Прочее

Накладные: товарные, транспортные, товарно-транспортные — Ответ Бухгалтера

Накладные: товарные, транспортные, товарно-транспортные - Ответ Бухгалтера Ильдар Мустафин, Экономист-финансист

Документ, подтверждающий факт доставки грузов и содержащий полную информацию о товаре, его отправителе и получателе, называется товарно-транспортной накладной (ТТН). На её основании нельзя списать или оприходовать продукцию, но можно начислить зарплату водителю и подтвердить законность перевозки перед инспектором ГИБДД. В каких случаях её выписывать и как оформлять — об этом наша статья.

Накладные: товарные, транспортные, товарно-транспортные - Ответ Бухгалтера

Основное назначение бланка ТТН — в документальном закреплении процесса грузоперевозки. В неё вносится информация об отправленном грузе и используемом для этого транспортном средстве. ТТН подтверждает, что товар везётся на законных основаниях транспортом продавца или нанятого сторонами перевозчика.

Товарно-транспортную накладную нельзя использовать в качестве первичного документа в бухгалтерском учёте, для этого используют другой документ — транспортную накладную (ТРН).

Оформление ТТН может понадобиться в двух случаях:

  1. когда товар перевозится грузоотправителем и доставка оплачивается отдельно;
  2. когда товар перевозится транспортной компанией.

По умолчанию товарно-транспортные накладные выписывает грузоотправитель (продавец продукции или товара). Но если нанимается перевозчик, сделать это может тот, кто его привлекает — продавец или покупатель.

Форма 1-Т товарно-транспортной накладной, которую использует абсолютное большинство продавцов и покупателей, состоит из трёх частей:

  1. шапки документа, содержащей информацию о сторонах сделки (а также номер и дату формирования накладной);
  2. товарной части — с информацией о грузе (продукции или товаре);
  3. транспортной части — со сведениями об автомобиле, грузе, водителе и маршруте.

При указании информации о грузоотправителе, грузополучателе и перевозчике, необходимо внести в бланк полное наименование организаций или ИП, адрес, контактный телефон и код ОКПО.

Накладные: товарные, транспортные, товарно-транспортные - Ответ Бухгалтера
Шапка ТТН

Оформлять товарно-транспортную накладную следует аккуратно. Ошибки и неточности в документе недопустимы, а все поля должны быть с отметками. Если поле не заполняется, следует поставить прочерк.

ТТН можно использовать в качестве документа, дающего право на налоговый вычет по НДС. В то же время его отсутствие не считается основанием для отказа в вычете, если предоставлены другие первичные документы (накладная ТОРГ- 12, счет-фактура, УПД).

Товарная часть

hidden>

При заполнении товарно-транспортной накладной образец может и не понадобиться, поскольку в документе прописывается тип информации, который необходимо внести. Товарная часть представляет собой таблицу, состоящую из следующих граф:

  • номенклатурного номера товара (если он есть);
  • номера артикула по прейскуранту (при наличии);
  • количества единиц товара;
  • стоимости единицы товара;
  • наименования;
  • единицы измерения количества;
  • вида упаковки груза;
  • места, занимаемого в транспорте;
  • веса (в тоннах);
  • общей стоимости, в том числе с учётом наценки и НДС;
  • номера записи в складской картотеке.

Информация в таблице подтверждается сведениями о занятых грузом местах, весе и количестве товара. После чего документ заверяется руководителем, главным бухгалтером (разрешают отпуск), начальником склада или кладовщиком (сдают груз) и водителем (принимает груз).

Накладные: товарные, транспортные, товарно-транспортные - Ответ Бухгалтера
ТТН: образец заполнения товарной части

hidden>

Транспортный раздел товарно-транспортной накладной состоит из нескольких частей:

  • сведения о перевозчике (наименование, адрес, контакты);
  • сведения о заказчике перевозки;
  • информация о транспортном средстве и прицепах (если имеются);
  • адрес отгрузки товара;
  • таблица с данными о товаре (вес, количество, наименование, класс груза);
  • подписи ответственных лиц и сведения о составленных актах или отметках;
  • таблица с информацией о погрузке и выгрузке (исполнитель, способ погрузки, время прибытия и отбытия транспорта);
  • таблица с расчётом стоимости услуг грузоперевозки.

Также в транспортную часть ТТН могут быть внесены данные о переадресовке, если во время доставки меняется конечный адрес.

Товарная и транспортная части заполняются по факту выполнения каждого этапа — погрузки, доставки, выгрузки. Каждую часть бланка заполняет отдельный исполнитель (ответственное лицо) — кладовщик грузоотправителя/грузополучателя, водитель и представитель грузоперевозчика.

Накладные: товарные, транспортные, товарно-транспортные - Ответ Бухгалтера
Транспортный раздел формы ТТН

Накладные: товарные, транспортные, товарно-транспортные - Ответ Бухгалтера
Данные о погрузках и разгрузках и расчёт стоимости перевозки

Сведения о погрузочных и разгрузочных работах должны заполнять соответствующие ответственные лица грузоотправителя и грузополучателя. Раздел “Прочие сведения” заполняет водитель автомобиля.

Расчёт стоимости перевозки (последняя таблица) производит бухгалтер или экономист (таксировщик) организации-перевозчика.

Когда есть приложения к накладной

hidden>

Бланк ТТН содержит строку о приложениях. Она заполняется лишь в том случае, когда помимо товарно-транспортной накладной водитель получает дополнительные документы на товар — путевые листы, сертификаты, разрешения и другие бумаги. Информация о приложениях указывается дважды:

  • в товарной части — поле “количество приложений”;
  • в транспортной части — графа “вид приложений к товару” в таблице с описанием груза.

Если документы для сопровождения груза не требуются, в указанных разделах ставятся прочерки.

Когда накладная не потребуется

hidden>

Можно обойтись без оформления ТТН в следующих случаях:

  • если грузоотправитель выписывает транспортную накладную;
  • когда товар со склада забирает грузополучатель своим транспортом.

Во втором варианте груз сразу попадает в руки конечного получателя, поэтому будет достаточно путевого листа.

Минимальное необходимое число бланков товарно-транспортных накладных — 4:

  • первый экземпляр остаётся на складе и содержит информацию только об отгруженном товаре и задействованных в сделке сторонах;
  • второй передаётся грузополучателю и содержит подробные данные о всех этапах доставки (кроме последней таблицы);
  • третий экземпляр остаётся у перевозчика;
  • четвёртый, после полного завершения транспортировки и приёмки груза, передаётся грузоотправителю.

Вносить исправления в товарно-транспортную накладную не рекомендуется. Всегда есть возможность бесплатно скачать бланк ТТН формы 1-Т и заполнить его повторно.

Но если ошибка была допущена уже в пути, и заменить бланк нет возможности, необходимо аккуратно зачеркнуть неверные данные и рядом написать верную информацию. После чего следует заверить исправление подписью с расшифровкой ответственного лица.

Замена адреса поставки исправлением не считается, поскольку для неё предусмотрена отдельная строка.

Можно выписывать ТТН в электронном виде, если договором оказания транспортных услуг это предусмотрено. В этом случае стороны должны иметь усиленные ЭЦП.

Транспортная накладная 2023: скачать бланк, образец заполнения

Новая форма транспортной накладной действует с 1 марта 2022 года. Скачать бланк и образец заполнения документа здесь можно бесплатно. Также разобрали, что поменялось в накладной и как ее оформлять.

Получите бланк бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

  • Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
  • Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

В новой транспортной накладной с 17 до 12 сокращено количества разделов. Но, при этом, объем сведений, которые нужно вносить в накладную, стал больше.

В раздел транспортной накладной о стоимости перевозки грузов включили реквизиты для первичного документа: должности, основания полномочий представителей грузоотправителя и перевозчика, даты подписания документа.

Сведения о массе груза (кроме опломбированного) теперь заносятся в документ не только по результатам взвешивания, но и на основании расчета, исходя из объема и техдокументации груза.

Форму дополнили разделом «Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости)». Этот раздел нужно заполнять, если транспортная накладная используется в качестве первичного документа.

Там нужно указывать:

  • стоимость услуг перевозки без налога,
  • налоговую ставку,
  • сумму налога, предъявляемого покупателю,
  • стоимость услуг перевозки с налогом.

Также в разделе 12 ставятся подписи должностных лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны перевозчика и грузоотправителя.

Электронная транспортная накладная

С 1 января 2022 года электронные транспортный накладные наделены таким же статусом, как и документ, оформленный на бумаге.

Транспортная накладная, выданная в электронной форме, также предназначена для подтверждения заключения договора перевозки. Ее форма приведена в приложении № 4 к постановлению правительства от 30.11.2021 № 2116, но формат электронной транспортной накладной должна разработать ФНС.

Чтобы подписать электронную транспортную накладную водитель может использовать простую электронная подпись или усиленную неквалифицированную электронная подпись. Но при последнем варианте документ надо дополнительно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью перевозчика.

Электронную транспортную накладную нужно направлять в государственную информационную систему «Электронный перевозочные документы». Порядок направления электронной транспортной накладной в эту систему разработает и утвердит правительство.

Если компания подключена к системе и перешла на электронный документооборот, бухгалтерии не нужно распечатывать транспортные накладные и хранить их на бумаге.

Чем ТТН отличается от ТН?

До введения транспортной накладной (ТН) применялся другой документ: товарно-транспортная накладная (ТТН). Однако после того, как в практику вошла первая, отмены второй не произошло. Сейчас используются оба документа: и ТН, и ТТН. В чем разница между ними?

Товарно-транспортная накладная (ТТН):

  • Служит для учета движения товаров между продавцом и покупателем.
  • Подтверждает правомерность перевозки при проверке на дороге.
  • Включает два раздела: товарный и транспортный. В них указываются сведения о грузе и этапах его транспортировки.
  • Служит основанием для (а) расчетов за грузоперевозку автотранспортом, (б) списания товаров отправителем и оприходования их получателем.
  • Заполняется в четырех экземплярах. Более подробно о правилах выдачи ТТН, бланк и образец — здесь >>

Транспортная накладная (ТН):

  • Подтверждает заключение договора грузоперевозки.
  • Подтверждает правомерность перевозки.
  • Включает только транспортный раздел. Он содержит сведения о перевозчике, грузоотправителе, получателе, условиях перевозки, а также данные, подтверждающие факт транспортировки груза и затраты на нее.
  • Включает сведения о таре, используемой для грузоперевозки, о способе упаковки, о маркировке, о грузовых местах: их массе, объеме, размерах. В ТТН нет этой информации.
  • Включает указания грузоотправителя о нужных параметрах автомобиля, данные об условиях перевозки, о фактическом состоянии груза, пломб, тары и упаковки, оговорки и замечания перевозчика. В ТТН эти сведения не указываются.
  • Не включает номеров телефонов юрлиц (отправителей, получателей, перевозчиков), но содержит номера лиц, ответственных за перевозку.
  • Не требует подписей должностных лиц, разрешивших отпуск груза, и лиц, отпустивших груз. Также не нужна подпись бухгалтера, главного или старшего. В ТТН должны быть все эти подписи — в товарном разделе.
  • Не включает сведений о плательщике — наименования, адреса, банковских реквизитов, — в отличие от ТТН.
  • Служит основанием для расчетов за перевозку груза автотранспортом.
  • Подтверждает расходы на автоперевозку.
  • Не может служить основанием для оприходования ТМЦ покупателем и для списания их поставщиком. В ТН нет раздела с нужной информацией: не приводится цена за единицу товара и общая стоимость всех перевозимых товаров. Можно указать только объявленную стоимость груза. Тогда в случае недостачи или порчи товара по вине перевозчика можно будет рассчитать сумму компенсации.
  • Заполняется в трех экземплярах. Инструкция по оформлению транспортной накладной, пример заполнения и пустой бланк на 2023 год — ниже.

Если вы выписываете ТН, для списания и оприходования ТМЦ нужно выписать также товарную накладную ТОРГ-12. В ней есть необходимая информация о товаре: цена за единицу, количество и наименование.

Читайте также:  Альтернатива управленческому анализу в Excel - Ответ Бухгалтера

Накладные: товарные, транспортные, товарно-транспортные - Ответ Бухгалтера

Получите документ бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

  • Скачать список товаров, которые можно продавать на карантине, и другие нормативные акты по работе бизнеса
  • Скачать полный список пострадавших от коронавируса отраслей и таблицу с новыми сроками уплаты налогов
  • Заполнять и печатать документы онлайн — это очень удобно

Правила заполнения транспортной накладной 2023

В 2023 форма транспортной накладной заполняется в соответствии с обновленными Правилами перевозки грузов:

  • Грузоотправитель должен заполнить в документе пункты 1-6 и 16 («Грузоотправитель», «Грузополучатель», «Наименование груза», «Сопроводительные документы на груз», «Указания грузоотправителя», «Прием груза», «Дата составления, подписи сторон»).
  • Грузоперевозчик должен определить (по согласованию с отправителем) условия транспортировки. Он заполняет (в своей части) пункты 8-11, 13, 15, 16 ТН («Условия перевозки», «Информация о принятии заказа к исполнению», «Перевозчик», «Транспортное средство», «Прочие условия», «Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы», «Дата составления, подписи сторон»). При транспортировке опасных грузов или при использовании крупногабаритного или тяжеловесного транспорта в пункте 13 при необходимости указываются сведения о маршруте следования, а также о номере, дате и сроке действия специального разрешения.
  • Водитель подписывает транспортную накладную в пунктах 6 и 7 («Прием груза», «Сдача груза»), заполняет пункт 15 («Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы» — здесь указывается размер провозной платы), при необходимости — пункт 12 («Оговорки и замечания перевозчика» — здесь приводятся замечания о фактическом состоянии груза, тары, упаковки, маркировки, опломбирования — при сдаче груза, изменении условий перевозки — при выгрузке). В пути водитель по мере необходимости вправе делать отметки об изменении условий транспортировки (пункт 12) и переадресовке (пункт 14 «Переадресовка»).
  • Грузополучатель заполняет в транспортной накладной пункт 7 («Сдача груза»).
  • В пункте 5 («Указания грузоотправителя») приводится объявленная отправителем ценность груза. Она не должна быть больше его действительной стоимости.
  • Отсутствие записи в бланке накладной на перевозку груза подтверждается прочерком. Пустых полей в документе быть не должно.
  • При отсутствии записей в пункте 8 применяются общие условия по Правилам перевозки грузов и Федеральному закону «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
  • Транспортная накладная составляется в трех экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Все экземпляры являются оригиналами.
  • Транспортная накладная подписывается грузоотправителем и перевозчиком или их уполномоченными лицами. Исправления заверяются этими же подписями.
  • В бланк накладной на перевозку груза включается информация обо всех партиях груза, перевозимых в одном транспорте.
  • Если задействовано несколько автомобилей, количество экземпляров транспортной накладной должно быть соответствовать их количеству: на каждый автомобиль — три ТН.

Оформление транспортной накладной: пример заполнения

Накладные: товарные, транспортные, товарно-транспортные - Ответ Бухгалтера Накладные: товарные, транспортные, товарно-транспортные - Ответ Бухгалтера

Скачать заполненный образец транспортной накладной

Хотите забыть о проблемах с оформлением новой транспортной накладной раз и навсегда? Интернет-сервис МойСклад специально для вас разработал систему автоматического заполнения и печати всех необходимых бухгалтерских документов. Для работы с ним вам потребуется только компьютер с принтером и доступ в интернет. И вы сможете оформлять и печатать документы в любое время суток и из любого места, где бы вы ни находились.

Более 3 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад

Транспортная накладная: кто должен выписывать?

В общем случае — грузоотправитель, если иное не предусмотрено договором перевозки. Но это может быть неудобно, так как отправитель, заполнив свою часть документа, должен будет передать оригинал водителю вместе с грузом.

Тот, вместо того чтобы везти товар напрямую получателю, должен будет сначала съездить в офис компании-перевозчика с транспортной накладной, чтобы ее заполнили ответственные лица. И только после этого водитель займется доставкой груза. Удобнее предусмотреть в договоре, что транспортную накладную оформит грузоперевозчик.

Тогда транспортная компания заполняет свою часть бланка в своем офисе, оригинал передается водителю, и тот отвозит его грузоотправителю, выезжая за грузом.

Тн или ттн: какой документ выдавать?

Сейчас одновременно действуют формы ТН и ТТН. В чем разница — читайте выше. Вкратце: ТТН содержит сведения о товаре, необходимые для списания и оприходования, что избавляет от необходимости выдавать форму ТОРГ-12. Однако в ТН больше детальных сведений о транспортировке груза. Какой документ выдавать — зависит от конкретной ситуации:

  • Чтобы обосновать затраты на перевозку товаров, когда привлекается третья сторона: ТТН или ТН. Любая из этих форм подтверждает факт осуществления затрат на автоперевозку.
  • Чтобы подтвердить правомерность перевозки грузов: ТТН или ТН. Подойдет любая форма.
  • Чтобы осуществить списание и оприходование товаров: ТТН (или ТН + ТОРГ-12).
  • Когда поставщик сам осуществляет доставку покупателю: ТН.
  • Когда покупатель сам забирает товары со склада поставщика: не нужна ни ТТН, ни ТН. Если доставка не входит в договор, то для оприходования достаточно товарной накладной по форме № ТОРГ-12, а для обоснования расходов на ГСМ и расчета зарплаты водителю можно использовать путевой лист.
  • При перевозке любого алкоголя и спиртосодержащей продукции: и ТН, и ТТН. Только ТТН может служить сопроводительным документом к алкогольной продукции, подтверждающим легальность ее производства и оборота. ТТН (товарно-транспортная накладная): скачать бланк и образец заполнения на 2023 год >>

Скачайте другие унифицированные формы

  • Новая форма путевого листа: образец

Транспортная и товарно-транспортная накладные: правила использования

Транспортная накладная — это важнейший документ , который, собственно, подтверждает сам факт заключения договора на перевозку груза, регулирует процесс ее осуществления, служит основанием для учета транспортной работы и для расчетов с перевозчиком.

Однако на сегодняшний день применяются две формы сопровождающего груз транспортного документа: старая — товарно-транспортная накладная (форма 1-Т) и новая — транспортная накладная.

Дело в том, что с 25-го июля 2011-го года вступили в силу «Правила перевозок грузов автомобильным транспортом» , которые утвердили новую форму транспортного документа — транспортную накладную.

Вместе с тем Постановление Госкомстата РФ №78 от 28.11.1997 г., до того регламентировавшее использование товарно-транспортной накладной, тоже никто не отменял. И в итоге — действующими сейчас одновременно являются две формы.

И транспортная, и товарно-транспортная накладные.

Когда же необходимо использовать одну, а когда — другую?

Теоретически, товарно-транспортная и транспортная накладные взаимозаменяют друг друга. Ведь они обе выполняют одинаковые функции: доказывают факт осуществления грузоперевозки, определяют ее условия, служат основанием для расчета с перевозчиком, подтверждают расходы на доставку товара. И обе содержат сведения о грузе и условиях его транспортировки.

И хотя товарно-транспортная накладная шире по содержанию (в нее входят два раздела — товарный и транспортный), ее товарный раздел предназначен для бухгалтерского учета (списание и оприходование груза) и, по сути, к самому процессу транспортировки не относится. В этом смысле больше важен транспортный раздел, а в нем, в принципе, отражаются все те же необходимые сведения о перевозке груза и оказанных транспортных услугах, что и в отдельной транспортной накладной.

То есть: две формы документа повторяют друг друга, а потому при заключении договора на перевозку груза можно использовать либо транспортную, либо товарно-транспортную накладную.

Однако это — теоретически. Потому что практически, к сожалению, путаница в применении документа окончательно не разрешена (и разрешена она, видимо, будет только тогда, когда одна из форм накладной законодательно утратит силу).

Некоторые компании продолжают заполнять на один рейс и транспортную, и товарно-транспортную накладные, аргументируя это тем, что у этих документов все равно разные назначения.

Мол, товарно-транспортная накладная нужна для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их доставку автомобильным транспортом , а транспортная выполняет другую функцию — просто подтверждает расходы на перевозку и устанавливает порядок ее организации.

Впрочем, Федеральная налоговая служба в письме от 21.03.2012 №ЕД-4-3/4681@ уже разъяснила это противоречие, признав оформление двух документов избыточным и установив, что для подтверждения затрат на перевозку груза может использоваться либо товарно-транспортная, либо транспортная накладная.

Кроме того, есть еще мнение, что для транспортной и товарно-транспортной накладных определены разные сферы применения. Первая оформляется только тогда, когда к перевозке груза привлекается сторонняя транспортная компания, а вторая — и в случае заключения договора с перевозчиком, и в случае, если в качестве перевозчика выступает сам грузоотправитель или грузополучатель.

Хотя на самом деле в ситуации, когда роль перевозчика берет на себя поставщик либо покупатель, транспортные документы (ни транспортная накладная, ни товарно-транспортная) могут вообще не потребоваться.

Почему? И какие тогда документы сопровождают перевозку груза?

С транспортной накладной все предельно ясно: она подтверждает факт заключения договора на перевозку груза. Если таковой договор отсутствует (а доставка товара собственными силами его не подразумевает), то и оснований для оформления транспортной накладной нет.

Тогда что вместо нее? Товарно-транспортная накладная?

Не обязательно. Покупателю, который на собственном транспорте осуществляет самовывоз груза, для оприходования товара понадобится только товарная накладная (форма ТОРГ-12), а для учета транспортных расходов — путевые листы и документы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Как заполняется товарная накладная?

Товарная накладная — первичный учетный документ, который фиксирует товарные отношения между продавцом и покупателем, когда продукция переходит от первого к последнему. В накладную вписывают реквизиты обеих сторон. Руководители и главные бухгалтеры подписывают документ и ставят печати.

https://www.youtube.com/watch?v=G3YfI5LBhzk\u0026pp=ygWJAdCd0LDQutC70LDQtNC90YvQtTog0YLQvtCy0LDRgNC90YvQtSwg0YLRgNCw0L3RgdC_0L7RgNGC0L3Ri9C1LCDRgtC-0LLQsNGA0L3Qvi3RgtGA0LDQvdGB0L_QvtGA0YLQvdGL0LUgLSDQntGC0LLQtdGCINCR0YPRhdCz0LDQu9GC0LXRgNCw

В накладной указывают полную характеристику товара, стоимость, количество, упаковку и прочее. Чтобы заполнить накладную, большого ума не требуется, но нужна внимательность. Неправильно заполненные отчетные документы прямой наводкой приведут к проблемам, которые грозят штрафами. Так что отчетность лучше оформлять вовремя и без ошибок, а еще можно обратиться к знатокам бухгалтерии.

  • Хотите разобраться, но нет времени читать статью? Юристы помогут
  • Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажете
  • С этим вопросом могут помочь 60 юристов на RTIGER.com

Решить вопрос >

Какими могут быть накладные

Любая продажа или покупка продукции сопровождается фиксированием этого факта в первичных учетных документах. Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.

2011 № 402-ФЗ, формы документов представляет главный бухгалтер, а утверждает руководитель компании. Они же подписывают и заверяют первичку.

Если грузоотправитель и продавец — разные организации, то расписывается и ставит печать продавец.

В РФ есть специальные альбомы, утвержденные Госкомстатом, в которых представлены унифицированные, единые для всех учетные документы. В то же время, любая организация может сделать чисто для себя форму товарных накладных и использовать их в своей деятельности, это не противоречит закону.

Например, можно изменить шрифт, поставить свой логотип, сделать проще таблицу. Главное, чтобы не менялась суть документа, отражался факт передачи ТМЦ (товарно-материальных ценностей) и присутствовали реквизиты организаций. Все должно быть на своих местах: наименование, коды, количество, единицы измерения.

Читайте также:  Что такое «бумажный» НДС - Ответ Бухгалтера

Данные, указанные в счета-фактуре и накладной, должны быть идентичны.

В России для фиксирования отпуска ТМЦ субъекты хозяйствования применяют товарные накладные ТОРГ-12, утвержденные Постановлением Государственного статистического комитета от 25.12.1998 №132.

Первичные документы компания обязана хранить в бумажном и электронном форматах.

Кроме товарной накладной формы ТОРГ-12, при отправлении товаров применяют и товарно-транспортную накладную (ТТН). В ней есть дополнительный раздел, где указана информация о перевозчике: ФИО водителя, данные транспорта, стоимость услуг.

Должны быть и адреса сторон: кто отправил и кто получил груз. ТТН оформляют в трех экземплярах: одна идет грузоотправителю, вторая — грузополучателю и третья — перевозчику. Нередко перевозчиками выступают нанятые компании.

Как составляют товарную накладную

Накладная заполняется в двух (если ТТН, то в трех) экземплярах. Для продавца она служит основанием для списания ТМЦ, для покупателя — для их оприходования, для перевозчика это свидетельство выполнения его работы. Глава компании может передать право подписи другим работникам. Тогда он утверждает список уполномоченных лиц, оформляет на них доверенность или приказ.

Товарную накладную со стороны поставщика подписывают:

  • директор — в графе «Отпуск груза разрешил»;
  • главбух — в соответствующей графе;
  • работник, реально отгрузивший со склада ТМЦ — в графе «Отпуск груза произвел»;
  • другие работники, наделенные правом подписи и имеющие доверенность.

Руководитель, доверяя человеку отправление ТМЦ, заверяет это документально. На уполномоченного должен быть оформлен приказ или доверенность. Например, если торговля транзитная, то за отпуск груза в накладной подписывается человек, работающий у продавца. Документ подписывают в день, когда произошла отгрузка.

Со стороны покупателя на накладную подписи ставятся аналогичным образом. Уполномоченные обязаны указать свои фамилии с инициалами и должности. Работники сторон могут расписаться и поставить фамилию в графе о принятии груза, если у них есть доверенность. Подпись ставится после принятия товара.

Как заполняется товарная накладная

В строке грузоотправителя указывают наименование компании (разрешается полное или краткое), юр. адрес, номера телефонов, расчетный счет и БИК. Напротив графы ОКПО ставят вид деятельности из классификатора предприятий. Строки для грузополучателя заполняются аналогичным образом.

Необходимо указать единицы измерения (например, кг), вид упаковки (например, ящик), массу брутто (вес товара), массу нетто (вес вместе с тарой). Затем написать общую сумму и общую стоимость всего товара. Нужно просто писать все, что просит ваша накладная.

Согласно требованиям МНС, дата заполнения должна совпадать с датой отгрузки. Данные в накладной должны соответствовать с данными, указанными в счет-фактуре. Если есть ошибка, ее можно исправить, но нужно указать при этом дату и поставить подпись. Можно дополнить этот документ, но упростить нельзя.

Кроме бумажного варианта, с успехом практикуется электронный, под ним ставится квалифицированная подпись. Должны быть два файла, один из которых отправляется по почте второй стороне. Обе накладные заполняются и подписываются электронными подписями.

Преимущества такого документа неоспоримы: он не помнется и навсегда останется в доступе.

Закон разрешает использовать универсальный передаточный документ (УПД), который может заменить два: счет-фактуру и товарную накладную.

Можно также сделать свой вариант, в котором добавить в счет-фактуру графы, аналогичные тем, что уже есть в документе. В «Статус» нужно поставить цифру 1.

Порядок хранения и учета любых накладных утверждается руководителем организации. Главное — чтобы на складе был товарный отчет с данными о себестоимости и отгрузке продукции. Все документы бухгалтерского и налогового учета должны находиться в специальной папке и быть готовы к проверке..

На первичных документах основаны бухгалтерские операции любой компании, поэтому нарушения в оформлении этих бумаг могут привести к налоговым санкциям, штрафам, пеням и так далее. Поэтому желательно всю первичку хранить в течение пяти лет со времени ее применения.

  1. Источники:
  2. Федеральный закон о бухгалтерском учете
  3. О первичных учетных документах
  4. Об обязанности ведения бухгалтерского учета

ТТН-1 и ТН-2 в 2021 году

Кто обязан заполнять накладные в 2021 г., что будет являться нарушением при их заполнении, а также случаи, когда ТТН-1 и ТН-2 можно не оформлять, – все это вы узнаете из материала.

Важное в статье:

Обязанность оформлять накладные

В перечень первичных учетных документов (ПУД) включены в т.ч. товарно-транспортная накладная (ТТН-1, ТТН) и товарная накладная (ТН-2, ТН). Бланки ТТН и ТН относятся к бланкам документов с определенной степенью защиты. 

  • Оформлять ТН и ТТН обязаны организации. Обратите внимание, что для целей заполнения накладных под понятие «организация» подпадают:
  • – юридические лица Республики Беларусь;
  • – представительства иностранных и международных организаций, а также иностранные организации, осуществляющие деятельность в нашей стране через постоянное представительство;
  • – индивидуальные предприниматели (ИП), зарегистрированные в Беларуси.
  • Правила оформления накладных

Накладные ТН или ТТН можно заполнять вручную, а также использовать технические средства. Отметим, что при оформлении накладных допускается часть данных заполнить от руки, а часть – внести с помощью технических средств.

По общему правилу при выполнении автомобильной перевозки груза оформляется ТТН. Однако из правила есть исключения. Так, выполнять автомобильную перевозку груза можно без оформления ТТН в следующих случаях:

– если перевозятся грузы нетоварного характера, по которым не ведется складской учет ТМЦ и согласно договору ТМЦ не замеряются, не взвешиваются или не производится их геодезический замер;

– если груз привезен из-за границы. В такой ситуации груз едет без ТТН до пункта разгрузки, указанного в транспортных документах грузоотправителя. Сопроводительными документами на груз в данном случае являются авиационная накладная, железнодорожная накладная или CMR-накладная с приложением счета-фактуры и иных документов, оформленных грузоотправителем;

– если груз перевозится за пределы территории Беларуси, а также в случае транзитной перевозки груза через нашу страну. Сопроводительными документами на груз в данном случае будут являться CMR-накладная, а также другие документы, оформленные грузоотправителем, в частности ТН.

Важно! Не является нарушением оформление накладной ТН или ТТН в тех случаях, когда это не нужно.

Наименование организации при заполнении накладной допускается указывать как в полном, так и в сокращенном виде. Право выбора остается за организацией.

Особенности оформления накладных

В случае, когда ТМЦ по накладной отгружает или получает филиал организации, наряду с наименованием организации в накладной нужно указать наименование филиала.

В ситуации, когда договор на поставку товаров заключен с головной организацией, а отгрузка ТМЦ производится в адрес филиалов, выделенных на отдельный баланс, в качестве грузополучателя нужно указать филиал. Связано это с тем, что оформление транспортных документов привязано к фактическим грузоотправителям и грузополучателям.

При отгрузке и оплате товара по ценам, установленным в иностранной валюте, накладная заполняется в той иностранной валюте, в которой согласована цена.

Важно! Если наряду с иностранными валютами в качестве возможных вариантов расчетов в договоре будут указаны белорусские рубли, то накладную нужно оформлять в национальной валюте.

При расчетах за товар в белорусских рублях эквивалентно определенной сумме в иностранной валюте, стоимостные показатели в накладной заполняются в белорусских рублях. Отметим, что стоимость товаров в иностранной валюте отражается только по строке «Всего стоимость с НДС».

  1. Выдача работникам заработной платы готовой продукцией (в натуральной форме) оформляется накладной. В следующих случаях выписка накладной физическому лицу не требуется:
  2. – при продаже товаров через розничную сеть;
  3. – при безвозмездной передаче товаров, передаче (возврате) товаров по договорам безвозмездного пользования (ссуды).
  4. Переадресовка, перегрузка товара в пути

При переадресовке груза грузополучатель должен сделать запись в накладной об отказе в приемке груза.

В строке «Переадресовка» указываются наименование и адрес нового грузополучателя, новый пункт разгрузки, фамилия, инициалы и подпись лица, принявшего решение о переадресовке. Таким лицом может быть и водитель, если ему будут предоставлены соответствующие полномочия.

В случае доставки товара с привлечением перевозчика условие о возможности внесения водителем в накладную сведений о переадресовке желательно включить в договор.

В ситуации, когда в пути следования необходимо перегрузить груз с одного автомобиля на другой, новая накладная не выписывается. Существуют два варианта оформления перегрузки:

  1. изменения можно внести в накладную, которая следует с грузом. Для этого в ТТН зачеркивается информация о водителе, автомобиле, прицепе (если он был), путевом листе и указываются фамилия, инициалы и подпись лица, принявшего решение о перегрузке. В ТТН приводятся данные о новом автомобиле;
  2. данные о перегрузке на новую машину допускается размещать в приложении к накладной либо акте о перегрузке. В таком случае изменения в саму ТТН вносить не нужно.

Отметим, что решение о перегрузке принимает должностное лицо организации, в обязанности которого входит организация транспортной работы.

Вместе с этим читают:

Бланк Товарной накладной ТОРГ-12

Как заполнить бланк товарной накладной ТОРГ-12 онлайн? Это можно сделать в сервисе Выставить-счет.рф, в котором можно легко создать накладную ТОРГ-12, распечатать или отправить по электронной почте. Попробуйте прямо сейчас без регистрации создать Счет, а к нему Товарную накладную: Demo-вход.

Что нужно знать про Товарную накладную

Что такое товарная накладная ТОРГ-12?

Товарная накладная ТОРГ-12 — это документ для оформления операций по передаче или приёму товарно-материальных ценностей, который является первичным учетным документом.

ТОРГ-12 составляется в двух экземплярах, из которых первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания, а второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования товара (товарно-материальных ценностей).

Альбомный или книжный формат ТОРГ-12

Можно использовать и горизонтальный, и вертикальный формат товарной накладной ТОРГ-12. Установленных норм расположения листа при печати ТОРГ-12 нет, следовательно можно распечатать ТОРГ-12 в альбомном или книжном формате. Всё зависит от возможностей программы и от параметров печати.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» ст. 9 п. 1

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.Накладная ТОРГ-12 является первичным учетным документом.

Образец товарной накладной ТОРГ-12

Рекомендации по заполнению товарной накладной ТОРГ-12

Унифицированной формы товарной накладной ТОРГ-12 нет, её отменили в 2013 году. Но многие организации и предприниматели продолжают использовать ранее утвержденную форму ТОРГ-12 и это разрешено. С 1 января 2013 года организация или предприниматель может утвердить свою собственную форму товарной накладной.

Читайте также:  Налоговые вычеты по НДС в 2023 году: что это и как оформить - Ответ Бухгалтера

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» ст. 9 п. 4

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.Печатная форма товарной накладной ТОРГ-12 может быть индивидуально разработана организацией или предпринимателем по своему усмотрению.

Обязательные данные в товарной накладной

Существует обязательный перечень реквизитов, которые должны содержаться в товарной накладной. Отсутствие хотя бы одного обязательного реквизита делает товарную накладную ТОРГ-12 недействительной, такую накладную недопустимо применять к бухгалтерскому учету.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» ст. 9 п. 2

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за её оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  • подписи лиц, предусмотренных ст. 2 п. 6 ФЗ «О бухгалтерском учете», с указанием их фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
  • Дополнительные реквизиты первичного учетного документа Товарная накладная, кроме обязательных реквизитов, может содержать любую дополнительную информацию, это не является нарушением.
  • При создании товарной накладной требуется соблюдать правила заполнения.

Верхняя часть товарной накладной ТОРГ-12 (шапка)

  • ТОРГ-12 создается в двух экземплярах, один продавцу, а другой – покупателю.
  • Номер товарной накладной должен соответствовать нумерации документов, утвержденной в учетной политике организации.
  • Дата товарной накладной указывается текущая, на момент совершения факта хозяйственной жизни или после его окончания, в соответствии ст. 9 п. 3 ФЗ «О бухгалтерском учете».
  • Графа Грузоотправитель заполняется реквизитами организации-грузоотправителя. На практике данная графа обычно совпадает с графой Поставщик, или указываются реквизиты другой организации, которая является грузоотправителем (например, транспортной компании).
  • Графа Структурное подразделение заполняется в случае, если товарно-материальные ценности передаются от обособленного подразделения организации-поставщика.
  • Графа Грузополучатель заполняется реквизитам организации грузополучатель. На практике в данная графа совпадает с графой Плательщик, или указываются реквизиты другой организации являющейся грузополучателем.
  • Графа Поставщик заполняется реквизитами организации-поставщика, т. е. в данной графе указываются реквизиты организации, продающей товар.
  • Графа Плательщик заполняется реквизитами организации-плательщика, т. е. содержит реквизиты организации, которой продается товар.
  • В реквизитах Грузоотправителя, Грузополучателя, Поставщика и Плательщика необходимо указать: наименование организации или предпринимателя, адрес, телефон, факс, ИНН, КПП, банковские реквизиты, наименование банка, БИК, кор.сч, р/сч или л/сч.
  • Напротив всех реквизитов в конце строки заполняется специальное поле — код ОКПО.
  • Вид деятельности по ОКДП на практике не заполняется, поле остаётся пустым.
  • В графе Основание обычно указывается «Счет» или «Договор», в конце данной строки в специальных полях номер и дата указываются соответственно номер и дата Счета или Договора.
  • В графе номер и дата Транспортной накладной указывается её номер и дата соответственно. Данное поле является необязательным, его можно оставить пустым в том случае, если транспортная накладная не создаётся.
  • Вид операции — на практике не заполняется, поле остаётся пустым.

Список товаров в товарной накладной ТОРГ-12

Таблица с перечнем товара заполняется данными в соответствии с заголовками столбцов.

  • Столбец 1 — № п/п, указывается порядковый номер товара.
  • Столбец 2 — Наименование, указывается наименование, характеристика, сорт, артикул товара. Если у вас ведется товарооборот и каждому товару присвоен артикул, то именно в этом поле он указывается, либо до, либо после наименования товара, через запятую, в скобках, разделенный прочерком или другим знаком.
  • Столбец 3 — Код, на практике не заполняется и ставится прочерк. Данное поле является дополнением к наименованию товара и указывается в том случае, если по наименованию товара (по второму столбцу) невозможно идентифицировать товар.
  • Столбец 4 и 5 — Единица измерения, указывается наименование и код единицы измерения товара, в соответствии с классификатором ОКЕИ.
  • Столбец 6 — Вид упаковки, на практике не заполняется и ставится прочерк.
  • Столбец 7 и 8 — Количество, в одном месте и мест, штук, на практике обычно не заполняется и ставится прочерк. Обратите внимание, что количество товара указывается в десятом столбце.
  • Столбец 9 — Масса брутто, на практике обычно не заполняется и ставится прочерк.
  • Столбец 10 — Количество (масса нетто), указывается количество товара.
  • Столбец 11 — Цена, руб. коп., указывается цена за единицу товара без НДС.
  • Столбец 12 — Сумма без учета НДС, руб. коп., указывается сумма товара без НДС.
  • Столбец 13 и 14 — НДС ставка, % и сумма, руб. коп., указывается процентная ставка НДС и сумма НДС.
  • Столбец 15 — Сумма с учетом НДС, указывается сумма товара с НДС.

Всего по накладной — суммируются суммы чисел в столбцах №№ 8, 9, 10, 12, 14 и 15.

Нижняя часть товарной накладной ТОРГ-12 (подвал)

Нижняя часть содержит итоговые данные товарной накладной:

  • Товарная накладная имеет приложение на _ листах — на практике не заполняется, ставится прочерк.
  • содержит _ порядковых номеров записей — указывается количество порядковых номеров записи в перечне товаров. Необходимо написать число прописью.
  • Всего мест _ — на практике не заполняется, ставится прочерк.
  • Масса груза (нетто) _ и Масса груза (брутто) _ — на практике не заполняется, остаётся пустым.
  • Приложение (паспорта, сертификаты и т.п.) на _ листах — на практике не заполняется, ставится прочерк.
  • Всего отпущено на сумму _ — указывается итоговая сумма всех товаров в накладной. Необходимо написать сумму прописью.

Подписи ответственных лиц (левая сторона, продавец):

  • Отпуск груза разрешил — указывается должность, ФИО и ставится подпись ответственного лица.
  • Главный (старший) бухгалтер — указывается ФИО и ставится подпись главного бухгалтера.
  • Отпуск груза произвел — указывается должность, ФИО и ставится подпись ответственного лица.

Отгрузка товара. Индивидуальный предприниматель расписывается только один раз в графе Отпуск груза разрешил. В крупных компания во всех трех местах могут расписываться разные люди, в соответствии со своими должностными обязанностями.

В небольших компаниях во всех трех местах может расписаться одно и тоже лицо, например, Генеральный директор.

Менеджер тоже может расписаться во всех трёх полях, но только при действующем внутриорганизационном приказе с правом отгружать товары, подписывать отгрузочные и бухгалтерские документы.

Получение товара по доверенности и правила заполнения ТОРГ-12

Товар может получить доверенное лицо, предоставив доверенность формы М-2, М-2а, оформленную в установленном порядке, с обязательным предъявлением удостоверяющего документа (паспорт). Доверенность остаётся у Продавца.

Заполнение ТОРГ-12 по доверенности. В случае, если товар получают по доверенности, необходимо заполнить следующие три графы:

  • По доверенности № _ — указывается номер и дата выдачи доверенности. В случае, если доверенность без номера, то указывается б/н и дата её выдачи.
  • выданной _ — указывается наименование организации, выдавшей доверенность (например, ООО «Покупатель», экспедитору Иванову А. В.).
  • Далее в графе Груз принял — ставится должность, подпись и ФИО лица, которому выдана доверенность. Если доверенность выдана лицу, которое не является сотрудником организации, то должность не указывается.

Доверенность формы М-2, М-2а даёт конкретное право, а именно получение товарно-материальных ценностей, соответственно право расписаться только в графе Груз принял. Права расписываться в графе Груз получил грузополучатель данная доверенность не даёт.

Гражданский кодекс РФ ст. 312. Отгрузка товара

Отгрузка товара Продавцом Покупателю должна осуществляется только при предъявления паспорта и документа (доверенность или копия приказа) на право получения данного товара..Игнорируя эти правила вы рискуете отгрузить товар «не официальному» представителю организации, тем самым несёте риск последствий не предъявления такого требования.

Получение товара без доверенности (имея при себе печать)

  1. Получить товар от имени организации без доверенности может только её единоличный исполнительный орган, например, генеральный директор. Однако, в этом случае продавец перед составлением товарной накладной обязан убедиться, что лицо, получающее товар, является настоящим единоличным исполнительным органом.

    Необходимо потребовать документ о назначении генерального директора, который содержит паспортные данные, а также потребовать предъявить и сам паспорт для сверки этих данных.

  2. Получить товар может также материально-ответственное лицо, назначенное приказом генерального директора, или на основании генеральной доверенности.

    В приказе и в генеральной доверенности должны быть явно указаны полномочия на получение товара и право подписи товарной накладной ТОРГ-12, а также паспортные данные материально-ответственного лица. Продавец также обязан сверить паспортные данные при отгрузке товара.

В обоих случаях подпись ставится только в одной графе Груз получил грузополучатель:

  • Груз получил грузополучатель — заполняется при получении товара грузополучателем. Указывается должность, ФИО и ставится подпись (например, Ген. директор Петров В. А.).

Дата в Товарной накладной ТОРГ-12

  • Дата составления — указывается фактическая дата составления товарной накладной.
  • Дата отгрузки товара — указывается фактическая дата отгрузки товара со склада.
  • Дата получения товара — указывается фактическая дата получения товара .

Большинство бухгалтеров склоняются к тому, чтобы в товарной накладной были три одинаковые даты: дата составления накладной, дата отгрузки и дата получения товара.

Таким образом, в дальнейшем бухгалтер сможет без проблем провести такой документ в бухгалтерском учете (в бухгалтерской программе).

Настоятельно рекомендуется получить разъяснения от своего бухгалтера по заполнению даты. На практике достаточно легко может возникнуть ситуация, когда все три даты будут разными. И данная ситуация усложнит работу бухгалтера, у которого возникает головная боль, как правильно оприходовать товар, на какой временный или виртуальный склад переместить товар, когда списать и т. д.

Наличие синей печати в ТОРГ-12

С 01 января 2013 года такой атрибут как печать организации является не обязательным атрибутом, т. к. отсутствует в списке первичных документов как обязательный реквизит. Фактически, наличие печати в ТОРГ-12 теперь не требуется, как и её отсутствие в Счете-фактуре. Однако, ставить печать в ТОРГ-12 можно, это не нарушение, а всего лишь дополнительный реквизит.

Возвратная товарная накладная

Возвратная накладная — это накладная на возврат товара. Внешне возвратная накладная ничем не отличается от обычной товарной накладной, в ней только меняются местами данные грузоотправителя с грузополучателем и поставщика с плательщиком, а стоимость товара, НДС и др. остаются неизменными.

Вопросы по ТОРГ-12

Почему в пустых полях где-то ставится прочерк, а где-то остаётся пустое поле?Прочерк ставится в тех полях, которые при исправлении или внесении в них данных могут исказить настоящие данные документа.