Правила

Использование личного автомобиля сотрудника в служебных целях 2023

2 мая

828

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

Компенсация за личный автомобиль в служебных целях прописывается в соглашении. Ее сумма зависит от частоты поездок и их интенсивности, затрат на техосмотры, горючее и т. д. В статье расскажем, как грамотно рассчитать и прописать выплаты, в том числе на ГСМ расходы.

Использование личного автомобиля работника: как прописать

Закон допускает два варианта применения машины сотрудника для рабочих нужд.

  1. Арендовать машину по договору. Эта процедура находится в сфере действия Гражданского кодекса.
  2. Возместить расходы в форме компенсации. Это мероприятие регулирует Трудовой кодекс (ст. 188 ТК РФ).

В последнем случае все нюансы нужно прописать в допсоглашении по стандартной форме. Стороны согласовывают сумму компенсации и периодичность выплат. 

Обратите внимание! На ежемесячную компенсацию имеют право только сотрудники, которые регулярно ездят по делам компании. В коллективном договоре укажите перечень должностей с разъездным типом работы.

Как прописать разъездной характер работы в ЛНА — читайте рекомендации экспертов ИПК.

При этом важно учесть некоторые нюансы:

  1. Машина находится в собственности сотрудника (Письмо ФНС от 13 ноября 2018 г. N БС-3-11/8304@).
  2. Руководитель знает о служебных разъездах на этом автомобиле и не против.
  3. Поездки обусловлены производственными нуждами и совершаются в интересах компании.

Бланк соглашения об использовании транспортного средства сотрудника скачайте здесь

В документе необходимо указать:

  1. Полные характеристики машины: тип, цвет, марку, VIN, регистрационный знак, год выпуска, описание типа, марки и мощности двигателя.
  2. Реквизиты свидетельства о регистрации, которое подтверждает владение ТС сотрудником.
  3. Сумма выплаты, с учетом износа, трат на бензин и техобслуживание.
  4. Способ расчета (фиксированный или по фактическому количеству поездок). 
  5. Срок отчета об эксплуатации авто. В качестве подтверждения расходов используют путевые листы и чеки.
  6. Сроки выплаты компенсации (обычно ежемесячно, после предоставления отчета) и период действия соглашения.
  7. Порядок процедуры: отчет — приказ руководителя — обязанности бухгалтера.
  8. Ответственность работника.

Основанием для выплаты станет приказ руководителя. Укажите фиксированную сумму ежемесячной выплаты и распорядитесь о возмещении расходов на ГСМ и ремонт (техобслуживание) машины. Ответственным назначают бухгалтера компании.

Образец приказа об установлении компенсации за использование личного ТС на работе скачать здесь

Компенсация личного автомобиля состоит из нескольких выплат (ст. 188 ТК РФ):

  • за эксплуатацию ТС,
  • его амортизацию,
  • обслуживание, ремонт, покупка горюче-смазочных материалов (компенсация ГСМ).
Использование личного автомобиля сотрудника в служебных целях 2023 Важно! Госслужащие применяют Постановление Правительства РФ от 02.07.2013 № 563, которое обозначает пределы компенсации для мотоциклов и легковых авто:

  • Мотоциклы — не более 1200 руб. в месяц.
  • Легковое авто до 2000 куб. см. двигателя — 2400 руб. ежемесячно.
  • Машина с объемом мотора свыше 3000 см³ — 3000 рублей каждый месяц.

Компенсацию для остальных компаний и ИП, согласно статье 188 ТК РФ, можно установить индивидуально, по соглашению с владельцем машины. Удобнее всего прописать порядок расчета и условия назначения в отдельном внутреннем положении.

Учтите, что есть конкретные пределы суммы расходов за месяц при расчете налога на прибыль. Они прописаны в Постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92:

  1. Объем двигателя до 2000 см³ — ежемесячно 1200 рублей.
  2. Свыше 2000 кубических сантиметров — 1500 руб.
  3. Для мотоциклов — 600 руб.

Эти нормы уже включают в себя ГСМ, ремонт и техобслуживание, поэтому все выплаты сверху не пойдут к вычету.

Читайте в нашем материалекак установить компенсацию за личное оборудование дистанционному работнику.

Использование личного автомобиля сотрудника в служебных целях 2023 Важно! Компенсация за использование личного автомобиля не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), как и страховыми взносами (пп.2 п.1 ст. 422 НК РФ). Но целесообразность трат нужно будет подтвердить. Для этого делают допсоглашение с прописанным размером выплаты, расчет компенсации со всеми прилагающимися документами и копию ПТС.

Как рассчитать компенсацию

Транспортные расходы возмещают на основании служебной записки или заявления сотрудника. В приложении он должен добавить бумаги, подтверждающие слова в заявлении. 

Образец служебной записки о возврате расходов за поездку скачайте здесь.

Для расчета ГСМ и техобслуживания учитывают ряд факторов.

  1. Частота служебных разъездов.
  2. Учитываются только рабочие дни, без выходных и праздников.
  3. Периоды отпуска и больничного работника не включают в расчет.
  4. Расход горюче-смазочных материалов считают по чекам АЗС.
  5. Лимиты расхода топлива. В организации должен быть отдельный приказ с порядком расчета для конкретной марки машины или усредненный.
  6. Ежемесячный отчет о разъездах сотрудника. Обычно его формируют на основе путевых листов, которые и являются подтверждающими документами об использовании авто.
Обратите внимание!

Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников

Возмещение транспортных расходов сотруднику нередко становится темой обсуждения у бухгалтеров. В данной статье мы рассмотрим, какие нормы права регулируют этот вопрос, какие затраты относятся к транспортным, а также приведем алгоритм бухгалтерского и налогового учета компенсации транспортных издержек работнику.

В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.

Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

  • Компенсации за использование личного автотранспорта.
  • Оплата арендуемой собственности (например, автомобиля или компьютера работника) и затраты на его содержание.
  • Компенсации за билеты общественного и иного транспорта, а также услуги такси и т. д.

Работодатель вправе компенсировать сотрудникам стоимость проезда к месту работы. О нюансах, сроках и рисках таких выплат узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами.

При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139).

Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.

Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.

  1. Документы для оформления и выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.

Компенсация за использование личного имущества работника: налогообложение, учет и проводки

С 2021 года работодатели обязаны обеспечить дистанционщика всем необходимым для работы или компенсировать использование личного имущества. Читайте, как отразить компенсацию в кадровом, бухгалтерском и налоговом учете

Ситуации, когда сотрудники используют личное имущество в служебных целях, возникали задолго до узаконивания дистанционного формата работы:

  • автомобиль, личный сотовый телефон, компьютер — все можно задействовать при решении рабочих задач. И работодатель обязан компенсировать содержание и износ личного имущества.
Читайте также:  Предоставление коммунальных услуг 2023

С введением понятия дистанционная работа в ТК РФ появилась ст. 312.6, которая регулирует этот вопрос:

  • работодатель или предоставляет необходимое оборудование и расходные материалы, или выплачивает компенсацию;
  • размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора с новым сотрудником или в дополнительном соглашении, если на удаленку переходит кто-то из давно работающих.

В договоре или допсоглашении необходимо определить и условия выплаты компенсации. Обязательно пропишите четкое наименование имущества, за которое назначаете компенсацию, размер и сроки выплаты (Письмо ФНС России от 13.11.

2018 № БС-3-11/8304@). Укажите способ расчета суммы. Это может быть фиксированная сумма или расчет пропорционально времени фактической работы, тогда за периоды отпуска, больничного, командировки компенсация не выплачивается.

Налогообложение компенсации

При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Налог на прибыль

Компенсация за использование работником личного имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).

Работник может использовать в служебных целях разные виды личного имущества, но налоговое законодательство содержит предельные нормы только для компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов. Для других видов имущества размер выплат неограничен.

Предельные нормы компенсаций за транспорт, принимаемые в расходах по налогу на прибыль, приведены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:

  • 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
  • 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

В них уже заложены износ, горюче-смазочные материалы и ремонт, поэтому сумму, возмещаемую сверх нормативов, в налоговые расходы включать нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Размер компенсации за использование иного имущества для налога на прибыль не установлен, в расходы включается сумма, определенная соглашением между работником и работодателем (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672)

Помните про ст. 252 НК РФ:

  • организация должна экономически обосновать и документально подтвердить произведенные расходы: составить соглашения с работниками, определяющие размер и порядок выплаты компенсации. Если сумма явно завышена, то будут претензии со стороны налоговых органов (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672).

Для обоснования можно воспользоваться рекомендациями Минфина России из Письма от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194. Ведомство предлагает рассчитывать компенсацию за износ по аналогии с амортизацией:

  • взять стоимость имущества и поделить на срок полезного использования, опираясь на классификацию основных средств, включаемых в амортизационные группы (Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 № 1);
  • для инструментов и механизмов, не указанных в амортизационных группах, исходить из срока их полезного использования согласно техническим условиям или рекомендациям организаций-изготовителей.

Пример. Менеджер работает на своем ноутбуке, и организация выплачивает ему компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях. Сумма определена соглашением сторон в размере 10 000 руб. в месяц.

Компьютеры и ноутбуки входят во вторую амортизационную группу. Рыночная стоимость ноутбука приблизительно равна 60 000 руб. Сумма износа составит от 1 667 до 2 400 руб. в месяц.

Получается, что размер выплачиваемой менеджеру компенсации превышает сумму износа в четыре раза. В такой ситуации велика вероятность, что налоговые органы посчитают эти расходы экономически необоснованными.

Оптимальной будет компенсация 2 000–2 500 руб. в месяц.

Для обоснованного включения затрат в расходы у организации должны быть документы, подтверждающие, что работнику для выполнения его служебных обязанностей действительно требуется соответствующие оборудование или материалы. Это могут быть должностные инструкции, трудовой договор, допсоглашение к трудовому договору.

ФНС также считает, что для получения компенсации работник должен представить организации документы, которые подтверждают его право собственности на используемое имущество (Письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Пример. При использовании автомобиля нужно представить ПТС. Если в документе указан не сотрудник, а супруг или супруга, для учета компенсации в расходах необходимо представить свидетельство о браке, а сама машина должна быть куплена в браке (Письмо Минфина России от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004).

Возникает вопрос: какие документы могут подтвердить право собственности на компьютер, принтер или мобильный телефон? Минфин и ФНС молчат, скорее всего, потому что такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.

Налоговая в Письме от 27.01.2010 № МН-17-3/15@ разъяснила, что должны быть документы, доказывающие принадлежность имущества работнику, но опять без конкретики. Поэтому подтверждением может стать четкое указание имущества, по которому выплачивается компенсация, например «компенсация за ноутбук Xiaomi Mi Notebook Pro 15».

Минфин в Письме от 06.11.

2020 № 03-04-06/96913 пошел дальше и заявил, что работодатель должен располагать копиями документов, которые доказывают приобретение или аренду оборудования работником, а также расходы, понесенные при использовании оборудования в служебных целях. То есть если платим за телефон, то должны быть документы, свидетельствующие о служебных разговорах, если платим за авто — маршрутные (путевые) листы, чеки АЗС.

  • Резюмируем. Для учета компенсации в расходах кроме соглашения работодатель должен подтвердить:
  • Необходимость использовать личное имущество сотрудника. Например, в должностной инструкции указать, что у работника разъездной характер работы или что он трудится удаленно.
  • Право собственности работника на имущество. Например, копию паспорта транспортного средства или договор аренды ТС.
  • Факт использования техники или транспорта в служебных целях: путевые листы, авансовые отчеты, кассовые чеки, приказы руководителя, акты выполненных работ с расшифровкой вида работы.
  • Размер компенсации — порядок расчета и величину выплат можно указать в соглашении или трудовом договоре.

Как учитывать компенсацию за использование личного имущества тем, кто на УСН, читайте в шпаргалке. Она размещена в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

НДФЛ

Выплаты за использование личного имущества работника в служебных целях, а также возмещение связанных с этим расходов не облагаются НДФЛ.

Правила такие же, как при учете налога на прибыль:

  • не облагается налогом вся сумма компенсации, указанная в соглашении (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ).

Важно: для расчета НДФЛ нет нормирования даже для личного транспорта (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Работодатель должен обосновать размер компенсации, потому что чрезмерно большую сумму могут посчитать схемой экономии на зарплатных налогах. Поэтому не платите заведомо большие суммы, которые вы не сможете экономически обосновать.

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях в 6-НДФЛ не отражается (ст. 217 НК РФ, Письмо ФНС России от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@).

Страховые взносы

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование и страхование по временной нетрудоспособности и материнству.

Как и при НДФЛ, размер компенсации не нормируется (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам работника.

Курсы для бухгалтеров

Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Расписание курсов

Этот вид компенсации работодатель должен отразить в форме РСВ в составе выплат, не подлежащих обложению по ст. 422 НК РФ:

  • в строке 040 подраздела 1.1;
  • в строке 040 подраздела 1.2;
  • в строке 030 подраздела 1.3.1;
  • в строке 030 подраздела 1.3.2 Приложения 1;
  • в строке 030 Приложения 1.1;
  • в строке 030 Приложения 2 к разд. 1 расчета (пп. 6.6, 7.5, 8.7, 8.16, 9.6, 10.7 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Также ее нужно указать в персонифицированных сведениях о сотруднике, получающем компенсацию (разд. 3 РСВ). В частности, общую сумму выплат, как облагаемых, так и необлагаемых, следует включить в показатель графы 140 подраздела 3.2.1 (пп. 20.22, 20.23 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Если в трудовом договоре (соглашении к нему) выплата компенсации и ее размер не определены, на нее придется начислить страховые взносы.

Бухгалтерский учет компенсаций

Чтобы учесть суммы выплат, бухгалтер должен сделать следующие проводки:

Содержание операции Дебет Кредит
Начислена компенсация работнику за использование личного имущества 20 (26, 44) 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Выплачена компенсация 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Отражены расходы, понесенные работником 20 (26, 44) 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Отражена сумма входного НДС (на ОСН) 19 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Выплачена работнику сумма в счет возмещения расходов 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» 51 (50)

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Учет компенсации за использование личного имущества при УСН 390.3 КБ

Для скачивания шпаргалки нужно войти или зарегистрироваться

Оформление командировки на личном автомобиле

Закон не запрещает использовать в командировке личный
автомобиль сотрудника. Это может быть желание работника или
потребность компании, у которой нет своего автопарка,
а машина нужна для частых поездок. Чтобы компенсировать
расходы работника на использование его авто в служебных
целях, важно грамотно оформить взаимоотношения с работодателем
и собрать подтверждающие документы.

Варианты оформления

Работодатель обязан возмещать сотруднику расходы, связанные
с командировкой. В случае использования в поездке
личного автомобиля это затраты на бензин и эксплуатацию
транспорта, например, на техническое обслуживание
в пути.

Читайте также:  Кустарное производство на дому 2023

Чтобы выплатить компенсацию, потребуются два типа документов.
Первый — соглашение или договор с работником
об использовании им личного транспорта в служебных
целях. Второй тип — документы, фактически подтверждающие
поездку сотрудника на собственном автомобиле: путевой лист,
маршрутный лист и служебная записка директору.

Существует три варианта, как оформить рабочую поездку сотрудника
на личном автомобиле.

1. Соглашение с работником

Компенсацию расходов за использование личного имущества
работника в служебных целях устанавливает ст. 188 ТК РФ. Размер возмещения
прописывают в соглашении между работником
и работодателем, составленном в свободной форме.

В документе указывают:

  • характеристики личного автомобиля сотрудника — госномер,
    VIN, модель, цвет, год выпуска, объем двигателя;
  • данные ПТС;
  • статьи расходов — бензин, износ, текущий ремонт
    и эксплуатация и т.п.;
  • условия возмещения затрат — по норме или
    по факту;
  • сроки и порядок выплаты компенсации;
  • перечень документов, которые подтверждают фактические
    расходы.

Пример соглашения об использовании
автомобиля работника. Скачать

Компенсацию за использование автомобиля работника относят
к «прочим расходам на производство и реализацию».
При расчёте суммы компенсации стоит ориентироваться на Постановление Правительства
РФ от 08.02.2002 №92. К примеру,
за использование легкового автомобиля с объёмом двигателя
свыше 2000 куб. см полагается 1500 рублей
в месяц. Все расходы сверх этой суммы будут идти за счёт
прибыли.

Износ рассчитывают по принятому в организации методу:
например, платят фиксированную сумму за километр пробега или
за каждый день аренды. Плату за парковку работодатель
определяет вместе с командированным.

Пример расчёта компенсации
Работник ездит в командировки на своём автомобиле
с объёмом двигателя 2656 куб. см. По соглашению
с работодателем ему компенсируют расходы следующим образом:
4 рубля за каждый км пробега, 120 рублей
в месяц за парковку и стоимость бензина марки АИ-92
из расчёта 11,4 л за каждые 100 км
пробега. В ноябре 2022 года пробег автомобиля
в служебных целях составил 600 км. Стоимость литра
бензина — 46,8 рублей.

  • Работнику положена компенсация:
  • за пробег — 2400 ₽ (4 × 600)
  • за бензин — 3201,12 ₽ (11,4 л × 6 ×
    46,8)
  • за парковку — 120 ₽
  • Итого: 5721,12 ₽

Исходя из нормативов Постановления компания может включить
в прочие расходы на производство и реализацию
1500 рублей. Сумма 4221,12 рублей пойдёт за счёт
прибыли.

Компенсация работнику за использование его личного
имущества по соглашению не облагается НДФЛ
и страховыми взносами — смотрите письмо Минфина России от 06.12.2019
№ 03-04-06/94977.

Расходы на использование автомобиля сотрудника должны быть
экономически обоснованы. Чтобы документально подтвердить право
собственности работника на автомобиль, к соглашению
прикладывают копию ПТС и СТС. После поездки работнику нужно
подтвердить фактические затраты на использование его авто
в служебных целях: принести путевой лист, чеки за бензин
с заправок, квитанции с СТО.

Если работник постоянно использует собственное авто для
служебных целей, то имеет смысл включить в расходы траты
сверх нормативов. Для этого компании удобнее заключить
с работником договор аренды его личного автомобиля. Такие
расходы тоже можно учесть как «прочие расходы, связанные
с производством или реализацией» согласно ст. 252 и ст. 264 НК РФ.

2. Договор аренды транспортного средства

Компания может заключить с работником краткосрочный
договор аренды его автомобиля, если
во внутренних документах компании нет на это ограничений.
Например, если антикоррупционная политика организации запрещает
возмездные договоры ГПХ с работниками, то заключить
договор аренды не получится.

По договору аренды арендатор, то есть работодатель,
несёт все расходы по содержанию имущества.
Он компенсирует работнику стоимость бензина, износа автомобиля
и другие затраты, о которых договорятся стороны договора.
Как правило, страховку и транспортный налог платит собственник
авто, то есть работник.

Договор аренды автомобиля не нужно регистрировать
в госорганах, но у работодателя появляются
дополнительные хлопоты.

Во-первых, компании придётся выполнять все обязанности
эксплуатирующей организации в отношении арендованного
транспорта, установленные ст. 20 Закона о безопасности дорожного
движения №196-ФЗ от 10.12.1995 г.:

  • провести работнику первичный и предрейсовый
    медосмотр;
  • организовать предрейсовый контроль технического состояния
    автомобиля;
  • проводить регулярное техническое обслуживание — это может
    делать арендодатель, но тогда компания возместит ему эти
    расходы.

Во-вторых, по ст. 2 Закона водитель
транспортного средства — это тот, кто управляет автомобилем
в личных целях либо в качестве работника или ИП.

Поскольку транспорт будет использоваться для служебных целей,
компания должна оформить работнику внутреннее совместительство
в качестве водителя и провести обучение оказанию первой
помощи пострадавшим.

Иначе работодателя могут привлечь
к ответственности за нарушение требований охраны труда
или нарушение трудового законодательства.

Если работник не зарегистрирован как ИП,
то работодатель будет удерживать с арендной платы НДФЛ
как налоговый агент. Страховые взносы
с арендных платежей не начисляются
и не уплачиваются.

3. Договор аренды транспортного средства с экипажем

Компании часто используют фрахтование на время личного транспорта
работников, если у сотрудника разъездной характер работы или
личный автомобиль для командировок использует руководитель.

При таком виде фрахтования работник не только предоставляет
свой автомобиль, но и управляет им в поездке
и отвечает за техническую эксплуатацию. Плюс для компании
в том, что не нужно проводить контроль технического
состояния машины, оформлять работника водителем
по совместительству и проводить обучение первой
помощи.

Если у работодателя нет возможности проводить медосмотр
сотрудника и техосмотр машины, работник самостоятельно ищет,
где это сделать. Это отдельно указывают в договоре.

Минус фрахтования в том, что налоговая считает его
договором смешанного типа — с элементами аренды
транспортного средства и оказания услуг по управлению
и техэксплуатации. Эти две составляющих нужно будет разделить
при оплате арендодателю. Это означает, что придётся оформлять
больше документов из-за страховых взносов, которых нет при простой
аренде транспорта.

Компания как налоговый агент удерживает НДФЛ со всей
стоимости договора и начисляет страховые взносы с цены
услуг по управлению автомобилем — ст. 226 и ст. 420 НК РФ. Уплачивает взносы
работодатель.

Документы для командировки 

Соглашение, простой договор аренды или договор аренды
с экипажем подтверждают законность использования транспорта
работника в командировке. Дополнительно потребуется оформить
приказ о командировке, путевой лист, а также служебное
задание и маршрутный лист, если они предусмотрены
в локальных актах компании.

В приказе на командировку стоит добавить
перед целью поездки поле «Проезд к месту командировки»
и указать «Командировка на личном автомобиле (марка,
модель, госномер)». Так компании будет проще обосновать компенсацию
работнику.

Путевой лист нужен для подтверждения расходов
на бензин, а также контроля за соблюдением водителем
режима труда и отдыха. Если транспорт в аренде,
то работодатель должен следить за временем в пути
и перерывами.

Единой формы путевого листа нет. Компании могут разработать свой
бланк или использовать типовую межотраслевую форму №3, дополнив
её необходимыми графами по Приказу Минтранса России от 11.09.2020
№368; с 1 марта 2023 года — по Приказу Минтранса России от 28.09.2022
№390.

Маршрутный лист подтверждает фактическое время нахождения
в командировке. Его используют, только если это предусмотрено
учётной политикой компании. Служебное задание также
составляют, если это установлено внутренним положением
о командировках.

Перед поездкой работодатель должен выдать аванс работнику
согласно п. 10 Положения о командировках №749.

Предполагаемые затраты на бензин считают на основании
расхода топлива в руководстве по эксплуатации автомобиля
или берут базовый расход топлива для такого авто в Распоряжении Минтранса России от 14.03.2008
№АМ-23-р.

Второй вариант предпочтительнее, так как Минюст
предписал руководствоваться им при эксплуатации
транспорта.

После возвращения из поездки работник передаёт
в бухгалтерию вместе с авансовым отчётом служебную
записку на директора, составленную в свободной форме.
В ней он указывает:

  • что поездка была на личном автомобиле;
  • место командировки; дату и время начала и окончания
    командировки;
  • пробег автомобиля;
  • место проживания в поездке, если останавливался
    не в гостинице;
  • список подтверждающих документов.

К служебной записке он прикладывает заполненный
путевой лист, маршрутный лист (если есть), кассовые чеки
с АЗС, гостиницы и другие первичные документы,
обосновывающие расходы, например, квитанции СТО.

Служебная записка и пакет обосновывающих документов нужны
для двух целей. Во-первых, они подтверждают фактическое время
нахождения в командировке в соответствии с п. 7 Положения о командирвках
№749. Во-вторых, они обосновывают размер компенсации, которая
положена работнику.

Что в итоге

  • Командировка на личном автомобиле работника законна, если
    оформить использование личного транспорта для служебных целей. Это
    можно сделать тремя способами: заключить соглашение
    с работником по ст. 188 ТК РФ, договор аренды
    транспортного средства или договор аренды транспортного средства
    с экипажем. У каждого варианта есть нюансы.
  • По соглашению с работником компания сможет включить
    в себестоимость его услуг расходы на авто в пределах
    нормативов, утвержденных Постановлением №92. Остальные затраты пойдут
    за счёт прибыли.
  • При заключении договора аренды автомобиля придётся оформить
    работника водителем по совместительству, провести его
    обучение, а также выполнять все обязанности эксплуатирующей
    авто организации: проводить регулярные медосмотры
    и техосмотры, ремонт автомобиля.
  • По договору аренды транспортного средства с экипажем
    придётся разделять затраты на аренду и затраты
    на управление автомобилем, чтобы правильно начислить страховые
    взносы. Это требует больше трудозатрат при оформлении
    документов.
  • Для командировки обязательно оформляют приказ и путевой
    лист. При возвращении из поездки работник сдаёт
    в бухгалтерию авансовый отчёт и служебную записку.
    К ним он прикладывает пакет подтверждающих расходы
    документов: кассовые чеки АЗС, путевой лист, квитанции СТО.
Дополнительной бумажной работы и затрат можно избежать,
если отправлять работников в командировки общественным
транспортом. На Туту вы можете полностью спланировать
командировку: купить билеты на самолёты, поезда
и автобусы и забронировать отели по выгодным
тарифам. Клиентам доступна оплата банковской картой, а также
предварительное бронирование билетов. Отчётные документы придут
сразу после заказа. 

* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

  1. Ещё можно почитать
  2. Командировка на служебном автомобиле: оформление
    и отчётность
  3. Оформление командировки: пошаговая инструкция
  4. Авансовый
    отчёт по командировке
  5. Командировочное
    удостоверение
  6. Переход
    на электронное оформление командировок: пошаговая
    инструкция
  7. Внутреннее
    положение о командировках

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Если работник вынужден пользоваться собственным автотранспортом в служебных целях, то ему положена выплата компенсации. Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ. Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.

В Трудовом кодексе указывается, на что конкретно идет компенсация:

  • амортизацию автотранспорта;
  • оплату затрат на ГСМ (бензин, топливо);
  • техобслуживание.

Вопрос: Как отражается в учете выплата компенсации за использование в служебных целях личного легкового автомобиля работника?
В соответствии с трудовым договором организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях.

Размер компенсации определяется исходя из сумм ежемесячного износа автомобиля (1 100 руб.) и эксплуатационных расходов (в том числе расходы на ГСМ). Возмещение фактически произведенных за месяц эксплуатационных расходов производится в сумме, документально подтвержденной работником и утвержденной руководителем организации.

В текущем месяце общая сумма компенсации, подлежащая выплате работнику, составляет 9 000 руб. Выплата компенсации производится в следующем месяце на банковский счет работника. Автомобиль объемом двигателя 2 000 куб. см используется для управленческих нужд организации.
В целях исчисления налога на прибыль доходы и расходы признаются методом начисления.

Организация составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность на конец каждого календарного месяца.

Посмотреть ответ

Соглашение о покрытии расходов

В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:

  • о марке транспорта работника, годе выпуска;
  • о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.

Вопрос: Для оформления компенсации при использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя достаточно приказа на выплату или надо оформлять дополнительное соглашение с работником?
Посмотреть ответ

Часть предприятий издает указ о выплате компенсации. Если в нем присутствует подпись работника, то в суде документацию приравнивают к соглашению. Однако рекомендуется составить именно соглашение, чтобы не инициировать ненужные споры.

В соглашении между руководителем и подчиненным есть возможность указать 2 вида компенсации одновременно: и на ГСМ-расходы, и на износ автотранспорта. В законодательстве не прописаны конкретные суммы, поэтому мера возмещения затрат за пользование собственным автомобилем устанавливается в каждой организации.

Существует ли срок выплаты компенсации за использование личного автомобиля работнику?

Контролирующие органы РФ для верного расчета налогов предлагают учитывать степень износа автомобиля и время его эксплуатации. Необходимо использовать простые расчеты, отображаемые в соглашении:

  1. Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.
  2. Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.

Вопрос: Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации за использование в служебных целях личного автомобиля, собственником которого работник не является (п. 1 ст. 217 НК РФ (до 31.12.2019 включительно — п. 3 ст. 217 НК РФ))?
Посмотреть ответ

Налоговый учет

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2016 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.

Документы для оформления компенсации

Для доказательства того факта, что сотрудник не получает доход от использования собственного авто, нужно собрать документы:

  1. Между руководителем и подчиненным заключается соглашение, которое дополняет действующий ТД. Если использование собственного имущества в должностных целях оговаривается на собеседовании, то этот пункт вписывается в договор.
  2. Копия документа о регистрации транспорта. Она необходима для доказательства прав на авто, т. к. возмещение расходов полагается за пользование собственным имуществом. Мнения контролирующих органов о возмещении затрат на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделилось. Существуют записи, которые как разрешают данную выплату, так и запрещают ее.
  3. Документы для учета рабочих поездок. Путевые и маршрутные листы оформляются при условии компенсации, которая перечисляется с учетом служебного пробега.
  4. Если компенсация предоставляется по фиксированной ставке, то документация оформляется любым удобным способом: маршрутные листы, журнал учета командировок.
  5. Важно! Если для учета выплат используется собственная форма, то в нее необходимо включать реквизиты первичной документации. Форма должна соответствовать политике предприятия.

  6. Чеки, квитанции на оплату ГСМ и прочие расходы работнику компании следует предоставлять вместе с авансовым отчетом. Согласно предоставленным квитанциям оплачивается денежная компенсация. Покрытие расходов на бензин осуществляют, учитывая его действительный расход и лимит, утвержденный в технической документации.
  7. Покрытие затрат, которое указано в соглашении и трудовом договоре. Размер компенсации утверждается в приказе или расчетном листе. Сумма возмещения может быть указана и в двустороннем соглашении, если выплачивается по фиксированной ставке.

Компенсация за использование собственного авто

Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

  • Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
  • Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

Аренда авто в служебных целях

Утвержденная сумма возмещения денежных средств за пользование автомобилем по служебным нуждам очень мала. Поэтому если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды.

За арендованный транспорт служащему также полагается компенсация. Авто можно взять в аренду вместе с сотрудником. При аренде автомобиля без сотрудника ответственным лицом назначается уполномоченное лицо организации.

Для работодателя на УСН преимущество заключается в уменьшении налоговой базы (согласно ст. 346 НК РФ, п.1). Расходы на содержание транспорта несет работодатель и может включать их в статью расходов.

В обеих ситуациях необходимо:

  1. Заключить договор аренды.
  2. Установить сумму компенсационных ежемесячных платежей.
  3. Передать транспорт по акту.

Важно! Ежемесячные платежи аренды работодатель включает в доход своего сотрудника. Компенсация облагается НДФЛ по ставке 13% (по статье 226 НК РФ п.1, ст. 224 п.1). Страховые взносы платить не придется.

Бухгалтерский учет компенсации

Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы).

Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления.

Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

Пример. Компенсация сотруднику предприятия