ЕФС-1 при увольнении сотрудников Социальный фонд с 2023 года ждет от всех работодателей. Бланк отчета и порядок заполнения новые. Что учесть в связи с нововведениями, расскажем в деталях.

Все работодатели в 2023 году по-прежнему обязаны сообщать государству об отдельных кадровых мероприятиях. Только получателем сведений вместо ПФР стал Социальный фонд (СФР). Применять для передачи сведений следует новую форму ЕФС-1. Бланк отчета включает несколько составных частей, сдавать которые можно в разном составе в определенные сроки по установленным правилам.

Вы можете бесплатно скачать бланк ЕФС-1 и образцы его заполнения для разных ситуаций, кликнув по картинке ниже:

Форма ЕФС-1 Скачать

ЕФС-1 при увольнении сотрудника включает: 

Подробнее о новой форме мы рассказали в материале «ЕФС-1 — отчет 2023 года: бланк, порядок заполнения и электронный формат готовы». 

Для тех работодателей, кто в прошлые периоды сдавал сведения об увольнении в ПФР, сложностей с оформлением этого отчета возникнуть не должно — практически все отчетные реквизиты перекочевали в новую форму из прежней СЗВ-ТД. Но новшества всё же есть. Далее расскажем, как заполнить ЕФС-1 при увольнении сотрудника с учетом нововведений.

Данные о работодателе

Для сообщения данных о себе работодатель заполняет первый блок титульного листа: 

Следующий информационный блок титульного листа обычно остается пустым: 

Отраженные в титульном листе сведения подтверждаются традиционным способом: 

Сведения об увольняемом

Внесем данные в этот подраздел на практическом примере заполнения ЕФС-1 при увольнении сотрудника.

Пример

Сотрудник компании ООО «СтальПром» Овсянников Тимур Григорьевич в феврале 2023 года передал руководству заявление с просьбой уволить его по собственному желанию. Директор поставил на заявлении резолюцию о согласии с условием двухнедельной отработки. Дата увольнения — 27 февраля, приказ № 32. В этот день сотруднику выдали набор предусмотренных законом документов и произвели полный расчет.

На следующий день в Социальный фонд был представлен отчет ЕФС-1 со сведениями по Овсянникову Т. Г. в связи с его увольнением. 

Образец заполнения сведений об уволившемся сотруднике: 

При заполнении поля «Статус ЗЛ» используются следующие коды: 

Какие коды работодателям использовать при заполнении разнообразных отчетов, рассказываем в материалах на нашем сайте:

Оформление таблицы

Информация об увольнении включается в табличную часть отчета: 

Подробности заполнения графы 7 узнайте из следующего раздела.

Какие документы оформить при увольнении работника, поможет разобраться готовое решение от экспертов «Консультант Плюс». Оформите пробный доступ к системе, и процедура увольнения пройдет без ошибок.

Особенности графы 7

Графа 7 несет важное смысловое значение — в ней работодатель должен указать причину увольнения со ссылкой на нормативный документ. От грамотной формулировки текста в этой графе зависит последующее спокойствие работодателя и уволенного сотрудника — без лишних разбирательств и судебных тяжб.

Чтобы заполнить графу в соответствии с правилами, нужна информация двух видов: 

Формулировка причины увольнения и соответствующий ей код приведены в приложении к Порядку заполнения ЕФС-1. Информация представлена в виде таблицы, содержащей несколько сотен позиций — по каждому законному основанию увольнения.

Приведем примеры кодов причины увольнения для ЕФС-1 из этой таблицы: 

• Если нужное основание и код в таблице отсутствуют, правила предлагают выбрать код «иное» с обязательным указанием реквизитов нормативного акта, пункта, части статьи, статьи, являющихся основанием для увольнения.
• По ссылке ниже скачайте бесплатно полный вариант образца заполнения ЕФС-1 при увольнении:
• Скачать образец

Время на сдачу отчета

1. Законодатели не стали придумывать новый срок для новой отчетной формы — как и в прошлом году, сведения об увольнении сотрудника должны попасть в фонд за минимально короткий период: 
2. Срок подачи ЕФС-1 при увольнении начинает отсчитываться с даты приказа работодателя, фиксирующего увольнение сотрудника.

Итоги

При каждом увольнении сотрудника в СФР необходимо сообщить набор сведений о работодателе и увольняемом лице на бланке ЕФС-1. Основание увольнения нужно указать в виде кода и словесно со ссылкой на норму ТК РФ или иного НПА. На оформление отчета и его представление отводится один рабочий день.

Шпаргалка по отчету ЕФС-1: как заполнить, когда сдавать

Накануне нового 2023 года была представлена единая отчетная форма ЕФС-1, которую необходимо сдавать в объединенный Фонд Социального страхования. Новая форма отчетности соединила в себе ранее действующие отчеты в страховые фонды.

Постановление Правительство, в котором содержится новая форма и пояснения к ней, занимает более 250 страниц.

Какие нововведения принесла новая форма отчетности, как ее заполнить, в какие сроки сдавать, какие санкции предусмотрены за несвоевременную сдачу или ошибки в новой отчетности? Кратко, но емко о самых главных аспектах ЕФС-1 в нашей статье-шпаргалке.

20 декабря 2022 года на официальном портале правовой информации была опубликована новая форма отчетности в Социальный фонд и развернутые пояснения к ней. Новая форма отчетности была утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31.10.

2022 № 245п «Об утверждении единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» и порядка ее заполнения».

Постановление № 245п об утверждении единой отчетной формы состоит из 283-х страниц, из них большую часть занимают различные коды, например, более 60 страниц занимают коды должностей, расположенные в алфавитном порядке, например, А0050 акушерка, А0051 аналитик, А0052 аниматор и другие. Среди профессий только разного рода ведущих специалистов более 130-ти видов.

Какие отчеты в фонды объединила новая форма ЕФС-1:

• 4-ФСС;
• СЗВ-СТАЖ;
• ДСВ-3;
• СЗВ-ТД.

Важно: данные из формы СЗВ-М, ранее сдававшейся в ПФР, не вошли в состав ЕФС-1.

С 2023 года ежемесячный отчет о застрахованных лицах, который был введен в 2016 году в рамках персонифицированного учета, нужно представлять не в Социальный фонд, а в ФНС по отдельной форме.

Отчет «Персонифицированные сведения о физлицах» заменил форму СЗВ-М и содержит персональные данные физлиц, сведения о сумме выплат за отчетный месяц. Срок для сдачи персонифицированных сведений — не позднее 25-го числа.

ЕФС-1 сдают организации и ИП, у которых есть штатные сотрудники, работающие по трудовым договорам, а также привлеченные исполнители, оказывающие услуги по гражданско-правовым договорам.

СБИС Электронная отчетность обеспечит подготовку и сдачу ваших отчетов быстро и точно в срок. Календарь отчетности, проверка на ошибки и предоставление подтверждения сдачи отчетов всегда под рукой. Узнайте, как подключиться к СБИС со скидкой у наших специалистов!

Подключиться

Структура ЕФС-1

Единая форма представляет собой документ с четырьмя вкладками, где первая – это титульный лист, две следующие — это подразделы первого раздела отчета под названием «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию», а последняя вкладка – финальный второй раздел «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Такое разделение на отдельные блоки позволяет сдавать отчетную форму не всю сразу, а отдельными частями. Каждый из разделов (подразделов) отчетности необходимо представить в свой срок. При этом титульный лист является обязательным для заполнения при сдаче любого из разделов и подразделов формы ЕФС-1.

Скачать новую форму отчетности ЕФС-1.

Как заполнить ЕФС-1: инструкция по разделам и подразделам.

• Титульный лист. При заполнении формы отчета ЕФС-1 обязательно оформляется титульный лист. Поле «ОКФС», состоящее из 2 цифр, оформляется на основании данных из Классификатора ОКФС. Сведения в поля ОКОГУ и ОКПО также заносятся из соответствующих Классификаторов. Номер телефона руководителя организации или ИП указывается последовательным набором цифр, без тире и скобок. При заполнении ОГРН, состоящего из 13 знаков, юридические лица в первых двух ячейках проставляют нули. Вновь созданные организации — страхователи по ОСС указывают код по данным органа государственной регистрации. Со второго года деятельности указывается код, подтвержденный в СФР.
• Раздел 1. «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и накопительном взносе на страховую пенсию» является первой вкладкой отчета, состоит из 3 подразделов.
• Подраздел 1. Представляет собой «шапку», в которой содержатся общие сведения о застрахованном лице (ФИО., СНИЛС, дата рождения, ИНН, код категории лица, гражданство — код России 643).
• Подраздел 1.1 – это таблица «Сведения о трудовой (иной) деятельности». Содержит данные, ранее вносимые в отчет СЗВ-ТД. Но есть в нем и новшества: с 1 января 2023 в этом подразделе нужно отражать сведения о начале и об окончании действия гражданско-правового договора с исполнителем. Отчетная таблица также содержит и другую новую информацию – теперь необходимо указывать причину увольнения. Указывается код причины увольнения в соответствии с разделом поясняющего новую отчетную форму постановления «Коды причин увольнения, используемые при заполнении формы ЕФС-1». Подраздел 1.1 является самым оперативным для сдачи в ряде кадровых случаев, а именно должен быть сдан в связке с титульным листом не позднее одного рабочего дня после выхода приказа в следующих случаях: ✓ оформление или прекращение, приостановление, возобновление трудовых отношений с работником, ✓ заключение или прекращение действия договора ГПД, на выплату по которому начисляются страховые взносы. При проведении других кадровых мероприятиях, например, при переводе на другую должность и т.п., подраздел 1.1 подается не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие.
• Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» содержит данные ранее действовавшей формы СЗВ-СТАЖ. Однако, есть и отличия: ✓ вместо сведений об увольнении, которые указывались в 14 графе старой формы СЗВ-СТАЖ, в новом подразделе 1.2 нужно указать результаты специальной оценки условий труда, а именно индивидуальный номер рабочего места и класс/подкласс условий труда, ✓ подраздел 1.2 заполняется не по всем сотрудникам, а только по тем, которые попали в утвержденный список:❖ выполняли работу, дающую право на досрочное назначение страховой пенсии, ❖ были заняты в сельском хозяйстве на работах, дающих право на повышение размера фиксированной выплаты к страховой пенсии по старости и к страховой пенсии по инвалидности, ❖ пострадавшие от радиации на Чернобыльской АЭС, ❖ замещали государственные и муниципальные должности, ❖ работали вахтовым методом, полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях сезонных отраслей промышленности, ❖ работали во время отбывания наказания в местах лишения свободы, ❖ имели периоды простоя или отстранения от работы, ❖ были освобождены от работы с сохранением места на время исполнения государственных или общественных обязанностей, ❖ находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет, в отпуске без сохранения заработной платы. Подраздел 1.2 необходимо подавать ежегодно не позднее 25 января. Впервые подраздел 1.2 ЕФС-1 нужно подать до 25 января 2024 года.
• Подраздел 1.3 предназначен для страхователей — государственных и муниципальных учреждений. Его цель — анализ системы оплаты труда работников бюджетной сферы.
• Подраздел 2 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии». Этот подраздел заполняется в том случае, если необходимо подать сведения на сотрудников, имеющих право на досрочную пенсию. Подраздел отправляется в связке с подразделом 1.2 — один раз в год, не позже 25 января.
• Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя». Этот подраздел содержит данные отмененного расчета ДСВ-3. В расчете указываются сведения о суммах перечисленных дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию и уплаченных взносах работодателя, предусмотренные частью 4 статьи 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений». Данный подраздел нужно сдавать ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. В 2023 году этот раздел нужно сдать впервые до 25 апреля.
• Раздел 2. Второй раздел новой отчетной формы содержит данные о взносах на травматизм. Его содержание соответствует ранее действующему отчету 4-ФСС. Раздел 2 с подразделами необходимо сдавать ежеквартально, не позже 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. В 2023 году впервые этот раздел нужно сдать до 25 апреля.
• Подраздел 2.1 содержит сведения из таблицы 1 формы 4-ФСС и отражает расчет сумм взносов на травматизм.
• Подраздел 2.1.1 заполняется страхователями, у которых структурные подразделения выделены в самостоятельные классификационные единицы. Подразделе 2.1.1 содержит сведения из таблицы 1.1 формы 4-ФСС.
• Подраздел 2.2 раздела 2 предназначен для заполнения работодателями, которые временно направляют своих сотрудников для выполнения определенных трудовых обязанностей к другим работодателям. В форме 4-ФСС такие данные отражались в таблице 2.
• Подраздел 2.3 подраздела 2 «Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда на начало года». Содержит данные таблицы 4 отмененного отчета 4-ФСС. Таблица 3 отмененного отчета 4-ФСС в новой форме ЕФС-1 отсутствует. В данном подразделе кроме численности работников, подлежащих обязательным медосмотрам и фактически прошедших медосмотры, также необходимо указать количестве рабочих мест, в отношении которых проведена спецоценка условий труда, и детализировать их по классам условий труда.

Сроки представления отчетности:

Не позднее следующего рабочего дня:

• Подраздел 1.1 в случае приема на работу, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, заключении и расторжении договора ГПХ.

Ежемесячно:

• Подраздел 1.3 при переводе, переименовании, запрете занимать должность и др.  не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

Ежеквартально:

• Подраздел 3 раздела 1 – сведения о перечисленных добровольных СВ сдаются до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом,
• Раздел 2 — до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Ежегодно:

• Подразделы 1.2 — сведения о стаже сдаются ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным.
• Подразделы 2 раздела 1- сведения о стаже, дающим право на досрочное назначение, сдаются ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

Способы сдачи формы ЕФС-1

Новую отчетную форму ЕФС-1 сдать можно двумя способами – в электронном виде через ТКС и на бумаге. Однако, на бумаге сдать новый отчет могут только совсем небольшие компании.

• В электронном виде ЕФС-1 обязаны сдавать организации и ИП, у которых более 10 работников в отчетном периоде, причем, в это число включены и исполнители по договорам ГПХ.
• На бумаге отчет могут сдать предприятия с численностью 10-ть человек или меньше. Отчет можно сдать в фонде лично, через представителя или отправить по почте. Важно, в число сотрудников включаются и исполнители по ГПХ. При желании эти компании могут отправить отчет и в электронном виде.

Штрафы за просрочки и ошибки в новой форме ЕФС-1

За ошибки в данном виде отчетности предусмотрены различные наказания. При нарушении сроков представления либо подаче ЕФС-1 с ошибками Социальный фонд должен направить страхователю требование об уплате штрафа в течение 20 дней.

• Сдача на бумаге вместо электронного формата – 1 тыс. руб. штраф.
• Раздел 1, подразделы 1.2, 2 и 3 – за нарушения по этим разделам (невыполнения сроков сдачи и ошибок) предусмотрен штраф в размере 500 руб. за каждого застрахованного. И 300–500 руб. — штраф руководителю.
• Раздел 1, подраздел 1.1 — за нарушение срока сдачи, ошибки заполнения предусмотрен штраф в размере 300–500 руб. на руководителя.
• Раздел 2: за нарушение срока сдачи — 5% от начисленной за последние 3 месяца суммы, но не более 30% и не менее 1 тыс. руб. И 300–500 штраф руководителю.
• Штраф за ошибки, приведшие к уменьшению суммы уплаченных взносов: от 20 до 40% суммы неуплаченных взносов. И 300–500 рублей — штраф руководителю.

С 1 января 2023 года в закон № 27-ФЗ внесли изменения в части применения финансовых санкций.  

Условия, при которых можно избежать штрафов:

• в течение 5 рабочих дней после получения уведомления подать уточненку,
• исправить ошибку до того, как ее обнаружат в госоргане.

Еще одно приятное новшество: если страхователь оплатит штраф оперативно, в течение 10 дней после получения требования, то он получает скидку в размере 50%. По аналогии со штрафами ГИБДД.

Скачайте презентацию по новым правилам сдачи отчетности и заполнения ЕФС-1 в СБИС.

СБИС Электронная отчетность позволяет легко перейти на новые формы отчетности. Все изменения мгновенно отражаются в программе, вы не запутаетесь с новым отчетом, его разделами-подразделами и сроками сдачи по каждому из них. Новый календарь отчетности и уплаты налогов и взносов будет всегда под рукой. Новым компаниям скидка 50% на подключение.

В ситуации перемен в помощь бухгалтеру будет и решение СБИС Бухгалтерия и Учет, в нем автоматизирован ввод данных, что сокращает число ошибок и время выполнения задачи. Подключите на 2 недели бесплатно.

О том, как подключиться к сервисам СБИС, вам готовы рассказать наши специалисты.

Порядок и образец заполнения формы ЕФС-1 с 2023 года для Подраздела 1.1

ЕФС-1 в 2023 году предполагался как единый отчет для всех страхователей. Однако на практике привести все сдаваемые ранее формы к «одному знаменателю» не получилось. Поэтому, хоть форма ЕФС-1 и объединила в себе большую часть данных, необходимых новому Социальному фонду России (СФР), сдавать их требуется по разным основаниям и в разное время.

Действующая в 2023 году новая форма ЕФС-1, по сути, представляет набор из нескольких отчетов, каждый из которых имеет свои особенности формирования и сроки подачи. В статье разберем правила заполнения и приведем образцы для Раздела 1 ЕФС-1.

Пример заполнения ЕФС-1 с 2023 года для Подраздела 1.1 Подраздела 1 Раздела 1 Excel

Построчный порядок заполнения подразделов ЕФС-1 приведены в статьях:

• ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2
• ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.3
• ЕФС-1 Раздел 2

Подраздел 1.1 Подраздела 1 Раздела 1 в новом отчете ЕФС-1 — порядок и образец заполнения

Эта часть ЕФС-1 в 2023 году заменяет оставшийся в прошлом отчет СЗВ-ТД.

Бланк и правила представления информации в Подразделе 1.1 утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 245п (далее — Порядок).

По аналогии с СЗВ-ТД этот отчет сдается в нескольких ситуациях, связанных с кадровыми событиями.

Важно! Если сведения, которые включаются в Подраздел 1.1, составляют гостайну, то ни заполнять, ни сдавать отчет не нужно (п. 10 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «О персонифицированном учете» ).

Состав и способ предоставления отчета ЕФС-1 при сдаче Подраздела 1.1

Вместе с Подразделом 1.1 формы ЕФС-1 всегда нужно сдавать заполненный титульный лист и Подраздел 1 Раздела 1.

Обратите внимание! Подраздел 1.1 с титульным листом и Подразделом 1 Раздела 1 можно сдавать отдельно от остальной формы ЕФС-1 (п. 1.11 Порядка).

Сдается эта часть формы в СФР. Основной способ сдачи — электронно. Для страхователей с количеством лиц, по которым платятся взносы, в периоде не больше 10-ти доступна сдача бумажного отчета. При этом к ЕФС-1, сдаваемому на бумаге, все равно должен прилагаться магнитный носитель с файлом отчета в электронном виде.

Для вновь созданных страхователей никаких особенностей и исключений законом не сделано. Они «сдаются» по Подразделу 1.1 ЕФС-1 на общих основаниях.

Как заполнить титульный лист формы ЕФС-1

Внесение данных в титульный лист рассмотрим сразу для всех ситуаций (так как он требуется в составе отчета всегда).

Ответы на вопросы по представлению отчетности в СФР с 1 января 2023 года

Согласно Таблице 8 Форматов для ЕФС-1, раздел «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения», в титуле может оставаться пустым, если страхователь отчитывается сам за себя. Вносить данные сюда нужно, только если отчитываются через представителя. Вносят информацию по представителю по алгоритму, аналогичному приведенному для составителя отчета в его графах.

Образец заполнения титульного листа формы ЕФС-1 в 2023 году

Заполнение Подраздела 1 Раздела 1 формы ЕФС-1

• Подраздел 1 заполняется всегда, если есть персданные в других подразделах Раздела 1.
• Правила внесения сведений в раздел и необходимые кодировки приведены в Порядке.
• 

Данные, указанные в полях «СНИЛС», «Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)» и «Дата рождения», должны соответствовать документу, подтверждающему регистрацию в системе индивидуального персучета (п. 3.5 Порядка).

Заполнение Подраздела 1.1 Подраздела 1 Раздела 1

Для формирования этой части отчета берется информация из:

• первички (трудовых договоров, приказов, иной кадровой документации);
• ГПД и иных соглашений с физлицами, на выплаты по которым должны быть начислены взносы.

Обратите внимание! На вознаграждения лицам, зарегистрированным как ИП и/или самозанятые, взносы не начисляются. Следовательно, в ЕФС-1 эти лица и документы по ним не отражаются.

* Если требуется исправить сданные ранее данные, то старые данные нужно полностью отменить. В следующей строке корректировочной формы привести правильные данные (п. 4.13 Порядка).

Для отчета, который готовится на бумаге, необходимо убедиться, что:

• данные заполнены печатными буквами;
• нет помарок, исправлений и самостоятельных сокращений. Исправления с помощью корректоров тоже не допускаются;
• форма заполнена чернилами, шариковой ручкой черного, фиолетового или синего цвета либо при помощи средств вычислительной техники (п. 1.14 Порядка).

При заполнении ЕФС-1 для ГПД часто возникают вопросы по датам, которые надо вносить в Подраздел 1.1 в случаях, если даты заключения и прекращения договора не совпадают с датами фактического выполнения работ (услуг) или если определить такие даты по договору не получается.

Как заполнить ЕФС-1 при увольнении сотрудника

С 2023 года в Социальный фонд России работодателем подается форма ЕФС-1 при увольнении сотрудника. Разбираемся, как правильно оформить этот отчет.

Приказ об увольнении относится к одному из кадровых мероприятий, проводимых в организации. По всем штатным изменениям организацией-работодателем или индивидуальным предпринимателем, у которых есть сотрудники, сдается с 2023 отчет ЕФС-1 при увольнении, приеме, перемещении внутри организации по единой форме сведений в Социальный фонд России.

Форма, порядок заполнения отчета, в том числе разъяснения, как заполнить ЕФС-1 при увольнении сотрудника, утверждены Постановлением правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.

Сведения о кадровом мероприятии по расторжению договора подаются в отношении работающих по договору (п. 1.4, 1.5 порядка заполнения единой формы, утвержденного Постановлением правления ПФР № 245п):

• трудовому;
• гражданско-правового характера;
• лицензирования;
• передачи авторского заказа или передачи исключительных прав на произведения искусства, науки.

Форма сдается и при окончании трудовых взаимоотношений с совместителями и работающими в фирме дистанционно (п. 1.4 порядка заполнения, принятого Постановлением правления ПФР № 245п).

Отчет по кадровым мероприятиям не подается в отношении лиц со специальным статусом: по самозанятым и индивидуальным предпринимателям.

Какие разделы ЕФС-1 заполнять при увольнении

Все кадровые мероприятия, включая данные по прекращению трудовых отношений, отображаются в подразделе 1.1 раздела 1 единой формы сведений.

В качестве примера — образец ЕФС-1 при увольнении работника, который организация, адаптировав под себя, сможет использовать в работе:

Заполняются графы при формировании отчета при уходе сотрудника из компании:

• дата кадрового мероприятия (от этого параметра зависит, когда сдавать ЕФС-1 при увольнении);
• наименование штатного изменения по работнику;
• наименование структурного подразделения, описание рабочей функции, квалификация, должность в ЕФС-1 при увольнении;
• код трудовой функции;
• причины расторжения трудовых отношений со ссылкой на положения ТК РФ или иного специального закона, регулирующего трудовые права прокурорских работников, гражданских и муниципальных служащих и т. д.;
• реквизиты приказа или иного распорядительного документа (номер и дата);
• признак отмены (при направлении отменяющей формы).

Как правильно заполнить ЕФС-1 при расторжении трудовых отношений

Особенности заполнения полей формы, включая разъяснения, как подать ЕФС-1 об увольнении, отражены в Постановлении правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п.

Все сведения вносятся на основании первичных документов кадрового или бухгалтерского учета.

Допустимо вносить сведения на компьютере или заполнять шариковой ручкой печатными буквами чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Ошибки, помарки, сокращения не допускаются.

В электронном виде отчет подписывается усиленной квалифицированной подписью, на бумаге — подписывается руководителем, ставится печать (при наличии). Следует придерживаться такого алгоритма:

• в графе 1 подраздела 1.1 нумерация указывается сквозная в порядке возрастания;
• дата кадрового мероприятия заполняется в формате «00.00.0000»;
• наименование штатного изменения указывается заглавными буквами;
• графа 5 заполняется в соответствии с утвержденной организационной структурой (наличие структурных подразделений), наименование специальности — по штатному расписанию компании. Если нормативными актами утверждены разряды, классы, классные чины — заполняем на основании трудового или иного договора;
• код функции вносим на основании ОКЗ;
• в графе с причинами расторжения трудовых отношений пишем код расторжения, статью, по которой прекращаются трудовые отношения, причину полностью, без сокращений;
• в случае прекращения договора гражданско-правового характера трудовая функция и причина прекращения осуществления трудовых функций не заполняются.

Порядок подачи отчета

Согласно пунктам 5, 6 ст. 11 от 01.04.1996 закона № 27-ФЗ, срок сдачи ЕФС-1 при увольнении — следующий рабочий день после принятия приказа, распоряжения или иного локального акта, имеющего силу распорядительного документа внутри компании.

За непредоставление сведений по кадровым мероприятиям (предоставление неполных или недостоверных сведений) работодателю грозит наложение административного штрафа в размере 500 руб. за каждого сотрудника.

Форма отчета предусмотрена:

• электронная (для компаний с численностью сотрудников более 10 человек);
• бумажная (до 10 работников).

Компания с количеством работающих менее 10 человек вправе подать отчет в электронном виде. Для работодателей со штатом более 10 сотрудников направление формы в электронном виде — это обязанность, а не право (п. 2 ст. 8 Федерального закона № 27-ФЗ).

Нарушение порядка предоставления единой формы сведений влечет наложение штрафа на компанию (ИП) в размере 1000 руб.

Какие отчеты нужны при увольнении сотрудника

Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении работодатель должен подать в Социальный фонд подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Больше ничего сдавать не надо

https://www.youtube.com/watch?v=nbd1y37gWss\u0026pp=ygV40JrQsNC6INC30LDQv9C-0LvQvdC40YLRjCDQldCk0KHigJExINC_0YDQuMKg0YPQstC-0LvRjNC90LXQvdC40Lgg0YHQvtGC0YDRg9C00L3QuNC60LAgLSDQntGC0LLQtdGCINCR0YPRhdCz0LDQu9GC0LXRgNCw

С 2023 года применяется новая форма отчетности для работодателей ЕФС-1. Она заменила собой несколько прежних форм — СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3. Теперь при расставании с любым сотрудником нужно подавать всего один отчет — подраздел 1.1 ЕФС-1.

Разбираемся, когда подавать отчет, как его заполнить и что будет, если этого не сделать.

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 сдают на каждого уволенного сотрудника, включая внешних и внутренних совместителей, дистанционных работников и исполнителей по ГПД, кроме самозанятых.

п. 1.4 порядка заполнения ЕФС-1

Сроки сдачи подраздела 1.1 такие:

О сроках сдачи ЕФС-1

• при увольнении или приостановлении трудового договора — на следующий рабочий день после издания приказа;
• при прекращении ГПД — на следующий рабочий день после прекращения договора.

Титульный лист ЕФС-1 сдают всегда и заполняют одинаково.

Образец заполнения титульного листа ЕФС-1

Если у вас больше 10 работников на трудовом договоре и ГПД, подраздел 1.1 ЕФС-1 нужно подавать электронно через оператора ЭДО. Если меньше — можно выбрать, как отчитываться: в электронном виде или на бумаге.

В подразделе 11 граф — разберем подробно те, которые чаще всего вызывают затруднения у работодателей.

Образец заполнения подраздела 1.1 формы ЕФC-1 при увольнении

Графа «Трудовая функция». Пятый столбец заполняют при прекращении трудового договора. Если работник трудился на ГПД, пропустите эту графу.

Укажите должность и название структурного подразделения, например отдела или департамента, как они указаны в трудовом договоре. Скажем, «Кладовщик, склад № 1». Если в договоре нет подразделения, пишите только должность.

Что указывать в графе 5

Графа «Код выполняемой функции». В шестом столбце укажите четырехзначный код и контрольное число профессии работника из Общероссийского классификатора занятий. Например, для кладовщика это 4321.9.

Общероссийский классификатор занятий

Коды в классификаторе ищите по наименованию должности или профессии и по отдельным словам этого наименования по всему тексту с помощью функции «Поиск по тексту».

При прекращении ГПД также укажите код для соответствующего вида договора.

Графа «Причины увольнения». В седьмом столбце укажите причину увольнения и соответствующий ей код из классификатора кодов.

Классификатор кодов увольнения

Например, увольнению по собственному желанию соответствует код «п3ч1с77тк».

В этом коде уже зашифрована ссылка на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ, в котором названо одно из оснований увольнения — расторжение трудового договора по инициативе работника. Отдельно приводить ссылку на статью ТК не надо.

Запись об увольнении по собственному желанию должна выглядеть так: «п3ч1с77тк Трудовой договор расторгнут по инициативе работника».

За нарушение срока сдачи подраздела 1.1 ЕФС-1 и за ошибки в нем трудовая инспекция может вынести предупреждение или оштрафовать руководителя компании или ИП на 300—500 ₽.

О санкциях за ошибки в отчете

Если эти нарушения допущены по исполнителю по ГПД, будет дополнительный штраф в 500 ₽ для работодателя-организации.

ЕФС-1: на какие важные моменты обратить внимание бухгалтеру и кадровику

Отчетность по персонифицированному учету и взносам на травматизм объединит сведения из СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3. Подавать форму ЕФС-1 надо в объединенный фонд уже со следующего года. Рассмотрим основные важные моменты.

Отчет ЕФС-1 состоит из титульного листа и 2 разделов с подразделами. В них отражают сведения, например:

Заполнять подраздел 1 раздела 1 надо при сдаче подразделов 1.1, 1.2, 1.3. Подразделы 2.1 и 2.3 раздела 2 заполняют все страхователи при подаче раздела 2. Подразделы 2.1.1 и 2.2 раздела 2 оформляют, только если есть показатели. Титульный лист входит в состав отчета всегда.

Перенос сведений из старых форм в новую

Подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 ЕФС-1 станет аналогом СЗВ-ТД, а подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 ЕФС-1 – СЗВ-СТАЖ.

В подраздел 3 раздела 1 новой формы перенесли сведения из ДСВ-3.

Раздел 2 ЕФС-1 заменит 4-ФСС.

Сроки сдачи

ЕФС-1 с подразделом 1.2 подраздела 1 раздела 1 подают раз в год. Впервые это нужно сделать не позднее 25 января 2024 года за 2023 год.

https://www.youtube.com/watch?v=nbd1y37gWss\u0026pp=YAHIAQE%3D

Форму с разделом 2 представляют ежеквартально — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

ЕФС-1 с подразделом 1.1 подраздела 1 раздела 1 надо сдать при приеме, увольнении, переводе и иных кадровых изменениях с 1 января 2023 года в такие сроки:

ЕФС-1 с подразделом 1.3 подраздела 1 раздела 1 учреждения подают не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим.

ПФР разъяснил, что последний раз СЗВ-М представляют за декабрь 2022 года не позднее 16 января. Чтобы определить форму (СЗВ-ТД или ЕФС-1), по которой надо сдать сведения (например, о переводе), ориентируются на дату приказа. Подробнее см. новость.

Нюансы заполнения формы для всех страхователей

В подразделе 1 раздела 1 в поле «Статус ЗЛ» надо указать статус зарегистрированного лица, например: ГРФ – граждане РФ, ПЖИГ – иностранцы или лица без гражданства, постоянно проживающие в России.

В подразделе 1.1 подраздела 1 раздела 1 отражают сведения о трудовой деятельности. Они схожи с теми, что были в СЗВ-ТД. Отличие: теперь нужно отражать еще и сведения по договорам ГПХ.

В гр. 7 указывают причину увольнения и код. Последний берут из классификатора к порядку заполнения. Например, при увольнении по собственному желанию – п3ч1с77тк. Сейчас в СЗВ-ТД код не указывают. Если в гр. 7 поставили код «иное», то надо отразить норму нормативно-правового акта, по которому уволили работника. При прекращении договора ГПХ графу не заполняют.

В подразделе 1.2 подраздела 1 раздела 1 по сравнению с отчетом СЗВ-СТАЖ добавили графы, например:

• 5 – районный коэффициент;
• 11 – индивидуальный номер рабочего места;
• 12 – класс (подкласс) условий труда.

Убрали гр. 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица/сведения о периодах, засчитываемых в страховой стаж безработным».

Теперь в разделе отражают сведения только по отдельным категориям работников, например:

• по «вредникам»;
• работникам с чернобыльскими льготами;
• государственным и муниципальным служащим;
• тем, кто находился в отпуске до 3 лет или без сохранения зарплаты.

В подразделе 2 раздела 1 указывают сведения по страхователю. Его подают вместе с подразделом 1.2 подраздела 1. Поле «Отчетный период» должно иметь значение, равное или больше «2023».

В подразделе 3 раздела 1 в таблице отражают те же показатели, что сейчас в отчете ДСВ-3.

В подразделе 2.1 раздела 2 вносят показатели, аналогичные показателям в табл. 1 отчета 4-ФСС. В новый отчет добавили гр. 4 «На начало отчетного периода».

В подразделе 2.1.1 подраздела 2.1, подразделах 2.2 и 2.3 раздела 2 указывают ту же информацию, что сейчас в таблицах 1.1, 2 и 4 отчета 4-ФСС.

Подраздел 2.1.1 заполняют:

• страхователи, которые выделили подразделения в самостоятельные классификационные единицы (СКЕ);
• страхователи — учреждения, часть деятельности которых финансируют из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников;
• страхователи — физлица, которые исчисляют взносы по нескольким основаниям.

Сейчас табл. 1.1 отчета 4-ФСС заполняют только страхователи с подразделениями, выделенными в СКЕ.

Форма 4-ФСС также включает табл. 3, но в ЕФC-1 аналогичного раздела нет.

Нюансы заполнения формы для организаций бюджетной сферы

В подразделе 1.3 подраздела 1 раздела 1 отражают информацию о зарплате и условиях работы. Его подают государственные (муниципальные) учреждения, которые осуществляют некоторые виды деятельности. На основе этого подраздела станут мониторить систему оплаты труда в бюджетной сфере. Похожую форму учреждения сдавали единовременно за 2020 год.

Расскажем, как заполнять некоторые реквизиты и графы.

В поле «КТО организации» указывают код типа организации по перечню, например: музеи – 1.02, общеобразовательные организации – 3.1.2, больницы – 4.1.01.

Поле «Идентификационный номер ТОСП (если ТОСП)» заполняют только территориально обособленные подразделения.

В поле «OID организации» медорганизации указывают номер OID по федеральному регистру. Иные организации поле не заполняют. Номер OID медорганизации вносят и в гр. 4 «Наименование структурного подразделения; OID».

В гр. 1 «N п/п» номер присваивают строке, когда надо отразить несколько периодов работы застрахованного. Графы не заполняют, если работник выполнял работу только по договору ГПХ.

Из классификатора к порядку заполнения формы организации берут:

• код для гр. 5 «Код наименования должности (профессии)». Если подходящего значения в классификаторе нет, то вносят наиболее близкое обобщенное наименование;
• код для гр. 6 «Код категории персонала». Если должность имеет 2 и более кодов, то указывают код, который соответствует максимальному уровню разукрупнения;
• коды ученых и почетных званий для гр. 7 «Звание (степень)». Ученую степень работника обозначают «КН» или «ДН». Если у работника нет званий и ученых степеней, ставят «0»;
• коды для гр. 12 «Профессиональная квалификационная группа» и гр. 13 «Квалификационный уровень». В графах ставят «0», если должности нет в профессиональных квалификационных группах. Если она есть в группе, но для нее нет квалификационного уровня, то «0» вносят только в гр. 13;
• код для гр. 14 «Класс (подкласс) условий труда по степени вредности и (или) опасности». При отсутствии информации ставят «0»;
• код для гр. 23 «Код выплаты».

В гр. 8 «Код» и 9 «Значение» медорганизации ставят код по таблице из порядка заполнения. Все иные организации указывают «0».

В гр. 10 «Вид» указывают «1», «2» или «3» в зависимости от вида договора. Сведения о начисленных выплатах заполняют несколькими строками, если в течение месяца вид договора или его существенные условия труда изменили.

В гр. 11 «Срок» указывают одно из значений:

• 1 — трудовой договор на неопределенный срок;
• 2 — срочный трудовой договор.

В гр. 15 «Квалификационная категория, присвоенная по итогам аттестации» отражают значение от 1 до 3. Если у работника нет категории, то ставят «0».

Показатель гр. 17 «Система оплаты труда» принимает одно из значений:

• 1 – сдельная;
• 2 – повременная (работнику установили оклад, должностной оклад, месячную ставку);
• 3 – повременная (работнику установили часовую ставку);
• 4 – иная.

В гр. 21 «Код специальных часов работы» отражают один из кодов по таблице из порядка заполнения.

Размер выплаты в гр. 24 «Сумма» должен иметь значение с 2 знаками после запятой. В графе отражают фактические размеры выплат, начисленные работнику как в отчетном месяце, так и за предыдущие периоды.

Корректируют данные в установленном порядке.

В графе нельзя указывать отрицательные значения, которые произошли из-за неотражения или неполноты сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы зарплаты.

В подразделе 2.1.1 подраздела 2.1 раздела 2 строки «Основной ВЭД» учреждения заполняют по каждому виду финансирования. Для этого добавляют строки. В части деятельности, которую финансируют из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников, в гр. 5 учреждения указывают размер страхового тарифа для 01 класса профриска.

В остальном порядок заполнения схож с тем, что сейчас применяют для табл. 1.1 отчета 4-ФСС.

Как заполнить и сдать ЕФС-1 на уволенных и новых сотрудников: штатных и по ГПХ

С 2023 года при увольнении или приеме на работу вместо СЗВ-ТД сдается ЕФС-1. За каждый неверно представленный отчет — штраф. Как правильно заполнить новую форму, в какие сроки, куда и какими способами сдавать

Сразу скажем про состав отчета. Во всех случаях, когда нужно подавать сведения о трудовых отношениях вместо прежнего СЗВ-ТД, в форме заполняют только:

• титульный лист;
• подраздел 1;
• подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1.

Напомним, что форма ЕФС-1, как и порядок сдачи и заполнения утверждены постановлением Правления ПФ от 31.10.2022 № 245п.

Куда и в какой срок сдавать

Отчет ЕФС-1 нужно сдавать в свое территориальное отделение Социального фонда.

Сроки отличаются в зависимости от ситуации. Для удобства собрали их все в таблице ниже.

Ситуация	Срок сдачи ЕФС-1
Прием на работу или увольнение, в том числе для вновь созданных компаний	На следующий рабочий день после оформления или прекращения трудового договора
Перевод сотрудника на другую должность	До 25 числа месяца, следующего за месяцем перевода
Сотрудник мобилизован	На следующий день после приостановления или возобновления трудового договора на основании ст. 351.7 ТК
Заключили договор ГПХ с исполнителем, кроме самозанятых и ИП	На следующий рабочий день после заключения или прекращения договора

Сведения на внутренних и внешних совместителей нужно подавать в тех же случаях, что и на основных работников.

Но учитывайте, что это должен делать только тот работодатель, где совместитель устроен как по основному месту работы.

Объясняется это тем, что именно такому работодателю сотрудник подает заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

В остальном сведения о совместителе отражаются по общим правилам, какие-либо особенности порядком заполнения ЕФС-1 не установлены.

Обратите внимание, что на исполнителей со статусом самозанятые или ИП заполнять и сдавать отчет ЕФС-1 не нужно.

Какими способами отчитываться

В основном форму ЕФС-1 обязательно представлять в электронном виде с УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью) ответственного.

Только, если в компании или у ИП 10 человек или меньше, включая исполнителей по ГПХ, то отчет можно сдать по почте на бумаге. Это не обязанность, поэтому, если удобнее сдавать отчеты онлайн, сдавайте ЕФС-1 электронно.

Подключайтесь к электронным сервисам Калуга Астрал. Компания представляет решения для сдачи электронной отчётности, чтобы вы могли сдавать ее в два клика, без ошибок и штрафных последствий:

Астрал Отчет 5.0 – новый web-сервис для передачи отчетности в контролирующие органы.

Астрал Отчет 4.5 – сервис сдачи электронной отчетности со встроенным плагином ЭДО, который позволяет хранить данные локально.

1С Отчетность – удобный сервис для сдачи отчетности прямо из вашей программы 1С.

Чаще всего обязанности по заполнению ЕФС-1 возлагают на сотрудника бухгалтерии или отдела кадров. Ответственного за отчетность, чья электронная подпись используется, закрепите во внутренних документах организации. Например, можно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, дополнение к должностной инструкции или приказ руководителя.

Как заполнить подраздел 1.1

Для заполнения отчета понадобятся трудовой или гражданско-правовой договор, приказ на прием/увольнение штатного сотрудника и иные кадровые документы.

Пройдемся по каждой графе таблицы, которую вы будете заполнять в подразделе 1.1 ЕФС-1 при подаче сведений о трудовых отношениях.

Графу 11 в первичном отчете заполнять не нужно, так как она предназначена для отмены ранее предоставленных сведений. То есть в случае ошибки в первичном отчете. Для исправления заполняют подраздел 1.1 ЕФС-1 так же, как и в первичном варианте, но в графе 11 ставят знак «X».

На сколько оштрафуют за ошибки и опоздание

За неверное или несвоевременное предоставление сведений ЕФС-1 на штатных сотрудников должностному лицу грозит ответственность по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП. Это может быть предупреждение или административный штраф от 300 до 500 руб.

За нарушения в порядке сдачи и заполнения ЕФС-1 на исполнителей по ГПХ, наказание предусмотрено в ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП. Размер административного штрафа тот же – от 300 до 500 руб.

Сдавайте отчет ЕФС-1 электронно через сервисы Калуга Астрал. Выбирайте, какой удобнее: облачный онлайн-сервис Астрал Отчет 5.0, сервис с локальным хранением данных Астрал Отчет 4.5 или же интегрированный с вашей учетной программой – 1С-Отчетность.

В каждом сервисе формы отчетов автоматически обновляются в случае изменений, а все показатели проходят автопроверку на ошибки. Сдавайте электронные отчеты уверенно, без лишнего внимания проверяющих и штрафных санкций.