Прочее

Учет ГСМ — Ответ Бухгалтера

Опубликовано 08.04.2020 11:55 Administrator Просмотров: 75095

Сегодня большинство компаний для функционирования и ведения своей деятельности используют автомобили. А раз есть автомобиль, значит, встает вопрос об учете затрат на его обслуживание: покупка и списание топлива, расходных материалов, страховки и т.д.

Многие организации выбирают для себя топливные карты не только из-за удобства использования, но и правомерного принятия к вычету НДС. Однако здесь есть нюанс: служебные автомобили заправляются ежедневно, а в бухгалтерию закрывающие документы поступают от АЗС только в начале следующего месяца.

Как бухгалтеру организовать учет по топливным картам обсудим сегодня в нашей статье. 

Прежде всего стоит отметить, что, начиная с релиза 3.0.74, в программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0 предусмотрен новый функционал «Учет по путевым листам». В связи с этим программа претерпела некоторые изменения. 

Так, вместо ранее применяемого счета 10.03 для учета топлива теперь используются счета 10.03.1 «Топливо на складе» и 10.03.2 «Топливо в баке». Ранее используемый счет 10.03 стал группой и в проводках теперь не используется. При использовании функционала «Путевые листы» учет ведется на счете 10.03.2 в разрезе транспортных средств.

Также отметим, что несмотря на добавленный функционал учета ГСМ по путевым листам, в программе сохранилась возможность вести учет как и ранее – в разрезе партий и складов. И для этого теперь предусмотрен счет 10.03.1.

При обновлении программы на указанный релиз все остатки по счету 10.03 автоматически перенесутся на счет 10.03.1. Если вы будете вести учет как и ранее, то единственное, что поменяется – это счет: вместо 10.03 вы теперь будете использовать 10.03.1.

Если же вы решите использовать новый функционал и вести учет в разрезе транспортных средств (а это, сразу скажем, удобнее, хоть и более трудоемко), то вам необходимо переместить остатки на счет 10.03.2.

Также, начиная с релиза 3.0.74, добавился новый субсчет к счету 76 — 76.15 «Приобретение по топливным картам».

Теперь, когда мы рассказали о новом функционале, давайте остановимся подробнее на учете ГСМ по топливным картам в программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0.

Чтобы компании вести учет ГСМ по топливным картам сначала ее нужно купить. Для этого ответственное лицо компании (в маленьких компаниях эта функция может быть возложена на бухгалтера) подает на АЗС заявку.

На основании этой заявки головной центр (так называемый процессинговый центр АЗС – пункт сбора сведений обо всех карточных терминалах АЗС) подготавливает договор на поставку ГСМ с приложением к нему перечня всех АЗС, входящих в зону обслуживания по карте, и выпускает для вашей организации топливные карты (их количество зависит от количества ваших автомобилей).

Здесь важный момент – в договоре должно быть прописано, как будет передана вам топливная карта – за плату или, в случае ее возвращения при расторжении договора, бесплатно.

  • Топливные карты бывают двух видов: лимитированные и нелимитированные.
  • Лимитированные карты предполагают, что при пополнении счета карты на нее вносится определенное количество топлива и устанавливается предел его расходования в течение определенного количества времени, например, месяца.
  • Нелимитированные карты предполагают, что на карту при пополнении счета вносится соответствующее на дату пополнения количество топлива, которое затем выбирается в пределах объема, имеющегося на карте.
  • При передаче топливных карт вашей организации вам оформят накладную по форме ТОРГ-12, которая послужит основанием для оприходования карт.

Обычно изготовление топливных карт предварительно оплачивается. Делается это в программе документом «Списание с расчетного счета» в разделе «Банк и касса».

Учет ГСМ - Ответ Бухгалтера Учет ГСМ - Ответ Бухгалтера

Для отражения поступления топливных карт на счет 10.09 зайдем в раздел «Покупки» и создадим документ «Поступление (акты, накладные)».

Учет ГСМ - Ответ Бухгалтера

После проведения документа программа сформирует следующие проводки:

Учет ГСМ - Ответ Бухгалтера

Итак, топливная карта поступила в организацию и теперь ее необходимо выдать сотруднику. Сделаем это документом «Передача материалов в эксплуатацию» в разделе «Склад».

Учет ГСМ - Ответ Бухгалтера Учет ГСМ - Ответ Бухгалтера

Сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету МЦ.04 можно увидеть, за кем из сотрудников закреплены топливные карты:

Учет ГСМ - Ответ Бухгалтера

Теперь перейдем к рассмотрению вариантов учета ГСМ и начнем со старого метода.

Для упрощения по умолчанию мы будем использовать основной склад. Если в компании несколько машин, то целесообразно наименования автомобилей завести в виде складов. Тогда после оприходования топлива по документам АЗС на основной склад необходимо оформить перемещение топлива с основного склада на склад-автомобиль (документом «Перемещение товаров»).

Организация по мере необходимости пополняет счет карты, перечисляя на расчетный счет поставщика денежные средства:

Учет ГСМ - Ответ Бухгалтера Учет ГСМ - Ответ Бухгалтера

АЗС пополняет карту определенным количеством топлива, и в течение месяца водитель заправляет по карте свой автомобиль. При каждой заправке ему выдается чек, в котором отражено количество заправленных литров и стоимость. Информацию о количестве заправленного топлива он отражает в путевом листе и прикладывает к нему полученный чек.

В конце месяца все путевые листы сдаются в бухгалтерию. Они являются первичным документом, на основании которого бухгалтер списывает затраты на топливо в расходы. К путевым листам обычно прикладывают обобщенный отчет (реестр). Он может выглядеть, к примеру, так:

Учет ГСМ - Ответ Бухгалтера

Также в конце месяца (или в начале следующего) поставщик топлива (процессинговый центр) выдаст Вам закрывающие документы (УПД или ТОРГ-12 и счет-фактуру), а также отчет об операциях по карте. Как правило, отчеты об операциях по топливной карте предоставляются в электронном виде, это удобнее и оперативнее. Отчет имеет примерно такой вид:

Из отчета бухгалтер увидит, сколько фактически литров топлива было куплено за месяц по карте. Эти данные она сверит с реестром сотрудника, где имеется обобщенная информация из путевых листов и чеков АЗС (колонка в реестре «Приобретено ГСМ, л» должна совпадать с итоговыми данными отчета с АЗС).

На основании товарной накладной и отчета АЗС бухгалтер оприходует топливо документом «Поступление (акты, накладные) на счет 10.03.1 «Топливо на складе»:

Списание израсходованного за месяц топлива бухгалтер проведет на основании путевых листов и прилагаемому к ним реестру. Обратите внимание, расчет топлива к списанию производится по нормам, установленным на предприятии (утверждаются приказом руководителя). Списание топлива оформляется документом «Требование-накладная», который находится в разделе «Склад»:

    Счет затрат при списании топлива будет зависеть от вида деятельности: в торговле это будет счет 44.01, в производстве – счет 20, если топливо списывается на служебную машину аппарата управления (как в нашем примере) – то счет 26.

    После того как израсходованное топливо будет списано, можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.03.1. Сальдо на конец месяца отражает количество топлива на остатке, оно должно совпадать с остатком, отраженным в последнем путевом листе за месяц:

    • Теперь рассмотрим операции учета ГСМ по топливным картам в рамках нового функционала «Учет по путевым листам». Чтобы вести учет с использованием путевых листов необходимо установить соответствующую галочку в настройках функциональности:
    • Прежде чем начать вести учет по путевым листам, необходимо ввести информацию о транспортных средствах организации и водительских удостоверениях сотрудников.
    • Данные о водительских удостоверениях вводятся через справочник «Физические лица».
    • Теперь заполним справочник «Транспортные средства».

    Важно! При приобретении новых транспортных средств достаточно внести всю необходимую информацию при их регистрации, тогда данные в справочнике «Транспортные средства» обновятся автоматически.

    1. Итак, мы заполнили все необходимые справочники.
    2. Теперь перейдем непосредственно к учету операций.
    3. Пополнение счета транспортной карты отразим так же, как и в предыдущем способе, через документ «Списание с расчетного счета»:
    4. Затем сотрудник в течение месяца заправляет свой автомобиль.

    В программе для отражения поступления и расходования ГСМ предусмотрен документ «Путевой лист». Он находится в разделе «Покупки».

    • Данный документ имеет две вкладки: «Топливо» и «Маршрут».

    Вкладка «Топливо» содержит информацию о полученном топливе – приобретенном по топливной карте или за наличный расчет. Здесь есть два важных момента.

    Читайте также:  Как вести КУДиР для ИП на патенте - Ответ Бухгалтера

    Первое, вкладка «Топливо» содержит только количественную информацию о приобретенном топливе.

    И второе, данным документом нельзя отразить только факт поступления ГСМ, без заполнения вкладки «Маршрут» провести документ не удастся. Заполним вкладку «Маршрут» и проведем документ.

    Как мы видим, данный документ формирует 2 проводки: поступления ГСМ и его списания. В обоих случаях используется счет 10.03.2 – несмотря на то, что в документе этот счет нигде не выбирается, использование функционала учета по путевым листам уже автоматически предполагает учет с использованием этого счета.

    Также мы видим, что в проводках появляется новый, ранее не используемый счет 76.15.

    Этот счет введен в функционал «Путевые листы» для того, чтобы при разнесении поступления ГСМ через документы «Путевой лист» и «Поступление товаров» (при поступлении документов с АЗС) не задваивался счет 60.

    Также обратите внимание на то, что обе проводки сформированы только в количественном выражении. Суммовой учет по данным счетам формируется при закрытии месяца.

    1. Для наглядности примера заполним еще один документ «Путевой лист» другой датой:
    2. В конце месяца (или начале следующего) при поступлении закрывающих документов от поставщика в программе оформляется документ «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Топливо» в разделе «Покупки».

    Обратите внимание, этим документом формируется проводка на счет 10.03.2 только в суммовом выражении, т.к. количественный учет по счету 10.03.2 отражается документом «Путевой лист» — выше мы это увидели.

    Также по дебету счета 76.15 отражено количество поступившего топлива.

    Оборотно-сальдовая ведомость по счету 76.15 при правильном заполнении путевых листов на конец месяца будет иметь нулевое сальдо – разницы между количеством топлива по путевым листам и количеством, отраженном по документам поставщика, быть не должно:

    Также сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.03 в разрезе субсчетов, мы увидим, что на счете 10.03.1 «завис» остаток топлива с февраля, когда учет велся старым способом, и имеется движение по счету 10.03.

    2 за март, когда учет велся с применением нового функционала программы. Но этот остаток пока некорректен, т.к.

    поступление топлива по дебету отражено и в количественном и в суммовом выражении, а вот списание – пока только в количественном:

    • После проведения закрытия месяца формируются проводки по сумме:
    • Теперь оборотно-сальдовая ведомость сформирует корректные остатки:

    Учет ГСМ в 1С 8.3: пошаговая инструкция

    Учреждения и организации, имеющие транспортные средства, вынуждены ежедневно покупать бензин, дизельное топливо и другие горюче-смазочные материалы. Наиболее распространенные способы приобретения ГСМ – за наличные или с оформлением авансового отчета, а также по топливным картам.

    Рассмотрим, как эти способы учета ГСМ реализованы в «1С:Бухгалтерии 8.3».

    Учет по картам

    Система оплаты пластиковой топливной картой является наиболее удобной и выгодной формой расчетов за топливо.

    Организация заключает договор с поставщиком ГСМ на приобретение бензина с применением топливной карты, на которой хранится информация об установленных лимитах на количество и ассортимент нефтепродуктов и сопутствующих услуг, а также об объеме денежных средств, в пределах которого можно получить нефтепродукты и сопутствующие услуги.

    Оприходование стоимости топливной карты (если она есть, так как в большинстве случаев карту используют бесплатно при условии ее возвращения) можно оформить как поступление услуги через меню «Покупки» — «Поступление (акты, накладные)» — создать поступление «Услуги (акт)»).

    Учет ГСМ - Ответ БухгалтераРис.1 Создание документа «Услуги» Учет ГСМ - Ответ БухгалтераРис.2 Заполнение документа услуги – изготовление топливной карты

    При этом саму топливную карту учитывают как бланк строгой отчетности на забалансовом счете 006 и отражают в учете с помощью ручной операции – меню «Операции» — «Операции, введенные вручную».

    Учет ГСМ - Ответ БухгалтераРис.3 Операция, введена вручную – отражение топливной карты

    Обратите внимание, в случае изготовления топливной карты бесплатно, карта также отображаются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по условной цене – 1 карта = 1 рубль.

    Поставщик топлива по окончании месяца предоставляет документы, отражающие количество литров, фактически приобретенных, что являться основанием для учета на счете 10.03.1 «Топливо» и оформляется через «Поступление товаров (накладная)», в меню «Покупки» — «Поступление (акты, накладные».

    Учет ГСМ - Ответ БухгалтераРис.4 Меню программы 1С:Бухгалтерия «Покупки»

    Создаем новый документ «Поступление товаров (накладная), заполняем организацию, поставщика, договор, склад и добавляем строки в табличную часть «Товары», используя кнопку «Добавить» или «Подбор». При создании номенклатуры обязательно указать тип номенклатуры – ГСМ.

    Учет ГСМ - Ответ БухгалтераРис.5 Номенклатурная карточка ГСМ Учет ГСМ - Ответ БухгалтераРис.6 Оформление поступления ГСМ

    Таким образом, мы оприходовали ГСМ от поставщика. Сформировалась проводка – Дт. 10.3 — Кт. 60.

    Учет ГСМ - Ответ БухгалтераРис.7 Движение документа «Поступление товаров (накладная)»

    Поступление ГСМ по авансовому отчету

    Чтобы отразить самостоятельную покупку водителем бензина за наличность, выданную ему, оформляем авансовый отчет. При этом сначала необходимо оформить выдачу денежных средств подотчетному сотруднику. Выдача денег из кассы фиксируется документом «Выдача наличных» с видом операции «Выдача подотчетному лицу».

    Учет ГСМ - Ответ БухгалтераРис.8 Заполнение документа Выдача наличных

    Теперь создадим сам «Авансовый отчет» через «Банк и касса» — «Авансовые отчеты».

    Учет ГСМ - Ответ БухгалтераРис.9 Кассовые документы Учет ГСМ - Ответ БухгалтераРис.10 Авансовый отчет

    С помощью кнопки «Создать» создаем новый документ, в котором заполняем первую закладку «Авансы»: фиксируем документ выдачи аванса (у нас «Выдача наличных»), а внизу – прикрепленных к отчету документов. Далее переходим к заполнению табличной части, в которой подбираем приобретенную номенклатуру (Бензин Аи-95), указав количество и цену.

    Таким образом, мы оприходовали ГСМ через авансовый отчет. Его проводки – Дт. 10.3 — Кт. 71.01. Нажав кнопку «Печать» получаем печатную форму документа.

    Рис.11 Печатная форма авансового отчета

    Списание ГСМ в 1С 8.3

    Учет списания ГСМ в 1С производится согласно путевым листам. Эту информацию сверяют с отчетами, предоставленными самим подотчетным сотрудником и обобщающими данные путевых листов и чеков АЗС.

    Списание бензина и других ГСМ оформляется одинаково документом «Требование-накладная», который находится в разделе «Склад».

    Рис.12 Фрагмент пункта меню «Склад»

    В документе с помощью кнопки «Подбор» или «Добавить» указывается название ГСМ, объем и счет, на который будем его списывать. Последний, в свою очередь зависит от вида деятельности компании: например, если предприятие торговое, то счет списания – 44.

    01, производство (на основное производство) – 20, а общехозяйственные нужды – счет 26. Установка галочки «Счета затрат на закладке «Материалы», даст возможность указывать счета в одной строке с номенклатурой.

    Иначе они будут заполняться на отдельной закладке.

    Рис.13 Заполнение «Требования-накладной» на списание ГСМ

    При проведении требования-накладной стоимость бензина, списываемого на затраты, учитывается по средней стоимости.

    Рис.14 Движение документа

    Этот же документ также можно сформировать на основании авансового отчета. Для этого, открыв сам отчет или весь журнал «Авансовые отчеты», нажать кнопку «Создать на основании» и выбрать искомый документ.

    Рис.15 Создание «Требования-накладной» из «Авансового отчета»

    Если у вас остались вопросы по списанию ГМС, обратитесь к нашим специалистам за консультацией по программе 1С 8.3, мы с радостью вам поможем.

    Настройка субконто счета 10.03.1 «Топливо»

    В нашем примере используется один склад для оприходования топлива. Если у вас несколько транспортных средств, то можно создать свой склад на каждый автомобиль и учитывать остатки и обороты по каждой единице транспорта.

    Для того чтобы учет на счете 10.03.1 велся в разрезе складов, посмотрим настройку счета в плане счетов. Откроем счет 10.03.1 – «Топливо».

    Здесь состав видов субконто определяется настройкой плана счетов «Учет запасов».

    Установив галочку «Учет запасов ведется по местам хранения», мы получаем дополнительное субконто в виде складов, учет на которых может вестись как в количественном, так и количественно-суммовом выражении.

    Рис.16 Настройка субконто «Места хранения» счета 10.03.1 «Топливо» Рис.17 Окно настройки плана счетов – счет 10.03.1 «Топливо»

    Для примера перепроведем наши созданные документы, изменив «Основной склад» на склад «Автомобиль». После этих изменений в проводках отобразился «Склад», и при формировании оборотно-сальдовой ведомости появилась возможность добавить субконто «Склады».

    Рис.18 Настройка оборотно-сальдовой ведомости по счету 10.03.1 «Топливо»

    Читайте также:  Изменения в налоговом и бухгалтерском законодательстве в 2023 году - Ответ Бухгалтера

    Как видим, в ОСВ выделился условный склад «Автомобиль».

    Рис.19 ОСВ по счету 10.03.1 «Топливо» с детализацией по местам хранения

    Ранее приобретаемое топливо отражено в ОСВ без указания склада – «…». Если у вас регулярно возникают вопросы по работе с программой, обратитесь к нашим специалистам. Мы с радостью проконсультируем вас, а также подберем для вас оптимальную стоимость часа доработки 1С или тариф на сопровождение, ориентируясь на ваши индивидуальные задачи.

    Учет ГСМ в бюджетных учреждениях

    Бюджетники закупают горюче-смазочные материалы на государственные или собственные деньги. В зависимости от этого и ведется учет ГСМ в бюджетной организации. Но нужно соблюдать инструкции Минфина.

    Учет ГСМ - Ответ Бухгалтера

    В Приказе Минфина № 157н от 01.12.2010 разъясняется, как принять и как правильно списать масло моторное в бюджетном учреждении: все правила учета горюче-смазочных материалов закреплены в инструкции № 157н.

    ГСМ относятся к материальным запасам. Фактической стоимостью материальных запасов, которые приобрели за оплату, признают суммы, уплачиваемые по договору или контракту поставщику (п. 102 инструкции № 157н).

    Материальные запасы учитываются на аналитических счетах счета 10500. Для матзапасов предусмотрены различные аналитические коды группы синтетического счета. ГСМ соответствует код 3: учет горюче-смазочных материалов в бюджетных учреждениях ведется по счету 105 03. Аналитику ведут по группам и видам ГСМ, их наименованиям, сортам, возрастным группам и количеству.

    Горюче-смазочные материалы учитывают в разрезе ответственных лиц, местонахождений объектов, адресов и мест хранения, и при необходимости — правовых оснований поступления с учетом отраслевых особенностей.

    Руководители организации назначают ответственных лиц, которые ведут учет запасов в книге или карточке учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству.

    Обычно ответственными назначают бухгалтеров, водителей, кладовщиков, механиков и других сотрудников, которые непосредственно работают с ГСМ.

    https://www.youtube.com/watch?v=z7YfxK0G0JQ\u0026pp=ygUx0KPRh9C10YIg0JPQodCcIC0g0J7RgtCy0LXRgiDQkdGD0YXQs9Cw0LvRgtC10YDQsA%3D%3D

    В инструкции № 157н указано, что относится к горюче-смазочным материалам в бюджете, — это все виды топлива, горючего и смазочных материалов. Бензин, керосин, мазут, автол, торф, уголь, дрова — все это ГСМ. Такие материалы обеспечивают функционирование топливных систем.

    ГСМ полностью вырабатываются, их надо постоянно списывать. Учет горючего ведут по первичным документам:

    • товарно-транспортным накладным;
    • путевым листам;
    • актам списания, ведомостям.

    Для ГСМ ведется раздельный учет — по направлениям расходования материалов. Отдельно учитывают топливо для транспорта, горючее для производства, смазку для отопления. Порядок учета обязательно закрепляют в учетной политике.

    Как закупать горючее в бюджете

    При необходимости бюджетники закупают ГСМ за наличный расчет, оформляя все необходимые. Но по правилам, закупки за счет бюджетных средств надо проводить в рамках Федеральной контрактной системы, то есть по 44-ФЗ.

    Пошаговая инструкция, как закупить ГСМ по 44-ФЗ.

    Шаг 1. Опишите объект закупки. Определите цель заказа, установите количественные, качественные и функциональные характеристики товара.

    Учет ГСМ - Ответ Бухгалтера

    Шаг 2. Рассчитайте начальную (максимальную) цену контракта. НМЦК на ГСМ определяется методом сопоставимых рыночных цен — путем анализа рынка (ч. 6 ст. 22 44-ФЗ).

    Шаг 3. Определитесь со способом закупки. Нефтепродукты (ОКПД2 19.2) и химические вещества (ОКПД2 20) есть в аукционном перечне. Если нет оснований для закупки у единственного поставщика или применения электронного запроса котировок, проводите электронный аукцион (ч. 6 ст. 24 44-ФЗ, РП РФ № 471-р от 21.03.2016). Открытый конкурс для ГСМ проводить нельзя.

    Электронный запрос котировок проводят, если:

    • НМЦК не больше 3 млн рублей, и заказчик не израсходовал годовой объем закупок для котировок (п. 1 ч. 10 ст. 24 44-ФЗ);
    • заказчик расторгнул заключенный контракт на поставку горюче-смазочных материалов в одностороннем порядке. В этом случае необходимо закупить ГСМ в объеме, который недополучили по расторгнутому контракту (пп. «б» п. 2 ч. 10 ст. 24, ч. 18 ст. 95 44-ФЗ).

    Закупите топливо у единственного поставщика, если стоимость контракта не превышает 600 000 рублей или 3 млн рублей для электронных площадок (п. 4 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ).

    Бюджетники закупают горюче-смазочные материалы и по 223-ФЗ, но только за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности. Чтобы работать по 223-ФЗ, надо разместить положение о закупке в ЕИС и прописать порядок проведения каждой закупочной процедуры.

    Иногда бюджетному учреждению ГСМ передают безвозмездно — физические и юридические лица. Ни законом, ни учетными инструкциями это не запрещено.

    Некоторые организации приобретают не горюче-смазочные материалы, а топливные карты или талоны, по которым получают топливо. Топливная карта — это особая форма оплаты ГСМ. Их выпускают в форме пластиковой карточки с магнитной полосой или встроенной микросхемой. Выдают:

    • лимитированные — карты с оплаченным количеством топлива, которое заправляют в течение определенного периода;
    • нелимитированные — карты, по которым получают топливо без временных ограничений.

    В бухучете учитывают только форму расчета: денежные или литровые. Операции с топливными картами проводят по счету 020105000 «Денежные документы». Оплаченные талоны тоже учитывают по этому счету. И карты, и талоны хранятся в кассе учреждения и передаются материально-ответственному сотруднику, который занимается обеспечением автомобилей топливом.

    В аналитическом учете по топливным картам бензин приходуется и списывается в том количестве, которое указано в сопроводительных документах с заправки. Стоимость горючего определяют по виду карты: в литровых ведут учет по цене приобретения, в рублевых — по цене на дату заправки.

    Какие КОСГУ и КВР применяются для учета ГСМ

    Топливо и бензин в КОСГУ учитывают по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» и детализируют по статье 343 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов» (Приказ Минфина № 209н от 29.11.2017).

    Матзапасы относят на подстатьи КОСГУ по целевому назначению материалов. На подстатье 343 регистрируют операции по поступлению ГСМ и расходы по оплате государственных контрактов и договор на покупку топлива.

    То есть и бензин, и керосин, и масло моторное в КОСГУ в 2023 году проводят по одной подстатье 343.

    Здесь учитываются все виды топлива, горючих и смазочных материалов, присадок и других материалов, которые используют для топливных систем.

    Для регистрации операции в учете КОСГУ увязывают с КВР — кодом вида расходов. Соответствие видов расходов и статей классификации операций сектора государственного управления Минфин приводит в специальной таблице. Увязку КВР и КОСГУ обновляют каждый год.

    И в 2023, и в 2024 году для горюче-смазочных материалов в бюджете используют увязки с КВР:

    • 221 «Обеспечение топливом и горюче-смазочными материалами в рамках государственного оборонного заказа»;
    • 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».

    Обычно закупки топлива для государственных и муниципальных нужд бюджетники проводят по КОСГУ 340 (если требуется, то с детализацией до 343 подстатьи) и КВР 244.

    Как установить нормы расхода ГСМ

    Каждая организация определяет порядок списания бензина в период обкатки в бюджетном учете, исходя из норм расхода горюче-смазочных материалов: ГСМ списывают по фактическому расходу, но не выше установленных норм. Нормы расхода легковых и грузовых автомобилей устанавливают в приказе по учреждению. Его издают для контроля сохранности топлива и выявления перерасхода.

    Учет топлива по топливным картам

    • Главная ›
    • Статьи ›
    • Учет топлива по топливным картам

    Развитие сферы безналичных платежей ведет к возникновению новых способов взаимодействия между контрагентами. Все большую популярность набирают заправки автомобилей с использованием единого лицевого счета потребителя. Расскажем о том, как вести бухгалтерский учет ГСМ по топливным картам, в нашей статье.

    Топливные карты для юридических лиц

    Топливная карта (ТК) позволяет держателю приобретать ГСМ без использования наличных средств и банковской карты.

    Покупателем топлива при этом выступает ИП или организация, заключившие договор поставки и пополнившие свой лицевой счет. В большинстве случаев сотрудничество предполагает предоплату: если на лицевом счете не остается средств, топливные карты могут быть заблокированы поставщиком.

    Читайте также:  Акционерное общество АО - Ответ Юриста

    Держателем ТК выступает работник покупателя, который обязан отчитываться за каждую заправку по путевому листу.

    Топливные карты для юридических лиц и ИП позволяют:

    • усилить контроль за использованием водителями топлива;
    • сократить оборот средств, выдаваемых под отчет;
    • большинство поставщиков применяют общую систему налогообложения, поэтому топливные карты дают еще и вычет по входящему НДС.

    Договор поставки ГСМ в таком случае включает условия о цене топлива. Возможные варианты:

    • цена устанавливается на уровне розничной (т.е. цена стелы на АЗС);
    • цена стелы увеличивается на процент за обслуживание карт;
    • цена фиксируется на срок действия договора;
    • от цены стелы дается скидка (например, при покупке более 10 000 л топлива в месяц).

    При любом из вариантов покупатель получает доступ к личному кабинету на сайте поставщика, в котором возможно формирование перечня заправок (так называемых транзакций) и оборотов по каждому держателю.

     Учет бензина (ГСМ)

    Дополнительно личный кабинет для учета топлива по топливным картам дает возможность пользователю:

    • указать вид топлива;
    • установить лимит по ТК: в рублях или литрах, за месяц или в день;
    • проверить остаток лимита или увеличить его при необходимости;
    • заблокировать утерянную карту.

    Расскажем о том, как вести учет топливных карт.

    Учет топливных карт

    ТК могут быть платными или бесплатными. В любом случае пользователь вправе организовать забалансовый учет носителей, например, на счете 012 в разрезе работников — держателей карт.

    Приобретение ТК за плату оформляется аналогично покупке ТМЦ с последующим списанием на счета затрат.

    Топливные карты: учет в бухгалтерии

    Основные проводки по учету самих карт таковы:

    Суть операции Дебет Кредит
    Забалансовый учет для всех карт
    Приняты на забаланс ТК 012 (склад)
    Карта выдана водителю 012 (работник) 012 (склад)
    Водитель сдал карту на склад 012 (склад) 012 (работник)
    Неиспользуемая (поврежденная) ТК списана 012 (склад)
    Учет платных карт (постоплата)
    Получены ТК от поставщика 10 60.1
    Учтен НДС 19 60.1
    Стоимость карты учтена в расходах 20, 23, 25, 26, 44 10
    Оплата за карты 60.1 51
    НДС принят к вычету 68 19

    Путевые листы: правила заполнения 

    Учет ГСМ по топливной карте

    По итогам отчетного периода (обычно – месяца) поставщик топлива направляет покупателю накладную ТОРГ-12, при уплате НДС – счет-фактуру или заменяющий оба документа УПД со статусом 1.

    ТМЦ принимаются к учету в обычном порядке с дальнейшим списанием на счета учета затрат.

    Топливные карты: бухгалтерский учет ГСМ

    Приведем основные корреспонденции счетов по учету топлива, полученного по топливным картам с предоплатой:

    Суть операции Дебет Кредит
    Пополнен лицевой счет покупателем (внесена предоплата) 60.2 51
    Получены ГСМ от поставщика 10 60.1
    Учтен НДС 19 60.1
    Зачет аванса 60.1 60.2
    Стоимость ГСМ учтена в расходах 20, 23, 25, 26, 44 10
    НДС принят к вычету 68 19

    Рассмотрим пример учета ГСМ по ТК.

    Пример. Учет бензина по топливным картам

    АО «Приборный завод» изготавливает инновационную аппаратуру авиационного, морского и сухопутного применения.

    На балансе предприятия числятся автомобили (приведены государственные регистрационные знаки):

    • административного аппарата: Ауди Р362ОО, Мерседес Х302СТ (счет учета 26);
    • ГАЗ О778КК, оснащенный лабораторией по исследованию дальности и точности полета в зависимости от метеоусловий (счет учета 20). Автомобиль заправляют бензином АИ-92, а для работы лаборатории используется дизельное топливо (ДТ);
    • грузовые автомобили ГАЗ Р461КО, Е544РК, осуществляющие доставку продукции АО «Приборный завод» заказчикам (счет учета 23);
    • погрузчик для перемещения малогабаритных грузов по территории завода (счет учета 23).

    Заправка транспортных средств АО «Приборный завод» осуществляется по бесплатным топливным картам по цене стелы на момент операции. В июне 2020 года завод пополнил лицевой счет на сумму 60 000 руб., в т.ч. НДС 20%.

    По итогам июля 2020 года в личном кабинете сформирован отчет по оборотам по ТК и составлена ведомость:

    Учет ГСМ - Ответ Бухгалтера

    Поставщик топлива предоставил заводу УПД (универсальный передаточный документ) со статусом 1: за июль поставлено 1 095 л ГСМ на сумму 50 481,05 руб., в т.ч. НДС 8 413,51 руб.

    УПД принят к учету, топливо впоследствии списано на соответствующие счета затрат согласно отчету по оборотам. В бухгалтерском учете оформлены следующие корреспонденции:

    Суть операции Дебет Кредит Сумма, руб.
    Получены топливные карты 012 (склад)
    Топливные карты выданы в эксплуатацию начальнику автоколонны 012 (начальник автоколонны) 012 (склад)
    Пополнен лицевой счет АО «Приборный завод» 60.2 51 60 000,00
    Получены ГСМ от поставщика в июле 10 60.1 42 067,54
    Учтен НДС 19 60.1 8 413,51
    Зачет аванса 60.1 60.2 50 481,05
    Стоимость ГСМ учтена в расходах:
    • по автомобилю О778КК основного производства:
    • АИ-92 (170 л)
    • ДТ (150 л)
    20 10 6 570,58 5 674,83
    1. по грузовым автомобилям ГАЗ Р461КО, Е544РК и погрузчику:
    2. АИ-92 (425 л)
    3. ДТ (80 л)
    23 10 16 364,30 3 090,00
    • по административным автомобилям Р362ОО, Х302СТ:
    • АИ-95 (190 л)
    • ДТ (80 л)
    26 10 7 277,83 3 090,00
    НДС принят к вычету 68 19 8 413,51

    Заключение

    Использование топливных карт позволяет проконтролировать расход ГСМ по каждому автомобилю. Учет топлива при этом осуществляется по общим правилам: ТМЦ принимаются на счет 10, а затем списываются на счета учета затрат.

    Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

    © 2006 — 2023 Все права защищены.

    При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения правил перепечатки.

    Приобретение ГСМ: законодательство и 1С

    Приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) имеет свои особенности. Закупка топлива может производиться по-разному: оплатой наличными и банковской картой, по талонам, картам, ведомостям. В зависимости от выбранного способа методы принятия к учету ГСМ будут тоже отличаться.

    Из статьи вы узнаете:

    • какие способы приобретения топлива существуют;
    • как правильно оформить и внести в 1С документы по покупке ГСМ;
    • что делать с НДС, предъявленным поставщиком, и когда принимать налог к вычету рискованно.

    Нормативное регулирование

    Бухгалтерский и налоговый учет

    Как и все материалы, ГСМ принимаются к учету в сумме фактических затрат на их приобретение (п. 5, п. 6 ПБУ 5/01). В целях налога на прибыль фактическая стоимость МПЗ определяется исходя из покупных цен (без учета входящего НДС и акцизов) и иных затрат на их приобретение (п. 2 ст. 254 НК РФ).

    Приобретение ГСМ может происходить как за наличный расчет, так и безналичный.

    В безналичной форме выделяют:

    • прямую безналичную оплату: по банковской карте или через расчетный счет;
    • косвенную безналичную оплату: по топливным картам, талонам, ведомостям, другим документам, позволяющим получить определенное количество заранее оплаченного топлива.

    Поступление ГСМ и дальнейший его учет производится на счетах (план счетов 1С):

    • 10.03.1 «Топливо на складе»;
    • 10.03.2 «Топливо в баке».

    Для контроля за его движением необходимо организовать учет по местам хранения и материально ответственным лицам (МОЛ) в разрезе различных видов ГСМ.

    НДС

    Вопрос принятия НДС к вычету при покупке ГСМ стоит особенно остро там, где имеется большой автопарк и затраты на ГСМ занимают значительную долю в структуре общих затрат.

    При приобретении материалов НДС принимается к вычету при выполнении условий (п. 2 ст. 171 НК РФ) :

    • материалы должны использоваться в деятельности, облагаемой НДС;
    • в наличии правильно оформленный СФ (УПД);
    • материалы приняты на учет (п. 1 ст. 172 НК РФ).

    Причем, если говорить о безналичной оплате, то эти три условия выполняются при заключении любого из договоров поставки топлива: на оптовый склад покупателя, по топливным картам, талонам, ведомостям. По каждому из указанных договоров покупатель получает от поставщика накладную и счет-фактуру.

    В случае приобретения ГСМ за наличные принять НДС к вычету может быть проблематично.

    Можно ли принять к вычету НДС по кассовым чекам, полученным на АЗС и приложенным к авансовому отчету?