Как мы знаем, любое событие, которое происходит в жизни компании, – сделка с клиентом, открытие или закрытие филиала, поставка товара, приобретение имущества – так или иначе влияет на дальнейшую судьбу фирмы, ее финансовое состояние и движение финансовых средств.

Деятельность компании немыслима без того, чтобы документально фиксировать каждую финансовую операцию или событие – что произошло, кто ответственен, какие суммы, средства и объемы продукции задействованы в процессе.

В противном случае невозможны бухгалтерский учет и выплата налогов, а также решение ряда судебных споров. Фиксировать каждое действие призваны счета, чеки, накладные, акты приема-передачи и т. д.

Все эти документы называются первичными.

Что такое первичный документ

Такой термин, как «первичка», известен каждому бухгалтеру, но даже опытному специалисту бывает трудно сразу перечислить все документы, которые относятся к первичным. Кроме того, для бухгалтерского и налогового учетов зачастую требуется разный перечень документов – это создает дополнительные трудности.

Первичные документы – это документы, подтверждающие определенное действие компании: сделку, операцию, событие или что-то еще. Все эти действия именуются фактами хозяйственной жизни, или ФХЖ. ФХЖ должны быть связаны непосредственно с хозяйственной деятельностью организации, иметь экономический эффект и влиять на движение денежных средств в рамках фирмы.

К первичным документам относят контракты, счета на оплату, кассовые чеки, товарные накладные, платежные поручения и многое другое.

Закон о первичных документах финансового учета № 402-ФЗ отмечает, что первичный учетный документ составляют на каждый факт хозяйственной жизни.

Также Закон № 402-ФЗ не представляет конкретных требований к формам и виду «первички», поэтому их устанавливает руководитель организации и другие уполномоченные лица. Тем не менее, первичный документ должен содержать определенные реквизиты.

Что указано в первичном документе

Согласно Закону № 402-ФЗ, каждый из первичных документов должен иметь семь реквизитов. Перечислим их:  

• название документа; 
• дата составления;
• название субъекта, составившего документ; 
• содержание факта хозяйственной жизни. 

Тут отметим, что одним первичным документом могут быть оформлены сразу несколько ФХЖ, связанных между собой. В этом случае бухгалтеру нужно привести в документе содержание всех ФХЖ. Кроме того, если первичный документ составляется на основании другого документа, то в «первичке» необходимо дать на него ссылку. 

Документ, на основании которого составлена «первичка», называется оправдательным. Это может быть договор, кассовый чек, судебный акт и многое другое. Оправдательный документ не обязан содержать те же реквизиты, что и первичный, но ссылка на него в первичном документе указывается обязательно.

Продолжим перечисление. Помимо указанных пунктов, первичный документ должен содержать: 

• величину измерения ФХЖ – натуральную или денежную – с указанием единиц измерения; 
• должности всех лиц, причастных к процессу;
• подписи должностных лиц с указанием фамилий и инициалов. 

Если форма первичного документа не соответствует указанным критериям, компанию могут ждать неприятные последствия в виде проблем с налоговыми органами. Также неверная форма «первички» может сослужить плохую службу при судебных разбирательствах.

Унифицированные формы первичной документации

До 2013 года в качестве первичных бухгалтеры должны были использовать те документы, которые составлены по специально утвержденным формам. Данные формы до сих пор применимы и называются унифицированными. В свободной же форме можно было оформлять «первичку», для которой не существовало унифицированной формы. 

С вступлением в силу Закона № 402-ФЗ всё изменилось – организации получили право оформлять любую «первичку» самостоятельно, лишь указывая те реквизиты, что мы перечислили выше. Тем не менее, многие компании продолжают применять унифицированные бланки, ведь эти бланки по-прежнему соответствуют требованиям. 

В то же время формы первичной документации, которые установлены в соответствии с другими федеральными законами, продолжают оставаться обязательными. Это, например, 

• кассовые документы из альбома унифицированных форм; 
• определенные транспортные накладные;
• формы, утвержденные для бюджетников, и т. д.  

Отметим, что перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов 2022 года для бюджетников можно найти в приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н.

Существует также альбом унифицированных форм «первички» – тематическая подборка, регламентирующая учет определенного вида первичной документации. Так, например, есть альбомы, которые помогают бухгалтерам вести учет документов, связанных с 

• кадрами, расчетом оплаты труда;
• кассовыми и торговыми операциями;
• основными средствами;
• материалами;
• продукцией и т. д. 

Также с 1 января 2022 года вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Этот стандарт устанавливает новые правила оформления, исправления и хранения «первички». 

Каждый специалист решает самостоятельно, как ему удобнее работать и вести учет первичной документации. На бухгалтера влияют как строгие правила, так и рекомендации.

«Первичка» оформлена. А что дальше?

Итак, ФХЖ совершен, документы оформлены по всем правилам. В чем заключается дальнейшая работа сотрудников фирмы с первичным документом? 

После оформления первичный документ поступает к бухгалтеру. Специалист приступает к его обработке, которая включает 

• проверку: бухгалтер проверяет наличие реквизитов, правильность их указания, а также изучает документ на предмет арифметических ошибок. 

• бухгалтерскую проводку: бухгалтер фиксирует информацию о первичном документе на счетах бухгалтерского учета. 

• сбор по группам: хранить первичные документы «всем скопом» нельзя – в противном случае компания рискует не найти нужный документ при первой необходимости. Поэтому документы распределяют по датам, наименованию, содержанию операции и т. д. 

Первичные документы хранятся в бухгалтерии до передачи в архив. Ответственными за их хранение назначаются лица, уполномоченные главным бухгалтером. Все чаще на помощь при хранении, систематизации и поиске первичных документов приходят электронные бухгалтерские сервисы. 

Первичные документы хранятся сроком не менее пяти лет после отчетного года. Именно в этот срок ФНС может запросить документ для проверки. Если компания нарушает срок хранения первичного документа, то она рискует получить штраф или столкнуться с проблемами с налогами.

Что делает бухгалтер первичной документации

В крупных компаниях первичных документов бывает очень много, поэтому для работы с ними может потребоваться отдельный специалист – бухгалтер первичной документации. В должностные обязанности такого сотрудника входит множество задач:

• сбор информации для «первички» у сотрудников и контрагентов; 
• заполнение первичных документов; 
• внесение документов в учетную систему; 
• оформление корреспонденции по счетам бухучета;
• контроль документооборота; 
• передача бумажных первичных документов в архив и многое другое. 

От специалиста требуется внимательность, усидчивость, скрупулезность. Не менее важна стрессоустойчивость. Дело в том, что работа такого сотрудника может быть распределена неравномерно, и в конце отчетного квартала часто приходится трудиться в авральном режиме. 

Что касается профессиональных знаний, то такому сотруднику потребуются финансовая и юридическая грамотность, умение работать с 1С и другими бухгалтерскими программами, знание правил хранения документов и ведения архивов.

Чтобы получить специальность бухгалтера по первичной документации, а также четко понимать подводные камни регулярно меняющегося законодательства, предлагаем пройти обучение в НИПКЭФ. Для студентов – в зависимости от их запросов, пожеланий и уровня подготовки – разработано множество эффективных онлайн-курсов по бухучету, дающих право работать по специальности.

В этом блоге, к сожалению, мы не можем дать более подробную информацию о бухгалтерском учете. Но надеемся, что статья помогла специалистам с определениями, а также вдохновила на обучение и продвижение по карьерной лестнице.

Данные для статистического отчета "Форма 1" за апрель 2021 г. ЗУП 3

Этот вид статистического отчета утвержден приказом Росстата №37 от 27.01.2021, в котором сказано, кто сдает статистическую форму № 1: юридические лица, осуществляющие все виды экономической деятельности, за исключением малых предприятий. Периодичность сдачи отчета — один раз в два года.

https://www.youtube.com/watch?v=jB2KTUtFFAw\u0026pp=ygUz0KTQvtGA0LzQsCDQoeKAkTEgLSDQntGC0LLQtdGCINCR0YPRhdCz0LDQu9GC0LXRgNCw

Если организация не входит в реестр малых предприятий, чтобы уточнить, необходимо ей сдавать этот отчет или нет, следует проверить информацию на сайте Росстата. Проверка осуществляется по коду ОКПО или ИНН.

При наличии у организации обособленных подразделений отчет сдается по каждому ОП.

Второй вопрос — соотношение потребления электричества ПК и выгоды

Одна из главных претензий «больших» майнеров к майнингу на обычном ПК заключается в том, что при работе фермы с несколькими видеокартами потребление электричества процессором, материнской платой и накопителями можно не считать, а если видеокарта одна, то выгодность майнинга падает.

В этом есть доля истины, особенно в тяжелые для майнеров времена, когда прибыль с одной видеокарты небольшая, но если видеокарта приносит 100-200 рублей в день, майнить на ПК все равно выгодно, ведь затраты на электричество обычного ПК с видеокартой уровня GeForce GTX 1060 6 ГБ, для которой сделан андервольт или урезан powerlimit, составят около 350 рублей в месяц при цене электричества в 4 рубля за 1 кВт⋅ч.

В какие сроки надо отчитаться

В первый раз сдать отчет по статистической форме № 1 в 2021 году надо по итогам апреля — в срок до 20 мая 2021 г. За несвоевременное представление отчетности в Росстат ст. 13.19 КоАП установлены штрафы:

• для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб.;
• для организаций — от 20 000 до 70 000 руб.

При повторном нарушении размер штрафов составит:

• должностные лица — 30 000–50 000 руб.;
• юридические лица — 100 000–150 000 руб.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какую кадровую отчетность должен представлять работодатель в государственные органы. Используйте эти инструкции бесплатно.

, чтобы прочитать.

Этап №2. Заполняем первый раздел

Здесь необходимо указать среднесписочную численность работников учреждения (стр. 01). Однако, не включайте в расчет совместителей и внештатных специалистов.

Затем подсчитайте и укажите количество человеко-часов, отработанных в отчетном периоде, приходящихся на штатных сотрудников (стр. 02).

Если в расчетном периоде имелось оплаченное, но не отработанно время, то укажите данные в стр. 03. К таковым относят отпуска (очередные, учебные, дополнительные), простои (не по вине работников) и прочее. Распределите эти сведения по строкам 04-06.

В стр. 07, в соответствии с порядком заполнения формы 1 рабочая сила, укажите общее количество оплаченных человеко-часов.

Титульный лист

Укажите полное наименование организации или обособленного подразделения, адрес регистрации, код ОКПО.

Стр. 2

Заполните количество сотрудников и суммы начислений за апрель 2021 г. с разбивкой по диапазонам размеров зарплаты. Например, в апреле работали 2 сотрудника с окладом 26 000 руб., следовательно в стр. 13 гр. 3 ставится число 2, а в стр. 13 гр. 4 — 52 000.

Стр. 3

Здесь приводится расшифровка некоторых сумм. Так, в строках 31 и 32 следует указать количество работников с заработной платой в размере МРОТ, который в 2021 году составляет 12 792 руб. В стр.

33–34 укажите сведения о сотрудниках, работающих неполный день или неполную неделю, и количество совместителей. Эти данные берутся из форм П-4 и П-4 (НЗ), утв. приказом Росстата №412 от 24.07.2020.

Оба отчета сдаются юридическими лицами, за исключением малых предприятий, ежемесячно, если в организации работает 15 человек и более, или ежеквартально при численности работников менее 15.

  Какие забалансовые счета закрываются в конце года?

Как заполнить отчет

Статформа № 1 состоит из титульного листа, сводной таблицы и справки.

Пошаговая инструкция по заполнению статистической формы № 1 с иллюстрациями:

Шаг 1. Заполняем титульный лист. На титульной странице указываем название организации-респондента, его почтовый адрес и ОКПО.

Шаг 2. Вносим информацию в таблицу. В табличной части численность сотрудников сопоставляется с начислениями по зарплаты. В первом столбце приведены интервальные значения от МРОТ до максимально возможной зарплаты (максимум не ограничен).

Во втором столбце вписана нумерация строк. В третьем столбце указываем число работников, которые получили зарплату в заданном интервале, а в четвертом — итоговая сумма начисления по этим работникам в рублях.

Все начисления указываются до вычета НДФЛ.

https://www.youtube.com/watch?v=jB2KTUtFFAw\u0026pp=YAHIAQE%3D

Шаг 3. Формируем справочные сведения. В справке выделяем сотрудников, которые получили зарплату в размере МРОТ и которые отработали неполный месяц. Затем указываем среднесписочную численность на 31.03.2021 и за апрель 2021. В последних строках отражаем общий фонд оплаты труда (с учетом совместителей и работников по ГПХ) и ФОТ среднесписочного состава.

ВАЖНО!

В таблице статформы № 1 отражаются сведения только по сотрудникам из среднесписочного состава организации. Внешние совместители, служащие по гражданско-правовым договорам, сотрудницы в декретном отпуске и ряд других категорий в списочный состав не включаются (п. 5 указаний по заполнению статформы № 1 из приказа № 37).

Отчет подписывает руководитель или специалист, ответственный за подачу сведений. В обязательном порядке указываются дата, контактный номер телефона и адрес электронной почты.

Как направить отчетность

Форма № 1 «Сведения о распределении численности работников по размерам заработной платы» сдается одним из следующих способов:

1. Лично в территориальный орган Росстата. Представителю организации необходимо иметь при себе доверенность.
2. Почтой России (с описью вложения). Сохраняйте квитанцию почтового отправления.
3. Через оператора ЭДО с использованием квалифицированной ЭЦП. Этот способ наиболее надежный: система проверит контрольные соотношения и укажет на возможные ошибки.

Датой сдачи признается дата вручения документа работнику отделения связи или отправки в системе электронной отчетности.

Что включает форма С-1

Форма С-1 и указания по ее заполнению даны в приложении № 8 к приказу Росстата от 30.08.2017 № 562. С 1 января 2021 года в приказ внесли изменения, а новейшая версия указаний по заполнению издана 17 января. Расскажем, какие изменения нужно учесть при заполнении формы.

По этой форме организации-застройщики сообщают о введенных в эксплуатацию объектах капитального строительства и их характеристиках. Всего форма включает в себя титульный лист и пять разделов с таблицами.

Титульный лист

У формы С-1 стандартный титульник для всех статистических форм.

Укажите на нем период, за который представляете отчет. Впишите наименование компании в соответствии с регистрационными документами, юридический адрес с индексом и код ОКПО.

Раздел 1

В этом и следующем разделе нужно представить сведения по объектам, которые уже введены в эксплуатацию.

Основные сложности возникают с указанием кодов в графах 3 — 5. Это коды мощности и характера строительства. Столбики нужно заполнить в соответствии с приложениями 1 и 2 к приказу Росстата от 17.01.2020 № 13. Их нужно прописать только в строках 01 и 16.

В графе 6 указывают площадь жилых помещений, введенных в действие.

В графах 7 — 9 — сведения о введенных зданиях: их количество, объем и площадь соответственно. Тут не нужно учитывать количество, объем и площадь задний, в которых проводили ремонт или реконструкцию, а также сооружения. Если здания имеют общую стену, но представляют собой самостоятельные конструкции, то они учитываются как отдельные здания.

В графу 10 вписывается фактическая стоимость здания для застройщика. При ее расчете нужно учитывать переоценки незавершенного строительства. Основание для заполнения — бухгалтерские документы.

Далее разберем заполнение построчно. В первой строке нужно указать общие данные по жилым зданиям: домам, в том числе многоквартирным, приютам, общежитиям и т.д. В их составе нельзя учитывать объекты для временного или сезонного проживания. В строке 02 из строки 01 нужно выделить отдельные типы зданий в соответствии с Приложением № 1.

По строке 07 указываются данные о введенных в эксплуатацию нежилых зданиях, а далее они детализируются по строкам 08 — 14 в зависимости от типа постройки.

В строке 15 отдельно пропишите сведения о жилых помещениях, которые находятся в нежилом здании.

Раздел 2

Строку 16 нужно заполнять в соответствии с перечнем из Приложения № 2.

Графы 3 — 5 заполняются так же, как в разделе 1. В графе 6 укажите размер введенной мощности с одним знаком после запятой.

https://www.youtube.com/watch?v=3uZtqMacRIw\u0026pp=ygUz0KTQvtGA0LzQsCDQoeKAkTEgLSDQntGC0LLQtdGCINCR0YPRhdCz0LDQu9GC0LXRgNCw

Если на рассматриваемом объекте до отчетного месяца мощности вводили частично, а в этом закончили, то в отчете нужно прописать только мощность, которая введена в отчетном месяце. Прошлые не учитывайте.

Раздел 3

В этом разделе нужно расписать количество квартир и комнат во введенных зданиях. Вот несколько правил:

• если дом одноквартирный или предназначен для одной семьи, указывается одна квартира;
• если у дома есть пристройка (надстройка), которая представляется отдельной квартирой, ее тоже нужно учесть;
• если дом гостиничного типа, то число квартир определяется по количеству комнат с собственным выходом в коридор

Графа 3 предназначена для жилых зданий, графа 4 — для нежилых.

В строке 21 выделяется общее число квартир, а в строках 22 — 24 их необходимо распределить по числу комнат. Квартиры-студии считаются однокомнатными, так как не имеют перегородок внутри.

Раздел 4

В четвертом разделе все введенные в эксплуатацию жилые здания и жилые помещения в них распределяются по материалам стен и числу этажей.

В графе 3 необходимо указать площадь квартир соответствующих видов, а в графе 4 — количество зданий.

По строкам 26 — 32 нужно распределить данные из граф 6 и 7 строки 01 по материалам стен. Если в конструкции стен присутствует несколько материалов, нужно отнести дом к той группе, материалы из которой преобладают в составе.

По строкам 33 — 45 нужно распределить данные из граф 6 и 7 строки 01 по числу этажей. Если дом построен «лестницей» или иным образом, подразумевающим переменную этажность. Его нужно вписать в строку по самому верхнему этажу.

Раздел 5

Этот раздел нужно заполнять только по итогам года. В него входят сведения по всем зданиям и сооружениям, строительство которых еще не закончено, временно приостановлено или законсервировано.

В графе 3 нужно указать общее число зданий и сооружений в незавершенном строительстве, а в графе 4 выделить оттуда жилые здания. По графе 5 пропишите площадь квартир в жилых зданиях.

Таблица включает всего две строки для заполнения. Строка 46 для всей незавершенки, а строка 47 для выделения из строки 46 приостановленных и законсервированных зданий.

В разделе «Справочно» нужно указать данные по общей площади жилья, которое было продано физлицам за отчетный месяц, и сумму средств, вырученных от продажи (в том числе со счетов эскроу).

Бланк формы С-1 Образец заполнения

Кто сдает форму С-1

По форме С-1 в Росстат обязаны отчитываться только организации. ИП от этого освобождены.

Отчет сдают фирмы, которые получили разрешение на ввод объектов капитального строительства, и те, у кого на балансе находятся объекты незавершенного строительства. При этом неважно, какие у компании виды деятельности, форма собственности и организационно-правовая форма.

Если вы за месяц не вводили в эксплуатацию объекты, то не отчитывайтесь. Нулевой формы С-1 Росстат не ждет.

Когда и куда сдавать форму С-1

По форме С-1 нужно отчитываться каждый месяц, если в нем были выполнены наблюдаемые действия. Срок — до 3-го числа месяца, следующего за отчетным. Еще одну форму придется сдать за год, даже если вы вводили объекты только один раз, на это установлен срок — до 1-го февраля года, следующего за отчетным.

Организации сдают форму в территориальный орган Росстата по месту нахождения. В случае, когда компания или ее подразделение не ведет деятельность по месту регистрации, отчет нужно сдать в органы по месту фактической работы.

Если есть обособки, то форму нужно заполнить отдельно по юридическому лицу и отдельно по каждому подразделению и сдать в соответствующие отделения службы статистики.

Строительные компании, которые работают на территории нескольких субъектов РФ, заполняют и сдают отдельные бланки по каждой территории в органы Росстата по местоположению объектов капитального строительства.

Штрафные санкции

Росстат устанавливает сроки и форматы сдачи, которые нужно строго соблюдать. За нарушения предусмотрена административная ответственность.

По ст 13.19 КоАП РФ организации будут наказаны за опоздание со сдачей, нарушение порядка представления или недостоверные сведения. В этих случаях предусмотрены штрафы от 20 до 70 тыс. рублей. Если нарушить правила повторно, штрафы значительно увеличатся и составят от 100 до 150 тыс. рублей.

Есть и Закон РФ от 13.05.92 № 2761-I, который фиксирует обязанность нарушителя возместить ущерб, причиненный органам статистики. Он возникает, когда из недобросовестности респондента Росстату приходится вносить правки в готовую сводную отчетность.

Нулевой отчет С-1

Если в отчетном месяце организация не вводила в эксплуатацию здания, то отчитываться по ней не нужно. Нулевая форма С-1 не предусмотрена.

При этом, если хотя бы раз в году такое здание было введено, то годовую форму нужно сдать в общем порядке. Также ее нужно сдать, если на конец года у компании есть здания и сооружения, строительство которых еще не закончено.

Годовая отчетность НКО: отражение целевых средств в 1С: Бухгалтерии ред. 3.0

Опубликовано 09.03.2021 08:17 Просмотров: 32136

Продолжаем публикацию статей, посвященных годовой бухгалтерской отчетности некоммерческих организаций. В этой публикации мы поговорим об отражении целевых средств в отчетности в программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0. 

Согласно Закону №7-ФЗ (п.1 ст.3) некоммерческие организации должны иметь смету доходов и расходов. Смета – основной документ, на основании которого действует некоммерческая организация, поэтому к его составлению нужно относиться очень серьезно. Образец сметы доходов и расходов можете скачать тут.

Смета составляется на календарный год, в некоторых некоммерческих организациях смета может составляться также на выполнение определенной программы, проекта.

Смета по сути является планом, отражающим поступление и расходование целевых средств.

Обратите внимание: в течение планируемого периода в смету могут вноситься определенные изменения, но при условии, что это прописано в учредительных документах.

Поэтому по возможности обязательно уделите свое внимание этому нюансу, пропишите в учредительных документах возможность внесения изменений в смету, ведь при большом несовпадении планируемых и фактических показателей организацию могут обвинить в нецелевом использовании денег.

Смета утверждается высшим органом управления.

Важный момент: утверждение сметы относится к исключительной компетенции высшего органа управления некоммерческой организацией и не может быть передано им для решения другим органам некоммерческой организации, за исключением случаев, когда такое право дано ему уставом организации (п. 3 ст. 29 Закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ).

На практике одна из часто допускаемых ошибок – перекладывание утверждение основополагающего документа на постоянно действующий коллегиальный выборный орган НКО. Если это право не прописано в Уставе, то такая смета будет считаться недействующей!

В случае, если в смету доходов и расходов в течение года вносятся изменения, то они заверяются тем же управленческим органом, что подписывал первоначальный вариант документа.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проверьте, соответствуют ли отраженные в учете расходы вашей смете.

Совет: если вы ведете учет в типовой 1С Бухгалтерия 8.3, то Вам будет проще сверяться со сметой, когда наименования расходов в программе будут соответствовать статьям расходов по смете. Как это сделать мы обсуждали в более ранней публикации.

Как уже было написано выше, смета доходов и расходов – плановый документ.

В целях контроля за исполнением сметы некоммерческие организации формируют отчет об исполнении сметы.

Первичные документы в бухгалтерском учёте в 2023

В 2023 году действует новый федеральный стандарт бухгалтерского учёта 27/2021 «Документы и документооборот», в котором собраны более детальные требования к составлению документов бухгалтерского учёта

В законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» закреплено требование подтверждать каждый факт хозяйственной деятельности налогоплательщика специальным документом. Такой документ называется первичным.

Первичку оформляют в момент совершения сделки или сразу после её окончания.

В 2023 году действует новый федеральный стандарт бухгалтерского учёта 27/2021 «Документы и документооборот», в котором собраны более детальные требования к составлению документов бухгалтерского учёта.

При проверках налоговики и аудиторы в первую очередь обращают внимание на наличие первичных документов. Если операция ничем не подтверждена, проверяющие сделают вывод, что отчётность составлена неправильно и налоги посчитаны неверно. За это начислят штраф, размер которого зависит от степени тяжести нарушения.

Основные типы первичных документов в бухгалтерском учёте

Перечень первички зависит от того, какие виды сделок обычно заключает компания. Но есть обязательные первичные документы бухгалтерского учёта, которые оформляются всеми налогоплательщиками. Они подтверждают разные этапы сделки.

На первом этапе стороны договариваются об условиях сделки и заключают договор, а продавец товаров или услуг выставляет покупателю счёт на оплату.

На втором этапе происходит оплата по счёту. Оплату наличными подтверждают с помощью кассового чека, квитанции к приходному кассовому ордеру или бланка строгой отчётности. Электронный расчёт можно подтвердить выпиской с банковского счёта.

Третий этап — передача товара покупателю, оказание услуг или выполнение работ заказчику. На этом этапе первичка подтверждает, что покупатель получил товар, а продавец — оплату. Для этого оформляют:

• товарную накладную;
• товарный чек;
• акт выполненных работ или оказанных услуг.

Без этих документов покупатель не сможет учесть потраченные средства в расходах.

Список первичных документов может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учёта конкретной компании.

Формы первичных документов

Раньше все налогоплательщики были обязаны применять унифицированные документы первичного бухгалтерского учёта. Сейчас такого требования нет, за исключением нескольких видов документов.

ФСБУ 27/2021 предъявляет ряд требований к первичным документам бухгалтерского учёта:

• Документы должны быть составлены на русском языке.
• Если документ составлен на иностранном языке, он должен иметь построчный перевод.
• Если закон страны, где ведётся деятельность, требует составлять первичку на языке данной страны, то документ составляют на иностранном языке, а бухгалтерский регистр должен иметь построчный перевод.
• Величина денежного измерения записывается в регистрах бухучёта в рублях.
• Если стоимость объекта бухучёта выражена в валюте, то она записывается в регистрах бухучёта как в валюте, так и в рублях.

Организации могут пользоваться унифицированными формами первички, если им так привычнее. При этом их можно видоизменять, добавлять и убирать строчки при необходимости. Но можно разработать свои собственные формы. Выбранный вариант форм должен быть закреплён в учётной политике.

В законе прописаны обязательные реквизиты, которые должны быть указаны в каждом первичном документе независимо от его формы:

• наименование документа;
• дата составления;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• измерители в натуральном и денежном выражении — рубли и, например, штуки;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность её оформления;
• личные подписи этих лиц с расшифровкой.

ФСБУ 27/2021 уточняет требования к реквизитам первичного документа.

Реквизит «Дата составления первичного учётного документа» подразумевает — это дата подписания его лицом, совершившим сделку. Если дата совершения сделки и дата составления документа отличаются, то в этом поле нужно указать обе даты

Новый ФСБУ ввёл понятие оправдательного документа. Если в первичный учётный документ включены обязательные реквизиты на основании другого документа, содержащего информацию о факте хозяйственной жизни (оправдательный документ), в первичку нужно включить информацию, которая позволяет идентифицировать оправдательный документ.

Оформление первичных документов в бухгалтерском учёте возможно в бумажном и в электронном виде. Главное — договориться с контрагентом об удобном для вас обоих варианте. Электронные документы нужно подписывать электронной подписью с обеих сторон. Если продавец подписал договор с помощью ЭП, а покупатель — от руки, такой договор не будет иметь силы.

Бывает, что нужен первичный документ на иностранном языке или в валюте для иностранного контрагента. Однако по требованиям российского законодательства первичка должна быть в рублях. В этом случае можно поступить следующим образом:

• указать в документе отдельные графы для рублей и другой валюты;
• оформить два экземпляра — один в валюте или на иностранном языке, а второй — в соответствии с российским законодательством;
• составить дополнительный документ, разъясняющий содержание документа, составленного в валюте.

Печать — необязательный реквизит первички. Но она должна быть в документе, если этого требует законодательство — например, в расчётных документах, а также в случае если организация использует применявшиеся раньше унифицированные формы документов без изменений. Эти формы содержат реквизит печати.

Перевозочные документы, которые подтверждают факт перевозки груза автомобильным транспортом, также используются как первичные в бухгалтерском учёте. В 2022–2023 годах произошли существенные изменения в правилах их оформления.

В логистике постепенно внедряется электронный документооборот. В связи с этим ФНС разработала и утвердила форматы некоторых электронных перевозочных документов:

• электронной транспортной накладной, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда — Приказом ФНС России от 9 декабря 2022 № ЕД-7-26/1065@;
• электронного заказа и заявки — Приказом ФНС России от 13 февраля 2023 года № ЕД-7-26/108@;
• электронного договора фрахтования — Приказом ФНС России от 13 февраля 2023 года № ЕД-7-26/109@;
• электронного путевого листа — Приказом ФНС России от 17 февраля 2023 года № ЕД-7-26/116@.

Применять электронные документы в грузоперевозках пока необязательно, но есть один нюанс. Если контрагенты оформляют бумажные документы, они могут продолжать это делать, пока ЭДО не станет обязательным. Но если контрагенты уже начали оформлять перевозочные документы в электронном виде, они могут делать это только по установленным ФНС форматам, иначе их оштрафуют.

Нюансы составления первичных учётных документов

ФСБУ 27/2021 содержит некоторые допущения в правилах составления первички.

• Можно оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учётным документом.
• Можно оформлять длящиеся или повторяющиеся факты хозяйственной жизни первичными учётными документами с периодичностью, определяемой исходя из принципа рациональности, при условии их составления на учётную дату.
• Можно оформлять ряд сделок, заключённых участником биржевых торгов, по договорам с разными контрагентами одним первичным учётным документом.
• Можно использовать в качестве первички документы, составленные или полученные в процессе жизнедеятельности экономического субъекта (договор, чек, квитанция об оплате и т.д.) при наличии обязательных реквизитов учётного документа.

Ошибки в первичных документах

Ошибка в бумажной первичке может обнаружиться после того, как документ приняли к учёту. Возможность исправить её зависит от вида документа.

Не подлежат исправлению кассовые и банковские документы:

• приходный кассовый ордер (форма № КО-1);
• расходный кассовый ордер (форма № КО-2);
• платёжные поручения и иные банковские документы;
• БСО, выдаваемые вместо чеков ККТ.

Если в таком документе допущена ошибка, то надо составить новый.

Для счетов-фактур и УПД существуют корректировочные формы. В остальных случаях ошибки исправляются прямо в существующих документах.

Как исправить ошибку в бумажной первичке:

• Зачеркните неправильный текст или сумму одной чертой.
• Над зачёркнутым текстом напишите исправленный текст или сумму.
• Верные данные подтвердите записью «Исправлено» и подписями лиц, внёсших изменения, с указанием их фамилий и инициалов, укажите дату.

Как исправить ошибку в электронной первичке:

• Вместо неверного электронного документа, нужно составить новый (исправительный) электронный документ.
• В нём должно быть указание на то, что это именно исправительный электронный документ, и ссылка на первоначальный документ. Он должен быть подписан электронной подписью лиц, ответственных за составление документа.
• Исправительный документ не должен просматриваться и использоваться без первоначального.

Исправлять электронную первичку можно любым способом, главное — закрепить его в учётной политике.

Хранение первичных документов

Бумажные документы, которые используются в текущей деятельности, хранятся в бухгалтерии. За их сохранность и своевременную передачу в архив отвечают лица, уполномоченные главным бухгалтером. Приём документов и передача в архив оформляются документально.

Можно хранить документы в бухгалтерии или воспользоваться услугами сторонней фирмы.

ФСБУ 27/2021 ввёл новый порядок хранения первичных документов бухгалтерского учёта. По новым правилам бухгалтерский архив ведётся организацией в том виде, в котором бухгалтерские документы были составлены изначально. Электронные документы хранят в электронном виде, бумажные документы — в бумажном. Перевод бумажных документов в электронный вид с целью хранения не допускается.

Срок хранения первичных документов бухгалтерского учёта обычно составляет 5 лет, а документы по личному составу и информации, которая влияет на расчёт пенсии, хранятся 50 или 75 лет. Подробно о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов мы рассказали в статье «Срок хранения документов в 2023 году».

Утеря первичных документов

Если первичка пропала, создают специальную комиссию и расследуют причины пропажи. В результате документы либо находят, либо восстанавливают путём запроса дубликатов у контрагентов, банков и налоговой инспекции.

Если часть документов восстановить не удалось, составляют соответствующий акт с обоснованием причин.

Утерянные документы можно также заменить другими, которые также подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Об этом мы рассказывали в статье «Чем заменить первичку».

Штрафы за отсутствие первички

Отсутствие первичных документов считается нарушением правил учёта. За это предусмотрены штрафы:

• 10 000 рублей за нарушение в одном налоговом периоде;
• 30 000 рублей за нарушение в нескольких налоговых периодах;
• 20% от неуплаченного налога или взносов, но не менее, чем на 40 000 рублей, если нарушение привело к занижению налоговой базы.

Если не предоставить первичные документы для налогового контроля, штраф составит 200 рублей за каждый документ.

За непредставление первичных документов для налогового контроля штрафуют на 200 рублей за каждый документ. Также предусмотрена административная ответственность.

Электронная первичка в бюджетной сфере

С 1 января 2023 года все бюджетные организации обязаны применять приказ Минфина от 15 апреля 2021 года № 61н. Этот приказ утвердил унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учёта в бюджетной сфере, а также методические указания по их формированию и применению.

К таким документам относятся:

• первичные учётные документы: ведомость группового начисления доходов, акт о консервации (расконсервации) основных средств, акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств и другие — всего 17 форм (приложения № 1 и № 2 к приказу № 61н);
• регистры бухгалтерского учёта: журнал операций по забалансовому счёту, карточка учёта имущества в личном пользовании, ведомость доходов физлиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (приложения № 3 и № 4 к приказу № 61н).

С 2024 года в электронный вид в обязательном порядке будут переведены ещё 6 форм «первички» и 2 формы регистров бухучёта. По своему усмотрению бюджетные организации могут начать применять их уже в 2023 году. Соответствующие изменения в приказ № 61н внесены приказом Минфина от 7 ноября 2022 года № 157н.

При этом организации бюджетной сферы не применяют ФСБУ 27/2021.