Первичный документ подтверждает разные события в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие. В зависимости от события, перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

В видеоформате мы рассказываем про оформление сделок в курсе молодого ИП. В курсе 11 уроков, тесты и практика, кроме документов он поможет разобраться с налогами, применением онлайн-касс, выбором банка и проверками.

Документы для сделки с клиентом:

• Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
• Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
• Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение. 
• Накладная —документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
• Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ. 
• Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
• УПД заменяет акт/накладную + счёт-фактуру.

Курс молодого ИП

11 видеоуроков для уверенного старта бизнеса

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

• Предмет договора: какой результат сделки. 
• Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
• Права и обязанности сторон: как происходит работа.
• Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
• Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
• Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе. Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает. 

• Шаблоны распространённых договоров:
• Шаблон договора об оказании услуг
• Шаблон договора подряда
• Шаблон договора поставки

Счёт

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

Шаблон счёта

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов. По желанию добавьте подпись, печать и QR-код.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек. 

Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Все чеки передают в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Контур.ОФД моментально отправляет данные в ФНС, а вся информация о чеках и кассах доступна в личном кабинете сервиса.

Отсрочек по применению онлайн-касс больше нет, но есть исключения для некоторых видов деятельности, а на патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели — полный список исключений смотрите в статье.

Статья про онлайн-кассы

Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам. 

Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя.

Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя.

 Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

1. Шаблон накладной
2. Статья: товарная накладная ТОРГ‑12
3. В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Шаблон акта

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Объединяет в себе два документа: акт (накладную) и счёт-фактуру. 

Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.

На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения). 

Статья актуальна на  30.01.2023

Работа с НДС в сервисе Контур.Эльба – это действительно очень легко

Площадка Контур.Эльба была специально создана для налоговых режимов, которые были освобождены от НДС. Следует подробнее поговорить о том, как пользователям сервиса работать с НДС.

Если требуется помощь с оплатой по НДС, то здесь придет на помощь проверенный сервис Контур.Эльба.

Посетителям ресурса первым делом необходимо выставить счет фактуру, перейдя в Документы → Исходящие. Платформа предлагает несколько видов операций:

• Работы с государственным имуществом
• Заказ услуг у зарубежных компаний, не состоящий на учете в Российской Федерации
• Оплата услуг Апворк, а также иных зарубежных компаний, не состоящих на учете в Российской Федерации
• Приобретение продукции у зарубежных компаний, не состоящих на учете в Российской Федерации.

Каждый квартал на сайте в разделе «Отчётность» пользователь сможет найти задачу, которая позволит выполнить отправку деклараций по НДС быстро и без особых усилий.

Следует понимать, если пользователь решит заказать услуги у зарубежных компаний, то нужно будет платить НДС раньше, вместе с оплатой зарубежной компании. В этом случае следует создать две платежки в банке: на оплату налога и контрагента. Платформа Контур.Эльба не сможет в данной ситуации подготовить платеж вовремя – помните об этом.

Пользователю следует выставить счет-фактуру в Документы → Исходящие. Что касается вида операции, то нужно выбрать «Продажа с НДС по просьбе клиента».

Когда квартал подойдет к концу, то в разделе «Отчетность» высветится задача «Заплатить налог по НДС». Если вы воспользуетесь ей, то сможете быстро отправить необходимую декларацию. Кроме этого, вы сможете сделать выгрузку платежки – все очень быстро и легко.

Совершить подобную операцию может потребовать в двух ситуациях:

• Если пользователь не предполагал, что на основной системе налогообложения;
• Если у пользователя лишь ЕНВД/патент и налоговая просит нулевки по ОСНО.

Вот список шагов, которые необходимо совершить:

Первым делом следует выставить фиктивный счёт-фактуру, посетив «Документы:

Когда квартал подойдет к концу, то станет доступна задача в разделе «Отчетность». Пользователю нужно открыть ее, а потом нажать «Не учитывать в декларации» напротив фиктивного счёта-фактуры:

Теперь остается всего лишь отправить декларацию.

Помните, что нужно будет подать 3-НДФЛ.

К сожалению, на ресурсе Контур.Эльба невозможно подготовить 3-НДФЛ. Сервис не подходит для ОСНО.

Как в Контур.Бухгалтерии работать с НДС — Контур.Бухгалтерия

Считайте налоги в удобном сервисе: учет, зарплата, отчетность онлайн, полезные инструменты для директора и бухгалтера

Попробовать бесплатно

НДС платят разные категории компаний и предпринимателей:

• Плательщики ОСНО. Прежде всего, НДС платят ИП и компании на общей системе налогообложения. Они уплачивают «внутренний» НДС с товаров или услуг, проданных на территории России.
• Импортеры. Это плательщики «ввозного НДС» при импорте товаров и услуг на территорию России. Исключение — ввоз в Россию медицинских товаров, реализация которых не облагается НДС (п. 2 ст. 150 НК РФ).
• Участники товарищества. Когда ИП или организации вступают в товарищество, то платят НДС с каждого дохода. Перечислить НДС должен один из участников, которому по договору поручили вести общие дела. При этом из налоговых режимов можно применять только ОСНО или УСН «Доходы минус расходы».
• Налоговые агенты. Иногда компании приходится передавать в бюджет НДС за своего контрагента, тогда она становится налоговым агентом (ст. 161 НК РФ). Сумму налога агент удерживает заранее и сам перечисляет в ФНС. Эта схема нужна, если контрагент не может самостоятельно заплатить налог. Так бывает в нескольких ситуациях.
  • При работе с иностранцами. Покупая товары или услуги у иностранцев, компания должна перечислить НДС, если иностранный поставщик не состоит на учете в российской ФНС; товар, услуга или работа облагаются НДС (список освобожденных от НДС операций смотрите в п.3 ст. 149 НК РФ); товары или услуги продают в России.
  • При аренде госимущества. При покупке или аренде государственного имущества организации и ИП обязаны заплатить НДС (п.3 ст. 161 НК РФ). Сумму налога нужно самостоятельно удержать из стоимости объекта, которая указана в договоре.
  • В редких случаях. Иногда компания занимается специфическим видом деятельности, доход с которого облагается НДС: продажей конфиската, покупкой имущества банкрота.
• Спецрежимники при выставлении счета-фактуры с НДС. Организации и ИП на УСН, ЕСХН и ПСН не платят НДС. Но если они выставят счет-фактуру для компании на ОСНО, придется заплатить налог и сдать декларацию по НДС.

НДС не платят компании на спецрежимах и участники «Сколково». А еще освобождаются от НДС предприниматели и компании на ОСНО, у которых три месяца подряд выручка не превышала 2 млн ₽. Для этого нужно подать уведомление об освобождении от уплаты НДС (ст. 145 УК РФ). 

Из всех этих категорий плательщиков НДС Контур.Бухгалтерия подходит:

• для организаций на ОСНО;
• импортеров на УСН;
• налоговых агентов;
• комиссионеров и агентов.

Предпринимателям на ОСНО и товариществам сервис не подходит. В Бухгалтерии они могут подключить только тариф «Зарплата», чтобы начислять и выплачивать зарплату, рассчитывать и платить НДФЛ, взносы, сдавать отчетность по сотрудникам и заполнять кадровые документы.

Главная задача пользователя Контур.Бухгалтерии — аккуратно вводить в сервис первичные документы: накладные, акты и счета-фактуры, банковскую выписку, приходные и расходные кассовые ордеры и т.д.

На основании первичных документов формируются проводки: сервис сам подбирает нужную проводку для каждой операции. На базе первичных документов и проводок сервис формирует книги покупок и продаж, журнал счетов-фактур и оборотно-сальдовую ведомость. 

Простой и удобный расчет страховых взносов в Контур.Бухгалтерии! Учет, налоги, зарплата, отчетность в одном сервисе

Попробовать бесплатно

По завершении каждого квартала на главной странице сервиса появляется задача «Отчитаться по НДС и заплатить налог» за каждый квартал. Первая часть задачи — создание и отправка декларации. Бухгалтерия подтягивает данные для документа из оборотов по определенным проводкам:

• Раздел 2 — если компания брала в аренду госимущество в прошедшем квартале, этот раздел заполняется, иначе нет. 
• Раздел 3 — здесь система рассчитывает суммы налога, подтягивая данные в том числе из разделов 8 и 9. Если компания или ИП работают на спецрежиме и стали плательщиками НДС, этот раздел не заполняется.
• Разделы 8 и 9 — сюда попадают данные из книг покупок и продаж у ОСНОшников, а компании и ИП на спецрежимах, которые отчитываются по операциям с НДС, не заполняют эти разделы.
• Разделы 10, 11, 12 — здесь отражаются данные о счетах-фактурах по агентским операциям, если они были в прошедшем квартале, иначе разделы не заполняются.
• Разделы 10, 11, 12 — также в этих разделах появляются данные о продажах с НДС, которые сделали компании или предприниматели на УСН. У компаний на ОСНО этого раздела в декларации нет.
• Раздел 1 — здесь резюмируются расчеты из всех других разделов, подводится итог всей декларации и появляются суммы налога к уплате.

Вы можете проверить, корректно ли заполнены строки декларации. Для этого нужно нажать на значок «?» в правой части строки. В открывшейся подсказке вы увидите, из каких оборотов и по какому счету выведено число в строке. А еще можно сформировать анализ счета. Подробнее об этом можно прочитать в нашей Справке.

При формировании декларации вы можете убрать отдельные суммы НДС к возмещению, если не хотите принимать их к вычету в этом квартале. Инструкция тоже есть в Справке. 

Когда все данные в декларации по НДС заполнены, пользователь нажимает кнопку «Далее» под отчетом — и сервис начнет его проверку по контрольным соотношениям, рекомендованным ФНС.

На странице с результатами проверки появится число обнаруженных ошибок и предупреждений. Отправить отчет с ошибками нельзя, нужно открыть протокол ошибок по кнопке «Посмотреть протокол». Затем пройти по ссылкам в разделы отчета с ошибками, разобраться в них с помощью подсказок или специалиста техподдержки, отредактировать отчет — и снова повторить проверку.

Если по результатам проверки появились предупреждения, отчет отправить можно. Но мы рекомендуем ознакомиться с предупреждениями и по возможности внести правки.

Если проверка не выявила ошибок и отчет готов, пользователь нажимает кнопку «Подписать и отправить», выбирает сертификат. После подписания электронной подписью отчет отправлен. Сервис сообщит о его статусе: «Доставлен», «Отклонен», «Принят» по sms или e-mail.

При подготовке декларации сервис вычисляет сумму НДС к уплате. После этого налог остается уплатить, для этого система подготовит платежное поручение. Если у пользователя настроена интеграция с обслуживающим банком, то платежку можно сразу отправить в интернет-банк, где ее нужно только подписать. После уплаты налога сервис предложит проводку, чтобы учесть в расходах платеж.

Вы имеете право разбить платеж за квартал на три части и платить НДС в течение всего квартала — до 25 числа каждого месяца.

Онлайн-бухгалтерия сама рассчитает сумму, подготовит платежку и напомнит о сроках. Учет, зарплата, отчетность.

Попробовать бесплатно

В сервисе на вкладке «Управленческие отчеты» есть раздел «Расчет НДС». Здесь можно видеть, как рассчитан налог за квартал и из чего он складывается, а еще как можно снизить налог к уплате и каких документов не хватает в системе для окончательного расчета. Также «Расчет НДС» укажет на ошибки в учете налога, если они есть.

Руководителю бизнеса этот отчет пригодится, чтобы заранее видеть примерную сумму НДС к уплате, планировать расходы и обходиться без кассовых разрывов. Отчет поможет вовремя запросить у контрагентов все отгрузочные документы, получить максимум возможных вычетов и избежать штрафов.

Бухгалтеру пригодятся подсказки по верному отражению НДС. Бухгалтерия перечислит недостающие документы, двойное начисление налога, подскажет, в каких случаях нужно начислить НДС с авансов. Больше не придется искать эти сведения вручную — они автоматически попадают в отчет. 

А еще бухгалтер с помощью отчета может легко передать директору все важные сведения: предварительную сумму налога, список недостающих документов и пояснения, из чего складывается налог. Бухгалтерские фирмы в конце квартала смогут сэкономить много времени с помощью «Расчета НДС».

Ольга Власова
Бухгалтер ООО «Контакт»

В конце каждого квартала каждый бухгалтер производит предварительный расчет налога НДС для директора компании: 

• рассчитывает предварительную сумму налога НДС к уплате — с продаж и с авансов, сумму налога к возмещению;
• составляет перечень контрагентов, по которым не хватает закрывающих документов — эти документы нужны в бухгалтерии, чтобы уменьшить сумму НДС к уплате.

Это занимает время бухгалтера, поэтому очень здорово, что в нашем рабочем сервисе появился отчёт, по которому можно каждый день видеть автоматом текущую ситуацию с НДС. Это освободило нам время и это полезно для директора: он может сам в любой момент иметь представление о текущей картине по НДС».

В правой части отчета есть разделы:

• Как уменьшить НДС: система указывает на недоработки и ошибки в учете. Например, двойное начисление налога, если операции привязаны к разным счетам и договорам и тогда сервис дважды начислил налог по одной сделке. Бухгалтерия предложит возможные отгрузки к незакрытым авансам, опираясь на сумму документа, их нужно будет проверить на корректность. Другой недочет, влияющий на сумму налога — отсутствие отгрузочных документов или отметок о получении счета-фактуры, система подскажет, по каким операциям не хватает документов. Если в учете нет ошибок или неточностей, сервис просто не выведет соответствующие подсказки.
• Как избежать штрафа: Контур.Бухгалтерия следит за возможными недочетами и нарушениями правил расчета НДС. Если покупатели перечислили вам оплаты, а вы не планируете отгрузку в квартале, система напомнит, чтобы вы изменили операцию во входящих платежках, тогда сервис рассчитает авансовый НДС. А еще проверит, нет ли некорректной привязки платежек и закрывающих документов к операциям и двойного принятия НДС к вычету. Чтобы НДС был начислен верно, Бухгалтерия напомнит выдать покупателям счета-фактуры.

В Контур.Бухгалтерии удобно работать с НДС. Все новички могут бесплатно работать в сервисе 14 дней, тестировать его возможности и разобраться в его устройстве самостоятельно или с помощью бесплатной консультации наших специалистов. Начните работать в Бухгалтерии и решите, подходит ли это вам.

Контур.Бухгалтерия напомнит об уплате налогов, проведет расчет, заполнит и проверит декларацию для отправки онлайн.

Попробовать бесплатно

Бухучет при УСН

Бухучет при УСН обязателен для организаций, начиная с 2013 года. Индивидуальные предприниматели и лица, занимающиеся частной практикой, как и прежде, освобождены от этой обязанности. Основная особенность ведения бухучета при УСН – использование кассового метода учета доходов, а при объекте налогообложения «Доходы минус расходы», еще и учета затрат.

https://www.youtube.com/watch?v=qSiS-Plawpg\u0026pp=ygVs0JrQsNC6INCywqDQmtC-0L3RgtGD0YAu0JHRg9GF0LPQsNC70YLQtdGA0LjQuCDRgNCw0LHQvtGC0LDRgtGMINGBwqDQndCU0KEgLSDQntGC0LLQtdGCINCR0YPRhdCz0LDQu9GC0LXRgNCw

Что представляет собой бухучет при УСН на кассовом методе? Это учет доходов и расходов (при необходимости) в момент их оплаты.

  То есть, если даже товар будет отгружен покупателю, то отразить данную операцию в КУДИР можно будет только после получения фактической оплаты, будь то наличные денежные средства, переданные в кассу, или поступление на расчетный счет.

Правда, в некоторых случаях применяют и другие способы оплаты: в натуральной форме, бартер, ценные бумаги, взаимозачет.

Что касается расходов, то бухучет при УСН признает их не только после оплаты, но и при соблюдении еще ряда условий:

1. Они должны входить в закрытый перечень, который опубликован в статье 346.16 НК РФ,
2. Расходы должны быть целесообразными: экономически обоснованными и понесенными для получения прибыли.
3. Обязательное документальное подтверждение.

Учетная политика в бухучете при УСН

Учетную политику составлять необходимо в любом случае. Кстати, индивидуальные предприниматели также должны позаботиться о наличии этого нормативного акта для целей налогового учета.

А вот организации в учетной политике прописывают и бухгалерский учет при УСН: способы его ведения, документооборот, состав отчетности, методы ведения книги учета доходов и расходов, списки лиц, имеющих право подписи, работы с наличными денежными средствами и т.д.

Помимо самого документа составляют приказ об ее  утверждении, который подписывает директор организации: отдельно для бухгалтерского учета, и отдельно – для налогового.

План счетов на упрощенке

Организациям, которые ведут бухучет при УСН позволено разработать собственный план счетов. В нем можно оставить счета, непосредственно отражающие деятельность фирмы. И полный перечень не потребуется.

Также информацию можно обобщать: к примеру, вместо использования счетов 90, 91, и 99 для учета финансовых результатов можно отражать все операции только по 99 счету.

План счетов должен быть прописан в учетной политике организации.

Бухучет при УСН – создаем резервы

До того, как официально была вменена обязанность вести бухучет при УСН, о резервах вряд ли кто-то задумывался.  Если есть основания, то упрощенцы просто обязаны создавать их.

Особенно это важно в тех случаях, когда после составления бухгалтерской отчетности обнаруживается ошибка и информация оказывается искаженной больше, чем на 10%.

Вот три вида резервов, которые должны формировать организации на УСН:

1. Резерв по сомнительным долгам – создается, чтобы обезопасить себя от рисков, связанных с потерей денежных средств по невыплаченной дебиторской задолженности. Он необходим только в случаях наличия сомнительной задолженности. Сумму резерва необходимо прописать в учетной политике.
2. Резерв под обесценивание финансовых вложений – его создают только в том случае, если на балансе организации числятся ценные бумаги, по которым нет поступлений и, если они постепенно обесцениваются. Резерв рассчитывают исходя из разницы между учетной и текущей (сниженной) ценой.
3. Резерв под снижение стоимости материальных ценностей – создается для МПЗ, которые морально устарели или значительно упала цена на них. Сумма резерва рассчитывается, как разница между текущей рыночной и учетной ценой.

Инвентаризация при ведении бухучета на УСН

Организации, ведущие бухучет при УСН перед составлением годовой отчетности обязаны провести инвентаризацию имущества и обязательств. Все результаты должны быть задокументированы надлежащим образом. Необходимо составить инвентаризационные описи и акты в двух экземплярах.

Они должны содержать информацию о фактическом стоимостном и/или количественном выражении проверяемого объекта и данные по учету. На их основании делаются соответствующие выводы о состоянии учета, наличии излишков и недостач.

Все документы должны быть подписаны лицами, перечисленными в приказах на утверждение комиссий по инвентаризации.

Все формы документов для проведения данной процедуры являются унифицированными и их можно найти в приложениях к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Основные виды инвентаризации, которые необходимы, чтобы бухгалтерский учет при УСН был безошибочным:

1. Инвентаризация основных средств.
2. Инвентаризация нематериальных активов.
3. Инвентаризация товарно-материальных ценностей.
4. Инвентаризация кассы.
5. Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности.

Бухучет при УСН – составление отчетности

Отчетным периодом для предоставления бухгалтерской отчетности является год. Дата, до которой отчет должен быть представлен в налоговую инспекцию – 31 марта. Организации, которые ведут бухучет при УСН,  могут не составлять промежуточную бухгалтерскую отчетность.

Что касается форм, то фирмы, которые можно причислить к малым (их на упрощенной системе налогообложения большинство) могут сдавать сокращенную отчетность, состоящую из бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках, а также, при необходимости, пояснительной записки.

Упрощенный бухучет

Организации, которые имеют статус малых и микро предприятий могут вести упрощенный бухучет при УСН. Это значит, что можно воспользоваться такими привилегиями, как:

1. Иметь сокращенный план счетов.
2. Вести упрощенные регистры вместо заполнения бухгалтерских ведомостей.
3. Сдавать бухгалтерскую отчетность в упрощенном виде.
4. Микропредприятия  могут обойтись без дебета и кредита, т.е. не вести бухучет при УСН методом двойной записи.

 Бухучет при УСН требует бухгалтерской программы. Это требование (жизненное) никак не обойти. А, вот, наличие бухгалтера иногда ставится под сомнение — а надо ли? Бывает бизнес не сложный, бывают предприниматели «подкованные», бывают ещё ситуации, когда бухучет при УСН хочется вести самостоятельно. Либо отдавая бухгалтеру лишь небольшой объем работы.

И в таких вариантах самую важную роль играет бухгалтерская программа, в идеале она должна быть предельно простой, несмотря на бухучет, который по определению, не прост, предельно автоматизированной и автономной (не надо идти в Яндекс или Гугл, консультант плюс, форумы, сайты налоговой и т.д. ). А ещё желательна одновременная работа (бухгалтера, предпринимателя, менеджеров).

Все эти желания очень удачно объединились в онлайн-бухгалтерии, она к тому, всегда актуальна и не требует обновления со стороны пользователя, а ещё она не только ведёт учет и формирует отчетность (это все бухпрограммы умеют), но и сдаёт отчетность в контролирующие органы! Стоимость работы в Контур Бухгалтерии начинается от 1500 руб за квартал.

После регистрации месяц можно работать бесплатно (ограничение — нельзя сдать отчетность онлайн) :

Регистрация (14 дней бесплатно)

Как вести бизнес удалённо: все про ЭЦП, ЭДО, отчёты и сотрудников

Рассказали, какие процессы можно перевести на удаленку и как все грамотно оформить — в статье вы найдете рекомендации экспертов и готовые образцы документов.

Традиционно существует четыре способа подписать договор удаленно:

• обмен оригиналами;
• обмен сканами;
• подписание pdf;
• электронный документооборот (ЭДО).

Первый способ считается традиционным, но и самым трудоемким. На обмен оригиналами может уйти много времени, кроме того, почта до сих пор может дать сбой и ваши документы могут не дойти до адресата. 

Обмен сканами в свою очередь быстрее, дешевле, но и здесь свои нюансы: бухгалтерия может потребовать оригиналы. И чтобы обмен сканами имел юридическую силу, необходимо включить в договор с контрагентом условие об применении такого способа обменами документами с уточнением, какая именно электронная почта будет использоваться. 

Подписание договора в формате pdf — вариант для тех, кто работает с контрагентами без ЭДО, но с квалифицированной электронной подписью (ЭЦП). Для этого придется купить лицензионную версию ПО, которая позволяет добавлять ЭЦП в документы.

К минусам такого способа можно отнести, во-первых, нарушения работы ПО, связанные с санкциями и уходом многих производителей с российского рынка.

Во-вторых, документ, отправленный на электронную почту, может случайно попасть в спам и по ошибке его могут удалить.

Таким образом, самый надежный и удобный способ удаленно подписать договор — использовать ЭДО вместе с ЭЦП. Расскажем подробнее, как получить ЭЦП и организовать ЭДО в компании.

Получить квалифицированную ЭЦП

Квалифицированная электронная подпись считается самой защищенной и, в отличие от неквалифицированной, приравнивается к собственноручной на бумажном носителе в любых правоотношениях.

С помощью квалифицированной ЭЦП вы можете оформлять электронные счета-фактуры, подавать документы при регистрации ООО или ИП, представлять отчетность в ФНС и фонды, заверять первичные документы и договоры с поставщиками и покупателями.

Руководители компаний и ИП могут бесплатно получить квалифицированные ЭЦП в удостоверяющем центре налоговой. Для этого нужно записаться на получение подписи:

• подать заявление на сайте ФНС или через мобильное приложение ФНС «Налоги ФЛ»;
• приложить к заявлению паспорт, СНИЛС, ОГРН или ИНН, оригинал или заверенную копию первичного документа, подтверждающего полномочия руководителя;
• принести инспекторам ключевой носитель информации для записи сертификата ЭЦП.

Полученная подпись действует 15 месяцев.

Сотрудники компаний и представители ИП могут получить квалифицированные ЭЦП в аккредитованных удостоверяющих центрах за плату по обычной доверенности.

Для этого сотрудники должны пройти идентификацию и предоставить оригиналы или заверенные копии паспорта, СНИЛС и ИНН, выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, свидетельство о постановке на учет в налоговой.

Такая подпись будет действовать до 31 декабря 2022 года, после чего сотрудник должен будет получить в аккредитованном центре новую квалифицированную ЭЦП.

Всем сотрудникам, кроме руководителя, нужна доверенность на право использовать ЭЦП. Например, главному бухгалтеру — доверенность на право подписывать отчетность. Электронную (машиночитаемую) доверенность необходимо прикладывать к электронному документу, который сотрудник подписывает от имени компании или ИП.

Подробнее о том, кто и где может получить квалифицированную ЭЦП с 1 января 2022 года — смотрите в таблице.

Порядок использования ЭЦП закрепите в локальном акте, например в положении об учете, хранении и использовании ЭЦП.

Скачайте пример положения об учете, хранении и использовании ЭЦПСкачать

Выпустить ЭЦП и наладить удаленную работу с контрагентами помогут эксперты Главбух Ассистент. Квалифицированные бухгалтеры также оформят доверенность, подготовят отчетность и сами отправят в ФНС. Эти услуги уже включены в ежемесячное обслуживание.

Организовать ЭДО

После того, как вы получили электронную подпись, вы можете перейти на электронный документооборот с контрагентами. Для этого выполните несколько шагов:

1. Выберите способ обмена документами: через оператора или напрямую 

Работать через оператора безопаснее: он проверяет исходящие и входящие документы, ЭЦП, фиксирует дату и время отправки, уведомляет об ошибках. Список доверенных операторов можно посмотреть на сайте ФНС.

Чтобы перейти на ЭДО через оператора, нужно заключить с ним соглашение и оплатить его услуги. Зато вам не нужно будет отдельно заключать соглашения с каждым контрагентом. 

Если же вы решили обмениваться документами с контрагентами напрямую через электронную почту, файлообменник или мессенджер, вам нужно заключить соглашение об ЭДО с каждым контрагентом.

1. Договоритесь с контрагентами о переходе на ЭДО

Направьте письмо контрагентам в произвольной форме. В письме рекомендуем указать перечень документов, которыми планируете обмениваться в электронном виде и ПО или оператора ЭДО.

Скачайте образец письма контрагенту о переходе на ЭДОСкачать

1. Издайте приказ о переходе на ЭДО

Разработайте правила создания, получения и хранения документов, а также зафиксируйте, какие документы и кто может подписывать какими ЭЦП. 

Скачайте образец приказа о переходе на ЭДОСкачать

• Эксперты Главбух Ассистент составили рекомендации для руководителей с правилами электронного документооборота. 
• В шпаргалке вы найдете ответы на частые вопросы:
• — Какую дату считать датой подписания документов на ЭДО?
• — Какой формат должен быть у документов, чтобы их приняли в ФНС?
• — Когда нужно распечатывать документы, составленные в электронной форме?
• — Можно ли подписать единственный договор с контрагентом электронной подписью?
• — Как хранить электронные документы?

Скачайте правила обмена документамиСкачать

Если вам нужна помощь с переходом на ЭДО, обратитесь к команде аутсорсинга. Квалифицированные бухгалтеры подскажут, как подключить СБИС или Контур и подготовят необходимые документы для подключения к ЭДО. 

Как перевести бухгалтерию на удаленку

Есть несколько вариантов перевести бухгалтерию на удаленку: 

• перевести штатных сотрудников на дистанционный формат работы;
• нанять бухгалтера-фрилансера на дистанте;
• передать бухгалтерию на аутсорсинг.

Преимущества первого варианта — сохранение штата и продолжение работы с проверенными сотрудниками. Однако здесь нужно учесть затраты: зарплата, ДМС, аренда офиса и оплата 1С. Даже если вы отказались от офиса, обеспечить сотрудника рабочим местом необходимо: техника, ПО — за ваш счет. О порядке перевода сотрудников на дистанционную работу мы написали ниже.

Бухгалтер-фрилансер позволит значительно сэкономить, но и рисков у такого варианта много. Приходящий или, в случае удаленного сотрудничества, внештатный бухгалтер не несет ответственности за ваши риски.

Есть много историй о пропавших базах и миллионных доначислениях от ФНС из-за некомпетентности или недобросовестности бухгалтера-фрилансера.

Учтите, что дистанционно контролировать работу такого внештатного сотрудника будет еще сложнее.

Аутсорсинг бухгалтерии — наиболее безопасный и выгодный способ вести бухгалтерию компании удаленно. Например, Главбух Ассистент разработал систему работы, благодаря которой данные клиента в безопасности, а финансы под контролем.

Специалисты синхронизируют вашу учетную базу с собственной технологической платформой. Приятный бонус — вам больше не нужно самим платить за 1С. А бухгалтеры сервиса могут удаленно вести отчетность и самостоятельно сдавать ее в ФНС.

 

Работа в одной программе обеспечивает прозрачность учета — вы всегда видите реальную финансовую картину.

Аутсорсинг — это возможность сократить расходы на бухгалтерию как для начинающего, так и для уже существующего бизнеса. На вас работает команда — главбух, кадровик, налоговый консультант и юрист, — а платите за месяц вы меньше, чем одному штатнику. Например, средний чек в Главбух Ассистент 14 490 рублей в месяц. 

Квалифицированные бухгалтеры также помогают оптимизировать налоги и вернуть переплаты — в некоторых случаях компании переплачивают ФНС больше 2 млн рублей и не знают об этом.

В случае ошибки компания-аутсорсер несет финансовую ответственность и сама выплачивает штрафы от ФНС. За ошибки штатного бухгалтера платите вы.

Вы можете самостоятельно рассчитать, насколько выгоден для вас аутсорсинг: Что выгоднее: своя бухгалтерия или аутсорсинг — расчет расходов

Посмотреть, как работает сервис Главбух Ассистент, вы сможете на онлайн-экскурсии — всего 2 минуты. Рассчитайте выгодный тариф с помощью калькулятора — без доплат за необходимые услуги.

Как оформить дистанционную работу сотрудников

Прием новых сотрудников на удаленку

Если человек постоянно или временно проживает за границей, с ним нельзя заключить трудовой договор. Правило касается как россиян, так и иностранных граждан, и связано с тем, что трудовое законодательство России не действует за ее пределами.

С такими исполнителями стоит заключать гражданско-правовой договор. 

О том, как правильно заключать договоры ГПХ, чтобы избежать штрафов и судебных разбирательств, читайте в статье: Договоры с физлицами: когда ФНС заподозрит в подрядчиках ваших сотрудников

Порядок же действий, когда принимаете в штат нового дистанционного сотрудника, проживающего в России, тот же, что и с обычным сотрудником:

1. Нужно получить от сотрудника пакет документов.
2. Ознакомить сотрудника с локальными актами компании: правилами трудового распорядка, положением о премировании и т.д.
3. Подписать трудовой договор.
4. Издать приказ о приеме на работу.
5. Завести личную карточку.

Разница только в том, что дистанционный сотрудник может предоставить документы для оформления трудовых отношений не только лично, но и в электронной форме. Сам трудовой договор тоже можно заключить в электронной форме, подписав усиленными квалифицированными электронными подписями — сотрудника и работодателя.

Скачайте разные варианты трудовых договоров с дистанционным сотрудником — временный, со сдельной формой оплаты труда, с внешним совместителем — одним файлом.

Когда компания принимает на работу дистанционного сотрудника, руководитель должен принять положение о дистанционной работе и прописать в нем:

• режим рабочего времени;
• порядок и условия выхода такого сотрудника на работу;
• порядок предоставления отпусков;
• порядок предоставления отчетов о проделанной работе и т.д.

Скачайте образец положения о дистанционной работеСкачать

Перевод действующих сотрудников 

Если вы переводите своих сотрудников на постоянную или временную дистанционную работу по общим правилам, составьте дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем обязательно укажите:

• дистанционный характер труда сотрудника;
• причину и срок перевода на удаленку; 
• режим рабочего времени;
• способ взаимодействия и обмена документами между работодателем и сотрудником, например ЭДО. 

После того, как подписали допсоглашение, издайте приказ о переводе сотрудника на дистанционную работу. Ознакомить сотрудника с приказом можно с помощью ЭДО.

Если же причина перевода — исключительный экстренный случай, например катастрофа или эпидемия, достаточно издать локально-нормативный акт. Для такого перевода допсоглашение к трудовому договору не требуется.

1. Эксперты Главбух Ассистент подготовили рекомендации по работе с сотрудниками на удаленке. 
2. В шпаргалке вы найдете ответы на частые вопросы работодателей:
3. — Как оформить ЭЦП сотруднику?
4. — Как определить время начала и окончания работы?
5. — Нужно ли выплачивать компенсацию за использование личного имущества?
6. — Можно ли начислять заработную плату ниже федерального МРОТ?
7. — Имеет ли сотрудник на удаленке право получать социальные пособия?
8. — Как оформить поездку в головной офис?

Скачайте правила работы с сотрудниками на удаленкеСкачать

Подготовить приказы и допсоглашения помогут специалисты на аутсорсинге. Аттестованные бухгалтеры и кадровики также наладят ваш кадровый учет, рассчитают зарплаты и уберегут от санкций ГИТ и ФНС — ваш бизнес останется в безопасности при проверке.

Как отчитываться дистанционно в ФНС и фонды

Если у вас есть квалифицированная ЭЦП, вы можете любые отчеты сдавать дистанционно: в налоговую, ПФР, ФСС.

4 способа отправить отчетность в ФНС:

Чтобы сдавать электронную отчётность в ПФР, выберите оператора ЭДО и направьте в ПФР заявление. Чтобы сдавать отчётность в ФСС по ЭДО, ничего дополнительно заключать не нужно.

Чтобы сдавать декларацию за ИП, нужна нотариальная доверенность. При оформлении доверенности, укажите в ней, какие действия может совершать доверенное лицо.

В некоторых случаях, госорган может потребовать личного присутствия ИП или руководителя ООО. Они описаны в статье 31 НК. Например:

• В связи с налоговой проверкой. Но на практике, инспекторам хватает письменного ответа на уведомление. Если ФНС настаивает на личной встрече, можно отправить своего представителя по доверенности.
• Если вас вызывают на допрос как свидетеля. Это происходит, когда ФНС считает, что вам известны обстоятельства, имеющие значение для налогового контроля. На такой допрос нужно явиться обязательно.

Настроить удаленную бухгалтерию и электронную отчетность вам помогут эксперты федеральной бухгалтерской компании Главбух Ассистент. Специалисты сами подготовят бухгалтерскую, кадровую и налоговую отчетность и сами отправят в инспекции и фонды. Если у госорганов появятся вопросы по показателям — эксперты отправят пояснения.