Грамотная организация и ведение финансового бухгалтерского учета — залог успеха. Только контролируя показатели, вы сможете оценить, какую прибыль на самом деле приносит фирма и не маячит ли на горизонте кассовый разрыв. К сожалению, многие собственники упускают этот момент, из-за чего оказываются в неприятной ситуации. Их деньги, как мёд у Винни-Пуха: вроде и есть, но на самом деле нет.

Мы подготовили детальное руководство, в котором рассказали, какие финансовые отчеты обязательно нужно составлять и что из них можно узнать. Эту статью посвятили тому, как вести финансовый учет в Excel — простой и понятной всем программе.

Организация и ведение финансового бухгалтерского учета: какие отчеты помогут управлять бизнесом

Чтобы полноценно вести бизнес и избежать проблем, нужно регулярно составлять три основных отчета:

• о движении денег;
• о прибыли и убытках предприятия;
• балансовый.

О том, какая информация содержится в каждом из них и зачем она вам, рассказали в отдельной статье. Прочтите ее прежде, чем переходить к следующему разделу.

Как вести финансовый учет в Excel: рекомендации и примеры

Если вы пока не хотите использовать специализированные сервисы для управленческого учета, начните с привычных таблиц. Этот способ не идеален, но подойдет для того, чтобы разобраться в теме.

Не рекомендуем смешивать показатели — лучше выделить для каждого отчета свою вкладку. Смотрите, как это может выглядеть.

Предположим, у вас кафе. В одну таблицу сводите доходы, полученные от реализации продукции и других видов деятельности:

Источник

Цифры рассчитываются с помощью формул, а статьи дохода можно выбрать из выпадающего списка, который формируется на базе справочников для каждой категории (кухня, бар и т. д.):

Источник

Таблица расходов заполняется с помощью тех же инструментов — формул и выпадающих списков:

Источник

ОПиУ формируется с использованием формул, автозаполнения и группировки данных:

Источник

Активы и пассивы вносятся в отдельную таблицу:

Источник

Для наглядности некоторые предприниматели строят на базе таблиц диаграммы:

Источник

Для других сфер всё это тоже актуально — подход один.

Организация и ведение финансового бухгалтерского учета с помощью специализированных сервисов

Если функционала таблицы Excel не хватает, пора автоматизировать управленческий учет. За использование ПО нужно платить, зато возможностей перед вами откроется несоизмеримо больше. Сервисы умеют объединять денежные потоки, помогают планировать бюджет и выводят данные в удобном для анализа формате.

Так показывает доходы и расходы сервис «Финолог»

Источник

Пользователи Seeneco могут посмотреть аналитические данные за любой период сразу в нескольких форматах

Источник

В интернете вы найдете множество рейтингов программ для автоматизации управленческого (финансового) учета. Чаще всего в лидерах оказываются «Финолог», «Финансист», Seeneco — выбор зависит от оборота и потребностей вашего бизнеса.

Организация и ведение финансового бухгалтерского учета — залог вашего спокойствия и уверенности в будущем бизнеса. Начните сегодня!

Хочу все знать!

Свежие статьи про то, как экономить на полезных сервисах и получать удовольствие от ведения бизнеса

Бухучёт для малого бизнеса: краткий бухгалтерский «разговорник»

Зачем нужен бухучёт? Нужно ли предпринимателю разбираться в этой теме и насколько детально? Так ли необходимо главе небольшого бизнеса вникать в нюансы, связанные с бухучётом, или оставить это на усмотрение своего бухгалтера? Скажем сразу: понять, а уж тем более освоить бухучёт за пять минут, – не получится.

Это достаточно сложная тема, требующая не только знаний, но и практики. Данной публикацией мы продолжаем серию небольших разъясняющих статей об основах этой науки. В первой статье разъяснялись базовые принципы и термины. Вторая публикация была посвящена тому, как правильно читать баланс.

А в этой статье мы попробуем разобраться в сленге бухучёта.

На каком языке говорят бухгалтеры

В любой профессиональной сфере человеческой деятельности присутствует некоторое количество специальных терминов. Они позволяют коллегам по работе общаться ёмко, передавая при этом максимум информации.

Если бы не существовало такого специфического сленга, общение профессионалов было бы довольно многословным.

Но у этой «медали» есть и обратная сторона – человек «не из этой профессии», слыша порой довольно привычные слова, может не понимать их смысл в полной мере или понимать иначе, чем имел в виду тот, кто их произносит. И возникает эффект «испорченного  телефона».

Бухгалтерский учёт, как система и как профессия, также имеет свой набор специальных терминов. Это бывает очень удобно, потому что в большинстве случаев избавляет от необходимости проговаривать полную и длинную словесную формулировку, соответствующую законодательству и методологии.

Или подразумевает некий контент, входящий в это понятие. Причем, в большинстве случаев смысловое наполнение не является абсолютным, а зависит от его «прикладного», контекстного применения.

А это и вид хозяйственной деятельности, и организационно-правовая форма, и система налогообложения и т.д.

Главным «поставщиком» сленга бухгалтеров является «План счетов бухгалтерского учёта».

Если прислушаться к общению — на профессиональные, разумеется, темы — двух бухгалтеров, можно услышать фразы типа: «Пока не ясно, куда отнести эту задолженность – на 60-й или на 76-й?!» или «Надо было «повесить» их на «десятку», а  я всё оприходовала, как товар!». Человек со стороны этой абракадабры не поймёт. А бухгалтеры на этом языке – говорят! И понимают друг друга.

Как и любой иной профессиональный язык, язык кодирования счетов учёта — это язык унификации, узкоспециализированного общения, обеспечивающий сопоставимость данных для различных потребителей бухгалтерской информации, в том числе для банков, как говорилось в предыдущей статье цикла.

Если вы читаете эту статью, значит, у вас есть цель научиться понимать этот «конспирологический» язык. И это довольно просто.

 Как у шпионов и разведчиков существовали шифры, позволяющие перевести полученные сообщения на понятный язык, так и «План счетов бухгалтерского учёта» позволяет сделать «перевод» с бухгалтерского на «человеческий» и наоборот.

Следует сказать, что «План счетов» (то есть тот самый набор шифров) не является абсолютным и вечным, он подвержен изменениям, так как меняется и сам мир бизнеса, и варианты заключаемых сделок, а значит и их компоненты. Поэтому мы будем исходить из текущего, актуального плана счетов.

В предыдущей статье была начата тема – как читать баланс, в которой достаточно кратко были описаны составляющие разделов баланса. Рассмотрим теперь более подробно – какие именно объекты, на каких счетах учитываются, и каким образом формируют суммы по разделам  и сам баланс целиком.

Важно знать, что бухгалтерская отчётность у нас годовая (а вся остальная – промежуточная) и что баланс может быть составлен только на дату конца месяца (квартала, года), а в составлении баланса, например,  в середине месяца просто нет смысла. В последующих статьях мы рассмотрим – почему это так, а не иначе.

Давайте «пройдёмся» по некоторым счетам и познакомимся с теми смыслами, которые заложены в различных кодах счетов (для целей данного цикла статей об основах бухучёта будет использовано не полное количество счетов, а лишь наиболее часто и широко используемые счета).

При этом будем придерживаться порядка рассмотрения по разделам баланса, использующего коды действующего «Плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций», утвержденного приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. № 94н.

Раздел I. Внеоборотные активы

В этом разделе учитывается в основном оборудование, которое служит вам долгое время (более 12 месяцев) – то есть не поглощается полностью в одном цикле (обороте) производства продукции или оказания услуг.

Поэтому его стоимость отражается в расходах фирмы «порциями», частями, помесячно, с помощью метода начисления амортизации, которую учитывают на счете 02,  (об амортизации мы более подробно расскажем в последующих статьях этого цикла).

• Если в собственности вашей фирмы есть такие объекты (серверы, станки, автомобили, здания, силовые установки, земельные участки и проч.), участвующие в процессе её деятельности, то они учитываются на счете с кодом 01 (Основные средства). Это верно, если речь идёт, например, об автомобиле вашей коммерческой службы (доставка необходимого фирме сырья, доставка вашей продукции покупателю) или здании, в котором расположен ваш офис или производственный цех.   
• Если же вы приобрели в собственность те же автомобиль или здание, но с целью сдачи его в аренду (и получения в качестве дохода арендной платы), то учитывать такой объект придется уже на счете 03 (Доходные вложения в материальные ценности).
• Если же офисное помещение или корпус производственного цеха фирма арендует у другого собственника, то механизм учета иной. Сами объекты учитываются «за балансом» на специальных счетах, суммы на которых не входят в подсчёт валюты баланса – счет 001 (Арендованные основные средства), а расходы на аренду учитываются в себестоимости (о которой речь также пойдёт в одной из следующих статей).

Но не только эти объекты учитываются в разделе внеоборотных активов. Такими же долгосрочными вложениями являются Нематериальные активы и расходы на НИОКР (счет 04) – к которым относятся:

• Исключительные права на изобретения, на товарный знак, на программы для ВМ и базы данных и др.;
• Организационные расходы, деловая репутация и др.

Перечисленные объекты – те, что уже готовы и используются. Но на этапе их приобретения, монтажа, строительства и прочих вложений (которые относятся к капитальным, а с точки зрения денежного оборота – ещё и инвестиционным) для учета используются счета 07 (Оборудование к установке) и 08 (Вложения во Внеоборотные активы).

Следует особо отметить, что в разделе I. Баланса стоимость объектов основных средств, нематериальных активов и расходов на НИОКР попадает за вычетом начисленной амортизации. Такая стоимость называется остаточной.

К внеоборотным активам относятся также вложения в акции и паи других субъектов гражданских прав, то есть различные виды инвестиций, имеющих длительный характер. Их счёт учёта – 58.

В общем случае считается, что внеоборотные активы в случае необходимости погашения долговых обязательств требуют большего времени на «превращение в деньги», чем активы оборотные.

Раздел II. Оборотные активы

Классификация активов как оборотных говорит сама за себя. Такие выражения как «пустить деньги в оборот» или «товарооборот» наверняка знакомы многим.

Классическая формула «товар – деньги – товар», собственно, является иллюстрацией того, что такое оборот активов.

Товар продаётся за деньги, на деньги приобретается новый товар, который в свою очередь снова продаётся за деньги – и так далее. Её разновидностью является формула «деньги – товар – деньги».

Свойство быстрого «перетекания» одних активов в другие объединяет активы, относящиеся к данному разделу.

Начнём с самого быстро оборачивающегося актива – с денег. Их можно быстро превратить в другие деньги (наличные – в безналичные и наоборот, деньги в одной валюте в деньги в другой валюте) или в материалы, товары, на них можно купить услуги и т.д.

Здесь нужно запомнить следующие коды счетов:

• Наличные деньги – касса – счет 50.
• Безналичные рублёвые средства на счетах в банках – счет 51.
• Безналичные валютные средства на счетах в банках – счет 52.

К этим — самым «оборотным» — активам примыкают различные виды финансовых вложений – это  долговые ценные бумаги (векселя), предоставленные краткосрочные займы.

Следующими по скорости оборота считаются материальные ценности, относящиеся к категории «запасы». И в них самыми быстрыми считаются товары (счет 41) и готовая продукция (счет 43), собственно и предназначенные для реализации – для превращения в деньги.

Хотя, безусловно, скорость их реализации зависит от спроса на рынке. К ним же можно отнести такую разновидность запасов, как материалы (счет 10) – то, что приобреталось фирмой для собственного использования.

То есть материалы изначально для реализации в том же виде, как были приобретены, не предполагаются.

Следует отметить ещё и такую группу материальных активов, как «товары в пути» — то есть отгруженные (как правило, через третьих лиц — перевозчиков) товары или продукцию, которые пока ещё не сменили собственника (не стали собственностью покупателя). Такие ценности (которые находятся у вас на балансе, но физически отсутствуют на складах фирмы) учитываются на счете 45.

В следующих статьях будет рассмотрено понятие затрат: на производство и на оказание услуг (счет 20), коммерческие расходы (счет 44). Сейчас же примем за данность то, что на этих счетах могут быть остатки (незавершенное производство на счете 20, транспортные расходы на счете 44), которые также являются составляющими раздела оборотных активов.

Ну и разумеется, известная всем «дебиторка» — дебиторская задолженность по расчётам с контрагентами, поставщиками, партнёрами, клиентами. Дебиторская задолженность – это когда кто-то должен вашей фирме. Например:

• Вы сделали предоплату поставщику, но на дату формирования баланса встречной поставки от него не было, либо она лишь частично погасила аванс. В этом случае задолженность поставщика перед вашей фирмой отразится по дебету счёта 60 (Расчёты с поставщиками и подрядчиками) и войдёт в сумму дебиторской задолженности.
• Вы что-то отгрузили вашему покупателю, либо оказали ему услугу, но оплата от него на дату формирования баланса не поступила (или поступила частично).  В этом случае задолженность покупателя перед вашей фирмой отразится по дебету счета 62 (Расчёты с покупателями и заказчиками) и также войдет в сумму дебиторской задолженности.
• Аналогичная ситуация может возникнуть с так называемыми «Прочими контрагентами» (это могут быть, например, партнеры по агентским или комиссионным сделкам).  Тогда остаток будет зафиксирован по дебету счета 76.
• Если произошла переплата в бюджет (счет 68) или в фонды по социальному страхованию и обеспечению (счет 69) – она также отразится в данном разделе баланса.

Раздел III. Капитал и резервы

Это первый из разделов Пассива баланса. Он содержит сведения о размерах собственного капитала фирмы:

• Уставного капитала (счет 80);
• Резервного капитала (счет 82);
• Добавочного капитала (счет 83).

К собственному капиталу относится также и полученная в текущем году прибыль после налогообложения (счет 91), а также нераспределенная прибыль прошлых лет (счет 84). Следует сказать о том, что если это не прибыль, а убыток, то данные суммы отражаются с минусом, то есть вычитаются в сумме раздела из сумм капиталов фирмы.

Раздел IV. Долгосрочные обязательства

Данный раздел, пожалуй, имеет самый простой состав. Здесь отражаются суммы кредитов и займов фирмы (то есть долги фирмы перед кредиторами), отражаемые на счете 67. Это суммы к погашению в долгосрочном периоде – свыше 12 месяцев. Необходимо отметить, что суммы процентов по таким кредитам  в данный раздел не входят, так как считаются краткосрочными обязательствами.

• Раздел V. Краткосрочные обязательства
• И, наконец, последний раздел баланса – обязательства со сроком погашения до 12 месяцев.
• Это и только что упомянутые проценты по долгосрочным кредитам и займам (отдельные субсчета счета 67), и собственно краткосрочные кредиты и займы, которые учитываются на счете 66.

Здесь же традиционно отражается задолженность перед работниками организации по оплате труда (счет 70). Причем, если на момент формирования баланса оказалось, что работникам выплачено больше, чем начислено, то в этом случае остаток дебиторской задолженности работников перед фирмой будет отражен в активе баланса (раздел Оборотных активов).

Кредиторская задолженность (когда фирма должна работнику) по подотчётным суммам (счет 71) и прочим операциям (счет 73) также относится к краткосрочной.

Ну и, наконец, в этом разделе отражается весь спектр кредиторской задолженности:

• Вы получили материальные ценности или услуги от поставщика, но на дату формирования баланса не оплатили задолженность или оплатили частично. В этом случае задолженность перед поставщиком отразится по кредиту счёта 60 (Расчёты с поставщиками и подрядчиками) и войдет в сумму краткосрочной кредиторской задолженности.
• Ваш покупатель сделал вашей фирме предоплату, но на дату формирования баланса она не была погашена поставками или услугами, или погашена частично. В этом случае задолженность покупателя  перед вашей фирмой отразится по кредиту счёта 62 (Расчеты с покупателями и заказчиками) и также войдет в сумму кредиторской задолженности.
• Аналогичная ситуация может возникнуть с так называемыми «Прочими контрагентами» (это могут быть, например, партнеры по агентским или комиссионным сделкам). Тогда остаток будет зафиксирован по кредиту счёта 76.
• Суммы налогов и сборов, начисленные в бюджет (счет 68) или в фонды по социальному страхованию и обеспечению (счет 69) – но не перечисленные на дату составления баланса, также отразятся в данном разделе баланса.

Базовые принципы бухгалтерского учёта. Бухучёт: как правильно читать баланс.  Бухучёт: чем отличаются товар, продукция и услуга. biz360

15 января 2016

Финансовый учет — для чего он владельцу бизнеса

1. Три конкретные выгоды ведения финансового учета 1.1. Понятный финансовый учет — порядок в деньгах 1.2. Анализ финансов — понимание, откуда зарабатываются деньги и куда тратятся 1.3. Планирование финансов — сколько я могу взять себе? 2. Финансовый учет – горючее успешного бизнеса

Перед началом любого дела мудрые люди рекомендуют задавать себе простой, но крайне полезный вопрос – зачем мне это делать.

Главная задача руководителя компании – успешно ей управлять. Но управлять можно лишь тем, что мы полностью контролируем. А контролируем мы только то, что понимаем и измеряем. Конечная цель любой коммерческой деятельности – прибыль. Для точной оценки прибыльности бизнеса требуется:

1. Понятный учет финансов
2. Удобный анализ
3. Наглядное планирование дальнейших действий

Эти три ключевых шага требуются любому бизнесу для измерения финансов организации, их контроля и принятия управленческих решений. Тот, кто знает точные цифры, контролирует свои финансы.

Многие бизнесмены не понимают, что такое финансовый и управленческий учет, а фраза «анализ финансов» вызывает явное нежелание в этом разбираться.

Это нормально, но до тех пор, пока владелец бизнеса не сталкивается с первым отсутствием денег в кассе, когда нужно, например, сделать очередной платеж за аренду помещения.

Очень часто в компании есть бухгалтер, который занимается отчетностью для государства, и на этом вся аналитика денежных потоков в компании заканчивается. Но, как правило, «до первого столба».

Поговорим о конкретных выгодах для владельца бизнеса, если он управляет финансами.

Выгода первая. Понятный финансовый учет — порядок в деньгах

Любой учет — это прежде всего порядок. Оплатили покупку картой в магазине — моментально получили SMS из банка, сразу видно, сколько потратили и сколько осталось.

В бизнесе то же самое — получили часть предоплаты за новый проект — зафиксировали. Оплатили аренду — снова зафиксировали. Выплатили зарплату или премию — тоже зафиксировали.

Начните считать любые движения денег, и обязательно не забывайте про наличные.

Если вы через несколько дней ждете очередной платеж от вашего заказчика — зафиксируйте его. Если на следующей неделе вы планируете оплатить аренду офиса — также отметьте это. Учитывать нужно все операции — и в прошлом, и в будущем, именно это позволит вам действительно понимать, что происходит сейчас, происходило ранее и будет происходить позднее с вашими деньгами.

И самое главное, делайте записи регулярно. В идеале — каждый день.

Однако, правда в том, что не каждому руководителю хватает терпения и дисциплины регулярно совершать однотипные операции, и тогда эти действия нужно делегировать. Например, своему бухгалтеру, или личному помощнику, если такой есть.

Резюмируем — учет финансов должен быть понятным и регулярным. Тогда все значимые цифры будут измерены, точно и вовремя.

Выгода вторая. Анализ финансов — понимание, откуда зарабатываются деньги и куда тратятся

Когда финансовые показатели измерены и учтены, самое время понять, откуда и в каких объемах в действительности деньги приходят, и куда и в каких объемах они тратятся. Это — уровень владельца бизнеса. Ключевая информация по операционной деятельности должна быть всегда под рукой у предпринимателя в удобном виде:

• анализ доходов с выделением важнейших клиентов
• анализ расходов с разбивкой по основным статьям
• оценка прибыли по организации в целом и по каждому заказу в отдельности
• оценка рентабельности
• предупреждение о кассовых разрывах, возможных убытках или угрозе банкротства

Вы увидите, какие клиенты приносят вам 80% общей выручки (принцип Парето). Однако зачастую бОльшую часть времени мы тратим на других заказчиков (битва за копейки). Сравните свои траты на разные нужды, возможно какие-то можно сократить. Вот лишь пара примеров, показывающих собственнику компании пути увеличения прибыли.

Резюмируем, финансовый анализ – должен быть удобным. И доступным в любой момент времени. Это и есть контроль. Контроль полный и мгновенный.

Выгода третья. Планирование финансов — сколько я могу взять себе?

Когда владелец бизнеса наглядно видит, какие поступления и затраты запланированы, это позволяет ему принимать правильные управленческие решения. Например, «вытащить» полтора миллиона рублей на новую машину, или проинвестировать в открытие нового салона красоты своей сети. Или, наоборот, не вытаскивать и не инвестировать, или сделать это в другой момент времени и в других объемах.

Допустим, компания получила предоплату в 5 миллионов рублей, выиграв в большом долгом и сложном тендере. Все радуются и открывают шампанское, и владелец бизнеса может подумать, что «ну уж сейчас-то миллион я могу взять себе – а там как-нибудь выкрутимся, сэкономим».

А на самом деле проект будет идти 6 месяцев, нужно нанять еще 2 сотрудников, и все это время нужно платить им зарплату, оплачивать услуги АХО, выделять деньги на рекламу и т. д. И быть уверенным, что через 6 месяцев проект действительно закончится, не сорвется, не затянется, и заказчик выплатит оставшуюся сумму.

А если затянется? А что, если трех сотрудников из десяти придется уволить или они сами уволятся, или, к примеру, заболеют, и придется тратить собственные средства на то, чтобы найти им замену? А что, если произойдет форс-мажор и заказчик по другому проекту не сможет вовремя выплатить (или вообще выплатить) нужную сумму по идущему параллельно проекту?

А вот если ваши доходы и расходы заранее запланированы, и есть инструменты для аналитики финансовой составляющей бизнеса – часто можно увидеть и понять, сколько денег есть в запасе, можно ли тут потянуть с одним платежом, и дождаться другого, принять решение на случай, если можно договориться с кем-то из контрагентов о рассрочке платежей.

Зачем и как вести финансовый учёт — Сбербанк

Ситуация, описанная в примере, называется кассовым разрывом — это отсутствие денежных средств для оплаты обязательств. Отчёт о движении денежных средств помогает предвидеть кассовые разрывы и понять, сколько денег на каждом из счетов предприятия на самом деле. И даёт представление о том, в какой момент и какую сумму от оборота владелец может брать себе без ущерба бизнесу.

Вместе с ОДДС советуем вести платёжный календарь и вносить в него запланированные обязательства — свои и партнёрские.

Этап 2

Отчёт о движении денежных средств покажет, насколько стабильно предприятие может выполнять свои обязательства за счёт внутренних ресурсов. Углубиться в понимание финансовой ситуации помогут документы бухгалтерской отчётности: баланс и отчёт о прибыли и убытках (ОПиУ).

В ОПиУ вносятся выручка бизнеса и расходы по статьям, включая налоговые отчисления, выплаты по кредитам и т.д. Разница между выручкой и всеми расходами — это чистая прибыль за обозначенный период. Если в данный момент денег в кассе много, а предприятие на самом деле убыточно, ОПиУ покажет это.

В баланс вписываются все активы и пассивы предприятия. Активы — это деньги на счетах, имущество, сырьё и вообще всё, чем обладает компания. А пассивы — деньги, на которые куплены активы, в связи с чем активы всегда равны пассивам. Баланс помогает понять, какое выражение имеет прибыль бизнеса: денежное, имущественное или какое-то другое.

В совокупности ОПиУ, баланс и ОДДС дают объективную финансовую картину бизнеса: что представляют собой основные активы, какие статьи расходов ведут к убыткам, какой срок отсрочки для клиентов безопасен и так далее. Иначе говоря, за счёт чего бизнес держится на плаву и что может его потопить.

Этап 3

Анализ данных даст понимание текущей ситуации и позволит обнаружить точки роста. Следующий желательный шаг — планирование бюджета и финансовые прогнозы.

Очевидные исходы можно предсказать самостоятельно, если вы хоть как-нибудь разбираетесь в финансах. За более сложными и детальными прогнозами лучше обратиться к финансовому аналитику или хотя бы спросить совета грамотного бухгалтера.

И конечно, для финансового учёта можно использовать умные сервисы вроде «Бизнес Аналитики», который умеет объединять денежные потоки, планировать годовой бюджет расходов и доходов и визуализировать динамику финансов по статьям, клиентам и контрагентам. Подобные программы облегчают жизнь и руководителям бизнеса, и бухгалтерам при подготовке документации.

Сделайте будущее своего бизнеса более предсказуемым с помощью финансового учёта, и в делах не придётся полагаться только на удачу.

Управленческий учет для малого бизнеса ???? Отчеты управленческого учета

Все предприниматели ведут налоговый, а ООО — заодно и бухгалтерский учёт. Разве этого мало? Получается, что да, потому что эти отчёты созданы не для предпринимателя, а для его контролёров. Собственникам и директорам они не всегда дают нужную информацию для принятия решений. А иногда не дают вообще никакой информации, как на патенте. 

Управленческий учёт помогает понять, насколько хорошо компания работает, найти её слабые места и оценить, с какими контрагентами лучше работать с учётом всех затрат. Так компания становится устойчивее и предсказуемее. Количество действий наугад уменьшается, а заодно снижается зависимость бизнеса от собственника. Мечта о делегировании становится реальнее.

Каждый предприниматель так или иначе следит за делами. Но когда нет систематичности, возникают проблемы. Мы разберём три основных и расскажем, при помощи каких отчётов бизнес с ними справляется.

Сразу скажем: у Экселя есть более удобные альтернативы. Например, в тариф Эльбы Супер Премиум входит доступ к Контур.Пульсу. Сервис предназначен для финансового и управленческого учёта, он помогает анализировать результаты и планировать работу. 

Проблема 1. Кассовые разрывы 

Кассовые разрывы — нехватка средств на текущие платежи. Проблема известная, финансовые консультанты её широко разрекламировали, но всё же стоит напомнить и объяснить на примере.

Например, строительная компания работает с клиентами по небольшой предоплате. В работе 5 объектов, сотрудники трудятся, не покладая рук, работодатель платит им зарплату. Деньги появятся только после завершения этих объектов, а взяться за новые уже не хватает ресурсов.  

И тут накладывается несколько факторов: на каждом объекте до конца работ ещё долго, а пришла пора платить годовой налог, менять какую-то технику. Предприниматель снимает деньги с кредитки, задерживает зарплаты, весь на нервах. Паника в компании нарастает… а затем на счёт приходят все оплаты разом (и возникает соблазн из следующего раздела).

Когда предприниматель попадает в такую ситуацию, желание контролировать денежные потоки резко повышается. А если подобного опыта ещё не было, его и не хочется получать: уж лучше учиться на чужих ошибках. 

Управленческий учёт помогает предсказать кассовые разрывы. Становится заранее понятно, что нужно что-то делать: договориться с поставщиками об отсрочке, с покупателями — об оплате пораньше. В результате кризис обходит стороной.

Проблема 2. «Проедание» авансов

Предприниматель свободно пользуется деньгами на расчётном счёте: в любой момент может снимать их и тратить в личных целях. В небольшом бизнесе это часто приводит к ситуации из предыдущего пункта. 

Предприниматель видит большую сумму на счёте и уже мечтает, как её потратить. Потом срывается и снимает слишком много денег, «потому что сейчас я могу купить машину, а потом деньги куда-нибудь денутся». 

Это прекрасное чувство, но потом приходят последствия. Например, оказывается, что покупатель отказался от услуги и требует возврата денег, а вернуть уже нечего. Поэтому финансовые директора советуют вести учёт не только по операциям на счёте, но и «по отгрузке»: на основании актов и накладных. 

Если акт закрыт, шанс отмены сделки падает почти до нуля. Этими деньгами можно пользоваться, хотя про будущие расходы бизнеса тоже стоит помнить.

Проблема 3. «Замораживание» средств в долгах и запасах

Замораживание средств — это когда по всем признакам деньги должны быть, но их нет. Заказы выполнены, сделки закрыты, закрывающие документы на руках, но прибыль незаметна.

Причина — прибыль спряталась в неденежной форме. Например, в запасах товаров или сырья, которые лежат на складе без всякой пользы. А ещё чаще — в дебиторской задолженности, в просрочках оплат от покупателей. 

 

Решение — контролировать состояние расчётов с покупателями, чтобы не допускать просрочек. В идеале — работать по полной предоплате. А при работе с товарами — отслеживать уровень запасов: он должен быть необходимым для поддержания нормальной работы, но не слишком большим.

Три основные формы управленческих отчетов

Управленческие отчёты помогают избежать подобных проблем. Обычно пользуются тремя основными формами: ДДС, ОПиУ и балансом.  

Отчет о движении денежных средств (ДДС)

ДДС заполняют «по оплате», а не «по отгрузке». В отчёт должны попадать доходы и расходы по всем счетам и наличке. Переводы между счетами — не исключение, они помогают следить за остатками. ДДС интуитивно понятный, по нему редко возникают вопросы.

Часто отчёт делят на три блока: 

1.    Операционная деятельность — платежи по основным бизнес-процессам.

2.    Инвестиционная деятельность — долгосрочные вложения, например, в основные средства: транспорт, помещения, технику. 

3.    Финансовая деятельность — расчеты по кредитам и займам.

Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ)

ОПиУ заполняют «по отгрузке». Это привычно для ООО, но непривычно для предпринимателей. Доходы учитывают не по дате поступления денег на счёт, а по дате оформления закрывающих документов, а расходы — по мере списания. Это помогает абстрагироваться от сумм на счёте и оценивать успехи бизнеса по фактам. 

Отчёт о прибылях и убытках ценят за возможность посмотреть на бизнес в целом. Многие понятия, которыми оперируют известные бизнесмены, бизнес-консультанты и инвесторы, связанны именно с ним. Например, финансовый результат, маржинальность, точка безубыточности, EBITDA. 

Вот какими видами прибыли активно пользуются предприниматели:

1.    Маржинальная прибыль — разница между выручкой и переменными затратами. Она показывает эффективность основного производства или службы продаж.

2.    Операционная прибыль — разность между выручкой и переменными и постоянными затратами. Показывает результативность бизнеса в целом.

3.  Чистая прибыль — это сумма после уплаты всех налогов, которая в итоге останется в распоряжении собственников.

Управленческий баланс

Обычно предприниматели формируют его на основе стандартного бухбаланса, которым пользуются ООО. Баланс помогает ответить на вопрос, в какой именно форме находится прибыль компании: какая часть спрятана в дебиторской задолженности, какая в запасах. Это инструмент для решения проблемы «заморозки прибыли», о котором мы писали выше. 

Ещё из баланса ясно, насколько бизнес обеспечивает себя сам, а насколько — за счёт кредитов.

Как начать вести учёт

Сперва возьмитесь за ДДС: это проще, и приносит больше всего пользы для тактических решений. 

1. Определите категории платежей. Решите, что вам важно контролировать: ситуацию по направлениям бизнеса (например, опт и розница), по отдельным проектам, по сотрудникам.

2. Записывайте платежи каждый день. Потом вы забудете, особенно, если платёж прошел наличкой. 

3. Оценивайте ситуацию регулярно, а раз в месяц составляйте подробный отчёт. Это поможет наблюдать за динамикой и в целом ощущать, как развивается бизнес.

На старте подойдёт обычный Эксель, затем будет удобнее пользоваться специальными сервисами, чтобы автоматизировать рутину и меньше возиться с настройками таблиц. Например, Контур.Пульс умеет работать с выписками из банков. При помощи машинного обучения сопоставлять платежи по счетам и ваши категории и формировать понятные отчёты. Доступ к Пульсу входит в лучший тариф Эльбы Супер Премиум.

Подробнее про тариф Супер Премиум

Сотрудники тоже должны участвовать в учёте. Для этого нужно будет «продать» им идею учёта, чтобы они не допускали небрежностей. Перепроверять отчёт из-за расхождения показателей — довольно муторное дело. Конечно, сотрудникам, которые работают с деньгами, можно дать доступ в сервис.

Также напомним про планирование. Фиксировать факты — хорошо, они дают большее понимание и уверенность. Зато на будущее вы прямо влияете и можете, например, предотвратить кассовый разрыв. Записывайте запланированные платежи в тот же отчёт, что и фактические. 

Лучше сразу начать вести ОПиУ и баланс. Они потребуют дополнительных усилий, но повысят контроль и помогут избежать проблем, о которых мы писали выше. 

ОПиУ вы, возможно, уже составляли, когда писали бизнес-план: именно он помогает оценить, будет ли прибыль и стоит ли вообще запускать бизнес. А вот баланс нужно будет освоить. Необязательно пользоваться его полноценной версией, можно анализировать отдельные показатели. Об этом мы напишем отдельную статью. 

Удобно, когда всеми тремя отчетами пользуются с самого старта. Это дает возможность полностью оцифровать бизнес и отслеживать все показатели в динамике. 

Статья актуальна на  25.05.2022

Зачем компании нужен бухгалтер и бухгалтерский учет?

• Первое, что приходит на ум большинству бизнесменов в ответ на этот вопрос, – это то, что необходимость ведения бухгалтерского учета прописана в законе.
• Действительно, закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает все организации вести бухучет и сдавать бухгалтерскую отчетность в налоговою инспекцию и органы статистики, а Налоговый, Уголовный кодексы и Кодекс об административных правонарушениях предусматривают серьезные санкции за нарушения в этой сфере.
• А еще без бухгалтерской отчетности нельзя:

• выплатить дивиденды. Их можно выплачивать только из чистой прибыли, а она должна быть подтверждена бухгалтерской отчетностью;
• получить кредит в банке. Бухгалтерская отчетность входит в перечень обязательных документов для получения кредита;
• привлечь инвесторов. Данные бухучета и отчетность им нужны для анализа инвестиционной привлекательности фирмы.

Многие относятся к бухучету и составлению бухгалтерской отчетности как к досадной необходимости и нанимают бухгалтера только лишь для того, чтобы соблюсти формальности и избежать претензий контролеров.

Учетную политику разрабатывают только потому, что так надо, а в работе не используют. Бухгалтерский, налоговый и управленческий учет ведут разрозненно, и в итоге тратят на это больше времени и денег. Налоги считают по факту, не пытаясь спланировать и снизить нагрузку. Документооборот спонтанный и неупорядоченный.

В итоге бухгалтерская служба неповоротлива, любые изменения приводят в ужас, а затраты на бухгалтерию несоизмеримо больше пользы, которую она приносит.

Такой подход лишает бизнес возможностей, которые можно получить, если организовать по-настоящему эффективную бухгалтерию.

1C-WiseAdvice предлагает посмотреть на необходимость организации бухгалтерского учета с точки зрения пользы для самой организации.

Мы считаем, что бухучет нужен прежде всего для того, чтобы видеть реальное положение дел в компании, получать достоверную информацию в любом разрезе, поддерживать порядок в делах, принимать взвешенные решения, экономить деньги и время. Правила дорожного движения придумали не для того, чтобы собирать штрафы, а чтобы обезопасить участников движения. То же самое с бухгалтерским учетом – он нужен прежде всего бизнесу.

Для того, чтобы бухучет решал задачи бизнеса, мы предлагаем поменять отношение к учету и создать эффективную бухгалтерию, девиз которой «Учет для бизнеса, а не бизнес для учета».

Эффективной мы называем бухгалтерию, когда:

• все данные для бухгалтерского, налогового и управленческого учета накапливаются в единой учетной системе, откуда в любой момент можно получить данные в любом разрезе и для любых целей: руководителям для принятия решений, учредителям для анализа, контролерам для проверок, бухгалтерам для подготовки отчетов и расчета налогов и т.д.;
• вся рутина автоматизирована, а акцент делается на важных учетных процессах, которые влияют на прибыль и налоговую экономию;
• внутренние нормативные документы проработаны и методологически выверены. Они не лежат мертвым грузом от проверки до проверки, а действительно помогают и упорядочивают работу;
• смена главного бухгалтера не катастрофа, потому что бухгалтерия прозрачна, работает как часы и новый сотрудник легко вольется в рабочий процесс;
• компания всегда готова к проверкам и не нужно в авральном режиме наводить порядок, собирать недостающие документы и подчищать хвосты.

В своей компании мы создали именно такую бухгалтерию.

Чтобы выстроить этот идеально работающий механизм и у вас, мы проанализируем ваши бизнес-процессы и налоговую нагрузку, узнаем, как поставлен учет и какие есть проблемы. Затем подготовим проект и план внедрения. Если нужно, закупим и установим программное обеспечение и обучим сотрудников.

На этапе внедрения вы можете столкнуться с сопротивлением персонала или недостатком квалификации, что может свести на нет все усилия. Люди склонны саботировать изменения и предпочитают работать по старинке, даже если это вредит компании.

В такой ситуации мы готовы предоставить свои ресурсы на время обучения или замены кадров, а впоследствии контролировать работу бухгалтерии по новым правилам. Также можем полностью или частично взять бухгалтерию на аутсорсинг, и тогда вам не придется думать о подборе, обучении и адаптации персонала, потому что работать и нести ответственность будем мы.

Посмотрите на необходимость бухгалтерского учета как на инструмент, который поможет фирме зарабатывать, расти и развиваться.