Прочее

Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета — Ответ Бухгалтера

БОЛЬШАЯ ПОДБОРКА БЕСПЛАТНЫХ МАТЕРИАЛОВ:формы отчетов • теоретические основы • налоговое планирование • автоматизация • управление эффективностью бизнеса

9 мая 2021, Елена Позднякова

Привет всем читателям моего блога!Эта статья написана в качестве дополнения к видео УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ с нуля. Здесь собраны теоретические материалы по управленческому учету, которые я рекомендую к изучению и другие полезные ссылки.

С любовью,Елена Позднякова

P.S.: Начать лучше с видео.

Foquz — автоматизированная система для сбора, аналитики и управления мнением клиентов

Бесплатный тариф работает без ограничений по сроку и функционалу сервиса

Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета - Ответ Бухгалтера

Управленческие отчеты: примеры

Пример структуры управленческих отчетов

Пример управленческого баланса

Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета - Ответ Бухгалтера

Пример отчета о прибылях и убытках

Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета - Ответ Бухгалтера

Пример отчета об изменениях собственного капитала

Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета - Ответ Бухгалтера

Пример отчета о движении денежных средств

Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета - Ответ Бухгалтера

Пример отчета о просроченной дебиторской задолженности

Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета - Ответ Бухгалтера Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета - Ответ Бухгалтера

Примеры расчета точки безубыточности

Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета - Ответ Бухгалтера Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета - Ответ Бухгалтера

Пример упрощенной финансовой модели

Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета - Ответ Бухгалтера

Облачная 1С — без затрат на покупку 1С

Попробуйте 1С в облаке: загрузка/выгрузка своих баз, резервное копирование, обновления — всё включено в тариф!

Исходные данные примера

составляем управленческую отчетность за январь 2021

ООО «Перспектива», ИП Иванов, Управленческие корректировки

Пустые формы управленческой отчетности для заполнения:

Примеры заполненной управленческой отчетности в Гугл Таблицах:

Пример интерактивной бизнес-аналитики

Пример отчета, который служит основой для данной аналитики

Основы управленческого учета: теория

Какая нужна теоретическая база, чтобы свободно работать работать с управленческим балансом?

Основы бухучета и двойная запись.

Ниже полный комплект видео материалов, изучите их — и к вам придет четкое и ясное понимание этих вопросов.

Пункты 1-6 к изучению обязательны.

https://www.youtube.com/watch?v=ZHdHe0Bt6-4\u0026pp=ygWAAdCe0L_RgtC40LzQuNC30LDRhtC40Y8g0LHQuNC30L3QtdGBLdC_0YDQvtGG0LXRgdGB0L7QsiDQsdGD0YXQs9Cw0LvRgtC10YDRgdC60L7Qs9C-INGD0YfQtdGC0LAgLSDQntGC0LLQtdGCINCR0YPRhdCz0LDQu9GC0LXRgNCw

Бухучет с нуля для тибетского ежа. 20 минут.

Если Вы — НЕ БУХГАЛТЕР и Вам пришлось столкнуться с бухгалтерским учетом… возможно, Вы ничего не понимаете, злитесь и раздражены, все очень сложно и Вы не знаете, что делать дальше… ПРЕКРАСНО!!! Вы пришли по адресу, сейчас очень кратко все объясню специально для Вас: для НЕ БУХГАЛТЕРА!!! Баланс, актив, пассив, двойная запись, план счетов, законодательство о бухучете, и, что самое главное, КАК С НИМ РАЗБИРАТЬСЯ.

Простая логика двойной записи. 40 минут

Принято считать, что термин ДВОЙНАЯ ЗАПИСЬ сугубо профессиональный и бухгалтерский: это способ ведения бухгалтерского учета Но в этом ролике я показала двойную запись без привязки к бухгалтерскому учету. Потому что двойная запись может использоваться для целей любого учета, объектом которого выступает имущество: и для учета личного имущества одного человека, для учета имущества семьи, и для управленческого учета имущества организации. Я постаралась уйти от бухгалтерской терминологии настолько, насколько это возможно в рамках данной темы и показала в целом логику двойной записи, как логику стройной и удобной учетной системы.

Научный подход к домашней бухгалтерии: двойная запись для учета личных финансов. 50 минут

Подходы собственника бизнеса к организации управленческого учета очень похожи на подходы обычного человека к организации учета своих личных финансов. Часто учет личных финансов начинают вести методом обычных записей в записной книжке или в файле. При этом какие-то факты фиксируются, но общая картина не видна. Возникает перегрузка информацией и деталями. В итоге, получается, что все данные внесли, а на что смотреть — совершенно не понятно. А уж если происходит перерыв в ведении такого учета, то нить совсем теряется и человек уже не знает, с какой стороны к этому учету теперь подходить. Учет личных финансов на этом этапе часто бросают. На самом деле суть проблемы заключается в следующем. Ведется учет ИМУЩЕСТВА, а тот, кто его ведет, не знаком с принципом ДВОЙНОЙ ЗАПИСИ и не понимает его логику. А принцип двойной записи помог бы решить все возникающие проблемы. Метод дает целостную картину в любой момент времени. При этом можно придумывать свои правила, не нарушающие главный принцип. И плюс в том, что можно часть учета пропустить и не восстанавливать, а продолжить учет в любой точке.

БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРОВОДКИ с нуля: ПОЛНЫЙ КУРС за 5 часов [ТЕОРИЯ + ПРАКТИКА ]

Большой интерактивный урок с практическими заданиями и проверочными тестами. Вся теория включена. Мы решаем задачу «38 БУХГАЛТЕРСКИХ ПРОВОДОК (план счетов Российский)».

После этого урока будете понимать все проводки на 100%, от вас требуется только внимание и полное погружение. Работаем вместе в программе 1С (если нет своей программы, даю ссылку на бесплатную демоверсию).

После первой части — БЛИЦ-ОПРОС, в конце простые и сложные проверочные ТЕСТЫ.

Итак вся теория составляет 6 часов 20 минут. Наверное, на изучение потребуется не меньше недели. Но это еще не всё.

Теперь переходим к тому, как перенести эти бухгалтерские знания на управленческий учет (+ 2 часа 15 минут).

Как составить управленческий баланс с нуля: красивое решение вечной проблемы финансового директора. 45 минут

В этом видео разбираем методику составления управленческой отчетности на примере конкретной задачи. Вы можете попробовать сначала сами составить управленческий баланс, а потом посмотреть разбор.

Управленческий отчет с нуля по обороткам из 1С ( БОЛЬШОЙ МАСТЕР-КЛАСС). 1 час 30 минут

Вы легко сможете применить данный алгоритм для составления управленческой отчетности по ЛЮБОЙ своей компании, потому что в качестве исходника я взяла ВСЕГО ОДИН ТИПОВОЙ ОТЧЕТ из бухгалтерской программы 1С: ОБОРОТНО-САЛЬДОВУЮ ВЕДОМОСТЬ по всем счетам. Это универсальный подход, который подойдет для любой компании и любой ситуации. Опять же, здесь задача, можно попробовать решить ее самостоятельно, а потом смотреть разбор. Не обязательно к изучению, но может пригодиться.У тех, кто подошел очень серьезно к изучению теории, могли остаться такие вопросы:Что такое резервы и зачем они?Как работает ПБУ 18?

Два видео ниже дадут ответы на эти вопросы:

Еще к вопросу об управленческом учете:

Как учесть управленческие корректировки по методу двойной записи

Из главного видео к данной статье.

Умение планировать налоги — обязательный навык для ведения управленческого учета. Ниже приведена статья-справочник налоговых режимов и дополнительные видеоролики с понятными инструкциями по налогам.

https://www.youtube.com/watch?v=ZHdHe0Bt6-4\u0026pp=YAHIAQE%3D

Точка безубыточности: задача и разбор теории.

Из серии «Задачи для главбуха на собеседовании». Тема: точка безубыточности и упрощенная система налогообложения.

Выгодно ли импортеру быть плательщиком НДС? Разбор за 10 минут

Многие ошибочно полагают, что импортеру выгодно быть плательщиком НДС и применять общий налоговый режим, чтобы вернуть ввозной НДС, который уплачен на таможне. На самом деле это не всегда так.

В частности, если конечные покупатели на спецрежимах (без НДС), то и импортеру быть на ОСН не выгодно, а выгодно применять спецрежим — даже если он ПРИМЕТ ВЕСЬ ВВОЗНОЙ НДС НА СВОИ ЗАТРАТЫ! В видео приведен простой и наглядный расчет.

НДС: большой разбор

Суть НДС и всестороннее рассмотрение вопроса для предпринимателей простым языком, со ссылками на законодательство.

Как считать НДС и налог на прибыль

Разбор задачи 2020. Лучшее объяснение на понятном языке

Расчет НДС. Задача

Подробный разбор задачи: Ниже представлены оборотно-сальдовые ведомости по счетам бухгалтерского учета компании-плательщика НДС за 2 квартал 2019.

На основании этих данных рассчитайте сумму НДС к уплате (или возмещению) за 2 квартал 2019

НДС в точке безубыточности: разбор задачи

Если Вы понимаете, как рассчитать НДС в точке безубыточности, то вы сможете за пару секунд определить планируемую нагрузку по НДС для любой компании. А также будете чувствовать себя уверенно в налоговом планировании при построении бизнес-плана любого уровня сложности.

????Почему такой большой НДС????? ЧЕК-ЛИСТ ✔️для проверки руководителю и бухгалтеру

Этот вопрос обычно возникает в ПОСЛЕДНИЙ ДЕНЬ, установленный для сдачи отчетности по НДС, когда время поджимает. НДС за квартал начислен — нужно платить, нужно сдавать декларацию… Но почему такая большая сумма?

Автоматизация в управленческом учете

Пример структуры информационной системы предприятия

три контура учета: оперативный учет, управленческие отчеты, бизнес-аналитика в режиме реального времени

Бухгалтерская программа 1С

1C — программа для ведения бухгалтерии. Наверняка, многие ведут учет именно в ней. Большинство данных можно забрать из 1С. Какие здесь есть инструменты автоматизации и что обязательно нужно знать в 1С.

Стандартные бухгалтерские отчеты: ОСВ, анализ счета, анализ субконто.

! Полезный навык.В стандартной ОСВ по счету можно вывести дополнительные поля и преобразовать таблицу с иерархией в плоскую.

Вот, к примеру, стандартный отчет о дебиторской задолженности покупателей на 1 февраля 2021 года (оборотно-сальдовая ведомость по счету 62):

А вот так выглядит этот же отчет, но с другими настройками (и с дополнительными полями):

В отчет выведены дополнительные поля: дата отгрузки, срок оплаты по договору, контрагент и номер договора. Таким образом, отчет подготовлен для дальнейшей обработки в электронных таблицах: расчета числа дней просрочки по каждой отгрузке.

Читайте также:  Как перенести в Контур.Бухгалтерию данные из 1С - Ответ Бухгалтера

Если вы не знали о таких возможностях, ниже привожу скрины настроек:

Полезный инструмент — универсальный отчет. В этом конструкторе можно сделать ЛЮБОЙ отчет. Главное — найти полные настройки!

Полезные отчеты в разделе «Руководителю»:

А еще есть очень полезные вещи в меню «Сервис и настройки»

Управленческий и бухгалтерский учет: извечный вопрос сближения двух учетных политик

Большинство компаний в настоящее время стремятся к сближению управленческого учета и бухгалтерского, так как данный подход, как показывает практика, снижает трудозатраты на ведение обоих учетов, повышает качество отчетности для всех пользователей и дает более прозрачные данные для анализа. 

Рассмотрим пример расхождения показателей УУ и РСБУ

К нам обратился собственник, у которого не было уверенности в предоставлении отчетной информации. Дело было как раз в том, что оба отчета (УУ и РСБУ) велись отдельно друг от друга. Соответственно, и там, и там отображались разные цифры, что формировало непонимание собственника, откуда берутся данные цифры.

Специалисты компании изначально пытались разобраться самостоятельно, но финансовый отдел никак не мог обосновать причину появления разных показателей, перебирая все варианты — некорректно построенные системы, ошибки при ручном вводе и т.д.

Из-за расхождений и выяснения их причин сдвигались сроки подготовки самой отчетности, и в целом тормозились рабочие процессы.

Сделаем небольшое отступление, чтобы объяснить, откуда «растут ноги» подобных несоответствий. Для этого давайте представим, как ведет учет компания по производству, к примеру, готовой продукции.

При формировании себестоимости готовой продукции, бухгалтер будет, прежде всего, руководствоваться нормами законодательства, локальных актов предприятия и возможными способами оптимизации налогов, а специалист, формирующий управленческий учет, потребностями бизнеса.

В результате одни и те же расходы могут быть приняты по-разному в БУ и УУ, что в итоге приведет к разнице в финансовом результате бухгалтерского и управленческого учетов и, соответственно, других показателей.

Подобные расхождения являются реальной проблемой, так как для принятия грамотных управленческих решений, корректного прогнозирования финансовых показателей необходима достоверная и прозрачная отчетность в требуемые сроки. 

Процесс сближения двух учетов

Помимо несопоставимости данных некоторые компании систематически сталкиваются с такими проблемами, как невозможность обновления баз, развития функционала системы, в которой ведется учет. Данные моменты являются важными для развития бизнеса, так как сейчас растут требования финансового учета к самой системе — она должна быть гибкой и адаптивной. 

Увы, в большинстве же случае управленческий учет ведется в сложных самописных системах, либо же вручную описывается в excel.

И зачастую система управленческого учета не отвечает требования бизнеса, который непрерывно развивается.

Выходом из данной ситуации будет — внедрение единой методологии сближения учетный политик управленческого и бухгалтерского учета в единой автоматизированной системе.

Начать работу стоит, прежде всего, с качественно выстроенного консалтинга. Многие не предают этому шагу значения, но от него зависит корректность внедрения единой методологии. 

Нельзя просто так взять и переложить УУ и РСБУ на одну систему, обеспечив параллельность.

Нужно учитывать, что с годами в компании выработались свои правила и принципы ведения учета, были проведены определенные доработки, заточенные под бизнес-процессы организации.

Плюс у каждого собственника свои требования к ведению управленческого учета, которые нужно учитывать. При этом нельзя упускать из виду, что бухгалтерская отчетность должна соответствовать нормативным документам.  

Поэтому в первую очередь детально анализируются все нюансы работы, учитываются пожелания заказчика, проводится обучение специалистов, чтобы они постепенно погружались в работу с новой системой. 

Система 1С:ERP для сближения управленческого и бухгалтерского учета

В 1С:ERP изначально заложен функционал как управленческого, так и бухгалтерского учета. По статьям затрат у пользователей, работающих в данной системе, есть возможность устанавливать свои правила ведения УУ и БУ.

Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета - Ответ Бухгалтера

Один из способов параллельного учета БУ и УУ в 1С:ERP.

Для примера возьмем услуги доставки ТМЦ. Это как и любой другой расход регистрируется с помощью статьи расходов, производимых компанией, по которым далее анализируются и подсчитываются финансовые результаты, активы и т.д. 

Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета - Ответ Бухгалтера

В статье расходов есть возможность задавать разные параметры учета (и УУ, и РСБУ). В данном случае для целей бухгалтерского учета данные будут подаваться как финансовый результат, для управленческого — как стоимость приобретаемых ТМЦ. То есть одна и та же статья будет формировать движение по двум разным проводкам, распределять на себестоимость ТМЦ и на финансовый результат. 

К примеру, мы приобрели услуги доставки, которые отражаются в УУ и БУ по-разному (как показано на рисунке выше). В 1С:ERP пользователь отражает один документ и для УУ и для БУ — «Приобретение услуг и прочих активов». 

Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета - Ответ Бухгалтера

Дополнительных действие в системе не выполняется. После проведения документа, видно, что по бухгалтерскому учету сумма отражена в составе расходов текущего периода, а в управленческом отнесена на себестоимость доставленных ТМЦ.

Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета - Ответ Бухгалтера Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета - Ответ Бухгалтера

В итоге компания получает единую отчетность, в которой прозрачно изложены все данные по закрытию периода, которые понятны, как бухгалтерам, так и собственникам бизнеса. 

Оптимизация работы бухгалтерии

Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета - Ответ Бухгалтера

Содержание

Работа бухгалтерии поддерживает деятельность организации. Задача отдела не состоит в получении прибыли организации, однако, его деятельность необходима для корректной работы.

Оптимизация работы бухгалтера позволит повысить эффективность отдела, снизить временные расходы на совершение операций и наладить взаимодействие с поставщиками, клиентами и контролирующими инстанциями.

Получить консультацию

В чем состоит задача бухгалтерии

На отдел бухгалтерии возложен ряд задач:

1

Учет первичной документации;

2

Работа с бухгалтерской отчетностью;

3

Взаимодействие с налоговыми органами и контролирующими инстанциями;

4

Начисление заработной платы, больничных, отпускных и прочих выплат сотрудникам;

5

Отправка платежей контрагентам;

6

Контроль задолженности;

7

Проведение инвентаризации и сверка остатков с данными бухгалтерского учета;

8

Ведение управленческого учета.

В зависимости от объема задач выполнять эту работу может один специалист или обособленный отдел.

Оставить заявку

Когда нужна оптимизация процессов в бухгалтерии?

Оптимизировать работу бухгалтерии необходимо, если наблюдается рост затрат по данному направлению при сохранении объема выручки

Тревожным сигналом может стать:

1

Начисление пеней и штрафов при несвоевременном внесении налоговых платежей и сборов;

2

Изменение условий оплаты с контрагентами из-за регулярных просрочек оплаты;

3

Большая загруженность бухгалтеров, расширение штата.

Периодическая задержка выплат сотрудникам, несвоевременное предоставление отчетности, а также недостаточное количество информации говорят о неэффективности работы бухгалтерии. Исправить ситуацию можно несколькими способами.

Перераспределение времени

В первую очередь следует проанализировать рабочие процессы. Для наглядности можно составить таблицу, в которой подробно будут расписаны задачи каждого сотрудника.

Собранные данные легко проанализировать, чтобы найти наиболее трудозатратные задачи. Неработающий принтер или морально устаревший компьютер могут «воровать» очень много времени сотрудника, которое можно потратить более эффективно.

Если технику приходится постоянно перезагружать, бороться с зажевывающим листы принтером, не всегда получится выполнить запланированные на день задачи. Решить вопрос поможет новая современная техника, установка специальных программ.

Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета - Ответ Бухгалтера

Внедрение новых технологий

Значительно сэкономить время помогают облачные инструменты, которые позволяют выполнять задачи с любого компьютера, имеющего выход в интернет. Часть задач можно решать дома или с привлечением специалиста на удаленке.

Не пропустить важные задачи помогают CRM-системы, которые можно настроить под каждого сотрудника. Своевременно полученные уведомления помогут не забыть о важном платеже или отчете.

Существуют программы для оцифровки и автоматического разделения сопроводительной документации.

Некоторые МФУ распознают данные в сканируемых документах и автоматически помещают их в нужную папку. Использование этой опции позволит избежать технических ошибок и значительно быстрее обработать большой объем информации.

Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета - Ответ Бухгалтера

Замена бухгалтера услугами аутсорсинга

Еще один эффективный способ оптимизировать затраты на ведение бухгалтерского учета – отдать часть вопросов на аутсорсинг. Ведением бухгалтерии будет заниматься команда специалистов, имеющих опыт в работе с организациями в смежной сфере.

Сотрудник с профильным образованием следит за изменениями в законодательстве и всегда применяет их на практике. Если специалист заболел или ушел в отпуск, руководителю не нужно искать ему замену. Этот вопрос возьмет на себя аутсорсинговая компания.

Передать на аутсорсинг можно ведение отдельных вопросов или весь бухгалтерский учет. Это экономичный, современный и надежный способ навести порядок в бухгалтерии и обеспечить бесперебойную работу компании.

Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета - Ответ Бухгалтера

Почему важно объединять бухгалтерский и управленческий учет

Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета - Ответ Бухгалтера

Бухгалтерский и управленческий учеты преследуют разные цели и, зачастую предприниматели уделяют их качеству одного из них недостаточно внимания. Рассказываем, как с минимальными трудозатратами составить эффективную управленческую отчетность, сблизить управленческий и бухгалтерский учеты, и какие преимущества это дает.

Если бухучет необходим для фиксации всех фактов деятельности компании с целью осуществления контроля ее функционирования, то управленческий учет призван выполнять оперативный анализ, на основе которого можно работать над стратегией развития компании.

Читайте также:  Корпоративное обучение - Ответ Бухгалтера

Предприятие не может отказаться от ведения бухучета, поскольку это, как минимум, противоречит законодательству.

При этом, несмотря на то что управленческий учет не является обязательным с законодательной точки зрения, он не менее важен для анализа показателей бизнеса и принятия управленческих решений. 

Есть и другие отличия:

    Конечный пользователь. Управленческий учет нужен исключительно руководителям компании, чтобы те могли в долгосрочной или краткосрочной перспективе выстроить эффективную стратегию работы предприятия.
    Методы ведения учета. При создании бухучета бухгалтеру необходимо руководствоваться положениями по бухгалтерскому учету и другими нормативными актами, а при формировании управленческого учета – целями бизнеса и показателями, которые необходимо достичь.  Масштабы информации. Бухучет предполагает общий отчет о компании, уровне доходов и расходов. Управленческий учет фиксирует детальную информацию о работе конкретного отдела, продаже продукции и т.д. Отчеты. Форма отчетности в БУ строго регламентирована. В УУ информация может формулироваться в удобном для пользователей формате. Время предоставления информации. Отчеты по бухгалтерскому учету необходимо предоставлять в установленные законодательством сроки с определенной периодичностью. Что касается управленческого учета, отчетность по нему составляется в нужный управляющему персоналу период и так часто, как это требуется руководству. 

ПОЧЕМУ ВАЖНО ОБЪЕДИНЯТЬ БУХГАЛТЕРСКИЙ И УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ? Во-первых, управленческий учет, основанный на бухучете, упрощает автоматизацию: в идеале он создается в той же программе, что и бухгалтерский учет. Во-вторых, формировать управленческий учет можно на основании тех же регистров, что и бухгалтерский, поручить эту функцию главному бухгалтеру и отказаться от увеличения штата учетного персонала. Как результат, организация получает оптимальное качество отчетности в сжатые сроки, с минимальными трудозатратами и эффективность бизнеса растет. Положительный результат дает даже частичное совмещение учетных процессов. Один вид учета нельзя заменить другим, хотя они друг друга дополняют, позволяя получить общее представление о функционировании компании. Поэтому Unicon Outsourcing разработала комплексное решение для среднего и крупного бизнеса. Данный продукт позволит решить актуальную SMART-задачу современных компаний: сблизить бухгалтерский и управленческий учеты. Большой опыт работы специалистов Unicon Outsourcing с крупным и средним бизнесом дал понять, что эти функции должны быть объединены — только так предприниматели смогут получить качественный глубинный анализ работы организации. Сближенные бухгалтерский и управленческий учеты дадут ответ на вопрос, почему в компании есть прибыль, но нет свободных денежных средств и необходимо брать кредит. Отчетность будет приходить по графику, а не когда у вашего бухгалтера найдется на это время.

Узнайте о других плюсах комплексного решения.

Вас также могут заинтересовать

В целях повышения удобства пользования сайтом мы используем файлы «cookies». Продолжая работу с сайтом, Вы принимаете «Условия использования веб-сайта» и выдаете свое согласие Юникон БС АО на обработку ваших персональных данных в соответствии с «Политикой в отношении обработки персональных данных». Я согласен

Оптимизация процессов бухгалтерского учета

Деятельность любой компании в первую очередь направлена на производство продукции или предоставление услуги, привлечение новых клиентов и обслуживание имеющихся. Но реализовывать это без оптимизированной внутренней организации невозможно.

Речь идёт о множестве вспомогательных процессов, которые и обеспечивают слаженную работу всего предприятия как единого механизма.

Бухгалтерский учет в данном случае становится одной из основных «вращающих шестерёнок», ведь именно на основании данных бухгалтерии руководитель может принимать взвешенные и эффективные бизнес-решения, сокращать издержки и корректировать стратегию развития.

Когда оптимизация бухгалтерии становится необходимостью?

Бухгалтерия работает в трех ключевых направлениях:

  • соблюдение требований законодательства Российской Федерации;
  • сбор и формирование налоговой отчетности;
  • формирование управленческой отчетности.

Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета - Ответ Бухгалтера

Оптимизация процессов бухгалтерского учета показана в следующих случаях:

  • просрочка при подготовке отчетов для руководства;
  • невыполнение предприятием договорных обязательств;
  • задержки при расчете и выплате налогов;
  • несвоевременное перечисление заработной платы и компенсаций сотрудникам;
  • ошибки при начислении;
  • высокие затраты на ведение бухгалтерского учета;
  • неслаженная работа внутри отдела и между подразделениями компании и т.д.

Всё вышеперечисленное полностью отражает неэффективность работы бухгалтерии и говорит о том, что ситуацию необходимо срочно исправлять.

Пример: процесс обработки авансовой отчетности в компании

Чаще всего компании понимают, что этот процесс нужно оптимизировать, когда документация начинает сдаваться не в срок, бухгалтерия пропускает ошибки сотрудников, компенсации выплачиваются несвоевременно.

В итоге сотрудники теряют на это кучу времени, а компания несет лишние расходы. При более детальном изучении компания приходит к выводу, что в бизнес-процессе царит хаос и пришло время навести в нем порядок, то есть автоматизировать.

Это можно сделать с помощью приложения Hamilton Авансовый отчет.

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

За счет того, что все участники бизнес-процесса работают в единой системе, коммуникация между ними становится максимально простой: бухгалтер решает все вопросы с сотрудниками онлайн.

Автоматизация исключает возможные ошибки в документации – бухгалтер всегда получает только правильно оформленные авансовые отчеты.

Функционал позволяет избавиться от части рутинной работы – все проводки и печатные формы формируются автоматически, а само приложение легко синхронизируется с любыми внутренними системами.

Такая автоматизация позволяет вдвое повысить эффективность работы бухгалтерии, сэкономить до 50% рабочего времени всех участников бизнес-процесса и снизить до 40% расходов компании.

Как реализуется оптимизация работы бухгалтера?

Оптимизация процесса, который происходит внутри компании, состоит из трех этапов:

  1. оценка ситуации и выявление проблематики;
  2. создание плана решения проблемы;
  3. внедрение плана и его отладка.

Детальное знакомство со спецификой деятельности организации и проблемами бухгалтерского учета, изучение регламентных документов организации позволяют точно оценить все «узкие места», резервные возможности для выстраивания эффективной бухгалтерской службы и затратность этого процесса.

План решения нужен, чтобы смоделировать процессы и предупредить возможные ошибки.

Здесь же осуществляется поиск поставщика решения и разрабатывается регламент, придерживаясь которого специалисты добиваются поставленных целей.

Постепенное внедрение этого решения, его тестирование и отладка предупреждают появление серьезных ошибок, налаживают самые тонкие процессы и со временем формируют эффективно работающую службу.

Результаты оптимизации бухгалтерского учета на предприятии

Проблемы, которые отмечают руководители, при грамотно налаженной работе отдела, устраняются. Результаты внутренних аудиторских проверок отвечают нормам. Внутренние аудиторские проверки – система внутреннего контроля – являются обязательными для коммерческих организаций, что прописано в ст. 19 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

После оптимизации работы бухгалтерии эффективность сбора и анализа данных возрастает, служба действует без сбоев и нарушений сроков. Возможности ресурсов компьютеризации и автоматизации со временем осваиваются полностью.

Оптимизация бухгалтерии

Любой бизнес направлен на привлечение клиентов, производство товаров или оказание услуг. Все эти процессы невозможно грамотно реализовать без внутренней оптимизации работы. Одним из самых важных отделов компании является бухгалтерия. От качественно организованного бухгалтерского учета зависят управленческие решения руководителя, стратегия развития предприятия и многое другое.

Основные задачи бухгалтерии

Отдел выполняет следующие задачи в компании:

  • формирование и сдача отчетности;
  • сдача статистических отчетов;
  • взаимодействие с государственными контролирующими органами;
  • сдача налоговых деклараций и расчет налогов;
  • ведение управленческого учета (подсчет прибыли, рентабельности и т.п.);
  • контроль кредиторской и дебиторской задолженностей;
  • учет ТМЦ (учет товаров, основных средств и прочего);
  • начисление заработной платы, выплата отпускных, больничных;
  • отправка платежей и контроль финансовых операций.

Все эти процессы предполагают ведение большого объема документации и составление отчетов. Здесь облегчить работу бухгалтерии может правильно выстроенная оптимизация.

Как понять, что бухгалтерия нуждается в оптимизации?

Понять, что ваш бухгалтерский отдел нуждается в повышении эффективности работы, можно по следующим признакам.

  • Если налоговый и бухгалтерский учеты ведутся только с целью сдачи в контролирующие органы, это неправильно. Данные отчетности нужно использовать в бизнес-целях, для повышения эффективности работы компании.
  • Неправильно, если бухгалтерский и налоговый учеты ведутся в разных программах и не пересекаются между собой.
  1. Ориентация на второстепенные задачи.
  • Бухгалтерия является неэффективной, если сотрудники тратят много времени на второстепенные участки учета, не несущие серьезных налоговых рисков.
  • Неправильно, если у персонала не хватает времени на решение главных вопросов, например, на снижение налоговых рисков или оптимизацию работы.
  1. Проблемы с выплатой налогов.

Если вы не контролируете налоговые риски, это является показателем неэффективности ведения бизнеса.

  1. Отсутствие автоматизации.
  • Системы 1С используются на базовом уровне: часы работы и другие данные вносятся вручную и зачастую некорректно.
  • Возможности базового функционала не используются для решения важнейших бизнес-задач.
  • Сотрудники тратят много времени на ввод данных, формирование и сдачу отчетности.
  • Отчетности сдаются с ошибками, вызванными человеческим фактором. В то время как эти процессы можно было передать автоматизированным программам.
  • Целостность и преемственность бухгалтерского учета нарушены.
  1. Формальные или неактуальные регламентирующие документы.
  • Работа бухгалтерии организована стихийно, так как нет корректных регламентирующих документов.
  • Функции сотрудников дублируются, выполняется много монотонной работы.
  • Полностью исключена возможность приема и передачи дел при текучке кадров.
  • Обязанности между работниками распределяются вручную.
  • Документы теряются либо собираются с большой задержкой.
  1. Бухгалтерия не готова к изменениям.
  • Любые изменения в экономической ситуации или законодательстве даются с трудом: приходится расширять штат или расходы на бухгалтерию.
  • Принятые руководителям решения не внедряются и вызывают недовольство персонала.
  • Основные способы оптимизации бухгалтерии
  • Использование автоматизированных систем. Если у вас много сотрудников, которые часто ездят в командировки или работают из дома, для вас будет актуальна установка программного обеспечения для работы с отчетностью.
  • Внедрение новой системы учета с расширенным функционалом. Это позволит быстрее составлять отчеты и ускорить расчет налогов.
  • Аутсорсинг. Вы можете передать часть функций на аутсорсинг, чтобы разгрузить штатных работников и сэкономить на содержании целого бухгалтерского отдела.
  • Интеграция с системой CRM.
Читайте также:  Заполнение формы П‑2 (инвест) - Ответ Бухгалтера

Стоимость услуги уточняйте у наших операторов по телефону +7-800-700-25-61

Оптимизация – это длительный и трудоемкий процесс, включающий в себя несколько этапов. Как только вы выбрали компанию, которая будет заниматься повышением эффективности вашей бухгалтерии, начинается самая важная работа.

  1. Знакомство со спецификой бизнеса.

На этом этапе сотрудники сторонней компании изучают особенности вашего бизнеса и нюансы основных процессов. Также анализируют существующие проблемы, ситуацию с налогами, оценивают задействованные ресурсы и масштабы учетной работы.

На первом этапе сотрудники должны изучить структуру бухгалтерского отдела, познакомиться с регламентными документами и определить круг участников процесса (тех работников, которые непосредственно контактируют с клиентами, поставщиками и контрагентами).

Знакомство со спецификой бизнеса позволяет определить:

  • объем и трудоемкость предстоящей работы;
  • существующие ограничения, в том числе непреодолимые на данном этапе;
  • способы и средства достижения целей бизнеса, которые были поставлены перед учетом и определены спецификой деятельности компании;
  • наличие резервов для построения эффективной бухгалтерии, отвечающей основным требованиям бизнеса.
  1. Проектирование решений для оптимизации.

На этом этапе сотрудники сторонней компании должны:

  • более глубоко проанализировать информацию, полученную в процессе знакомства с компанией;
  • оценить квалификацию сотрудников бухгалтерского отдела и качество текущего учета (в этом случае проводится экспресс-аудит бухгалтерии за прошедший год);
  • детально проработать решения для повышения эффективности бухгалтерии (построить маршруты движения документов, оценить ресурсы для достижения целей, предложить варианты для оптимизации информационных технологий компании, смоделировать варианты перестройки учета);
  • презентовать руководителю найденные решения и согласовать их с командой;
  • разработать план внедрения новых решений (определить сроки внедрения, необходимые ресурсы и назначить ответственные должностные лица для выполнения процедуры).

На втором этапе получается полная концепция оптимизации бухгалтерии и предварительная смета на внедрение принятых и согласованных решений.

  1. Внедрение решений и отладка.

На третьем этапе реализовывается план, разработанный во время проектирования решений:

  • формируется техническое задание для программистов, методологов, консультантов, аналитиков и других специалистов, задействованных в оптимизации бухгалтерии;
  • закрепляются ответственные лица;
  • организовывается закупка и установка программного обеспечения (если оно потребуется).

Также разрабатывается регламентная документация, включая график документооборота, методологию учетной политики, должностные и пользовательские инструкции.

На третьем этапе происходит обучение штатных сотрудников работе в новой системе учета. Затем происходит тестирование внедренных решений и фиксируются результаты тестового периода.

7 преимуществ передачи бухгалтерского учета на аутсорсинг

Аутсорсинг может способствовать развитию, и его следует рассматривать не как отдельное дополнительное финансовое бремя, а как выигрыш во времени и эффективности.

В дополнение к тому факту, что он позволяет привнести свежий взгляд, он часто позволяет менеджеру сосредоточиться на своем основном бизнесе, своих собственных навыках и, следовательно, реальной добавленной стоимости.

Зачем тратить 10 часов в неделю на выполнение бухгалтерских задач, если профессионал сделает это за 5 часов?

Экономия времени, энергии и производительности, вызванная аутсорсингом, часто приводит к росту оборота, в значительной степени покрывая риск и стоимость самого аутсорсинга.

Сосредоточение внимания на основном бизнесе всегда было одной из основных причин передачи на аутсорсинг различных функций, таких как бухгалтерский учет, управление персоналом и ИТ. В конце концов, руководитель должен сосредоточиться на своем основном бизнесе, а не отвлекаться на работу с бухгалтерскими документами.

По расчетам Raud & Partner бухгалтерский аутсорсинг может сэкономить 30-50 процентов от общих накладных расходов. За счет чего получается такая ​​большая разница? Для лучшего понимания ниже подробно перечислим общую стоимость ведения бухгалтерского учета:

а) Технические и логистические расходы

  • Покупка компьютерного оборудования; 
  • Приобретение программного обеспечения (операционная система, специализированные программы, программное обеспечение для защиты данных и т.д.); 
  • Получение и продление лицензий; 
  • Техническое обслуживание оборудования и системное администрирование.

б) Расходы на персонал

Это не только заработная плата, страховые и налоговые взносы. Но также расходы на ведение учета во время отсутствия бухгалтера (из-за отпуска или болезни).

Поставщик услуг, который берет бухгалтерию на аутсорсинг, знает как найти лучших людей на рынке. Отдел кадров компании узко специализируется на поиске лиц с высокими знаниями и навыками в области бухгалтерского учета, а также на проверке их компетенции. 

Помимо специальных знаний в области коммерческого и налогового права, необходимы отличные навыки работы с Excel, знание всего спектра используемого программного обеспечения (1С, OCR и т.д.). 

Кроме того, необходимо продвигать навыки сотрудников по оптимизации процесса и планированию взаимодействий с клиентами. Современные методы управления качеством все чаще используются в данной сфере услуг и способствуют оптимизации процессов бухгалтерского учета.

Бухгалтерский аутсорсинг может защитить от риска ошибок, допущенных бухгалтерами. Поставщик услуг, который обеспечивает ведение бухгалтерии, принимает на себя все риски и несет финансовые последствия, если он нарушает закон о бухгалтерском учете или не выполняет установленные сроки сдачи налоговой отчетности.

Поставщик услуг, который предлагает бухгалтерский аутсорсинг, нанимает специалистов, которые имеют большой опыт в данной области. Кроме того, он работает с многочисленными системами, которые повышают безопасность работы и расчета налогов.

Все вышеперечисленные факторы значительно снижают риск совершения любых ошибок.

Благодаря аутсорсингу ограничен не только организационный риск. Передав управление бухгалтерией внешнему поставщику услуг, руководитель освобождается от ответственности за любые ошибки. Это позволяет сосредоточиться на принятии решений по ключевым аспектам развития бизнеса.

Руководству не нужно беспокоиться о контроле качества и эффективности работы бухгалтеров. Не надо тратить время на решение различных задач отдела или его развития.

Такого рода услуги могут профессионально оказывать только крупные компании, давно работающие на рынке бухгалтерского аутсорсинга. Помимо бухгалтерии они могут консультировать клиента в различных областях бизнеса. Достаточно часто предлагают своим клиентам советы по юридическим или налоговым вопросам.

  • Когда вы управляете молодой компанией, непросто доверить часть своей деятельности другим, в моменте когда малейшее решение оказывает немедленное и существенное влияние на жизнь компании.
  • Вот несколько практических советов, которые помогут вам избежать обычных ошибок аутсорсингового проекта.
  • Подготовка

Идея передачи одного или нескольких направлений на аутсорсинг может возникнуть из многих ожиданий: экономии времени, гибкости, экономии финансовых средств, предоставления экспертных знаний и т.д. Прежде чем принимать какое-либо решение, задайте себе правильные вопросы, например:

  • Принесет ли аутсорсинг реальную добавленную стоимость? 
  • Рассмотрены ли все доступные варианты?

Какое бы решение вы ни выбрали, важно в письменной форме четко указать, чего вы хотите добиться в итоге:

  • Какие именно обязанности необходимо делегировать? 
  • Как долго вы планируете пользоваться сторонними услугами? 
  • Какие цели планируете достичь? 

Такой подход поможет вам, с одной стороны, выбрать лучшее решение на рынке, а с другой — станет отличной основой для разработки листа заданий для аутсорсера.

Выбор поставщика

Найдите время, чтобы сравнить несколько предложений по соотношению цена / качество. Задавайте вопросы, слушайте ответы, интервьюируйте клиентов: это лучший способ получить представление о способности поставщика услуг принести реальную добавленную стоимость.

Во время консультаций обращайте внимание на доступность и оперативность ваших будущих партнеров, их способность вникнуть в ваши проблемы!

Перед подписанием контракта убедитесь, что поставщик услуг предоставляет вам оперативный канал связи. В случае возникновения проблемы важно, чтобы у вас всегда был человек, с которым можно связаться, который знает вашу организацию и обладает компетенцией решать проблемы. 

  1. Тестирование
  2. Проведение предварительного теста, от нескольких дней до нескольких месяцев в зависимости от миссии и инвестиций, будет хорошим способом оценить навыки поставщика услуг и подтвердить выбор аутсорсера.
  3. Регулярный мониторинг

В ходе работы обеспечьте регулярный мониторинг предпринятых действий и достигнутых результатов. Вы можете определить критерии оценки и запросить у поставщика регулярные отчеты о деятельности. Это позволит вам легко оценить эффективность работы в долгосрочной перспективе.

Возникли вопросы? 

Мы с удовольствием ответим на все ваши вопросы об аутсорсинге бухгалтерского учета.