Правила

Может ли директор находящийся в командировке подписывать документы 2023

Может ли директор находящийся в командировке подписывать документы 2023

Государственная инспекция труда в городе Москве разъяснила, вправе ли директор (единственный учредитель), находясь в неоплачиваемом отпуске, принять работника на работу, подписав трудовой договор и приказ о приеме на работу.

В своем письме от 20.08.2020 № 77/7-30028-20-ОБ/10-33260-ОБ/18-1193 ведомство напоминает, что деятельность руководителя организации регламентируется не только трудовым, но и гражданским законодательством, которое не предусматривает прекращения или приостановления полномочий руководителя организации на период нахождения лица, занимающего эту должность, в отпуске.

Полномочия директора как единоличного исполнительного органа (в том числе по изданию приказов, распоряжений и подписанию договоров) сохраняются за ним все время с момента назначения на должность и до даты прекращения полномочий вне зависимости от фактического нахождения на рабочем месте.

Соответственно, если речь идет о текущих приказах, издание которых вряд ли может повлечь негативные последствия (например, об утверждении различных положений, переводе, приеме на работу и т.п.), то подписать их директор может и во время своего отпуска или болезни.

  • Если же речь идет о финансовых документах, а равно о документах, которые могут привлечь внимание налоговой службы или несут потенциальную возможность возникновения споров (например, об увольнении, направлении в командировку, премировании), то перед подписанием таких документов необходимо официально оформить выход директора на работу.
  • Если руководитель был в отпуске за свой счет, то оформляется кадровая документация о прекращении (прерывании) отпуска и выходе на работу.
  • Независимо от того, прописаны ли обязанности по замещению директора в трудовом договоре, должностной инструкции, и приказ, и доверенность нужны.

При этом оформить их достаточно один раз. В приказе указывается, что исполнение обязанностей директора возлагается на время его отсутствия на заместителя директора.

БУХПРОСВЕТ

Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется работникам, в том числе и исполняющим обязанности руководителей организации, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам.

Отпуск без сохранения зарплаты представляется работнику по его письменному заявлению.

Продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работодателем и работником с учетом пожеланий последнего.

При этом в ряде случаев работодатель не вправе отказать работнику в предоставлении отпуска без сохранения зарплаты. Например, такой отпуск должен быть в обязательном порядке предоставлен работающим пенсионерам по старости. Продолжительность такого отпуска для данной категории работников может составлять до 14 календарных дней в году (ст. 128 ТК РФ).

Также отпуск без сохранения зарплаты должен предоставляться по заявлению работающих инвалидов. Они вправе требовать предоставления отпуска за свой счет продолжительностью до 60 календарных дней в году.

 В случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников работникам по их заявлению должен предоставляться отпуск без сохранения зарплаты продолжительностью до 5 календарных дней.

Как правильно подписать документ исполняющему обязанности

В ситуации, когда генеральный директор компании ушел в отпуск или на больничный, сотруднику, на которого временно возложены его обязанности, может потребоваться поставить подпись на документах. Рассказываем, как правильно подписать документ исполняющему обязанности, чтобы из-за ошибок не появились финансовые или налоговые проблемы. 

Иногда приходится временно возложить обязанности на другого сотрудника — например, когда директор находится в отпуске, на больничном, в командировке, еще официально не вступил в должность, но уже выполняет эти функции и др. В таких ситуациях от и. о. директора потребуется ставить подпись на важной документации.

Правильный способ, как должен подписывать документы исполняющий обязанности руководителя, зависит от того, как оформлено временное замещение. В качестве совмещения профессий или увеличения объема работ, без освобождения от основной работы (ст. 60.2 ТК РФ) или как временный перевод на иную работу (ст. 72.2 ТК РФ).

При совмещении профессий человек выполняет дополнительную работу, с ним составляют допсоглашение к трудовому договору и издают приказ о возложении на него должностных функций на время отсутствия коллеги.

В этих актах прописывают, какие конкретно функции на него возлагают. А в распоряжении отмечают и на каких приказах, договорах, актах он вправе ставить подпись за основного сотрудника.

Например, временного заместителя главного бухгалтера необходимо уполномочить визировать кадровую, первичную, кассовую документацию, счета-фактуры и т. д.

Может ли директор находящийся в командировке подписывать документы 2023

Для подписания документации при совмещении есть два варианта:

  • указать должность основного сотрудника с приставкой «и. о.»;
  • или собственную должность по трудовому договору.

Дополнительно рядом с подписью иногда указывают ссылку на распорядительный акт, который уполномочил человека временно замещать коллегу.

Чтобы подтвердить полномочия, следует оформить специальную доверенность на заместителя. В ней указывают, перед какими госорганами, юрлицами и физлицами он вправе представлять интересы компании и какую документацию визировать (пп. 1, 3 ст. 29 НК РФ, п. 1 ст. 182 ГК РФ).

При временном переводе аналогично заключают допсоглашение. В такой ситуации человек временно освобождается от предыдущей работы, а в допсоглашении отмечают название должности, на которую его переводят. Ее и указывает сотрудник в документации. Исключение — когда человека перевели конкретно на должность с и. о. (если она есть в штатном расписании).

Как правильно подписывать документацию исполняющему обязанности

Право подписи на документах для руководителя: у кого есть право первой и второй подписи

Чтобы руководитель не тратил время на подписание каждого документа компании, он делегирует свое право подписи. Так можно позволить другим людям заверять финансовые, кадровые и другие документы

https://www.youtube.com/watch?v=YrvKPsCyOgA\u0026pp=ygWCAdCc0L7QttC10YIg0LvQuCDQtNC40YDQtdC60YLQvtGAINC90LDRhdC-0LTRj9GJ0LjQudGB0Y8g0LIg0LrQvtC80LDQvdC00LjRgNC-0LLQutC1INC_0L7QtNC_0LjRgdGL0LLQsNGC0Ywg0LTQvtC60YPQvNC10L3RgtGLIDIwMjM%3D

По умолчанию право первой подписи есть только у генерального директора — он выступает от лица компании и заверяет все документы. Когда бумаг становится слишком много, право подписи некоторых документов передают сотрудникам.

Право первой подписи, или подписи директора, — это полномочие удостоверять все документы, которые возникают в процессе работы бизнеса, — кадровые, финансовые, гражданско-правовые, локальные нормативные акты и другие.

Это право появляется у руководителя компании после ее создания: он единственный, кто может подписывать документы от лица компании без специального приказа или доверенности.

п. 3 ст. 40 закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ

В корпорациях — компаниях, где высший орган состоит из собрания участников, — может быть несколько руководителей, если это закреплено в уставе организации. Тогда право первой подписи есть у всех директоров и их подписи имеют одинаковую силу.

п. 3 ст. 65.3 ГК РФ

Руководители могут делегировать свое право подписи на документах другим работникам или третьим лицам. Это полезно, чтобы работа компании не останавливалась, когда директор не может подписать документ:

Как правильно делегировать полномочия

  • во время болезни, отпуска или командировки;
  • из-за круглосуточной или ежедневной работы компании;
  • потому что документов стало очень много.

Право подписывать внутренние документы можно передать приказом, а для остальных нужна доверенность. С правом подписи поверенный не получает всех полномочий руководителя. В приказах и доверенностях указывают перечень документов, в которых человек сможет расписываться вместо директора.

Например, руководителю отдела кадров можно позволить принимать сотрудников на работу без согласования с гендиректором.

Как найти и удержать хороших сотрудников

Главному бухгалтеру обычно дают право подписывать платежные поручения, финансовые документы, бухгалтерскую, налоговую отчетность, подавать запросы и пояснения в налоговую без согласования с руководителем, чтобы директор компании не подписывал каждый документ. То есть в этих документах главбух выступает от лица организации, тогда как по умолчанию это может делать только директор.

Передавать право подписи не обязательно. Например, ИП с небольшим бизнесом может самостоятельно подписывать все необходимые документы, даже если у него есть бухгалтер.

Откуда у ИП право подписывать договор

Вторая подпись ставится после первой в документах, где это необходимо. В них первой подписью считают подпись директора компании, второй — главного бухгалтера.

Пример бланка счета-фактуры с первой подписью руководителя ООО и второй — главного бухгалтера

Есть установленные формы, которые менять нельзя, например счета-фактуры, платежного поручения, приходного и расходного кассовых ордеров. Формы других документов организация устанавливает сама.

Если в установленной форме нужны первая и вторая подпись, то нужно ставить обе. Если организация использует форму с одной — первой подписью, то вторая не нужна.

Например, это касается первичных документов — накладных, актов выполненных работ.

Есть исключение: в счетах-фактурах, которые подтверждают сумму НДС, предъявленную продавцом покупателю, должно быть две подписи, это указано в налоговом кодексе. Если директор сам ведет бухучет, то он должен расписаться дважды.

п. 6 ст. 169 НК РФ

Само понятие «право первой и второй подписи» не упоминается в гражданском, налоговом, бухгалтерском и трудовом законодательстве. Есть только подпись директора, которой можно заверить что угодно. Руководитель может делегировать сотрудникам или сторонним людям и компаниям право подписывать за него некоторые документы.

Передать право подписи можно либо штатному сотруднику, либо стороннему лицу, с которым заключен договор на оказание возмездных услуг или иное соглашение.

В компаниях, чтобы передать сотруднику право подписи, нужно издать приказ. ИП передают право подписи только по доверенности — о ней расскажем в следующем разделе.

https://www.youtube.com/watch?v=YrvKPsCyOgA\u0026pp=YAHIAQE%3D

Скачать шаблон приказа

Приказ позволяет сотруднику подписывать только внутренние документы и счета-фактуры. Если нужно больше полномочий, тоже нужна доверенность. Утвержденной формы у такого приказа нет, можно написать в произвольной. В документе должны быть:

  • дата, номер приказа и цель издания — например, «для своевременного оформления бухгалтерской документации»;
  • Ф. И. О. человека, которому передается право, и его должность;
  • перечень передаваемых полномочий — нужно описать, какие виды документов поверенный сможет подписывать без заверения директора. Если хотите передать право второй подписи в его классическом понимании — вторая подпись в документе после отметки директора, — это тоже нужно указать;
  • дата и срок делегирования — срок может быть любым: день, год или неограниченный;
  • подпись директора или другого лица, уполномоченного действовать от его имени: если руководитель компании до этого передал исполнительному директору полномочия передавать право подписи.
Читайте также:  Украли номера с автомобиля 2023

Пример приказа о передаче бухгалтеру права подписи финансовых и кадровых документов

Формально передать право подписи можно любому сотруднику. Однако логичнее давать работнику право подписывать только те документы, которые касаются его служебных обязанностей. Например, если сотрудник не занимается распределением денег, формированием и направлением платежей, незачем давать ему право заверять финансовые документы.

Если руководитель хочет передать право подписи на документах, которые покидают пределы компании, нужно оформлять доверенность. Доверенностью делегируют полномочия сотрудникам, внештатным работникам или родственникам.

ИП всегда передает право подписи документов доверенностью: приказы издают только компании. Кроме того, ИП не может передать право подписи на первичных документах — накладных, актах выполненных работ или оказанных услуг и других.

Можно передать право подписи другой компании, которая, например, ведет бухгалтерию или принимает грузы от имени вашей организации. Тогда доверенность оформляется на руководителя компании-партнера.

Чтобы передать право подписи другой компании, между вами должен быть заключен договор с прописанными обязанностями сторон. Как вариант, это может быть договор об оказании услуг или агентский договор. Если он уже есть, новый заключать не нужно.

Что такое агентский договор

В дополнение к договору составляют доверенность на представление интересов. Особой формы такого документа тоже нет, его составляют по нормам гражданского законодательства. В доверенности должны быть:

Скачать доверенность

  • номер доверенности по внутреннему документообороту, место и дата подписания;
  • реквизиты доверителя. Для ИП: имя предпринимателя, ОГРНИП, адрес регистрации. Для компаний: название, ОГРН, ИНН, КПП, адрес местонахождения;
  • информация о доверителе — в компаниях обычно это директор. Нужно записать его должность, документ, на основании которого он может передавать право подписи, — устав, паспортные данные доверителя. ИП могут пропустить этот пункт;
  • подробное описание полномочий, которые возлагает доверитель, — полный перечень документов, которые поверенный сможет подписывать;
  • срок действия доверенности — если не указать конкретных сроков, доверенность будет действовать один год со дня подписания;
  • информация, может ли поверенный передоверять свое право подписи;
  • подписи поверенного и директора.

Пример доверенности на право подписи накладных и актов приема-передачи

Если человек заверяет документ по доверенности, он должен указывать ее номер. Например, «Главный бухгалтер (по доверенности от 15.06.2021 № 15)». Это значит, что у главного бухгалтера есть право подписать этот документ, поскольку он получил его по доверенности № 15, — так можно проверить, действительно ли у него есть такое право и не закончился ли срок его действия.

Формулировки «за главного бухгалтера» или «исполняющий обязанности главного бухгалтера» не подойдут, поскольку человек получил полноценное право, а не статус временно исполняющего обязанности.

Бухгалтер, который отправляет отчетность в налоговую, обычно работает по доверенности, ведь документы покидают пределы компании.

Бумажную копию доверенности можно отнести лично в налоговую или отправить почтой ценным письмом с описью вложения. В электронном виде можно отправить через систему электронного документооборота.

Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Командировка генерального директора и учредителя. Как оформить

В служебную командировку может отправиться и генеральный директор компании, поскольку существуют вопросы, в решении которых бывает необходимо его личное присутствие.

У кадровиков иногда возникают вопросы, как правильно оформить командировку директору, какие документы необходимы и кто должен их подписывать.

Ответим на них, а также рассмотрим особенности оформления командировки учредителя.

Этапы подготовки к командировке.

Нормативная база

Процедура отправления сотрудников в командировки регулируется нормативными актами. Первый из них — Трудовой кодекс РФ, в частности, ст. 166. В ней дано определение командировке. Второй документ, он же и основной, — это Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Оно утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.

Основания для командировки директора

Целями служебной поездки руководителя организации могут быть следующие:

  • встречи с будущими контрагентами, осуществление новых бизнес-идей;
  • открытие новых представительств компании в других городах или даже странах;
  • работы, связанные с открытием нового проекта, участие в переговорах с подрядчиками, заключение с ними контрактов;
  • урегулирование спорных вопросов, которые появились в результате проверки филиалов или обособленных подразделений государственными органами контроля.

Основанием, зафиксированным документально, всегда выступает должным образом оформленная служебная записка.

Цели служебной поездки указывают и в приказе на командировку.

Оформление командировки директора и необходимые документы

Гендиректор, не являющийся одновременно учредителем компании, — точно такой же работник, как и остальные. Отличие лишь в том, что он является законным представителем работодателя в отношениях с иными сотрудниками. Поэтому порядок оформления его командировки будет иметь лишь небольшие отличия от оформления служебной поездки рядового сотрудника.

Итак, порядок оформления следующий:

  1. Пишется служебная записка руководителем о направлении в командировку. Эта бумага считается основанием для оформления командировочного удостоверения и приказа.
  2. Составляется приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9. В нем прописывается цель поездки, срок, место и другие важные сведения.
  3. Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов, работник знакомится с документом и ставит свою подпись в журнале в знак согласия.
  4. Оформляется командировочное удостоверение по форме Т-10. Организации делают его по собственной инициативе, поскольку законодательно делать его необязательно. Его выписывают лишь для внутреннего контроля.
  5. Гендиректору, так же как и любому другому сотруднику, выдается аванс на оплату затрат, связанных с поездкой.
  6. Не обязательно, но можно зафиксировать факт отправления сотрудника в поездку в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки. Наличие и ведение такого журнала компания вправе предусмотреть по собственному желанию.
  7. После того как сотрудник, а в данном случае — гендиректор, отправился с командировку, дни пребывания в поездке отмечаются в табеле учета рабочего времени.
  8. По возвращении работник предоставляет отчет о затраченных в связи с командировкой средствах. К авансовому отчету прилагаются чеки и квитанции, подтверждающие расходы.

ВАЖНО! Образец приказа о направлении в командировку руководителя организации от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Документы нужно оформлять правильно, от этого будет зависеть судьба налогооблагаемой базы компании (подп. 12, п. 1 ст. 264 НК РФ).

Например, если приказ оформить позже, то получится, что число дней в командировке учтется бухгалтерами в меньшем количестве, и тогда сумма расходов в налоговой базе тоже будет меньше фактической (которую генеральный директор получил на руки, когда уже отправился в поездку).

Поэтому так важно соблюдать сроки составления первичной документации. Все нюансы указаны в Постановлении Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года.

Кто подписывает приказ и другие документы

Все документы должен подписывать руководитель организации, соответственно, и приказ, и служебную записку генеральный директор подписывает за себя. Таким образом, получается, что он сам себя направляет в командировку.

Может ли руководитель подписать приказ о командировке электронной подписью?

Возложение обязанностей

В тех случаях, когда руководитель отсутствует на рабочем месте, а данном случае — отправился в командировку, его полномочия передаются другому сотруднику с целью исполнения обязанностей директора: подписание договоров, приказов и т.д. Выбор такого работника может зависеть от решения руководителя. Но в большинстве случаев таким сотрудником становится тот, кто прописан в уставной документации организации (ст. 53 ГК РФ).

Как правило, это следующие сотрудники:

  • заместитель директора;
  • руководитель отдела кадров;
  • руководитель какого-либо подразделения или отдела;
  • соучредитель, если таковой имеется;
  • бухгалтер.

Что нужно учесть при возложении обязанностей генерального директора на другого сотрудника:

  1. Работник начинает исполнять новые обязанности, которые являются дополнительными к основным, поэтому данный факт необходимо согласовать с сотрудником. Новые обязанности и особенности оплаты нужно прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
  2. Чтобы передать право подписи, необходимо оформить доверенность (ст. 185 ГК РФ). Срок ее может быть любым, но, как правило, он соответствует периоду командировки.
  3. Нужно получить письменное согласие сотрудника.
  4. Издается приказ о передаче полномочий руководителя на определенный срок.

Внимание! Если сотрудник был наделен полномочиями руководителя до оформления командировки последнего, то все документы, касающиеся поездки, он вправе подписать.

Командировка учредителя

Бывают ситуации, когда необходимо отправить к командировку учредителя.

Точнее, поездку необходимо оформить как командировку, потому что учредитель едет по делам компании, а расходы необходимо учесть как командировочные.

Но он не является сотрудником компании, поэтому в командировку его отправить нельзя (ст. 166 ТК РФ) и деньги под отчет выдать тоже. Если этим правилом пренебречь, то у налоговой могут возникнуть вопросы.

Как оплатить командировку учредителя?

Чтобы оформить служебную поездку учредителя (и при этом списать расходы в налоговом учете, не удерживать НДФЛ и получить вычет по НДС), можно воспользоваться тремя способами.

Читайте также:  Ответственность за самозахват земли в 2023 году когда наступает 2023

Трудовой договор

Первый способ — заключить с учредителем срочный трудовой договор и принять на какую-либо должность (например, помощник директора) с минимальным окладом. Тогда можно оформить командировку по всем правилам: с оплатой проживания и суточных.

Важно! В трудовом договоре необходимо прописать обязанности, касаемые командировки: участие в переговорах, подготовка к заключению сделок и т.д. Зарплата в данном случае не должна быть ниже МРОТ.

Гражданско-правовой договор

Второй способ — заключение договора гражданско-правового характера на каждую «командировку». В таком договоре должны быть прописаны конкретные задачи: что он должен сделать, какой результат получить.

Договор может быть двух видов: оказания услуг и поручения (его заключают, если потребуется во время поездки подписывать какие-либо документы, также составляется доверенность на право подписания документов от имени компании).

В случае заключения ГПД компания должна возместить учредителю затраты на данную поездку или сама купить билеты, оплатить проживание и т.д.

В первом случае на компенсацию затрат не начисляется НДФЛ и страховые взносы, данная сумма входит в налоговые расходы организации.

Все расходы должны быть подтверждены первичкой, НДС к вычету принять будет нельзя, т.к. в документах будет фигурировать только учредитель.

Если компания сама оплачивает проезд и проживание, то вычет НДС будет возможен, т.к. документы будут оформлены на имя компании.

Наличные для поездки выдаются не под отчет, а просто из кассы в качестве средств, необходимых для осуществления ГПД. В расходно-кассовом ордере должны быть указаны дата и номер этого договора.

Без договора

Никаких договоров заключать не понадобится, если поездка связана со сделкой, заключение которой требует присутствия и одобрения учредителя. Существуют типы сделок, которые директор не может заключать самостоятельно:

  • крупные (это сделки с имуществом, стоимостью свыше 25% от стоимости имущества предприятия);
  • с заинтересованностью;
  • которые прописаны в уставе ООО как требующие одобрения.

Если причина поездки — одна из этих сделок, то ФНС не будет сомневаться в аргументированности затрат на поездку (ст. 252 НК РФ). Обычно такие расходы учитывают как прочие или внереализационные.

Так как средства шли не на оплату личных расходов учредителя, а на оплату расходов компании, не требуется уплата НДФЛ и страховых взносов. НДС можно принять к вычету.

Полномочия директора, во время его отсутствия на работе

Полномочия директора всегда за ним сохраняются, вне зависимости от того, где он находится: от отпуске, дома, на работе, за рубежом, в больнице и так далее.

Вопрос о полномочиях директора, не находящегося на рабочем месте, не такой уж легкомысленный, как может показаться. Директор несет полную ответственность за деятельность компании, в том числе и налоговую, и административную, и гражданскую. Логично, что для каждого вида ответственности может быть своя трактовка полномочий в период отсутствия.

Чаще всего, вопрос о полномочиях директора возникает, когда появляются трудовые либо налоговые споры, возбуждаются административные либо уголовные дела.

Гражданское законодательство

В соответствии с ГК РФ, на период нахождения директора в отпуске, не предусматривается прекращение или приостановление его полномочий, как единоличного исполнительного органа.

Постановление Президиума ВАС РФ от 09.02.1999 № 6164/98:

На этот счет, есть четка позиция Президиума ВАС: Полномочия директора как единоличного исполнительного органа (в том числе по изданию приказов, распоряжений и подписанию договоров) сохраняются за ним все время с момента назначения на должность и до даты прекращения полномочий вне зависимости от фактического нахождения на рабочем месте.

Директор вправе решать вопросы по управлению фирмой дистанционно, в том числе и находясь в отпуске. И, такие решения также подлежат исполнению со стороны работников фирмы, как и любые другие.

Трудовые отношения

Трудовая инспекция придерживается позиции, что полномочия директора, как единоличного исполнительного органа сохраняются за ним все время вне зависимости фактического нахождения на рабочем месте.

Директор может подписывать приказы, распоряжения, договора и во время отпуска, и во время болезни. В том числе, приказы о приеме на работу и увольнении работника по собственному желанию, о переводе, о назначении премии и т.п.

Директор вправе подписывать любые кадровые документы, не находясь на рабочем месте, если эти документы не влекут негативных последствий.

Но, подписанный приказ, например о наложении дисциплинарного взыскания, о котором директор, находясь в отпуске, знать не мог, работник сможет обжаловать в суде.

Налоговые обязательства

Финансовые документы, на основании которых ведется налоговый учет и платятся налоги, должны быть подписаны директором, который на момент подписания не находится на лечении или в отпуске.

Перед подписанием важных финансовых документов, нужно оформить выход директора на работу. В случае, экстренной необходимости, можно прервать отпуск или закрыть больничный.

Уголовные дела

В подобных случаях, важное значение будет иметь факт влияния, возможности влияния на рабочие процессы и факт нахождения на рабочем месте. А эти факты могут подтверждаться как документами, например, приказами об отпуске, так и показаниями работников.

Передача полномочий директора на период отпуска

Директор может передать свои полномочия другому работнику на период отпуска, командировки, болезни и т.п.

Если в компании есть заместитель директора, и в его трудовом договоре или должностной инструкции прописано, временное исполнение обязанностей директора — это упрощает процедуру передачи директорских полномочий.

Как оформить командировку для гендиректора

С точки зрения трудового законодательства генеральный
директор — такой же наёмный сотрудник, как и все
остальные. Однако оформление командировочных документов для
руководителя компании имеет свои особенности. Рассказываем
по шагам, какие моменты нужно учесть при направлении
в командировку гендиректора.

В первую очередь необходимо составить служебную записку
о направлении директора в командировку
и перечислении ему аванса. Для этого нужно приблизительно
подсчитать сумму предстоящих расходов.

В эту сумму включают
стоимость билетов, трансфера, жилья, суточные, а также
компенсацию представительских расходов, если такие предусмотрены
политикой компании.

Если билеты и отель оплачиваются
со счёта компании, то их стоимость не включают
в аванс.

Представительские расходы — это стоимость деловых ужинов,
заседаний, услуг переводчика. На них до командировки
составляют отдельный приказ, где утверждается необходимость
расходов и сумма. Компенсация представительских расходов
должна быть внесена в приказ на командировку
и выплачена авансом.

Служебная записка составляется от лица гендиректора
на его же имя. Получается, он сам себя направляет
в командировку.

2. Оформить приказ о направлении в командировку

Затем нужно сделать приказ на командировку —
по унифицированной форме Т-9 или по форме, принятой
в организации. Форма приказа прописывается во внутреннем
положении о командировках. Как и служебная записка,
приказ оформляется на имя гендиректора и подписывается
им же. Документ  фиксируют в журнале регистрации
приказов организации.

Примеры
оформления документов для командировки

3. Составить приказ и доверенность на передачу
полномочий директора другому сотруднику

Во время отъезда директора компания не прекращает свою
деятельность — кто-то должен управлять процессами
и людьми, подписывать документы. Поэтому на время своего
отсутствия генеральный директор выбирает доверенное лицо
и оформляет на него доверенность на передачу
полномочий.

  • Временно исполняющим обязанности гендиректора может быть выбран
    любой сотрудник, но чаще всего
    им становятся заместитель директора, технический
    директор (CTO), соучредитель, главный
    бухгалтер, руководитель департамента или отдела.
  • Доверенность составляется в свободной форме
    и заверяется печатью организации и подписью генерального
    директора.
  • Что обязательно должно быть в доверенности:
  • имя сотрудника, временно исполняющего обязанности главы
    компании;
  • список полномочий, которыми наделяется замещающее лицо;
  • дата подписания и дата истечения действия
    доверенности.

Одновременно с доверенностью нужно составить приказ
о передаче полномочий гендиректора доверенному лицу. Если
в обязанности доверенного лица до этого не входило
замещение директора, то необходимо составить дополнительное
соглашение к его трудовому договору. Также нужно заручиться
письменным согласием сотрудника исполнять обязанности
директора.

4. Забронировать жильё и купить билеты

При бронировании учитывайте, что планы руководителя могут
измениться в любой момент. Поэтому покупайте билеты
с возможностью обмена и возврата — это позволит
сэкономить в случае внезапного переноса или отмены поездки.
При покупке на Туту можно забронировать авиабилеты
на несколько дней и выкупить позже. Что касается жилья,
то лучше выбирать варианты с бесплатной отменой
брони.

Сервис Туту позволяет оплатить авиа-, ж/д и
автобусные билеты банковской картой. Все отчётные билеты и
документы доступны для скачивания в любой момент в личном кабинете
пользователя. 

Как
оформить отмену командировку в связи
с коронавирусом

5. Забронировать авто

Часто в качестве трансфера до/от аэропорта используют
такси. Командированному нужно сохранять чеки на поездки, чтобы
потом получить возмещение расходов.

Иногда на время командировки бронируют автомобиль —
например, если директору нужно съездить в несколько филиалов
предприятия на территории страны или просто много
передвигаться по городу. Важно сохранять все документы:
договор аренды автомобиля, чеки с заправок, чтобы предоставить
в бухгалтерию для отчёта.

6. Оформить визу

У каждого консульства свои правила по оформлению виз.
Иногда подать документы на визу вместо гендиректора может
доверенное лицо, например, ассистент. Значит, необходимо оформить
доверенность в соответствии с правилами консульства.

Читайте также:  Алименты беременной жене в браке, можно ли и как подать на алименты беременной 2023

Подавать заявление на шенгенскую визу директор должен
лично, так как нужно сдать отпечатки пальцев. Исключение —
если он уже сдавал биометрию в течение последних
5 лет. В этом случае передать документы можно
по доверенности.

При оплате визы и других расходов нужно сохранять
чеки — стоимость оформления визы входит в список командировочных расходов
и оплачивается компанией.

К ним относятся документы, подтверждающие разные виды
расходов:

  • жильё — договор об аренде квартиры, счёт-фактура, чек
    ККТ об оплате гостиницы, выписку с банковской карты;
  • транспорт — посадочный талон на самолёт, чеки ККТ
    из такси или каршеринга, договор об аренде
    авто. Подробнее
    об отчётных документах за каршеринг.
  • представительские расходы — чеки за деловые ужины,
    договор аренды зала заседаний и т.д.

2. Заполнить авансовый отчёт

В авансовом
отчёте прописывают суммы выданных и потраченных
денег. На оборотной стороне отчёта впишите названия отчётных
документов: чек, квитанция и т.д.

3. Отдать отчёт и чеки в бухгалтерию

Сделать это нужно в течение 3 рабочих дней после
возвращения из поездки. После этого бухгалтерия сделает
перерасчёт. Если гендиректор что-то оплатил из своих средств,
эти расходы ему обязаны возместить.

* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несёт
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

Может ли директор подписывать документы, находясь в отпуске? — Компания «АПИ»

Директор, являясь единоличным исполнительным органом, без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки, выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия (пп. 1, 2 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). В качестве единоличного исполнительного органа общества может выступать только физическое лицо, за исключением случая, предусмотренного ст. 42 Закона N 14-ФЗ.

                Единоличный исполнительный орган акционерного общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества (абз. 3 п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

                Деятельность наемного работника в должности директора регулируется гл. 43 ТК РФ. Следовательно, на директора распространяются все нормы трудового законодательства, в частности, об отпуске, об оплате периода временной нетрудоспособности.

                Директор — физическое лицо, с которым заключен трудовой договор, предусматривающий в том числе право работника на отдых.

Соответственно, это лицо, находясь в отпуске, не выполняет свои трудовые обязанности и с точки зрения трудового законодательства не вправе подписывать договоры, издавать приказы и распоряжения, так как все это является частью трудовых обязанностей директора.

                Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ).

                Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

                Приказ о предоставлении себе отпуска должен подписать сам директор (Письмо Роструда от 11.03.2009 N 1143-ТЗ).

                Таким образом, на время ежегодного оплачиваемого отпуска директора следует назначить исполняющего его обязанности вне зависимости от численности (штата) организации.

                Продолжительность рабочей недели не может быть больше, а продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска меньше, чем установленные ТК РФ (ст. 305 ТК РФ).

                Директор, являясь должностным лицом, может быть привлечен к административной ответственности за нарушения законодательства, как в отношении работников организации, так и в отношении себя. Несоблюдение требований об отпусках, установленных ТК РФ, влечет административную ответственность (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

                Вместе с тем следует учитывать, что при рассмотрении гражданско-правовых споров суды допускают оформление документов директором, находящимся в отпуске.

                Так, суды указывают, что, поскольку доказательств прекращения полномочий генерального директора либо его переизбрания не представлено, его отсутствие, связанное с нахождением в отпуске или по болезни, не указывает на то, что полномочия директора прерывались (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 29.01.2019 N Ф10-5766/2018 по делу N А35-8845/2017).

Как оформить командировку генерального директора компании — Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business

Процедура отправления сотрудников в командировки регулируется Трудовым кодексом РФ (в частности, статьёй 166, в которой дано определение командировки) и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Согласно ТК РФ, служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя с целью выполнения этого поручения вне места постоянной работы.

Генеральный директор — такой же наёмный работник, как и другие сотрудники, просто он является представителем работодателя в отношениях с другими сотрудниками.

Если же гендиректор является одновременно и учредителем компании, ситуация несколько иная, о ней поговорим отдельно.

Оформление командировки генерального директора: необходимые документы

При оформлении командировки директора применяют те же самые формы, что и при направлении в командировку любых других сотрудников. Порядок оформления тоже стандартный, документы необходимы следующие:

  • Форма Т-10а — служебное задание для направления в командировку, а также отчёт о его выполнении. Директор сам себя направляет в командировку.
  • Форма Т-9 — приказ о командировке, изданный на основе служебного задания.
  • Приказ о временном замещении руководителя — издаётся параллельно с приказом о командировке.
  • Форма Т-10 — командировочное удостоверение, подтверждающее факт пребывания в командировке и её продолжительность. Содержит личные данные командируемого, цель поездки, отметки о времени приезда в пункт назначения и возвращении обратно. Его нужно предоставить в бухгалтерию вместе с авансовым отчётом.

Кто подписывает приказ на командировку директора

Все документы — приказ о своей командировке, командировочное удостоверение и служебное задание — должно подписывать лицо, указанное в уставной документации и наделённое правом составления и визирования локальных распоряжений. Чаще всего это сам директор.

Генеральный директор оформляет все документы на своё имя и сам всё подписывает. Такой алгоритм действий полностью подтверждается письмом Роструда № 1143-ТЗ от одиннадцатого марта 2009-го года. В тексте указано, что руководитель имеет право подписывать любые приказы, даже если они касаются его самого.

Возложение обязанностей

Важное отличие командировки директора от поездки обычного сотрудника — необходимость передать кому-то управление компанией во время отсутствия руководителя. Чаще всего обязанности переходят заместителю генерального директора.

Если его нет или он также находится в командировке, директор может передать выполнение своих обязанностей другому сотруднику. Чаще всего это кто-то из лиц, прописанных в уставной документации организации: руководитель отдела кадров, руководитель подразделения или отдела или главный бухгалтер.

Но в целом, директор может передать свои полномочия любому сотруднику. Главное, чтобы этот сотрудник дал письменное согласие.

Когда согласие получено, оформляется приказ о временной передаче полномочий. В нём отражают продолжительность и предпосылки замещения и уточняют полномочия, а также указывают информацию об оплате временного заместительства, если оно не входит в должностные обязанности подчинённого.

Кроме того, на заместителя нужно оформить доверенность на ведение дел. А чтобы заместитель мог подписывать не только локальные документы, но и финансовые, директор должен предоставить в банк, который обслуживает компанию, карточку с подписью своего заместителя.

Командировка учредителя

Если генеральный директор одновременно является учредителем, ситуация несколько сложнее. В этом случае нужно смотреть, заключён ли с директором трудовой договор. Специалисты не дают однозначного ответа на вопрос, можно и нужно ли это делать.

Если договор заключён, учредителя и директора можно без проблем отправить в командировку, оформив обычный набор документов, о котором мы говорили выше.

Если же договора нет, то, чтобы оформить командировку учредителя и при этом списать расходы в налоговом учете, не удерживать НДФЛ и получить вычет по НДС, можно воспользоваться тремя способами.

  • Заключить срочный трудовой договор и принять учредителя на какую-либо должность с минимальным окладом. Тогда командировку можно будет оформить по всем правилам.

Важно помнить, что зарплата не должна быть ниже МРОТ. В трудовом договоре нужно прописать обязанности, которые касаются командировки.

  • Заключить гражданско-правовой договор.

Такой договор можно заключать на каждую командировку. В нём прописываются конкретные задачи: что нужно сделать и какой результат получить.

Если поездка связана со сделкой, заключение которой требует присутствия и одобрения учредителя (особо крупная, с заинтересованностью или прописанная в уставе как требующая одобрения), можно отправить его в командировку без договора. В этом случае ФНС не будет сомневаться в аргументированности затрат на поездку.

Что ещё почитать по теме:

  • Оплата труда в командировке
  • Как рассчитать суточные