Пройдем по всему циклу бухгалтерских задач — от создания первичных документов, проводок, сдачи отчетов, отправки документов в архив — и покажем, как на каждом этапе ЭДО облегчает работу бухгалтера.

Создание, получение и передача первички

Любая хозоперация сопровождается созданием первичного учетного документа. Сперва участники сделки заключают договор, затем в момент сделки оформляют другие документы: накладные, счета-фактуры, УПД, акты, транспортные накладные и др. Также появляются платежные документы при оплате сделки.

Чтобы не заполнять первичку и платежные документы на бумаге, можно решить вопрос в бухгалтерском сервисе в электронном виде. Для этого понадобятся:

• бухгалтерская программа, в которой можно быстро создавать первичные документы;
• система электронного документооборота между контрагентами, чтобы пересылать друг другу юридически значимые документы в электронном виде, минуя этап печати и физической передачи бумаг; это помогает быстро подписывать документы, страхует от потери или подделки, экономит время и деньги на пересылке;
• интеграция бухгалтерского сервиса с интернет-банком, чтобы загружать банковскую выписку и автоматически формировать на ее основе приходные и расходные кассовые ордеры, а также чтобы создавать и отправлять в банк платежные поручения.

Проводки и заполнение регистров учета

Этот этап почти полностью автоматизируется в бухгалтерских сервисах. Система в зависимости от типа документа предлагает вариант проводки. Бухгалтеру остается только проверить, верная ли проводка предложена, и провести документ. После этого система заполнит регистры учета.

Работа с сотрудниками

Для автоматизации этого участка учета нужно вести данные о сотрудниках в электронном виде: создавать личные карточки, табели учета рабочего времени и другие кадровые документы. Это возможность безбумажной работы с сотрудниками:

• КЭДО — кадровый электронный документооборот, который применяют с 2022 года: всем сотрудникам можно сделать электронные подписи, чтобы они подписывали все документы удаленно и без этапа печати.

А еще нужно настроить электронный документооборот с фондами и ФНС для отправки отчетов и начисления пособий:

• документооборот с ФНС — понадобится возможность отправки отчетов и других форм из бухгалтерского сервиса, а также электронная подпись;
• документооборот с ПФР — он настраивается отдельно из бухгалтерского сервиса;
• социальный документооборот с ФСС — у многих онлайн-бухгалтерий есть модуль для обмена сведениями с Соцстрахом, это нужно с 2022 года для начисления пособий сотрудникам.

Отправка отчетности, получение писем и требований

Большинство бухгалтерских сервисов умеют формировать отчеты на основе данных бухгалтерского и налогового учета: подставляют нужные данные в формы, проверяют их по контрольным соотношениям. А еще выводят подсказки, чтобы бухгалтер понимал, как данные попадают в отчет и надо ли их корректировать. Правда некоторые отчеты и формы пользователям приходится заполнять вручную.

Для отправки отчетов через интернет в бухгалтерском сервисе должен быть специальный модуль, с помощью которого файлы передаются в контролирующие органы. А еще понадобится квалифицированная электронная подпись.

Тогда из бухгалтерской системы можно не только отправлять отчеты, но и получать сведения об их статусе (отправлен, принят, отклонен), получать требования и письма от контролирующих органов и отвечать на них.

Хранение документов

Все «отработанные» документы нужно хранить от 1 года до 75 лет, в зависимости от типа документа. Согласно закону, хранить их нужно именно в том виде, в котором они были созданы: бумажные — на бумаге, электронные — на сервере.

Если документы созданы или получены от контрагента в электронном виде, то вопрос хранения решается просто: все файлы лежат на серверах оператора ЭДО, а у компании есть бессрочный доступ к своим архивам.

Не нужно устанавливать стеллажи и покупать папки для бумаг. Искать электронные документы в архиве тоже легко.

Скажем, если налоговая запросит документ, его можно быстро найти поиском, прикрепить к ответному письму и отправить, не вставая с кресла.

Этапы внедрения ЭДО

Обмен электронными документами приравнивается к бумажному документообороту (149-ФЗ, 402-ФЗ). Но для этого нужна электронная подпись (63-ФЗ). Притом обязательно квалифицированная электронная подпись (КЭП) — ее выдает на токенах ФС с 2022 года. Подпись получают на руководителя организации или ИП, а сотрудники оформляют личные подписи сотрудников. 

Вот что нужно сделать, чтобы организовать ЭДО в компании.

Выбрать бухгалтерский сервис. Онлайн-бухгалтерия или стационарная программа поможет создавать первичку в электронном виде, загружать банковскую выписку и подключить систему электронного документооборота с контрагентами или сотрудниками, а еще — отправлять отчетность через интернет.

Настроить интеграцию с интернет-банком. Во многих бухгалтерских сервисах есть возможность интеграции с банками.

Это позволяет подгружать банковскую выписку в бухгалтерию, а из нее отправлять в банк платежные поручения.

Без такой интеграции тоже можно работать, но это не так удобно: бухгалтеру приходится просить директора выгрузить из банка выписку в виде файла, а платежки передавать в банк тоже не напрямую, а отдельными файлами.

Оформить сертификат КЭП. С 2022 года это можно сделать только в налоговой или у ее доверенных лиц.

Придется купить токен — защищенный носитель, похожий на флешку, установить на компьютер лицензию КриптоПРО и оформить документы в налоговой. После этого на токен запишут подпись, и ею можно будет подписывать отчеты и другие документы.

КЭП дает максимальную степень защиты подписанного файла. С ее помощью можно установить, кто автор документа, кто и когда вносил исправления в файл. 

Подключиться к оператору ЭДО. В некоторых бухгалтерских сервисах сразу есть блок ЭДО, а к другим его приходится подключать отдельно. Лучше заранее уточнить у контрагентов, с каким оператором сотрудничают они, и выбрать компанию, к которой подключено большинство ваших партнеров.

Пригласить контрагентов в ЭДО. Уведомите контрагентов, которых вы увидите в своей системе ЭДО, что теперь и вы готовы обмениваться цифровыми документами. А оставшимся контрагентам можно прислать приглашение в систему — возможно, они как раз решатся на этот шаг. 

Подключить КЭДО — кадровый цифровой документооборот. Это важно для крупных компаний, особенно если часть сотрудников работают удаленно.

Выгоды ЭДО для бухгалтерии

С электронным документооборотом компания экономит время и деньги:

• снижаются расходы на печать: больше не нужна бумага, чернила в принтере, да и на единицах офисной техники можно будет сэкономить;
• не нужно тратиться на курьеров или отправку бумаг по почте;
• экономится время: все процессы проходят быстрее, контрагент может подписать договор в течение пары минут, не придется печатать и готовить бумаги к отправке почтой или вызывать курьера;
• удобство работы: доступ к документам можно получить с любого компьютера — правда для их подписания на устройстве должна стоять лицензия КриптоПро, а у владельца должен быть токен с подписью;
• безопасность: взломать КЭП практически невозможно, все данные защищены, их нельзя потерять или испортить;
• минимум работы с отчетами и запросами: для отправки отчет нужно только подписать электронной подписью, а еще упрощается обмен сведениями с налоговой и фондами;
• не нужно содержать архив: все документы хранятся на серверах оператора ЭДО.

В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия можно создавать первичку, отправлять отчеты через интернет, обмениваться электронными документами с контрагентами, загружать банковскую выписку. Работайте в системе, избавьтесь от авралов и рутины. Первые 14 дней бесплатны для всех новичков

Электронный документооборот в бухгалтерии

Электронный документооборот упрощает работу бизнеса, исключая необходимость хранить бумажные копии и предоставляя способ передачи подписанных документов без личного контакта.

Бухгалтерия, с точки зрения данного сервиса, находится «на передовой»: данная методология позволяет сдавать отчеты, передавать первичные документы, а также выполнять другие операции онлайн, то есть экономит рядовому бухгалтеру массу времени и сил.

По сути, ЭДО – это способ обмена данными через электронные средства связи, в первую очередь, через интернет. Документ подписывается с помощью ЭП и передается контрагенту или государственному органу. Подписанный ЭП-файл будет полностью соответствовать бумажному аналогу

Плюсы и минусы ЭДО

Использование электронного документооборота имеет ряд преимуществ:

• Существенно снижаются затраты, в первую очередь, за счет расходных материалов. Фирме не нужно приобретать и обслуживать копировальную технику, дополнительную канцелярию. Особенно это заметно, если требуется сдавать большое количество отчетности, а также постоянно заключать договоры с контрагентами. ИП на УСН с использованием патента вряд ли заметят существенное снижение трат, особенно, если работают с населением, а не с бизнесом.
• Экономится время. Не приходится направлять или вручать бумаги контрагентам и госорганам. Это актуально, когда фирма работает с клиентами из разных частей страны или иностранными лицами. Кроме того, искать нужный файл проще, чем бумажную версию в архиве (если сразу оформлять все правильно).
• Эффективность работы увеличивается, в первую очередь, за счет экономии времени и возможности иметь удаленный доступ к необходимой информации. При этом рабочий процесс должен быть организован должным образом, исключая доступ сторонних лиц к подобной информации.
• Исключение несанкционированного доступа к файлам при использовании должных методов защиты. ЭП считается надежным средством, взломать которое практически невозможно. По сути, проще подделать собственноручную подпись, чем ЭП.
• Не нужно содержать архив, поскольку все документы можно хранить на собственном или арендуемом сервере и на иных носителях информации.
• В рамках бухгалтерского учета электронный документооборот имеет большие преимущества. Например, не нужно беспокоиться, что ФНС не примет файл, подписанный через ЭП, как некоторые контрагенты. Первичная документация, отчеты – все может быть передано удаленно.

Рис.1 ЭДО в бухгалтерии

Но электронный документооборот имеет и некоторые недостатки:

• Не все контрагенты могут быть согласны на ведение документооборота таким способом. В этом случае придется с одним использовать классический вариант, а с другими подписывать все через ЭП. Это создает путаницу и противоречия. В итоге фирма тратится как на ЭДО, так и на бумажный документооборот.
• Сотрудникам требуется дополнительное обучение, а может быть и мотивация, поскольку не все умеют и хотят работать новыми способами. Это может вызвать дополнительные расходы на обучение или мотивационные компенсации.
• Единовременные расходы в период приобретения специального ПО, оформления подписей, обучения сотрудников. Впоследствии расходы окупаются, но разовые траты могут быть существенными. Расходы реально оправданы, когда организация ведет активную деятельность, имеет множество клиентов и заказчиков, ведет сложную бухгалтерию.
• Настройка роуминга между операторами контрагентов может занять время и потребовать оформления отдельной документации.

Как подключиться к ЭДО

Чтобы наладить в организации электронный документооборот, Необходимо провести подготовительную работу и выполнить ряд действий:

• Обратиться в удостоверяющий центр и получить ЭП. Будет предложено три варианта подписей, лучше всего использовать усиленную квалифицированную.
• Подключиться к оператору, который будет обслуживать все операции, предоставив поддержку.
• Приобрести сертификат и специальное программное обеспечение, установить его на компьютере, с которого будет осуществляться работа.
• Обратиться к оператору для подключения контрагентов, если такая необходимость имеется. Операторы обеспечивают всестороннюю информационную поддержку своим клиентам. Если возникают технические трудности, рекомендуется обращаться к ним.
• Бухгалтеру также потребуется использование ряда специальных программ, с помощью которых можно передавать в ФНС, а также в иные органы установленную законом отчетность. Например, это может быть 1С:Бухгалтерия с подключенным сервисом 1С-ЭДО, что позволит максимально автоматизировать процесс.

Электронная подпись

Электронную подпись можно приобрести только через удостоверяющий центр. Для этого организации необходимо направить своего представителя, который должен иметь с собой следующие документы:

• Паспорт или иной документ, который подтвердит его личность;
• Документ, подтверждающий полномочия (приказ о назначении директора, доверенность);
• Устав фирмы;
• Выписка из ЕГРЮЛ;
• Регистрационные документы.

Важно! Если подпись оформляет ИП, ему нужен будет только паспорт и выписка из ЕГРИП.

В удостоверяющем центре будет предложено оформить три варианта подписи:

• Простая. Используется для получения большей части госуслуг. Может подтвердить подпись документа конкретным лицом, то есть она лишь подтверждает факт подписи, но никак не защищает документ от подделки.
• Усиленная неквалифицированная. Применяется в государственных торгах и при заключении соглашений, если стороны заключат отдельное соглашение. Позволяет определить лицо, подписавшее документ, а также дает возможность отследить факт внесения изменений в него после подписания.
• Усиленная квалифицированная. Может использоваться всегда, даже если отсутствует отдельное соглашение. В бухгалтерии наиболее приемлемым вариантом считается применение именно такого типа ЭП. Это самый надежный вариант с наиболее высокой степенью защиты.

ЭДО в обязательном порядке требует наличия ЭП. В идеале, чтобы обеспечить должную работу бухгалтерии, требуется оформлять усиленную квалифицированную подпись.

Благодаря этому бухгалтер сможет подавать все необходимые отчеты, закрывающие документы, а также любые другие файлы, которые требуются ФНС и контрагентам, удаленно.

Например, действующим законодательством прямо предусмотрена необходимость использовать подпись такого вида в при сдаче:

• Годовой отчетности;
• Формы РСВ-1 ПФР;
• Деклараций в ФНС.

Это не полный перечень ситуаций, когда требуется использование усиленной квалифицированной ЭП.

Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!

Первичные документы

ФЗ «О бухгалтерском учете» содержит перечень документации, которая считается первичной. Как правило, она интересует налоговую службу при оформлении деклараций и отчетов, а также при проведении проверок.

Важно! Срок хранения первичных документов составляет 4 года. Они могут быть запрошены налоговой службой для проверки организации и ее контрагентов.

Рис.2 Хранение первичных документов

Первичные документы подтверждают сделку или иную хозяйственную операцию. К ним относят:

• Договор;
• Счет на оплату;
• Выписка из расчетного счета;
• Чек или квитанция;
• Накладная;
• Акт выполненных работ или оказанных услуг.

Первичные документы, используемые в бухгалтерском учете, могут оформляться только в электронном виде. Соответственно, их хранение осуществляется в течение такого же срока. Организация должна сама позаботиться о сохранности.

Передача первичной документации в рамках бухгалтерского учета также может осуществляться в электронном виде. Перезаключать договор или переоформлять иной документ на бумаге не нужно. Соответственно, электронный документооборот при правильном оформлении позволяет обеспечить быструю передачу первичной документации в контролирующий орган, а также хранение таких файлов.

Электронный документооборот может существенно упростить работу бухгалтера и сэкономить средства организации. Он позволяет хранить документы на сервере или компьютере, не распечатывая их, а также быстро передавать их контрагентам или государственным органам. Он экономит время, увеличивает эффективность и гарантирует безопасность на должном уровне.

Верят ли в цифровую бухгалтерию сами бухгалтеры?

28 мая главный бухгалтер DIRECTUM Юлия Александрова и аналитик компании Андрей Николаев рассказали, можно ли перевести в электронный вид ВСЕ бухгалтерские документы. В прямом эфире эксперты поделились своим опытом, смотрите запись вебинара. Ответ на вопросы участников читайте ниже.

Автоматизация процессов бухгалтерии в компании из 400 сотрудников

Сколько в вашей компании сотрудников и контрагентов?

Юлия Александрова:

В компании работает около 450 сотрудников. Контрагентов, с которыми мы обмениваемся документами хотя бы раз в год, около 400-500.

Как в компании организован процесс работы с входящей первичной документацией?

Юлия Александрова:

Есть 2 потока документов: электронный и бумажный. Бумажные документы приходят в канцелярию, сканируются, заносятся в систему и отправляются на обработку в бухгалтерию для проверки и занесения в учетную систему.

Электронные документы попадают в ECM-систему через сервисы обмена. В ECM документ отправляется ответственному на согласование, руководителю на подписание и затем на обработку в бухгалтерию.

Оба потока документов сходятся в ECM-системе. Даже если контрагент отправит договор в бумажном виде, а акт выполненных работ в электронном формате, в ECM-системе документы будут храниться в одной папке и свяжутся между собой в комплект.

Каким образом вы контролируете вернувшиеся ТОРГ-12 с подписью покупателя?

Юлия Александрова:

Что касается контроля возврата, то так же, как и исходящие акты приема-передачи прав, договоров и договорных документов: при отправке документа контрагенту, ответственный за организацию получает задачу «Проконтролировать возврат документа».

Если через 2 недели (этот срок можно настроить в соответствии с вашими желаниями/регламентами) документа так и нет, то ответственному за организацию отправляется задача-напоминание «Просрочен возврат документа! Свяжитесь с контрагентом и верните документ».

Такая задача будет приходить ответственному до тех пор, пока документ не вернется, а еще уведомление получит руководитель ответственного.

Если мне необходимо увидеть полную картину: сколько накладных торг-12 было выставлено, сколько из них прошли полный документооборот и есть в наличии у нас, сколько не вернулось – я сделаю через «поиск» выборку документов по определенным параметрам и увижу нужную мне информацию. Также система позволяет делать отчеты, например, в виде таблицы EXСEL: дата, номер, контрагент, ответственный за организацию, ссылка на документ в системе. Далее уже можно выстроить процесс работы по возврату, пользуясь таким отчетом.

Как отслеживается наличие бумажных оригиналов документов в ECM-системе при получении скан-копий бумажных документов?

Юлия Александрова:

Скан-копию получает бухгалтер, ответственный за занесение первичной документации в учетную систему. Бухгалтер создает документ, первой версией которого будет скан-копия. В регистрационно-контрольной карточке (РКК) к документу бухгалтер фиксирует, есть ли бумажный документ и где он хранится.

Если это поле не заполнено, система регулярно отправляет ответственному за организацию и бухгалтеру, ответственному за занесение первичной документации, задачу о необходимости получения оригинала документа в бумажном виде.

До тех пор, пока в РКК не появится отметка о получении и хранении бумажного документа, система будет отправлять задачи ответственным.

Каким образом входящие документы попадают в учетную систему? Есть ли в вашей компании интеграция между ЕСМ и учетной системой?

Юлия Александрова:

В компании DIRECTUM нет необходимости автоматического занесения документов из ECM-системы в учетную из-за небольшого потока входящей документации. Но есть интеграция между ЕСМ и учетной системой: единые справочники, возможность открыть документ в ECM из учетной системы.

Каким образом отражается корректировка первичных документов, которые пришли через электронный документооборот, в ECM-системе?

Юлия Александрова:

Корректировка – это отдельный документ. У него другая карточка и другой и регламент.

При выгрузке первичных документов из ECM-системы опись формируется автоматически?

Юлия Александрова:

Да, система создает опись документов при выгрузке.

При отправке договоров контрагентам через сервисы обмена они подписываются УКЭП? После этого происходит подписание документов в бумажном виде?

Юлия Александрова:

Да, документы, прошедшие через сервис обмена, подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. После этого подписывать документы в бумаге – не надо, в этом нет необходимости. Документ, прошедший подписание и отправленный через сервис обмена является юридически значимым. (Вы в принципе можете никогда и не распечатать этот документ.)

Андрей Николаев:

Дополню: в этом и смысл обмена документами через СОД с использованием УКЭП – документ при этом в принципе не существует в бумажном виде.

В какой системе подписываются простой электронной подписью внутренние документы?

Юлия Александрова:

В общем случае сотрудник может подписать документ в ECM-системе. Для отдельных решений подпись сотрудника может обеспечиваться средствами чат-бота или СМС.

Какие еще процессы, помимо бухгалтерских, переведены на ЭДО в вашей компании?

Андрей Николаев:

Все процессы в компании DIRECTUM переведены в электронный вид. В основном, это внутренний электронный документооборот.

Как пример, в электронном виде согласуются договоры и прочие документы, подлежащие согласованию, оформляется поставка ПО, принимаются заявки на обучение, обращения в техподдержку, оформляются заявления на отпуск, командировки, осуществляется прием сотрудников на работу и пр.

Кто из специалистов настраивал правила хранения в финансовом архиве? Это ИТ-специалисты или бухгалтеры?

Юлия Александрова:

Требования для организации хранения документов в ECM-системе выставляет бухгалтерия. Непосредственной настройкой системы занимается ИТ-специалист.

При этом создать папки в соответствии со своими правилами может любой сотрудник, в том числе и бухгалтер. 

Опыт перевода в электронный вид кадровых приказов, заявлений и других документов

Планируете ли вы перевести кадровые приказы по командировкам в электронный вид? Если да, то какой подписью планируете подписывать, УКЭП?

• Юлия Александрова:
• Да, перевод кадровых приказов находится в перечне планов на ближайшее будущее.
• Планируем, что подписывать их будет руководитель усиленной квалифицированной электронной подписью.

При оформлении заявлений на отпуск в электронном виде дублируются ли они на бумаге?

Юлия Александрова:

К сожалению, мы не можем хранить заявления на отпуск только в электронном виде, поскольку трудовая инспекция требует именно бумажные оригиналы.

Поэтому в компании процесс организован следующим образом: сотрудник согласует заявление с руководителем в электронном виде, после чего он должен распечатать заявление и передать его в бухгалтерию.

Без заявления в бумажном виде сотрудник не сможет получить отпускные.

Есть ли в вашей компании опыт электронной обработки документов ТОРГ-13? Используете ли вы М-4 и /или М-11 в электронном формате?

Юлия Александрова:

В силу сферы деятельности компании (разработка и продажа ПО) с этими документами мы не работаем.

Как решается проблема повторного занесения документов?

Каждый бухгалтер рано или поздно сталкивается с проблемой повторного занесения одних и тех же первичных документов и СФ в учет.

Есть ли возможность решить эту проблему в DIRECTUM? Какими инструментами это можно решить? Повторное занесение происходит только когда в компании поток входящих документов имеет большой объем.

Мы используем DIRECTUM и хотели бы иметь сервис-подсказку. Например, окно с сообщением, что документ уже поступал.

Андрей Николаев:

DIRECTUM решает эту задачу. При поступлении входящего документа создается карточка в DIRECTUM и заполняются реквизиты. Здесь же происходит проверка на дубли, и если по набору реквизитов система предполагает, что такой документ уже есть в системе, то в задании на обработку указывается необходимость дополнительной проверки.

При формировании книг покупок и продаж в электронном виде вы подбираете к ним счета-фактуры в отдельных папках?

Юлия Александрова:

Да, счета-фактуры заносятся в отдельные папки по кварталам, причем они размещаются по папкам еще и в соответствии со ставкой НДС, т.к. этот критерий является значимым для нас. Книги покупок и продаж также хранятся в этих папках в xml-формате.

Перевод авансовых отчетов в электронный вид

Как вы реализовали электронный документооборот авансовых отчетов?

Как вы реализовали электронный документооборот авансовых отчетов в DIRECTUMчерез усиленную электронную подпись (высокая стоимость приобретения для всех сотрудников) или через простую ЭП для всех сотрудников? Какие регламенты на эту тему у вас введены/утверждены в компании (например, внутренний регламент/приказ)?

Юлия Александрова:

Мы находимся на стадии перевода в электронный вид авансовых и командировочных отчетов. Пока мы пришли к решению, что для каждого сотрудника будет достаточно простой электронной подписи. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) действительно дорогостоящее средство.

Но в этом случае можно ограничиться кругом лицом, которые действительно нуждаются в усиленной электронной подписи. Пока что у нас не закрыт вопрос по хранению подтверждающих документов, т.к. при проверке ФНС их необходимо предъявить в бумажном виде.

Окончательных регламентов по ЭДО авансовыми отчетами у нас пока нет.

Чеки на гостиничные услуги (возможно, ж/д билеты) может получиться перевести в электронный вид после 1 июля с вступлением в силу изменений 54-ФЗ (Закон о применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации).

Суть такова, что с 01.07.19 надо применять онлайн-кассы при всех видах оплат, получаемых от физических лиц. А онлайн-касса – это чек в электронном виде, получаемый на мобильное устройство или электронную почту. В общем и целом, вопрос открыт.

Андрей Николаев:

По своему опыту могу сказать, что чеки на услуги такси можно предъявлять в электронном виде уже сейчас, если служба такси имеет соответствующий электронный сервис для этого.

В каком формате в системе будут хранится авансовые отчеты (excel?) и подтверждающие документы: приказы, билеты, посадочные талоны, чеки на гостиничные услуги (pdf?)

Юлия Александрова:

Авансовый отчет – это карточка в системе, а подтверждающие документы – в формате PDF, как наиболее удобном для чтения и просмотра. К тому же, в отличии от jpg, документы в формате PDF занимают меньше места в дисковом пространстве.

Как вы планируете организовать хранение бланков авансовых отчетов?

Как вы планируете организовать хранение бланков авансовых отчетов и подтверждающих документов? Будет ли это исключительно электронный формат? Есть ли у вас «рецепт», как отойти от хранения подтверждающих документов в бумажном виде?

Юлия Александрова:

Пока мы не можем отказаться от хранения подтверждающих документов в бумажном виде.

«Рецепт» должен быть прописан на законодательном уровне. Пока его нет. Исходя из того, что законодатель нам разрешает сейчас: бланки не нужны – надо заполнить карточку в системе, а вот отказаться от хранения подтверждающих документов в бумажном виде пока мы не можем. Исключения составляют документы и чеки в электронном виде (железнодорожные билеты, чеки электронных сервисов такси).

Используемые форматы документов и распознавание

В каком формате хранятся в системе договоры?

Юлия Александрова:

Договоры хранятся и подписываются в неформализованном виде (формат Word или PDF).

Есть ли разница при отправке договора клиенту на подпись в формате Word или PDF через сервис обмена электронными документами? Сможет ли клиент изменить подписанный с нашей стороны документ, если его отправить в Word?

Юлия Александрова:

Контрагент не может изменить подписанный документ, который был отправлен через сервис обмена, независимо от его формата.

При необходимости корректировки документа контрагент должен связаться с вами, к примеру, указать в сервисе, какие изменения необходимы и отправить документ вам на доработку.

После этого вы можете внести изменения в документ и вновь отправить его на подпись контрагенту через сервис обмена.

Пока документ не подписан электронной подписью, он может быть изменен.

Как называется система распознавания текста, которую вы используете в работе?

Андрей Николаев:

DIRECTUM Ario – это интеллектуальные механизмы, которые помогают классифицировать документы, извлекать из них текстовый слой, автоматически заполнять карточки документов, осуществлять «умный» поиск информации по всему корпоративному контенту.

Распознаются ли в электронном архиве нетиповые документы?

Андрей Николаев:

Решение DIRECTUM Ario работает с общепринятыми видами документов, для которых разрабатываются правила распознавания. Этот перечень обновляется с каждой новой версией системы.

Обработка нетиповых и специфических видов документов в «коробке» может быть реализована на заказных проектах внедрения.

Общие вопросы по внедрению электронного документооборота

Сколько стоит комплекс решений для реализации озвученных задач?

Андрей Николаев:

Сумма решений для МКДО (межкорпоративного документооборота) складывается из стоимости программного обеспечения и стоимости трафика через сервис ЭДО. Трафик, как правило, оплачивается пакетами по количеству документов.

Для того, чтобы комплекс решений заработал, необходимо провести внедрение либо силами самой компании, либо с помощью вендора, интегратора или партнера вендора. Учитывая, что это новая область, сложная технически и методически, то на запуск первого проекта лучше пригласить специалистов.

Окончательная стоимость определяется на основании ряда факторов: количества пользователей, видов задач и документов, которые будут переводиться в электронный вид.

Сколько времени необходимо на внедрение системы электронного документооборота?

Андрей Николаев:

Продолжительность внедрения зависит от сложности проекта. Другими словами, внедрение может длиться как несколько месяцев, так и несколько лет.

Какие измеримые выгоды получит организация от внедрения системы электронного документооборота? Как это повлияет на выручку предприятия?

Андрей Николаев:

Основные эффекты от перехода на электронный документооборот с контрагентами с использованием ECM-системы DIRECTUM и сервиса обмена Synerdocs:

1. Сокращение времени доставки документа до контрагента (до 3 минут).
2. Снижение стоимость отправки 1-го документа (от 6 рублей).
3. Сокращение сроков оплаты за счет ускорения документооборота.
4. Снижение трудоемкости обработки данных за счет автоматического заполнения ряда реквизитов.
5. Снижение времени на подготовку к налоговым проверкам.
6. Создание единой точки доступа к информации, получаемой из разных систем и сервисов, — ECM-системы DIRECTUM.

Степень влияния этих выгод на выручку каждая компания должна определить самостоятельно. Все зависит от объема документооборота и величины затрат на бумажный документооборот.

* — организация, признанна экстремистской на территории РФ

Эдо в вопросах и ответах: что нужно знать руководителю и бухгалтеру

Если ФНС потребовала представить документы в рамках проверки, можно передать их в электронном виде, распечатывать необязательно.

https://www.youtube.com/watch?v=D2hfV9P2Oi4\u0026pp=ygVD0JHRg9GF0LPQsNC70YLQtdGA0YHQutC40Lkg0K3QlNCeIC0g0J7RgtCy0LXRgiDQkdGD0YXQs9Cw0LvRgtC10YDQsA%3D%3D

Согласно приказу Министерства культуры № 526 от 31.03.2015 архивные копии выдаются по запросу в электронном виде или пересылаются с помощью ЭДО. Архивные документы также нужно заверить КЭП руководителя или ответственного должностного лица.

Признается ли электронный документ действительным при возникновении споров

• Для того чтобы электронный документ был признан действительным, он должен быть подписан квалифицированной электронной подписью – эти документы имеют такую же юридическую силу, как и подписанные на бумаге от руки и заверенные печатью.
• Счета-фактуры считаются юридически значимыми, если:
• Должны быть выполнены все три условия.

Создавайте УПД прямо в сервисе Платформа ЭДО – эффективный инструмент обмена документами для компаний, работающих с маркированной продукцией и товарами, подлежащими прослеживаемости.

Как сохранить документы при поломке компьютера

Во время поломки техники ваши документы не теряются, т. к. хранятся на сервере оператора ЭДО. При необходимости вы сможете зайти в личный кабинет с другого устройства.

Нужно ли приобретать КЭП для каждого сотрудника

Отдельные квалифицированные электронные подписи нужны каждому сотруднику, уполномоченному подписывать документы от лица организации. Чаще всего это может быть руководитель, главный бухгалтер, руководитель отдела продаж и руководитель отдела закупок. При этому руководитель может получить КЭП бесплатно в отделении ФНС.

Об этом писали подробно в статье.

Действительно важно каждому должностному лицу иметь отдельную подпись, чтобы избегать ошибок и фальсификации документов. И даже при необходимости отдельных электронных подписей для сотрудников, ЭДО в несколько раз выгоднее бумажного документооборота, а главное – быстрее: нужный документ с подписью вы можете получить в течение нескольких минут.

Как работать с ЭДО, если у партнера другой оператор

В этом случае поможет роуминг – с помощью этой технологии различные операторы ЭДО обмениваются документами между собой, и вы можете обмениваться с контрагентом юридически значимыми документами независимо от того, с каким оператором у него заключен договор. Дополнительной оплаты это не требует. Инструкция по настройке роуминга здесь

У Платформы ЭДО согласован роуминг почти со всеми операторами ЭДО: в основном он подключается автоматически – необходимо только отправить запрос в личном кабинете для начала документооборота, если инициатива исходит от вас. Если же ваш контрагент прислал запрос вам, то он будет принят системой ЭДО автоматически.

Пока для нескольких операторов сохраняется ручная настройка роуминга: необходимо составить запрос на обмен документами в бумажном виде, подписать его и передать оператору.

Как узнать с каким оператором работает контрагент

В сервисе Платформа ЭДО реализован Единый справочник по пользователям ЭДО. Сейчас каждый оператор при заключении нового договора должен отправлять данные о новом соглашении в ФНС.

Поэтому в Едином справочнике эти данные также доступны – заходя в раздел «Контрагенты» и вводя название компании, вы можете увидеть, с каким оператором работает ваш контрагент, и сразу отправить ему приглашение для совместного документооборота через систему роуминга.

Как работать с ЭДО, если контрагент оформляет документы на бумаге

Даже в этом случае вы можете работать с электронными документами, только обмениваться ими с контрагентом не в системе, а отправлять защищенную ссылку на документ по электронной почте.

Контрагент открывает ссылку и может подписать документ своей электронной подписью – они есть уже в каждой организации, например, для сдачи отчетности (напоминаем, что руководитель может получить КЭП в налоговой).

Эта функция для вашего контрагента, который пользуется бумажным документооборотом, будет бесплатной. Исходящие документы он отправлять не сможет, только получать входящие.

Как избежать ошибок в электронных документах

При использовании электронного документооборота перед отправкой сервис автоматически будет проверять файлы на ошибки. Это относится к формализованным документам – программа обязательно проверит их на соответствие законодательной базе.

Что делать, если у оператора ЭДО технический сбой, а необходимо срочно отправить документы

Эта проблема действительно иногда может появляться, хоть каждый оператор стремится не допускать подобного или оперативно устранять проблемы.

В связи с такими случаями возник спрос на определенную «страховку» от операторов ЭДО – вы можете заключить дополнительный договор еще с одним оператором ЭДО. При необходимости вы сможете переключиться с одного оператора на второго и оперативно передать документы.

Особенно важно иметь договор с дополнительным оператором ЭДО тем, у кого:

• периодически возникают проблемы с отправкой документов;
• есть в обороте скоропортящаяся продукция.

Лучше выполнить все действия заранее и сразу пригласить ваших контрагентов для обмена документами и с дополнительным оператором, тогда дополнительных настроек во время сбоя не потребуется.

Обезопасьте свой бизнес и передавайте электронные документы всегда в срок: заключайте договор с Платформой ЭДО всего за 500 рублей в год.

Нужно ли заключать договор с оператором ЭДО предприятиям, работающим с маркировкой

Да, в этом случае заключение договора обязательно, т. к. передача документов в систему мониторинга происходит через оператора ЭДО. О работе с маркированной продукцией необходимо уведомить своего оператора ЭДО, если у вас уже заключен договор ранее.

Какие электронные документы регистрируют в обороте маркированных товаров в системе мониторинга?

Для этого используется три документа:

• УПД (универсальный передаточный документ). Для него установлен формат в приказе № ММВ-7-15/820@ от 19.12.2018.
• УКД (универсальный корректировочный документ). Установленный формат документа содержится в приказе ФНС № ЕД-7-26/736@ от 12.10.2020.
• Аннулирование документов. Эта функция используется для отмены сделки после согласования с обеих сторон.

Как работает ЭДО при маркировке

Продавцу необходимо передать право собственности на продукцию с маркировкой. Для этого необходимо произвести следующие действия:

• Сформировать электронный УПД, УКД или УПД с указанием вида сделки, обоих контрагентов, товаров, цен и сумм.
• Подписать документ с помощью КЭП.
• Передать покупателю через ЭДО.

Для приемки товара покупатель должен подписать ЭПД с помощью КЭП (если нет претензий по сделке).

После этого документ автоматически отправляется в систему маркировки в течение трех рабочих дней со дня приемки товара. Реализация продукции может начинаться сразу после приемки товара.

Работайте с маркировкой в сервисе Учет марок: передавайте данные в систему маркировки, получайте выписку и аналитику по товарам и ведите бизнес в полном соответствии с законодательством без ошибок.

В статье мы ответили на самые популярные вопросы по электронному документообороту. Работать с ЭДО – действительно удобно, выгодно и быстро.

Если у вас остались вопросы или сомнения, приглашаем вас на III Всероссийский форум по электронному документообороту. Он состоится 15 ноября 2022 года. Вы сможете определиться с оператором ЭДО и получить все ответы от контролирующих органов по работе в ЭДО. Мероприятие для пользователей ЭДО бесплатное. Зарегистрироваться.

Простой и оперативный обмен документами между организациями

Как организован ЭДО для бухгалтерии

Электронный документооборот всё больше внедряется в нашу жизнь. Взаимодействие с банковскими учреждениями, налоговой инспекцией, внебюджетными фондами, поставщиками — всё это может быть организовано в цифровом формате, без необходимости распечатки документов на бумаге.

Законодательная основа для перевода первичной документации и счетов-фактур в онлайн была разработана несколько лет назад. Постепенно делопроизводство переходит в цифровой формат. Электронные документы вытесняют привычные бумажные.

Само слово «бухгалтерия» у многих ассоциируется с бесчисленными рядами папок и бумаг. Однако развитие информтехнологий сумело изменить и консервативную сферу бухучёта. Последние годы почти никто не заполняет учётную документацию от руки.

Вся первичка формируется в компьютерных программах. Однако для передачи документной информации контрагентам или в соседний отдел часто приходится распечатывать её.

Проблема решается путём перехода на новый формат обмена сведениями, без применения бумажных носителей.

Как решить проблемы документооборота

Изучая практики компаний различных отраслей, можно выделить следующие проблемы бумажного документооборота:

• низкая скорость поиска материалов;
• проблемы отслеживания движения бумаг на всех стадиях жизненного цикла;
• трудности с организацией контроля исполнения реалии;
• продолжительное время формирования и последующего согласования бумаг;
• появление многочисленных дубликатов.

Распространённой проблемой становится несоответствие названия материалов их содержанию. Недостатки регламентации, несогласованность сроков формирования и передачи информации — всё это также относится к числу трудностей.

Указанные минусы нивелируются путём введения систем электронного документооборота (СЭД), в том числе и в сфере бухгалтерского учёта на предприятии.

Электронный документооборот бухгалтерских документов позволяет сократить жизненный цикл материалов, способствуя росту эффективности и оперативности. Исключается риск потери бумаг. Поиск значительно упрощается и ускоряется, для этого достаточно знать хотя бы приблизительное содержание материала. При этом растут показатели надёжности и качества осуществляемого документооборота.

Электронный документооборот в бухгалтерии означает уход от бумажной волокиты и дублирования функций работников компании. Вся работа организована в онлайн-формате.

Этапы внедрения ЭДО

Для начала нужно отметить, какая существует нормативно-правовая база электронного документооборота в бухгалтерии. Важно строго соблюдать законодательство. Основным законом считается ФЗ № 149. Согласно пункту 4 статьи 11, обмен цифровыми сообщениями приравнивается к бумажному.

Но есть одно важное условие — наличие электронной подписи для документооборота в бухгалтерском учёте. Порядок удостоверения материалов с помощью ЭП оговорён нормативным актом ФЗ № 63. Электронный документооборот в бухгалтерии базируется на положениях пункта 5 статьи 9 ФЗ № 402.

Порядок действий для организации документооборота в бухгалтерском учёте в электронном формате следующий:

1. Нужно подключиться к оператору ЭДО. Можно выбрать любую подходящую компанию.
2. Далее необходимо оформить сертификат ЭП. Сделать это несложно: нужно подать заявку в удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязи РФ, затем оплатить услугу и получить ключ. При наличии подписи потребуется просто зарегистрировать её в системе.
3. Понадобится установить специальное ПО, с которого планируется вести работу. Этот шаг можно пропустить, если речь идёт о мобильном устройстве и варианте с «Астрал.ЭДО». Бухгалтер может воспользоваться и «1С-ЭДО». Программные продукты позволяют передавать отчётность в налоговую инспекцию и иные органы. При этом процесс становится максимально автоматизированным.
4. Дальнейший этап — информирование контрагентов о переходе на ЭДО в бухгалтерии.

Чтобы вести бухгалтерский ЭДО, все материалы нужно заверять ЭП. Это понятие включает закодированные данные, необходимые для идентификации самого документа и подписавшего его лица — автора. Согласно ФЗ № 63 ЭП бывает трёх уровней:

• простая;
• усиленная неквалифицированная;
• усиленная квалифицированная.

Последний вариант даёт максимальную степень защиты информации. Для неё характерны:

• возможность идентификации автора документа;
• возможность отследить наличие корректировок в содержании;
• размещение проверочного ключа в специальном сертификате.

Материалы, оформленные и подписанные в цифровом формате с применением ЭП, имеют полную юридическую силу в бухгалтерском электронном документообороте.

Наличие электронной подписи позволит бухгалтеру дистанционно совершать все необходимые действия — подавать отчётность, закрывающие документы, иные файлы, которые нужны контрагентам либо налоговой службе. Существующее законодательство чётко оговаривает необходимость применения как раз усиленной квалифицированной подписи при сдаче годовых отчётов, формы РСВ-1 и налоговых деклараций.

Электронный документооборот в бухгалтерии обеспечит оперативную передачу первички в контролирующий орган и хранение таких файлов. В итоге это значительно упростит работу бухгалтера и сэкономит деньги компании.

Выгоды автоматизации документооборота

ЭДО бухгалтерских документов в рамках компании позволяет эффективно решить широкий спектр задач:

• Снижение расходов на печать. Сама бумага, обслуживание офисной техники, почтовые услуги — в итоге это складывается в немалую сумму. В особенности когда счёт материалов идёт на десятки тысяч рублей каждый месяц. Постоянное подписание договоров с контрагентами и большое количество отчётов влечёт за собой немалые расходы на канцелярию и копировальную технику. Перевод документооборота в цифровой формат позволяет уменьшить затраты на покупку бумаги и заправку принтеров на 80%.
• Экономия времени. Реализация всех процессов происходит быстрее. Высвобождается и время сотрудников, которые были заняты распечаткой и подготовкой к хранению множества бумаг. Не понадобится тратить время при отправке бумаг в другой конец страны или за её пределы.
• Удобство. Теперь доступ к документации можно получить с любого компьютера. Ещё один момент — цифровым материалам не требуется много места, ведь все они хранятся на удалённом сервере.
• Безопасность. Проявляется в виде защиты от несанкционированного доступа к материалам. Конфиденциальность гарантирована — сторонние лица не завладеют данными. Взломать ЭП практически невозможно. Дополнительно нет риска потерять важные материалы, даже если будет утрачена бумажная копия.
• Минимизация проблем с отчётами. Контролирующие инстанции положительно относятся к цифровым документам. Значительно упрощается взаимодействие с ФНС и другими ведомствами в онлайн-формате. При этом минимизируется риск ошибок, влекущих за собой штрафы.
• Не нужно содержать архив. Все сведения хранятся на собственном или взятом в аренду сервере и других носителях информации.

Переход на электронный документооборот в бухгалтерии вполне оправдан.

Какие документы можно передавать через ЭДО

Все виды взаимоотношений в бизнес-сфере начинаются с договора. При реализации сделки появляется бухгалтерская первичная отчётность. Положения пункта 5 статьи 9 ФЗ № 402 оговаривают, что компания может перевести в цифровой формат любой первичный документ.

Результаты деятельности фирмы отражаются в сдаваемой отчётности. Порядок обмена сведениями с контрагентами компания может выбрать самостоятельно. А вот в случае с отчётностью всё строго — её необходимо подавать в цифровом виде.

Плательщикам НДС нужно отправлять декларацию по указанному налогу лишь в электронном варианте, что оговорено в пункте 5 статьи 174 Налогового кодекса РФ. Все прочие налоговые отчёты потребуется оформить и сдать онлайн, если численность персонала организации превышает отметку 100 человек.

Этот момент зафиксирован в пункте 3 статьи 80 Налогового кодекса РФ.

Бухгалтерская отчётность подразумевала возможность выбора для бизнесменов, действовавшую до 2018 года. Однако теперь регламентирован порядок сдачи баланса и иных форм финансовых отчётов — лишь в онлайн-формате. Исключений мало: под них подпадают лишь малые компании. В скором времени и им придётся обязательно перейти на электронный документооборот в бухгалтерии.

Принципы ЭДО в бухгалтерии

Единый механизм электронного документооборота в бухгалтерском учёте организован на базе следующих принципов:

• Однократно выполняемая регистрация материала. За счёт этого можно гарантировать его однозначную идентификацию и оперативность исполнения.
• Непрерывность движения материалов.
• Единая база информации, за счёт чего исключается риск создания дубликатов.
• Эффективная организация поисковой системы даже при минимуме информации о документных материалах.
• Развитая система отчётности по статусам документной информации и её атрибутам.

Во многих ситуациях электронный документооборот в бухгалтерии упрощает работу с документными данными. Компании самостоятельно принимают решение о переходе на обмен сведениями с контрагентами в цифровом формате.

Астрал iКЭДО

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов