Прочее

Электронный архив документов — Ответ Бухгалтера

Электронные документы проще и быстрее формировать, отправлять и обрабатывать. Они ускоряют рабочие процессы и экономят ресурсы. Поэтому бизнес и контролирующие органы активно переходят на электронный документооборот.Электронные документы также проще хранить, потому что не нужно содержать помещение и тратить время сотрудников на сортировку и поиск. Однако хранение электронных документов тоже требует соблюдения правил и обеспечения технической возможности. Информацию нужно правильно оформлять, защищать от системных сбоев и внешних вмешательств.

В статье разберем способы и правила хранения электронных документов, особенности и преимущества облачных архивов, а также расскажем, как выбрать подходящий сервис хранения.

Есть четыре способа хранить электронные документы.

Внешние носители

Электронные документы хранят на флешках или дисках. Это самый ненадежный способ. Носитель легко потерять или повредить, он может прийти в негодность со временем. Безопасность информации при таком способе самая низкая — защиту диска или флешки легко взломать.

Облачный электронный архив

Не требует установки ПО, комплексных настроек и больших затрат. Обеспечивает нужный уровень защиты, хранит документы по правилам закона. Позволяет настроить функции под нужды бизнеса, управлять ролями сотрудников. Для доступа к данным необходим стабильный интернет.

Собственный электронный архив

Обычно это папка на компьютере, например, бухгалтера, к которому имеют доступ некоторые сотрудники.Это самый простой, но небезопасный способ. Компьютер может сломаться, тогда все данные будут утеряны.

А еще простой защиты папки недостаточно, чтобы уберечь информацию от изменений, утери или копирования. Даже модератор документов не обеспечивает должный уровень безопасности и управляемости. Еще один минус — правила хранения и организации локального архива.

Нужно потратить немало времени, чтобы обучить сотрудников работе с собственным архивом.

Программы электронного архива

Обычно это архив при системе электронного документооборота (СЭД) или отдельное ПО, которые обеспечивают нужный уровень защиты, оперативный доступ, понятную структуру и правила хранения. Но для многих компаний и предпринимателей способ может быть избыточным, потому что требует отдельного ПО, настройки и немалых затрат. Поэтому чаще всего бизнес выбирает облачный электронный архив.

Внешние носители

Электронные документы хранят на флешках или дисках. Это самый ненадежный способ. Носитель легко потерять или повредить, он может прийти в негодность со временем. Безопасность информации при таком способе самая низкая — защиту диска или флешки легко взломать.

Собственный электронный архив

Обычно это папка на компьютере, например, бухгалтера, к которому имеют доступ некоторые сотрудники.Это самый простой, но небезопасный способ. Компьютер может сломаться, тогда все данные будут утеряны.

А еще простой защиты папки недостаточно, чтобы уберечь информацию от изменений, утери или копирования. Даже модератор документов не обеспечивает должный уровень безопасности и управляемости. Еще один минус — правила хранения и организации локального архива.

Нужно потратить немало времени, чтобы обучить сотрудников работе с собственным архивом.

Программы электронного архива

Обычно это архив при системе электронного документооборота (СЭД) или отдельное ПО, которые обеспечивают нужный уровень защиты, оперативный доступ, понятную структуру и правила хранения. Но для многих компаний и предпринимателей способ может быть избыточным, потому что требует отдельного ПО, настройки и немалых затрат. Поэтому чаще всего бизнес выбирает облачный электронный архив.

Облачный электронный архив

Не требует установки ПО, комплексных настроек и больших затрат. Обеспечивает нужный уровень защиты, хранит документы по правилам закона. Позволяет настроить функции под нужды бизнеса, управлять ролями сотрудников. Для доступа к данным необходим стабильный интернет.

Для всех перечисленных способов требования и правила со стороны закона идентичные. Далее процессы и особенности хранения электронных документов мы будем рассматривать на примере облачных архивов.

Читаемость и интерпретируемость

Учет формата и возможность его чтения, интерпретации и отображения с течением времени. То есть у вас должны оставаться средства для верного открытия и чтения документа.

Организовать документы нужно так, чтобы их легко было найти, распознать и отнести к группам. На документах должны быть верные идентификационные номера или другие понятные и признанные маркеры.

Понятность и соотносимость

Понятная структура и расположение файла (адрес), принадлежность к другим документам группы. То есть файл легко найти и понять, к какой сделке он относится.

Надежность хранения, управление доступом, защита, стабильная среда хранения носителей информации.

Для соблюдения всех правил ГОСТА, отправлять в архив и хранить документы нужно по правилам. Документы сначала описывают с учетом всех требований, проверяют правильность оформления, а потом помещают в архив в двух и более экземплярах. Рассмотрим каждый процесс подробнее.

Электронный архив документов - Ответ Бухгалтера

В архиве должно быть не менее 2-х экземпляров электронных документов на разных устройствах или в разных местах, их формат — PDF/A-1

Электронный архив документов - Ответ Бухгалтера

У владельца электронных документов обязательно должны сохранятся средства для чтения, копирования, перезаписи и проверки состояния документов.

Электронный архив документов - Ответ Бухгалтера

Обязательства по защите от утраты, повреждения, несанкционированного копирования и искажения полностью лежат на владельце электронных документов.

Электронный архив документов - Ответ Бухгалтера

Проводить проверку нужно не реже раза в 5 лет и перезаписывать электронные документы на новые носители, если нужно, и в актуальные форматы с соблюдением правил ГОСТА.

Облачное решение для безопасного хранения электронных и отсканированных документов с системой тройного резервирования данных на серверах с уровнем надежности TIER III*

В архив направляют документы после завершения цикла документооборота. То есть документ должен быть принят, подписан, отклонен или аннулирован. Документы всегда дублируются, поэтому описание тоже составляется в двух экземплярах.

  • Срок хранения, если нужно
  • Дата сдачи в архив
  • Информация о приемке/отправке документа
  • Данные отправителя
  • Уникальный идентификатор организации в системе
  • Тип документа
  • Идентификатор документа во внешней системе-источнике
  • Данные о копиях и месте хранения

В описании указывают:

  • Срок хранения, если нужно
  • Дата сдачи в архив
  • Информация о приемке/отправке документа
  • Данные отправителя
  • Уникальный идентификатор организации в системе
  • Тип документа
  • Идентификатор документа во внешней системе-источнике
  • Данные о копиях и месте хранения

В опись также вносят дополнительные данные в зависимости от сервиса, решения руководителя делопроизводства или экспертной комиссии.

Документы в архиве и опись к ним ежегодно проверяются и проходят экспертизу ценности. По итогу проверки просроченные документы удаляются.

Также владелец документов обязан:

  • Сохранять бумажный оригинал документа, если в архив отправляется его электронный образ с учетом требований Приказа ФНС.
  • Иметь доказательства легитимности истекших сертификатов электронной подписи. Данные следует запрашивать в аккредитованном удостоверяющем центре, который выдал сертификат. Если УЦ закрыт, данные нужно запросить в головном удостоверяющем центре.

Архивный документ копируют, если его нужно выдать, распечатать или отправить кому-то. Все действия с архивным документом отражаются в специальном журнале с указанием информации:

  • Дата запроса
  • Данные о подразделении и сотруднике, который сделал запрос
  • Номер запрашиваемого документа

Любое действие с архивными документами сохраняется для обеспечения контроля за безопасностью.

Ни один электронный документ в архиве нельзя удалить просто так. Информация об удалении отражается в учетных документах. Решение уничтожить данные принимается после проверки, если срок хранения документа закончился.

Требований к хранению электронных документов много, поэтому проще воспользоваться сервисом, который учитывает все, что предъявляет закон.

Кроме того, облачный электронный архив обладает очевидными достоинствами:

Электронный архив документов - Ответ Бухгалтера

Экономит время и ресурсы

Электронный архив документов - Ответ Бухгалтера

Ускоряет бизнес-процессы

Электронный архив документов - Ответ Бухгалтера

Позволяет легко и быстро находить нужную информацию

Электронный архив документов - Ответ Бухгалтера

Избавляет владельца документов от организации хранения и защиты данных

Помогает повысить контроль за процессами

Упрощает процесс отчета перед контролирующими органами

Экономит время и ресурсы

Ускоряет бизнес-процессы

Читайте также:  Фиксированные страховые взносы ИП в 2023 году - Ответ Бухгалтера

Позволяет легко и быстро находить нужную информацию

Избавляет владельца документов от организации хранения и защиты данных

Помогает повысить контроль за процессами

Упрощает процесс отчета перед контролирующими органами

Облачное решение для хранения электронных и отсканированных документов с функцией поиска и формирования отчетов для налоговых проверок.

Составили чек-лист, по которому вам проще будет выбрать облачный архив под свои нужды.

Оцените базовые функции облачных архивов. Обычно это:

  • Обеспечение безопасности и длительного хранения (5 лет)
  • Управление ролями пользователей
  • Быстрый поиск и легкий доступ к документам
  • Удаление по правилам закона
  • Легкое взаимодействие с другими системами

Стандартный набор функций закрывает базовые потребности по организации электронного архива.

За набор функций, который необходим именно вам, у поставщиков услуги будет разная стоимость. Мы советуем выбирать компанию, которая при подходящей цене будет обладать должной надежностью и опытом.

Учитывайте, что обеспечение безопасности, бесперебойности работы, а также соответствие всем требованиям закона предполагают немало усилий со стороны сервиса, поэтому слишком низкая цена — скорее, повод насторожиться.

Соответствие требованиям закона и надежность

Где сервис хранит документы, сколько делает копий, как давно на рынке? Внимательно изучите технические характеристики сервиса. Необходимо, чтобы документы хранились в России, в архив помещались минимум два экземпляра документа, а защита соответствовала стандартам ГОСТ.

Есть два варианта: веб-сервис и интеграция с учетной системой. Web-интерфейс не требует установки ПО, а интеграция позволяет отправлять в архив документы из вашей учетной системы, например, из 1С. Способ зависит от количества документов, которые нужно хранить, и потребностей компании. Интеграция требует дополнительных настроек, поэтому стоит дороже.

Это основные показатели, которые нужно учитывать при выборе облачного архива. Если у вас есть вопросы, оставьте заявку. Мы проконсультируем и расскажем, какой вариант вам подойдет.

*СФЕРА Архив в организации хранения учитывает, помимо Приказа Министерства культуры РФ № 526, также требования 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Организация электронного архива документов

Электронный документооборот – все более популярная форма процессов, связанных с ведением документации, во многих организациях.

При этом сотрудники непросто иногда отправляют документы таким образом, они ежедневно используют на своих рабочих местах большую часть функционала систем ЭДО.

В процессе ЭДО имеется одно (заключительное) звено, которое во многих организациях зачастую не развито в нужной мере, за что сегодня многие уже расплачиваются, сталкиваясь с хаосом – это проблема хранения накопленных документов.

Далее мы поговорим об электронном архиве, его преимуществах перед бумажным, об организации такого вида архива в части информационных технологий, особенностях учета документов в нем и многих других аспектах.

Отметим, что данная статья написана, основываясь не только на опыте использования, но и на опыте внедрения систем ЭДО и электронных архивов, поскольку наша компания уже много лет предлагает на российском рынке свои услуги в этой области.

Проблемы бумажного архива документов

Бумажный архив по сей день сохраняется во многих организациях и имеет массу недостатков, которые легко решить внедрением электронного хранения документации (при этом, перевод бумажного архива в цифровую форму – сама по себе огромная проблема).

Проблема Описание и последствия
Утеря документов Данная проблема зачастую возникает и до передачи документов в бумажный архив и после долгого хранения, а также в процессе релокации архива
Скорость поиска документа Как правило, поиск документов очень трудоемкий процесс, особенно, если речь идет о поиске документа двадцатилетней давности, а локаций бумажного архива несколько, и находятся они в разных городах
Стоимость аренды помещения для хранения Наряду с огромным количеством документов приходит необходимость их где-то хранить, но не у всех учреждений есть свободные помещения для организации бумажного архива. В этом случае аренда дополнительных помещений – дорогостоящая, но все же необходимость.
Возможность работать в документе совместно Зачастую существует необходимость работы с одним документом нескольким сотрудникам удаленно, что невозможно, используя бумажный носитель без перевода его его в цифровой формат
Отсутствие версионирования При изменении архивного документа, а такие случаи тоже встречаются, особенно когда проводится изменение в приказе по личному составу или отпускам, нет возможности хранить историю изменений этого документа, кроме как завести повторный бумажный бланк
Подготовка отчетности Отчетность – достаточно трудоемкий процесс, а при отсутствии быстрого доступа к единому электронному архиву, он затягивается на длительный срок
Зависимость от ЧС Пожар или затопление архива грозит тем, что часть данных на бумажных носителях может быть утеряна и не подлежать восстановлению. Резервных копий документов на бумажных носителях, как правило, не предусмотрено

Эти и другие недостатки стандартного архива делают его ведение устаревшим процессом, который давно пора заменить электронным архивом.

Что такое электронный архив и каковы его преимущества?

Электронный архив представляет собой хранилище, в котором из ЭДО или прочих цифровых источников поступает поток документации, который по определенным правилам разбивают, организуя учет и архивирование документов

Правила регламентируются организацией, ее локальными нормативными актами и ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492.

Организация архива электронных документов:

  • Локальный архив – хранение документов в электронном виде на сервере пользователя;
  • Облачное хранилище – хранение документов в электронном виде на стороннем сервере и организация доступа через Интернет;
  • Хранилище системы ЭДО и архива – хранение документов у провайдера ЭДО. Организация и доступ оговариваются с провайдером.

Преимуществами электронного архива являются:

Простота и скорость работы с архивом, обусловленные доступностью любого документа за любой период в несколько кликов. Все документы хранятся в единой базе.

Быстрый ответ на требования налоговой. Облегчается и ускоряется поиск документов для ответа на многочисленные требования проверяющих органов.

Подтверждение ставки НДС 0%. Подтверждать обоснованность льготного налогообложения, в том числе ставку НДС 0%, становится проще Надежность и безопасность.

Организация электронного архива происходит таким образом, что доступ на запись и изменение файлов, по сути, имеет только автоматизированная система, а пользователям доступно только чтение документов.

Хранение документации выполняется на носителе информации, с которого создаются резервные копии на других носителях, при этом сервера должны находиться на разных (физически) машинах.

Если каким-то образом сгорит или будет затоплен один сервер, то всегда есть его резервная копия, которую нетрудно было сделать. Также отсутствует возможность несанкционированного доступа к данным, поскольку работает система разграничения доступа и прав.

Эффективность работы. Архив электронного вида позволяет не только структурировать, но и сортировать документы относительно явных признаков, например, дата, наименование и пр.

Возможность масштабирования. С ростом компании постепенно растет поток документации и соответственно место, занимаемое на носителях.

В случае с электронным архивом достаточно приобрести дополнительный носитель информации и подключить его к системе архивирования.

При этом для некоторых документов можно задавать «срок годности», после истечения которого они будут автоматически стерты.

Отсутствие необходимости в помещениях. В отличие от архива с бумажными носителями с ростом электронного архива не требуется расширения помещений, а значит компания получает большую экономию, сумму которой можно рассматривать как часть прибыли при переводе с бумажного варианта архива на электронный.

Электронный архив документов - Ответ БухгалтераРис.1 Схема цифрового архива

Читайте также:  Заполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника - Ответ Бухгалтера

Создание электронного архива: поэтапный план

Продумывание этапов и четкое следование плану по организации архива в электронном формате поможет выявить основные потребности к самому архиву и всей системе в целом. Нижеперечисленные пункты обязательно должны входить в этапы планирования перехода на электронный архив.

Определение функционала системы. На первом этапе необходимо определиться с требованиями к системе, а именно – какие действия должна выполнять сама система, откуда будут поступать данные, способ хранения, функционал пользователя и пр. На этом этапе формируется представление о системе в целом.

Анализ деятельности компании или определение видов бумаг под хранение. Выявление видов бумаг, которые подлежат оцифровке в первую очередь. Формирование понимания потоков документации.

Планирование приоритета блоков по внедрению. На этом этапе определяется очередность реализации блоков электронного архива. Зачастую блоки представляют собой поэтапное введение видов документов.

Анализ существующего бумажного архива. Пересмотр правила принятия документации в архив. Определение системы учета и оформление описей. Оцифровка бумажных носителей. Данный этап подразумевает постепенное сканирование имеющегося архива при необходимости. Обычно оцифровка архива проводится за последний год, т.к. вероятность использования таких документов при работе высока.

Введение оцифрованных данных. Заключительный этап, позволяющий ввести необходимые данные в систему и начать работу.

В кратчайшие сроки создадим электронный архив для оперативной работы с документами

Данный перечень не конечен, каждая организация ввиду своих особенностей может изменить или дополнить план другими этапами.

Комплектование архива и организация работы с электронными документами в нем

Существует огромное количество нормативных документов, которые определяют понятие электронного документа и регламентируют взаимодействие с системой их оборота.

Чтобы не разбираться во всех тонкостях, а также сэкономить массу времени на организации электронного архива, обратитесь в компанию, которая предоставляет услуги по ЭДО, ведь процесс этот потребует не только экспертных знаний по внедрению и анализу системы документооборота, но и человеческих ресурсов – сотрудников, наполняющих архив.

Наша компания предоставляет услуги по настройке безбумажного документооборота на предприятиях любого масштаба, к которым относится и внедрение системы управления электронным архивом.

Перед передачей документов в электронный архив проводится экспертиза ценности этих документов, что также регламентировано. Критериями такой экспертизы можно считать возможность обеспечения продолжительного хранения, способ содержания, степень сохранности и пр.

Основным этапом комплектования архива является запись упорядоченных документов на электронные носители. К предъявляемым требованиям в этой области может относиться соответствие определенным форматам записи файлов или их шифрование, применение лицензионного ПО, соответствие ГОСТу и другие требования.

Заключительным этапом является проверка носителей с записанными файлами, создание на них соответствующей документации и направление в архив для хранения.

Электронный архив документов - Ответ БухгалтераРис.2 Способы комплектования архива

Особенности учета электронных документов в архиве

Учет электронных документов ведется в определенных единицах – делах. Каждое дело получает свой учетный номер, который является частью шифра. Шифр и некоторые учетные данные могут быть нанесены на вкладыш футляра цифрового носителя. Архивный шифр должен содержать:

  • Номер архивного фонда;
  • Номер описи дел;
  • Номер единицы хранения согласно описи.

Вкладыш цифрового носителя должен содержать:

  • Наименование компании;
  • Наименование подразделения;
  • Тип экземпляра;
  • Номер описи;
  • Дата записи на электронный носитель;
  • Отметки об ограничении доступа.

ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492 регламентирует правила, по которым электронные документы направляются в архивную библиотеку.

Согласно этому ГОСТу установлена необходимость создания описи, в которой будут перечислены документы, входящие в определенное дело.

Такая опись прикладывается к делу, и по ней может осуществляться поиск для дальнейшей обработки документов или утилизации. Описи необходимо объединять в реестр описей, что также способствует быстрому поиску нужной документации.

Любая передача документов в архив должна быть отражена в учетной книге поступления носителей, и факт хранения должен быть отражен в книге учета единиц хранения (дел). Все эти и другие записи могут производиться также в электронном виде.

Это позволяет полностью автоматизировать архив, как в сочетании с системой ЭДО или СЭД, когда вся документация, включая документы бухгалтерского учета, поступает в уже отсканированном виде, и ее нужно только поместить в архив, так и в сочетании с ручной оцифровкой документации, что, конечно, менее эффективно, но все равно не мешает использовать все преимущества электронного архива, которые были описаны выше. В заключение отметим, что внедрение безбумажного документооборота подразумевает создание электронного архива.

Архив электронных документов | 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8

Федеральные стандарты бухгалтерского учета для организаций бюджетной сферы c 2019 г.

устанавливают приоритетный порядок составления и хранения бухгалтерской (финансовой) отчетности в виде электронных документов, подписанных электронной подписью (пункт 13 стандарта «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности», пункт 12 стандарта «Представление бухгалтерской (финансовой) отчетности».

Составление отчетности на бумажном носителе допускается только в случае отсутствия возможности формирования и хранения ее в электронном виде, или если необходимость составления и хранения на бумажном носителе установлена законодательно.

Федеральный закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусматривает возможность хранения в электронном виде, наряду с бухгалтерской (финансовой) отчетностью, также первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета:

  • п. 5 ст. 9 «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью»
  • п. 6 ст. 10 «Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью»
  • п. 7.1 ст. 13 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью»

Таким образом, в настоящее время на законодательном уровне созданы условия для минимизации бумажного документооборота, вплоть до его полного исключения.

«Безбумажная технология» работы реализуется за счет:

В редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» реализован единый порядок хранения первичных документов, регистров учета и бухгалтерской (налоговой) отчетности в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Все виды «выходных форм» документов, вместо печати на принтере и подписи вручную, можно сохранить в архиве электронных документов и подписать электронной подписью:

  • первичные документы (акты, счета-фактуры, инвентарные карточки и пр.);
  • регистры бухгалтерского и налогового учета;
  • бухгалтерская и налоговая отчетность.

Использование электронной подписи

Для того чтобы электронный документ признавался равнозначным документу на бумажном носителе, он должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (п.1 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи создается аккредитованным удостоверяющим центром, либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи (п.3 статьи 2 Федерального закона от 06.04.

2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Архив электронных документов

Архив электронных документов может храниться непосредственно в информационной базе бухгалтерского учета (локально или «в облаке» по технологии 1cFresh). При больших объемах документооборота может использоваться внешнее файловое хранилище.

Архив электронных документов также может быть организован на базе продукта «1С:Документооборот государственного учреждения». За счет интеграции типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия государственного учреждения, ред. 2.0» и «1С:Документооборот государственного учреждения, ред. 1.4»:

  • пользователи «1С:Документооборота государственного учреждения» смогут работать с электронными документами, формируемыми в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения» и хранящимися в «1С:Документообороте государственного учреждения».
  • пользователи «1С:Бухгалтерии государственного учреждения» смогут, не запуская «1С:Документооборот государственного учреждения», пользоваться его возможностями: помещать электронные документы в его хранилище, отправлять документы на согласование и согласовывать их, ставить задачи подчиненным и контролировать их исполнение, отправлять документы по электронной почте, вводить отчеты о проделанной работе и так далее.

Как организовать хранение регистров бухгалтерского учета в электронном виде? | «Гарант-Сервис» г. Липецк

Как организовать хранение регистров бухгалтерского учета в электронном виде?

Читайте также:  Как оплачивается НДС — помесячно или поквартально - Ответ Бухгалтера


Правила хранения регистров бухгалтерского учета в электронном виде прописываются в учетной политике учреждения. Например, в учетной политике учреждения может быть прописано следующее.

Хранение регистров бухгалтерского учета производится в учреждении в электронном виде. При передаче электронного регистра на хранение в электронный архив производится перемещение реквизитов и данных созданного регистра в хранилище (базу данных, таблицу или совокупность таблиц базы данных) с наложением запрета на изменение его реквизитов.

Формирование электронных образов документов и их внесение в базу данных для последующего хранения, осуществляется ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным.

Созданные электронные регистры бухгалтерского учета документов подлежат хранению в течение пяти лет.

При получении входящего регистра бухгалтерского учета в электронном виде работник, уполномоченный приказом руководителя учреждения за организацию хранения регистров в электронном виде, в том числе их обработку, осуществляет проверку регистров бухгалтерского учета, их ввод (загрузку) в базу данных.

По результатам ввода (загрузки) регистров учета в базу данных формируется электронный образ, соответствие которого входящему регистру учета в электронном виде подтверждается простановкой электронной подписи сотрудника, уполномоченного на обработку входящего регистра.

В формируемую резервную копию электронного архива включаются регистры бухгалтерского учета в электронном виде, размещенные в электронном архиве за период с даты, соответствующей дате последнего резервного копирования, по дату формирования резервной копии включительно. По окончании финансового года осуществляется формирование резервной копии баз данных электронного архива за истекший год.

Резервная копия электронного архива, резервная копия базы данных электронного архива подлежат записи на оптические носители информации (один или несколько CD-дисков, DVD-дисков и т.п.

 с закрытой сессией) с указанием на лицевой стороне носителя информации следующих реквизитов: даты формирования копии, периода, за который сформирована резервная копия, общего объема информации, порядкового номера копии, в соответствии с «Журналом регистрации переданных на хранение резервных копий электронного архива документов, баз данных электронного архива регистров учета», Ф.И.О. уполномоченного исполнителя, срока хранения данного носителя информации.

Т. Сильвестрова,
главный редактор журнала «Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение»

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Особенности хранения электронных документов

Законодательство обязует компании хранить документы разных типов на протяжении определенных сроков. Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета закреплен ст.

 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и составляет пять лет. Счета-фактуры тоже требуется хранить пять лет, это предусмотрено Налоговым кодексом РФ (п. 1 ст. 23).

Сроки хранения не зависят от того, в каком виде составлен документ — бумажном или электронном.

Но если по срокам хранения все понятно, то на вопросы по организации хранения электронных документов законодательство не дает четких ответов. Сегодня действует ряд нормативных актов, которые содержат отрывочные и разрозненные рекомендации на этот счет.

Среди них Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации».

Он не учитывает современных реалий, так как был издан более 10 лет назад, когда электронные документы с электронными подписями еще не были широко распространены в России.

21 сентября 2015 года вступил в силу Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

В нем выделены отдельные требования для хранения электронных документов.

Минфин России документом № ПЗ-13/2015 сообщил, что придерживаться этих правил при организации хранения электронных документов бухгалтерского учета (в том числе первичных учетных документов), подписанных электронной подписью, должны и представители бизнеса.

Для электронных документов в приказе обозначены следующие обязательные условия хранения:

  • в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
  • компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
  • компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания (п.2.30 правил).

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Подключиться

Пробелы в «Правилах»

Казалось бы, появление четких правил, закрепленных на законодательном уровне, должно было внести ясность в вопросы хранения электронных документов и помочь организациям навести порядок.

Но, к сожалению, документ учитывает далеко не все важные моменты, связанные с электронными документами. Все перечисленные правила в основном касаются сохранности документов, но не затрагивают тему подтверждения их легитимности.

А одно без другого практически бессмысленно.

Во-первых, не предусмотрена процедура проверки электронной подписи (ЭП). Чаще всего сертификат ЭП действует год, тогда как срок хранения документов значительно больше. При этом организация должна иметь возможность при необходимости подтвердить их юридическую значимость, то есть — подлинность электронной подписи на момент подписания документа.

Если документ был передан через систему ЭДО Диадок — это не проблема. Оператор ЭДО СКБ Контур проверяет действительность ЭП в момент подписи документа, а также может подтвердить ее валидность на этот момент спустя любой промежуток времени. Если же электронный документ был передан, например, по e-mail, то проверить подпись будет уже гораздо сложнее.

Во-вторых, в «Правилах» сказано: «Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A» (п. 2.

31). При этом не все электронные документы можно в полной мере преобразовать в этот формат. Например, если документ составлен в другом формате и подписан электронной подписью, то его преобразование повлечет потерю юридической силы.

В-третьих, согласно «Правилам», при хранении электронных документов в архиве не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости электронных документов.

Если проверка показывает, что физическое состояние носителей изменено, то электронные документы перезаписывают на новые носители (п. 2.32 «Правил»). Но не стоит забывать, что физические носители стареют очень быстро и могут стать неработоспособными уже через пару лет.

Оптические и полупроводниковые накопители со временем могут потерять контент, магнитные диски изнашиваются. Да и в целом за 5 лет может произойти смена технологий.

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Подключиться

Как быть?

Получается, что на 100% выполнить требования законодательства по хранению электронных документов проблематично. Возникает закономерный вопрос — чем чревато несоблюдение требований?

Законодательство обязует хранить документы в том числе для того, чтобы их можно было представить по требованию налоговой службы, судов и других ведомств.

При этом, в первую очередь, проверяется наличие документа, его соответствие формату, подлинность электронной подписи, а также соблюдение правил оформления и регламентов передачи.

Если документ хранился неправильно, но был представлен по требованию, то вопросов у контролирующих органов, скорее всего, не возникнет.

А вот если документ не был представлен по требованию, компания понесет ответственность. При этом будет неважно, правильно или неправильно хранился документ и при каких условиях был утерян.

Есть очень небольшая вероятность, что ответственности получится избежать, если все требования по хранению были соблюдены, но документ все равно был утрачен (например, оба носителя оказались сбойными).

Но она крайне низкая.

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Подключиться

Резюме

Несмотря на несовершенство законодательства в области хранения электронных документов, компании широко их используют. Поэтому уже накопилась определенная практика хранения ЭД. Компании прибегают к хранению документов в локальных архивах, в специализированных решениях, разработанных сторонними организациями (системах электронного документооборота), в облачных архивах и др.

Наиболее перспективный способ — хранение «в облаке». Если организация обменивается электронными документами с контрагентами через оператора СКБ Контур, то все переданные и принятые ею документы хранятся непосредственно в системе ЭДО Диадок.

В ней они защищены троекратным копированием. Причем копии хранятся на разнесенных серверах, которые находятся в специализированном data-центре.

Там обеспечивается отказоустойчивая система хранения данных, а также жесткий контроль доступа к серверам.

При этом пользователь может в любое время дня и ночи получить доступ к документам. В случае истребования документа он может легко найти его, используя удобный фильтр.

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Подключиться