Прочее

Исправления в трудовой книжке — Ответ Бухгалтера

Обычно неверные записи в трудовой книжке исправляет работодатель, который сделал ошибку. Однако бывают случаи, что требуется исправить запись с прошлого места работы сотрудника.

В сентябре прошлого года введен новый порядок хранения трудовых книжек, а правила их заполнения стали проще. В этом материале Bankiros.ru расскажет, как исправить ошибки в бумажном экземпляре трудовой книжки по новым правилам.

Кто должен исправлять неверные записи в трудовой

Такие исправления вносит работодатель, который допустил ошибку, например, сделал неточную или полностью неверную запись. Кроме того, есть ряд случаев, когда на текущем месте работы могут исправлять записи предыдущего работодателя:

  • бывший работодатель предоставил документ о том, что допустил ошибку;
  • предыдущая компания специалиста ликвидирована. Если она реорганизована, то исправления вносит ее правопреемник.

Вносит исправления работник, отвечающий за заполнение трудовых книжек. Если такого специалиста нет, исправления делает непосредственно руководитель или индивидуальный предприниматель.

Банкирос рекомендует!Исправления в трудовой книжке - Ответ БухгалтераКредитная карта «#120наВСЕ Плюс»120 дней без процентов, до 2 000 000

Записи в трудовой книжке совместителя исправляет работодатель, внесший записи о совместительстве. Кроме того, запись по совместительству могут сделать и на основной работе, тогда ошибки в ней исправляются там же.

Исправления в трудовой книжке - Ответ Бухгалтера Bankiros.ru

Как исправляются ошибки в трудовой книжке

Заполнение трудовой книжки регулируют статьи 77-81 и 83-84,1 Трудового кодекса РФ. В этих статья сказано, какие формулировки могут использоваться при увольнении сотрудника, и помогают внести корректные данные при исправлении.

Отметим, что в трудовой книжке не исправляются ошибки, которые не влияют на действительность записей и подтверждение стажа.

Например, запись с названием предприятия и о приеме работы занесли в одну строку. Это формальная ошибка, которая никак не влияет на достоверность информации.

Не нужно исправлять также записи, когда месяц прописали прописью, а не указали арабскими цифрами. А вот орфографические ошибки исправляются в том случае, когда могут повлиять на решение Пенсионного фонда о зачете трудового периода в общий стаж. Так, требуется исправить ошибку в названии компании, фамилии, имени и отчестве работника, дате его рождения.

Банкирос рекомендует!Исправления в трудовой книжке - Ответ БухгалтераКарта «Халва»1095 дней без процентов, до 500 000

Однако по большей части это относится к записям до 2020 года. С первого января 2020 года работодатели сдают на сотрудников СЗД-ТД – сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица. Благодаря этому у государства есть электронные сведения обо всех работниках. Теперь работодателям важно следить, чтобы корректные данные были указаны в такой форме и исправлять записи в ней.

Исправления в трудовой книжке - Ответ Бухгалтера Bankiros.ru

Нужно ли исправлять ошибки, если сотрудник увольняется

Исправлять неверные записи нужно даже в том случае, когда сотрудник увольняется или уже уволился. Если не исправить ошибки, у работника могут быть проблемы с назначением пенсии и подтверждением стажа. В этом случае он может подать иск в суд на своего бывшего работодателя.

Если работник окажется прав, то предприятие не только потеряет время, но и деньги, потому что работодателю скорее всего придется оплатить сотруднику и компенсацию морального вреда. Но опять же в первую очередь здесь идет речь о записях до 2020 года. Теперь работодателю важно следить за точностью заполнения форм СЗВ-ТД.

Банкирос рекомендует!Исправления в трудовой книжке - Ответ БухгалтераКредитная карта «180 дней без % (онлайн)»180 дней без процентов, до 1 000 000

Если ошибки были при заполнении титульного листа, то он уничтожался по акту, а работнику заводили новую трудовую книжку.

С 2021 года бумажные трудовые книжки больше не заводят. Если ошибки допущены в форме СЗВ-ТД, то работодатель просто подает корректные данные.

Исправления на титульном листе. На титульном листе можно исправлять информацию и вносить новые сведения. Например, если сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию, то кадровик должен одной линией зачеркнуть ее фамилию и написать новую. При этом зачеркнутая фамилия должна быть читаемой.

Рядом указывается новая фамилия сотрудницы. На внутренней стороне корочки перечисляются документы, которые дали основание для смены фамилии: паспорт, свидетельство о браке или разводе и другое. Запись заверяется подписью и печатью ответственного лица.

Исправления информации об образовании. В специальной строке делается запись об уровне образования сотрудника – «среднее общее», «высшее» и другое. Если у человека было только среднее профессиональное образование, а затем он получил высшее, то сведения об этом вносятся в трудовую книжку. Старые записи не зачеркиваются – новые вносятся через запятую.

https://www.youtube.com/watch?v=egjO0XQpVgc\u0026pp=ygVa0JjRgdC_0YDQsNCy0LvQtdC90LjRjyDQssKg0YLRgNGD0LTQvtCy0L7QuSDQutC90LjQttC60LUgLSDQntGC0LLQtdGCINCR0YPRhdCz0LDQu9GC0LXRgNCw

Банкирос рекомендует!Исправления в трудовой книжке - Ответ БухгалтераКредитная карта «Платинум (с безопасной доставкой карты)»365 дней без процентов, до 700 000

Исправления данных о работнике. Иногда бывает так, что ошибки допущены в фамилии, имени и отчестве работника. Получается, что трудовая книжка как бы и не принадлежит сотруднику. Это в дальнейшем может повлечь проблемы с учетом стажа в Пенсионном фонде. Что делать в такой ситуации, трудовое законодательство не объясняет. Однако есть несколько возможных вариантов решения проблемы:

  • сотрудник может обратиться к работодателю, который допустил ошибку. Он внесет необходимые исправления;
  • исправить ошибку самостоятельно, предварительно получив документ от бывшего работодателя о том, что он допустил ошибку;
  • просто завести новую трудовую книжку, но в этом случае могут возникнуть проблемы с учетом трудового стажа в ПФР.

Исправления сведений о работе. В таких записях зачеркивания не допускаются. После последней записи нужно указать следующий порядковый номер и текущую дату записи. В третьей графе указать, что запись с определенным номером недействительна. В четвертой графе указываются дата и номер приказа, запись из которого указали неправильно.

Банкирос рекомендует!Исправления в трудовой книжке - Ответ БухгалтераКредитная СберКарта120 дней без процентов, до 1 000 000

Важно, чтобы все исправления соответствовали документам, на основании которых они вносятся. Только в исключительных случаях могут быть указаны показания свидетелей, судебное решение в тех случаях, когда из-за чрезвычайных ситуаций трудовые книжки были массово утеряны.

Исправления в трудовой книжке - Ответ Бухгалтера Bankiros.ru

Аналогично исправляются записи о переводе сотрудника на другое место работы или увольнение, которые суд признал незаконными.

Если сотрудника восстанавливают на прежнем месте работы, то необходимо указать, что запись с определенным номером недействительна, потому что сотрудника восстановили на предыдущем месте работы. В четвертой графе указывается ссылка на приказ или решение, по которому сотрудника восстановили на предыдущем месте работы или изменили формулировку для его увольнения.

Если в трудовой есть недействительная запись об увольнении, сотрудник может потребовать, чтобы ему оформили дубликат трудовой книжки.

Если пометки о недействительной записи вносят в период работы сотрудника, то заверять ее не нужно. Подпись и печать ставятся только после записи об увольнении сотрудника.

Банкирос рекомендует!Исправления в трудовой книжке - Ответ БухгалтераКредитная карта с целым годом без % онлайн365 дней без процентов, до 500 000

Исправление даты. В трудовой книжке даты вносятся только арабскими цифрами: дата и месяц – двузначными, а год – четырехзначными. Правильно будет, например, 18.02.2022, а не 18 февраля 2022 года.

Если месяц указан прописью, но дата правильная, никаких исправлений не нужно. Если дата неверная, то такую запись признают недействительной, а затем вносят корректные сведения.

Исправление реквизитов. В трудовой книжке не следует писать сокращения документов, например, «пр.» вместо «приказ». Это может исказить смысл и понятность записи. При подобных ошибках такие записи отмечаются в качестве недействительных, а внизу указываются корректные сведения.

Неточности в данных о награждении. Наиболее частые ошибки в информации о награждении – это внесение таких сведений в раздел записей о работе. Подобные записи признаются недействительными и переносятся в раздел со сведениями о работе или вкладыш к книжке.

Ошибки в названии организации. Правила исправления таких записей не определены, поскольку такие записи не нумеруются. В большинстве случаев в трудовой книжке указывается информации об ошибке в названии и ниже указывается верное наименование компании.

https://www.youtube.com/watch?v=egjO0XQpVgc\u0026pp=YAHIAQE%3D

Банкирос рекомендует!Исправления в трудовой книжке - Ответ БухгалтераКредитная карта «2 года без %»755 дней без процентов, до 600 000

Ошибки во вкладыше. Его заводят для трудовой книжки, в которой уже нет места для записей. В этом случае в ней делается отметка о том, что к ней выдан вкладыш, а на титульном листе указывается его серия и номер. Такой документ ведется по всем правилам заполнения трудовой книжки.

Частые ошибки во вкладыше – это начало нумерации записей заново. Однако такие записи делаются сквозными в соответствии с записями в трудовой.

При возникновении таких ошибок следует указать, что в нумерации произошли ошибки и присвоить записи необходимый номер.

Сразу несколько ошибок в трудовой книжке. При множестве ошибок в трудовой книжке исправляется каждая из них. Если неверные записи идут подряд, допустимо исправить их одной записью.

Читайте также:  Лишение прав - Ответ Юриста

Bankiros.ru

Как вносятся пропущенные записи в трудовую книжку

Если не указано название компании и информация о приеме на работу, то сначала признаются недействительными другие записи с этой компанией, а затем прописывается информация с названием организации, о приеме на работу и дальнейшие записи.

Банкирос рекомендует!Кредитная карта «МТС Деньги Zero»1100 дней без процентов, до 150 000

Если не указана информация о службе в армии, то такую информацию допустимо указать в другом месте – она не должна идти строго перед записью о приеме на работу.

Если не указана информация о переводе или присвоении разряда, то ее можно указать в любой момент. Ее вносят следующим порядковым номером после последней записи в сведениях о работе.

В новой записи указывается фактическая дата перевода сотрудника.

Если произошло переименование предприятия, то сведения вносятся отдельной строкой после последней записи в раздел «Сведения о работе». Порядковый номер и дату в таких случаях не ставят.

Внести такую запись может и новый работодатель, если получит подтверждение об этом от прежнего работодателя сотрудника.

Как исправляются ошибки прежнего работодателя

Если в трудовой книжке нет записи об увольнении, то сотрудник может обратиться к прежнему работодателю для ее внесения.

Если у работника нет подтверждения того, что его действительно уволили, вносить данные с его слов нельзя. Стоит завести новую трудовую книжку.

Банкирос рекомендует!Кредитная карта «Urban Card»55 дней без процентов, до 100 000

Сотрудника можно трудоустроить по совместительству, поскольку иметь два основных места работы нельзя. Трудовая инспекция может оштрафовать такого работодателя.

Обычно записи о приеме на работу по совместительству вносит первый работодатель, поэтому второму работодателю не нужно делать каких-либо дополнительных записей в трудовой книжке.

Что важно запомнить о записях в трудовой книжке

  1. По общим правилам исправляет записи тот работодатель, который допустил ошибку.
  2. Если компания ликвидирована, исправления вносит новый работодатель.
  3. Не стоит исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записи. Например, месяц прописью, вместо арабской цифры.

  4. Если есть неточности на титульном листе, такие записи зачеркиваются, а рядом ставятся правильные.
  5. При получении нового уровня образования информация о нем указывается через запятую.
  6. Если есть ошибки о месте работы и профессиональных наградах, такие записи помечаются как недействительные, а рядом вносятся достоверные сведения.

  7. Если в трудовой книжке заполнены все страницы раздела, в ней прикрепляется вкладыш. Он ведется по всем правилам заполнения трудовой.
  8. При несоблюдении правил исправления ошибок в трудовой книжке работодатель может получить штраф, а за фиктивные записи ему может грозить уголовная ответственность.

Банкирос рекомендует!Карта возможностей110 дней без процентов, до 1 000 000

Напомним, ранее Bankiros.ru рассказывал о том, где открыть вклад в феврале 2022 года.

Чтобы быть в курсе последних новостей, подписывайтесь на телеграм-канал Bankiros.ru.

Как исправить запись в трудовой книжке

Из статьи узнаете, как внести изменения в трудовую книжку, когда у работника изменилась личная информация или если в документе ошибка. Примеры корректных записей показали на картинках. Эксперты учли требования законодательства, разъяснения госорганов и судебную практику. 

Исправления в трудовой книжке - Ответ Бухгалтера

Как исправить сведения на титульной странице

Сведения на титульном листе можно изменять и дополнять. Если у работника изменилась личная информация, например фамилия, то неверную или устаревшую информацию следует зачеркнуть и указать точные данные.

В данной ситуации на внутренней стороне обложки указывают реквизиты документа-основания для внесения изменений, заверенные подписью работодателя или уполномоченного им лица, а также печатью организации или кадровой службы при ее наличии (п.

7 Порядка ведения трудовых книжек). 

Пример. Как исправить сведения на титульной странице

Исправления в трудовой книжке - Ответ Бухгалтера

Аналогичный порядок предусмотрен, если обнаружили ошибки в личных сведениях работника. Например, когда сотрудник отдела кадров неправильно указал дату рождения. Неверные сведения зачеркивают, указывают новые и на внутренней стороне обложки реквизиты документа-основания. 

Когда изменяются сведения об образовании или профессии, специальности работника, зачеркивания не допускаются. Новые сведения просто укажите рядом с предыдущей записью (п. 8 Порядка ведения трудовых книжек).

Пример. Как исправить сведения об образовании 

Исправления в трудовой книжке - Ответ Бухгалтера

Как исправить сведения о работе

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или других признанных недействительными записей не допускается (п. 12 Порядка ведения трудовых книжек).

Исправления не допускаются, даже когда необходимо исправить только номер или дату. Во всех случаях, включая записи о приеме, переводе и увольнении, вносите запись о признании неверной записи недействительной, затем правильную информацию (п. 12 Порядка ведения трудовых книжек).

Пример. Как исправить сведения о работе

Исправления в трудовой книжке - Ответ Бухгалтера

Образцы исправлений записей о переводе и увольнении вы можете найти в справочно-правовой системе КонсультантПлюс.

Как внести запись о переименовании организации

Если в период работы сотрудника у организации изменяется наименование, это отдельно указывают в разделе «Сведения о работе». В трудовую книжку внесите запись (п. 13 Порядка ведения и хранения трудовых книжек):

  • Графа 3: Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)
  • Графа 4: Основание переименования ‒ приказ работодателя или иное решение, его дата и номер. 
  • Нумеровать данную запись не нужно.
  • Пример. Как внести запись о переименовании организации

Исправления в трудовой книжке - Ответ Бухгалтера

Когда дополнительно оформить дубликат трудовой книжки

Дубликат оформите, если работодатель внес в трудовую книжку неправильную или неточную запись, которая была признана недействительной. Работник при этом обратился к нему с письменным заявлением о выдаче дубликата. Если заявление от работника не поступало, то работодателю достаточно просто внести исправления в документ (п. 30 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). 

Для оформления дубликата работодателю необходимо заполнить чистый бланк трудовой книжки.

В правом верхнем углу первой страницы укажите «Дубликат». Титульную страница оформляют по общим правилам. При этом в документе указывают актуальные сведения на момент заполнения дубликата (пп. 28, 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

В графу 3 «Сведения о работе» вносят запись о стаже работы с учетом имеющихся записей до поступления к последнему работодателю. Далее в данную графу переносят по порядку все записи из трудовой книжки, кроме записи, признанной недействительной (пп. 28, 29 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). 

На испорченной трудовой книжке на титульном листе необходимо внести запись: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. Работодатель снимает и заверяет копию для собственного хранения, а затем возвращает оригинал владельцу (пп. 29, 30, 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). 

Образец заполнения дубликата скачивайте по ссылке:

Форма: Дубликат трудовой книжки (образец заполнения) {КонсультантПлюс}

Внимание

Если запись признали недействительной во вкладыше и работник обратился с заявлением выдать дубликат, то документ оформляют по общим правилам для всей трудовой книжки, а не только на вкладыш. Вкладыш – неотъемлемая частью трудовой книжки и сам по себе недействителен. Соответственно, если испорчен вкладыш, испорчена вся трудовая книжка (п. 32 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). 

Исправления в трудовой книжке - Ответ Бухгалтера

Можно ли в трудовой книжке исправить ошибку другого работодателя?

Порядок ведения и хранения трудовых книжек предусматривает только три случая, когда исправить запись в документе может другой работодатель. Также конкретизировано, кто именно должен исправить такую запись (п. 30 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). 

Случай 1. Организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована. Исправления вносит ее правопреемник.

Случай 2. Организация, которая произвела неправильную или неточную запись, была ликвидирована. Исправления вносит работодатель по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись сведений о работе.

Случай 3. Работодатель, внесший неправильную или неточную запись, является ИП, и он прекратил деятельность. Исправления вносит работодатель по новому месту работы или по месту работы, где внесли последнюю запись сведений о работе.

Исправления производят на основании соответствующего документа. Перечень документов, на основании которых вносятся исправления в трудовую книжку в данных случаях, нормативно не определен (п. 30 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). 

Исправления в трудовой книжке - Ответ Бухгалтера

Чем грозят нарушения при исправлении записи в трудовой книжке

Административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ возможна за различные нарушения при исправлении записей в трудовой книжке. Например:

  • зачеркивание записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»;
  • отказ выдавать работнику дубликат трудовой книжки по его заявлению, если в ней есть запись, признанная недействительной.
Читайте также:  Бухгалтерский аутсорсинг - Ответ Бухгалтера

Материальная ответственность в соответствии с абз. 4 ст. 234 ТК РФ возможна, если неправильно указанная формулировка основания или причины увольнения в трудовой книжке препятствовала дальнейшему трудоустройству работника (ч. 8 ст. 394 ТК РФ, п. 61 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2).

Пример

Суть спора: работника, обслуживающего денежные или товарные ценности, уволили из-за утраты доверия к нему со стороны работодателя (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). В трудовую книжку внесли соответствующую запись. Работник оспорил увольнение в судебном порядке. 

Решение суда:

Трудовые книжки: внесение записей об увольнении и исправление ошибок — Контур.НДС+

В прошлой статье про трудовые книжки мы рассказали об основных правилах и нюансах их заполнения при приеме сотрудников, а также при переводе с одной должности на другую или между подразделениями. Сегодня речь пойдет об оформлении ТК при увольнении. Также затронем вопросы внесения в документ исправлений.

Как сделать запись об увольнении

Правила внесения записи об увольнении сотрудников прописаны в инструкции из постановления Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года (далее инструкция № 69). Они таковы:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 — дата увольнения;
  • в графе 3 делается запись об увольнении с указанием причины;
  • в графе 4 дается ссылка на основание (приказ об увольнении).

Основной вопрос, который обычно заботит специалистов кадрового дела в связи с этим — с какой формулировкой нужно вносить запись об увольнении? Правильно писать «уволен» или «трудовой договор расторгнут»?

Если обратиться к инструкции № 69, то сложится впечатление, что правильно применять формулировку «уволен». Именно такие примеры приводятся в пункте 5 инструкции:

  • уволен по сокращению штата;
  • уволен в связи с ликвидацией;
  • уволен по собственному желанию;
  • уволен в связи с неизбранием на должность и так далее.

Однако опираться на формулировки, данные в инструкции, было бы неправильно, и вот почему. Дело в том, что этот документ был принят еще в 2003 году и с тех пор практически не менялся. Уже давно Минтруд работает над новыми правилами ведения трудовых книжек, и, видимо, именно поэтому не спешит обновлять старое постановление.

Между тем инструкция № 69 входит в противоречие с правилами статьи 84.1 Трудового кодекса.

Эта норма требует, чтобы в записи об увольнении делалась ссылка не только на статью закона и пункт, на основании которого сотрудник увольняется, но также и на часть, то есть на конкретный абзац.

Однако в действующий инструкции № 69 в качестве примера приводятся записи, в которых отсутствуют ссылки на часть статьи (идет указание только на ее номер и пункт). Получается, что если работодатель укажет в трудовой книжке формулировки из инструкции, правила ТК РФ будут нарушены.

Как же быть в такой ситуации? Ответ дается в упомянутой статье 84.1 ТК РФ.

Ее пункт 5 требует, чтобы запись о причинах и основаниях увольнения производилась в точном соответствии с Трудовым кодексом или иным законном, на основании которого это увольнение производится.

Поэтому здесь применяется правило из юридической практики, суть которого в следующем: если 2 нормативных акта вступают в противоречие, то применяются нормы из вышестоящего документа. В данном случае это Трудовой кодекс.

Таким образом, получается, что более корректной будет запись о расторжении или прекращении трудового договора. Причем между этими двумя выражениями есть вполне конкретная разница, и заключается она в следующем:

  • если на окончание трудовых взаимоотношений есть инициатива работника или работодателя, то имеет место расторжение договора;
  • если такой инициативы нет, то есть трудовые отношения прекращаются из-за независящих от сторон обстоятельств, то идет речь о прекращении трудового договора (например, статьи 83, 79 ТК РФ).

При сомнениях можно открыть ту статью Кодекса, в которой описываются обстоятельства увольнения, и взять формулировку из нее. Если рассмотреть типичные причины увольнения, то формулировки такие:

Исправления в трудовой книжке - Ответ Бухгалтера

  • по соглашению сторон или по собственному желанию трудовой договор расторгается;
  • если договор был срочным, то по истечении этого срока он прекращается.

Тем не менее формулировка «уволен» также сегодня применяется, и у нее есть свои сторонники. Более того, именно этот вариант подсказывает логика.

Ведь когда работник поступает в компанию, в ТК делается запись «принят», а не «трудовой договор заключен».

И раз первоначальная запись в книжке отражает процесс, который происходит с работником, то вполне логично, что и заключительная запись должна быть сделана в соответствующей формулировке. То есть работник принят — работник уволен.

Однако требования нормативных актов не всегда соответствуют законам логики. Поэтому во избежание лишних вопросов и сомнений специалисты рекомендуют ориентироваться на букву закона. Это значит, что надежнее применять формулировки о расторжении / прекращении трудового договора. Пример записи можно посмотреть на изображении ниже.

Исправления в трудовой книжке - Ответ БухгалтераКак сделать запись об увольнении сотрудника

О подписях

Итак, сотрудник увольняется, и в трудовых отношениях с ним работодатель должен поставить точку. В этом качестве выступают подписи сторон и печать организации (ИП), если она применяется.

Со стороны работодателя подпись ставит директор организации, ИП либо специалист, ответственный за ведение ТК. Это может быть как инспектор по кадрам, так и иной работник, в обязанности которого входит ведение трудовых книжек, например, офис-менеджер или бухгалтер.

Сотрудник также ставит свою подпись, подтверждая тем самым информацию о своем увольнении. Каких-либо дополнительных записей («ознакомлен» и т. д.) делать он не должен.

Исправления в трудовой книжке - Ответ Бухгалтера

Исправления в трудовой книжке - Ответ Бухгалтера

Об ошибках в ТК

На практике нередко возникает потребность исправить записи в трудовой книжке. Посмотри, какие на это счет действуют правила.

Внимание! Исправление ошибок на титульном листе ТК не допускается. Если при его заполнении допущены неточности, бланк считается испорченным. Его нужно списать, а для оформления книжки взять новый. Однако если у сотрудника изменилась личная информация (фамилия, образование), то это не является исправлением ошибки. Для внесения таких изменений есть соответствующие правила.

Основное правило, которым нужно руководствоваться — исправлять ошибки в ТК должен тот работодатель, специалист которого их допустил. Текущий работодатель может исправить ошибку в ТК только в том случае, если на это будет получено официальное письменное разрешение (справка) от допустившего ошибку работодателя. Однако на практике такой подход практически не применяется.

Поэтому если в отдел кадров явился бывший работник, в трудовой книжке которого неточность, исправить ее кадровик обязан. Даже если допустил ее не он, а ранее работавший специалист по кадрам.

Как быть, если работник принес трудовую с ошибками новому работодателю? Если ошибка кроется в персональных данных (имени, фамилии, дате рождения), принимать документ нельзя. О подобной ситуации мы писали в одной из прошлых статей.

Если записи о работе оформлены неправильно, важно помнить следующее. При расчете страхового стажа можно учитывать только те его периоды, которые оформлены корректно (пункт 24 приказа Минздрасвсоцразвития № 91 от от 06 февраля 2007 года).

Если в ТК запись с ошибками другого работодателя (например, неверные формулировки или печать на записи о приеме), то кадровику следует попросить у работника иные документы, которые подтвердят периоды стажа.

Это может быть, например, справка с бывшего места работы или договор с копией приказа.

Также отметим, что отсутствие печати на титульном листе ТК не является причиной отказа в ее приеме. У компании или ИП, оформившего книжку, печати может не быть. Но даже если ее не поставили по оплошности, то эта ошибка не имеет никакого отношения ни к действующему работодателю, ни к работнику. Поэтому такую ТК можно спокойно принимать и делать в ней записи.

Исправление ошибок

При исправлении данных в разделе ТК, предназначенном для отражения периодов работы, нельзя зачеркивать какие-либо записи. Для внесения правки кадровик пишет, что ошибочная запись признается недействительной, и в той же строке (через знак «.» или «,») указывает корректную формулировку.

Запись об исправлении делается после последней имеющейся записи, при этом в графе 1 ставится следующий порядковый номер. Например, специалист был принят на работу, и в ТК это было отражено некорректно. Далее его перевели на другую должность, а потом выявилась ошибка в оформлении записи о приеме. Тогда записи в ТК будут идти так:

  • запись о приеме (с ошибкой);
  • запись о переводе;
  • запись о признании недействительной записи с ошибкой + корректная формулировка.

То есть получается, что порядок записей не соответствует хронологии событий, но при исправлении ошибок, выявленных спустя продолжительное время, это неизбежно.

Читайте также:  Справка о статусе предпенсионера - Ответ Юриста

В графе 2 следует указать текущую дату, то есть дату внесения данных об исправлении (а не наступления события, запись о котором содержит ошибку).

В графе 3 прописывается: «Запись за номером Х недействительна. Принят по профессии / переведен / трудовой договор расторгнут» или иная корректная формулировка.

В графе 4 дублируется запись о документе-основании (приказе о назначении, увольнении и т.д).

Исправления в трудовой книжке - Ответ БухгалтераПример исправления записи о приеме на работе

Указанный выше порядок применяется в том числе и к ошибкам в датах. Если в ТК неверно указана, например, дата приема на работу, то запись в графе 3 будет выглядеть так: «Запись за номером Х недействительна. Принят 19.07.2016 на должность…». В графе 2 при этом указывается текущая дата (когда вносятся исправления).

Существует мнение, что при ошибках с датами корректную дату нужно указывать в графе 2, а не в графе 3. Так вот, это неверно — инструкция № 69 такой вариант исправления не предлагает.

Ошибки в графе 4 исправляются аналогично.

Исправим ошибки в трудовой книжке работника

Исправления в трудовой книжке - Ответ Бухгалтера

  • До конца 2019 года трудовая книжка является основным и единственным документом, который подтверждает стаж работника, необходимый для назначения страховой пенсии.
  • С 2020 года таким документом станут еще и сведения о трудовой деятельности.
  • Однако бумажные трудовые книжки мы будем продолжать вести:
  • • в 2020 году — на всех работников;

• с 2021 года — только на тех работников, которые до 01.01.2021 подадут об этом письменное заявление.

Поэтому нюансы ведения трудовых книжек остаются очень важными, и ошибки в этих документах недопустимы. А если они обнаруживаются, то их необходимо исправить: ошибки в трудовых книжках могут повлечь за собой не только жалобы в ГИТ или прокуратуру, но и судебные споры.

Чаще всего работники указывают в исковом заявлении проблемы при дальнейшем трудоустройстве, которые у них возникают вследствие некорректной формулировки причин увольнения и невозможности подтвердить свою работу на конкретной должности. Также им приходится доказывать свой трудовой стаж при оформлении пенсии, устанавливая свои права через суд.

В трудовых книжках обнаруживаются записи, которые не должны быть внесены, либо ошибки в заполнении вкладышей и самих трудовых книжек. Для работодателя и лиц, ответственных за ведение трудовых книжек, такая халатность может обернуться административной, дисциплинарной и материальной ответственностью.

Исправления в трудовой книжке - Ответ Бухгалтера

КАК ОШИБАЮТСЯ ПРИ ПЕРВИЧНОМ ОФОРМЛЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

  1. Самыми распространенными и частыми ошибками при первичном оформлении трудовой книжки являются:
  2. • неправильное внесение имени, фамилии, отчества;
  3. • отсутствие данных на титульном листе об изменении фамилии, имени, отчества;
  4. • неверные даты рождения;
  5. • орфографические ошибки в фамилии, имени, отчестве;
  6. • отсутствие подписи уполномоченного лица;
  7. • отсутствие печати организации, которая оформила работнику трудовую книжку впервые;
  8. • неуказание на титульном листе сведений об образовании владельца трудовой книжки. 
  9. Если при первичном заполнении трудовой книжки специалист допустил ошибку в имени, фамилии или отчестве работника, то испорченный бланк необходимо списать, далее его необходимо уничтожить[1], а работнику завести новую трудовую книжку.

Как списать и уничтожить бланк трудовой книжки

Списать бланк трудовой книжки, как документ строгой отчетности, нужно с составлением соответствующего акта (пример 1), для чего приказом по основной деятельности необходимо создать специальную комиссию. Членами комиссии   могут быть любые работники организации в составе трех человек.

Исправления в трудовой книжке - Ответ Бухгалтера

Организация может самостоятельно уничтожить бланки трудовых книжек (вкладышей в них), либо обратиться в специализированную организацию за определенное вознаграждение. В обоих случаях при ликвидационном процессе обязаны присутствовать работники, ответственные за списание бланков трудовых книжек (вкладышей в них).

Чтобы уничтожить испорченные трудовые книжки, обычно используют уничтожитель для бумаги — так называемый шредер. При его отсутствии можно воспользоваться другими вариантами, например, измельчить их ножницами вручную.

Ошибка на титульном листе трудовой книжки обнаружена позже

Если ошибка на титульном листе трудовой книжки обнаружена позже, то ошибочную запись необходимо зачеркнуть одной линией так, чтобы ее можно было прочесть, рядом написать правильно, а на внутренней стороне обложки сделать соответствующую запись об исправлении, заверенною подписью уполномоченного лица с расшифровкой, а также печатью организации (при ее наличии)[2].

Орфографические ошибки

Что касается орфографических ошибок, то при их наличии, по мнению суда[3], запись считается неправильной или неточной и также подлежит исправлению в соответствии с пунктом 27 Правил № 225.

СТОИТ ЛИ ВНОСИТЬ ЗАПИСИ О НЕПОЛНОМ ОБРАЗОВАНИИ

Полагаем, что записи о неполном или неоконченном образовании на титульный лист лучше не вносить, так как это будет лишняя запись, хотя п. 2.1 Инструкции № 69 предусматривает такую возможность. Лучше оставить строку «Образование» пустой и заполнить ее, когда работник завершит обучение и получит диплом.

Если запись о неполном или неоконченном образовании внесена при первичном оформлении, то впоследствии согласно п. 2.4 Инструкции № 69 через запятую необходимо внести правильные сведения. При этом предыдущая запись не зачеркивается (пример 2).

Исправления в трудовой книжке - Ответ Бухгалтера

[1] Пункт 42 Правил № 225.

[2] Пункт 2.3 Инструкции № 69.

[3] Определение Мосгорсуда от 29.06.2010 по делу № 33-15887.

И. И. Наделяева, заместитель директора по управлению персоналом

Правила внесения исправлений в трудовую книжку

При заполнении трудовой книжки кадровики стараются быть особенно осторожными, ведь даже маленькая ошибка может стать большой проблемой как для работодателя, так и для сотрудника в будущем. В трудовой книжке можно исправлять ошибки, вносить изменения, но по определённым правилам. 

С 1 сентября 2021 года действует Приказ Минтруда России № 320н от 19.05.2021, который утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. В этом приказе зафиксированы и правила внесения исправлений. Мы изучили документ и рассказываем, как исправить ошибки в трудовой книжке. 

На титульном листе — зачёркиваем, в разделах трудовой книжки — делаем новую запись 

Работодатель вправе вносить изменения на всех страницах трудовой книжки, но важно помнить, что на титульном листе исправления вносятся путём зачёркивания и написания рядом верного варианта, а в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» — только новой записью о том, что какая-то информация неверна. Это очень важное правило, так как если будут зачёркивания в указанных разделах, документ могут признать недействительным. 

Ошибки на титульном листе

Работодатель может исправить ошибки или описки в любых сведениях о работнике — в фамилии, имени и отчестве, в дате рождения, образовании, профессии или специальности. Если в данных есть ошибка или опечатка, то её нужно исправить, чтобы в будущем при новом трудоустройстве или обращении человека в ПФР за назначением пенсии не возникло проблем. 

Основные правила:

  • Ошибки в образовании или специальности может исправить текущий работодатель, даже если не он их допустил. 
  • Если предыдущий работодатель допустил ошибку в личных данных, например, ошибся одной буквой в фамилии, вписал не то отчество или дату рождения, то желательно, чтобы он её и исправлял, так как только он знает, кому действительно выдавал эту трудовую книжку. 
  • Если нужно внести новую специальность или дополнительное образование, то делают это после имеющейся записи через запятую. 
  • Если трудовая оформляется впервые, и кадровик в личных данных допустил ошибку, необходимо списать испорченный бланк и завести новый. 

Как исправлять ошибки на титульном листе: 

  • Зачеркнуть неверную запись одной чертой и рядом написать правильный вариант.
  • На внутренней стороне обложки указать реквизиты документа, на основании которого внесены исправления (паспорт, свидетельство о регистрации или расторжении брака и др.). 
  • Рядом со ссылкой на документ поставить подпись работодателя или уполномоченного лица и печать (при наличии). 

Ошибки в разделе «Сведения о работе»

Здесь ошибки могут быть самые разные — от неправильного написания должности, на которую принят работник, до неверного указания оснований для расторжения трудового договора. Исправить ошибки в дате, в номере приказа, в номере записи и другие может как тот, кто их допустил, так и новый работодатель, если у него есть на это основания (копия приказа, письмо от предыдущего работодателя).

Как исправить:

  • Сделать новую запись с указанием того, какая запись неверна. Например, «Запись за номером 2 недействительна».
  • Следующим предложением написать верный вариант. 
  • В 4 разделе трудовой книжки написать реквизиты документа, на основании которого вносятся изменения или производится отмена записи (например, номер приказа и дату его составления). 

Образец. Как исправить ошибку в трудовой книжке