Прочее

Обработка отсканированных документов — Ответ Бухгалтера

Система электронного документооборота 1С:Документооборот КОРП может работать и с бумажными документами – сканировать и распознавать отсканированные документы, переводя файлы PDF в текстовый формат.

Обработка отсканированных документов - Ответ БухгалтераРис.1 Создание нового файла

Добавление сканов возможно прямо из карточки документа, не открывая дополнительных программ и интерфейсов.

Для работы со сканером из 1С:Документооборот сначала необходимо установить утилиту сканирования и настроить подключенный локальный сканер. Для этого в разделе «Настройка», в пункте «Персональные настройки» открываем меню «Файлы».

Обработка отсканированных документов - Ответ БухгалтераРис.2 Меню Файлы

В открывшемся окне выбираем команду «Настройка сканирования».

Обработка отсканированных документов - Ответ БухгалтераРис.3 Настройка сканирования

В настройках указываем подключенный сканер для работы, ставим разрешение сканирования и прочие настройки.

Обработка отсканированных документов - Ответ БухгалтераРис.4 Выбор сканера

При наличии большого количества документов для сканирования лучше использовать подсистему потокового сканирования. Чтобы открыть это рабочее место, нужно в разделе «Документы и файлы» открыть пункт меню «Потоковое сканирование в 1С Документооборот».

Обработка отсканированных документов - Ответ БухгалтераРис.5 Потоковое сканирование

В рабочем месте потокового сканирования предусмотрено два варианта работы со сканами – сканирование в pdf непосредственно со сканера, подключенного к компьютеру пользователя, и загрузка из каталога, если сканер сетевой и согласно политике загружает отсканированные документы в сетевой каталог.

Обработка отсканированных документов - Ответ БухгалтераРис.6 Варианты работы со сканами

Рассмотрим оба варианта работы.

При работе непосредственно со сканером устанавливаем необходимые параметры сканирования, настройку обработки страниц, распознавания штрих-кодов и историю.

Обработка отсканированных документов - Ответ БухгалтераРис.7 Работа непосредственно со сканером

Если надо обработать уже отсканированные ранее файлы, открываем соответствующую команду, указываем целевой каталог, нужные параметры и выполняем команду «Загрузить».

Обработка отсканированных документов - Ответ БухгалтераРис.8 Указание целевого каталога

Независимо от выбранного способа загрузки изображений в результате обработки мы увидим получившийся результат.

Обработка отсканированных документов - Ответ БухгалтераРис.9 Результат сканирования

Перейдем в документ и посмотрим, что в результате отсканировала и прикрепила система.

Обработка отсканированных документов - Ответ БухгалтераРис.10 Отсканированные файлы

Да, совершенно верно, сканы прикреплены к карточке договора.

Распознавание графических и PDF файлов на сервере

Чтобы настроить распознавание графических и PDF файлов на сервере, необходимо установить несколько специализированных утилит:

  • Установить программы CuneiForm, ImageMagic и Ghostscript;
  • Задать в настройках программы параметры распознавания и указать путь к программе ImageMagic.

Программа CuneiForm нужна для распознавания графических файлов. Установку программы CuneiForm для файлового варианта системы 1С:Документооборот важно делать на компьютере пользователя под тем пользователем, который в дальнейшем будет с ней работать, а в клиент-серверном варианте на сервере 1С:Предприятия – под пользователем, под которым работает сервис 1С:Предприятия.

Программа ImageMagic нужна для преобразования графических файлов в формат pdf и обратно. Программа Ghostscript нужна программе ImageMagic для преобразования файлов. Устанавливаем обе программы на компьютер пользователя.

Распознавание документов в 1С:Документооборот

В разделе «Настройка и администрирование» в меню «Настройка программы» выбираем меню «Работа с файлами».

Рис.11 Меню Работа с файлами

Здесь устанавливаем флажок «Распознавание изображений с помощью CuneiForm» и настраиваем параметры распознавания.

Рис.12 Распознавание изображений с помощью CuneiForm Рис.13 Общие настройки распознавания

Указываем язык распознавания и полный путь к ранее установленной программе ImageMagick. В персональных настройках работы с файлами также прописываем полный путь к программе преобразования PDF-файлов ImageMagick.

Рис.14 Путь к программе преобразования PDF-файлов

Здесь же можно указать индивидуальные настройки языка распознавания файлов. Система к работе с файлами готова.

Откроем отсканированный файл.

Рис.15 Путь к отсканированному файлу Рис.16 Отсканированный файл в системе

Теперь распознаем файл с помощью команды контекстного меню «Дополнительно-Распознать».

Рис.17 Меню Дополнительно-Распознать

Чтобы посмотреть результат распознавания, откроем текстовый образ файла.

Рис.18 Открытие текстового образа файла Рис.19 Текстовый образ файла

Теперь этот файл участвует в индексации полнотекстового поиска документов и файлов, и его можно будет найти по вхождению слов. Для пользователей будет доступна основная версия файла в формате PNG.

Преобразование файлов из PDF с помощью программы преобразования PDF файлов ImageMagick

Рис.20 Внедренные решения

Аналогично предыдущему примеру распознаем файл в формате PDF и посмотрим результат.

Рис.21 Результат распознавания файла

Как мы видим, система 1С:Документооборот с помощью свободно распространяемых и совершенно бесплатных утилит может обрабатывать разнообразные форматы сканов документов для их упорядочивания и индексации в полнотекстовом поиске. При этом работа программы с файлами происходит в фоновом режиме, то есть незаметна для пользователей.

Использование функционала штрихкодирования документов, потоковое сканирование и распознавание файлов обеспечит эффективную и удобную работу службы ДОУ на предприятии любого масштаба, позволяя значительно сокращать издержки времени и трудозатраты на обработку больших массивов бумажной документации.

При этом сокращается ручной труд, исключаются неизбежные человеческие ошибки, что в свою очередь повышает уровень достоверности и оперативности обработки потоков информации, поднимает уровень исполнительской дисциплины в компании, значительно улучшает информационную поддержку основного бизнеса.

Интеллектуальная обработка первичных документов от поставщиков

Первичка поступает от поставщика на бумаге или в виде скан-копий по электронной почте. Чтобы занести документы в систему, бумажные оригиналы нужно отсканировать в назначенную папку, а электронное письмо переслать на специальный email. Из этих источников служба ввода документов получает комплект и передает на обработку интеллектуальным сервисам.

Обработка отсканированных документов - Ответ Бухгалтера

Занесение первичных документов в систему

На этапе распознавания документа участие человека не требуется. Рутину по первичной обработке выполняет искусственный интеллект. Сотрудники могут заниматься другими задачами, пока интеллектуальные сервисы:

  • проверяют комплектность документации, наличие обязательных реквизитов и правильность их заполнения;
  • разбивают комплект на отдельные документы и классифицируют их по типам;
  • распознают номер договора-основания, заказа и другие значимые данные.

С помощью интеграции с ERP-системой на основе извлеченной и структурированной информации:

  • документы, подтверждающие поставку, автоматически связываются с заказом;
  • номенклатура сопоставляется с ценами и позициями заказа;
  • выполняются перекрестные и арифметические проверки внутри комплекта документов. Например, расхождение сумм в документе или правильность указанных цен.

Обработка отсканированных документов - Ответ Бухгалтера

Обработка документов встроенным интеллектом

Для использования технологий искусственного интеллекта необходима дополнительная лицензия.

Подробнее об интеллектуальных сервисах

Верификация результатов обработки

После обработки интеллектуальными сервисами бухгалтер получает задание в Directum RX на верификацию комплекта документов. Он проверяет корректность распознавания и при обнаружении неточностей исправляет их. При этом система подсказывает, в каких полях обнаружены математические расхождения или ошибки, выделяя их желтым цветом.

Обработка отсканированных документов - Ответ Бухгалтера

Проверка извлеченных данных

Завершение оцифровки и синхронизация с ERP-системами

Не нужно переключаться между системами, чтобы перенести данные или выполнить задания. Распознанная и проверенная информация передается в ERP-систему (1С, SAP, Галактика, Dynamics AX и др.

) с помощью встроенных инструментов интеграции, после чего в учетной системе автоматически создаются соответствующие объекты учета.

Кладовщик оприходует товар, а бухгалтер проводит документы уже в привычном интерфейсе ERP-системы.

Смотрите пример возможностей интеграции Directum RX с 1C:

Решение требует доработки под бизнес-потребности и ИТ-ландшафт заказчика, реализуется в индивидуальном порядке.

1С онлайн. Бухгалтерия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом

Обработка отсканированных документов - Ответ Бухгалтера Обработка отсканированных документов - Ответ Бухгалтера

Редакция Scloud

Scloud.ru

Цифровизация внутренних процессов полезна для оптимизации бизнеса. Одно из преимуществ перехода к электронным документам – ускорение обработки бумаг. С распространением электронных форм документооборот явно упростился. Особенно это прочувствовали бухгалтеры, которые работают с большим количеством «первички».

В чем преимущества электронного документооборота?

  1. Безопасность. Благодаря цифровым средствам защиты электронные документы практически невозможно подделать.
  2. Прозрачность. Отслеживать движения онлайн-документации намного проще.
  3. Надежность. Все переписки сохраняются у отправителя и адресата, на серверах порталов и сервисов – ни один лист больше не затеряется.
  4. Ответственность. Переход в онлайн-сферу позволят сохранить экологию страны: ежегодно в компаниях задействуется и уничтожается колоссальное количество бумажной продукции.

Но при переходе на цифровой документооборот появилось и немало сложностей. Они связаны в основном с тем, что не все в курсе, как правильно оформлять документы и что именно требуют инстанции. Как не нарваться на отклонение электронных бумаг и не потерять время из-за своей неосведомленности?

В чем трудности?

В первую очередь затруднения были вызваны тем, что официальные ведомства не были готовы к такому современному решению. В то время, как юридические лица уже активно обменивались электронными копиями документов, контролирующие организации все еще придерживались практики бумаг и очередей.

Вслед за бухгалтерией ФНС и другим органам также пришлось сформировать требования к электронной документации. Под них подстраиваются те фирмы, которые раньше самостоятельно определяли порядок оформления. Теперь необходимо приспосабливать их под принятые нормы.

Каковы они на данный момент?

Какими должны быть сканы документов?

В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ отражены следующие требования.

  1. Цифровые документы должны быть в формате PDF и TIFF. Преобразовать имеющиеся сканы в эти разрешения можно в онлайн-конвертерах.
  2. Документы с черными или черно-белыми изображениями должны сканироваться в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого). Эта опция выбирается в настройках программы сканера.
  3. Разрешение у документа должно быть 150 DPI или 300 DPI на усмотрение пользователя.
  4. Цветные изображения сканируются в режиме RGB в том же разрешении, что и в пункте 3.
  5. Для настроек яркости и контраста нет конкретных параметров, но они должны быть такими, чтобы текст был четким и читаемым.
  6. Любой присланный в ФНС отсканированный документ должен открываться на стандартных платформах ОС (Windows™ с 2000 и далее по возрастанию).
  7. При открытии документа не должно всплывать никаких предупреждений о возможных ошибках.
  8. Убедитесь, чтобы не были установлены пароль и запрет на печать.
  9. Если документ содержит более одной страницы, то он должен быть отсканирован в многостраничном режиме TIFF – его также можно преобразовать в онлайн-конвертере.
  10. В том случае, если скан состоит из одного листа, допускается разрешение JPEG.
Читайте также:  Восстановление водительского удостоверения - Ответ Юриста

Требования достаточно простые – чтобы избежать ошибок, нужно только настроить программы сканеров и не менять их.

Сканы документов для судов: есть нюансы

Будьте внимательны – российские суды устанавливают индивидуальные нормы для отсканированных бумаг. Это обусловлено разницей во внутренних регламентах оформления.

  • Принимаются документы только в формате PDF.
  • Разрешение – 200 DPI.
  • Объем файла – до 10 МБ.
  • Все документы должны быть черно-белыми. При отправлении заполненных синими или фиолетовыми чернилами бланков нужно привести их в монохромный вид – это делается в программе сканера.
  • Все надписи, печати, подписи должны быть хорошо различимы.
  • Темы писем и приложенные файлы должны отражать суть документа и иметь одинаковые названия формата «Дополнительное соглашение №… от… к договору №…».

Как быть с XML?

Документы XML, которые представляют собой онлайн-страницы, иногда неудобно или невозможно сканировать, например, банковские платежные поручения. Какую документацию ФНС принимает в формате XML?

  • Счета-фактуры, в том числе корректировочные.
  • Журналы учета.
  • Товарные накладные ТОРГ-12.
  • Книги покупок и продаж, а также прилагающиеся к ним листы.
  • Акты приема и сдачи работ.

Для того, чтобы избежать возврата документов по причине того, что они отправлены не полностью или недостаточны, лучше всегда снабжать пакет описью. Подробно о том, как ее составить для XML, написано в Приказе ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@.

Что еще следует знать?

Несмотря на утвержденное единое руководство, целесообразно заранее уточнить порядок подачи в том ведомстве, с которым вы собираетесь взаимодействовать. Встречаются частные случаи, которые не отражены в законах.

Так, ФНС заявляет, что для ряда документов необходима усиленная электронная подпись ответственного лица. Для ФНС это является гарантией того, что она не получит фальсификат, а для вас – что документ точно будет рассмотрен.

Итог

У пользователей нашей услуги «1С Предприятие 8.3 онлайн» нередко возникают опасения, связанные с оформлением отсканированных документов. В этом случае подстраховаться можно только так: отслеживать изменения и уточнять нормы в организациях. Сфера инноваций меняется очень быстро, поэтому нужно держать руку на пульсе и при возможности консультироваться со специалистами.

О возврате документов: рассказывает бухгалтер

Обработка отсканированных документов - Ответ Бухгалтера

Еще два года назад в нашей компании работа над возвратом документов почти не велась. Даже несмотря на то, что мы внедрили «Скан-Архив», оставался еще один вопрос: кадровый. Как ни жаль это признавать, программа, хоть и упрощает нашу жизнь, всю работу за человека не сделает. В бухгалтерии не было ответственного за нужный участок, а менеджеры в отделах зачастую вообще не знали, что такое закрывающие документы.

Но в какой-то момент стало понятно, что такой крупной компании, которой почти каждый день (!) приходят запросы налоговой по встречным проверкам, без налаженного внутреннего документооборота спокойно не жить. Хватит пыльных архивов. Хватит неожиданных запросов документов от ИФНС, оригиналы которых бухгалтерия в глаза не видела. Хватит седых волос на головах бухгалтеров, в конце концов!

Знакомая ситуация? Не раз бухгалтеры рассказывали нам эту историю: пришла на работу, в документах бардак, а при попытках навести порядок начинается такое сопротивление внутри компании, как будто это запланированный саботаж. Хотя, конечно, вряд ли кто-то сопротивляется порядку со зла: чаще всего менеджеры просто считают работу с документами «чужой» и не понимают последствия, к которым может привести их небрежность.

Что ж, а у нас было желание достичь 100% возврата документов, много терпения и «Скан-Архив». Поэтому ситуация начала медленно, но верно меняться

Другой открывшейся проблемой стало то, что многие менеджеры не понимают, какие документы они вообще должны бухгалтерии.

Допустим, менеджер пишет, что нужно оплатить поставщику за связь, за какой-то материал, за товар. Бухгалтерия оплачивает, менеджер получает оповещение, что оплата завершена – и успокаивается.

О том, что существует закрывающий документ, менеджеры не знают или знают смутно, они не считают нужным его запросить и внести в базу. Бывает даже так, что контрагент сам вышлет акт по почте – а менеджер его получит, в шкафчик положит, и тот у него лежит годами.

Как мы решаем проблему с тем, что менеджер не знает о закрывающих документов:

  • После оплаты со стороны бухгалтерии менеджеру автоматически падает на почту письмо, в котором не только говорится о факте оплаты, но и есть яркая инструкция о том, что делать дальше: запросить документ, внести в базу, передать в бухгалтерию.
  • С помощью программистов настроили отчет в «1С», который позволяет каждому менеджеру зайти, вбить свою фамилию, и увидеть: оплачено столько и столько, вот по этим документам внесены ПТУ, а по этим не внесены.
  • Бухгалтер проверяет с помощью «Скан-Архива», какие сканы прикреплены к документам, а каких нет на месте. После менеджерам направляются письма с запросом документов.

Теперь процесс налажен так: все менеджеры вносят документы, передают их по реестру к в бухгалтерию. В бухгалтерии их сканируют, сканы автоматически прикрепляются к базе с помощью программы «Скан-Архив», а оригиналы можно отнести в архив и заархивировать.

После первого месяца вы почувствуете разницу Возврат первички увеличится на 25%, активируйте пробный период Скан-Архива на 1 месяц за 7000 руб.

«Скан-Архив» – главный инструмент контроля по возврату документов в нашей компании

Программа «Скан-Архив» – это решение, совместимое с «1С». После внедрения у бухгалтера появляется дополнительный раздел в программе «1С», в котором можно вносить сканы документов и связывать их с документами в базе.

После привязки скана, его можно легко найти через базу и отправить по запросу. Обращаться в бумажный архив больше не нужно.

Помимо этого, программа позволяет выводить отчет, который показывает, какие сканы внесены в базу, а какие документы так и не вернулись в бухгалтерию и не были отсканированы.

Обработка отсканированных документов - Ответ Бухгалтера

Чем нам удобен «Скан-Архив»?

Ну, во-первых, у нас много контрагентов. Поэтому часто приходят запросы документов для встречных проверок.

В «Скан-Архиве» есть удобный отчет, который показывает какие документы у нас есть, а каких нет. Например, 10 документов в базу внесли, а передали и отсканировали из них только 8.

2 не отсканированы, я вижу, кто их вносил в реестр, пишу им письмо, они мне сдают документы или присылают сканы.

Во-вторых, можно быстрее отвечать на внутренние запросы. У менеджеров была такая ситуация: когда в базу вносил документ, неверно сумму указал, и он просит: «Пришли мне скан, чтобы я уточнил». Я не иду в архив, я открываю базу, нахожу прикрепленный скан и вижу в документе: указана сумма 7000 руб.

, а менеджер внес 4000 руб. Такие ошибки исправлять при сверках очень удобно. Иначе много времени занимает поиск этого документа в архиве. Здесь буквально 5 секунд: я открыла, увидела, отправила скан ему.

Не нужно идти в архив, находить их, носить их, сканировать, обратно относить… По полдня раньше на это уходило.

В-третьих, документы может запросить юридическая служба или банк. Там сроки тоже бывают небольшие, времени на то, чтобы запросить документ у контрагента, а он с другого конца страны отправит его тебе Почтой России, нет. А со «Скан-Архивом» контроль налажен, я спокойна, что практически все документы на месте.

Галина, бухгалтер отдела бухгалтерского учета

С чего начать бухгалтеру при организации возврата документов

Галина составила рекомендации, которые пригодились бы ей два года назад. И пригодятся тем, кто мог оказаться на ее месте.

Это первая статья в серии, в который мы расскажем, как наладить документооборот внутри компании. В следующей статье мы расскажем, как видит процесс возврата документов менеджер и что помогает организовать работу внутри отделов.

Рейтинг статьи:

7 сервисов для бухгалтерии: обработка первичных документов с помощью искусственного интеллекта

Сегодня на рынке есть множество решений на основе AI-технологий, помогающих бухгалтерам обрабатывать первичку.

Чтобы вам было проще сделать выбор, мы проанализировали сервисы по нескольким важным критериям

Работа с первичными документами — неизбежная рутина, которая отнимает у бухгалтера драгоценное время.

На помощь приходят интеллектуальные сервисы: они ускоряют обработку ПУД и избавляют специалистов от монотонных действий. В результате сотрудники могут сосредоточиться на более ответственных задачах, а вероятность случайной ошибки в реквизитах снижается.

Сегодня на рынке есть множество решений на основе AI-технологий, помогающих бухгалтерам обрабатывать первичку. Чтобы вам было проще сделать выбор, мы проанализировали сервисы по нескольким важным критериям:

скорость и точность распознавания, виды обрабатываемых документов, наличие демо-версии, стоимость использования.*

Как работают ИИ-сервисы

Принцип работы у всех сервисов один и тот же: они захватывают документы со сканера, из ЭДО или email, распознают данные, сопоставляют номенклатуру и создают электронный ПУД в 1С с готовыми реквизитами.

Читайте также:  Увольнение за прогул - Ответ Бухгалтера

Но есть и существенные различия: например, не у всех программ предусмотрена интеграция с ERP-системами, помимо 1С. Также не все AI-решения можно научить распознавать что-то кроме первички: договоры, чеки, билеты и другие неструктурированные документы.

Такая функциональность есть только у Entera, 365docs, Directum Ario.

Позиционирование Для кого/целевая аудитория
Directum Ario Набор интеллектуальных сервисов и решений для обработки любой текстовой информации Средний и крупный бизнес, промышленные предприятия, государственные органы, госучреждения
Робот-бухгалтер LEXEMA-SR Сервис по сканированию, распознаванию и вводу в учётную систему первичных документов Малый и средний бизнес, ОЦО
Обработка отсканированных документов - Ответ Бухгалтера Entera Облачный онлайн-сервис на базе искусственного интеллекта Малый и средний бизнес, аутсорсинговые компании
Efsol Система потокового ввода документов на базе программного обеспечения ABBYY FlexiCapture Организации с объёмом входящих однотипных документов от 5000 страниц в месяц
Gendalf «Скан-загрузка документов» Программа для автоматизации загрузки данных из печатных документов в базу 1С Компании с объёмом входящих документов более 200 в месяц, которые работают с «1С:Предприятие 8»
365docs Сервис для автоматической загрузки первичной документации в 1С Малый и средний бизнес
Xlogic от nlogic Сервис автоматизации ввода первичной документации Малый, средний и крупный бизнес, госкомпании

Функциональность сервисов

Большинство представленных решений работают в облаке. Только «Скан-загрузка документов» от Gendalf требует установки на ПК.

Возможность интеграции с системами

Тарифы

Важное замечание по стоимости: для работы с Lexema SR, Efsol и Gendalf нужно покупать лицензию, поэтому итоговая сумма будет зависеть от количества рабочих мест или объема обрабатываемых документов.

Последний совет по выбору ИИ-сервиса

Окончательный выбор сервиса разумнее делать после проверки «в боевых условиях», поэтому есть смысл воспользоваться бесплатным тестовым периодом или изучением демо-стендов. Если у вас уже есть опыт работы с программами для обработки первичной документации, предлагаем поделиться им в х.

Если у вас есть вопросы или комментарии к материалу, вы можете написать редактору ECM-Journal ([email protected]).

* Представлены данные из открытых источников

** При использовании дополнительного сервиса 100%-ного распознавания

Скан-копии первички: иногда можно, но все-таки нельзя

В поисках ответа на вопрос, можно ли использовать сканы документов в бухучете, можно найти взаимоисключающие письма Минфина. Сначала чиновники говорят, что можно, а через несколько месяцев – категорически нельзя. Но что самое интересное, в обоих случаях ответ оказывается обоснованным подходящей нормой.

https://www.youtube.com/watch?v=_Nkd4ExiTN8\u0026pp=ygVo0J7QsdGA0LDQsdC-0YLQutCwINC-0YLRgdC60LDQvdC40YDQvtCy0LDQvdC90YvRhSDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGC0L7QsiAtINCe0YLQstC10YIg0JHRg9GF0LPQsNC70YLQtdGA0LA%3D

Возьмем письмо Минфина от 22 апреля 2020 г. № 03-01-10/32570.

В нем говорится, что организации могут использовать в бухучете скан-копии первичных учетных документов.

А вот и норма. Это пункт 1 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402 «О бухгалтерском учете».

Здесь сказано, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. Такой документ составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом первичку следует хранить не менее пяти лет после соответствующего учетного года. Обо всем этом напомнил Минфин.

Далее в письме идет ссылка на статью 7 Закона № 402-ФЗ.

В ней говорится, что по общему правилу ведение бухучета и хранение документов бухгалтерского учета организует руководитель компании. А компания сама формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами.

Вывод какой? Скан-копии применять в бухучете можно, если об этом написано в учетной политике.

Можно было бы поставить точку, но, как оказалось, рано.

Делать это можно только в исключительных случаях. Так сказано в статье 7 Закона № 402-ФЗ. А в каких именно случаях, по обыкновению, не расшифровано ни в статье закона, ни в письме Минфина.

Но если посмотреть на дату письма – 22 апреля – то станет ясно, что это как раз тот самый исключительный случай, который подпадает под норму закона.

Это разгар эпидемии коронавируса и сложившаяся в связи с этим неблагоприятная ситуация в хозяйственной жизни.

В этот период, как вы помните, объявлялись нерабочие периоды, многим фирмам запрещали работать, некоторым – разрешали. В результате случился коллапс с документами. Потому и разрешили скан-копии.

В исключительных случаях в бухгалтерском учете можно использовать скан-образы первичных учетных документов (письмо Минфина от 22 апреля 2020 г. № 03-01-10/32570).

Когда скан-копия запрещена

Теперь письмо Минфина от 2 октября 2020 г. № 03-03-06/1/86376.

Позиция о применении скан-копий первички в бухучете у чиновников другая. Скан-копии первичных учетных документов в бухгалтерском учете использовать нельзя.

  • Ссылка, разумеется, на статью 9 Закона № 402-ФЗ.
  • Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом, который составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
  • То есть разрешены только два варианта первички — или бумажный оригинал, или электронный документ, который, подписанный ЭЦП, равносилен бумажному документу с собственноручной подписью.

Об электронных образах первичных учетных документов ничего не сказано. Так же как и умалчивается об «исключительных случаях», когда они разрешены.

То есть все однозначно: скан-образы первичных учетных документов в бухгалтерском учете использовать нельзя, только оригиналы (письмо Минфина от 2 октября 2020 г. № 03-03-06/1/86376).

Что писать в учетной политике

  1. Итак, скан-копии первичных документов в бухучете компании:
  2. а) запрещены;
  3. б) разрешены, но в исключительных случаях.
  4. Поэтому можно сделать дополнение в учетную политику.

Например, можно написать так: основываясь на нормах статьи 7 Закона о бухучете, в исключительных случаях, на основании нормативных актов, издаваемых правительством, в бухгалтерском учете компании можно использовать скан-копии первичных учетных документов.

Но не забудьте прописать и такое условие: после прекращения действия неблагоприятных обстоятельств должно быть обеспечено обязательное предоставление оригиналов.

Без оригиналов документов все скан-копии будут недействительными.

Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

В любой организации документы составляют основу бухгалтерского и налогового учета. Отсутствие бумаг или недостатки в их оформлении — гарантия проблем с налоговыми органами. Рассказываем, почему важна первичная документация и как организовать ее обработку, чтобы исключить неприятности.

Почему важны первичные документы

Первичные документы сопровождают все финансово-хозяйственные операции компании. Каждая сделка должна быть подтверждена и зафиксирована. Недостатки в оформлении бумаг или их отсутствие — причина исключения суммы из расходов при налоговой проверке. Это влечет за собой увеличение налогооблагаемой базы, доначисление НДС и налога на прибыль, штрафы (ст. 120 НК РФ, ст. 252 НК РФ).

Единственный способ избежать подобных рисков — систематизировать проверку и обработку бухгалтерских документов.

Зачастую штатный бухгалтер оставляет работу с первичкой на потом. Большинство считают своевременную сдачу отчетности своей приоритетной задачей и не уделяют должного внимания анализу качества счетов-фактур, актов, накладных. В итоге документы подшиваются без малейшей проверки.

Порядок проверки первичных бухгалтерских документов

Удаленный же бухгалтер, который одновременно ведет несколько фирм, вообще редко обращает внимание на корректность документов. В случае налоговой проверки он просто перестает выходить на связь или меняет телефон.

Из судебной практики

Арбитражные суды трех инстанций поддержали налоговую инспекцию в деле А32-4358/2018. По результатам проверки декларации на прибыль компании было доначислено 1,7 млн. рублей налога на прибыль из-за отсутствия первичных документов, доказывающих наличие убытка в предыдущих налоговых периодах.

Типичные ошибки при работе с первичными документами

Наши эксперты обращают внимание на типичные ошибки обработки первички:

  1. Документ отсутствует. Достаточно распространенная ситуация. Особенно там, где большое количество операций или формы составляются не в момент проведения сделки. В зоне особого риска — торговые, строительные, транспортные организации.
  2. Ошибки в заполнении или применение нетиповой формы, когда это необходимо. Среди наиболее распространенных — обобщение приобретенного товара, например, «материалы» вместо указания каждого изделия. Отсутствие дат, подписей, других обязательных реквизитов.
  3. Документ испорчен. Чаще всего касается кассовых чеков или самокопирующихся бланков. С течением времени чернила выцветают, и информация «исчезает» с документа. Нередки случаи уничтожения документов из-за неправильной организации хранения или небрежного обращения.
  4. Исправления в кассовой документации. Законодательством запрещено исправлять документы, связанные с движением денег по кассе или расчетному счету.

Важно!

Для уменьшения рисков при работе с документами каждой организации необходимо выстроить оптимальную и удобную систему документооборота. В том числе это касается проверки и бухгалтерской обработки кассовых документов.

Специалисты 1С-WiseAdvice советуют создавать не только бумажный, но и электронный архивы. Иногда требуется много времени и сил, чтобы обнаружить счет-фактуру за прошлый год в папках и коробках, где хранится первичка организации. А на сервере нужный скан найдется в считанные минуты.

Как должен быть организован порядок приемки и обработки первичных документов

Если в компании организован порядок работы с документами, она легко докажет правомерность всех бухгалтерских операций. Чтобы исключить утерю, порчу или ошибки в бумагах, рекомендуем работу с ними разделить на несколько циклов:

  1. Сотрудник передает бумажные экземпляры в отдел делопроизводства. Там оригиналы сканируют и подшивают в отдельные папки-регистраторы. По мере заполнения или по окончании налогового периода папки опечатываются и передаются на хранение. Электронные копии размещаются в архиве на сервере (про электронный документооборот вы можете прочитать здесь).
  2. О том, что скан документа поступил на сервер, формируется извещение, которое направляется бухгалтеру, закрепленному за участком работы. Его основная задача — определить вид бумаги, установить ее взаимосвязь с другими документами и конкретной сделкой, а также проверить качество документа.
  3. Если в системе уже есть подобный документ, для предотвращения ошибок в учете сканированные копии сравниваются. Все ошибочные или некорректные формы удаляются. В программе остается только верный документ.
  4. Ежемесячное проведение отчета по взаимосвязям позволяет выявить отсутствующие документы и своевременно, до окончания налогового периода, запросить их у контрагентов.
  5. Если у организации были убытки, следует увеличить нормативные сроки хранения архивов. Это позволяет доказать правомерность уменьшения налогооблагаемой базы по прибыли даже по прошествии значительного периода времени.
Читайте также:  Оптимизация работы бухгалтерии - Ответ Бухгалтера

Использование этого алгоритма исключает любые ошибки и неточности в первичной документации. Система позволяет экономить время сотрудников, автоматически формирует архив, облегчает доступ к документам. Что особо важно, она уменьшает влияние человеческого фактора на правильность и своевременность обработки форм.

Именно по такому принципу в 1С-WiseAdvice разработана уникальная технология работы с первичной документацией «Процессинг».

Большой опыт сопровождения налоговых проверок позволил нашим специалистам изучить все требования инспекторов. Были составлены чек-листы, которые позволяют заранее оценить риски возникновения претензий к оформлению первички со стороны инспекторов. Подробнее о том, как мы работаем с документами, мы можем рассказать вам лично.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Отправка электронных документов

Начните обмениваться документами в Диадоке

Подключиться

Электронный документ — это файл, изначально созданный в цифровом виде для обмена с контрагентами или подачи в госорганы по телекоммуникационным сетям (интернету). Реквизиты документа позволяют установить его подлинность, а электронная подпись (ЭП) дает данным юридическую силу.

В законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» описаны три вида ЭП: простые, неквалифицированные, квалифицированные. Их подлинность и принадлежность владельцу подтверждают сертификаты — ключи для проверки подписей. Они выдаются, например, Удостоверяющим центром Контура.

Документ можно подписать любой ЭП, однако только при использовании квалифицированных сертификатов она сразу будет обладать полной юридической значимостью. Такая подпись гарантирует, что информация неизменна с момента подписания, и только ей можно подписать счет-фактуру. При визировании другими ЭП документы равнозначны бумажным после заключения сторонами отдельного соглашения.

Чаще всего электронными бывают:

  • счета-фактуры;
  • акты приемки-сдачи работ или услуг;
  • универсальные передаточные и корректировочные документы;
  • товарные накладные.

Это связано с тем, что из них формируется отчетность в налоговый орган, а ФНС разработала и утвердила для них форматы. Однако в Диадоке доступен обмен всеми электронными документами, в том числе неформализованными или имеющими собственный формат.

С электронным документооборотом (ЭДО):

  • снизятся расходы на канцелярию, печать, доставку, содержание архива;
  • поиск нужных файлов станет проще и быстрее;
  • рутинные действия с документацией будут автоматизированы;
  • сотрудники освободятся для других задач;
  • уменьшится риск ошибок и повысится производительность работников.

ЭДО регламентируют федеральные законы и нормативные акты. В их числе:

  • ФЗ № 63 «Об электронной подписи»;
  • ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  • ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете».

Также электронный документооборот регулируется Гражданским и Налоговым кодексами РФ, приказами и письмами ФНС, нормативно-правовыми актами Правительства, министерств и ведомств РФ. Благодаря этому через ЭДО разрешено заключать договоры, проводить сделки, вести бухгалтерский учет, участвовать в госзакупках.

Для работы с электронными документами нужно приобрести электронную подпись и установить корневой сертификат.

В этом файле указаны данные выдавшего сертификат Удостоверяющего центра, например УЦ Контура, к которым обращается криптопровайдер при проверке действительности подписи.

Этот файл входит в «цепочку доверия» — связь сертификатов, позволяющих проверить, можно ли доверять ЭП. Без корневого сертификата подпись не будет работать.

В остальном работа с электронными документами выстраивается по тем же принципам, что и с бумажными. Однако следует учитывать, что:

  • Закон разрешает юридическому лицу передавать электронные счета-фактуры только через оператора ЭДО. Это и другие условия операции определяет ст. 169 Налогового кодекса РФ и приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14н.
  • Для счетов-фактур ФНС разработала обязательный формат. Его необходимо исполнять, иначе документ не будет принят налоговой. Для УПД, УКД, акта о расхождении по форме ТОРГ-2, товарной накладной по форме ТОРГ-12 и акта выполненных работ или оказанных услуг утверждены рекомендованные форматы. Остальные документы разрешено составлять и передавать в произвольных форматах.

Переход на ЭДО требует некоторой подготовки. Так, нужно договориться с партнерами и клиентами об обмене электронными документами. В Диадоке этот процесс упрощен: найдите контрагента в поиске по названию или ИНН и отправьте приглашение.

После принятия запроса второй стороной можно начинать электронный документооборот. Команда Диадока описала самые эффективные инструменты для приглашения контрагентов на странице. Один из них — отправка приглашений по электронной почте.

Также важно провести обучение сотрудников и принять правовую базу внутри компании. Это потребуется для структуризации нововведений для руководства и сотрудников предприятия. Рекомендовано разработать:

  • приказ о внедрении системы электронного документооборота;
  • положение о переходе на ЭДО.

При переводе в электронный вид первичных учетных документов следует прописать использование ЭДО и в учетной политике организации.

Поможем получить КЭП и начать обмен электронными документами в Диадоке

Подключиться

ЭДО упрощает взаимодействие с контролирующими госорганами. Прежде при запросе от налоговой инспекции или подготовке отчетности приходилось поднимать бумажные архивы, искать нужные документы, запрашивать у контрагентов недостающие и восстанавливать утраченные. Это занимало много времени и создавало дополнительные сложности. 

Система электронного документооборота ускоряет и упрощает эти процессы:

  • документы хранятся в единой информационной системе;
  • поиск с помощью фильтров, тегов, ключевых слов происходит быстро;
  • в цифровом архиве документы не теряются и сохраняют неизменный вид.

ФНС принимает через интернет и оригиналы электронных документов, и печатные копии со штампом электронной подписи. В Диадоке можно быстро найти и выгрузить на компьютер требуемые договоры, акты и накладные, чтобы затем отправить их в ответ на запрос налоговой.

Направить документы на государственную регистрацию индивидуальных предпринимателей, крестьянских фермерских хозяйств и юридических лиц тоже можно онлайн. Есть три способа подать их без посещения налогового органа.

Первый — через сервис ФНС России «Подача документов на государственную регистрацию в электронном виде». Для этого необходимо:

  • заполнить специальное заявление;
  • подготовить транспортный контейнер, то есть комплект документов и электронной подписи, объединенные в один файл;
  • направить сформированный транспортный контейнер в налоговый орган.

Также отправить документы можно через портал государственных услуг или нотариуса, который заверит их электронной подписью и направит в налоговую. Как только регистрация будет подтверждена, документы с соответствующей информацией придут заявителю на указанную электронную почту.

Электронные документы можно представлять и в суд. Арбитражным кодексом РФ разрешена подача исковых заявлений, жалоб, иных документов в электронном виде. Представить можно и электронные, и отсканированные бумажные документы.

Процесс регулируется требованиями, которые в 2017 году были установлены Порядком подачи в арбитражные суды РФ документов в электронном виде. С ними можно ознакомиться в статье.

В частности, в правилах оговорено, что электронная подпись, которой визируются документы, должна быть отсоединенной.

Именно такая ЭП используется в Диадоке, так что пользователи сервиса могут найти и выгрузить из архива нужные документы и представить их в суд. 

Также оператор электронного документооборота может выступить третьей — независимой стороной в судебном разбирательстве. В этом случае он представляет в суд ряд документов. Например, подтверждения провайдера отправки счетов-фактур, сертификаты электронной подписи и другие.

Для отправки документа через систему ЭДО Диадок юрлицу или индивидуальному предпринимателю потребуется выполнить несколько действий:

  • перейти в раздел «Документы»;
  • нажать на кнопку «+ Новый документ»;
  • загрузить нужные файлы с компьютера, отправить их из 1С или перейти в редактор для формирования документа;
  • выбрать получателя и отметить, нужна ли ответная подпись;
  • нажать на «Подписать и отправить».

Документы можно направить и напрямую партнеру, поставщику или клиенту. Для этого нужно зайти в раздел «Контрагенты», выбрать из списка адресата и нажать на значок перед графой «ИНН». Там также можно загрузить документ с ПК, выгрузить из 1С или создать в редакторе.

Диадок позволяет не только отправлять и получать документы. Сервис предлагает пользователям множество опций, которые делают ЭДО простым и эффективным:

  • поиск документов по словам, тегам, контрагентам, подразделению или дате;
  • выстраивание маршрутов для ускорения согласований и подписаний;
  • надежное хранение на нескольких серверах, открытый доступ даже после завершения оплаченного периода;
  • сверка взаиморасчетов;
  • подключение неограниченного числа пользователей к ящику организации;
  • высокий уровень защиты и конфиденциальности данных;
  • возможность подключения роуминга, наличие автоматического роуминга;
  • круглосуточная техподдержка.

Диадок имеет полнофункциональную веб-версию. Но можно интегрировать сервис и с учетной системой — с помощью модуля для 1С, Диадок.Коннектора, API или решения для SAP. Также разработано более десяти партнерских решений.

Эксперты Диадока помогут с внедрением ЭДО и переходом на электронные документы. Это решение позволяет оптимизировать бизнес-процессы в компании, избавить сотрудников от рутинных задач и ускорить прохождение сделок и оплат.

Пользователи Диадока отправили более 700 млн документов за 10 лет. Попробуйте и вы возможности ЭДО

Оставить заявку

Как отправить доверенность по ЭДО?

Чтобы отправить контрагенту доверенность в сервисе ЭДО, следуйте инструкции, которую мы описали в статье: в разделе «Документы» кликните на «+ Новый документ». Затем укажите реквизиты контрагента,  выберите тип документа «Доверенность», нажмите кнопку «Подписать и отправить».

Как отправить документ по ЭДО?

Для отправки документа через систему ЭДО Контур.Диадок выполните четыре простых шага:

  1. Авторизуйтесь и перейдите в раздел «Документы».
  2. Нажмите на «+ Новый документ», загрузите файл или перейдите в редактор для создания прямо в сервисе.
  3. Выберите получателя и отметьте, нужна ли ответная подпись.
  4. Нажмите на «Подписать и отправить».

Отправить документ по ЭДО можно, только если у вас есть квалифицированная электронная подпись.

Выше в статье мы прикрепили видео и добавили подробную инструкцию со скриншотами.

Какие есть операторы ЭДО?

Оператор электронного документооборота (ЭДО) — организация, предоставляющая сервис для легального обмена документами с использованием электронной подписи. Бывают операторы обмена счетами-фактурами между хозяйствующими субъектами и операторы налоговой отчетности. Они входят в Реестр ФНС, список всех операторов можно найти по ссылке. 

Как отправить договор по ЭДО?

При отправке через ЭДО договор должен соответствовать законодательству, а у подписанта должно быть право на заключение таких видов сделок. В остальном договор отправляют как любой другой документ. Пошаговая инструкция выше в тексте статьи.

Как отправить УПД по ЭДО?

УПД для отправки можно создать непосредственно в сервисе ЭДО Контур.Диадок. Перейдите в редактор, заполните необходимые поля, подпишите и отправьте нажатием одной кнопкой. Также файл можно загрузить в формате XML, он должен соответствовать требованиям Приказа ФНС № 820. 

Подробно описали в инструкции.