Прочее

Открытие и закрытие смены на онлайн-кассе — Ответ Бухгалтера

Опубликовано 18.08.2017 16:25 Просмотров: 14270

В прошлой статье мы разобрали документы, которые можно использовать для печати чеков в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0» (Онлайн-кассы (часть 2) – печать чеков в 1С). После того, как вами был выбран документ для печати чеков, необходимо разобраться с алгоритмом работы кассовой смены в целом.

Он включает в себя несколько пунктов:1. Для начала работы необходимо убедиться, что касса включена. Это простая и логичная процедура, но не всегда она выполняется. Для того, чтобы кассовая смена и печать чеков осуществлялись без проблем и запинок – убедитесь, что касса включена и присутствует источник интернета.2. Открыть кассовую смену. Сделать это можно следующим образом:

Открывается форма обработки, которая позволяет управлять кассовыми сменами:

В данной форме нужно выбрать кассу, открытие смены которой планируется, и воспользоваться кнопкой «Открыть кассовую смену»:

При открытии смены формируется документ «Кассовая смена» со статусом «Открыта».

3. Формировать нужные документы для печати чеков и распечатывать чеки по кассе в течение кассового дня.4. После того, как кассовый день окончен, нужно закрыть смену. Делается это также с помощью обработки «Управление фискальным устройством»:

Если печать чеков осуществлялась из документа «Чек ККМ», после того, как кассовая смена закрыта кассиром, бухгалтеру необходимо отразить поступившие денежные средства в учете. Для этого формируется отчет по кассовым сменам, найти его можно:

Указываем необходимые данные и, воспользовавшись специальной кнопкой, заполняем документ:

На основании отчета создаем документ «Приходный кассовый ордер», который и сформирует необходимые проводки:

В целом, алгоритм работы с онлайн-кассой прост, важно не забывать открывать кассовые смены в начале дня и закрывать после окончания. Хочу акцентировать ваше внимание на важности открытия/закрытия кассовых смен.

Во-первых, если кассовая смена не открыта, то печать чеков в принципе невозможна(1С будет выдавать ошибку при попытке распечатать чек). Это обязательная регламентная процедура. Также следует помнить, чтоправила кассовой дисциплины предполагают закрытие кассовой смены в конце каждого дня.

К сожалению, открыть кассовую смену утром, если даже забыли закрыть смену вчера, можно. Но всё же, методически правильно открывать и закрывать смены внутри одного кассового дня.Еще хотела бы упомянуть про то, какого рода чеки должны быть выданы покупателю.

В соответствии с законом, покупатель имеет право получить электронный чек, который будет являться равноценным бумажному. Но не исключена возможность для покупателя получить оба вида чеков по его желанию. При просьбе покупателя получить и тот, и другой чек – продавец должен предоставить оба.

Также есть еще один важный момент, о котором необходимо сообщить. Среди требований к чеку – указание на нем должности, фамилии, имени, отчества и ИНН (при создании кассового чека коррекции – среди дополнительных требований – ИНН кассира). Поэтому, в справочнике пользователей:

Найдем пользователя, который будет осуществлять печать чеков:
У этого пользователя необходимо в реквизите «Физическое лицо» указать сотрудника, который ответственен за работу кассы:
Необходимо также проверить, чтобы у выбранного физического лица были правильно и полноценно заполнены данные: фамилия, имя, отчество и ИНН:
Также для физического лица в справочнике «Сотрудники» должен быть отражен соответствующий элемент — сотрудник с указанием должности.
Ну и последний интересный нюанс по онлайн-кассам, о котором хотела бы вам рассказать: это указание покупателя по умолчанию в настройках кассы. Найти список касс можно:
У каждой кассы на второй вкладке есть возможность указать покупателя и договор при печати чека из документа «Чек ККМ»:

Удобно тем, что можно упростить работу и не заполнять соответствующее поле каждый раз в документе.Программа будет подставлять эти данные непосредственно из реквизитов, указанных в настройках кассы.

В этой статье мы разобрались с тем, как работает онлайн-касса и какие интересные нюансы существуют при работе с ней в программе«1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0». А если вы пропустили предыдущие материалы о работе с онлайн-кассами в 1С, то их можно найти по ссылкам:Онлайн-кассы (часть 1) – общие сведения и подключение к 1СОнлайн-кассы (часть 2) – печать чеков в 1С

Автор статьи: Светлана Батомункуева

1С онлайн. Бухгалтерия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом

Перед началом работы с кассовым оборудованием необходимо открыть кассовую смену, это производится в разделе Банк и касса – Управление фискальным устройством – Открыть смену.
Просмотреть список смен с их статусами (открыта/закрыта) можно в разделе Банк и касса – Кассовые смены.

В открытой смене можно увидеть информацию по организации, кассе, дате начала смены. После закрытия появится и время закрытия.

Пробитие чеков

В зависимости от вида и организации торговли пробить чек можно из документов Розничные продажи (чеки), Поступление наличных и Оплата платежной картой.
Пробить чек через кассу можно только по той организации, которая указана в настройке оборудования (проверить можно в разделе Администрирование – Подключаемое оборудование)
Обратите также внимание на поле Склад в настройке кассы, если там ничего не указано, то чеки будут пробиваться на любом складе, но если склад указан, то пробитие чеков будет возможно только из документа, где указан этот конкретный склад.

Банковские выписки в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

Чек из документа Розничные продажи (чеки)

Из документа Розничные продажи (чеки) (Продажи – Розничные продажи (чеки)) чек бьется по кнопке Принять оплату. Используется такой документ, когда обезличенному розничному покупателю осуществляется продажа в мелкую розницу.

При пробитии чека можно отправить электронный чек на почту или по номеру телефона покупателю, для этого имеются специальные кнопки:
Номенклатура в чек попадет из табличной части документа Чек.
Если организация совмещает несколько налоговых режимов, то на разные системы налогообложения нужно бить отдельные чеки.

Чек из документа Поступление наличных

Пробить чек из документа Поступление наличных (Банк и касса – Кассовые документы) с видом оплаты Оплата от покупателя можно при расчете с юр. лицами и ИП, которые отражены в справочнике Контрагенты. Печать чека выводится по кнопке Чек, можно также отправить электронный чек на почту или смс покупателю в верхней части Чека.

Для отражения номенклатуры необходимо выписывать Счет на оплату (Продажи – Счета покупателям), где будет указан реализованный товар или услуга. Если не указан счет на оплату, то в чеке вместо наименований товаров будет указана формулировка «Оплата от: Наименование покупателя Основание: Документ основания»

Чек из документа Операция по платежной карте

Документ Операция по платежной карте (Банк и касса – Операции по платежным картам) с видом оплаты Поступление от покупателя позволяет пробить чек, если юр. лицо или ИП, занесенные в справочник Контрагенты, оплачивают товары или услуги через карту (эквайринг). Печать чека производится по кнопке Чек.

Для отражения номенклатуры необходимо выписывать Счет на оплату (Продажи – Счета покупателям), где будет указан реализованный товар или услуга. Если не указан счет на оплату, то в чеке вместо наименований товаров будет указана формулировка «Оплата от: Наименование покупателя Основание: Документ основания»
Если имеется Счет на оплату:

Чеки на возврат

При возврате оплаты покупателю чеки печатаются из документов Выдача наличных или Операция по платежной карте с видом платежа Возврат покупателю по кнопке Чек. Их можно создать на основании документов оплаты от покупателя.

Чеки на предоплату

Если реализация происходит позже оплаты от покупателя (в другую кассовую смену), то чек на аванс пробивается из документа Поступление наличных или Оплата по платежной карте с видом оплаты Оплата от покупателя.

В таком случае при печати чека в нем будет указано, что это Аванс (если нет конкретной номенклатуры, не указан Счет на оплату) или Предоплата (при указанном Счете на оплату в чеке определены номенклатурные позиции)
При реализации товаров другую кассовую смену чек выбивается из документа Реализация по кнопке Чек, и в нем указано, что это «Передача с полной оплатой«, а в чеке Товар и Полный расчет.
Если придерживаться такой схемы, то данные в ОФД уйдут корректные.

Закрытие кассовой смены

Закрыть кассовую смену нужно не позже, чем через 24 часа после ее открытия (иначе будет заблокирован фискальный накопитель) (п.2 статьи 4.3 ФЗ-54), и сделать это можно из нескольких мест.

Если вам необходимо, чтобы по итогу формировался документ Отчет о розничных продажах, то закрывать кассу можно ТОЛЬКО из Продажи – Розничные продажи (чеки) – Закрыть смену.
1. Продажи – Розничные продажи (чеки) – Закрыть смену (формирует Отчет о розничных продажах)
Если кассовая смена закрыта через документ Розничные продажи (чеки) формируется Розничные продажи (чеки), то автоматически будет создан Отчет о розничных продажах, где будут собраны все розничные продажи за смену, также печатается Отчет о закрытии смены (Z-отчет), где отражаются все расчеты за смену.
Зеленые галочки свидетельствуют о том, что создался Отчет о розничных продажах. Провалившись в Чек в нижней части формы будет гиперссылка на Отчет о розничных продажах:
2. Банк и касса – Управление фискальным устройством – Закрыть смену
При таком способе закрытия кассовой смены Отчет о розничных продажах НЕ сформируется
3. Банк и касса – Кассовые смены – проваливаемся в открытую смену Закрыть смену
При таком способе закрытия кассовой смены Отчет о розничных продажах НЕ сформируется

Инструкция: Как пользоваться онлайн-кассой

После введения в эксплуатацию онлайн-касс у предпринимателей возникает необходимость обучать сотрудников работе с новой ККТ.

Кто может работать с кассовым аппаратом

Для работы с онлайн-кассой, сотрудник должен соответствовать определенным критериям. К работе с онлайн-кассой допускаются сотрудники, которые:

Ознакомились и подробно изучили правила эксплуатации кассового оборудования. Правила не являются обязательными с точки зрения законодательства, однако кассир сможет руководствоваться этими документами в случае возникновения ситуаций, не предусмотренных новым законодательством. А изучение типовых правил работы с ККТ будет полезно сотрудникам, не имеющим опыта работы с кассовым оборудованием.
Подписали договор полной материальной ответственности. Данный договор должен подписаться до момента вступления в должность, иначе у сотрудника будут все основания для того, чтобы его не подписывать. Работодатель может указать пункт о необходимости подписания договора полной материальной ответственности в трудовом договоре. Но при отсутствии договора о полной материальной ответственности работодатель в некоторых случаях может привлечь работника к полной материальной ответственности. Например, если работник нанес ущерб компании, находясь в алкогольном или наркотическом опьянении.
Подробно изучили инструкции ко всему кассовому оборудованию. Онлайн-кассы это совершенно новое техническое решение для бизнеса, каждому сотруднику, приступающему к работе с новой ККТ, необходимо понимать, как пользоваться онлайн-кассой. Помимо рисков, связанных с поломкой дорогостоящей кассы из-за некомпетентности сотрудника, кассир может некорректно оформлять операции, что повлечет за собой вопросы налоговой службы.

Кроме предоставления работникам информации о том, как пользоваться онлайн-кассой, работодатель может разработать внутренние правила эксплуатации кассового оборудования, например:

Запрет на нарушение целостности корпуса ККТ
Запрет на допуск третьих лиц к ремонту кассового оборудования
Запрет на самостоятельную чистку ККТ, в том числе химическими препаратами
Запрет на любое вмешательство в работу ККТ и пр.

Для удобства работодателя факт ознакомления со всеми правилами должен быть подтвержден подписью сотрудника.

Начало работы с онлайн-кассой: открытие смены

Прежде чем открывать кассовую смену, работник должен подготовиться к началу рабочего дня. Кассиру необходимо:

Получить у ответственного лица ключи от денежного ящика
Получить «размен» для возможности выдавать покупателям сдачу
Проверить наличие в печатающем устройстве чековой ленты
Проверить работоспособность дополнительного оборудования (сканер штрих-кодов, весы и т.д.)

Открытие смены на онлайн-кассе

Отчет об открытии смены содержит данные кассира, состояние счетчиков на начало дня и т.д. Как и все последующие операции, данный отчет будет отправлен ОФД, и далее в налоговую службу.

Если кассовый работник получил «размен», то необходимо сделать пометку в кассовой книге. Сотрудник, отвечающий за выдачу размена из основной кассы должен оформить операцию при помощи формирования расходного кассового ордера. Обычно указывается количество купюр по номиналу.

Как выдавать чек покупателю

Чтобы понимать, как пользоваться онлайн-кассой, сотруднику необходимо усвоить алгоритм выдачи чека покупателю:

Кассир сканирует товар, тем самым открывая чек
Покупатель передает кассовому работнику оплату
После получения денежных средств кассир завершает процесс продажи, формируя кассовый чек

Электронная версия кассового чека при необходимости направляется на e-mail или телефон покупателя.

Для того, чтобы упростить процесс ввода персональных данных разработчиками создано приложение ФНС с помощью которого покупатель может передать кассиру свои персональные данные посредством QR-кода.

Во время оплаты покупки может возникнуть необходимость внесения денежных средств разными способами. Например, если у покупателя не хватило денег на карте, он может оплатить оставшуюся часть суммы наличными. В этом случае кассир формирует один чек. В котором фиксируются оба способа оплаты с указанием суммы каждого из них.

К операциям, при проведении которых в обязательном порядке должен быть сформирован чек, относятся:

Продажа. Чек оформляется после получения кассиром денежных средств или после списания средств с платежной карты клиента.
Возврат. Чек возврата оформляется, если был оформлен возврат денежных средств покупателю на основании возврата товара в магазин. К чеку возврата должно прилагаться заявление на возврат, в котором указываются паспортные данные покупателя, дата и причина возврата товара.
Проведение корректировок. Корректировка необходима если продажа была произведена по неверной стоимости или без применения онлайн-ККТ (например, когда произошло отключение электроэнергии). В данном случае оформляется чек коррекции.
Внесение аванса. Чек оформляется в случае внесения покупателем авансового платежа.
Внесение предоплаты. Отличие от аванса в том, что предоплата вносится за определенный конкретный товар, тогда как аванс – это платеж за неопределенный товар (например, покупка подарочного сертификата).
Отпуск товара в кредит/рассрочка. Алгоритм формирования и выдачи чека в данном случае будет таким же, как и при обычной продаже, отличия заключаются в отсутствии факта передачи денежных средств кассиру и признаке способа расчета, указываемого в чеке.

Признак расчета

Признак расчета — это реквизит кассового чека, указывающий на причину поступления/выдачи денежных средств в кассу/из кассы организации.

Признак расчета может быть указан в четырех вариантах:

«Приход» — будет содержать чек продажи. Например, когда покупатель приобретает в магазине бытовую технику.
«Возврат прихода» — будет указан в чеке возврата. Например, в случае, если бытовая техника оказалась ненадлежащего качества, и покупатель решил вернуть товар.
«Расход» — будет указан в чеке, при получении товара на платной основе. Например, пункт принятия металлолома — выдача денег при принятии металла;
«Возврат расхода» — будет присутствовать в чеке в том случае, если операция подразумевает возврат товара клиенту. Например, клиент возвращает деньги, чтобы забрать товар.

С 01.01.2019 вступают в силу требования об обновлении ФФД до версии 1.05. В новой версии появится такой реквизит как «Признак предмета расчета, указывающий на конкретный предмет расчета, например, «выигрыш лотереи», «подакцизный товар», «услуга», предоплата, аванс и т.д.

Признак способа расчетов

Признак способа расчета указывает на то, каким образом была произведена оплата.

Признак способа расчетов может быть указан как в виде кодового слова, так и в виде цифрового обозначения:

Код ПРЕДОПЛАТА 100% (или 1 в цифровом варианте) — указывает на получение продавцом предоплаты за товар в размере 100%;
Код ПРЕДОПЛАТА (или 2) — покупатель внес предоплату за товар частично;
Код АВАНС (или 3) — получение аванса за товар, который не был определен. Например, в случае, если покупатель приобретает подарочный сертификат, продавец не может заранее выяснить, какой именно товар будет приобретен, в этом случае признак способа расчетов и указывается как «аванс»;
Код ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ (или 4) — указывается когда покупатель полностью вносит оплату и сразу же получает весь свой товар;
Код ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ (или 5) — сюда можно отнести ситуацию, когда покупатель приобретает товар в кредит, выплачивая при этом первоначальный взнос, т.е. частично товар будет оплачен, а оставшаяся сумма будет оформлена как кредит;
ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ (или 6) — здесь способом расчета будет покупка товара в кредит полностью без первоначального взноса, а товар в данном случае передается покупателю сразу;
ОПЛАТА КРЕДИТА (или 7) — указывается при внесении покупателем оплаты в счет погашения кредита, и значения не имеет вносится ли очередной платеж или же оплата полностью.

Применение чека коррекции

Чек коррекции создается кассиром в том случае, если расчеты были произведены без использования онлайн-кассы:

Невозможность использования онлайн-ККТ в связи с поломкой
Невозможность использования кассы в связи с отключением электроэнергии
Возникновение излишков или недостачи в кассе по причине невнимательности кассира

В любой из этих ситуаций кассир должен будет сформировать чек коррекции. Отличия от обычного чека у чека коррекции довольно существенные:

Во-первых, в чеке коррекции невозможно указать перечень товара, который был приобретен. Связано это с тем, что практически в каждой ситуации, при которой необходимо формирование данного фискального документа, возможности установить какие именно товары приобретались, нет. Как пример можно взять формирование подобного чека при обнаружении недостачи в конце рабочей смены.
Во-вторых, стоит обратить внимание на такой реквизит, как признак расчета. При формировании фискального документа для коррекции данный реквизит может быть только двух видов:

«приход» при обнаружении излишков
«расход» при обнаружении недостачи

К чеку коррекции всегда должна прикладываться пояснительная записка с подробным описанием причины проведения корректировки. Пояснительная записка пригодится в случае налоговой проверки, т.к. сотрудники ФНС уделяют чекам коррекции особое внимание.

Чаще всего чеки коррекции путают с чеками возврата. Чек возврата формируется, когда кассиру необходимо исправить уже проведенную операцию. Например, когда кассовым работником ошибочно пробит лишний товар.

В этом случае необходимо аннулировать операцию, сформировав новый фискальный документ с признаком расчета, в котором будет указан «возврат прихода». Также чек должен содержать сумму ошибочно оформленного чека.

Дополнительно формируется новый чек, в котором указывается корректная сумма покупки.

Закрытие смены и инкассации

Каждый кассовый работник должен выучить правило: между отчетами об открытии и закрытии смены не должно быть более двадцати четырех часов.
Например, если кассовая смена открыта в 15:00 1 августа, закрыта она должна быть не позднее 15:00 2 августа.
Время открытия и закрытия кассовой смены законодательством не установлено.
В конце дня кассир формирует отчет о закрытии кассовой смены (более ранним аналогом был z-отчет), затем формируется ПКО (приходный кассовый ордер) и итоговые показатели фиксируются в кассовой книге.

Инкассация

Выручка должна сдаваться в основную кассу после закрытия кассовой смены. После приема наличных денежных средств в основную кассу сотрудник оформляет ПКО. По прибытии инкассаторов им передается сумка с деньгами, препроводительная ведомость к сумке и формируется РКО с операцией инкассация.

Пример работы с онлайн-кассой

Как работать с онлайн-кассой? Рассмотрим на примере одного рабочего дня.

Сотрудник уже ознакомился (под подпись) со всеми внутренними документами регламентирующими эксплуатацию кассовой техники и подробно изучил инструкцию.
Перед началом рабочего дня, необходимо подготовить рабочее место, для этого необходимо получить ключи от кассы, «размен», расходники (например, рулон чековой ленты).
Далее необходимо сформировать отчет о начале новой смены. В документе, который по умолчанию передается в ОФД будет содержаться информация о кассовом аппарате и сотруднике открывшем смену. На некоторых ККТ можно открыть смену просто отсканировав штрих-код товара. Такой способ открытия имеет один существенный недостаток — работник может по ошибке открыть смену под учетной записью другого пользователя (если при закрытии выход из учетной записи осуществлен не был).
Далее, кассир совершает операции, к которым относятся продажа, возврат, снятие отчетов.
Если речь идет о круглосуточном магазине, по истечении астрономических суток с момента открытия смены, она должна быть закрыта и сразу же открывается новая. Если кассир проигнорирует необходимость закрытия по истечении 24 часов, ККТ перестанет формировать кассовые чеки.
После закрытия смены кассовый работник формирует ПКО и оформляет передачу денежных средств в основную кассу предприятия (сейф).
Далее ключи от кассы сдаются ответственному лицу.
К концу смены работник кассы должен перепроверить наличие всех необходимых документов по кассовой смене, например, заявлений на возврат, пояснительных записок к чекам коррекции в случае их наличия и т.д.

Что нельзя делать кассиру во время работы

Работа с онлайн-кассой связана с сохранностью ТМЦ (товарно-материальных ценностей) и оборудования, поэтому список лиц, которые могут иметь доступ в кассовую зону, строго ограничен.

Кассиру запрещается:

Допускать к ККТ посторонних.
Оставлять кассовую зону без присутствия сотрудников.
Отлучаться с рабочего места без пересчета наличных денег в кассе. Данная процедура должна проходить в присутствии замещающего лица. Информация о сумме наличных денег в кассе заносится в журналы, ведущиеся для учета движения денежных средств. После внесения информации в журнал, кассир, как и замещающий его сотрудник, ставят свои подписи под итоговой суммой. Это правило должно строго соблюдаться даже при замещении кассира другим сотрудником всего на несколько минут.
Оставлять кассовую зону без оповещения руководителя.
Допускать к ремонту кассового оборудования не установленных лиц.

Нужен ли журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста является регистрационным журналом, в который вносится информация о состоянии счетчиков ККТ и сумме выручки с указанием способа оплаты.

До ввода в работу кассовой техники нового поколения журнал кассира-операциониста являлся обязательным к заполнению. С введением касс нового поколения у предпринимателей появилась возможность избавить своих сотрудников от заполнения журнала. Однако единого мнения о необходимости на сегодняшний день нет.

Закрытие смены на онлайн-кассе: инструкция для кассира

Из нашей статьи вы узнаете:

Отчеты об открытии и закрытии сессии представляют собой фискальные документы, которые печатаются с помощью онлайн-кассы. Они, как и чеки, передаются ОФД.

Когда продавец приступает к выполнению своих обязанностей, он получает в распоряжение чековую ленту, ключи от кассового ящика и денежные средства, которые в нем содержатся (разменные денежные средства). Это необходимо для бесперебойной работы аппарата.

Торговля стартует с открытия смены на онлайн-кассе. Время открытия сессии должно быть зафиксировано в фискальном документе.

Обратите внимание! Требования к отчету об открытии сессии такие же, как и к любому другому фискальному чеку. Он самостоятельно отправляется ОФД. Содержит в себе идентификатор онлайн-кассы, а также сведения о том, какой именно сотрудник приступил к выполнению своих обязанностей.

Сумма выдаваемых разменных денег не фиксируется в онлайн-кассе, но отображается в других учетных документах. Например, кассовой книге или расходных/приходных ордерах.

Чек закрытия сессии также является обязательным фискальным документом. Он обязан распечататься не позже чем через 24 часа с момента открытия сессии. Если этого не сделать, терминал автоматически заблокируется. Нельзя будет выдать чек потребителю.

Документ о закрытии сессии содержит в себе информацию о количестве напечатанных за день чеков, кол-ве документов, которые не были переданы ОФД, и личные данные ответственного кассира. После закрытия сессии кассир может отключить кассу и сдать наличные деньги сотруднику, ответственному за инкассацию. Вместе с деньгами сдается и все остальное имущество, нужное для работы с оборудованием.

Нужно ли закрывать смену на онлайн-кассе при круглосуточной работе?

График работы заведений отличается, и некоторые из них работают круглосуточно. Несмотря на то что устройство работает в режиме non-stop, чек закрытия смены онлайн-кассы формировать все равно нужно. Так поступают все заправки и круглосуточные заведения.

В этом случае завершение сессии происходит вместе с техническим перерывом и/или заменой кассира. Торговля прекращается в течение 5—10 минут, после чего снова возобновляется. Это не является проблемой, т. к. по закону смена ограничивается только по продолжительности. Вы можете открыть и закрыть несколько смен за один день или затронуть пару дней одной сменой.

Какая польза от закрытия сессии?

Z-отчет — основа для управления магазином. В нем содержатся все первичные цифры для построения бухучета и ведения аналитики. Его прикладное значение состоит в обнулении суточных результатов по покупкам при передаче данных в контролирующие органы. Для разных специалистов он имеет свою ценность:

Работник при закрытии смены передает выручку инкассаторам или менеджерам. Ответственное лицо может сравнить количество переданных средств с результатами отчета для быстрой проверки на соответствие. Таким образом, можно за секунду увидеть недостачу или переизбыток средств в кассе.
Отчетный чек — основа для формирования приходно-расходных ордеров. В бухгалтерской учетной системе проходит фиксация кассовых смен: карточка пополняется временем и датой завершения смены, статус изменяется на «Закрыто».
Менеджеры могут вести управленческий учет намного быстрее и комфортнее, используя цифры из Z-отчета. Иначе им пришлось бы использовать дополнительное ПО или вручную разделять выручку по сменам, переписывать отдельные значения из сотен фискальных документов в единую базу.
Специалисты из контролирующих органов во время инспекции отслеживают корректность применения ККТ. Смотрят, уплачены ли налоги, уплачены ли они в достаточном количестве. При закрытии смены данные из онлайн-кассы записываются в фискальный накопитель. Итоговая сумма выручки остается у него в памяти.

Отчет о закрытии упрощает ведение отчетности, но не требует ни финансовых, ни временных издержек со стороны кассира и руководства. Не нужно переносить данные в отдельную систему или дополнять отчет новыми сведениями. Современные онлайн-кассы выдают полноценный Z-отчет по нажатии пары кнопок.

Обратите внимание! Когда отчет о закрытии смены составлен, любые операции с деньгами из кассы (кроме инкассации) запрещаются. Нельзя, например, осуществить возврат средств, даже если клиент вернулся с товаром, который только что купил.

Формы отчетов о закрытии смены

Бывает несколько форм и видов отчетов. Некоторые из них необязательны, но помогают бизнесу в решении внутренних задач. Рассмотрим подробнее:

Базовый (основной) отчет о закрытии кассовой смены на онлайн-кассе. Это главный отчет о закрытии сессии. Его нужно формировать в обязательном порядке. При снятии происходит обнуление работы всего магазина.
Закрытие отчета по подразделениям. Актуально для больших торговых сетей. По итогам этого z-отчета видны результаты деятельности каждого из отделов бизнеса.
Нулевой отчет. Начинающие кассиры думают, что формировать документ о закрытии необязательно, если никаких поступлений в кассу не было. Это не так. Нулевой отчет — обязательная форма базового отчета. Она снимается тогда, когда через онлайн-кассу не прошло ни одной операции.
По товарным группам. Если программное обеспечение кассы предусматривает базу товаров/услуг, с помощью Z-отчета можно узнать, сколько тех или иных позиций было продано кассиром за день.
Z-отчет по кассирам. Показывает личную эффективность каждого продавца. Может использоваться менеджерами для начисления премий или для распределения нагрузки между сотрудниками.

К обязательным формам z-отчета относятся только нулевой и базовый документы о закрытии сессии. Их нужно формировать каждый день. Остальные необязательны и зависят от внутренней политики бизнеса. Они не нужны контролирующим органам.

Как кассиру завершить сессию на онлайн-кассе?

Механизм закрытия сессии разнится в зависимости от модели кассового аппарата. Базовый принцип у них похож, но лучше прочитать инструкцию. Вот ориентировочный список действий при автоматической подготовке Z-отчета:

Найти раздел «Закрытие кассы» на мониторе и перейти в него.
Найти меню действий и выбрать графу «Закрыть смену».
Снять чек и поместить его в отведенную папку.

Если напечатать документ о закрытии смены простым способом не получается, нужно печатать вручную. Для этого кассиру достаточно выбрать нужный отчет из списка «Кассовые отчеты», заполнить и распечатать его. После выполнения этой команды касса будет закрыта.

Обратите внимание! Если на кассовом аппарате появилась возможность открыть новую рабочую сессию, вы все сделали правильно.

Рассмотрим формирование отчета о закрытии смены на примере онлайн-кассы «АТОЛ Sigma»:

Заходим в меню «Текущая смена» и нажимаем на красный круг в правом углу экрана.
Выбираем функцию печати X-отчета. Этот отчет необязательный, но он помогает сверить данные из отчета о закрытии сессии с наличностью в ящике и средствами, полученными через терминал для банковских карт.
Выбираем опцию «Закрыть смену» в меню «Текущая смена». Z-отчет распечатывается на фискальной ленте, а данные о закрытии смены отправляются ОФД.

При ведении бизнеса на «АТОЛ 91Ф», например, тот же процесс выглядел бы немного по-другому. Для закрытия нужно было бы зайти в режим администратора, выбрать раздел «Отчеты», нажать на пункт «Х-отчет». Далее нажать на «Закрытие смены» и «Ввод». При правильных манипуляциях на экране высвечивается сообщение о том, что смена будет завершена.

Что делать, если кассир забыл закрыть смену на онлайн-кассе?

Если документ о завершении сессии формируется через 24 часа или позже (с момента ее открытия), работа онлайн-кассы блокируется. Это происходит из-за особенности фискальных накопителей. Если смена вышла за рамки предусмотренной продолжительности, формируемые кассовые чеки не смогут содержать в себе нужных фискальных признаков.

Конечно, от человеческого фактора никуда не деться, и в работе самого ответственного сотрудника встречаются ошибки. Он может элементарно забыть о закрытии сессии или не разобраться с новым оборудованием.

К счастью, сам функционал онлайн-кассы препятствует нарушению дисциплины. При входе в режим блокировки оборудование может только сформировать фискальный документ о закрытии смены. Никаких других действий не предусмотрено.

Просто закройте сессию, как это описано в разделе выше.

Есть ли штрафы за неправильное закрытие?

Если забыли закрыть смену на онлайн-кассе вечером, ничего страшного не произошло.

Если смена не была закрыта за 24 часа, но никакой коммерческой деятельности после этого не велось (товары не продавались, услуги не оказывались), налоговая не сочтет это серьезным нарушением.

Проблемы начнутся в том случае, если кассир продолжил торговлю без выдачи чеков или выдавал чеки, несмотря на неполноту информации в них.

Обратите внимание! Для организаций такое нарушение кассовой дисциплины выльется в штраф размером от 5 до 10 тыс. рублей, а индивидуальные предприниматели заплатят от 1.5 до 2 тыс. рублей. Вы можете снизить сумму штрафа, если докажете контролирующим органам непреднамеренность этих действий. Они должны быть вызваны чрезвычайной ситуацией, а не злым умыслом.

Уменьшить размеры штрафа можно только в том случае, если организация и ИП заблаговременно обратились в налоговую и доложили о совершенной ошибке.

Что делать, если после закрытия смены на онлайн-кассе обнаружилась ошибка?

Чек коррекции формируется для ранее проведенных расчетов. Вы можете сформировать его за любую дату и за любое время. Неважно, произошла ошибка в рамках текущей кассовой смены или предыдущей. Если работник обнаружил, например, неучтенную выручку, нужно пробить чек коррекции с признаком расчета «приход» в ходе следующей рабочей сессии. Важно только указать правильную дату.

Сессия не закрывается: что делать?

Если онлайн-касса выдает ошибку при закрытии сессии, вы столкнулись с ошибкой аппаратного или программного характера. Проверьте правильность своих действий в инструкции, а потом свяжитесь с сервисом технического обслуживания. Назовите им код ошибки и выполните их инструкции.

Может ли кассовая работа превышать 24 часа?

Согласно нормам федерального законодательства, торговля с использованием кассовой техники делится на временные диапазоны — кассовые смены.

Их продолжительность определяется возможностями финансового накопителя — устройства, которое записывает и передает информацию ОФД. Непрерывный срок работы ФН не может выходить за пределы астрономических суток.

Это значит, что отчет о закрытии смены на онлайн-кассе обязан распечататься спустя 24 часа с момента ее открытия.

Конечно, речь идет исключительно о временном промежутке. Это означает, что вы можете открыть смену, допустим, в среду вечером, а закрыть ее уже в четверг утром. Важна не дата открытия и закрытия смены на онлайн-кассе, а продолжительность открытия смены. Никаких других ограничений для продолжительности смены законом не предусмотрено.

Автоматическое закрытие смены на онлайн-кассе: панацея от забывчивости сотрудников

Если ваши сотрудники часто забывают закрывать смену, можно купить, создать или настроить дополнительное программное обеспечение. Оно будет отправлять напоминания или автоматически закрывать сессию, если ее продолжительность доходит до 24 часов.

Такое приложение разработано для касс «Эвотор». С его помощью можно самостоятельно установить желаемое время закрытия смены на онлайн-кассе.

Чековый принтер автоматически распечатает отчет, данные будут отправлены оператору, чтобы кассовая смена на Эвотор не превышала 24 часа.

Единственное условие для работы этого и похожих приложений — наличие ленты в принтере чеков. Если бумаги нет, отчет не распечатывается, смена останется открытой.

Подведем итоги: что нужно знать кассиру?

Сессия может быть открыта всего одни астрономические сутки — 24 часа. Если пропустить этот момент, функционал онлайн-кассы урезается. Выдавать чеки, которые соответствуют закону 54-ФЗ, станет невозможно. Большинство онлайн-касс блокируют возможность выдачи чека, чтобы избежать проблем с кассовой дисциплиной и уберечь руководителя от штрафов.

Кроме прикладной функции, отчет о закрытии смены упрощает ведение бухгалтерского учета, помогает сопоставлять кол-во денег в ящике с кассовыми данными и дает необходимую информацию контролирующим органам.

На разных моделях процесс закрытия сессии может отличаться. Как правило, достаточно зайти в раздел «Текущая смена» или «Закрытие кассы». На некоторых моделях нужно переходить в «Кассовые отчеты» и готовить отчет о закрытии сессии вручную.

Если кассир просто забудет завершить сессию, налоговая не сочтет это грубым нарушением. Никаких штрафов за это не предусмотрено. Штрафы предусмотрены только за выдачу чеков при истощении ресурса фискального накопителя. Такое нарушение дисциплины обернется штрафом до 10 тыс. рублей для юрлиц и до 2 тыс. рублей для индивидуальных предпринимателей.

Если ваши работники часто забывают завершить смену, можно воспользоваться дополнительным программным обеспечением. Оно работает в форме напоминаний или автоматически завершает сессию при достижении определенного времени работы.

Теперь вы знаете, нужно ли закрывать смену на онлайн-кассе. Пользуйтесь этими инструкциями и объясните принцип работы автоматических расчетов своим кассирам. Следите за публикациями, чтобы узнавать больше полезного об онлайн-кассах.