Прочее

Автоматизация бухгалтерского учета — Ответ Бухгалтера

Представьте ситуацию времен начала распространения ПК в нашей стране…

Пищеблок пансионата, которому ежедневно надо кормить 300-500 человек завтраком, обедом и ужином, вынужден придерживаться норм содержания продуктов в одной порции (условно, порция салата Оливье – картошка 30 г, зеленый горошек 20 г и т.д.). При этом продукты ежедневно выдаются со склада, а на склад условный горошек надо оприходовать не в банках, в которых он поступает, а в килограммах.

А теперь представьте объем учета при этом. Простые рутинные операции требовали огромного внимания и сосредоточенности. Бухгалтерам, которые вели учет вручную, не понаслышке было знакомо понятие «простыня».

Из этого простого примера становится понятно, почему первые программы по автоматизации учета были разработаны именно для складов и столовых.

Уже в первые месяцы работа такой системы давала колоссальную экономию времени сотрудников.

Прошло 5-10 лет…

Бухгалтерский учет на многих участках уже ведется с помощью специализированной программы, автоматизация учета никого не удивляет. Но отдел по продажам путевок в пансионате учет по-прежнему ведет вручную: складывают общие суммы от проданных путевок за месяц, записывают проводки и составляют отчет.

В конце года приходит распространитель путевок, и бухгалтер, достав папки за 12 месяцев, сортирует путевки «по распространителю» для поиска «его» продаж три дня.

Этот же распространитель в другом пансионате, запросив у бухгалтера отчет по путевкам, который тот нашел в программе и запустил его с нужными параметрами, уже через минуту получил полную информацию о «своих» путевках на такую-то сумму.

То есть по мере накопления информации в базе, возможность строить отчеты за считанные мгновения становится серьезным преимуществом автоматизации в понимании рядового сотрудника. При этом если первоначально речь шла только об отчетах по фактическим данным, сейчас технологии позволяют использовать их для построения прогнозных и аналитических отчетов в любых разрезах.

Автоматизация бухгалтерского учета - Ответ БухгалтераРис.1 Превратности бухучета

Автоматизация бухучета сегодня

Современные программы семейства 1С для работы бухгалтеров расширили само понятие бухучета, в котором основными принципами являются суммовая оценка и двойная запись. Сегодня рядовой сотрудник бухгалтерии в работе, кроме бухгалтерского, регулярно сталкивается с другими видами учета – налоговым, статистическим, кадровым, оперативным, управленческим и т.п.

При этом уже на основании первичных данных можно строить множество видов отчетов, выявлять зависимости и тенденции, а также делать анализ, но для этого следует располагать обширной базой данных, при вводе документов указывать максимальное количество сведений, использовать встроенные справочники и настройки.

Если перейти от функциональных инструментов к технологическим изменениям, то стоит упомянуть о совершенствовании программной платформы, разработке новых версий «1С:Предприятие» и прекращении поддержки старых.

Например, «восьмерка» в отличие от предыдущей версии платформы дает обширные возможности удаленной работы – сейчас, купив 1С Бухгалтерия 3.0, можно отправить торгового представителя «в поля» с планшетом, предварительно синхронизировав данные с 1С, и принимать от него заявки настолько оперативно, насколько этого требует бизнес.

Автоматизация бухгалтерского учета - Ответ БухгалтераРис.2 7.7&8.3

Конечно, 1С Бухгалтерия 7.7 была практически стандартом бухгалтерского учета на компьютере, обеспечивая исчерпывающие возможности для эффективной работы бухгалтерии, но современные технологии она уже не поддерживает, а из-за отсутствия обновлений не может соответствовать актуальным требованиям законодательства.

Именно эти факторы говорят в пользу использования максимально современной версии платформы для рабочих конфигураций.

Но при этом нельзя не заметить, что ставить новую платформу сразу после выхода не всегда оправданно: в ней могут быть ошибки, которые разработчик устраняет уже в процессе эксплуатации, от части «по заявкам» пользователей.

Поэтому, пара лет существования платформы в режиме эксплуатации обычно говорит о том, что платформа обкатана в «боевых условиях» и пригодная для работы.

Два очень вредных мифа о возможностях автоматизации бухучета

  • Учет, ведущийся с помощью компьютера и согласно программе, будет идеально правильным, поскольку машина управляет процессом и «человеческий фактор» исключен.

Даже если пользователь хорошо представляет, какие отчеты он должен получить на основании введенных данных, он не застрахован от ошибок ввода и ошибок программы, то есть технических сбоев.

Конечно, задача разработчиков не только реализовать алгоритмы, которые необходимы конечным пользователям, а также отработать системные баги, но и предусмотреть алгоритмы действий в случае пользовательских ошибок.

Но это происходит не сразу, а с течением времени, при котором программными продуктами уже активно пользуются. Поэтому исключать ошибки программы полностью – нельзя ни в коем случае, а также не стоит пренебрегать обновлениями, которые могут серьезно облегчить работу.

  • Если учет ведется на компьютере, то можно практически ничего не знать, правильный баланс получается автоматически.

Следует помнить, что программа по бухучету – это просто инструмент. При этом современные реалии учета и отчетности таковы, что бухгалтерская программа может сделать этот миф реальностью, при условии правильной настройки огромной массы параметров.

А для того чтобы пользователь понимал, какие именно значения, какие проводки он хочет видеть в программе, он все-таки должен знать бухучет. То есть программа не разбирается в налоговом кодексе или ПБУ, но действует по заложенному в нее алгоритму.

При этом алгоритм, содержащий явные ошибки или не учитывающий какой-то вариант действий, все-таки задан пользователем. Поэтому зона ответственности за данные, сформированные в программе, лежит на пользователе.

Именно для того чтобы нивелировать отрицательные последствия распространения этого мифа и избежать недовольства некомпетентных покупателей программы, фирма 1С предлагает широкую линейку бухгалтерских программ и сервисов, способных удовлетворить нужды и требования всех своих потребителей – от владельца стартапа, который не представляет себе что такое «проводка», до главного бухгалтера крупного производственного холдинга.

Автоматизация бухгалтерского учета - Ответ БухгалтераРис.3 Бухучет сегодня

Этапы внедрения автоматизированного бухгалтерского учета

Преимущества комплексной автоматизации бухгалтерского учета на 1С не вызывает сомнений. Но непосредственно внедрение программы, особенно если автоматизация проходит фактически «с нуля», многих заставляет задуматься о необходимой «глубине» процесса.

Если на предприятии бухгалтеров больше, чем один, к процессу автоматизации следует привлечь интеграторов.

Выбор партнера по проекту, как правило, обусловлен пределами бюджета, наличием понимания у будущего партнера предметной области вашего предприятия, а также наличия специалистов по автоматизации необходимого вида учета – людей, которые знают все возможности системы, могут подсказать, какие выгоды вы получите от внедрения*.

  • *Для достижения максимальной эффективности следует быть готовым к тому, что придется изменить некоторые бизнес-процессы, чтобы вписать их в логику программы (которая, к слову, базируется на лучших практиках и огромном опыте).
  • Именно партнер поможет сделать выбор из семейства программ 1С, о котором было написано выше, под конкретные нужды.
  • Основные данные о вашем предприятии для определения решения 1С:
  • Предметная область;
  • Система налогообложения;
  • Сегмент по выручке: малый, средний, крупный бизнес или крупнейшие налогоплательщики;
  • Наличие филиалов, обособленных подразделений, планов по их открытию в дальнейшем;
  • География нахождения бизнеса, особенно если есть обособленные подразделения или зарубежные представительства;
  • Наличие счетов в иностранной валюте;
  • Ведение ВЭД;
  • Структура предприятия: сколько цехов, складов и т.д.;
  • Структура выпускаемой продукции;*
  • Планы по развитию (открыть филиалы, новые типы продукции и т.д.).

*Данные по структурам предприятия и продукции очень нужны, т.к. позволяют в дальнейшем показывать отдельно доходы и затраты по каждой выделенной группе, но очень часто это сложно понять пользователю, который не имел возможность увидеть это в программе заранее.

Автоматизация бухгалтерского учета - Ответ БухгалтераРис.4 Бухгалтерия

При первоначальной установке программы заполняются параметры настроек, учетной политики и т.д. Затем наступает этап ввода остатков,* который может занять продолжительное время, если данных много и они вводятся вручную.

Если данные представлены в электронном виде (в какой-то другой программе, более ранней версии 1С или даже в Excel), то, скорее всего, их можно конвертировать и перенести в 1С с помощью отдельно созданной программы (здесь стоит соотнести объем данных и стоимость часа работы программиста, умноженный на время создания такой программы).

*На этом этапе зачастую вырабатываются правила наименования номенклатуры, что целесообразно при большом количестве выпускаемой продукции или получаемых товаров. На крупных предприятиях даже появилась должность специалиста НСИ (нормативно-справочная информация), который разрабатывает подобные регламенты и следит за правильностью их использования.

Затем, уже в рамках работы, производится ввод текущих документов. Обычно большая часть первички более-менее однотипна, и, внеся все имеющееся количество однотипных документов, пользователь начинает осваивать возможности программы*.

Читайте также:  Обязанности бухгалтера по первичной документации - Ответ Бухгалтера

*Сегодня каждый документ в 1С, а также отчеты по ним, имеют широчайшие возможности настройке (об этом уже упоминалось). Информацию по работе с ними можно найти в учебной литературе 1С, на специализированных курсах, или сайтах.

Работа в автоматизированной бухгалтерской системе

В начале ведения бухгалтерского учета после автоматизации на базе 1С пользователи сталкиваются с рядом особенностей. Кроме необходимости первичных настроек, очень много моментов связано со справочником План счетов.

С ним тесно связаны стандартные документы, и если при вводе документов мы не видим визуально, какие счета будут задействованы, то эти настройки «прошиты» в документах и при проведении в программе формируют проводки бухгалтерского и налогового учета, вспомогательные регистры.

И хотя существует возможность внести изменения в код программы, желательно постараться этого не делать.

* Поскольку изменения законодательства и усилия разработчиков по усовершенствованию программы приводят к появлению регулярных обновлений для 1С, которые надо устанавливать. Программы со стандартным функционалом обычно без проблем обновляются.

При внесении изменений (не всегда, но надо быть к этому готовым) обновления возможны с ошибками, необходимостью повторно добавлять разработанные поправки и т.д.

*Когда у пользователей возникает необходимость в какой-то функции или отчете, которого нет в программе (хотя это скорее редкость, поскольку, программные комплексы 1С существуют давно и содержат очень много сервисных возможностей), и доработка все-таки производится, процесс обновления усложняется и не может быть произведен без присутствия специалиста.

Автоматизация бухгалтерского учета - Ответ БухгалтераРис.5 Работа бухгалтера в автоматизированной системе

Выбираем программу 1С для автоматизации бухгалтерского учета

Как уже было сказано, программные продукты 1С в настоящее время представлены широкой линейкой решений* для предприятий разных сфер деятельности и самых разных масштабов.

*У многих программных комплексов функционал может пересекаться, поэтому для выбора оптимального варианта следует обратиться к партнерам фирмы 1С за более подробной консультацией.

Если компания ведет бухгалтерский учет в сфере малого или среднего бизнеса и не слишком ограничена рамками отраслевых особенностей, даже если речь идет о производстве или оптовой торговли, то, без сомнения, выбор и цена 1С Бухгалтерия 8.3 ПРОФ полностью их устроит.

Если бухгалтер ведет несколько организаций на одном компьютере, можно в одном интерфейсе настроить учет по нескольким фирмам, при этом у каждой фирмы будут разные системы налогообложения*, планы счетов и т.д., что очень удобно, не надо открывать несколько программ.

*Существует заблуждение, что есть отдельно 1С:Бухгалтерия для общего режима, отдельно для упрощенки и свой вариант для «вмененки». Это не так, поскольку 1С:Бухгалтерия – универсальная программа, в которой благодаря настройкам учетной политики можно вести разные системы налогообложения и совмещать их, например, общий режим и вмененку для одной фирмы.

Для организаций, имеющих территориально распределенные филиалы, разработана версия КОРП, и напротив, единичным пользователям и мелким ИП подойдет Базовая версия.

Помимо отдельно устанавливаемых решений имеются комплексные программы, представляющих бухгалтерский функционал в качестве одного из модулей. Для малого бизнеса таким решением является «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ).

Автоматизация бухгалтерского учета - Ответ БухгалтераРис.6 УНФ & ERP

Для крупных компаний 1С предлагает системы класса ERP. Термин ERP означает системы планирования ресурсами предприятия (от англ. Enterprise Resource Planning). Это флагманский продукт фирмы 1С, включающий функциональные блоки для удовлетворения всех потребностей крупнейших производственных компаний и холдингов в части автоматизации:

  • Бухгалтерский и налоговый учет
  • Производство
  • Закупки и продажи
  • Склад и запасы
  • Учет затрат и расчет себестоимости
  • Расчет зарплаты и кадры
  • Управленческий учет и бюджетирование
  • Консолидация информации по холдингу
  • Консолидация информации по холдингу
  • Документооборот и делопроизводство
  • Бизнес-процессы
  • Взаимоотношения с клиентами (CRM)
  • Ремонты и техническое обслуживание и др.

Изначально системы такого класса были представлены западными разработками, которые по своей специфики не до конца соответствовали стандартам российского законодательства и быстро меняющимся реалиям отечественного бухучета, поэтому требовали серьезных доработок.

Сегодня 1С:ERP не уступает и даже превосходит западные аналоги по своей функциональности и технологическим возможностям. При этом стоит обратить внимание на такой интересный факт: предприятия, построившие свои системы на базе данного продукта, также приобретают и 1С:Бухгалтерия.

Это легко объяснить тем, что регламентированный учет предпочитают вести в отдельной базе, не имеющей никаких доработок, а потому регулярно обновляемой.

Стоит отметить, что в «1С:Бухгалтерия» есть функциональность по кадровому учету и расчету зарплаты, хотя и ограниченная, но способная удовлетворить нужды предприятия до 60 сотрудников с простым учетом. При большем количестве сотрудников и сложных схемах учета следует установить «1С:Зарплата и управление персоналом». Данные из нее в виде проводок можно выгружать в «1С:Бухгалтерия».

Автоматизация бухгалтерского учета ???? Как автоматизировать бухучет? — Контур.Бухгалтерия

Автоматизация предполагает передачу части задач человека машине. Например, в бухгалтерии компьютеру можно поручить считать налоги, больничные, зарплату, заполнять типовые документы и бланки. Некоторые процессы можно автоматизировать частично: в работе с первичкой подключить распознавание сканов, а в работе со статистическими отчетами — автоматическую проверку правильности заполнения.

Автоматизация бухучета помогает тратить меньше денег на содержание штата бухгалтеров и одновременно повышает качество учета и отчетности. Повысится скорость работы с громоздкими отчетами и важными цифрами, ошибка в которых стоит дорого. Это могут быть реквизиты счетов, КБК, платежные поручения и пр.

Также автоматизация позволяет создать регистры по типам документации и экономить время на поиске документов. Работать с госорганами тоже будет проще: сдавать отчеты, запрашивать сверки и общаться с контроллерами можно удаленно.

Какие участки бухучета можно автоматизировать

Работать без автоматизации может только временная компания или микро-бизнес. Остальным автоматизация нужна хотя бы минимально — в виде табличек Excel. Для автоматизации доступны любые участки работы бухгалтера.

1. Бухгалтерский учет

В первую очередь, автоматизируем сам бухучёт. Программы для автоматизации помогают оформлять первичку, работать с платежными поручениями, банковскими выписками и ордерами. Книга покупок и продаж составляется автоматически, как и ОСВ по счетам, в которой удобно проверять проводки и сверять их по датам.

2. Работа с сотрудниками 

Автоматизация помогает вести кадровый учет. Для автоматизации нужно только создавать карточки сотрудников, учитывать зарплату, формировать табель рабочего времени. Это существенно упрощает расчет отпускных, больничных или зарплаты в будущем. Программа сделает это автоматически, одновременно рассчитывая НДФЛ и взносы, проводя удержания по установленным законом правилам. 

3. Работа с документами

Сервисы для автоматизации бухучета, как правило, содержат множество шаблонов для создания документов: договоров, накладных, счетов-фактур, актов и пр. Достаточно выбрать подходящий бланк и ввести свои данные.

Данные можно загрузить в систему из Excel или отсканированных документов. После согласования всех позиций документ можно сохранить и провести в учетной системе.

4. Отчетность и налоги

Вся отчетность формируется автоматически по данным, которые бухгалтер вносит во время ведения учета. Проверка отчетов по контрольным соотношениям тоже автоматизирована, остается только довнести информацию и отправить в органы через ЭДО (для этого дополнительно понадобится электронная подпись). 

Автоматизированные системы сами следят за актуальностью отчетных форм и обновляют их без участия бухгалтера. 

5. Электронный документооборот

ЭДО — одна из дополнительных возможностей автоматизации бухгалтерии. С его помощью можно отправлять любые документы в электронном виде.

Обычно на сбор подписей ответственных лиц, уходит масса сил и времени. ЭДО позволяет быстро подписывать документы, обмениваться ими с заинтересованными лицами и согласовывать их в короткие сроки. К тому же исключается потеря документов.

ЭДО стоит подключить, чтобы управлять договорами и проектами, оптимизировать внутренний документооборот между подразделениями, наладить и систематизировать хранение документов.

6. Проверка контрагентов

Осмотрительность поможет защититься от блокировки счетов и проблем с налоговой. Сервисы для автоматизации бухучета умеют проверять контрагентов по данным ЕГРЮЛ и ЕГРИП и предупреждать бухгалтеров о рисках.

7. Работа с банками

Интеграция бухгалтерской программы с банками поможет ежедневно экономить до 30 минут. Каждые два часа информация из банка поступает в сервис и обновляется. Исходящие платежные поручения можно сразу отправлять в банк, где их остается только подписать.

Как автоматизация помогает экономить

Рассмотрим экономию на простом примере. В магазине одежды ООО «Бегемот» работал один главбух. Руководитель решил дополнительно запустить собственное производство. Это означало, что объемы документооборота значительно вырастут, бухгалтеру будет сложно. Директор решил нанять двух бухгалтеров на первичку, чтобы не загружать главбуха.

На содержание двух сотрудников с зарплатой по 30 000 рублей в месяц понадобится почти 950 тыс. рублей в год. И это без учета затрат на подбор кадров и обустройство рабочего места. Подсчитаем полные затраты в таблице:

Расходы Сотрудник 1 Сотрудник 2 Итого за год
Зарплата начисленная 360 000 руб. (30 000 руб. × 12 мес.) 360 000 руб. 720 000 руб.
Страховые взносы 108 000 (30 000 руб. × 30% × 12 мес.) 108 000 руб. 216 000 руб.
Подбор персонала 10 000 руб. 10 000 руб. 20 000 руб.
Обустройство рабочего места 45 000 руб. 45 000 руб. 45 000 руб.
Итого 523 000 руб. 523 000 руб. 1 046 000 руб.

В итоге наем двух сотрудников будет стоить компании больше миллиона рублей в год. Это существенная сумма, поэтому главбух предложил директору искать другой вариант. Аутсорсинг дал экономию примерно в 70%, а бухгалтерский сервис с автоматизацией большинства операций — 95%. 

Читайте также:  Наследование оружия - Ответ Юриста

ЭДО подключить не получилось, так как часть контрагентов от него наотрез отказалась. Самое простое и бюджетное решение проблемы компании — автоматизировать ввод первички.

Это значит, что программа сможет распознавать отсканированные документы, фотографии или Excel-формат. Есть комплексные облачные системы, которые помогают автоматизировать множество участков бухучета, в том числе работу с первичкой. В Контур.

https://www.youtube.com/watch?v=Y45oOI4Vxpg\u0026pp=ygVk0JDQstGC0L7QvNCw0YLQuNC30LDRhtC40Y8g0LHRg9GF0LPQsNC70YLQtdGA0YHQutC-0LPQviDRg9GH0LXRgtCwIC0g0J7RgtCy0LXRgiDQkdGD0YXQs9Cw0LvRgtC10YDQsA%3D%3D

Бухгалтерии тоже есть такая функция, она входит в стоимость сервиса даже на самом дешевом тарифе — 8 400 рублей в год.

Есть и программы, которые работают отдельно и берут деньги за каждую страницу или на год вперед. Страница стоит в среднем 5 рублей, годовое обслуживание — от 10 000 руб.

Как автоматизировать бухучет

Чтобы автоматизировать учет, нужно пройти несколько этапов:

  1. Проанализировать потребности. Изучите все внутрифирменные акты, порядок документооборота. Подумайте, насколько масштабным должно быть обновление — каким службам нужна общая база, а что оставить автономным. Нужен ли сетевой режим или достаточно локального.

  2. Поставить задачу. Нужно поставить конкретные задачи по внедрению и запуску автоматизации бухучета.

    Выберите, какие технические средства для этого понадобятся, какие системы и программы лучше всего подходят под ваши потребности.

    При выборе программы опирайтесь на свой бюджет, совместимость операционной системы, наличие обслуживающих фирм в регионе, требования к компьютерам, наличие сетевой и локальной версии.

  3. Обучите персонал. После внедрения любой автоматизации, надо научить сотрудников ею пользоваться. Если кто-то из сотрудников не сможет разобраться и продолжит работать по-старинке, это сломает все процессы. Назначьте ответственных за контроль. Хорошо, если создатели приобретенной программы обучают сотрудников.

  4. Проведите тест. Назначьте тестовый период, во время которого все сотрудники могут рассказать о недостатках системы автоматизации. Проведите доработку: установите дополнительное ПО или обновите софт.

После окончательных доработок систему можно запускать — работать по-новому и с умом.

Контур.Бухгалтерия — это облачный сервис, который подходит малому бизнесу. С нами работают ООО и ИП, у которых не более 100 сотрудников. Мы поддерживаем практически все решения для автоматизации бухгалтерии, постоянно развиваем и совершенствуем систему.

Все новые пользователи могут подключить тестовый период на 14 дней и познакомиться с возможностями программы. Ведите учет, распознавайте документы, сдавайте отчетность и автоматизируйте расчеты с Контур.Бухгалтерией.

Хорошие бухгалтеры не делают это руками: 10 рутинных задач, которые пора автоматизировать в 1С

В своей работе мы часто сталкиваемся с парадоксальным отношением бухгалтеров к системам автоматизации бухучета. Казалось бы, технические решения призваны облегчить труд сотрудников и высвободить для них больше времени на решение ключевых задач. Но на практике большинство бухгалтеров открещиваются от них: «чур меня, чур».

С чем это связано? С недоверием к технике, с нежеланием переучиваться? Или с потаенным страхом, что автоматизация бизнеса оставит бухгалтеров без работы? Да, знаменитая статья «Будущее рабочих мест» за авторством Карла Фрея и Майкла Осборна из Оксфордского университета предсказывала сокращение мест бухгалтеров и аудиторов на 94%. Но не стоит трактовать ее столь буквально:

  1. Пока что системы автоматизации бухгалтерского учета далеки от того, чтобы полностью заменить квалифицированного сотрудника.
  2. Высокая вариативность решений затрудняет, а порой и исключает автоматизацию.
  3. Каждый бизнес индивидуален, и самые лучшие решения — тоже индивидуальные. До выработки таких решений искусственному интеллекту пока далеко.

Так что конкурировать с роботами нам придется нескоро. А вот с другими специалистами — уже сейчас. По оценкам ВШЭ в России более 3,5 млн бухгалтеров.

 4% населения страны! Это третья профессия по распространенности. Третья, Карл! Больше только водителей и продавцов.

И сегодня в конкурентной гонке выигрывает не тот, кто «умеет все ручками», а тот, кто знает, как максимально упростить жизнь себе и компании.

10 примеров автоматизации рутинных задач

Самое важное, что нужно помнить, приступая к автоматизации, — то, что автоматические решения не отменяют того самого знания «как все сделать ручками» и не обесценивают его. Автоматизировать нужно по потребностям, а не просто ради самого факта. Если у вас три вида товара, вам не целесообразно заморачиваться на автоматизированную базу номенклатуры. И наоборот: если у вас пятьдесят новых контрагентов каждый месяц, нелепо каждого проверять вручную.

https://www.youtube.com/watch?v=Y45oOI4Vxpg\u0026pp=YAHIAQE%3D

Автоматизация хороша там, где ее применяют с умом. Это как с автолюбителями. Если вы каждый день стоите в пробках по три часа, лучше перейти на коробку автомат, чем сквозь слезы с занемевшей ногой гордиться умением водить на механике.

В этой статье мы собрали самые распространенные ручные операции, которые бухгалтеры до последнего стараются делать вручную, хотя для каждого существует одно или несколько технических решений.

Ввод первички

Акты, счета-фактуры, УПД, счета на оплату, паспорта и другие первичные документы могут отнять нечеловеческое количество времени на ручной ввод.

Но зачем, если ABBYY разработала специальное решение для обработки документов? На базе ее технологий существует несколько разных сервисов и ПО для бухгалтеров, которые можно использовать для автоматизации ввода первички. От сотрудника требуется только проверка результата.

Время до: от 1 до 5 часов

Время после: 10-15 минут

Электронная отчетность

Сдача отчетности в контролирующие органы (ФНС, ПФР, ФСС и Росстат) — головная боль каждого бухгалтера. Сроки проверь, актуальность формы проверь, ошибки проверь, отправить не забудь. Все это можно автоматизировать до такой степени, что все отчеты будут сами отправляться прямиком из 1С в зашифрованном виде, а программа предварительно все проверит и сообщит, нужны ли исправления.

Время до: 30-60 минут

Время после: 1-5 минут

Клиент-банк

Если про электронную отчетность из 1С слышали многие, то вот про то, что там же можно обмениваться документами с банком, знают не все специалисты. Прямо в интерфейсе 1С вы можете формировать и отправлять платежи в банк, отслеживать статус документов и получать информацию по всем картам.

Экономия времени, может, и незначительная, а вот удобство и сохранение концентрации — на высоте.

Обмен документами с контрагентами

Документооборот с контрагентами тоже можно организовать прямиком из интерфейса 1С. Во-первых, не придется переключаться. Во-вторых, больше ничего не потеряется.

Сверка данных с контрагентами

Сопоставление счетов-фактур своей организации и контрагента — тот еще квест, требующий предельной концентрации внимания. Но разве не приятнее попивать в это время кофе и получать отчеты программы, в которых она укажет каждое расхождение?

Авансовый отчет по QR-коду

Даже покупка двадцати наименований канцелярии для офиса может обернуться часовой работой для бухгалтера, которому надо составить авансовый отчет по расходам, то есть вручную ввести каждую позицию, их количество и стоимость. А можно было просто отсканировать QR-коды с чеков, а программа бы составила авансовый отчет автоматически.

Время до: 60 минут

Время после: 2 минуты

Проверка контрагента

Если ваша компания часто заключает новые контракты, то на ручную тщательную проверку каждого контрагента может и не хватить времени. Остается два пути: либо рисковать, либо автоматизировать процесс.

Для этого есть готовые решения — сервисы, которые по введенным данным «пробьют» контрагента на банкротство, принадлежность к однодневкам, на наличие судебных процессов и прочие подозрительные признаки.

Время до: 3-5 часов на одного контрагента

Время после: 3-5 минут на одного контрагента

Поиск дублей в справочниках

Нечаянные дублирующие документы в справочниках могут стать настоящей занозой сами знаете где. Временные затраты, которые уходят на ручную проверку, зависят от размера вашей базы и такого туманного понятия, как «замыленность глаза». Короче говоря, вы можете потратить целый день на поиск дубля. А программе на это потребуется не больше пары минут.

Сверка выручки с базой НДС

«Получили расхождение между базой НДС и прибылью. Часть денег нашла, а часть не могу определить, откуда взялись» — распространенная проблема, на решение которой может уйти от одного часа до нескольких рабочих дней. Чтобы не сталкиваться с такими фантомными суммами, стоит автоматизировать процесс.

Соответствие закону

Вам хоть раз возвращали документы, потому что «они оформлены по устаревшим нормам»? И это тогда, когда нормы устарели 15 минут назад.

Приятного в этом мало, а возня на переделывание может занять слишком много времени.

Избавиться от такой проблемы можно раз и навсегда при помощи автоматизированного решения, которое загружает в свою базу все свежие изменения законодательства и сверяет с ними ваши документы.

https://www.youtube.com/watch?v=izclxjP_XFk\u0026pp=ygVk0JDQstGC0L7QvNCw0YLQuNC30LDRhtC40Y8g0LHRg9GF0LPQsNC70YLQtdGA0YHQutC-0LPQviDRg9GH0LXRgtCwIC0g0J7RgtCy0LXRgiDQkdGD0YXQs9Cw0LvRgtC10YDQsA%3D%3D

Экономия времени в этом случае равняется тому времени, которое вам в каждом конкретном случае придется потратить на переоформление документа и повторную его отправку.

Что нужно знать, чтобы автоматизировать рутинные задачи

Чтобы знать, как автоматизировать процессы своей компании, надо в первую очередь выяснить, какие для этого вообще есть возможности. Если вы работаете «по накатанной», то могли и пропустить множество решений. Между прочим, это не значит, что вы ленивы или безответственны — так уж устроен наш мозг, что ему гораздо легче выполнять пусть и сложные, но привычные действия вместо того, чтобы решиться и изучить что-то новое.

Итак, что нужно делать, чтобы держать руку на пульсе:

  1. Следить за обновлениями 1С, обязательно прочитывать документы свежих релизов и внедрять в учет.
  2. Изучать возможности дополнительных сервисов и ПО.
  3. Развивать аналитическое мышление, изобретать собственные решения и реализовывать их при помощи программистов 1С. Высший пилотаж, повышает ценность сотрудника в N раз.

Чтобы эти советы работали, они должны быть в вашем расписании. И не размытой формулировкой «следить за обновлениями», как мы их приводим для обобщения, а конкретной задачей, например — «В понедельник 20 минут читать список обновлений последней версии 1С».

А теперь давайте посмотрим, как именно мы можем сэкономить собственное время и ресурсы:

Как реализовать решения автоматизации на практике

Настало время поговорить о том, как все эти прелести реализовать технически. Вот где живут решения для автоматизации:

1. 1С и ее свежие внутренние возможности

Многие возможности автоматизации процессов уже заложены в вашу версию 1С или вот-вот появятся в новых релизах. Для того, чтобы быть в курсе, необходимо следить за обновлениями и погружаться в тематические информационные источники: это могут быть и профильные СМИ, и блоги бухгалтеров.

  • Плюсы: уже входит в стоимость вашей программы, дополнительно платить не надо
  • Минусы: встроенные возможности 1С редко могут потягаться с дополнительными сервисами
  • 2. Портал ИТС и Маркет42
Читайте также:  Сверка с налоговой - Ответ Бухгалтера

Магазины сервисов 1С. Готовые модификации с самыми разными возможностями (почти все, о чем мы писали в статье, можно реализовать через эти сервисы).

Приобрести можно на портале ИТС или взять по подписке в новом Маркете42 от компании 42Clouds — тут фишка в том, что сервисы выкладывают сами разработчики, а вы можете потестить каждое решение и подписаться на любой срок. Не понравилось? Не проблема, просто отписываетесь.

  1. Плюсы: невысокая стоимость, широкий выбор, сервисы не влияют на обновления 1С
  2. Минусы: решения все же стандартизированные, для каких-то супер-уникальных случаев могут и не подойти
  3. 3. Индивидуальные разработки

Вариант, который идеально подходит тем, у кого много специфики в работе или крупным компаниям.

Вы можете самостоятельно найти решение для автоматизации какой-то части работы и заказать его реализацию у опытного разработчика 1С.

Либо можно пойти дальше и обратиться к разработчику, чтобы он познакомился с вашей системой учета и предложил, какими способами можно автоматизировать самые трудоемкие процессы, отнимающие уйму времени и сил.

  • Плюсы: если все пойдет хорошо, на выходе вы получите уникальную разработку, которая будет решать именно ваши задачи
  • Минусы: это дорого, долго и, увы, не всегда эффективно, если не повезло с исполнителем
  • 4. Комплексные решения

Существует еще и такой вариант решения автоматизации: комплексное ПО и сервисы. Хороший пример — Sauri со встроенным помощником бухгалтера, где реализовано больше десятка автоматизированных решений рутинных задач. Замечательный вариант для малого и среднего бизнеса.

Плюсы: экономия, удобство использования

Минусы: некоторые функции в комплексном решении вам могут и не понадобиться

Как видите, автоматизация бухгалтерского учета имеет множество вариантов, и не так страшна, как кажется на берегу. Грамотное использование современных возможностей поможет сэкономить время, деньги и, самое главное, нервы от недопущенных ошибок.

Автоматизация бухгалтерского учета и отчетности

Правильно обработанная и систематизированная информация гарантирует эффективную работу всей компании. Из статьи вы узнаете, как автоматизация может упростить операционный и бухгалтерский учет безналичных и наличных расчетов, формирование бухгалтерской и налоговой отчетности.

Преимущества автоматизированных бухгалтерских программ

Бухучет начинают с отражения фактов хозяйственной жизни в первичных учетных документах. Затем данные первичного учета фиксируют и накапливают в регистрах бухгалтерского учета. Накопленная информация является основанием для составления бухгалтерской и налоговой отчетности.

До использования автоматизированных программ бухгалтерского учета хозяйственную деятельность учитывали вручную. Бухгалтеру приходилось делать много рутинных операций: прием и отпуск товара на складе, движение денежных средств, прием наличных денежных средств, начисление заработной платы, расчет налогов, составление отчетности на бумаге.

Информация консолидировалась в ведомостях и журналах-ордерах, которые являлись регистрами учета. Далее по журналам-ордерам итоговые данные сводились в оборотную ведомость («шахматку»). По ним составлялся бухгалтерский баланс. Такой процесс отнимал много сил и времени.

Сегодня благодаря внедрению программ автоматизации бухгалтерского учета снижается время ввода информации, трудоемкость обработки данных и количество ошибок. При этом повышается оперативность и достоверность учета, минимизируется риск налоговых санкций.

Сейчас на российском рынке имеется много программ для автоматизации бухучета: «1С:Бухгалтерия 8», «БЭСТ-5», «ИНФО-Бухгалтер», «Галактика» и др.

Преимуществом у предприятий малого и среднего бизнеса пользуется продукт компании «1С». Очевидно, это связано с тем, что в программе продумана организация всего бизнеса (тесное взаимодействие с партнерами и поддержка пользователей, интеграция с другими программными системами и продуктами).

Интеграция программных систем и продуктов — это обмен данными между автоматизированными системами с возможной последующей их обработкой. Смысл интеграции заключается в том, чтобы данные, которые пользователь вводит в одну систему, автоматически переносились в другую.

Программа «1С» способна выгружать и загружать данные из других автоматизированных систем, которые так или иначе связаны с бухучетом (например, данные из онлайн-кассы, системы «Банк-клиент»).

Передача сформированной в «1С» бухгалтерской отчетности в налоговый орган также осуществляется автоматически по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с применением квалифицированной электронной подписи через операторов электронного документооборота.

Автоматизация безналичных расчетов

В программном обеспечении «1С» хозяйственные операции могут отражаться вводом электронных документов непосредственно в самой программе, а могут выгружаться из других автоматизированных систем.

Безналичные расчеты осуществляются через банк. В банковское обслуживание входит:

  • перечисление денежных средств на расчетные счета других организаций на основании платежных поручений;
  • поступление безналичных денежных средств на расчетный или валютный счет компании.

Автоматизировать этот процесс помогает программа «Банк-клиент». Это специальное программное обеспечение, которое позволяет в онлайн-режиме контролировать статусы платежных документов и расчетных счетов в банке, с которым сотрудничает организация.

  • «Банк-клиент» инсталлируется на рабочем компьютере бухгалтера и формирует, шифрует и дешифрует информацию, ставит электронные подписи и многое другое.
  • Чтобы избавить бухгалтеров от рутинной работы по ручному переносу данных, между системой «Банк-клиент» и программой «1С» применяются типовые процедуры обмена — выгрузка и загрузка (выгрузка платежек из «1С», загрузка выписок из программы «Банк-клиент»).
  • Автоматизация процесса обмена данными существенно облегчает работу бухгалтера и экономит его время.
  • ПРИМЕР 1
  • Компания оплачивает аренду склада, поставку товаров и услуг. Бухгалтер в «1С:Бухгалтерия 8» формирует следующие платежки:
  • аренда склада — 20 000 руб.;
  • приобретение материалов — 65 000 руб.;
  • электроэнергия — 5000 руб.

На расчетный счет компании поступил аванс от покупателя в сумме 110 000 руб.

Рассмотрим, как осуществляется процесс автоматизации перечисленных операций в «1С:Бухгалтерия 8» и подключенному к ней оборудованию «Банк-клиент».

Бухгалтер выгружает платежки из «1С» в «Банк-клиент» через меню «Обмен с банком». В меню «Настройка обмена с клиентом банка» в разделе «Выгрузка» отмечены галочками «Платежные поручения» и «При выгрузке контролировать номера документа».

Если выгружаемые платежки заполнены корректно, шрифт их названий программа показывает черным цветом. По умолчанию открыта вкладка «Отправка в банк».

Когда документы выбраны и все параметры установлены, бухгалтер нажимает кнопку «Выгрузить». В поле «Файл выгрузки в банк» создается файл формата «1c_to_ kl.txt», который далее загружается в «Банк-клиент». Выгруженный файл можно открыть и посмотреть.

Из «Банк-клиента» по специальным защищенным каналам подписанные электронной подписью платежки поочередно отправляются в банк. Банк переводит безналичные денежные средства на счета организаций, указанных в платежных поручениях. Бухгалтеру не нужно ехать в банк, чтобы отвезти платежки. Все делается автоматически онлайн.

Движение денежных средств на расчетном счете можно посмотреть в выписке, которая загружается из «Банк-клиента» в «1С». При этом используют вкладку «Загрузка выписки из банка».

Перед тем как загружать данные в «1С», их нужно выгрузить в файл формата «kl_to_1c.txt». Ссылку на этот файл указывают в поле «Файл выгрузки» в «1С».

Когда файл сформирован, бухгалтер нажимает кнопку «Обновить из выписки». Таблица заполнится списком документов, которые содержатся в файле. Далее при нажатии кнопки «Загрузить» данные будут загружены в «1С».

Проводки формируются на основании документов программы «1С» (в данном случае — на основании выписки). В настройках можно указать, что загружаемые документы будут сразу отражаться бухгалтерскими проводками.

Проводки по выписке за один день представлены в табл. 1.

Таблица 1. Выписка о движении денежных средств на расчетном счете за 27.01.2020
Наименование операции Наименование организации Проводки Сумма, руб. Документ/основание
Сальдо по выписке на начало дня 320 000
Поступление на расчетный счет аванса от покупателя От ООО «Верона» Дт 51 Кт 62.2 110 000 Платежное поручение № 142 от 27.01.2021
Списание с расчетного счета за аренду От ООО «Артек» Дт 76.5 Кт 51 20 000 Платежное поручение № 60 от 27.01.2021
Списание с расчетного счета за ТМЦ От ООО «Призма» Дт 60.1 Кт 51 65 000 Платежное поручение № 61 от 27.01.2021
Списание с расчетного счета за электроэнергию От ООО «Мосэнергосбыт» Дт 76.5 Кт 51 5000 Платежное поручение № 62 от 27.01.2021
Сальдо по выписке на конец дня 340 000

Программное обеспечение розничных продаж

При расчетах с физическими лицами организации обязательно должны использовать онлайн-кассы. Онлайн-касса — это сложное автоматизированное устройство, которое работает благодаря командам и алгоритмам программного обеспечения (ПО).

Программное обеспечение онлайн-кассы может подключить контрольно-кассовую технику (ККТ) к компьютеру, чтобы работать совместно с программой бухучета и складского учета. Другими словами, системное ПО — это основные «мозги» кассы. Без него не будет работать ни одна онлайн-касса.