Прочее

Первичный бухгалтерский учет — Ответ Бухгалтера

Первичный бухгалтерский учет - Ответ Бухгалтера

Как мы знаем, любое событие, которое происходит в жизни компании, – сделка с клиентом, открытие или закрытие филиала, поставка товара, приобретение имущества – так или иначе влияет на дальнейшую судьбу фирмы, ее финансовое состояние и движение финансовых средств.

Деятельность компании немыслима без того, чтобы документально фиксировать каждую финансовую операцию или событие – что произошло, кто ответственен, какие суммы, средства и объемы продукции задействованы в процессе.

В противном случае невозможны бухгалтерский учет и выплата налогов, а также решение ряда судебных споров. Фиксировать каждое действие призваны счета, чеки, накладные, акты приема-передачи и т. д.

Все эти документы называются первичными.

Что такое первичный документ

Первичный бухгалтерский учет - Ответ Бухгалтера

Такой термин, как «первичка», известен каждому бухгалтеру, но даже опытному специалисту бывает трудно сразу перечислить все документы, которые относятся к первичным. Кроме того, для бухгалтерского и налогового учетов зачастую требуется разный перечень документов – это создает дополнительные трудности.

Первичные документы – это документы, подтверждающие определенное действие компании: сделку, операцию, событие или что-то еще. Все эти действия именуются фактами хозяйственной жизни, или ФХЖ. ФХЖ должны быть связаны непосредственно с хозяйственной деятельностью организации, иметь экономический эффект и влиять на движение денежных средств в рамках фирмы.

К первичным документам относят контракты, счета на оплату, кассовые чеки, товарные накладные, платежные поручения и многое другое.

Закон о первичных документах финансового учета № 402-ФЗ отмечает, что первичный учетный документ составляют на каждый факт хозяйственной жизни.

Также Закон № 402-ФЗ не представляет конкретных требований к формам и виду «первички», поэтому их устанавливает руководитель организации и другие уполномоченные лица. Тем не менее, первичный документ должен содержать определенные реквизиты.

Что указано в первичном документе

Первичный бухгалтерский учет - Ответ Бухгалтера

Согласно Закону № 402-ФЗ, каждый из первичных документов должен иметь семь реквизитов. Перечислим их:  

  • название документа; 
  • дата составления;
  • название субъекта, составившего документ; 
  • содержание факта хозяйственной жизни. 

Тут отметим, что одним первичным документом могут быть оформлены сразу несколько ФХЖ, связанных между собой. В этом случае бухгалтеру нужно привести в документе содержание всех ФХЖ. Кроме того, если первичный документ составляется на основании другого документа, то в «первичке» необходимо дать на него ссылку. 

Документ, на основании которого составлена «первичка», называется оправдательным. Это может быть договор, кассовый чек, судебный акт и многое другое. Оправдательный документ не обязан содержать те же реквизиты, что и первичный, но ссылка на него в первичном документе указывается обязательно.

Продолжим перечисление. Помимо указанных пунктов, первичный документ должен содержать: 

  • величину измерения ФХЖ – натуральную или денежную – с указанием единиц измерения; 
  • должности всех лиц, причастных к процессу;
  • подписи должностных лиц с указанием фамилий и инициалов. 

Если форма первичного документа не соответствует указанным критериям, компанию могут ждать неприятные последствия в виде проблем с налоговыми органами. Также неверная форма «первички» может сослужить плохую службу при судебных разбирательствах.

Унифицированные формы первичной документации

Первичный бухгалтерский учет - Ответ Бухгалтера

До 2013 года в качестве первичных бухгалтеры должны были использовать те документы, которые составлены по специально утвержденным формам. Данные формы до сих пор применимы и называются унифицированными. В свободной же форме можно было оформлять «первичку», для которой не существовало унифицированной формы. 

С вступлением в силу Закона № 402-ФЗ всё изменилось – организации получили право оформлять любую «первичку» самостоятельно, лишь указывая те реквизиты, что мы перечислили выше. Тем не менее, многие компании продолжают применять унифицированные бланки, ведь эти бланки по-прежнему соответствуют требованиям. 

В то же время формы первичной документации, которые установлены в соответствии с другими федеральными законами, продолжают оставаться обязательными. Это, например, 

  • кассовые документы из альбома унифицированных форм; 
  • определенные транспортные накладные;
  • формы, утвержденные для бюджетников, и т. д.  

Отметим, что перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов 2022 года для бюджетников можно найти в приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н.

Существует также альбом унифицированных форм «первички» – тематическая подборка, регламентирующая учет определенного вида первичной документации. Так, например, есть альбомы, которые помогают бухгалтерам вести учет документов, связанных с 

  • кадрами, расчетом оплаты труда;
  • кассовыми и торговыми операциями;
  • основными средствами;
  • материалами;
  • продукцией и т. д. 

Также с 1 января 2022 года вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Этот стандарт устанавливает новые правила оформления, исправления и хранения «первички». 

Каждый специалист решает самостоятельно, как ему удобнее работать и вести учет первичной документации. На бухгалтера влияют как строгие правила, так и рекомендации.

«Первичка» оформлена. А что дальше?

Первичный бухгалтерский учет - Ответ Бухгалтера

Итак, ФХЖ совершен, документы оформлены по всем правилам. В чем заключается дальнейшая работа сотрудников фирмы с первичным документом? 

После оформления первичный документ поступает к бухгалтеру. Специалист приступает к его обработке, которая включает 

  • проверку: бухгалтер проверяет наличие реквизитов, правильность их указания, а также изучает документ на предмет арифметических ошибок. 
  • бухгалтерскую проводку: бухгалтер фиксирует информацию о первичном документе на счетах бухгалтерского учета. 
  • сбор по группам: хранить первичные документы «всем скопом» нельзя – в противном случае компания рискует не найти нужный документ при первой необходимости. Поэтому документы распределяют по датам, наименованию, содержанию операции и т. д. 

Первичные документы хранятся в бухгалтерии до передачи в архив. Ответственными за их хранение назначаются лица, уполномоченные главным бухгалтером. Все чаще на помощь при хранении, систематизации и поиске первичных документов приходят электронные бухгалтерские сервисы. 

Первичные документы хранятся сроком не менее пяти лет после отчетного года. Именно в этот срок ФНС может запросить документ для проверки. Если компания нарушает срок хранения первичного документа, то она рискует получить штраф или столкнуться с проблемами с налогами.

Что делает бухгалтер первичной документации

Первичный бухгалтерский учет - Ответ Бухгалтера

В крупных компаниях первичных документов бывает очень много, поэтому для работы с ними может потребоваться отдельный специалист – бухгалтер первичной документации. В должностные обязанности такого сотрудника входит множество задач:

  • сбор информации для «первички» у сотрудников и контрагентов; 
  • заполнение первичных документов; 
  • внесение документов в учетную систему; 
  • оформление корреспонденции по счетам бухучета;
  • контроль документооборота; 
  • передача бумажных первичных документов в архив и многое другое. 

От специалиста требуется внимательность, усидчивость, скрупулезность. Не менее важна стрессоустойчивость. Дело в том, что работа такого сотрудника может быть распределена неравномерно, и в конце отчетного квартала часто приходится трудиться в авральном режиме. 

Что касается профессиональных знаний, то такому сотруднику потребуются финансовая и юридическая грамотность, умение работать с 1С и другими бухгалтерскими программами, знание правил хранения документов и ведения архивов.

Чтобы получить специальность бухгалтера по первичной документации, а также четко понимать подводные камни регулярно меняющегося законодательства, предлагаем пройти обучение в НИПКЭФ. Для студентов – в зависимости от их запросов, пожеланий и уровня подготовки – разработано множество эффективных онлайн-курсов по бухучету, дающих право работать по специальности.

В этом блоге, к сожалению, мы не можем дать более подробную информацию о бухгалтерском учете. Но надеемся, что статья помогла специалистам с определениями, а также вдохновила на обучение и продвижение по карьерной лестнице.

Первичные документы бухгалтерского учёта

Первичный бухгалтерский учет - Ответ Бухгалтера Ильдар Мустафин, Экономист-финансист

Вся деятельность организации — это непрерывный поток событий и хозяйственных операций. Почти любое действие ведёт к изменению финансового состояния предприятия и требует документального подтверждения, как для бухгалтерского, так и для налогового учёта. Первичные учётные документы выполняют роль “фиксатора” события и служат основанием для внесения изменений в бухучёт и отчётность. Рассмотрим перечень первички, порядок её оформления и отражения в учёте.  

Первичный бухгалтерский учет - Ответ Бухгалтера Ближайшие отчетные даты ООО Ближайшие отчётные даты Налоговый календарь Отчитаться онлайн

Больше никакой волокиты с документами!

Заберём всю операционку на себя.

Оставить заявку

Каждый факт хозяйственной деятельности, имеющий экономический эффект, должен быть оформлен документально непосредственно в момент его совершения, или сразу после его окончания — так сказано в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ.

Читайте также:  График отпусков: как составить и когда утвердить - Ответ Бухгалтера

Можно оформлять событие первичными бухгалтерскими документами (ПБД) в бумажном или в электронном виде.

В пункте 2 статьи 9 Федерального закона №402-ФЗ определены обязательные реквизиты ПБД, без которых он будет считаться недействительным:

  • наименование и дата составления документа;
  • наименование организации или ИП составившей документ;
  • указание факта хозяйственной деятельности;
  • величина измерения факта в натуральных или денежных показателях;
  • наименования, ФИО и подписи ответственных лиц.

Унифицированные формы ПБД отменены с 2013 года, и каждый субъект имеет право самостоятельно разрабатывать свои бланки первичных документов. Они должны быть утверждены и включены в учётную политику предприятия.

При этом можно применять формы, утверждённые постановлениями Госкомстата России. Например постановлением от 25.12.1998 №132 — для торговых операций.

В соответствии с информацией Минфина России №ПЗ-10/2012 есть унифицированные формы, которые нужно применять по умолчанию. Например, это:

  • приходный и расходный кассовые ордера (КО-1 и КО-2);
  • кассовая книга (КО-4);
  • платёжное поручение (форма 0401060);
  • расчётно-платёжная ведомость (Т-49), и т.д.

Первичную документацию в бухгалтерии, её список субъект хозяйствования определяет сам, исходя из особенностей ведения бизнеса.

Можно указать лишь примерный список ПБД, так как он законодательно нигде не определён. Его можно устанавливать и изменять по своему усмотрению. Наиболее распространёнными первичными документами считаются:

  • счёт на оплату;
  • платёжное поручение;
  • товарная, транспортная, товарно-транспортная накладная;
  • универсальный передаточный документ (УПД);
  • кассовый, товарный чек;
  • бланк строгой отчётности (БСО);
  • акт выполненных работ;
  • расчётно-платёжная ведомость;
  • акты приёма-передачи, списания ОС;
  • приходные и расходные кассовые ордера;
  • авансовый отчёт;
  • бухгалтерская справка.

Некоторые специалисты относят договоры и счёт-фактуры к первичным документам. Но это не совсем правильно:

  • договор не указывает на факт хозяйственной операции, а фиксирует только намерения;
  • счёт-фактура применяется в налоговом учёте для отражения НДС к уплате или к зачёту. К тому же выписывается с отсрочкой в 5 дней. Вместо счёта-фактуры можно использовать УПД, который считается полноценным первичным документом.

Есть единичные хозяйственные операции, а есть периодические или длящиеся. Например, ежемесячные начисления амортизации или расчёт процентов за пользование займом. В качестве ПБД в этих случаях используют бухгалтерскую справку.

Первичные учётные документы это внутренние или внешние документы — всё зависит от места их оформления. Внутренние ПБД регулируют хозоперации внутри предприятия. В свою очередь, они делятся на:

  • распорядительные (приказы, положения, распоряжения);
  • исполнительные (накладные, табеля, акты, и т.д.);
  • учётные (систематизирующие) — журналы, ордеры, ведомости.

Внешние ПБД — это те, что передаются третьим лицам или приходят от них.

Группировка может осуществляться:

  • хронологически — когда все операции регистрируются в журналах по времени их проведения, начиная с первого и до последнего дня периода;
  • систематически — операции группируются по содержанию. Например, табель учёта рабочего времени или реестр платёжных поручений;
  • комбинированно — внутри систематического отчёта операции разбиты в хронологическом порядке.

Регистры учёта объединяются сначала на аналитическом уровне, а затем и на синтетическом — на счёте бухучёта. Например, все хозяйственные операции по расходу бензина АИ-95 на основании выписок из топливных карт попадают на субсчёт 10.03 (Топливо), вкладка “АИ-95”.

Там все виды топлива группируются и формируют общие обороты субсчёта 10.03. Аналогично формируется общий синтетический счёт 10 “Материалы”, и все его кредитовые суммы списываются на себестоимость по мере оформления соответствующих документов: Дт 20 (26) — Кт 10.

Аутсорсинг «Моё дело — Бухобслуживание»

Команда из бухгалтера, юриста, кадровика и бизнес-ассистента возьмёт на себя всю рутину и общение с госорганами

Узнать подробнее

Процесс приёма и обработки первичных документов разрабатывается в рамках графика документооборота, который служит приложением к учётной политике предприятия. Для каждого вида ПБД определяют порядок:

  • приёма и регистрации;
  • согласования и отправки на визирование руководителем;
  • внесения данных ПБД в бухгалтерский учёт;
  • хранения и архивации.

На каждом этапе назначаются ответственные лица. Общую ответственность за организацию первичного документооборота несёт главный бухгалтер.

Первичная бухгалтерская документация это лишь малая часть документооборота, которую должен вести хозяйствующий субъект. Для первички, регистров бухучёта, отчётности, аудиторских заключений установлен единый срок хранения — не менее 5 лет после окончания отчётного года (статья 29 Федерального закона № 402-ФЗ).

Отсутствие ПБД считается грубым нарушением правил учёта доходов и расходов, и грозит штрафом согласно статье 120 НК РФ:

  • в размере 10000 рублей, когда правонарушение произошло в течение одного налогового периода;
  • в размере 30000 рублей, когда периодов нарушения была два и больше.

Дополнительно, если это привело к занижению налоговой базы, нужно будет заплатить 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40000 рублей.

С вопросом о первичной документации в бухгалтерии — что это такое, и как её проводить, мы разобрались. Выяснили, что требования закона о бухучёте игнорировать нельзя. То же самое относится и к многочисленным положениям и стандартам, приказам и письмам контрольных ведомств и т.д.

Что такое первичная документация в бухгалтерии. Что нужно знать бухгалтеру о "первичке" — Контур.НДС+

Чтобы специалисты ИФНС не усомнились в расходах и разрешили включить их в базу по налогу на прибыль, нужно иметь первичные документы. Помогут они и в том случае, если возникнет спор с контрагентом. В общем, важность «первички» переоценить сложно. И в  сегодняшней статье речь пойдет именно о ней. Расскажем о том, что важно не упустить бухгалтеру, чтобы не повторять ошибок своих коллег.

Нет «первички» — нет поставки

Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» гласит, что каждый факт хозяйственной жизни организации или предпринимателя следует фиксировать в первичных документах. Они являются подтверждением фактической передачи товаров либо иных ценностей одной стороны сделки другой. При их отсутствии невозможно однозначно утверждать, что продавец передал товары покупателю.

Примеров тому в судебной практике немало, и вот один из них. Компания-продавец обратилась в суд с требованием заставить покупателя перечислить плату за поставленный ему товар. В качестве подтверждения поставки истец предъявил выставленные им счета-фактуры.

Однако судьи продавца не поддержали. Он не предоставил ни одного первичного документа, который бы подтвердил факт поставки. Счет-фактура подписывается продавцом в одностороннем порядке, поэтому таковым является не может. Вот если бы продавец принес в суд подписанные покупателем накладные, вероятнее всего, это в корне бы изменило дело.

Обоснование: постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 05.06.2017 № Ф07-4084/2017.

Оказание услуг могут признать без акта

Между двумя компаниями возник спор, предметом которого стало оказание услуг.

Заказчик внес аванс в размере полумиллиона рублей, но через некоторое время решил договор расторгнуть и забрать предоплату.

Исполнитель возвращать деньги отказался, поскольку, по его мнению, услуги были оказаны. Но заказчик возразил и попросил предъявить подтверждающие оказание услуг документы.

При рассмотрении дела в судах было установлено, что исполнитель свою работу сделал. Заказчик получил на первом этапе экспертное заключение, а на втором — рекомендации по корректировке веб-сайта и организации внутреннего контроля. Кроме того, были установлены факты проведения онлайн-консультаций, которые представитель исполнителя проводил для заказчика.

Суды пришли к выводу, что услуги в данном случае считаются оказанными. Отсутствие первичных документов, а именно актов, не освобождает заказчика от обязанности оплатить работу исполнителя.

Обоснование: постановление Арбитражного суда Московского округа от 27.12.2017 № Ф05-19640/2017.

Ошибки в «первичке» не мешают вычету НДС

Организация заявила вычет НДС с сумм, затраченных на покупку запчастей и спецоборудования. В качестве подтверждающих документов были представлены договоры, счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные.

Но проведя ВНП, инспекторы решили, что сделка носила фиктивный характер, то есть по факту никаких запчастей компания не приобретала.

В итоге ей сняли вычет и доначислили НДС к уплате, а также выставили пени и штраф.

Причиной вывода налоговиков послужили ошибки в первичных документах, сопровождающих сделку. Так, в товарно-транспортных накладных не были указаны номера договора, количество грузовых мест, масса груза, реквизиты транспортных накладных и другие данные.

Судьи встали на сторону компании и указали, что все эти нарушения в ТТН не могут свидетельствовать о фиктивности сделки. К тому же организация представила ТОРГ-12, где были указаны данные, отсутствующие в ТТН. Подтвердили перевозку груза и водители.

Читайте также:  Единый налоговый платеж с 2023 года: что изменится и как к этому подготовиться - Ответ Бухгалтера

В итоге суд признал решение ФНС необоснованным и подтвердил, что компания соблюла все требования для того, чтобы применить вычет НДС.

Обоснование: постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 20.12.2017 № Ф07-13132/2017.

Первичный бухгалтерский учет - Ответ Бухгалтера

Если в накладных фальшивая подпись поставщика, расходы не признают

Рассматривая расходы компании, на которые она уменьшила базу по налогу на прибыль, инспекторы заподозрили, что некоторые операции были нереальными. В частности, были выявлены такие нарушения:

  • подписи в некоторых накладных и счетах-фактурах, переданных компании поставщиками, были сфальсифицированы (подтверждено результатами экспертизы);
  • поставщики отсутствовали по указанным в ЕГРЮЛ адресам;
  • перечисления денежных средств на их счет носили транзитный характер;
  • они не имели достаточных ресурсов для исполнения условий договора.

В итоге компания пострадала из-за того, что неосмотрительно выбирала контрагентов. Выводы ФНС подтвердили суды вплоть до Верховного.

Обоснование: определение Верховного Суда РФ от 01.08.2016 № 302-КГ16-8902.

Подписывать первичные документы факсимиле рискованно

Можно ли на первичных документах ставить факсимильную подпись? Минфин считает, что это недопустимо. Ведь закон 402-ФЗ требует наличия на первичном документе определенных реквизитов, в числе которых личная подпись лица.

Соответственно, велика вероятность того, что налоговики не признают расходы, подтвержденные подписанной таким образом «первичкой». Поэтому лучше не рисковать и ставить на документах подпись собственноручно.

Справедливости ради заметим, что в судебной практике по таким спорам были решения как в пользу ФНС, так и в пользу компаний. И это лишь еще раз подтверждает рекомендацию не прибегать к подобному способу подписи документов.

Обоснование:

Первичные документы: оформляем правильно

Всем известно, что работа бухгалтера связана с огромным количеством бумаг. Это и неудивительно, ведь каждый факт хозяйственной жизни компании оформляют первичным учетным документом. Обо всех правилах оформления – в нашей статье

https://www.youtube.com/watch?v=-1AlzLkhT70\u0026pp=ygVY0J_QtdGA0LLQuNGH0L3Ri9C5INCx0YPRhdCz0LDQu9GC0LXRgNGB0LrQuNC5INGD0YfQtdGCIC0g0J7RgtCy0LXRgiDQkdGD0YXQs9Cw0LvRgtC10YDQsA%3D%3D

Основанием для проводки служит не только документ, но и реальность самого факта хозяйственной жизни.

К бухгалтерскому учету нельзя принимать документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

  • В этих целях под мнимыми объектами бухгалтерского учета понимают несуществующие объекты, отраженные в бухгалтерском учете лишь для вида (в том числе неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие места факты хозяйственной жизни).
  • Под притворными объектами бухгалтерского учета понимают объекты, отраженные в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью прикрыть его (в том числе притворные сделки).
  • Не относятся к мнимым объектам бухучета: резервы и фонды, предусмотренные законодательством России, а также расходы на их создание.

Обратите внимание

Компании не обязаны применять унифицированные формы первичных документов. Их формы должен определять рукодитель фирмы, по представлению должностного лица, на которого возложена обязанность ведения учета (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Однако самостоятельное составление первичных документов – объемная и трудоемкая работа. К тому же все унифицированные формы первичных документов уже есть в бухгалтерских программах. Поэтому ваша фирма может продолжать использовать унифицированные формы первичных документов уже в добровольном порядке.

В этом случае в учетной политике лучше упомянуть об этом, указав, что в качестве первичных документов компания применяет унифицированные формы.

Так, Госкомстатом разработаны типовые бланки для учета:

  • основных средств и нематериальных активов;
  • материалов;
  • кассовых операций;
  • операций, связанных с оплатой труда;
  • результатов инвентаризации.

Кроме того, Госкомстат разработал бланки, учитывающие специфику отдельных отраслей. Так, в настоящее время утверждены типовые бланки для учета:

  • торговых операций (в том числе при продаже товаров в кредит и по договорам комиссии);
  • операций на предприятиях общественного питания;
  • денежных расчетов с населением с применением ККМ;
  • капитального строительства и ремонтно-строительных работ;
  • работы строительных машин и механизмов;
  • операций на автомобильном транспорте;
  • сельскохозяйственной продукции и сырья.

Формы документов, используемых при безналичных расчетах, утверждены Банком России.

Распечатывая бланки самостоятельно, вы можете выбрать тот формат, который вам наиболее удобен. Строгих ограничений здесь нет. При необходимости можно также изменять размеры граф и строк.

Обратите внимание

Первичные документы можно составлять на бумажном носителе и (или) в электронном виде, с использованием электронной подписи.

Это установлено пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Компаниям, которые хотят использовать электронный документооборот в «первичке», налоговые контролеры рекомендуют применять утвержденные ими форматы акта приемки-сдачи работ (услуг) и товарной накладной ТОРГ-12. Такое сообщение ФНС России опубликовала на своем официальном сайте.

Формат этих документов утвержден приказом ФНС России от 21 марта 2012 года № ММВ-7-6/172@.

Как пояснили контролеры, использование этих форматов позволит фирмам не распечатывать дополнительно документы на бумажном носителе при передаче их в инспекцию для подтверждения расходов.

Кроме того, инспекторы отметили, что «единожды переданный по телекоммуникационным каналам связи такой документ повторно налоговым органом запрашиваться уже никогда не будет».

Если компания применяет унифицированные формы первичных документов, и для какого-то факта хозяйственной жизни типовой бланк не предусмотрен, вы можете разработать его самостоятельно.

Главное, чтобы он содержал все необходимые обязательные реквизиты.

https://www.youtube.com/watch?v=-1AlzLkhT70\u0026pp=YAHIAQE%3D

Вместе с тем обязательными к применению остаются формы первичных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы). На это указывает Минфин России в Информации № ПЗ-10/2012.

А по мнению налоговиков, при работе с ККТ можно использовать только унифицированные формы бланков. Разрабатывать эти формы самостоятельно налогоплательщики не вправе (письмо ФНС РФ от 23 июня 2014 г. № ЕД-4-2/11941@).

О запрете изменять унифицированные формы документов, введенных уполномоченными органами на основании других федеральных законов, напоминает и Минфин России в письме от 6 февраля 2015 г. № 07-01-12/4833.

Обязательные реквизиты

Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать первичный документ, установлен пунктом 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете»:

  • наименование документа (формы);
  • дата составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции (в натуральном и (или) денежном выражении с указанием единиц измерения);
  • наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформления и их личные подписи. Кроме подписей этих лиц, необходимо указывать их фамилии и инициалы, либо иные реквизиты, которые помогут их идентифицировать.

В официально утвержденных типовых бланках все обязательные реквизиты уже предусмотрены.

Если учетной политикой организации предусмотрено, что в качестве первичных документов применяются унифицированные формы, но для какого-то факта хозяйственной жизни бланк не предусмотрен, фирма может разработать его самостоятельно.

Печать на первичных документах можно не ставить, так как она не является обязательным реквизитом. Если же фирма использует типовые формы первичных документов, в которых оттиск печати уже предусмотрен, то для заполнения всех реквизитов документа ее лучше поставить.

Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухучета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (ст. 21 Закона «О бухгалтерском учете». Такие стандарты пока не приняты.

Поэтому организация может использовать любой вид электронной подписи, предусмотренный Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ).

Такие разъяснения даны в письме ФНС России от 19 мая 2016 г. № СД-4-3/8904.

На текущий момент Закон № 63-ФЗ различает три вида электронной подписи, которые в целом различаются степенью защищенности и сложности получения:

  • простая электронная подпись;
  • усиленная неквалифицированная электронная подпись;
  • усиленная квалифицированная электронная подпись.

Для целей бухгалтерского учета, пока не принят федеральный стандарт бухучета, электронные первичные документы допускается заверять подписью любого вида из трех, предусмотренных Законом № 63-ФЗ.

Читайте также:  Возврат НДС при экспорте - Ответ Бухгалтера

Для налогового учета есть ограничения. Начнем с последней в списке — усиленной квалифицированной электронной подписи. Информация, подписанная такой подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

В соответствии со статьей 252 Налогового кодекса расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, должны быть документально подтверждены, в частности, первичными учетными документами (ст. 313 НК РФ).

Форма первичного документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете». Одним из обязательных реквизитов первичного учетного документа являются личные подпись лиц, ответственных за оформление сделки.

Первичный документ, составленный в электронном виде, подписывается электронной подписью.

Значит, «первичка», оформленная в электронном виде и подписанная квалифицированной электронной подписью, может подтверждать расходы по налогу на прибыль.

https://www.youtube.com/watch?v=r0bBlLdWAeU\u0026pp=ygVY0J_QtdGA0LLQuNGH0L3Ri9C5INCx0YPRhdCz0LDQu9GC0LXRgNGB0LrQuNC5INGD0YfQtdGCIC0g0J7RgtCy0LXRgiDQkdGD0YXQs9Cw0LvRgtC10YDQsA%3D%3D

Электронные документы можно также подписывать простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, если это предусмотрено соглашением между участниками электронного взаимодействия. Но для того, чтобы списать налоговые расходы на основании первички, подписанной простой или неквалифицированной подписью, в соглашении с контрагентом должен быть оговорен порядок проверки подписи.

Что касается подписания электронных счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ), а также при осуществлении электронного взаимодействия с налоговыми органами необходимо применять только усиленную квалифицированную электронную подпись.

Ответственность за нарушения правил оформления первичных документов

Если вы не оформили необходимый первичный документ и это обнаружилось во время налоговой проверки, вас могут оштрафовать.

Так, статья 120 Налогового кодекса РФ «отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета или налогового учета» квалифицирует как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Размер штрафа за такое нарушение – 10 000 рублей. Если же такие нарушения совершены неоднократно в разных налоговых периодах, штраф возрастает до 30 000 рублей.

Если же такое нарушение повлекло за собой «занижение налоговой базы», штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Обратите внимание

Действие статьи 120 Налогового кодекса распространяется не только на фирмы, но и на предпринимателей.

Существует и другая опасность. Статья 252 Налогового кодекса РФ в качестве расходов понимает обоснованные и документально подтвержденные затраты.

  1. Если же документ, подтверждающий произведенные организацией затраты (например, акт приемки-сдачи выполненных работ), не оформлен или составлен с серьезными нарушениями, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения.
  2. В результате с вас взыщут сумму заниженного налога, а также пени.
  3. Кроме того, инспекция может предъявить штраф по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)» Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (сбора), а деяния, совершенные умышленно, влекут взыскание штрафа в размере 40%.

Однако здесь надо указать на существенный момент: предъявить требования об уплате штрафов за одно и то же нарушение одновременно по статьям 120 и 122 Налогового кодекса налоговая инспекция не вправе (определение Конституционного Суда РФ от 18 января 2001 г. № б-О).

Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог из-за грубого нарушения правил учета, вас оштрафуют по пункту 3 статьи 120. Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог по другой причине, вас оштрафуют по статье 122.

Если же налоговая инспекция за одно и то же нарушение предъявила вам штрафы одновременно по двум вышеуказанным статьям, не спешите с этим соглашаться.

Доказать свою правоту в арбитражном суде в такой ситуации налоговикам вряд ли удастся.

Между тем многие налоговые инспекторы на местах по-своему трактовали и другие положения налогового законодательства. Так, например, если организация составила документ в произвольной форме по операции, для которой предусмотрен типовой бланк, налоговики могли классифицировать это как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Такой же вывод проверяющие могли сделать и в том случае, если организация не заполнила все обязательные реквизиты типового бланка.

Как свидетельствует арбитражная практика, в подобных случаях суды часто занимают сторону налогоплательщиков.

Из-за отмены обязательного использования унифицированных форм первичных документов у компаний должно сократиться количество споров с проверяющими. Контролеры больше не смогут «снимать» расходы по причине ненадлежаще оформленных документов, так как самого требования об использовании типовых форм документов с 2013 года не существует (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Учитывая, что с 2014 года к бухгалтерскому учету нельзя принимать документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Чиновники определили круг ответственности за оформление таких документов в учете.

Так, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни, признается лицо, составившее первичный документ. Этот субъект (гражданин или фирма) должен обеспечить своевременную передачу оформленного документа в бухгалтерию для регистрации в учете, а также гарантировать достоверность его данных.

Что касается лиц, на которых возложено ведение бухгалтерского учета (например: бухгалтер, руководитель) или с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (например: аутсорсинговая фирма), то они не несут ответственности за соответствие составленной другими лицами «первички» и свершившимся фактам хозяйственной жизни.

За те же нарушения мировой судья по инициативе налоговиков может наложить на руководителя или главного бухгалтера организации административный штраф от 5000 до 10 000 рублей, а за повторное нарушение — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет (ст. 15.11 КоАП РФ).

При этом повторным совершением административного правонарушения является совершение правонарушения в тот период, когда лицо считается подвергнутым административному наказанию за совершение однородного административного правонарушения (п. 2 ч. 1 ст. 4.3 КоАП РФ).

Этот период длится со дня вступления в законную силу постановления о назначении административного наказания до истечения одного года со дня окончания исполнения данного постановления (ст. 4.6 КоАП РФ) (Информационное сообщение Минфина России от 7 апреля 2016 г.

№ ИС-учет-1).

Этот штраф налагают только в том случае, если нарушение правил бухгалтерского или налогового учета привело:

  • занижение сумм налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
  • искажение любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10%;
  • регистрация не имевшего места факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета;
  • ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета;
  • составление бухгалтерской (финансовой) отчетности не на основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета;
  • отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов.

Однако должностные лица освобождаются от административной ответственности за подобные нарушения, если они:

  • подали уточненную налоговую декларацию (расчет) и уплатили недоимку и пени, предусмотренные статьей 81 Налогового кодекса;
  • исправили ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности.

Некоторые юристы считают, что такие действия налоговиков неправомерны, поскольку позволяют повторно привлекать к ответственности за одно и то же правонарушение.

К сожалению, это не так. Дело в том, что за грубые нарушения в оформлении документов по статье 120 Налогового кодекса к ответственности привлекается организация, а по пункту 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ – ее должностные лица.

Такую ситуацию прямо допускает пункт 4 статьи 108 Налогового кодекса, согласно которому «привлечение организации к ответственности за совершение налогового правонарушения не освобождает ее должностных лиц при наличии соответствующих оснований от административной, уголовной или иной ответственности, предусмотренной законами Российской Федерации».