Прочее

Персонифицированные сведения о физлицах: как заполнить новый отчет

Персонифицированные сведения о физлицах: как заполнить новый отчет

С 1 января 2023 года компании заполняют новый вид отчётов о работниках — персонифицированные сведения о физических лицах. Сдавать его нужно каждый месяц. Он похож по содержанию на сокращённую версию 3-го раздела расчёта по страховым взносам. Предлагаем Вам инструкцию по его заполнению.

Что собой представляет новая форма персотчётности

Персонифицированные сведения о физлицах — отчёт, который нужно теперь сдавать в налоговую каждый месяц. ФНС утвердила бланк, формат и правила заполнения приказом от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Код по классификатору налоговой документации (КНД) — 1151162.

Внимание! Несмотря на то, что новый вид персотчётности похож на 3-й раздел РСВ и подаётся каждый месяц, персонифицированные данные не пропадают из РСВ. В квартальные РСВ их по-прежнему нужно будет включать.

Кто подаёт персонифицированные сведения в ИФНС

Отчёт заполняют предприниматели, которые являются работодателями или заключают с физическими лицами гражданско правовые договора и платят страховые взносы с выплат физическим лицам:

  • фирмы и их обособленные подразделения, включая зарубежные компании, которые ведут деятельность в нашей стране
  • ИП
  • частные детективы, адвокаты, нотариусы и прочие частно практикующие специалисты
  • главы КФХ
  • физические лица, не имеющие статуса ИП

Вам потребуется отразить в документе персональные данные каждого застрахованного работника и все денежные суммы, которые начислялись им в течение отчётного периода.

По каким физическим лицам нужно отчитаться:

  • работники по трудовым договорам
  • сотрудники, оформленные по договорам ГПХ
  • получатели средств по договорам авторского заказа
  • авторы произведений, в отношении которых заключены договоры об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, а также издательские лицензионные договоры и лицензионные договоры о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности

Индивидуальный предприниматель вправе не заполнять перссведения, если он не платит деньги другим физическим лицам.

Отчитываться следует даже о тех работниках, кому в отчётном месяце не начислялись ни деньги, ни другие варианты вознаграждений. Для такого физлица нужно поставить прочерк в строке 070 бумажной версии отчёта. В электронном варианте вместо прочерка просто оставьте эту строчку пустой.

График сдачи нового персотчёта

Сдавать этот документ придётся по итогам каждого месяца, начиная с января 2023 года. Крайним сроком будет 25 число месяца, который идёт за отчётным.

Когда эти сроки выпадают на праздничные и прочие выходные дни, они будут переноситься по обычным правилам. Поэтому в 2023 году сложился такой график сдачи для данного отчёта:

  • январский — 27 февраля
  • февральский — 27 марта
  • мартовский — 25 апреля
  • апрельский — 25 мая
  • майский — 26 июня
  • июньский — 25 июля
  • июльский — 25 августа
  • августовский — 25 сентября
  • сентябрьский — 25 октября
  • октябрьский — 27 ноября
  • ноябрьский — 25 декабря

Для реорганизуемых и ликвидируемых компаний действуют такие же сроки.

Персонифицированные сведения о физлицах: как заполнить новый отчет

Место и способ сдачи

Персонифицированные сведения подаются в налоговую инспекцию:

  • для фирм — исходя из собственного местонахождения и из местонахождения тех обособленных подразделений, у которых есть банковский счёт, и они самостоятельно платят деньги физическим лицам
  • для физлиц и индивидуальных предпринимателей — по месту жительства

Внимание! Обособленное подразделение, по которому Вы прежде отчитывались, может закрыться или утратить полномочия, позволяющие платить физлицам. Если такое произошло, то подавать перссведения необходимо за те периоды, когда это подразделение ещё функционировало, в ИФНС по месту нахождения фирмы.

Формат отчёта, как и для РСВ, зависит от количества людей, которые получали от компании доходы. Если таких за отчётный месяц было 11 или больше, то доступна исключительно электронная подача. Если их было не больше 10, то Вы имеете право заполнить бумажный бланк.

Заполнение бланка персонифицированных сведений

Бланк содержит титульный лист и разделы с персональными данными физических лиц и информацией о полученных ими от фирмы средствах. Правила оформления установлены приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Титульный лист

  • Ниже показана форма титульного листа:
  • Персонифицированные сведения о физлицах: как заполнить новый отчет
  • Заполнять его нужно в привычном порядке, никакой экзотики здесь нет:

Персонифицированные сведения о физлицах: как заполнить новый отчет

Персонифицированные сведения о физлицах: как заполнить новый отчет

  1. ИНН и КПП берутся из свидетельства о постановке фирмы на учёт. ИП не пишут КПП.
  2. Если это — первичный отчёт, укажите код «0–», а если корректировочный, то «1–», «2–» и дальше по порядку.
  3. Код периода, по которому отчитываетесь, нужно взять из приложения № 3 к порядку. Как правило, таким кодом будет номер месяца, однако, если речь идёт о реорганизации, ликвидации либо о снятии с учёта ИП (главы КФХ), то используются особые коды.
  4. Отчётный год — в нашем случае 2023.
  5. Напишите код того налогового органа, куда собираетесь слать отчёт.
  6. Информация для поля «По месту нахождения (учёта)» берётся из приложения № 4 к порядку (также специальный код).
  7. Напишите название Вашей фирмы, её обособленного подразделения (если есть) или ФИО физического лица.
  8. Поле ОГРНИП применяется исключительно для индивидуальных предпринимателей и руководителей КФХ. Посмотреть этот код Вы сможете в листе записи о предпринимателе в ЕГРИП.
  9. Выберите для соответствующей строчки код из приложения № 2 к порядку, если Ваше предприятие в отчётном месяце прошло реорганизацию или было ликвидировано либо её обособленное подразделение закрылось или утратило полномочия.
  10. Напишите номер телефона, отметьте число страниц в отчёте, а кроме того, число листов прилагаемых подтверждающих документов.
  11. Нужно проставить один из двух кодов в части «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящих сведениях, подтверждаю». Код «1» применяется, если сведения сдаёт непосредственно плательщик, а код «2» — если их сдаёт уполномоченный представитель. Там же напишите ФИО, распишитесь и укажите дату.

Сервис Контур.Экстерн автоматически заполнит почти весь титульный лист. Система возьмёт данные из хранящихся в ней реквизитов налогоплательщика. От Вас потребуется только проверка и, возможно, корректировка данных.

Персональные данные и сведения о выплатах

Эта часть заполняется на каждого из застрахованных работников, которые у Вас числились в нужном месяце. Для каждого такого сотрудника в документе прописывают его ФИО, СНИЛС и ИНН, а также сумма дохода, начисленного ему в этом месяце.

Экстерн подставит из справочника персданные работников автоматически. Проставьте галочки около нужных фамилий.

Персонифицированные сведения о физлицах: как заполнить новый отчет

В строке 070 проставьте суммарный размер зарплаты и прочих вознаграждений, которые начислялись в пользу этого человека в данном месяце. Сумма указывается в рублях и копейках.

Здесь учитываются все выплаченные сотруднику доходы, облагаемые страховыми взносами, а не только база для исчисления взносов. Иначе говоря, строку 070 нужно заполнять по аналогии со строкой 140 3-го раздела расчёта по страховым взносам. Отметим, что берётся размер вознаграждений до того, как с них удержали НДФЛ.

Корректировка персонифицированных сведений

Если в сданном отчёте была ошибка, её можно исправить. Вы вправе отправить уточнённые перссведения до того, как сдадите РСВ за тот отчётный период, куда входит «ошибочный» месяц.

Достаточно внести в уточнёнку только тех людей, для которых необходимо скорректировать сведения. На титульном листе нужно проставить номер корректировки, не упустите это из внимания.

Основная часть бланка содержит специальную строку 010 «Признак аннулирования сведений о физлице», предназначенную для отмены или корректировки сведений:

  • когда необходимо аннулировать данные, направленные по ошибке, проставляйте прочерки в строке 070 и значение «1» в строке 010
  • если Вы ошиблись в ФИО или в СНИЛС, то, кроме части с аннулированными данными, заполните на соответствующего сотрудника строки 020–070, указав там правильную информацию

Если скорректировать требуется только размеры выплат, впишите в уточняющий отчёт данные физлица-получателя и поставьте правильную сумму в строке 070. В данном случае не нужно заполнять строку 010.

Читайте также:  Заработная плата за март 2023 в расчете по форме 6-НДФЛ: как отражать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом»

Подавать ли нулевой отчёт при отсутствии начислений?

Для персонифицированных сведений не предусмотрен нулевой вариант. Это означает, что во всех случаях форма должна содержать информацию о застрахованных физлицах.

Да, в том числе и в тех отчётных месяцах, когда у фирмы отсутствовали работники или начисления в их пользу.

Отчёты за такие месяцы составляются по-разному в зависимости от того, почему нужных сведений нет:

  1. У фирмы отсутствуют застрахованные лица. Подобное теоретически невозможно. Как минимум 1 сотрудник имеется у любой, даже у самой маленькой компании — это её директор, он же (особенно в небольших фирмах) — единственный учредитель. Сведения о нём и нужно внести в отчёт. При отсутствии доходов поставьте в строке 070 прочерк или значение «0». «0» используется для электронного формата, а прочерк — для бумажного бланка.
  2. Застрахованные лица у фирмы есть, но в их пользу ничего не начислялось. Укажите в бланке персданные каждого такого человека, проставив при этом прочерк или «0» в строке 070. «0» точно также применяется для электронного варианта, прочерк же — для бумажного.

В остальных ситуациях, когда соответствующих сведений нет, данную форму отчётности вообще сдавать не нужно. Например, она не требуется индивидуальным предпринимателям, не нанимающим работников.

Штрафы за непредставление персонифицированных сведений

Персонифицированные сведения о физлицах: как заполнить новый отчет

В Налоговом кодексе нет специального штрафа за непредставление или непредставление в срок персонифицированных сведений о физических лицах. Но здесь применимы стандартные штрафы для налоговой отчётности:

  1. Непредставление в положенные сроки определённых документов и прочих данных, требуемых как Налоговым кодексом, так и другими налоговыми законами. Согласно пункту 1 статьи 126 Налогового кодекса, за это штрафуют на сумму 200 руб. за каждый несданный документ.
  2. Непредставление в назначенные законом сроки корректно составленных документов и/или других данных, которые нужны для ведения налогового контроля, а также отказ сообщать такую информацию в ИФНС или подача неполных либо искажённых подобных данных. Это — статья 15.6 КоАП. Она предусматривает такие административные штрафы: для обычных граждан — 100-300 руб., а для должностных лиц — 300-500 руб.

Отчётность в конце февраля и в марте 2023 года

Персонифицированные сведения о физических лицах 2023

Персонифицированные сведения о физлицах: как заполнить новый отчет Ильдар Мустафин, Экономист-финансист

Пенсионный фонд, фонд соцстраха объединяются в единый Социальный фонд России. И поэтому произойдут изменения в составе отчётности: некоторые бланки будут отменены, другие — обновлены. Появятся новые отчёты, например “Персонифицированные сведения о физических лицах”, который заменит собой СЗВ-М. Он тоже ежемесячный, но информации содержит больше. Давайте разберёмся, что это за форма, кто и как её должен заполнять. 

Персонифицированные сведения о физлицах: как заполнить новый отчет

В соответствии с приказом ФНС России от 29.09.2022 №Е-Д-7-11/878@ утверждена форма нового отчёта по КНД 1151162 “Персонифицированные сведения о физических лицах”. Этот документ идёт в связке с другим важным отчётом — “Расчёт по страховым взносам” (РСВ), там также предусмотрены изменения.

По сути, персонифицированные данные — это раздел 3 РСВ, подаваемый ежемесячно. Единственное, там не будет данных о базе для исчисления страховых взносов.

Все работодатели, которые в отчётном месяце заключили договора с физлицами или производили им выплаты доходов. Говоря о работодателях, мы имеем в виду:

  • юридические лица с филиалами и представительствами, включая иностранные компании;
  • ИП и главы КФХ;
  • специалисты частной практикой (нотариусы, адвокаты, детективы, и т.д.);
  • частные лица, не имеющие статуса ИП.

Под доходами подразумеваются вознаграждения физического лица, полученные в рамках:

  • трудового договора;
  • договора оказания услуг (ГПХ);
  • авторского договора;
  • договора отчуждения права на результаты интеллектуальной деятельности, и т.д.

Факт заключения договора с физлицом является основанием для подачи Сведений, даже если выплат по договору в этом месяце не было (строка 070 отчёта оставляется пустой).

ИП, работающий самостоятельно, без привлечения чужого труда, Сведения не подаёт.

Периодичность подачи персонифицированных сведений — каждый месяц. Срок отправки — не позднее 25 числа следующего за отчётным месяца. Если 25 число приходится на выходной или праздничный выходной день, срок сдачи переносится на следующий за ним рабочий день.

Первый отчёт нужно сдать по итогам января 2023 года — до 27 февраля 2023 года (так как 25 февраля это суббота).

Получателем Сведений выступает инспекция ФНС по месту регистрации организации или по месту жительства индивидуального предпринимателя (физического лица без статуса ИП).

Обособленные подразделения и филиалы организаций сдают отчёт по месту своей регистрации, когда платежи физическим лицам производят самостоятельно. В иных случаях они отправляют Сведения по месту регистрации головной компании.

Бланк Сведений состоит из двух листов — титульного и основного (в котором содержатся все необходимые сведения). Заполнение листов вполне стандартное — вверху каждой страницы организациям нужно указать ИНН и КПП. ИП вставляют только ИНН. Номер страницы пишется в формате 001 и далее по порядку.

Образец формы персонифицированных сведений о физических лицах представлен ниже.

Титульный лист

hidden>

При первой подаче сведений ставится код “0—”, при корректировках “1—”, “2—” и.т д. Код периода за который предоставляется отчёт: 01 — за январь, 02 — за февраль, и так далее по порядку.

Если идёт реорганизация, ликвидация ООО или снятие с учёта ИП, коды будут другими.

Их можно посмотреть в приложения №3 Порядка заполнения персонифицированных сведений о физических лицах (приложение №4 к приказу ФНС России №Е-Д-7-11/878@).

Далее пишется отчётный год (2023) и четырёхзначный код налоговой инспекции, куда подаётся отчёт. Код места нахождения (учёта) нужно взять из приложения № 4 ”Порядка заполнения…”. Например, 120 — по месту жительства ИП.

Далее вписывается наименование организации или ФИО физического лица.

ОГРНИП заполняют только индивидуальные предприниматели или главы КФХ.

Следующие два поля нужно заполнить только при реорганизации, ликвидации юрлица, снятия с учёта ИП в отчётном месяце. Данные взять из приложения № 2 ”Порядка заполнения…”.

Потом ставится номер телефона заявителя и количество страниц отчёта, и, отдельно, — подтверждающих документов.

В разделе по достоверности сведений нужно поставить код 1, если данные подаёт сам плательщик, и 2 — при подаче уполномоченным представителем. Потом указываются ФИО, дата заполняется, и ставится подпись ответственного лица.

Требования к заполнению остаются те же самые:

  • в электронной форме пишутся заглавные буквы и цифры шрифтом Courier New размером 18. В пустых ячейках ставить прочерки. Цифровые значения нужно начинать писать с крайней левой клетки;
  • в бумажной форме заполнение производить ручкой синего, чёрного или фиолетового цвета заглавными буквами, без помарок и исправлений.

Персонифицированные сведения о физлицах: как заполнить новый отчет
Форма персонифицированных сведений о физических лицах: титульный лист

hidden>

Этот лист отчёта содержит 4 блока со строками от 010 до 070. Каждый блок заполняется на отдельное застрахованное лицо. В одном листе могут содержаться сведения о 4 физических лицах. Соответственно, если их больше, нужно формировать дополнительные листы.

Персональные сведения те же самые, что и в отчёте СЗВ-М, — ИНН, СНИЛС,ФИО. Строку 010 нужно заполнить, только если аннулировать ранее поданные сведения о человеке (в этом случае ставится в строке 010 ставится “1”, а в строке 070 прочерк).

В строке 070 нужно указать общую сумму вознаграждений физлица за отчётный период (соответствует строке 140 текущей формы РСВ).

Персонифицированные сведения о физлицах: как заполнить новый отчет
Лист с персональными данными о физических лицах

Читайте также:  Форма ПМ-торг - Ответ Бухгалтера

При обнаружении некорректных данных, разрешается подавать исправления вплоть до сдачи квартальной формы РСВ, то есть до 25 числа месяца, следующего за 1 кварталом, полугодием, 9 месяцам или годом.

Менять данные нужно только по тем лицам, сведения по которым оказались неправильными. Ошибки могут следующими:

  • сведения о застрахованном не должны были подаваться вообще. Нужно сформировать титульный лист с номером корректировки 1— (если это первая корректировка), затем лист с персональными данными на это лицо. В нём указать код 1 в строке 010 и прочерки в строке 070;
  • в персональных сведениях о застрахованном лице были неправильно указаны ФИО, ИНН или СНИЛС. Также делается корректировочный отчёт с двумя листами:
  • в одном листе ставится код 1 в строке 010, пишутся персональные данные и сумма с предыдущего отчёта;
  • составляется новый лист, с уже правильными персональными данными и суммой (при этом строка 010 будет с прочерком);
  • указана неверная сумма выплат. Делается новый лист с прочерком в строке 010 и корректной суммой выплаты в строке 070.

Как быть единственному учредителю и директору ООО, который не получает заработную плату? Должен ли он сдавать этот отчёт?

Прямых указаний на это в приказе ФНС нет, но исходя из сложившейся практики сдачи СЗВ-М, скорее всего заполнять персонифицированные сведения на директора-учредителя ООО придётся. При этом нужно будет ставить прочерк в строке 070.

В строку 070 должны попадать только начисленные суммы доходов, а не фактические выплаты?

Да, вы правы. Например, зарплата за март 2023 года начислена 31 марта, а будет перечислена только 3 апреля. В отчёт за март она попадёт в полном объёме, а в отчёте за апрель она фигурировать не будет.

Как исправить персонифицированные сведения в 2023 году

Как исправить персонифицированные сведения в 2023 году — вопрос актуальный, так как перссведения являются свежим отчетом, который раньше никогда не представлялся в контролирующие органы. Каков порядок исправления ошибок и каковы размеры санкций за нарушения? Всегда ли необходимо корректировать новый отчет при обнаружении ошибок? Рассмотрим эти вопросы в нашей публикации.

В 2023 году кардинальные перемены в институте уплаты налогов, а также слияние двух фондов (ПФР И ФСС) в единую систему — Социальный фонд России — повлекли за собой значительные изменения в порядке сдачи отчетности. Какие-то формы остались прежними, другие с 2023 года представляются на обновленных бланках. Формы, ранее сдаваемые в фонды, стали единой отчетностью ЕФС-1.

Подробнее остановимся на бланке «Сведения о застрахованных лицах» (СЗВ-М). Дело в  том, что форма перестала существовать с 2023 года. Ей на смену пришли «Персонифицированные сведения о физических лицах». Замена 2023 года не является точной копией прежнего отчета. В этих двух формах много общего, но столько же и различий:

  • ОДИНАКОВО — респонденты формы; состав физлиц, сведения о которых находят отражение в форме; данные, вносимые в форму (Ф.И.О., СНИЛС, ИНН); частота представления;
  • РАЗНОЕ — сроки сдачи (25-е число в 2023 году против 15-го числа до 2023 года); дополнительные данные (начисленные выплаты в пользу физлица — этого не было в СЗВ-М); место представления (налоговая в 2023 году против ПФР до 2023 года).

Подробнее о новом отчете мы писали в статье.

Далее рассмотрим, какие ошибки в персонифицированных сведениях в 2023 году можно допустить и как исправить персонифицированные сведения.

В чем можно ошибиться в перссведениях

Прежде чем говорить об ошибках в персонифицированных сведениях, надо понять, в чем именно можно допустить ошибку в персонифицированных сведениях о физических лицах.

Данных в новом отчете немного: 

Персонифицированные сведения о физлицах: как заполнить новый отчет

Бланк отчета можно скачать на нашем сайте.

Итак, далее рассмотрим ситуации, как исправить, если в персонифицированных сведениях допущены ошибки следующего характера:

  • неверные персональные данные физлица (Ф.И.О., СНИЛС, ИНН);
  • неверная сумма выплат;
  • забыли включить физлицо в сведения;
  • включили лишнего человека в сведения;
  • опоздали со сроком сдачи сведений.

Как исправлять ошибки в перссведениях

Исправление персонифицированных сведений в 2023 году требуется только до момента подачи расчета по страховым взносам (РСВ) за тот же отчетный период.

Если расчет уже сдан, то он автоматически исправит персонифицированные сведения, так как окончательные данные вводятся на основании расчета.

Если же ошибка допущена и в расчете по страховым взносам, то корректировать надо расчет, а не персонифицированные сведения.

Как заполнить расчет по страховым взносам с 2023 года, рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

Таким образом, персонифицированные сведения правим:

  • за январь, февраль, март — до подачи расчета по страховым взносам за 1-й квартал;
  • за апрель, май, июнь — до подачи РСВ за второе полугодие;
  • за июль, август, сентябрь — до подачи РСВ за 9 месяцев;
  • за октябрь, ноябрь, декабрь — до подачи РСВ за год.

Как исправить персонифицированные сведения одного человека, если по всем другим людям ошибок нет? В этом случае в уточненный отчет следует включить только того, в отношении кого допущена ошибка. Физлиц с верными данными повторно включать в корректировку не надо.

Титульный лист заполняется в любом случае, и при исправлении в поле «Номер корректировки» ставится порядковый номер уточнения.

ВАЖНО! Перечисленные правила установлены порядком заполнения персонифицированных сведений о физических лицах, утвержденном приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. А о том, как сдать корректировку персонифицированных сведений в 2023 году, мы рассказали в этом материале.

Далее рассмотрим, как внести исправления в персонифицированные сведения по каждому виду ошибки.

Внесены неверные персональные данные

Исправление ошибок в персонифицированных сведениях в части персональных данных физлица — Ф.И.О., СНИЛС или ИНН — требует создания двух блоков данных об этом человеке: 

Персонифицированные сведения о физлицах: как заполнить новый отчет

Указана неверная сумма выплат

Если в персонифицированных сведениях ошибка в сумме выплат, то заполняется лишь один новый блок, в котором повторяются данные полей 020–060, а в поле 070 вносятся верные данные. То есть исправить сумму в персонифицированных сведениях проще, чем персональные данные: в этом случае в уточненке меняем лишь сумму выплат.

Забыли включить физлицо в сведения

Как исправить персонифицированные сведения, если забыли включить в них физлицо? Подаем уточняющие сведения только на забытое физлицо. Более никого в уточняющий отчет не включаем.

Лишний человек попал в сведения

При исправлении ошибок в персонифицированных сведениях в части включения в них лишнего человека требуется аннулировать данные по нему. Заполняется поле 010 «Признак аннулирования сведений о физическом лице» — ставим признак «1», в полях 020–070 повторяем данные физлица, которое надо исключить из сведений.

Опоздание со сроком сдачи

Если опоздали сдать новый отчет, всё равно необходимо это сделать. Но представление перссведений с просрочкой имеет смысл лишь до сдачи расчета по страховым взносам за тот же отчетный период.

Образец заполнения персонифицированных сведений приведен в «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ к системе и переходите в образец. Это бесплатно.

Штраф за несдачу сведений

Отдельного штрафа за ошибки в персонифицированных сведениях нет. Штрафы могут наложить по общим основаниям за несвоевременную сдачу отчета: 

Персонифицированные сведения о физлицах: как заполнить новый отчет

Опять сравним СЗВ-М и персонифицированные сведения. Штрафы за ошибки в СЗВ-М были достаточно высокими и не совсем оправданными — 500 рублей за каждое физлицо. Но СЗВ-М сдавали в ПФ РФ, порядок сдачи подчинялся федеральному закону от 01.04.1996 № 27-ФЗ. «Персонифицированные сведения о физических лицах» подчиняются Налоговому кодексу, поэтому и штрафы за них установлены НК РФ.  

Нужно ли сдавать нулевые перссведения, читайте в нашей статье.

Итоги

Ошибки в персонифицированных сведениях необходимо исправлять до подачи расчета по страховым взносам за соответствующий отчетный период. Исправления делаются аннулированием неверных данных и добавлением верных. Штраф за несвоевременную сдачу отчета — 200 рублей. За ошибки штраф не предусмотрен.

Как заполнить и сдать персонифицированные сведения о физлицах

С 2023 года работодатели должны заполнять новую отчетную форму — персонифицированные сведения о физлицах. Она введена вместо применявшегося до этого отчета СЗВ-М. Правила заполнения существенно не поменялись, однако есть некоторые особенности сдачи перссведений.

Читайте также:  НДС на медицинские услуги, изделия, оборудование - Ответ Бухгалтера

Новая обязанность работодателей

Персонифицированные сведения о физических лицах 2023 — образец заполнения

В персонифицированных сведениях о физических лицах указывается минимальная информация по сотрудникам — их персональные данные, а также размеры доходов.

Форма документа, его электронный формат, а также правила внесений информации в бланк регламентированы Приказом ФНС от 29.09.2022 N ЕД-7-11/878@. Кодировка по КНД — 1151162.

Персонифицированные сведения с 2023 года — отчет, похожий на разд. 3 РСВ, но данные фиксируются в сокращенном виде. Однако разд. 3 все равно надо сдавать, несмотря на то, что он содержит аналогичные данные. В перссведениях и разд.3 РСВ не должно быть разночтений.

Кто подает отчет

Персонифицированный отчет с 2023 года обязаны представлять плательщики страховых взносов, начисляющие доходы физлицам:

  • юрлица (отечественные и иностранные), работающие в РФ, а также их обособленные подразделения;
  • ИП;
  • главы КФХ;
  • частнопрактикующие специалисты (адвокаты, нотариусы и т. д.);
  • физлица — не ИП.

Иными словами, отчет формируют работодатели, которые ведут деятельность на территории России вне зависимости от их формы собственности, организационно-правовой формы и видов деятельности.

Кого включать в отчет

Персонифицированные сведения с 2023 года заполняются по всем лицам, подлежащим обязательному страхованию — с которыми оформлены:

  • трудовые договоры;
  • ГПД на работы или услуги;
  • договоры авторских заказов;
  • договоры, связанные с отчуждением исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности;
  • издательские лицензионные договоры;
  • лицензионные договоры на предоставление права использовать результаты интеллектуальной деятельности.

В отчете фиксируются данные о работнике, авторе или исполнителе вне зависимости от того, начислялись ли им доходы в отчетном периоде либо нет.

Внимание! Если оформлен ГПХ договор с физлицом-самозанятым, этого человека не включают в отчет. Не нужно указывать и физлиц, если с ними оформлены ГПХ договоры иного характера, например, при купле-продаже, дарении, аренде или займе, поскольку с выплат по подобным соглашениям не начисляются взносы.

Способ и место подачи отчета

Отчет по перссведениям в 2023 году передается в ИФНС. Компании направляют его по месту нахождения головного офиса или обособленного подразделения (если у него имеется счет в банке и право платить зарплату своим физлицам). ИП и обычные физлица подают документ по месту проживания.

Способы подачи:

  • только электронно при количестве физлиц, указанных в отчете, больше 10 чел. — через оператора ЭДО или сайт ФНС. Обязательно использовать УКЭП;
  • в бумажном виде при количестве физлиц, указанных в отчете, до 10 чел. включительно — лично, через представителя при сдаче инспектору ФНС или через Почту России. При такой численности отчет также можно по желанию отправлять электронно.

Срок подачи

Срок сдачи персонифицированных сведений в 2023 году — в течение 25 дней после отчетного месяца. Когда срок приходится на выходной или праздник, он сдвигается на следующий после него рабочий день.

Сроки сдачи персонифицированных сведений в 2023 году:

  • за январь — до 27.02;
  • за февраль — до 27.03;
  • за март — до 25.04;
  • за апрель — до 25.05;
  • за май — до 26.06;
  • за июнь — до 25.07;
  • за июль — до 25.08;
  • за август — до 25.09;
  • за сентябрь — до 25.10;
  • за октябрь — до 25.11;
  • за ноябрь — до 25.12;
  • за декабрь — до 25.01.2024.

Аналогичные сроки применяются для сдачи сведений при реорганизации либо ликвидации.

Внимание!

Персонифицированные сведения о физлицах — Экстерн

С 2023 года для страхователей появился новый ежемесячный отчет — «Персонифицированные сведения о физических лицах» (форма по КНД 1151162). Он заменил ежемесячную форму отчетности «Сведения о застрахованных лицах» (СЗВ-М), которую работодатели сдавали в Пенсионный фонд.

Форма, формат и порядок заполнения утверждены приказом ФНС от 29.09.2022 №ЕД-7-11/878@. Это, по сути, сокращенный раздел 3 расчета по страховым взносам. Отчет состоит из титульного листа и части с персональными данными физлиц и сведениями о их доходах.

Содержание инструкции: 

Кто подает форму

Подают форму плательщики страховых взносов, производящие выплаты и иные вознаграждения физлицам:

  • организации, в том числе иностранные, которые работают в России, и их обособленных подразделения;
  • предприниматели;
  • адвокаты, частные детективы, нотариусы и другие специалисты частной практики;
  • главы КФХ;
  • физлица без статуса ИП.

Если ИП не выплачивает доходы другим физлицам, отчет можно не сдавать.

На кого подают форму

Сведения подаются на всех застрахованных лиц, числившихся у работодателя в отчетном месяце:

  • состоящих в трудовых отношениях (в том числе директоров – единственных учредителей);
  • работающих по договорам ГПХ, включая уволившихся в отчетном периоде сотрудников;
  • тех, у кого не было выплат (например, работниц в декретном отпуске).

Сведения о привлекаемых юридическими лицами и ИП плательщики налога на профессиональный доход (самозанятые) в отчете не отражаются.

Включать сотрудника в отчет нужно, даже если в отчетном периоде в его пользу не начисляли выплаты и вознаграждения. В этом случае строка 070 остается пустой.

Дата сдачи формы 

Согласно п. 7 статьи 431 НК РФ персонифицированные сведения о физических лицах ежемесячно предоставляются в налоговый орган не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим.

В первый раз отчет необходимо сдать по итогам января 2023 года. Срок его представления сдвинут на 27.02.2023, так как 25 февраля приходится на выходной день.

Сроки сдачи на 2023 год:

ПериодСрок сдачи
январь 27 февраля
февраль 27 марта
март 25 апреля
апрель 25 мая
май 26 июня
июнь 25 июля
июль 25 августа
август 25 сентября
сентябрь 25 октября
октябрь 27 ноября
ноябрь 25 декабря

Выбор налогового органа

Отчет предоставляется в налоговый орган:

  • Организации — по месту своего нахождения и по месту нахождения обособленных подразделений, которые имеют счет в банке и сами платят физлицам.
  • ИП и физлица — по месту жительства.
  • Обособленные подразделения, у которых есть отдельный расчетный счет, и они платят зарплату самостоятельно — по месту нахождения обособленного подразделения.

Порядок представления сведений

Порядок представления определяется по тем же правилам, что и для Расчета по страховым взносам (РСВ):

  • Если численность получателей выплат за отчетный период превышает 10 человек, сдавать сведения нужно в электронном виде.
  • Если получателей 10 или меньше, можно отчитываться на бумаге.

Титульный лист

Титульный лист содержит:

  • ИНН, КПП. Указывать в соответствии со свидетельством о постановке на учет.
  • Номер корректировки. Для первичных сведений — «0», для корректировок от «1» и так далее по порядку.
  • Период представления отчета. Заполнять кодом из приложения №3 к Порядку.
  • Отчетный год.
  • Код налогового органа.
  • Код места предоставления отчета. В поле «По месту нахождения (учета)» нужно указать код из приложения №4 к Порядку.
  • Наименование организации, обособленного подразделения, ФИО физического лица.
  • ОГРНИП, для ИП/ главы КФХ.
  • Информация о реорганизации, ликвидации. Указывать код из приложения №2 к Порядку.

Персональные данные и сведения о выплатах

Раздел нужно заполнять на каждое застрахованное лицо, которое числилось в отчетном периоде. По физлицу нужно указать:

  • ИНН.
  • ФИО.
  • СНИЛС.
  • В строке 070 указывается сумма начисленных за месяц выплат, которые являются объектом для начисления страховых взносов, в том числе, необлагаемых. То есть включаются пособия, материальная помощь и подобные выплаты, но не включаются выплаты за аренду или продажу имущества.Если у застрахованного лица отсутствуют выплаты в отчетном месяце в строке 070 указывается прочерк в печатной форме и ноль (0) в электронном виде.Если деятельность в организации не ведется и выплат нет, в отчет надо включить директора-единственного учредителя с нулевыми выплатами (по аналогии с нулевым РСВ).

Корректировка формы

  • Исправить сведения можно до момента сдачи РСВ за отчетный период, в который попадает соответствующий месяц.
  • В уточненный отчет нужно включать только тех физлиц, данные по которым нужно изменить.
  • Как подать корректировку:
  1. На титульном листе поставьте номер корректировки, отличный от «0».
  2. В строке 010 в карточке сотрудника:
    • Поставьте отметку, если хотите аннулировать сведения. Например, подали информацию по ошибке.
    • Не заполняйте строку, если ошибка только в суммах выплат.
  3. В строке 070:
    • Укажите корректную сумму, если ошибка была в сумме выплат.
    • Не указывайте суммы, если нужно аннулировать карточку.
  4. Если ошибка была в ФИО или СНИЛС, аннулируйте карточку с ошибкой, создайте новую карточку с корректными данными.

Статьи по теме

Персонифицированные сведения о физических лицах: новый отчет с 2023 года