Прочее

Автоматическая обработка документов — Ответ Бухгалтера

В современных реалиях обеспечение коммуникации сотрудников и при их совместной работе в офисе и при работе удалённо играет большую роль. Видеоконференции и рассылка документов через групповые чаты зачастую не дают полной картины текущего процесса.

Зачем нужна автоматическая обработка документов?

Задача любого бизнеса – увеличение прибыли, а следовательно, снижение затрат. В процессе работы фирмы требуется взаимодействие всех подразделений предприятия. И чем быстрее подразделения будут обмениваться информацией при меньшем количестве сотрудников, тем быстрее будут решаться производственные задачи.

Кроме того, для руководителей любого звена важно контролировать текущую работу своих работников.

Автоматизация документооборота позволяет решить следующие задачи:

  • организовать быстрый обмен бумагами с внешними контрагентами;
  • систематизировать и контролировать документооборот между структурными подразделениями предприятия;
  • сократить объём бумажных копий;
  • минимизировать поток однотипных документов;
  • ускорить процесс согласования управленческих решений;
  • снизить трудозатраты по заполнению различных формуляров;
  • обеспечить доступ к важным данным заинтересованных сотрудников в любое удобное для них время без риска порчи или потери документов;
  • создать управленческий контроль над работой всех структурных звеньев;
  • снизить затраты: по оплате труда, на расходные материалы, по хранению документов.

Таким образом, внедрение автоматизированных продуктов по работе с документами, в частности программы 1С:Документооборот 8, — это целесообразная инвестиция в будущее развитие предприятия.

Функции программы 1С:Документооборот 8

Структурно СЭД 1С: Документооборот 8 состоит из нескольких блоков, позволяющих решать свои задачи подразделениям предприятия. Это возможность работы с исходящими документами, поиск документов по уже имеющейся базе данных, создание исходящих документов, работа по тайм-менеджменту, работа над совместными проектами (рис. 1).

Автоматическая обработка документов - Ответ Бухгалтера

Отдельный функционал предусмотрен для руководителей: контроль рабочего времени и эффективности деятельности сотрудников.

Рассмотрим подробнее каждый раздел. 

Работа с документами

Поскольку программа 1С:Документооборот 8 легко совмещается с другими автоматизированными системами, отпадает необходимость в распечатке и ручном вводе входящих документов.

В программу можно вносить деловую переписку, договоры контрагентов, первичную документацию по бухгалтерскому и кадровому учёту, финансовые документы предприятия. Все документы (как внешние, так и внутренние) непосредственно заносятся в базу и сгруппированы по направлениям.

В программе предусмотрен режим работы с электронной почтой, который позволяет отправлять письма непосредственно из программы, без лишних затрат времени и компьютерного пространства по сохранению и пересылке данных.

При работе с базой данных руководство имеет возможность по своему усмотрению настроить права доступа сотрудников к той или иной группе данных.

В существующих версиях программы предусмотрен удобный функционал по поиску необходимой документации. Поиск производится по наименованиям, реквизитам, датам или штрих-коду, что значительно экономит время поиска и обработки документа.

После решения поставленных задач сотрудник или отдел создают исходящий документ, который остаётся в программе и передаётся по внутренней почте или внешнему пользователю.

Причём совместная работа сотрудников, даже физически удалённых друг от друга подразделений, организуется в режиме реального времени.

Иногда своевременность получения документов от филиала или удалённого склада играет немаловажную роль в производственном процессе.

Кроме того, данные различных направлений позволяют вовремя получать информацию для составления управленческих отчётов и видеть картину состояния фирмы в реальном времени.

После перехода большинства фирм в 2017-2018 годы на электронный обмен документами важным функционалом 1С:Документооборот 8 стала возможность применения электронной цифровой подписи при выгрузке первичных документов и подписании договоров. При внедрении программного продукта применяются ЭЦП разных степеней защиты, в зависимости от полномочий лица, чья электронно-цифровая подпись используется.

Работа с договорами требует привлечения специалистов различных направлений: юристов, финансистов, сотрудников узких направлений (например, отдел охраны труда), что затягивает время оформления и отрицательно влияет на взаимодействие с контрагентами.

В режиме бумажного документооборота контроль над исполнением и продлением договоров довольно трудоёмкий процесс. При работе с 1С такой контроль организован в автоматическом режиме.

Таким образом, СЭД 1С:Документооборот 8 решает большинство задач по приёму, обработке, хранению и выписке документов без обращения к бумажным носителям. 

Планирование и учёт рабочего времени

Для работы каждого сотрудника и фирмы в целом важным фактором является тайм-менеджмент. В рамках программы можно настроить индивидуальный календарь, с помощью которого можно распланировать рабочее время и отметить важные мероприятия (рис. 2). 

Автоматическая обработка документов - Ответ Бухгалтера

Кроме того, руководителю легче ставить перед сотрудниками задачи и отслеживать KPI каждого сотрудника и подразделения в целом.

В программе предусмотрена функция учёта рабочего времени, что немаловажно как при очной явке сотрудников на предприятие, так и при работе в удалённом режиме. Руководитель распределяет рабочее время каждого сотрудника в зависимости от производственной необходимости.

Анализируя задачи, поставленные перед сотрудниками и их личные календари, программа в автоматическом режиме выбрает наиболее подходящее время для проведения совместных мероприятий.

Использование 1С:Документооборот 8 позволяет проводить совместные совещания, обсуждения и прочее, что чрезвычайно важно при невозможности собрать всех сотрудников в офисе. 

Разработка и внедрение проектов

Для руководящего состава важно планирование и внедрение тех или иных задач деятельности предприятия. Программа 1С:Документооборот 8 позволяет создавать проекты с детальной разбивкой решаемых в рамках такого проекта вопросов.

В рамках проекта можно определить:

  • планирование задач по срокам;
  • список участвующих в проекте сотрудников;
  • совместную работу по проекту (совещания, согласования, переписка);
  • контроль решения поставленных вопросов;
  • создание отчётов по поставленным задачам. 

Такие функции позволяют повысить эффективность работы каждой группы для совместного взаимодействия (например, планирование поставок по новому контракту и т. п.). 

Почему пользователи предпочитают 1С:Документооборот 8

Уже много лет комплекс программного обеспечения 1С держит лидерство среди программ, призванных решать производственные и управленческие задачи. Это обусловлено универсальностью применения таких программ для любого предприятия и интеграцией с другими программными продуктами.

Возможность обмена информацией с другими источниками существенно облегчает работу на всех участках деятельности.

Что касается продукта 1С: Документооборот 8, к его несомненным преимуществам относятся:

  • многозадачность;
  • лёгкость установки и использования (программа не требует дополнительного обучения сотрудников);
  • адаптированность к широкому спектру программ 1С и другим программным комплексам;
  • налаженная система обслуживания;
  • своевременность и скорость обновления программы для приведения её в соответствие с действующим законодательством;
  • включение индивидуальных настроек по допускам и шаблонам. 

На сегодняшний день на рынке представлены следующие версии продукта 1С:Документооборот 8: для малых предприятий, для средних предприятий, для крупных предприятий (КОРП), для государственных учреждений.

Как быстро внести первичные документы в базу?

Автоматическая обработка документов - Ответ Бухгалтера

Ввод первички в базу «1С:Бухгалтерии» может затянуться надолго, если делать это вручную. Заполнение данных сотрудником не только заставляет его тратить много рабочего времени, но и повышает риск появления ошибок в документах. Исключить подобные ситуации поможет автоматизация ввода первички в базу «1С».

Как автоматизировать процесс ввода первичных документов

Сканирование бумажных документов и автоматическое внесение данных в программу значительно сокращает количество времени, которое сотрудники тратят на ручной ввод. Очевидно, что для создания такого механизма нужен сторонний сервис, ведь в самой «1С:Бухгалтерии» подобного функционала нет.

Один из сервисов, который может помочь в такой ситуации – «1С:Распознавание первичных документов».

Как работает сервис «1С:Распознавание первичных документов»

Сервис «1С:Распознавание первичных документов» подходит компаниям с любыми видами документов. Процесс автоматизации прост: бумажный первичный документ сканируется и превращается в электронный скан. После этого сервис сразу загружает его в базу «1С».

Время ввода первички сокращается в 5-10 раз, а значит у сотрудников останется больше времени на другие рабочие задачи.

Использовать сервис легко. Достаточно следовать приведенной ниже инструкции.

  1. Отсканируйте документ. Для этого можно использовать поточный сканер, а если возможности сканирования нет, документ можно просто сфотографировать. Сервис работает с документами в любом формате: таблица Excel, pdf файл или же фото – он определит какого формата документ вы загружаете.
  2. Запустите процесс распознавания и дождитесь его результатов. Небольшое количество документов распознается в течение 3 минут. При большом объеме первички вы можете загрузить ее и заниматься своими делами, пока программа «1С» вносит данные за вас.
  3. Оцените результаты распознавания ваших документов. Проверьте, все ли прогрузилось и соответствуют документу. Сервис сам сопоставляет данные, но если скан плохого качества, то потребуется участие сотрудника, который сопоставит наименования организации, контрагентов и позиции номенклатуры.
  4. Создайте документы в учетной базе «1С».
Читайте также:  Формы статистической отчетности - Ответ Бухгалтера

Преимущества сервиса «1С:Распознавание первичных документов»

Данный сервис разработан и активно поддерживается фирмой «1С» Использовать его удобно и просто, в частности, за счет знакомого интерфейса.

«1С:Распознавание первичных документов» позволяет сэкономить много времени сотрудников, выполняя ряд задач.

  • Распознавание поставщиков, покупателей, услуг и товаров и их сопоставление с объектами в информационной базе «1С».
  • При наличии расхождений в записях базы пользователя от указанных в документе, сервис ищет похожие варианты и запрашивает их подтверждение.
  • Если номенклатура поставщика отличается от той, что предоставил покупатель, сервис запоминает выбор пользователя и в следующий раз выберет именно его.
  • Проверка данных по формулам и корректность чисел в таблицах.
  • Подсвечивание цветом тех мест, на которые надо обратить внимание.
  • Помогает точно и быстро создать всю недостающую номенклатуру.
  • Прикрепляет документы–основания, к соответствующему скану документа.
  • Формирует необходимый комплект из документов, которые отражают одну и ту же хозяйственную операцию.
  • Сервис предлагает использовать универсальное распознавание для некоторых документов, которые система считает незнакомыми, но отражающими хозяйственные операции поступления или списания товара.

Сервис поддерживают две программы «1С»:

  • «1С:Бухгалтерия предприятия» с версии 3.0.106.60.
  • «1С:Управление нашей фирмой» (в сервисе 1cfresh.com).

Использование сервиса «1С:Распознавание первичных документов» поможет быстрее загружать любой объем первичных документов в базу «1С» и использовать их почти сразу после сканирования.

Много первичных документов?

Сервис «1С:Распознавание первичных документов» поможет загрузить их в «1С» в 5 раз быстрее.

Узнать подробнее

Электронный документооборот: как сократить расходы на обработку первичных документов

Автоматическая обработка документов - Ответ Бухгалтера

Многие предприятия сталкиваются с тем, что первичные бухгалтерские документы находятся в неутешительном состоянии: документы могут быть не подписаны или вообще отсутствовать. Одно из решений этой проблемы — перевести на юридически значимый электронный документооборот внутренние первичные учётные документы. Рассмотрим опыт такого перевода всех первичных документов в производственно-складских подразделениях в «Компании Металл Профиль».

Резюме проекта

Цель и задачи проекта

Особенности проекта

Результаты проекта

«Компания Металл Профиль» перевела все первичные документы в производственно-складских подразделениях в электронный вид. Создана система обработки и анализа первичных документов средствами электронного документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП». Объём первичных документов — 3 млн в год.

Установлена персональная ответственность за обработку документов, исключена возможность исправления документов задним числом, резко сократилось время на выверку документов. Автоматизировано 800 рабочих мест, сроки проекта — 6 месяцев. Значительный экономический эффект: за год расходы на обработку первичных документов сократились на 23 млн руб.

Окупаемость проекта: вложения составили 12 — 15% от годовой экономии.

Ситуация до старта проекта

Производственные и складские подразделения, ежедневно оформляя первичные документы, отражают хозяйственные операции. Все документы связаны с материальной ответственностью сотрудников.

В связи с широкой географией и сложной структурой производящих подразделений и складов объём первичной документации в компании достаточно большой — за год было составлено более 3 млн экземпляров первичных учётных документов, связанных с выпуском готовой продукции и складским движением ТМЦ.

«Объём документов превысил предел возможности администрирования документооборота, включающего контроль за правильностью оформления, наличием документов и их архивированием, прежними кадровыми ресурсами, — начала беседу Наталья Илюшина, начальник департамента методологии бухгалтерского учёта и налогообложения «Компания Металл Профиль» и руководитель проекта. — При этом расширение штата сотрудников бухгалтерии руководство не рассматривало». Кроме того, архивы бумажных документов занимали полезные производственные площади, а производственные подразделения не хотели ими заниматься.

В итоге возникли следующие проблемы, связанные с первичными производственно-складскими документами:

  • оформление документов происходит с нарушением сроков и правил;
  • документы могут быть не подписаны материально ответственным лицом;
  • документы вообще могут отсутствовать: бывало, что нечего предъявить в суд в случае кражи.

Когда в компании стали инвентаризировать первичные документы, выяснилось, что они находится в неутешительном состоянии. «У нас была проблема с собираемостью документов — контрагенты могут не возвращать документы, — признаёт Наталья Илюшина. — И мы рассматривали электронный документооборот прежде всего как упрощение процедур нашего документооборота».

Действительно, важно было обеспечить постоянное наличие первичных документов — подписанных, юридически значимых. Однако бывало сложно определить, кто подписал документ. «У нас огромные объёмы первичных документов — 3 млн в год, — подчеркивает Наталья Илюшина, — и точно определить, где чья закорючка, просто не представлялось возможным».

Одним словом, управление первичными документами требовало незамедлительной автоматизации.

В 2013 году компания перешла на юридически значимый электронный документооборот с внешними контрагентами.

Проект оказался успешным, и в настоящее время набирает обороты, так как все больше организаций присоединяются к этому юридически значимому электронному документообороту.

Поэтому возникла идея перевести в электронный вид первичные учётные документы, которые оформляются внутри компании. Инициатором проекта выступила финансовая дирекция, его поддержал собственник, так что административной поддержкой проект был обеспечен на всех уровнях.

Портрет компании-заказчика

Портрет компании-подрядчика

«Компания Металл Профиль» — ведущий производитель тонколистовых кровельных и стеновых материалов на территории России и СНГ, а также крупнейший российский производитель систем вентилируемых фасадов и сэндвич-панелей.

Компания имеет двухуровневую организационную структуру — 4 филиала с подчинёнными им обособленными подразделениями, в её состав входит 15 заводов. Торговая сеть насчитывает около 60 представительств и обособленных подразделений.

По данным ВЦИОМ, «Компания Металл Профиль» занимает первое место по переработке тонколистовой стали в мире. Число сотрудников — 4000.

Бизнес-цель и задачи

Цель проекта — перевод всех первичных документов в электронный вид, первый шаг перехода к полностью безбумажной бухгалтерии с последующим созданием общих центров ответственности.

Бизнес-задачи:

  • полный отказ от формирования первичных учётных документов на бумажных носителях;
  • документирование хозяйственных операций в производственно-складских подразделениях компании в электронном виде с применением электронных подписей;
  • контроль подписания документов учёта всеми подписантами на программном уровне;
  • прозрачность документооборота, снижение издержек и трудозатрат на его создание, сопровождение и хранение, исключение дублирующих функций в подразделениях при формировании и проверке документов;
  • возможность предоставлять электронные документы сторонним пользователям по запросам, в том числе контролирующим органам и в суд;
  • неизменность электронного документа после его подписания уполномоченными лицами.

ИТ-задачи:

  • разработка механизма подписания документов учёта электронной подписью в системах «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Документооборот 8 КОРП»;
  • бесшовная интеграция систем «1С:Управление производственным предприятием 8» (нескольких редакций) и «1С:Документооборот 8 КОРП»;
  • реализация процессов подписания документов учёта в системе «1С:Документооборот 8 КОРП»;
  • обеспечение передачи данных о структуре предприятия, пользователях и правах доступа между системами «1С:Управление производственным предприятием 8» (нескольких редакций) и «1С:Документооборот 8 КОРП».

Сроки выполнения проекта — с марта по август 2016.

Законодательная база

Существует полная законодательная база для перевода первичных документов в юридически значимый электронный документооборот. Участники команды проекта изучили соответствующие законодательные акты:

  • п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

Автоматизация бухгалтерского учета и отчетности

Правильно обработанная и систематизированная информация гарантирует эффективную работу всей компании. Из статьи вы узнаете, как автоматизация может упростить операционный и бухгалтерский учет безналичных и наличных расчетов, формирование бухгалтерской и налоговой отчетности.

Читайте также:  Как контролировать главного бухгалтера? - Ответ Бухгалтера

Преимущества автоматизированных бухгалтерских программ

Бухучет начинают с отражения фактов хозяйственной жизни в первичных учетных документах. Затем данные первичного учета фиксируют и накапливают в регистрах бухгалтерского учета. Накопленная информация является основанием для составления бухгалтерской и налоговой отчетности.

До использования автоматизированных программ бухгалтерского учета хозяйственную деятельность учитывали вручную. Бухгалтеру приходилось делать много рутинных операций: прием и отпуск товара на складе, движение денежных средств, прием наличных денежных средств, начисление заработной платы, расчет налогов, составление отчетности на бумаге.

Информация консолидировалась в ведомостях и журналах-ордерах, которые являлись регистрами учета. Далее по журналам-ордерам итоговые данные сводились в оборотную ведомость («шахматку»). По ним составлялся бухгалтерский баланс. Такой процесс отнимал много сил и времени.

Сегодня благодаря внедрению программ автоматизации бухгалтерского учета снижается время ввода информации, трудоемкость обработки данных и количество ошибок. При этом повышается оперативность и достоверность учета, минимизируется риск налоговых санкций.

Сейчас на российском рынке имеется много программ для автоматизации бухучета: «1С:Бухгалтерия 8», «БЭСТ-5», «ИНФО-Бухгалтер», «Галактика» и др.

Преимуществом у предприятий малого и среднего бизнеса пользуется продукт компании «1С». Очевидно, это связано с тем, что в программе продумана организация всего бизнеса (тесное взаимодействие с партнерами и поддержка пользователей, интеграция с другими программными системами и продуктами).

Интеграция программных систем и продуктов — это обмен данными между автоматизированными системами с возможной последующей их обработкой. Смысл интеграции заключается в том, чтобы данные, которые пользователь вводит в одну систему, автоматически переносились в другую.

Программа «1С» способна выгружать и загружать данные из других автоматизированных систем, которые так или иначе связаны с бухучетом (например, данные из онлайн-кассы, системы «Банк-клиент»).

Передача сформированной в «1С» бухгалтерской отчетности в налоговый орган также осуществляется автоматически по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с применением квалифицированной электронной подписи через операторов электронного документооборота.

Автоматизация безналичных расчетов

В программном обеспечении «1С» хозяйственные операции могут отражаться вводом электронных документов непосредственно в самой программе, а могут выгружаться из других автоматизированных систем.

Безналичные расчеты осуществляются через банк. В банковское обслуживание входит:

  • перечисление денежных средств на расчетные счета других организаций на основании платежных поручений;
  • поступление безналичных денежных средств на расчетный или валютный счет компании.

Автоматизировать этот процесс помогает программа «Банк-клиент». Это специальное программное обеспечение, которое позволяет в онлайн-режиме контролировать статусы платежных документов и расчетных счетов в банке, с которым сотрудничает организация.

  • «Банк-клиент» инсталлируется на рабочем компьютере бухгалтера и формирует, шифрует и дешифрует информацию, ставит электронные подписи и многое другое.
  • Чтобы избавить бухгалтеров от рутинной работы по ручному переносу данных, между системой «Банк-клиент» и программой «1С» применяются типовые процедуры обмена — выгрузка и загрузка (выгрузка платежек из «1С», загрузка выписок из программы «Банк-клиент»).
  • Автоматизация процесса обмена данными существенно облегчает работу бухгалтера и экономит его время.
  • ПРИМЕР 1
  • Компания оплачивает аренду склада, поставку товаров и услуг. Бухгалтер в «1С:Бухгалтерия 8» формирует следующие платежки:
  • аренда склада — 20 000 руб.;
  • приобретение материалов — 65 000 руб.;
  • электроэнергия — 5000 руб.

На расчетный счет компании поступил аванс от покупателя в сумме 110 000 руб.

Рассмотрим, как осуществляется процесс автоматизации перечисленных операций в «1С:Бухгалтерия 8» и подключенному к ней оборудованию «Банк-клиент».

Бухгалтер выгружает платежки из «1С» в «Банк-клиент» через меню «Обмен с банком». В меню «Настройка обмена с клиентом банка» в разделе «Выгрузка» отмечены галочками «Платежные поручения» и «При выгрузке контролировать номера документа».

Если выгружаемые платежки заполнены корректно, шрифт их названий программа показывает черным цветом. По умолчанию открыта вкладка «Отправка в банк».

Когда документы выбраны и все параметры установлены, бухгалтер нажимает кнопку «Выгрузить». В поле «Файл выгрузки в банк» создается файл формата «1c_to_ kl.txt», который далее загружается в «Банк-клиент». Выгруженный файл можно открыть и посмотреть.

Из «Банк-клиента» по специальным защищенным каналам подписанные электронной подписью платежки поочередно отправляются в банк. Банк переводит безналичные денежные средства на счета организаций, указанных в платежных поручениях. Бухгалтеру не нужно ехать в банк, чтобы отвезти платежки. Все делается автоматически онлайн.

Движение денежных средств на расчетном счете можно посмотреть в выписке, которая загружается из «Банк-клиента» в «1С». При этом используют вкладку «Загрузка выписки из банка».

Перед тем как загружать данные в «1С», их нужно выгрузить в файл формата «kl_to_1c.txt». Ссылку на этот файл указывают в поле «Файл выгрузки» в «1С».

Когда файл сформирован, бухгалтер нажимает кнопку «Обновить из выписки». Таблица заполнится списком документов, которые содержатся в файле. Далее при нажатии кнопки «Загрузить» данные будут загружены в «1С».

Проводки формируются на основании документов программы «1С» (в данном случае — на основании выписки). В настройках можно указать, что загружаемые документы будут сразу отражаться бухгалтерскими проводками.

Проводки по выписке за один день представлены в табл. 1.

Таблица 1. Выписка о движении денежных средств на расчетном счете за 27.01.2020
Наименование операции Наименование организации Проводки Сумма, руб. Документ/основание
Сальдо по выписке на начало дня 320 000
Поступление на расчетный счет аванса от покупателя От ООО «Верона» Дт 51 Кт 62.2 110 000 Платежное поручение № 142 от 27.01.2021
Списание с расчетного счета за аренду От ООО «Артек» Дт 76.5 Кт 51 20 000 Платежное поручение № 60 от 27.01.2021
Списание с расчетного счета за ТМЦ От ООО «Призма» Дт 60.1 Кт 51 65 000 Платежное поручение № 61 от 27.01.2021
Списание с расчетного счета за электроэнергию От ООО «Мосэнергосбыт» Дт 76.5 Кт 51 5000 Платежное поручение № 62 от 27.01.2021
Сальдо по выписке на конец дня 340 000

Программное обеспечение розничных продаж

При расчетах с физическими лицами организации обязательно должны использовать онлайн-кассы. Онлайн-касса — это сложное автоматизированное устройство, которое работает благодаря командам и алгоритмам программного обеспечения (ПО).

Программное обеспечение онлайн-кассы может подключить контрольно-кассовую технику (ККТ) к компьютеру, чтобы работать совместно с программой бухучета и складского учета. Другими словами, системное ПО — это основные «мозги» кассы. Без него не будет работать ни одна онлайн-касса.

Эдо для бухгалтерии

Оцените все возможности работы с электронными документами

Подключиться

Внедрение электронного документооборота в сферу бухгалтерского учета компании помогает решить ряд задач:

  • Увеличить скорость работы. Пересылка бумажных документов занимает от нескольких дней до недели — в зависимости от того, как далеко партнер и какой курьерской службой пользуется компания. ЭДО позволяет отправить или принять документ в течение нескольких секунд. 
  • Оптимизировать расходы. Печать документов отнимает не только время, но и деньги — нужны принтеры, канцтовары, расходники. Кроме того, пересылка писем — дополнительные затраты. Сервисы ЭДО, например Диадок, берут оплату только за исходящие документы, что в разы дешевле почтовых отправлений. 
  • Обеспечить юридическую значимость. Документы, которыми обмениваются пользователи ЭДО, имеют такую же юридическую силу, что и бумажные аналоги, так как их подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП).  
  • Защитить файлы. Система ЭДО хранит документы в облачном архиве и позволяет находить файлы с помощью онлайн-поиска — данные невозможно потерять. 
  • Оперативно исправлять ошибки. Процесс внесения правок займет минимум времени, так как не понадобится заново печатать и отправлять документ.
  • Хранить историю работы с документом. В сервисе ЭДО можно просматривать информацию о документе: кто отправитель и получатель, каким был путь передачи на согласование, кто и когда поставил подписи. 
  • Обеспечить безопасность. Операторы ЭДО должны соблюдать строгие требования законодательства, в том числе по защите информации. Документы передаются по зашифрованным каналам, что исключает подмену или перехват информации. 
  • Увеличить обороты предприятия. Быстрое согласование и подписание ускоряют оплату и отгрузку продукции. Товары не простаивают на складах, что увеличивает оборот средств и как следствие — доходы бизнеса.
  • Получать налоговый вычет в том же периоде, когда совершена сделка. Онлайн-обмен подписанными документами и отсутствие расхождений с контрагентами помогают получать вычеты по НДС своевременно. 
  • Избежать потери документов. Файлы в ЭДО невозможно потерять, поэтому бухгалтерия всегда будет своевременно получать закрывающие и другие документы. 
Читайте также:  Как отдыхаем в мае 2023 - Ответ Бухгалтера

Таким образом, ЭДО в бухгалтерии — удобный способ оптимизировать работу, защитить информацию, ускорить согласование и подписание документов, а также избавиться от бумажного архива. Подробнее о преимуществах электронного документооборота по сравнению с бумажным рассказываем в статье. 

Переведите бухгалтерию на ЭДО и оцените преимущества: скорость, удобство, безопасность

Попробовать

Обратите внимание на ЭДО, если в компании:

  • большой объем документооборота;
  • бухгалтерия перегружена задачами;
  • нет прозрачности процессов, бумаги часто дублируют или теряют;
  • процесс подписания и согласования затянут и включает много ответственных;
  • затраты на бумажный документооборот — значительная статья расходов.

Для иллюстрации сравним бумажный и электронный способ обмена документами. 

Бумажный документооборот ЭДО
Долгий поиск бумаг в архиве, оригиналы задерживаются у коллег и остаются у контрагентов Поиск по ключевым словам и параметрам документа займет пару минут
Сложно отследить весь путь документа от создания до отправки Информация о документе сохраняется в истории, фиксируется даже время подписания
Процесс согласования и подписания отнимает много времени С помощью ЭДО можно мгновенно подписывать документы, в том числе массово. Сервис позволяет настроить автоматизированную цепочку согласования
Бумажный документ может потеряться. В таком случае придется повторить весь процесс: напечатать, подписать, отправить и заплатить за пересылку В ЭДО документы не теряются — их легко найти с помощью онлайн-поиска

Оптимизируйте работу бухгалтерии с помощью электронного документооборота

Подключиться

Электронный документооборот в бухгалтерии организуют, основываясь на принципах:

  • Безопасность. Одно из ключевых требований к операторам ЭДО — защита информации. Документы передаются по зашифрованному каналу, а данные хранятся на защищенных серверах. 
  • Непрерывность. ЭДО позволяет избежать задержек — теперь не нужно ждать, когда документ доставят контрагенту и когда он вернется обратно после подписания. Чтобы избежать промедления в момент согласования, можно настроить автоматические маршруты движения документов между сотрудниками. 
  • Быстрый поиск. Поможет оперативно находить документы при запросе от ФНС.  
  • Единый регламент. Нужен, чтобы пользователи ориентировались в системе ЭДО и истории операций. 
  • Прозрачная система работы. Доступна информация об имени подписанта, статусе документа, времени его создания, подписания, получения. Эти данные можно собирать и анализировать, чтобы корректировать работу сотрудников.  

Как быстро найти электронный документ в сервисе и скачать документооборот для представления в ФНС, продемонстрировали на конференции DiadocDay:

ЭДО имеет такую же юридическую значимость, как и бумажный документооборот. Это закреплено в законодательстве: 

  • Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» регламентирует признание электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью.
  • Статья 169 Налогового кодекса РФ и приказ Минфина от 05.02.2021 № 14Н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур» определяют требования к электронным счетам-фактурам.
  • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» регламентирует составление первичных документов в том числе в электронном виде. 

Диадок предлагает обмен бухгалтерскими и другими документами в электронном виде

Попробовать

Порядок внедрения ЭДО состоит из нескольких этапов. Разберем каждый отдельно. 

Выбрать оператора ЭДО

Проанализируйте структуру ведения бухгалтерского учета и определите, какой оператор ЭДО вам подойдет. Ориентируйтесь на потребности компании: какие основные задачи будет решать ЭДО, какая функциональность важна, есть ли ограничения по стоимости, нужен ли роуминг или интеграция в собственную учетную систему. 

Покупка ЭЦП

Для использования ЭДО понадобится приобрести электронную подпись (ЭП, ранее — ЭЦП). Предпочтение отдается КЭП, так как по закону она приравнена к собственноручной и обеспечивает юридическую значимость документов. 

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) представляет собой ключ, сформированный с помощью сертифицированных криптографических средств, который выдает аккредитованный удостоверяющий центр. КЭП состоит из двух частей: 

  • проверочный сертификат для ключа подписи (USB-носитель);
  • лицензированный дистрибутив — установочный пакет с программой, который используют в течение ограниченного периода действия ключа.

С помощью КЭП бухгалтер может отправлять отчетность в ФНС, подписывать закрывающие и другие документы, необходимые для работы с контрагентами. Приобрести сертификат КЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре.

Поставить специальное ПО для ЭДО на рабочие места

Не существует конкретного перечня программного обеспечения для ЭДО, так как есть несколько способов использования системы в зависимости от потребностей компании. Разберем подробнее на примере Диадока. 

Способ использовать ЭДО Веб-версия Интеграция в учетную систему Мобильное приложение
Особенности Простой способ, не требующий дополнительных настроек — веб-версия работает  в браузере без установки программ на компьютер ЭДО интегрируется в выбранную учетную систему, например 1С Для оперативной работы разработано бесплатное приложение для устройств на iOS и Android
Программное обеспечение Браузер по выбору компании и КЭП на съемном носителе или устройстве пользователя ПО зависит от выбранной учетной системы Понадобится установить приложение на служебный смартфон

После установления ПО рекомендуется составить инструкции и провести обучение сотрудников по использованию системы ЭДО. 

Уведомить контрагентов о переходе бухгалтерии на ЭДО

Последний этап внедрения — информирование контрагентов о переходе бухгалтерии на ЭДО. Сделать это можно разными способами: написать по электронной почте, уведомить устно или отправить автоматическое приглашение к обмену в сервисе ЭДО. 

Отправлять документы можно после обмена приглашениями в Диадоке 

Начните обмениваться бухгалтерскими документами в режиме онлайн

Попробовать

Когда говорят о бухгалтерской документации, обычно подразумевают первичные документы. В ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что это документы, подтверждающие сделку или иную хозяйственную операцию. К ним относят:

  • договор;
  • счет;
  • УПД;
  • накладную;
  • акт выполненных работ или оказанных услуг;
  • бланки строгой отчетности, товарный и кассовый чеки.

Обмен договорами и другими юридически значимыми документами с контрагентами происходит в системе ЭДО. Так, Диадок позволяет мгновенно обмениваться бухгалтерскими документами, отслеживать их статус онлайн и работать с электронными документами прямо в интерфейсе учетной системы 1С. 

Среди электронных документов выделяют формализованные и неформализованные. Формализованные документы имеют утвержденный приказами ФНС формат, а неформализованные документы передаются в произвольном формате. Подробнее об этом рассказываем здесь. 

Кроме обмена с контрагентами, бухгалтерия регулярно отправляет отчеты в контролирующие органы. Чтобы ускорить работу, избежать штрафов и отправлять документы онлайн существуют системы интернет-отчетности, среди которых Контур.Экстерн. 

Остановимся на нескольких примерах документов, которые можно отправлять через Контур.Диадок — для обмена с контрагентами и Контур.Экстерн — для передачи отчетности в госорганы.

Договоры

Первый этап взаимодействия с контрагентами — создание и заключение договора. Требования к договору в ЭДО такие же, как и к бумажной версии. Отличаются только сроки подписания и отправки — в системе электронного документооборота подписать договор с контрагентом можно очень быстро. 

Первичные документы, счета-фактуры, УПД

Первичка, счета-фактуры и универсальные передаточные документы (УПД) сопровождают каждую сделку, поэтому составляют значительный объем документооборота в бухгалтерии. Работа с ними в системе ЭДО разгружает сотрудников и позволяет снизить затраты на печать и пересылку.

Работать с электронными документами можно прямо из 1С, если подключить модуль Диадока. Интерфейс решения и процедуру создания документа продемонстрировали на конференции DiadocDay:

Бухгалтерская отчетность

Бухгалтерии необходимо регулярно подавать отчетность в налоговую инспекцию и иные органы. Форма подачи — на бумаге или в электронном виде — зависит от численности персонала в компании и органа, куда отчетность будет направлена (ФНС, ПФР, ФСС, Росстат). 

Например, компании, у которых количество сотрудников за предшествующий год превысило 100 человек, передают отчетность в налоговую только в электронной форме. Если такая организация сдаст отчет в бумажном виде, ей грозит штраф (ст. 119.1 НК РФ).

Электронный документооборот в сфере B2G — бизнес-государство — ведется через системы интернет-отчетности, среди которых Контур.Экстерн. Он помогает компаниям оперативно отправлять отчеты в электронном виде, отслеживать сроки подачи и избегать штрафов. 

Не все компании в состоянии сразу перейти на ЭДО, кроме того, не каждый контрагент готов пользоваться электронным документооборотом. Поэтому только часть процессов переходит в онлайн на первом этапе.  Ориентируйтесь на требования законодательства.

Если документ по закону передается только с помощью ЭДО, использовать бумажный документооборот не получится. Например, если принять маркированный товар без электронного УПД, всех участников сделки оштрафуют.

Подробнее про обязательный ЭДО рассказываем в статье. 

Перевод бухгалтерии на ЭДО — современный способ работы с документами в компании. Онлайн-формат помогает оперативно проводить сделки, не отвлекаться на рутину и в разы ускорить получение подписей контрагентов. Десятки клиентов Диадока перевели бухгалтерские документы в электронный вид и повысили эффективность своего бизнеса.

Организуйте работу бухгалтерии с помощью ЭДО, чтобы экономить время и повысить производительность

Попробовать