Полезное

Свидетельствование верности копии

Свидетельствование верности копии

Свидетельствование верности копий документов — нотариальное действие, при совершении которого нотариус свидетельствует верность копий документов, верность копий с копий документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации. Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате.

Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из документов, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами.

Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.

Свидетельствуя верность копий документов и выписок из них, нотариус не подтверждает законность содержания документа, соответствие изложенных в нем фактов действительности, личность, дееспособность и полномочия подписавших его лиц, правоспособность юридического лица, от которого исходит документ. Нотариус подтверждает, что копия документа и его оригинал соответствуют друг другу.

При свидетельствовании верности копий документов заявителем нотариусу должны быть представлены оригиналы документов, полностью совпадающие с копией. Свидетельствование верности копии документа, объем которого больше одного листа, осуществляется нотариусом только в том случае, когда все листы оригинала прошиты, пронумерованы, при необходимости скреплены печатью.

Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии документа засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Записаться

  • Документы, выданные органом иностранного государства, не легализованные на территории РФ в установленном законом порядке и не соответствующие нормам международного права;
  • Документы, изложенные на иностранном языке (подлинность подписи переводчика на переведенном документе должна быть засвидетельствована нотариусом);
  • Медицинские карты, выписки и иные документы, содержащие в себе информацию о медицинской тайне.
  • Дипломы об образовании без регистрационного номера, а также имеющие только одну подпись должностного лица или не имеющих никаких подписей;

Документы, необходимые для свидетельствования верности копий документов, копий с копий документов:

  • Паспорт заявителя, срок действия которого не истек;
  • Подлинник того документа, с которого нотариус будет свидетельствовать верность копии (не имеющий подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений или каких-либо особенностей);
  • Копия с оригинала, засвидетельствованная нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке;
  • Необходимое количество ксерокопий с подлинника/копии документа (желательно).
Название нотариального действияНотариальный тарифПлата за УПТХ 2023 г.Примечание
1 2 3 4 5
62 Свидетельствование верности копии документа и выписок из них, за страницу копии (выписки) 10,00 90,00 Плата за УПТХ по свидетельствованию верности копий учредительных документов взимается в соответствии с этим пунктом и зависит от количества страниц в документе. Страницей копии документа является откопированная с подлинного документа с использованием. тех. средств страница, а не страница самого подлинника документа. (Письмо ФНП № 4385/06-07 от 02.09.2019.

Свидетельствование верности копий документов

Свидетельствование верности копии

Нотариус свидетельствует верность копий документов, которые оформлены надлежащим образом и не противоречат законодательству Российской Федерации.

Не свидетельствуются копии документов, которые не соответствуют общим правилам свидетельствования копий документов и выписок из них.

Без подлинника документа копии не свидетельствуются!!!

  1. Не свидетельствуются копии документов, которые не имеют обязательных признаков документа, таких как дата, номер, наименование документа и без указания каким органом, организацией или учреждением составлен (удостоверен, выдан, засвидетельствован) данный документ;
  2. Не свидетельствуются копии документов, целостность которых нарушена (документ поврежден, отсутствует часть листа или текста, нарушена целостность сшивки документа и т.д.);
  3. Не свидетельствуются копии документов, если в документе имеются не оговоренные надлежащим образом исправления, зачеркивания или дописки;
  4. Не свидетельствуются копии документов, которые исполнены на двух и более листах и не прошиты и не скреплены надлежащим образом;
  5. Не свидетельствуются копии документов, текст которых не читаем и восстановить содержание текста документа не представляется возможным;
  6. Не свидетельствуются копии документов, текст которых исполнен карандашом;
  7. Не свидетельствуются внутренние документы организации (приказы, протоколы, решения и др.), за исключением протоколов и решений, подлинность подписи на которых засвидетельствована в надлежащем порядке.
  8. Не свидетельствуются копии документов, составленные за границей и не прошедших процедуру легализации (не проставлен апостиль, неапостилированные документы).
  9. Не свидетельствуются копии документов, на которых подпись должностного лица выполнена с использованием мастичной печати, а не проставлена им собственноручно;
  10. Не свидетельствуются копии документов, составленных на иностранном языке и отсутствует нотариально засвидетельствованный перевод текста документов;
  11. Не свидетельствуются копии документов, содержащих государственную тайну (под грифом «Секретно»);
  12. Не свидетельствуются копии документов, являющихся законодательными актами (федеральные законы, кодексы, Указы Президента РФ, Постановления Правительства РФ и т.д.)
  13. Не свидетельствуются копии договоров, заключенных между гражданами в простой письменной форме (ППФ).

Обращаем Ваше внимание, что вышеописанные общие правила имеют ряд исключений, описать которые полностью невозможно, поэтому Вы можете уточнить, свидетельствуется ли копия с необходимого Вам документа по телефону — 8 (499) 670-18-95 или на личном приеме в нотариальной конторе.

КОПИИ

Свидетельствование верности копии документа – нотариальное действие, направленное на свидетельствование идентичности содержания подлинника документа и его копии, предъявленных нотариусу. Свидетельствуя верность копии, нотариус не удостоверяет фактов, изложенных в документе, а только подтверждает соответствие текста и реквизитов копии документа тексту и реквизитам оригинала.

Свидетельствование верности копии документа – одно из самых распространённых нотариальных действий. Гражданину может потребоваться заверить копию документа для поступления на работу, в учебное заведение, для оформления наследства, для получения пособий, пенсий и выплат, и для совершения различных сделок с имуществом.

Свидетельствование верности копий документов нотариусом не менее важно и для организации деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Заверенные нотариусом копии требуются для регистрации юридических лиц, получения разрешений и лицензий, открытия банковских счетов, получения и выдачи денежных средств.

Заверение копий документов нотариусом осуществляется только при предъявлении подлинников документов, содержание и оформление которых не противоречит законодательным актам РФ.

Заверить копию документа может любой гражданин, не обязательно являющийся владельцем представляемых документов. В соответствии с правилами совершения нотариальных действий нотариус проверяет личность гражданина, обратившегося за заверением копий документов.

Установление факта полной дееспособности лица при свидетельствовании верности копий документов не требуется.

Для заверения нотариусом копии документа, объем которого больше одного листа, необходимо чтобы листы документа были прошиты, пронумерованы и скреплены печатью и подписью должностного лица.

Свидетельствование верности копии с копии документа осуществляется нотариусом при условии, что копия документа заверена в нотариальном порядке, либо выдана юридическим лицом, которому принадлежит и оригинал документа.

Нотариус не вправе свидетельствовать верность копии документа или выписки из него, если:

  • В тексте документа имеются подчистки, дописки, зачеркнутые слова, иные оговоренные исправления (либо оговоренные исправления в документе, в котором они допустимы);
  • Документ либо его отдельные фрагменты или реквизиты исполнены карандашом;
  • Документ в силу повреждений имеет нечитаемые фрагменты текста, реквизитов или печати, скрепляющей подпись должностного лица, или имеет какие-либо иные особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или к сомнению в его подлинности;
  • Оттиска печати на документе, представленном для свидетельствования верности копии, должен быть четким, позволяющим установить название организации, выдавшей документ;
  • Нарушена целостность документа;
  • Документ, объем которого превышает один лист, не прошит, не пронумерован и не скреплен подписью должностного лица и соответствующей печатью;
  • Документ составлен за границей должностным лицом компетентного органа иностранного государства, иностранным гражданином или от них исходит, но не легализован в порядке, установленном международным договором либо не соответствует иным требованиям международного договора;
  • Подпись должностного лица, подписавшего документ, выполнена светокопированием либо при помощи факсимильного штампа или иным техническим способом;
  • Документ, поверхность бумажного носителя которого заламинирована либо скрыта иным техническим способом, не позволяющим сделать однозначного вывода об отсутствии признаков подделки документа;
  • Запрещено свидетельствовать верности копий документа, содержащего государственную либо медицинскую тайну и имеющего указание (гриф) на недопустимость его копирования, а также гриф “Секретно” и “Совершенно секретно”.

Особенности свидетельствования верности копий отдельных видов документов:

Действующие законодательство содержит случаи, когда в документе не допускаются какие-либо (в том числе оговоренные) исправления, например: – в документах об образовании; – в свидетельствах о государственной регистрации актов гражданского состояния;

Прокурор разъясняет — Прокуратура Ярославской области

О правилах заверения нотариусом копий документов

Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства Российской Федерации о нотариате.

При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству Российской Федерации.

У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.

Свидетельствование верности выписки из документа осуществляется только тогда, когда оригинал документа содержит несколько отдельных решений, не связанных между собой.

В выписке должен быть отражен полный текст части документа, содержащей определенный вопрос.

При свидетельствовании верности копии с копии документа, копия документа также должна быть засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.

  • В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации о нотариате нотариус не свидетельствует копии документов, которые:
  • — имеют приписки, подчистки, неоговоренные исправления или зачеркнутые слова в тексте;
  • — выполнены карандашом;
  • — содержат нечитаемый или нечетко написанный текст, а также стертые подписи и печати;
  • — являются ветхими, или у них нарушена целостность.
Читайте также:  Пекинские правила 1985 года

Однако ряд требований, предъявляемых ранее к документам граждан или юридических лиц при посещении ими нотариуса, с июля 2015 года упростился. Так, статья 45 Основ теперь включает в себя новые требования к документам, представленным для совершения нотариального действия.

В частности раньше требовалось, чтобы представленные для совершения нотариального действия документы были прошиты.

Теперь целостность документа, изложенного на нескольких страницах, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным, исключающим сомнения в его целостности, способом.

Кроме того, появилась оговорка, касающаяся правила, которое запрещает принимать документы, имеющие неоговоренные исправления, подчистки, приписки, зачеркнутые слова. Теперь появилось исключение из этого правила.

В статье говорится о том, что если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными, для цели, ради которой представлен документ, если нотариус понимает смысл документа, то такой документ принимается.

  1. Нотариус не свидетельствует подлинности копий следующих документов:
  2. — документов, не легализованных на территории РФ в установленном законом порядке и не соответствующих нормам международного права;
  3. — документов на иностранном языке (подлинность подписи переводчика на переведенном документе должна быть удостоверена нотариусом).
  4. Заверение копии документа, объем которого больше одного листа, осуществляется нотариусом только в том случае, когда все листы оригинала прошиты (или скреплены иным, исключающим сомнения в его целостности, способом) и пронумерованы.
  5. Обратиться к нотариусу за свидетельствованием копии документа вправе любой гражданин.
  6. Перед заверением копий документов нотариус должен проверить, полностью ли соответствует копия оригиналу.

Заверенную копию нотариус выдает на руки заявителю только после того, как его личность будет подтверждена документально. Для этого необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность.

Кальченко Сергей Александрович , прокурор Ленинского района

Прямая ссылка на материал
Поделиться

Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства Российской Федерации о нотариате.

При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству Российской Федерации.

У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.

Свидетельствование верности выписки из документа осуществляется только тогда, когда оригинал документа содержит несколько отдельных решений, не связанных между собой.

В выписке должен быть отражен полный текст части документа, содержащей определенный вопрос.

При свидетельствовании верности копии с копии документа, копия документа также должна быть засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.

  • В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации о нотариате нотариус не свидетельствует копии документов, которые:
  • — имеют приписки, подчистки, неоговоренные исправления или зачеркнутые слова в тексте;
  • — выполнены карандашом;
  • — содержат нечитаемый или нечетко написанный текст, а также стертые подписи и печати;
  • — являются ветхими, или у них нарушена целостность.

Однако ряд требований, предъявляемых ранее к документам граждан или юридических лиц при посещении ими нотариуса, с июля 2015 года упростился. Так, статья 45 Основ теперь включает в себя новые требования к документам, представленным для совершения нотариального действия.

В частности раньше требовалось, чтобы представленные для совершения нотариального действия документы были прошиты.

Теперь целостность документа, изложенного на нескольких страницах, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным, исключающим сомнения в его целостности, способом.

Кроме того, появилась оговорка, касающаяся правила, которое запрещает принимать документы, имеющие неоговоренные исправления, подчистки, приписки, зачеркнутые слова. Теперь появилось исключение из этого правила.

В статье говорится о том, что если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными, для цели, ради которой представлен документ, если нотариус понимает смысл документа, то такой документ принимается.

  1. Нотариус не свидетельствует подлинности копий следующих документов:
  2. — документов, не легализованных на территории РФ в установленном законом порядке и не соответствующих нормам международного права;
  3. — документов на иностранном языке (подлинность подписи переводчика на переведенном документе должна быть удостоверена нотариусом).
  4. Заверение копии документа, объем которого больше одного листа, осуществляется нотариусом только в том случае, когда все листы оригинала прошиты (или скреплены иным, исключающим сомнения в его целостности, способом) и пронумерованы.
  5. Обратиться к нотариусу за свидетельствованием копии документа вправе любой гражданин.
  6. Перед заверением копий документов нотариус должен проверить, полностью ли соответствует копия оригиналу.

Заверенную копию нотариус выдает на руки заявителю только после того, как его личность будет подтверждена документально. Для этого необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность.

Кальченко Сергей Александрович , прокурор Ленинского района

Свидетельствование верности копий документов и выписок из них

В нотариальной конторе Жлобо И.Г. заверяются копии документов, которые оформлены надлежащим образом и не противоречат законодательству Российской Федерации.

Не заверяются копии документов, которые не соответствуют общим правилам свидетельствования копий документов и выписок из них.

Общие правила свидетельствования копий документов и выписок из них

  • Без подлинника документа копии не заверяются.
  • Не заверяются копии документов, которые не имеют обязательных признаков документа, таких как дата, номер, наименование документа и без указания каким органом, организацией или учреждением составлен (удостоверен, выдан, засвидетельствован) данный документ;
  • Не заверяются копии документов целостность которых нарушена (документ поврежден, отсутствует часть листа или текста, нарушена целостность сшивки документа и т.д.);
  • Не заверяются копии документов, если в документе имеются не оговоренные в надлежащем порядке исправления, зачеркивания или дописки;
  • Не заверяются копии документов, которые исполнены на двух и более листах и не прошиты и не скреплены надлежащим образом;
  • Не заверяются копии документов, текст которых нечитаем и восстановить содержание текста документа не представляется возможным;
  • Не заверяются копии документов, текст которых исполнен карандашом;

а также:

  • Не заверяется копии документов финансового характера (деньги — банкноты Банка России, сберкнижки и проч.);
  • Не заверяются удостоверения личности, выданные государственными органами, организациями и учреждениями (удостоверение личности сотрудника полиции, военный билет и т.д.);
  • Не заверяются документы, составленные между физическим и юридическим лицом (договоры и проч.);
  • Не заверяются документы, не прошедшие обязательной регистрации (устав), утверждения или согласования, которая предусмотрена действующим законодательством;
  • Не заверяются внутренние документы организации (приказы, протоколы, решения и проч.), за исключением протоколов и решений, подлинность подписи на которых засвидетельствована в нотариально.
  • Не заверяются копии документов, составленные за границей и не прошедших процедуру легализации (не проставлен апостиль, неапостилированные документы).
  • Не заверяются копии документов, на которых подпись должностного лица выполнена с использованием мастичной печати, а не проставлена им собственноручно;
  • Не заверяются копии документов, составленных на иностранном языке и отсутствует нотариально засвидетельствованный перевод данных документов;
  • Не заверяются копии документов, содержащих государственную тайну (под грифом «Секретно»);
  • Не заверяются копии документов, являющихся законодательными актами (федеральные законы, кодексы, Указы Президента РФ, Постановления Правительства РФ и т.д.)
  • Не заверяются копии договоров, заключенных между гражданами в простой письменной форме (ППФ).

Обращаем Ваше внимание, что вышеописанные общие правила имеют ряд исключений, описать которые полностью невозможно, поэтому Вы можете уточнить заверяется ли копия с необходимого Вам документа по телефонам +7 (499) 186-17-56, 7 (499) 186-00-01 или просто задав вопрос нотариусу.

Свидетельствование копий документов

Свидетельствование копий документов сегодня является самым популярным как среди жителей Югры, так и всей России нотариальным действием. Поэтому гражданам при совершении этого нотариального действия необходимо помнить некоторые правила.

Так, например, совсем недавно, 21 декабря 2013 года, был принят федеральный закон N 353-ФЗ, внесший некоторые изменения в порядок свидетельствования копий с документов.

Согласно этому документу нотариусы, к примеру, могут отказать гражданам в свидетельствовании копии, если в ней нарушен публичный порядок (имеются призывы к свержению существующего политического строя, к террористическим действиям и т. п.).

Еще один существенный момент — копия ламинированного документа может быть засвидетельствована лишь в том случае, если этот документ был изначально пластиковым (СНИЛС, банковская карта). О других правилах совершения данного нотариального действия – в нашем следующем материале.

Для чего это нужно?

Это нотариальное действие представляет собой свидетельствование тождественности текста предъявленной нотариусу копии с оригиналом. Свидетельствуя верность копии документа, нотариус не свидет​ельствует достоверность сведений, изложенных в нем, а лишь подтвер​ждает факт тождественности текста и реквизитов копии тексту и реквизи​там представленного документа.

Нотариальное свидетельство​вание верности копий документов и выписок из них имеет важное значение в деле охраны прав и интересов, реализации конституци​онных прав граждан и юридических лиц.

Копии документов необходимы для поступления на работу, в учебное заведение, для получения пенсий и пособий, наследства, денег или имущества, для приобретения недвижимости или осуществления предпринимательской деятельнос​ти.

С другой стороны, этот вид нотариального действия имеет непосредственное отношение к деятельности предприятий, организаций, учреждений, для которых, как правило, предназначены нотариально засвидетельствованные копии.

На основании последних обычно производится регистрация юридических лиц, открытие счетов в банках, получение денежных средств, получение лицензий, прием на работу, назначение пенсий, пособий, выдача денег, докумен​тов и прочее.

Основные правила

На что же, в первую очередь, необходимо обратить внимание при обращении к нотариусу за совершением этого нотариального действия? Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных органами государ​ственной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации, юридическими лицами, а также гражданами при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам Российской Федерации.

  • За свидетельствованием верности копии или выписки из документа может обратиться любое лицо, не обязательно являющееся владельцем документа.
  • Копия документа может быть исполнена от руки, с использованием технических средств или способом свето- либо фотокопирования.
  • Нотариально засвидетельствованная копия должна содержать точный текст подлинного документа, текст удостоверительной надписи нотариуса, подпись нотариуса и печать нотариуса.
Читайте также:  Постановление о крупных

Текст удостоверительной надписи должен быть изложен непосредственно на копии и не может быть подшит либо подклеен к тексту копии. В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

Документы — без дефектов

Следует всегда помнить, что верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содер​жатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. При этом выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.

Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридичес​ких лиц — без сокращений, с указанием адресов их органов. Фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть написаны полнос​тью.

Верность копии документа, выданного граждани​ном, свидетельствуется нотариусом в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина.

Верность копии с копии документа свиде​тельствуется нотариусом при условии, если верность копии засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В последнемслучае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

  1. Нотариус откажет вам в свидетельствовании верности копии или выписки, в случаях, если:
  2. —​ в тексте документа имеются подчистки, дописки, зачеркнутые слова, иные не оговоренные исправления;
  3. —​ документ или его часть исполнены каранда​шом;
  4. —​ документ в силу повреждений или ветхости
  5. имеет нечитаемые фрагменты текста, реквизитов или печати, скрепляющей подпись должнос​тного лица, или имеет какие-либо иные особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или его подлинности;
  6. —​ нарушена целостность документа, что не позволяет установить его идентичность;
  7. —​ документ, объем которого превышает один лист, не прошит, не пронумерован и не скреплен подписью должностного лица и соответствующей печатью.
  8. Документы от граждан
  9. Верность копии документа, выданного гражданином, свиде​тельствуется нотариусом в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, учрежде​ния, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина.

Нотариус не вправе свидетельствовать верность копии документа, выданного граждани​ном, если подлинность его подписи засвиде​тельствована в каких-либо других органах, например, в органах социальной защиты, в военкомате и т.д.

В последние годы для свидетельствования верности копий все чаще представляются доку​менты, выданные гражданами, на которых подлинность подписи граждан не засвиде​тельствована нотариально. Поэтому не могут быть засвидетельствованы копии договоров между гражданами в простой письменной форме, поскольку подлинность подписи граждан в указанных договорах нотариально не засвиде​тельствована.

Свидетельствование верности перевода

В соответствии со ст. 81 Основ законода​тельства РФ о нотариате нотариус свидет​ельствует верность перевода документа с одного языка на другой. Если нотариус владеет инос​транным языком, на котором составлен оригинал документа, то соответствие удостоверяемого перевода этому оригиналу нотариус устанавли​вает самостоятельно.

Если нотариус не владеет соответствующими языками, перевод документа может быть сделан дипломированным перевод​чиком, известным нотариусу.

Присутствие переводчика при удостоверении верности перевода обязательно, так как нотариус в этом случае свидетельствует подлинность его подписи на переводе, истребуя при этом диплом (иной документ) о получении им специальности в качестве переводчика с соответствующего иностранного языка.

В практике совершения рассматриваемого нотариального действия сложился ряд особен​ностей его оформления. Так, если при соверше​нии нотариального действия (удостоверении сделки, свидетельствовании верности копии и т.д.

) одновременно совершается и перевод этого документа на другой язык, то перевод помещается на одном листе с подлинником: оба текста рядом, на одной странице, разделенной вертикальной чертой, таким образом, чтобы подлинный текст помещался на левой стороне, а перевод — на правой. Переводится весь текст документа, в том числе подписи и печати.

Если перевод совершается переводчиком, его подпись помещается под переводом. Удостоверительная надпись излагается под текстами документа и перевода с него.

В случае, когда перевод, выполняется на отдельном от подлинника листе, он прикрепляет​ся к подлинному документу, прошнуровывается и скрепляется подписью нотариуса и его печатью с указанием количества прошитых и пронумеро​ванных листов.

7.1 Свидетельствование нотариусом верности копий документов

Статья 77 Основ законодательства о нотариате определяет совершение такого нотариального действия, как свидетельствование верности копий документов и выписок из них. Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных юридическими лицами, а также гражданами.

Нотариально засвидетельствованные копии документов и выписки из документов могут напрямую требоваться законодательными актами.

Так, например, необходимость нотариально заверенных копий учредительных документов и свидетельств о регистрации предусматривают федеральные законы «О финансово-промышленных группах», «О свободе совести и религиозных объединениях»; предоставление подлинников или соответствующим образом заверенных копий (а в ряде случаев иное соответствующее заверение, помимо нотариального, невозможно) требует Арбитражный процессуальный кодекс РФ.

Кроме того, может сложиться ситуация, когда подлинный документ, передаваемый в организацию или учреждение, одновременно потребуется предоставить в иные организации или учреждения, или подлинник будет нужен самому владельцу документа в будущем для иных целей, или владелец документа желает обезопасить себя от возможности потери его при пересылке или хранении. В связи с этим, как правило, в государственные и иные органы, организации и учреждения вместо подлинных документов представляются нотариально засвидетельствованные копии и выписки из документов.

  • Наиболее часто обращаются за совершением нотариального свидетельствования верности копий следующих документов:
  • · различных договоров, доверенностей, заявлений граждан, где подпись их нотариально удостоверена;
  • · аттестатов выпускников общеобразовательных учреждений, дипломов о среднем профессиональном образовании и дипломов о высшем профессиональном образовании;
  • · зачетных книжек (только с первой страницы, если остальные не скреплены печатью);
  • · справок об окончании аспирантуры, удостоверений о сдаче кандидатских экзаменов, дипломов и аттестатов об ученой степени и научном звании, похвальных грамот, дипломов (удостоверений) о присвоении званий, награждении нагрудным знаком;
  • · трудовых книжек, справок с места работы, справок о стаже работы, трудовых контрактов, расчетных книжек, послужных списков, командировочных удостоверений, приказов о приеме, увольнении с работы, о нахождении в отпуске, характеристик с места работы;
  • · медицинских документов (справок, выписок из истории болезни, справок медико-социальных экспертных комиссий (МСЭК) об установлении группы инвалидности);
  • · свидетельств органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС): о рождении, усыновлении, перемене фамилии, имени, отчества, браке, расторжении брака, смерти;
  • · судебных документов (решений, определений, приговоров, постановлений), документов, выданных органами прокуратуры и следствия;
  • · военно-учетных документов об отношении лица к военной службе.
  • Правом свидетельствования верности копий и выписок из документов обладают все нотариусы, как работающие в государственных нотариальных конторах, так и занимающиеся частной практикой, а также должностные лица органов исполнительной власти и консульских учреждений Российской Федерации.
  • Обратиться к нотариусу за совершением нотариального действия по свидетельствованию верности копии документа, выписки из него может физическое или юридическое лицо, как владелец документа, так и но его поручению (без доверенности или иным образом оформленных полномочий) другое лицо.
  • Свидетельствование копии документов и выписок из них производится нотариусом при одновременном наличии следующих условий:
  • · во-первых, документы, верность копий или выписки из которых свидетельствуются, не должны противоречить законодательным актам Российской Федерации;
  • · во-вторых, эти документы должны иметь юридическое значение.
  • Документ противоречит законодательным актам Российской Федерации, в том случае, если его содержание противоправно, например, документ представляет собой текст мнимой или притворной сделки, договора купли-продажи не подлежащего гражданскому обороту имущества, или документ содержит сведения, порочащие честь и достоинство гражданина, деловую репутацию организации, а также информацию, относящуюся к банковской, медицинской, коммерческой тайне.

Нотариально свидетельствовать копию или выписку возможно только с документа, который имеет юридическое значение. Имеющим юридическое значение признается документ, затрагивающий права, обязанности или законные интересы граждан и юридических лиц. Причем неважно, существовали ли права, которые затрагиваются документом, в прошлом или будут существовать в будущем.

Юридическое значение документа не зависит от того, затрагиваются ли им существующие на данный момент правоотношения или те или иные права и обязанности существовали в прошлом и на момент нотариального свидетельствования копии документа или выписки из него правоотношения уже прекратили свое существование.

В связи с чем нельзя считать обоснованным отказ нотариуса засвидетельствовать копии документов, чьи сроки действия истекли, по причине утраты ими правового значения (например, с договора, доверенности, утративших силу), поскольку документ, выданный в свое время, существует объективно и может потребоваться гражданину для подтверждения каких-либо имевшихся у него прав в какой-то период времени.

Документ имеет юридическое значение и в том случае, если он сможет в будущем затронуть субъективные права и обязанности.

Согласно ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате нотариус вправе свидетельствовать верность копий документов и выписок из них при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам Российской Федерации. Возникает вопрос, допускается ли снятие копий с документов, имеющих факсимильную подпись?

Читайте также:  Перечень мест международного почтового обмена

В соответствии с мнением Федеральной нотариальной палаты использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифрового либо иного аналога собственноручной подписи предусмотрено п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ лишь при совершении сделок.

Однако ГК установил, что факсимильная подпись допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

В этой связи Федеральная нотариальная палата полагает, что при отсутствии в документе соглашения сторон о том, что при совершении сделки возможно использование факсимильной подписи, нотариус свидетельствовать верность копий такого документа не вправе.

Копии не со всех документов, даже имеющих юридическое значение, могут быть нотариально засвидетельствованы. Так, в соответствии с указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г.

№ 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» и актами государств СНГ о нотариате нотариус не вправе свидетельствовать верность копий паспорта гражданина, а также заменяющих его документов:

· копий удостоверений личности военнослужащего, справок об освобождении из мест лишения свободы и иных удостоверений, выданных вместо паспорта);

· партийного, профсоюзного, комсомольского, военного билетов, депутатских удостоверений, служебных удостоверений (пропусков, студенческих билетов), других документов, снятие копий с которых запрещается.

Действующее российское законодательство не содержит требований о представлении гражданами нотариально или иным образом заверенных копий общегражданских паспортов.

В настоящее время это прямо запрещено указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г.

, (ранее аналогичное запрещение закреплялось Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами от 6 января 1987 г.).

Свидетельствование нотариусом верности копии паспорта иностранного гражданина возможно. По мнению Федеральной нотариальной палаты, эта возможность вытекает из смысла ст. 77 Основ, не содержащей каких-либо ограничений по свидетельствованию верности копий документов определенных видов. Что же касается процедуры свидетельствования верности копии с указанного документа, то

оно должно производиться при одновременном свидетельствовании верности копии документа и подлинности подписи переводчика. При этом подшивать к паспорту нотариально удостоверенный перевод его содержания недопустимо.

Нотариальная практика зарубежных органов нотариата допускает снятие копий с любых документов, в том числе с паспортов, как национальных, так и иностранных.

В настоящее время назрела необходимость разработки единого порядка нотариального свидетельствования копий, в том числе ксерокопий, документов в Российской Федерации, либо установить полный его запрет в отношении всяких документов, имеющих фотографию и печать.

Установленный указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г.
запрет на нотариальное свидетельствование копий паспортов является, скорее, не правилом, а исключением из общей практики нотариального удостоверения копий документов.

Копии (ксерокопии) разрешено снимать, например, с удостоверений инвалидов (участников) войны, удостоверений лиц, подвергшихся радиационному воздействию Чернобыльской АЭС, пенсионных удостоверений, опекунских, удостоверений, личных книжек одиноких матерей, водительских удостоверений, свидетельств на право занятия индивидуальной предпринимательской деятельностью и иных документов.

Исследователи отмечают, что на копиях с любых документов не воспроизводятся подпись должностного лица и печать соответствующего учреждения. Напротив, сегодня в условиях достаточной технической оснащенности и наличия вспомогательных средств по изображенным на ксерокопиях фотографиям можно наглядно представить и сравнить тождество (сходство) с лицом, их предъявившим.

Нотариальное свидетельствование верности копии документа, выданного государственными органами иностранных государств, возможно только при наличии на документе отметки о легализации.

Легализация документа означает подтверждение консулом или консульским управлением Министерства иностранных дел РФ соответствия документа законам страны, властями которой он выдан, и отсутствие сомнений в подлинности подписей должностных лиц на документе.

В случаях, прямо предусмотренных российским законодательством, международными договорами с участием Российской Федерации, документ может быть принят и без легализации. Определенные документы, исходящие от властей ряда государств, могут быть удостоверены иным способом – посредством апостиля, отменяющего требование легализации.

Удостоверительная надпись о свидетельствовании верности копии документа производится по форме № 51: «Я (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы, или нотариального округа), свидетельствую верность этой копии с подлинником документа. В последнем подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных недоговоренных исправлений или каких-либо особенностей нет». Далее указывается регистрационный номер в реестре, госпошлина (тариф), печать и подпись (с расшифровкой) нотариуса.

Форма удостоверительной надписи не учитывает, каким способом произведено изготовление самой копии свидетельствуемого документа: ксерокопированием, фотокопированием, переписыванием от руки.

Изготовление копий документов путем ксерокопирования предпочтительнее, поскольку подпись должностного лица или гражданина на документе при изготовлении копии не способом ксерокопирования заменяется штампом «подпись» и это исключает возможность в дальнейшем при необходимости сличить подписи на подлиннике документа и на копии с него. Ксерокопия же полностью воспроизводит подписи.

Для нотариального свидетельствования верности копии с документа в нем не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений.

В том случае если документ имеет неясный текст ввиду наличия каких-либо недочетов, не позволяющих прочесть все в нем написанное в первоначальном начертании, залит чернилами, краской, исполнен карандашом, изложен на нескольких листах, не пронумерованных и не скрепленных (не прошитых) надлежащим образом, нотариус обязан отказать в совершении нотариального действия по свидетельствования копии с этого документа, так же как и в случаях невозможности прочитать текст печати при нечетком, смазанном или стертом оттиске.

При нотариальном удостоверении копии документа нотариус сначала выясняет, нет ли в законе запрещения свидетельствовать копию с данного документа, затем проверяет соответствие документа требованиям законодательных актов, надлежащее оформление документа. Нотариус должен удостовериться в том, что на документе отчетливо видны штамп и печать организации, дата выдачи документа, подписи лиц, что нет никаких неоговоренных исправлений, а также подчисток, что документ выдан правомочным на то учреждением.

Установив полное соответствие копии документа с подлинником, нотариус свидетельствует верность копии. Нотариально засвидетельствованная копия документа, если она изготовлена не методом ксерокопирования, должна воспроизводить точный

текст подлинного документа, указание подписей должностных лиц, где вместо подписи должностного лица, подписавшего документ, делается отметка «подпись», вместо печати – «печать» с текстом расшифрованной печати.

Затем следует удостоверительная надпись нотариуса о свидетельствовании верности копии (форма № 51), в которой отмечается отсутствие или наличие оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей, фиксируется регистрация в реестре с указанием номера, сумма взысканной госпошлины (тарифа), производится подпись нотариуса с приложением оттиска его печати.

Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса с приложением печати. Если на копии остаются не до конца заполненные строки и другие свободные места, то они прочеркивается, также прочеркиваются обратная сторона листа.

Статья 78 Основ законодательства РФ о нотариате особо оговаривает условия нотариального свидетельствования верности копии документа, выданного гражданином. Данное нотариальное действие производится при соблюдении, во-первых, тех же требований к документу, копия с которого свидетельствуется, которые установлены ст.

77 Основ законодательства РФ о нотариате – документ, копия с которого свидетельствуется, должен иметь юридическое значение и содержание документа должно соответствовать закону; а во-вторых, ст.

78 Основ законодательства РФ о нотариате вводит новое требование: подлинность подписи гражданина на документе должна быть засвидетельствована соответствующими органами и должностными лицами.

Требование о надлежащем удостоверении подлинности подписи гражданина на документе совершенно оправданно. Гражданами могут выдаваться любые составленные ими документы-поручения, доверенности, заявления, как имеющие, так и не имеющие правового значения.

Удостоверение подписи гражданина на документе нотариусом или соответствующим должностным лицом необходимо не только для того, чтобы данный документ имел юридическое значение, но и для того, чтобы подтвердить действительное волеизъявление лица на выдачу данного документа.

Форма и наименование конкретного документа, выданного гражданином, при свидетельствовании копии с него не имеет значения, так как законодательство не содержит требований относительно специальной формы таких документов.

Засвидетельствовать подлинность подписи гражданина на документе может не любое должностное лицо:

· во-первых, подлинность подписи гражданина на документе в соответствии с законом свидетельствуется нотариусом, должностным лицом органа исполнительной власти или консульского учреждения Российской Федерации (ст. 37, 38 Основ);

· во-вторых, свидетельствование верности копии с документа возможно тогда, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина (ст. 78 Основ).

При свидетельствовании верности копии с документа, выданного гражданином, нотариус должен удостовериться в том, что подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована не только в соответствующем учреждении, но и определенным полномочным должностным лицом с приложением печати учреждения.

Свидетельствование подлинности подписи гражданина на документе производится только прямо предусмотренными законодательством учреждениями и организациями.

Никакие иные учреждения и организации не вправе свидетельствовать подлинность подписи на документах, выданных гражданами.

Так, органы социальной защиты, опеки и попечительства, военкоматы и иные подобные организации могут свидетельствовать подлинность подписи гражданина на документе только тогда, когда гражданин является их работником.

Должностными лицами, наиболее часто свидетельствующими подлинность подписи граждан на документах, являются, например, начальник или старший инспектор отдела кадров, заведующий канцелярией или архивом, в коммунальных и жилищно-эксплуатационных организациях – начальник, в стационарном лечебном учреждении – главный врач.