Прочее

Оптимизация работы бухгалтерии — Ответ Бухгалтера

Оптимизация работы бухгалтерии - Ответ Бухгалтера Сергей Михальский и Анна Скоморошко. Анна Занкович, probusiness.io

В среде предпринимателей и бизнесменов нередко можно услышать фразу: «Завалили бухучет. Не знаю, что теперь делать и как с этим разобраться?» Казалось бы, бухгалтерский учет по своей природе — это упорядоченная система сбора и отражения данных, а значит, хаоса в ней быть не может. Но тогда почему запрос на наведение порядка в бухгалтерском учете становится все более популярным? «Про бизнес» обратился к специалистам компании FinDep, чтобы выяснить, почему бухучет становится проблемой и как быстро и эффективно с ней разобраться.

— Трудности с системным ведением бухгалтерского учета могут возникнуть в совершенно любой компании. Конечно, чаще всего с проблемами сталкивается малый бизнес: индивидуальные предприниматели, организации, работающие по УСН. Но и крупные компании не застрахованы от промахов, и чем масштабнее бизнес, тем выше цена этих ошибок, — отмечает ведущий бухгалтер FinDep Анна Скоморошко.

Специалисты FinDep провели анализ ситуаций, с которыми столкнулись организации и ИП, обращающиеся к ним за восстановлением бухгалтерского учета. Выделили наиболее распространенные причины беспорядка и их последствия.

Чем опасен бардак в бухгалтерии

Последствия ошибок в бухгалтерском учете могут быть очень разными: от предупреждений со стороны налоговых органов до серьезных финансовых потерь в результате санкций госорганов либо действий недобросовестных работников.

Оптимизация работы бухгалтерии - Ответ Бухгалтера Анна Скоморошко. Анна Занкович, probusiness.io

Бесконтрольность, некомпетентность и дезорганизация в документообороте — на этих трех китах стоит огромное количество статей КоАП:

  • Бесконтрольность ведет к злоупотреблению полномочиями и хищениям, неправильному распределению обязанностей -> снижению качества работы -> потере заинтересованности работников -> текучке кадров
  • Некомпетентность — верный соратник нарушений в области налогообложения, и этому посвящена отдельная глава КоАП (гл. 14 КоАП РБ). Более того, некомпетентность главного бухгалтера не позволяет собственнику оптимизировать налоговую нагрузку компании
  • Дезорганизация в документообороте нарушит работу любого профессионала, а за этим следуют ошибки в учете и искажение данных в отчетности. Как результат — ст. 12.32 КоАП РБ «Нарушение порядка ведения бухгалтерского учета или иного учета (составления отчетности) и правил хранения бухгалтерских и (или) иных документов…» и штрафы от 20 до 100 БВ.

— Мы регулярно сталкиваемся с историями компаний, которые упустили из виду процессы в бухгалтерии. Из недавних примеров: в компании сменился главный бухгалтер, вскоре обнаружились неучтенные расходы.

Когда стали разбираться, выяснилось, что прежний бухгалтер понемногу присваивал себе денежные средства. В общей сложности компания потеряла около 15 тыс. руб.

И это, к сожалению, не единичная история, — поделился руководитель FinDep Сергей Михальский.

Оптимизация работы бухгалтерии - Ответ Бухгалтера Сергей Михальский. Анна Занкович, probusiness.io

Типичные ошибки в бухгалтерском учете и отчетности можно объединить в следующие группы:

  • Некорректное или неполное отражение финансовых процессов компании
  • Утеря архивных документов и отчетности
  • Использование устаревших отчетных форм
  • Отсутствие системного подхода к документам и рабочим файлам
  • Необоснованные учетные записи
  • Ошибки в периодизации
  • Ошибки в записях
  • Неверная оценка финансовых результатов.

Основные причины беспорядка в бухгалтерии

1. Невовлеченность руководства в процессы бухгалтерии

Большинство компаний сталкиваются с проблемами, которые явились результатом работы бухгалтера, по причине невовлеченности руководителя в работу бухгалтерии и, как следствие, бесконтрольности действий главного бухгалтера.

Согласно действующему законодательству, именно руководитель обязан обеспечить организацию бухгалтерского учета в компании. Главный бухгалтер же подчиняется непосредственно ему и отвечает только за порядок ведения бухгалтерского учета.

Оптимизация работы бухгалтерии - Ответ Бухгалтера unsplash.com

Однако на практике руководители нанимают главного бухгалтера, передают в его, как ожидается, «опытные и компетентные» руки все нити и удаляются решать управленческие вопросы, забывая о функции контроля.

Здесь важно отметить, что эти самые нити, переданные главному бухгалтеру, напрямую ведут к финансам организации. А значит, ошибки, допущенные главным бухгалтером, коснутся именно финансов.

В результате можно не заметить халатность, некомпетентность в определенных вопросах, а порой и злой умысел (хищение).

2. «Видение» руководителя

Часто собственники и руководители ориентируются исключительно на собственное видение в организации бизнес-процессов. Даже если оно расходится с общепринятым и верным. Тогда бухгалтеру начинают «диктовать», как нужно работать, вести учет и оформлять документы. В итоге вместо системного и упорядоченного процесса появляется хаос.

Также собственники иногда руководствуются чужим, не всегда хорошим, примером. Например, знакомые предприниматели могут говорить, что работают с бухгалтерией тем или иным способом. И собственник может считать, что так можно и нужно, даже несмотря на нормы и правила. Мол, «они же так делают, поэтому мы тоже будем». К сожалению, компания может пострадать из-за такого дурного примера.

3. Желание сэкономить

Почему-то под расходы, которые решают «оптимизировать» в компании, часто попадает найм главного бухгалтера.

Вот тогда на помощь приходят соседка Валентина, сестра мужа, студентка первого курса и подход к бухгалтерии под девизом «Ой, что там ту книгу заполнить и налоги посчитать, я и сам смогу». Очень часто такое практикуют «упрощенщики» и ИП.

Но в результате за некомпетентность, дезорганизацию в документообороте и несистемный подход к ведению учета приходится платить дважды.

Оптимизация работы бухгалтерии - Ответ Бухгалтера kitchendecorium.ru

4. Текучка кадров

Наемные сотрудники имеют свойство увольняться. И часто вместе со специалистом из бухгалтерии уходит и порядок. Новый специалист не может разобраться в устоявшейся ранее системе, не находит нужных документов и файлов. В итоге «наведение порядка» начинается по новой… До следующего увольнения.

5. Человеческий фактор, или Нехватка знаний у сотрудников

Каждый человек может допускать ошибки, бухгалтеры — не исключение. Но иногда случается так, что наемные сотрудники теряют мотивацию к профессиональному развитию.

Они продолжают выполнять привычный спектр обязанностей и не готовы к новым вызовам и обстоятельствам. Иногда работники ленятся сделать, «как надо», и работают так, как им удобнее.

Критической может стать любая мелочь, с которой хаос начнет нарастать, как снежный ком.

Как понять, что в бухгалтерии что-то пошло не так?

Есть довольно стандартный список тревожных звоночков для руководителя, которые намекают на беспорядок:

  1. Главный бухгалтер «не знает, как надо». Если руководитель задает сотруднику вопрос, а тот откровенно признается, что не знает или не понимает, как нужно действовать, это показатель того, что требуется более подготовленный и мотивированный специалист.
  2. Данные в отчетах не сходятся между собой. Собственник обычно лучше всего понимает, как идут дела у компании. И если информация в отчетах расходится с другими собранными данными по организации — это повод забеспокоиться и перепроверить работу бухгалтерии.

Как предотвратить катастрофу в бухгалтерии?

Специалисты FinDep советуют в первую очередь наладить систему контроля. Для этого руководителю нужно обеспечить доступ к базе, в которой ведется бухгалтерский учет, и периодически проводить мониторинг налоговых начислений.

К тому же сейчас налоговые органы отошли от выездных проверок, и основная часть контроля осуществляется путем проведения камеральных проверок и сверки данных в электронных базах.

Поэтому, имея доступ к таким электронным базам, руководитель может своевременно предотвратить ошибки, которые приведут к финансовым потерям.

Еще одним способом проверить налаженность ведения бухгалтерского учета является инициативный аудит. Но это — дорогостоящее удовольствие. Наиболее выгодной альтернативой видится обращение в аутсорсинговую компанию, где вам помогут справиться с этой задачей.

Оптимизация работы бухгалтерии - Ответ Бухгалтера findep.by

А что делать, если в бухгалтерии уже завал?

Столкнувшись с проблемами в бухучете, руководитель или собственник обычно хватается за голову с вопросами: «Что же делать? Что теперь будет?» В этот момент важно помнить, что любая проблема имеет решение. Итак, что нужно делать:

  1. Выявить проблему и ее причины. Для этого можно заказать аудит. Тогда компания предоставляет сторонней организации доступ к своим файлам и документам и позволяет провести ревизию. В итоге выявляются слабые места и пробелы и формируется программа действий по их устранению.
  2. Обратиться за помощью к специалистам. Это позволит выйти из сложной ситуации с наименьшими потерями. Все ошибки подлежат исправлению: можно пересчитать налоги, подать уточненные декларации… Если делать все в правильной последовательности и соблюдая нормы налогового законодательства, то санкции будут применены только в виде пеней.
  3. Доверить ведение бухгалтерии профессионалам. Сегодня уже не обязательно содержать в компании отдельное подразделение бухгалтерии. Малый и средний бизнес может и вовсе полностью перевести это направление на аутсорс и воспользоваться услугами таких компаний, как FinDep. Крупному бизнесу все же стоит иметь в штате ответственных специалистов, которые будут представлять сторону компании в коммуникации с аутсорсером.

Чем может помочь FinDep?

Оптимизация работы бухгалтерии - Ответ Бухгалтера Сергей Михальский. Анна Занкович, probusiness.io

В FinDep можно обратиться за следующими услугами:

  • Ведение бухгалтерского учета «под ключ»
  • Консультация для руководителя или главного бухгалтера
  • Анализ состояния бухгалтерского и налогового учета компании
  • Оптимизация затрат компании
  • Сверка учета с ИМНС, ФСЗН, «Белгосстрах»
  • Восстановление бухучета
  • Помощь после проверок госорганов для устранения выявленных нарушений.

Также в FinDep можно получить консультации таких специалистов, как юристы, аудиторы и экономисты.

Партнер проекта:

Оптимизация работы бухгалтерии - Ответ Бухгалтера

6 частых бухгалтерских ошибок, которые могут вас разорить

Когда подключается новая компания, мы тщательно проверяем, кто и как вёл бухгалтерию до нас. В каждом втором случае находим одни и те же недочёты, из-за которых предприниматели платят лишние налоги или рискуют попасть на штрафы при проверке. Мы собрали самые частые проблемы, которые встречаются у наших новых клиентов.

Отчёты по старой форме

Оптимизация работы бухгалтерии - Ответ Бухгалтера

Государство любит выдумывать что-нибудь новенькое: каждый год появляются новые отчёты, меняются формы и сроки сдачи. Например, в этом году появился новый отчёт 6-НДФЛ, отчёты в Пенсионный Фонд стали ежемесячными, а Росстат придумал новую отчётность для всех предприятий по форме МП-СП.

За изменениями нужно следить, потому что сдать отчёт по старой форме — то же самое, что не сдать совсем. За это наказывают штрафами. Деньги обычно небольшие, но пусть лучше греют свой карман, а не чужой. Хотя, за новую форму Росстата штрафуют на сумму от 20 до 70 тысяч, а за повторную несдачу — до 150 тысяч рублей. Тут уже не до шуток.

У каждый десятого клиента есть хотя бы 1 отчёт по старой форме. Чаще всего это отчёты в ПФР или ФСС. Чтобы всё было красиво, у бухгалтера должен быть новый софт и подписка на профильные издания. Поэтому у нас есть специальные ребята, которые обновляют 1С, а бухгалтеров мы приучаем читать налоговые новости и ходить на курсы повышения квалификации.

Читайте также:  Сроки хранения документов в организации - Ответ Бухгалтера

Нет базы 1С

Ляпы и недочёты допускают даже опытные бухгалтеры — в этом нет ничего страшного. Гораздо хуже, если предыдущий исполнитель не может или не хочет отдать бухгалтерскую базу. В такой ситуации приходится восстанавливать весь учёт с нуля (а это очень дорого) или мириться с его отсутствием (а это рискованно).

Причин бывает несколько:

  • Учёт ведётся в маргинальной системе (а то и вовсе в экселе), формат данных которой не совместим с общепринятой 1С. В итоге все данные приходится переносить вручную.
  • Бухгалтер ведёт пять клиентов в одной базе. Отдать данные всех клиентов не может, а разделять базы не умеет. Приходится нанимать программиста, который сделает это за 30 тысяч рублей.
  • Бухгалтер обиделся и просит заплатить за базу 1С. Наш клиент недавно заплатил бывшему штатному буху 260 тысяч. И легко отделался, потому что восстановление стоило бы 500 тысяч.

Когда договариваетесь с исполнителем, обсудите, где он будет вести учёт, и что станет с бухгалтерской базой при расторжении договора. Если учёт ведёт фрилансер или штатный бух, храните базу у себя на сервере или просите присылать копии по окончании каждого отчётного периода. Лучше вести учёт в 1С Бухгалтерии, чтобы в будущем не было проблем с передачей базы.

Примерно 1 из 10 клиентов приходит в Кнопку без бухгалтерской базы или с данными в непонятном формате. Приходится делать полное или частичное восстановление учёта.

Не очень бухгалтерский учёт

Оптимизация работы бухгалтерии - Ответ Бухгалтера

Все компании (кроме ИП на упрощёнке) обязаны вести бухучёт: учитывать имущество, активы, затраты на производство, запасы материалов, долги перед поставщиками и ещё тысячу мелочей. Все операции нужно «закрывать» документами, разносить по счетам, каждый год отчитываться в налоговую и Росстат.

Есть налоговый учёт: он гораздо проще, ведётся на основании бухгалтерского и нужен только для отчётности в налоговую. Если грубо: посмотрел доходы и расходы, сверил с закрывающими документами, сделал отчёты и отправил в налоговую.

Приходящие бухгалтеры и аутсорсеры часто ведут только налоговый учёт, считают налоги по выписке и составляют бухгалтерский баланс на глазок. На первый взгляд всё тип-топ, но при налоговой проверке всплывает отсутствие бухучёта. За нарушения в бухучёте положен штраф, а если нарушаете несколько лет подряд и занижаете налоги больше, чем на 2 миллиона — уголовка.

Примерно трети новых клиентов мы восстанавливаем бухгалтерский учёт с нуля. Это тяжёлое дело и стоит недёшево,в среднем 50–70 тысяч рублей, поэтому лучше сразу вести учёт правильно.

Возмущение НДС

Компании на общей системе налогообложения платят НДС — налог на добавленную стоимость. НДС включают в стоимость товаров и услуг. Сумму НДС можно уменьшить за счёт НДС, который включают в стоимость ваши поставщики. Всё немного запутано, но суть проста: вы можете уменьшить сумму налога, если ваши поставщики выставляют счета-фактуры с НДС.

Больше всего проблем встречается при возмещении НДС с предоплаты и с международных сделок. Приходящие бухи и аутсорсеры часто выкатывают возмещение НДС отдельным ценником. Предприниматель не хочет переплачивать и отказывается от дополнительной услуги, хотя потенциально может сэкономить больше.

В трёх случаях из десяти мы находим недовозмещённый НДС. Иногда он копеечный, но часто выходят суммы больше 100 тысяч рублей. Бухгалтеры Кнопки всегда объясняют, что возмещать НДС — хорошо и выгодно. Мы помогаем правильно оформлять счета-фактуры и экономим клиентам деньги.

Бардак в документах

Оптимизация работы бухгалтерии - Ответ Бухгалтера

Даже если вы ИП на УСН и ведёте только налоговый учёт, все финансовые операции нужно подкреплять документами: собирать акты, накладные, фискальные чеки, бланки строгой отчётности. Документы нужны, чтобы подтвердить доходы и расходы при налоговой проверке.

Допустим, поставщик отгрузил вам четыре тонны армянского пармезана и не выдал накладную. Через год налоговая решила проверить вашу компанию и заинтересовалась, на каком основании вы учли эти расходы.

Если не сможете доказать, что деньги потратили на тот самый сыр, вам доначислят налоги с пенями.

Такой сюрприз может приключиться в течение трёх лет с момента сделки — именно столько по закону нужно хранить документы.

Бардак в документах встречается примерно у половины новых клиентов, особенно если бухгалтерию вёл фрилансер на удалёнке. Мы помогаем прибраться в бумажках, сканируем и бережно храним все документы. Если каких-то доков не хватает, их можно запросить у контрагентов — с этим мы тоже помогаем.

Учёт сотрудников на коленке

Оптимизация работы бухгалтерии - Ответ Бухгалтера

Кадровый учёт и зарплатные налоги — отдельная область бухгалтерии, притом достаточно объёмная. Вы наверняка заметили, что сотрудники болеют, ходят в отпуск, рожают, просят премии и отгулы. Современное законодательство вообще трепетно относится к комфорту работника. Не то что в старые добрые времена крепостного права.

Сотрудников нужно правильно трудоустраивать, увольнять, начислять им декретные, больничные и правильно считать налоги на эти выплаты.

Часто при расчёте больничных бухгалтер не учитывает премии, выплаченные в текущем периоде. Из-за этого сотрудник получает меньше денег, а предприниматель — штрафы из трудовой инспекции.

К тому же, больничные и декретные можно возместить из Соцстраха. Сотрудник будет доволен, а вы ничего не потеряете.

Аутсорсеры и приходящие бухи часто экономят время на кадровых делах. У каждого второго клиента мы находим пару сотрудников, по которым можно возместить деньги из ФСС. Учётом сотрудников в Кнопке занимаются отдельные бухгалтеры по зарплате. Они следят, чтобы всё было правильно и выгодно.

Оптимизация работы бухгалтерии - Ответ Бухгалтера

У 80% наших новых клиентов есть недочёты в учёте за прошлые годы. Иногда на них можно закрыть глаза, но чаще приходится устранять самостоятельно или уговаривать бывшего бухгалтера. Мы стараемся вести учёт аккуратно, помогаем восстанавливать предыдущие периоды и отдаём чистые базы 1С при расторжении договора.

Есть тысяча способов сэкономить на бухгалтерском обслуживании: найти фрилансера или недорогого аутсорсера за пару тысяч в месяц, поручить учёт жене или соседской дочери с экономфака. Но если у вас серьёзный бизнес, экономия на налогах быстро окупит деньги, которые вы заплатите надёжному и опытному исполнителю.

Если не уверены в своём бухгалтере, приходите к нам. Мы проведём аудит, поправим недочёты и поможем сэкономить.

Всем мир 🙂

Как оптимизировать работу бухгалтерской службы?

Часто бухгалтера сетуют на нехватку кадров, поэтому склонны нанимать дополнительный персонал и думают, что процессы заработают лучше. Эта парадигма мышления крайне обманчива.

Немногие руководители украинского бизнеса задумываются об оптимизации бизнес процессов в компании. Одни не понимают или не видят в этом ценности, другие предпочитают финансовые показатели, как показатель успешности.

Есть и такие, которым просто некогда. Правду сказать, бухгалтерия – это самое последнее, что интересует среднестатистического украинского бизнесмена.

Думаю, именно поэтому профессия бухгалтера сильно недооценена в нашей стране. 

Иногда я спрашиваю предпринимателей, прибыльный ли у них бизнес. И понимаю, что финансовую отчетность они не смотрят, прибыльный бизнес или убыточный — абсолютно неважно, куда важнее выручка и ликвидность.

Простыми словами – деньги есть или их нет. Именно поэтому вопрос оптимизации работы бухгалтерии – дело самой бухгалтерии. Думаю, многие столкнулись с проблемой нехватки профессиональных кадров на рынке.

А значит оптимизация бизнес  процессов как никогда кстати. 

Итак, если вы устали гоняться за квалифицированными кадрами, если осознанно пришли к тому, что пора заняться оптимизацией процессов бухгалтерской службы, если вы готовы вести этот проект самостоятельно, то следует разработать план улучшений и имплементировать его с соблюдением четко обозначенных временных рамок. 

Основные этапы на стадии разработки должны включать следующие шаги:

Определение цели 

На этом этапе важно ответить на вопрос «Зачем?».

Иными словами, что мы хотим получить в результате реализации данного проекта? Как правило, поиск ответа лежит в плоскости существующих проблем – перегруженность сотрудников бухгалтерии или наоборот раздутый штат, низкий контроль за документооборотом, отсутствие актуальных данных для принятия решений руководством, низкая автоматизация и, как результат, нарастающее количество ошибок, отсутствие предупреждающих действий, направленных на диагностирование возможных финансовых потерь и т.д. Говорят, осознание проблемы – первый шаг к ее решению. Так и есть, возьмите лист бумаги и выпишите все проблемы, с которыми вам приходится ежедневно сталкиваться. Это поможет вам определить ключевые цели – вашу мотивацию для будущих изменений.

Читайте также:  Пассивные счета бухгалтерского учета - Ответ Бухгалтера

Анализ существующих бизнес процессов 

Часто бухгалтера сетуют на нехватку кадров, поэтому склонны нанимать дополнительный персонал и думают, что процессы заработают лучше. Эта парадигма мышления крайне обманчива.

Я убеждена, начинать надо именно с анализа существующих бизнес процессов, как все работает сегодня (as-is), причем на каждом этапе учета и отчетности. Важно понять, кто чем занят, насколько автоматизированы процессы и какова вероятность ошибки от ручного труда.

Постепенно, начиная с самых простых участков учета, следует перейти к более сложным вопросам ответственности и контроля. Главный бухгалтер должен уметь делегировать не только задачи, а и ответственность. 

Я рекомендую детально прописать существующие бизнес процессы в блок-схемах, указать, насколько процесс автоматизирован, кто за него ответственный и кем конкретно он контролируется.

Это позволит увидеть как имеющиеся проблемы, так и зоны для развития и оптимизации. Кроме того, такая работа откроет для вас те 20% людей, которые дают 80% результата.

Закон Парето используется как базовый инструмент в анализе факторов эффективности любой деятельности.  

Разработка новых процессов или улучшение существующих

На данном этапе хорошо было бы изучить лучшие практики (best-in-class), к примеру, как построена бухгалтерская служба в иностранных компаниях. А потом сравнить лучшие практики с существующими бизнес моделями с одной лишь целью – увидеть то лучшее, что можно позаимствовать для вашей компании. 

Далее я рекомендую создать рабочую группу, задачей которой будет наработка идей, которые позволят решить выявленные проблемы в существующих бизнес процессах. А потом и доработать или создать новые процессы с нуля, как это должно быть (to be). Снова таки, в блок-схемах, а позднее и в описании до деталей, как это должно работать. 

В рабочую группу я рекомендую включить не только ключевых сотрудников бухгалтерии, задействовать следует и ІТ специалистов, юристов, финансового директора, возможно и других руководителей подразделений (маркетинг, логистика и т.д.) – всех, с кем непосредственно работает бухгалтерская служба. Такая синергия позволит наиболее точно построить эффективный документооборот в компании.

Упростить и качественно изменить существующие бизнес процессы позволят следующие шаги: 

  • прозрачная и понятная структура ведения бизнеса;
  • отказ от наличных расчетов и упрощение кассовой дисциплины;
  • грамотная учетная политика, которая обеспечит применение единых подходов и принципов учета;
  • переход на единый программный продукт, особенно для группы компаний, возможно с использованием искусственного интеллекта;
  • применение единых стандартов — IFRS, если бизнес представлен не только в Украине;
  • использование инвойса, как единого первичного документа, законодательство Украины это позволяет;
  • электронный документооборот;
  • полная автоматизация и отказ от ручного труда.

План действий или Матрица ответственности 

Все, что нужно для достижения цели – это качественное управление проектом. Именно проектное управление позволяет добиться успеха в четко отведенное время и с утвержденным бюджетом. В мире не существует идеальной системы управления проектом, однако есть эффективные подходы.

  Я рекомендую создать план действий на основании матрицы ответственности. По сути  это таблица Excel, в которую заносятся все этапы проекта, сроки реализации, ответственные лица и точки контроля. Здесь важна детализация, чем больше ее будет, тем успешнее будет реализован проект.

 

Помните, успешность имплементация проекта будет напрямую зависеть от качественно подготовленного плана действий и перманентного контроля за его реализацией.

Оптимизация бухгалтерии — главные правила реорганизации работы

Для того, чтобы провести анализ эффективности работы любого подразделения компании, нужно ответить на несколько вопросов: 

«Что, кто, почему, где, как и когда делает?»

Применительно к оценке работы бухгалтерии с целью оптимизации ее работы, вопросы можно сформулировать следующим образом:

Что делает бухгалтерия?

Казалось бы, вопрос, ответ на который многим покажется очевидным. Однако знаете ли вы, какие именно цели стоят перед этим подразделением в контексте деятельности компании в целом и других ее подразделений в частности? Например, соответствуют ли эти цели задачам финансовой дирекции? Участвует ли бухгалтерия в реализации важных для компании проектов?

Кто выполняет поставленные перед этим подразделением задачи?

Определить ответственных.

Почему именно эти сотрудники выполняют именно эти задачи?

Иными словами, позволяет ли их профессиональный уровень и опыт работы справиться с возложенными на них обязанностями? Способны ли специалисты бухгалтерии решать как срочные, так и стратегические задачи?

Где находится место работы этих сотрудников?

Является ли расположение офиса бухгалтерии удобным для всех подразделений компаний с точки зрения координации совместной работы и решения общих задач, требующих регулярного обсуждения?

Как организована работа бухгалтерии?

Этот вопрос можно рассмотреть как с точки зрения структуры всей компании и принятых в ней методов работы, так и с точки зрения качества работы самого подразделения.

Например, как выстроены процессы бухгалтерского учета и соответствует ли их график графику работы всех связанных с ними подразделений компании? Как организован сбор первичных документов и документооборот? Каков уровень затрат на обеспечение деятельности бухгалтерии? Достаточно ли количество сотрудников в бухгалтерии? Каков уровень автоматизации процессов учета? Все эти факторы в совокупности влияют не только на качество работы самого подразделения, но и на эффективность его взаимодействия с другими подразделениями компании.

Когда работают сотрудники бухгалтерии?

Сколько времени они тратят на подготовку учета «от документа до отчета»? Своевременно ли выполняются бухгалтерские работы? Каковы временные затраты на решение бухгалтерских задач и коррелируют ли эти временные рамки с другими важными проектами и процессами в компании?

Методы анализа

Для сбора необходимой для анализа информации можно использовать несколько методов, таких как анкетирование, интервью и последовательное отслеживание рабочего процесса с целью определения времени и ресурсов, которые необходимы при выполнении различных задач («фотография» рабочего времени), включая график движения первичных документов. Анкеты и интервью могут содержать как открытые вопросы, когда требуется детальное описание процессов, так и закрытые вопросы, когда необходимо получить ответы «да» или «нет».

На основании собранной информации можно сделать анализ, который позволит определить сильные и слабые стороны работы подразделения, а также выявить потенциальные возможности и угрозы для эффективного достижения поставленных целей. Такой анализ будет основой для определения принципов, направлений и методов оптимизации работы бухгалтерии.

Процесс оптимизации работы бухгалтерии

По сути, процесс оптимизации работы бухгалтерии сводится к выполнению следующих шагов после обработки результатов анализа текущей ситуации:

  • Постановка целей перед подразделением и (в этом контексте) перед каждым сотрудником.
  • Определение организационной структуры бухгалтерии с учетом юридической, организационной и региональной (если применимо) структуры компании.
  • Установление целевых показателей с учетом количества проводок, внешних и внутренних отчетов, первичных документов, а также корректировок уже сделанных проводок.
  • Определение функций, не связанных непосредственно с бухгалтерским учетом, но требующих участия подразделения, таких как работа с договорами и лицензиями и участие в проектах компании (например, внедрение информационной системы или программы лояльности).
  • Оценка профессионального уровня и практического опыта сотрудников бухгалтерии, а также необходимости в обучении техническим приемам и навыкам работы (например, в информационной системе компании или Microsoft Office).
  • Определение оптимального количества сотрудников бухгалтерии на основании проделанной указанной выше работы и принятых в соответствии с этим решениями.
  • Определение методов управления, таких как исключение дублирования функций, соблюдение принципа разграничения обязанностей, наделение ответственностью и полномочиями конкретных сотрудников.
  • Определение методов контроля над выполнением поставленных задач с целью разработки плана мероприятий по возможному изменению структуры и процессов подразделения в условиях быстро меняющейся бизнес-среды компании.
  • Разработка процедур и инструкций, регулирующих организацию бизнес-процессов в подразделении.
  • Информирование сотрудников бухгалтерии в течение всего процесса реорганизации и оптимизации работы подразделения о том, зачем нужен анализ их работы и какие решения приняты на каждом этапе этого анализа.

Вывод

Самым распространенным и традиционным методом снижения затрат в компании является сокращение персонала в обслуживающих подразделениях, в том числе, и в бухгалтерии. Зачастую такая реорганизация проводится под лозунгом оптимизации. Однако к реальной оптимизации работы подразделения это имеет прямое отношение далеко не всегда, а на самом деле предполагает лишь сокращение персонала.

Следует помнить, что работа бухгалтерии напрямую связана с такими подразделениями, как продажи, логистика, закупки, производство, отдел персонала, маркетинг и информационные системы, которые являются источником обработки первичных документов с целью учета хозяйственных операций. Поэтому любые структурные и кадровые изменения в этом подразделении, сделанные без проведения описанного выше анализа, могут негативно повлиять на работу других функций компании.

Читайте также:  Самые распространенные штрафы для ИП в 2023 году - Ответ Бухгалтера

Если работа бухгалтеров построена не оптимально с точки зрения производительности и результативности, то необоснованная «оптимизация» численности ФОТ будет, скорее всего, нерезультативна для компании в целом.

Любой проект оптимизации должен быть направлен, в первую очередь, на содействие достижению целей всей компании и совокупности ее подразделений в долгосрочной перспективе, а не сокращению персонала здесь, сегодня и сейчас.

Все блоги

Как повысить эффективность работы бухгалтера

19.04.2012Бухгалтерия Онлайн

Денис Авдюшин — Генеральный директор группы компаний «Делис Архив», Член экспертной комиссии Росархива, Член общественного совета по вопросам архивного дела РФ

Нагрузка на бухгалтера — риски для организации

Всем известно, что обычно относят к основным задачам бухгалтера. Это, в частности, организация бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, контроль за использованием ресурсов компании, составление калькуляций себестоимости продукции и услуг, подготовка и сдача отчетности в контролирующие органы, взаимодействие с контрагентами и др.

На выполнение этих задач обычно уходит все рабочее время бухгалтера. Однако никто не учитывает трудозатраты и временные затраты бухгалтера на:

  • поиск нужных документов, их копирование, сканирование и сшивку;
  • предоставление документов налоговым и другим контролирующим органам.

Опыт «Делис Архив» и других компаний, изучавших данный вопрос, показывает: на выполнение этих задач в среднем бухгалтер тратит дополнительно не менее 20 процентов своего личного времени. Образно говоря, в его рабочем году появляется 13-й месяц, который он, как правило, отрабатывает бесплатно.

Новый закон «О бухгалтерском учете», вступающий в силу с 1 января 2013 года, лишь увеличит нагрузку на бухгалтера. Закон предоставляет предприятиям свободу в выборе способов и методов ведения бухгалтерского учета. Однако эта либерализация имеет ряд побочных эффектов для бухгалтера, перед которым встает ряд дополнительных задач, в частности:

  • разработка собственных форм первичных документов, их утверждение и включение в состав учетной политики;
  • разработка форм бухгалтерских регистров и регламентов по ведению инвентаризации своих активов и обязательств;
  • обязанность экономического субъекта организовывать и регулярно осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности.

При этом надо учитывать, что зачастую готовить документы главбуху или заместителю главбуха помогают сотрудники с низкой квалификацией. В результате действия всех перечисленных факторов бухгалтеру просто не хватает рабочего времени на эффективное выполнение поставленных задач.

А сбой в работе бухгалтера создает определенные риски, которые могут негативно повлиять на деловую жизнеспособность всей организации.

Во-первых, существует опасность того, что налоговые и иные контролирующие органы оштрафуют компанию как за нарушение правил ведения учета, так и за нарушение требований к хранению документов (подробнее см. «Как объяснить руководителю важность архивной обработки документов»).

Во-вторых, нельзя исключать риск несанкционированного доступа к бухгалтерским документам, содержащим конфиденциальную информацию. Более того, любой документ бухгалтерского учета может потеряться или быть уничтоженным в виду неграмотной организации архивного помещения (если таковое имеется).

В-третьих, в том случае если компания нарушает сроки предоставления документов, запрошенных уполномоченными органами (например, бухгалтер не смог в срок найти финансовый отчет), в действие вступают санкции налогового, административного и уголовного законодательства.

Подробно описав проблему, давайте попробуем ответить на вопрос: какие меры можно принять, для того чтобы оптимизировать бизнес-процессы, в которые так или иначе вовлечен (главный) бухгалтер?

Разработать номенклатуру дел

Номенклатура дел представляет собой классифицированный список всех документов компании с указанием типа документа, сроков хранения, индексами дел и информацией о его местонахождении.

Для крупных предприятий разработка номенклатуры дел является очень трудоемким процессом.

Однако номенклатуру достаточно составить один раз и впоследствии лишь вносить изменения в уже имеющийся перечень или дублировать его.

Номенклатура дел позволяет в оперативном режиме получить доступ к документам организации без лишних затрат времени бухгалтера и других специалистов, работающих с документацией. При этом все документы без исключения обрабатываются по единым стандартам, что в последующем помогает бухгалтеру понять:

  • какие документы следует хранить, а какие можно уничтожить;
  • какие документы находятся в судебном процессе и должны храниться до вынесения окончательного решения по делу;
  • какая документация содержит конфиденциальную информацию или представляет особую ценность для компании, то есть требует специальных условий для обеспечения сохранности сведений.

Внедрить систему учета хранения документов

Для автоматизации работы с бухгалтерскими документами реализованы специализированные программные продукты, с помощью которых стала возможной существенная оптимизация трудозатрат бухгалтера:

  • оперативный поиск документов и их группировок;
  • контроль за доступом, использованием и возвратом документов;
  • упорядочение процессов работы с документами и архивом (идеальный порядок в архиве).

Кроме того, с помощью системы учета можно выполнить автоматизированный отбор документов на уничтожение (с подготовкой акта) и составить акт приема-передачи дел/документов.

Создать электронный архив бухгалтерских документов

Электронный архив документов не следует путать с базой электронных документов. Последние изначально созданы в электронном виде и не имеют бумажных оригиналов. А электронный архив документов состоит из электронных образов отсканированных бумажных документов.

Удобство использования системы электронного архива для бухгалтера очевидно. Это позволяет осуществлять мгновенную обработку и выгрузку результатов поиска документа (выводить на печать, копировать на носители, отправлять по электронной почте) и иметь оперативный удаленный доступ к информации.

В случае проверок бухгалтер не тратит дополнительное время на исполнение запроса в рамках подборки, копирования и сканирования документов. В случае изъятия подлинников документов сотрудники организации имеют доступ к их электронным копиям, что позволяет поддерживать бизнес-процессы в рабочем состоянии.

В свою очередь для руководителя организации появляется возможность сокращения общих издержек, поскольку внедрение электронного архива позволяет повысить продуктивность работы персонала и освободить дорогостоящие офисные площади от накопленной документации за счет своевременного выделения дел к уничтожению.

Отобрать документы с истекшими сроками хранения для уничтожения

Уничтожение документов является одной из самых востребованных услуг среди коммерческих организаций, поскольку рано или поздно перед каждым бухгалтером встает вопрос: «Зачем хранить то, что можно уничтожить на совершенно законных основаниях?»

Бухгалтерские документы составляют до 80 процентов общего документооборота организации, и срок их хранения составляет 5 лет.

Это значит, что с 1 января 2012 года можно отобрать на уничтожение документы по 2006 год включительно.

Это делается с целью снижения рисков штрафных санкций со стороны пожарных и правоохранительных органов, а также высвобождения площадей и уменьшения затрат на содержание документов.

Хранить документы вне офиса

При внеофисном хранении документов бухгалтерский архив размещаются в специализированном хранилище архивной компании. В результате создается территориально распределенный архив, что в случае проверок помогает выиграть резервное время для принятия необходимых мер.

Для бухгалтера важным является тот факт, что при сдаче документов на внеофисное хранение все работы по подготовке и последующему обслуживанию может взять на себя архивная компания. При этом получить копию или оригинал документа можно по первому требованию.

В некоторых случаях это занимает не более 15 минут. Нельзя забывать и том, что все работы в максимально сжатые сроки выполняют квалифицированные специалисты архивного дела.

Ответственность за конфиденциальность, сроки и качество выполнения работы целиком лежит на архивной компании.

Для того чтобы убедить своего руководителя в необходимости передачи документов на внеофисное хранение, говорить о снижении непрофильной нагрузки на бухгалтера недостаточно. В данном случае в дело вступает язык цифр. 

Сравнение затрат на хранение 5000 папок «Корона» (1000 архивных коробов)

Корпоративный архив документовВнеофисное хранение документов
Аренда помещения:16 100 руб. за 1 м2 в год * 60 м2 / 12 мес. = 80 500 руб. в месяц Средняя стоимость хранения одного архивного короба в месяц составляет 30 руб.:1000 коробов * 30 руб. = 30 000 руб. в месяц 
Месячная заплата архивиста или иного сотрудника (оклад, налоги, социальные отчисления, доплаты) равна 30 000 руб. в месяц  Ежемесячная стоимость обслуживания документов, переданных на хранение (доставка, подбор, возврат, сканирование, уничтожение и т.д.) составляет  от 10% до 25 % от стоимости хранения. Максимальная стоимость обслуживания: 7 500 руб.
Итого в месяц: 110 500 руб. Итого в месяц: 37 500 руб.
Итого в год: 1 326 000 руб. Итого в год: 450 000 руб.
Возможная экономия: 876 000 руб. в год