Прочее

Документы при приеме сотрудника на работу — Ответ Бухгалтера

Документы при приеме сотрудника на работу - Ответ Бухгалтера

Сергей Федотов

Методист отдела 1С Scloud

Для работы с документами кадрового учета (приема на работу, кадрового перевода, увольнения) необходимо произвести настройки.

  • Зарплата и кадры – Настройки зарплаты.
  • В разделе Общие настройки установите переключатель в положение В этой программе.

Документы при приеме сотрудника на работу - Ответ Бухгалтера

  • Для регистрации нового сотрудника откройте справочник Сотрудники.
  • Зарплата и кадры – Сотрудники.
  • Создать.
  • Поле Таб. номер заполняется автоматически при записи сотрудника. При необходимости его можно будет изменить.
  • В поле ФИО укажите фамилию, имя, отчество. Если в справочнике Физические лица (Зарплата и кадры – Физические лица) уже зарегистрировано физическое лицо с такими данными (ФИО), то для нового сотрудника автоматически предлагается использовать данные этого физического лица (в диалоге Найден человек с похожим именем по кнопке Да, это тот, кто мне нужен). Если данные по сотруднику ранее не были зарегистрированы, а в диалоге показан однофамилец, выберите команду Нет, это — другой человек. Если у сотрудника в документах не указана фамилия или имя, то вместо них в программу можно внести дефис (-). При заполнении персонифицированной отчетности ПФР, в которой правилами проверки допускается не указывать фамилию или имя, дефис будет опущен. При заполнении остальной отчетности, правила проверки которой требуют указания и имени, и фамилии, в нее заполнится этот дефис.
  • Заполните основные личные данные сотрудника: пол, дату рождения, ИНН, СНИЛС, гражданство (если лицо не имеет гражданства, то переключатель установите в положение Лицо без гражданства), паспортные данные (документ, удостоверяющий личность), контактную информацию по ссылке Вся контактная информация (адрес проживания, телефон домашний, рабочий, адрес по прописке, дату регистрации, адрес места проживания, адрес для информирования), если эти данные ранее не были зарегистрированы. Если сотрудник не имеет страхового свидетельства, его необходимо получить. Для этого сотруднику необходимо подать соответствующее заявление в ПФР. Сделать это можно лично, через работодателя (смотрите в статье Подготовка анкеты застрахованного лица АДВ-1) или через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг. Если пол сотрудника не будет указан, то записать карточку сотрудника не получится. Это информация обязательна для заполнения. Пол заполняется автоматически после ввода полного имени сотрудника и определяется по отчеству. Если отчество не указано, то пол будет установлен мужской.
  • В поле Организация укажите организацию, прием на работу в которую регистрируется.
  • По кнопке +Принять на работу или по кнопке Оформить документ Прием на работу оформите прием на работу. При этом в информационной базе автоматически будет:
  • присвоен табельный номер. По умолчанию предлагается следующий по порядку свободный табельный номер, который при необходимости может быть изменен
  • запись в справочнике Физические лица (личные данные сотрудника, кроме случая, когда для нового сотрудника используются данные ранее зарегистрированного в справочнике Физические лица физического лица)
  • запись о сотруднике в справочнике Сотрудники.

Документы при приеме сотрудника на работу - Ответ Бухгалтера

  • Заполните документ Прием на работу:
  • поле Номер неактивно для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Дата документа и его номер используются при формировании печатной формы приказа о приеме по форме Т-1 и в качестве реквизитов приказа в личной карточке по форме Т-2
  • в поле от укажите дату приказа о приеме на работу. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера
  • в поле Наименование документа по умолчанию указывается Приказ. Сведения из этого поля будут отражены в сведениях о трудовой деятельности (формы СТД-Р, СЗВ-ТД). Наименование документа в этом поле можно указать любое (например — Распоряжение), предварительно его добавив в список Наименования документов, открывающийся по кнопке выбора в данном поле
  • в поле Организация указывается организация, в которую принимается сотрудник
  • установите флаг Есть второй документ-основание, если нужно указать второй документ-основание для кадровых мероприятий электронной трудовой книжки
  • поле Сотрудник заполняется значением по умолчанию из справочника Сотрудники
  • в поле Принять на работу укажите дату приема сотрудника на работу (в нашем примере – 01.04.2020)
  • в поле Подразделение укажите структурное подразделение, в которое производится прием физического лица, из справочника Подразделения (Главное Организации Подразделения)
  • в поле Должность укажите должность сотрудника из справочника Должности (Зарплата и кадры Должности)
  • если трудовая функция указана для должности, то поле Трудовая функция заполняется автоматически. В противном случае поле заполните, при необходимости, вручную из одноименного справочника, создав соответствующий элемент. Сведения указанные в данном поле будут отражены в сведениях о трудовой деятельности.
  • в поле Испыт. срок (мес) укажите количество месяцев испытательного срока, если сотрудник принимается на работу с испытательным сроком. Продолжительность испытательного срока вводится в программу только для указания в печатной форме приказа о приеме по форме № Т-1. Согласно ст. 70 ТК РФ испытательный срок для большинства сотрудников не может превышать трех месяцев, а для некоторых категорий – не более шести. При заключении срочного договора на срок от 2 до 6 месяцев – не более двух недель
  • в поле Вид занятости выберите из предложенного перечня: Основное место работы, Внешнее совместительство, Внутреннее совместительство. По умолчанию предлагается вид занятости – Основное место работы
  • в поле Оклад укажите размер оклада. По ссылке Доплаты укажите плановые начисления, необходимые ежемесячно производить в пользу сотрудника в соответствии с условиями заключенного трудового договора
  • поле Аванс будет доступно если в настройках учета зарплаты (Зарплата и Кадры — Настройки зарплаты Порядок учета зарплаты) в разделе Размер аванса переключатель установлен в положение Устанавливается индивидуально каждому сотруднику. Выберите способ расчета аванса из предложенного перечня: Фиксированной суммой, Процентом от оклада и укажите сумму аванса или процент от оклада. По умолчанию предлагается Процентом от оклада 40%. В нашем примере – Фиксированной суммой
  • поле Условия приема заполняется автоматически, но при необходимости его можно изменить
  • ссылка Подписи открывает окно с полем Руководитель и его должностью, данные автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочника Организации (Главное Организации Подписи) для заполнения полей приказа о приеме на работу
  • Провести
  • при установленном флаге Запись электронной трудовой книжки прием на работу будет отражен в сведениях о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД. Если нажать кнопку Зарегистрировать, то по кадровому мероприятию автоматически будет сформирован документ Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД. Чтобы посмотреть форму СЗВ-ТД по сотруднику, нажмите на соответствующую ссылку. После того как по данному кадровому мероприятию будет проведен документ Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД кадровый документ Прием на работу становится недоступным для редактирования, о чем выводится соответствующее предупреждение, что данные по этому мероприятию переданы в ПФР. Обратите внимание! Если при наличии проведенного СЗВ-ТД что-нибудь изменить в кадровом документе (с помощью Еще – Разблокировать документ), прежняя запись регистрируется как отмененная. После повторного проведения измененного или снятого с проведения документа сформируется новое мероприятие.
  • в поле Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы можно указать способ ведения трудовой книжки, который выбрал новый сотрудник на прежнем месте работы — В бумажном виде или В электронной форме и дату заявления. В дальнейшем при автоматическом формировании списка сотрудников о выборе ведения их трудовой книжки (в документе Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности) будет учтено, что такие сотрудники уже сделали свой выбор (в программе регистрируются сведения о заявлении и то, что они были переданы в ПФР), и они не будут автоматически попадать в список сотрудников по кнопке Заполнить
  • при приеме на работу после 01.01.2021 можно указать, что это первый прием на работу сотрудника (переключатель в положении Начало). Если переключатель установлен в положении Начало, то считается, что по сотруднику ведется только электронная трудовая книжка, а бумажная – нет
  • Документы при приеме сотрудника на работу - Ответ Бухгалтера
  • Документы при приеме сотрудника на работу - Ответ Бухгалтера
  • Документы при приеме сотрудника на работу - Ответ Бухгалтера
  • нажмите на кнопку Еще – Изменить форму, если необходимо изменить документ Прием на работу. Изменение документа приведет к отмене ранее переданных сведений в ПФР

Документы при приеме сотрудника на работу - Ответ Бухгалтера

  • По кнопке Печать — Печать о приеме (Т-1) можно сформировать и вывести на печать приказ о приеме на работу по унифицированной форме Т-1.
  • В поле Выплата зарплаты укажите способ выплаты зарплаты: Наличными, По зарплатному проекту или На счет в банке. При выборе По зарплатному проекту по ссылке Заполнить лицевой счет нужно заполнить реквизиты зарплатного проекта и номер лицевого счета сотрудника. При выборе На счет в банке по ссылке Заполнить банковский счет нужно заполнить банковский счет сотрудника.

Документы при приеме сотрудника на работу - Ответ Бухгалтера

Документы при приеме сотрудника на работу - Ответ Бухгалтера

  • В поле Налог на доходы по ссылке можно ввести заявление на стандартные вычеты, уведомление о праве на имущественный или социальный вычеты, доходы с предыдущего места работы, статус налогоплательщика (по умолчанию – Резидент), информацию об авансовых патентных платежах (для сотрудников, являющихся иностранными гражданами или лицами без гражданства из безвизовых стран, временно пребывающими на территории РФ, осуществляющих трудовую деятельность по найму в РФ на основании патента). ОК.

Документы при приеме сотрудника на работу - Ответ Бухгалтера

  • В поле Условия страхования по ссылке измените при необходимости статус застрахованного лица (по умолчанию – Граждане РФ

Сведения, подаваемые в ФСС при приеме сотрудника на работу

И снова здравствуйте. В новый год с новыми отчетами. На это раз порадовал нас и ФСС. С  1 января 2022 года при приеме на работу сотрудника работодателю необходимо в течение 3 дней предоставить в ФСС сведения, которые необходимы для перечисления ему пособия.

Сведения должны содержать ФИО сотрудника, дату рождения, СНИЛС, ИНН (при наличии), а также способ перечисления и реквизиты либо отметку о  том, что физическое лицо не является сотрудником организации.

Кроме того, при изменении каких-либо переданных в ФСС сведений, также необходимо отправить сведения в ФСС.

Давайте рассмотрим как сформировать такой отчет в программах 1С: Бухгалтерия и Зарплата и управление персоналом.

 Начнем с программы 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3.

Итак, мы принимаем сотрудника на работу. При оформлении документа Прием на работу у нас есть самый простой способ создать необходимый отчет, не откладывая его на три дня. Ведь точно же забудем. Поэтому прямо из приема на работу по кнопке Создать на основании формируем отчет в ФСС:

Читайте также:  Виды издержек - Ответ Бухгалтера

Документы при приеме сотрудника на работу - Ответ Бухгалтера

В этом отчете внимательно проверяем сведения о способе выплаты пособия. Если вы не внесли реквизиты счета сотрудника, то по умолчанию способ выплаты встанет Почтовым переводом. После проверки отправляете отчет в ФСС (если конечно вы сдаете отчетность через 1С-Отчетность):

  • Документы при приеме сотрудника на работу - Ответ Бухгалтера
  • Если все-таки вы не сразу сделали отчет при приеме на работу, то можно не заходя в кадровый документ в заделе Зарплата и кадры Страховые взносы находим Сведения о застрахованных лицах (ФСС).
  • Документы при приеме сотрудника на работу - Ответ Бухгалтера

В открывшейся форме мы можем создать отчет по каждому сотруднику. И отсюда же можно отправить отчет в фонд или вывести на печать сведения о застрахованных лицах, если вы будете сдавать отчет на бумажном носителе.

Документы при приеме сотрудника на работу - Ответ Бухгалтера

Аналогичный порядок действий и в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. Можно создать отчет сразу из документа Прием на работу. Отчет выглядит абсолютно так же, как и в программе 1С:Бухгалтерия

  1. Документы при приеме сотрудника на работу - Ответ Бухгалтера
  2. Или же, в разделе Кадры можем открыть список всех сведений о застрахованных лицах:
  3. Документы при приеме сотрудника на работу - Ответ Бухгалтера
  4. В этой форме также мы можем подготовить сведения, отправить в ФСС или распечатать.

Предвижу вопрос, про сведения на уже работающих сотрудников. Пока никаких официальных сведений по этому вопросу нет, но в одном из семинаров заместитель главы департамента информационных технологий и защиты информации ФСС посоветовал работодателям подать сведения и на них.

Следующий вопрос, который возникает при прочтении множества источников на эту тему такой: пишут, что при увольнении сотрудника сведения в ФСС тоже нужно подавать с отметкой о том, что данный человек у вас уже не работает. Но вот как и где поставить эту отметку, я ответа на этот вопрос не нашла. Т.е.

никакой отметки пока нет даже в печатной форме этого отчета, которая выгладит как сообщение работодателю основных сведений и никаких флажков о том что человек уже не работает поставить негде. Ну и в программах 1С из документа Увольнение эти сведения конечно сформировать нельзя.Документы при приеме сотрудника на работу - Ответ Бухгалтера

Следующий вопрос, который возникает у меня как у бухгалтера: какое наказание за несвоевременное предоставление информации? Закон № 255-ФЗ был дополнен статьей 15.2, действующей с 01 января 2022 года, в которой предусмотрены следующие штрафные санкции:

Штрафы за нарушения при подаче в ФСС сведений для выплаты пособий

Нарушение Сумма штрафа
Отказ в представлении или непредставление в установленный срок страхователем в территориальный орган страховщика документов (их копий, заверенных в установленном порядке), необходимых для осуществления контроля за полнотой и достоверностью сведений и документов, представляемых для назначения и выплаты страхового обеспечения, 200 руб. за каждый непредставленный документ
Представление страхователем недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, повлекшие излишне понесенные расходы на выплату страхового обеспечения 20% излишне понесенных фондом расходов, (максимум 5 000 руб., минимум 1 000 руб.)
Нарушение страхователем установленного настоящим Федеральным законом срока представления страховщику сведений, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения 5 000 руб.

Пока для нас главная – это последняя строка таблицы – нарушение сроков предоставления сведений. Не забываем – срок подачи сведений 3 дня.

В сегодняшних реалиях сдаем отчет при приеме на работу и внимательно следим за дальнейшими разъяснениями.

https://www.youtube.com/watch?v=TS5vV4fbp9o\u0026pp=ygVx0JTQvtC60YPQvNC10L3RgtGLINC_0YDQuMKg0L_RgNC40LXQvNC1INGB0L7RgtGA0YPQtNC90LjQutCwINC90LDCoNGA0LDQsdC-0YLRgyAtINCe0YLQstC10YIg0JHRg9GF0LPQsNC70YLQtdGA0LA%3D

С уважением, руководитель службы заботы ВЦ «Б-СОФТ» Буданова В.В.

Прием на работу сотрудника

Ни одна компания в мире не может обойтись хотя бы без одного наемного работника. Ведь кто-то должен составлять отчёты, подписывать договоры, платить налоги и осуществлять платежи.

Не зависимо от должности такого сотрудника, отношения между ним и фирмой должны быть оформлены официально. Часто большие компании пренебрегают этим правилом.

И себе же во вред – рано или поздно контролирующие органы накажут за это.

Документы при приеме сотрудника на работу - Ответ Бухгалтера

Перед приемом сотрудника на работу может понадобиться пройти определённую процедуру, например: собеседование, конкурсный отбор на должность, тестирование на соответствие профессиональным требованиям и обязанностям, медосмотр и т.д.

Такую информацию, как правило, указывают в описании к вакансии или сообщают соискателю лично. На этом же этапе компания захочет проверить, не имеет ли будущий сотрудник ограничений на занятие отдельными видами деятельности (ст. 351.

1 Трудового кодекса РФ).

Список запрашиваемых документов при трудоустройстве

Компания и потенциальный сотрудник могут заключить между собой гражданско-правовой или трудовой договор. Если в первом случае речь идет о непродолжительных отношениях или разовых сделках между сторонами, то при найме персонала в штат всегда подписывается только трудовой договор.

Прием сотрудника-гражданина РФ на работу оформляется на основании таких обязательных документов:

  • оригинала паспорта;
  • трудовой книжки. Если на предыдущем месте работы она велась в электронном, а не в бумажном виде, то нужно будет предоставить информацию о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК России). Если же человек устраивается на первое место работы, и трудовой договор будет заключаться впервые, указанные документы не подаются;
  • документации воинского учёта (её подают только военнообязанные и призывники);
  • копии СНИЛС;
  • данных о наличии специальных знаний или необходимой подготовки (если, к примеру, будущий сотрудник должен будет выполнять определенные виды работ, специфические функции или высококвалифицированные виды работ при вступлении на должность, выполнение задач на которой требует от исполнителя определенной квалификации либо специальных навыков);
  • документа об образовании (полученной специальности / специализации);
  • при приеме на должность, которая, согласно Трудовому кодексу РФ или другому специальному законодательству, сопряжена с ведением деятельности, к осуществлению которой допуск лиц с судимостью, или лиц, преследуемых уголовным законом запрещен – соответствующей справки из МВД.

Перечень указанных выше документов не является исчерпывающим. В некоторых случаях работодатель может потребовать предъявления дополнительных сведений либо информации, установленных Трудовым кодексом, специальным законодательством или иными нормативными актами.

Документы при приеме сотрудника на работу - Ответ БухгалтераЕсли соискатель отвечает требованиям к работнику при приеме на работу, которые установил работодатель, успешно прошел собеседование и получил согласование на должность, он передает оригиналы указанных выше документов сотруднику отдела кадров или другому уполномоченному лицу.

Информация из них также переносится в личную карточку сотрудника, после чего оригиналы возвращаются их владельцу. Трудовая книжка передается организации-работодателю. Данные о ней заносятся в Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним (форма документа предусмотрена Постановлением Министерства Труда 10 октября 2003 г. No69).

Согласно трудовому законодательству (ст. 64.1 ТК РФ), новый работодатель должен уведомить предыдущего о приеме на работу бывшего гослужащего в срок, равный 10 календарным дням, следующим за днем заключения трудового договора или договора ГПХ (ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ).

В ряде случаев процесс приема на работу включает также прохождение соискателем медосмотра. Так, лица, которым на момент трудоустройства не исполнилось 18 лет, а также другие граждане в случаях, установленных специальным трудовым законодательством или другими нормативными документами, при подписании трудового договора обязаны пройти обязательный медосмотр.

Документальное оформление сотрудника на должность

Процедура приема на работу сотрудника в штат компании выглядит следующим образом:

1. Получение заявления. Очень часто до официального зачисления работника в штат компания просит его написать письменное ходатайство о приеме на работу. Однако это, согласно общим правилам трудоустройства, не является обязательной частью оформления при приеме на работу. Исключение – соискатели на должность в государственной или муниципальной организации.

Заявление пишут в свободной форме, на имя руководителя. При этом у каждой компании, как правило, есть свой образец, утверждённый внутренней нормативкой. Готовый документ подлежит регистрации в установленном работодателем порядке, например в Книге регистрации обращений сотрудников.

2. Ознакомление сотрудника с внутренними нормативными документами компании. К ним относят коллективный договор (если есть), правила внутреннего трудового распорядка, правила и техника безопасности, должностные инструкции и т.д.

Перечень самых важных внутренних нормативных документов, которые должен изучить сотрудник, часто включают в трудовой договор. Как и фразу о том, что его подписанием он подтверждает факт ознакомления с нормативными актами предприятия.

В связи с тем, что действующий Трудовой кодекс РФ прямо не регулирует порядок ознакомления сотрудника с обязательной нормативкой компании, на практике применяют и другие форматы. Один из них — подписание специалистом ознакомительного листа к каждому такому внутреннему акту. Как это будет происходить в вашем случае, уточните у работодателя перед заключением трудового договора.

3. Трудовой договор. Этот документ подписывается сторонами — работодателем и сотрудником — в простой письменной форме, чаще всего в двух экземплярах. В нём фиксируются основные (ч.ч.1-2 ст. 57 ТК РФ) и дополнительные условия (ч.4 ст. 57 ТК РФ).

4. Подписание договора о полной материальной ответственности (МО). Этот документ заключается при приеме на работу нового сотрудника исключительно в случаях, установленных специальным законодательством.

Так, он может быть подписан только с лицом, которому уже исполнилось 18 лет, и которое будет иметь прямое отношение к обслуживанию или использованию денежных средств, товарно-материальных ценностей или других активов компании.

Виды работ, категории сотрудников, с которыми следует заключать договоры о материальной ответственности, а также их типовые формы утверждаются в порядке, предусмотренном действующим трудовым законодательством РФ.

ВАЖНО! Одновременное подписание трудового и договора МО избавит работодателя и потенциального сотрудника от недоразумений в будущем.

Так, работник, который прошел процедуру приема на работу и подписал первый — трудовой — договор, может отказаться в последующем от подписания второго — договора о полной МО.

 Он может сослаться на то, что это с ним на собеседовании не обсуждалось, и если бы он знал об этом раньше, то не стал бы трудоустраиваться в эту организацию.

Документы при приеме сотрудника на работу - Ответ Бухгалтера

Принуждение к подписанию также может стать непреодолимым препятствием и для работодателя, который предоставляет доступ сотруднику к материальным и иным ценностям в связи с выполнением последним специального функционала, предусмотренного его должностной инструкцией.

Подписанные договоры (трудовой и МО) регистрируются в соответствующих реестрах (книгах или журналах). По одному экземпляру работодатель под подпись «экземпляр договора получил собственноручно» передает сотруднику, вторые – оставляет на хранение у себя.

Читайте также:  Путешествие по России - Ответ Юриста

5. Приказ о назначении на должность. При приеме на работу работодатель обязан выдать приказ, который не противоречит положениям подписанного сторонами трудового договора.

После этого сотрудника знакомят с ним под подпись. На это компании, согласно закону, отводится не более 3-х дней с момента, когда служащий приступил к исполнению своих обязанностей.

Регистрируют приказ в соответствующем журнале регистрации.

6. Внесение информации в трудовую книжку. По действующему законодательству о труде, работодатель должен вести электронные трудовые книжки на каждого штатного сотрудника, для которого работа на этом предприятии является основной, и который проработал у него более 5 дней. Исключение составляют работодатели-физлица, которые не зарегистрированы в качестве ИП.

Данная норма законодательства о труде не распространяется на случаи, когда трудовая книжка на сотрудника не ведётся. Информацию о трудовой книжке вносят в Книгу учёта движения этих документов и вкладышей к ним. Трудовую книжку регистрируют в момент передачи её работником своему работодателю.

7. Формирование личной карточки сотрудника. Со всеми записями, которые заносятся в трудовую книжку (о вступлении в должность, переводе, увольнении и т.д.), её владельца знакомят под подпись в личной карточке, так как в ней повторяются внесённые в трудовую записи. Регистрация личной карточки проходит в порядке, установленном самой компаний.

8. Принятие на работу нового сотрудника завершается его включением во внутренние нормативные документы фирмы. К ним относят Табель учёта рабочего времени и расчёта заработной платы, а также другие обязательные документы.

Порядок действий работодателя после принятия на работу первого сотрудника

После того, как Вами в штат компании будет оформлен первый сотрудник, необходимо будет регулярно выполнять следующие действия: вести учёт отработанных им дней, начислять и дважды в месяц выплачивать заработную плату, осуществлять расчёт налогов и обязательных взносов, регулярно предоставлять отчёты по персоналу в установленные законом сроки. Так, к примеру, отчёт по форме СЗВ-ТД подается не позднее дня, следующего за днём приема или увольнения сотрудника.

Если вы не готовы сами заниматься этими вопросами, то смело можете отдавать эту рутину специалистам нашей компании. 

Все кадровые вопросы мы берем на себя — налоги, документы, приемы и увольнения!

  • Трудоустроим сотрудников и рассчитаем им зарплату.
  • Оформим отпуск или выплату по больничному листу.
  • Проконсультируем по вопросам привлечения иностранных работников и поможем уведомить ФМС.
  • Подготовим все кадровые документы и вовремя отправим отчетность.

Если Вы только хотите принять нового сотрудника иностранного гражданина, то читайте нашу статью, в которой разобраны нюансы касающиеся приема иностранных граждан.

Документы при приёме на работу

При приёме на работу соискателю необходимо собрать пакет документов, необходимых для заключения трудового договора. Расскажем, какие документы входят в этот перечень и какие нюансы нужно учитывать при трудоустройстве по совместительству, а также в случае приёма на работу иностранцев и несовершеннолетних граждан

В статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации определён следующий перечень:

  • паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
  • трудовая книжка (гражданам, которые устраиваются на работу впервые, работодатель оформляет трудовую самостоятельно — в электронном виде);
  • СНИЛС (кроме случаев, когда соискатель трудоустраивается в первый раз — работодатель оформляет данный документ сам);
  • документы воинского учёта (например, военный билет или приписное свидетельство) — для военнообязанных граждан;
  • документ об образовании — если для работы требуются специальные умения, навыки, знания;
  • справка о наличии или отсутствии судимости у соискателя;
  • справка о наличии или отсутствии административных наказаний за употребление наркотических средств (психотропных веществ) без назначения врача.

Дополнительные документы, необходимые при приёме на работу

Помимо документов из перечня, установленного трудовым законодательством, работодатель при устройстве на работу может запросить от соискателя дополнительные бумаги. Их список включает в себя следующие документы:

  • индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) — необходим бухгалтерии в целях облегчения налогового учёта, предоставления налоговых вычетов сотруднику, а также справок о доходах;
  • справка по форме 2-НДФЛ — используется бухгалтерией при расчёте листков нетрудоспособности для подсчёта среднего заработка сотрудника;
  • Свидетельства о браке и рождении детей. Используются для оформления полисов ДМС (если есть у компании), предоставления социальных налоговых вычетов;
  • справка о регистрации по месту пребывания — если адрес фактического проживания отличается от адреса прописки.
  • Также работодатель может запросить фотографии для оформления пропуска или для личной карточки работника.
  • В зависимости от должности список может также включать документы, которые предусмотрены отраслевыми соглашениями и законодательными актами.
  • Совместительство разделяют на два вида: внутреннее, когда работник выполняет дополнительные функции внутри одной организации, и внешнее, когда сотрудник работает в разных компаниях.
  • Чтобы трудоустроиться по внешнему совместительству, потребуются (статья 283 ТК РФ):

Сегодня для подписания трудового договора новым сотрудникам уже не нужно посещать офис с личным визитом. Изменения в трудовом законодательстве позволяют это сделать удалённо. Для этого работодателю необходимо перевести кадровое делопроизводство в электронный формат и организовать электронный документооборот. Чтобы внедрить кадровый электронный документооборот в вашей организации, подключите сервис Астрал iКЭДО. С его помощью вы обеспечите работников необходимыми инструментами для подписания электронных документов и их хранения.

  1. Паспорт.
  2. Документы, подтверждающие образование или квалификацию (при необходимости).

Дополнительно могут потребоваться:

  • выписка из трудовой книжки;
  • справка с основного места работы, которая подтверждает отсутствие опасности для жизни и здоровья соискателя (если работа совместителя связана с воздействием вредных и опасных факторов
  • справка, регламентирующая взаимодействие с транспортом или промышленным оборудованием в рамках должностных обязанностей.

Запись о совместительстве в трудовой книжке делается по личной инициативе работника. Для этого ему необходимо подать заявление на имя руководителя.

Трудоустройство иностранных граждан

Чтобы официально устроиться на работу в России, иностранному гражданину нужно разрешение от Государственной Миграционной службой.

Приём иностранца на работу происходит в следующем порядке

  • работодатель проверяет, в каком статусе кандидат находится на территории РФ (временное пребывание, временное проживание, постоянное проживание) и изучает его миграционные документы;
  • соискатель ознакомляется с внутренними регламентирующими положениями, правилами трудового распорядка;
  • оформляется трудовой договор;
  • работодатель подготавливает и издаёт приказ о приёме сотрудника на работу;
  • оформляется личная карточка работника, сотрудник даёт разрешение на обработку персональных данных.

Трудоустройство несовершеннолетних

В список обязательной документации при устройстве несовершеннолетних на работу входят:

  • паспорт;
  • ИНН;
  • медицинская справка по форме 086у (оригинал и копия);
  • трудовая книжка (если имеется);
  • справка, свидетельствующая об отсутствии или наличии судимости, а также административных правонарушений;
  • письменное согласие родителей на трудоустройство несовершеннолетнего;
  • письменное согласие родителей на обработку персональных данных;
  • направление из Центра занятости населения.

Прием сотрудника на работу: 14 шагов

Прием на работу — процедура, без которой не обходится ни один работник. Эта процедура превращает просто гражданина в работника компании. Как происходит превращение? Давайте посмотрим.

Шаг 1. Принятие решения о приеме на работу

Во многих компаниях приему работника предшествует многоступенчатая система собеседований, тестов, сбора рекомендаций. Проверяйте работника как считаете нужным, не нарушая его права. Например, не забудьте взять его согласие на получение персональных данных от предыдущих работодателей.

Шаг 2. Проведение медосмотра (если предусмотрено законодательством)

Категории лиц, подлежащих медосмотру, перечислены в различных нормативных актах. Проверьте, не обязаны ли вы направить кандидатов на работу на предварительный медосмотр. И если обязаны — выдайте направление на медосмотр. После окончания медосмотра получите у работника медицинское заключение о том, что противопоказаний для работы не выявлено.

Шаг 3. Проверка документов

Работник явился для оформления на работу. Обязательно проверьте, в порядке ли его документы:

  • Паспорт.
  • Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
  • Трудовая книжка (или  сведения о трудовой деятельности).
  • Документ воинского учета (для военнообязанных).
  • Документ об образовании или наличии специальных знаний (если требуется).

Для некоторых категорий требуются и иные документы, например, справки об отсутствии судимости (педагоги), справку с основного места работы (совместители во вредных условиях), и т.д.

Шаг 4. Заполнение анкеты (не обязательно)

Нередко в кадровых службах практикуют заполнение анкеты, автобиографии. Предлагайте анкету, если вам это удобно, законодательством это не предусмотрено.

Шаг 5. Заключение трудового договора

А вот трудовой договор с работником компания обязана заключить не позднее трех рабочих дней со дня допущения до работы (ст. 67 ТК РФ), при этом трудовой договор должен содержать обязательные сведения и обязательные условия (ч.1 ст. 57 ТК РФ). Отсутствие трудового договора грозит внушительным штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ.

Шаг 6. Заключение договора о материальной ответственности (при необходимости)

Если в должностные обязанности работника входит непосредственное обслуживание материальных ценностей (например, продавцы, кассиры, кладовщики, экспедиторы), то заключите с ними договоры о материальной ответственности, иначе вы не сможете взыскать с сотрудников ущерб в случае недостачи.

Шаг 6. Издание приказа о приеме на работу

На основании трудового договора оформляется приказ о приеме на работу. Такой приказ оформляется по форме № Т-1 или по собственной форме, разработанной компанией.

Шаг 7. Оформление трудовой книжки

Работодатель обязан вести трудовые книжки на работников, кроме (ст. 66 ТК РФ):

  • Работник проработал менее 5 дней.
  • Работник —  совместитель.
  • Дистанционный работник с согласия работника (ст. 312.1 ТК РФ).
  • В случае, если работник отказался от ведения трудовой книжки в бумажном виде.

Заполните трудовую книжку согласно Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Шаг 8. Оформление личной карточки

Как правильно оформить прием на работу

Работа

/ 16 февраля 11:00

Наконец-то самое тяжелое позади: вы нашли сотрудника, договорились о зарплате и даже познакомили с командой. Осталось правильно оформить его на работу. Как это сделать — рассказываем в статье.

Разбираемся, в каком порядке проходит устройство на работу и какие документы для этого нужны

Понять с первого взгляда, что кандидат идеально вольется в команду, невозможно. Поэтому сначала работодатель почти всегда дает тестовое задание и по его итогам приглашает на собеседование. На нем стороны обсуждают обязанности, предстоящие задачи, зарплатные ожидания и другие условия работы. 

Читайте также:  Форма п (услуги) — инструкция по заполнению - Ответ Бухгалтера

Если собеседование проходит успешно, компания проверяет, нет ли законодательных препятствий для найма человека. Это может касаться:

  • возраста: на некоторые места нельзя устраиваться несовершеннолетним;
  • пола: женщин не допускают к работе с особо тяжелыми или опасными условиями труда;
  • наличия судимости: нельзя быть педагогом и работать с детьми;
  • отсутствие патента у иностранца;
  • судебного запрета на работу в конкретной сфере. 

Отнести эти два этапа к приему нельзя, ведь человеку могут отказать в трудоустройстве. Поэтому условно назовем их «неофициальными». 

Если работодатель доволен собеседованием, а законодательных препятствий для найма нет, будущему сотруднику направляют оффер или перезванивают. Но это все еще не говорит о получении работы.

В некоторых компаниях после собеседования следует проверка службой безопасности, согласование кандидата с руководителем или вышестоящими органами. И только после этого человек получает заветную должность, а работодатель переходит к оформлению. Оно проходит в несколько этапов. 

Передача документов

Все начинается с того, что сотрудник передает документы:

  • паспорт;
  • СНИЛС;
  • трудовую книжку;
  • военник (только для военнообязанных); 
  • диплом и сертификат об образовании.

Если человек устраивается на работу впервые, трудовую книжку заводит работодатель. Все бумаги можно предоставить электронно, если это возможно.

При приеме на определенные должности список документов может быть шире. Например, для работы в общепите понадобится медкнижка.

Иногда сотрудники из отдела кадров просят приложить к бумагам несколько фото. Они нужны для удостоверения и листка по учету кадров. 

Если вы устроились на новую работу, вам точно понадобится зарплатная карта. Пользуйтесь Халвой на платежной системе «Мир» и получайте двойные бонусы! 

В Совкомбанке вы можете оформить карту «Халва» на платежной системе «Мир». Все соцвыплаты будут автоматически поступать на вашу карту. Кроме того, вы получите массу преимуществ повышенный кешбэк, процент на остаток и беспроцентную рассрочку!

Проходить медосмотр должны не все. В Трудовом кодексе есть список профессий, для которых он обязателен. Среди них работники:

  • опасных и вредных производств;
  • медицинских организаций;
  • торговли;
  • управляющие транспортом;
  • пищевой промышленности и общепита;
  • детских учреждений;
  • занятые косметологическими услугами; 
  • трудящиеся на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях;
  • сферы водоснабжения;
  • трудящиеся на вахте и другие.

Это обязательство также распространяется на несовершеннолетних. 

По закону направляет на медосмотр работодатель. Расходы на обследования ложатся на его плечи.

После приема сотрудник получает справку о профпригодности и передает ее в отдел кадров. Этот этап проходят обязательно до подписания трудового договора. 

Оксана Васильева, к.ю.н., доцент Департамента правового регулирования экономической деятельности Финансового университета при правительстве РФ:

«В определенных случаях работодатель вправе требовать прохождения медицинского осмотра и не только при трудоустройстве, но и раз в течение определенного периода работы.

При этом медосмотры могут быть обязательны и в целях охраны здоровья населения, предупреждения возникновения и распространения заболеваний. По закону работники, переболевшие COVID-19, проходят углубленный медосмотр.

Иногда работникам необходимо обследоваться у врачей узкого профиля.  Например, тем, кто занят на работах с вредными и опасными условиями труда. При работе с неорганическими соединениями азота им обязательно  надо пройти дерматовенеролога, оториноларинголога и офтальмолога, с кадмием и его соединениями – хирурга.

По общему правилу, любое прохождение медосмотра оплачивает работодатель. А если это сделал работник, он вправе требовать компенсации. Имейте в виду, что трудовой день, в течение которого работник проходил осмотр, подлежит оплате по общим основаниям».

Подача заявления

Следующий шаг — подача заявления. По закону человек не обязан его писать, поэтому установленного образца для этого нет. Несмотря на это, многие работодатели не начинают сотрудничество без заявления о приеме на работу. 

После этого бумага попадает на стол директора компании или сотрудника, ответственного за найм новых работников. Он визирует ее и просит подготовить приказ о приеме на работу.

Ознакомление с правилами и нормативами компании

До заключения договора сотрудника знакомят со всеми важными бумагами: нормативными актами, инструкциями и правилами.

Сделать это на словах недостаточно. Сотрудник должен прочитать и подписать каждую страницу и получить копию инструкций. 

Заключение трудового договора 

И вот мы дошли до главного этапа — подписания трудового договора. Его обязаны составить в течение трех дней с момента, когда сотрудник вышел на свое место. В договоре указывают:

  • наименование и адрес компании;
  • ФИО и паспортные данные сотрудника;
  • должность и подразделение;
  • обязанности;
  • дату начала работы;
  • срок действия договора (если он есть);
  • тарифную ставку;
  • режим работы и отдыха;
  • условия труда на рабочем месте; 
  • сведения о соцстраховании;
  • условия испытательного срока. 

Важно: изменить документ после оформления можно только по согласию обеих сторон. Новые условия закрепляют в дополнительном соглашении.

Договор подписывают сотрудник и работодатель. У каждого остается по одному экземпляру документа. Это необходимо, если кто-то из них решит выяснить трудовые отношения в суде. 

Если работодатель не спешит составлять договор, то грубо нарушает порядок приема на работу. Это грозит неприятностями от трудовой инспекции.

Издание приказа 

После заключения договора издают приказ о найме. На это у работодателя есть три дня. В приказе указывают: сведения о сотруднике, занимаемой им должности, испытательном сроке, режиме труда и условиях его оплаты. 

Приказ в отличие от заявления и договора составляют по унифицированной форме Т-1. Его также подписывают работодатель и сотрудник, после чего бумага идет в личную карточку второго. Помимо приказа в ней хранят заявление о приеме на работу, результаты медосмотра и копии документов работника.

Личную карточку заводят при найме сотрудника и ведут ее до увольнения. За ее основу берут бланк Т-2 или его утвержденный аналог. В нее прикладывают документы сотрудника и указывают личные и профессиональные сведения о нем. 

На некоторых должностях на человека дополнительно заводят личное дело. Например, его создают для госслужащих. 

Если это ваша первая работа, трудовую книжку заведут на месте

Заветная запись наконец-то появилась в трудовой книжке сотрудника — его прием на работу официально завершен. Заполняют ее по установленным стандартам из постановления правительства РФ.

Если у работника электронная книжка, сведения вносят через специальную систему.  

Начиная свое дело, важно собрать сильную команду. Один из способов мотивации для них — конечно же, деньги. На начальном этапе вы можете воспользоваться кредитом, чтобы платить сотрудникам достойную зарплату. Как только работа с ними даст свои плоды, вы вернете средства в многократном размере.

Совкомбанк поддерживает инициативы и начинания и предлагает кредит самозанятым сроком до 5 лет. Вы можете оформить кредит до 5 млн рублей на любые цели, предоставив минимальный пакет документов. Удобный калькулятор поможет рассчитать финансовую нагрузку и покажет, сколько нужно платить каждый месяц. Оформите заявку прямо сейчас, чтобы получить быстрое одобрение, а деньги доставит курьер.

Описывая этапы приема на работу, мы не раз останавливались на особых случаях. Обычно это касалось несовершеннолетних, иностранцев, госслужащих и тех, кто работает по совместительству. 

Во многом их трудоустройство ничем не отличается от стандартной процедуры, но нюансы все же есть. Предлагаем кратко рассмотреть каждый из них.

В России можно работать с 14 лет, а иногда даже с более юного возраста. Во всех случаях трудоустройство детей и подростков регламентирует закон ТК РФ. По нему дети должны:

  • проходить медосмотр;
  • трудиться в безопасных условиях;
  • работать в свободное от учебы время (до 15 лет);
  • получить письменное согласие взрослых (только в 14 лет). 

Если ребенок младше 14 лет, все документы для трудоустройства за него оформляют родители или опекуны, но только после согласования с органами опеки. 

Нанять иностранного работника без разрешения на работу или патента нельзя. Более подробно мы рассказывали в этом тексте.

Список документов для прибывших в Россию шире обычного. Кроме стандартного набора в него входят переведенные и нотариально заверенные иностранные документы, а также бумаги, разрешающие пребывание и работу в нашей стране.

Рабочее совместительство может быть внешним и внутренним. В первом случае человек трудится в двух разных компаниях, во втором — одном и том же месте, но с дополнительной нагрузкой. 

Для отдела кадров разница между ними лишь в хранении трудовой книжки. Если документ лежит на первом месте работы, на втором его не запрашивают. Однако по просьбе сотрудника ему могут выдать справку или копию приказа о найме. 

При внутреннем совмещении дополнительные документы не нужны, ведь они уже хранятся на работе. 

Важно: принимать на работу по совместительству несовершеннолетних нельзя.

Обычно студенты устраиваются на неполное рабочее время. Например, работают всего 16 часов в неделю. 

Особых тонкостей при их найме нет. Достаточно прописать этот пункт в трудовом договоре. 

В этом случае порядок приема практически не отличается от обычного. Единственное отличие в том, что сотрудник должен сообщить бывшему работодателю о новой работе.

Если ранее человек занимал высокую должность в госслужбе, дополнительно понадобится разрешение специальной комиссии. 

В некоторых случаях проверка документов может затянуться на несколько недель

Если работодатель неправильно оформил сотрудника или не сделал этого вообще, его ждут санкции. Сумма будет зависеть от проступка: 

  • за ошибки в трудовом договоре или его отсутствие — штраф до 100 тысяч рублей;
  • за несвоевременное оформление трудовой книжки или личной карточки — до 50 тысяч рублей;
  • за неправильное ведение трудовой книжки — до 50 тысяч рублей;
  • за отсутствие результатов медосмотра — до 50 тысяч рублей;
  • за отсутствие подписи при ознакомлении с документами — до 50 тысяч рублей. 

Чтобы избежать неприятностей с трудовой инспекцией, оформляйте новых сотрудников правильно. Надеемся, наш текст поможет вам избежать ошибки.

Для тех, кто ценит свое времяПодпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Гузель Хусаинова

Расскажу просто о сложном — как увеличить свой капитал, где хранить деньги, куда их вложить и как зарабатывать больше.