Правила

Предоставление отпуска нюансы 2023

График составляется по форме Т-7 либо по другой форме, утверждённой нормативными актами компании. В документе отражаются:

  1. должность и структурное подразделение сотрудника;
  2. личные данные сотрудника;
  3. количество календарных дней отпуска;
  4. запланированная и фактическая даты отпуска;
  5. основание для переноса отпуска.

В графике сотрудник самостоятельно выбирает даты отпуска, причём положенные 28 дней он может разделить на части. Главное, чтобы одна часть была равна или больше 14 дней. Так сотрудник может взять по неделе отпуска в разные месяцы, но он обязан уйти в следующий отпуск на 14 дней — меньше отдохнуть не получится.

По ТК РФ отпуск можно перенести, если работник временно нетрудоспособен или выполняет государственные обязанности, для выполнения которых предусмотрено освобождение от работы.

Также отпуск можно перенести, если нарушен порядок предоставления отпуска: если сотрудника не уведомили об отпуске за 2 недели до его начала или же не выплатили отпускные.

В остальных случаях отпуск свободно переносится по согласию сотрудника и работодателя.

Примите от сотрудника заявление на отпуск

Когда подходит срок отпуска, кадровая служба должна уведомить сотрудника и принять от него заявление на отпуск. Заявление составляется в произвольной форме, в документе указывают:

  1. личные данные и должность работника;
  2. сколько календарных дней длится отпуск;
  3. дату начала отпуска;
  4. дату составления заявления и подпись сотрудника.

Составьте приказ на отпуск

После получения заявления составляется приказ на отпуск, который подтверждает, что в определённые даты сотрудник находится в отпуске.

Приказ оформляется по форме Т-6 и содержит:

  1. Наименование организации.
  2. Структурное подразделение и должность работника.
  3. ФИО сотрудника.
  4. Период, за который предоставляется отпуск. Если работник отдыхает в мае 2023 года, указывается период с 1 мая 2022 года по 30 апреля 2023 года. За этот период также считают положенные сотруднику отпускные.
  5. Даты отпуска.
  6. Сколько календарных дней длится отпуск.

После составления приказа, сотрудник должен ознакомиться с ним и подписать документ.

Выплатите отпускные

За 3 календарных дня до начала отпуска работнику нужно выплатить отпускные. Для расчёта выплат составляется записка-расчёт по форме Т-60.

В документе указывают информацию об отпуске и сотруднике из приказа, а также производят расчёт отпускных:

  1. Указывают выплаты в расчётном периоде.
  2. Считают, сколько дней сотрудник отработал в расчётном периоде.
  3. Вычисляют средний дневной заработок работника.
  4. Рассчитывают отпускные, исходя из количества отработанных дней, дневного заработка и количества дней отпуска.
  5. Указывают, сколько отпускных начислено и удержано сотруднику.

При расчете отпускных вручную возрастает риск выплатить работнику не ту сумму — некоторые дни и выплаты в расчёт не включаются, а со всей суммы нужно заплатить НДФЛ и страховые взносы. Чтобы учесть все нюансы при расчёте выплат воспользуйтесь калькулятором отпускных выплат. Разобраться, как правильно начислять выплаты в 1С:Бухгалтерия, поможет наша инструкция.

Минтруд и Роструд о графике отпусков

График отпусков – ​это локальный акт работодателя, который определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков на календарный год (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В нем ежегодные оплачиваемые периоды отпусков работников распределяются по месяцам в течение года.

Утвердить график отпусков на предстоящий год работодатели обязаны не позднее чем за две недели до его наступления. На 2022 год сделать это необходимо до 17.12.2021. При этом важно учесть официальные разъяснения уполномоченных органов о том, как его составить, утвердить и исполнять.

Мы подобрали для вас актуальные письма Минтруда России и Роструда, затрагивающие вопросы обязанностей работодателя по предоставлению отпусков, оформлению графика в первый и последующие годы работы, формы данного документа, нюансы заполнения в сложных ситуациях, внесения изменений.

Рассказали про ответственность за нарушения в данной сфере. В статье вы также найдете удобные таблицы с описанием спорных ситуаций и путей их разрешения.

Обязанность по предоставлению отпусков

Кроме того, работодатель обязан по заявлению сотрудника предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы – ​в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников (продолжительностью до 5 календарных дней), а также в иных случаях 1, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором (ст. 128 ТК РФ). Во всех остальных ситуациях работодатель вправе, но не обязан предоставить отпуск за свой счет по заявлению работника, и тогда его продолжительность будет определяться по соглашению сторон.

Вносить периоды отдыха за свой счет в график отпусков не обязательно, поскольку он должен определять только периоды оплачиваемых ежегодных отпусков. Однако трудовое законодательство не содержит запрета на внесение неоплачиваемых отпусков в график. Поэтому, если дополнительно указать в графике периоды отпусков за свой счет, нарушением это не будет.

Можно ли график отпусков не составлять?

Составлять и утверждать график отпусков обязаны юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые заключили хотя бы один трудовой договор с работником 2. Исключение сделано только:

  • для организаций и предпринимателей, которые считаются микропредприятиями, т. е. соответствуют всем требованиям ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209‑ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» и внесены в соответствующий реестр ФНС России (https://ofd.nalog.ru/);
  • некоммерческих организаций (за исключением гос- и муниципальных учреждений, госкорпораций, публично-правовых компаний, госкомпаний, общественных объединений, являющихся политическими партиями, потребительских кооперативов, религиозных организаций).

У микропредприятия и некоммерческой организации прошлогодняя среднесписочная численность сотрудников должна составлять до 15 человек, а прошлогодний предельный доход не превышать 120 млн руб. 3

Микропредприятия и некоммерческие организации вправе полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов по вопросам трудового права, за исключением локального акта о временном переводе персонала на дистанционную работу в исключительных случаях в соответствии со ст. 312.9 ТК РФ.

Если они отказались от принятия локальных актов, то должны включить дополнительные условия, регулируемые ЛНА, непосредственно в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Поэтому такие трудовые договоры составляют по типовой форме (утв. постановлением Правительства РФ от 27.08.

2016 № 858).

В п. 22 такой типовой формы предусмотрена возможность предоставить работнику ежегодный оплачиваемый отпуск не в соответствии с графиком отпусков, а по письменному соглашению между работником и работодателем.

Поэтому вместо графика отпусков такие организации и ИП вправе составлять письменные соглашения с работниками. И тогда на их составление следует указать в п.

 22 трудового договора, заключаемого с каждым работником.

Остальные работодатели, не относящиеся к названным, не вправе вместо графика отпусков прописать периоды отпуска каждого работника в его трудовом договоре. Для обычных работодателей трудовой договор не заменяет график отпусков, такая замена противоречила бы трудовому законодательству.

График отпусков в первый год работы

ТК РФ не устанавливает специальных норм по составлению графика отпусков в первый год образования организации или регистрации предпринимателя. Поэтому юрлица и ИП могут в первый, в том числе неполный, год работы (до указанного в ч. 1 ст. 123 ТК РФ срока) обойтись без графика отпусков.

Это не будет нарушением законодательства и не повлечет каких-либо штрафов или иных санкций.

В таком случае ежегодные оплачиваемые отпуска будут предоставляться по согласованию сторон трудового договора (например, согласно письменному заявлению каждого работника, являющегося основанием для издания приказа).

Однако отсутствие графика отпусков в первый год работы крайне невыгодно работодателю, т. к. дает возможность всем работникам претендовать на оплачиваемый отпуск в удобное для них время, без учета производственной ситуации.

Поэтому, если у нового работодателя заключены трудовые договоры, желательно составить и утвердить график отпусков даже в первый год работы. Дата его составления может быть и датой его утверждения. После чего по мере найма новых сотрудников график отпусков на первый год можно дополнять (см.

, например, письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).

Кстати, требования обязательно вносить изменения в утвержденный график отпусков с приходом каждого нового работника нет 4.

Форма графика отпусков

На сегодняшний день в ТК РФ форма и содержание графика отпусков не конкретизированы. Унифицированная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 5, уже давно носит не обязательный, а рекомендательный характер.

Поэтому работодатель вправе самостоятельно решить, будет ли он использовать ее или разработает и утвердит собственную форму, в которой должны быть учтены все требования ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» 6 .

Читайте также:  Как быстро нужно покинуть страну после снятия с временной регистрации 2023

Решение об этом рекомендуется закрепить в локальном акте по вопросам трудового права (письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17800).

Кроме того, действующее трудовое законодательство не запрещает составлять график отпусков в электронном виде. В таком случае его следует заверить электронной подписью.

Независимо от того, по какой форме и в каком виде будет оформлен график, важно соблюсти все требования к его составлению и процедуре его утверждения.

Нюансы составления графика отпусков

Кроме обычных указаний по заполнению графика отпусков из упомянутого постановления Госкомстата России, работодателю важно учесть следующие моменты:

  1. В графике должны числиться все работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на день утверждения графика, в том числе:
    • лица, с которыми трудовые договоры будут расторгнуты в течение рабочего года (письма Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395, Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1);
    • дистанционные сотрудники, работающие удаленно на постоянной основе (письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1);
    • работницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам;
    • сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, который закончится до конца года;
    • работники, принятые по срочному трудовому договору на срок до 6 месяцев, которым по соглашению сторон оплачиваемый отпуск предоставляется до истечения 6 месяцев непрерывной работы.
  2. В графике целесообразно установить конкретный период использования каждым работником своего права на отпуск в желаемом месяце – ​как точные даты начала и окончания отпуска (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1).
  3. В графике можно объединять или разделять дни основного и дополнительного отпусков, поскольку работник вправе взять дополнительный отпуск в то время, которое удобно ему и работодателю (письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/55760-6-1).
  4. Даты начала или окончания отпусков в графике могут приходиться на выходной, в том числе при сменном режиме работы. Это не будет…

График отпусков 2023: правила и нюансы составления

  1. Главная →
  2. Журнал →
  3. Сотрудники →
  4. Документы

Не позднее 16 декабря 2022 года работодатели должны утвердить график отпусков на 2023 год.

Это обязательное требование статьи ТК РФ. Отсутствие графика отпусков нарушает права работников на оплачиваемый отдых. За это компанию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей.

Рассказываем, как правильно составить и утвердить график отпусков на 2023 год.

Все работники по трудовому договору имеют право на ежегодный оплачиваемый отдых (ст. 114 ТК РФ). Он состоит из основной части продолжительностью не менее 28 календарных дней и дополнительного отпуска, который присоединяется к основному. 

Очередность отдыха работников устанавливается ежегодным графиком отпусков. Его утверждает руководитель компании не позднее, чем за две недели до начала нового года (ст. 123 ТК РФ). План нужен, чтобы обеспечить непрерывность производственного процесса без нарушения права сотрудников на ежегодный отдых.

Утвержденный график отпусков обязателен для исполнения работодателем и работником (ст. 123 ТК РФ).

Это означает, что сотрудник не может самовольно назначить себе дни отдыха — за это его можно привлечь к дисциплинарной ответственности.

В свою очередь, работодатель не может наказать за прогул работника, который ушел в отпуск без приказа, но по утвержденному графику. Это отдельно разъясняет Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».

Есть только две категории работников, на которых график отпусков может не распространяться:

Скачать список категорий сотрудников, которые имеют право уйти в отпуск в удобное для себя время

  • «Льготники» по закону, которые имеют право уходить на отдых в удобное для себя время. Это достаточно обширная группа.
  • Вновь принятые работники, которые были трудоустроены уже после утверждения графика.

Если работодатель не будет вносить изменения в годовой план, то новички будут уходить на отдых по отдельному приказу и в сроки, согласованные с работодателем. В этом случае на них не будет распространяться норма о письменном уведомлении об отпуске за две недели (ст. 123 ТК РФ).

Во всех остальных случаях отсутствие графика отпусков или отклонения от него могут рассматриваться инспектором ГИТ как нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Отчитаться

В Трудовом кодексе нет правил о том, что работодатель должен собрать пожелания всех сотрудников и только на их основе составить проект графика отпусков. Есть норма о том, что документ должен утверждаться с учетом мнения профсоюза (ст. 123 ТК РФ). И не обязательно положительного.

Также есть правило, что разделение ежегодного отпуска на части производится по соглашению между работником и работодателем (ст. 125 ТК РФ). Роструд считает, что в одностороннем порядке это делать нельзя. Если работодатель не договорился с работником о разделении отпуска на части, то он обязан дать ему полный отпуск в 28 дней и более.

Как применить эти правила при составлении графика:

  1. Трудовой кодекс не обязывает собирать пожелания работников. Сотрудник может попросить у работодателя отпуск в удобные для себя сроки, но если он не «льготник», работодатель имеет право ему отказать. Руководитель отвечает за непрерывный производственный процесс и по общему правилу сам решает, кто из работников и когда идет на отдых. Воля работодателя выражена в графике отпусков. Мы считаем, что пожелания от сотрудников стоит собирать. Но окончательное решение будет за работодателем. Исходя из этого, руководитель сам планирует отпуска сотрудников, которых нет на рабочем месте в период составления проекта графика. Это, например, работники, находящиеся на больничном, в длительной командировке.
  2. Порядок предоставления отпуска дистанционным работникам определяется коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором (ст. 312.4 ТК РФ). Если работодатель не установил в этих документах каких-то особенностей по сравнению с нормами Трудового кодекса, то он применяет главу 19 ТК РФ и соответственно включает удаленных сотрудников в график.
  3. В 2022 году еще не сложилось практики по мобилизованным работникам. С одной стороны, трудовой договор с ними приостанавливается (ст. 351.7 ТК РФ). С другой стороны, этот период включается в стаж для отпуска (ст. 121 ТК РФ). И Трудовой кодекс не содержит исключений по категориям работников при планировании графика отпусков. Рекомендуем включить мобилизованных работников в график, а сведения о приостановке трудового договора указать в примечании.
  4. При планировании ежегодного отдыха интересы работников защищает профсоюз. График отпусков составляется с учетом его мотивированного мнения (ст. 123, 372 ТК РФ). При этом руководитель может не согласиться с профсоюзом и принять свой вариант локального нормативного акта. Такой порядок предусмотрен в ст. 372 ТК РФ. На получение мотивированного мнения профсоюза нужно пять рабочих дней. Еще три рабочих дня прибавляются для оформления протокола разногласий, если они есть. Только после этого можно утвердить график. Надо учесть эти сроки, чтобы успеть утвердить график до 16 декабря.
  5. Разделить отпуск работника на части можно только по соглашению сторон. На практике это как раз и реализуется сбором предложений от работников по срокам и продолжительности их отдыха на этапе составления ежегодного графика.

«Льготников» также включают в график отпусков. Кадровик должен заранее учитывать, что по этим работникам могут быть отклонения от плана в течение года. Это не будет нарушением, поскольку гарантии «льготников» на отпуск в удобное для них время закреплены законодательно.

Правила, которые нужно учитывать при составлении графика на год:

  1. Право на первый отпуск возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ). Это не касается определенных категорий «льготников», например, работников в возрасте до 18-ти лет или совместителей.
  2. В график отпусков включают всех работников, в том числе работающих по срочному трудовому договору. Это разъяснил Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».
  3. Продолжительность основного ежегодного отпуска составляет не менее 28 календарных дней. Некоторым категориям работников положен удлиненный отдых. Например, у несовершеннолетних основной отпуск не может быть менее 31 дня, у педагогов — 42 дней. 
  4. Отдельным работникам предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ). Например, по закону он дается за ненормированный рабочий день. Работодатель имеет право установить дополнительные оплачиваемые отпуска в коллективном договоре или локальном нормативном акте для работников, не указанных в ТК РФ. 
  5. При составлении графика основной и дополнительный отдых суммируются (ст. 120 ТК РФ).
  6. Отпуск считается в календарных днях. В него не включаются нерабочие праздничные дни (ст. 120 ТК РФ). Трудовой кодекс не устанавливает ограничений по дате начала отпуска. Роструд отдельно разъяснил на сайте «Онлайнинспекция.рф», что первый день отдыха может выпадать на выходной день работника.
  7. Если по соглашению между работником и работодателем ежегодный отпуск делится на части, то, как минимум, одна из них должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
  8. В графике отпусков по каждому периоду отдыха указывают дату начала и продолжительность. Работодатель сам решает, будет ли он указывать в плане дату окончания, поскольку нормативными документами этот вопрос не урегулирован.
  9. Отпуска планируют на календарный год, то есть до 31 декабря. Выходить за его пределы в графике нельзя даже по «льготникам», которые выбирают удобное для себя время.  Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф» разъясняет, что отпуск дается работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ). В исключительных случаях, по производственной необходимости его можно перенести. При этом весь отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев того рабочего года, за который он предоставлялся (ст. 124 ТК РФ). Поэтому заранее планировать переносы отдыха на будущее неправильно.
Читайте также:  Как правильно оформить и подать заявление на предоставление земельного участка в аренду Образец 2023

Напомним, что рабочий год работника отличается от календарного. Он начинается с первого рабочего дня и длится 12 полных месяцев без учета дней, которые не включаются в стаж для отпуска (ст. 121 ТК РФ).

Например, сотрудник принят в компанию 24 октября 2022 года. Его рабочий год начнется с этой даты, а не с 1 января (письмо Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1). Периоды прогулов или отстранения от работы в стаж для отпуска не включаются.

Соответственно, они будут «удлинять» рабочий год.

Для графика отпусков есть унифицированный бланк Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Но его применяют добровольно. Работодатель может взять Т-7 за основу и дополнить его под свою организацию. Например, добавить графы о рабочем годе, за который дается отпуск, а также об ознакомлении работников с документом под личную подпись.

Форму графика, который используется в компании, утверждают приказом или закрепляют в локальном акте. В нем же определяют порядок заполнения бланка. Это нужно, чтобы все отделы и службы использовали одну форму и единообразно ее оформляли.

Скачать бланк графика отпусков Т-7

В форме Т-7 при планировании графы 7-9 не заполняются. Кадровик вносит в них данные при фактическом исполнении графика отпусков в календарном году. Например, когда ежегодный отдых работника переносится.

В шапке формы Т-7 есть два грифа:

  • о мотивированном мнении профсоюза;
  • об утверждении руководителем организации.

Подписи директора и реквизитов письма от профсоюза достаточно, чтобы график считался утвержденным. На практике его часто вводят в действие приказом, в котором дают организационные поручения. Например, в определенный срок ознакомить работников.

Минтруд считает, что подписи работников на графике отпусков не нужны (письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846). Роструд также на сайте «Онлайнинспекция.рф» указывает, что форму ознакомления с этим документом работодатель выбирает самостоятельно. Например, график отпусков можно вывесить на доске с корпоративной информацией.

Мы рекомендуем все-таки получать личную подпись работников. Особенно, если в графике есть разделение отпуска на части. Считаем, что личной подписи сотрудника будет достаточно, чтобы считать это соглашением с работодателем по ст. 125 ТК РФ.

Работодатель письменно предупреждает работника о дате начала очередного отпуска (ст. 123 ТК РФ). Если он пропустит этот срок, то у сотрудника возникает право перенести свой отдых на удобное для себя время по письменному заявлению на директора (ст. 124 ТК РФ).

Уход в отпуск оформляется приказом. В Трудовом кодексе нет такого правила, но организационно-распорядительный документ оформляют в двух целях:

  • доказать документально, в том числе инспектору ГИТ, что работнику был предоставлен ежегодный отпуск;
  • закрепить основание для начисления и выплаты отпускных.

При этом если работник уходит на отдых по графику, то получать письменное заявление для приказа не нужно. Этот документ требуется, если сроки отпуска не установлены, или сотрудник хочет их изменить.

Работник имеет право уйти на плановый ежегодный отдых и без приказа директора. Повторим, что график отпусков обязателен к исполнению для обеих сторон трудового договора (ст. 123 ТК РФ).

Фактические даты отдыха отмечаются в графе 7 формы Т-7.

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!

Попробовать

График отпусков действует с 1 января по 31 декабря. За это время в компании происходят изменения: кто-то увольняется, кого-то принимают на работу. Трудовой кодекс не обязывает работодателя корректировать график отпусков в таких случаях. Рассмотрим порядок действий в разных ситуациях.

Принят новый сотрудник

Здесь у работодателя два варианта действий. Первый — отправить работника на отдых приказом по его письменному заявлению. Минус этого варианта в том, что в графике будут указаны не все работники в штате. Это вредит управленческому учету.

Второй вариант — скорректировать график отпусков. Изменения в документ вносятся в том же порядке, в каком он утверждался. То есть опять нужно получить мотивированное мнение профсоюза. Если был приказ, внести изменения также приказом.

«Льготник» ушел в отпуск не по графику

Здесь изменять график не нужно. Повторим, что на «льготников» он фактически не распространяется. Кадровик делает отметку в графе 7 формы Т-7 о фактической дате отпуска работника.

Сотрудник захотел перенести сроки

Работник имеет право обратиться к работодателю с письменным заявлением об уходе в отпуск вне графика, в котором указать причину. Если руководитель сочтет ее уважительной, то он может пойти навстречу и перенести сроки.

В форме Т-7 в графах 8-9 указывается новая дата начала отпуска и как основание — реквизиты соответствующего приказа работодателя.

Сроки нужно перенести по закону

Работодатель обязан перенести период отпуска, если не уведомил работника о его начале за две недели или не выплатил отпускные за три дня до начала (ст. 124 ТК РФ). Новая дата отдыха определяется по письменному заявлению сотрудника.

Если во время отпуска работник заболел или был призван для выполнения государственных (общественных) обязанностей, отпуск продлевается либо переносится на другой срок (ст. 124 ТК РФ). Новую дату определяет работодатель с учетом пожеланий сотрудника.

Все продления или переносы отпуска оформляются приказом, на основании которого кадровик заполняет графы 8-9 формы Т-7.

Сроки переносятся по инициативе руководителя

Работодатель может предложить работнику перенести сроки отдыха из-за производственной необходимости, но тот не обязан соглашаться (ст. 124 ТК РФ). Точно так же отозвать сотрудника из отпуска можно только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Изменить в одностороннем порядке график нельзя.

При переносе отпуска руководитель должен помнить, что непредоставление очередного отпуска работнику в течение двух лет подряд запрещено. Работники с вредными и опасными условиями труда, равно как и несовершеннолетние должны отдыхать каждый год (ст. 124 ТК РФ).

Отпуск 2023: Памятка бухгалтеру

Спорные моменты, которые могут возникнуть у бухгалтера при предоставлении отпуска сотруднику

В преддверии отпускной поры у бухгалтера могут возникнуть следующие вопросы:

  • Может ли сотрудник отказаться от запланированного отпуска? 
  • Как больничный влияет на отпуск?
  • Есть ли минимальная продолжительность отпуска, которую обязан предоставить работодатель, если ранее сотрудник отгулял его авансом?
  • Может ли неотгуленный отпуск сгореть?
  • Можно ли вместо отпуска выплатить сотруднику компенсацию?

Разберем детально каждую ситуацию.

Может ли сотрудник отказаться от запланированного отпуска? 

Сотрудник может отказаться от запланированного графиком отпусков периода ежегодного отдыха только в ряде случаев.

График отпусков — локальный нормативный акт (ЛНА), который утверждает работодатель. В нем закрепляется очередность ухода в отпуск сотрудников в течение календарного года.

Его наличие обязательно для всех категорий работодателей, независимо от количества работников. Исключение предусмотрено только для микропредприятий, которые отказались от ведения ЛНА. 

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю привлечением к административной ответственности согласно ст. 5.27 КоАП.

График отпусков обязателен к исполнению не только для работодателя, но и для работника (ч. 1 ст. 123 ТК). А это значит, что работник в большинстве случаев не может отказаться от запланированного отдыха без уважительной причины. К таким причинам относится:

  • Пропуск срока уведомления работника о предстоящем отпуске.
Читайте также:  Распределение имущества учреждения между кредиторами при банкротстве 2023

Работодатель обязан напомнить своему сотруднику о предстоящем по графику отпуске не менее чем за 2 недели до него (ч. 3 ст. 123 и ч. 2 ст. 124 ТК).

  • Опоздание с выплатой отпускных.

Не менее чем за 3 дня до начала отпуска сотруднику должны быть выплачены отпускные (ст. 136 и ч. 2 ст. 124 ТК).

  • Наличие у сотрудника права уйти в отпуск в удобное для него время.

К таким работникам относятся, например, те, у кого трое и более несовершеннолетних детей, при условии, что младшему из них еще не исполнилось 14 лет (ч. 4 ст. 123, ст. 262.2 ТК).

Но даже при наличии указанных выше условий, отказ от отпуска в текущем году (с переносом на следующий) запрещен (ч. 4 ст. 124 ТК):

  • несовершеннолетнему сотруднику;
  • если работник не отдыхал в течение двух лет подряд;
  • если сотрудник занят на вредных и опасных работах.

Если отпуск не включили в график, а договоренность о нем была отражена в других документах или вообще на словах, то работник может отказаться от него без каких-либо последствий для себя.

В этом случае придется договариваться с сотрудником о переносе ежегодного отдыха на другой период.

Исключение предусмотрено для работодателей-микропредприятий. Они вправе не вести графики отпусков.

Если такой работодатель зафиксировал отпуск сотрудника в соглашении, то последний обязан его соблюдать (ч. 2 ст. 21, ч. 1 ст. 189, ст. 309.2 ТК).

Если сотрудник отказывается от отпуска без уважительных причин, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности за несоблюдение трудовой дисциплины.

Астрал iКЭДО — облачный сервис, который позволяет сэкономить время и удобно организовать все кадровые процессы компании. Подписывайте документы с сотрудниками в электронном виде, запускайте массовое ознакомление и согласование, храните кадровую документацию надежно и при этом сокращайте затраты на курьеров, почту, расходники.

Как оформить отпуск сотрудника, который отказывается идти в него

В обычном порядке:

  • Уведомьте работника об отпуске не менее, чем за две недели до него.
  • Издайте приказ на отпуск (необязательно).
  • Внесите данные об отпуске в табель учета рабочего времени и личную карточку (если ведутся).
  • Выплатите отпускные не позднее, чем за три дня до отпуска.

Указанные действия помогут подтвердить соблюдение процедуры предоставления работнику ежегодного отпуска.

Если сотрудник все равно вышел на работу во время отпуска, не отмечайте его явку в табеле и не выплачивайте ему за данный период работы зарплату.

Уведомления об отпуске в соответствии с графиком отпусков автоматически формируются в 1С при помощи модуля Астрал iКЭДО. Выберите нужный месяц и уведомление сформируется по нужным сотрудникам автоматически. Сотрудник получит документ в личный кабинет Астрал iКЭДО и сможет подписать его как с компьютера, так и со смартфона.

Как больничный влияет на отпуск?

Если отпуск совпал с больничным, то он подлежит переносу или продлению (абз. 1, 2 ч. 1 ст. 124 ТК, пп. «а» п. 17 правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169).

Если в связи с болезнью сотрудника, работодатель не смог уведомить его об отпуске или выплатить отпускные, нужно предложить работнику перенести отпуск на другой период.

Если он согласен на это, то соответствующие изменения нужно внести в график отпусков. Если работник не хочет переносить отпуск, нужно получить от него заявление, выплатить отпускные и издайте приказ на отпуск.

Не подлежит продлению или переносу отпуск, если (абз. 1 ч. 1 ст. 124 ТК):

  • он оформлен с последующим увольнением;
  • больничный взят для ухода за больным ребенком.

Не допускается требовать от сотрудника оформить отпуск на время больничного и вместо ежегодного отпуска оформить отпуск за свой счет.

Есть ли минимальная продолжительность отпуска, которую обязан предоставить работодатель, если ранее сотрудник отгулял его авансом?

Ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника должен составлять не менее 28 календарных дней, при этом непрерывная его часть — 14 дней. То есть 14 календарных дней сотруднику нужно предоставить единоразово, а оставшиеся дни он может отгулять, когда ему будет удобно (по согласованию с работодателем).

На практике часто возникают ситуации, когда работник отгулял авансом свой отпуск на текущий или будущий год.

Нужно ли при составлении графика отпусков отражать в нем минимальный 14 дневный отпуск?

Да, нужно. Даже если работник отгулял уже весь отпуск авансом.

Трудовое законодательство не запрещает предоставлять отпуск сотруднику заранее, до наступления права на него. Сделать это можно как в текущем году, так и за последующие периоды.

Если сотрудник имеет право выбора удобного для него периода отпуска, то отказать ему в этом работодатель права не имеет, но только в отношении отпуска на текущий год.

Риск предоставления отпуска авансом заключается в сложностях обратного удержания отпускных, если сотрудник уволится ранее того, как отработает свой отгулянный авансом отпуск.

Подключите Астрал iКЭДО — облачный сервис кадрового делопроизводства с дистанционным выпуском УНЭП для всех сотрудников. Плюсы для работодателя: максимальная экономия ресурсов, минимум затрат на внедрение. Преимущества для сотрудников: исключение походов в отдел кадров или на почту, возможность быстро подписать и отправить любой документ.

Может ли неотгуленный отпуск сгореть?

  • Сгорание неотгуленного в прошлые периоды отпуска не предусмотрено трудовым законодательством. 
  • Работодатель обязан предоставлять своим сотрудникам ежегодный отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней.
  • Если отпуск работника переносился, он имеет право его отгулять в текущем году.
  • Например, если работник не был в отпуске два последних года, он может обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении:
  • 56 дней отпуска в текущем году — за прошлые 2 года;
  • 28 календарных дней — в счет отпуска за текущий год.

Итого общая продолжительность отпуска такого сотрудника может составить 84 дня.

Отпуска за предыдущие периоды могут предоставлять в рамках графика или по соглашению между работником и работодателем (письмо Роструда от 08.06.2007 № 1921-6).

Сгореть может отпуск, который предусмотрен ЛНА работодателя или отпуск за свой счет, предоставляемый отдельным категориям работников.

Можно ли вместо отпуска выплатить сотруднику компенсацию?

Компенсировать сотруднику можно только ту часть отпуска, что превышает 28 календарных дней. Неиспользованный отпуск подлежит компенсации только при увольнении (ч. 1 ст. 127 ТК).