Участники международной коммерческой деятельности должны ориентироваться в узкоспециализированной документации, необходимой для предъявления на таможне при ведении внешней торговли.

Инвойс – обязательный грузосопроводительный документ при осуществлении экспортных операций. Мы расскажем о том, что представляет собой эта бумага, когда она необходима и как правильно ее заполнять.

Здесь же вы сможете ознакомиться с примерами бланков инвойсов и скачать образец.

Что такое инвойс?

В международной коммерческой практике инвойс (по-английски invoice) – это обязательный документ, предоставляемый экспортером покупателю, содержащий информацию о грузе, его особенностях и цене, условиях поставки, а также данные о продавце и покупателе. Документ отправляется вместе с экспортируемым грузом. Говоря простыми словами, инвойс на товар – это счет на оплату, который выставляет продавец груза (экспортер) иностранному покупателю (импортеру) при ведении ВЭД.

В практике внешней торговли используются два вида документа.

• Проформа-инвойс, который содержит предварительные сведения о товаре и его стоимости (используется, когда продукция поставляется бесплатно, либо экспортируется по частичной предоплате). Данные в документе не окончательны и могут уточняться до окончательной поставки товара (например, сумма оплаты, количество товара и пр.). Поэтому проформа-инвойс не может служить платежным документом. На основании этой бумаги впоследствии выписывают коммерческий инвойс на оплату товара, который и будет являться требованием к оплате.
• Коммерческий инвойс (или инвойс-фактура) – один из важных документов для оформления груза на таможне. Содержит точную информацию, не подлежащую корректировке, по нему оплачивается купленный товар, идет расчет НДС и таможенных сборов. Иногда коммерческий инвойс на экспорт может использоваться в качестве накладной на транспортируемый груз.

Законодательно фиксированного образца инвойса нет, при его составлении участники ВЭД придерживаются унифицированной формы счета, принятого ЕЭК ООН в Женеве (Рекомендация № 6, сентябрь 1983 г.

), а также руководствуются правилами, принятыми в международном коммерческом документообороте. Во внутренней торговле России вместо инвойса используется счет на оплату, который содержит меньше сведений.

Вопреки распространенному мнению, счет-фактура не является полным аналогом инвойса, так как первый предназначается лишь для расчета налогов.

Документ является обязательным к предъявлению на таможне при пересечении грузом границы и выполняет несколько важных функций:

• фиксирует точное количество и характеристики товаров, отправляемых в другое государство;
• свидетельствует о факте погрузки продукции на транспортное средство;
• является требованием к оплате покупателем стоимости груза в соответствии с условиями договора (сумма, переданная продавцу, должна строго соответствовать цене по инвойсу);
• служит основанием для начисления НДС и расчета таможенных сборов при импорте товаров.

Без предоставления на таможне этого документа товар не пересечет границу. Таким образом, выставление инвойса – это не просто выписка счета, он также может служить накладной на импортируемую продукцию.

Важно! Инвойс прилагается к любому типу международных отправлений, кроме докментов. Сумма к оплате за груз в инвойсе указывается в валюте, зафиксированной в договоре на поставку товара. Если валюта прописана одна, а оплата иностранным покупателем производится в другой, нужно отметить в документе курс и дату, когда будет выполняться пересчет.

Инвойс оформляется представителем компании, экспортирующей товар покупателю за рубеж. Это сотрудник, имеющий от предприятия полномочия на отправку материальных ценностей и подписание соответствующей документации. Представитель должен владеть английским языком (или языком страны, куда направляется груз).

Оригинал инвойса и 5 копий прилагаются к вывозимому товару (документы вместе с авиатранспортной накладной помещают в клейкий карман для международных отправлений). Один экземпляр обычно кладут внутрь упаковки груза.

Перед отправлением инвойса нужно обязательно еще раз проверить правильность и полноту информации, указанной в нем, а также наличие всех необходимых реквизитов. В случае несоответствий или неполных сведений таможня откажет в пропуске товара.

https://www.youtube.com/watch?v=OgE1idUwcBY\u0026pp=ygVh0KfRgtC-wqDRgtCw0LrQvtC1INC40L3QstC-0LnRgSDQv9GA0L7RgdGC0YvQvNC4INGB0LvQvtCy0LDQvNC4IC0g0J7RgtCy0LXRgiDQkdGD0YXQs9Cw0LvRgtC10YDQsA%3D%3D

В связи с тем, что унифицированного образца документа нет, его можно составлять в разных форматах. Наиболее удобный и распространенный вариант – заполнение готового фирменного бланка экспортера. Однако можно оформить инвойс и на обычном листе бумаги формата A4, причем как печатным способом, так и от руки. Затем документ распечатывают в необходимом количестве.

Заполняют документ обычно на английском языке, либо на языке, который понятен для обеих сторон торгового контракта. Есть практика двуязычного оформления инвойса (информация разделяется на 2 колонки – для отправителя и импортера). Следует учесть, что на таможне РФ потребуется перевод инвойса на русский язык (при заполнении на английском языке такое условие не выдвигается).

Особенности заполнения могут отличаться в связи с отсутствием четко прописанных правил, однако есть определенная информация, без которой выставить инвойс продавец не сможет. Итак, что должно быть обязательно указано в инвойсе?

1. Номер документа и дата его составления.
2. Реквизиты (полное наименование, юридический адрес) продавца.
3. Информация о получателе (имя, адресные данные) с указанием исполнителя расчетов.
4. Те же данные об импортере (в случае, если получатель – другое лицо).
5. Страна-производитель товара.
6. Страна, откуда импортируется груз.
7. Государство-импортер.
8. Номер и дата заключения контракта.
9. Условия поставки товара по стандартам Инкотермс.
10. Валюта расчета.
11. Условия оплаты с указанием банковских реквизитов и данных платежа (номера счета, сроков), с указанием пени за просрочку.
12. Номер транспортной накладной.
13. Опись товара (подробнее – далее).
14. Подпись экспортера.

Уполномоченное поставщиком лицо заверяет документ своей подписью и печатью компании-экспортера. Печать – не обязательный атрибут, достаточно подписи ответственного лица.

Внимание! Подпись покупателя не оговорена ни в одном международном и российском акте, поэтому ее отсутствие не считается нарушением, а требование таможенниками наличия этого реквизита в инвойсе не является законным и не подлежит удовлетворению.

Invoice

Инвойс, как уже было сказано выше, оформляют в 6 экземплярах: 1 оригинал на языке страны- импортера (или английском) и 5 копий. В некоторых случаях возможно оформление большего количества копий. Юридическая сила каждого документа одинакова.

Ключевым требованием при составлении инвойса, независимо от его формы, является максимально подробная опись товара. От полноты и достоверности указанных сведений зависят сроки прохождения таможни, а в результате – соблюдение условий контракта поставки. В этом разделе указывается следующая информация:

• наименование продукции;
• область применения товара;
• характеристики;
• материал изготовления;
• маркировка (серийные номера, артикул) и код ТН ВЭД (если имеются);
• номер и дата составления контракта о поставке;
• количество единиц груза;
• тип упаковки;
• единицы измерения продукции (шт., л, кг и т.п.);
• количество грузовых мест (объем, площадь, занимаемые товаром);
• цена единицы продукта;
• общая стоимость груза.

Внимание! Сокращения при описаниях товара не допускаются. Необходимо максимально подробно описать материал изготовления продукта (например, женские майки – материал хлопок 70%, эластан 30%, размер 48, цвет белый, торговая марка «Алегро» (Орловская трикотажная фабрика).

Существуют группы товаров со специфическими характеристиками, при их описании нужно указать дополнительную информацию.

• Биологические образцы. Указывается происхождение материала (животное, растительное, человеческое), цель вывоза, условия сохранения при транспортировке, сроки годности. К инвойсу прикрепляется копия разрешения с номером на вывоз груза.
• Текстиль. В инвойс вносится состав ткани, вид плетения (вязаное/тканое), предназначение (мужское/женское/детское). Если экспортируется образец, в инвойсе делается запись MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE («Образец ткани. Не для продажи»).
• Часы (настенные и настольные). В инвойсе отдельно прописываются стоимость корпуса изделия, гальванического элемента, количества камней, подвижных элементов.
• Товары сложной технической конструкции. Нужно перечислить, кроме характеристик, из чего они состоят.
• Химические средства. Дать максимально полное описание вещества (названия недостаточно), причем нужно сделать запись о том, что оно не подлежит контролю по нормам TSCA.
• Подарки. Сопровождаются полным описанием, с указанием стоимости и помечаются в инвойсе формулировкой Unsolicited gift.

Если стоимость подарка превышает 100 долларов (в каждой стране существуют свои рамки ограничений), такое отправление по прибытии подлежит таможенному оформлению и уплате пошлины (налогов).

Перед отправлением груза всю информацию, внесенную с коммерческий инвойс, нужно тщательно перепроверить. Особенно обратить снимание на такие моменты:

полный ли перечень товаров указан в документе

прописана ли цена каждой позиции и есть ли в документе информация о полной стоимости товара;

есть ли в инвойсе подпись экспортера.

Ошибки, неточности, неполно указанные сведения послужат причиной задержки на таможне и могут привести к нарушению сроков поставки товара, и в результате — к испорченным отношениям с торговым партнером. Во избежание рисков лучше обратиться к надежному таможенному брокеру.

Специалисты компании «Контакт Групп», обладая нужными знаниями и опытом в юриспруденции и логистике, проделают всю работу по оформлению документации и прохождению таможенных процедур за вас. Ваш товар прибудет в место назначения без задержки и лишних расходов на таможне.

Что такое инвойс?

Чтобы получить оплату за товар или услуги по международному договору, одного выставления счёта будет недостаточно. Согласно международным стандартам должен быть оформлен инвойс на услуги или продукцию. В этой статье мы разберём, что такое инвойс в таможне, рассмотрим пример инвойса, расскажем, как оплатить инвойс и познакомим с международными торговыми правилами Инкотермс.

Если организация не использует услуги таможенного представителя, то скорее всего, в её штате есть сотрудник с таможенным образованием, который может объяснить, что такое инвойс простыми словами.

Invoice это международный стандарт обозначения счёту на оплату. Этот документ продавец выставляет покупателю, обозначая свои требования по платежу. В счёт входят услуги, товары, их характеристики, условия контракта, сведения об его участниках. 

Если продавец передал товар покупателю и выполнил все условия, то у последнего возникают обязанности оплаты по инвойсу. В Российской Федерации нет аналогов инвойс спецификации. Иногда документ похож на счёт-фактуру, но они сильно отличаются по назначению. Инвойс нужен для валютного контроля, а счёт-фактура для налогового.

После того, как разобрались, что такое инвойс, нужно разобраться с его основными видами.

Нужно запомнить, что invoice такой международный счёт на оплату. Его выставляет продавец, когда исполняет все свои обязанности перед покупателем.

Оформление транспортной документации

Заполните форму обратной связи, и мы свяжемся с Вами в ближайшее время.

Основные виды инвойса

Международная коммерческая практика определяет два вида документа.

Коммерческий инвойс — это сопроводительный документ, служащий основанием для оплаты услуг продавца покупателем. Такой инвойс для таможни необходим, чтобы подтвердить, что деньги за границей получены легально.

ЦБ РФ говорит, что commercial invoice это обязательное условие для законности сделки.

Когда на счёт продавца поступают деньги от иностранной компании, то они блокируются банком на транзитном счёте до тех пор, пока сделка будет не подтверждена.

Каждый банк устанавливает свой список документов, который также зависит от суммы контракта. Если сумма сделки меньше 200000 рублей, то её можно подтвердить по упрощённым правилам.

Продавец заполняет форму-отчёт в электронном виде и предоставляет инвойс. Если сделка выше 3 млн рублей, то нужно ещё предъявить договор, который ставится банком на учёт и получает уникальный номер.

Таким образом финансовая организация будет контролировать эту сделку.

Иногда можно не составлять и не пересылать акты выполненных работ иностранному партнёру. В этом случае в инвойсе должен быть пункт, где заказчик подтверждает исполнение условий договора исполнителем. Оплачивая услуги по счёт инвойс, заказчик принимает работу и не выставляет претензий.

Начинающие сотрудники отделов по внешнеторговым сделкам часто спрашивают, что такое проформа инвойс. Объясним, что Proforma invoice это инвойс на предоплату. Он выписывается продавцом тогда, когда между ним и покупателем не согласованы условия и сумма сделки. Его нужно оформлять в случае, когда исполнитель оказывает услугу до утверждения условий, или заказчик вносит предоплату.

В чём отличие проформы и инвойса коммерческого типа? В первой нет чётких условий. Там не всегда указывают конечные сроки и окончательные цифры договора. Проформа инвойс — это такой документ, где нет требований об оплате, реквизитов. Только когда исполнитель и заказчик согласуют все условия сделки, первый выставит коммерческий счёт.

Чтобы не запутаться, что такое счёт проформа и коммерческий инвойс, следует помнить — у первого вида нет конкретных условий, он нужен для предоплаты, бронирования услуг/товаров исполнителя. Второй — сопроводительный документ, по которому сторона отчитывается перед валютным контролем.

Как правильно заполнить инвойс

Чтобы банк принял документ, перевёл с транзитного счёта деньги на счёт исполнителя, последний должен знать, как заполнять инвойс. Если проигнорировать его, либо отправить позже установленного срока, то государство может составить штраф, равный сумме международного контракта.

Чётких правил, как сделать инвойс, нет. Можно использовать любой образец инвойса. При заполнении важно указать следующие данные:

• ФИО, страну, компанию, её правовую форму, юридический и почтовый адреса.
• Дату составления и номер инвойса.
• Его предмет и услуги.
• Точная информация по всем позициям.
• Банковский счёт исполнителя, срок платежа.
• Цену и валюту.
• Способ передачи предмета договора.
• Подпись человека, выставляющего договор.
• Печать организации, если есть.

Инвойс может заполнить ЮЛ, ФЛ, ИП. Самый частый язык оформления — английский. Документ составляется в двух экземплярах, по одному на продавца и покупателя. Но рекомендуется сделать пять копий, которые могут затребовать разные службы.

Чтобы банк принял инвойс и провёл оплату за услуги, нужно правильно составить документ. Единого образца нет, важно учесть перечисленные пункты.

Правила описания товаров

Описывая услугу, не нужно сокращать слова и использовать общие фразы. В документе всё должно быть детально описано.

Желательно, чтобы такой инвойс, выставленный продавцом, совпадал по описанию с договором. Международный счёт должен содержать количество услуг и стоимость каждого товара/час работы.

Из-за ошибок оплата может затянуться, а банк «заморозит» деньги до выяснения обстоятельств.

Если отечественная компания предоставляет обучение сотрудников иностранной фирмы русскому языку, то в документе указывается:

• в названии — обучение русскому языку/ teaching Russian;
• в описании — обучение русскому языку для совершения внешнеэкономических сделок с российскими компаниями/Russian language training for foreign economic transactions with Russian companies;
• в стоимости часа работы — 80 USD;
• в общем количестве часов — 500.

Характер услуги, стоимость, количество часов лучше списывать с текста договора. Нельхя сокращать и указывать общую информацию. Всё должно быть детально расписано, чтобы у проверяющих органов было меньше вопросов.

Образцы инвойсов на русском и английском

На нашем сайте вы можете посмотреть, как выглядит инвойс. Здесь можно скачать invoice образцы на русском и английском языках.

5 правил проверки инвойса

Следует помнить, что офф инвойс — это обязательный документ, который нужен для сделок. Чтобы транзакция прошла успешно, а валютный контроль не задавал лишних вопросов, нужно тщательно проверить международный счёт на:

• наличие оригинала и пяти копий;
• полноту описания товара. Если отсутствуют нужные данные, то доработать инвойс;
• стоимость товара. Она должна быть выражена в валюте определённого государства;
• пункт с объявленной ценностью. В документе должна быть её разбивка и общее значение;
• факт наличия подписи продавца. Этот пункт проверяется покупателем.

Оформление транспортной документации

Заполните форму обратной связи, и мы свяжемся с Вами в ближайшее время.

Что такое Инкотермс-2020?

В Инкотермс 2020 входят унифицированные правила, применяемые в мировой торговле. Они фиксируют права и обязанности каждой стороны договора. Правила являются аббревиатурами внешнеторговых терминов, которые отражают мировую коммерческую практику.

Само слово переводится с английского, как «международные коммерческие правила». Их история начинается с 1936 года, когда опубликовали первую редакцию. До 1980 года правила несколько раз редактировались. Но с этого момента страны договорились редактировать и обновлять Инкотермс каждые 10 лет. Последний раз он менялся в 2020 году.

Этими правилами нельзя заменить внешнеторговый контракт. С их помощью таможенные представители могут сократить или упростить его. В этих условиях не прописаны переход права собственности, стоимость товара и оплата.

Задача Инкотермса — фиксировать распределение обязательств и финансовых расходов между участниками внешнеэкономического договора.

Сюда входит оплата перевозки, страховка, работа с таможней, разные платежи и другие условия, которые должны согласовать между собой стороны.

В последней версии не произошло почти никаких изменений, поэтому декларантам будет ориентироваться во внешнеторговых сделках. Правила делятся на несколько групп: отгрузку, доставку, основные перевозки, оплаченные продавцом или покупателем.

Рассмотрим подробнее каждое из 11 правил:

1. EXW — Ex Works («Франко завод»). Правило означает исполнение обязательств продавцом в тот момент, когда он фактически передаёт покупателю свой товар. Передача может происходить на складе, торговой площадке и напоминает самовывоз. Продавец должен помочь с осуществлением таможенного оформления, но других действий делать не обязан. Все риски ложатся на покупателя. Ограничений по виду транспорта нет. Цена означает стоимость по инвойсу, включающую в себя конечную стоимость груза без доставки и таможенного оформления.
2. FCA — FreeCarrier («Свободный перевозчик»). Согласно статистике, почти половина всех товаров отгружается на этих условиях. По этому правилу продавец исполнил свои обязательства, если передал покупателю товар, загруженный на определённый транспорт в указанном месте и выпущенный таможенным органом в рамках экспорта. Все затраты несёт продавец, покупатель занимается только импортным оформлением. Можно выбрать любой транспорт. Продавец должен выставить инвойс, в цену которого входит стоимость груза вместе с экспортным оформлением и уплаченными пошлинами, но без доставки.
3. CPT — Carriage Paid To («Перевозка оплачена до»). Работа продавца считается выполненной в тот момент, когда он передаёт перевозчику товару, которую выпустила таможня в рамках экспорта. Все расходы до пункта назначения оплачивает продавец, и разгрузку и таможенную процедуру импорта — покупатель. Стороны могут выбрать любой вид транспорта. Цена CPT включает все затраты на продукцию, её полную стоимость, кроме расходов на разгрузку.
4. CIP — Carriage and Insurance Paid to («Перевозка со страховкой оплачены до»). Процедура похожа на предыдущую CPT, но в обязанности продавца входит ещё страховка продукции. Для данной процедуры подходит любой транспорт. Цена включает в себя все расходы, включая страховку. Но в стоимость не входит разгрузка.
5. DPU — Delivered Named Place Unloaded («Поставка до места разгрузки»). Обязательства продавца по контракту прекращаются тогда, когда он доставляет товар до назначенного места, проводит экспортную таможенную процедуру, уплачивает необходимые пошлины и сборы. Покупатель только отвечает за импортное оформление. Правило появилось вместо DAT в последней версии Инкотермса. Раньше местом доставки был только терминал, а сейчас может быть любая локация. Ограничений по виду транспорта нет. В цену такой счёт фактуры инвойса входит стоимость товара, таможенное оформление, ввозные пошлины, доставка. Это единственное правило, где продавец сам осуществляет разгрузку.
6. DAP — Delivered At Point («Поставка в пункте»). Обязательства продавца по международному контракту будут выполнены в том случае, если он передаст покупателю товары, которые к выгрузке в определённом месте. Груз должен быть выпущен таможней. В расходы покупателя входят только разгрузка и импортное оформление. Грузы можно перемещать любым транспортом. Цена по этому условию включает окончательную стоимость товара вместе с экспортным оформлением, уплаченными пошлинами, доставкой.
7. DDP — Delivered Duty Paid («Поставка с оплаченной пошлиной»). Продавец должен передать груз, готовый к выгрузке и прошедший ввозные и вывозные процедуры в таможне, покупателю. Все затраты, кроме разгрузки, ложатся на плечи продавца. Товары можно перевозить любым транспортом. В цену входят окончательная цена товара, таможенная очистка, пошлины и налоги, доставка.
8. FAS — Free Alongside Ship («Свободно вдоль борта судна»). Обязанности продавца исполнены, когда он передал груз покупателю, разместив его вдоль судового борта и пропустив его через процедуру экспорта. Покупателю придётся загружать груз, транспортировать его, оплачивать импортные пошлины. Используется только в речных и морских перевозках и является одним из старейших правил. Цена on invoice состоит из конечной стоимости груза, экспортного оформления и транспортировки до порта отгрузки, а также разгрузка на причале.
9. FOB — Free On Board («Свободно на борту»). Обязанности продавца считаются выполненными, когда он передаст покупателю товары, размещённые на судне и выпущенные таможенным органом. Условия применимы для морских и речных перевозок. Груз должен полностью находиться на судне. Покупателю остаётся разгрузить, доставить товар и заплатить импортные пошлины. Цена условия включает в себя полную стоимость продукции, транспортировку до порта отгрузки и экспортное оформление.
10. CFR — Cost And Freight («Цена и фрахт»). Продавец обязан передать покупателю груз, который размещён на корабле и выпущен таможней. Обязанности по фрахту остаются на продавце, а покупатель оплачивает импортные пошлины и разгрузку при прибытии. В оплату инвойса входят конечная цена продукции, экспортное оформление, ввозные пошлины, доставка до порта назначения.
11. CIF — Cost Insurance And Freight («Фрахт вместо со стоимостью и страхованием»). Термин похож на CFR, но в обязанность продавца входит также страховка продукции. Она добавляется к общей цене CIF.

Для того, чтобы партнёрам внешнеэкономических сделок было легче разделять обязанности по отгрузке, разгрузке, страховке, доставке и т.п., в 1936 году разработали свод правил. С 1980 года они меняются раз в 10 лет. Согласно последней редакции Инкотермс от 2020 года их 11 штук.

Инвойс (invoice): что это такое простыми словами

Инвойс (англ. invoice) — это международное обозначение счёта на оплату, выдаваемого продавцом покупателю в качестве требования платежа. Инвойс включает перечень услуг, их характеристики, условия сделки и сведения об ее участниках. Выписка документа указывает на то, что предмет сделки передан покупателю и у него появилась обязанность оплаты согласно указанным условиям.

Для получения оплаты за оказанные услуги от иностранных контрагентов недостаточно выставить обычный счёт. Международные стандарты предусматривают оформление инвойса.

Важно помнить, что инвойс нужен не в каждой внешнеэкономической сделке. Например, внутри Евразийского экономического союза (ЕАЭС) используют привычные счета на оплату и акты выполненных работ, то есть при расчетах между Арменией, Белоруссией, Казахстаном, Киргизией и Россией инвойсы не нужны.

Стася Шер

сооснователь контент-агентства 4X

В российской практике у инвойса нет аналогов. Часто его сравнивают со счётом-фактурой, хотя у этих документов разное назначение. Счёт-фактуру применяют для налогового контроля и отчёта по НДС. Инвойс на услуги необходим для валютного контроля, чтобы убедиться в законности получения оплаты.

Также нельзя сказать, что инвойс является иностранным вариантом классического счёта на оплату, применяемого в РФ. Если сравнивать международный и российский документооборот, то по юридической и бухгалтерской сути инвойс на услуги ближе всего к акту сдачи-приемки услуг.

В международной коммерческой практике различают два вида invoice: коммерческий инвойс и проформа-инвойс. Рассмотрим каждый из них более подробно.

Коммерческий инвойс

Коммерческий инвойс (commercial invoice), или инвойс-фактура — это вариант товаросопроводительного документа, который служит основанием для оплаты.

При оказании услуг инвойс необходим для валютного контроля, чтобы подтвердить легальность получения денег из-за границы. Это обязательное требование ЦБ РФ.

Когда на ваш счет поступают деньги от иностранного клиента, банк временно блокирует эти средства на транзитном счете. Далее у вас есть 15 дней, чтобы подтвердить сделку.

Состав пакета документов зависит от конкретного банка и суммы сделки. Когда сумма не превышает 200 тысяч рублей, действуют упрощенные правила. В этом случае достаточно заполнить электронную форму-отчёт и предоставить инвойс.

Если же сумма по сделке превышает 3 млн рублей при переводе или 6 млн рублей при получении, кроме инвойса потребуется предъявить договор. При этом банк ставит договор на учёт с присвоением уникального номера для контроля крупных сделок.

• При оказании услуг иностранным контрагентам можно обойтись без составления и пересылки актов выполненных работ. Для этого в инвойс включают примерно следующую формулировку:
• Полной либо частичной оплатой счёта-договора заказчик подтверждает, что нижеперечисленные условия договора исполнены в полном объёме с надлежащим качеством и в оговоренные сроки. 
• Если заказчик оплачивает услуги по invoice, следовательно, у него нет претензий и работа принята.

Проформа-инвойс

Инвойс-проформа (proforma invoice) — это предварительный счёт, который выписывает продавец услуг, если условия по сделке и величина оплаты ещё не согласованы. Оформление инвойса-проформы необходимо, если оказание услуги происходит до утверждения всех условий или клиент вносит частичную либо полную предоплату.

Например, иностранный заказчик заказал российскому веб-дизайнеру подготовку ряда материалов. Стороны ещё не договорились о полном объёме работ, но клиент хочет подтвердить серьёзность намерений и «забронировать место». Для этого он переводит предоплату в 500 долларов на основании proforma invoice, присланного веб-дизайнером.

От коммерческого инвойса проформа отличается отсутствием чётких условий. В документе необязательно указывать окончательные сроки и цифры. Кроме того, proforma не содержит требования об оплате, поэтому в ней может не быть реквизитов, если не предусмотрен аванс.

После согласования и утверждения всех условий сделки оформляют итоговый счёт — коммерческий инвойс.

Как правильно заполнить инвойс

1. Чтобы банк принял инвойс в качестве подтверждения и перевёл на ваш счёт деньги от заказчика, нужно верно заполнить документ.
2. При игнорировании инвойса или его несвоевременной отправке можно получить штраф до 100 % от суммы сделки за нарушение валютного законодательства.
3. Установленной формы invoice нет.

   Можно использовать любой вариант, важно лишь, чтобы в документе были указаны следующие сведения:

• Дата оформления и номер (опционально).
• Сведения о заказчике: ФИО клиента, наименование страны и компании, правовая форма компании, юридический и почтовый адрес.
• Предмет инвойса и количество услуг. В зависимости от требований заказчика указывают наименования услуг и их количество или название услуги и количество оплачиваемых часов.
• Детальное описание каждой позиции в указании предмета сделки.
• Цена и совокупная сумма сделки с обозначением валюты заказчика.
• Реквизиты банковского счёта исполнителя для оплаты и срок платежа.
• Порядок передачи предмета сделки покупателю.
• Подпись лица, которое выставляет инвойс.
• Штамп либо печать (при наличии).

Заполняет инвойс тот, кто оказывает услуги. Это может быть как ИП или ООО, так и физическое лицо.

Статус заказчика также может быть любым. Все нюансы, связанные со статусом сторон, отражают в основном договоре по сделке.

Оформляют документ на языке заказчика — чаще на английском. Для услуг достаточно двух экземпляров — по одному для каждой стороны. Для подтверждения сделки может потребоваться перевод инвойса на русский язык. Поэтому лучше сразу составить документ на английском и русском.

При описании услуги в инвойсе избегайте сокращений и общих фраз. Детально опишите услугу, чтобы проверяющим было понятно, какая именно работа и в каком объёме выполнена и за что взимается оплата. Лучше всего, чтобы описание соответствовало описанию услуги в договоре. Обязательно укажите в документе количество оказанных услуг и стоимость единицы (услуги в целом или часа работы).

Для некоторых стран указание стоимости часа — обязательное условие. Поэтому посчитайте и пропишите стоимость часа работы и общее количество потраченных часов. Лишней информацией или ошибкой это не будет.

• Пример описания услуги в invoice:
• Name/Название: Consulting services/Консультационные услуги.
• Description/Описание: Provision of consulting services for the assessment and selection of personnel/Оказание консультационных услуг по оценке и подбору персонала.
• Cost of an hour of work/Стоимость часа работы: 50 USD.
• The amount of hours/Общее количество часов: 30.
• Если это возможно, в описании услуги укажите, что представляет собой итоговый результат. Например:

Создание макетов в формате .psd по техническому заданию, представленному заказчиком. Общее количество макетов — 10 (десять) штук. 

Ошибки в инвойсе могут усложнить получение оплаты. При несоответствии документа требованиям банк просто «заморозит» средства до выяснения всех обстоятельств.

Образец инвойса на услуги

Найти пример инвойса на услуги в сети легко. Можно скачать готовый документ и по его подобию создать собственный invoice.

Пример готового инвойса для фрилансеров. Источник

Или скачать и заполнить шаблон invoice.

Шаблон инвойса на услуги. Источник

Можно найти шаблон инвойса в формате Excel, например, на Hloom. Для автоматического расчета итоговой суммы оплаты вам потребуется описать каждую услугу, указать количество часов и ставку за час.

Однако проще всего создавать инвойсы через специальные бесплатные генераторы: Logaster Invoice, Zoho Invoice, Invoice Templates. От вас потребуется лишь указать нужные данные. На их основе сервис автоматически сформирует счёт.

Главные мысли

Инвойс: что это такое простыми словами, как выглядит проформа invoice на услуги, требования к заполнению и какие виды бывают

Международная торговля требует от продавцов и покупателей не только глубокого понимания специфики и трендов отдельно взятых рынков. Не менее важным аспектом внешнеэкономической деятельности является знание правил, регламентирующих порядок сопровождения отправляемых и получаемых грузов.

Так, в соответствии с действующими законодательными нормами, одной из обязанностей экспортеров является своевременная подготовка документов, необходимых для быстрого прохождения процедур валютного контроля и таможенного декларирования.

Что такое коммерческий инвойс (invoice) и проформа на услуги простыми словами, для чего это нужно и когда выставляется, и какие требования к оформлению нужно учитывать при заполнении? Давайте разбираться.

Общее представление

Рассматриваемое понятие является универсальным международным термином и используется для обозначения счета на оплату, который продавец выставляет в адрес покупателя.

Структура представляет собой условия сделки, информацию об участвующих субъектах, а также полный перечень оказанных на коммерческой основе функций и их характеристик.

Выписка является косвенным подтверждением факта передачи товара и, как следствие, возникновения обязательств по осуществлению взаиморасчетов в заранее согласованные либо установленные законом сроки.

Виды инвойса

В отечественной практике ведения коммерции отсутствуют аналоги рассматриваемой формы. Отдельные специалисты указывают на схожесть invoice со счет-фактурой, однако целевое назначение этих документов имеет существенные различия.

В первом случае речь прежде всего идет о валютном контроле и подтверждении наличия легальных оснований для получения платежа, во втором — о налоговой отчетности и отслеживании начислений НДС. Отличительные особенности выявляются и при сопоставлении с классическими оплатами, широко используемыми российскими компаниями.

Если сравнивать международный и отечественный документооборот, с точки зрения юридической и бухгалтерской составляющей инвойс по назначению больше всего напоминает акты приема-передачи, заполняемые по факту оказания услуг.

https://www.youtube.com/watch?v=OgE1idUwcBY\u0026pp=YAHIAQE%3D

Согласно действующей классификации, выделяют две основных разновидности. Остановимся на каждой из них подробнее.

Коммерческая форма

Также известна как инвойс-фактура, и представляет собой вариант товаросопроводительного акта, выступающего законным основанием для получения платежа. В рамках ведения коммерции с контрагентами, относящимися к иностранной юрисдикции, применяется в качестве инструмента валютного контроля, позволяющего удостовериться в легальности происхождения денежных средств.

При поступлении на счет транзакции, отправителем которой является зарубежное юридическое лицо, обязанностью банка является временная блокировка средств на транзитном балансе. Соответствующее требование в отношении российских компаний установлено основным регулятором — Центробанком РФ.

Получателю предоставляется пятнадцатидневный срок на подтверждение сделки. Перечень предоставляемых документов зависит как от внутреннего регламента конкретного кредитно-финансового учреждения, так и от суммы. Если стоимость не превышает 200 000 руб.

— применяются упрощенные правила, позволяющие ограничиться заполнением отчета в электронной форме и предоставлением коммерческого счета — инвойса.

Предъявление договора требуется в тех случаях, когда цена экспортной операции оказывается выше трех, а импортной — более шести миллионов рублей. Контракт подлежит постановке на учет банком, получая уникальный идентификационный номер для последующего контроля.

• Если речь идет об оказании услуг, получателями которых выступают иностранные контрагенты — составлять и отправлять акты выполненных работ необязательно. Альтернативным решением выступает использование в содержании формулировки, схожей с представленным образцом:
• «…Вся или частичная оплата является подтверждением со стороны заказчика факта исполнения указанных ниже договорных обязательств в полном объеме, с соблюдением требований по качеству и установленных сроков».
• Таким образом, получение денег по документу счета инвойс (invoice) означает, что за эти услуги у заказчика нет оснований для предъявления каких-либо претензий — работа принята.

Проформа-инвойс

Здесь речь идет о предварительной сумме, которая выставляется стороной продавца в тех случаях, когда условия сделки и окончательная цена находятся на стадии согласования. Оформление актуально при внесении клиентом частичной или полной предоплаты.

Так, например, иностранная компания может предложить российскому дизайнеру заказ на подготовку серии графических материалов.

Участники еще не успели согласовать весь объем работ, однако клиент намеревается подтвердить серьезность собственной заявки и закрепить за собой место в рабочем графике исполнителя.

С этой целью он отправляет сумму в размере 500$, используя в качестве основания проформа-инвойс, заполнение которого для физических лиц также не представляет особой сложности.

Основное отличие подобной формы от коммерческого аналога — отсутствие четких условий, окончательных сроков и конкретных цифр, закрывающих сделку.

В proforma invoice не включается требование об оплате, что позволяет обойтись и без указания реквизитов — за исключением случаев, предусматривающих авансовые платежи.

После того как все положения будут согласованы окончательно, участники могут перейти к оформлению нового счета, в котором отражаются достигнутые договоренности об оказании услуг.

Что такое инвойс. Объясняем простыми словами

Продавец выставляет инвойс покупателю в качестве требования платежа или для подтверждения легального происхождения полученных денег. В отличие от российского счёта, в инвойсе нужно прописывать условия сделки, а также давать детальное описание каждой позиции.

В России инвойсы используют при совершении международных сделок. Например, компания поставляет в Европу партию валенок. Ей потребуется оформить обычный счёт на оплату для сдачи в налоговую службу и инвойс в нескольких экземплярах — этот документ нужен зарубежному контрагенту для внутренней бухгалтерии, а также сотрудникам российской таможни.

По инвойсу таможня рассчитает налоги и пошлины на товары. Банки используют его для валютного контроля. Программист, дизайнер или переводчик, выполняющий заказы для зарубежных клиентов, тоже может выставить им инвойсы. Житель Приморья, решивший купить в Японии подержанный автомобиль, будет оплачивать инвойс от японского продавца.

«Стартап MarketInvoice первым реализовал проект по торговле накладными. Ребята взяли традиционный популярный банковский продукт — факторинг, придумали, как его сделать лучше, и реализовали проект по превращению инвойсов в торгуемый ликвидный инструмент привлечения кредитных средств».

(Сооснователь компании ID Finance Александр Дунаев о стартапах, которые меняют мировую финансовую систему.)

Иногда из-за схожей формы инвойс путают со счётом-фактурой, однако в России у этих документов разное назначение. Счёт-фактура нужна для налогового контроля и учёта НДС. Инвойс необходим банкам для валютного контроля — чтобы убедиться в законности получения оплаты. А также таможенникам, чтобы рассчитать пошлины.

Нюансы

Различают два вида инвойсов: коммерческий инвойс (commercial invoice) и проформу-инвойс (proforma invoice).

Первый — это обычный вариант инвойса, официальное основание для проведения оплаты покупки. Проформа-инвойс составляется в тех случаях, когда покупатель вносит частичную предоплату за товар или услугу.

В основном он выглядит так же, как и обычный инвойс, за исключением того, что некоторые сведения в этом документе неокончательные или неподтверждённые (например, неизвестен точный объём работ по переводу с отсканированных страниц или по разработке макета сайта).

В России нет утверждённой стандартной формы для инвойса, однако существует ряд правил для его заполнения. В инвойсе должны быть:

• дата оформления и (если есть) номер документа;
• реквизиты заказчика, исполнителя и получателя;
• наименование и количество товаров и услуг с детальным описанием каждой позиции;
• цена и общая сумма сделки с обозначением валюты заказчика;
• порядок передачи товара или услуги покупателю — например, стороны могут использовать правила «Инкотермс»;
• подпись и (при наличии) печать лица, которое выставляет инвойс.

Инвойс оформляют на языке заказчика и (или) на английском языке. Например, российская компания закупила в Китае партию одежды. Китайский поставщик выставил ей инвойс на английском.

Для соблюдения российских законов заказчику нужно перевести документ на русский. Сделать перевод может сотрудник компании-заказчика, например, бухгалтер.

Российские продавцы, как правило, сразу выставляют инвойс на русском и английском языках.

При выполнении услуг достаточно двух экземпляров инвойса — по одному для каждой из сторон. При поставке товаров выписывают оригинал и пять копий документа, которые распределяются между отправителем, получателем, перевозчиком и идут вместе с самим грузом.