Автоматизация — это заключительная стадия постановки управленческого учета. Чтобы система автоматизации повышала эффективность деятельности, была помощником в принятии управленческих решений и осуществляла необходимый контроль, нужно заранее подготовиться к ее внедрению: проанализировать текущее состояние учета, существующих бизнес-процессов и сформировать цели и задачи деятельности компании. После этого можно создать формы в таблицах Excel и некоторое время вести в них учет, чтобы при необходимости безболезненно внести корректировки в управленческую модель компании.

Ранее я рассказывал об этапах внедрения управленческого учета. В этой статье рассмотрим, какие сервисы и программы позволяют эффективно вести и автоматизировать управленческий учет в компании, в чем их разница и как выбрать подходящую.

Excel для учета простых бизнес-процессов

Программа Excel подходит для использования при небольших объемах данных и простой схеме бизнес-процессов учета. Excel является универсальной программой, в которой с помощью математических, финансовых и статистических формул можно сформировать формы для управленки в малом и среднем бизнесе без существенных затрат.

Если каких-то функций не хватает, можно расширить функционал за счет разработки дополнительных макросов, или использовать дополнительные программы. Например, PowerBI позволяет превратить финансовые отчеты Excel в наглядные дашборды.

Чтобы вести учет в Excel удобно и эффективно, желательно соблюдать следующие правила:

• «Не смешивать данные» Не стоит смешивать данные из разных отчетов или таблиц. Каждую таблицу лучше разместить на отдельном листе, что позволит сократить время на поиск необходимой информации.
• «От крупного к мелкому» На первых листах выводится сводная информация, а детализированные данные необходимо разместить на последующих листах. Такое представление существенно повысит наглядность данных и удобство работы с отчетом.
• «Не вбивай — выбирай» Механизм автозаполнения в Excel позволяет ускорить процесс заполнения таблиц, а также структурировать используемые классификаторы.
• «Новые возможности» Открыть новые возможности при анализе данных можно с помощью дополнительных функций Excel, финансовых и статистических функций обработки данных. Эти аналитические функции позволяют повысить качество анализа и своевременность реакции на изменение трендов.
• «Корректировкам быть!» Плохим тоном считается вносить изменения в исходные данные — для этих целей лучше использовать специализированные листы для корректировки.
• «Проверить это» При обновлении данных, добавлении новых значений, корректировки текущих вариантов необходимо предусмотреть специальные ячейки, которые будут маркером корректности составления таблиц.
• «Защитить созданное» После подготовки отчета желательно защитить листы от изменения, кроме листов корректировок.

После подготовки отчета желательно защитить листы от изменения, кроме листов корректировок.

По мере роста таблиц, поддерживать корректность учета в Excel становится сложнее, а часть задач управленческого учета нельзя решить без использования макросов и дополнительного программирования. Также на масштабируемость учета влияют низкая отказоустойчивость и минимальные возможности по интеграции с другими системами.

Онлайн-сервисы для управленческого учета

Избежать проблем при работе в Excel можно с помощью веб-сервисов для управленческого учета. Существует большое количество сервисов, которые позволяют без развертывания и постановки учета, получить необходимую информацию по финансовому состоянию компании в виде заранее настроенных дашбордов и отчетов.

Такие сервисы автоматически синхронизируются с банками, что позволяет отслеживать состояние компании (или группы компаний) в реальном времени. Например, сервис «Управленка» синхронизируется с такими банками, как Сбербанк, ВТБ, Альфа-банк, Райффайзенбанк, Тинькофф, Точка, Юникредит Банк.

Помимо этого сервис может загружать информацию из 1С Бухгалтерия по всем движениям по расчетному счету и кассе.

Для контроля кассовых разрывов в сервисе есть платежный календарь. Данные в платежный календарь можно вносить как вручную, так и загружать из 1С Бухгалтерии:

• планируемые налоги к уплате (НДС, налог на прибыль, единый налог по УСН, НДФЛ и социальные взносы)
• счета покупателям
• прогноз по выплате заработной платы.

Рис.1 Сервис Управленка — Платежный календарь

Загруженные операции автоматически распределяются по настроенным правилам по аналитикам управленческого учета. Сервис помогает определить, какие проекты прибыльные, а какие нет. Помимо веб-интерфейса, доступ к данным можно получить с помощью специального чат-бота.

Через него можно получить настроенные в системе отчеты, сводную информацию по счетам, а также вводить операции. Другой онлайн-сервис «Финолог» тоже позволяет загружать операции из банков и кассовых сервисов (Тинькофф оплата, Яндекс касса, Робокасса).

В сервисе поддерживается проектный и позаказный учет в операциях.

При подборе веб-сервиса необходимо обратить внимание на то, поддерживает ли он интеграцию со всеми вашими банками или 1С Бухгалтерией. Какие в нем ограничения по количеству компаний и расчетных счетов, есть ли необходимые вам отчеты, удобство работы с операциями и платежным календарем.

Программы на базе 1С

Программы, разработанные на базе 1С, сочетают в себе различную функциональность. Их можно разделить на 2 группы:

• Универсальные конфигурации, которые вместе с оперативным учетом позволяют вести управленческий учет.
• Конфигурации на базе 1С, разработанные специально для постановки управленческого учета в компании.

К первой категории можно отнести такие конфигурации, как 1С Управление нашей фирмой, 1С Управление торговлей и 1С Комплексная автоматизация.

В этих программах можно вести финансовое планирование, бюджетирование и формировать управленческую отчетность в различных разрезах.

Основное преимущество использования таких программ — весь учет ведется в одной программе, и это позволяет оперативно контролировать деятельность компании.

Каждая конфигурация разработана для определенного сегмента рынка:

Программа Сегмент бизнеса

1С Управление нашей фирмой	Для небольших фирм, ведущих торговую деятельность или занимающихся производством
1С Управление торговлей	Для небольших и средних компаний, занимающихся оптовой и розничной торговлей
1С Комплексная автоматизация	Комплексное решение для компаний среднего бизнеса в области продаж или производства

В этих программах есть несколько блоков управленки, которые позволяют контролировать финансы компании и осуществлять анализ бизнеса. С помощью программ можно формировать бюджеты компании, управлять денежными потоками и рассчитывать финансовые показатели деятельности компании.

Также на базе 1С разрабатываются отдельные системы, которые используются для проектирования финансового учета. Эти программы подходят тем компаниям, у которых нет необходимости в системе оперативного учета или система оперативного учета не в состоянии поддерживать управленческий учет. С их помощью можно настроить уникальную модель управленческого учета.

Эти системы могут работать как вместе с системой бухучета, так и представлять собой отдельное решение, синхронизирующее с бухгалтерией в онлайн-режиме.

У отдельно стоящих систем есть ряд преимуществ:

• повышенная конфиденциальность данных
• основная конфигурация бухгалтерского или оперативного учета сохраняет возможность типового обновления
• сохраняется возможность работы на разных веб-хостингах
• доступно неограниченное число учетных систем на различных версиях 1С

Подобной системой является конфигурация «WA: Финансист» — модульная система, различные модули которой позволяют автоматизировать управление денежными средствами, договорной документооборот, бюджетирование и управленческий учет по международным стандартам. Модули системы интегрируются друг с другом, что позволяет сформировать комплекс функций для решения конкретных задач компании в сфере управленческого учета.

По для холдингов и крупных компаний

Крупные торговые, производственные компании и холдинги часто используют ERP-системы комплексной автоматизации. Они включают в себя различные модули, позволяющие автоматизировать управление всеми ресурсами предприятия. Основными лидерами на отечественном рынке считаются:

• 1С ERP
• SAP ERP
• Microsoft Dynamics AX

Самой известной зарубежной ERP-системой является SAP — продукт, включающий в себя интеграционную платформу и различные отраслевые решения. SAP обладает широкими возможностями интеграции с различными программами, например с 1С, что позволяет увеличить результативность работы и уменьшить трудозатраты на ведение учета.

Основной продукт 1С для крупного бизнеса — 1С ERP охватывает все области деятельности компании:

• управление производством и оперативный учет
• работа с кадрами, расчет заработных платежей
• финансовый менеджмент, казначейство и бюджетирование
• поддержка налогового и бухучета
• учет по МСФО
• администрирование активов компании

1С ERP — универсальное и модульное решение, позволяющее автоматизировать все процессы в компании с помощью сочетания необходимых модулей. При этом неиспользуемые модули могут быть подключены в дальнейшем по мере роста компании.

Автоматизация всех процессов в конфигурации позволяет снизить транзакционные издержки, повысить доступность данных и скорость их получения, улучшить контроль над деятельностью компании и всех ее подразделений.

Рис.2 1С ERP — Монитор бюджетного процесса

В системе есть специализированные формы контроля процессов, например, монитор бюджетного процесса. Использование этого инструмента позволяет контролировать формирование и утверждение бюджетов.

Ключевое достоинство рабочего места — визуализация отклонений от поставленных задач управления, отставание от сроков бюджетной кампании. Это облегчает представление больших объемов данных и принятие управленческих решений по повышению эффективности.

Как выбрать программу для управленческого учета

Подобрать решение на базе 1С Предприятие 8 можно для управленческого учета на предприятии разного объема и сложности. С помощью 1С можно построить систему оперативного учета, управленческой отчетности и финансового контроля в компаниях любого масштаба.

С помощью автоматизированных систем повышается эффективность работы компании, увеличивается контроль над каждым этапом автоматизированных процессов.

Руководство получает инструмент, с помощью которого можно адаптировать текущую деятельность к изменениям внешней среды.

Общие рекомендации могут быть следующие:

Малый бизнес Средний бизнес Крупный бизнес

EXCEL Если компания только начинает вести управленческий учет и необходимо «примерить» управленческие формы к текущей деятельности компании. При малых объемах использование Excel не менее оправдано ввиду его универсальности и небольшой стоимости, чем внедрение 1С.
Онлайн-сервисы управленческого учета Позволяют сразу получить отчеты и графики по текущему состоянию финансов в организации за счет интеграции с банками и 1С Бухгалтерия.	1С Управление торговлей Программа для оперативного и управленческого учета в компаниях в сфере торговли с блоком управленческого учета и казначейства.	1С ERP ERP-система для автоматизации всех бизнес-процессов крупных компаний.
1С Управление нашей фирмой Единое решение для организации учета в небольших торговых и производственных компаниях.	1С Комплексная автоматизация Конфигурация для автоматизации торгового, бухгалтерского, производственного и управленческого учета. Программа помогает эффективно управлять всеми сферами деятельности предприятий.
Специализированные системы для управленческого учета на базе 1С (Бит.Финанс, WA:Финансист) С их помощью можно получить информацию по всем финансовым показателям из различных конфигураций, обладают модульной структурой и легко адаптируется к любому виду деятельности.
1C Управление холдингом Специализированное решение 1С для автоматизации управленческого учета крупных холдинговых структур.

Подбирать систему стоит с учетом целей и задач компании, анализа управленческого учета внутри компании и существующих бизнес-процессов.

Об авторе

• Юрий Мартынов

Для чего нужен Excel Разбор инструмента для бухгалтера

Для бухгалтера Excel – незаменимый инструмент. Почему? Excel дает возможность работать с данными в сводных таблицах и детально анализировать финансовую отчетность, учитывая разные переменные. А если программа используется совместно с «1С», то работа становится еще быстрее и результативнее.

Что нужно знать об Excel?

Excel был создан с целью упростить для человека экономико-статистические расчеты. Другими словами, основное предназначение программы – автоматизация обыденных рабочих процессов (вычислений, расчетов, подготовки отчетности, составления графиков и таблиц). Excel значительно экономит время своим пользователям, потому что рассчитывает числовые показатели самостоятельно.

По результатам исследований Microsoft, лишь 10% пользователей применяют весь потенциал Excel. Как выяснилось, те немногие, кому все же удалось познать глубинные бизнес-процессы в Excel, стали успешнее в своем деле.

Excel служит верным помощником и вне работы. Уже слышали, как использовать Excel в повседневной жизни? В программе можно вычислять соотношение времени занятий спортом или ежедневное потребление калорий на диете. А если вы занимаетесь научными исследованиями, то Excel запросто определит соотношение переменных в эксперименте.

Для чего нужен Excel бухгалтеру?

Свыше 80% организаций в России ведут бухгалтерский учет в программах «1С», в комплексе с которыми Excel незаменим. Программное обеспечение для бухучета позволяет экспортировать данные в сводные таблицы Excel. Это дает возможность проводить тщательный анализ по необходимым параметрам и готовить отчеты.

Кроме того, в Excel есть возможность проводить сложные расчеты, применяя различные правки и коэффициенты. А для повторяемых операций устанавливается шаблон, чтобы в последующем не выполнять однотипную работу самостоятельно. В программе также есть табличный редактор, который удобно использовать для создания таких документов, как счет-фактура или прайс-лист.

Как используют Excel в бухгалтерии?

Как освоить Excel бухгалтеру?

Перечисленные выше возможности далеко не все, на что способен Excel. Программа регулярно дорабатывается в соответствии с новыми требованиями. Чтобы еще эффективнее вести учет и экономить время на рутинных операциях, бухгалтеру необходимо обновлять свои знания в работе с программой.

Освоить Excel можно двумя способами: самостоятельно или на специальных курсах.

Самостоятельное обучение отнимает немало времени. При этом нет возможности проверить свои ошибки или получить подсказку, как сделать лучше. Если вы намерены поэтапно изучить возможности программы, то вам больше подойдут курсы.

Какие преимущества курсов по Excel для бухгалтера?

• Практика работы со сводными таблицами, фильтрацией, консолидацией и выборкой данных.
• Решение индивидуальных задач – погружение в специфику вашей деятельности и поиск эффективных решений для упрощения работы.
• Изучение макросов для автоматизации рутинных рабочих операций.
• Возможность изучить инструменты последних версий программы.

Курсы по Excel для бухгалтера можно пройти в «ГЭНДАЛЬФ» по доступной цене.

Компания «ГЭНДАЛЬФ» уже 25 лет специализируется на программных продуктах бухучета в «1С».

Чтобы записаться на курс или задать интересующий вопрос специалисту, заполните форму ниже.

В бизнес-аналитике на смену excel пришли bi-системы

редактор

Беседовали с Игорем Кузиным

генеральным директором и основателем российской платформы автоматизации аналитики Smart Data Hub

ProКачество: Что такое BI-системы и для чего они нужны?

Игорь Кузин: Анализ бизнес-метрик и мониторинг выполнения  KPI  помогают не только видеть, насколько эффективны те или иные бизнес-процессы, но также отслеживать динамику при внедрении новых решений. На этой базе и строится управление любой компании. 

Один из эффективных инструментов для этого –  дашборды . С их помощью можно собирать аналитику и детализировать ее.

Так вот, если коротко, то BI-система – это среда для формирования и управления дашбордами. То есть это программа для управления мониторинговыми панелями.  

BI-системы (Business Intelligence системы) представляют собой набор высокотехнологичных инструментов для сбора, обработки и анализа данных. Они нужны для объединения информации из нескольких источников в единую аналитику. Business Intelligence системы используются для более глубокой аналитики и выработки эффективных управленческих решений. 

На сегодняшний день на рынке существует множество как зарубежных, так и отечественных BI-систем. Отечественные решения зачастую несколько уступают иностранным аналогам.

В основном в части механизмов формирования метрик и в вопросах визуализации данных.

Но отставание в области визуализации незначительно, и разница находится не в функциональной плоскости, а в области эстетического оформления аналитических отчетов. 

Стоит отметить, что когда мы говорим о BI-системе, то мы в первую очередь говорим о способе представления и визуализации информации, потому что для остальных аналитических процессов  существуют другие специализированные решения. 

ProКачество: Какому бизнесу подойдет внедрение BI-системы? 

Игорь Кузин: Я не нахожу тех сфер, где внедрение BI-системы было бы неэффективным, так как этот инструмент предполагает  высокую плотность мониторинга .

Например, в госучреждениях плотность мониторинга невысока, часто аналитика проводится по данным за прошлый год. То есть решения внедряются сейчас и их эффективность отслеживается через год.

  Внедрение в госучреждениях BI-систем может значительно повысить качество их работы.

Наверное, без такой глубокой аналитики может обойтись только микробизнес, где процессы просты и находятся на виду у владельца. Однако даже в таком случае при расширении предприятия или когда встает вопрос о найме внешнего управляющего, возможность увидеть накопленную статистику в структурированном виде будет обладать исключительной ценностью.

Кроме того, любой бизнес,  завязанный на данных , вне зависимости от масштаба только выиграет от внедрения BI-системы. Наилучшим образом такой инструмент аналитики подойдет компаниям с концепцией принятия решений  data-driven  и  data-informed .

ProКачество: В чем преимущества BI-систем относительно Excel?

Игорь Кузин: Многие компании по старинке до сих пор пользуются Excel для сбора и хранения данных. И это неплохо. Однако у такого подхода существует ряд ограничений.

Например, основные операции в Excel тяжело выполнять, когда  число строк слишком большое . А на сегодняшний день для многих компаний и один миллион строк – это небольшой объем данных, который накапливается за месяц.

И, наверное, главный минус – низкий уровень автоматизации процессов. 

Excel – это ручные операции, BI-системы – это автоматизированные процессы

Процесс  формирования отчетности  в Excel:

1. данные надо найти в разных системах и выгрузить; 

2. создать внутренние таблицы;

3. занести во внутренние таблицы и обработать данные; 

4. создать итоговую форму отчета, куда вставить предобработанные на предыдущем этапе таблицы;

5. соединив массивы данных, прописать формулы, чтобы посчитать метрики; 

6. визуальное форматирование и проверка ошибок.  

Как правило, при подготовке отчета в BI-системе в ней уже есть ряд интеграций, которые автоматизированно готовят данные для отчетности. Поэтому процесс происходит значительно быстрее.

Подготовка отчета в BI-системе:

1. задать  необходимые настройки ;

2. выбрать форму визуализации данных;

3. отчет готов. 

BI-система превращает рутинную и времязатратную задачу в творческий процесс, когда сотрудник сосредоточен на непосредственном анализе данных, а не на поисках ошибок в отчете.

Когда нужно обновить данные, пользователям Excel снова придется пройти все вышеописанные этапы. BI-система обновляется автоматически. Это происходит обычно в фоновом режиме или по запросу пользователя. Система собирает информацию из тех источников данных, которыми компания пользуется в своей работе. 

Плюсы BI-системы относительно Excel:

1. Актуальность данных;

2. Дает независимость от ручного труда; 

3. Есть возможность глубокого  дриллдауна ;

4. Понятная и информативная визуализация;

5. Удобно работать с любых устройств;

6. Удобно работать с  разными версиями   отчетов;

7. Удобно разграничивать права доступа на разных уровнях иерархии;

8. Повышение эффективности бизнес-процессов за счет сокращения трудозатрат. 

ProКачество: Расскажите подробнее об этапах внедрения BI-системы в компании?

Игорь Кузин:

1. Формирование матрицы задач и уровней. Матрица задач и уровней – это таблица, где по горизонтали указаны уровни иерархии, а по вертикали –  функциональные направления . На пересечениях возникает ячейка задачи уровня. Туда вписываются KPI, которые должны отслеживать специалисты этой группы. То есть происходит детализация – какой специалист какие KPI должен мониторить.  

KPI – это метрика, по которой есть целевые значения

2. Проектирование временных диапазонов отслеживания данных. Как правило, чем выше уровень иерархии, тем выше и временной диапазон. 

3. Формирование перечня метрик и измерений. Чтобы четко поставить задачу, необходима фактическая детализация метрик – как именно будут считать. 

Например, отслеживать объем продаж – простая на первый взгляд задача. Но на практике оказывается, что каждый бизнес считает по-своему.

Сложность часто еще возникает в том, что внутри одной компании разные структурные подразделения считают метрики по-разному.

  Поэтому для того, чтобы обеспечить правдивость сводных данных, необходимо привести все показатели к единому стандарту и сформировать единый слой метрик. 

Я рекомендую формировать KPI из комбинации абсолютной и относительной метрик. Например, если поставить маркетингу KPI только на цену сделки, то руководитель рискует получить выполненный KPI при критически низком количестве самих сделок. 

Хороший KPI звучит так: «Получить N сделок в среднем по цене M за сделку за период K». На практике некоторые KPI сформировать сложнее, чем кажется. 

«Когда метрика становится KPI, она перестает быть хорошей метрикой» – гласит закон Гудхарта . 

Наглядней всего принцип Гудхарта можно проиллюстрировать примером из медицинской сферы. «Доля успешных операций» – этот показатель выглядит как отличная метрика для оценки работы хирурга. Но представьте, что эта метрика становится KPI для всех хирургов страны.

Главным результатом такого подхода станет невозможность записи на операцию людей, страдающих тяжелыми (то есть «неперспективными») формами заболеваний.

Ведь вся карьера хирургов теперь будет привязана к проценту успешных операций, а такие больные будут портить им статистику.

Другой пример из сферы маркетинга и продаж. После внедрения сквозной аналитики в компании вдруг резко упало качество лидов  и продаж. Все больше лидов попадали в спам или по иным причинам не становились квалифицированными.

Потребовалась большая работа команды аналитиков, чтобы доказать, что проблема этого обвала где-то на стороне продаж. Выяснилось, что после внедрения сквозной аналитики департамент продаж получил новый KPI – процент конверсии в качественный лид из заявки.

Менеджеры по продажам быстро смекнули, что если все сложные лиды удалить из воронки, то KPI взлетит до небес! 

подробнее

4. Детализация механики подсчета метрик и измерений. 

5. Выбор форм визуализации данных в дашбордах.

Вышеописанные процессы можно отнести к очевидным, но есть еще работа IT-специалистов, которая не видна. В их задачи входит построение процессов сбора, трансформации и хранения данных. Эти процессы запускаются после того, как сформирован перечень метрик и измерений и, соответственно, определены источники данных. 

ProКачество: Расскажите, как происходит собор данных в BI-системе?

Игорь Кузин: Сбор данных в BI-системе происходит автоматически через ряд интеграций с источниками данных, участвующими в цифровых процессах в компании.

Поэтому перед внедрением BI-системы компании стараются максимально автоматизировать сбор данных из разных источников.

Однако если по каким-то причинам данные автоматически собирать нельзя, то можно автоматизировать хотя бы процесс сбора этих отчетов.

При внедрении BI-системы важно понимать, по какому пути идет компания: цифровизации или  цифровой трансформации . В случае цифровой трансформации важно подобрать гибкую BI-систему, которая будет «успевать» за трансформацией бизнеса.  

ProКачество: Кто обычно занимается внедрением BI-системы в компании?

Игорь Кузин: Кто будет заниматься внедрением BI-системы в компании, зависит о того, есть ли внутри предприятия соответствующая экспертиза по внедрению BI-системы.

Если ее нет, то ее создание может быть проблематичным, ведь нужен новый человек в команде, который будет отвечать за построение BI. Для этого кто-то должен оценить его компетентность. Объективно его может оценить только человек, который глубоко погружен в тему.

Поэтому зачастую привлекаются внешние подрядчики, порой на какие-то отдельные процессы обработки данных. 

Базовые термины, которыми оперирует ваш собеседник, могут многое рассказать о его аналитическом бэкграунде:

• «параметры и показатели»: опыт в интернет-маркетинге, опыт работы с GA и, весьма вероятно, с другими продуктами, составляющими «гугловский стэк»;

• «группировки и метрики»: аналогично кейсу выше, только свой путь в аналитике начинал с «Яндекс.Метрики»;
• «измерения и меры»: за плечами опыт работы с BI-отчетностью;
• если все мысли вашего собеседника о метриках (продуктовых и бизнесовых), он горячо дискутирует о них и эта дискуссия подчас принимает теологический характер – можете быть уверены, что перед вами продакт-менеджер.

Есть ли альтернатива Excel в сфере бюджетирования и бизнес-аналитики

В последние годы тема экономического планирования и анализа становится все более актуальной. Но одновременно становится все более очевидной неэффективность реализации этих функций в дорогих и масштабных ERP-системах, в которых их наличие изначально предполагается (об этом даже говорит буква P «Planning» в аббревиатуре таких систем). Несмотря на огромные бюджеты и титанические усилия по внедрению ERP-систем экономические подразделения средних и крупных предприятий как работали, так и продолжают работать в электронных таблицах, преимущественно MS Excel.

В чем же причина такого положения дел? Неужели все дело в инертности экономистов? Или Microsoft удалось создать действительно уникальный продукт с точки зрения удобства и эффективности его применения в реальной бизнес-среде? Ну и робкий вопрос в конце, вынесенный в заголовок статьи — а есть ли альтернатива Excel?

Чтобы ответить на эти вопросы, прежде необходимо разобраться, в чем же заключается специфика экономического планирования и анализа, монополию на обеспечение которых держит Excel.

Коротко ответ на этот вопрос заключается в одном слове – ВРЕМЯ.

Это время, которое необходимо руководителям компаний любого уровня для принятия управленческого решения, на которое, в зависимости от масштаба проблемы, отводится от нескольких минут до нескольких дней.

Проще всего данный тезис продемонстрировать на примере процесса разработки и утверждения годового плана (бюджета) на очередной финансовый год.

Данный процесс реализован в любой современной компании и предназначен не для угадывания своего будущего (широко распространенное заблуждение), а для контроля высшим руководством за процессом распределения отграниченных ресурсов (инвестиции, штатная численность персонала, лимиты кредитования и т.п.) между линейными и функциональными подразделениями компании в рамках бюджета на очередной финансовый год.

В отличие от регулярных процедур, таких как начисление налогов, выплата заработной платы, формирование финансовой и статистической отчетности, процесс разработки бюджета выполняется один раз в год и жестко ограничен временными рамками.

Начало бюджетного процесса обычно начинается в октябре, когда уже доступна информация (хотя бы предварительная) о фактических результатах работы за 9 месяцев текущего года.

Типовая схема любой бюджетной таблицы обычно содержит информацию об ожидаемых результатах за текущий год (по схеме факт 9 месяцев + ожидаемое 4 квартала), планируемых результатах на следующий год и отклонениях (абсолютных и относительных) для контроля динамики изменения показателей.

В течение октября-ноября подразделения компании разрабатывают собственные бюджеты, а затем в декабре происходит их рассмотрение и утверждение руководством компании или головной организации.

В процессе разработки бюджетов может разрабатываться несколько их вариантов для различных сценариев внешней среды с учетом внутренних целей и задач компании.

Тем не менее, в конечном счете выбирается основной (базовый) сценарий, по которому рассчитываются бюджеты всех подразделений.

Конечным результатом данного процесса является консолидированный бюджет в целом по компании (группе компаний), в упрощенном виде являющийся суммой бюджетов всех входящих в компанию подразделений.

На практике при разработке бюджета каждое подразделение руководствуется принципом: «Проси больше, получишь в самый раз». Следствием такого принципа является дефицит сводного бюджета, когда планируемых доходов не хватает, чтобы покрыть запланированные расходы.

Поэтому в любом бюджетным процессе на заключительном этапе всегда выполняется балансировка бюджета, заключающаяся в установлении более напряженных планов по доходам и срезание отдельных видов расходов тем или иным подразделением и статьям. Естественно, с последующим пересчетов всех планов и формированием консолидированного бюджета.

И таких пересчетов с последующей консолидацией может быть столько, сколько нужно для сведения доходов и расходов в ноль.

Но это еще не все. На трудоемкую, но технически решаемую задачу многократного пересчета и консолидации данных накладывается гораздо более сложная задача, связанная с изменением модели данных, по которой происходит перерасчет и консолидация плановых показателей.

Например, может быть принято решение о централизации в следующем году продаж основных видов продукции и выводе отдельных производственных процессов на аутсорсинг с созданием новых юридических лиц. И эти решения должны быть не просто описаны в виде текста или схемы, а должны быть внесены изменения во все расчетные документы, связанные с формированием себестоимости и финансовых результатов.

Причем такие решения могут возникнуть как на стадии разработки предварительных бюджетов, так и на стадии балансировки сводного бюджета.

С точки зрения программного обеспечения, реализующего поддержку процесса бюджетирования, в вышеописанном процессе ключевым ресурсом становится ВРЕМЯ, в течение которого могут быть внесены изменения в бизнес-модель компании и выполнены расчеты уже по этой новой модели.

Очевидно, что в этих условиях Excel находится вне конкуренции, так как позволяет обеспечить минимально возможное время от постановки задачи на изменение бизнес-модели до выдачи пересчитанных значений.

ERP-системам остается только обещать учесть принятые решение при формировании бухгалтерской отчетности за 1 квартал следующего финансового года.

Что же позволяет Excel обеспечивать такую эффективность в управлении временем в процессе поддержки принятия управленческих решений? Ответ на этот вопрос также достаточно прост – при использовании Excel в лице каждого его пользователя одновременно сочетаются постановщик задач, бизнес-аналитик, тестировщик и конечный пользователь, функции которых в ERP-системах распределены не только между разными людьми, но и разными подразделениями. И самое главное, если пользователи Excel, даже выполняющие разные функции, говорят между собой на одном, понятном каждому языке, то пользователи ERP-систем (в широком смысле) говорят на множестве языков, требующих либо талантливых «переводчиков» (каких мало), либо строгой формализации процесса общения, который зачастую затягивается на неопределенное время.

• Поэтому при всех ограничениях Excel по скорости обработки данных, а также неизбежное наличие процессов, реализуемых частично в ручном режиме, наиболее сложным из которых является процесс бюджетирования, Excel всегда останется вне конкуренции по сравнению с ERP-системами.
• Определившись с ключевым преимуществом Excel, связанным с эффективностью его обращения с временным ресурсом, рассмотрим слабые его слабые стороны, которые должны быть реализованы в альтернативном программном обеспечении, чтобы составить ему достойную конкуренцию.
• Очевидной слабостью Excel при работе с большими и сложными моделями является файловая модель хранения данных, которая:

1. Требует взаимодействия в внешними реляционными базами данных для обработки больших объемов данных по нескольким атрибутам;

2. Чревата трудноуловимыми логическими ошибками при изменении модели данных, состоящей из нескольких связанных файлов или листов.

Эти проблемы достаточно легко решаются путем разработки программных модулей на встроенном языке программирования, либо интеграцией с внешними программными решениями.

Но в этом случае Excel лишается своего стратегического преимущества – наличие пользователя, сочетающего в себе одновременно функции постановщика задач, бизнес-аналитика, тестировщика и конечного пользователя.

Вместо этого появляется как минимум двое – экономист и программист, говорящие на своих языках, имеющие по одному вышестоящему начальнику. В результате любая простая задача, обычно решаемая в голове одного человека, превращается в долгую бюрократическую процедуру.

Таким образом, любая альтернативная программная система может составить конкуренцию Excel лишь в том случае, если сможет расширить перечень решаемых Excel задач стандартными формулами без дополнительного программирования.

У появившихся в последнее время систем бизнес-аналитики, несмотря на громкие заявления, помимо более гибкой системы построения отчетов, в основе которых лежит модель данных сводных таблиц Excel, по большому счету и нет ничего (сводная таблица Excel упрощенно представляет собой select запрос к одной плоской таблице с разверткой атрибутов и агрегацией данных по нескольким полям по горизонтали и вертикали). Центральным же элементом любого процесса бюджетирования является расчет себестоимости продукции и формирование финансовых результатов, для которых модель данных сводных таблиц практически не применима.

Единственной на сегодня альтернативой Excel является открытая программная платформа моделирования сложных экономических систем JetCalc, исходный код которой доступен на GitHub.

Там же содержатся ссылки на документацию, рабочую демо-версию и другие дополнительные ресурсы.

Система распространяется по лицензии MIT и открыта к любым предложениям по участию в ее дальнейшем развитии для всех заинтересованных лиц.

Прежде чем перейти к особенностям архитектуры JetCalc, следует сказать, что JetCalc является свободной версией системы, реализованной в экосистеме JavaScript, основанной на архитектуре закрытой системы, реализованной на технологиях Microsoft, которая с 2012 года обеспечивает процессы бюджетирования, экономического анализа и консолидации управленческой и финансовой отчетности, в том числе для составления консолидированной отчетности в соответствии с МСФО, в крупном металлургическом холдинге с годовым оборотом более 10 млрд. $.

В системе JetCalc, как и в Excel, все расчеты выполняются на основе формул, которые разрабатывает и тестирует конечный пользователь. При этом расчетная система JetCalc обладает рядом уникальных свойств, позволяющих легко модифицировать используемые модели данных и формировать сложные консолидированные отчеты в режиме реального времени.

Ключевой особенностью модели данных JetCalc является способ создания формул ячеек. Если в Excel формулы прописываются для каждой ячейки, то в JetCalc формулы пишутся для строки или колонки, а на уровне ячейки формулы формируются системой динамически в контексте открытого документа.

Такой подход кардинально сокращает время на изменение формул и полностью исключает появление арифметических ошибок.

Более того, отдельные колонки комбинируются в заголовки (шапки) для определенных видов документов, что позволяет в одном месте менять формулы колонок одновременно для нескольких документов.

Другой особенностью JetCalc является наличие специализированного механизма суммирования значений ячеек по строкам документа, в основе которого лежит дерево строк, в котором суммирование производится по дочерним строкам для каждой родительской строки.

Поэтому вместо перечисления ячеек в Excel, которые должны войти в качестве аргументов в формулу СУММ(А1; А2;…), в JetCalc достаточно поставить галочку против нужной суммовой строки на веб-интерфейсе. При этом любая строка может быть помечена, как не входящая в сумму, а также как суммируемая с противоположным знаком (то есть вычитаемая).

При добавлении новых строк, в отличии от Excel, в JetCalc не нужно изменять никакие настройки, так как в контексте открытого документа формулы ячеек будут переформированы автоматически.

Третьей важной особенностью JetCalc является сбор информации в разрезе объектов учета, организованных в виде дерева, имеющих ряд атрибутов, позволяющих выполнять сложные вычисления по агрегации и фильтрации путем написания простых и понятных формул.

Например, для дивизиона «Металлургические предприятия» (код MET), в который входят АО «Уральский металлургический завод» (код 201) и АО «Уральский прокатный завод» (код 202), для расчета итога по дивизиону формула любой первичной ячейки в контексте документа будет преобразована к виду:

$строка@колонка#201? + $строка@колонка#202?

Это же выражение может быть представлено в виде формулы с функцией консолидации, которое автоматически будет расширено при добавлении в группу MET одного или нескольких предприятий:

$строка@колонка

16 таблиц для финансового учета: шаблоны с видеоинструкциями — Нескучные финансы на vc.ru

Привет! Мы «Нескучные финансы», помогаем бизнесу навести порядок в учете и управлять бизнесом на основе цифр. Для этого мы или берем финучет на аутсорс, или предоставляем удобные бесплатные шаблоны. В этой статье как раз второе.

{«id»:164787,»gtm»:null}

Мы подготовили барсетку. Это 16 шаблонов финансовых таблиц, в которых вы можете вести управленческий учет в своем бизнесе. Для каждой таблицы мы записали видеоинструкцию, ссылка на которую лежит на последней вкладке таблицы.

Внутри: отчет о движении денег, баланс, отчет о прибылях и убытках, учет основных средств, управление запасами, учет логистики, учет финансовой деятельности, учет сделок, финмодель, платежный календарь, зарплатная ведомость, отчет по маркетингу, калькулятор рентабельности, калькулятор финансового рычага, калькулятор скидок, отчет отдела продаж.

Чтобы воспользоваться таблицей, нужно сделать ее копию на свой Гугл-диск. Можно скачать в Экселе, но не рекомендуем: какие-то формулы могут не работать.

Ссылка на барсетку с шаблонами и видеоинструкциями →

Можете просто перейти по ссылке и пользоваться таблицами на свое здоровье. А можете читать дальше: мы вкратце расскажем, зачем нужна каждая таблица из барсетки.

Это документ, с которого начинается внедрение финучета в компании. Из этого отчета видно, откуда пришли деньги и куда ушли. Так или иначе его ведут многие собственники ― в блокноте, Эксельке или голове, а вот анализируют не все. Однако нужно сравнивать суммы за разные периоды и по одинаковым статьям. Например, в этом месяце мы тратим на содержание офиса больше, чем в том.

Собирать фактический материал необходимо для анализа дел в компании. Отчет о движении денежных средств ― удобный инструмент для этого.

Самый важный отчет для собственника. Он показывает, сколько денег владельца компании работает в бизнесе. Собственный капитал увеличивается за счет получаемых прибылей, и уменьшается за счет полученных убытков, выплаты дивидендов.

Баланс состоит из активов и пассивов. В активах показывается, что есть у компании, а в пассивах ― кому это принадлежит.

В балансе детализируются активы и пассивы. В примере видно, что запасы могут состоять из сырья и материалов, незавершенного производства, готовой продукции, резервного склада готовой продукции.

Он помогает увидеть, сколько чистой прибыли заработала компания. Кроме того, отчет показывает детализацию по нескольким видам прибыли: маржинальной, валовой, операционной. Можно проанализировать и понять, как улучшить результат.

Такой отчет еще называют ОФР ― отчет о финансовых результатах.

Нужен для того, чтобы систематизировать все данные, которые нужны для расчета амортизации и последующей продажи.

В этом документе указывается стоимость и дата покупки, срок полезного использования и другие детали.

Здесь может быть указано торговое, складское и производственное оборудование, оргтехника, недвижимость, мебель, транспорт ― все, что предназначено для основной деятельности организации и прослужит дольше года.

Помогает навести порядок на складе и знать, сколько товара есть в наличии. Еще управлять запасами ― это держать ходовой товар в достаточном количестве. Чтобы определить спрос на товар, нужно анализировать фактические данные.

ABC-анализ дает понять, какие товары занимали наибольшую долю в выручке компании, а XYZ-анализ помогает понять, как часто покупают конкретный товар. Можно анализировать не только конкретные продукты, но и категории товаров.

Управление запасами ― важная часть работы торговой компании. Также будет актуально для производителей услуг, которые продают сопутствующие товары.

Чтобы не было товарного разрыва ― ситуации, когда клиенты приходят и хотят купить товар, а его нет ― нужно высчитать точку заказа. Так мы узнаем, сколько и когда нужно купить товара.

С помощью этого инструмента можно анализировать работу с разными транспортными компаниями, учитывать расходы на доставку, если посылку не выкупили.

Учет логистики необходим интернет-магазинам и тем, кто доставляет заказы транспортными компаниями в другие города.

Позволяет собирать информацию по расчету с кредиторами и собственниками. В этом документе учитываются вклады и займы от владельца компании и информация о дивидендах. Также здесь систематизируются данные о сторонних кредитах, займах и лизинге оборудования.

В таком документе сведены все актуальные данные о том, сколько компания должна кредиторам.

Позволяет не растерять информацию по проектам. В одном документе будут собраны сведения по контрагентам и проджект-менеджерам, сумма выплат и расходов, данные о расчетах и сроках. Еще в нем подсчитаны прибыль и рентабельность проекта.

Учет сделок актуален при продолжительных проектах, например, в сфере строительства. Это поможет не растерять все важные данные по проекту

В финмодели можно запланировать чистую прибыль и выручку, проанализировать ключевые показатели, которые влияют на финансовый результат бизнеса. Ее можно составить как для планируемых направлений бизнеса и компаний, так и для уже существующих. С помощью финмодели можно проверить, как то или иное управленческое решение повлияет на финансовый результат компании.

Фрагмент финмодели интернет-магазина. Внутри еще финмодели для офлайн-торговли, производства и стоматологии

Один из инструментов планирования. Сначала планируют на месяц-два-три бюджет, а на его основе делают платежный календарь. В нем по датам видно, сколько и когда ожидается поступлений и затрат.

Это помогает предвосхищать кассовые разрывы: в платежном календаре видны «дырки», которые можно залатать предоплатой от другого клиента, переносом сроков оплаты, заемными средствами и другими способами.

На этом платежном календаре видно, что 5 и 6 августа будут деньги на счету, а 7 и 8 августа компания в кассовом разрыве. Потерпеть нужно до 9 числа, когда поступление на 80 тысяч выведет кассу в плюс.

Один из самых актуальных инструментов. Помогает вести учет выплат сотрудникам. Будет полезна компаниям, в которых сложная система мотивации, которая зависит от выполнения показателей эффективности. Помогает собрать информацию об отпускных, премиях, бонусах и отчислениях в пенсионный фонд, налоговую и соцстрах.