Прочее

Как упростить работу бухгалтера — Ответ Бухгалтера

Читатели Контур.Школы поделились личными секретами, которые помогают быстрее и эффективнее решать рабочие задачи и достигать результата. Секрет первый — добавьте немного волшебства в начале дня.

В одной из ежемесячных рассылок редакция Контур.Школы просила читателей поделиться секретом личной эффективности. В этой статье мы собрали самые интересные и полезные отзывы самых настоящих бухгалтеров-практиков. 

Секрет 1. Мотивация, настрой и волшебный ритуал в начале дня

Утром важно «поймать волну». Наполнит позитивом ранняя тренировка, хорошая книга за завтраком или пешая прогулка до работы, если позволяет погода. И конечно же, чашечка ароматного кофе.

Наталия Баскакова: «Прихожу на работу на полчаса раньше, выпиваю чашечку эспрессо. Офис наполняется тонизирующим ароматом кофе. С улыбкой встречаю приходящих сотрудников, интересуюсь, как у них дела. И мы дружно решаем рабочие задачи!»

Как упростить работу бухгалтера - Ответ Бухгалтера

Бодрость и хорошее настроение дарит натуральный свежезаваренный кофе в умеренных количествах. Это все благодаря кофеину — алкалоиду, который влияет на процессы головного мозга, повышая физическую и умственную активность. Не зря кофеин используют в фармакологии как природный стимулятор.

Максимальный заряд энергии можно получить, сочетая любимый напиток с грейпфрутовым соком.

Чрезмерное употребление кофеина грозит нервным истощением, а растворимый кофе почти не оказывает тонизирующего эффекта. А вот кофе плюс классическая музыка — очень даже интересный вариант настроиться на эффективный день. Комментирует Мария Дубровская:

«Я прихожу на работу на 15-20 минут пораньше, хорошо проветриваю помещение, пока загружается компьютер, пью кофе и через телефон слушаю классическую музыку: Моцарта, Бетховена, Чайковского».

Совет: придумайте свой способ заряжаться энергией — кофе, любимая музыка, пять минут тишины или что-то еще. И пусть это будет ваш личный волшебный ритуал, который обязательно настроит на позитив.

Секрет 2. Планирование. Утром и всегда

«Четкое планирование», «точный план на день», «порядок в документах и планирование дня» — такие высказывания встретились в 90% ответов респондентов.

Бухгалтеры четко разделяют планирование на месяц, неделю и день. Крупные дела дробят на мелкие шаги и вписывают в план на день, как и учат мэтры тайм-менеджмента.

Грамотное распределение потоков срочных и плановых задач позволяет все успевать и не срывать сроки. И здесь мнения читателей разделились. Кто-то предпочитает разобраться с мелкими делами в начале дня, а уже после обеда с головой уйти в сложные крупные задачи, а кто-то — наоборот.

Екатерина Михайлина: «До обеда выполняю задачи более сложные и ответственные, те, которые требуют повышенного внимания и сосредоточенности, а уж после — текущие, рутинные. Если чувствую напряжение или усталость, могу поспать днем, ровно 26 минут, или выпить чашку чая/кофе».

Римма Федорова поделилась советом, как планировать задачи на месяц:

«Мне помогает визуализация. Я использую настенный календарь. Порядок действий таков.

Первое: надо определить ключевые даты в месяце — дни сдачи отчетов, уплаты налогов, сроки обработки входящих и исходящих первичных документов. Крайний срок я отмечаю в календаре красным маркером — это напоминание.

Второе: определить, сколько дней нужно, чтобы выполнить задачу. Работа в таком порядке дисциплинирует и помогает не пропустить сроки».

Как упростить работу бухгалтера - Ответ Бухгалтера

Секрет 3. Инструменты в помощь: волшебные тетради, приложения

Excel для бухгалтера

Экспресс-курс для тех, кто хочет научиться работать с электронными таблицами

Узнать подробнее

Свои планы бухгалтеры предпочитают не держать в голове, а фиксировать на бумаге или в компьютере, ведь объем информации и без того велик.

Чаще всего перечень задач на день/неделю появляется в ежедневнике или тетрадке. Это очень удобно: так проще распределять нагрузку по дням и вписывать задачи. У многих к тому же срабатывает визуальная память: записала — значит, запомнила.

Любовь Титова: «У меня есть волшебная тетрадка, разлинованная на пять рабочих дней. В нее я вписываю ежедневные обязательные дела, чтобы не забыть, и дела, возникающие в течение рабочей недели. Сделала — вычеркнула. Сразу видно, как планировать свой день, что успеваю, что — нет и как все успеть».

Другие бухгалтеры активно используют компьютерные программы или мобильные приложения для планов, хранения информации и общения с коллегами.

Юлия Старкова: «Все незавершенные задачи храню в приложении Doit, а не в голове. Когда потенциальные задачи не раздирают мозг напополам, стресса меньше, кайфа от жизни больше.

Повышается продуктивность, появляется умение справляться с делами без паники и суеты. Придерживаюсь основного принципа тайм-менеджмента: голова — не органайзер, ей думать надо.

И чем быстрее и мобильнее образ жизни, тем удобнее должен быть планировщик, который примет на себя весь груз задач».

Эта позиция созвучна с точкой зрений Максима Дорофеева, тренера, специалиста по продуктивности. Он предлагает три простых правила обращения с информацией:

  1. Информацию храните там, где будете искать в первую очередь, когда потребуется.
  2. Нельзя смешивать справочную информацию со списком дел и задач.
  3. Не ищите единый подход к хранению справочной информации разных видов.

«Помните, мозг нужен, чтобы работать, а не чтобы хранить гигабайты ненужной в данный момент информации», — пишет в своей книге «Джедайские техники» Максим Дорофеев.

Совет: заведите себе полезные инструменты-помощники: волшебную тетрадь, удобное приложение или что-то еще. Или поделитесь своим секретным инструментом в х к этой статье. Нам и другим читателям интересно.

Секрет 4. Итоги дня: план/факт/снова план

Многие из респондентов отметили, что обязательно подводят итоги, смотрят, сколько из запланированного сделано, что осталось за бортом и почему.

Ирина Воронько: «Ежедневно в конце рабочего дня анализирую сделанное и составляю список на следующий день, в том числе вношу невыполненные задачи».

Часто к списку «сделать завтра» добавляются задачи, которые возникли незапланированно и остались нерешенными: сотрудник обратился за справкой 2-НДФЛ, директор просит подготовить отчет по дебиторке и пр. Интересную технику обработки таких вопросов предлагает Максим Дорофеев.

Метод «Вечерний гвоздодер»

Этот метод позволяет, с одной стороны, не отвлекаться на задачи, за которые нет возможности взяться прямо сейчас, а с другой — не потерять их в потоке информации и встроить в план на завтра.

Нерешенные вопросы тренер Максим Дорофеев сравнивает с гвоздями, которые застревают в мозгу, копятся и нервируют. Он рекомендует каждый вечер «выдирать гвозди»: когда будут решены все задачи, вспомнить прошедший день и назвать все «гвозди», которые скопились в голове. Как только они будут вписаны в план на следующий день/неделю, перестанут быть раздражающим фактором.

Совет: пробуйте разные методики тайм-менеджмента, выберите ту, которая подойдет вам лучше других. Быть может, вам понравится техника пустого инбокса Максима Дорофеева или удобно будет работать со «слонами» и «лягушками», о которых мы рассказывали в статье «Тайм-менеджмент для бухгалтера, или Как работать без авралов».

Секрет 5. Опыт и саморазвитие. Непрерывно!

На вопрос «Что помогает вам быть эффективнее или быстрее решать рабочие задачи и достигать результата?» часть респондентов ответили, что это опыт, приемы и практики, которые вырабатывались годами и сегодня облегчают ежедневный труд.

Ольга Мельникова: «Рабочие процессы прописаны, стандартизированы, смежные профессии освоены, все мы универсальные солдаты с глубоким знанием своих и смежных обязанностей».

Повышение квалификации

Онлайн-курсы в Контур.Школе. ОСНО, УСН. Получите знания и документ об обучении

Выбрать курс

Ольга, как и многие другие респонденты, отметила значимость постоянного обучения и актуализации знаний. Рынок образовательных услуг сегодня предлагает программы как по профессиональным бухгалтерским темам, так по личностному развитию. А

Технологии удаленного доступа позволяют прослушать курс в удобное время без ущерба для работы и личной жизни.

Еще один интересный аспект озвучила Татьяна Глебушкина. Чтобы быть эффективным, важно понять, что вся ответственность лежит на тебе и ошибки — это ступень к развитию.

Татьяна Глебушкина: «Чем больше ответственности, тем больше контроль своей деятельности, жизни в целом. Не стоит обвинять кого-то в своих неудачах.

Надо расценивать их как возможности профессионального роста. Не получилось — обязательно проанализировать почему, сделать выводы и выбрать другие действия.

Если все делать одинаково, придешь к тому же результату. Хочешь изменить результат — измени свои действия».

Надеемся, опыт других бухгалтеров и советы экспертов будут полезны, и вы изобретете или усовершенствуете свой рецепт эффективности.

Придумывайте утренние ритуалы, планируйте дела и подводите итоги, используйте полезные инструменты и обязательно учитесь новому!

Как сэкономить время главного бухгалтера

Перегруженный главбух в вечном аврале, который задерживается по вечерам, работает по выходным и не может уйти в отпуск – стандартная картина для многих компаний. У кого-то это даже вызывает уважение, ведь если главбух «зашивается», значит, молодец – старается.

Однако если авральный режим главбуха стал нормой, это еще не значит, что пора расширять штат, нанимать главбуху помощников или повышать ему заработную плату. Сначала узнайте, куда уходит время.

Повышенная зарплата не прибавит часов в сутках и не поможет главбуху успевать больше. Постоянные перегрузки в конце концов приведут к тому, что человек потеряет интерес к работе и в итоге либо будет работать «на отвали», либо вовсе уволится.

Другая проблема перегруженного бухгалтера – увязание в текучке. Он только и делает, что занимается повседневными задачами, которые сыплются на него как из рога изобилия, и «тушит пожары». На стратегические задачи, такие как налоговая оптимизация, автоматизация процессов, поиск путей экономии, повышение квалификации у него не остается ни времени, ни сил.

В этой статье расскажем об «убийцах» рабочего времени главбуха, и что с этим можно сделать.

Мы не будем говорить о том, что главбуху нужно планировать рабочий день, организовывать рабочее место, нельзя зависать в соцсетях и т.д. Это статья для руководителей, чтобы они со стороны могли оценить, на что действительно уходит время главного бухгалтера, и подумали, как его можно разгрузить.

«О, хотя бы еще одно заседание относительно искоренения всех заседаний!»

Главных бухгалтеров любят приглашать на всевозможные совещания, вот только не всегда они там нужны.

Бывает, что обсуждаются технические вопросы, маркетинговые, организационные и любые другие, кроме финансовых. Бухгалтера на такие совещания зовут на всякий случай или для уточнения одного-двух моментов.

Проанализируйте, так ли нужен главбух на всех совещаниях, летучках, планерках? Минус одно совещание – это уже плюс один-два часа рабочего времени главбуха.

«Марьванна, а как авансовый отчет оформить?»

Сотрудники других подразделений часто обращаются к главбуху с разными вопросами, и он вынужден тратить время на объяснения.

Чтобы бухгалтер каждый раз не инструктировал сотрудников по одним и тем же ситуациям, нужно повышать грамотность работников и опережать эти вопросы.

Имеет смысл составить список часто задаваемых вопросов и подготовить инструкции с заполненными образцами документов. Только не надо делать инструкции ради инструкций, которые написаны сложным канцелярским языком, иначе поток обращений не снизится. Это должны быть понятные разъяснения на человеческом языке, проще говоря для «чайников».

Инструкции с образцами документов рассылаются по отделам или помещаются на сервере в папке, к которой имеют доступ те, для кого они составлялись. Если сотрудник обращается с вопросом, пусть главбух отсылает его к этой папке, а отвечает только по нестандартным ситуациям. Постепенно сотрудники привыкнут и перестанут беспокоить.

Читайте также:  Что такое сублизинг - Ответ Бухгалтера

«Проще сделать самому, чем переделывать за другими»

Если главбух тратит время на то, что должны делать его сотрудники или постоянно исправляет за ними ошибки, это еще не значит, что он герой труда, а сотрудники бестолковые.

Это неумение делегировать, плохо организованная работа отдела или неумение (а может, нежелание) объяснять.

И получается, что вы покупаете низкоквалифицированную работу по стоимости времени главбуха, да еще и рядовым сотрудникам платите.

Задача главбуха – построить работу бухгалтерии так, чтобы каждый хорошо делал свое дело. Для этого нужно грамотно подбирать кадры, обучать, объяснять, а где-то требовать.

Парадокс в том, что и для этого главбуху нужно время, а его из-за постоянных авралов нет.

Получается замкнутый круг: главбух делает работу сам, потому что нет времени объяснять, сотрудник не может научиться, потому что ему не доверяют и не объясняют.

Пропишите KPI (ключевые показатели эффективности) бухгалтеров, где их премия зависит от количества допущенных ошибок в учете и первичных документах, и выполнения дополнительной работы. Тогда бухгалтеры будут заинтересованы в том, чтобы не делать ошибок и учиться новому.

За сторонними специалистами не придется ничего переделывать – все свои ошибки компания-аутсорсер оплачивает из своего кармана.

«Где документы, мне месяц закрывать надо?!»

Бухгалтерия больше всех остальных служб зависит от документов. На каждую операцию нужен подтверждающий документ. Но главбухам часто приходится буквально «выцарапывать» нужные бумажки из других служб.

Если главбух вовремя не получит накладную, акт, счет-фактуру или другие документы, он неправильно посчитает налог и сделает неправильную отчетность. Поэтому приходится либо одолевать отделы и службы компании звонками и требовать нужные документы, либо переделывать готовые отчеты, либо пересчитывать налоги и сдавать уточненные декларации. Нужно ли говорить, сколько времени это отнимает?

Выстройте документооборот организации «под бухгалтерию», чтобы у главбуха вовремя были все документы, которые нужны для отчетов и расчета налогов, и ему не приходилось напоминать и переделывать отчеты.

Составьте график документооборота, где четко прописано, кто, когда, куда и какой документ должен сдать.

Своевременную сдачу документов в бухгалтерию пропишите в KPI сотрудников ответственных подразделений, чтобы они были материально заинтересованы вовремя оформить документ или «вытрясти» его с контрагентов.

«Налоговая все время что-то требует»

С такой проблемой особенно часто сталкиваются компании на общей системе налогообложения, которые платят НДС. Налоговики любят заваливать их требованиями, в ответ на которые бухгалтерии приходится собирать кипы документов.

Сократить потери времени в этой ситуации поможет полный порядок в документах и электронный архив документов, чтобы можно было быстро найти и собрать все бумаги.

1C-WiseAdvice использует уникальную запатентованную технологию обработки первичных документов («Процессинг»). Это позволяет обеспечить оперативный контроль за состоянием «первички» и в максимально сжатые сроки подготовить документы, которые требует ИФНС в рамках камеральной или выездной налоговой проверки.

Как выяснить, на что именно уходит время главного бухгалтера?

  • С этим поможет фотография рабочего дня.
  • Это документ, где в течение дня фиксируются все действия, которые выполняет сотрудник, и их продолжительность.
  • Фотографию может сделать:
  1. Сам главбух Это проще, но не всегда показательно, т.к. нет гарантии, что он напишет все как есть.

    Один наш клиент рассказал, что хотел проанализировать рабочее время сотрудников и поручил всем заполнить фотографии. Впоследствии он узнал, что главный бухгалтер отнесся к этому как к ненужной формальности. В конце рабочего дня просто вызвал сотрудницу и продиктовал ей, что вписать в таблицу.

  2. Другой сотрудник или приглашенный специалист Если вы действительно хотите узнать, на что уходит время главбуха и как это время можно сэкономить, привлеките другого человека для заполнения фотографии. Может случиться так, что именно в дни, когда делают фотографию рабочего дня, главбух успевает больше, чем обычно.

    Значит в другие дни без наблюдателей он делал что-то не по работе. Например, «шабашил», ведя бухгалтерию других фирм. Форма фотографии может быть любой, за основу можно взять эту:

Как упростить работу бухгалтера - Ответ Бухгалтера

Имея на руках такую фотографию, а может и не одну, вы сможете выявить «пожирателей» времени главного бухгалтера и узнать, кто в этом виноват. И уже потом сделать вывод, что нужно для решения проблемы: оптимизировать процессы, расширять штат или что-то другое.

«Пожирателей» времени ликвидировали, но главбух все равно не успевает

  1. Вам поможет аутсорсинг.
  2. Вовсе не обязательно передавать на аутсорсинг всю бухгалтерию, вы можете отдать на аутсорсинг отдельные участки, чтобы сэкономить время и деньги на зарплате рядовых бухгалтеров для рутинных операций.

  3. На аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, кроме рутинных операций, вы можете передать:
  1. Обработку сложных документов и операций: ГТД, факторинг и пр.

  2. Специфические, трудоемкие формы налоговой отчетности: отчеты о контролируемых сделках, подтверждение экспорта, подтверждение импорта из Белоруссии и Казахстана и пр.
  3. Подготовку отчетности по кредитам и гарантиям по форме банка.

  4. Учет и расчеты по второстепенным, вспомогательным бизнес-процессам: столовая, арендодатели, вспомогательное производство и пр.
  5. Бухгалтерию сопутствующих/непрофильных юр.лиц и т.д.

Как работает аутсорсинг участков бухгалтерии в 1С-WiseAdvice

Вывод

Освободите драгоценное время главного бухгалтера, дайте сосредоточиться на важном – и он принесет вашему бизнесу больше пользы.

Бухшабашки: бросить нельзя, автоматизировать!

Бухгалтерские подработки — для многих как чемодан без ручки. Времени уходит много, но и бросить жалко: хоть какой-то дополнительный доход. Прибавка оплаты маловероятна. Значит, нужно оптимизировать свою работу — за те же деньги тратить меньше времени.

  • На чем сэкономить время
  • Как поможет СБИС в учете подработок
  1. Доступ к бухбазе. Если ваш бизнесмен на обслуживании делает счета и отгрузки в программе — уже хорошо. Значит, можно эту базу взять на выходные — завести недостающую первичку и посчитать налоги.

    Программой нельзя пользоваться одновременно: вы работаете не когда удобно, а когда дали базу. А бизнес в это время ждет ваших изменений и работать не может.

    Конечно, есть еще удаленное подключение к месту подработки, но не все его могут обеспечить.

    Как сэкономить несколько часов? Использовать облачную многопользовательскую бухгалтерию.

  2. Обновление программы. Постоянные изменения отчетов и правил учета требуют обновления программы. Нужно время, чтобы его скачать и установить, в этот момент остальная работа парализуется.

    Как сократить время? Найти программу с автоматическими обновлениями, без вашего участия. Те же облачные версии актуальны всегда.

  3. Обмен документами. Типичная картина — вам дают пачку всего, что бизнесмен считает документами, причем сразу в конце квартала. Отсортировать полезное от ненужного, занести в программу, проверить, чего не хватает, — трудоемко.

    Как работать меньше? Для начала выстроить процесс, чтобы первичку вам отдавали в течение квартала, а не общей кучей в конце. И оформлять эти порции не вручную, а используя современный сервис распознавания документов.

Подробно о сервисе распознавания показали и рассказали в статье.

https://www.youtube.com/watch?v=I8tw—qpVv8\u0026pp=ygVe0JrQsNC6wqDRg9C_0YDQvtGB0YLQuNGC0Ywg0YDQsNCx0L7RgtGDINCx0YPRhdCz0LDQu9GC0LXRgNCwIC0g0J7RgtCy0LXRgiDQkdGD0YXQs9Cw0LvRgtC10YDQsA%3D%3D

А если ваш клиент — розница, современная программа сама создает ПКО и реализации.

  1. Приемы и увольнения сотрудников. Вот вроде не бухгалтерская обязанность, но кому ж еще кадрами заниматься? Для удаленного бухгалтера кадровые приказы оформлять в разы дольше, чем для штатного. Нужно собрать персданные и справки, сделать прием, отправить форму директору для подписания с сотрудником, заполнить трудовую.

    Как ускорить работу с кадрами? Взять в помощники программу-кадровика, и ваш руководитель сможет сам заниматься приемами и увольнениями. Вам останется только проверить и вовремя сдать СЗВ-ТД.

    Как упростить работу бухгалтера - Ответ Бухгалтера

  1. Поиск ошибок и отклонений. Для приходящего бухгалтера это настоящая проблема — налоги посчитал, отчеты сдал, а в следующий квартал глядишь, а цифры-то не сходятся. Оказалось, менеджер изменил сумму отгрузки или директор случайно удалил поступление.

    Как не тратить время на поиск косяков? Закрыть данные от изменений сразу после расчетов. И совсем высший пилотаж, когда можно закрывать отдельные проверенные документы или участки учета.

  2. Обсуждение рабочих вопросов. Хотите узнать, для чего куплен материал по накладной? Или показать директору ошибку в полученном акте от поставщика? Придется указывать его дату, номер, контрагента, объяснять, что там в этой накладной поступило еще. И так короткий вопрос выльется в получасовое обсуждение.

    Как быстро получить ответ по определенному документу? Создать переписку в программе прямо по нему. Все участники диалога сразу понимают, о чем речь, да и у вас останется история решения вопроса.

  3. Отчеты для директора. Редко подработка ограничивается расчетом налогов. Ты же бухгалтер, ведешь учет — предоставь отчет по дебиторам/кредиторам или посмотри, из чего состоят наши расходы, сколько зарплаты заплатили за прошлый квартал. Время уходит на выборку нужной информации и перевод обороток на человеческий язык.

    Как не делать двойную работу? Использовать программу, которая умеет по данным бухучета составлять отчеты, понятные директору.

Итого набегает приличная экономия вашего времени, достичь которой помогает современный сервис для удаленных бухгалтеров.

Мы разработали онлайн-сервис с пониманием всех проблем и особенностей удаленной работы бухгалтера.

Вы подключаетесь, когда появляется время, и не заносите первичку — она уже оформлена директором, менеджером или самой программой по рознице.

Если учет закупок — ваша обязанность, в СБИС есть возможность подгружать сканы и автоматически заполнять по ним поступления. Когда приходит или увольняется сотрудник — создаете приказ и прямо из него пишете директору, что и когда оформить. Кстати, там же пошаговый чек-лист, какие справки взять или выдать и даже фотопример оформления бумажной трудовой.

Проверили документы или рассчитали зарплату — закрыли от изменений, чтобы потом не удивляться не своим цифрам.

И приятный бонус — директорские страницы, где руководитель сам смотрит нужную ему информацию о работе компании.

Хотите меньше усилий и больше выгоды? Значит, пора автоматизировать свои подработки.

Онлайн-бухгалтерия

Подключить

Последние новости

Что нужно знать начинающему бухгалтеру?

Как упростить работу бухгалтера - Ответ Бухгалтера

Перед тем как начать осваивать профессию бухгалтера, стоит выяснить, что обязан знать каждый работник этой сферы. Согласно установленным в РФ нормативам, к обязательным для бухгалтера относятся знания:

  • положений по бухучету;
  • положений по ведению бухучета в РФ;
  • планов бухучета финансово-хозяйственной деятельности.

Все это можно выучить и за месяц. Но бухгалтерское мастерство познается на практике. Поэтому в данной статье мы обойдем теорию и назовем 3 практических аспекта, с которыми бухгалтеру-новичку стоит быть осторожным.

На что обратить внимание начинающему бухгалтеру?

1. Отчетность

Одно из главных правил – сдать отчетность в срок. Здесь на помощь приходят программы для формирования отчетности «1С». Специальные формы помогают делать это автоматически, что сэкономит вам время.

Но не стоит забывать, что программные решения не наделены интеллектом, а значит не застраховывают вас от ошибок на 100%.

Поэтому перед отправкой отчетности проверяйте соответствие заполненных строк в разных формах – при проверке именно этому чаще всего уделяют внимание налоговые инспекторы.

А чтобы избежать недочетов и научиться исправлять уже допущенные ошибки, обучитесь работе в «1С» у профессионалов.

Сотни сотрудников бухгалтерии отмечают положительные результаты после прохождения курсов по бухучету в «1С».

Это один из лучших способов повысить свой уровень компетентности, ведь решения «1С» используют свыше 80% организаций в РФ. С уверенностью можно говорить, что начало работы бухгалтером – это начало работы с «1С».

2. Сроки

«Как же сдать отчетность в срок, если времени всегда не хватает?» — таким вопросом часто задаются новички. Пунктуальность и ответственность играют решающую роль в этом вопросе. Каждая минута на счету, иначе – просрочка, штраф, пени.

Есть одна история, которая способна отучить от привычки затягивать со сдачей отчетности. Однажды бухгалтеру предстояло сдать отчетность за I квартал. 29 апреля, в понедельник, дело шло к сдаче декларации по налогу на прибыль. Оставалось совсем немного – добавить завершающие штрихи.

Но пятничным утром компьютер просто не включился вследствие заражения вирусом. В итоге труды многих часов сотен московских бухгалтеров были стерты. Выходные дни превратились в 48-часовой рабочий хаос, чтобы 29-го апреля к полудню можно было сдать достоверный отчет.

Сдать отчетность в срок удалось благодаря наличию на руках необходимых первичных документов.

Очевидно, стоит задуматься о цене риска.

3. «Первичка»

Любой опытный бухгалтер скажет вам, что на освоение первичных документов уходят годы. Может показаться, что начало работы бухгалтером – это всего лишь заполнение «приходников» и «расходников» — проще простого. Но не совсем так.

В работе с «первичкой» важно отслеживать законодательные изменения. Например, чтобы на всех документах были своевременно проставлены необходимые по законодательству визы, а также порядок, которым регламентируются кассовые операции. Все недочеты в первичных документах налоговая и руководство спрашивает именно с бухгалтера.

Когда поток «первички» слишком большой, кажется, что некоторые операции можно отложить и отразить позже. Например, завтра или послезавтра – ничего страшного не случится.

Однако бывают ситуации, когда коллега не успел доделать кассовую книгу и ушел на больничный. В таком случае замещать его предстоит вам.

Ваши обязанности расширятся до «восстановления» кассы по чекам ККТ, но, помимо этого, у вас и своих задач хватает. Особенно тех первичных документов, которые вы решили отложить на завтра.

Как стать хорошим бухгалтером быстрее?

У экспертов бухгалтерии «ГЭНДАЛЬФ» есть для вас несколько советов.

Научиться бухучету с нуля можно на специальном курсе «1С:Бухгалтерия 8». Практическое освоение бухучета с самого начала». После прохождения курса в «ГЭНДАЛЬФ» вы получите диплом Учебного центра и свидетельство фирмы «1С».

С полным перечнем курсов Учебного центра «ГЭНДАЛЬФ» вы можете ознакомиться на нашем сайте.

Как оптимизировать работу бухгалтерии | Журнал Деловой мир

Нехватка времени у бухгалтера приводит к ошибкам в документах, искажению отчетности и штрафам от налоговой. Предприниматель ведет деятельность вслепую — не видит корректные цифры, не может объективно оценить ситуацию и повлиять на результат. Такое положение дел зачастую приводит к убыткам компании.

https://www.youtube.com/watch?v=I8tw—qpVv8\u0026pp=YAHIAQE%3D

Все зависит от того, насколько качественно выстроена система работы в бухгалтерии. Специалист не должен постоянно работать в режиме аврала и без конца «тушить пожары». А любой предприниматель хочет видеть прозрачный учет продаж и не платить за ошибки бухгалтерской службы. LIFE PAY расскажет, как оптимизировать работу бухгалтерии и наладить эффективные бизнес-процессы.

Сбор, проверка и ввод документов — неотъемлемая составляющая в буднях каждого бухгалтера, которая может занимать большую часть рабочего дня. И пока специалист разгребает горы первички, находит ошибки, «трясет» контрагентов, чтобы получить закрывающие документы, на часах загорается 18:00. Бухгалтер увяз в текучке, времени на аналитику и решение стратегических задач не остается.

Причина № 2. Ручной перенос данных в учетную программу из разных систем и устройств

Если нет синхронизации данных между программами, то важные сведения приходится вносить вручную. При переносе большого количества информации «ручками» бухгалтер часто допускает ошибки и теряет часть данных, что приводит к искажению учета.

Причина № 3. Поиск и устранение ошибок

За ошибки в документах, учете и отчетности контролирующие органы наказывают рублем. Поэтому бухгалтер вынужден до копейки выверять данные в документах и в учетной базе. Проверить, исправить, перепроверить и пересчитать — на часах опять 18:00.

Причина № 4. Частые совещания

Редкое совещание проходит без бухгалтера, даже если на встрече обсуждаются вопросы, к которым он не имеет отношения. Зачастую руководитель приглашает бухгалтера «посовещаться» на всякий случай, потому что он «нужные цифры помнит».

Что в работе бухгалтерии съедает деньги предпринимателя

Расходы на бухгалтерию включают:

  1. Зарплату специалистов и обязательные отчисления. Расходы на оплату труда бухгалтерии могут составлять львиную долю в структуре затрат компании. Особенно если для распределения нагрузки, связанной с большим количеством рутинных задач, приходится нанимать дополнительный персонал.

  2. Штрафы из-за ошибок в ведении учета. Если бухгалтер перегружен, появляется вероятность серьезных ошибок. К ошибкам в учете может также привести некомпетентность специалиста.

  3. Затраты на оборудование рабочих мест — мебель, оргтехника, канцелярия, подключение информационной системы.

Расходы на поддержание рабочих процессов бухгалтерии бывают слишком высокими. Заметное расширение бухгалтерского штата и начисление штрафов из-за некорректной работы специалистов приводит к росту затрат по бухгалтерскому направлению, а это явный сигнал для проведения оптимизации.

Способы оптимизации работы бухгалтерии

Как можно снизить расходы на содержание бухгалтерии, но при этом не потерять качество работы отдела.

Проконтролируйте работу бухгалтерии

Это поможет определить, насколько эффективно выстроены процессы в учете, понять текущее положение дел и принять дальнейшие решения. Самый надежный метод контроля — это налоговый аудит.

Выявленные налоговые риски сигнализируют о проблемах в организации работы бухгалтерии, которые связаны или с высокой нагрузкой у специалистов, или с некомпетентностью некоторых сотрудников.

Вариантов решения проблемы может быть несколько:

  • Если бухгалтерии не хватает рабочих рук и рабочих часов, стоит задуматься о расширении штата.
  • Проблему некомпетентности специалистов можно устранить с помощью дополнительного обучения и повышения квалификации.

Перераспределите время

Анализ рабочих процессов покажет, сколько времени у бухгалтера отнимают те или иные задачи. Если специалист регулярно «воюет» с зависающим компьютером или принтером, который зажевывает документы, то придется заменить оргтехнику.

Если бухгалтер половину рабочего времени проводит на совещаниях, то лучше освободить его от этой обязанности. Уточнить информацию в процессе встречи можно по телефону.

А если большую часть рабочего времени бухгалтера занимают рутинные задачи, то стоит задуматься об автоматизации процессов.

Оптимизируйте IT-инструменты

Автоматизируйте рутинные задачи бухгалтера с помощью технологических решений, которые экономят время и ресурсы. Вам не придется расширять штат, если нынешний персонал не справляется с нагрузкой, связанной с большим числом «ручных» операций.

Например, внедрение ЭДО и специальные сервисы по вводу первички освободят бухгалтера от монотонной работы и снизят риск возникновения ошибок.

Еще одной важной проблемой является поступление в учетную программу данных, которые не связаны между собой. Так бывает, если терминал по приему платежей работает отдельно от кассы. При отсутствии прозрачного учета продаж с оплатой по банковским картам процессы выходят из-под контроля, и бизнес теряет деньги.

Проблема усугубляется, если платежных терминалов или торговых точек несколько, и обслуживаются они в разных банках. Построение учета чеков с фактическим поступлением денег на расчетный счет превращается в сложную «ручную» задачу. Часто бизнес не соотносит эти данные и не знает, сколько денег он недополучил из-за подобного рода ошибок.

Приложение LIFE POS позволяет аккумулировать все данные о продажах со всех каналов в едином личном кабинете. Бизнес всегда будет знать, какая транзакция соответствует какому чеку, какой статус этой транзакции и поступили ли за нее деньги на расчетный счет.

В случае приема оплаты за товар при доставке курьер может мгновенно отредактировать заказ на мобильном телефоне в личном кабинете LIFE PAY. Данные об изменении количества или состава позиций автоматически передаются в учетную систему продавца и в бухгалтерии не возникнет расхождений.

Мобильный эквайринг LIFE PAY обеспечит автоматизацию учета платежей, ведения заказов и мгновенное получение данных в личный кабинет LIFE PAY.

Предусмотрена автоматическая интеграция с системами бухгалтерского учета и мгновенная синхронизация изменений через LIFE POS c товароучетом и CRM.

Платежные решения LIFE PAY помогут упростить работу бухгалтерии и высвободить время для решения стратегических задач. Все рутинные бизнес-процессы станут удобнее, безопаснее и эффективнее.

Узнать подробнее про работу решений LIFE PAY можно в нашем специальном чат-боте в Телеграме.

Реклама сервиса LIFE PAY. Материал опубликован в рамках закона о маркировке рекламы №347-ФЗ. Токен: Kra241X2E

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

30 ошибок бухгалтера которых можно избежать — Компания Бухгалтер.рф

        Чаще всего бухгалтеры совершают типичные ошибки. 

1.     Отсутствие первичных документов. Бухгалтерский и налоговый учет суровы: если операция не подтверждена первичкой, значит, ее не было. Все, точка. Никаких «принесем завтра, в понедельник, через 3 часа и т.п.».

2.      Ошибки в платежках. Неверно указанный счет казначейства, наименование банка, устаревшие коды ТР, БФ, ПР, АП, АР вместо шифра «ЗД», некорректный код и номер документа для взыскания задолженности – все это приводит к подвисанию платежей, просрочкам перечислений. Как избежать? Заполняйте налоговые платежки в соответствии с нормативными требованиями.

3.      Правки других пользователей. Особенно если это правки задним числом. Как избежать? 

Вариант 1: запретить правки в первичке сторонним пользователям на программном уровне. 

Вариант 2: перепроверять всю первичку и расчеты перед сдачей отчетности.

4.      Упущение упрощенки.Бухгалтер компании или ИП на УСН ведет только налоговый учет, поскольку к полноценному бухгалтерскому закон не обязывает.

В результате упускается момент, когда превышается допустимый лимит выручки. Компания/ИП теряет право на применение упрощенки. Что делать? Вести нормальный бухгалтерский учет.

И переносить крупные сделки с 4 квартала текущего года на 1 квартал следующего во избежание превышения лимита.

5.      Задвоение контрагентов. Бухгалтер вводит данные вручную, потом автоматически загружается банковская выписка. Вуаля, вместо одного контрагента – два. Что делать? Проверять базу после загрузки выписки. И не дублировать рутинные операции ввода данных.

6.      Отсутствие проставленных галочек в учетной политике. В результате могут быть недоступны необходимые учетные поля (например, косвенные затраты, списание затрат), также возникают проблемы с закрытием того или иного счета. Что делать? Проверить соответствие отметок в учетной политике реальной деятельности (по осуществляемым операциям), исправить ошибки.

7.      Некорректное отражение в программе вида деятельности (торговля, производство, услуги). В результате система учета неправильна. Отсюда ошибки в признании расходов, расчете налогов. Что делать? Доверьте организацию и ведение бухучета профессионалам.

8.       Произвольное списание материальных ценностей в затраты. За произвол придется отвечать рублем. Выявленные при проверке ошибки ведут к доначислениям и штрафам. Что делать? Исправлять ошибки текущего и прошлых периодов, оформляя исправления соответствующими проводками.

9.       Незакрытое сальдо на конец месяца по счетам, по которым его не должно быть. В результате хвосты висят до конца года, а в конце года не идет баланс. Что делать? Держать руку на пульсе – отсматривать закрытие месяца по каждому счету.

10.     Расхождение данных в бухгалтерской базе с данными в декларации. Бухгалтер часто вносит правки в декларацию в системе сдачи отчетности. А база остается с первичной информацией. Что делать? Вносить правки в базу сразу после корректировки отчета.

11.     Злоупотребление кнопками автоматических операций. Заполнять и формировать бухгалтерские документы в автоматическом режиме очень удобно. Но специалисту необходимо уметь вручную на основании проводок проверять рассчитанные показатели и регистры учета. Автоматически – не значит без ошибок!

12.     Отсутствие сверок с контрагентами. Сведения, занесенные в базу, оказываются неполными или некорректными. Возникают ошибки в определении налоговой базы, расчете налогов. Что делать? Проводить сверки не когда запахло жареным, а регулярно. С крупными – ежемесячно, с остальными – раз в квартал.

13.     Несвоевременное обновление бухгалтерской базы. В результате фактический финансовый результат не соответствует отраженному в бухучете. В декларации закрадываются ошибки. Налоговая лютует и засыпает штрафами. Что делать? Регулярно обновлять базу (вас приветствует Капитан Очевидность!).

14.     Отсутствие мониторинга изменения законодательства. Новые письма ФНС, распоряжения Минфина, разъяснения Роструда, федеральные законы появляются ежедневно. Все это нужно отслеживать. Мониторинг раз в месяц – плохой мониторинг!

15.     Отсутствие регулярных сверок с ИФНС, фондами. Нет сверок? Вы не замечаете задолженность, налоговая начисляет пени. То же самое по переплатам, только без пеней. Как не испортить налоговую репутацию? Не пренебрегайте сверками!

16.     Несвоевременный ответ или, что еще хуже, игнорирование требований ИФНС. Санкции могут быть разные, от блокировки счета до передачи дела в суд. Напомню, что отвечать на большинство требований ИФНС необходимо в течение 5 дней с момента их получения.

17.     Отсутствие механизма планирования налоговой нагрузки. Если ваш бухгалтер считает налог «как есть», ставит вас перед фактом уплаты, не  пользуется правом отнесения расходов на будущие периоды, меняйте специалиста.

18.     Отсутствие номенклатурного учета и/или занесение объектов одной позицией. В результате товары дублируются, автоматизация складского учета оказывается неэффективной, возникают проблемы с инвентаризацией и списанием. Что делать? Ввести регламент заполнения номенклатуры и потребовать его исполнения.

19.     Неправильное хранение документов. Несоблюдение правил и сроков хранения первички влечет за собой административную ответственность. Штраф для юрлица – до 300 тысяч рублей (ст. 13.25 КоАП). Что делать? Хранить по регламенту. И восстанавливать утерянные документы.

20.     Ведение одного учета (только бухгалтерского или только налогового). Два разных учета необходимо вести всем, даже упрощенцам. Бухгалтерский – для получения достоверных сведений о результатах финансово-хозяйственной деятельности организации. Налоговый – для правильного исчисления налоговой базы, уплаты налогов и сдачи отчетности.

21.     Опечатки при переносе данных. Что делать? Проверять изменения, внесенные в базу.

22.     Ошибки при расчетах. Не всегда возможно данные из первички напрямую перенести на бухгалтерские счета. Часто требуется проведение достаточно сложных расчетов. В ТОПе по ошибкам – калькулирование себестоимости и начисление зарплаты. Что делать? Доверять расчеты и ведение учета профессионалам.

23.     Неверные проводки. Чаще всего не туда попадают суммы при распределении затрат на производство между счетами 20, 25 и 26. Обратите на это особое внимание бухгалтера, если деятельность компании связана с производством.

24.     Использование устаревших отчетных форм. Документы периодически корректируются в ответ на изменения налогового законодательства. Проверяйте актуальность форм, отправляемых в ФНС, фонды и федеральные ведомства.

25.     Ошибки при заполнении отчетности. Актуальны технические ошибки и человеческий фактор. Как исправить? Требуйте заполнения отчетных форм по инструкции и проверки данных перед отправкой в налоговую, Росстат, Роструд и т.д.

26.     Пренебрежение КПП. Обязательный реквизит актуален для юрлиц. Если бухгалтер перечисляет деньги без указания КПП в платежке, платеж либо проводится получателем как невыясненный, либо возвращается отправителю. Как исправить? Прописывать КПП в каждом документе для перечисления средств по безналу.

27.     Двойное списание. Если ТМЦ списаны с баланса дважды, придется переделывать первичные документы. Если ошибку не исправить, налоговая насчитает недоимку по одному из платежей и оштрафует компанию, должностное лицо.

28.     Некорректное определение амортизационной группы. Ошибка ведет к перерасчету стоимости имущества, изменению налоговой базы и увеличению суммы налога. В пользу налогоплательщика при обнаружении ошибки ФНС считает крайне редко. Что делать? Штудировать классификатор, консультироваться со специалистами, если с определением амортизационной группы возникают сложности.

29.     Неполное возмещение НДС. Если бухгалтер принимает к учету не весь налог, часть расходов не учитывается при расчете налога на прибыль. Растет налоговая нагрузка. Что делать? Контролировать состав и качество первички. Принимать к учету весь НДС, формировать документы на возмещение своевременно и в полном объеме.

30.     Некорректное отражение господдержки и, как результат, увеличение налоговой нагрузки. Актуально в эпоху пандемии.

При формировании отчетности по налогу на прибыль и УСН расписывайте в балансе потраченные и оставшиеся средства по субсидиям, специальным кредитам.

Это позволит получить корректные сведения по кредиторской, дебиторской задолженности и включить в расходы соответствующие суммы.

Исправляйте, не дожидаясь аудита или налоговой проверки. Делайте правильные выводы и принимайте меры, чтобы впредь не допускать ошибок. Такая тактика, кстати, отлично работает не только в бухгалтерии. Но это уже совсем другая история.

Количество показов: 1530

Теги данной публикации: ошибки