Утрата бухгалтерских документов для компании особо чувствительна, так как это может вызвать штрафы для ответственных лиц и более серьезные негативные последствия для компании.

Именно бухгалтерские документы помогают надзорным органам контролировать законность совершенных хозяйственных операций, выявлять нарушения в финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерском и налоговом учете.

Также эти документы используют суды при проверках полноты выполнения договоров и других обязательств.

В статье рассмотрим сроки хранения бухгалтерских документов. Это четвертая статья из цикла о сроках хранения важных документов, которые содержатся в Перечне 2019[1].

КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Все бухгалтерские документы с точки зрения выполняемой ими функции укрупненно можно разделить на две большие группы:

• документы бухгалтерского учета;
• документы налогового учета.

Документы бухгалтерского учета

Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации[2]. Руководствуясь последовательностью документирования хозяйственной деятельности компании бухгалтерскую документацию можно разделить на три части:

• первичная – документация, фиксирующая факты совершения хозяйственных операций; на основании ее ведется бухгалтерский учет;
• регистры бухгалтерского учета – предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых первичных учетных документах;
• отчетная бухгалтерская документация – единая система данных об имущественном и финансовом положении компании, о результатах ее хозяйственной деятельности.

Бухгалтерские документы также классифицируются по назначению и типам документов. Общая схема движения бухгалтерских документов начинается с первичных документов. Предположим, что мы заключаем договор с контрагентом на поставку продукции с безналичным способом оплаты. Последовательность действий будет следующей:

• заключаем договор;
• выставляем контрагенту счет на оплату;
• покупатель платежным поручением подтверждает факт оплаты им продукции;
• для отгрузки продукции выставляем товарную накладную и счет-фактуру.

Таким образом, основной перечень первичных документов будет таким:

• договор;
• счет;
• платежные документы;
• товарная накладная;
• счет-фактура;
• акт о сдаче-приемке выполненных работ (оказания услуг).

Бухгалтерские документы важны не только в текущей деятельности организации, но и для последующей отчетности. Кроме того, их по тем или иным поводам могут запросить государственные инстанции. Это значит, что важно организовать хранение этих документов.

Документы налогового учета

К документам налогового учета относятся:

• первичные учетные документы;
• аналитические регистры налогового учета;
• расчет налоговой базы.

Структура документирования налогового учета похожа на структуру документирования бухгалтерского учета:

• первичные учетные документы – документы, являющиеся подтверждением налогового учета. Это те самые первичные учетные документы, которые являются основанием ведения бухгалтерского учета, а кроме того, документы, которые предусмотрены для оформления операций законодательством о налогах и сборах;
• аналитические регистры налогового учета – это либо измененные регистры бухгалтерского учета, либо самостоятельные регистры, которые формируются и ведутся по аналогии с регистрами бухгалтерского учета, но без применения двойной записи;
• расчет налоговой базы – можно представить, как документ синтетического налогового учета, аналогичный по своим функциям синтетическим регистрам бухгалтерского учета.

Непосредственное документирование налогового учета – это «вотчина» бухгалтеров. Едва ли они «впустят» в эту область секретаря. Поэтому не будем углубляться в детали. Нас интересует именно архивное хранение этих документов.

РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Общие правила хранения бухгалтерских документов зафиксированы в Перечне 2019 и Инструкции по применению Перечня 2019[3]. Именно эти нормативные акты регламентируют российское архивное право и являются актуальными.

Закрепленные в Перечне 2019 сроки обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За нарушение сроков хранения документов компании грозят серьезные штрафы и другие негативные последствия.

Следует отметить, что в регламентации процесса хранения бухгалтерских документов отметились и отраслевые ведомства. Нормы, касающиеся сроков хранения, есть в Налоговом кодексе Российской Федерации (далее – НК РФ) и Федеральном законе от 06.

12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»[4] (далее – Федеральный закон № 402-ФЗ). Практически в каждый отраслевой правовой акт внесены правила о хранении документов. И причем далеко не всегда в соответствии с уже работающими другими нормами.

К примеру, для индивидуального предпринимателя, который применяет упрощенную систему налогообложения, налоговый срок сохранности первичных документов, книги учета доходов и расходов (далее – КУДиР) составляет четыре года. Этот срок хранения установлен в п.

48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей[5]. Такой же срок хранения документов, которые содержат данные налогового учета, необходимые для исчисления и уплаты «упрощенного» налога, установлен в пп. 8 п. 1 ст.

23 НК РФ.

Однако в ст. 318 Перечня 2019 установлено, что юридические лица, применяющие упрощенную систему налогообложения, должны хранить КУДиР пять лет. Странно, но так Росархив определяет срок хранения документа – сводного регистра, к которому по сути не имеет никакого отношения.

Нормы в сфере архивного дела подвижные: периодически вносятся поправки, которые тоже важно отслеживать. Но ни согласованности, ни единообразия между ними как не было, так и нет. Поэтому у экспертов есть вопросы и сомнения в понимании и применении таких норм.

[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Повысили штрафы за нарушение правил хранения документации

Скачать образец акта об уничтожении документов

Нормативный порядок и сроки хранения бухгалтерских документов в организации закреплены в Федеральном законе №402-ФЗ «О бухучете» и в специальном перечне, утвержденном Приказом Росархива №236 от 20.12.2019.

Но некоторые данные по сроку обеспечения сохранности документации разнятся.

Разберемся, зачем сохранять бланки, отчеты и регистры, и что делать, если нормативы хранения по закону и по Приказу №236 не соответствуют.

Штрафы за нарушение хранения архивной документации вырастут

Государственная дума приняла законопроект №759112-7 с поправками в КоАП РФ, внесенный Государственным советом Республики Татарстан. Законодатели намерены ужесточить административную ответственность должностных лиц и ввести ее для организаций, нарушающих правила хранения, комплектования, учета или использования архивной документации.

Нормы действующей редакции статьи 13.20 КоАП РФ предусматривают, что за подобное правонарушение контролирующие органы выносят нарушителю — должностному лицу — предупреждение или назначают штраф в размере от 300 до 500 рублей. Для организаций за это нарушение пока не предусмотрено никакого наказания.

В пояснительной записке к законопроекту сказано, что:

На системной основе выявляются факты бесконтрольного уничтожения документов, «брошенные» архивы, информация о которых поступает от сторонних организаций.

В указанных обстоятельствах происходит утрата документов Архивного фонда РФ, в том числе ценных документов по личному составу.

Потребность обеспечения сохранности документов обусловлена их юридической значимостью для исполнения архивными учреждениями социально-правовых запросов в целях обеспечения прав граждан и организаций.

А действующие санкции статьи 13.20 КоАП РФ не обеспечивают исполнения законодательных требований, т.к. являются несоизмеримо низкими по сравнению с нарушением, и их предложено увеличить в 10 раз для должностных лиц. Штрафы установят в новых размерах. Если нарушили сроки хранения в архиве бухгалтерских документов, придется заплатить:

• для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
• для организаций — от 5000 до 10 000 рублей.

Предупреждение сохранится в качестве наказания для нарушителей, совершивших проступок в первый раз.

Зачем хранить

Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, но и вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете.

При отсутствии любого из бухдокументов подтвердить достоверность и правильность ведения бухучета в учреждении проблематично.

При каждой проверке контролирующий орган первым делом запрашивает первичные и учетные документы, чтобы сверить данные учета с фактическими показателями.

За непредоставление подтверждающих бланков, чеков, ордеров и прочих регистров предусмотрена ответственность. Например, налоговики оштрафуют за каждый непредоставленный документ на 200 рублей. Если компания крупная и нарушила требования к хранению бухгалтерских документов в бюджетном учреждении, то совокупная сумма штрафа исчисляется десятками тысяч рублей.

Что главнее: закон или перечень

Нередко в действующей законодательной базе встречаются противоречия. Например, бухгалтерскую документацию по Закону №402-ФЗ необходимо сохранять 5 лет, а в перечне из Приказа №236 сроки хранения распределены по видам и значимости. Как поступить в таком случае бухгалтеру бюджетного учреждения, и сколько хранить бухгалтерские документы, чтобы избежать наказаний?

И в 402-ФЗ, и в Приказе №236 указано, сколько хранится бухгалтерская отчетность: годовая постоянно, а промежуточная — 5 лет. Если сроки в нормативах разнятся, обеспечьте сохранность на больший срок, который указан в одном из двух актов. Соблюдайте аналогичный порядок и срок хранения для электронной документации.

Особенности и порядок хранения документации

Определим ключевые особенности и правила обеспечения сохранности документов бухгалтерии:

1. Назначьте ответственного за сохранность документации и первичных бланков. Издайте приказ и закрепите в нем, кто обеспечивает сохранность документов бухгалтерского учета — бухгалтер или работник архива организации. Пропишите обязанности в должностных инструкциях, ознакомьте ответственного сотрудника под подпись. Подписанную копию обязательно сохраните в личном деле работника.
2. Закрепите в учетной политике сроки хранения документации. Либо утвердите такой перечень отдельным приказом.
3. Рассчитывайте сроки с даты последнего использования регистра. Такие указания содержатся в п. 2 ст. 29 Закона №402-ФЗ.
4. Электронные архивы, подлежащие хранению в учреждении, подписывайте электронной подписью, оформленной на имя руководителя, главного бухгалтера или на иное ответственное лицо. Работа с электронной документацией без ЭП не допускается.
5. Документация, подлежащая передаче в архив (на хранение), подписывается, прошивается и пронумеровывается в установленном порядке.

Утверждаем сроки хранения документов

Срок сохранности бухгалтерской документации необходимо закрепить документально. Например, в приложении к учетной политике или в отдельном локальном распоряжении по учреждению. Используйте в работе памятку по срокам хранения бухгалтерской документации.

Актуальная таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации на 2020 год:

Вид документа

Период хранения

Ссылка на нормативно-правовой акт

Регистры бухгалтерского учета, журналы учета	Не менее 5 лет	Ч. 1 ст. 29 Закона №402-ФЗ
Главная книга	Не менее 5 лет при условии проведения соответствующей проверки или ревизии. Например, проверка счетной палаты или ревизия финансового отдела	Ст. 276 ч. 4.1 Приказа №236
Учетная политика и иные стандарты ведения бухучета	Не менее 5 лет после истечения года, в котором документы использовались в работе (для составления отчетности, осуществления расчетов, применения стандартов и нормативов)	Ст. 267 ч. 4.1 Приказа №236
Финансовая бухотчетность и аудиторские заключения по ней	Годовая хранится постоянно. Квартальная — не менее 5 лет. При отсутствии годовой — постоянно. Месячная сохраняется 1 год. При отсутствии годовой и квартальной — постоянно	Ст. 268, 269, 286 ч. 4.1 Приказа №236
Бланки кассового учета (ордера, журналы учета, кассовая книга, чеки, чековые книжки и пр.)	Не менее 5 лет при условии проведения ревизии	Ст. 276, 277 Приказа №236
Путевые листы и журналы учета путевых листов	5 лет	П.18 раздела III Приказа Минтранса №152 от 18.09.2008
Бухдокументы по расчетам с персоналом по оплате труда (табели, приказы, расчетные ведомости, больничные листы, расчеты отпускных и пр.)	Не меньше 6 лет. Если в организации не ведутся лицевые счета по сотрудникам, то обеспечьте сохранность на 75 лет	Ст. 295 ч. 4.2 Приказа №236
Инвентаризационные описи	Постоянно. В отношении товарно-материальных ценностей — не меньше 5 лет	Ст. 321, 322 ч. 4.4 Приказа №236
Документация по учету объектов основных средств	Постоянно	Ст. 321, 323 Приказа №236
Договоры, соглашения и контракты на поставку товаров, оказание услуг, выполнение работ, в том числе государственные и муниципальные контракты	5 лет ЭПК (некоторые соглашения хранят постоянно). В отношении государственных и муниципальных контрактов на важные, крупные поставки — постоянно	Ст. 224, 225 ч. 2.4 Приказа №236

Документацию необходимо хранить постоянно либо до момента полной ликвидации экономического субъекта. При реорганизации (присоединении, реструктуризации) документация подлежит передаче на хранение во вновь созданный субъект.

Если бухгалтерская документация, подтверждающая опасные, тяжелые, вредные условия труда отсутствует, то хранить путевые листы необходимо 75 лет.

Сроки хранения документов налогового учета

Ведение налогового учета обязательно для любого экономического субъекта, в отличие от бухучета. К примеру, индивидуальные предприниматели освобождены от ведения бухучета в обязательном порядке.

А вот освобождения от налогообложения не предусмотрено. Исчислять и уплачивать фискальные платежи, в зависимости от выбранного режима налогообложения, обязан каждый.

И простой гражданин, и частник, и юридическое лицо.

Помимо обязанности в уплате налогов, плательщики должны предоставлять отчетность. Кроме того, налоговики вправе запросить документы, подтверждающие правильность исчисления взносов, сборов и фискальных платежей. Следовательно, организациям необходимо сохранять не только документы бухгалтерского учета, но и регистры, первичку и отчетность в части налогового учета.

Периоды хранения отразим в таблице:

Вид документации

Срок хранения

Основание

Регистры налогового учета	Не меньше 5 лет	Ст. 23 и 24 НК РФ. Ст. 308-313 ч. 4.3 Приказа №236
Отчетность по налогам, сборам, взносам (налоговые декларации, расчеты по авансовым платежам, расчеты по страховым взносам, справки 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и прочие сведения)
Квитанции об отправке отчетности в территориальные органы Федеральной налоговой службы
Описи вложений в почтовые отправления при передаче отчетности почтой
Счета-фактуры	Не менее 5 лет	Ст. 317, 318
Книги покупок, книги продаж, дополнительные листы к книгам покупок и продаж
Журнал учета полученных и выданных счетов-фактур
Книга учета доходов и расходов для организаций, применяющих упрощенный режим обложения (УСНО)	Постоянно либо до полной ликвидации учреждения	Ст. 346.18 НК РФ
Расчеты и сведения, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов	Не меньше 6 лет	Ст. 23 НК РФ
Расчетные ведомости по отчислению взносов	Не меньше 5 лет. Налоговые декларации ИП по 2002 год включительно — 75 лет	Ст.310 Приказа №236
Расчет по форме 4-ФСС	Не менее 5 лет	П. 5.2, 6.2 и 6.3 Приказа ФСС №19 от 12.02.2010

Срок истек: порядок действий

По окончанию утвержденного срока хранения документацию необходимо уничтожить. Чиновники утвердили специальный алгоритм действий, по которому необходимо осуществлять уничтожение бумаг. Например, срок хранения главной книги бюджетного учреждения — 5 лет. По истечении этого срока бухгалтерскую документацию уничтожают по установленным правилам.

Если нарушить сроки и порядок уничтожения бухгалтерской документации учреждения, есть вероятность получить административное наказание. Например, некоторые сведения содержат персональные данные работников или даже государственную тайну. За разглашение такой информации предусмотрена уголовная ответственность.

Пошаговая инструкция, как уничтожить документацию с истекшим сроком хранения:

1. Создайте специальную экспертную комиссию, уполномоченную проводить экспертизу документов. Обязательно включите в комиссию работников бухгалтерии и специалистов по налоговому учету. Для уничтожения кадровой документации — работников отдела кадров, представителей секретариата.
2. Разработайте и утвердите положение о работе экспертной комиссии. Закрепите все права, полномочия и обязанности, которые возлагаются на новую структурную единицу. С содержанием положения необходимо ознакомить членов комиссии под подпись.
3. Назначьте срок проведения заседания экспертной комиссии. Результат оформите специальным протоколом. Отразите, какая документация включена в проведение экспертизы, обозначьте результаты проведенного анализа.
4. На основании протокола подготовьте акт об уничтожении документации бухгалтерского или налогового учета. По завершению процедуры акт должны подписать все члены экспертной комиссии.

Акт об уничтожении документации бухучета составляйте в произвольном виде. Учитывайте требования к составлению деловой документации. В обязательном порядке укажите следующие реквизиты:

• наименование и реквизиты экономического субъекта;
• дату и место составления;
• номер в хронологическом порядке;
• наименование документа;
• состав комиссии;
• предмет рассмотрения;
• перечень документации допустимо отразить в виде таблицы (наименование, количество);
• заключение;
• подписи ответственных лиц (председатель и члены экспертной комиссии).

Акт утверждается руководителем учреждения.

Смена руководителя

Если в учреждении назначен новый руководитель, то необходимо провести передачу документации. Оформить процедуру следует специальным актом приема-передачи.

В передаточный акт включите все виды документации, не только бухгалтерскую, но и кадровую, приказы по основной деятельности, штатные расписания, положения, нормативы, стандарты, документы по охране труда и прочее.

Желательно перед передачей провести инвентаризацию документов на предприятии. Для этого создайте специальную комиссию. Членами комиссии вправе выступать работники бухгалтерии, секретариата, кадровики и прочие специалисты.

Порядок передачи документации от старого руководителя новому организация обязана определить самостоятельно. Алгоритм и сроки закрепите в учетной политике или отдельным локальным распоряжением по организации. Здесь же допустимо указать информацию о комиссии, ее правах, полномочиях и обязанностях.

Ответственность и наказания за нарушение сроков хранения документации

В ст. 267 Приказа №236 указано, сколько времени надо хранить документы учетной политики, — 5 лет после замены на новые регистры. Этот срок необходимо соблюдать. За нарушение установленных правил контролеры вправе наказать.

Если нет документальных подтверждений полученных доходов или произведенных расходов (потеряли, утрачены вследствие ЧС и пр.), налоговики выпишут штраф 10 000 рублей по ст. 120 НК РФ. Аналогичные санкции предусмотрены за несоблюдение правил и периодов обеспечения сохранности бланков.

Если данные нарушения привели к занижению налоговой базы — штраф 40 000 рублей или 20% от неуплаченной суммы налоговых обязательств.

Накажут и ответственных должностных лиц (ст. 15.11 КоАП):

• 5000–10 000 рублей — за первый проступок;
• 10 000–20 000 рублей — за второй и последующие.

Еще за такие правонарушения предусмотрена уголовная ответственность на срок до одного года лишения свободы (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Разбираемся, сколько нужно хранить бухгалтерские и налоговые документы

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации или ИП появляется множество документов. Часто возникает вопрос: как долго их нужно хранить? В обзоре мы собрали информацию по некоторым самым распространенным документам бухгалтерского и налогового учета, а также отчетности.

Сроки хранения документов установлены Законом о бухучете, НК РФ и другими нормативными актами.

Первичные учетные документы

Все первичные учетные документы нужно хранить не менее пяти лет. Это касается:

Для пятилетнего срока хранения большинства этих документов предусмотрено условие – проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет следует хранить документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета.

А вот документы по основным средствам и инвентаризационные описи, которые не касаются ТМЦ, придется хранить постоянно.

Учетная политика и договоры

Срок хранения документов учетной политики отсчитывается от года, в котором они в последний раз использовались для составления бухотчетности. С этого времени должно пройти пять лет. Столько же должны храниться те средства, которые помогают воспроизводить электронные документы и проверяют электронную подпись.

Регистры бухучета хранятся не менее пяти лет после отчетного года. При этом условием пятилетнего срока хранения названо проведение проверки или ревизии.

Бухотчетность

Годовая бухотчетность и аудиторское заключение по ней хранятся постоянно.

По общему правилу квартальная отчетность хранится пять лет, а месячная — один год. Однако если нет годовой отчетности, то квартальная хранится постоянно.

Документы для расчета налогов и взносов

Если для бухгалтерских документов в качестве своеобразного «основного» срока можно назвать пятилетний, то большинство налоговых документов нужно хранить четыре года. Это касается:

А вот для взносов сроки больше. Так, документы, которые необходимы для их исчисления и уплаты, должны храниться шесть лет.

Для участников региональных инвестиционных проектов установлены свои сроки.

И конечно, если речь идет о расходах, которые «растянуты» на несколько лет (оплата обучения, перенос убытков и т.д.), то документы нужно хранить в течение всего периода их списания.

Налоговая отчетность и отчетность по взносам

Все налоговые декларации нужно хранить пять лет.

Столько же хранятся сведения о доходах физлиц. Однако если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты, то срок хранения этих документов увеличивается до 75 лет.

А вот с отчетностью по взносам все несколько сложнее. Как мы уже сказали, НК РФ устанавливает шестилетний срок хранения документов для расчета и уплаты взносов.

В то же время подзаконные акты говорят, что не менее пяти лет с момента принятия ФСС нужно хранить электронный расчет 4-ФСС и квитанции о получении. Пять лет установлено и для хранения декларации по пенсионным взносам.

Вероятно, имеется в виду расчет как форма итоговой отчетности по взносам.

Поскольку налицо противоречие между сроками, полагаем, что страхователям нужно руководствоваться наибольшим, т.е. хранить отчетность по взносам не менее шести лет.

Разбираемся, сколько нужно хранить бухгалтерские и налоговые документы | Компания права Респект

Сроки хранения документов установлены Законом о бухучете, НК РФ и другими нормативными актами.

Первичные учетные документы

Все первичные учетные документы нужно хранить не менее пяти лет. Это касается:

Для пятилетнего срока хранения большинства этих документов предусмотрено условие – проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет следует хранить документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета.

А вот документы по основным средствам и инвентаризационные описи, которые не касаются ТМЦ, придется хранить постоянно.

Учетная политика и договоры

Срок хранения документов учетной политики отсчитывается от года, в котором они в последний раз использовались для составления бухотчетности. С этого времени должно пройти пять лет. Столько же должны храниться те средства, которые помогают воспроизводить электронные документы и проверяют электронную подпись.

Регистры бухучета хранятся не менее пяти лет после отчетного года. При этом условием пятилетнего срока хранения названо проведение проверки или ревизии.

Бухотчетность

Годовая бухотчетность и аудиторское заключение по ней хранятся постоянно.

По общему правилу квартальная отчетность хранится пять лет, а месячная — один год. Однако если нет годовой отчетности, то квартальная хранится постоянно.

Документы для расчета налогов и взносов

Если для бухгалтерских документов в качестве своеобразного «основного» срока можно назвать пятилетний, то большинство налоговых документов нужно хранить четыре года. Это касается:

А вот для взносов сроки больше. Так, документы, которые необходимы для их исчисления и уплаты, должны храниться шесть лет.

Для участников региональных инвестиционных проектов установлены свои сроки.

И конечно, если речь идет о расходах, которые «растянуты» на несколько лет (оплата обучения, перенос убытков и т.д.), то документы нужно хранить в течение всего периода их списания.

Налоговая отчетность и отчетность по взносам

Все налоговые декларации нужно хранить пять лет.

Столько же хранятся сведения о доходах физлиц. Однако если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты, то срок хранения этих документов увеличивается до 75 лет.

А вот с отчетностью по взносам все несколько сложнее. Как мы уже сказали, НК РФ устанавливает шестилетний срок хранения документов для расчета и уплаты взносов.

В то же время подзаконные акты говорят, что не менее пяти лет с момента принятия ФСС нужно хранить электронный расчет 4-ФСС и квитанции о получении. Пять лет установлено и для хранения декларации по пенсионным взносам.

Вероятно, имеется в виду расчет как форма итоговой отчетности по взносам.

Поскольку налицо противоречие между сроками, полагаем, что страхователям нужно руководствоваться наибольшим, т.е. хранить отчетность по взносам не менее шести лет.

Как и сколько хранят документы по бухучету, отчетности и налогообложению

1. Порядок хранения документов

Организации и ИП создают различные документы в процессе своей деятельности. Они обязаны в течение установленных сроков хранить первичку, регистры бухучета,  отчетность, другие документы по ведению бухучета и составлению отчетности, а также документы, необходимые для налогообложения (далее — документы по бухучету и налогообложению) (п. 1 ст. 18 Закона N 57-З, подп. 1.14 ст. 22 НК).

Организует хранение документов по бухучету и налогообложению руководитель организации. Он несет за это административную ответственность. При хранении документов нужно обеспечить их защиту от несанкционированного доступа (п. 2 и 3 ст. 18 Закона N 57-З).

Обратите внимание!
Должностное лицо организации или ИП, которые не обеспечили сохранность документов по бухучету и налогообложению, могут оштрафовать в размере от 4 до 35 базовых величин (далее — БВ) (ч. 3 ст. 12.32 КоАП).

Справочно
1 БВ с 01.01.2022 составляет 32 руб. (постановление N 792).

Для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения организации создают архив. Одной из его задач является учет документов и обеспечение их сохранности (ч. 1 п. 4, абз. 3 п. 5, ч. 2 п. 205, п. 269 Правил работы архивов N 143).

Обратите внимание!
Временное хранение документов — хранение документов организациями и ИП в течение установленных сроков до момента их уничтожения (абз. 7 ч. 1 ст. 2 Закона N 323-З).

Архивы организаций создают по решению их руководителей. В организациях, в которых штатная единица работника архива отсутствует, функции по приему, хранению, учету и использованию архивных документов выполняют лица, назначаемые руководителем (ч. 3 и 4 ст. 13 Закона N 323-З).

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передают и по истечении сроков временного хранения их уничтожают в установленном порядке. Вместе с тем в исключительных случаях такие дела могут быть переданы в архив по решению руководителя организации (п. 98, гл. 13 Правил работы архивов N 143).

Обратите внимание!
Организации, ИП, представительства иностранных организаций могут передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы в госархивы, территориальные (городские или районные) архивы, иные организации на основании договора хранения (ч. 3 ст. 12, ст. 21 Закона N 323-З).

Если документы по бухучету и налогообложению утрачены либо уничтожены, факт их утраты (уничтожения) нужно документально подтвердить.

Например, в случае пожара следует обратиться в соответствующее подразделение МЧС и получить документ, удостоверяющий пожар.

При хищении документов следует написать заявление в органы внутренних дел и впоследствии получить документ о результатах расследования факта хищения.

Утерянные документы подлежат восстановлению. Например, чтобы восстановить товарные, товарно-транспортные накладные и акты выполненных работ (оказанных услуг), можно обратиться к контрагентам.

2. Сроки хранения документов

Документы по бухучету и налогообложению, которые включены в Перечень N 140, как правило, хранят в течение установленных сроков. Некоторые документы хранят постоянно.

Продолжительность хранения зависит от вида документа.

Кроме того, на сроки хранения большинства из них влияет проведение или непроведение налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (далее — налоговая проверка).

Уменьшить установленные сроки хранения документов нельзя. Их увеличение допускается по решению центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации, решению ИП (п. 4 примечания к постановлению N 140, п. 52 Правил работы архивов N 143).

Обратите внимание!
За уничтожение должностным лицом организации или ИП бухгалтерских документов (документов учета доходов и расходов, применяемого при УСН) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков хранения их могут оштрафовать в размере от 50 до 100 БВ (ч. 2 ст. 12.32 КоАП).

Справочно
1 БВ с 01.01.2022 составляет 32 руб. (постановление N 792).

Сроки хранения документов исчисляют с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 7 примечания к постановлению N 140).

Пример. Определение даты, с которой исчисляют сроки хранения первички

Первичные учетные документы оформлены в январе — декабре 2022 г. и сформированы в делопроизводстве за 2022 г. Их хранят в течение 3 лет после проведения налоговой проверки. Если она не проводилась — 10 лет. Сроки хранения исчисляют с 01.01.2023.

С 27.10.2022 сроки хранения документов в Перечне N 140 установлены в разрезе 3 групп субъектов (графы 3, 4 и 5 Перечня N 140):

• — госорганы, иные госорганизации, подчиненные им (входящие в состав, систему) органы и (или) организации, негосударственные организации, которые являются источниками комплектования госархивов (далее — организации — источники комплектования госархивов);
• — организации, подчиненные госорганам, иные госорганизации (входящие в их состав, систему), негосударственные организации с долей госсобственности в уставном фонде более 50%, которые не являются источниками комплектования госархивов (далее — организации — не источники комплектования госархивов);
• — иные негосударственные организации, которые не являются источниками комплектования госархивов, ИП (далее — иные организации, ИП).

Сроки хранения типовых документов по бухучету и налогообложению представлены в виде таблиц 1 и 2 (гл. 13 «Бухгалтерский учет и отчетность» Перечня N 140).

В таблице 1 указаны сроки хранения документов, одинаковые для всех групп субъектов:

Вид документа	Основание (пункт Перечня N 140)	Срок хранения	Примечание
Переписка по вопросам бухучета и бухгалтерской и (или) финансовой отчетности	189	1 год	После проведения налоговой проверки. Если она не проводилась — 10 лет
Регистры бухучета и приложения к ним (книги журнал-главная, оборотные ведомости, журналы-ордера, книги учета ассигнований и фактических расходов, карточки аналитического учета кассовых расходов и др.)	198
Кассовые книги	199
Сведения и переписка об учете фондов, лимитов зарплаты и контроле за их распределением, расчетов по перерасходу и задолженности по зарплате, удержаниях из зарплаты, из средств государственного социального страхования, выплате пособий, пенсий, наложении и взыскании штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и другим вопросам	203
Справки на оплату отпусков в связи с обучением	218
Журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, счетов-фактур, доверенностей и др.	200, 236
Исполнительные листы	220	1 год	После их исполнения и проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после их исполнения
Документы о результатах инвентаризации (протоколы, инвентаризационные описи, сличительные ведомости, акты и др.)	234	1 год	После ликвидации ОС, проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после ликвидации ОС
Документы по учету валютных операций (платежные требования, платежные поручения, распоряжения банков, мемориальные ордера и др.)	193	3 года	После проведения налоговой проверки. Если она не проводилась — 10 лет
Кассовые книги по валютным операциям	194
Документы по учету средств государственных внебюджетных фондов (платежные требования, распоряжения банков, мемориальные ордера и др.)	196
Первичные учетные документы и приложения к ним (приходные и расходные кассовые ордера, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты, акты сдачи-приемки, списки, описи, инвентарные карточки, книги, журналы и др.)	197
Документы о проведении зачетов взаимных требований (акты, справки, сведения, реестры и др.)	201
Акты сверки расчетов между организациями	202
Документы по начислению зарплаты работникам (табели учета рабочего времени, расчеты, справки и др.)	205
Документы о премировании работников (докладные записки, расчеты, списки и др.)	209
Журналы регистрации расчетно-платежных ведомостей по зарплате, ведомостей выдачи матпомощи и др.	210
Документы о выплате пособий, пенсий, об оплате листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию (заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения и др.)	215
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях имущества (справки, акты, обязательства, переписка и др.)	216
Рекламационные акты потребителей по забракованной продукции	217
Листки нетрудоспособности	219
Журналы регистрации листков нетрудоспособности	223
Гарантийные письма	221
Журналы регистрации исполнительных листов	222
Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты, переписка и др.)	224
Документы об использовании услуг электросвязи (счета-фактуры, расшифровочные ведомости, переписка и др.)	225
Документы о налогообложении организаций (налоговые декларации, расчеты, отчеты, переписка и др.)	227
Документы о подтверждении применения нулевой ставки НДС (заявления о ввозе товара и уплате НДС, марки таможенного контроля и др.)	228
Документы об образовании, распределении, накоплении средств в обороте и о расчетах по средствам в обороте (справки, расчеты, переписка и др.)	229
Документы о расходах на приобретение оборудования, производственных и жилых помещений (заявки, справки, лимиты, расчеты и др.)	230
Доверенности на получение или выдачу денег, имущественных, материальных и других ценностей	233
Документы по распределению прибыли и покрытию убытков организации (решения, протоколы и др.)	235
Учетные документы (книги учета доходов и расходов, книги учета товаров (готовой продукции) и др.)	237
Приходно-расходные книги по учету бланков строгой отчетности	239
Расчетно-платежные ведомости по зарплате, ведомости выдачи матпомощи, списки работников на перечисление зарплаты и других выплат на счета в банк	206	3 года	При отсутствии лицевых счетов — 55 лет
Положения о премировании работников организаций	208	3 года	После замены новыми, проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после замены новыми
Переписка о выдаче и возврате бюджетных ссуд	213	3 года	После возврата (погашения) бюджетной ссуды
Документы о социальных налоговых, имущественных налоговых вычетах и других вычетах при удержании подоходного налога (договоры, справки, квитанции и др.)	226	3 года	После окончания срока действия договора, проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после окончания срока действия договора
Образцы подписей материально ответственных лиц (МОЛ)	231	3 года	После увольнения, смены МОЛ, проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после увольнения, смены МОЛ
Договоры о материальной ответственности	232
Книги учета депонированной зарплаты	211	3 года
Документы к годовой бухгалтерской и (или) финансовой отчетности (таблицы, доклады и др.)	188	5 лет
Переписка о передаче клиентов и банковских операций из одних банков в другие	190
Переписка об открытии и ведении счетов юрлиц-нерезидентов	191
Справки о балансодержателе и балансовой стоимости	212
Документы по открытию, переоформлению и закрытию текущих (расчетных) и других банковских счетов, по оформлению полномочий на распоряжение ими (заявления, договоры, справки, карточки и др.)	214	5 лет	После закрытия банковского счета, выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после закрытия банковского счета
Книги покупок	238	5 лет	С даты последней записи, при условии проведения налоговой проверки. Если она не проводилась — 10 лет с даты последней записи
Лицевые счета (расчетные листки) по начислению зарплаты работникам	204	55 лет

В таблице 2 указаны сроки хранения документов, которые отличаются по группам субъектов и (или) имеют различные дополнительные условия для их применения:

Вид документа	Основание (пункт Перечня N 140)	Срок хранения	Примечание
Организации — источники комплектования госархивов	Организации — не источники комплектования госархивов	Иные организации, ИП
Бухгалтерская и (или) финансовая отчетность: сводная годовая, годовая	186.1	Постоянно	10 лет	30 лет
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы и документы к ним	187
Бухгалтерская и (или) финансовая отчетность: промежуточная (квартальная, месячная)	186.2	1 год	1 год	1 год	При отсутствии годовой в организациях — источниках комплектования госархивов — постоянно. В организациях — не источниках комплектования госархивов — 10 лет. В иных организациях — 30 лет
Документы о переоценке ОС, не завершенных строительством объектов, неустановленного оборудования (протоколы, акты, отчеты и др.)	192	Постоянно	До переоценки	30 лет	Не менее 1 года после проведения налоговой проверки. Если она не проводилась — 10 лет после переоценки
Документы о работе с иностранной валютой (заявки, справки, переписка и др.)	195	5 лет ЭПК	5 лет	5 лет	Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что срок хранения документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться (п. 5 примечания к постановлению N 140)
Положения о порядке и условиях премирования работников аппаратов госорганов (организаций)	207	3 года	—	—	После замены новыми, проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после замены новыми

Обратите внимание!
Изменения с 27.10.

2022 в Перечне N 140 для всех групп субъектов:
— данный Перечень не содержит срок хранения в отношении актов проверок кассы;
— документы по открытию, переоформлению и закрытию текущих (расчетных) и других банковских счетов, по оформлению полномочий на распоряжение ими (заявления, договоры, справки, карточки и др.) хранят 5 лет вместо 3 после закрытия банковского счета. Они выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки. Если она не проводилась — 10 лет после закрытия банковского счета;
— лицевые счета (расчетные листки) по начислению зарплаты работникам хранят 55 лет вместо 75;
— расчетно-платежные ведомости по зарплате, ведомости выдачи матпомощи, списки работников на перечисление зарплаты и других выплат на счета в банк при отсутствии лицевых счетов хранят 55 лет вместо 75.

Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex