Прочее

Фискальный накопитель в онлайн-кассах — Ответ Бухгалтера

Фискальный накопитель в онлайн-кассах - Ответ Бухгалтера

Фискальный накопитель пришел на смену ЭКЛЗ, которая была задействована в кассовых аппаратах. Начиная с 2017 года они применяются в онлайн-кассах для удобства расчетов с конечными покупателями. Кассы больше не взаимодействуют с ЭКЗЛ, а работают исключительно с фискальными накопителями (фн), подключаются к интернету. В статье мы рассмотрим, что представляет собой фискальный накопитель, с какой целью используется в онлайн-кассе, какие накопители актуальны в 2023 году.

Что такое фискальный накопитель

Фискальный накопитель представляет собой чип, устанавливаемый в специальный отсек онлайн-кассы. Корпус чипа опломбирован и содержит в себе ключи фискального признака.

Фискальный накопитель выполняет ряд функций:

  • Получает; 
  • Зашифровывает; 
  • Сохраняет; 
  • Транспортирует фискальные данные специальному оператору (офд).

Криптографические ключи, полные данные о проведенных операциях сохраняются в энергонезависимой памяти накопителя с объемом памяти 256 МБ. ФН продается с паспортом устройства, где указаны заводской номер, сведения о модели, срок действия ключей фискального признака.

ФЗ-54 о применении ККТ гласит, что фискальный накопитель обязан находится в онлайн-кассе, т.к. за его отсутствие налагаются штрафы.

Нужен фискальный накопитель? Мы поможем с выбором и настройкой. Оставьте заявку

Чем отличается фискальный накопитель от фискального регистратора

Не следует путать понятия «фискальный накопитель» и «фискальный регистратор». Это совершенно разные названия, похожие только звучанием.

Фискальный регистратор представляет собой разновидность контрольно-кассового оборудования. ФР предназначен для регистрации всех кассовых операций, последующей передачи данных ОФД.

Как и все онлайн-кассы, фискальный регистратор должен быть оснащен фискальным накопителем. В корпусе регистратора предусмотрено место для установки фн (специальный отсек).

Фискальные регистраторы:

Устройство представляет собой печатную плату небольшого размера, куда впаяны и залиты полимерным составом 3 элемента:

  • Основной микропроцессор;
  • Модуль памяти; 
  • Криптографический сопроцессор.

Самое сложное устройство в фискальном накопителе имеет криптографический чип. Его предназначение – шифровка (криптографическое преобразование) поступающих данных.

Рабочая информация обрабатывается основным микропроцессором, после чего обеспечивается коммуникация накопителя с другими составляющими онлайн-кассы. Срок работы микропроцессора – до 3 лет.

Модуль памяти сравним с традиционным флеш-накопителем, используется для хранения информации.

Фискальный накопитель комплектуется емкой аккумуляторной батареей, способной работать на протяжении нескольких лет.

За работу без фискального накопителя по законодательству полагается штраф. Организации, ИП обязаны проводить расчеты с покупателями используя онлайн-кассы, оснащенные ФН.

Размер взысканий прописан ч. 4 ст. 14.5 КоАП:

  • 1,5-3 тыс. рублей для индивидуальных предпринимателей;
  • 5-10 тыс. рублей для юрлиц.

Требования, предъявляемые к фискальному накопителю прописаны в ФЗ-54.

Штраф налагается в случае выявления нерабочего фискального накопителя, использования в кассе ФН не с тем сроком действия, который определен законодательством. Выявление такого чипа приравнивается к работе онлайн-кассы без фискального накопителя.

Как работает фискальный накопитель

Принцип действия онлайн-кассы, оснащенной фискальным накопителем:

  1. Операции проводятся кассиром в ручном режиме. Кассовое программное обеспечение формирует чек с реквизитами (всеми данными о расчете);
  2. Поступление данных в ФН. Превращение чека из набора данных в полноценный документ происходит после присвоения ему фискального признака. Полученные данные шифруются, передаются для хранения в память устройства.
  3. Зашифрованный чек передается фискальным накопителем в кассовое ПО.
  4. Транспортировка документа из программного обеспечения системы к ОФД (оператору фискальных данных, служащих посредником между налоговой службой и предпринимателем).
  5. На заключительном этапе происходит передача чека ОФД в ФНС.

После установки фискального накопителя в кассовый аппарат его запрещено переустанавливать в другую кассу или доставать. Он жестко привязывается к конкретной ККТ, вместе с ней проходит первичную регистрацию.

В реестре на сайте ФНС указываются только две модели фискальных накопителей, используемых в 2023 году:

Фискальный накопитель ФН-1.1М на 15 месяцев

Фискальный накопитель – программно-аппаратное криптографическое средство защиты фискальных данных в опломбированном корпусе, содержащее ключи фискального признака.

Фискальный накопитель в онлайн-кассах - Ответ Бухгалтера

Фискальный накопитель ФН-1.1М на 36 месяцев

Фискальный накопитель – программно-аппаратное криптографическое средство защиты фискальных данных в опломбированном корпусе, содержащее ключи фискального признака.

Фискальный накопитель в онлайн-кассах - Ответ Бухгалтера

Под сроком действия ключа фискального признака следует понимать период, в течение которого фискальный накопитель может использоваться (с момента активации). После этого срока он подлежит замене.

Данные фискальные накопители поддерживают ФФД (формат фискальных документов) 1.05, 1.1, 1.2. От того, какая версия будет установлена, зависит внешний вид (наличие реквизитов) представленного кассового чека.

Онлайн-кассы взаимодействуют с любой версией фискального накопителя, находящегося в реестре ФНС.

Внимание! До 2021 г, когда появилась модель ФН-М, на рынке присутствовали другие варианты. Тем, кто приобрел ФН до внесения изменений в реестре накопителей, менять его не обязательно. Законом разрешается эксплуатировать чип до истечения срока действия, после чего необходимо заменить его на ФН-М.

Какой фискальный накопитель выбрать

Выбор финансового накопителя зависит от используемой системы, вида деятельности.

ФН с крайним сроком 15 месяцев — это модель Ин15-1М, 36 месяцев ― Ин36-1М.

Оставьте заявку, и мы поможем с выбором

Какой нужен ФФД

ФН для работы с онлайн-кассой регистрируют с определенной формой фискальных документов (ФФД). В 2022 году предусмотрен ФФД 1.1 и 1.2. В устаревших версиях чек имеет больше реквизитов, и его структура сложнее.

При работе с маркированными товарами используется исключительно ФФД 1.2. Предприниматели, реализующие немаркированную продукцию, предоставляющие услуги, могут выбирать тип ФФД самостоятельно.

Когда требуется замена фискального накопителя

Фискальный накопитель является расходником в онлайн-кассе, нуждается в периодической замене. Такая необходимость возникает в ряде случаев:

  • При истечении срока действия. В случае, если период ограничен 410 днями, то после истечения срока с момента активации накопителя необходима замена на новый;
  • Нет места для хранения данных (заполнена память). В зависимости от количества данных в чеке в память ФН можно поместить, примерно, 180 тыс. кассовых операций. При большом потоке клиентов, интенсивной работе онлайн-кассы чип придется менять часто. Уведомление о заполнении памяти ФН выводится на экран аппарата в момент, когда остается не более 2 % свободного места. Если места в хранилище не остается, а срок действия накопителя не истек, он все равно подлежит замене;
  • Смена собственника ККТ. Происходит перерегистрация кассового аппарата на имя нового владельца с новым чипом. ФН в этом случае не меняется, т.к. головной офис и филиал имеет одинаковые ИНН;
  • Неверные реквизиты ККТ. Если данные на этапе регистрации кассового аппарата указаны неверно, они не подлежать изменению. В этом случае необходима приобретение нового ФН и повторная регистрация кассы;
  • Поломка накопителя. Если чип поврежден без возможности восстановления (в результате неосторожного обращения, воздействия агрессивных веществ).
  • В случае, если на экране кассового аппарат высвечивается надпись «Ресурс ФН менее 30», это означает что срок службы чипа истекает, и он нуждается в замене.
  • Узнать об окончании срока службы накопителя можно и самостоятельно, выполнив ряд действий.
  • Существует 2 способа самостоятельно узнать, когда заканчивается срок действия фискального накопителя:
  1. Сформировать отчет о завершении смены. После этого выйдет чек с указанием срока завершения действия фискального накопителя. Уведомление может иметь вид: «Ресурс ФН менее 3 дней», «Память ФН заполнена», «Ресурс ФН менее 30 дней». В каждом из этих случаев чек подлежит замене. Разница заключается лишь сроках (в случае заполнения памяти ФН требуется немедленная реакция).
  2. Воспользоваться функционалом личного кабинета пользователя ККТ. Указывается дата фискализации накопителя. Также можно настроить уведомления о завершении периода действия ключа, указав нужный email, номер телефона, подключив push-уведомление.

Что делать, если срок действия ФН закончился

Для замены фискального накопителя необходимо действовать согласно инструкции:

  1. Закрыв смену, следует убедиться, что все чеки отправлены ОФД. Для этого достаточно просмотреть строку «Количество неотправленных документов», расположенную в отчете о завершении смены. Если там стоит число, отличное от 0, то извлекать накопитель запрещается. Нужно повторить попытку выгрузки документов ОФД. Если самостоятельно это сделать не удалось, нужно обратиться за помощью в сервисный центр.
  2. Закрыть архив ФН. Подробная инструкция находится в разделе руководства пользователя, разработанном персонально для каждой модели ККТ. В результате действия пользователя выйдет чек о закрытии ФН.
  3. Отключив питание от кассы, извлечь чип из специального отсека в корпусе аппарата.
  4. Установить в отсек новый ФН. Подключив аппарат к сети, дождаться перезагрузки ПО;
  5. Перерегистрировать онлайн-кассу в налоговых органах с указанием причины замены ФН.

Поле выполнения всех указанных действий можно продолжить пользование кассовым аппаратом.

Что делать со старым фискальным накопителем

Использованный фискальный накопить подлежит хранению в сейфе (другом надежном месте) в течение 5 лет. При проведении проверки налоговый инспектор может затребовать израсходованный накопитель. В случае не предоставления старого ФН предприниматель заплатит штраф.

Возможные проблемы с фискальным накопителем

При возникновении проблем в ФН онлайн-касса уведомляет пользователя. При этом на экран выводится сообщение с определенным кодом. И работа автоматически приостанавливается до разрешения проблемы.

Читайте также:  Форма ИНВ‑1а - Ответ Бухгалтера

Наиболее распространенные ошибки/способы решения проблемы:

  • Проблема с подключением контактного шлейфа / необходимо проверить целостность входа, подсоединения к интерфейсу, наличие интернета;
  • Сбой формата передачи накопителя / проверяется целостность входа, подсоединения к интерфейсу, наличие сети;
  • Некорректное состояние ФН (чаще всего по причине отсутствия регистрации в ФНС) / зарегистрировать ККТ с накопителем в налоговой инспекции;
  • Неисправимая ошибка накопителя / произвести замену ФН;
  • Ошибочное отображение контрольной суммы чека / выполнить замену ФН;
  • Завершен срок использования ФН / произвести замену ФН;
  • Заполнение архива ФН / заменить накопитель;
  • В ФН отображается неверное время, дата / провести проверку времени на онлайн-кассе. При необходимости, внести коррективы в данные;
  • В ФН отсутствуют запрашиваемые данные / указать актуальную информацию;
  • Некорректный номер накопителя / сравнить данные с идентификатором, расположенным на корпусе ФН, указать верный номер;
  • В документе отображается слишком большой объем информации / выполнить разбивку чек на несколько;
  • Истек ресурс хранения накопителя / подсоединить онлайн-кассу к интернету для передачи фискальных документов;
  • Сообщение от ОФД не принимается ФН / перепроверить параметры ОФД, находящиеся в ККТ;
  • В ФН присутствуют неотправленные финансовые документы / выполнить подключение кассы к сети для повторной отправки документации.

Рассмотрим обстоятельно проблему с кодом 235 «Исчерпан ресурс ФН». Чаще всего она появляется, если кассовый аппарат работает в автономном режиме, без подключения к интернету.

Такие действия допустимы, если предприниматель осуществляет деятельность в месте, удаленном от сети. Но, для выгрузки данных необходимо производить обязательное подключение кассы к интернету (1 раз в 30 дней).

При несоблюдении этого требования производится временная блокировка ФН, перестает формироваться фискальный признак.

Проблемы с фискальным накопителем? Оставьте заявку, и мы поможем вам

Накопитель на гарантии

Срок действия гарантии в отношении фискальных накопителей составляет 12 месяцев. Производитель обязуется в течение года устранять неисправности в чипах, вышедших из строя (если это произошло не по вине пользователя).

На ряд случаев гарантийные обязательства не распространяются:

  • Ввод в эксплуатацию, установка ФН выполнена с нарушением инструкции;
  • Архив накопителя забит, была произведена замена накопителя на новый, касса прошла перерегистрацию в ФНС;
  • Чип использовался с нарушениями;
  • Накопитель был поврежден из-за скачка напряжения в сети;
  • На корпусе ФН есть механические повреждения, сбита защитная пломба, отсутствует этикетка;
  • Обнаружено проникновение в электронную плату накопителя.

Ремонт по гарантии невозможен после завершения гарантийного срока (12 месяцев) с момента активации чипа. После истечения года использования ремонт выполняется пользователем за свой счет.

Часто задаваемые вопросы по фискальным накопителям

Возможно ли повторное использование фискального накопителя?

Повторное использование ФН невозможно. Регистрация чипа выполняется на владельца, он подлежит замене после завершения срока использования или заполнения внутренней памяти. Накопитель подлежит замене при смене собственника (даже если срок его службы не закончен).

Что происходит с использованным чипом?

Использованный финансовый накопитель хранится в надёжном месте 5 лет со дня закрытия архива, согласно требований, прописанных законом ФЗ-54 о применении ККТ.

Нужно ли менять ФН при переходе на другую систему налогообложения?

При смене налогового режима менять ФН не требуется. В данном случае выполняется перерегистрация онлайн-кассы в налоговой службе без замены чипа. В графе «Причина» указывается «смена СНО».

Замена фискального накопителя: порядок действий, что и когда нужно делать

Фискальный накопитель в онлайн-кассах - Ответ Бухгалтера

Замене подлежат фискальные накопители, у которых закончился срок действия, память, или пришли в негодность по причине физической поломки, внесения неверных данных при регистрации. Недостаточно просто купить ФН и установить в кассу, нужно правильно закрыть старый, по новому сформировать отчет и пройти перерегистрацию в налоговой.

Что может быть сложного в замене фискального накопителя (ФН)? Достал старый, поставил новый и работай. Но на практике не все так просто, любое неверное действие может обернуться штрафом. Без зарегистрированного накопителя онлайн-касса работать не будет.

Точнее, физически можно менять настройки, формировать отчеты, но пробивать чеки нельзя. Чтобы исключить ошибки, предприниматели заказывают услугу замены ФН с перерегистрацией, стоит это от 2 000 руб.

Но все можно сделать самому, главное, придерживаться алгоритма.

Порядок действий:

  1. Определите срок замены.
  2. Купите новый ФН.
  3. Закройте архив.
  4. Установите накопитель.
  5. Измените параметры фискализации.
  6. Перерегистрируйте онлайн-кассу в ФНС.
  7. Проверьте регистры ОФД.

Рассмотрим каждый шаг подробно.

Срок замены

Согласно п. 2.1. ст. 5 ФЗ № 54, пользователи должны проводить замену ФН до окончания срока действия ключей фискального признака, то есть в течение 30 дней после возникновения такой обязанности.

В это время использовать кассу можно, но только в автономном режиме. Печать чеков осуществляют, но без указания фискального признака и передачи данных в ОФД. Если не вложиться в 30-дневный срок, согласно ст. 14.5 КоАП РФ, за несоответствие требованиям оштрафуют:

  • ИП – на 1 500–3 000 руб.;
  • ООО – 5 000–10 000 руб.

Чтобы исключить такие последствия, лучше менять ФН заранее.

Но с какого именно момента начинается отсчет 30 дней? Основанием может быть:

  1. Окончание срока действия. ФН рассчитаны на 36 или 15 месяцев, и это зависит от режима работы. На ОСНО – это 3 года, на спецрежимах – 13 (15) месяцев. Для торговли подакцизными товарами – ограничение 410 дней, для автономной работы – 560 дней.
  2. Закончилась память. Платежные операции записываются на микрочип ФН. Очистить его, отправив сведения в корзину, невозможно. Памяти хватает обычно на 175–190 тыс. чеков для ФН на 13 месяцев, на 200–220 тыс.– 15 мес., до 500 тыс. – 36 мес.

Современные кассы присылают предупреждающие уведомления, или появляется строка в отчете «О закрытии смены»:

  • за месяц до окончания действия – «Ресурс ФН менее 30 дней»;
  • при заполнении на 99% – «Память ФН заполнена».

Если пропустили такое сообщение, проверьте дату начала действия ФН в карточке регистрации кассы или личном кабинете ОФД.

Замена может потребоваться и по другим причинам:

  • накопитель сломался;
  • ошибки при регистрации или установке ФН;
  • смена собственника бизнеса;
  • блокировка кассы.

Если пропустить срок, ККТ начнет печатать чеки с кодами ошибок.

Примечание! При смене оператора фискальных данных или адреса, по которому будет применяться касса, устанавливать новый ФН не нужно, достаточно перерегистрировать ККТ. Но необходимо уточнить в техническом паспорте на накопитель, сколько раз допускается это сделать.

Какой купить ФН

Важно не только определить срок действия нового накопителя – его предприниматели знают, если покупают не первое устройство. Нужно обратить внимание, какой формат фискальных данных (ФФД) поддерживает ФН. От версии будет зависеть, с какими именно реквизитами будет формироваться чек.

Раннее выпускаемые накопители под ФФД 1.0 с 2019 г. к использованию запрещены. На начало 2021 г. продают модели и официально разрешены, поддерживающие 1.05 и 1.1. Но с 6 августа 2021 г. регистрировать будут только онлайн-кассы с ФН-1.1М под ФФД 1.2.

Для продавцов маркированной продукции новый формат документов обязательный. Поэтому нужно, чтобы его поддерживал не только ФН, но и ККТ, ПО. Остальным можно формировать чек в старой версии, но это не отменяет требование к установке нового накопителя.

Тем, кто зарегистрирует ФН старой образца до 06.08.2021, менять его не нужно. Он будет работать до окончания срока действия.

Таблица 1. Сколько стоит фискальный накопитель, руб.

Продавец 13 (15) мес. 36 мес.
Контур 8 000 12 000
МТС 7 500 11 000
Кассоптторг 6 950 9 950

Источники: kontur.ru, kassa.mts.ru, kassopttorg.ru

При покупке нового ФН убедитесь, что он есть в налоговом реестре. Другие криптографические блоки применять нельзя, при перерегистрации пользователю откажут.

Фискальный накопитель в онлайн-кассах - Ответ Бухгалтера

Полезная ссылка! Сервис проверки ФН.

Как закрыть архив

Перед заменой нужно отправить завершающий отчет в ОФД. Для этого:

  1. Сформируйте и передайте оператору все чеки. В поле «Количество непереданных данных» должен стоять ноль или пробел.
  2. Закройте смену.
  3. Создайте на кассовом оборудовании «Отчет о закрытии ФН». В меню это может быть пункт «Закрыть архив».
  4. Отправьте электронную версию в ОФД.
  5. Дождитесь подтверждения получения оператором. До этого вынимать из кассы ФН нельзя.
  6. Распечатайте отчет. Данные из этой справки понадобятся в дальнейшем при перерегистрации.

Если ККТ применяли автономно без передачи сведений в ФНС, нужно считать с накопителя все документы. Их прикладывают к заявлению в дальнейшем.

Установка нового ФН

Механическая замена криптографического блока вызывает меньше всего вопросов. Нашли отсек, достали старый блок, поставили новый. Но некоторые нюансы нужно учесть.

Фискальный накопитель в онлайн-кассах - Ответ Бухгалтера

Закон не запрещает пользователям самостоятельно менять комплектующие. Но если онлайн-касса еще на гарантии, внимательно прочитайте условия договора. Возможно, поставщик запретил самостоятельно вскрывать технику. Проблемы могут возникнуть и с арендованным ККТ, лучше проконсультироваться с менеджером компании-арендодателя.

Читайте также:  Уведомление ИФНС об НДФЛ и страховых платежах в СФР

Как активировать новый ФН

Порядок действий зависит от вида кассовой техники. Но обычно алгоритм идентичный:

  1. В программе регистрации выбираете пункт «Перерегистрация» или «Изменение параметров регистрации».
  2. Синхронизируйте время. После этого должен автоматически распечататься документ с датой и временем.
  3. Укажите в перечне причин «Замена ФН».
  4. Проверьте настройки кассы, включая сведения об ОФД. При необходимости внесите правки.
  5. Сохраните данные и распечатайте отчет о фискализации.

Должна появиться надпись, что замена прошла успешно.

Зачем и как сообщать в ФНС

Согласно п. 4 ст. 4.2 Закона ФЗ № 54, пользователь должен в течение 1 рабочего дня подать в любую налоговую заявление на перерегистрацию по форме КНД 11110061.

Его можно направить в бумажном виде или электронном через сайт nalog.ru в разделе «Учёт ККТ».

Проще это сделать в дистанционном формате. Для отправки данных:

  1. В личном кабинете выберите номер своей кассы.
  2. Перейдите на подпункт «Перерегистрировать». Код причины – «4».
  3. Сформируйте заявку, в которой укажите сведения из отчетов по закрытию архива и установке ФН, номер кассы и пр.
  4. Заверьте документ электронной подписью и отправьте на согласование.

Налоговый орган проверяет:

  • аутентификацию пользователя;
  • сведения о накопителе;
  • достоверность указанных данных, фискального признака.

Обычно на это уходит до 5 дней, после чего выдают новую карточку регистрации ККТ. Ее высылают через личный кабинет на сайте ФНС. До этого момента формировать чеки нельзя.

Отказать могут, если указали неполную или недостоверную информацию.

Но получить карточку недостаточно, нужно завершить процесс. Для этого подтвердите в личном кабинете, нажав последовательно:

  • «Карточка регистрации получена»;
  • «Завершить перерегистрацию».

Без такого подтверждения дальнейшие отчеты с онлайн-кассы не будут поступать в ОФД. Это значит, что налоговики будут фиксировать нарушение за работу без ФН, что дает основание на применение штрафа.

Нужно ли сообщать оператору

Обычно сведения об установке пользователем накопителя из ФНС передает ОФД автоматически, после чего формируется новый ключ фискального признака. Но лучше проверить, обновилась ли информация в регистре. Если этого не произошло, начинать работу с ККТ нельзя.

Алгоритм уведомления у разных операторов отличается. Это может быть отправка заявления через личный кабинет или на электронную почту.

Некоторые ОФС, например, Контур, предлагают отправлять данные в ФНС о перерегистрации через них. При этом сведения из отчетов переносятся в формы автоматически. В таких случаях оператор сам отслеживает ответ из налоговой и уведомляет клиента.

Вывод

Основные причины для замены ФН – окончание срока действия или недостаток памяти. Но могут быть и другие ситуации, когда придется купить новый блок. До его установки в ККТ отправляют все чеки ОФС и закрывают архив. После замены активизируют новый накопитель и перерегистрируют кассу в налоговой.

Что такое фискальный накопитель и как он работает в облачной кассе

Фискальный накопитель в онлайн-кассах - Ответ Бухгалтера

Чтобы онлайн-касса работала, в ней обязательно должен быть установлен фискальный накопитель. И облачной кассы это правило тоже касается. Расскажем, что такое фискальный накопитель, зачем он нужен и как работает, если вы арендуете кассу в облаке.

Что такое фискальный накопитель и зачем он нужен в онлайн-кассе

Фискальный накопитель (ФН) — это небольшое запоминающее устройство, которое устанавливается в специальный отсек онлайн-кассы. Он выполняет две функции:

  • Сохраняет все фискальные документы, сформированные онлайн-кассой, например, чеки и запросы в «Честный ЗНАК».
  • Шифрует эти документы: после этого их невозможно просмотреть без ключа расшифровки, который известен только владельцу ФН и налоговой. Изменить или стереть их тоже нельзя.
  • Именно зашифрованные фискальные документы касса потом отправляет в налоговую и «Честный ЗНАК» через ОФД. То есть схема работы кассы выглядит так:
  • Кассовое ПО формирует чек, еще не зашифрованный → Кассовое ПО отправляет чек в ФН → ФН шифрует чек и сохраняет его → ФН отправляет зашифрованный чек в кассовое ПО → Кассовое ПО посылает зашифрованный чек в ОФД → ОФД отправляет чек в налоговую.
  • Может показаться, что фискальный накопитель онлайн-кассе не нужен — ведь можно научить кассу хранить и шифровать данные. Но это невозможно по нескольким причинам:
  • У производителей касс недостаточно экспертизы, чтобы производить сложные криптографические устройства шифрования.
  • Проверять каждую кассу на соответствие требованиям по шифрованию невозможно. Проще сертифицировать нескольких производителей ФН.
  • Зашифрованные данные занимают много места в памяти. По закону их нужно хранить пять лет — памяти кассы для этого не хватит. Поэтому и существует отдельный блок памяти, ФН, который можно вытащить из кассы. И данные на нем будут зашифрованы.

Фискальный накопитель всегда «привязан» к компании. Компания покупает ФН, регистрирует его на свое имя и владеет им до самого конца. Даже если бизнес пришлось закрыть через месяц, накопитель нельзя будет перепродать. И взять его в аренду тоже нельзя.

По этой причине кассы всегда продают без ФН. Накопитель может идти в комплекте, но заранее он в кассу никогда не установлен. И цены на кассы часто указывают без учета ФН.

После установки в кассу ФН привязывается и к ней тоже. Вытащить его и поставить в другую кассу нельзя.

Какие бывают фискальные накопители и как выбрать нужный

Фискальные накопители бывают двух видов — на 15 и 36 месяцев. Это срок их работы после активации — спустя обозначенное время ФН заблокируется, и пользоваться им будет нельзя.

Какой именно ФН может использовать организация, зависит от налогообложения и типа деятельности:

Фискальный накопитель в онлайн-кассах - Ответ Бухгалтера

В таблице прописано, какой накопитель вы можете использовать и сколько он проработает по факту. Например, ФН на 36 месяцев для УСН обычно работает 1110 дней. Но если вы продаете подакцизный товар, он проработает только 410 дней, а потом заблокируется — нужно будет покупать новый.

Накопитель может заблокироваться и раньше — в нем ограничен объем памяти. ФН на 15 месяцев может хранить 200–220 тысяч фискальных документов, на 36 месяцев — 500 тысяч документов. Так что при интенсивной торговле место в накопителе закончится раньше срока, он заблокируется, и нужно будет покупать новый.

Современные кассы предупреждают владельцев о том, что у накопителя истекает срок действия или что в нем кончается память. Пропустить этот момент сложно. После замены ФН кассу нужно будет перерегистрировать в налоговой.

По закону после блокировки накопитель нужно хранить еще 5 лет в защищенном месте, например в сейфе. В течение этого срока налоговая может затребовать его для проверки.

Как работает фискальный накопитель в облачной кассе

Когда вы покупаете стационарную кассу, вы докупаете к ней фискальный накопитель и устанавливаете его внутрь — сами или в сервисном центре. А потом следите за ним и после блокировки меняете на новый.

С облачной кассой не так. У вас на руках нет устройства, вы не можете ничего в него установить. При этом ФН вы обязаны купить — в отличие от кассы, взять его в аренду нельзя. Все это реализовано так:

  1. Вы арендуете облачную кассу у провайдера. Предположим, платите пока только за один месяц аренды.
  2. При подписании договора вы платите еще и полную сумму за фискальный накопитель на 15 или 36 месяцев.
  3. Вы подписываете с провайдером договор ответственного хранения фискального накопителя. Это значит, что накопитель ваш, но провайдер хранит его у себя и отвечает за его сохранность.
  4. Провайдер в дата-центре выделяет вам конкретную кассу и ставит в нее фискальный накопитель со своего склада. Касса принадлежит провайдеру, а фискальный накопитель — вам.

Если вы решаете не продлять аренду, провайдер блокирует ФН и вытаскивает из кассы. Он может отправить его вам курьером или оставить в своем защищенном хранилище. За хранение обычно нужно доплачивать.

Если вы продляете аренду, накопитель стоит в кассе, закрепленной за вами. Когда срок действия заканчивается, провайдер сам извлекает накопитель и устанавливает новый. Вас об этом предупреждают, чтобы вы перерегистрировали кассу — обычно облачный провайдер с этим помогает.

Иногда провайдеры дают ФН в подарок. Например, если арендовать кассу сразу на 15 месяцев, платить за ФН на этот срок не придется. У АТОЛ Онлайн такая акция действует на тарифе «Без забот».

Кратко о работе ФН в облачной кассе

  • Фискальный накопитель — это записывающее устройство. Он шифрует и хранит фискальные документы, которые формирует касса.
  • В облачной кассе ФН нельзя взять в аренду — его нужно купить. Сама касса будет принадлежать провайдеру, а накопитель — вам.
  • Фискальные накопители бывают на 15 и 36 месяцев. Выбирать нужно в зависимости от системы налогообложения и деятельности компании.
  • После блокировки ФН нужно хранить в защищенном месте 5 лет. Провайдер может отправить накопитель вам, а может оставить у себя, в защищенном хранилище — обычно это стоит дополнительных денег.
  • Если вы откажетесь от аренды кассы до того, как кончится срок действия ФН, провайдеру придется вытащить накопитель из кассы и заблокировать его.
  • Если срок действия ФН кончится, а аренда кассы нет, провайдер сам заблокирует накопитель, вытащит его и заменит на новый.

Бухгалтерский учёт фискального накопителя

Бухгалтерский учёт фискального накопителя напрямую зависит от его первоначальной цены. ККТ можно провести как основное средство (ОС) или в составе материально-производственных запасов (МПЗ).

Первоначальная стоимость ОС должна включать разу все затраты, связанные с приобретением и доведением кассы до пригодного к эксплуатации состояния.

То есть отдельно приобретённый фискальный накопитель входит в это сумму, как и работы, направленные на ввод в эксплуатацию.

Из нашей статьи вы узнаете:

Бухгалтерский учёт фискального накопителя напрямую зависит от его цены. ККТ можно провести по-разному:

  • как основное средство (ОС);
  • в составе имеющихся материально-производственных запасов (МПЗ).

Изначальная стоимость ОС должна включать сразу все затраты, связанные с приобретением и доведением кассы до пригодного к эксплуатации состояния. То есть отдельно приобретённый фискальный накопитель входит в это сумму.

Читайте также:  Форма 1‑ПУ (ЖКХ) - Ответ Бухгалтера

Разновидности техники

Устройства, используемые для кассовых операций, можно поделить на системы, функционирующие:

Автономные устройства работают самостоятельно, но могут подключаться к ПК или принтеру. В составе устройства: фискальный накопитель, принтер чеков и специализированное программное обеспечение.

Если говорить о фискальном регистраторе, то он представляет собой отдельный электронный блок, требующий подключения к планшету или стационарному компьютеру с предустановленной кассовой программой. Как в автономном устройстве, так и отдельном регистраторе находится фискальный накопитель, сохраняющий данные о транзакциях.

Он может поставляться как сразу в составе кассы, так и отдельно (его оприходовать нужно будет с учётом затраченной суммы). Такой накопитель по закону работает 15 или 36 месяцев.

В случае большой интенсивности работы кассы его память может закончиться и ранее, что потребует заменить такой накопитель на новый (с повторной регистрацией в ФНС).

Чтобы включить фискальный регистратор, другую кассовую технику ККТ в разряд ОС в учётах (как бухгалтерском, так и налоговом), необходимо, чтобы он:

  • применялся для основной или управленческой деятельности;
  • длительно использовался свыше 15 месяцев.

Также устройство должно:

  • приносить выгоду (экономического характера);
  • не планироваться к продаже использующей организацией.
  • Эти условия указаны в ПБУ 6/01 «Учёт основных средств».
  • Чтобы записать кассовый аппарат в перечень амортизационного имущества компании в налоговом учёте, устройство должно:
  • находиться в собственности компании;
  • напрямую применяться для получения дохода (приносить финансовую прибыль).

Причём, чтобы оприходовать аппарат, нужно погасить его стоимость амортизационными отчислениями. В цифрах картина выглядит следующим образом: изначальная стоимость — свыше 100 тысяч руб., срок применения — год и более.

Как выбрать фискальный накопитель

Фискальные накопители отличаются сроком действия и моделью.

Срок действия фискального накопителя

Срок действия накопителей может быть 13, 13/15 или 36 месяцев. Выбор ФН зависит от системы налогообложения и особенностей работы. Количество месяцев на коробке — это максимальный срок службы накопителя. Реальный срок зависит от особенностей вашей работы.

Если торгуете на общей системе налогообложения

Предприниматели, которые торгуют на общей системе налогообложения (ОСН) должны использовать накопитель, на котором указан срок действия 13 или 13/15 месяцев. Им накопитель прослужит все заявленные месяцы.

Вообще в законе написано, что предприниматели на ОСН могут использовать накопитель сроком «не менее 13 месяцев», то есть любой: на 13, 13/15 или 36 месяцев. Но в паспорте ФН на 36 месяцев не упоминается ОСН для торговли: изготовитель не поясняет, сколько такой накопитель проработает и будет ли он вообще работать. Поэтому такие накопители лучше не покупать.

Если торгуете на спецрежимах или оказываете услуги

Предприниматели на упрощенке, вмененке, патенте, ЕСХН и те, кто оказывает услуги, должны использовать только ФН сроком на 36 месяцев: он тоже проработает, как написано, — 36 месяцев. Исключение — торговля подакцизными товарами и временный (сезонный) характер работы, о них ниже.

Если торгуете акцизными товарами, работаете сезонно или автономно

Все, кто работает на спецрежиме и торгует подакцизными товарами, могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев, но все они прослужат 410 дней (чуть больше 13 месяцев).

Предприниматели на спецрежиме с сезонным характером работы могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев. Накопители прослужат максимально заявленный срок.

Предприниматели, которые работают автономно, то есть их касса не передает данные в ОФД, могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев. ФН на 13/15 месяцев прослужит 13 месяцев, ФН на 36 месяцев — 560 дней (чуть больше 18 месяцев).

Предприниматели, которые торгуют подакцизными товарами, но данные в ОФД не передают, могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев. Все модели прослужат 410 дней.

Модель ФН

Модель ФН — это цифры в названии накопителя: ФН-1 и ФН-1.1. Разные модели ФН поддерживают разные форматы фискальных документов. Формат фискальных документов (ФФД) — это специальный вид документов, которые формирует касса и которые принимает ФНС. Сейчас форматов три: 1.0, 1.05 и 1.1, но со временем налоговая планирует полностью перейти на ФФД версии 1.1.

Фискальный накопитель модели ФН-1 работает только с форматами 1.0 и 1.05, а ФН-1.1 — со всеми существующими. То, в каком формате касса передает документы, зависит от модели фискального накопителя и версии прошивки кассы.

Всё это важно для тех предпринимателей, в чьих кассах стоит старая прошивка, которая передает фискальные документы формата 1.

0, и накопитель модели ФН-1: до 1 января 2019 года им придется обновить прошивку кассы и сменить формат данных на 1.05.

 Согласно приказу при смене формата нужно заменить фискальный накопитель на новый, но правительство хочет внести изменения в приказ — предпринимателям не придется покупать новый ФН при переходе с формата 1.0 на формат 1.05.

Если касса уже работает с ФФД версии 1.05, делать ничего не придется.

Когда будете искать фискальный накопитель в интернете, вы встретите еще МГМ-ФН-1. Это многоразовый тестовый фискальный накопитель. Он нужен разработчикам касс и программного обеспечения, чтобы протестировать и настроить оборудование на тестовой площадке ОФД. Тестовый ФН не формирует фискальный признак: чеки не имеют юридической силы. Такой ФН вам не подойдет.

Фн что это такое? | база знаний платформа офд

ФН (Фискальный накопитель) — это память в кассовом аппарате.

Данное устройство выполняет две функции:

  • хранение всех кассовых чеков в собственной памяти;
  • шифрование сохраненных данных (кассовых чеков) и формирование специального кода для их проверки.

ФН обеспечивает формирование фискального признака, запись фискальных данных, долговременное энергонезависимое хранения данных, формирование и проверку фискальных признаков, шифрование данных для передачи оператору фискальных данных, а так же расшифровывание и аутентификацию фискальных документов. С середины 2017 года он полностью заменил ЭКЛЗ и фискальную память в кассовых аппаратах.

Все существующие фискальные накопители различаются по периоду действия и модели. Необходимость использования того или иного ФН определяется характером работы фирмы и выбранным режимом налогообложения. Это следует учитывать, так как за нарушение условий работы с кассовым аппаратом возможно привлечение к ответственности по ст. 14.5 КоАП РФ.

Какие бывают ФН #

Срок действия ФН может составлять 13, 15 и 36 месяцев. Однако эти цифры вовсе не означают, что накопитель прослужит в течение указанного времени. На устройстве прописываются максимальные сроки. В действительности период будет зависеть от особенностей работы компании.

Для многих видов деятельности и систем налогообложения законодательством допускается применение накопителей периодом действия от 13 месяцев. Как правило, бизнесмены в попытке сэкономить приобретают ФН с максимальной продолжительностью работы. Однако в большинстве случаев забыть о накопителе в онлайн-кассе на 36 месяцев не получается. Почему?

Причин тому две:

  1. Указанный срок не всегда совпадает с действительностью. К примеру, на кассе, которая не направляет сведения в ОФД, устройство на 36 месяцев проработает меньше 19.
  2. Возможности памяти накопителей одинаковы. При пробитии 200 и больше квитанций в сутки единственного ФН на длительный срок не хватит. В такой ситуации надежнее приобрести ФН на 13 или 15 месяцев.

Таким образом, приобретение ФН на три года не всегда целесообразно. Тем не менее, выбор есть не у всех предпринимателей.

Как период использования фискального накопителя зависит от применяемой системы налогообложения #

По закону накопитель на 36 месяцев обязаны использовать компании:

  • занимающиеся оказанием услуг;
  • ведущие деятельность на УСН, ЕНВД, ПСН или ЕСХН.

В этом требовании есть исключения. Использовать любой фискальный накопитель могут фирмы:

  • занимающиеся сезонной торговлей;
  • плательщики НДС;
  • работающие на ККМ в автономном режиме (без Интернет-соединения в труднодоступной местности);
  • продающие подакцизные товары – бензин, табак, алкогольсодержащую продукцию, масла;
  • являющиеся платежными агентами или субагентами.

Компании, занятые в сфере торговли, с общим режимом налогообложения по закону могут использовать любой накопитель. Несмотря на это, покупка ФН на 36 месяцев нецелесообразна.

Дело в том, что техническая документация накопителя на 36 месяцев не включает сведений об использовании такого ФН при ОСН для торговли. Иными словами, производитель не указывает, сколько в действительности такой ФН проработает и будет ли он работать вообще. В этом случае лучше приобрести ФН на 13 или 15 месяцев – тогда он прослужит заявленный период.

Если фирма ведет деятельность на специальных режимах налогообложения или оказывает услуги законодатель выбора не оставляет. Разрешено применение только ФН на 36 месяцев. По заявленным характеристикам он столько и должен проработать.

В случае торговли подакцизной продукцией рекомендуется использовать накопитель на 13 месяцев. Несмотря на возможность установки любого ФН по закону, все они проработают 410 дней (чуть меньше 14 месяцев).

Этого нельзя сказать про сезонную работу. Предприниматель может использовать любой накопитель – все они прослужат заявленный срок.

В случае применения автономного режима работы, когда ККТ не отправляет сведения оператору, допускается использование любого накопителя. Тем не менее, следует учесть, что ФН на 36 месяцев будет работать только 560 дней (чуть меньше 19 месяцев).