Прочее

Как контролировать главного бухгалтера? — Ответ Бухгалтера

Как контролировать главного бухгалтера? - Ответ Бухгалтера

Простой и действенный способ проверки качества работы главбуха — периодические аудиторские проверки. Общий аудит дает информацию о достоверности бухгалтерской отчетности. Налоговый аудит расскажет о правильности исчисления и уплаты налогов. Также аудитор может дать рекомендации по уплате и оптимизации налогов, ведению учета и исправить найденные ошибки.

Подписание отчетности директором

Если вы возьмете за правило подписывать отчетность самостоятельно, когда она уже подготовлена и подписана главбухом, у вас появится еще одна точка контроля.

Вы сможете следить за своевременной сдачей отчетности, простимулируете сотрудника правильно формировать отчетность (чтобы потом не пришлось сдавать корректировки).

Также вы всегда сможете задать бухгалтеру вопрос о разных показателях бухгалтерского баланса или о суммах налога. Хороший специалист всегда сможет ответить, какие данные и в какой строке баланса у него отражены.

Попросите бухгалтера подготовить календарь отчетности, чтобы быть в курсе предстоящих отчетов и деклараций. Так вы будете уверены, что ваш бухгалтер вовремя формирует и сдает важные документы.

Точно так же вы можете обязать бухгалтера отчитываться вам об уплаченных налогах. Интересуйтесь, можно ли уменьшить сумму налога к уплате. Раз в год просите сделать сверку с налоговой и предоставить документ вам.

Контроль над финансами компании

Регулярно проверяйте платежки, которые подписывает и отправляет главбух.

Если у вас появляются сомнения по важным или спорным финансовым вопросам — например по оптимизации налогообложения, разработке финансовых схем, — консультируйтесь со сторонними специалистами.

Если ваш рабочий график позволяет взять на себя подписание платежек, то вы будете в курсе движения средств вашего предприятия.

Контроль в сфере бухучета

Проследите за тем, как ваш главбух ведет учет, какими инструментами он пользуется. Грамотный специалист будет скорее стараться перейти к работе с автоматизированными системами, освоит современную бухгалтерскую программу или веб-сервис, который избавит его от рутинной работы.

Также главный бухгалтер должен регулярно приносить вам на подпись первичные документы: накладные, счета-фактуры, акты. Нередко бухгалтеры для экономии времени сами подписывают эти бумаги, что не является законным.

Актуальные знания

Грамотный главный бухгалтер должен быть в курсе нововведений в сфере налогов, финансов и бухгалтерии, должен следить за изменениями в законодательстве и появлением новых форм документов.

Обратите внимание, подписан ли ваш главбух на профессиональные издания, посещает ли он вебинары и семинары.

Если он не занимается постоянным самообразованием, то его профессиональный уровень вряд ли можно назвать высоким.

Продемонстрируйте главбуху свою вовлеченность в финансовые дела предприятия, задавайте вопросы по поводу важных документов и сумм в платежках. Обсудите с бухгалтером вопрос его ответственности за ошибки в бухгалтерском и налоговом учете, которые повлекут убытки предприятия. Или же доверьте контроль за работой бухгалтера приглашенному специалисту или компании.

10 способов обезопасить себя и компанию от бухгалтерских ошибок

Рассказали, как проверить своего бухгалтера и убедиться, что бухгалтерия в порядке: отчеты сданы вовремя, налоги и штрафы оплачены.

Крупная торговая компания в спешке приняла на работу бухгалтера по рекомендации. Через полгода выяснилось, что бухгалтер все документы складывала в стол и даже не завела базу. Для компании это обернулось штрафами, дополнительными затратами на восстановление учета. 

Такие ситуации чаще всего объясняются тем, что бухгалтеру не хватило опыта и знаний, чтобы вести учет. Чтобы не платить дважды за ведение учета, обязательно проверяйте своего бухгалтера. Наши эксперты подготовили советы, на что обратить внимание в работе сотрудника и как собственнику подстраховаться на случай внезапного ухода главбуха.

Ошибки в бухучете могут обойтись очень дорого: от полной перепроверки данных — до расходов на восстановление данных. Но главному бухгалтеру не обязательно самому отвечать за эти риски.

Часть рутинных бухгалтерских задач можно передать на аутсорсинг.

Квалифицированные бухгалтеры не только подхватят ваш учет и отчетность, но и возьмут на себя финансовую ответственность — в случае ошибки штраф заплатит страховая, а не вы. Средний чек — от 14 490 рублей в месяц.

Как контролировать главного бухгалтера? - Ответ Бухгалтера

10 способов контролировать бухгалтера: чек-лист для руководителя

1. Попросите бухгалтера отчитываться по каждой задаче

Чтобы понимать, что отчет вовремя отправился, принялся, сдался, обяжите бухгалтерию отчитываться за каждый отчет. Бухгалтер может лично предоставлять отчеты вам под подпись или отправлять в рабочий чат. Для каждого отчета должен быть составлен протоколы приемки и отправки. 

2. Проводите еженедельные встречи с бухгалтерами

На встречах они смогут озвучивать проблемы и держать вас в курсе дел. Попросите готовить к встречам отчеты: сколько было реализаций, поставок, что с отчетностью, налогами, контрагентами. 

3. Контролируйте переводы денежных средств 

Лично подписывайте платежные поручения. Не все руководители это делают, но это ваша обязанность — налоговая при проверке обращает на это внимание.

Можно поручить бухгалтеру составлять еженедельный план платежей. Тогда у вас на руках будет утвержденный документ, с которым будете сверять текущие переводы. 

4. Не отдавайте свою ЭЦП бухгалтеру

Бухгалтер может подготовить неправильный отчет, не вовремя отправить декларацию, заплатить штраф, а вы об этом даже не будете знать. Чтобы контролировать процесс, не передавайте свой ключ от своей электронно-цифровой подписи.  

5. Разделите бухгалтерский и управленческий учет, если позволяет масштаб бизнеса 

Поручите их вести разным людям. Эффективнее всего, если бухучетом занимается бухгалтерия, а управленческим учетом — экономический отдел. 

6. Контролируйте документооборот

Утвердите регламент сдачи накладных, актов и счетов-фактур в бухгалтерию, а также инструкции о том, как и где должны храниться документы. Важно все документацию хранить в офисе — приходящие бухгалтеры любят забирать документы и заполнять их дома.

Важно! Согласно закону о персональных данных документы по заработной плате не должны храниться в общем доступе.

Попробуйте самостоятельно найти документ за прошлый период, чтобы понять ситуацию с документами в компании. Спросите у партнеров по бизнесу, получают ли они экземпляры, подписанные от вас. Простые вопросы помогут оценить состояние документооборота и усилить контроль.

Если же хотите основательно узнать реальную финансовую картину компании, рекомендуем экспресс-аудит.

Чтобы вы точно знали, что происходит с вашей бухгалтерией и не рисковали деньгами, эксперты Главбух Ассистент проверят ваш учет, оценив налоговые риски по 48 пунктам.

В команде — экс-сотрудники ФНС и бывшие аудиторы. Всем новым клиентам аутсорсинга бухгалтерии экспресс-аудит в подарок.

7. Сделайте так, чтобы у вас был доступ к системе электронной отчетности

Чтобы увольнение или исчезновение бухгалтера не стало неприятным сюрпризом, у вас должен быть доступ ко всем документам учета.

Вы можете организовать электронный архив документации на облачном хранилище и загружать туда все входящие документы, налоговые декларации, документы от контрагентов, договоры.

Так вы сможете убедиться, что данные нарастающим итогом были заполнены верно, предоставить необходимые документы поставщикам, сдать отчетность в налоговую.

8. Периодически проверяйте отчетность

Прежде чем отчитаться в ФНС, проверьте декларации и расчеты по контрольным соотношениям — они есть на сайте налоговой. Такая проверка позволит не допустить отказа в приеме отчетности и устранить ошибки, которые вызывают вопросы инспекторов при камеральной проверке. 

Для проверки отчетности в электронном формате используйте также программу Tester, которую можно скачать на сайте ФНС. С ее помощью можно проверить отчетность так, как если бы это сделала налоговая. Программу регулярно обновляют, поэтому не забывайте скачивать актуальную версию.

9.Проверяйте, выставляются ли вам требования, штрафы, пени, неустойки

Так вы убедитесь, что у вашей компании нет проблем с налоговой, а значит, не будет незапланированных расходов. Этот способ поможет при заключении новой сделки: ведь контрагенты стараются заключать договоры с бизнесом, у которого нет долгов.

10. А можно проще: поручите заботу о своем бизнесе специалистам 

Эксперты «Главбух Ассистент» позаботится о том, чтобы у вас не было проблем с ФНС. Лицензированные специалисты бесплатно выпустят вам электронную подпись и возьмут на себя ответственность за своевременную сдачу отчетности, исполнение требований ФНС, а также защиту ваших счетов от блокировки. Оставьте заявку.

10 документов, чтобы избежать рисков и ошибок в бухгалтерии 

Скачайте документы, которые помогут предупредить налоговые правонарушения в компании.

Документ  Чем поможет
Налоговая и бухгалтерская отчетность
Положение по оценке рисков искажения отчетности  компаний Выявить риски искажения финансовой отчетности и убедиться в ее достоверности
Регламент налоговой экспертизы договоров Снизить налоговые риски договоров компании и избежать штрафов от налоговой инспекции
Инструкция о порядке обжалования решений налоговой инспекции Оспорить результаты камеральной или выездной налоговой проверки. Разъяснить сотрудникам компании, как действовать, если их вызвали в налоговую инспекцию для дачи свидетельских показаний
Документооборот
Должностная инструкция бухгалтера Закрепить права, обязанности и ответственность бухгалтера
Инструкция по делопроизводству Организовать документооборот в компании: устанавливает порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учета, хранения, изготовления, копирования и тиражирования служебных документов
Памятка, сколько хранить документы Обезопасить себя от штрафов и доначислений
Контрагенты
Инструкция по проверке УПД контрагента Проверить на ошибки универсальный передаточный документ контрагента на отгрузку по форме, рекомендованной ФНС
Регламент проверки договоров на предмет налоговых рисков Оценить налоговые риски договора и не допустить признания сделок с контрагентами экономически нецелесообразными или мнимыми
Положение о порядке отбора контрагентов компании Избежать финансовых потерь из-за недобросовестности контрагентов 
Анкета для проверки новых партнеров компании Провести экспресс-анализ потенциального контрагента по нескольким критериям – сведениям о регистрации, руководителях и участниках, банкротстве, арбитражных делах

Избежать ошибок с налогами, кадрами и учетом бухгалтеры Главбух Ассистент.

Они изучат вашу налоговую базу и посмотрят, соответствует ли она нормативным документам, проверяют, как отражаются операции в налоговом и бухучете, проанализируют отчетность, сделают сверки с контрагентами, а также с ФНС, ПФР и ФСС. Ответят на претензии налоговой, добьются послаблений для бизнеса. Оптимизируют налоги с учетом вашего бизнеса. Узнать подробности.

Читайте также:  Структурные подразделения: виды, особенности, налогообложение

Восемь простых точек контроля главного бухгалтера. Статья, которая вам не понравится

Владельцам бизнеса не всегда удается проконтролировать все действия главбуха: зачастую попросту не хватает компетенций или времени. Консультант по налоговой безопасности бизнеса и программам 1С Евгения Зальцзейлер раскрывает восемь методов контроля предпринимателем главного бухгалтера, которые помогу держать руку на пульсе.

Случаев, когда собственник бизнеса или директор подозревает своего главного бухгалтера в воровстве или некомпетентности — много. Исходя из моего 15-летнего опыта, 70% собственников уверены, что бухгалтеры — «агенты налоговой», бездельники, а иногда и воры. Часто это никак не связано с действительностью, а с отсутствием доверия к собственным сотрудникам и/или нежеланием платить налоги.

Но, надо признаться, бывают случаи, когда подозрения в некомпетентности или в финансовых махинациях подтверждаются. В 90% таких инцидентов собственники предприятий полностью и безоговорочно доверяли своим бухгалтерам и никак их не контролировали.

Доверяй, но проверяй

Эта история произошла в 2008 году, но до сих пор, к сожалению, не потеряла своей актуальности.

https://www.youtube.com/watch?v=U_JiH-k46_k\u0026pp=ygVs0JrQsNC6INC60L7QvdGC0YDQvtC70LjRgNC-0LLQsNGC0Ywg0LPQu9Cw0LLQvdC-0LPQviDQsdGD0YXQs9Cw0LvRgtC10YDQsD8gLSDQntGC0LLQtdGCINCR0YPRhdCz0LDQu9GC0LXRgNCw

В городе N, расположенном в одном из курортных регионов страны, московский бизнесмен купил давно пустовавший участок земли и решил построить гостиницу санаторного типа. Это была отличная и прибыльная идея: в наличии лечебный нарзан, прекрасная природа, целебный воздух.

В качестве куратора стройки он прислал своего сотрудника из Москвы, а весь остальной персонал — от строителей и прораба до бухгалтера — набрали из местных жителей. Такой принцип найма оправдан с точки зрения экономии средств, но на практике все вышло иначе.

Бухгалтер местного подразделения быстро сориентировалась в ситуации. Она оценила финансовые возможности собственника и вступила в сговор с прорабом. Для осуществления своих замыслов они договорились с рядом компаний, торгующих необходимыми им товарами о поставках по завышенным ценам и, так называемом, откате.

Сначала они вели себя очень осторожно и осмотрительно. В плане документации все было сделано так, что «комар носа не подточит»: коммерческие предложения, договоры поставки, товарные и транспортные накладные. Собственник без каких-либо подозрений подписывал предоставляемые документы и оплачивал счета.

Затем в ход пошли липовые контракты. Бухгалтеру была на руку «серая» схема выплаты заработной платы и текучка кадров. Рабочие на стройке, а впоследствии персонал гостиницы и ресторана, менялись быстро. Схема была проста: в штат якобы принимали человека, а на самом деле брали его на испытательный срок, который он, естественно, не проходил.

Но увольняли такого сотрудника официально не сразу. Поэтому в зарплатных ведомостях было полно «мертвых душ», которым исправно выплачивались денежные средства. Не меньший «доход» приносили махинации с путевыми листами транспорта и списанием топлива. Я уже не говорю о мелких доходах в виде канцелярских товаров, замены картриджей и прочих хозяйственных расходах.

И все бы им сошло с рук, если бы не чрезмерная жадность и самоуверенность бухгалтера. Попалась она на краже наличных средств из кассы гостиницы. С этого и началась тотальная проверка. Прибыли московские аудиторы, подняли все договоры, документы, отследили цены. Сумму ущерба оценили в полмиллиона рублей. Для провинции в те годы были очень приличные деньги.

Не торопитесь осуждать предпринимателя за доверие и беспечность. С уверенностью могу сказать, что более половины предпринимателей и владельцев малого бизнеса поступают точно так же.

Им некогда тратить драгоценное время на контроль каждого сотрудника. Обычно они сильно вовлечены в свою деятельность, и нередко весь бизнес держится только на них.

Они платят деньги и ожидают профессионального выполнения своих обязательств от работников, включая главного бухгалтера.

Подобных ситуаций, связанных с деятельностью бухгалтеров, можно избежать, если руководители и/или собственники бизнеса будут применять несложные точки контроля.

Точки контроля главного бухгалтера для руководителей и собственников бизнеса (ИП)

1. Знать систему налогообложения своего предприятия

Отлично, если вы, как руководитель, знаете, какая система налогообложения у вашего предприятия.

Вы удивитесь, если узнаете, сколько индивидуальных предпринимателей и директоров предприятий малого и среднего бизнеса понятия не имеют, какие налоги и в какие сроки они должны уплачиваться. Они считают, что это зона ответственности исключительно бухгалтерии. Но это не так. Бизнес ваш и отвечать за неправильно уплаченные налоги и вам в том числе.

2. Собрать все важные документы в одном месте

Обязательно заведите папку со всеми учредительными и прочими важными документами. Пусть она хранится в сейфе предприятия или лично у вас. Бухгалтерам достаточно копий и сканов этих документов для работы.

3. Контроль сдачи отчетности

Контролируйте сдачу отчетности и наличие на ней отметки налоговой о сдаче (или квитанции о сдаче). Если у вас есть сотрудники и/или ваше предприятие на ОСН, ЕСХН или ЕНВД, то ежеквартально.

Если УСН без сотрудников, то раз в год. Желательно, чтобы у вас была табличка со сроками уплаты налогов и сроками сдачи отчетности.

Расчет и уплату налогов (авансовых платежей) контролируйте также раз в квартал.

4. Контроль платежей

Если у вас микропредприятие (ИП), занимайтесь платежами лично. В ином случае, заведите привычку утверждать платежные поручения. Так вы будете в курсе, кому, куда и за что вы платите.

Всегда просматривайте или требуйте распечатку выписки с расчетного(ых) счета(ов).

Если вы ИП и оплачиваете налоги (фиксированные страховые взносы) по квитанциям, обязательно делайте с них себе копии, а также с чеков об оплате.

5. Контроль взаиморасчетов

Обязательно контролируйте взаиморасчеты с контрагентами. Особенно с которыми есть отсрочка платежей или отсутствует 100% предоплата. Возьмите за правило, хотя бы раз в неделю смотреть отчет по дебиторской (вам должны) и кредиторской (вы должны) задолженностях.

Нет времени на постоянные проверки? Делайте выборочные. Попросите предоставить бухгалтера информацию по расчетам с каким-либо контрагентом или списком контрагентов на ваш выбор. Или список просроченной задолженности с объяснением причин возникновения, предполагаемых сроках ее погашения и, конечно, суммы.

Для сверки с бюджетом распорядитесь периодически заказывать «Справку о состоянии расчетов с бюджетом» и/или «Выписку операций по расчетам с бюджетом». Например, раз в квартал.

6. Контроль налички

Контролируйте наличные денежные средства предприятия, особенно, если у вас розничная торговля. Старайтесь не держать больших сумм на предприятии, «не вводите людей в искушение». Лучше инкассируйте наличку в банк.

7. Взаимоотношения с коллективом

Как это ни странно, возможно, для вас звучит, не ссорьтесь с коллективом. Так вашим сотрудникам будет сложнее сговориться против вас. Необходимо найти золотую середину во взаимоотношениях с работниками между диктатурой и полным либерализмом.

8. Внимание к сотрудникам

Обращайте внимание на благосостояние и проблемы своего главного бухгалтера и других сотрудников, которые имеют доступ к финансам. Чрезмерные траты, которые им «не по карману», или наоборот, сильные финансовые затруднения могут стать толчком для кривой дорожки.

К счастью, честных и профессиональных главных и просто бухгалтеров, по моим наблюдениям, все же больше, чем нечистых на руку. Контроль со стороны руководителя позволит ему держать руку на пульсе своего предприятия и держать в тонусе своего главного бухгалтера. Ведь ничто так не организовывает, как грядущая проверка.

Источник: Практический онлайн-журнал «Деловой мир».

Как контролировать бухгалтера руководителю

Бухгалтер – это один из ключевых сотрудников в любой компании. Если рядовой специалист допустит ошибку, могут возникнуть проблемы с партнерами или покупателями. Однако если ошибку допустит бухгалтер, возникнут претензии со стороны контролирующих органов.

Это может привести к наложению административной и даже уголовной ответственности и даже к закрытию фирмы. По этой причине работу бухгалтера нужно контролировать.

Для этого используется аудит, однако это затратное мероприятие, а потому актуально оно не во всех случаях.

Вопрос: Вправе ли организация учесть для целей налога на прибыль расходы по договору аутсорсинга на услуги по бухгалтерскому и налоговому учету при наличии главного бухгалтера, осуществляющего контроль за данными услугами?
Посмотреть ответ

Способы контроля деятельности бухгалтера

Частая причина действительно серьезных кризисов в компании – безграничное доверие руководителя к бухгалтеру. Даже если оно основывается на рекомендациях знакомых, это не является панацеей.

Мнение других людей может быть необъективным. Иногда руководитель контролирует часть бухгалтерских дел, но и в этом случае он видит только часть картины.

Возможен ли эффективный контроль деятельности бухгалтера? Да, и в этом помогут следующие инструменты.

Какие существуют квалификационные требования к главному бухгалтеру?

Проверка статуса расчетов с партнерами

Руководителю нужно удостовериться в том, что бухгалтер фиксирует все поступления, траты и выплаты. Они должны быть зарегистрированы и правильно отражены. Все выплаты при качественной работе осуществляются в полном объеме и вовремя. Все операции должны быть подтверждены первичными документами.

Руководитель должен следить за долгами контрагентов.

Нужно создать отчет о долгах в программе «1С» в разделе «Руководителю». Таким образом можно получать сведения о взаиморасчетах на протяжении отчетного периода, изменении размера долга.

Читайте также:  Как уменьшить транспортный налог - Ответ Бухгалтера

Нужно также отслеживать состояние отработанных и неиспользованных авансов. Для экономии времени следует выборочно проверять «первичку». Если обнаружатся ошибки, проводится расширенная проверка. Также, для того чтобы сэкономить время, управленец должен знать, на что именно обращать внимание. Первоочередные детали – это старые задолженности, а также контрагенты, вызывающие вопросы.

Вопрос: Вправе ли налоговый орган в целях осуществления валютного контроля запросить у организации-резидента копии следующих документов: устава общества, паспортов руководителя и главного бухгалтера, а также их должностных инструкций, разрешений на работу, приказов о назначении на должность? Может ли налоговый орган привлечь организацию к ответственности в случае непредставления этих документов?
Посмотреть ответ

Через «1С» можно проверить партнеров. В частности, проверяется актуальность КПП. Если он недействителен, это обозначает процесс ликвидации компании. Если размещены бумаги, по которым есть вопросы, они будут выделены красным.

Подобное выделение обозначает процесс реорганизации компании-контрагента или неверное указание реквизитов. Также компания может не состоять в реестре налоговой.

Для чего нужна такая проверка? Если у фирмы есть платежи в адрес недействующего партнера, при направлении декларации по НДС придет требование о проверке операций. Если ничего не будет проверено, компании выписывается штраф.

Контроль над движением средств по расчетному счету

Руководитель должен удостовериться в том, что отсутствуют сомнительные платежи. Они возможны тогда, когда ключ первой подписи, для экономии времени, передан бухгалтеру.

Сомнения платеж вызывает в том случае, если он отправлен по неясному каналу. Передача ключа бухгалтеру иногда приводит к курьезным ситуациям.

Самый яркий пример – перевод средств со счета фирмы на счет самого бухгалтера, обоснованный тем, что специалист мало получает.

На завершение отчетного времени требуется проверить в «1С» остаток по счету. Важно, чтобы все показатели сходили.

Важно это потому, что налоговая может запрашивать информацию о движении средств по счету прямо у банковского учреждения.

Если банк не предоставит запрашиваемые сведения, он понесет ответственность на основании пункта 2 статьи 86 НК РФ. Руководителя также может заинтересовать поступление средств, приход которых не ожидался.

ВАЖНО! Не всегда сторонние поступления – это хорошо. Иногда они могут свидетельствовать о махинациях со стороны руководителя.

Проверка кассового аппарата

Наиболее часто ошибки (намеренные или ненамеренные) встречаются при операциях при работе с наличными. Очень часто деньги тратятся в один день, а подтверждающие документы готовятся «задним числом».

Если доступ к кассовому аппарату имеют сотрудники помимо уполномоченных лиц, средства могут браться в долг и не возвращаться. Контроль над кассой важен еще и потому, что она проверяется представителями налоговой.

Если будут обнаружены недочеты, назначаются большие штрафы (от 40 000 рублей).

Для того чтобы проверить кассовый аппарат, нужно взять в бухгалтерском отделе кассовую книгу. Существенным недочетом является образование «минуса» в кассе, поэтому его нельзя допускать. Если кассовый разрыв погашается за счет личных средств руководителя, должен быть оформлен договор займа. Отсутствие его считается существенным недочетом.

Проверка склада

Склад нужно сверять с учетными данными. Ведением оборотов может заниматься исключительно бухгалтер, однако остатки ценностей обязательно проверяются руководством. Насторожить должны отрицательные остатки. Распространенные ошибки: материалы приобретаются и не списываются или списываются не полностью.

Контроль соблюдения законодательства

Для изучения законов о бухучете нужно много времени. Однако можно пойти более простым путем. Обнаружить нормативные недочеты можно с помощью самой программы «1С». Технические ошибки обнаруживаются посредством экспресс-проверки.

Находится она в разделе «Отчеты». Также программа позволяет обнаружить счета с отрицательными остатками. Она сообщает о нарушении лимитов. Еще одно направление автоматической проверки – правильная последовательность кассовых ордеров.

Контроль денег

Для обеспечения контроля над средствами нужно регламентировать процесс снятия и перевода денег. В частности, нужно установить необходимость проставления подписи руководителя при любых операциях со средствами.

Если счет подсоединен к клиент-банку, имеет смысл ввести систему подтверждения, предполагающую два шага: первый ключ принадлежит бухгалтеру, а второй – руководителю. При формировании платежа подпись сначала ставит бухгалтер, а потом – руководитель.

Ключи находятся на флешке. Нужно следить за ее сохранностью.

К СВЕДЕНИЮ! Некоторые банковские учреждения предлагают дополнительную услугу – подтверждение всех операций руководителем с помощью смс-пароля. Такая форма подтверждения займет минимум времени. Если расчеты ведутся по корпоративной карте, имеет смысл установить по ней лимит расходования.

Контроль отчетности

Отчетность сдается в установленные сроки. В обратном случае на компанию будет наложена ответственность. Кроме того, фирма будет поставлена на особый учет налоговой.

Распространенная практика нерадивых бухгалтеров – подача неполной отчетности с последующим направлением уточняющего документа. Актуально это в том случае, если бухгалтер не успевает сдать полную отчетность своевременно.

Подобные действия не предполагают наложение штрафов, однако налоговая будет особенно внимательна к фирмам, применяющим такую практику.

Для предотвращения негативных ситуаций руководитель должен проверять отчетность. Отправляется этот документ только после того, как на нем проставлена подпись управленца.

Контроль налогообложения

Для проверки правильности ведения налогового аспекта нужно наладить работу в компании таким образом, чтобы сведения о начисленных налогах предоставлялись руководителю своевременно. Желательно, чтобы они были предоставлены за 2-3 недели до сдачи документации в налоговую. Ежегодно производится сверка взаиморасчетов с налоговой.

Как контролировать главного бухгалтера

Успех любого бизнеса во многом зависит от кадрового состава. И далеко не последнюю роль в нем играет главный бухгалтер. Однако хороший специалист быстро понимает, что руководитель не совсем хорошо разбирается в финансах, и вскоре начинает злоупотреблять положением. Как контролировать своего бухгалтера и держать руку на пульсе расскажем в подробностях далее.

Как владелец консалтинговой компании я нередко слышу от предпринимателей, которые к нам обращаются, жалобы на некачественную работу бухгалтера или убытки, которые понес бизнес из-за некомпетентности и непорядочности главбуха. Иногда вскрываются такие аферы, которые достойны отдельной экранизации. Причем бывали случаи, когда «цена вопроса» оказывалась настолько высока, что это даже ставило под угрозу продолжение ведения бизнеса как такового.

Давайте разберемся, на какие моменты руководителю предприятия нужно обращать внимание, чтобы контролировать работу штатного бухгалтера и не получить в какой-то момент неприятные сюрпризы от его работы. Ведь многие, кто сталкиваются с негативными последствиями действий главбуха, как под копирку говорят: «Изначально ничего не предвещало …».

Традиционно любую проблему лучше предотвратить, чем справляться с ее последствиями, поэтому я рекомендую следующий чек-лист по проверке главбуха компании:

  • У вас обязательно должен быть доступ к бухгалтерской программе, отдельный свой логин и пароль.

Не пренебрегайте этим советом. Часто владельцы компаний не стремятся вникать в работу 1С или другого программного продукта, в котором ведется бухгалтерский и налоговый учет. Это вызвано тем, что они самостоятельно не разбираются в бухгалтерии или же не хотят в нее вникать и тратить свое время.

Такой подход руководства по умолчанию дает карт-бланш бухгалтеру и в определенной степени расслабляет его. Понимая, что рычаг контроля за информацией в бухгалтерской программе отсутствует, главбух в этой базе может творить, что угодно, даже «жесткий хоррор», а владелец компании долгое время будет находиться в «счастливом неведении».

Собственный логин и пароль могут вам пригодиться, если вы решите негласно пригласить аудитора взглянуть на ваш учет.

По-хорошему экспресс аудит и проверка документов в бухгалтерии должны происходить раз в полгода. Это обойдется дешевле, чем полноценное проведение аудиторской проверки. А еще снизит риски санкций и махинаций главным бухгалтером, недаром же говорят, скупой платит дважды…

  • Заведите за правило регулярное архивирование учетной программы. Желательно на сервере, к которому не имеет прямого доступа главбух. То есть архив базы данных регулярно должен делать или IT-специалист или база должна архивироваться автоматически, например, раз в неделю.

Коль уж мы начали с учета в программе, то по практике могу сказать, что системность в формировании архивных копий программы убережет собственника бизнеса или генерального директора от многих неприятностей, а также поможет сэкономить время и деньги при возникновении конфликтной ситуации.

Это своего рода страховка на тот случай, если с бухгалтером начнутся проблемы, а такое происходит довольно часто. Когда бухгалтера ловят на растрате, уличают в недобросовестном ведении учета и т. д., в ответ главбухи либо «сносят» базу целиком, либо вносят в программу ряд изменений, которые сразу не заметишь, но они могут навредить бизнесу или замаскируют махинации.

Если нужно проверить бухгалтера и имеются основания к этому, обязательно следует создать бэкап всех программ учета, а архив базы данных разместить на компьютерах, к которым нет доступа из бухгалтерии.

  • Имейте доступ к клиент-банку, с которого осуществляются безналичные платежи. Или просите из него регулярно бумажные распечатки выписок. Контролируйте хотя бы крупные суммы и сопоставляйте, как они отражены в программе. Распечатки храните у себя в сейфе, бухгалтер должен понимать, что вы их не выкинули и при необходимости сможете поднять.

На практике у меня был случай, когда главбух компании за полтора года вывела почти 4 млн. руб. себе на банковскую карту, а директор об этом совершенно не подозревал.

Читайте также:  Как найти бухгалтера - Ответ Бухгалтера

Схема была организована следующим образом, вначале главбух оформила фиктивный договор займа, по которому  она якобы занимала компании 4 млн. руб., подпись за директора подмахнула самостоятельно, а к печати у нее естественно был свободный доступ.

Затем поквартально она переводила с расчетного счета себе транши на погашение данного займа, но в программе отражала эти операции как оплату налога на прибыль или НДС.

Афера вскрылась только при проведении аудиторской проверки, когда аудитор сверил информацию в базе 1С с выписками из клиент-банка, а также одновременно заказал сверку в налоговой инспекции. В тот день проверка бухгалтерии предприятия показала, что 4 млн. руб. ушли в карман человека, которому слишком сильно доверяли.

  • Минимум раз в квартал требуйте, чтобы бухгалтер сверялся с бюджетом.  Это поможет вам избежать неприятных сюрпризов по расчетам с бюджетом и отчасти застрахует от воровства.

В пользу того, что это работает, делюсь еще одной историей нашего клиента. К нам на обслуживание пришла компания, в которой достаточно бесконфликтно уволился главный бухгалтер. Понятно, что директор был убежден: с учетом все более или менее в порядке.

Принимая дела, мы одним из первых шагов заказали сверку с бюджетом. Такая проверка бухгалтерии показала, что по данным ФНС компания имеет задолженность по пене около 110 тыс. руб. Не по налогу, а именно по пене!

Недоимка образовалась из-за ошибки бухгалтера при оплате налога на прибыль на крупную сумму. Потом, спустя несколько дней и увидев, что платеж не поступил, она его поправила, но пеню налоговики уже начислили. А при увольнении главбух решила об этом факте скромно промолчать.

  • Приучите бухгалтера делать для вас таблицу по оплате и начислению налогов, в которой текущие платежи, штрафы и пени должны быть выделены отдельно. Сопоставляйте ее с актом сверки из ФНС.
  • Еще одна хитрость, на которую идут бухгалтеры, чтобы прикрыть свои ошибки: они готовят платежного поручение якобы на оплату текущего налогового платежа, но на самом деле оплачивают пени или штрафы, образовавшиеся из-за их некачественной работы.
  • Например, бухгалтер говорит директору, что необходимо оплатить НДС, готовит платежку, в которой КБК указывается пени, а назначение платежа, что это текущая оплата налога за квартал.
  • При таком маневре деньги зачислятся в оплату пени или штрафа, а вы будете думать, что компания произвела плановый платеж налога и ничего не заметите.

Чтобы так не попадать и не оплачивать из своего кармана ошибки бухгалтера, обязательно обращайте внимание на информацию о пенях и штрафах, как начисленных, так и оплаченных в акте сверки из налоговой инспекции. Такая проверка главного бухгалтера не займет много времени, но существенно облегчит жизнь в дальнейшем.

  • Введите регламент о датах закрытия месяца в бухгалтерской программе и дне, когда бухгалтер будет вам отчитываться по результатам работы за прошедший месяц.

Пословицу про ловлю рыбы в мутной воде вы наверняка слышали. В ситуации с бухгалтерией это правило работает на все 100 %. Крайне важно, чтобы в компании был установлена какая-то дата, например, 20 число следующего месяца, до которой сотрудники должны сдать первичные документы в бухгалтерию, а учетная служба отразить их в программе.

Это называется – закрытие месяца. Помимо тренировки дисциплины и оперативности, такая мера позволит вам иметь актуальную информацию не только по расчетам с бюджетом, но и с контрагентами и кредитными организациями.

Если вы затребуете данные для проверки, бухгалтер уже не сможет вам отказать, сославшись на то, что еще не все проведено в программе и месяц не закрыт.

  • В идеале ежемесячно, но хотя бы раз в квартал требуйте от бухгалтера информацию по расчетам с контрагентами, которые главбух должен подтвердить актами сверки.

Проще всего бухгалтер может предоставить вам информацию о кредиторской и дебиторской задолженности, распечатав оборотно-сальдовые ведомости из программы, а достоверность цифр обоснуют акты сверки, подписанные поставщиками или покупателями.

Задумываясь о том, как проверить работу бухгалтера, особое внимание всегда нужно заострять на счете 76. Он называется «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Обычно там бухгалтер прячет «все самое интересное», туда и штрафы проводят, и сомнительные расчеты, и вывод денег на личные счета или третьих лиц.

Второй по популярности счет, в котором можно поискать «скелеты в шкафу» — это счет 91-2 «Прочие расходы». Тоже обращайте внимание, какие там суммы числятся в бухгалтерии и на каком основании.

  • Если штат компании небольшой, то самостоятельно проверяйте, нет ли в списке тех, кому начисляется зарплата уволенных сотрудников. Если на это у вас нет времени или коллектив в компании приличный, доверьте  функцию контроля сотруднику, не из бухгалтерии и не подчиняющемуся главбуху.

Один из видов махинаций, с помощью которых главные бухгалтеры или даже бухгалтеры расчетчики воруют деньги компании — это «мертвые души» в учете.

Зарплата по базе начисляется давно неработающему сотруднику, который потом или делится с бухгалтером, если деньги перечисляются ему на карту.

Или другая модификация этой аферы: бухгалтер по базе показывает начисление какому-то «левому» или уволенному сотруднику, а на самом деле перечисляет эти суммы на свой банковский счет. Заметить это можно только опять же при сверке учетной программы и информации из клиент-банка.

Как провести проверку бухгалтерии в подобном случае? Если сотрудников в компании много, держите, хотя бы в голове информацию об общем среднем размере ФОТ и количестве сотрудников.

Если в кризис вы сократите персонал, а начисления по оплате труда не сильно изменятся, это можно считать поводом для контроля расчетов с персоналом, особенно если главбух не сможет дать вам внятные разъяснения о причине таких метаморфоз.

  • Если ваша деятельность связана с наличными расчетами и в сейфе всегда хранится значительная сумма, требуйте заполнения «покупюрок», а также установите видеокамеру непосредственно над сейфом.

«Покупюрка» — это метод учета наличных, основанный на учете денежных купюр, который позволяет исключить злоупотребления с наличкой и ужесточить контроль кассовой дисциплины. Иными словами это табличка, в которой расписан денежный остаток в кассе по количеству купюр с разным номиналом.

Еще одна история наших клиентов: в розничном ритейле каждый день торговые представители привозили наличную выручку и сдавали ее в бухгалтерию. Представителей в организации было 9 человек, привозили они ежедневно от 50 до 100 тыс. руб. каждый.

Конфликт в коллективе начался, когда после сдачи выручки и даже заполнения «покупюрок» деньги из сейфа стали пропадать с завидной регулярностью. В одной пачке, например, отсутствуют 5000 руб.

, в другой две банкноты по 500 руб. и т. д.

Эти недостачи стали распределять между торговыми представителями и кассирами, принимающими наличку, списывая это на их невнимательность, так как деньги обычно считались поздно вечером.

В один из дней директору все это надоело и он тайно, рано утром попросил охрану установить видеокамеру прямо над сейфом в бухгалтерии.

Весь коллектив предприятия был крайне удивлен, просматривая занимательное видео, в котором главный бухгалтер после ухода всех сотрудников и якобы кропя над отчетностью, заглянула в сейф и выдернула из «покупюрок» несколько банкнот себе на карманные расходы. Свое поведение женщина традиционно объяснила тем, что ее не ценили и слишком мало платили.

На вопрос, как проверить бухгалтера и других сотрудников при работе с наличкой решается просто: нужно обязательно установить камеры над кассами и сейфом.

  • Для аудиторской проверки не приглашайте аудитора по рекомендации главного бухгалтера. В подавляющем большинстве случаев вы переплатите за работу аудитору, потому что в сумме будет заложен откат. Кроме того дружественный аудитор при проверке замаскирует или закроет глаза на какие-то просчеты главного бухгалтера. Аудитор и главбух всегда должны быть независимыми персонами.

Тоже самое не стоит делать, привлекая крупные кредиты.

Вспоминаю случай, когда главбух посоветовала для развития бизнеса в других регионах взять крупный кредит в известном банке, за что получила приличный откат и в скорости уволилась из предприятия.

Компания специализировалась на отделочных материалах и сантехнике премиум-класса и ни один десяток лет уверенно чувствовала себя на рынке в своем городе.

К сожалению, у этой истории трагический финал, бизнес в других регионах не пошел, потраченные деньги принесли в результате только убытки, а компания осталась с долгом, превышающим 150 млн. руб. Один из учредителей эмоционально не перенес такого удара и в 52 года скончался от сердечной недостаточности.

  1. Зато бывший главбух до сих пор катается на неплохом внедорожнике, купленном за сумму отката банка.
  2. Официально откат проблематично доказать, даже если кто-то неформально слил информацию, что он имел место быть.
  3. Вот такие несложные в практическом использовании меры безопасности помогут вам держать под контролем ваш учет и снизить риски воровства и махинаций со стороны главного бухгалтера.