороте указано «оригинал документа хранится в регистрирующем (налоговом) органе».

Таким образом, внешние контрагенты в принципе не узнают, выдаете вы им копию с документа полученного при регистрации юридического лица или изменений в устав или же с документа, полученного в инспекции федеральной налоговой службы (ИФНС) взамен утраченного.

Копия устава выдается в ИФНС по месту постановки организации на налоговый учет по запросу, сделанному в свободной форме (см. Пример 3). В ряде налоговых у заявителя могут попросить самостоятельно подготовить копию данного документа.

Это требование не является обязательным и связано, как правило, с плохим техническим оснащением конкретной инспекции, а поскольку ситуация в этом отношении в последние годы значительно улучшилась, слышать его приходится все реже и обычно в отдаленных регионах.

Предоставление копии устава – это платная услуга. Размер платы за предоставление копии документа, содержащегося в ЕГРЮЛ, составляет 200 рублей за каждый такой документ. Размер платы за срочное предоставление информации составляет 400 рублей за каждый документ3.

Оплата может быть произведена через расчетный счет организации, при этом в налоговую необходимо предъявить платежное поручение с отметкой банка (синяя печать) о ее исполнении, или через банк от имени руководителя организации. Стоит отметить, что если платеж осуществляется от имени руководителя (физлица), то с этих сумм необходимо будет уплатить комиссию.

Реквизиты для оплаты государственной пошлины можно найти на официальном сайте налоговых органов www.nalog.ru.

Сложнее обстоит дело с получением копий свидетельств о внесении записей в ЕГРЮЛ. Это связано прежде всего с активными действиями налоговых органов, направленными на борьбу с фирмами-«однодневками» и рейдерами.

Во-первых, налоговые органы требуют, чтобы в заявлении был указан номер записи в ЕГРЮЛ, которая подтверждалась бы данным свидетельством (см. Пример 4). На первый взгляд, это может представлять проблему, поскольку именно данное свидетельство и утрачено, но эта проблема очень легко решается.

Достаточно получить выписку из ЕГРЮЛ (соответствующий запрос показан в Примере 5). В данной выписке содержится информация о всех регистрационных действиях, которые совершались в отношении организации начиная с момента ее внесения в реестр.

Самой организации выписка выдается бесплатно в течение 5 рабочих дней или на следующий день после обращения за запросом (в этом случае необходимо заплатить те же 400 рублей).

Выписку можно получить как в районной ИФНС по месту постановки на налоговый учет, так и в объединенных налоговых, осуществляющих регистрационные действия (в Москве это ИФНС № 46, в Санкт-Петербурге – ИФНС №15).

Еще одной серьезной проблемой при получении дубликатов регистрационных свидетельств может стать то, что заявления на восстановление утраченных свидетельств принимаются только лично от руководителя организации, поименованного в ЕГРЮЛ (именно такая практика сложилась в г. Москве). Выдача же может осуществляться и иному лицу по доверенности.

Необходимо понимать, что при выдаче нового свидетельства предыдущее теряет свою силу. В ЕГРЮЛ при этом делается запись: «Выданное свидетельство утрачено юрлицом» или «Выданное свидетельство о регистрации утрачено юридическим лицом». А значит, даже если утерянное свидетельство будет найдено, его значимость для организации уже равна нулю.

Как ни странно, но восстановить документы по общей деятельности, которые были только в распоряжении организации, зачастую бывает намного сложнее.

Например, в реальности практически невозможно восстановить ранее изданные приказы, особенно если они оказываются утраченными вместе с книгами регистрации; очень сложно восстанавливать утраченные локальные нормативные акты. Особенно это актуально для небольших организаций. В крупных фирмах всегда есть вероятность, что отдельные документы будут обнаружены у конкретных исполнителей.

Но и здесь могут возникнуть серьезные трудности, особенно если утраченными оказываются оригиналы документов, обязательных к ознакомлению. Работники достаточно часто отказываются подписывать восстановленные документы.

Причем если они восстановлены «задним» числом, то главный аргумент – «почему я должен отвечать за то, что было «до», а если документ восстановлен текущим числом – «я не помню, что было в первом документе и не могу этот сравнить с предыдущим». В результате восстановление документов может вообще утратить смысл.

Ведь их главное назначение – фиксация информации и распределение зон ответственности – может оказаться недостижимым.

В следующем номере мы рассмотрим общий алгоритм действий руководства организации при утрате документов, а также более детально остановимся на последствиях утраты кадровых документов и первичной бухгалтерской документации, на способах их восстановления.