29 декабря 2020

Какая самая рутинная и объемная операция в бухучете? Которая занимает часы, а иногда и дни напролет?Без сомнений, речь о вводе первичной документации. Процесс трудоемкий и требующий максимального уровня скрупулезности.

Первички много, вводить ее долго, ошибаться нельзя, ибо грозит форс-мажорами. Иногда на эту задачу берут помощника, чтобы освободить основного бухгалтера. Но — хвала автоматизации — есть и другое решение.

Сервис Fasta позволяет автоматически распознавать и загружать данные из первичных документов в 1С. Он разработан для:

• уменьшения ошибок при вводе данных в 1С,
• ускорения занесения информации в программу.

Нужно отсканировать полученный документ, Fasta обработает и загрузит данные. Магия? Нет, не магия. Программа умеет распознавать текст и форму документа, благодаря встроенным шаблонам и разработке ABBYY.

Что распознает:

• счет-фактуру;
• ТОРГ 12;
• УПД;
• акт выполненных работ;
• счет на оплату;
• паспорт РФ.

Алгоритм действий сводится к тому, чтобы отсканировать документ (или уже получить его в электронном виде), загрузить, распознать через сервис Fasta и провести в 1С.

В базе создаются:

• поступление товаров и услуг,
• реализация товаров и услуг,
• платежное поручение,
• счет от поставщика,
• карточка физлица.

Программа перепроверяет данные документа и указывает на ошибки: неправильную сумму в табличной части, например.

Fasta распознает текст, внесенный в табличную часть документа и параллельно сама пересчитывает данные, потом сопоставляет результат.

Такой подход помогает избежать множества ошибок. Если обратиться к статистике, то благодаря сервису скорость введения документов увеличивается в 10 раз, при этом исключив ошибки при вводе.

Загружать документы можно разными способами:

• через горячую папку. Выбираете папку и привязываете ее к сервису. Все документы, попадающие в нее, будут автоматически уходить на распознавание.
• через веб-браузер. Для загрузки открываете интерфейс Fasta в окне браузера, загружаете туда документы, а сотрудник в офисе отправляет их на распознавание.
• непосредственно в 1С. Ну а здесь комментарии излишни.

Сервис по упрощению ввода первички в 1С и подключается проще простого.

Работает в 2 режимах:

• в облаке;
• с локальной базой.

Все, что нужно для подключения — учетная запись в облаке и наличие базы 1С, в которой будет работать функционал.

Fasta работает практически со всеми массовыми типовыми конфигурациями:

• Бухгалтерия предприятия,
• Управление торговлей,
• Управление нашей фирмой,
• Комплексная автоматизация,
• Зарплата и управление персоналом,
• Управление производственным предприятием,
• Розница.

В 1С открываете интерфейс сервиса и — вуаля! — можно загружать первичку.

на распознавание 1 документа тратит до 30 секунд.

На тот же документ даже самый быстрый и рукастый бухгалтер тратит минут 5. Стоимость сервиса — от 18000 рублей в год.

Плюсы:

• распознает наиболее распространенные типовые документы,
• высокая скорость распознавания,
• вероятность ошибок сведена к минимуму,
• совместим с большинством типовых конфигураций 1С.

Минусы:

• если форма документа отличается от стандарта, то такой документ не распознается,
• не работает с отраслевыми и доработанными конфигурациями.

Помощник на первичке

Зарплата — от 30000 рублей в месяц.

Плюсы:

• помимо распознавания и ввода документов может выполнять и другие функции,
• вводит любые формы документов,
• работает с любой 1С.

Минусы:

• дорогостоящее решение,
• время на ввод документов в сравнении с сервисом увеличивается в разы,
• человеческий фактор. Риск ошибки возрастает пропорционально увеличению количества документов и загруженности (читай, задолбанности) специалиста.

Выводы мы оставим нашим читателям. Единственно правильное решение — всегда индивидуально.

Важно только помнить, что помощь в упрощении рутинной, но такой ответственной работы, существует.

5 признаков того, что вашей бухгалтерии нужна автоматизация ввода первички

Руководитель или главный бухгалтер сомневаются, стоит ли тратиться на автоматизацию обработки первички? Посмотрите кейсы — возможно, они помогут принять решение.

Об автоматизации предприятия задумываются, когда появляется настолько большой объем информации, обрабатывать которую вручную или доступными средствами становится сложно: долго, дорого, слишком много ошибок, необходимы дополнительные кадры.

Современные руководители все чаще используют специальное ПО и сервисы для усовершенствования работы логистики, маркетинга, продаж и производства.

Когда же речь идет о бухгалтерском учете, ее автоматизация, как правило, начинается и заканчивается наличием удобной 1С.

В то же время не для всех очевидно, что в бухгалетрии существует максимально рутинный и трудозатратный процесс, просто кричащий о необходимости автоматизации. Это настоящий «вор времени» — ручной ввод первичной документации в 1С (или другую систему учета).

На какие же признаки следует обратить внимание руководителю или главному бухгалтеру, чтобы принять решение об автоматизации обработки первички?

1. На ввод первички тратится половина и более рабочего времени бухгалтера (ов)

В среднем у бухгалтера тратится на обработку первичной документации от 2 до 4 часов в день, при этом он просто вручную заводит данные с бумаг в систему, перепечатывая номенклатуру, цену и другие параметры.

Время сотрудника тратится на примитивную рутину, когда могло бы быть потрачено на решение более значимых задач.

Но обойтись без этой процедуры пока не может ни одна организация, ведь полный переход на электронный документооборот и отказ от бумажек займет еще ни один год.

Поэтому, если бухгалтер вашей компании тратит на ручной перенос данных со счетов, актов, счетов-фактур, накладных, чеков и др. половину своего рабочего времени или более, логично автоматизировать этот процесс при помощи современных сервисов, таких как Entera, распознающих сканы документов и переносящих эти данные сразу в систему учета 1C.

2. Первичная документация поступает неравномерно во времени

Второй верный признак того, что вам нужен сервис по автосканированию первички, — это авралы, которые возникают в конце месяца или отчетных периодов. Как правило, документы от контрагентов поступают неравномерно: то пусто, то густо.

Иногда сами бухгалтеры копят их месяцами, а перед отчетным периодом сидят всем миром сутки напролет, пока все со всех не «стрясут» и не заведут в 1C. В некоторых компаниях в такие горячие моменты могут привлекаться дополнительные сотрудники.

Когда ввод первичной документации автоматизирован — такой проблемы не существует.

https://www.youtube.com/watch?v=g5pRHxC-TMg\u0026pp=ygVc0JDQstGC0L7QvNCw0YLQuNGH0LXRgdC60LjQuSDQstCy0L7QtCDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGC0L7QsiAtINCe0YLQstC10YIg0JHRg9GF0LPQsNC70YLQtdGA0LA%3D

Если пользоваться сервисом Entera, то можно сканировать документы по мере поступления, загружать их может также офис-менеджер или кладовщик в отдельном личном кабинете.

По мере распознавания данных бухгалтер вносит правки в созданные в 1С позиции. Процесс идет быстро и без авралов.

Точность распознавания у Entera — 98%, выше всех аналогов на рынке, что подтверждают многочисленные положительные отзывы в сети. Поэтому и исправлений придется вносить очень мало.

3. Существующий штат бухгалтеров не справляется с растущим документооборотом, а нанимать дополнительный персонал нет возможности

В небольших, но быстро растущих компаниях количество контрагентов может неуклонно расти, а следовательно, и количество первички. Если бухгалтер один и завален бумагами, то он может взмолиться о помощнике.

Если не один, то уже его помощник может взмолиться о помощнике. В такой ситуации сервис по обработке первичной документации имеет шанс стать реальной заменой дополнительного персонала.

Время, которое бухгалтер тратил бы на ввод данных в 1С, он сможет потратить на приоритетные и более интеллектуальные операции.

4. Вы — аутсорсинговая бухгалтерия и ищете способы работать более эффективно

Если в обычной компании бухгалтерия — обслуживающий отдел, то для компании или частного предпринимателя, предоставляющего бухгалтерские услуги — это основной производственный процесс.

И обработка первички — его огромная и неотъемлемая часть.

Когда она автоматизирована с помощью Entera, и время на ввод данных в 1С сокращено в 3–5 раз, есть возможность взять больше клиентов, и, соответственно, получать больше прибыли.

Удобно еще и то, что часть первички могут отправлять в сервис сами клиенты, имея доступ к своим папкам. Бумаги, пришедшие в сканах или фотографиях, сразу загружаются в Entera, что очень облегчает работу, когда все присылается в разном виде.

Все копии актов, накладных, счетов-фактур, чеков и пр. хранятся в сервисе, и не нужно в случае подготовки отчетов или проверок запрашивать их вновь у обслуживаемых компаний.

5. У вас автоматизировано все, кроме бухгалтерии

Признак довольно утопичный, и тем не менее, есть руководители — настоящие фанаты инноваций и технологий, идущие в ногу с прогрессом.

Убедившись на других процессах, как много ресурсов может сэкономить их оптимизация при помощи ПО, несложно посчитать и прикинуть выгоду от автоматизации бухгалтерии.

Менеджерам, кофе которым давно подносит робот-беспилотник, программы на часах рассчитывают маршруты и калории, обязательно стоит приглядеться и к оплоту консерватизма — бухгалтерии — и задуматься о подключении к современному сервису Enterа.

Кейс

Возьмем в качестве примера небольшую успешно развивающуюся строительную компанию.

Единственному бухгалтеру фирмы приходится заводить примерно 200 первичных документов в месяц, причем поступают они, как правило, скопом — раз в месяц.

Учет в компании ведется по объектам, на каждом немало контрагентов и сложной строительной номенклатуры, которая вбивается вручную. Наименования позиций заводятся, как указано у поставщиков.

Бухгалтер тратит 5 рабочих дней в месяц или около 60 дней в год, а это 25% рабочего времени, только на ввод первичных документов.

После подключения к сервису Entera бухгалтер может раз в месяц отсканировать пачкой поступившие на этот период документы и загрузить в Entera.

Когда первичка распознана, бухгалтер переносит их в 1С с помощью групповой обработки. При этом новая номенклатура создается автоматически, а старая сопоставляется с уже существующей в системе учета.

Сумма, количество, счета учета, НДС, ГТД проставляются автоматически.

Таким образом все документы вносятся в 1С за 1 рабочий день, и на обработку первички тратится всего 12 дней в год. Экономия рабочего времени бухгалтера составляет около 48 рабочих дней в год.

Несложно перевести это в финансовую экономию, зная среднюю зарплату бухгалтера. Даже с учетом затрат на подключение к сервису Entera, выгода будет очевидна.

https://www.youtube.com/watch?v=g5pRHxC-TMg\u0026pp=YAHIAQE%3D

Кроме количественных показателей, важно и изменение качества труда сотрудников бухгалтерии. Сервис помогает избавиться о рутины, переработок, навести порядок в архивах бумаг, работать легче и эффективнее.

®

Тема: Правда об автоматическом вводе первички

25.07.2016, 17:21 #1

Работа бухгалтера – хороша и интересна, пока в нее не закрадывается ввод первичных документов: ТОРГ-12, счетов-фактур, УПД. Это один из тех «монстров», которые пожирают время бухгалтера и привносят хаос в виде авралов и завалов из бумажных документов на столе. Стоит случайно вбить 32 вместо 23 и еще минимум полчаса рабочего времени уйдет на поиски опечатки в «простынях» цифр. На рынке представлено несколько решений для автоматического ввода данных в учетную систему, которые обещают освободить бухгалтера от бумажного рабства. Но опытные бухгалтеры опасаются, что недостатки программы подпортят счастливую сказку автоматического ввода первички. На самые популярные их вопросы ответил Михаил Адигеев – руководитель группы разработчиков программы «Скан-Загрузка документов».

1. Может ли программа допустить ошибку?

Такое может случиться, если вы вносите плохо пропечатанный/отсканированный документ, который сложно распознать. В данном случае программа не заведет номенклатуру без одобрения оператора. Если случается ошибка в цифрах, происходит автоматическая проверка: программа сверит количество, сумму, цену, ставку НДС, сумму НДС и итоговую сумму с НДС. Если при сверке этих показателей находятся отличия, программа корректирует данные и сообщает об этом оператору – помечает их цветом. Таким образом, происходит 3-уровневая проверка:
1-й уровень – программа рассчитывает, сверяет показатели между собой, выделяет цветом;
2-й уровень – оператор анализирует, что выделено;
3-й уровень – «1С» выполняет сверку при проведении документа.

2. Что делать, если товар приходит с 1 наименованием, а приходовать нужно с другим?

«Бывает, что в номенклатуре поставщика гайка, например, называется «гайка №3», а в базе – «гайка медная». Может ли программа справиться с таким несоответствием»? Если от поставщика приходит товар с одним и тем же наименованием постоянно (гайка №3), то в программе можно 1 раз вручную установить нужное соответствие. Один раз вручную подберете такую номенклатуру, а в следующий – программа запомнит и будет делать это автоматически.
Выглядит это так: не подобрав наименование, программа подсвечивает пустое поле красным цветом. При этом появляется список похожих номенклатурных позиций, чтобы оператор выбрал подходящую номенклатуру, если она уже есть. Если ее нет или ничего не подходит, оператор выбирает самостоятельно из обычного справочника номенклатуры. После этого программа запоминает, что этому наименованию соответствует нужная номенклатура в базе. И в следующий раз при загрузке товара с этим наименованием программа автоматически подберет нужную номенклатуру.

3. Может ли программа распознать нестандартные документы?

Если вы работаете с документами, которые не входят в поставку (счет-фактура, УПД, ТОРГ-12), но они похожи по структуре, можно настроить дополнительные правила распознавания. Например, в документе есть табличная часть, основные данные (шапка, дата, номер, контрагент), которые можно загружать в документ «Поступление товаров и услуг». Выполнить настройку распознавания универсальных документов, которые есть в типовых учетных системах, могут как специалисты-разработчики, так и сотрудники вашей компании. Михаил раскрыл также и секрет многих IT-компаний – программы для автоматизации ввода первички не берут на себя ввод документов полностью, но ускоряют его в десятки раз! Например, «Скан-Загрузка документов» вносит 3-х страничный документ в базу за несколько минут, но только при участии оператора.

Что бы вам не говорила привлекательная реклама, прежде чем согласиться на покупку программы, ознакомьтесь с ее возможностями и функционалом – закажите демонстрацию или скачайте лайт-версию, чтобы оценить ее реальные возможности!

Если вы задумались об автоматизации ввода первички, скачайте бесплатную лайт-версию программы «Скан-Загрузка документов». Оцените автоматический ввод документов уже сейчас!

25.07.2016 17:21 # ADS

Правда об автоматическом вводе первички – рассказывает разработчик программы

Может ли программа допустить ошибку?

Такое может случиться, если вы вносите плохо пропечатанный/отсканированный документ, который сложно распознать. В данном случае программа не заведет номенклатуру без одобрения оператора.

• Если случается ошибка в цифрах, происходит автоматическая проверка: программа сверит количество, сумму, цену, ставку НДС, сумму НДС и итоговую сумму с НДС.
• Если при сверке этих показателей находятся отличия, программа корректирует данные и сообщает об этом оператору – помечает их цветом.
• Таким образом, происходит 3-х уровневая проверка:

• 1-й уровень – программа рассчитывает, сверяет показатели между собой, выделяет цветом;
• 2-й уровень – оператор анализирует, что выделено;
• 3-й уровень – «1С» выполняет сверку при проведении документа.

Что делать, если товар приходит с 1 наименованием, а приходовать нужно с другим?

«Бывает, что в номенклатуре поставщика гайка, например, называется «гайка №3», а в базе – «гайка медная». Может ли программа справиться с таким несоответствием»?

Если от поставщика приходит товар с одним и тем же наименованием постоянно (гайка №3), то в программе можно 1 раз вручную установить нужное соответствие.

Один раз вручную подберете такую номенклатуру, а в следующий – программа запомнит и будет делать это автоматически.

Выглядит это так: не подобрав наименование, программа подсвечивает пустое поле красным цветом. При этом появляется список похожих номенклатурных позиций, чтобы оператор выбрал подходящую номенклатуру, если она уже есть.

Если ее нет или ничего не подходит, оператор выбирает самостоятельно из обычного справочника номенклатуры. После этого программа запоминает, что этому наименованию соответствует нужная номенклатура в базе.

И в следующий раз, при загрузке товара с этим наименованием, программа автоматически подберет нужную номенклатуру.

Может ли программа распознать нестандартные документы?

1. Если вы работаете с документами, которые не входят в поставку (счет-фактура, УПД, ТОРГ-12), но они похожи по структуре, можно настроить дополнительные правила распознавания.

2. Например, в документе есть табличная часть, основные данные (шапка, дата, номер, контрагент), которые можно загружать в документ «Поступление товаров и услуг».

3. Выполнить настройку распознавания универсальных документов, которые есть в типовых учетных системах, могут как специалисты-разработчики, так и сотрудники вашей компании.

Как проверить, подойдет ли программа нашей организации?

Есть несколько способов проверить, подойдет ли «Скан-Загрузка документов» вашей организации, а заодно убедиться в том, что программа действительно облегчает перенос данных первичных документов в базу.

Во-первых, вы можете позвонить по номеру (863) 300-1000 и заказать демонстрацию программы. Специалист компании разработчика расскажет вам подробно обо всех ее возможностях.

Во-вторых, вы можете скачать оставить заявку в форме ниже, и наш эксперт сам позвонит вам в удобное время, а также проведет демонстрацию возможностей «Скан-Загрузки» удаленно или в вашем офисе.

В-третьих, вы можете посмотреть видеоролик о том, как работает решение. Он поможет вам узнать больше о возможностях автоматического ввода первички и о том, как работает решение.

Автоматический ввод и распознавание первичных документов в 1С

При совершении каких-либо операций на предприятии для бухгалтерии важна отчетность.

Также есть целый ряд особо важных первичных документов, например, договор, счет, бланк отчетности, кассовый или товарный чеки, накладные, счета-фактуры и прочее.

Для того, чтобы ускорить время внесения документов в систему, компания 1С создала новое решение — распознавание первичных документов. Разберем подробнее, как с этим работать и подключить.

Новое решение 1С позволяет превращать документы с бумажного вида в электронный, с помощью сканирования. Доступны разные форматы документов pdf,tiff, jpeg, Excel, Word, bmp, Open Documents.

Компания может обмениваться данными по ЭДО, но если этот сервис не подключен, более актуальным становится расширение 1С.

Получая документы по почте — они могут быть сразу загружены в 1С, а при работе с бумажными версиями потребуется предварительное фото или сканирование файла.

Для работы с этим функционалом важно проверить подключение компьютера к интернету, у официального партнера 1С подключить ИТС и выбрать объем подписки на сервис. Никаких дополнительных настроек или другого ПО не требуется. Это решение доступно в следующих конфигурациях 1С:

• Фреш;
• Управление нашей фирмой;
• ERP;
• Комплексная автоматизация;
• Управление предприятием;
• Аренда и управление недвижимостью;
• Общепит;
• Бухгалтерия. 

После подключения расширения через партнера ИТС новый блок появится сразу в основном меню. В разделе информация можно ознакомиться с возможностями и инструкциями по работе с сервисом. Основная работа происходит в блоке Задачи для распознавания. 

• Сканирование документов и загрузка в 1С. Можно использовать принтер, сканер или приложение для перевода документов в электронный вид. Файлы выбираются с вашего компьютера загрузкой в программу. Можно выделить и загрузить сразу несколько или открывать каждый по отдельности, также можно перетащить необходимые файлы с помощью компьютерной мыши. 

Следующий этап обработки — распознавание файла. После загрузки файлов выбираем необходимые, проверяем соответствие по формату и нажимаем “Распознать”.

Программа разбирает структуру и основные блоки документа: контрагенты, даты, номенклатуры товаров и прочее. Распознает шаблонные документы, таблицы, фото и акты.

После этого сервис будет обрабатывать документы и покажет окно “в процессе”. Скорость обработки зависит от качества интернет-соединения и количества загруженных файлов.

Расширение выведет на экран таблицу со статусом каждого документа: распознанные, обработанные, с ошибкой. 

Проверяем распознанные документы и заносим в необходимый блок 1С. 

Сам загруженный файл можно найти, нажав на скрепку. 

Файлы подлежат проверке и редактированию, если программа не сориентировалась, куда относится тот или иной элемент. Можно выбрать и отредактировать из списка или вручную. 

Часть данных заносится автоматически, основной документ отражен на рисунке под цифрой 2, а результат распознавания табличных данных под ним. Если при распознавании программа увидит ошибки заполнения, выделит красным и укажет общее количество ошибок в верхнем меню. 

В случае, если компания начала сотрудничать с новым контрагентом и его еще нет в базе 1С, есть возможность добавить его по названию ЮЛ или ИНН сразу в этом же блоке с помощью кнопки “создать”. 

Расширение позволяет просматривать миниатюры документов, редактировать и создавать новые данные для документов после сканирования. Важно проверить все разделы на соответствие и правильность в электронном виде. Благодаря уже знакомому интерфейсу программы 1С работа с расширением заметно упрощает процесс приема товаров и работы с документами. 

Компания “Денвик” — официальный партнер программного обеспечения 1С с возможностью установки дополнительных сервисов для клиентов. Наши специалисты помогут выбрать и установить необходимые вам расширения: ИТС, Контрагент, Фреш. Оставляйте заявку и наши менеджеры проконсультируют вас по всем вопросам и наиболее эффективному использованию сервисов 1С.

Оставить заявку

РоботДок — автоматический ввод первички в 1С по всей России

Это просто, быстро и удобно: загружаете скан документов в 1С — система сопоставляет реквизиты — проверяете и создаете поступление!

Свяжитесь с нами — мы поможем с настройками модуля 1С, вместе распознаем и создадим первичку в системе учета

Автоматизированный ввод — процесс за 5 минутАвтоматизированный ввод — процесс за 5 минут

Устали от ручного ввода первичной бухгалтерской документации, потому что это долго, нудно и с ошибками? Сервис «РоботДок» решает эти проблемы!

Как получить демоверсию по сервису РоботДокКак получить демоверсию по сервису РоботДок

Программный комплекс «РоботДок» расположен на серверах компании. Чтобы бухгалтеру начать…

Вопросы и ответы по вводу первички в 1СВопросы и ответы по вводу первички в 1С

Ниже ответы на самые распространенные вопросы Не устанавливается модуль RobotDocПроблема…

РоботДок — для облачных решений 1С:FRESHРоботДок — для облачных решений 1С:FRESH

Для обработки документов из облачного решения 1С:FRESH, вам необходимо отправить…

Роботизированный инструмент бухгалтера при повышенной нагрузке входящей документации от поставщиковДля оперативного и правильного ввода первички (скан/фото) в 1С нужно: а) через модуль пакетно распознать документы; б) проверить и загрузить в 1С.Перед загрузкой УПД/СФ/ТОРГ-12 в 1С РоботДок проинформирует Вас об ошибках. Корректировка онлайн займет считанные секунды.Ввод документов из 1С происходит в автоматическом режиме и только под контролем бухгалтера. Защита от проводки в случае обнаружения ошибок.Перед проводкой в 1С документы можно проверить на корректность в окне предзагрузки, и при необходимости сравнить со сканом документы в режиме «окно-в-окне». 500 номенклатур за 25 минутоб ошибках и не загруженных документахв проверке корректности распознанных данных со сканом в режиме «окно-в-окне»проведенных операций по вводуБП, УНФ, УТ, в том числе веб-клиенте 1С Fresh пачка первички загружается автоматически с предварительной проверкойзаполнение УПД/ТОРГ-12/СФ поступлений со всеми реквизитамисоздание новых номенклатур и контрагентоввозможность корректировки документов перед проводкой в 1С

выбирайте нужный пакет под документооборот компании

Подойдет для небольшого документооборота

Это аналогично нагрузке:

— 1 Глав. бухгалтер — 1 бухгалтер

• Распознавание
• Пакетный ввод в 1С

• Настройка, техническая
  поддержка и помощь

Сбалансированный вариант для большинства

Это аналогично нагрузке:

— 1 Глав. бухгалтер — 1 бухгалтер

• Распознавание
• Пакетный ввод в 1С

• Настройка, техническая
  поддержка и помощь

Оптимальный пакет для увеличенного документооборота

Это аналогично нагрузке:

— 1 Глав. бухгалтер — 3 бухгалтера

• Распознавание
• Пакетный ввод в 1С

• Настройка, техническая
  поддержка и помощь

Идеальный тариф для компаний с высоким документооборотом

Это аналогично нагрузке:

— 1 Фин. директор — 1 Глав. бухгалтер — 5 бухгалтеров

• Распознавание
• Пакетный ввод в 1С

• Настройка, техническая
  поддержка и помощь

Расширенные возможности для Партнеров

Это аналогично нагрузке:

— Крупный бизнес — Филиальная структура — Консалтинг

• Распознавание
• Пакетный ввод в 1С

• Настройка, техническая
  поддержка и помощь

Попробуй бесплатно загрузить документы в 1С

Это аналогично нагрузке:

—

• Распознавание
• Пакетный ввод в 1С

• Настройка, техническая
  поддержка и помощь

международные технологии, заслуживающие доверие

1С:Фреш: Экономим время на вводе первичной документации — Простые решения

Если вы работаете в облачной 1С:Бухгалтерии версии 3.0.81, вводить первичные документы в программу можно в полуавтоматическом режиме. Сервис автоматически распознаёт загруженные документы: в виде сканов или фото и заполняет данные в программе. Сканировать документы можно и с мобильного телефона. Показываем, как пользоваться сервисом.

Содержание статьи Работа с сервисом распознавания документов Загрузка с помощью мобильного приложения

Работа с сервисом распознавания документов

Чтобы начать работать с данным сервисом, необходимо проверить настройку программы: перейти в раздел Администрирование — Настройка распознавания документов

Активировать галку Использовать распознавание документов и проверить настройки распознавания

Когда необходимый функционал добавлен, переходим к его использованию: в разделе Покупки или Продажи выбрать пункт Загрузить документы из сканов (фото)

Либо перейти в раздел Покупки — Поступление (акты, накладные) и нажать кнопку Загрузить, выбрав нужный пункт меню

В открывшейся форме нажать кнопку Добавить файлы и выбрать сканы или фото, которые есть на компьютере

Добавленные файлы появятся в списке на распознавание. Как только документ будет распознан, напротив него появится значок .

После этого необходимо открыть документ и проверить результат работы сервиса, при необходимости заполнив пустые поля. Если в базе не найдено какое-то значение (контрагент, договор, номенклатура и др.

), соответствующее поле подсвечивается красным. При щелчке на поле документа в документе подсвечивается соответствующая ему строка. 

При этом есть возможность как создать новый элемент в базе, так и выбрать из списка уже имеющихся. 

Если принято решение создавать новый элемент справочника, то появляется форма для ввода данных с подсказками в виде соответствующих полей из отсканированного документа.

• Аналогичная ситуация с заполнением табличной части
• Для добавления элемента справочника номенклатуры необходимо перейти на соседнюю вкладку и заполнить все необходимые поля:

Система распознавания обучается в соответствии с выборами пользователя, чтобы в дальнейшем уменьшить количество неточностей в документах, тем самым сокращая время, потраченное пользователем на ввод первичных документов.

Если после распознавания возле документа появился значок , это значит, что в базе был обнаружен электронный документ, соответствующий распознанному.

Эту функцию удобно использовать, например, если были получены оригиналы документов от контрагента с печатью и подписями, которые нужно прикрепить к документам, сформированным в базе.

Чтобы это сделать, следует открыть распознанный документ и нажать на соответствующую гиперссылку

Удобство работы с данным механизмом заключается еще и в том, что процесс сопоставления с созданными ранее документами идет не только на этапе первичного распознавания файла, но и при внесении исправлений. Таким образом, пользователь сохранит время, которое мог бы потратить на поиск документов в базе.

1. Сократить время работы с такими документами можно еще больше, если при настройке сервиса распознавания установить значок автоматического прикрепления 
2. В случае, если нужно загрузить документы в базу, но нет возможности отсканировать их, можно воспользоваться мобильным приложением. Чтобы скачать его из магазина приложений, нужно написать в поиске 1С:Сканер Документов или в разделе распознавания документов в базе перейти к ссылке на скачивание
3. После того, как приложение установлено, необходимо подготовить пользователей для идентификации: нажать кнопку вызова формы добавления пользователей и заполнить появившуюся форму.

После того, как закончена регистрация, можно добавлять документы в базу с помощью мобильного приложения. При этом в столбце Автор/Источник будет отражено имя, указанное при регистрации пользователя.

• Качество второго документа, перед фотографией было умышленно испорчено, однако частично распознание все равно прошло
• Аналогично можно добавлять в базу сотрудников, работающих удаленно или контрагентов, присылающих документы.
• Таким образом, потратив немного времени на настройку приложения и знакомство с сервисом загрузки сканов и фото документов, можно не только сэкономить время, связанное с вводом первичных документов, но и решить некоторые проблемы организации удаленной работы сотрудников организации.

Юлия Баранюк

Специалист-консультант по бухгалтерии

Посмотреть все статьи автора

Оптимизация загрузки документов в 1С

30.08.2018Российский налоговый портал

Счета-фактуры, накладные, акты — все эти и многие другие документы давно известны каждому бухгалтеру. Ему приходится их практически ежедневно загружать и проводить в 1С.

А на это уходит немало времени и сил! В среднем, на обработку одного документа требуется около 5 минут. И если таковых за день набирается более 10, то свыше 1 часа рабочего времени уходит только на перевод информации с бумаги в электронный вид.

А при этом еще всегда существует риск ошибок, ведь человеческий фактор никто не отменял!

Выходит, загрузка документов в 1С вручную, имеет минимум два недостатка:

• внушительные временные затраты;
• риск возникновения ошибок.

Учитывая это, неудивительно, что многие предприниматели и бухгалтера стремятся к автоматизации данного процесса. К счастью, рыночное предложение всегда следует за спросом, и сегодня автоматический ввод документов в 1С

(https://42clouds.com/ru-ru/products/modul1c/downloading-documents.html) — не миф, а реальность!

Современный подход к загрузке документов

Автоматическая регистрация первички стала идеальным решением по оптимизации временных и трудозатрат, в первую очередь, бухгалтеров. Если раньше на загрузку документов приходилось тратить по часу ежедневно, то теперь на это уходит не более 20 минут. А главное — весь процесс стал проще и точнее, ведь компьютер и ПО не ошибаются, если они правильно настроены!

Большой толчок в развитии сервис автоматической загрузки документов получил с появлением облачных 1С.

Переход на онлайн-режим использования учетной программы является результатом решений, принимаемых прогрессивными руководителями, которые полностью осознают преимущества современных технологий.

А потому любой инструмент автоматизации, да еще и с улучшением качества работы, воспринимается на «Ура!».

Более того, некоторые сервисы — например, 42Clouds — сопровождают функцией автоматической загрузки первички в комплекте с облачной 1С (https://42clouds.com/ru-ru/solutions/1c-v-oblake.html). Не использовать такое преимущество, да еще и достающееся абсолютно бесплатно, было бы глупостью!

Как осуществляется автоматическая загрузка документов

Решение данной задачи стало возможным благодаря развитию цифровых технологий с их интеграцией в различные инструменты для бизнеса, в частности, в учетную программу 1С. Существует множество платформ распознавания текста.

И одной из наиболее надежных среди них по праву считается ABBYY FlexiCapture. Данная технология с момента своего появления подвергалась множеству тестов, в результате которых в ее точности и эффективности не осталось сомнений.

Вот почему ABBYY FlexiCapture является наиболее востребованной платформой для оптического распознавания текста. По сути, она представляет собой обычный сканер, только в разы более точный и сопровождаемый ПО для автоматической загрузки данных. Процесс ввода первички с помощью данной технологии протекает в несколько этапов:

• сканирование документов (фото);
• распознавание счета, акта, накладной;
• сверка и проводка документов.

После сканирования на обработку данных уходит от нескольких секунд до пары минут. И пока программа все переносит в базу точь-в-точь, бухгалтер может заниматься другими важными делами или сканировать оставшиеся бумаги. Как только документ полностью оцифрован, бухгалтеру остается лишь проверить (сверить) информацию и провести его в 1С.

Выходит, сервис автоматической загрузки первички фактически становится надежным помощником счетовода, возлагая на себя часть его рутинных обязанностей, что облегчает работу и способствует повышению производительности труда. При этом риск ошибок нивелируется, поскольку программа попросту копирует информацию с эскиза (фото) и переносит ее в электронный документ.

С какими форматами работает платформа

Перечень документов и форматов, в которых они представлены, доступных для автоматической загрузки, постоянно расширяется. На сегодняшний день программа безошибочно загружает:

• счета-фактуры;
• товарные накладные (ТОРГ-12);
• счета на оплату;
• акты выполненных работ;
• универсальные передаточные документы;
• паспорта граждан РФ.

Совсем необязательно, чтобы загружаемый документ был представлен в бумажном виде. Программа удачно справляется с уже созданной его электронной версией в различных форматах: .xls, .jpg, .pdf и другие.

5 преимуществ технологии

Популярность сервиса автоматической загрузки первички неслучайна. Выше мы уже вскользь упоминали о паре достоинств программы. Теперь же рассмотрим 5 главных преимуществ технологии:

• Экономия времени. В среднем, программа обрабатывает документ и готовит его к загрузке в 10 раз быстрее, чем вручную;
• Повышение производительности труда. При загрузке первички сервис автоматически заполняет базы данных по номенклатуре, контрагентам и др.;
• Высококачественный результат. Отсутствие человеческого фактора исключает ошибки, повторы, пропуски — программа просто переводит информацию из скрин-шота в электронный документ;
• Масштабируемость. Технология способна обработать большой объем документов в сжатые сроки. Поэтому даже в периоды сезонных нагрузок бухгалтерские «хвосты» не возникают;
• Снижение  расходов. ПО заменяет оператора по вводу первички, сокращает трудозатраты бухгалтеров, способствует повышению производительности труда. Достаточно вносить небольшую абонплату и сервис обеспечит существенное сокращение кадровых расходов.

Резюмируя вышесказанное, можно отметить, что ручной ввод документов в 1С — устаревший подход. Сегодня данная задача решается проще, быстрее и надежнее — на выручку приходит сервис автоматической загрузки первички.

С его помощью документы удается проводить в 5-10 раз оперативнее, на корню пресекая всевозможные человеческие ошибки, недочеты.

А главное — экономится время, улучшается результат, сокращаются расходы предприятия!