• Все больше и больше компаний масштабируют свой бизнес, открывают филиалы по всей стране, что подразумевает полностью дистанционную работу сотрудников вдали от головного офиса. 
• А недавно сложившаяся неблагоприятная санитарно-эпидемиологическая обстановка вынудила многие компании не только отправлять работников на «удаленку», но и взаимодействовать по кадровым вопросам с сотрудниками таким же образом – удаленно (дистанционно).
• А это обстоятельство, в свою очередь, заставило многих руководителей «поломать голову» над организацией данного бизнес-процесса, а именно: искать способы законно перевести все бизнес-процессы, в том числе и кадровые, в формат электронного документооборота.
• Мы столкнулись с тем, что для многих наших клиентов, перевод сотрудников на удаленный формат работы, равно как и внедрить такой процесс у себя на рабочем портале, как электронный документооборот – это не слабая «головная боль». 
• Как это работает, читайте далее. 

Школа удаленных продаж Алексея Окара— поможет вам и вашим сотрудникам если вы решили перейти на удаленный формат работы, но не знаете как организовать следующее: 

Как выстроить удаленную работу; 

Боитесь, что сотрудники в удаленном формате не будут добросовестно выполнять свою работу;

Не знаете, как построить обучение в Битрикс24. И как мотивировать сотрудников работать в системе;

Как провести внедрение портала Битрикс24 в компании;

Пинол уже 9 лет работает исключительно на удаленном формате. Мы не по наслышке знаем, с какими подводными камнями столкнётся Ваш бизнес при переходе на удаленку.

Если вашей компании требуется переход на удаленную работу, направляйте ваш запрос на почту Пинол: [email protected]. Наш менеджер свяжется с вами для обсуждения всех деталей. 

Если вы еще не используете Битрикс24, то сделайте это сейчас — зарегистрируйте свой портал бесплатно по одной из наших партнерских ссылок:

в доменной зоне RUв доменной зоне UAв доменной зоне BYв доменной зоне KZ

в доменной зоне COM

Алексей Окара,

учредитель Пинол

С введением карантина к нам  стали обращаться не только по поводу приобретения имеющихся у нас продуктов CRM, но и с прямой просьбой помочь настроить и отладить процесс внутреннего и внешнего электронного документооборота с контрагентами и сотрудниками.

Наши клиенты, которые давно с нами работают — знают, что у нас уже есть такой опыт. Так как мы стараемся учитывать все пожелания наших клиентов по улучшению качества наших продуктов, и ценим свое время и время других, то на своем примере хотим рассказать, какую пользу Электронный документооборот может принести вашему Бизнесу и вашим сотрудникам.

Как мы пришли к электронному документообороту

Компания ООО «Пинол» уже 9 лет работает исключительно в удаленном формате, не имея ни желания, ни необходимости тратить ресурсы на организацию полноценного офиса с оборудованными рабочими местами и помещениями для естественных нужд работников.

Мы не понаслышке знаем, с какими подводными камнями столкнётся любой бизнес, желая перевести своих сотрудников на удаленный режим работы, так как однажды столкнулись с этим вопросом лично.

Как показывает практика, основная «боль» при переводе офиса на «дистанционнку» заключается в том, что нужно этот бизнес-процесс отладить максимально быстро, законно и безболезненно.

Что значит «быстро»?

Быстро – значит без лишних временных затрат на организацию столь важного и не простого процесса. Чтобы этот процесс отладить БЫСТРО, вам либо нужно нанять человека, который вас и вашу команду этому научит, либо купить уже полностью «действующую» систему, со всеми ответами на вопросы. 

Кем должен быть этот человек, который вас всему научит? Это человек должен быть разработчиком, техническим специалистом, юристом, бухгалтером и кадровиком. Т.е., как мы с вами понимаем, это не один человек, а целая команда тех, кто максимально ускоренно сможет организовать и оптимизировать вам Бизнес-процесс для удаленной работы.

Если же вы хотите разобраться и вникнуть во все самостоятельно, то в данной ситуации, слово «быстро» для вас будет крайне не уместным.

Что значит законно?

Законно – значит, не нарушать бизнес-процессом действующее законодательство в рамках организации электронного документооборота.

Нужно учесть технические и юридические особенности данного процесса. Например, для взаимодействия Работника и Работодателя удаленно, вам нужно понимать, как этот процесс отладить, в первую очередь, без ущерба для вашего бизнеса.

А речь тут может идти о штрафных санкциях, которые могут применять контролирующие органы в отношении Работодателя, если работодатель нарушит права Работника в сфере действующего трудового законодательства.

Удивительно то, что мало кто из наших клиентов, которые обращались к нам по вопросу организации бизнес-процесса по удаленному взаимодействию с работниками, знают, что нормы действующего законодательства позволяют Работнику и Работодателю взаимодействовать при помощи обмена документами, подписанными усиленной электронной квалифицированной цифровой подписью (сокращенно – ЭЦП).

Еще поразительнее то, что мало кто понимает, как отлаженный бизнес-процесс ЭДО удобен и эффективен в работе:

Что значит «безболезненно»?

Безболезненно – это значит, не в ущерб бизнесу. Мы говорим о том, что вам не нужно тратить время на поиск важной для вас информации по организации и запуску данного бизнес-процесса, тем самым придумывая новый велосипед и рисковать, если что-то упустите из виду.

Для решения данной «боли», мы уже давно, на практическом примере организации взаимодействия в нашей компании «Работник-Работодатель», «Контрагент», «Исполнитель-Заказчик», разработали готовый бизнес-процесс в Битрикс24 по электронному документообороту, с учетом юридических и технических особенностей данного мероприятия.

Плюсы ЭДО для бизнеса:

1. Вы сокращаете расходы на отправку документов через почту и курьера.

2. Вы организовываете работу бухгалтерии, отдела продаж и отдела кадров таким образом, что любые ваши приказы, инструкции, счета, регламенты и иные документы (в т.ч. кадровые)  будут иметь юридическую силу для всех ваших контрагентов и удаленных работников, и вам не нужно будет каждому отправлять документы для ознакомления курьером или почтой России.

Все работники и контрагенты подписывают документ удаленно, не отходя от рабочего места. Ну а правда, что может быть лучше?

3. У нас, например, Работник и Работодатель обмениваются документами при помощи бизнес-процесса «Обмен кадровыми документами», который мы разработали в рамках данной задачи.

Это значит, что нет необходимости печатать бумаги и прикладывать их в личное дело работника. Все документы хранятся на вашем сервисе и электронной почте у обеих сторон. Для подстраховки, всегда можно сохранить подписанный документ на флешке, а в случае необходимости – распечатать с сертификатом.

4. Вы упрощаете монотонную, но важную работу сотрудников. Следовательно, экономите время и тратите его на решение более важных задач.

Электронный документооборот: внутренний и внешний

Есть два вида электронного документооборота: внутренний и внешний.

Внутренний — это документооборот документов внутри компании. Эти документы не предназначены для отправки за пределы компании, а используются исключительно в рамках внутреннего взаимодействия между сотрудниками и работодателем.  Примеры: приказы, регламенты, заявления, отчеты и т.п.

Внешний – это документооборот осуществляется за пределами компании: контрагентами, партнерами, и т.д. То есть речь идет об актах, счетах, договорах, коммерческих предложениях, отчетах в контролирующие органы и т.п.

Важная часть электронного документооборота — ЭЦП. Эта подпись юридически значимая, она равноценна подписи от руки и печати организации.

Многие думают, отладить бизнес-процесс по электронному документообороту сложно.  Особенно сильно убеждены в этом те руководители компаний, которые привыкли работать по старинке.

На самом деле, работать с электронным документооборотом, в том числе организовать взаимодействие Работника и Работодателя, Контрагентов, Заказчика и Исполнителя и т.п., гораздо проще, чем кажется на первый взгляд.

Вот пример из нашей практики:

Автоматизация кадрового документооборота позволяет значительно облегчить работу со следующими документами:

• ежегодный отпуск;
• отпуск за свой счет;
• командировка;
• работа в нерабочий день;
• отгул;
• приказы (кроме приказа об увольнении);
• заявления;
• справки и иные документы, имеющие отношения к трудовой деятельности работника.

В чем измеряется эффективность эдо и эцп?

Экономия времени и ресурсов.

Скорость обмена документами, обслуживание клиентов и качество обслуживания растет (ошибки быстро исправляются, документы не теряются и т.п.), как следствие – увеличивается эффективность и качество работы ваших сотрудников.

Помните, как раньше вам приходилось увязать в бумагах, а впопыхах, под конец рабочего дня бежать в бухгалтерию или отдел кадров, чтобы успеть расписаться в приказе на отпуск? И все эти движения работников только ухудшают их работу, потому что нужно тратить время и нервы на то, чтобы встретиться с вечно недовольным кадровиком, и успеть подписать документы, не нарываясь на скандал под конец рабочего дня.

А сколько времени на этот процесс тратит ваш кадровый работник? Вдумайтесь: Бумажный документ нужно распечатать, согласовать, подписать – на это может уйти не один день, затем пересылка оригиналов, которая занимает от трех дней в одну сторону.

В ЭДО же документ подписывается электронной подписью, за считанные минуты попадает сотруднику или контрагенту в любую точку мира, после  чего подписанный документ становится доступен всем участникам данного процесса.

Оформление сотрудников на работу

С помощью ЭЦП можно принимать на работу дистанционного работника при помощи ЭДО. Главное, не забудьте прописать эти условия в трудовом договоре или в правилах внутреннего трудового распорядка.

Итог:

Как видно из выше сказанного, хорошо отлаженный электронный документооборот «лечит» «головную боль» бизнеса, а именно – упрощает взаимодействие со всеми заинтересованными сторонами.

Все становится проще и быстрее. Любые заявления того же работника при помощи ЭЦП считаются официальными и юридически достоверными документами. А это значит, что у проверяющих органов к вам не будет лишних вопросов, ибо всё по закону и в рамках закона.

Возможности электронного документооборота позволяют сотрудниками компании работать на любом расстоянии от офиса, независимо от местонахождения, а работодателю не «распыляться», и  не тратить лишние деньги на почту и курьера для отправки каждого клочка бумаги работнику, лишь бы у него была его подпись «на руках».

Если вашей компании требуется переход на удаленную работу, направляйте ваш запрос на почту Пинол: [email protected]. Наш менеджер свяжется с вами для обсуждения всех деталей.

Полезные ссылки 

1. «Электронный документооборот с контрагентами через сервис Контур.Диадок»;

2. Рекомендуем ознакомиться с нашими готовыми кейсами по внедрению Битрикс24.

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

Как компании организовать удаленную работу: рекомендации и лайфхаки от фирмы «1С»

26.03.2020
Бухгалтерский ДЗЕН подписывайтесь на наш канал

Используйте наработки крупнейшего разработчика делового ПО.

Переход на удаленку – серьезное испытание для компаний, которые ранее не практиковали дистанционный формат работы. Тут есть много факторов риска и «подводных камней», которые могут снизить эффективность и завести в тупик многие бизнес-процессы.

Чтобы этого не произошло, полезно изучить опыт тех компаний, кто уже переводил на удаленку своих сотрудников.

С разрешения фирмы «1С» мы публикуем рекомендации по организации удаленной работы, которые крупнейший российский разработчик делового ПО подготовил для руководителей своих подразделений и партнеров-франчайзи.

Создаем оперативный штаб

1. Первым делом нужно создать оперативный штаб по организации удаленной работы компании. Рекомендуемая численность оперативного штаба для небольших компаний – два-три человека, в средних и больших организациях – по одному сотруднику от крупного подразделения.

   На старте работы штаб должен сделать следующее:

• Определить, кто за что отвечает в работе оперативного штаба.
• Определить регламент работы и планерок/заседаний. Понять, как проводить планерки: очно, в формате видеоконференций, по мобильной связи или в смешанном варианте.

Важно! В текущей ситуации могут появляться новые направления, проекты, требующие быстрых и активных действий, быстрое изменение текущих процессов. Возможно, в штаб есть смысл привлечь не только руководителей направлений/подразделений, но и кадровый резерв/пул талантов.

Сейчас самое время использовать сотрудников, которые при необходимости могут взять на себя ответственность за новые направления или отдельные сложные проекты, обладают лидерскими качествами, позитивны, профессиональны, с уважением и лояльно относятся к компании и ее продуктам, могут активно и быстро расти, не «раскисают» и не «канючат», могут выложиться сами и воодушевить команду на то, чтобы выложиться для решения важной задачи, и это не обязательно опытные и долго проработавшие коллеги. Такие сотрудники пригодятся и в дальнейшем.

1. Очень важно продумать и расписать два варианта работы компании:

• План А: часть сотрудников работает удаленно, часть — в офисе.
• План Б: перевод всей компании на удаленку.

Разрабатываем пакет антикризисных мер

1. Оперативному штабу целесообразно не только генерировать свои предложения, но и по возможности собрать предложения от сотрудников/подразделений и проанализировать, как перестроить текущие процессы работы, можно ли придумать и быстро развить новые направления. Пример вопросов к обсуждению:

Работа с клиентами, продажи:

• Встреч с клиентами не будет, чем их заменить?
• Клиентов необходимо сохранить, как это сделать?
• Продажи, возможно, упадут, чем заместить выпадающие доходы? Как пережить это время?
• Что предлагать клиентам, что в текущих условиях будет востребовано?
• Как помочь своим клиентам перейти на удаленную работу?
• Как организовать коммуникации с клиентами через онлайн?

Бизнес-процессы, удаленная работа с сотрудниками:

• Как перевести сотрудников на удаленку?
• Как выстроить постановку задач и контроль их выполнения?
• Что делать с теми, кто не сможет работать удаленно, но будет вынужден оставаться дома – обучить их? Предложить другие варианты работы? Какие именно?

Финансы:

• Как оптимизировать затраты?
• Если будет кассовый разрыв — чем в этом случае платить зарплату?
• Как настроить еженедельный анализ финансовой ситуации? Если нет удобных отчетов, срочно разработать (и такие же отчеты можно рекомендовать клиентам).
• Как проводить анализ эффективности направлений, подразделений, сотрудников?
• Как не допускать просроченной дебиторки?
• Переводим компанию на удаленку.

1. По каждому подразделению необходимо определить бизнес-процессы, которые не могут останавливаться из-за перехода на удаленную работу, и те, которые можно временно заморозить/притормозить. По критичным процессам назначить ответственных и их исполнителей.

1. Если к текущему моменту возможность удаленной работы уже имеется, то нужно провести инвентаризацию техники: возможно, у кого-то из сотрудников дома нет ноутбука или компьютера, или компьютер есть, но нет гарнитуры и камеры для видеосвязи. Продумайте, что из текущей техники можно выдать временно сотрудникам.

1. Если возможности удаленной работы нет, ее требуется срочно организовать. Самый простой способ для тех, кто еще не в теме, — доступ к рабочим компьютерам с домашних как к удаленным рабочим столам. В этом случае в офисе обязательно должен дежурить хотя бы один сотрудник для перезагрузки зависших компьютеров и т.п.

Полезные рекомендации для тех, кто не знает, как организовать удаленный доступ:

• Настройте доступ к своей сети через интернет с помощью существующего роутера (о том, как это сделать, можно прочитать тут или погуглить по запросам типа «как настроить vpn сервер на роутере»);
• Используйте сервис «1С:Линк» для быстрого удаленного доступа к базам 1С (кроме базовых, подробнее см. тут);
• Переведите свою 1С в облако – «1С:Фреш» или «ГРМ»;
• Подключите какие-либо средства удаленного доступа. Правда, эти сервисы почти все платные, а бесплатные ограничивают длину сеанса (подробнее читайте тут);
• Выгрузите документы в облака.
• Уточните у своих интернет-провайдеров, возможно, они предлагают услугу по организации vpn для своих клиентов.

1. В большинстве компаний часть документооборота бумажная, поэтому надо продумать, как с ним работать. Как собирать подписи и печати? Можно ли быстро перевести в электронный документооборот (ЭДО)?

Для ЭДО, например, для сдачи отчетности в электронном виде используются электронно-цифровые подписи, надо убедиться, что с удаленных компьютеров они будут нормально работать.

1. Необходимо собрать актуальные контакты сотрудников:

• Номера мобильных телефонов;
• Фактические адреса;
• Номера мобильных телефонов близких людей на случай, если с сотрудником на удаленке не удается связаться.

1. Важно учесть юридические особенности оформления удаленной работы. По Трудовому кодексу РФ дистанционная работа должна оформляться локальными актами и заявлениями сотрудниками о переводе на удаленную работу (подробно можно прочитать тут). Если такой возможности нет, просите сотрудников написать заявление от руки, поставить подпись, сфотографировать и прислать. Перед этим определитесь, кому эти заявления нужно присылать и по каким каналам связи.

1. Запросите сотрудников, есть ли у них дома интернет. Тем, у кого его нет, предложите срочно решить этот вопрос, выбрать оператора, тариф и срочно подключить, раздача интернета через мобильный телефон не всегда позволяет работать на компьютере с нормальной скоростью. Обратите внимание сотрудников, что будет много желающих работать дома, и возможны перебои/замедление скорости интернета.

1. Пропишите следующие моменты:

• Какие задачи стоят перед каждым сотрудником (со сроками и KPI).
• Какое оборудование и другие ресурсы необходимы для их выполнения. Проверьте, есть ли оно у сотрудника, настроено ли, есть ли вопросы и сложности по настройке.
• Как сотрудники будут фиксировать рабочее время и отчитываться о выполненной работе.
• Когда и как сотрудник связывается с руководителем и другими участниками рабочего процесса, с помощью каких инструментов, какие каналы связи приоритетные и какие — запасные, в том числе можно заранее создать создать чаты или группы – общефирменные,и по подразделениям или задачам («Система взаимодействия» в «1С:Предприятии» это позволяет).
• Что делать в случае, если что-то пошло не так, к кому обращаться.

1. Доведите новые рабочие инструкции до сотрудника и убедитесь, что он их понял. Например, внедренцы «1С:Предприятия» должны понимать, как они получают заказы, как общаются со своим руководителем и с клиентом, как организована командная работа, как они отчитываются.

Управляем удаленной командой

1. Удаленная работа требует от руководителя четкого выстраивания процесса взаимодействия с сотрудниками, но одновременно это возможность попробовать новый формат взаимодействия с подчиненными, по-новому выстроить рабочий процесс и прокачать свои управленческие навыки.

Рекомендации руководителю по работе с сотрудниками на удаленке:

• Если в офисе ежедневно утро начиналось с планерки, то в то же время проводите ее и удаленно (как принято в подразделении: общую или один на один). Другие регулярные процедуры тоже целесообразно восстановить.
• Доводите до сотрудников расписание созвонов/чатов на день (руководители обычно знают своих специалистов: кому необходимо более частое общение, а кому достаточно утро-вечер или один-два раза в неделю).
• Делайте рассылки по своим сотрудникам: в небольших компаниях – общефирменные, а в больших фирмах — и внутри отделов, разъясняйте текущую ситуацию, давайте инструкции по работе. Ситуация меняется ежедневно, поэтому инструкции тоже могут меняться.
• Создайте или актуализируйте регламенты: например, что руководители всех уровней должны проверять корпоративную почту не реже одного раза в час, сотрудники не реже одного раза в два часа и т.д.
• Если у сотрудника маленький ребенок и его не с кем оставить, нужно понимать, что в этом случае вряд ли получится эффективно работать, предложите брать отпуск или дни за свой счет, а работу этого сотрудника нужно перераспределить или отложить, если есть возможность.

1. Важно наладить активное взаимодействие и общение сотрудников, чтобы не нарушилась «старая» коммуникация. Речь не просто про необходимую коммуникацию для выполнения задач, важно, чтобы не снизился командный дух, взаимопомощь, обмен мыслями и идеями и просто человеческое общение.

• Руководителям полезно оказывать сотрудникам дома в непривычной для них рабочей обстановке моральную и психологическую поддержку. Не допускайте ситуаций, когда с кем-то из сотрудников вы неделю контактируете только по электронной почте, хотя раньше регулярно общались лично.
• Не забывайте поздравить сотрудника с днем рождения или юбилеем работы в компании – это точно будет приятно, а маленький виртуальный подарок от руководителя и коллег может дополнительно поднять настроение.
• Не допускайте паники и пережевывания сотрудниками негативных новостей, вселяйте в них оптимизм.
• У сотрудника на удаленной работе есть масса соблазнов, т.к. дома много «отвлекателей». Задача руководителя в том числе помочь сотруднику выполнять рабочие задачи в условиях оторванности от рабочего места, команды, при этом продолжать чувствовать, что он часть команды, что компания о нем заботится.
• Недвусмысленно дайте понять сотрудникам, что удаленная работа – это такая же работа, с коммуникациями и результатом не хуже, чем в офисе. Объясните, что не у всех может быть достаточно самоорганизации – и некоторым напрягаться придется больше. Рабочий день – такой же, как в офисе, все это время сотрудник должен быть на связи и оперативно реагировать на обращения.
• Пришлите сотрудникам памятку по самоорганизации (за образец можно использовать разработанные в фирме «1С» рекомендации на эту тему).

Темы: коронавирус , удаленная работа Рубрика: Коронавирус, вакцинация и удаленная работа

Подписаться на комментарии Написать комментарий

Плюсы и минусы удаленной работы для работодателя и сотрудника — Академия СНТА

В связи со стремительным развитием IT-сферы в мире становится всё больше удалённых профессий начиная от копирайтеров и заканчивая IT-специалистами, которые выполняют сложнейшие задачи. К тому же большая часть ведущих компаний уже давно принимает за норму такой формат работы.

Безусловно, удалённая работа имеет свою специфику, а также преимущества и недостатки как для сотрудников, так и для работодателей. Попробуем рассмотреть их более подробно.

Чем выгодна удалённая работа для сотрудника?

Прежде всего, при работе в удалённом формате отсутствует жёсткий контроль. Бывает и так, что условие руководства — это установка работником на свой ПК специальных дополнительных программ.

Задача таких программ заключается в том, чтобы регулярно отслеживать человека с помощью скриншотов его рабочего стола. Однако практика показывает: к такой тактике прибегает меньшая часть руководителей.

Для начальника главное — чтобы сотрудник выполнил задание качественно и в установленные сроки. Таким образом, человек свободно принимает решения по поводу порядка выполнения работы и её последовательности.

Кстати, дресс-код на удалённой работе, разумеется, не нужен, поэтому человек может просто сидеть за компьютером в удобной домашней одежде, периодически прерываясь на приём пищи и чай или перекур, когда ему удобно.

Рабочее место сотрудник тоже выбирает на своё усмотрение. Если ему комфортно, он работает дома, а если желает сменить обстановку — идёт в кафе или в коворкинг. Однако многие предпочитают трудиться именно дома, по причине экономии времени и денежных средств, которые не нужно тратить на дорогу туда и обратно.

Ещё один из главных приоритетов удалёнщиков — свободный и гибкий рабочий график. Основная задача заключается в выполнении заданий согласно дедлайну.

Если кому-то удобно работать днём, вечером или ночью, это не имеет никакого значения, так как человек и в этом плане полностью предоставлен самому себе.

Исключение составляют ситуации, когда сотрудник, например, выполняет обязанности менеджера по персоналу или работе с клиентами, когда ему необходимо связываться с людьми в строго определённое время.

https://www.youtube.com/watch?v=3uZtqMacRIw\u0026pp=ygVz0JHQuNC30L3QtdGBINC90LDCoNGD0LTQsNC70LXQvdC60LUuINCf0LvRjtGB0Ysg0LjCoNC_0L7QtNCy0L7QtNC90YvQtSDQutCw0LzQvdC4IC0g0J7RgtCy0LXRgiDQkdGD0YXQs9Cw0LvRgtC10YDQsA%3D%3D

Для того, чтобы подписывать трудовые договора, человек может оформить себе электронную цифровую подпись (или ЭЦП).

И конечно, работать человек может из любой точки, одновременно путешествую по миру и живя там, где ему нравится. Да и стрессов от постоянного потока людей, как в офисе, так и в общественном транспорте, гораздо меньше.

Минусы удалённой работы для сотрудника

Минусы у удалёнки тоже есть, так как не все могут быстро адаптироваться и привыкнуть к деятельности, которая предоставляет и много свободы, и в то же время требует ответов на практические вопросы. Один из них — это самодисциплина и её выработка.

Иногда этому приходится учиться заново, используя такс-менеджеры или работая по таймеру, если контролировать время самостоятельно сложно. Хорошо, если сотруднику удаётся вовремя себя дисциплинировать, чётко разделяя время, выделяемое на рабочую сферу и области, которые с ней не связаны.

Для некоторых людей, привыкших к постоянному контролю со стороны начальства и офисной обстановке это представляется трудной задачей.

Также для кого-то может сильно не хватать «живого» контакта и общения с коллегами. Поскольку мы все являемся социальными существами, порой именно этот фактор становится для людей главным препятствием для работы в удалённом формате без ощущения одиночества, неуверенности и дискомфорта.

Безусловно, не каждый человек обладает способностью к быстрому и правильному принятию решений.

Эффективная удалённая работа требует быстрых реакций и действий, а не прокрастинации и других форм траты времени впустую.

Отдельно стоит упомянуть и о так называемом «феномене замкнутого пространства», когда, постоянно работая за компьютером, люди просто теряют желание куда-то выходить и с кем-то общаться.

Есть ещё один тонкий и необходимый навык, который бывает трудно освоить: это письменная коммуникация. Важно чётко и ясно формулировать любое сообщение или письмо, отправленное по электронной почте. Это поможет избежать ненужной переписки с бесконечными выяснениями и уточнениями, а также недоразумений и ошибок.

Наконец, выбор удалённой работы, всё же, более ограничен, чем выбор в сфере «реальной» занятости. Далеко не всегда людям удаётся найти удалёнку по той специальности, которую они имеют.

Чем выгодна удалённая работа для работодателя?

Географические ограничения при ней отсутствуют: иными словами, руководитель выбирает подходящего сотрудника из любой страны или уголка земного шара и при этом не возникает необходимости в его переезде. Более того, это возможность выбора, действительно, подходящего кандидата, без нужды идти на уступки или до поры до времени не обращать внимания на существенные недостатки.

Как правило, удалёнщики с опытом обладают выдающимися личностными качествами, в том числе, ответственностью и добросовестностью, так как ценят возможность работы дома и колоссальной экономии времени. Есть и исключения из правил, но они встречаются очень редко, особенно в последнее время, когда эпидемиологическая ситуация в стране и в мире заставила многих людей осваивать удалённые профессии.

Коротко охарактеризовать тип такого сотрудника можно так:

• ответственность;
• психологическая гибкость, открытость к новым идеям;
• самодисциплина на высшем уровне;
• инициативность;
• широта общего кругозора;
• коммуникабельность в любом формате (такой человек прекрасно выражает мысли в устной и письменной формах, делая это быстро, корректно и чётко).

Есть для руководителя ещё один существенный плюс. Он состоит в том, что ему не нужно решать те организационные вопросы, которые требуют решения при организации работы в формате реального пространства. Первым делом, это аренда помещения и обустройство офиса. Таким образом, у руководящего состава высвобождается значительное время для развития компании.

Известно, что пресловутые кофе-брейки и «задушевные» разговоры коллег на офисной кухне или во время перекура отнимают и время, и силы, равно как и межличностные проблемы, без которых, к сожалению, не обходится существование ни одного коллектива.

При удалённой занятости и то, и другое практически исключено: люди работают и сконцентрированы на выполнении определённых задач, а не на общении с коллегами и ненужном выяснении отношений.

Благодаря такой ситуации компания обретает устойчивость и конкурентноспособность в сложных условиях рынка.

Важную роль приобретает ещё один, весьма интересный и полезный психологический фактор. Руководитель, не зная сотрудника в лицо и ориентируясь исключительно по информации либо фото в соцсетях или портфолио, больше сконцентрирован именно на его профессиональных качествах и навыках, а не на внешнем облике и умении произвести первое впечатление.

Минусы удалённой работы для работодателя

Безусловно, при таком формате деятельности тесную связь с сотрудниками удаётся выстроить не всегда и не сразу.

Здесь требуется упорная и довольно специфическая работа, чтобы и выбор работников был правильный, и руководитель мог всегда находить с ними общий язык, особенно в случае внештатной ситуации.

Не рекомендуется брать на такую работу человека, ранее совсем не имевшего опыта в удалёнке, так как ему будет очень сложно адаптироваться к новым условиям и верно выполнять поставленные задачи.

Наконец, распределять ресурсы работодателю всегда непросто, так как он не всегда видит, кто перегружен, а кому можно поручить дополнительную работу. Здесь встают ребром вопросы коммуникации и честности.

Как правильно организовать удаленную работу?

Полезные советы работодателям:

• доверять людям, а если они не оправдали доверия, оперативно искать других, не «зацикливаясь» на недостатках тех, с кем просто не повезло;
• ориентировать людей на главные цели и задачи компании, чтобы они работали сплочённо и с пониманием общего дела;
• разрабатывать инструктажи и требования в виде чётко сформулированных документов, не требующих много времени для чтения и осмысления. Благодаря такой тактике руководство избежит лишних вопросов, уточнений и непонимания со стороны своих подчинённых;
• разрабатывать эффективный мониторинг работы сотрудников с учётом временных и финансовых показателей.

Полезные советы сотрудникам:

• тренируйте навыки самодисциплины. Они помогут вам выполнять любую работу максимально быстро и качественно;
• обустройте своё рабочее место так, чтобы оно было удобным;
• учитесь планировать как своё, так и чужое время;
• умейте отдыхать, вовремя делая перерывы. Они помогут вам «разгрузить мозг» и восстановиться после выполнения сложных задач.

В целом, удалённая работа имеет много преимуществ как для начальства, так и для подчинённых. Важно уметь грамотно её выстраивать, постепенно адаптируясь к новым и порой неожиданным условиям жизни.

Не нашли нужную информацию? Задайте вопрос менеджеру

За и против: выгодно ли работать удаленно

Понятно, что удаленная работа, как и фриланс, подходит не каждому.

Ильнур Шарафиев

следил за дискуссией

Профиль автора

С одной стороны, больше свободного времени, с другой — не каждый сможет его грамотно организовать. Кажется, что можно зарабатывать больше, но часто приходится расплачиваться стабильностью. Мы попросили читателей Т—Ж сделать свой выбор и рассказать, что выгоднее.

Работаю удаленно шестой год. Есть плюсы и минусы.

Во-первых, снижаются расходы на транспорт, одежду, обувь и обеды, если в офисе не кормят. Во-вторых, не помню, когда в последний раз серьезно болела — обмен вирусами исключен. В-третьих, время на дорогу до работы превращается во время для жизни.

В-четвертых, — самое важное — ты не привязан к месту. Много путешествую, забыла про ограничение в четыре недели отпуска плюс новогодние. Хотя и они у меня тоже есть.

В офисе у людей формат «сижу в офисе — значит, работаю», перекуры-чаи. На удаленке ты списываешь время на задачи, и 8 часов в конце дня должны нормально сойтись. Плюс постоянно негласно доказываешь заказчику, что да, ты работаешь, а не непонятно чем занят.

Вообще, удаленная коммуникация сложнее. Если часть коллег или руководство не умеет работать с распределенной командой, то это тяжело бьет по удаленщикам.

И менять работу сложнее — рынок удаленной работы намного меньше, чем офисной.

Чтобы хорошо зарабатывать на фрилансе, нужно быть очень выносливым, ответственным, производительным и коммуникабельным человеком. Основная масса людей довольно ленивы и похвастаться этими качествами не могут. Поэтому и сидят на своих местах с ограниченной зарплатой.

Я работал в дизайн-студии графическим дизайнером с достаточно высокой по тем временам зарплатой. Три года назад перешел на фриланс, так как понял, что свою высокую скорость и производительность могу выгоднее реализовать, работая от своего имени.

Сейчас как ИП удается зарабатывать в 3—4 раза больше, чем тогда. Когда поток заказов становится большим, уже не страшно упускать какие-то задачи и повышать свой прайс.

Я продукт-менеджер ИТ-компании в Москве. Мы в равной степени пользуемся услугами как московских фрилансеров, так и чисто удаленных. Но есть различия.

Как работодатель, я думаю так: «В Пскове зарплаты и уровень жизни ниже, значит, за тот же объем работы я могу платить меньше». Плюсы: фрилансеру на полной удаленке можно платить меньше.

Минусы: работа на удаленке в этом случае всегда идет медленнее. Возникают проблемы с согласованием, с мотивацией.

При этом результат все равно можно получить достойный, но часто — сильно позже намеченного срока.

Если есть личное общение, работа всегда идет продуктивнее и быстрее. Плюсы: проще вносить правки, формировать задачи и предложения по их решению. Много хороших идей рождается в процессе обсуждения. Минусы: такие фрилансеры стоят дороже.

Работала и в офисе, и на удаленке. В обоих случаях — СММ-менеджером и копирайтером. В первом случае приходилось совмещать СММ с работой секретарем. Как следствие — в основное рабочее время занималась офисными делами, а продвижением — и до работы, и после, и на выходных. Так себе развлечение.

Минус работы в офисе — пятидневка. К врачу не сходить, сантехника не вызвать, бытовые проблемы решаются с трудом.

Фриланс или удаленка — не равно работа с Бали или Кубы. Когда выходишь на удаленку, тебе никто не вручает билет на Мальдивы и зонтик от солнца.

Сейчас работаю только на удаленке — проблема с графиком, так как руководитель дергает в любое время. Договорились на 2—3 часа работы в день, а в итоге постоянно нахожусь в подвешенном состоянии, потому что эти часы растягиваются на весь день.

Я бы выбрала скорее работу в офисе, но с плавающим графиком. Живое общение может продвинуть гораздо сильнее, чем вечная удаленщина.

Работаю бухгалтером на удаленке уже лет десять. Сложно было перестроиться на работу дома: у меня ребенок, домашние хлопоты — это отвлекает. Да и воспринимается это так: «Ты же все равно дома сидишь, ну сделай еще то или это». А у меня куча фирм и ИП, работаю на своем компьютере и еще на нескольких удаленно. В одну фирму езжу в офис на несколько часов в неделю.

Я одиночка — мне не нужны разговоры-чаи-сплетни в офисе. Ни перед кем не отчитываюсь — только перед налоговой, фондами и прочими фискалами.

Стаж идет, работаю в нескольких местах официально: я же бухгалтер, сама себе зарплату считаю. В офис возвращаться не планирую.

Фриланс — это постоянный риск. У тебя нет отпуска, нет больничного, нет размеренной работы — ее или много, или мало. Поэтому фриланс только дополняет основную занятость. Так работают многие: на 15—20 тысяч рублей зарплаты особо не разбежишься. А еще 10—20 — и нормально, уже есть денежки на Турцию или хотя бы на Крым.

Я работаю аниматором на фрилансе. В месяц у меня от 11 до 17 рабочих дней, по 4—12 часов каждый. На сам праздник я трачу 1—3 часа. Бывает и больше, но редко. Чаще это 2 часа игровой программы или час химического шоу.

Езжу по Москве, Московской области и иногда пересекаю ее границу. На дорогу туда-обратно может уходить от 1 до 7 часов. Это время можно сокращать, если покупать свои костюмы и не ездить их арендовать.