Прочее

Хранение сканов документов — Ответ Бухгалтера

В этой статье мы подробно расскажем:

  • какие документы можно хранить в электронном виде;
  • какие требования предъявляются к хранению ЭД (электронных документов);
  • где можно хранить электронную документацию;
  • какие сроки хранения архивов в электронном виде;
  • как ЭД передаются в архив;
  • можно ли выдать ЭД из архива, и как;
  • как уничтожать ЭД.

Какие документы можно хранить в электронном виде?

Хранение сканов документов - Ответ Бухгалтера

Хранение сканов документов - Ответ Бухгалтера

Прежде всего оговорим важный нюанс – когда мы говорим об ЭД, то имеем в виду документ, который был создан и подписан в электронном виде, а не бумажный документ, который отсканировали и оцифровали уже после завершения его пути в делопроизводстве.

Скан не является юридически значимым ЭД, хотя его использование в электронной форме, безусловно, удобно. Для сканов необходимо хранить их бумажные оригиналы.

Отметим, что «1С:Документооборот» умеет вести учет хранения и бумажных документов (можно указать место хранения, кол-во листов и другие данные), и ЭД.

ЭД, которые были созданы и подписаны правильным образом в электронной форме, в этой же форме можно хранить. Но не каждый документ разрешается создавать в цифровом виде. Рассмотрим отдельно правила относительно внутренней, внешней и первичной документации.

Внутренние документы

Электронный оборот и хранение документации сейчас разрешено почти для всех видов внутренних документов, за исключением небольшого количества кадровых.

При этом такое использование и хранение должно быть оговорено во внутренних регламентах организации, плюс у всех ответственных лиц документа должны быть электронные подписи.

Что касается кадровых документов, то для перевода их в цифровой формат дополнительно требуется согласие работника.

Не разрешено хранение в электронном виде:

  • актов о несчастном случае на производстве;
  • трудовых книжек, других сведений о трудовой деятельности;
  • журналов (или других документов) о прохождении инструктажей по охране труда;
  • приказов об увольнении.

Внешние документы

Внешнюю электронную документацию вы также можете хранить в электронном виде – как она и была создана. Главное, чтобы документ был сформирован и подписан по всем правилам.

Юридическая значимость внешнего ЭД обеспечивается либо усиленной квалифицированной электронной подписью, либо соглашением с контрагентами о взаимном признании электронных подписей.

И, конечно же, для обмена документами лучше использовать не обычную электронную почту, а специализированную систему ЭДО, с встроенным функционалом квалифицированных электронных подписей.

В цифровом виде можно хранить:

  • счета;
  • транспортные накладные;
  • договоры;
  • протоколы разногласий;
  • акты сверок и другую документацию.

Первичные документы

Все виды первичной учетной документации могут использоваться и храниться в электронной форме. Но так как ФНС уделяет таким документам большое внимание и может запросить для проверки, есть нюанс.

Часть из них являются формализованными ЭД, то есть такими, чей формат жестко регламентирован приказами ФНС.

Хранить их можно только в формате xml; кроме того, есть правила заполнения реквизитов формализованных документов.

На данный момент формализованы:

  • счет-фактура и корректировочный счет-фактура;
  • универсальный передаточный документ (УПД) и корректировочный УПД;
  • документ о передаче товаров (ТОРГ-12);
  • акт приемки расхождений;
  • акт приемки работ.

Остальную документацию можно хранить в произвольных форматах: tif, pdf, jpg или png.

Требования к хранению электронных документов

Хранение сканов документов - Ответ Бухгалтера

Хранение документов в электронном виде регламентированы ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492 и Приказом Министерства культуры РФ № 526 (последний является, скорее, рекомендательным, однако будет разумно его учесть). Согласно этим нормативным актам владелец архива должен обеспечить:

  • хранение электронного документа не менее, чем в 2 экземплярах, в разных местах или на разных устройствах;
  • возможность открыть, прочитать, проверить состояние, перезаписать документ – например, хранить и обслуживать технические средства, программное обеспечение для этого;
  • сохранность документов, защиту от несанкционированного доступа. Владелец архива несет полную ответственность за уничтожение, повреждение, незаконную рассылку или копирование ЭД;
  • читаемость документа. Распространенной ошибкой является, например, чрезмерное сжатие файлов для экономии дискового пространства – текст документа может стать в результате нечитаемым;
  • соблюдение единого формата файлов электронного документооборота для долговременного хранения – PDF/A-1;
  • идентификацию и маркировку ЭД – так, чтобы можно было объединять ЭД в группы, а также при необходимости оперативно найти и представить в контролирующие органы нужный документ;
  • понятную структуру номенклатурных дел, связь между архивными документами. В «1С:Документооборот» последнее реализовано с помощью удобной системы ссылок между связанными документами;
  • регулярное перезаписывание (не реже раза в 5 лет). Необходимо заменять носители, так как старые со временем могут отказать. Также нужно учитывать изменение технологий и по возможности перезаписывать ЭД в новые форматы.

Способы хранения электронных документов

Документы долгосрочного хранения можно разместить:

  1. На внешних носителях. Недорогой, простой, но при этом самый ненадежный способ. Флешку или внешний диск легко потерять или механически повредить. У них ограниченный ресурс перезаписи, который часто меньше заявленного. Серьезную защиту от несанкционированного доступа на таких носителях организовать невозможно.
  2. Локальный архив на компьютере. Также сравнительно простой и дешевый, но не очень надежный способ. На компьютере можно организовать только самое простое разграничение прав доступа, при этом оно будет неудобным для пользователей архива. Данные в локальной сети легко украсть, повредить вирусом, так как обычно информационная безопасность на большинстве предприятий организована на самом низком уровне. Компьютер может сломаться, и тогда архив может быть полностью утерян.
  3. Облачный архив. Его единственная особенность — для доступа к данным нужен интернет. В остальном он полностью соответствует всем требованиям к хранению архива с ЭД: есть несколько уровней доступа, высокий уровень защиты от взлома и физического уничтожения данных.
  4. Системы электронного документооборота. Чаще всего они предлагают в комплексе и организацию электронного архива и архива долговременного хранения. Такая функция есть в «1С:Документооборот», «1С:Архив», а в связке с «1С:ЭДО» будет также работать функция обмена документами с внешними контрагентами. В «1С:Документооборот» можно организовать гибкую систему разграничения прав доступа к документам, плюс система по умолчанию хорошо защищена от несанкционированного доступа. В ней реализована удобная структура номенклатурных дел, с учетом, в том числе, и бумажных архивных документов.
Читайте также:  Регистрация корпоративных сим-карт - Ответ Юриста

Сроки хранения электронных документов

Сроки для ЭД совпадают со сроками хранения их бумажных аналогов. Сейчас они определяются Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, точнее, Перечнем, который был утвержден этим приказом. По каждому виду документа установлен свой срок хранения. По некоторым кадровым он зависит от даты создания: до 2003 года — 75 лет, начиная с 2003 года — 50 лет.

Передача ЭД в электронный архив

Хранение сканов документов - Ответ Бухгалтера

Для хранения электронные документы передаются в архив. Некоторые ошибочно полагают, что если ЭД находится в системе электронного документооборота, или хранится у вас на компьютере, это и есть архивное хранение. На самом деле документ необходимо особым образом обработать, чтобы обеспечить его защиту и сохранность, а также зафиксировать его передачу в архив.

Есть определенные требования и рекомендации для передачи электронных дел. Если вы не используете программу СЭД, которая автоматически учитывает все законодательные нормы при организации работы с архивом, то вам нужно с ними ознакомиться самостоятельно. В числе таких требований:

  • преобразовать ЭД в формат долговременного хранения – PDF/A-1;
  • проверить файлы на неповрежденность (открываются, содержат полную информацию) и читаемость;
  • систематизировать, распределить документацию по архивным делам;
  • «упаковать» каждое дело в контейнер – zip-архив, вместе с ПО для открытия и чтения файлов;
  • просканировать носители, предназначенные для хранения, антивирусной программой и т. п.

Использование «1С:Документооборот» в этом плане существенно сэкономит вам время. Все, что нужно будет сделать для передачи документов в электронный архив, это сформировать дела в программе (если они еще не сформированы), создать документ передачи с перечнем дел и провести его. Далее эти документы автоматически появятся в системе «1С:Архив».

Выдача электронной документации

Во время хранения документации может потребоваться выдать ЭД из архива по внутренним корпоративным запросам или внешним (например, от контролирующих органов). Полное изъятие и передача, как было бы с бумажным документом, не предусмотрены – ЭД выдается путем копирования. Достоверность копии легко проверяется, так же как и наличие ЭЦП.

Если вы используете «1С:Документооборот» с интеграцией «1С:ЭДО», то можно организовать оперативную выдачу документа не только в локальной сети, но и удаленно, в том числе внешнему контрагенту.

Факт выдачи документа заносится в специальный электронный журнал, где отражается:

  • организация или внутрикорпоративное подразделение, которое запросило документ;
  • ФИО запросившего, должность;
  • дата выдачи;
  • учетные данные выдаваемого документа
  • дату возврата документа
  • и др.

Уничтожение ЭД

Уничтожение документов в электронной форме после окончания их срока хранения в архиве практически не отличается от уничтожения бумажных документов, но проводится гораздо быстрее и проще.

Если вы используете СЭД, то уничтожение обычно заключается в формировании и проведении специального документа в системе, в который вы добавляете соответствующие архивные дела.

Там же можно сформировать акт уничтожения и распечатать его при необходимости.

При уничтожении ЭД, хранящихся на компьютере или внешнем носителе, нужно учитывать один нюанс.

Если вы просто выполняете уничтожение в предусмотренном законом порядке и в целях освобождения места на диске – то можете просто удалить документ (не забыв очистить Корзину), и все.

Если же речь идет о важных документах, которые вам нужно удалить с гарантией, что они никому больше не попадут в руки, то помните, что IT-специалист в большинстве случаев может восстановить удаленный документ с жесткого диска компьютера или другого носителя.

Чтобы уничтожить документ надежно и навсегда:

  • используйте специальные программы, которые многократно перезапишут те отделы диска, на которых хранился ваш документ. После этого его невозможно будет восстановить;
  • в самых серьезных случаях лучшим способом будет физически уничтожить носитель, на которым был документ, – сжечь, механически разрушить, размагнитить (если он магнитный) и т. д.

Заключение

Основная проблема хранения документов в электронном виде заключается в необходимой для этого инфраструктуре. Чтобы обеспечить сохранность важной документации и документов, которые должны храниться длительное время, можно организовать архив:

  • на внешних жестких дисках;
  • в облачном защищенном хранилище;
  • на локальных серверах компании.

При этом нужно обеспечить дублирование информации на разные носители, установленный законом формат документов и другие меры для сохранности документации и возможности ее открыть и прочитать через долгое время.

Также электронную документацию можно хранить в системе электронного документооборота, на локальном сервере компании. В этом случае система СЭД + ЭДО выступает как способ хранения документации и одновременно решает проблему быстрой пересылки нужных документов.

Для этого, например, подходит связка программных продуктов «1С:ЭДО» и «1С:Документооборот» (или другой продукт «1С»).

Она позволяет надежно хранить документацию, а при необходимости быстро обмениваться юридически значимыми и защищенными документами с контрагентами и проверяющими органами.

Читайте также:  Финансовый ЗОЖ: избавляемся от вредных привычек и укрепляем здоровье - Ответ Юриста

Узнайте подробнее о том, как подключить «1С-ЭДО» Подробнее об электронном архиве: Что такое электронный архив и как он работает? Какие электронные документы рекомендуется долгосрочно хранить в электронном архиве?

Хранение электронных документов: сроки, требования, возможные проблемы

Хранение сканов документов - Ответ Бухгалтера

Электронный документооборот — общераспространенное явление. Но до сих пор не регламентированное в достаточной мере законодательством  детально (при том, что нормы закона, устанавливающие требования к обороту как таковых документов остаются по-прежнему строгими — и ЭДО к ним нужно как-то приспосабливать).

Не все пользователи знают какой срок хранения электронных первичных документов и как правильно организовать их хранение. Как следствие, применение ЭДО может сопровождаться различными рисками — рассмотрим их специфику и ознакомимся со способами их избежания.

Срок хранения электронных документов и какие сложности при этом могут возникнуть?

Требования законодательства по организации хранения электронных документов хозяйствующими субъектами, действительно, в целом, установлены те же самые, что приняты в отношении традиционных бумажных документов. К числу таких требований относится соблюдение сроков хранения документов.

В самом общем случае типичные документы организации (договоры, накладные, платежки, регистры бухучета) хранятся 5 лет. Счета-фактуры (как и книги покупки и продаж) — 4 года. Некоторые документы — например, приказы по основной деятельности и бухгалтерская отчетность, должны храниться до тех пор, пока хозяйствующий субъект осуществляет деятельность (не закрылся).

В отношении отдельных документов законодательством (основной нормативный акт здесь — приказ Минкультуры России от 25.08.

2010 № 558 (ССЫЛКА), в юрисдикции которого находятся в том числе и частные организации) могут быть установлены очень длительные сроки хранения — например, 75 лет должны храниться личные карточки сотрудников.

И в отношении электронных документов (электронных версий бумажных документов с соответствующими сроками хранения) они также действуют.

Законодатель, в свою очередь, не ограничивает хозяйствующий субъект в выборе способов хранения электронного документа — при условии, что оно будет соответствовать действующим нормам закона.

Основной нормативный акт, в котором содержатся правила оборота электронных документов — приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526 — ССЫЛКА   (его юрисдикция, как и в случае с приказом № 558, также распространяется на частные организации). Однако, эти нормы очень общие, поверхностные.

По сути, обязательства хозяйствующего субъекта, который использует электронные документы, сводятся к решению трех основных задач:

  • использования, как минимум, двух экземпляров документа — которые должны быть размещены на разных физических носителях;
  • применения технических и программных средств, которые приспособлены для чтения, копирования или перезаписи документа (его экземпляров), а также для контроля их состояния;
  • обеспечения надежного режима хранения документов — так, чтобы они не были утрачены, несанкционированным образом распространены, уничтожены или искажены.

Важно также, чтобы выбранные предприятием способы размещения электронного документа не нарушали требований законодательства, связанного с обеспечением защиты данных. Прежде всего — Закона № 152-ФЗ «О персональных данных». То есть, на практике носители должны быть такими, чтобы к файлам не было постороннего доступа.

Документ (одна из его копий) может быть размещен на носителе внутри предприятия (на сервере, диске) или же загружен в облако (например, оператора ЭДО). Второй способ становится все более популярным — но в то же время его применение характеризуется рядом ощутимых рисков.

Оператор электронного документооборота отвечает за отправку и получение документов в электронном виде, подписанных ЭЦП, но не за их хранение! Если у вас не заключено отдельное соглашение с оператором ЭДО на хранение электронных документов (ведение архива) в виде дополнительной опции, то и предъявить претензии в случае утраты ранее полученных (отправленных) электронных документов не сможете!

Главный риск — отсутствие четко прописанных в законодательстве механизмов ответственности оператора ЭДО за сохранность документов, размещенных на его серверах.

В значительной степени данный риск обусловлен тем фактом, что в законодательстве, имеющем отношение к использованию документов, в ряде случаев напрямую говорится о том, что за сохранность документов несет ответственность именно их владелец.

Так, в Законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» прямо сказано, что обеспечение безопасных условий хранения бухгалтерских документов — задача хозяйствующего субъекта. Предполагается, что оператор ЭДО лишь осуществляет передачу данных в случаях и в порядке, предусмотренных законом или договором — но не их хранение.

В ряде сценариев, безусловно, возможно заключение между хозяйствующим субъектом и оператором ЭДО отдельного (как правило, платного и недешевого) соглашения на оказание услуги по хранению документов.

И в этом соглашении прописывается ответственность исполнителя за те или иные ошибки (недоработки) в организации их хранения. Но к числу таких ошибок относятся те, что носят, главным образом, «технический» характер.

Примеры подобных ошибок (недоработок):

  • ненадлежащий контроль над техническим состоянием серверов;
  • неосуществление резервного копирования данных;
  • игнорирование дублирования подачи электричества.

В то время как указанные «технические» ошибки для современных операторов можно считать редкостью. Но даже и они, как показывает практика, могут допускать недочеты в работе. Которые могут привести к крайне неприятным последствиям для стороны, разместившей у оператора ЭДО документ — в сценарии, когда соответствующего дополнительного соглашения об ответственности оператора не заключено.

Читайте также:  Как ИП принимать на работу сотрудника - Ответ Бухгалтера

Видео — острые юридические вопросы хранения электронных документов:

За несанкционированный доступ к документам (собственно, данный риск правомерно считать основным) оператор ЭДО, как правило, не отвечает — и просто потому, что для этого нет подходящих юридических механизмов.

Типичный сценарий — когда документ подписывается (с использованием действующей ЭЦП) уже уволенным работником (как вариант, в его собственных корыстных целях).

Оператор — в соответствии с договором, разрешает провести обладателю ЭЦП юридически значимые действия (поскольку не знает и не может знать, что человек уволился), которые могут навредить организации, которая когда-то оформила на увольняемого ЭЦП.

Возложить ответственность на оператора за последствия таких действий нельзя — в лучшем случае можно аннулировать подписанные документы (но на практике такое действие может быть запоздалым и потому бесполезным).

Собственно, ЭЦП может в принципе попасть не в те руки — и оператор также за это не отвечает (поскольку не может проконтролировать движение подписи).

Не менее важный нюанс — в том, что оператор как хозяйствующий субъект несет ответственность за допущенные нарушения только в пределах уставного капитала. Совершенно не исключен сценарий, при котором суммарный ущерб отдельным пользователям намного превысит величину данного капитала — и оператор попросту не сможет рассчитаться с пострадавшими контрагентами по финансовым причинам.

Также можно выделить ряд иных проблемных участков, которые могут наблюдаться при размещении электронных документов на облачных серверах операторов ЭДО:

  1. Отсутствие унификации файловых форматов в области юридически значимого ЭДО.

Бывает так, что требуемый документ, пусть и полностью защищенный от обозначенных факторов риска, попросту не получается открыть в силу отсутствия в непосредственном доступе нужных программ. В свою очередь, его переформатирование в самом общем случае приводит к утрате документом юридической силы — нужно переподписывать его (что не всегда возможно).

  1. Значительное превышение сроков хранения документов в сравнении со сроками действия сертификатов ЭЦП.

Если у сертификата закончился срок действия, то удостоверение его подлинности на момент подписания (когда сертификат действовал) потребует проведение большого объема дополнительной работы компетентными специалистами (скорее всего, опять же, за дополнительную плату) от оператора ЭДО. Им предстоит «вручную» выяснить — кто именно имел полномочия на подписания, и были ли соответствующие полномочия легально применены.

Когда в учете можно принимать скан-образы первичных документов

… сообщаем, что в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Первичные учетные документы подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

  Согласно Федеральному закону ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта, за исключением случаев, если иное установлено бюджетным законодательством Российской Федерации. Экономический субъект самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами.

  Исходя из Положения по бухгалтерскому учету ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, в составе учетной политики экономического субъекта его руководителем утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации, порядок контроля за хозяйственными операциями.

  Приведенные нормы в их взаимосвязи, по нашему мнению, не препятствуют использованию в бухгалтерском учете в исключительных случаях скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета. При этом руководитель экономического субъекта как лицо, организующее ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, должен обеспечить соблюдение требований к первичным учетным документам, установленных Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

  •   Для целей главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) расходы налогоплательщика должны отвечать критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ, а именно: должны быть экономически обоснованны, подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
  •   При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы
  • ПИСЬМО Минфина РФ от 20 ноября 2020 г. N 03-03-06/3/101451