Договор найма на работу без трудовой книжки — это контракт, который может быть оформлен без внесения соответствующей записи. Насколько законны такие действия работодателя? Разберемся, в каких случаях работника могут принять в штат без записи в трудовой книжке, а когда это является нарушением законодательства.

Трудовая книжка является основным документом работника, в котором есть сведения о стаже, компаниях, в которых работал гражданин, должностях, наградах и так далее. При оформлении работника заключается соответствующее соглашение, регулирующее правоотношения, возникшие между сотрудником и работодателем.

Несмотря на обязательность ведения этих документов, в существующем законодательстве предусмотрены некоторые исключения. Основным является возможность выполнять работу не по трудовому, а по договору гражданско-правового характера. Но есть и случаи, когда можно заключить трудовой договор без записи в книжку.

Отличия трудового договора от договора ГПХ

И трудовой контракт, и ГПХ заключаются в целях оформления отношений по выполнению гражданином для предприятия какой-либо работы, однако в первом случае возникают особые рабочие взаимоотношения, которые не регулируются Гражданским кодексом. Отличия двух видов соглашений состоят в следующем:

• по ГПХ выполняется определенная работа, задание, тогда как по трудовому сотрудник осуществляет трудовую функцию, занимает должность в компании;
• в трудовых взаимоотношениях гражданин обязан выполнять правила внутреннего распорядка, иные локальные нормативные акты, а также приказы и распоряжения руководства. При заключении договора ГПХ действует принцип равенства сторон;
• работодатель имеет определенные обязательства в трудовых взаимоотношениях: выплата заработной платы работнику не реже чем два раза в месяц, уплата взносов, организация труда и безопасности, аттестация рабочих мест и т. д. Отношения сторон в ГПХ-соглашении регулируются только соглашением сторон и законом, внутренние правовые документы на них не распространяются, выплата вознаграждения может осуществляться в любом, не противоречащем закону порядке, о котором договорились стороны; взносы на страхование не производятся.

Договор ГПХ надо отличать от срочного трудового контракта.

Чаще всего рабочие отношения оформляются на бессрочной основе, срочный контракт заключается только в том случае, если нельзя заключить бессрочный.

Отличие срочных контрактов от ГПХ производится по признаку постоянства возложенных на сотрудника функций: соглашение ГПХ заключается не просто на определенный срок, а для выполнения конкретной задачи.

Приведем таблицу предпочтительных формулировок.

Трудовой договор
Договор ГПХ

Названия сторон: работник — работодатель	Названия сторон: заказчик — исполнитель
Указание должностей по штатному расписанию, указание функции, например юрисконсульт	Указание на конкретную работу, например оформление искового заявления
Указание на постоянный характер, например ссылка на должностные инструкции	Указание количественных показателей, например составление двух исковых заявлений
Ссылка на ПВТР, обязательные для соблюдения	Отсутствие ссылки на правила или иные локальные нормативные акты
Указание на местонахождение рабочего места	Рабочее место гражданину не предоставляется
Материально-техническое обеспечение, СИЗ предоставляются работодателем	Используются собственные материалы, техника, СИЗ
Выплата заработной платы не реже чем 2 раза в месяц	Выплата вознаграждения осуществляется в соответствии с договоренностью сторон в контракте (желательно, чтобы график не совпадал по датам с графиком выплаты зарплаты на предприятии)
Допускается привлечение в сверхурочным работам или направление в командировку	Фразы о сверхурочных работах и командировках недопустимы, это элемент трудовых взаимоотношений

Образец договора ГПХ

Работа по трудовому договору без трудовой книжки

Минусов работы без книжки гораздо больше, чем плюсов. Однозначным плюсом для работодателя можно считать практически полное отсутствие формальностей и бюрократических сложностей.

Гражданин получает относительную свободу при исполнении задания, в том числе отсутствие включения в иерархическую систему предприятия.

При оформлении соглашения ГПХ гораздо проще прекратить взаимоотношения, что можно отнести и к плюсам, и к минусам, в зависимости от ситуации (хотя и тут нужно соблюдать осторожность и выполнять требования ст. 310 ГК РФ).

Минусы отсутствия трудовой книжки по договору ГПХ:

• не оплачиваются отпуска и больничные, отпуск вообще не предусмотрен, это элемент трудовых взаимоотношений;
• взносы на страхование не отчисляются, вследствие чего гарантии работника снижаются;
• отсутствие поощрительных и компенсационных выплат, в том числе премий;
• отсутствие ответственности работодателя при получении производственных травм (если вред не причинен по вине заказчика).

Некоторые специалисты ошибочно рассматривают различные виды договоров гражданско-правового характера как работу по трудовому контракту без записи в трудовой книжке. Это некорректно, поскольку соглашения такого типа имеют сугубо гражданско-правовой характер. Соответственно, работодатель не должен оформлять книжку. Например, это относится к договорам на оказание услуг или авторского заказа.

https://www.youtube.com/watch?v=g_eiL0GfIkg\u0026pp=ygVd0JLQvtC30LzQvtC20LXQvSDQu9C4INC_0YDQuNC10Lwg0YDQsNCx0L7RgtC90LjQutCwINCx0LXQtyDRgtGA0YPQtNC-0LLQvtC5INC60L3QuNC20LrQuCAyMDIz

Тем не менее, в ТК РФ предусмотрено три случая заключения трудового контракта без записи в трудовую книжку:

• оформление совместительства;
• дистанционная занятость;
• работодатель является физическим лицом.

Работа по совместительству

В соответствии с пунктом 5 статьи 66 ТК РФ (ч. 5 ст. 66 ТК РФ), при принятии на работу в организацию гражданина, который будет выполнять обязанности по совместительству, сведения об этом вносятся в книжку по его желанию.

При этом информацию можно указывать по основному месту занятости. Для этого необходимо предоставить документ, подтверждающий факт совместительства.

Например, заверенная копия приказа о приеме на работу или справка со второго места трудоустройства с указанием реквизитов и других необходимых данных.

Образец договора по совместительству

Дистанционная занятость

Работа по договору без трудовой книжки, в соответствии с частью 6 статьи 312.2 ТК РФ, возможна при дистанционной занятости, при условии, что сотрудник трудоустраивается впервые (с работодателя снимается обязанность оформить книжку).

Чтобы работодатель мог реализовать эту возможность, подписывается соответствующее соглашение сторон. Оно может быть закреплено на бумаге путем добавления в документ фразы, подтверждающей эту договоренность.

Либо работник составляет заявление с просьбой не заносить сведения о дистанционной работе в документ.

В таком случае, в соответствии с частью 6 статьи 312.2 ТК РФ, основным документом, подтверждающим стаж работника, будет его экземпляр соглашения.

Дополнительным подтверждением могут быть копии приказов о приеме на дистанционную работу и об увольнении, оформленные работодателем. Такой вывод можно сделать из анализа положений ч. 5 ст. 312.1, ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ.

Учет и хранение таких документов работник организует самостоятельно.

Работодатель — физическое лицо

В соответствии с пунктом 3 статьи 66 ТК РФ, физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в книжках работников и оформлять их лицам, нанимаемым впервые. Документом, подтверждающим период занятости у такого работодателя, является договор найма, заключенный в письменной форме (абз. 2 ст. 309 ТК РФ).

Индивидуальные предприниматели не освобождаются от обязанности вносить записи в этот документ в отношении каждого работника. Этот факт подтверждает абзац 1 статьи 309 ТК РФ.

Работодатели — физические лица без статуса индивидуальных предпринимателей также могут заключать трудовые контракты. Такой работодатель не вправе вносить записи в трудовую книжку, а также выдавать новую. Таким образом, доказательством деятельности гражданина в этом случае является только его экземпляр контракта.

При этом работодатель — физическое лицо также обязан производить отчисления в фонды, оформлять страховое свидетельство, если для сотрудника такая работа является первой. Договор может быть заключен как на определенный срок, так и носить бессрочный характер. Такой работодатель обязан, в соответствии со ст.

303 ТК РФ, уведомить органы местного самоуправления и зарегистрировать договор (по месту своего жительства).

Образец договора: работодатель — физлицо

Как оформляются трудовые отношения

В трудовом договоре должны быть отражены следующие сведения в отношении сотрудника и работодателя:

• полное имя и место жительства гражданина;
• реквизиты документа, удостоверяющего его личность;
• реквизиты банковского счета для производства оплаты;
• наименование юрлица, Ф.И.О. ИП или гражданина — работодателя;
• имя лица, уполномоченного представлять интересы работодателя;
• адрес работодателя;
• его банковские реквизиты.

Полный перечень можно найти в ст. 57 ТК РФ. Это обычные реквизиты договора, но в этом случае их заполнению надо уделить особое внимание.

Переквалификация договора ГПХ в трудовой в судебном порядке

Нередко по обращению граждан происходит переквалификация договоров. При этом суд, принимая решение о сути договорных отношений, исходя из практики, оценивает следующие условия:

• характер выполняемой работы (разовые задания или определенные должностные обязанности);
• условия труда (наличие или отсутствие рабочего места, обеспечение оборудованием и материалами, соблюдение охраны труда);
• порядок выплаты вознаграждения (даты и периодичность);
• формулировки обязанностей (по Правилам трудового распорядка или нет);
• наличие или отсутствие соцгарантий сотруднику (оплата больничного листа и т. д.).

Ответственность работодателя за трудовой договор без трудовой книжки

В статье перечислены три случая, когда законодательно закреплена возможность заключить договор найма на работу без книжки. В остальных случаях работодатель должен обеспечить наличие записи в книжке.

Уклонение от этой обязанности преследуется законом и грозит вполне определенными последствиями для работодателя. Этот тезис закреплен в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В связи с этим статья 5.

27 КоАП РФ предусматривает штрафы за такое правонарушение в размере от 1000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение может повлечь штраф в размере от 10 000 до 70 000 рублей, а также дисквалификацию руководителя.

Причем выплата штрафа не освобождает от гражданско-правовой ответственности перед работником: обязательства по надлежащему оформлению отношений, выплата различных компенсаций за период взаимоотношений и т. д.

https://www.youtube.com/watch?v=g_eiL0GfIkg\u0026pp=YAHIAQE%3D

Нередко наниматели скрывают под соглашениями гражданско-правового характера отношения, подпадающие под действие ТК РФ. Например, заключая договоры авторского заказа или на выполнение каких-либо услуг. Такие нарушения могут быть выявлены посредством проверки или вследствие жалобы, полученной от сотрудников. Проверяющие ориентируются на суть сложившихся правоотношений.

Часто подобные дела доходят до суда и решаются не в пользу нанимателя. Такой вариант исхода типичен, когда проверяющие приходят к выводу, что сложившиеся правоотношения между заказчиком и физическим лицом имеют постоянный характер и подпадают под действие ТК РФ.

Поскольку при осуществлении работы по соглашению ГПХ сотрудник считается социально не защищенным, суд становится на его сторону. В частности, сотрудник не имеет права на оплачиваемый отпуск и больничный.

У нанимателя отсутствует ответственность за возмещение ущерба при получении производственной травмы, а беременным не оплачивается декретный отпуск. Кроме того, контракт может быть расторгнут в любое время. При этом сотрудник не получает уведомление об этом заранее.

Поэтому следует заранее позаботиться о правильном оформлении сотрудников, чтобы избежать административной ответственности и ущемления прав трудящихся.

Статья подготовлена совместно с Объединенной Консалтинговой Группой.

Прием на работу с электронной трудовой книжкой

Правила оформления работников в 2023 году изменились, ведь с 01.01.2020 года вступил в законную силу нормативно-правовой акт об электронных трудовых книжках. В течение всего 2020-го года работающие россияне могли выбрать, какой формат фиксации их трудовой активности является для них более предпочтительным – бумажный или электронный. По какому механизму теперь проводится прием нового сотрудника с электронной трудовой книжкой и что делать с теми, кто сохранил бумажный документ, – давайте разбираться.

Особенности оформления нового работника в 2023 году

В текущем году продолжается масштабный переход на электронные трудовые книжки (далее сокращенно ЭТК). Основание – ФЗ №439 от 16.12.2019 года, согласно которому были внесены изменения в ТК РФ в части формирования электронных сведений о трудовой деятельности.

Если лицо устраивается на работу впервые в 2023 году и позже, на него заводится только ЭТК. Такой работник не может выбрать бумажный вариант, вся информация о трудовой истории оформляется в электронном виде.

Те, кто начал свой трудовой путь до 2023 года, могут выбирать между бумажным и электронным документом. Для сохранения бумажного носителя сотрудников обязали подать своему работодателю соответствующие заявления до 31.12.2020. Однако это условное правило, поскольку работник имеет право перейти на ЭТК в любой момент, никаких временных ограничений в этом вопросе нет.

Бумажную трудовую книгу также сохраняют в таких случаях:

• лицо вообще не подало работодателю заявления относительно перехода или не перехода на электронный формат;
• лицо в течение 2020 года не работало.

Как принять на работу владельца ЭТК?

Претендент на свободную должность подает в отдел кадров:

• бумажную трудовую книгу, в которую внесена закрывающая запись;
• сведения о трудовой деятельности (это и есть та самая выписка из ЭТК);
• форму СТД-Р (от работодателя) или форму СТД-ПФР (от Пенсионного фонда).

Закрывающую запись в бумажной трудовой книжке должен сделать работодатель по прежнему месту работы, который принял от работника заявление о переходе на ЭКТ и выдал подчиненному бумажный документ на руки.

Работодатель может оставить у себя только форму СТД-Р или СТД-ПФР. Эти документы хранятся в личном деле сотрудника. Бумажная трудовая книжка предоставляется исключительно для ознакомления и подлежит возврату владельцу. После закрывающей записи никакие данные в документ уже не вносятся.

Отчетность СЗВ-ТД

У нового работника нет трудовой: как действовать работодателю?

Организация принимает на работу нового сотрудника. Он принес пакет документов, однако трудовой книжки там нет. Как действовать в этой ситуации, чтобы не нарушить требования законодательства?

Рассмотрим подробно.

Бумажная или электронная трудовая?

Трудовая книжка работника может вестись как в бумажном, так и в электронном виде. Работники могли выбрать наиболее предпочтительный для них вариант. Для этого нужно было до 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю заявление либо о том, что трудовую книжку нужно вести в привычном бумажном виде, либо о том, что работник хочет перейти на электронный формат.

https://www.youtube.com/watch?v=P8BlIyZgLCs\u0026pp=ygVd0JLQvtC30LzQvtC20LXQvSDQu9C4INC_0YDQuNC10Lwg0YDQsNCx0L7RgtC90LjQutCwINCx0LXQtyDRgtGA0YPQtNC-0LLQvtC5INC60L3QuNC20LrQuCAyMDIz

В последнем случае речь идет сведениях о трудовой деятельности, которые предоставляются работодателем согласно со статьей 66.1 Трудового кодекса.

Если работник не определился и не подал заявление, работодателю нужно продолжать вести бумажную трудовую книжку. Для работников, которые впервые устраивались на работу после 31 декабря 2020 года, бумажные трудовые книжки не оформляются. Используется только электронный формат – сведения о трудовой деятельности.

Таким образом, при устройстве на новое место работник обязан предоставить своему новому работодателю или бумажную трудовую, или сведения о трудовой деятельности. Их он получает в день увольнения. Сведения могут выдать либо на бумаге, либо в электронной форме. В последнем случае требуется усиленная квалифицированная подпись работодателя.

Эту информацию можно получить не только у работодателя. Она выдается в МФЦ (в бумажной форме), в ПФР (и на бумаге, и в электронном виде) или на портале Госуслуги (в электронной форме). Пенсионный фонд выдает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР, утвержденной приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 0.01.2020 № 23н.

Если трудовой книжки нет

Допустим, работник выбрал бумажную трудовую. Однако документ был утерян, и работник не может предъявить его при приеме на новую работу. В таком случае работодатель должен оформить для него новую трудовую.

Для этого работнику нужно подать соответствующее заявление. В нем должна быть указана причина, по которой трудовой книжки нет (утрата, повреждение и пр.).

Работнику выдается дубликат. Работодатель заполняет его, внося следующие сведения. Это информация об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работника до поступления на новое место работы. Стаж указывается суммарно – общее количество лет, месяцев, дней работы. Указывать названия организаций, периодов работы в них и должностей, занимаемых работником, не требуется.

Стаж подтверждается при помощи документов. Если информации, которая в них есть, недостаточно для отражения полных сведений о работе сотрудника в прошлом, в дубликат необходимо внести только имеющиеся данные.

Кроме того, в дубликате указывают сведения о работе и награждении (поощрении), которые были внесены в трудовую на последнем месте работы.

Таким образом, дубликат заполняется в соответствии с правилами, установленными приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 г. № 320н.

У соискателя нет бумажной трудовой – как оформить на работу

С начала 2021 года не надо оформлять бумажные трудовые книжки сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Также часть работников в 2020 году решила отказаться от бумажного документа. Как таких ситуациях оформлять прием на работу? Рассмотрим в статье основные вопросы, которые возникают на практике.

Работник трудоустраивается впервые

Если сотрудник впервые поступает на работу в 2021 году, оформлять ему бумажную трудовую книжку не требуется (п.8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

В такой ситуации процесс оформления приёма на работу будет выглядеть следующим образом:

— С работником заключается трудовой договор.

— На основании трудового договора издаётся приказ о приёме на работу. С приказом работника нужно ознакомить под подпись.

— Не позднее следующего рабочего дня с даты издания приказа, надо представить в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-ТД с кодом ПРИЁМ.

— На работника по общим правилам оформляется личная карточка.

Бумажная трудовая книжка из процесса документального оформления приёма на работу исключена. На лиц, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2021 года, информация о трудовой деятельности ведётся только в электронном виде. Таким образом, у работника нет возможности выбора бумажной или электронной трудовой книжки.

Данные о трудовой деятельности работника формируются на лицевом счетё в Пенсионном фонде. ПФР для отражения информации на лицевом счетё получает от работодателей сведения по форме СЗВ-ТД, то есть сведения о трудовой деятельности работника поступают напрямую в ПФР.

Отметим, что в трудовой договор запись о том, что бумажная трудовая книжка работнику не оформляется, делать не надо. Это не условие, которое согласовывают стороны договора, а требование закона.

https://www.youtube.com/watch?v=P8BlIyZgLCs\u0026pp=YAHIAQE%3D

Что касается страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС). Еще с 2019 года такие свидетельства ПФР не оформляет. Сейчас при приёме на работу соискатель должен предъявить документ, подтверждающий факт регистрации в системе персонифицированного учёта (ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

И если у работника имеется свидетельство СНИЛС, он предъявляет этот документ. Если сотрудник начал трудовую деятельность уже после того, как ПФР перестал оформлять такие свидетельства, потребуется документ по форме АДИ-РЕГ (форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 13.06.2019 № 335п).

Если же сотрудник трудоустраивается впервые, и он не состоит на персонифицированном учете в ПФР, работодатель должен будет также зарегистрировать работника в системе индивидуального учёта. 

Работник по прежнему месту работы отказался от бумажной трудовой книжки

Подавляющее большинство работников, у которых был выбор, приняли решение о сохранении бумажного формата трудовой книжки. Но все же часть сотрудников перешли на электронное ведение сведений о трудовой деятельности. В этом случае прежний работодатель внес в трудовую книжку так называемую закрывающую запись и выдал её на руки работнику.

Внимание!

Прием на работу по трудовому договору без трудовой книжки

Работа по трудовому договору без трудовой книжки, как правило, невозможна. Но что если нужный вам сотрудник по личным причинам не желает делать запись о трудоустройстве? В настоящей статье вы найдете информацию о законных возможностях решения данной проблемы.

Согласно ст. 65 ТК РФ трудовая книжка (или электронные сведения о трудовой деятельности) является одним из обязательных документов, которые работник обязан предоставить в кадровую службу при приеме на должность.

В той же норме приводятся случаи, когда предоставлять книжку не нужно:

• Прием сотрудника без опыта работы (первичное оформление книжки, в соответствии со ст. 66 ТК РФ, производится в 5-дневный срок с даты приема).
• Заключение договора по совместительству.
• Отсутствие книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иным причинам (документ оформляется новым работодателем на основании заявления работника с изложением причины отсутствия книжки).

Читайте о корректном заполнении документа работника в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Анализируя трудовое законодательство более детально, мы можем найти и другие случаи, когда прием на работу без трудовой книжки возможен:

• Заключение гражданско-правового договора с наемным лицом (ст. 11 ТК РФ).
• Работа у физического лица, не связанная с осуществлением предпринимательской деятельности (ст. 309 ТК РФ).
• Дистанционный труд (ст. 312.2 ТК РФ).

Во всех случаях работы по трудовому договору без трудовой книжки подтверждением стажа в Пенсионном фонде будут являться перечисленные работодателем пенсионные взносы по СНИЛС сотрудника, а также экземпляр соглашения о работе. Рассмотрим особенности способов такого трудоустройства более детально.

Трудовой договор без записи в трудовую книжку при работе с совместителем

В соответствии со ст. 282 ТК РФ совместительством является дополнительный труд, выполняемый или по месту основного трудоустройства, или у иного работодателя в свободное от основной работы время.

Главной особенностью такой формы трудоустройства является то, что рабочая смена совместителя не может превышать 4 часов в день (ст. 284 ТК РФ).

Такое ограничение не касается дней, в которые работник освобожден от выполнения обязанностей по основному месту (в том числе выходные и праздники).

Но даже с учетом этой возможности совместитель не может трудиться больше половины месячной нормы часов, установленной для сотрудников на аналогичных должностях.

Превысить 50-процентную планку нормы рабочего времени можно, только если работник приостановил труд по основному месту работы в связи с задержкой зарплаты или временно отстранен от работы в связи с отказом в переводе на другую должность по медпоказаниям (или отсутствии таковой на предприятии).

В договоре обязательно должно быть указано, что человек принимается по совместительству. Тогда наемный работник может маневрировать между решением о внесении сведений о стаже в свои документы и трудоустройством без трудовой книжки по договору совместительства.

Трудоустройство с помощью договора ГПХ

В отличие от трудового соглашения, которое регламентируется положениями ТК РФ, договор гражданско-правового характера подчиняется статьям ГК РФ. По этой причине запись о заключении/расторжении гражданского-правового договора (ГПД) заносить в трудовую книжку не нужно.

ВАЖНО! С 2023 года по договорам ГПХ следует подавать сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1). Это аналог формы, действовавшей ранее — СЗВ-ТД, в которой данные по ГПД не отражались. Подробнее о новой форме ЕФС-1 мы писали в материале.

Предмет договора гражданского-правового характера (ГПХ) — вознаграждение за конкретную работу или услугу, результат которой будет закреплен в закрывающем бухгалтерском акте. Такая форма устройства требует взвешивания всех за и против с учетом интересов обеих сторон:

• «Несчастными» взносами выплаты облагаются только в случае, если договоренность между сторонами обязывает упомянуть об этом. Для работника это будет означать отсутствие выплат по больничным в случае травматизма.

ВАЖНО! С 2023 года выплаты по ГПД необходимо облагать аналогично выплатам по трудовым договорам по единому тарифу страховых взносов, куда входят в том числе и социальный взносы на временную нетрудоспособность и в связи с материнством. Подробнее о новшествах 2023 года по взносам читайте в нашей статье. 

• Продление договора ГПХ не разрешено, и работы по нему не выполняются на регулярной основе.
• Соблюдение социальных гарантий в виде отпускных, компенсации при увольнении и пр. с наемниками договором ГПХ не предусмотрено.

В случае если проверка обнаружит малейшие признаки трудовых отношений по ГПД, в том числе регулярные выплаты на основе ежемесячных актов, договор будет квалифицирован как трудовой. Тогда работодатель заплатит в бюджет все причитающиеся суммы страховых взносов и пени по ним.

Важно! КонсультантПлюс предупреждаетПодменять трудовой договор гражданско-правовым опасно. Работник может пожаловаться в инспекцию труда или в суд.

Если договор признают трудовым, организации грозит штраф 50 000 — 100 000 руб. Кроме того, суд может обязать вас выплатить работнику все деньги, которые полагались бы ему по трудовому договору (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ, п.

24 Постановления Пленума ВС от 29.05.2018 N 15, п. 15 Обзора судебной практики ВС).

Подробнее о различиях между трудовым и гражданско-правовым договором читайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ бесплатен.

Наемная работа у физического лица

В ст. 303 ТК РФ зафиксированы положения, которые позволяют выполнять регулярную работу для физических лиц, не сопряженную с предпринимательской деятельностью. В то же время внесение записей в трудовую книжку физическим лицом строго запрещено (ст. 309 ТК РФ).

Это не означает, что отношения между работодателем и наемным лицом нигде не будут зарегистрированы. При заключении подобного соглашения на физлицо-нанимателя ст. 303 ТК РФ накладывает определенные обязательства перед государством и нанятым работником. Так, физлицо обязано:

• оформить соглашение в письменной форме;
• уплатить все зарплатные налоги в соответствии с законодательством;
• оформить СНИЛС для работников без опыта;
• уведомить о заключении/расторжении договора городскую администрацию по месту жительства.

Оформление по трудовому договору без трудовой книжки дистанционных работников

Очевидным достижением законодательства является введение в ТК РФ с 2013 года положений, регулирующих специфику работы удаленных работников, которые не являются представителями аутсорсинговых компаний.

Составьте договор удаленной работы правильно с помощью статьи «Образец трудового договора с дистанционным работником 2022».

Оформить перевод работника на дистанционный труд вам поможет подборка форм от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, получите пробный доступ. Это бесплатно.

Согласно ст. 312.1 удаленным сотрудником является лицо, которое трудится вне территории под контролем работодателя с помощью телекоммуникационных сетей, в том числе интернета.

С такими сотрудниками весь обмен документами может происходить в электронном виде путем использования усиленных квалифицированных ЭЦП. В то же время оригинал договора и допсоглашений к нему работодатель обязан отправить дистанционщику заказным письмом, равно как и другие рабочие документы по запросу работника.

Перед законом стационарный и дистанционный сотрудник равны в своих правах и обязанностях. Но главной «изюминкой» удаленной работы является возможность (по договоренности с работником) не заполнять и не оформлять трудовую книжку (ст. 312.2 ТК РФ).

Итоги

Современное законодательство предлагает несколько возможных законных путей обхода требований о предоставлении трудовой книжки. Каждый из этих способов имеет свои нюансы при оформлении, которые необходимо учитывать в работе.

Оформление трудовой книжки впервые в 2023 году: ответы на все вопросы

Расскажем, при приеме на работу в 2023 году нужна ли бумажная трудовая книжка, и брать ли заявление о выборе вида трудовой книжки от новых сотрудников.

Переход на электронные документы с записями о фактах трудовой деятельности завершен. До 2021 года сотрудники должны были решить, какую нанимателю вести для них трудовую книжку: электронную или бумажную.

Если работник впервые выходит на работу после а января 2023 года, оформлять ему трудовую книжку не нужно. Сохраняйте документ только в электронном виде. У вас и у трудящегося уже нет возможности выбрать способ ведения книги.

Вам также не нужно просить никаких заявлений.

Трудоустройство в 2023 году со старой трудовой книжкой (в бумажном варианте)

Многие спрашивают, когда нужна трудовая книжка для устройства на работу после 1 января 2023 года. Ответ на этот вопрос зависит от ситуации.

Работник не отказался от бумажной трудовой книжки

Если в документе, который сотрудник подает при приеме на работу, нет заключительной записи, значит, он решил сохранить бумажную версию своего документа. В этом случае вы должны:

• принять трудовую книжку;
• сделать в ней запись о приеме на новую работу;
• вести записи по старым правилам;
• хранить документ в организации.

То есть никаких изменений в этой схеме нет. Если работник на предыдущем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, новые работодатели продолжают вести этот документ по общим правилам.

https://www.youtube.com/watch?v=jsc7_Obbd4Q\u0026pp=ygVd0JLQvtC30LzQvtC20LXQvSDQu9C4INC_0YDQuNC10Lwg0YDQsNCx0L7RgtC90LjQutCwINCx0LXQtyDRgtGA0YPQtNC-0LLQvtC5INC60L3QuNC20LrQuCAyMDIz

При этом работник вправе в любой момент перейти на электронную версию (п. 5 ст. 2 Закона 439-ФЗ). Если работник пишет заявление о переходе на ЭТК, сделайте закрывающую запись и выдайте бумажную книжку на руки.

Свой выбор работник должен сделать в форме письменного заявления.

Сотрудник на предыдущем месте работы перешел на электронный вариант трудовой

Ответ на вопрос, нужна ли физическая книжка при приеме на работу, положительный. Дело в том, что при оформлении работника на работу нужно попросить у него: 

1. Трудовую книжку с закрывающей записью. При этом документ остается у работника, вводить сведения не нужно.
2. Форму СТД-Р, полученную от предыдущего работодателя, или форму СТД-ПФР, выданную Пенсионным фондом.

Приложите документы к личному делу сотрудника. Бумажная трудовая книжка необходима при приеме на работу в 2023 году, чтобы убедиться, есть ли закрывающая запись, посмотреть предыдущий опыт работы и посчитать стаж для расчета выплат.

Кстати, нужно объяснить сотрудникам, что все записи о стаже из бумажной трудовой книжки теперь можно перенести в индивидуальный лицевой счет. Это стало возможным благодаря внесению изменений в Федеральный закон от а апреля 1996 г. № 27-ФЗ.

Оформление бумажной трудовой книжки в 2023 году на нового сотрудника

Теперь разберемся, нужна ли бумажная трудовая книжка, если сотрудник принимается на работу в 2023 году впервые. В этом случае нужно немедленно завести такому сотруднику электронный документ.

Информация о трудовой деятельности должна храниться только в электронном виде (письмо Минтруда РФ от 10 февраля 2020 г. № 14-2/​​В-136). Не принимаются заявления о выборе формы книжки, в том числе электронной.

Независимо от желания работника, здесь действует положение закона. При приеме на работу неопытного работника нужно:

• издать приказ о приеме на работу в соответствии с общими правилами; 
• не позднее рабочего дня, следующего за днем ​​издания приказа, направить в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД с кодом ПРИЕМ, отразить там информацию о заключении трудового договора с работником.

Кто обязан вести электронные трудовые книжки в 2023 г

К 2023 г полностью завершен переход на электронные трудовые книжки. Задержек больше нет. Все российские работодатели, независимо от их статуса и формы собственности, обязаны формировать информацию о трудовой жизни своих сотрудников в цифровом формате. Это означает переход всей России на ЭТК — электронные книжки нового поколения.

Обратите внимание, что никаких привилегий и льгот представителям малого и среднего бизнеса не предоставляется. Индивидуальные предприниматели, ООО и другие МСП обязаны вести учет трудовой деятельности наемного персонала в электронном виде.

Нет исключений, даже если работники решат продолжить ведение бумажных трудовых книжек в 2023 году. Это их законное право, которое никоим образом не отменяет обязанности работодателя своевременно предоставлять информацию в ПФР для формирования информации о страховом периоде в цифровом виде.

Работодатель не имеет права отказать в хранении ЭТК в пользу оформления бумажных документов. Регулирование предусмотрено ст. 66.1 ТК РФ.

Возьмите это заявление у нового сотрудника, если вы не видели трудовую книжку

При приеме на работу сотрудника требуйте трудовую книжку или информацию о его трудовой деятельности в форме СТД-Р или СТД-ПФР.

На каких работников заводить ЭТК в 2023 г

Согласно действующим нормам, ЭТК необходимо заполнять отдельно на каждого работника, с которым заключен трудовой договор. Кроме того, срок действия контракта или продолжительность рабочего дня не имеют значения. Оформить работнику ЭТК нужно, даже если он работает по совместительству.

Обязательно ведение информации о трудовой деятельности сотрудников, находящихся в отпуске по беременности и родам, а также в отпуске по уходу за ребенком. ЭТК также требуется для тех, кто взял отпуск по самозанятости, независимо от продолжительности.

Так как трудовой договор на этот период не прекращается.

При приеме на работу работника без опыта работы в 2023 году оформить электронную трудовую книжку тоже нужно работодателю. Электронная трудовая книжка для впервые поступающих на предприятие граждан формируется в обязательном порядке, такой специалист не имеет права выбирать формат документа. Запрос от такого специалиста не требуется. Порядок предусмотрен ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ. 

Формирование сведений о трудовой деятельности также является обязательным для совместителей, как внешних, так и внутренних. Заполнять бумажную трудовую книжку таким работникам не нужно; это делается только по желанию самого работника. А вот в статье 66.1 ТК РФ для электронных трудовых книжек таких оговорок нет. 

Ответственный за ведение электронной трудовой книжки в 2023 году

Работодатель самостоятельно устанавливает ответственного работника, в функции которого будет входить ведение трудовых книжек и своевременное представление сведений по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд.

Законодательством не предусмотрено уточнение того, кто должен заполнять ЭТК: бухгалтер или специалист отдела кадров.

Руководитель может возложить обязанности по оформлению ЭТК на того же работника, который отвечает за выдачу бумажных трудовых книжек.

Если бизнес небольшой, то обязанности, скорее всего, будут возложены на главного бухгалтера. В микропредприятии, где нет кадровика и бухгалтера, ЭТК может заполнять сам директор.

Обязательно закрепите в кадровых документах за ответственным специалистом обязанность по ведению электронных трудовых книжек и сдаче СЗВ-ТД в ПФР. В первую очередь, нужно внести изменения в трудовой договор и актуализировать должностные инструкции сотрудника.

Затем утвердить приказ о назначении ответственного лица и под роспись ознакомить этого работника с приказом.

Важно! Только специалист может нести ответственность за ведение электронных трудовых книжек. Составление приказа о назначении на должность руководителя ЭТК в 2023 году осуществляется в произвольной форме. Либо можно использовать рекомендуемый образец, приведенный в п. 42 Приказа, утвержденного приказом Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н.

Как составить ЭТК на работника в 2023 г

Внесите сведения о трудовом стаже наемного персонала в специализированную учетную программу. Отразите в ЭТК всю информацию, которая прописана в бумажной форме документа.

При приеме на работу нового работника запросите у него сведения о его трудовой деятельности по форме СЗВ-Р или СЗВ-ПФР, если гражданин выбрал ЭТК у другого работодателя.

Эта информация необходима для подтверждения сведений о стаже работы, опыте работы, наличии квалификационных знаний и навыков. Работник может получить выписку о трудовой деятельности:

• у предыдущего работодателя, на последнем месте (подать письменный запрос); 
• в ближайшем МФЦ (обратиться с паспортом);
• в службе поддержки Пенсионного фонда;
• онлайн — через личный кабинет на портале «Госуслуги».

Если работник принес бумажную трудовую книжку, на основании информации в бумажном документе заполните личную карточку на нового специалиста. Нельзя оставлять бумажную книгу на хранение; надо вернуть его работнику. А вот форму СЗВ-Р можно оставить в личном деле.

Обязательная отчетность СЗВ-ТД в Пенсионный фонд – электронная трудовая книжка в 2023 году.

При приеме на работу или увольнении работника отчет подается не позднее следующего рабочего дня с момента заключения договора или прекращения работы.

При составлении иных кадровых записей, которые будут отражены в ЭТК, отчет СЗВ-ТД представлять не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Кто может перейти на ЭТК в 2023 г

Право перехода на ЭТК в 2023 г. предоставляется только работникам, сохранившим бумажный вариант ведения сведений о трудовой деятельности застрахованного лица.

А также для людей, которые по каким-то причинам еще не воспользовались своим правом выбора способа ведения трудового и кадрового учета. Для впервые работающих в 2023 году выдаются только электронные трудовые книжки.

Учтите, что заявление на бумажную трудовую книжку для таких людей бесполезно. Для сотрудников без опыта работы опция не предусмотрена, на них по умолчанию заводится ЭТК.

Следовательно, требовать бумажный документ о стаже в 2023 году подчиненные не имеют права. Если работник в 2020 или 202й году решил сохранить бумажный формат трудовой книжки, он может в любой момент перейти на ЭТК.

Для этого достаточно подать работодателю соответствующее заявление. Рекомендуем использовать образец:

Важно! Если гражданин перешел на ЭТК у предыдущего работодателя, то при смене места работы вернуться к бумажному формату невозможно. Законодательством не предусмотрен обратный переход с ЭТК на бумажную трудовую книжку.

При отказе подчиненного вести бумажную трудовую книжку работодатель уведомляет об этом ПФР. Данная информация отражается в индивидуальном личном кабинете застрахованного, это решение не может быть изменено.

Следовательно, работник не может вновь вести бумажную книжку даже на новом месте работы.

Граждане, которые в силу определенных обстоятельств не могли воспользоваться своим правом выбора в части ведения учета трудовой деятельности, подать соответствующее заявление могут в любое время. Выбрать способ ведения трудовой книжки в 2023 году можно по основному месту работы или при последующем трудоустройстве. Например, если гражданин:

1. Длительное время не исполнял своих должностных обязанностей, но все это время сохранял свою работу. Это могут быть следующие кадровые ситуации: работник находился на длительном лечении; работник находился в отпуске по уходу за ребенком; подчиненный был отстранен от работы.
2. У вас есть трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2020 г., но вы не состояли в трудовых отношениях и не смогли воспользоваться своим правом выбора, переходить на ЭТК, или нет.

Как только работник подаст заявление о переходе на электронную трудовую книжку, необходимо вернуть ему бумажный документ.

Перед сдачей книжки нужно сделать запись о получении заявления работника о переходе на электронный формат ведения в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Срок выдачи бумажной книжки на руки работнику – не позднее 3 дней со дня получения соответствующего заявления о переходе на ЭТК.

Как сделать запись о переходе на ЭТК в 2023 г

Важно, чтобы работодатель соблюдал порядок внесения записи в личные документы работника при переводе на ЭТК, а также правила выдачи документа. За нарушения работодатель может быть оштрафован по ст. 5.27 КоАП РФ.

Инструкция, как сделать запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку, пример:

Как заверить запись о переходе на ЭТК в 2023 г

Последняя запись в трудовой книжке о переходе на ЭТК должна быть заверена. Мы рекомендуем вам следовать установленному порядку учета увольнений сотрудников. Инструкция о том, как заверить запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку:

1. Поставьте подпись работодателя или лица, на которое возложено ведение трудовых книжек в компании.
2. Ставите печать на документах, если ее использование предусмотрено нормативными правовыми актами.
3. Итоговая запись должна быть заверена самим работником.
4. Как только документ будет готов, выдачу бланка необходимо зафиксировать в графе 13 записи о движении трудовой книжки. Содержание записи следующее: «Выдается на основании письменного запроса (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности.

Важно! Запись в выдаче бумажной трудовой книжки должна быть заверена собственноручной подписью работника. С этого момента предприниматель не несет ответственности за ее содержание и хранение. Такие разъяснения дали специалисты Минтруда в письме от 12 февраля 2020 г. № 14-2-Б-150.

Образец записи в трудовой книжке при переходе на ЭТК

Запись при выдаче бумажной трудовой книжки должна быть заверена собственноручной подписью работника. С этого момента предприниматель не несет ответственности за ее хранение.

Как оформить переход на ЭТК в 2023 году

При подаче подчиненным заявления об определении формата ведения трудовой книжки необходимо сообщить в ПФР, то есть подать форму СЗВ-ТД. Срок – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работник подал заявление. 

Образец заполнения СЗВ-ТД после перехода на ЭТК в 2023 г

Штрафы за нарушение правил ведения электронных трудовых книжек в 2023 г

Российским законодательством предусмотрены штрафные санкции для работодателей за следующие виды нарушений: 

• за утерю бумажной трудовой книжки работника; 
• за неведение бумажной или электронной трудовой книжки, 
• за отказ в выдаче бумажной книжки или выписки сведений в электронном виде. 

За первое нарушение — штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, для компаний это штраф от 30 000 до 50 000 рублей. За повторное нарушение — санкции по части 2 статьи 5.27 КоАП.

Более того,работодатель обязан компенсировать потерю дохода во всех случаях, когда работник был незаконно лишен возможности работать. В том числе, когда: 

• работнику были выданы сведения о трудовой деятельности или трудовая книжка с опозданием; 
• допущены неверные или непоследовательные формулировки причин увольнения в трудовой книжке и сведениях о трудовой деятельности, не соответствующие требованиям ТК РФ. 

Такие санкции предусмотрены статьей 234 ТК РФ.