Прочее

Электронные трудовые книжки — Ответ Бухгалтера

  • Чиновники ПФР на своем сайте разместили ответы на вопросы, связанные с переходом на электронные трудовые книжки. 
  • Вопрос:
  • Можно ли продолжать вести трудовую книжку как раньше?
  • Ответ:

Да, можно.

Для этого необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. Тогда трудовая книжка будет вестись и в старом, и в новом формате одновременно.

Работодатель продолжит вести трудовую книжку на бумаге и в том случае, если работник не подаст заявление до конца 2020 года.

  1. Вопрос:
  2. Все работники могут сохранить прежний формат трудовой книжки?
  3. Ответ:
  4. Если человек устраивается впервые на работу в 2021 году или позже, данные о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
  5. Вопрос:

Что делать с бумажной трудовой после перехода на электронную? Можно выкидывать?

Ответ:

Если человек выбирает электронную трудовую книжку, это не значит, что бумажная трудовая перестает использоваться и теряет свою значимость. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии трудовой книжки фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

  • Вопрос:
  • В течение какого периода работодателю необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?
  • Ответ:
  • С первого января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц необходимо будет предоставлять в ПФР ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
  • С первого января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения необходимо будет представлять не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.
  • Вопрос:

Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут ограждены от посягательств?

  1. Ответ:
  2. Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.
  3. Вопрос:
  4. Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?
  5. Ответ:
  6. Аналогично другой отчетности в ПФР.
  7. Вопрос:
  8. За что несет ответственность  работодатель в связи с переходом на электронные трудовые книжки?
  9. Ответ:
  10. В связи с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) ПФР разъяснил, за что может быть привлечен к ответственности работодатель:
  • за задержку по его вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;
  • за внесение в СЗВ-ТД неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
  • за непредоставление в установленный срок либо предоставление неполных и (или) недостоверных сведений в форме СЗВ-ТД в ПФР.
  • Если искаженная формулировка основания для увольнения в форме СЗВ-ТД препятствовала поступлению работника на другую работу, суд примет решение о выплате ему среднего заработка за все время вынужденного прогула.
  • Вопрос:
  • Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?
  • Ответ:
  • Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • работодателю (по последнему месту работы);
  • в территориальный орган ПФР;
  • в многофункциональный центр (МФЦ).
  1. Вопрос:
  2. В отличие от бумажной версии какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?
  3. Ответ:
  4. По составу данных обе книжки почти идентичны.
  5. Вопрос:
  6. Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?
  7. Ответ:

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

  • Вопрос:
  • При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?
  • Ответ:

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). При сохранении бумажной трудовой книжки данные отобразят в ней.

  1. Вопрос:
  2. Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?
  3. Ответ:

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация о лицевых счетах фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Электронные трудовые книжки - Ответ Бухгалтера

Источник: http://www.pfrf.ru/, http://www.v2b.ru/

Скачать ознакомительный номер Купить журнал со статьей

Трудовые книжки стали электронными: что это значит для вас?

Электронные трудовые книжки - Ответ БухгалтераВячеслав Филиппов, юрист, эксперт по трудовому праву

Ваша трудовая книжка по-прежнему действительна. Просто теперь у нее появляется еще и электронный аналог.

Все сведения, которые работодатель раньше записывал в бумажную трудовую — когда вас приняли на работу, на какую должность, когда уволили и по какому основанию (со ссылкой на соответствующую статью и часть статьи Трудового кодекса) или когда и на какую должность вас перевели, — он теперь будет отправлять еще и в Пенсионный фонд. Эта информация будет храниться там в специальной электронной системе учета.

Вы сможете запрашивать сведения из этой системы в виде выписок — бумажных или электронных, они будут считаться полным аналогом трудовой книжки.

Не совсем так. В течение 2020 года вам предстоит выбрать: вы совсем отказываетесь от бумажной трудовой книжки или хотите сохранить ее наряду с электронной.

https://www.youtube.com/watch?v=s9hM5MkIZMY\u0026pp=ygVW0K3Qu9C10LrRgtGA0L7QvdC90YvQtSDRgtGA0YPQtNC-0LLRi9C1INC60L3QuNC20LrQuCAtINCe0YLQstC10YIg0JHRg9GF0LPQsNC70YLQtdGA0LA%3D

В первом случае в вашу бумажную трудовую книжку больше не будут вносить записи (работодатель вам ее отдаст), и все сведения будут учитываться только в электронной системе. Во втором случае сведения о вашей работе будут вносить и в электронную систему, и в бумажную трудовую книжку, которая по-прежнему останется у работодателя.

А вот у тех, кто впервые начнет работать в 2021 году (по крайней мере, впервые будет трудоустраиваться официально), бумажных трудовых книжек уже не будет совсем — сведения об их работе будут существовать только в электронном виде, плюс в виде выписок из электронной системы, которые каждый может запрашивать о себе.

В пояснительной записке к законопроекту было сказано, что новая система электронного учета:

  • повысит уровень сохранности сведений о трудовой деятельности (бумажная трудовая книжка может потеряться, а электронная система считается более надежной);
  • упростит процедуру трудоустройства в части взаимодействия с кадровой службой работодателя (например, если вы трудовую книжку потеряли, вам не придется восстанавливать дубликат или просить завести новую);
  • снизит издержки работодателя и работника, связанные с трудоустройством (опять же, это связано с риском утраты бумажных документов).

До конца года — по 31 декабря 2020 года включительно. Вам нужно будет подать на работе письменное заявление о своем выборе. Не торопитесь делать это прямо сейчас: сначала работодатель должен письменно уведомить вас о произошедших изменениях и предложить сделать выбор.

Если вы не подадите никакого заявления, то работодатель продолжит вести вашу бумажную трудовую книжку наряду с электронной.

Если вы выберете вариант сохранения бумажной трудовой, то это не помешает вам потом отказаться от нее и перейти только на электронный учет, а вот если вы в этом году откажетесь от ведения бумажной трудовой, то потом вернуться к ней уже не получится.

Какой вариант вы выбрали, будет отмечено в системе электронного учета и в выписках из нее. Плюс, когда работодатель отдаст вам бумажную трудовую, он укажет в ней, что ее вам выдали, потому что вы перешли на электронный учет.

Ничего страшного — сделаете свой выбор, когда устроитесь на работу, пусть и после 2020 года. Напишете заявление новому работодателю. Можно сделать это в том числе сразу во время оформления на работу, а можно и позже.

Работодатель внесет информацию об увольнении в электронную систему учета, а вам в последний день работы выдаст сведения за тот период, пока вы работали у него. Такая «выписка» выдается в бумажном виде или отправляется по электронной почте в электронном виде. Второй вариант возможен, если у работодателя есть усиленная квалифицированная электронная подпись.

Новому работодателю вы для оформления предъявите эту выписку — тоже либо в бумажном, либо в электронном виде.

Всё как раньше, плюс добавится одно новшество. Работодатель, как и прежде, сделает запись об увольнении в бумажной трудовой книжке и выдаст вам ее. Кроме того, он подаст сведения об увольнении в электронную систему учета. Но выдавать вам выписку из нее он в этом случае не обязан.

А вот вы должны будете предъявить для оформления на новой работе и бумажную трудовую книжку, и сведения из электронной системы учета. Вы сможете сами запросить эти сведения:

  • в МФЦ;
  • в отделении Пенсионного фонда;
  • через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на портале госуслуг.

Важный нюанс: система электронного учета еще не заработала в полной мере, даже формы, по которым работодатели будут подавать туда сведения о работниках, еще не утверждены.

Первые отчеты в электронную систему работодатели будут сдавать только в феврале.

Поэтому первое время, скорее всего, для устройства на новую работу будет, как и раньше, достаточно бумажной трудовой книжки (без выписки из электронной).

Да. Каждый работодатель будет выдавать только сведения о вашей работе у него (прием, переводы, поощрения, увольнение). А в Пенсионном фонде или МФЦ можно будет получить полную выписку — обо всех отраженных в электронной системе местах работы.

Да, теперь такой фокус не пройдет, поэтому лучше сразу оспаривайте увольнение «по статье», если не согласны с ним. По решению суда запись об основаниях увольнения можно изменить как в бумажной трудовой, так и в электронной.

Помните, что вы в любом случае должны будете принести для устройства на новую работу сведения из электронной системы — наряду с бумажной трудовой или вместо нее. А выписка из электронной системы, хоть от последнего работодателя, хоть от Пенсионного фонда или МФЦ, будет содержать сведения о последнем увольнении.

Читайте также:  Ежемесячная выплата по уходу за престарелым или инвалидом I группы, кроме инвалидов I группы с детства - Ответ Юриста

https://www.youtube.com/watch?v=s9hM5MkIZMY\u0026pp=YAHIAQE%3D

Попросить же выписку на предпоследнем месте работы, как будто оно было у вас последним, получится не всегда, потому что экс-работодатель после того, как вы уволились, по закону уже не обязан предоставлять вам сведения о работе у него.

Зависит от обстоятельств. В бумажные трудовые книжки такие случаи не попадают, потому что туда запись вносится только на шестой день работы. Поэтому даже если в таких ситуациях увольняли по всем правилам, трудовую книжку запись о «сверхкороткой» работе не портила.

Но сроки внесения сведений в электронную систему другие, и в законе нет никаких оговорок, что не нужно подавать сведения о приеме на работу, если человек отработал меньше шести дней.

В 2020 году работодатели будут подавать сведения о приеме новых работников и их увольнении не очень быстро: не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, когда эти события произошли.

Если вы проработаете в компании всего день-два, кадровикам, как и сейчас, едва ли захочется тратить время на то, чтобы оформить по всем правилам прием, увольнение и подать сведения о вас. Если они смогут «замять» факт вашего трудоустройства (обойтись без формальностей), то в электронную трудовую эта история не попадет.

Но если уже издан приказ о приеме на работу (а он издается не позднее трех дней после допуска к работе, в идеале — в первый же день) и в компании строго проводятся все кадровые процедуры, то кадровикам волей-неволей придется соблюсти все формальности — и увольнение, и подачу сведений в электронную систему.

То есть эти трудоустройство и увольнение попадут в вашу электронную трудовую книжку. Точно так же придется действовать, если вы хотите получить оплату за отработанные дни.

С 2021 года вероятность попадания таких сверхкоротких историй трудоустройства в электронные трудовые станет еще выше. Работодатели должны будут подавать сведения о приеме сотрудника на работу в день издания приказа о приеме на работу или на следующий день.

Поэтому, если кадровые процедуры в компании проводят быстро, может получиться так, что сведения о приеме на работу подадут в электронную систему в первый же день работы или на следующий день.

Значит, если вы решите уйти, точно придется оформлять увольнение — тоже с занесением в электронную систему.

  • Если потеряете бумажную трудовую книжку и трудовой договор, а компания, в которой вы работали, закроется, вам не придется метаться, восстанавливая сведения о работе — они сохранятся в электронной системе.
  • Исправлять ошибочные записи о работе тоже станет проще.
  • Еще удобно, что запрашивать сведения из «электронной трудовой книжки» и получать их можно будет дистанционно в электронном виде.
  • Рациональных причин практически нет — можно сказать, законодатель просто ради спокойствия тех, кто боится полной цифровизации данных, сохранил для них возможность иметь бумажную трудовую книжку наряду с электронной.

Противники электронных трудовых книжек обычно опасаются того, что у Пенсионного фонда что-то выйдет из строя и все данные исчезнут. На самом деле такой сценарий маловероятен. С 2002 года в России действует система персонифицированного учета, и, например, данные, необходимые для начисления вашей пенсии, и так учитываются в цифровом виде.

То, что вся эта информация внезапно пропадет без возможности восстановления, кажется нереалистичным.

Ликбез про электронные трудовые книжки

Электронные трудовые книжки - Ответ Бухгалтера

Свершилось, с 1 января 2020 в России введена электронная трудовая книжка. Но от бумаги мы избавляемся только сейчас.

— Что это за штука?

Это запись в базе данных, в которой лежит то же самое, что в вашей бумажной трудовой книжке, только в одном месте в хранилище ПФР. Теперь будет меньше логистики с перемещением этих книжек, сложнее будет утерять старую с записью про увольнение по статье, да и в кадрах не надо будет хранить бумагу 75 лет.

— И уже работает?

Пока нет. Во-первых, всё уже делается с 1 января 2020, но можно решать про оставить ли себе бумажную до 31 декабря 2020. Закон уже работает, административно-техническая база есть, но нужно пройти ещё несколько стадий. Первая стадия — работодатели должны уведомить всех сотрудников об этой особенности до конца июня 2020. Вторая — до 31 декабря 2020 нужно выбрать, хотите вы всё по-старинке, в бумаге, или в электронном виде. UPD: уже можно уведомлять до осени.

— Стоп-стоп, осталась неделя на уведомление? И это ведь государство, и письмо в общий телеграм-чат за документ не считается?

Верно. Уведомлённым считается человек, который прочитал где-то что-то и расписался, то есть как минимум прибыл в офис или отправил такой документ в офис. Либо же уведомлённым считается человек, который получил заказное письмо с описью вложения, где в описи и указано это самое уведомление.

— И что дальше?

Мы уже сделали рассылку словами, и теперь отправляем официальные заказные письма курьерами и почтой. После того, как все будут уведомлены, наступит следующий этап — нужно будет написать или осознанно не написать заявление с выбором типа ведения трудовой книжки до конца рабочего дня 31 декабря 2020. — Какие есть варианты?

  1. Вы пишете заявление, что хотите вести трудовую книжку в электронном виде. Получаете свою обычную на руки и счастливо уходите домой.
  2. Вы пишете заявление, что хотите, чтобы книжка велась в бумаге. Всё как раньше, только кадровик ведёт и бумажную, и электронную, и заносит туда всё одновременно. На деле же данные и так уже попадают в эту книгу с 1 января 2020, поскольку появилась новая форма отчётности перед ПФР.
  3. Вы игнорируете походы в офис, полученные письма скармливаете козе на балконе и не едете в офис до 31 декабря 2020, что не оставляет вам шансов на заявление. В этом случае по умолчанию выбирается вариант (2), плюс у вас появляется дополнительное время перейти на электронную форму.

У нас так: сейчас после открытия офиса будет подписываться много бумаг сразу, включая вот эти заявления о выборе ведения трудовой книжки. За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. — Каким документом это регламентируется? Документами: Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ и статьей 66 пунктом 1 Трудового кодекса РФ. На деле там всё ещё сложнее, но вот здесь есть хороший список документов.

— Как быстро можно забрать физическую трудовую после заявления на ЭТК?

Нужен ли журнал учета выдачи трудовых книжек при оформлении трудовой книжки в электронном виде?

Вопрос

При ведении трудовой книжки сведения вносились в журнал учета выдачи трудовых книжек. При оформлении трудовой книжки в электронном виде ведение такого журнала не требуется?

При ведении электронной трудовой книжки1 оформление каких-либо журналов учета движения трудовых книжек не требуется.

https://www.youtube.com/watch?v=MVuLrUExTn8\u0026pp=ygVW0K3Qu9C10LrRgtGA0L7QvdC90YvQtSDRgtGA0YPQtNC-0LLRi9C1INC60L3QuNC20LrQuCAtINCe0YLQstC10YIg0JHRg9GF0LPQsNC70YLQtdGA0LA%3D

С 01.01.2020 работодатели начали внедрять электронный формат ведения трудовых книжек.

Так работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ).

В течение 2020 года каждый работник должен был принять решение и подать работодателю заявление о продолжении ведения последним трудовой книжки в привычном бумажном формате или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Если сотрудник не подал ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в бумажном формате (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»2).

За работником, который воспользовался своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве в другие организации (ч. 4 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ). На сотрудников, которые впервые поступают на работу после 31.12.2020, трудовые книжки не оформляются.

Вся информация об их трудовой деятельности ведется в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ).

Вместе с тем не предусмотрены какие-либо дополнительные журналы или книги учета для сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Таким образом, в отношении сотрудников, которые изъявили желание оставить бумажные трудовые книжки или не подали никакого заявления, кадровики продолжают вносить сведения в книгу учета движения трудовых книжек.

Это касается и ситуации, когда работодатель выдает подчиненному трудовую книжку после того, как получил от него заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ч. 3 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ, письмо Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14-2/В-150).

Приведем пример формулировки внесения сведений в книгу учета движения трудовых книжек.

В графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек делается запись «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439‑ФЗ)». А также работник расписывается в получении трудовой книжки.

Что касается работников, которые перешли на электронные трудовые книжки, а также впервые трудоустраивающихся после 30.12.2020, никакие дополнительные записи в книгу учета движения трудовых книжек не вносятся.

Когда все записи в книге учета движения трудовых книжек будут завершены, все учтенные в ней бумажные трудовые книжки и вкладыши в них выданы работникам, процедура их дальнейшего учета и хранения подлежит прекращению, а книга передается в архив.

Читайте также:  Уведомление Роспотребнадзора о начале деятельности - Ответ Бухгалтера

Обращаем внимание, что с 01.09.2021 года вступил в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н3.

Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков бумажной трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения бумажных трудовых книжек. Это правило касается тех случаев, когда возникает необходимость начать ведение новой книги по учету движения трудовых книжек.

Действующие книги работодатель вправе вести до их окончания (п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Электронная трудовая книжка 2020-2021: вопросы и ответы | Инфотекс Интернет Траст

С какой даты вводятся электронные трудовые книжки на территории Российской Федерации?

 — Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде началось с 1 января 2020 года.

https://www.youtube.com/watch?v=MVuLrUExTn8\u0026pp=YAHIAQE%3D

Вместе с тем термина «электронная трудовая книжка» ТК РФ не содержит. Статья 66.1 ТК РФ говорит о сформированной работодателем в электронном виде основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (сведения о трудовой деятельности). Сведения о трудовой деятельности ведутся работодателем только в электронном виде.

  • Источник 1 и Источник 2
  • Какие сведения вносятся в электронную трудовую книжку?
  •  — Это информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, об установлении второй и последующей профессии или иной квалификации, а также другая предусмотренная ТК РФ или иным федеральным законом информация.
  • При этом информация, содержащаяся в сведениях, в основном повторяет информацию, содержащуюся в трудовой книжке.
  • Источник

В трудовую книжку в бумажной форме сведения о награждении вносятся, а в ЭТК — нет. Почему?

 — В сведения о трудовой деятельности информация о награждении за успехи в работе не вносится, потому что такая обязанность работодателя законодательством РФ не установлена. Представляемая работодателем в ПФР форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» также не содержит раздела для указания сведений о награждении за успехи в работе.

  1. Источник
  2. Что должен сделать работодатель в связи с введением электронной трудовой книжки?
  3.  — До конца 2020 года работодатели должны:
  • принять или изменить локальные нормативные акты с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
  • подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ;
  • обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;
  • до 31 октября 2020 года включительно уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Источник: Ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», п.2 постановления Правительства РФ от 19 июня 2020 № 887 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году»

Нужно ли рассылать уведомление о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде внешним совместителям, если трудовые книжки на них ведут на основной работе? Необходимо ли от них получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек, если книжки ведутся в основной организации?

 — Нет, не нужно. При оформлении трудовых отношений по совместительству работник трудовую книжку не представляет. В связи с тем что работодатель не ведёт трудовые книжки работников-совместителей, уведомлять их о переходе на ЭТК и получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек нет необходимости.

Источник

Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с подписью работника об ознакомлении нужно хранить в личных делах? Подшивать ли их к делу при увольнении сотрудника? Хранить ли их в отдельных папках?

 — Хранить уведомления работодатель вправе как в личном деле, так и в общей папке.

Источник

Разъясните порядок действий работодателя с заявлениями о выборе способа ведения трудовой книжки.

После выдачи трудовой книжки на руки работнику заявление о выборе ЭТК вкладывается в трудовую книжку или хранится у работодателя, которому подано заявление? Какой срок и порядок хранения такого заявления? Где хранится заявление о выборе бумажной трудовой книжки? Если оно остается у прежнего работодателя, то как новый работодатель узнает о том, что работник уже сделал выбор о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и дату этого заявления, ведь в данном случае СТД-Р работник не предоставляет?

 — Если гражданин не впервые поступает на работу, то при заключении трудового договора он обязан предъявить работодателю трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен трудовой книжки.

https://www.youtube.com/watch?v=suRfRPjRFlM\u0026pp=ygVW0K3Qu9C10LrRgtGA0L7QvdC90YvQtSDRgtGA0YPQtNC-0LLRi9C1INC60L3QuNC20LrQuCAtINCe0YLQstC10YIg0JHRg9GF0LPQsNC70YLQtdGA0LA%3D

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утверждён Приказом Росархива от 20.12.2019 № 23. В настоящее время заявления о выборе способа ведения трудовой книжки в этот перечень не внесены. Вероятно, работодателю следует определить срок хранения указанных заявлений самостоятельно — не менее 5 лет.

Источник

Что делать, если работник в отпуске или на больничном и поэтому не успевает обратиться к работодателю с заявлением о сохранении бумажной трудовой книжки?

Электронные трудовые книжки: вопросы 2021 года

Может ли компания в 2021 году оформить дубликат трудовой книжки?

Вопрос возникает в связи с тем, что в силу положений п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, бумажные трудовые книжки на сотрудников, которые только начинают трудовую деятельность, не оформляются. Из этого правила многие делают вывод, что, начиная с 2021 года, работодатели вообще не вправе оформлять трудовые книжки на бумажных носителях.

Между тем, при введении правил формирования информации о трудовой деятельности в электронном виде, законодатель не изменил порядок оформления дубликатов трудовых книжек.

В 2021 году по-прежнему продолжает действовать правило, в соответствии с которым, работник, потерявший трудовую книжку, для ее восстановления должен обратиться к работодателю по последнему месту работы.

Работодатель, в свою очередь, получив заявление бывшего работника, обязан оформить дубликат трудовой книжки в течение 15 дней. Этот порядок закреплен в п.

31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Нововведения 2020 года в отношении электронных трудовых книжек не отменяют указанную обязанность компаний. Поэтому, если бывший работник обращается к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки и представляет необходимые документы, дубликат надо оформить по общим правилам. При этом следует учитывать, что оформить дубликат обязан именно последний работодатель. 

Новый работник заявляет, что он потерял трудовую книжку. Можно ли ему в 2021 году оформить новую?

Этот вопрос взаимосвязан с предыдущим. По правилам, у гражданина, потерявшего бумажную трудовую книжку, есть два варианта действий:

1. Обратиться к последнему работодателю для оформления дубликата. В этом случае в документе будет отражен весть стаж работника, подтвержденный документально.

2. При поступлении на новую работу обратиться к работодателю с заявлением с просьбой оформить новую трудовую книжку. В такой ситуации в новой трудовой книжке записи о прежних местах работы не будет, компания отражает в трудовой книжке информацию только «свой» стаж.

Именно второй вариант в 2021 году вызывает вопросы. Здесь также следует отметить, что часть 5 ст. 65 ТК РФ, устанавливающая данную обязанность работодателя, в 2021году действует в прежнем виде. Законодатель порядок выдачи новой трудовой книжки взамен утерянной не менял.

Но это означает, что работодатель должен в 2021 году оформить сотруднику новую бумажную трудовую книжку. Вправе ли он это сделать? Ответ – да, вправе. Данный вывод подтверждает и Роструд (письмо Роструда от 31.03.2021 № ПГ/06237-6-1). Но здесь необходимо учитывать следующее.

В соответствии с п .8 ст. 2 Закона 439-ФЗ запрещается оформлять бумажные трудовые книжки только на тех работников, которые впервые трудоустраиваются в 2021 году. Соответственно, если для сотрудника это не первое место работы, указанный запрет не действует.

Но здесь возникают следующие вопросы. Как новому работодателю узнать, что сотрудник ранее уже работал? Не отказался ли он по прежнему месту работы от бумажной трудовой книжки?

Для того, чтобы иметь основания для оформления новой бумажной трудовой книжки в 2021 году от работника надо получить следующие документы:

1. Заявление.

В заявлении сотрудник должен описать причины, по которым он просит оформить новую трудовую книжку. Также в заявлении сотрудник должен отразить, что ранее он уже работал по трудовому договору и по прежнему месту работы не отказался от бумажной трудовой книжки. Заявление пишется в произвольной форме.

2. Форму СТД-ПФР

В форме СТД-ПФР фиксируется информация о трудовой деятельности каждого гражданина. Формирует данный документ Пенсионный фонд РФ. Легче всего запросить данную форму через портал Госуслуги.

Составляется СТД-ПФР по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. В данном документе фиксируется информация о трудовой деятельности, начиная с 2020 года, а также о более ранних периодах, если эти сведения отражены на лицевом счете гражданина в Пенсионном фонде.

Также из данной формы вы получите сведения, подавал ли ранее сотрудник заявления о выборе бумажной или электронной трудовой книжки.

Если из формы СТД-ПФР будет следовать, что сотрудник ранее работал и по прежнему месту работы заявление об отказе от бумажной трудовой книжки не подавал, ему при поступлении на работу можно будет оформить бумажную трудовую книжку. При этом информацию о прежних местах работы вносить в нее не надо.

Читайте также:  Какой ОКТМО указать в платежках по ЕНП

Но работнику надо также объяснить, что в том случае, если он хочет, чтобы в трудовой книжке был отражен весь прежний трудовой стаж, ему необходимо обратиться по последнему месту работы и получить дубликат трудовой книжки. Оформить данный документ новый работодатель не вправе.

Кадровая отчетность – это легко

Быстро заполнить и сдать формы отчетности вы можете в электронном виде, используя сервисы для отчетности от Такском. Компания имеет более чем 20-летний опыт разработки сервисов для обмена электронными документами с госорганами и предлагает несколько решений на выбор: программное, встроенное в 1С и в формате онлайн-кабинета.

  • Электронная кадровая отчетность от Такском это:
  • — автоматическая проверка отчетов на ошибки перед отправкой;
  • — текстовые подсказки при заполнении форм;
  • — индивидуальный календарь бухгалтера, напоминающий о сроках сдачи;
  • — подтверждения о получении документов госорганом;
  • — широкий круг получателей отчетности – не только ПФР, но и ФНС, ФСС, Росстат, Центробанк, Росприроднадзор и другие.
  • Подобрать нужное решение и тарифный план можно здесь, а если возникли вопросы – оставьте свой телефон, и наши специалисты перезвонят вам для консультации.

Прием на работу с электронной трудовой книжкой

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — новая альтернатива традиционной бумажной, отражающая карьерный путь человека. Если в организацию устраивается работник с цифровой версией книжки, то процедура оформления не отличается от стандартной. За исключением того, что вместо бумажной трудовой он принесет непривычную справку.

Особенности приема на работу работника с ЭТК

При трудоустройстве гражданин предоставляет новому работодателю информацию о своей карьерной деятельности. Эти сведения содержатся в трудовой книжке, а если гражданин перешел на ЭТК, то в электронном реестре пенсионного фонда.

Принимая такого работника, кадровик должен попросить у него (ст. 65 ТК РФ):

  • паспорт;
  • трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р);
  • документ о регистрации в системе персонифицированного учета (АДИ-РЕГ) в бумажном или электронном виде — можно получить в отделении или личном кабинете ПФР;
  • документ воинского учета;
  • документы об образовании.

Исходя из специфики деятельности работодатель все также может требовать справку об отсутствии судимости, наркотической зависимости, психических заболеваний.

Работник, перешедший на электронную книжку, предоставляет сведения о трудовом движении в виде справки СТД-Р. Ее выдает предыдущий работодатель в день увольнения. Документ распечатывается и подписывается директором предприятия или отправляется электронным файлом, заверенным ЭЦП.

Но справка отражает период работы только на последнем месте, а кадровику нужно рассчитать страховой стаж гражданина за всю жизнь. Поэтому кандидату придется предоставить еще и обычную трудовую или информацию из пенсионного фонда.

Второй вариант для работодателя надежнее первого, поскольку достоверно отражает карьерное движение гражданина. Справка предоставляется в форме СТД-ПФР и содержит трудовую историю. Кандидат может запросить ее в многофункциональном центре, в пенсионном фонде или на «Госуслугах». Если же работник показал традиционную трудовую, то забирать ее нельзя. Она будет храниться у владельца.

Оформив работника, кадровик должен сообщить в территориальный ПФР о приеме гражданина с помощью отправки нового отчета по форме СЗВ-ТД не позднее дня, следующего за датой издания приказа. Документ отражает должность, структурное подразделение, профессию, специальность, квалификацию трудящегося.

В дальнейшем по каждому лицу кадровик будет собирать информацию об их карьерном движении в электронном виде и передавать ее в пенсионный фонд тем же отчетом (форма СЗВ-ТД), но уже до 15 числа каждого месяца. При этом организации с численностью от 25 человек подают данные в xml-формате (п. 1.9 Порядка заполнения СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).

В процессе деятельности сотрудник может запросить сведения из трудовой, например, для получения кредита. Раньше делали копию бумажной книжки, но теперь когда она электронная, потребуется дать выписку по форме СТД-Р.

Это та же справка, которую приносил работник при трудоустройстве от бывшего работодателя. Ее необходимо выдавать не только при увольнении, но и по запросу сотрудника в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления.

Справка печатается на бумаге и подписывается руководителем либо предоставляется электронным файлом, подтвержденным ЭЦП.

Новый работник хочет перейти на ЭТК

Трудоустраивающийся к новому работодателю работник может пожелать перейти на электронную книжку. Тогда справки СТД-Р при поступлении на работу у него не будет, и он предъявит бумажную трудкнижку. Кадровик оформит прием работника как обычно и через 5 дней сделает в книжке запись о назначении на должность (абз. 3 ст. 66 ТК РФ).

Чтобы перевести его на ЭТК, придется выполнить ряд действий:

  • Выдать работнику уведомление об изменении законодательства в части учета сведений о трудовом стаже.
  • Получить от него ответ о выборе в пользу электронного формата.
  • Сделать в трудовой запись: «Работником подано заявление о предоставлении ему информации о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ», заверить подписью и печатью организации, ознакомить работника и выдать книжку на руки.

С этого момента кадровик не несет ответственности за хранение трудовой книжки работника. А когда он решит уволиться, то получит только справку СТД-Р.

Подводим итоги

  • Оформление работника с электронной трудовой идентично стандартной процедуре.
  • Для расчета страхового стажа недостаточно одной СТД-Р. Нужно дополнительно получить традиционную книжку или справку СТД-ПФР.

Вопросы-ответы по электронным трудовым книжкам

В связи с переходом на электронные трудовые книжки у кадровиков, бухгалтеров и самих работников накопилось много вопросов по электронным трудовым книжкам, которые не нашли прямого отражения в законодательстве.

Также смотрите:

Можно ли вести трудовую книжку, как раньше – в бумажном формате?

Да, можно. Для этого необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В таком случае трудовая книжка будет вестись и в старом, и в новом формате одновременно.

Работодатель продолжит вести трудовую на бумаге и в том случае, если работник не подаст заявление до конца 2020 года.

Все работники могут сохранить прежний формат трудовой книжки?

Все, у кого трудовая книжка уже есть или появится до конца 2020 года, могут сохранить ее в традиционном формате.

Если человек устраивается на свою первую работу в 2021 году или позже, данные о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

Что делать с бумажной трудовой после перехода на электронную, можно выкидывать?

Если человек выбирает электронную трудовую книжку, это не значит, что бумажная трудовая перестает использоваться и теряет свою значимость.

Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии трудовой книжки фиксируют только сведения начиная с 2020 года.

Как можно получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на Портале госуслуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на сайте госуслуг. Если уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.

Информацию из электронной трудовой книжки можно получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • работодателю (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ/Мои документы).

В течение какого периода работодателю необходимо представлять сведения в пфр?

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц необходимо сдавать в Пенсионный фонд ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, идущего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения нужно представлять не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Как работодатель направляет сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР (например, СЗВ-М).

В отличие от бумажной версии, какая еще информация содержится в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки почти идентичны. В электронной нет сведений о поощрениях, благодарностях и т. п.

Как можно предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информацию представляют работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информацию о трудовой деятельности фиксируют только в электронном виде?

Нет, при увольнении работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у него есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки данные фиксируют в ней.

Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Источник: сайт ПФР.