До недавнего времени личная карточка работника (это унифицированная форма Т-2) была обязательной для каждого работодателя, и с некоторыми внесенными в нее записями работника знакомили под подпись. Сейчас необходимость в этом документе исчезла, но вести его не запрещено.

Вплоть до 2022 года документом первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия являлась личная карточка работника по форме Т-2.

Это документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых заполнение первого, второго, третьего и восьмого (при наличии у человека соответствующих прав) происходило при приеме на работу.

Остальные разделы заполняли в процессе трудовой деятельности работника от руки или печатным способом. Все сведения вписывали на основании представленных при трудоустройстве и составленных в процессе работы сотрудника документов.

Ранее закон предусматривал два случая, когда личная карточка была необходима для:

1. Ознакомления с записями в трудовой книжке. Работник расписывался в документе минимум три раза: дважды при приеме на работу, а затем при увольнении. В последующем, если человек переводился на другие должности и в его трудовую книжку вносились соответствующие изменения, их фиксировали и в личной карточке сотрудника по форме Т-2, где человек расписывался рядом с дублирующей записью, содержащей эти сведения.
2. Учета военнообязанных. Но с января 2022 г. начал действовать Приказ Министра обороны РФ № 700 от 22.11.2021, который утвердил специальные формы документов, по которым и сейчас ведется воинский учет граждан в организациях.

Так что с учетом автоматизации большинства процессов и перехода на электронный документооборот заполнение личной карточки, по мнению редакции, лишнее и представляет собой пережиток кадрового делопроизводства, отнимающий ресурсы на оформление и хранение.

Тем более что хранить личную карточку надо постоянно, пока человек работает, и еще 75 лет после его увольнения.

А вести личную карточку исключительно в электронном варианте недопустимо, считают чиновники, поскольку в ней обязан расписываться работник, что при е-формате невозможно.

Как заполнять

Если вы решили сохранить документ, то предлагаем подробную инструкцию, как его оформлять, и наглядный пример заполнения личной карточки работника Т-2 в 2023 году.

Шаг 1. Заполнение шапки

Заполнять личную карточку начинаем с шапки или основных реквизитов организации:

• вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО;
• вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату составления, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол;
• в ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника;
• в ячейке «Характер работы» пишется либо «постоянная», либо «временная», если заключен срочный трудовой договор. Но это не полный список, какой бывает характер работы в личной карточке Т-2, и работодатель вправе дописать «дистанционная» или «разъездная», если так указано в трудовом соглашении.

Шаг 2. Общие сведения

Заполняем реквизиты трудового договора. Дальнейшая инструкция по заполнению личной карточки Т-2 предусматривает указание фамилии, имени, отчества работника и другие его персональные данные.

Здесь же вписывают коды по ОКАТО и ОКИН. Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку. В Москве, Санкт-Петербурге, Челябинске и других городах коды различаются. Нужный код ищите в интернете. Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Он включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит конкретный код.

Допускается указывать степень знания иностранного языка в личной карточке сотрудника таким образом:

• читает и переводит со словарем;
• читает и объясняется;
• владеет свободно.

Далее в личной карточке вписывают сведения об образовании работника.

Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, то указываем это в дополнительных графах.

В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой человек принят на работу.

Вписываем стаж работы на дату заполнения, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки работника.

• Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает возможность уйти на пенсию по старости.
• Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.
• Стаж, дающий возможность получать надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например, в:
• Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому в нашем примере есть лишь общий трудовой стаж, сведения о котором содержатся в трудовой книжке работника.

По мере работы в организации стаж сотрудника увеличивается. Первоначально заполнение сведений о стаже рекомендуется делать карандашом. Потом при увольнении работника впишите ручкой, чтобы не зачеркивать или не пользоваться корректорами.

Далее переходим к разделу личной карточки о семейном положении работника и составе его семьи.

Сведения для пункта 9 — состояние в браке в карточке Т-2 и семейное положение. Но если работник холост, то рекомендуем указать это карандашом, женится — впишите ручкой. Если работник женат (замужем), то пишите ручкой, если разведется — укажите документ, на основании которого брак расторгнут.

Указываем код по ОКИН состояния в браке:

• никогда не был(а) в браке;
• брак зарегистрирован;
• брак не зарегистрирован;
• вдовец или вдова;
• разведен(а) официально;
• разошлись (когда неофициально).

1. В состав семьи вписывается муж (жена) и дети.
2. В личной карточке работника допускается указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).
3. Далее заполняем паспортные и регистрационные данные, просто переписывая их.

Дату регистрации по месту проживания указывают по штампу в паспорте.

Заполнение графы «Номер телефона» желательно: например, если человек не вышел на работу, то воспользуйтесь номером, позвоните и узнайте, что с ним. Желательно взять у сотрудника второй телефонный номер для связи.

Шаг 3. Сведения о воинском учете

Это один из самых сложных пунктов документа. Его заполнение происходит на основании:

• удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (призывника);
• военного билета (пребывающего в запасе).

Для пребывающих в запасе сведения о воинском учете в личной карточке вписывают по следующему принципу.

Первый пункт на офицеров запаса не заполняется:

• воинское звание смотрите в пункте 5 военного билета офицера запаса;
• третий пункт заполняется без сокращения, например, состав (профиль) — командный или солдаты;
• в четвертом пункте, содержащем кодовое обозначение ВУС (военно-учетной специальности), указывается полное цифровое обозначение так, как написано в военном билете: к примеру, 021102 или 113195А.

В строку категории годности к воинской службе в личной карточке работника вписывается буквенное обозначение:

• А (годные к военной службе);
• Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
• В (ограниченно годные к военной службе);
• Г (временно не годные к военной службе).

• При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.
• Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.
• Седьмой пункт подлежит заполнению, если:

• есть мобилизационное предписание (вклейка на последнем листе обложки) или штамп о выдаче и изъятии мобилизационного предписания;
• работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии с учета.

Так заполняется личная карточка Т-2 в разделе о воинском учете для призывников:

1. Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.
2. Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.
3. В пятом пункте указываются сведения из приписного:

• А (годные к военной службе);
• Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
• В (ограниченно годные к военной службе);
• Г (временно не годные к военной службе);
• Д (не годные к военной службе).

Во всем остальном заполнение граф такое же, как и у работников, пребывающих в запасе.

После заполнения этого раздела и работник кадровой службы, и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений, второй — за достоверность предоставленных сведений.

Шаг 4. Прием на работу и переводы

• Заполнение этого раздела происходит на основании трудового договора и приказа о приеме.
• Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.
• В шестом столбце расписывается работник.

Сотруднику необходимо расписываться в личной карточке каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.

Предположим, что нашего работника повышали в должности. В этом случае третий раздел выглядит следующим образом:

Срок внесения записи — одна неделя.

Сведения о временных переводах и об изменении окладов в личную карточку не вносятся.

Шаг 5. Аттестация

Если аттестация проводилась, то в этом пункте записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено работодателем.

В нашем случае это поле пока остается чистым.

Шаг 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды

Эти разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет сотрудника куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, то заполнению подлежат соответствующие разделы личной карточки.

Если работодатель ничего не организует и никого никуда не направляет, то разделы остаются чистыми.

Если сотрудник по своей инициативе обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, то сведения о пройденном обучении необходимо вписать в личную карточку. Мы подготовили для вас пример заполнения вида повышения квалификации в карточке Т-2, чтобы вы имели представление, как оформлять этот раздел.

Шаг 7. Отпуска

Сюда вносится информация обо всех отпусках:

• ежегодных;
• учебных;
• без сохранения заработной платы;
• дополнительных оплачиваемых и др.

Для каждого из отпусков необходимо указать подробную информацию. Вот как правильно заполнить личную карточку работника Т-2 в этом разделе:

Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.

Если человек трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, то рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, на котором продублирована таблица раздела. Лист надо вклеить.

Бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска).

В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную.

На полях Т-2 надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков. Еще потребуются подпись, расшифровка и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.

Шаг 8. Социальные льготы и дополнительные сведения

Заполнение этих разделов происходит на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.

Не надо пугаться: если сотрудник — льготник, то он сам принесет необходимые документы при оформлении личной карточки работника, в которых все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнение этих разделов не понадобится.

Шаг 9. Увольнение работника

Сюда заносят сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.

В завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в личной карточке.

Хранение документов по форме Т-2

Личные карточки следует хранить в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее хранить их вместе).

Работодатели самостоятельно решают, где хранятся личные карточки по форме Т-2 в их организациях, но это должно быть такое место, чтобы посторонние не имели доступа к документам, не могли их достать и прочитать (требуется обеспечить безопасность персональных данных работников).

Личные карточки Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.

Других требований к хранению не установлено.

Новая карточка учета страховых взносов-2023: бланк, образец

Зачем нужна карточка учета взносов в 2023 году?

Карточка индивидуального учета начисленных выплат заводится на одно физическое лицо на календарный год. Все суммы в ней отражаются в рублях и копейках помесячно нарастающим итогом с начала года.

После окончания года, в котором карточка учета использовалась для начисления взносов и составления отчетности, ее придется хранить в течение шести лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Получается, что с 2023 года нужно вести новую карточку индивидуального персонифицированного учета.

Форма карточки в 2023 году

Форму карточки разрабатывают самостоятельно, утвержденного бланка нет. Укажите в карточке личные данные получателя дохода, ИНН, СНИЛС, вид и реквизиты договора, тариф взносов. Приведите строки: облагаемые и необлагаемые выплаты, базу, сумму взносов. В карточку можно включить отдельно взносы на случай травматизма.

В связи с единым тарифов взносов с 2023 года нужно обновить карточку учета взносов.

Вот образец заполнения карточки в 2023 году. Подробнее о ведении документа вы можете прочитать в Консультант Плюс по ссылке.

Выводы

• Делить взносы по видам страхования в карточке по взносам в связи с переходом на единый тариф больше не нужно. Но надо по-прежнему вести учет взносов по каждому физлицу.
• Форму карточку страхователь разрабатывает сам, утвержденного бланка нет (п. 4 ст. 431 НК).
• Обновите форму карточки. При желании можно включить в нее отдельно взносы на страхование от несчастных случаев.

Актуально на 23 января 2023
Скачать бланк карточки перс.учета на 2023 год

Актуально на 23 января 2023
Скачать пример заполнения карточки учета страховых взносов в 2023 году

Личная карточка работника Т2 в 2022 году

Личная карточка работника, обязательная для всех юридических лиц и ИП с сотрудниками, стала необязательной. Продолжать вести карточки можно — это не считается нарушением. Но сведения о военнообязанных необходимо теперь вносить в новую отдельную форму.

Личная карточка работника нужна компаниям для учета сотрудников по найму — тех, с кем заключен трудовой договор. Оформляется она при приеме на работу и ведется до тех пор, пока сотрудник не уволился. При расторжении договора карточка закрывается.

В Т2 вносятся:

• персональные данные;
• сведения о воинском учете;
• данные о приеме и переводе на другую работу;
• информация об образовании, аттестации, повышении квалификации;
• награды, поощрения;
• виды и даты отпусков;
• сведения о положенных социальных льготах.

Заполняется карточка на основании документов — приказа о приеме, паспорта, трудовой книжки, аттестата, военного билета, СНИЛСа.

!

Если при увольнении сотрудник просит выдать ему копию карточки Т2, то работодатель обязан это сделать. Оригинал остается в компании и хранится положенный срок (50 — 75 лет).

Как было раньше

Без личной карточки было не обойтись. Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках» обязывало работодателей дублировать записи из трудовой в личную карточку Т2. Если происходило кадровое событие — прием, увольнение, перевод — то сотрудника знакомили с изменениями под подпись, которая ставилась именно в карточке.

Кроме того, на основании Постановления правительства № 719 от 27.11.2006, на военнообязанных или подлежащих призыву на военную службу сотрудников в форме Т2 нужно было заполнять раздел 2 — «Сведения о воинском учете». 

Курс молодого ИП

11 видеоуроков для уверенного старта бизнеса

Что изменилось

Приказ Министерства труда и соцзащиты № 320 Н от 19.05.2021 утвердил новый порядок ведения трудовых книжек. Про личные карточки работников в приказе больше не упоминалось, что вызвало закономерный вопрос — а нужны ли они вообще. Специалисты сервиса Роструда «Онлайнинспекция.рф» дали следующие разъяснения:

• вести личные карточки теперь не обязательно;
• по желанию вести можно, при этом работодатель сам решает, знакомит сотрудников с записями под подпись или нет;
• если карточки уже ведутся, то отказываться от них нужно правильно (например, путем издания соответствующего приказа);
• формат не имеет значения — можно заполнять как в электронном, так и в бумажном виде;
• карточки Т2 относятся к документам длительного хранения, поэтому в случае отказа выбрасывать их нельзя;
• если сотрудник состоит на воинском учете, то на него необходимо продолжать заполнять раздел 2.

Последний пункт создал работодателям неудобства. Получалось, что полностью отказаться от карточек нельзя в отношении военнообязанных сотрудников. А из формы Т2, состоящей из нескольких разделов, нужно было вести только второй, либо заполнять карточку полностью.

Приказ Министра обороны РФ № 700 от 22.11.2021 урегулировал этот момент окончательно путем утверждения новой формы № 10, по которой организации должны вести воинский учет своих работников. Форма № 10 содержится в приложении 22 к приказу.

Теперь при желании карточки Т2 можно не использовать совсем.

Где взять форму Т2 

Действующие в настоящий момент формы первичной учетной документации по труду — в том числе и карточка работника — утверждены Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Если решили заполнять карточки, то можно использовать форму, представленную в постановлении. Также Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.

2011 позволяет использовать собственные формы. При этом нужно не забывать про обязательные реквизиты (статья 9, пункт 2):

Во избежание ошибок, заполнять Т2 лучше на основании правил из Постановления Госкомстата № 1.

Статья актуальна на  07.04.2022

Карточка предприятия. Бланк и образец 2023 года

Карточка предприятия — это сгруппированная информация о компании или ИП, своего рода визитка. Данные из нее предназначены в основном для потенциальных контрагентов, с которыми планируется сотрудничество. Этот документ необязательный, однако организации его составляют для быстроты и удобства предоставления сведений. Как составить карточку предприятия для ООО и ИП, разберемся в статье.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк карточки предприятия .docСкачать образец карточки ООО .docСкачать образец карточки ИП .doc

Для чего нужна карточка предприятия?

Карточка предприятия (как для ООО, так и для ИП) может понадобиться в таких ситуациях:

1. Если нужно дать информацию потенциальным партнерам о своей компании. Контрагенты сразу смогут выяснить спектр оказываемых услуг, режим налогообложения и другие данные.
2. Если оформляется сделка. При наличии такого документа всегда можно обратиться к уточнению правильных реквизитов для подготовки договора.
3. Если компания подает документы на участие в госзакупках, вся нужная информация будет доступна.
4. Если потенциальный контрагент захочет проверить компанию на предмет добросовестности, ему будет это сделать проще, если компания предоставила карточку предприятия.

Перечислены не все ситуации, когда может пригодиться этот документ. Данные могут затребовать в банке, в ФНС, других ведомствах. Но в основном карточка нужна для будущих партнеров для уточнения каких-либо сведений об организации или индивидуальном предпринимателе.

Карточка предприятия — это внутренний документ. В законодательстве нигде не закреплена информация, что ее необходимо применять.

Соответственно, утвержденной структуры не существует, компании сами разрабатывают форму для внесения в нее всех нужных сведений, также можно использовать какие-либо дизайнерские решения для оформления.

Утверждать документ в учетной политике специальным приказом не требуется.

Внимание! Если у компании поменялись реквизиты, то нужно своевременно их изменять в карточке. Недопустимо отправлять партнерам недостоверную информацию.

Целесообразно также сделать шаблон карточки для партнеров или клиентов, если у них таковая не предусмотрена. Правильные актуальные реквизиты будут всегда по рукой. Они могут понадобиться для налоговой отчетности, для бухгалтерской документации.

Карточка предприятия для ООО

Такой документ обычно оформляют на бланке организации с логотипом. Что обычно указывают в карточке предприятия:

1. Полное и сокращенное названия компании или предприятия. Сокращенное пишут в том случае, если оно указано в учредительной документации.
2. Логотип, рекламное изображение или торговую марку.
3. ОГРН.
4. ИНН, КПП.
5. Документ, на основании которого действует организация: устав, положение или другое.
6. Виды деятельности предприятия и их коды по ОКВЭД.
7. Какая система налогообложения применяется. При нескольких режимах требуется отметить их все по каждому виду ОКВЭД. Потенциальным партнерам эта информация может быть необходима.
8. Должность и ФИО руководителя компании.
9. Адреса компании: юридический, фактический, с указанием почтового индекса.
10. Номер телефона, адрес электронной почты, ссылку на страницу в социальных сетях.
11. Реквизиты банка для произведения расчетов: название банка, где был открыт расчетный счет, БИК, корреспондентский счет. Бюджетные организации могут указать также КБК.
12. Если есть лицензии или разрешения на осуществление какой-либо деятельности, то нужно указать ее номер, дату и срок действия.

Разработку карточки можно поручить секретарю, бухгалтерии или юристу организации. Вся информация берется из учредительных документов компании.

Образец карточки ООО

Карточка организации

Полное
наименование
Общество с ограниченной ответственностью «Гермес»

Сокращенное наименование	ООО «Гермес»
Юридический адрес	426009, г. Ижевск, ул. Лесная, д. 123, оф. 11
Почтовый адрес	426034, г. Ижевск, ул. Сосновая, д. 45А
Телефон/факс	8 (3412) 88-88-87, 8 (3412) 88-88-88
ИНН/КПП	5619875673/3451233456
ОГРН	8765412345231
Расчетный счет	4070987654345676543456
Корреспондентский счет	3090472627274747474732
БИК банка	045678345
Банк	ПАО «НАШБАНК»
Классификаторы в статистическом регистре
ОКПО 45327266 ОКАТО 370000000 ОКТМО 360000000 ОКОГУ 39000 ОКФС 17 ОКОПФ 76 ОКВЭД 45.19
Директор	Семенов Илья Петрович, действует на основании Устава
E-mail	[email protected]

Карточка предприятия для ИП

В карточке ИП нужно указать такую информацию:

1. Наименование предприятия: ФИО ИП.
2. Сокращенное наименование.
3. Виды деятельности и их коды по ОКВЭД.
4. ФИО руководителя. Обычно совпадает с ФИО ИП.
5. ИНН, ОГРНИП.
6. Юридический адрес.
7. Номер телефона, адрес электронной почты, адрес странички в соцсетях и т.п.
8. Реквизиты банка для произведения расчетов: название банка, где был открыт расчетный счет, БИК, корреспондентский счет.

Составлением карточки ИП, скорее всего, будет заниматься самостоятельно, если в штате нет нужных сотрудников. Важно проверить все указываемые реквизиты.

Образец карточки ИП

Карточка индивидуального предпринимателя

Полное наименование
Индивидуальный предприниматель Русаков Степан Евгеньевич

Сокращенное наименование предприятия	ИП Русаков С.Е.
ИНН	1831234565674
ОГРНИП	9876534563272633
Юридический адрес	426007, г. Ижевск, ул. Липовая, д. 19, кв. 7
Тел. / факс	8 909 061 00 00
Расчетный счет	40905675431238762349
Банк	ПАО «НАШБАНК»
Корреспондентский счет банка	301009876100000000765
БИК	047098987
Директор	Русаков Степан Евгеньевич
E-mail	[email protected]

Скачать документна сайте Ассистентус

Личная карточка работника Т-2: кому нужно вести в 2023 году

В статье разбираемся, как оформить отказ от ведения карточек Т-2, можно ли уничтожить Т-2 уволенных сотрудников, где теперь фиксировать отпуска. Как правильно заполнять Т-2, если решили от них не отказываться.

https://www.youtube.com/watch?v=22uucdmq3w8\u0026pp=ygUn0JvQuNGH0L3QsNGPINC60LDRgNGC0L7Rh9C60LAg0JjQnyAyMDIz

С 1 сентября 2021 личные карточки сотрудников формы Т-2 не обязательны для оформления. Это связано с отменой Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства 225 от 16.04.2004.

По п. 12 отмененных Правил работодатель был обязан знакомить работника под роспись в его личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе и увольнении.

Теперь применяются новые Правила, утвержденные Постановлением Правительства 320н от 19.05.2021. Они не упоминают личную карточку и не обязывают работодателя знакомить работника с записями в трудовой книжке по форме Т-2.

Правила 225 отменили, но автоматическая отмена карточек не произошла. Надо издать приказ об отказе от ведения Т-2. А если обязанность по ведению Т-2 упоминается где-то в локальных актах компании, тогда их тоже надо изменить.

Приказ об отказе от ведения личных карточек

В приказе указывают дату, с которой прекращают ведение карточек на действующих работников и отказываются от оформления карточек на новых сотрудников.

Оформлять приказ рекомендовал Роструд на своем официальном сайте при ответе на вопрос № 153572 от 30.08.2021.

Уведомление, информписьмо и согласие на КЭДО

Локальные нормативные акты компании

Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об отпусках могут предусматривать обязательное ведение Т-2 работодателем.

Исключить ненужное условие из локального акта можно 2 способами: издать новую редакцию ЛНА или приказ.

С новой редакцией ЛНА или приказом работников нужно ознакомить «под роспись». Это требование ст. 22 ТК РФ.

Ознакомить можно за пару кликов электронно, если в компании внедрен кадровый электронный документооборот.

5 из 10 опрошенных мною работодателей не отказались от бумажных Т-2. Вот их основные аргументы за продолжение ведения Т-2.

1. По Т-2 удобно учитывать отпуска

За. В бумажной карточке Т-2 есть специальный раздел «Отпуск». В нем удобно фиксировать отпуска, особенно когда есть не только основные, но и дополнительные отпуска — за вредность, за работу в районах Крайнего Севера.

Против. Кадровик тратит время и деньги на заполнение Т-2, на поиск бумаг, на их хранение. Учитывать все виды отпусков можно электронно.

Например, в СБИС на 1 экране кадровик увидит все отпуска сотрудника за несколько лет работы, приказы по каждому из отпусков, проконтролирует, был ли работник в этом году в непрерывном 14-дневном отпуске, как это требует ст. 125 ТК РФ. И, если нужно, распечатает электронную Т-2.

2. Собираем персональные данные работников для Т-2 без согласий на обработку

За. В карточку Т-2 можно вписать личную информацию о работнике и не получать у него согласие на обработку персональных данных. Например, указать номер диплома об образовании, чтобы знать квалификацию работника. Год рождения детей для распределения новогодних подарков. Адрес для переписки. Роскомнадзор подтверждал это в разъяснениях от 14.12.2012.

Против. Форма Т-2 перестала быть обязательной. Поэтому у новых сотрудников придется получать согласие на обработку персданных вне зависимости от того, ведете вы Т-2 на бумаге или нет.

3. Т-2 с подписью работника — это дополнительное доказательство в суде

За. Вот пример решения суда, когда форма Т-2 помогла работодателю отбить 3,5 млн рублей за неиспользованные дни отпуска. Личная карточка стала дополнительным доказательством того, что работодатель выполнил свои обязательства по предоставлению отпусков.

Суть спора. После увольнения работник обратился в суд и потребовал выплаты компенсации за неиспользованные 321 день отпуска, проценты за просрочку выплаты и моральный вред.

Аргументы работодателя. Ответчик принес в суд карточки сотрудника формы Т-2, приказы о предоставлении отпуска за некоторые годы.

Решение суда. Суд работнику отказал. Принял во внимание документы и посчитал недоказанным неполную выплату работнику компенсации за неиспользованный отпуск. См. Определение 3 КСОЮ от 18.08.2021 по делу 88-10826/2021.

Против. На наш взгляд, подписанные с работником приказы также подтверждают предоставление отпусков. Главное быстро такие приказы собрать и предоставить в суд. При электронном кадровом документообороте кадровику понадобится пара кликов, чтобы заглянуть в кадровый архив и распечатать электронные приказы об отпусках за несколько лет.

Узнать больше про электронные кадровые архивы

«Бумажные Т-2 исчезнут во всех компаниях в ближайшие 5–10 лет. Я каждый день наблюдаю, как крупнейшие работодатели страны переводят кадровые документы в электронный вид и полностью отказываются от бумаг. У бумажных Т-2 нет будущего», — считает Михаил Ефимов, эксперт компании «Тензор» по автоматизации кадровых процессов.

Унифицированная форма личной карточки работника установлена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для государственных (муниципальных) служащих разработана форма Т-2ГС(МС).

Скачать форму личной карточки Т-2. Скачать бланк личной карточки Т-2ГС(МС).

Вот популярные вопросы, которые возникают при заполнении личной карточки.

Можно ли указать в Т-2 «незарегистрированный брак» или нужно писать «не женат»

Графу о браке заполняют только на основании официальных документов. Поэтому статус «незарегистрированный брак» не корректен.

Статус «не женат» не используют. Как правило, указывают «холост» для мужчин и «не замужем» для женщин.

Можно ли указывать в Т-2 даты рождения детей

Форма предусматривает только «год рождения». Если укажете дату и месяц рождения, это будет избыточная информация. Сбор избыточной информации контролирует Роскомнадзор. Какие штрафы ожидают работодателей за нарушения закона о персональных данных — читайте в нашей статье.

В личной карточке закончилось место, где учитывать отпуска

Для оформления отпусков кадровики заводят дополнительные вкладные листки в карточку Т-2, вкладыши. Это актуально, когда работник трудится несколько лет и в Т-2 заканчивается место для заполнения отпусков. Форму вкладного листа работодатель имеет право утвердить приказом.

Скачайте пример вкладыша в личную карточку для отпуска и переводов.

Оформлять ли карточку на совместителя

Т-2 предусматривает выбор вида работы «основная» или «по совместительству». Остальные графы заполняются так же, как для основных работников. Поэтому при необходимости вы можете завести на внешнего совместителя личную карточку Т-2. Но с 01.09.2021 делать это не обязательно.

Личные карточки уволенных сотрудников надо хранить 50 лет. Срок установлен в Приказе Росархива 236 от 20.12.2019.

Карточки работников, уволенных до 19.02.2020, хранят еще дольше — 75 лет. Такой срок установлен действовавшими в тот период Приказом Минкультуры РФ 55 от 25.08.2010 и Приказом Главархива СССР от 15.08.1988.

• Оштрафуют ли за неправильное ведение карточек Т-2 в прошлые годы?За ошибки в Т-2, допущенные до отмены личных карточек, могут оштрафовать только в течение года, то есть до 01.09.2022.Это связано с тем, что за неправильное ведение Т-2 инспекция труда штрафовала по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Срок давности по этой статье 1 год. Правила 225, которые обязывали вести Т-2, отменили с 01.09.2021.
• Как наказывают за ошибки в Т-2, допущенные после 01.09.2021?Не наказывают.Раньше за ошибки в Т-2 штрафовали по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ «за нарушение трудового законодательства». После отмены Правил 225 у инспекций труда нет оснований для привлечения к ответственности по этой статье.
• Можем продолжать вести Т-2, но не подписывать у работников?Можно.Вести или не вести Т-2 работодатель решает сам. Инспекции труда больше не контролируют правильность заполнение Т-2. «Не подлежит контролю ведение работодателями указанных личных карточек», — пояснил Минтруд в письме 14-6/В-1487 от 24.12.2021.
• Мы решили продолжать вести Т-2. Мы обязаны использовать унифицированную форму или можем разработать собственную?Компания имеет право применять любую форму карточек, в том числе разработать и утвердить собственную. Это разрешили еще в 2013 году.Унифицированная форма личной карточки сотрудника Т-2 перестала быть обязательной с 1 января 2013 года. Поскольку изменилась ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» 402-ФЗ от 06.12.2011 и работодатель получил право утверждать собственную форму личной карточки и других первичных учетных документов.

Ип нанимает сотрудника в 2023 году: какие нужны документы

Если индивидуальные предприниматель нанимает сотрудника, то сразу же превращается в работодателя, а это уже другие требования для документов и отчетов. Рассказываем, что нужно оформить при найме работников. 

Это нужно, чтобы прописать и закрепить условия работы, заработную плату, график и другие условия сотрудничества. Обычно подписывают два экземпляра: для сотрудника и работодателя.

Для заключения трудового договора нужно взять у сотрудника:

• Паспортные данные
• СНИЛС
• ИНН
• Трудовую книжку (при наличии)
• Военный билет (для мужчин)
• Выписку СТД-Р или СТД-ПФР (для тех, у кого нет трудовой книжки или для тех, кто перешел на электронную).

Кроме этого, работодатель имеет право запросить дополнительные документы. Например, диплом об образовании, медицинскую книжку или справку об отсутствии судимостей.

Трудовой кодекс разрешает нанимать сотрудников на испытательный срок на 3 месяца. Для руководителей и главбухов этот срок можно продлить до 6 месяцев. В это время можно платить меньше и предупреждать об увольнении за 3 дня, а не за 2 недели. Но трудовой договор все равно нужно заключать.

Если нанимать сотрудников без трудового договора, то ИП может получить штраф от 5 000 до 10 000 рублей. Если контролирующие органы снова найдут нарушение, то штраф увеличится.

Этот документ заводят для того, чтобы понять, сколько человек работает на ИП и какую работу они выполняют. Себя в качестве работника указывать не нужно. Обычно используют стандартную форму Т-3, в которой прописывают:

• Название отдела.
• Должность.
• Оклад.
• Надбавки.
• Месячная зарплата.

Штатное расписание — это документ, который нужно обязательно оформлять, если есть наемные сотрудники.

Небо — это удобный сервис для сдачи отчетов в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат.

С октября 2021 года работодатели могут не издавать приказ о приеме на работу. Достаточно будет оформления трудового договора. Если есть необходимость для этого, то можно использовать стандартную форму или использовать свою.

Это нужно сделать, если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка и он не писал отказ в пользу электронной. Если сотрудник впервые устраивается на работу, то все сведения теперь собираются в электронном виде.

Это обязательное условие при приеме всех сотрудников. На следующий день нужно отправить сведения о трудовой деятельности в рамках отчета ЕФС-1 (подраздел 1.1 подраздела 1. «Сведения о трудовой (иной) деятельности»).

Это тоже необязательное условие и работодатель заполняет карточку по желанию. В ней прописывают основную информацию о сотруднике. Например, ФИО и паспортные данные. Для этого есть стандартная форма Т-2.

Сумма зарплаты не должна быть меньше, чем МРОТ. В 2023 году это 16 242 рубля. Бывает, что региональный МРОТ больше федерального показателя. Тогда ИП должен ориентироваться на региональный размер МРОТ.

Читайте нашу статью про МРОТ в 2023 году. 

ИП должен отправлять отчеты за сотрудников в ФНС:

• Расчет 6-НДФЛ. До 25 апреля, июля, октября. До 25 февраля следующего года по итогам года.
• Расчет по страховым взносам. До 25 апреля, июля, октября, января
• Персонифицированные сведения о физических лицах. 1 раз в месяц до 25 числа.

Остальные отчеты сдают в СФР. В нашей статье можно прочитать, когда и как это сделать.