Для всех документов дата – это особый реквизит, который обеспечивает его юридическую силу. В связи с этим в зависимости от типа и назначения документа могут менять требования к оформлению и назначению даты на нем. Именно поэтому важно знать, как и для чего в документах прописываются даты, а также чем может грозить их своевольное изменение. Но обо всем по порядку.

Правила оформления документов

В любом делопроизводстве документы имеют ключевое значение. Каждый из них проходит несколько этапов – от заполнения до занесения в архив.

Когда в организации ведется учет большого количества документов, тогда возникает необходимость составления реестра. Каждый документ будет учтен и отображен в этом перечне.

Сотрудники организации всегда смогут найти его и использовать в дальнейшей работе.

Ведение реестра определяют законы РФ «О порядке ведения реестра документов для ООО» и «О реестре». В них описаны какие типы документов должны быть внесены в реестр компании, а также формы их оформления и хранения.

Реестр значительно упрощает работу со всеми документами организации, как входящими, так и исходящими. Он включает в себя описание документов, которое позволяет сотруднику найти нужный из них, а также информацию о том, что в нем собственно находится. Эти данные помогут определить кому и когда был выдан документ.

Таким образом, можно выделить основные задачи ведения реестра:

• Помощь в работе и быстрый поиск необходимого для работы документа;
• Учет и хранение всей имеющейся документации;
• Выдача по требованию.

Для быстрого поиска записи в реестре ведутся в хронологическом порядке. Если его оформлением и учетом в различные периоды времени занимались разные люди, то в последней графе должно быть указано, кем была внесена последняя запись.

Реестр подразумевает проверку документов, которые подлежат учету. Каждому присваивается индивидуальный регистрационный номер, а также туда вносится подробная информация о сотрудниках, которые когда-либо занимались этим документом. Прежде чем вносить конкретный документ в реестр его необходимо проверить и определить не содержится ли в нем нарушения.

Сегодня ведением реестра занимаются, как начинающие предприниматели, так и крупные именитые организации. Это связано с его главным преимуществом – поиск нужного документа занимает считанные минуты.

Корректно оформленный реестр позволяет в максимально сжатые сроки отправить уведомление, найти необходимый документ для работы или для отчетности (в случае требования налоговой инспекции). Это выводит работу компании на новый уровень.

  Если всё же организация не ведет реестр, то этот факт никак не будет отмечен законодательными органами. Отсутствие реестра не влечет штрафа или другого рода наказаний. Это больше необходимо самой компании.

За многие годы работы может накопиться большое количество документов, а если сотрудник подразделения по надзору потребует один из них и не получит его, тогда у предпринимателя могут возникнуть большие проблемы.

Причины, по которым документы оформляются задним числом

Сперва необходимо отметить, что достаточно часто можно столкнуться с понятием «оформить/подписать задним числом». Но что это значит для самого процесса документооборота и каким образом влияет на лиц, работающих с ними.

В целом, можно смело заключить, что документ, оформленный задним числом, является поддельным. Для лица, использовавшего такой документ, может наступить административная или уголовная ответственность. Первая регламентируется ст. 19.23 кодекса РФ об административных правонарушениях, вторая – ст. 327 УК РФ.

Ответственность наступает только за подделку документов, которые удостоверяют личность или подтверждают права. Например, если при трудоустройстве работник предоставил поддельные документы, руководитель компании должен поставить в известность органы внутренних дел о выявленном нарушении.

Также контролирующие органы могут выявить факт нарушения с документами, которые содержат перечень структурных подразделений, наименование должностей, информацию о количестве сотрудников.

https://www.youtube.com/watch?v=f7fbAigZZew\u0026pp=ygWXAdCe0YTQvtGA0LzQuNC70Lgg0LrQsNC00YDQvtCy0YvQuSDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGCIMKr0LfQsNC00L3QuNC8INGH0LjRgdC70L7QvMK7PyDQo9C30L3QsNC50YLQtSwg0LrQsNC60LjQtSDQvNC-0LPRg9GCINCx0YvRgtGMINC_0L7RgdC70LXQtNGB0YLQstC40Y8%3D

Дата документа, вступающего в силу, должна соответствовать дате приказа.  

Если же документ, оформленный задним числом, не является подделкой именно официального документа, тогда работодатель – невиновное лицо. Этим пользуются недобросовестные руководители, которые поручают «переделку» различного рода документов специалистам кадровой службы или же бухгалтерам.

Важно понимать, что за кадровые документы, оформленные задним числом, ни административная, ни уголовная ответственность не предусмотрена. Однако такого рода документ легко оспаривается судом с помощью экспертизы.

Например, налоговая проверка может не признать документ с измененной датой или фальсифицированной подписью. Это приведет к тому, что указанные расходы на оплату труда будут аннулированы, так как все издержки компании должны быть подтверждены документально.

В любом случае документ, подписанный задним числом, определяет его в разряд подложных. Ведь указанная дата не соответствует реальной и не подтверждает установленные договоренности сторон.

Статья 186 гражданско-процессуального кодекса РФ предусматривает назначение экспертизы в случае возникновения подозрений в отношении достоверности представленных фактов.  В этом случае назначается судебно-техническая экспертиза, которая определяет дату составления документа.

Она проводит исследование чернил, оттиска печати. В результате анализа эксперт определяет соответствие указанной даты реальной.

Уголовная ответственность за оформление документов задним числом

Как было сказано выше, уголовная ответственность определяется статьей 327 уголовного кодекса РФ. Сюда входит подделка официальных документов, которые предоставляют права или освобождают от обязанностей, с целью использования или сбыта. Уголовная ответственность наступает не только за подделку документов, но и наград, а также штампов, печатей и бланков.

Наказания за эти преступления:

• Лишение свободы сроком до 2-х лет;
• Принудительные работы сроком до 2-х лет;
• Арест сроком до полугода.

За использование поддельных документов предусмотрен:

• Штраф до 80 000 рублей или размер месячной зарплаты;
• Штраф равный доходу за полгода работы;
• Принудительные работы сроком до 480 часов;
• Исправительные работы на срок до 2-х лет;
• Арест сроком до полугода.

Опасность преступления заключается в том, что документ предоставляет определенные права или освобождает от конкретных обязанностей.

В связи с этим если при трудоустройстве человека выявлена поддельная трудовая книжка или иной документ (аттестат, диплом), работодатель должен известить контролирующие органы о выявленном нарушении.

Работа должностного лица определяется либо Должностной Инструкцией, либо напрямую законом. Так, личная заинтересованность сотрудника может привести к так называемому служебному подлогу. Данное преступление регламентируется статьей 292 УК РФ.

Например, в зачетную книжку были внесены ложные сведения (преподаватель получил взятку) или в отчетный реестр добавлены сведения о несуществующих расходах (бухгалтер присваивает себе денежные средства), трудоустроен родственник директора, не имеющий должного образования и другое. Здесь представлены примеры сотрудников, имеющих личную заинтересованность.

За такое преступление предусмотрено наказание до 4-х лет лишения свободы, а также исключение возможности занимать определенные должности.

Почему нельзя оформлять документы об образовании задним числом

Для лучшего понимания принципов работы с документами и их датированием остановимся на конкретном случае документов с измененной датой. Рассмотрим в качестве примера документы об образовании, подписанные задним числом.

Как было указано выше, такой документ будет относиться к разряду подложных, поскольку проставленная дата не соответствует действительной. Это говорит о том, что договоренности сторон не подтверждены документально. Такой документ легко оспорит судебно-техническая экспертиза и признает его недействительным.

Организация, которая выдает такого рода документы и сертификаты является мошеннической.

https://www.youtube.com/watch?v=f7fbAigZZew\u0026pp=YAHIAQE%3D

Сегодня работодатель предъявляет высокие требования к потенциальным работникам. Для того, чтобы им соответствовать люди получают среднее, высшее образование, проходят курсы повышения квалификации, профессиональной переподготовки.

Предоставление диплома, сертификата, подписанного задним числом (иначе подложного документа) может стать основанием для прекращения трудового договора по инициативе работодателя.

Например, если при вступлении в должность, документ был принят, то при проверке органами надзора его могут отправить на дополнительную экспертизу. 

Также если организация выдает документ, подписанный задним числом, значит на данный момент она может быть лишена лицензии. Необходимо всегда проверять актуальность лицензии, это можно сделать на сайте Рособрнадзора. В случае проверки диплом, сертификат, удостоверение, выданные учреждением без лицензии, будут считаться фальшивым.

В настоящее время проверки выявляют большое число поддельных документов в системе дополнительного профессионального образования. Как правильно выбрать центр?

Человек в поиске дистанционных образовательных курсов легко может попасться на уловки мошенников. Как обезопасить себя от этого?

В первую очередь необходимо обратить внимание на стоимость курса. Если повышение квалификации стоит не больше 2000 рублей, а переподготовка около 15000, вас скорее всего хотят обмануть.

Значит, придется дополнительно оплачивать зачеты, пересдачи, бланки, справки и т.д. Также некоторые документы об образовании просто бесполезны без выписок, сертификатов, удостоверений.

А чтобы все это получить, организация-мошенник заставит вас заплатить и за это.

Во вторую очередь, необходимо изучить всю представленную документацию об организации: ИНН, ОГРН, наличие лицензии, почтовый адрес, реквизиты и др. Обязательным пунктом является изучение договора. Мошенники часто указывают, что они оказывают «посреднические услуги», «услуга по предоставлению доступа к базе знаний» и др.

Человек узнает о дополнительной оплате после разговора с сотрудником учреждения, поскольку о ней могли в договоре и не сказать. Поэтому прежде чем подписывать документ, необходимо все тщательно проверить, связаться с сотрудниками и уточнить все нюансы.

Еще один важный момент – условия расторжения договора. Слушатель, который отказывается дополнительно за что-то заплатить (тест, зачет и др.), может остаться и без денег, и без документа об образовании.

Фрдо и документы, оформленные задним числом

С 29 июня 2021 года в силу вступает статья 19.30.2, которая вводит штрафные санкции за неверное предоставление или же не предоставление данных об образовательных документах в реестр ФРДО. Штрафы грозят как организациям в целом, так и должностным лицам.

Кроме того, образовательные организации должны вносить данные в течение шести месяцев с момента выдачи соответствующих документов. Все эти факторы делают невозможным внесение в ФРДО документов, которые были оформлены задним числом.

Для начала стоит отметить, что сами организации могут быть не заинтересованы в том, чтобы предоставлять информацию, тем самым афишируя свою незаконную деятельность надзорным органам.

Кроме того, за несоблюдение сроков им грозят следующие штрафы:

• от 10 до 15 тыс. руб. — должностным лицам;
• от 100 до 150 тыс. руб. — организациям.

На что еще следует обратить внимание?

• Необходимо проверить учебный план. Перед тем, как заключать договор с организацией, нужно проверить из чего собственно состоит курс. Данный документ должен быть утвержден и заверен печатью.
• Отсутствие демодоступа к учебно-методическим материалам. Мошенники могут просто продавать доступ к базе знаний, а тесты и аттестацию придется оплачивать отдельно. Если организация не может предоставить ознакомительный доступ к образовательному порталу, это должно вас насторожить.

Как выбрать центр дополнительного профессионального образования (ДПО)?

Для начала отметим плюсы негосударственных образовательных учреждений:

• Диплом организации ДПО такой, же как у ВУЗа – установленного образца. Иными словами, как и любой государственный ВУЗ, центр самостоятельно определяет образец диплома;
• Большой выбор программ;
• Возможность пройти обучение дистанционно. Не нужно оплачивать дорогу и проживание. Нет необходимости оформлять командировку, отпуск;
• Всесторонняя поддержка центра в процессе ознакомления с условиями оказаниями образовательных услуг, а также во время обучения (телефон горячей линии, помощь куратора).

Чтобы выбрать центр обучения нужно:

• Проверить лицензию организации на сайте Рособрнадзора. Достаточно ввести в поле «регистрационный номер» указанный номер лицензии учреждения на сайте;

• Проверить учебную программу и количество учебных часов. Для повышения квалификации – минимум 16 часов, для профессиональной переподготовки – 250 часов. Если в дипломе цифры будут меньше указанных, документ будет считаться недействительным;
• Изучите историю центра: с какого года осуществляет деятельность, данные почтового адреса, индекса, ОГРН и ИНН и др.;
• Узнайте обо всех доплатах сразу, еще до подписания договора. Осуществление самой оплаты происходит только после заключения договора, не раньше;
• Проверьте доступность сотрудников. Позвоните по указанным телефонам, напишите в чат, на почту, проверьте социальные сети организации. Задайте все интересующие вас вопросы, оцените скорость и качество реакции специалистов ДПО.

Проверьте каждый центр, который выдает вам поисковая система, по этим пунктам. Только в этом случае вы легко сможете выбрать учреждение, которое предоставит вам качественное образование и диплом, сертификат установленного образца.

Почему стоит выбрать АНО ДПО «СНТА»:

1. Академия имеет лицензию № 034268 на оказание образовательных услуг с 2013 года;
2. Сайт компании зарегистрирован с 2012 года;
3. Академия имеет банковский счет;
4. Оплата курса осуществляется 1 раз, без доп.оплаты;
5. Учебный план академии разработан в соответствии с требованиями ФГОСов и профстандартов, а также текущих законодательных норм;
6. Академия предоставляет слушателям всю необходимую информацию о процессе обучения, а также предлагает желающим лично посетить организацию;
7. СНТА оказывает круглосуточную техническую поддержку своим слушателям.

Не нашли нужную информацию? Задайте вопрос менеджеру

Заключение трудового договора задним числом: возможно ли, последовательность действий

Оформление трудоустройства – не всегда быстрая процедура. Иногда требуется выполнить ряд согласований трудового договора как со стороны администрации, так и со стороны работника. При этом последний уже начинает свою трудовую деятельность. Формальным стартом работы является подписанный руководителем компании (уполномоченным лицом) приказ о приеме на работу.

https://www.youtube.com/watch?v=PrEus6EdMRI\u0026pp=ygWXAdCe0YTQvtGA0LzQuNC70Lgg0LrQsNC00YDQvtCy0YvQuSDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGCIMKr0LfQsNC00L3QuNC8INGH0LjRgdC70L7QvMK7PyDQo9C30L3QsNC50YLQtSwg0LrQsNC60LjQtSDQvNC-0LPRg9GCINCx0YvRgtGMINC_0L7RgdC70LXQtNGB0YLQstC40Y8%3D

Предлагаем разобрать, как должна происходить процедура оформления письменного трудового договора, какая ответственность ожидает тех, кто пытается заключить договор задним числом и можно ли это сделать.

Правила заключения трудового договора

Основные правила заключения трудового договора

По общему правилу заключения договоров, предусмотренному гражданским кодексом, допускается распространять условия такого соглашения на фактически начавшиеся условия его выполнения до момента подписания документа. Что касается трудовых договоров, то здесь присутствуют определённые особенности. В процессе оформления трудовой деятельности нового сотрудника работодатель обязан:

• подготовить два экземпляра трудового договора в письменном виде;
• подписать такой документ со своей стороны и обеспечить подписание его работником;
• оформление письменного договора должно состояться не позднее третьего рабочего дня начиная с дня, когда работник фактически начал трудовую деятельность;
• в случае необходимости обеспечить согласование текста трудового договора с уполномоченными государством структурами.

Важно отметить, что подписанию трудового договора может предшествовать процедура кадрового оформления сотрудника. Она включает в себя такую последовательность действий:

1. Потенциальный кандидат проходит собеседование со специалистами кадрового подразделения и профильного участка будущей работы. Если его навыки оказываются подходящими и сам потенциальный соискатель заинтересован в такой работе, его представляют работодателю (уполномоченному подписывать документы о приеме на работу).
2. После собеседования с работодателем (обычно это формальная процедура), соискатель пишет заявление о приеме на работу, которое подписывается руководителем и отдается в кадровое подразделение для оформления соответствующего трудового договора и приказа.
3. Оптимально, если одновременно с проектом приказа на подпись руководителю предоставляют проект трудового договора с новым сотрудником. В таком случае после подписания со стороны администрации эти документы передаются на ознакомление (с приказом) и подписание (трудового договора) сотруднику. Чаще сразу подписывается только приказ, на основании которого сотрудник начинает выполнять свои трудовые функции.

Если работник фактически начал трудиться, но трудовой договор еще не подписал, работодатель обязан на протяжении трех рабочих дней обеспечить согласование и подписание такого документа.

Помните, трудовым законодательством не предусматривается выполнение трудовых функций работником без наличия письменного трудового договора. Отсутствие такого документа может стать поводом для привлечения работодателя к административной ответственности.

Законно ли оформление договоров задним числом

Оформление договора задним числом: законно ли

Учитывая, что ситуации просрочки оформления договоров случаются достаточно часто, изначально целесообразно уточнить для себя ключевые моменты относительно самого договора. Сегодня отношения между администрацией и гражданином, нанятым выполнять определённые действия или работу, могут регулироваться:

• трудовым договором;
• гражданско-правовым соглашением.

Законность распространения договора на действия, которые начались до момента его подписания напрямую зависит от типа договора, по которому выполняется работа.

В случае если между сторонами подписано соглашение гражданско-правового характера, регулирующее выполнение определённого типа действий или оказания услуг, можно просто в сам текст договора вписать норму, что его условия распространяются на все действия, начавшиеся до его подписания и связанные с условиями этого договора. В таком случае отпадает необходимость кого-то обманывать и оформлять документ задним числом.

Сложнее, когда между сторожами должен заключаться трудовой договор. Законодатель четко ограничил администрацию трехдневным сроком с момента начала работником трудовой деятельности. На практике же трудовые договоры в письменной форме не заключаются годами.

https://www.youtube.com/watch?v=PrEus6EdMRI\u0026pp=YAHIAQE%3D

По сути, Трудовой кодекс содержит норму, которая гласит, что в случае фактического начала трудовых отношений при отсутствии письменного договора он считается заключенным. Оптимально, если в компании для данной категории сотрудников предусмотрены типовые формы трудовых договоров.

В этом случае всегда можно сослаться на нормативный документ, которым утверждена такая форма договора, а все причитающиеся для работника привилегии черпать из типового текста соглашения. От ответственности за несвоевременное подписание документа это не избавит, но если возникнут спорные вопросы, поможет их урегулировать.

Сложнее, если сотруднику предоставляются индивидуальные условия труда и его оплаты. Чтобы не попасть под «санкции» со стороны контролирующих организаций в процессе составления документа «задним числом» необходимо учесть такие моменты:

• дата трудового договора должна быть не позднее третьего рабочего дня после подписания соответствующего приказа (по закону трудовой договор и вовсе должен подписываться первым);
• подписант договора и подписант приказа о приеме сотрудника на работу должен быть одним и тем же лицом;
• оригинал подписанного двумя сторонами трудового договора должен «попасть» в личное дело;
• условия договора (обычно это касается уровня оплаты труда, стимулирующих и компенсационных выплат), должны соответствовать периоду, когда его должны были подписать. Если за период его действия что-то менялось, необходимо также составить и подписать соответствующие дополнительные соглашения;
• денежные выплаты, что фактически прошли через бухгалтерию, должны по датам соответствовать условиям трудового договора.

Помните, оформление финансовых документов задним числом приравнивается к служебному подлогу. Поэтому, учитывая современные реалии, если пошли на такой шаг, постарайтесь не допускать грубых ошибок и несостыковок, чтобы в дальнейшем не иметь проблем с законом. А лучше сразу подготовить шаблон типового договора и подписывать его одновременно с подписанием приказа о трудоустройстве.

Риски и последствия подписания (неподписания) договора

Подписание договора задним числом: риски

Чтобы в полной мере осознать, чем чревато несвоевременное оформление письменных трудовых соглашений и дальнейшее их подписание «задним числом», предлагаем рассмотреть возможные последствия таких действий.

По административному законодательству несвоевременно подписанный трудовой договор может стать причиной наложения на администрацию (уполномоченное на подписание таких договоров лицо) штрафа в размере от одной до пяти тысяч рублей. Если же будет доказана вина юридического лица, а не конкретного работника, штраф может составить до 50 тысяч рублей либо же вплоть до приостановления хозяйственной деятельности на три месяца.

Если же нарушение письменного оформления трудовых отношений выявляется повторно – должностное лицо может ожидать штраф в размере до 20 тысяч рублей либо же дисквалификация на срок до трех лет. Уровень штрафа для юридических лиц возрастает до 75 тысяч рублей.

В случае сознательного игнорирования законодательства по части заключения письменных трудовых соглашений должностное лицо ожидает штраф до 20 тысяч рублей, а юридическое лицо вполне может уплатить в государственную казну сумму до 100 тысяч рублей.

Если будет доказано, что условия трудового договора являются фиктивными и заключались «задним числом» (обычно это выявляется в случаях отклонения от фактических выплат и тех, которые пишутся в документе, в сторону необходимости их увеличения), установлен факт служебного подлога, к должностному лицу может применяться уголовная ответственность.

Признание имеющегося письменного текста трудового договора недействительным влечет за собой пересмотр всех юридически значимых действий, ранее выполненных по такому документу (обычно это касается денежной выплаты заработной платы и ее составляющих). Если выплаты отличаются от тех, что должны были выплачиваться по действующим в компании нормативным документам – разница подлежит возврату либо же взысканию с виновного лица.

Помните, нормами административного, уголовного, а также гражданского законодательства предусмотрены меры воздействия на работодателей и администрацию (в зависимости от тяжести совершенного проступка) в случае нарушения обозначенных в трудовом законодательстве условий подписания трудовых договоров с сотрудниками.

Учитывайте, уровень ответственности за незаключенный своевременно в письменной форме трудовой договор будет намного ниже, чем если должностное лицо уличат в служебном подлоге, которым является оформление документов задним числом.

Как оформить необходимые записи по предписанию проверяющих

Устранение нарушений по итогам проверки

Ситуации, когда проверкой компетентного органа выявляется нарушение в сфере оформления трудовых отношений (в частности, отсутствие письменного трудового договора), встречаются часто. Как правило, по итогам такой проверки руководитель компании либо отвечающее за кадровое делопроизводство должностное лицо привлекается к ответственности и выдается предписание на устранение недостатков.

И вот здесь возникает небольшая дилемма, ведь официально оформлять документ задним числом противозаконно, а вот устранить последствия проверки необходимо в кратчайшие сроки. Чтобы разрешить эту ситуацию потребуется выполнить несколько простых действий:

1. По итогам проверки составить письменный трудовой договор с конкретным работающим сотрудником. Условия договора должны соответствовать сегодняшнему дню.
2. Одним из пунктов договора должно значится срок вступления его в силу. Здесь целесообразно вписывать дату фактического начала работы сотрудником.
3. Если же за время отсутствия договора его первичные условия (в частности, уровень оплаты труда) неоднократно менялись, можно обозначить в таком договоре первичный уровень заработной платы, а дальше просто прописать механизм, как в дальнейшем этот показатель будет меняться.
4. Подписывается такой договор действующим руководителем. Дата договора должна соответствовать дате его составления и подписания.

Помните, в трудовом законодательстве нет запрета распространять действие трудового договора на прошлые периоды. В то же время по аналогии права такая норма действует в гражданских договорах. Поэтому, если вам указали на недостаток, оптимальным способом его решить будет распространение действия трудового договора, составленного по результатам проверки, на прошлые периоды.

Допускается ли оформление трудовой книжки, приказа задним числом

Записи в трудовой книжке задним числом

Неотъемлемой частью начала трудовой деятельности гражданина в компании является оформление соответствующего приказа о трудоустройстве и осуществление записи в трудовую книжку. Ведение этих документов определяется правилами делопроизводства, а также номенклатурой дел каждой компании.

Важно отметить, что все приказы по кадрам регистрируются в порядке очередности с записью в специальную книгу приказов. Касательно трудовых книжек, то их ведение определено нормативными документами и также предусматривает выполнение всех полагающихся записей о трудоустройстве, повышении квалификации, переводе, и дальнейшем увольнении в порядке очереди.

Из всего этого нетрудно сделать вывод, что оформить «незаметно» задним числом приказ о трудоустройстве, ровно как внести запись в трудовую книжку, особенно если после этого там уже присутствуют другие записи, невозможно. Такой служебный подлог будет сразу заметен. А это уже возможность привлечения руководителя к уголовной ответственности.

https://www.youtube.com/watch?v=lCdSj_FUvTs\u0026pp=ygWXAdCe0YTQvtGA0LzQuNC70Lgg0LrQsNC00YDQvtCy0YvQuSDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGCIMKr0LfQsNC00L3QuNC8INGH0LjRgdC70L7QvMK7PyDQo9C30L3QsNC50YLQtSwg0LrQsNC60LjQtSDQvNC-0LPRg9GCINCx0YvRgtGMINC_0L7RgdC70LXQtNGB0YLQstC40Y8%3D

Вместе с этим, если по решению суда компанию обязывают восстановить определённые данные в личном деле, а также трудовой книжке сотрудника за прошлые периоды, работодатель обязан выполнить такое решение. Для этого не нужно переписывать всю годовую книгу приказов либо же менять имеющуюся у работника трудовую книжку. Все делается в такой последовательности:

1. Запись (либо записи, если их несколько) о событии в трудовую книжку вносится следующим порядковым номером, указываются ранее пропущенные данные (например, о трудоустройстве и последующем увольнении), а также основание, послужившее для внесения такой информации. В дальнейшем все будет вестись обычным порядком.

Оформление кадровых документов задним числом: почему это опасно

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Отчитаться

Дата — необходимый реквизит кадрового документа: приказа, заявления, трудового договора, акта. Она подтверждает юридически значимые факты, например:

• начало трудовых отношений — в трудовом договоре;
• ознакомление работника с локальным нормативным актом;
• уведомление сотрудника о сокращении;
• намерение работника уволиться по собственному желанию.

Для кадровых процедур в трудовом законодательстве установлены определенные сроки. Например, работник имеет право отозвать свое заявление об увольнении по собственному желанию в любое время до истечения двухнедельного периода отработки (ст. 80 ТК РФ).

Или сотрудника по общему правилу можно привлечь к работе в выходной день только с его письменного согласия и на основании письменного распоряжения работодателя (ст. 113 ТК РФ).

Оформлены такие документы должны быть до факта выхода на рабочее место в субботу или воскресенье.

Часто приказы или заявления «задним числом» прямо нарушают права работника. Тот может обратиться в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд за защитой, и тогда работодателя привлекут к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. А это предупреждение или штраф для компании от 30 000 рублей.

Второй момент, почему опасно оформлять документы «задним числом», связан с использованием их в качестве доказательства.

Например, работодатель представит в суд заявление работника об увольнении, в котором дата была поставлена позже написания самого документа.

Если экспертиза докажет, что документ сфальсифицирован, то должностному лицу будет грозить уголовная ответственность (ст. 292, ст. 303 УК РФ).

Тем не менее работодатели часто прибегают к исправлению дат в приказах и заявлениях.

Не каждый работник будет защищать свои права в суде, и часто трудно доказать личную заинтересованность и корысть должностного лица.

Поэтому недобросовестные руководители и кадровики избегают административной или уголовной ответственности за фальсифицированные приказы или акты. Но могут быть другие неприятные последствия.

Документ, оформленный «задним числом» — подложный. Дата в нем не подтверждает реальную ситуацию, поэтому его нельзя принимать для учета. Расходы по фальсифицированным документам не будут считаться экономически обоснованными, и налоговая может их не принять. Например, работодатель рискует не обосновать оплату труда в выходные дни, если согласие работника и приказ сфальсифицированы.

Рассмотрим частые ситуации, когда в делопроизводстве ставится неверная дата, и как это можно обнаружить.

Трудовой договор

Вопрос с сайта «Онлайнинспекция.рф». При приеме сотрудника на работу директора не было на рабочем месте. Трудовой договор был подписан «задним числом». Правильно ли это?

Если сотрудник фактически приступил к работе и выполняет трудовую функцию, трудовой договор с ним нужно подписать в течение трех рабочих дней (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). И неважно, принят сотрудник на испытательный срок или без него. Условие об испытании при приеме на работу — тоже часть соглашения с работником (ст. 70 ТК РФ).

Один подписанный экземпляр трудового договора выдается на руки сотруднику, и это подтверждается его подписью на экземпляре договора, который остается у работодателя. Это сделано, в том числе для защиты от подмены листов в заключенном соглашении.

Уклонение от подписания трудового договора — нарушение закона. На компанию могут наложить штраф от 50 до 100 тыс. рублей (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

На практике бывает, что работники трудятся без письменного оформления и без своего экземпляра трудового договора. А перед надзорной проверкой или при жалобе кого-то из сотрудников в трудовую инспекцию работодатель решает их легализовать «задним числом». Обнаружить подлог в такой ситуации легко, например, по таким данным:

• у работника нет на руках экземпляра трудового договора;
• прием на работу не отражен в отчетности.

В этой ситуации нарушения прав работника не будет, если трудовой договор с неверной датой содержит те условия, о которых работник и договаривался с руководителем.

Но неприятные последствия все равно возникнут. Претензии может предъявить Социальный фонд, если компания вовремя не подала сведения в систему индивидуального персонифицированного учета о приеме нового сотрудника (ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). Кадровик или иное должностное лицо заплатят штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст. 17 Закона № 27-ФЗ, ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Ситуация будет хуже, если оформленный «задним числом» трудовой договор не учитывался при расчете страховых взносов. Налоговая инспекция начислит неуплаченную сумму и взыщет штраф до 30 % от нее, но не менее 1 000 рублей (ст. 119 НК РФ).

И совсем плохо, если трудовой договор содержит не те условия, на которых трудится работник. Это уже нарушение прав сотрудника. Если оно будет доказано, работодателя ждут более серьезные финансовые санкции.

Должностная инструкция

Этот документ разрабатывается по решению работодателя — в ТК РФ нет обязанности составлять его для сотрудника. Первичен все-таки трудовой договор.

И поэтому довольно часто кадровики не видят ничего страшного в том, чтобы сделать должностную инструкцию «задним числом» или «дописать» в нее работнику трудовые функции, о которых тот не знает.

Как правило, такие ситуации случаются при подготовке к проверке со стороны вышестоящей организации или ГИТ.

Это тоже нарушение трудового законодательства. Должностная инструкция — это локальный нормативный акт. Он вступает в силу после утверждения работодателем и применяется к отношениям, возникшим с даты введения его в действие (ст. 12 ТК РФ). Кроме того, локальные нормативные акты принимаются с учетом мотивированного мнения профсоюза (ст. 8 ТК РФ).

«Дописывание» в должностную инструкцию дополнительных функциональных обязанностей без письменного согласия работника нарушает его права (ст. 72 ТК РФ). Сотрудник сам оспорит такой документ с помощью трудовой инспекции или прокуратуры, если будет не согласен с его содержанием.

За доказанные нарушения трудового законодательства работодатель заплатит штраф от 30 до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Сдавайте ЕФС-1 через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Попробовать

Протокол проверки знаний

Пример из практики автора. В энергосистеме произошел несчастный случай со смертельным исходом. Пострадавший — электромонтер ОВБ с функциями рабочего люльки.

Работодатель оформил протокол проверки знаний комиссией предприятия на погибшего «задним числом».

Комиссия по расследованию несчастного случая не приняла документ как доказательство, поскольку не было свидетельств предварительного обучения пострадавшего в учебном центре.

Для допуска к самостоятельной работе работник должен пройти обучение по охране труда (ст. 214 ТК РФ). Кому-то из сотрудников достаточно вводного инструктажа и периодических инструктажей на рабочем месте. Для допуска к работам повышенной опасности, например, на высоте, нужно обучение по специальным программам и аттестация в комиссии по проверке знаний.

Невыполнение работодателем обязанности по подготовке сотрудников в области охраны труда — нарушение требований охраны труда. В этом случае штраф для юрлица составит от 110 до 130 тыс. рублей за каждого необученного сотрудника (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Выполнение работ повышенной опасности без обучения угрожает не только жизни и здоровью работника, но и безопасности окружающих лиц. Надзорные органы трактуют это как нарушения с тяжелыми последствиями.

Факт того, что работник был допущен к работе без подготовки, часто всплывает при расследовании аварий или несчастных случаев. Скрыть его трудно, поскольку выяснением всех обстоятельств занимается специальная комиссия.

К расследованию несчастных случаев со смертельным исходом или причинением тяжкого вреда здоровью подключаются следственные органы. Выдача им протоколов о проверке знаний, оформленных «задним числом», грозит уголовной ответственностью для руководителя (ст. 303, ст. 292 УК РФ, п. 35 Постановления Пленума ВС РФ от 09.07.2013 № 24).

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Отчитаться

Подведем краткий итог. Кадровый документ, подписанный «задним числом», не имеет юридической силы. Ответственность за его изготовление может различаться в зависимости от того, в каких целях он издан и где будет использоваться.

Если кадровый документ не нарушает права работника, не угрожает безопасности окружающих или не отражается на финансовых результатах компании, работодатель, скорее всего, избежит ответственности. Могут наказать кадровика или бухгалтера, как за несданную вовремя отчетность.

Подложный кадровый документ, нарушающий права работника, может быть оспорен. Работодателю вынесут предупреждение или назначат административный штраф.

Если фиктивный документ представлен как доказательство в гражданском или административном деле, то его не примут, а виновное должностное лицо могут привлечь к уголовной ответственности по ст. 303 УК РФ за фальсификацию доказательств:

• штраф от 100 до 300 тыс. рублей или в размере заработной платы за период от 1 года до 2 лет;
• либо обязательные работы до 480 часов;
• либо исправительные работы на срок до двух лет;
• либо арест до четырех месяцев.

Фальсификация доказательств по уголовному делу, повлекшая тяжкие последствия, наказывается лишением свободы на срок до 7 лет с дисквалификацией на срок до 3 лет. Тяжкие последствия — это когда, например, из-за подделки осудили невиновного.

Служебный подлог или внесение ложных сведений в официальный документ, например, протокол проверки знаний, в корыстных целях или из личной заинтересованности наказывается по ст. 292 УК РФ. В том числе лишением свободы на срок до двух лет.

Таким образом риск, связанный с оформлением кадровых документов «задним числом», есть всегда. И часто он не оправдан.

Оформление кадровых документов «задним числом»: правовые последствия

Нередки случаи, когда работник обращается в трудовую инспекцию в связи с нарушением его прав со стороны работодателя. К таким нарушениям относится оформление кадровых документов «задним числом». Такие документы юридической силы не имеют, однако за их оформление работодателю и кадровику могут грозить как штрафные санкции, так и административная и даже уголовная ответственность.

Дата в кадровом документе (приказе, заявлении, договоре, акте) играет огромную роль и является его необходимым реквизитом.

Дата документа подтверждает начало трудовых отношений, уведомление сотрудника о каких-либо изменениях, ознакомление его с локальными нормативными актами компании, а также намерения сотрудника в отношении работодателя (например, его желание пойти в отпуск, получить материальную помощь или уволиться по собственному желанию). Поэтому оформление кадровых документов «задним числом» искажает юридически значимые факты и может нарушать права работника. 

Помимо этого, при оформлении документов важно учитывать и сроки кадровых процедур, установленные в законодательстве. Так, согласно ст. 80 ТК РФ сотрудник может в любой момент отменить свое заявление об увольнении по собственному желанию в течение положенных двух недель отработки.

Или на основании ст.

113 ТК РФ необходимость заблаговременно оформить распоряжение работодателя и получить письменное согласие сотрудника для привлечения его к работе в выходные дни, ведь такие документы должны быть оформлены до фактического выхода сотрудника на работу в субботу или воскресенье. 

В случае прямого нарушения прав сотрудника он вправе для своей защиты самостоятельно обратиться в трудовую инспекцию, прокуратуру, а также подать заявление в суд. При этом в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ, работодателю может грозить либо предупреждение, либо штрафные санкции от 30 000 руб. 

Обратите внимание, что оформление кадровых документов «задним числом» может привести и к уголовной ответственности – тогда, когда документы предоставляются в качестве доказательств в ходе судебного разбирательства. Если экспертизой будет доказан факт фальсификации, то работодателя накажут по ст. 292 и ст. 303 УК РФ. 

Несмотря на вышеописанные последствия, многие работодатели продолжают исправлять даты в кадровых документах и, таким образом, избегают административной и уголовной ответственности, так как сотрудники чаще всего не обращаются в вышестоящие органы или суд. 

Однако в этом случае нужно понимать, что фальсификация приказов, заявлений и актов может привести и к другим неприятным последствиям для работодателя.

Например, налоговая может не принять расходы по таким подложным документам, ведь дата в нем не отражает реальный факт хозяйственной жизни и, соответственно, суммы в документе экономически не обоснованы.

Так, работодатель не сможет доказать обоснованность оплаты в выходные дни в случае, если согласие сотрудника или приказ были оформлены «задним числом».

Наиболее часто исправляют даты в трудовых договорах, должностных инструкциях и протоколах проверки знаний по охране труда. Разберем нюансы.

Фальсификация трудовых договоров 

При приеме сотрудника на работу, когда он уже приступил к выполнению своих трудовых обязанностей и функций, работодатель обязан подписать с ним трудовой договор в течение трех рабочих дней, согласно ч. 2 ст. 67 ТК РФ.

При этом не имеет значения, как принят сотрудник – с испытательным сроком или без него, так как условие о необходимости его прохождения прописывается отдельно и, на основании ст. 70 ТК РФ, является частью соглашения с сотрудником.

Трудовой договор оформляется в двух экземплярах: один остается у работодателя, другой выдается сотруднику. Это позволяет обеим сторонам обезопасить себя на случай подмены документов. 

Однако часто бывает, что трудовой договор либо вообще не заключен, либо его экземпляр не выдан на руки сотруднику.

Для исправления данной ситуации перед проверками либо после обращения сотрудником с жалобой в трудовую инспекцию недобросовестные работодатели исправляют это «задним числом».

При этом фальсификацию определить довольно легко, ведь такой трудовой договор не отражен в отчетности и у сотрудника на руках его тоже нет. 

Нарушение прав работника возникнет при этом только в том случае, если условия, прописанные в трудовом договоре, не будут соответствовать действительности. При обращении сотрудника в трудовую инспекцию или при проверке компанию ждут финансовые санкции. 

Если же условия в трудовом договоре, оформленном «задним числом», совпадают с теми условиями, которые были оговорены работником и работодателем, права работника не будут нарушены. 

Однако в обоих случаях возникнут негативные последствия со стороны контролирующих органов: 

1. Со стороны СФР, если работодатель вовремя не подаст необходимые сведения о приеме нового сотрудника в систему индивидуального персонифицированного учета (ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). Компания будет вынуждена заплатить штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 17 Закона № 27-ФЗ, ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ). 

1. Со стороны ФНС, если трудовой договор не учитывался при расчетах налогов и страховых взносов. Согласно ст. 119 НК РФ, налоговая начислит недостающие суммы, а также с работодателя будет взыскан штраф, составляющий до 30 % от неуплаченной суммы (но не менее 1 000 руб.). 

Исправление должностных инструкций

Трудовым законодательством не предусмотрено обязательное составление трудовых инструкций, поэтому данный документ составляется по решению работодателя.

В связи с этим сотрудники кадровой службы считают его не таким важным, как трудовой договор, поэтому часто он формируется «задним числом» или в него вносятся корректировки, о которых сотрудник даже не знает.

Обычно такое случается перед проверками контролирующих органов. 

Однако исправление дат или «дописки» в должностной инструкции, о которых сотрудника не уведомили, является нарушением трудового законодательства, так как должностная инструкция – это локальный нормативный документ компании, вступающий в силу после утверждения работодателем. Согласно ст. 12 ТК РФ, должностная инструкция применяется к трудовым отношениям, начиная с даты ее введения в действие. 

Корректировка должностной инструкции (например, «вписывание» туда трудовых обязанностей, которых ранее не было) без предупреждения и без получения письменного согласия сотрудника является прямым нарушением его права (ст. 72 ТК РФ).

Если сотрудник не будет согласен с изменениями в данном документе, он вправе обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру. В случае доказательства фальсификации, в соответствии с ч. 1 ст. 5.27.

1 КоАП РФ, работодателю грозит штраф в размере от 30 до 50 тыс. руб. 

Изменение даты в протоколах проверки знаний по охране труда

Бывают ситуации, когда протоколы проверки знаний по охране труда составляются уже после наступления каких-либо несчастных случаев.

Комиссия по их расследованию проверит наличие доказательств прохождения или непрохождения сотрудника обучения по охране труда в организации. На основании ст.

214 ТК РФ, это является обязательным условием, прежде чем сотрудник приступит к самостоятельной работе. 

Некоторые трудовые функции не предполагают возникновения каких-либо опасных ситуаций, в этом случае будет достаточно провести вводный инструктаж и периодически повторять его в процессе трудовой деятельности.

Однако для допуска к работам, предполагающим повышенную опасность или риск для жизни, необходимо организовать специальные программы обучения по охране труда.

Пройдя обучение, сотрудник должен будет подтвердить свои знания комиссии по охране труда. 

Отсутствие в компании специальной подготовки сотрудников в части охраны труда является нарушением законодательства. За это предусмотрен штраф в размере от 110 до 130 тыс. руб. за каждого сотрудника, не прошедшего обучение (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ). 

Важно помнить: если работы связаны с повышенной опасностью, без специального обучения угрозе будут подвергаться не только необученные сотрудники, но и окружающие люди, а это уже является нарушением с тяжелыми последствиями и наказанием в виде уголовной ответственности. 

Чаще всего факт оформления протоколов проверки знаний по охране труда «задним числом» обнаруживается уже после того, как кто-то пострадал – при расследовании аварий и несчастных случаев специальной комиссией. Если несчастный случай был со смертельным исходом или здоровью пострадавших был причинен тяжкий вред, то расследованием займутся следственные органы. При обнаружении фальсифицированных протоколов проверки знаний руководителю компании грозит уголовная ответственность на основании ст. 303 и ст. 292 УК РФ, п. 35 Постановления Пленума ВС РФ от 09.07.2013 № 24.

Итоги: последствия, ответственность и штрафы 

Подведем итоги в части последствий оформления кадровых документов «задним числом»:

1. Документ, подписанный «задним числом», не имеет юридической силы. Степень ответственности зависит от целей его составления и дальнейшего использования.

2. В случае, если документ не нарушает права сотрудника, не предполагает возникновения опасности для окружающих людей и не влияет на финансовые результаты организации, санкции могут быть применены к бухгалтеру или кадровику за несвоевременную сдачу отчетности.

3. Если документ нарушает права сотрудника, то он вправе оспорить его, в результате чего работодателю будет либо отправлено предупреждение, либо будет взыскан штраф.

4. Если подложный документ выступает в качестве доказательства в суде по гражданскому или административному делу, то могут привлечь к уголовной ответственности по ст. 303 УК РФ. Наказание может быть в виде штрафа, обязательных или исправительных работ, ареста. 

5. За подлог документов по уголовному делу с тяжкими последствиями, предполагается лишение свободы до 7 лет с дисквалификацией до 3 лет.

6. За служебный подлог или внесение ложных сведений в документ предусмотрено наказание по ст. 292 УК РФ, в том числе с лишением свободы до 2 лет.