Прочее

Автоматизация обработки документов — Ответ Бухгалтера

На сегодняшний день скорость работы с документы во многом определяет эффективность работы бухгалтера. Чтобы оптимизировать работу с документами, бухгалтеры используют специальные сервисы, например 1С:ЭДО. В данной статье мы рассмотрим процесс настройки учётной записи ЭДО, отправки приглашений контрагенту для дальнейшего обмена, а также процесс получения и подписания документов.

Внимание! Для подключения сервиса 1С:ЭДО подходит только локальный сертификат.

В разделе «Администрирование» ‒ «Обмен электронными документами» необходимо поставить галки на пунктах «Электронные подписи» и «Сервисы ЭДО» (рис.1).

Автоматизация обработки документов - Ответ Бухгалтера

Для регистрации профиля ЭДО переходим в разделе «Администрирование» ‒ «Обмен электронными документами» по ссылке «Учётные записи ЭДО» (рис. 1).

Перед настройкой необходимо ввести логин и пароль интернет-поддержки пользователей 1С.

При подключении указывается (рис. 2):

  • организация;
  • локальный сертификат (при выборе сертификата лучше убрать поле «Пользователь»);
  • в разделе «Идентификатор организации» установить галку на «Получить новый» и установить оператора Калуга Астрал.

Автоматизация обработки документов - Ответ Бухгалтера

Нажимаем «Далее >» и в следующем окне указываем код налогового органа. В разделе «Назначение учётной записи» можно написать любой произвольный текст, например «ЭДО». Ставим галочку «Соглашаюсь с условиями использования» и нажимаем «Подключить» (рис. 3). На следующем этапе нажимаем «Подписать» и ожидаем, когда все пункты будут выполнены (рис. 4). Учётная запись настроена.

Автоматизация обработки документов - Ответ Бухгалтера
Автоматизация обработки документов - Ответ Бухгалтера

Прежде чем начать обмен, контрагенту отправляется приглашение (перед началом настройки лучше уточнить у контрагента их идентификатор учётной записи).

Для отправки приглашения переходим в разделе «Администрирование» ‒ «Обмен электронными документами» ‒ «Настройки ЭДО». Здесь нажимаем «Создать» и выбираем организацию (если их несколько в базе) и контрагента. После станет активным поле выбора учётной записи (нажимаем на три точки).

Учётная запись организации проставляется по умолчанию ( учётную запись контрагент выбирает из предложенных) или вводится идентификатор, который прислал контрагент. Далее поле «Готово» станет активным, нажимаем на него, и приглашение отправляется автоматически. Теперь необходимо ожидать, когда контрагент примет его и статус изменится на «Принято».

После этого можно начинать обмен документами в электронном виде (рис. 5).

Автоматизация обработки документов - Ответ Бухгалтера

Для того чтобы получить документы, переходим в раздел «Продажи» или «Покупки» – «Текущие дела ЭДО» – «Отправить и получить» (рис. 6).

Автоматизация обработки документов - Ответ Бухгалтера

Документ попадает сразу на две вкладки «Отразить в учёте» и «Утвердить». Рассмотрим этап утверждения. Есть два способа: нажать в окне «Текущие дела ЭДО» кнопку «Утвердить, подписать и отправить».

Или перейти в электронное представление документа (щелкнув по документу в столбце «Вид документа»): там будет сначала кнопка «Утвердить», а после утверждения появиться «Подписать и отправить».

Документ подписан (рис. 7).

Автоматизация обработки документов - Ответ Бухгалтера

На следующем этапе рассмотрим этап создания документа учёта. При поступлении документа в первый раз самый важный момент — это сопоставление номенклатуры, так как в дальнейшем всё сопоставление будет происходить по данным, введённым сейчас. Поэтому, если вам приходят услуги, нужно в поле «Вид услуги» обязательно поставить галку, что это услуга.

На этапе сопоставления вы можете создать новую номенклатуру по данным контрагента или  выбрать номенклатуру из своей базы (номенклатура по наименованию может не совпадать) (рис. 8). Затем создаётся документ учёта, и вам остаётся его только подредактировать и провести.

При дальнейшем поступлении похожих документов от того же контрагента этап сопоставления и создания документа будет автоматическим, вам останется только провести документ. Если вам не нужно, чтобы документы создавались автоматически, то необходимо перейти в раздел «Администрирование» — «Обмен электронными документами».

Далее по ссылке «Настройки ЭДО» на вкладку «Настройки подключения», где выбираем нужного контрагента и перевыбираем «Способ обработки вручную» (рис. 9).

Автоматизация обработки документов - Ответ Бухгалтера
Автоматизация обработки документов - Ответ Бухгалтера

В данной статье мы рассмотрели немаловажный вопрос — электронный документооборот.

Теперь у вас появится возможность не тратить время на подписание и поиск нужного документа для предоставления в налоговую, они всегда у вас будут храниться в базе («Администрирование» — «Сервис» — «Архив ЭДО»), где будет возможность отсортировать их по контрагенту, дате или номеру документа. Успехов вам в дальнейшей работе!

Попробуйте лучшее обслуживание 1С совершенно бесплатно — пройдите «Большой тест-драйв 1С»! Получите доступ к премиум тарифу «Оптимум», Линии консультаций «Что делать 1С» и записям лучших вебинаров по работе в 1С. Чтобы пройти «Большой тест-драйв 1С», нажмите здесь.

Автоматизация документооборота на предприятии

Автоматизация обработки документов - Ответ Бухгалтера

Из нашей статьи вы узнаете:

В документации предприятия сосредоточено более 80% информационных ресурсов, которые помогают в работе организации и её подразделений. Чтобы наладить рабочие процессы в компании, необходима автоматизация документооборота и делопроизводства.

Автоматизации работы с электронными документами и организации бизнеса имеет огромный потенциал для развития компании, ведь с документами работают абсолютно все контрагенты и большое количество клиентов.

Система электронного документооборота (СЭД) поможет упорядочить составление и передачу документации каждому предпринимателю и офисному сотруднику. Чем быстрее происходит обработка документации, тем выше результат. Большинство организаций уже используют СЭД, которая позволяет упростить внутреннюю работу предприятия, а также ускорить обмен документами с внешними организациями.

В статье расскажем об аспектах автоматизации делопроизводства и документооборота, а также о том, чем внедрение автоматизации документооборота поможет бизнесу.

Чем автоматизация документооборота отличается от делопроизводства

Несмотря на то что эти два термина тесно взаимосвязаны и даже синонимичны для многих, тем не менее, автоматизацию документооборота следует отличать от делопроизводства. Одно из понятий является частью другого — делопроизводство невозможно без документооборота.

Документооборот — это движение документации внутри компании.

Делопроизводство — комплексное понятие, включающее следующие мероприятия:

  • создание, редактирование и утверждение документов;
  • обработка и регистрация документов;
  • документооборот;
  • выдача поручений и контроль за их исполнением;
  • ведение архива, поиск документов и контроль за их местонахождением.
  • Оба понятия в совокупности необходимы для документационного обеспечения управления (ДОУ), которое помогает в процессе реализации функций предприятия.
  • Делопроизводство включает меры по обеспечению документационной поддержки управления и ведения бизнеса: взаимодействие с контрагентами и закрепление деловых процедур договорами; создание внутренних актов и регламентов компании для управления сотрудниками и оптимизации бизнес-процессов.
  • Для автоматизации делопроизводства внедряют систему электронного документооборота, которая позволит организовать работу всех подразделений компании.

Система электронного документооборота – надёжная компьютерная программа, позволяющая создавать, исправлять, искать электронные документы, а также организовывать взаимодействие сотрудников с ними (отправка, утверждение и передача). Она может функционировать в локальной сети организации или в интернет-сети круглосуточно, с чётким разграничением прав доступа.

Программа автоматизирует документооборот. Она помогает проводить и хранить счета, платежи, акты и приказы. Можно контролировать все этапы их редактирования, согласования и исполнения.

Это проверенная временем многофункциональная система, которая, помимо работы с документацией, позволяет контролировать объём выполненных задач сотрудников компании.

Также это способ улучшения порядка ведения дел в компании, чтобы сделать их более прозрачными и защищёнными от ошибок.

Как связаны управление и делопроизводство

Делопроизводство необходимо для обеспечения документационной поддержки управления организацией. Когда руководитель получает информацию о задаче, он её анализирует, принимает решение и сообщает подчинённым.

Управление тесно связано с документацией, потому как информация может поступать в виде документа, её анализ отражаться в различных других документах, а объявление решения может быть в форме акта или приказа. Поэтому корректная организация работы с документами сильно повышает оперативность и качество работы руководителей.

Читайте также:  Накладная по форме М‑15 - Ответ Бухгалтера

Связь между управлением и делопроизводством можно посмотреть на следующем примере — наём сотрудника на работу. Алгоритм действий представлен так:

  • руководством принимается решение об открытии новой вакансии;
  • отдел кадров составляет вакансию и согласовывает с руководством;
  • вакансия размещается на сайте компании и биржах поиска работы;
  • кандидаты присылают резюме;
  • кадры отбирают резюме и передают их руководству;
  • руководство просматривает резюме и принимает решение о собеседовании с потенциальным кандидатом;
  • по итогам встречи отбирается один сотрудник, с которым заключается трудовой договор.

Здесь принимаются несколько управленческих решений: об открытии вакансии, собеседовании и о приёме на работу. Их необходимо подкреплять документами: описание вакансии, резюме, трудовой договор. А если процесс найма более сложный, с выполнением тестового задания, проверкой службой безопасности и медицинской комиссией, то документов становится ещё больше.

Поэтому мероприятия по делопроизводству сопровождают управленческие решения, где необходимо получить или выдать данные в виде документов. Отсюда связь между делопроизводством и управлением.

Документация выступает как средство информационного обмена для руководителей. И при неналаженном делопроизводстве страдает управление, которое зависит от качества и достоверности информации, скорости приёма и передачи данных, правильной организации документов.

Основные задачи автоматизации делопроизводства и документооборота

Задачи во многом перекликаются с целями. Вот ключевые из них:

  1. Выстраивание полных маршрутов передвижения электронных актов, справок, договоров.
  2. Реализация удобного управления процессами, выстраивание последовательности стандартных действий.
  3. Организация архивов с каталогом файлов для облегчения и улучшения условий хранения.
  4. Объединение всех инструментов контроля для последующего анализа сфер работы, где имеются недочёты, чтобы оперативно их устранить.
  5. Повышение эффективности использования ресурсов компании.

Частая ошибка при автоматизации делопроизводства и способ её решения

Когда компания расширяется и руководитель принимает решение о необходимости автоматизации процессов документооборота с помощью информационных технологий, то многие компании часто совершают одну ошибку.

Они пытаются обойтись автоматизацией работы только отдельных сотрудников: секретаря, менеджера, бухгалтера. Получается, что одни сотрудники работают в цифровом пространстве, а другие нет.

Это значит, что нет взаимодействия работников друг с другом, работа отделов не налажена, прикладные процессы никак не связываются с делопроизводственными.

Нет возможности и инструментов для более продуктивной деятельности персонала.

Автоматизация электронного документооборота и делопроизводства должна быть комплексной и одна для всех сотрудников. При организации эффективной среды информационного обмена следует выполнить задачи по автоматизации трёх составных частей делопроизводства:

  • документирование;
  • документооборот;
  • ведение цифрового архива.

Учитывая все основные части делопроизводства, нужна программа, которая имеет возможность создания, хранения и обмена документации в цифровом виде.

Должен быть поиск необходимого файла, а также возможность интеграции с другими платформами компании, чтобы документы приходили от всех сотрудников.

Не менее важную роль при выборе программы играет политика безопасности и разграничение прав доступа.

При подключении рабочих процессов к системе появляется внутрикорпоративный архив с удобной логической структурой и неограниченным объёмом. Каждая производственная операция будет определена, чётко описана и регламентирована, чтобы избежать ошибок.

Почему автоматизация документооборота очень важна на предприятии

При расширении предприятия, когда растёт численность сотрудников и направлений деятельности, процессы информационного обмена могут становиться запутанными, что напрямую отражается на деятельности предприятия. Автоматизация управления документооборотом поможет в следующем:

  • Отделам и подразделениям компании наладить согласованный и упорядоченный рабочий процесс. Получая информацию о деятельности друг друга и работая в слаженном ритме, повышается качество обслуживания клиентов и взаимодействие с контрагентами.
  • Повысить производительность труда у сотрудников, благодаря ускорению процессов согласования и передачи договоров, актов, счетов.
  • Разгрузить рядовых сотрудников, поскольку система упрощает создание и редактирование файлов.
  • Поможет справляться с задачами при небольшом количестве работников. Не потребуется расширять штат, вкладываться в новые рабочие места и помещения, заниматься обучением персонала.
  • Повысить уровень защиты внутрикорпоративной информации за счёт широких возможностей настройки и разграничения прав.

Руководители смогут не потерять и увидеть целостную картину происходящей ситуации в подразделении или организации. А владельцы компании смогут избежать новых инвестиций в основную деятельность, потребности в увеличении оборотного капитала, получения кредитов, уменьшения ожидаемой прибыли.

Поэтому создание налаженной рабочей среды по обработке информации имеет непосредственное влияние на успешность предприятия. В связи с этим очень важно правильно выбрать стратегию автоматизации, в том числе ПО для её реализации.

Как автоматизировать документооборот

В целях автоматизации делопроизводства используются комплексные информационные системы, которые управляют базами данных, имеют поиск документов и анализа текстов. Смогут наладить внутренний документооборот и обеспечить доступ в корпоративную среду Intranet.

Автоматизация документооборота в организации может быть реализована несколькими способами. Наиболее популярными и современными считаются следующие технологии автоматизации документооборота:

  • Клиент-серверные. Модели управления находятся на специально выделенном внутрикорпоративном ресурсе, доступ к которому круглосуточный и осуществляется через веб-интерфейс.
  • Интегрированные с базами данных, из которых можно оперативно получить нужные данные.
  • Реализованные на веб-решениях, когда вход выполняется через браузер.
  • Облачные – с использованием места, предоставленного сторонним сервисом.

Сложность возникает при выборе программного продукта. Можно приобрести качественное ПО, но оно не сможет помочь компании, так как ориентировано на другие задачи.

Чтобы фирма зря не потратила деньги, необходимо для начала определить цели, которые должна выполнять система.

И потом при покупке обращать внимание на соответствие нужным задачам в отдельности и в качестве одного целого (имеется ли интеграция с другими системами).

Какие проблемы решает система электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) обеспечивает автоматизацию движения документов в рамках делопроизводства. СЭД может работать с любым видом документации: корреспонденция и электронные письма, офисные документы, отчёты.

Программы СЭД дают возможность просматривать некоторое количество писем сразу с нескольких электронных ящиков. Позволяют планировать бизнес-проекты, что удобно с точки зрения менеджмента, и менеджеры могут в любой момент проконтролировать работу сотрудников. При наличии мобильной версии программы, это можно будет делать, находясь вне офиса.

Также удобно отслеживать процесс согласования и утверждения документа. Когда руководитель заканчивает работу с документом, его можно легко отправить контрагенту по электронной почте, на печать или в архив.

Главные проблемы, которые решает автоматизация документооборота – это сокращение ручного труда и постепенное избавление от бумажных носителей, что позволит снизить затраты на закупку оргтехники и расходников для печати.

Не потребуются услуги курьера и других посредников, что снижает вероятность умышленной порчи или случайной потери важной информации.

В системах электронного документооборота обмен документами происходит в пару кликов с рабочего места.

Документы хранятся в цифровой среде программного обеспечения, что помогает освободить архивы и оптимизировать все процессы документооборота. Хранящиеся файлы легко извлекаются за счёт удобного поиска по разным параметрам — название, содержание, номер документа и т. д.

Помимо этого, все подразделения станут работать более слаженно из-за повышения качества взаимодействия филиалов и структур. Значительно снизятся ошибки, вызванные человеческим фактором, а доступ к информации можно будет разграничить.

Автоматизация документооборота ускорит деятельность компании в целом, увеличит оборот, повысит солидность фирмы. Использование системы электронного документооборота говорит о серьёзном отношении компании к бизнесу, что благоприятно сказывается на качестве обслуживания клиентов.

Читайте также:  Чек-лист: проверьте эти пункты перед отправкой декларации по НДС – и ее примут

Рекомендации по выбору системы электронного документооборота

Чтобы определиться и решить, какая система автоматизации документооборота и делопроизводства будет использоваться в вашей компании, необходимо:

  • Изучить функциональность системы. Оценить набор функций платформы, удобство её применения, интерфейс, возможность гибкой настройки.
  • Поискать примеры удачного опыта применения выбранной системы в вашей отрасли. Это очень важно, поскольку позволяет понять, насколько успешным будет внедрение конкретной системы автоматизации документооборота в той сфере, в которой работает ваша компания. Выяснить, в каких фирмах из вашей области использовалась система, и насколько успешно были реализованы эти проекты.
  • Соотнести стоимость, функциональность и поддержку платформы. Важно не только приобрести и внедрить систему автоматизации, но и убедиться в том, что вам при этом будут доступны её обновления и поддержка. Испытать функции системы в её бесплатной версии.

Пробная версия наглядно демонстрирует функции и преимущества системы автоматизации управления документооборотом. Иногда производители предлагают демоверсии без каких-либо ограничений по функциональности. Так вы сможете понять, насколько вам подходит платформа, удобно ли в ней работать.

Функциональные требования к системе документооборота утверждены Приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69. Система документооборота обязана иметь инструменты для работы с электронными документами и другие опции для выполнения всех задач, поставленных пользователем (с точки зрения функциональности и технологического исполнения).

При выборе СЭД необходимо обращать внимание на следующие пункты:

  • понятный интерфейс;
  • скорость и надёжность обмена;
  • возможность подписания ЭП;
  • возможность распределения файлов по группам;
  • поиск;
  • настройка прав доступа;
  • мониторинг прохождения документа по этапам;
  • высокоуровневая защита данных;
  • архивное хранение.

Также для некоторых компаний важны интеграция с учётными системами, а для организаций непрерывного цикла работы — уровень техподдержки.

Выводы

Внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота может значительно ускорить выполнение задач, повысить качество обработки документов, снизить риски ошибок и сократить затраты на бумажную документацию. Это может привести к значительной экономии времени и ресурсов для организации. Как показывает опыт, эффективность автоматизации документооборота сильно влияет на производительность организации

Важно отметить, что процесс автоматизации документооборота может быть разным для разных организаций, поэтому выбор систем автоматизации должен зависеть от специфических потребностей каждой конкретной организации.

Таким образом, переход на электронные документы и автоматизация документооборота являются важными факторами для современных организаций, которые хотят быть более эффективными и конкурентоспособными на рынке. Внедрение соответствующих систем автоматизации может помочь им достичь этой цели.

Если вы решили автоматизировать в своей компании документооборот, подключите Астрал.ЭДО — онлайн-сервис, который позволяет быстро оформлять документы и передавать их в один клик. Система позволяет вести несколько организаций, наладив документооборот внутри компании, а также с контрагентами и госорганами. Вся информация автоматически и структурировано сохраняется в архив, что позволяет в любой момент легко найти и посмотреть необходимую документацию. Систему электронного документооборота 1С-ЭДО можно использовать в привычном интерфейсе 1С. Круглосуточная служба поддержки поможет клиентам на всех этапах обслуживания: от запуска системы и подключения контрагентов до обмена документами и отправки отчётов в государственные органы.

Автоматизация документооборота в вопросах и ответах

Дата материала: 15.04.2022

Автоматизация документооборота – не просто средство оптимизации внутренних процессов, это возможность получить преимущество в условиях жесткой конкуренции. Системы автоматизированного документооборота помогают ускорить процессы, дают руководителям цельную картину по работам компании для принятия как оперативных, так и стратегических решений.

В этой статье рассмотрим вопросы, с которыми неизбежно сталкиваются компании при принятии решения о внедрении электронного документооборота.

Автоматизация обработки документов - Ответ Бухгалтера

Посмотреть видео

Directum RX предоставляет набор готовых бизнес-решений для цифровизации процессов разных направлений деятельности: договорная работа, делопроизводство, бухгалтерия, HR-служба и другие.

Документы и прочая корпоративная информация представляют собой немалую ценность, так же, как и материальные ресурсы. Чтобы быть конкурентным, нужны современные подходы к обработке документов, при этом важно уделять достаточное внимание вопросам информационной безопасности.

Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где еще активно используют бумагу:

  • документы постоянно теряются;
  • накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;
  • часто нарушается конфиденциальность – информация попадает в чужие руки;
  • тратится масса времени на поиск нужного документа и формирование комплекта;
  • создается несколько копий одного и того же документа – на бумагу и копирование тратится немало средств;
  • подготовка и согласование документов отнимают много времени.

Внедрение системы автоматизации электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

  • обеспечивается слаженная работа всех подразделений;
  • повышается производительность труда сотрудников за счет сокращения времени на создание, обработку и поиск документов;
  • повышается оперативность доступа к информации;
  • настраивается разграничение доступа к документам.

Автоматизированная система документооборота повысит эффективность процессов любой организации, независимо от масштаба и типа собственности.

Какое решение выбрать для автоматизации документооборота?

Каждый производитель систем автоматизации электронного документооборота, говорит, что его продукты самые функциональные, удобные и эффективные. Тем не менее, нужно обратить внимание на основные решаемые задачи:

  • автоматизация делопроизводства – решается лишь определенный класс задач, и, как правило, полноценной маршрутизации потоков работ не предусматривается;
  • управление потоками работ – обеспечивается автоматизацию бизнес-процессов, управление последовательностью действий в рамках процесса;
  • организация и управление архивами документов – это структурированное хранение и управление документами, причем как электронными, так и бумажными;
  • электронное управление документами (системы электронного документооборота (СЭД)) – объединяются возможности управления документами и процессами, при этом закрываются различные направления документооборота: делопроизводство, договоры, проекты и т.д.
  • управление ресурсами предприятия (системы класса ERP) – бытует ошибочное мнение, что ERP-решения закрывают все проблемы документооборота на предприятии, однако это не так. ERP-системы предназначены для автоматизации производственного документооборота, а не управленческого, и наиболее эффективное решение – интеграция ERP и системы автоматизации документооборота.

Часто заказчик приходит с определенной проблемой, выслушав ее, производитель предлагает свою суперсистему, которая решит эту и все другие задачи.

В результате компания тратит деньги, зачастую немалые, на автоматизацию документооборота, но не получает того, что в действительности нужно.

Программный продукт может быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса.

Постараемся дать несколько рекомендаций, которые помогут избежать типичных ошибок на этапе выбора.

Автоматизированные системы документооборота: советы по выбору

  1. Определитесь, решение каких задач вы хотите поручить системе автоматизации документооборота. Если в штате организации нет специалистов, способных самостоятельно определить класс программного продукта, то лучше обратиться за помощью к консультанту.

    Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в специализированной прессе и на сайтах сообществ ИТ-специалистов.

  2. Изучите по возможности все предложения поставщиков.

    Обращайте внимание не только на наличие требуемой функциональности, но и на масштабируемость – чтобы в дальнейшем модно было расширить возможности и охват сотрудников.

  3. Проанализируйте с консультацией технического специалиста возможности программно-аппаратной платформы: какие СУБД поддерживаются, есть ли возможность организовать распределенную работу, насколько легко система будет интегрироваться в ИТ-окружение компании.

  4. Выбирайте решения, которые легко настраиваются, расширяются и масштабируются (т.е. обеспечивают защиту инвестиций), которые удобны в использовании, обладают эргономичным интерфейсом пользователя.
  5. Проверьте систему автоматизации документооборота в действии.

    Наверняка, у производителя есть демоверсия или вариант поставки с оценочными лицензиями – установите ее у себя и проверьте в действии до того, как будете покупать.

  6. Необязательно сразу приобретать мощную дорогую СЭД. Процесс организации электронного документооборота может происходить поэтапно – сначала можно внедрить простую систему, которую в дальнейшем можно развивать за счет масштабирования и добавления новых возможностей.

Внедрение системы автоматизации документооборота: этапы, сроки, деньги

Сроки проекта автоматизации документооборота зависят от множества факторов:

  • Класс системы. Решение для автоматизации делопроизводства, состоящее из одного рабочего места секретаря, можно внедрить за неделю. Внедрение системы класса ERP может занять целый год, причем необязательно, что число рабочих мест будет большим.
  • Масштаб внедрения. Срок внедрения системы автоматизации электронного документооборота, естественно, зависит от числа пользователей и серверов. Всех будущих пользователей необходимо обучить, на всех персональных компьютерах и серверах – установить и настроить программное обеспечение.
  • Удобство настройки и адаптации. Адаптация решения в соответствии с требованиями заказчика (иногда используют термин «кастомизация») возможна двумя способами – простая настройка и изменение программного кода. Если система адаптируется путем изменения настроек, то процесс адаптации проходит быстрее.

Организация электронного документооборота — это процесс, состоящий из нескольких этапов:

  • Исследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.
  • Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.
  • Адаптация автоматизированной системы документооборота на основе информации, полученной на этапе обследования.
  • Установка программного обеспечения и опытная эксплуатация.
  • Окончательная настройка электронного документооборота на предприятии с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
  • Обучение персонала организации.

Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на обучение персонала – не следует экономить на этом этапе, так как в случае неподготовленности пользователей даже самая совершенная система документооборота будет малоэффективна.

В зависимости от перечисленных факторов автоматизация документооборота может занять от 2 недель до полугода.

Отдельного рассмотрения заслуживает стоимость электронного документооборота.

Цена проекта зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей, масштаба организации электронного документооборота. Общая стоимость складывается из стоимости лицензий на ПО, стоимости работ, проводимых подрядчиками при внедрении.

Сумма, потраченная на внедрение, часто превышает суммарную стоимость лицензий на ПО – к этому нужно быть готовым. Экономить на проекте внедрения – заведомо проигрышная стратегия. Эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильного внедрения: важно учесть все требования и прийти к оптимизирующим решениям.

Экономическая эффективность – миф или реальность?

Вопросы экономической эффективности автоматизации документооборота поднимаются все чаще в. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации документооборот достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации.

Чем масштабнее документооборот на предприятии, тем сложнее оценить его экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа можно оценить экономический эффект, но мы не будем останавливаться на математических выкладках. Выделим основные факторы, влияющие на экономический эффект.

  • Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнение рутинных операций по работе с документами сотрудники могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ.
  • Системы электронного документооборота позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений предприятия и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.
  • Руководители компаний получают удобный инструмент мониторинга и контроля исполнительской дисциплины сотрудников. Своевременное перераспределение ресурсов, объективная оценка трудоемкости и нагрузки на подразделения, возможность контролировать отдельно взятые процессы – все это способствует росту личной ответственности каждого сотрудника.

0

У бухгалтера не боли: автоматизируем обработку отчётов маркетплейсов

16 января 2023 #Бухгалтерия

Продажи на маркетплейсе — один из самых простых способов начать бизнес. Зайти сюда несложно: достаточно определиться с товаром и выбрать подходящую площадку. В России их сейчас около 20. Самые популярные: Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет.

Но если зайти на площадку несложно, то с обработкой документов дела обстоят не так уж просто. В последнее время отчёты маркетплейсов и бесконечное количество номенклатуры стали большой болью для бухгалтера. Обработка одного отчёта нередко превращается в многочасовой сеанс перебивания номенклатуры.

И здесь на помощь бухгалтеру приходит автоматизация и роботизированные системы.

Как появился робот-обработчик

Быстрый способ завести отчёт комиссионера в 1С — научить робота делать это за вас. Именно такой разработкой последние полгода занималась команда КНАПа — сервиса по автоматизированной обработке первички.

Разрабатывая в КНАПе новые функции, мы задаёмся одним и тем же вопросом: «Как облегчить жизнь бухгалтеру?». Проводим с ними десятки часов интервью, узнаём привычки, и как они строят рабочий процесс. Результатом становится продукт с максимально понятным и функциональным интерфейсом.

Сейчас сервис запускает робота для обработки отчётов маркетплейсов и распознавания номенклатуры. Не только реализаций, но и возвратов.

Устройство робота и загрузка отчётов

Робот подбирает документы реализации для каждого возврата в отчёте. Он обучается номенклатурному учёту с каждой новой задачей и в конечном итоге способен выполнять всю работу за бухгалтера.

Загрузка отчётов происходит через API маркетплейса — набор инструментов и функций, благодаря которому одна программа будет взаимодействовать с другой. Простым языком — связь маркетплейса и КНАПа.

Как только настройка интеграции маркетплейса и КНАПа завершится, сервис начнёт автоматически выгружать отчёты после их формирования, обрабатывать и сохранять их в 1С.

Как только отчёт будет загружен в 1С, робот начнёт сопоставлять номенклатуру из отчёта по артикулу с номенклатурой в справочнике 1С. Номенклатуру можно подбирать и по баркоду.

Если совпадений нет, робот обратится за помощью к бухгалтеру. Так как это первая загрузка, робот ещё не способен принимать решения за бухгалтера. Он попросит обучить, как нужно правильно сопоставлять номенклатуру.

Вы можете сопоставить номенклатуру из отчёта с существующей номенклатурой или из справочника 1С. Или же создать новую номенклатуру прямо в интерфейсе КНАПа. Робот сам перенесёт название и артикул из отчёта во вновь созданную номенклатуру.

Возвраты

Робот не только обрабатывает номенклатуру, но и заносит в отчёт возвраты и подбирает подходящий документ реализации к нему.

Память

После успешной обработки отчёта, робот сохранит его в 1С и запомнит всю номенклатуру. При загрузке следующих отчётов помощь ему не понадобится. Он в точности повторит сценарии вашей работы, а значит полностью избавит от ручного труда.

Дубли и вопросы

Если у робота возникнут какие-то вопросы по заведению отчёта, он обязательно обратится к бухгалтеру, чтобы сохранить его на 100% правильно.

В текущей версии КНАП умеет обрабатывать отчёты двух самых популярных маркетплейсов — Ozon и Wildberries. Но уже скоро появится обновление для работы и с другими маркетплейсами.