В прошлой статье про трудовые книжки мы рассказали об основных правилах и нюансах их заполнения при приеме сотрудников, а также при переводе с одной должности на другую или между подразделениями. Сегодня речь пойдет об оформлении ТК при увольнении. Также затронем вопросы внесения в документ исправлений.

Как сделать запись об увольнении

Правила внесения записи об увольнении сотрудников прописаны в инструкции из постановления Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года (далее инструкция № 69). Они таковы:

• в графе 1 ставится порядковый номер записи;
• в графе 2 — дата увольнения;
• в графе 3 делается запись об увольнении с указанием причины;
• в графе 4 дается ссылка на основание (приказ об увольнении).

Основной вопрос, который обычно заботит специалистов кадрового дела в связи с этим — с какой формулировкой нужно вносить запись об увольнении? Правильно писать «уволен» или «трудовой договор расторгнут»?

Если обратиться к инструкции № 69, то сложится впечатление, что правильно применять формулировку «уволен». Именно такие примеры приводятся в пункте 5 инструкции:

• уволен по сокращению штата;
• уволен в связи с ликвидацией;
• уволен по собственному желанию;
• уволен в связи с неизбранием на должность и так далее.

Однако опираться на формулировки, данные в инструкции, было бы неправильно, и вот почему. Дело в том, что этот документ был принят еще в 2003 году и с тех пор практически не менялся. Уже давно Минтруд работает над новыми правилами ведения трудовых книжек, и, видимо, именно поэтому не спешит обновлять старое постановление.

Между тем инструкция № 69 входит в противоречие с правилами статьи 84.1 Трудового кодекса.

Эта норма требует, чтобы в записи об увольнении делалась ссылка не только на статью закона и пункт, на основании которого сотрудник увольняется, но также и на часть, то есть на конкретный абзац.

Однако в действующий инструкции № 69 в качестве примера приводятся записи, в которых отсутствуют ссылки на часть статьи (идет указание только на ее номер и пункт). Получается, что если работодатель укажет в трудовой книжке формулировки из инструкции, правила ТК РФ будут нарушены.

Как же быть в такой ситуации? Ответ дается в упомянутой статье 84.1 ТК РФ.

Ее пункт 5 требует, чтобы запись о причинах и основаниях увольнения производилась в точном соответствии с Трудовым кодексом или иным законном, на основании которого это увольнение производится.

Поэтому здесь применяется правило из юридической практики, суть которого в следующем: если 2 нормативных акта вступают в противоречие, то применяются нормы из вышестоящего документа. В данном случае это Трудовой кодекс.

Таким образом, получается, что более корректной будет запись о расторжении или прекращении трудового договора. Причем между этими двумя выражениями есть вполне конкретная разница, и заключается она в следующем:

• если на окончание трудовых взаимоотношений есть инициатива работника или работодателя, то имеет место расторжение договора;
• если такой инициативы нет, то есть трудовые отношения прекращаются из-за независящих от сторон обстоятельств, то идет речь о прекращении трудового договора (например, статьи 83, 79 ТК РФ).

При сомнениях можно открыть ту статью Кодекса, в которой описываются обстоятельства увольнения, и взять формулировку из нее. Если рассмотреть типичные причины увольнения, то формулировки такие:

• по соглашению сторон или по собственному желанию трудовой договор расторгается;
• если договор был срочным, то по истечении этого срока он прекращается.

Тем не менее формулировка «уволен» также сегодня применяется, и у нее есть свои сторонники. Более того, именно этот вариант подсказывает логика.

Ведь когда работник поступает в компанию, в ТК делается запись «принят», а не «трудовой договор заключен».

И раз первоначальная запись в книжке отражает процесс, который происходит с работником, то вполне логично, что и заключительная запись должна быть сделана в соответствующей формулировке. То есть работник принят — работник уволен.

Однако требования нормативных актов не всегда соответствуют законам логики. Поэтому во избежание лишних вопросов и сомнений специалисты рекомендуют ориентироваться на букву закона. Это значит, что надежнее применять формулировки о расторжении / прекращении трудового договора. Пример записи можно посмотреть на изображении ниже.

Как сделать запись об увольнении сотрудника

О подписях

Итак, сотрудник увольняется, и в трудовых отношениях с ним работодатель должен поставить точку. В этом качестве выступают подписи сторон и печать организации (ИП), если она применяется.

Со стороны работодателя подпись ставит директор организации, ИП либо специалист, ответственный за ведение ТК. Это может быть как инспектор по кадрам, так и иной работник, в обязанности которого входит ведение трудовых книжек, например, офис-менеджер или бухгалтер.

Сотрудник также ставит свою подпись, подтверждая тем самым информацию о своем увольнении. Каких-либо дополнительных записей («ознакомлен» и т. д.) делать он не должен.

Об ошибках в ТК

На практике нередко возникает потребность исправить записи в трудовой книжке. Посмотри, какие на это счет действуют правила.

Внимание! Исправление ошибок на титульном листе ТК не допускается. Если при его заполнении допущены неточности, бланк считается испорченным. Его нужно списать, а для оформления книжки взять новый. Однако если у сотрудника изменилась личная информация (фамилия, образование), то это не является исправлением ошибки. Для внесения таких изменений есть соответствующие правила.

Основное правило, которым нужно руководствоваться — исправлять ошибки в ТК должен тот работодатель, специалист которого их допустил. Текущий работодатель может исправить ошибку в ТК только в том случае, если на это будет получено официальное письменное разрешение (справка) от допустившего ошибку работодателя. Однако на практике такой подход практически не применяется.

Поэтому если в отдел кадров явился бывший работник, в трудовой книжке которого неточность, исправить ее кадровик обязан. Даже если допустил ее не он, а ранее работавший специалист по кадрам.

Как быть, если работник принес трудовую с ошибками новому работодателю? Если ошибка кроется в персональных данных (имени, фамилии, дате рождения), принимать документ нельзя. О подобной ситуации мы писали в одной из прошлых статей.

Если записи о работе оформлены неправильно, важно помнить следующее. При расчете страхового стажа можно учитывать только те его периоды, которые оформлены корректно (пункт 24 приказа Минздрасвсоцразвития № 91 от от 06 февраля 2007 года).

Если в ТК запись с ошибками другого работодателя (например, неверные формулировки или печать на записи о приеме), то кадровику следует попросить у работника иные документы, которые подтвердят периоды стажа.

Это может быть, например, справка с бывшего места работы или договор с копией приказа.

Также отметим, что отсутствие печати на титульном листе ТК не является причиной отказа в ее приеме. У компании или ИП, оформившего книжку, печати может не быть. Но даже если ее не поставили по оплошности, то эта ошибка не имеет никакого отношения ни к действующему работодателю, ни к работнику. Поэтому такую ТК можно спокойно принимать и делать в ней записи.

Исправление ошибок

При исправлении данных в разделе ТК, предназначенном для отражения периодов работы, нельзя зачеркивать какие-либо записи. Для внесения правки кадровик пишет, что ошибочная запись признается недействительной, и в той же строке (через знак «.» или «,») указывает корректную формулировку.

Запись об исправлении делается после последней имеющейся записи, при этом в графе 1 ставится следующий порядковый номер. Например, специалист был принят на работу, и в ТК это было отражено некорректно. Далее его перевели на другую должность, а потом выявилась ошибка в оформлении записи о приеме. Тогда записи в ТК будут идти так:

• запись о приеме (с ошибкой);
• запись о переводе;
• запись о признании недействительной записи с ошибкой + корректная формулировка.

То есть получается, что порядок записей не соответствует хронологии событий, но при исправлении ошибок, выявленных спустя продолжительное время, это неизбежно.

В графе 2 следует указать текущую дату, то есть дату внесения данных об исправлении (а не наступления события, запись о котором содержит ошибку).

В графе 3 прописывается: «Запись за номером Х недействительна. Принят по профессии / переведен / трудовой договор расторгнут» или иная корректная формулировка.

В графе 4 дублируется запись о документе-основании (приказе о назначении, увольнении и т.д).

Пример исправления записи о приеме на работе

Указанный выше порядок применяется в том числе и к ошибкам в датах. Если в ТК неверно указана, например, дата приема на работу, то запись в графе 3 будет выглядеть так: «Запись за номером Х недействительна. Принят 19.07.2016 на должность…». В графе 2 при этом указывается текущая дата (когда вносятся исправления).

Существует мнение, что при ошибках с датами корректную дату нужно указывать в графе 2, а не в графе 3. Так вот, это неверно — инструкция № 69 такой вариант исправления не предлагает.

Ошибки в графе 4 исправляются аналогично.

Исправления в трудовой книжке — Контур.Бухгалтерия

Корректировать сведения в трудовой нужно таким образом, чтобы они отражали действительность. Например, вносить новую фамилию сотрудника, исправлять ошибки или неточности.

Правила заполнения трудовых книжек закреплен в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. В двух этих документах есть все руководства по корректному заполнению книжек, внесению изменений, исправлению ошибок.

Какие ошибки чаще всего исправляют в трудовых книжках

Исправления в книжке требуются из-за оплошности специалиста, который заполнял документ, из-за изменений в персональных данных (имя, фамилия сотрудника), изменений ситуации — например, когда сотрудника восстановили на работе по решению суда.

Чаще всего встречаются такие ошибки:

• некорректное написание имени, фамилии или отчества сотрудника;
• неверные даты кадровых событий: приема на работу, перехода на другую должность или в другое подразделение, увольнение;
• неверное название должности;
• описки, грамматические ошибки.

Корректно оформленная трудовая книжка поможет сотруднику при оформлении пенсии избежать споров с Пенсионным фондом. В противном случае придется исправлять давние неточности в документе. Поэтому при заполнении книжки нужно быть очень внимательными: сверяться с документами сотрудника, а при обнаружении неточностей грамотно их исправлять.

Как правильно вносить исправления и изменения в трудовую книжку

Согласно установленным законом правилам, работодатель может изменять такие данные в книжке:

• имя, отчество, фамилию;
• день, месяц, год рождения;
• данные о полученном образовании;
• квалификацию, профессию или специальность владельца книжки;
• данные о наградах.

При этом зачеркивания допускаются только на титульном листе для исправления некорректных сведений. В остальной части книжки зачеркивания запрещены, а чтобы внести исправление, нужно признать запись неточной и внести нужные данные, заверить их подписью ответственного лица и заверить печатью организации или отдела кадров.

Вот общий алгоритм для внесения поправок в трудовые книжки и вкладыши к ним, он установлен в п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69:

1. Внести порядковый номер записи.
2. Указать текущие число, месяц и год.
3. В следующей графе указать, какая информация прописана некорректно и на какой текст ее нужно заменить.
4. В следующей графе прописать реквизиты документа или приказа, на основании которого вносится изменение.

Образец исправления в трудовой книжке 2021:

Исправление записей, сделанных другим работодателем

Если ошибка в старых записях обнаружилась во время работы на новом месте, есть два способа ее исправить:

1. Исправление вносит новый работодатель, полагаясь на необходимые документы. Он может вносить изменения в любой раздел книжки по заявлению сотрудника — это делает ответственное лицо: кадровик, бухгалтер или предприниматель. Работник не обязан обращаться к прежнему работодателю за правками, тем более что порой это невозможно. Подтвердить исправления нужно документом, соответствующим ситуации: решением суда, справкой из архива и др.
2. Исправление вносит прежний работодатель. В этом случае работник пишет заявление на новом месте работы с просьбой выдать ему для исправлений трудовую книжку, затем обращается к прежнему работодателю, который исправляет ошибки. Для этого вносит в книжку строки с признанием определенной записи недействительной и прописывает корректный текст.

Исправление неверных дат

Для дат нет отдельного метода исправления, так что придется точно так же делать новую запись с номером, числом, месяцем годом на момент исправления, указанием неверной записи, корректным текстом с нужными датами.

Исправление реквизитов

Иногда в книжке обнаруживаются ошибки в названии компании или в реквизитах документов. Корректируют неточность аналогично — через новую запись и внесение нужных реквизитов без ошибок.

Исправление нескольких ошибок одновременно

Если ошибки допущены в одной записи, то исправить их одной записью допустимо. Но если это ошибки в разных записях, датах, названиях и реквизитах, придется вносить в книжку отдельные записи для исправления каждой неточности.

Исправления в новой трудовой

Если работодатель или ответственное лицо допустили ошибку при заполнении свежей трудовой книжки сотрудника, придется завести новую книжку и заполнить ее. Старую испорченную книжку списывают и составляют акт о списании.

Исправление на титульнике

Это единственное место в трудовой книжке, где допускаются зачеркивания — одной ровной чертой, чтобы текст за ней остался читаемым. Рядом с зачеркнутым текстом или над ним пишут верный вариант, заверяют подписью ответственного лица и печатью. 

Обычно это происходит при смене фамилии — тогда слева на внутренней стороне обложки описывают сделанное изменение, указывают реквизиты документа-основания (название, номер и дата), заверяют подписью и печатью. Документом-основанием может быть свидетельство из ЗАГСа или другие официальные бумаги. 

Другой случай, когда вносятся исправления на титульнике — обнаружение ошибок в ФИО или датах, которые по невнимательности допустил специалист, заполнявший титульный лист.

Если ошибки обнаружил тот же работодатель, который завел книжку — он может завести новую книжку, а испорченный бланк списать. Если ошибки увидели последующие работодатели, возможно оформление дубликата трудовой.

В этом случае сведения о предыдущих рабочих местах вносят в документ не по «старой» книжке, а по официальным справкам с прежних мест работы.

Оптимально, если титульник корректирует работодатель, который заводил трудовую книжку — ведь только он точно знает, на чье имя заполнялся документ. Это поможет избежать казуса с присвоением чужой трудовой книжки. Если работодателя уже нет, работник может через суд подтвердить принадлежность книжки себе.

Если владелец книжки получил новую специальность или новое образование, в соответствующей строке ставят запятую и добавляют нужные сведения. Ссылка на документ-основание в этом случае не нужна.

Исправление данных о наградах

Обычно раздел о награждениях пуст, хотя в него полагается вносить данные о врученных грамотах, дипломах, званиях и пр. В пустой раздел иногда попадает другая информация — и тогда приходится признать ее недействительной, заверить подписью и печатью.

Исправления в дубликате трудовой

Если последняя запись в книжке об увольнении или переводе признана недействительной, то работник вправе просить о замене книжки дубликатом. В дубликат переносят все данные кроме последней некорректной записи.

Исправление орфографических ошибок и описок

Чаще всего ошибки не влияют на корректность информации — например, если перепутаны или пропущены буквы в записи об увольнении.

Но если ошибка есть в названии компании, записи о приеме на работу, специальности сотрудника, у него могут быть проблемы при оформлении пенсии.

Пенсионный фонд может не принять текст с опечаткой, тогда работнику придется искать работодателя для исправлений или отстаивать свои права в суде.

Когда трудовую книжку признают недействительной

Есть ситуации, когда трудовая книжка признается недействительной:

• работодатель, который завел книжку, заполнил ее с ошибками — тогда он заводит новую книжку, а испорченную списывает;
• страницы в книжке склеены или вырваны;
• номер документа смазан или плохо виден;
• в книжку попали записи, которые не имеют отношения к работе гражданина;
• есть зачеркивания или замазывания с помощью «штриха» на страницах помимо титульного листа.

В этом случае придется завести дубликат книжки и перенести в него все верные сведения. Неправильные записи в дубликат не попадают.

С введением электронных трудовых книжек работодателю нужно следить за совпадением сведений в отчетах СЗВ-ТД и бумажной трудовой, если бумажная книжка сотрудника по-прежнему ведется.

Работайте с электронной книжкой, зарплатой, кадровыми документами в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия.

Сервис сам рассчитает зарплату, больничные, отпускные, напомнит о сроках начисления и выплаты, подготовит платежки и реестр по зарплатному проекту.

А еще сформирует отчетность по сотрудникам для отправки через интернет. В системе также есть учет, налоги, отчетность и другие инструменты. Первые 14 дней бесплатны для всех новичков.

Как исправить запись в трудовой, и кто это должен делать | Компания права Респект

С 1 сентября 2021 года действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Он упростил правила, по которым они заполняются. Расскажу, как исправить неверную запись в бумажной трудовой по новым правилам и кто должен это делать.

Кто вносит исправления в трудовую книжку

• По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.
• Однако есть случаи, когда на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей:
• если есть документ об ошибке от бывшего работодателя, который ее допустил;

если бывший работодатель прекратил свое существование. При этом если компания была реорганизована, записи может исправить организация-правопреемник.

Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или сам индивидуальный предприниматель.

Записи в трудовой книжке совместителя исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. Так, по желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.

С сентября 2021 года у совместителей появилась возможность вносить записи и по месту работы по совместительству — когда сотрудник не работал и, соответственно, трудовая книжка была у него на руках. В этом случае ошибки будет исправлять работодатель по совместительству.

Общие правила изменений в трудовой

Законодательная база. То, как заполнять трудовые книжки, регулирует трудовой кодекс. Например, в статьях 77—81 и 83—84.1 говорится, какие формулировки использовать при увольнении работника. Это поможет правильно внести запись, в том числе когда надо что-то исправить.

Новым порядком ведения и хранения трудовых книжек также следует руководствоваться, если надо изменить или исправить какую-то запись.

Что не нужно исправлять. Не надо исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записей и, соответственно, на подтверждение стажа работы.

Например, запись о наименовании организации и о приеме на работу внесли в одну строку. Формально это ошибка, но сама запись верная, поэтому исправлять ее не обязательно.

Другой пример — даты указали не арабскими цифрами, а написали месяц прописью. Такую ошибку тоже не нужно исправлять. Подробнее об этом я еще расскажу ниже.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки, зависит от того, могут ли они повлиять на решение пенсионного фонда о зачете периода работы в стаж сотрудника или нет.

Так, надо исправить орфографическую ошибку в названии должности или наименовании компании. Также критичными будут ошибки в написании фамилии, имени или отчества работника и дате его рождения. При назначении пенсии сотрудники пенсионного фонда могут не зачесть стаж, и работнику придется обращаться в суд.

Строго говоря, все это относится к записям до 2020 года. С 1 января 2020 года работодатели сдают на всех сотрудников форму СЗВ-ТД — все сведения о работе государство теперь хранит в электронном виде. Поэтому в первую очередь нужно следить, чтобы все было корректно в форме, и не забывать сдавать корректирующие СЗВ-ТД.

Нужно ли исправлять запись, если сотрудник увольняется. Исправить неверную запись в трудовой нужно, если работник увольняется или просит изменить запись уже после увольнения. Если ошибку не исправить, в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы с получением пенсии и он может обратиться в суд с иском к бывшему работодателю.

В этом случае компания как минимум потратит время на разбирательство.

А если бывший работник докажет свою правоту, то придется не только исправить запись в трудовой книжке, но и выплатить сотруднику компенсацию морального вреда.

Опять же это относится прежде всего к записям до 2020 года. Начиная с кадровых мероприятий 2020 года, важнее следить за сведениями, которые передаются в ПФР через форму СЗВ-ТД.

Как вносить изменения в трудовую книжку

Ошибка при первичном заполнении. До 1 января 2021 года если работодатели начинали заполнять титульный лист трудовой книжки и допускали ошибку, то запись не исправляли. Испорченный бланк трудовой необходимо было списать и уничтожить по акту, а работнику завести другую книжку.

С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, трудовые в виде серо-зеленой книжки вообще не заводят. Поэтому такие ошибки если и случаются, то в форме СЗВ-ТД, которую подают в том числе при приеме на работу. Чтобы их исправить, нужно подать корректирующую форму.

Исправления на титульном листе. На титульном листе трудовой книжки можно исправлять и дополнять ранее внесенную информацию.

Бывает, что работник меняет фамилию, например при вступлении в брак или при разводе. Тогда сотрудник, ответственный за ведение трудовых, зачеркивает одной чертой прежнюю фамилию. При этом зачеркнутая фамилия должна остаться читаемой.

Сверху, снизу или рядом на той же строке нужно написать новую фамилию работника. А, например, в трудовых книжках образца 1974 года, которые до сих пор в ходу, есть пустая строка для новой фамилии.

На внутренней стороне обложки делают ссылку на документы, которые послужили основанием для смены фамилии: паспорт, свидетельство о браке, разводе, перемене имени и т. д. Текст заверяют подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью, если она используется в организации.

Запись в строке «Образование» работодатель делает на основании документов об образовании. Это, например, аттестат о среднем общем образовании, диплом бакалавра и др. В зависимости от того, какое учебное заведение окончил сотрудник, указывают уровень образования: среднее общее, высшее и др.

Когда работник получает новый уровень образования — например, после техникума оканчивает университет — сведения об образовании в трудовой книжке нужно дополнить. При этом ранее внесенные записи работодатель не зачеркивает, а новую информацию указывает через запятую.

Если в строке «Образование» не осталось места для новых сведений, то их указывают в этой же строке выше предыдущей записи.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки обычно не делают ссылку на документ, который подтверждает изменение уровня образования.

Бывает, что исправления в трудовой книжке делают неправильно: например, на титульном листе в строке «Образование» зачеркивают запись о первом образовании, а потом указывают образование следующего уровня. В этом случае менять ничего не нужно. Хотя изменение сведений об образовании оформлено неверно, такая ошибка не влияет на действительность стажа и всей трудовой книжки.

А вот если ФИО или дата рождения работника на титульном листе не совпадают с паспортными данными, то это серьезная проблема. Получается, что формально трудовая книжка не принадлежит этому человеку.

Что делать в такой ситуации, порядок ведения трудовых книжек не разъясняет. Но это может повлечь для работника серьезные последствия: например, ПФР не примет книжку, ссылаясь на то, что она принадлежит другому лицу.

1. Тут есть несколько вариантов действий со стороны работодателя:
2. не принять трудовую книжку и посоветовать кандидату обратиться к тому работодателю, который ее оформил. Он внесет исправления по аналогии с изменением фамилии;
3. внести исправления самостоятельно, предварительно получив от прежнего работодателя документ об ошибке;

завести работнику по его заявлению новую трудовую. Но в этом случае ошибка в старой трудовой книжке останется неисправленной, и в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы при назначении пенсии.

Исправление сведений о работе. В отличие от титульного листа, при исправлении записи в разделе «Сведения о работе» нельзя ничего зачеркивать.

Вот, например, как нужно исправлять неверную запись о приеме на работу:

После последней записи указать следующий порядковый номер и текущую дату записи.

В 3-й графе написать: «Запись за номером таким-то недействительна». И внести правильную запись.

В 4-й графе повторно указать дату и номер приказа или другого решения, запись из которого ранее неправильно внесли в трудовую книжку. Либо написать дату и номер приказа или решения, на основании которого делается верная запись.

Все исправления должны точно соответствовать документам, на основании которых они вносятся. В качестве исключения принимаются свидетельские показания, если есть судебное решение и если работодатель массово утратил трудовые книжки сотрудников из-за чрезвычайных ситуаций.

В таком же порядке признаются недействительными записи о переводе на другую постоянную работу и об увольнении. Это необходимо, в том числе если суд признал незаконными перевод или увольнение.

Когда сотрудника восстанавливают на прежней работе, необходимо сделать такую запись: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе».

Если меняют формулировку основания увольнения — «Запись за номером таким-то недействительна, уволен по собственному желанию» — указывается новое основание увольнения.

В 4-й графе нужно сделать ссылку на приказ или решение, которым работодатель восстановил сотрудника на работе или изменил формулировку причины увольнения.

Если в трудовой книжке есть запись об увольнении, впоследствии признанная недействительной, работник вправе вместо исправления записи потребовать, чтобы ему оформили дубликат трудовой книжки.

Если запись о признании недействительной записи вносится в период работы сотрудника, то заверять ее не нужно. Подпись ответственного и печать при наличии ставится только после записи об увольнении.

Исправление дат. Во всех разделах трудовой книжки даты записывают арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Например, 01.09.2021, а не 1 сентября 2021 года.

Если месяц указан прописью, но сама дата правильная, исправлять ее не нужно. Если дата неверная — например, не тот месяц или год — то ее исправляют в том же порядке, что и другие неверные записи. То есть запись, где допущена неточность, признают недействительной, а затем вносят корректную с правильными датами.

Исправление реквизитов. В трудовой книжке нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен». Нужно ли исправлять подобные сокращения, порядок ведения трудовых книжек не разъясняет. Поэтому надо исходить из того, понятен ли смысл записи.

Некорректные реквизиты, например неправильные номера приказов, исправляют так же, как другие неверные записи.

Ошибки в сведениях о награждении. Наиболее частая ошибка в сведениях о награждении — внесение в раздел о них записей о работе. Такие записи необходимо признать недействительными и перенести в раздел «Сведения о работе» или во вкладыш к трудовой книжке, если в разделе о работе закончилось место.

• В целом неверные и неточные записи в разделе «Сведения о награждении» исправляют в том же порядке, что и в разделе «Сведения о работе»:
• После последней записи раздела «Сведения о награждении» нужно указать следующий порядковый номер, дату внесения записи, а в графе 3 сделать запись: «Запись за номером таким-то недействительна».
• В разделе «Сведения о работе» сделать правильную запись.
• Если записи вносят во вкладыш, нумерация продолжает записи из раздела «Сведения о работе».

Ошибки в названии организации. Порядок исправления ошибок в наименовании работодателя не определен. Проблема в том, что такая запись не нумеруется, поэтому стандартная формулировка тут не подходит.

Ошибки во вкладыше. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, делают вкладыш, который работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и саму книжку. Вкладыш без трудовой недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер на титульном листе. Если на титульном листе трудовой нет места, штамп ставят на титульном листе первого вкладыша.

Специфическая ошибка во вкладыше — начало нумерации записей с «1». Нумерация в трудовой книжке и во вкладыше должна быть сквозной и непрерывной. Поэтому если нумерацию во вкладыше начали с «1», то ее надо исправить.

В разделе «Сведения о работе» вкладыша ответственный сотрудник делает запись под следующим порядковым номером и вносит, к примеру, формулировку: «Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше под номерами 1 и 2 считать соответственно записями под номерами 30 и 31».

Несколько ошибок сразу. Если в трудовой книжке сразу несколько ошибок, то при необходимости исправляют каждую из них. Если несколько неверных записей идут подряд, исправить их можно одной записью.

Как внести пропущенную запись в трудовую книжку

Если пропущено название организации и блок о работе в компании открывает запись о приеме на работу, то это необходимо исправить.

Для этого сначала нужно признать недействительной запись о приеме и записи после нее о работе у данного работодателя. Затем указать наименование организации, а после вновь внести запись о приеме и остальные.

Если пропущена запись о службе в армии, исправлять уже отраженную в трудовой книжке запись о приеме на работу не надо. Законодательство не требует, чтобы период военной службы вносили строго перед записью о трудоустройстве.

1. Сделать запись о прохождении военной службы работодатель должен так:
2. В графе 1 проставить порядковый номер записи.
3. В графе 2 указать дату ее внесения.

Как исправить ошибки в бумажной и электронной трудовой книжке: инструкция

С появлением электронных трудовых книжек действует новый порядок записей, который несколько облегчает работу кадровиков.

Однако ошибок не избежать, к тому же некоторым сотрудникам теперь необходимо следить за корректностью данных сразу в двух версиях документа — бумажной и электронной.

Объясняем, что делать, если вы нашли ошибку, из-за каких опечаток документ признают недействительным и почему исправить информацию сложнее, если у вас только электронный документ.

Почему важно исправлять ошибки в трудовой книжке

Любые изменения и исправления в трудовую книжку строго регламентированы статьей 66 Трудового кодекса. С 2021 года, когда ввели правило о переводе на электронную версию документа для впервые трудоустроившихся, Минтруд выпустил приказ, в котором разъяснил правила работы с разными версиями трудовой. В объяснениях также уточнили правила, как корректировать данные.

https://www.youtube.com/watch?v=E_TF4r4rqiI\u0026pp=ygVJ0JjRgdC_0YDQsNCy0LvQtdC90LjQtSDQt9Cw0L_QuNGB0Lgg0LIg0YLRgNGD0LTQvtCy0L7QuSDQutC90LjQttC60LUgMjAyMw%3D%3D

Сотрудникам рекомендуется требовать исправления, если допущена любая ошибка — орфографическая, фактическая, грамматическая.

В дальнейшем при учете вредного стажа и назначении пенсии, декретных выплат, страховых компенсаций, это дорого обойдется владельцу трудовой.

Сотрудники Социального фонда могут придраться даже к незначительной опечатке, из-за чего придется доказывать свою правоту в судебном порядке.

В 2012 году в Белгородской области бывший кузнец ручной ковки пытался через суд добиться у Пенсионного фонда досрочного выхода на пенсию. Истец считал, что его стаж позволяет получать страховую пенсию раньше остальных, однако ПФР ему отказывало в этом праве — так как документально истец не мог подтвердить 2 года вредного стажа. В трудовой книжке мужчины спорный период не обозначали должным образом. Не помогли и показания свидетелей: по мнению суда, они не могли объективно оценить, были ли условия вредными.

Не нужно исправлять ошибки и опечатки, которые никак не влияют на подтверждение стажа работы и специальности.

Общее правило осталось прежним: кто допустил опечатку или неточность в данных, тот и исправляет информацию. Однако если компания или ИП уже ликвидированы, изменить запись может нынешний работодатель или организация-правопреемник. Кроме того, поправить данные может действующий работодатель сотрудника, если прошлое юрлицо или ИП выдаст документ об ошибке.

А вот форма самой корректировки зависит от того, в какой части трудовой книжки сделана ошибка.

Как подтвердить стаж для пенсии и добиться больших выплат

Нужно ли следить за записями после 2020 года

С 1 января 2020 года все работодатели сдают на всех сотрудников форму СЗВ-ТД — «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица». Всю информацию о работе государство теперь хранит в электронном виде. Однако если у вас все еще сохраняется бумажная форма документа, следите сразу за отметками и в электронной базе, и в трудовой книжке. Как минимум за тем, чтобы записи совпадали.

Как вносить изменения в трудовую книжку

Титульный лист

На первой странице содержатся личные данные — Ф. И. О. сотрудника, дата рождения, информация об образовании, его квалификация и специальность. Ошибки в этой части — самые критичные. Если эта информация не совпадает с паспортом, то СФР наверняка откажет в учете стажа и назначении выплат, так как формально трудовая не принадлежит этому человеку.

Если записей в трудовой еще нет, то достаточно просто уничтожить документ и взять новый бланк. В других случаях ошибку придется исправлять.

Неправильные личные данные на титульном листе зачеркивают одной чертой, верные записывают в той же строке. Если в ней не осталось места, то исправленный вариант вписывают сверху.

После этого обязательно на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается название и реквизиты документа, на основании которого вносится изменение. Например, это может быть паспорт, свидетельство о рождении, регистрации или расторжении брака. Помимо этого нужно указать ведомство, которое его выдало.

Зачеркивать неправильные данные в сведениях об образовании и специальности нельзя. Чтобы их исправить, достаточно вписать верную информацию в свободной строке. А если все графы заполнены, то правильные данные нужно указать через запятую.

Сведения о работе и награждении

Общее правило — в разделах о работе и награждения нельзя ничего зачеркивать. В этом случае документ сразу признается недействительным. Поэтому все исправления вносятся через записи. Разберем наиболее часто встречаемые ошибки:

• ошибка в названии организации. Достаточно в третьей графе записи «в названии организации допущена ошибка», а далее — верное написание;
• ошибка с печатью. Запись: «Оттиск штампа «Наименование организации» считать недействительным»;
• ошибка в записи об увольнении, приеме или переводе — неверная дата или номер приказа. В этом случае под ошибочной записью необходимо указание, что «запись за номером N недействительна, восстановлен на прежней работе» с указанием номера приказа;
• несколько ошибок. Исправить необходимо каждую из них, можно одной записью, но только если ошибки идут подряд. В остальных случаях придется вносить сведения отдельными записями;
• перепутаны сведения. Наиболее часто встречающаяся ошибка — записи о награждении внесены в раздел о работе. Такая запись считается недействительной, а механизм исправления тот же.

Вкладыш

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, делают вкладыш, который работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и саму книжку. Вкладыш без трудовой недействителен.

https://www.youtube.com/watch?v=E_TF4r4rqiI\u0026pp=YAHIAQE%3D

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер на титульном листе. Если на титульном листе трудовой нет места, штамп ставят на титульном листе первого вкладыша.

Специфическая ошибка во вкладыше — начало нумерации записей с «1». Нумерация в трудовой книжке и во вкладыше должна быть сквозной и непрерывной. Поэтому если нумерацию во вкладыше начали с «1», то ее надо исправить.

В разделе «Сведения о работе» вкладыша ответственный сотрудник делает запись под следующим порядковым номером и вносит, например, формулировку: «Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше под номерами 1 и 2 считать соответственно записями под номерами 30 и 31».

В остальном изменения в записях во вкладыше вносятся по тем же правилам, что и в основных разделах.

В каких случаях придется заводить дубликат трудовой книжки

• утеря документа по вине любой из сторон;
• запись об увольнении или переводе на другую работу признали недействительной;
• трудовая пришла в негодность — страницы испачканы, порваны, обгорели, набухли из-за жидкости и так далее;
• изменения внесены некорректно — например, в разделах сведения о работе или награждениях записи перечеркнуты.

Дубликат оформляют по письменному заявлению сотрудника. В верхней части титульного листа документа вписывают фразу «Дубликат».

Кто может исправить ошибку в трудовой книжке

Записи о корректировке данных вносит сотрудник, который по должностным обязанностям занимается хранением, учетом и ведением трудовых книжек — например, специалист отдела кадров или бухгалтер. Кроме того, изменения может вносить руководитель юрлица или ИП.

Исправлять записи должна та организация, которая допустила ошибку. Но исправить неточность может и другая компания. Это допустимо в трех случаях:

• Если организация реорганизована. Но тогда запись исправляет правопреемник.
• Если организация ликвидирована.
• Если ИП прекратил деятельность.

Сделать это можно только в том случае, если у нынешнего работодателя есть документальные сведения с действительными данными — заверенная копия приказов, справки и так далее. Перечень таких документов не определен.

Если сотрудник совмещают работу в разных компаниях, записи в трудовой книжке исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. По желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.

Как рассчитать вредный стаж для выхода на пенсию и какие документы потребуются

Как исправить данные в электронной трудовой книжке

Сложность возникает, если у вас только электронная трудовая. При всем желании действующего работодателя, механизмов, по которым он может исправить информацию за другую компанию, нет.

Если бывший работодатель еще ведет деятельность, то за корректировкой придется обращаться к нему. Если юрлицо или ИП ликвидировано, то изменить информацию можно только через суд.

Поэтому при любых кадровых изменениях стоит запрашивать выписку и проверять, все ли там в порядке. Тем более что получать документ можно бесплатно на «Госуслугах». Если ошибку не исправить вовремя, маленькая опечатка отдела кадров легко превратится в большую проблему с выяснением отношений и судами.

Действующему работодателю достаточно направить корректирующий отчет до 25-го числа месяца, в котором с заявлением об изменениях обратился сотрудник.

Если сохранилась трудовая книжка, а есть неточности в выписке СЗВ-ТД, то можно обратиться в отделение СФР или подать заявление на «Госуслугах». В заявлении нужно будет заполнить сведения о периодах работы и приложить подтверждающие документы — трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, которые выдавал работодатель.

Решение принимают за десять рабочих дней. После этого в личный кабинет на сайте СФР или «Госуслугах» приходит уведомление о корректировке.

Какое наказание ждет за ошибку в трудовой книжке

Должностные лица за ошибки в документе получают предупреждение либо штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, а юрлица — от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

За подделку записей или всей трудовой книжки наступает уголовная ответственность, так как это приравнивается к мошенничеству или хищению имущества. Наказывается штрафом до 80 тыс. рублей либо принудительными работами до двух лет. Тяжесть наказания зависит от того, какой ущерб вы нанесли подделкой документа.

Как исправить ошибки в трудовой книжке: главное

• Вносить корректировки в трудовую книжку можно. Исправляются только те ошибки, которые влияют на учет стажа.
• Сотрудникам рекомендуется требовать исправления, если допущена любая ошибка — орфографическая, фактическая, грамматическая. В дальнейшем при учете вредного стажа и назначении пенсии, декретных выплат, страховых компенсаций, это дорого обойдется владельцу трудовой.
• По общему правилу, исправляет тот, кто допустил ошибки. Однако если компания или ИП уже ликвидированы, изменить запись может нынешний работодатель или организация-правопреемник. Это касается только бумажных трудовых книжек.
• В случае с выписками из СФР и электронными версиями все сложнее. Действующий работодатель не может внести изменения в отчетность другого юрлица или ИП. Поэтому придется самостоятельно обращаться к прошлому работодателю с заявлением о корректирующей отчетности. Если компания или ИП уже не ведет деятельность, придется идти в суд.
• Если сохранилась трудовая книжка, а есть неточности в выписке СЗВ-ТД, то можно обратиться в отделение СФР или подать заявление на «Госуслугах». В заявлении нужно будет заполнить сведения о периодах работы и приложить подтверждающие документы — трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, которые выдавал работодатель.

Срочный трудовой договор: что нужно знать работодателю и сотруднику